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人力資源檔案信息化建設(shè)是國(guó)內(nèi)外人力資源管理發(fā)展的一種主流趨勢(shì)，也是提高企事業(yè)單位人力資源管理效率和水平、增強(qiáng)我國(guó)企事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。筆者結(jié)合檔案信息化管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性，分析人力資源檔案信息化建設(shè)與人力資源管理系統(tǒng)的關(guān)系，針對(duì)人力資源檔案信息化建設(shè)面臨問(wèn)題進(jìn)行研究，探討推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)路徑，這對(duì)提高企事業(yè)單位人力資源管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人力資源檔案信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)單位通常實(shí)行多層級(jí)子公司或事業(yè)部管理模式，事業(yè)單位實(shí)行人事部門(mén)主管，各部門(mén)分管的二級(jí)管理模式，管理幅度、跨度較大，人力資源檔案亦呈現(xiàn)多層級(jí)管理模式。這種多層級(jí)管理模式，使管理信息傳遞不到位，政策執(zhí)行不一致，造成人力資源檔案管理流程不規(guī)范，檔案信息轉(zhuǎn)遞、刷新不及時(shí)。未形成系統(tǒng)化的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，造成員工檔案的新材料不能及時(shí)存入檔或者檔案資料不完整的現(xiàn)象。因此，構(gòu)建以人力資源管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的人力資源檔案信息化建設(shè)，是解決人力資源檔案信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的有效路徑。

二、人力資源管理系統(tǒng)與人力資源檔案信息化建設(shè)的關(guān)系

人力資源管理系統(tǒng)與人力資源檔案信息化建設(shè)密切相關(guān)，相輔相成。人力資源管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)、合同、薪資、保險(xiǎn)、晉級(jí)、教培等人力資源管理過(guò)程中形成新的人力資源檔案材料，人力資源檔案材料與人力資源信息相呼應(yīng)。人力資源管理系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性直接影響到人力資源管理水平，而人力資源檔案作為人力資源管理的組成部分，它是職工信息的重要載體，是人力資源管理信息系統(tǒng)各個(gè)模塊的主要信息源，促進(jìn)人力資源管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用，合理利用人力資源檔案中的信息資源，可以避免采集錄入時(shí)的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，提高工作效率。

三、推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)措施

（一）完善人力資源檔案信息化體系建設(shè)，推進(jìn)信息化進(jìn)程。人力資源檔案管理若采用傳統(tǒng)的管理方法必然會(huì)增大工作量，降低工作效率。管理者必須轉(zhuǎn)變理念，明確人力資源管理各部門(mén)職責(zé)與崗位間分工協(xié)作以及信息流的共享，明確人力資源管理系統(tǒng)與人力資源檔案信息化建設(shè)的關(guān)系，同時(shí)，建立人力資源檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，逐漸完善以信息化為核心，網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化為重點(diǎn)的體系建設(shè)。人力資源檔案信息在錄入到人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，代碼標(biāo)準(zhǔn)采用國(guó)家人事部、中組部頒布的全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)代碼，數(shù)據(jù)庫(kù)格式采用人力資源檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的存儲(chǔ)與著錄，確保目錄輸入的規(guī)范化、合理化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人力資源管理系統(tǒng)與人力資源檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效兼容和共享，實(shí)現(xiàn)人力資源各部門(mén)、各子模塊之間的整合、協(xié)調(diào)與合作，推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）選擇合適的人力資源檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在梳理人力資源管理體系基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位應(yīng)該積極與管理軟件供應(yīng)商、相關(guān)專門(mén)管理咨詢公司充分溝通，把企事業(yè)內(nèi)部的管理語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為技術(shù)人員、操作人員易于理解的信息技術(shù)的語(yǔ)言進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)。此外，在選擇信息軟件和系統(tǒng)時(shí)，首先要注意分析軟件產(chǎn)品與企業(yè)自身管理需求之間是否能夠契合，企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況，綜合考慮各項(xiàng)因素，選擇相關(guān)軟件產(chǎn)品。企事業(yè)單位應(yīng)以自身所處的行業(yè)、面對(duì)的群體以及未來(lái)戰(zhàn)略的發(fā)展方向?yàn)橹笇?dǎo)，去尋找并創(chuàng)建適合本單位的人力資源管理與人力資源檔案信息化建設(shè)相兼容或集于一體的管理系統(tǒng)。

（三）加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)保密和安全管理。人力資源檔案是保密性很強(qiáng)專業(yè)檔案，人力資源檔案信息化建設(shè)人員必須要樹(shù)立保密意識(shí)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度和操作規(guī)程。嚴(yán)格落實(shí)訪問(wèn)權(quán)限控制，既可以通過(guò)用戶或用戶組對(duì)目錄、文件、設(shè)備的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，還可以采取網(wǎng)絡(luò)鎖定控制對(duì)非法用戶訪問(wèn)的次數(shù)進(jìn)行設(shè)定與自動(dòng)鎖定。嚴(yán)格落實(shí)訪問(wèn)權(quán)限控制企事業(yè)單位人力資源檔案信息。需要安裝并更新防病毒軟件建立病毒入侵監(jiān)控與報(bào)警系統(tǒng)確保檔案數(shù)據(jù)免遭破壞，對(duì)密級(jí)信息資料要采用動(dòng)態(tài)口令、多道加密等手段，防止病毒惡意篡改或攻擊；要完善備份和恢復(fù)制度，防止電子檔案和數(shù)據(jù)信息的丟失。

（四）加大培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。企事業(yè)單位需要充分發(fā)揮企事業(yè)單位人力資源檔案管理信息化的作用，取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，人才是重中之重。人力資源檔案管理工作是專業(yè)性、政治性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，涉及個(gè)人的隱私和企業(yè)員工的成長(zhǎng)、工作、遵紀(jì)守法的記錄，其材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)信息化管理，對(duì)檔案管理人員要求，不僅具備一定的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，還要具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦操作知識(shí)、速錄技能、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，才能做好人力資源檔案材料的管理和存放，才能做好人力資源檔案的信息化維護(hù)和管理。因此，要組建一支高素質(zhì)和高水平的使用和維護(hù)隊(duì)伍，一方面應(yīng)該不遺余力地吸引優(yōu)秀的復(fù)合人才；另一方面應(yīng)該重視企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，重點(diǎn)是使用人員對(duì)信息系統(tǒng)的保密意識(shí)和規(guī)章制度及操作規(guī)程培訓(xùn)，并對(duì)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)組織學(xué)習(xí)，讓使用人員熟悉實(shí)際情況。

參考文獻(xiàn):

1.盧艷.基于人力資源管理信息化平臺(tái)的人事檔案管理信息化構(gòu)建[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011.29

2.許玫.論我國(guó)中小企業(yè)人力資源管理的信息化發(fā)展策略[J].中國(guó)商貿(mào)，2013.8

作者:劉煥霞 單位:黑龍江農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院