導(dǎo)語：加強(qiáng)檔案信息化管理的分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息化管理充分的利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案管理的潛在價(jià)值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應(yīng)檔案信息化管理的需求。首先對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，然后進(jìn)一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對(duì)于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；優(yōu)勢(shì)；管理方法

檔案信息化建設(shè)是科學(xué)技術(shù)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，也是檔案管理工作的一項(xiàng)創(chuàng)新，對(duì)于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有很多優(yōu)勢(shì)，不僅在信息處理方面更加便捷，同時(shí)為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的平臺(tái)，能夠更加充分的發(fā)揮出檔案管理的內(nèi)在價(jià)值，將檔案管理工作的服務(wù)范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實(shí)行檔案信息化管理的重要意義。

1檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1加快檢索速度、提高檢索準(zhǔn)確性

按照傳統(tǒng)方式，檢索檔案需要相關(guān)工作人員在案卷及目錄中進(jìn)行手動(dòng)查找，查找效率不高，也很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。通過對(duì)檔案管理實(shí)施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動(dòng)化以及智能化功能，即使是較為復(fù)雜的模糊查詢也可以順利實(shí)現(xiàn)。

1.2提高檔案信息利用率

隨著科技的進(jìn)步，環(huán)保理念的加強(qiáng)，無紙化辦公受到關(guān)注，并得以在各個(gè)部門踐行，辦公自動(dòng)化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，從而直接應(yīng)用與辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問題，同時(shí)還為使用者提供了極大的便利。

1.3方便信息遠(yuǎn)程傳輸

按照傳統(tǒng)模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實(shí)際到相關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行查找；二是發(fā)傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應(yīng)用，借助信息網(wǎng)絡(luò)，使用者通過自動(dòng)檢索即可實(shí)現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當(dāng)二者相距較遠(yuǎn)時(shí)，這種便利性則更加突出，在很大程度上節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

1.4有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

辦公自動(dòng)化可以與檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)有效銜接，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時(shí)可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發(fā)文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。

1.5提升檔案管理工作效率

檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗(yàn)、歸檔、入庫以及使用的各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)工作都可以依托于自動(dòng)化工作平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理相關(guān)工作從傳統(tǒng)方式向自動(dòng)化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現(xiàn)了質(zhì)的變化，體現(xiàn)了傳統(tǒng)工作方式與先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的結(jié)合。

2推進(jìn)檔案信息化管理的策略

2.1轉(zhuǎn)變管理理念

計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是促進(jìn)檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

2.2創(chuàng)新管理方法

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)環(huán)境不斷的發(fā)生變化，由此對(duì)于各個(gè)單位的發(fā)展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的資料記載，對(duì)于單位的長期發(fā)展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)為依托，實(shí)行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

2.3完善內(nèi)部管理

為了推進(jìn)檔案信息化管理工作進(jìn)程，需要制定完善的內(nèi)部管理體系，明確檔案信息化管理的運(yùn)作流程，對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行需要制定詳細(xì)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為信息化管理工作的開展提供有利的依據(jù)。加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)管理，積極配合檔案信息化管理工作的運(yùn)行。明確崗位職責(zé)，制定完善的規(guī)章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實(shí)，為檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強(qiáng)大的設(shè)備與技術(shù)力量的支持。設(shè)備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎(chǔ)的需求。所以單位應(yīng)該給予足夠的資金支持，配備先進(jìn)而齊全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，為信息化管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。技術(shù)是檔案信息化管理的重要因素，在實(shí)行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成，所以對(duì)工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術(shù)要求的基礎(chǔ)上，還要具有良好的職業(yè)道德和認(rèn)真的工作態(tài)度，由于檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認(rèn)真細(xì)致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，嚴(yán)禁外泄檔案信息。

2.5加強(qiáng)檔案信息化管理的安全工作

在實(shí)施檔案信息化管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性的特征，所以在進(jìn)行檔案信息處理時(shí)，需要做好安全保護(hù)工作，切實(shí)保障檔案信息的安全性。安全保護(hù)工作的開展需要從工作人員以及技術(shù)兩個(gè)方面來實(shí)施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴(yán)密的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)行制約，其實(shí)最根本的因素還應(yīng)該從管理人員的職業(yè)道德方面去開展，嚴(yán)格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應(yīng)該做好充分的安全技術(shù)防范措施，通過軟件的設(shè)置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。對(duì)于不同等級(jí)的檔案信息，要設(shè)置管理權(quán)限，從而提高檔案信息的安全性。

檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的條件。為了推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，需要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念和管理方法，完善內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，做好檔案信息化管理的安全保護(hù)工作，為檔案信息化管理工作的順利實(shí)施創(chuàng)造有利的條件。

作者:楊艷梅 單位:黑龍江省松花江林管局林木種子站

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