工程項目建設(shè)內(nèi)部控制探析
時間:2022-06-28 03:56:16
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摘要:內(nèi)部控制是防范企業(yè)工程項目建設(shè)風(fēng)險的重要手段。本文通過分析企業(yè)工程項目建設(shè)中內(nèi)部控制存在的問題,提出構(gòu)建全方位多層次的內(nèi)部控制體系,提高工程項目建設(shè)內(nèi)部控制的有效性。
關(guān)鍵詞:工程項目建設(shè);內(nèi)部控制
工程項目建設(shè)具有資金投入多、時間跨度長、參與建設(shè)主體多、復(fù)雜程度較高、風(fēng)險系數(shù)較高的特點,對企業(yè)的運營與發(fā)展影響重大。工程項目建設(shè)失控不僅會造成經(jīng)濟效益低、危及企業(yè)資金安全,更有可能導(dǎo)致安全隱患、危及企業(yè)生存。為了規(guī)避風(fēng)險與減少浪費,加強對工程項目建設(shè)的內(nèi)部控制是非常有必要的。
一、工程項目建設(shè)內(nèi)部控制存在的問題
1.內(nèi)部控制制度缺位。目前大部分企業(yè)尚未建立一套完整的工程項目內(nèi)部控制制度,對于項目立項、招投標(biāo)、項目采購、流程審核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏明確規(guī)定。在項目實施過程中,較容易出現(xiàn)無章可循、流程不清、操作不規(guī)范以及權(quán)責(zé)模糊等問題。有些企業(yè)雖然有制定內(nèi)部控制制度,但沒有實際執(zhí)行,在項目建設(shè)中往往以人治代替制度,項目執(zhí)行沒有跟蹤檢查,導(dǎo)致工程項目立項不夠科學(xué)、合理。2.項目執(zhí)行管理缺乏監(jiān)管。(1)部門間信息不對稱、溝通不足工程項目存在技術(shù)涉及面廣、專業(yè)性強、參與方多、社會影響面廣等特點,導(dǎo)致項目建設(shè)周期內(nèi)存在諸多不確定因素及風(fēng)險。在大部分企業(yè)中,從工程項目的招標(biāo)到項目建設(shè)階段的管理,主要依靠基建部門人員的專業(yè)性和經(jīng)驗,財務(wù)、審計等管理部門介入的情況甚少,管理部門對項目建設(shè)周期內(nèi)存在的各種問題無法實時掌控,也未與基建部門之間建立雙向的溝通渠道,有可能導(dǎo)致工程項目管理缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的決策支持,從而給企業(yè)帶來巨大風(fēng)險。(2)工程項目超預(yù)算、無預(yù)算在立項決策階段,存在工程項目未進行可行性研究或者可行性研究不充分的現(xiàn)象,如地質(zhì)勘察不充分、研究論證深度不夠等,未充分考慮施工過程可能存在的困難,僅憑經(jīng)驗和過往案例編制工程預(yù)算、甚至無預(yù)算;在項目施工階段,存在個別項目以較低預(yù)算獲得立項資格,而在施工過程中不斷超預(yù)算追加投資,項目設(shè)計方案的變動未經(jīng)過預(yù)算調(diào)整程序,造成建設(shè)成本的增加;在竣工決算階段,決算金額大幅度超出預(yù)算,結(jié)算程序不規(guī)范,導(dǎo)致出現(xiàn)掛賬核銷完后再補預(yù)算等各種資料的情況。(3)成本管控薄弱,資金低效運轉(zhuǎn)工程項目建設(shè)的每個環(huán)節(jié)都離不開成本管控工作,而工程項目成本管控工作的成果,直接決定著企業(yè)資金的使用效率?;ú块T缺乏成本意識,招標(biāo)文件不嚴(yán)密、合同簽訂不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生,給企業(yè)帶來經(jīng)濟和法律責(zé)任的隱患,極易導(dǎo)致工程建設(shè)成本嚴(yán)重超預(yù)算、違規(guī)使用工程款項等問題;管理部門未對項目開支及工期管控給予足夠的重視,企業(yè)對工程項目實行寬松的內(nèi)部控制,容易出現(xiàn)工期延長、建筑材料及人工費用增加的情況,導(dǎo)致項目成本增加、人員效益低下。3.內(nèi)部監(jiān)督質(zhì)量不高。(1)內(nèi)部審計隊伍水平有待提高工程項目審計較其他審計項目而言,對審計人員的專業(yè)技術(shù)能力及綜合知識儲備的要求更高,工程項目審計人員不但要精通工程項目審計的方法技術(shù),還要熟悉工程各環(huán)節(jié)的施工流程、有一定的項目現(xiàn)場經(jīng)驗、知道如何與項目組人員溝通,并且能夠熟練應(yīng)用IT技術(shù)以提高審計效率和質(zhì)量。但是目前的現(xiàn)狀是一方面企業(yè)審計部門人員較少,精力有限,日常事務(wù)性工作已占據(jù)審計人員大部分的精力,對于工程項目審計,往往有心無力;另一方面審計隊伍缺乏復(fù)合型人才,審計人員知識結(jié)構(gòu)單一以及缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn),無法準(zhǔn)確把握工程項目施工進度和項目實際開支,無法核實項目資金的具體流向,難以對工程項目進行全面控制監(jiān)督。這是造成工程項目內(nèi)部監(jiān)督質(zhì)量不高的重要原因,也是企業(yè)內(nèi)控管理的瓶頸。(2)工程項目審計多為“事后審計”目前財務(wù)審計依然是作為工程項目審計的重要形式,以事后審計為主,多為竣工決算審計,審計人員只能被動地對合同中各項條款及變更進行審計,存在嚴(yán)重的滯后性,對于在項目執(zhí)行過程中已經(jīng)超出項目預(yù)算的資金難以通過審計的揭露與評價而重新追回,無法真正發(fā)揮內(nèi)部審計的核心價值。比如招標(biāo)文件不嚴(yán)謹(jǐn)、超進度驗工、勘察設(shè)計費計費依據(jù)不充分、違規(guī)分包、使用違規(guī)發(fā)票入賬結(jié)算等等。另外,項目執(zhí)行過程中不確定因素很多,出現(xiàn)突發(fā)情況,施工單位以工期為借口趁機抬高價格,要求現(xiàn)場管理者立刻給予簽證變更,簽訂一口價,導(dǎo)致項目超出預(yù)算,事后審計根本無法有效控制并及時解決此類情況。4.缺乏合理的工程項目績效考核機制。現(xiàn)有的工程項目考核指標(biāo)不夠科學(xué)化。一是項目考核指標(biāo)分解不到位,無法落實到人,部門之間互相推諉扯皮,項目實施人員對考核指標(biāo)責(zé)任意識淡薄,考核不剛性,無法充分調(diào)動項目實施人員及管理人員的積極性。二是考核指標(biāo)更多的是強調(diào)“完成率”,而不是強調(diào)“質(zhì)量”;更多注重的是技術(shù)方面的評價,忽略了財務(wù)效應(yīng),缺乏全面科學(xué)的具體考核指標(biāo)。
二、對工程項目建設(shè)內(nèi)部控制的建議
1.建立和完善工程項目內(nèi)部控制制度。實施工程項目全周期化管理,建立相應(yīng)的制度體系和組織架構(gòu)。一是規(guī)范工程立項、招標(biāo)、造價、建設(shè)、驗收等環(huán)節(jié)的工作流程,全面梳理各個環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險點。二是明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,成立工程項目領(lǐng)導(dǎo)小組,確立審計部門、財務(wù)部門為內(nèi)部控制與風(fēng)險管理牽頭部門,負(fù)責(zé)落實內(nèi)部控制與風(fēng)險管理工作,評估風(fēng)險和再造流程。三是建立項目風(fēng)險分級管理體系,將風(fēng)險事項細(xì)化,從合同方的資信審查、合同履約情況等各環(huán)節(jié)入手,明確風(fēng)險責(zé)任部門,風(fēng)險危害級別標(biāo)準(zhǔn)清晰,讓工程項目信息數(shù)據(jù)化,從而制定出最優(yōu)的風(fēng)險化解方案,同時做到持續(xù)跟蹤風(fēng)險。2.明確工程項目的管控。(1)加強信息溝通搭建統(tǒng)一的工程建設(shè)項目信息溝通平臺,加強各部門的溝通協(xié)作,將基建部門、財務(wù)部門、審計部門等參與方資源集中整合。通過構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺,提高信息的公開透明度與傳遞效率。比如基建部門應(yīng)實時掌握施工進度,根據(jù)施工現(xiàn)場實際進度,提供工程項目采購、勞務(wù)分包、庫存變動、監(jiān)理驗收等相關(guān)數(shù)據(jù),提高資源利用率;審計部門可以通過基建部門提供的項目進度及庫存變動,監(jiān)測采購是否合理,是否由于庫存過多造成浪費,或庫存不足而影響工程進度,從而提高審計效率;財務(wù)部門可以根據(jù)工程物料的采購領(lǐng)用情況及時計算工程成本;同時各部門的人員也可以在該平臺上對發(fā)現(xiàn)的疑問及時進行交流,避免因信息溝通不暢影響工作進度。(2)實行全面的預(yù)決算管理強化工程項目的全過程、全員預(yù)算管理。首先,各部門之間上下溝通、通力合作,制定工程項目的總體建設(shè)目標(biāo)、細(xì)化分解任務(wù)、資源配置等具體方案。工程項目預(yù)算立項執(zhí)行重大項目立項評估,提高工程造價預(yù)算編制的科學(xué)性;其次,實行嚴(yán)格的概預(yù)算管理,加強對工程項目建設(shè)過程的監(jiān)控。強化財務(wù)概預(yù)算約束,工程經(jīng)費??顚S?,避免工程造價出現(xiàn)超預(yù)算的問題。此外,按照工程項目竣工財務(wù)決算的要求,及時組織工程項目驗收工作,辦理資產(chǎn)的移交手續(xù),及時入賬固定資產(chǎn),保障基建賬目的真實性和有效性。通過對工程項目的預(yù)算和決算比對,分析造成差異的原因,區(qū)分可控因素、不可控因素,解析可控因素的成因,針對性地解決。(3)強化成本管控建立工程項目的成本分析制度,明確項目成本管理的重點節(jié)點。通過定期組織召開成本分析例會,分析成本控制情況、施工完成情況、超支節(jié)約情況,分析差異原因,并制定措施解決問題。尤其是加強對采購材料的進場、價格變動、變更簽證等造價方面的審查監(jiān)督。此外,細(xì)化責(zé)任預(yù)算,縮小成本費用核算單元,將成本控制的難度降低,提高成本管控的可操作性。建立成本責(zé)任追究制度,確立崗位成本責(zé)任,在責(zé)任成本的基礎(chǔ)上,制定目標(biāo)成本,并以目標(biāo)成本的完成情況作為崗位績效考核指標(biāo)。最后,通過對已竣工結(jié)算項目全成本管控的梳理,總結(jié)項目管理的薄弱點和空白點,提高項目運營管理能力。3.推動內(nèi)部監(jiān)督的完善。一是加強內(nèi)部審計隊伍建設(shè)。推動內(nèi)部監(jiān)督的完善,離不開人才隊伍的建設(shè),建立一支復(fù)合型、高素質(zhì)人才的隊伍是完善內(nèi)部監(jiān)督的基礎(chǔ)。一方面應(yīng)以可持續(xù)發(fā)展作為人才儲備戰(zhàn)略,積極與高校、事務(wù)所等建立戰(zhàn)略合作關(guān)系,對現(xiàn)有的審計人員進行知識培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素養(yǎng);另一方面注重企業(yè)文化,部門之間鼓勵審計人員與業(yè)務(wù)部門建立良性的雙向溝通機制,在業(yè)務(wù)上互通有無,增加對彼此工作的理解與支持,部門內(nèi)部能夠各抒己見,集思廣益,達成共識。二是提高工程項目審計的有效性,將審計貫穿到項目決策、論證、立項、實施、評估、驗收的全過程。對項目立項實施“事前監(jiān)控”,審查項目的業(yè)務(wù)與經(jīng)濟的雙重可行性,從源頭上阻止投入產(chǎn)出不科學(xué)、執(zhí)行難度大、或者不合規(guī)的項目,防止決策失誤造成損失;在項目實施過程中,對各個環(huán)節(jié)、關(guān)鍵事項或變更事項進行實時審計,通過深入施工現(xiàn)場監(jiān)督是否按照批復(fù)的概預(yù)算使用資金,定期或不定期地跟蹤工程的建設(shè)情況和資金的使用情況,做到早預(yù)防、早發(fā)現(xiàn)、早解決;在工程竣工結(jié)算時,對工程項目結(jié)算手續(xù)完備、施工的合規(guī)性與經(jīng)濟性、會計憑證合法真實性等多方面進行審計。此外,企業(yè)還可以積極引入第三方的專業(yè)型審計機構(gòu),對大型工程建設(shè)項目實行全程跟蹤審計。4.建立績效考核機制。明確工程項目的績效考核指標(biāo)與獎懲機制。一是建立全面的定性與定量相結(jié)合的績效考核指標(biāo),從項目進度完成情況等施工指標(biāo)、項目是否符合成本控制標(biāo)準(zhǔn)等經(jīng)濟指標(biāo)、項目結(jié)算提供的單據(jù)真實有效等財務(wù)指標(biāo)、項目合同合法合規(guī)等審計指標(biāo)的各個維度著手,對各項指標(biāo)進行分析總結(jié),評價工程項目的完成程度與完成質(zhì)量,分析造成差異的原因,并以此作為績效考核和責(zé)任追究的依據(jù)。二是明確項目相關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任,并實施相應(yīng)的獎勵措施。根據(jù)工程項目的內(nèi)部控制制度及項目相關(guān)人員的職責(zé)范圍,劃清責(zé)任田,出現(xiàn)問題追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時,制定合理的激勵機制,提高員工的工作積極性,激發(fā)員工主動發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險點,提高工程項目的管理水平。
作者:翁琳 單位:1.福建省建筑科學(xué)研究院有限責(zé)任公司 2.福建省綠色建筑技術(shù)重點實驗室