中小企業(yè)內(nèi)部控制問題與對策
時間:2022-12-21 10:18:19
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摘要:當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)體制中小企業(yè)對于緩解就業(yè)壓力、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等各方面,均發(fā)揮著越來越重要的作用。然而在發(fā)展過程中,一些中小企業(yè)存在著不同程度內(nèi)部管理混亂的現(xiàn)象。其主要原因是沒有建立和完善內(nèi)部控制制度,或者建立了內(nèi)部控制制度但因為各種原因?qū)е驴刂频貌坏接行?zhí)行,相關(guān)控制形同虛設(shè),致使企業(yè)發(fā)展受到嚴(yán)重的制約。本文從中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀入手,闡述了內(nèi)部控制對中小企業(yè)的重要性,分析了目前中小企業(yè)內(nèi)控存在的主要問題,以及解決相關(guān)問題的方法和建議。
關(guān)鍵詞:中小企業(yè)內(nèi)部控制問題對策
1中小企業(yè)內(nèi)部控制的重要性
1.1內(nèi)部控制有助于中小企業(yè)各項制度得以順利執(zhí)行。俗話說:“沒有規(guī)矩不成方圓”,國有國法、家有家規(guī),作為企業(yè)更應(yīng)該結(jié)合自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定規(guī)章制度,在保證企業(yè)正常、有序的組織生產(chǎn)經(jīng)營的情況下,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展。然中小企業(yè)可能由于集權(quán)制或家族企業(yè),本來就不完善的規(guī)章制度,更是無人遵照執(zhí)行。一套完善的內(nèi)部控制能夠及時有效的在生產(chǎn)經(jīng)營過程中查找制度設(shè)計的缺失,有效監(jiān)督各項規(guī)章制度在執(zhí)行中出現(xiàn)的問題,并積極找出解決問題的措施,對其進(jìn)行調(diào)整與糾正,從而促進(jìn)各項規(guī)章制度能夠更好地為企業(yè)進(jìn)行服務(wù)。1.2內(nèi)部控制有助于中小企業(yè)提供真實(shí)、可靠的會計信息。現(xiàn)實(shí)情況下中小企業(yè)財務(wù)人員水平有限,其提供的會計信息質(zhì)量不高,甚至有的中小企業(yè)的投資者都無法從財務(wù)部門獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),了解到企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營情況。而信息的相關(guān)使用者又迫切需要企業(yè)提供真實(shí)、有效性以及可靠性的會計信息。而內(nèi)部控制制度可以通過擇優(yōu)選擇財務(wù)人員、職務(wù)分離等方法與手段能夠?qū)嬓畔⒌牟杉?、記錄、歸類、匯總等全過程實(shí)現(xiàn)監(jiān)督與控制,保障會計信息能夠真實(shí)、合理的反映出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況。1.3內(nèi)部控制有助于中小企業(yè)做好風(fēng)險防范。以風(fēng)險為導(dǎo)向的經(jīng)營管理已發(fā)展成當(dāng)今企業(yè)的重要管理手段。特別當(dāng)前日益激烈的市場競爭,中小企業(yè)能否根據(jù)市場及時評估風(fēng)險,結(jié)合企業(yè)自身風(fēng)險承受度,利用自身靈活機(jī)動的特點(diǎn),在競爭激烈的“紅?!笔袌鲋?,尋找到自己的“藍(lán)?!?。內(nèi)部控制制度可以健全企業(yè)的風(fēng)險管理系統(tǒng),增強(qiáng)中小企業(yè)的風(fēng)險管理意識,及時作出事前的風(fēng)險評估預(yù)測,事中的風(fēng)險應(yīng)對,以及事后的風(fēng)險分析,在保證企業(yè)正常經(jīng)營的情況下,抓住機(jī)會,發(fā)展壯大。
2中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問題
2.1管理層對企業(yè)內(nèi)部控制的認(rèn)識不足。中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人往往對企業(yè)的內(nèi)部控制重要性認(rèn)識不足,談到內(nèi)控,只以為是企業(yè)墻上掛著的久不更新已褪色的規(guī)章制度。組織領(lǐng)導(dǎo)的不到位,可想而知整個企業(yè)的內(nèi)部控制,無論從設(shè)計、執(zhí)行、評價等方方面面都存在重大缺陷。2.2中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)不合理。中小型企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)多采用集權(quán)制,多由投資者一人對全部業(yè)務(wù)進(jìn)行決策,形成“一言堂”。一方面可能會導(dǎo)致決策缺乏科學(xué)性,與市場實(shí)際情況不相符,決策落實(shí)后與預(yù)期目標(biāo)相差甚遠(yuǎn),難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展;另一方面可能導(dǎo)致多數(shù)人有異議有想法不敢提出來。比如財務(wù)部門可能會為了配合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)決策,篡改財務(wù)報表,對領(lǐng)導(dǎo)的一些明顯違背企業(yè)會計制度的要求,也不得不遵照執(zhí)行。2.3中小企業(yè)職責(zé)分配不合理。中小企業(yè)容易出現(xiàn)一人身兼數(shù)職,甚至存在不相容職務(wù)由一人完成。比如:由出納一人辦理貨幣資金全過程業(yè)務(wù),將支付業(yè)務(wù)的財務(wù)專用章和企業(yè)法人章及空白票據(jù)由出納保管?;蛘哂械钠髽I(yè)雖然法人章單獨(dú)存放,但并沒有指定專門人員管理,不用經(jīng)過任何批準(zhǔn)誰用都可自行去取。相關(guān)控制的設(shè)置形同虛設(shè),無法得到有效執(zhí)行。2.4中小企業(yè)缺少有效的人力資源內(nèi)部控制。中小企業(yè)由于其自身的特殊性,企業(yè)往往是家族企業(yè),這就形成企業(yè)用人時,不是唯才而用,而是唯親是用。企業(yè)關(guān)鍵崗位往往都是一家親,相互之間得不到相互制約、相互監(jiān)督。特別是財務(wù)部門,受傳統(tǒng)思想影響,管賬管錢的還是要用自家人,所以出納、會計往往都是自己的親屬,不管其是否具有相關(guān)的專業(yè)素質(zhì),甚至由出納兼任會計,內(nèi)部控制出現(xiàn)重大缺陷而不自知。相反企業(yè)中有能力有才干的人得不到重用,其提出的一些建設(shè)性的合理建議,得不到采納,導(dǎo)致中小企業(yè)留不住真正有才干的人,嚴(yán)重影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。2.5缺乏有效的內(nèi)部審計監(jiān)督機(jī)制。中小企業(yè)出于成本效益考慮或者人員有限等諸多因素,往往未設(shè)立內(nèi)審部門,從而缺乏對內(nèi)部控制的有效實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督和審查。或者企業(yè)即便設(shè)立了內(nèi)審機(jī)構(gòu)其相關(guān)崗位職能可能由其他部門的人員兼職。比如許多中小企業(yè)的內(nèi)部審計由財務(wù)部門的主管會計等兼任,完全違反內(nèi)部審計最根本的獨(dú)立性的要求。這可能導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)中財務(wù)人員堅守自盜,大量收受賄賂侵吞公款,虛開發(fā)票非法占有企業(yè)資金。2.6中小企業(yè)控制環(huán)境有待改善。中小企業(yè)往往缺乏開拓創(chuàng)新的精神,只注重短期利益,忽略企業(yè)的長遠(yuǎn)利益,因此不重視企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展中的長遠(yuǎn)影響。企業(yè)沒有體現(xiàn)與企業(yè)自身特色發(fā)展相結(jié)合的文化,不注重培育員工誠實(shí)守信、團(tuán)隊合作的價值觀。
3善中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的對策建議
3.1加強(qiáng)管理層對企業(yè)內(nèi)部控制的認(rèn)識。中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人應(yīng)該在企業(yè)的內(nèi)部控制中發(fā)揮主導(dǎo)和垂范的作用。首先領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí),從思想上認(rèn)識到內(nèi)部控制對企業(yè)的重要性。要清楚的認(rèn)識到內(nèi)控的好壞,不但影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,甚至決定企業(yè)的生死存亡。企業(yè)要科學(xué)合理的設(shè)計內(nèi)部控制,在執(zhí)行上可以通過編制內(nèi)部管理手冊,將相關(guān)的制度、規(guī)范印成冊,人手一份,使員工了解自己權(quán)利和責(zé)任,并由領(lǐng)導(dǎo)帶頭大家一起正確行使職權(quán)。得到有效的執(zhí)行后,最后還要定期評價,及時查找不足,及時糾正。3.2改善中小型企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。中小企業(yè)盡可能根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際情況科學(xué)設(shè)計內(nèi)部機(jī)構(gòu),合理安排各崗位職能。比如:鼓勵由直接面對市場及從事最基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的員工積極參與企業(yè)的相關(guān)決策,他們能及時反饋市場信息,了解相關(guān)風(fēng)險并作出最及時的應(yīng)對措施,減少由投資者高度集權(quán),對風(fēng)險評估不足給企業(yè)造成的損失。制定全面規(guī)范的企業(yè)規(guī)章制度,從企業(yè)負(fù)責(zé)人到基層員工,都應(yīng)該嚴(yán)格遵照執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)以身作則,對違反國家法律法規(guī)及企業(yè)制度要求的,比如偷逃稅款、為了虛增業(yè)績等企業(yè)短期“小利益”而帶頭公開違反制度。另外員工也應(yīng)該遵守企業(yè)制度做事,對于違反相關(guān)規(guī)定的不合理的要求,敢于說“不”。3.3科學(xué)分配各崗位職能。俗話說:“麻雀雖小,五臟俱全”。作為中小企業(yè)雖然企業(yè)規(guī)模的有限,但應(yīng)當(dāng)對各機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行科學(xué)合理的分解,確定具體崗位的職責(zé)和工作要求,明確各個崗位的權(quán)限和相互關(guān)系。特別明確不相容職務(wù)的相互分離。例如物資采購環(huán)節(jié)往往是重要環(huán)節(jié),但中小企業(yè)由于人員有限,可能只由一、兩個人完成企業(yè)全部的采購活動,由于采購環(huán)節(jié)發(fā)生舞弊風(fēng)險較高,所以中小企業(yè)往往選用家族成員來擔(dān)任,并且未嚴(yán)格按照生產(chǎn)環(huán)節(jié)的需要進(jìn)行采購,采購具有很大的隨意性,容易造成庫存的短缺或積壓,而對于積壓的庫存,又因責(zé)任劃分不清,不能及時清理,虛增企業(yè)資產(chǎn),浪費(fèi)企業(yè)資源。企業(yè)可以根據(jù)以往生產(chǎn)經(jīng)營的情況,制定簡單的采購預(yù)算,對于超預(yù)算和預(yù)算外的采購項目,應(yīng)先協(xié)調(diào)有關(guān)部門確認(rèn)采購的合理性,再由具有審批權(quán)限的部門或人員審批后,再行進(jìn)行采購。定期清理積壓的原材料,該退還給供應(yīng)商及時退還,該低價處理及時處理,分析積壓的原因,是采購計劃制定的不合理還是市場變化趨勢分析不準(zhǔn)確,或是出現(xiàn)內(nèi)部舞弊。3.4建立完善人力資源政策。當(dāng)今社會人才是一個國家、一個地方發(fā)展的核心競爭力。人才更是決定企業(yè)發(fā)展寶貴資源,一個企業(yè)的發(fā)展離不開對人才的選用和培養(yǎng),而中小企業(yè)往往忽視人才的選用和培養(yǎng)。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合理的人力資源制度。比如通過公開招聘、競爭上崗選拔人才,并應(yīng)當(dāng)自上而下嚴(yán)格遵守人才選用制度,形成“能者上位”的企業(yè)風(fēng)氣,逐步淡化拉關(guān)系、走后門的用人風(fēng)氣;企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的培訓(xùn)和繼續(xù)教育,不斷提高員工的技能,及時掌握行業(yè)內(nèi)的最新知識和相關(guān)政策,避免知識的落后,給企業(yè)造成不必要的資源浪費(fèi);建立和完善激勵制度,以業(yè)務(wù)能力來考核及聘用員工,切實(shí)做到員工對企業(yè)的貢獻(xiàn)與薪金成正比,提高員工工作積極性,全面提高企業(yè)效率;實(shí)行關(guān)鍵崗位的員工定期崗位輪換制度,從制度上防止舞弊的發(fā)生。3.5加強(qiáng)審計監(jiān)督檢查。對企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督應(yīng)由內(nèi)、外兩方面同時進(jìn)行。外部監(jiān)督主要指國家、政府、社會要重視對中小企業(yè)的監(jiān)督檢查,比如:財政部要對中小企業(yè)的會計人員做好監(jiān)督檢查,持相應(yīng)資質(zhì)上崗,會計人員必須參加定期的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn);稅務(wù)部門要幫助企業(yè)及時解決問題,不以事后的檢查,交罰款、交納滯納金為主要手段,要做好事前輔導(dǎo)工作;利用中介機(jī)構(gòu)(會計師事務(wù)所等)的力量,定期檢查評價內(nèi)部控制,并對內(nèi)控的缺陷提出相應(yīng)的改進(jìn)意見。內(nèi)部監(jiān)督主要指企業(yè)要進(jìn)行內(nèi)部審計,對于有條件的企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)審部門,對于人手緊湊的企業(yè),可以由財務(wù)部門為主其它各個部門輔助,全員參與,相互之間監(jiān)督檢查,結(jié)合內(nèi)控的執(zhí)行情況,找出問題,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控的薄弱環(huán)節(jié)和內(nèi)控的失控點(diǎn)。3.6完善中小企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境。首先管理層要重視企業(yè)文化建設(shè),企業(yè)文化是一代一代的企業(yè)人在生產(chǎn)實(shí)踐中逐步形成的,企業(yè)文化深遠(yuǎn)影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程,建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相適宜的企業(yè)文化,對實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)能起到積極有利的影響。其次企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況,確定文化建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容,使企業(yè)中的每一位員工目標(biāo)明確,觀念趨同,從意識上形成團(tuán)隊合作精神,讓內(nèi)部控制產(chǎn)生實(shí)效。
綜上所述,內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的重要手段,不但適應(yīng)于大企業(yè),對于中小企業(yè)同樣重要。但應(yīng)當(dāng)指出內(nèi)部控制不是所有企業(yè)一個標(biāo)準(zhǔn),也不是同一企業(yè)不同年度一成不變的,特別是中小企業(yè)個頭小、靈活性高,更應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制管理,使內(nèi)控為企業(yè)所用,減少成本、提高效率。
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作者:盧明蕾 單位:文登英達(dá)信有限責(zé)任會計師事務(wù)所