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摘要：人力資源管理服務(wù)部門(mén)利用信息技術(shù)加強(qiáng)人力資源檔案管理，極大地提高了人力資源管理工作的效率和服務(wù)水平。本文在分析了人力資源模式下檔案管理的必要性及人力資源檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，提出了做好人力資源檔案信息化管理工作的對(duì)策，對(duì)提升人力資源檔案管理水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；人力資源；信息化建設(shè)；管理

現(xiàn)代社會(huì)是科技十分發(fā)達(dá)的社會(huì)，現(xiàn)代科技條件下計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合發(fā)展，使得人力資源檔案管理已經(jīng)邁入了信息化管理階段。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，人力資源管理服務(wù)部門(mén)利用現(xiàn)代信息技術(shù)和專(zhuān)門(mén)的人力資源檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)Ψ?wù)部門(mén)保存的人力資源檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一保管和處理，極大地提高了人力資源管理的工作效率，也為人力資源管理服務(wù)中心掌握人才資源現(xiàn)狀，管理失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員檔案，幫助困難群體提供就業(yè)援助，做好人才資源開(kāi)發(fā)規(guī)劃等提供了重要的檔案信息查詢(xún)和利用。

1人力資源管理模式下檔案管理的必要性

人作為社會(huì)活動(dòng)的主體，在管理方面發(fā)揮著重要作用。人力資源管理，就是將優(yōu)秀人才組織起來(lái)，為用人單位服務(wù)。新時(shí)期，人力資源管理呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢(shì)，對(duì)人的評(píng)價(jià)是多方面的。這也要求不斷變革人力資源檔案管理模式，以適應(yīng)新時(shí)期人力資源管理和服務(wù)工作的現(xiàn)實(shí)需要。1.1滿(mǎn)足人力資源動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)需要。經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的速度日益加快，對(duì)人力資源的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)內(nèi)容也發(fā)生著深刻的變化。傳統(tǒng)的人力資源評(píng)價(jià)模式是通過(guò)對(duì)人力資源檔案工作的考察，再對(duì)人力資源進(jìn)行考核，考察的層次具有多方主體特性，既有用人單位的評(píng)價(jià)，也有人力資源管理部門(mén)的評(píng)價(jià)。這種考察評(píng)價(jià)人才模式效率低下，且人才評(píng)價(jià)不夠全面。隨著各種信息要素流通的速度日益加快，迫切需要建立信息化人力資源動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)機(jī)制，通過(guò)建立人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析、計(jì)算能力，為用人企業(yè)人才選聘提供現(xiàn)實(shí)參考。1.2滿(mǎn)足人力資源績(jī)效評(píng)價(jià)需要。評(píng)價(jià)人力資源價(jià)值的關(guān)鍵是業(yè)績(jī)。若失去了業(yè)績(jī)的支撐，就相當(dāng)于沒(méi)有能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┯行У姆?wù)。反之，用人單位也是通過(guò)員工的工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)其工作績(jī)效，為其提供相應(yīng)的薪酬待遇和崗位職級(jí)，同時(shí)為崗位調(diào)整提供參考。人力資源檔案信息化管理，能夠通過(guò)人事檔案信息開(kāi)發(fā)及時(shí)梳理出個(gè)體在其就職的企事業(yè)單位中的業(yè)績(jī)，從而滿(mǎn)足人力資源績(jī)效評(píng)價(jià)的現(xiàn)實(shí)需要。1.3滿(mǎn)足人的職業(yè)素養(yǎng)評(píng)價(jià)需要。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人才評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也不是一成不變的。評(píng)價(jià)人才的重要標(biāo)準(zhǔn)———職業(yè)素養(yǎng)，無(wú)論是職業(yè)素養(yǎng)的內(nèi)容還是職業(yè)素養(yǎng)的高低都是重要的評(píng)價(jià)內(nèi)容。職業(yè)素養(yǎng)包括人的能力、品質(zhì)、道德、知識(shí)結(jié)構(gòu)等能內(nèi)容，是用人單位選人用人的重要標(biāo)準(zhǔn)。

2人力資源檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

人力資源檔案信息化建設(shè)是人力資源管理服務(wù)部門(mén)利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人力資源檔案信息資源、提高人力資源檔案信息在人才市場(chǎng)中的利用率的重要途徑。2.1推動(dòng)人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型。人力資源信息化管理，改變了傳統(tǒng)的單一、自上而下的管理模式，通過(guò)設(shè)立虛擬組織、構(gòu)建現(xiàn)代化人力資源管理理念，從而實(shí)現(xiàn)人力資源管理的的互動(dòng)、全面、專(zhuān)業(yè)化。在此過(guò)程中，人力資源管理服務(wù)部門(mén)是整個(gè)人力資源管理體系的核心。利用信息化技術(shù)做好人力資源管理服務(wù)部門(mén)的人力資源檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變，創(chuàng)造出更大的為社會(huì)所認(rèn)可的價(jià)值，人力資源檔案主體也由傳統(tǒng)的被動(dòng)管理向自我參與管理轉(zhuǎn)變。2.2降低人力資源檔案管理成本。將信息化技術(shù)應(yīng)用于人力資源檔案管理中，建立人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理體系、操作系統(tǒng)、信息安全保障體系等設(shè)施和設(shè)備，提高了人力資源檔案管理效率，減少了操作成本，縮短了檔案信息查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)時(shí)間，減少了檔案查詢(xún)、利用消耗的時(shí)間和費(fèi)用?，F(xiàn)代人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，突破了人力資源檔案查詢(xún)、利用的時(shí)空限制，提高了人力資源檔案的查詢(xún)效率。2.3整合人力資源檔案信息資源?；诰W(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和現(xiàn)代信息技術(shù)建立區(qū)域全員信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，人力資源檔案管理信息化讓用人單位和人力資源服務(wù)部門(mén)能夠?qū)崟r(shí)了解區(qū)域人力資源配置現(xiàn)狀、人才使用情況、人力資源成本等，將人力資源檔案信息有機(jī)整合，促進(jìn)人力資源管理機(jī)構(gòu)的扁平化，檔案信息的流通更加便捷，效果更優(yōu)。

3人力資源檔案信息化的建設(shè)原則

3.1立足當(dāng)前與著眼未來(lái)兼顧。人力資源檔案信息化建設(shè)應(yīng)立足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，保障人力資源管理部門(mén)對(duì)社會(huì)人才管理以及檔案社會(huì)價(jià)值發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)需要。同時(shí)，也要為信息化建設(shè)預(yù)留發(fā)展空間，如數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)留有數(shù)據(jù)接口，或管理軟件中留有信息管理欄目設(shè)置、增添功能的空間。3.2實(shí)體積累與信息集成并重。人力資源檔案信息化管理，既要注重實(shí)體檔案積累，也要兼顧信息集成，要做好人力資源實(shí)體檔案信息的采集和分類(lèi)整理，也要通過(guò)人力資源檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人力資源信息數(shù)據(jù)集成，從而保證實(shí)體檔案和檔案信息集成的完整性、全面性。3.3技術(shù)應(yīng)用與強(qiáng)化管理相結(jié)合。人力資源檔案信息化管理的核心是利用信息技術(shù)做好人力資源檔案及其信息的編碼處理，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)統(tǒng)籌做好人力資源檔案的實(shí)體內(nèi)容、相互關(guān)系。在加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)，也要做好管理工作。根據(jù)信息化內(nèi)容特點(diǎn)、技術(shù)指標(biāo)、安全規(guī)范等要求，做好人力資源檔案信息化管理。

4人力資源檔案信息化的管理對(duì)策

4.1加大信息資源整合力度。人力資源檔案信息化管理應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，實(shí)現(xiàn)省市縣（區(qū)）內(nèi)的人力資源檔案信息整合，既要做好人力資源檔案系統(tǒng)化和編目等基礎(chǔ)性信息整理工作，也需要積極開(kāi)展信息編纂加工等研究性整理工作，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息邏輯整合，將區(qū)域內(nèi)的人力資源檔案信息整合于人力資源檔案管理服務(wù)部門(mén)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)應(yīng)用，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的收集、歸檔、查詢(xún)和利用的信息化，使人力資源檔案信息形成有機(jī)聯(lián)系的整體，以便于查詢(xún)、利用和管理。4.2加大信息基礎(chǔ)投入力度。人力資源檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)軟硬件的支撐和保障。應(yīng)積極為人力資源檔案信息化建設(shè)添置所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、照相機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)，及采購(gòu)專(zhuān)門(mén)的人力資源檔案管理軟件，開(kāi)發(fā)符合人力資源管理服務(wù)部門(mén)所需的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從頂層設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的可擴(kuò)充性、易維護(hù)性、良好容錯(cuò)性以及操作簡(jiǎn)便的檔案信息化應(yīng)用平臺(tái)，積極完善人力資源檔案信息導(dǎo)入、查詢(xún)、備份等平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案授權(quán)共享。此外，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，還需要做好人力資源海量數(shù)字檔案信息的云存儲(chǔ)管理。4.3提升隊(duì)伍信息素能。在人力資源檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員的信息素能是關(guān)鍵，既要掌握豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要掌握一定的計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)應(yīng)用技能。通過(guò)定期組織檔案管理人員培訓(xùn)、赴先進(jìn)地區(qū)考察學(xué)習(xí)等，不斷提升檔案管理人員數(shù)字和邏輯思維能力，使其能夠熟練操作各種檔案管理軟件，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞人力資源檔案信息，以及運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行人力資源檔案分析、編研，是非常重要的。4.4加強(qiáng)檔案信息安全管理。信息化使人力資源檔案管理面臨著傳統(tǒng)媒介下不曾遇到的網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題。這要求檔案管理者高度重視檔案信息安全，提升系統(tǒng)的安全防范技術(shù)。一方面，要通過(guò)身份認(rèn)證、雙密鑰、數(shù)據(jù)備份、定期“殺毒”等措施，防止因設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等因素導(dǎo)致人力資源檔案信息被篡改、刪除或丟失。另一方面，要制定完善的人力資源檔案保密制度，加強(qiáng)涉密檔案的安全管理，防止出現(xiàn)失泄密發(fā)生。

人力資源檔案信息化管理是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息服務(wù)社會(huì)的重要途徑。因此，人力資源管理服務(wù)部門(mén)應(yīng)高度重視人力資源檔案信息化工作，順應(yīng)信息化時(shí)展的現(xiàn)實(shí)需要，不斷提升人力資源檔案信息化管理能力和水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供人才支持、服務(wù)和保障。

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作者:梁慧 單位:高密市人力資源管理服務(wù)中心