導(dǎo)語(yǔ)：我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)論文9篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇：高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)探討

一、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性

國(guó)家檔案局2002年了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，提出“本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)?！鄙綎|省檔案局2014年印發(fā)的《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》測(cè)評(píng)中，對(duì)示范單位的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)占到了15%。近年來，電子檔案大量增多，同時(shí)由于干部學(xué)歷認(rèn)證、身份認(rèn)定、學(xué)生出國(guó)留學(xué)、士兵提干等原因，教學(xué)檔案的利用頻率和數(shù)量急劇上升。以濰坊學(xué)院檔案館教學(xué)類檔案查詢利用情況（見表1）為例，2015年教學(xué)類檔案查詢利用數(shù)量比2013年增加了90.2%；教學(xué)類檔案查詢利用數(shù)量在查借閱總數(shù)中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基礎(chǔ)上的傳統(tǒng)型檔案管理模式，不僅增加了檔案的磨損，而且效率低下。據(jù)統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)檔案管理模式下，查詢、利用檔案的效率僅為信息化后的30%。原有的以紙質(zhì)檔案為主的狀況越來越不適應(yīng)檔案保管、利用的需求，教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

二、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

繼2002年國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》之后，教育部、檔案局2008聯(lián)合年《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案信息化工作逐步開展，檔案數(shù)字化工作有了較快發(fā)展，但在教學(xué)檔案信息化開展過程中依然存在許多亟待解決的問題。

1.教學(xué)檔案信息化建設(shè)缺乏資金投入

基于教育部現(xiàn)行的評(píng)估理念：“對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)，為學(xué)校服務(wù)”和“以學(xué)校為主體，以學(xué)生發(fā)展為本位”《教育部關(guān)于開展普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估的通知》（教高【2013】10號(hào)），使得高校將辦學(xué)經(jīng)費(fèi)更多的傾斜到到教學(xué)、科研、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)等工作中，更為關(guān)注教學(xué)設(shè)備、教學(xué)質(zhì)量等方面。高校對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，在高校年度工作規(guī)劃中將檔案工作排在最后。高校過快擴(kuò)張，基建建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、科研投入已經(jīng)讓學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況捉襟見肘；檔案工作信息化工作從前期建設(shè)到后期維護(hù)，都需要大量的資金投入，如此大量的資金投入讓學(xué)校財(cái)務(wù)無法負(fù)擔(dān)。對(duì)排在學(xué)校工作末位的檔案工作而言，高校在財(cái)力、物力投入上只能維持基本的日常業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.教學(xué)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中對(duì)于檔案信息化法制建設(shè)提出了具體要求：“集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，采取切實(shí)措施進(jìn)行宣傳與貫徹。要優(yōu)先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)，加快建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施機(jī)制。”目前，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)已普遍開展，但是檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)一直滯后于檔案信息化建設(shè)的整體水平，包括檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件歸檔與管理規(guī)范、電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件儲(chǔ)存機(jī)制、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、管理方式、檔案信息安全在內(nèi)的規(guī)范多次調(diào)整，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制的現(xiàn)狀制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.教學(xué)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才的匱乏

教學(xué)檔案的特殊性，使得從事教學(xué)檔案收集整理的人員除具備專業(yè)的檔案知識(shí)外，還要熟悉學(xué)校教學(xué)工作。高校在選配教學(xué)檔案管理人員時(shí)：專職檔案員年齡偏大，女性偏多；兼職人員多由新進(jìn)教師、行政人員擔(dān)任，更換頻繁。高校檔案信息化建設(shè)的從業(yè)人員則需要相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等相關(guān)技能。從事檔案工作為教輔崗位，職務(wù)職稱晉升時(shí)不具備競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)專業(yè)人才缺乏吸引力度，從而導(dǎo)致具有相應(yīng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員不愿從事繁瑣的檔案工作，更傾向于教學(xué)一線或者從事科學(xué)研究。高校形成了教學(xué)檔案業(yè)務(wù)人員缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有計(jì)算機(jī)知識(shí)人員不愿從事教學(xué)檔案工作的不利局面。由于信息化建設(shè)專業(yè)人員的匱乏，檔案信息化建設(shè)同時(shí)要熟悉計(jì)算機(jī)的軟件升級(jí)、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)資源開發(fā)等后期檔案信息資源維護(hù)工作無法開展。

4.教學(xué)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)受到高校的整體發(fā)展水平的不均衡性的影響，包括學(xué)校經(jīng)費(fèi)投入、整體科研水平等因素，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一、形式各樣。在檔案數(shù)字化處理階段也表現(xiàn)各一，據(jù)山東檔案局統(tǒng)計(jì)的情況：約有30%的高校檔案館只對(duì)館藏的特殊檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如山東大學(xué)檔案館的《山東大學(xué)報(bào)》；剩余的高校只對(duì)館藏極少數(shù)檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理。整體科研水平高的高校自行研發(fā)檔案綜合管理系統(tǒng)，如南京大學(xué)研發(fā)使用了南大之星檔案管理系統(tǒng)；多數(shù)高校則購(gòu)買檔案綜合管理系統(tǒng)。在檔案信息的利用方面差距也比較明顯：檔案綜合管理系統(tǒng)可以同學(xué)校其他辦公系統(tǒng)對(duì)接使用，如山東大學(xué)檔案館通過檔案綜合管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息、考試成績(jī)等內(nèi)容的直接提取、使用；而有部分高校檔案綜合管理系統(tǒng)使用還在停留在單機(jī)版階段。

三、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

1.加大教學(xué)檔案信息化建設(shè)資金投入

學(xué)校要按照《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)，高度重視學(xué)校檔案工作，將檔案信息化納入“數(shù)字校園”建設(shè)的總體格局，根據(jù)高校實(shí)際制定檔案信息化發(fā)展方案。按照檔案信息化發(fā)展要求，保證信息化建設(shè)所需資金。不僅僅保證信息化建設(shè)必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)存儲(chǔ)器材等硬件設(shè)施配備，還要在軟件更新、系統(tǒng)維護(hù)、使用利用等軟件設(shè)施上加大資金投入力度。

2.加速教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

盡快研究制定并出臺(tái)一批急需的檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。這些法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要涵蓋包括檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件歸檔、檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息利用、檔案信息安全在內(nèi)的教學(xué)檔案信息化建設(shè)的各個(gè)方面。

3.加快教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程

高校應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的館藏檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的登記統(tǒng)計(jì)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際制定檔案數(shù)字化方案，分門別類的進(jìn)行數(shù)字化工作。對(duì)新生成的教學(xué)檔案：將檔案綜合管理系統(tǒng)與學(xué)校OA辦公系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，使得各教學(xué)管理和職能部門形成的教學(xué)檔案形成數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上輸入、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上利用。對(duì)原有老舊教學(xué)檔案根據(jù)不同全宗、保管期限、保存狀況、使用頻率等因素綜合制定數(shù)字化規(guī)劃，安排專人、專項(xiàng)資金逐步進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證數(shù)字化的實(shí)用性。

4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍選配和培養(yǎng)

一是合理選配檔案人員隊(duì)伍。檔案工作人才選配時(shí)除了考慮政治覺悟、責(zé)任心、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的因素，還要考慮檔案組成人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和開拓意識(shí)，必要時(shí)和可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。二是加強(qiáng)對(duì)檔案人員繼續(xù)教育。為檔案人員提供在職學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，有計(jì)劃的組織檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。三是切實(shí)提高檔案人員的待遇和地位。使用合理的工作機(jī)制吸引和激勵(lì)檔案工作人員，在職務(wù)晉升和職稱評(píng)價(jià)時(shí)充分考慮在職檔案人員的工作性質(zhì)和工作能力，激發(fā)其工作熱情。

作者:任志強(qiáng) 單位:濰坊學(xué)院

第二篇：高校檔案信息化建設(shè)探討

教育部和國(guó)家檔案局在2008年出臺(tái)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,文件指出高校檔案管理應(yīng)當(dāng)“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”,檔案收集范圍囊括了黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類等十一個(gè)門類的文件資料。這說明國(guó)家重視高校的檔案管理工作,對(duì)檔案信息化提出了高水平的要求。高校檔案信息化工作需要高校檔案管理工作者高度重視,同時(shí)也是一項(xiàng)函待解決的問題。

一、高校檔案信息化的含義及檔案信息化建設(shè)的意義

1.高校檔案信息化

根據(jù)相關(guān)部門的要求,以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)作為信息技術(shù)的載體,對(duì)高校檔案進(jìn)行收集、整理、保管、開發(fā)和利用的管理過程就是高校檔案信息化。也就是說在高校檔案的管理工作中,將紙質(zhì)文件采用信息化手段進(jìn)行處理,同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件,同時(shí),對(duì)檔案文件資源進(jìn)行深度開發(fā),為準(zhǔn)確管理檔案和高效利用檔案奠定基礎(chǔ)。2.高校檔案信息化建設(shè)的意義高校檔案的信息化建設(shè)是高校檔案管理工作的重大創(chuàng)新和變革,有助于檔案管理、信息挖掘和深度利用。高校檔案信息化建設(shè)具有重要意義。第一,滿足高校檔案保藏量大且增加速度快的現(xiàn)實(shí)需要。第二,提升了高校檔案管理水平和利用效率,為高?？?4NO.214研、教學(xué)等工作更好的服務(wù)。第三,有利于保護(hù)檔案安全和系統(tǒng)完整。第四,減少了檔案存儲(chǔ)空間和管理成本。紙質(zhì)檔案文件會(huì)占用較大的存儲(chǔ)空間。檔案信息化減少了人力成本和紙張的浪費(fèi)。

二、影響高校檔案信息化建設(shè)的主要影響因素

1.檔案管理理念落后

高校的檔案管理工作者的檔案管理的理念還沒有轉(zhuǎn)變過來,仍停留在“重藏輕用”,不重視檔案資源的深度開發(fā)和應(yīng)用服務(wù)。檔案管理者仍和以前一樣,檔案文件材料收集的主動(dòng)性不夠,導(dǎo)致部分重要的文件材料沒有收集成功。

2.信息技術(shù)水平不夠

信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中涉及到檔案資源建設(shè)、檔案管理、檔案資源服務(wù)三個(gè)方面。檔案資源的建設(shè)是檔案信息化工作的第一步。檔案資源包括檔案原文、目錄和編研信息等。檔案原文信心是通過掃描等手段將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子版的文件材料、照片、視頻等儲(chǔ)存在磁盤等介質(zhì)中。檔案目錄是由檔案管理者人工制作得到。編研是指檔案資源的深度挖掘和開發(fā),將各種信息進(jìn)行整合。檔案管理是對(duì)檔案資源進(jìn)行管理,比如統(tǒng)計(jì)、鑒定、存儲(chǔ)、備份、訪問與控制等。當(dāng)檔案管理系統(tǒng)要升級(jí)時(shí),檔案資源失真、丟失的風(fēng)險(xiǎn)較大。檔案管理中,應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行完成權(quán)限分析管理的關(guān)注,對(duì)下載的文獻(xiàn)進(jìn)行文化處理。檔案資源服務(wù)是通過一種傳遞方式,如互聯(lián)網(wǎng),將檔案信息資料提供給使用者使用,并通過信息技術(shù)手段提供給用戶查詢、使用。檔案管理者可以在檔案管理的基礎(chǔ)上,為檔案使用者提供網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)、下載服務(wù)、網(wǎng)上瀏覽等檔案管理服務(wù)。

3.檔案信息化建設(shè)投人資金不足、設(shè)備利用率低

檔案信息化建設(shè)需要較為先進(jìn)的設(shè)備來完成,如掃描設(shè)備。高校對(duì)檔案管理部門的資金投人不足,不能開發(fā)或者采購(gòu)適合的先進(jìn)的檔案信息處理系統(tǒng)。部分高校,連檔案管理部門連計(jì)算機(jī)都不多。也有部分高校,購(gòu)人了較先進(jìn)的設(shè)備,但是不重視使用,嚴(yán)重浪費(fèi)了設(shè)備。

4.檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍不足

由于領(lǐng)導(dǎo)的檔案信息化建設(shè)意識(shí)不足,因此對(duì)檔案信息化建設(shè)的人才隊(duì)伍建設(shè)不重視,導(dǎo)致人才缺乏。合理的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)包括專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才、法律人才等。檔案信息是經(jīng)過檔案管理者通過智力勞動(dòng)加工形成的,需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和文字功底。

三、高校檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)工作,將以前的“重藏輕用”的觀念轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)觀念。將以前人工檢索等較落后的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽啃畔⒒夹g(shù),在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行檔案資源檢索等服務(wù)。

2.提升信息化技術(shù)水平

在檔案信息化技術(shù)方面,應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的管理平臺(tái),平臺(tái)由網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備構(gòu)成。管理平臺(tái)的核心是檔案管理軟件的開發(fā)和運(yùn)用。檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具有以下特點(diǎn):(1)分級(jí)授權(quán)。檔案的保密工作可以通過分級(jí)授權(quán)實(shí)現(xiàn),不同級(jí)別的人可以獲得相應(yīng)的信息。(2)明確標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化的檔案的采集、整理、歸類、編目需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這樣具有可移植性。原始檔案應(yīng)當(dāng)與數(shù)字化的檔案的目錄一一對(duì)應(yīng)。(3)數(shù)據(jù)傳輸安全性好,無安全漏洞。

3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,同時(shí)還應(yīng)掌握與檔案管理相關(guān)的知識(shí),比如基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、寫作知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建等知識(shí)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)制定合理的考核激勵(lì)制度,激發(fā)工作人員的工作熱情,給予其晉升機(jī)會(huì),提高其工作效率。同時(shí),應(yīng)當(dāng)定期組織學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)相關(guān)的知識(shí),提升專業(yè)技能。同時(shí),選聘具備信息技術(shù)的人才。通過以上措施,可以構(gòu)建一支合理的、工作素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì),這會(huì)提高高校檔案的管理水平。影響檔案信息化建設(shè)的因素包括技術(shù)因素和非技術(shù)因素。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、信息技術(shù)水平提高、專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)幾個(gè)方面人手,推動(dòng)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。

作者:徐躍紅 單位:武漢科技大學(xué)

第三篇：高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)意義

高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是國(guó)家不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，信息化建設(shè)也是適應(yīng)國(guó)家發(fā)展趨勢(shì)。但是在高校財(cái)務(wù)管理中存在有管理人員綜合素質(zhì)水平限制，管理機(jī)構(gòu)不完善等客觀因素的原因?qū)е赂咝Ｘ?cái)務(wù)檔案在建設(shè)信息化過程中遇到各種阻礙。下面針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案實(shí)行信息化建設(shè)的意義和其問題產(chǎn)生的原因分析，探索如何建設(shè)信息化的措施。

一、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的意義探索

高等學(xué)校是我國(guó)人才培養(yǎng)和輸出的重要場(chǎng)所，隨著國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)體制改革，信息化建設(shè)不斷深入和發(fā)展，高校中的信息化建設(shè)也要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐不斷發(fā)展創(chuàng)新。根據(jù)國(guó)家頒布發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中的規(guī)定明確指出了要將檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性任務(wù)。目前我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)雖然較以前有所進(jìn)展但是仍然達(dá)不到國(guó)家的規(guī)定要求。高校財(cái)務(wù)檔案管理是高校信息化建設(shè)中的重要組成部分，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在高校檔案管理中出現(xiàn)電子化信息檔案管理，高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)對(duì)于整個(gè)高校信息化建設(shè)有舉足輕重的作用，在高校財(cái)務(wù)檔案管理中實(shí)行信息化建設(shè)也是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求。高校財(cái)務(wù)的檔案管理是學(xué)校在各項(xiàng)財(cái)務(wù)上的支出和收入的信息，具有保存價(jià)值。雖然信息化建設(shè)在高校財(cái)務(wù)檔案管理中具有重要作用并也在不斷的完善信息化建設(shè)，但是由于信息化建設(shè)中需要管理者不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和一些管理方式的優(yōu)化，因此在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題。目前面臨在信息化建設(shè)過程中遇到的一些問題，我們應(yīng)該加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、整理和采集并且提高檔案的使用效率，建立健全財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)。

二、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

(一)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

高校財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)是基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)的基礎(chǔ)之上，需要具有創(chuàng)新思維和掌握新技術(shù)管理人員進(jìn)行操作，但是受到長(zhǎng)久舊觀念影響，部分高校的管理人員在思想上沒有真正認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性。管理者對(duì)信息化建設(shè)的意識(shí)不強(qiáng)勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致在建設(shè)過程中進(jìn)程過慢，例如資金、設(shè)備、人才等方面的支持力度不夠。管理者對(duì)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)和組織能力不加強(qiáng)不能將信息化建設(shè)放在工作革新的首位在一定程度上會(huì)削弱人們進(jìn)行改革的積極性，減慢信息化建設(shè)的進(jìn)程。

(二)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的概念早在十幾年前就已經(jīng)被提出，但經(jīng)過這么多年的發(fā)展信息化建設(shè)雖然有一定的進(jìn)展但沒有很大的突破，究其原因還是因?yàn)楣芾碚吒畹俟痰膫鹘y(tǒng)思想，對(duì)新鮮事物接受能力不高導(dǎo)致在執(zhí)行過程中不順利。在對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)中提出的一些標(biāo)準(zhǔn)沒有一個(gè)規(guī)范制度限制，人們?cè)谶M(jìn)行信息化建設(shè)管理中沒有與高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中的一些實(shí)踐工作相聯(lián)系導(dǎo)致理論與實(shí)踐的脫節(jié)。由于我國(guó)高校財(cái)務(wù)在檔案信息化建設(shè)中都是從頭開始，沒有成功案例和經(jīng)驗(yàn)可以值得借鑒，因此在信息化建設(shè)中沒有標(biāo)準(zhǔn)的范例可遵循使得管理人員在改革過程中困難重重，這在一定程度上也限制了信息化建設(shè)的步伐。

(三)高校財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的相關(guān)知識(shí)

高校經(jīng)過多年的發(fā)展加上國(guó)家人們的整體素質(zhì)的提升，高校中的工作人員整體素質(zhì)較之前都有很大的提升，無論是從學(xué)歷還是職稱上都基本符合目前的崗位要求。但是由于受到傳統(tǒng)工作理念的影響，高校財(cái)務(wù)管理人員對(duì)于工作的側(cè)重點(diǎn)不一樣，大多只是按照工作慣例重視財(cái)會(huì)理論與實(shí)踐的學(xué)習(xí)，加上高校目前對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)還沒有引起足夠的重視導(dǎo)致管理人員的一些思想觀念不能得到及時(shí)的轉(zhuǎn)變?nèi)匀煌Ａ粼谝酝鶎?duì)于工作的認(rèn)知程度上，對(duì)于信息化建設(shè)的工作也是簡(jiǎn)單化、隨意化和粗放化。學(xué)校對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案的信息化管理和建設(shè)的認(rèn)知程度不夠?qū)е略谌瞬诺呐囵B(yǎng)和選擇上存在限制，沒有能夠熟悉財(cái)務(wù)和檔案，又能將紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息化處理的復(fù)合型人才。

(四)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)中沒有明確的目標(biāo)

高校財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)看似很簡(jiǎn)單但是其中檔案資料的管理是涉及到高校的各個(gè)部門之間的工作配合的。但是檔案管理在高校中一直沒有得到足夠的重視導(dǎo)致高校中的領(lǐng)導(dǎo)層沒有直接對(duì)檔案管理進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，各部門的領(lǐng)導(dǎo)人員沒有盡到自己的領(lǐng)導(dǎo)義務(wù)，在工作上出現(xiàn)責(zé)權(quán)分不清的現(xiàn)象。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)沒有確定明確的目標(biāo)使得在建設(shè)工作中沒有目標(biāo)可循，工作進(jìn)程受阻，重視程度不夠。

三、構(gòu)建高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的策略

(一)建立健全高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度

規(guī)章制度的建立是為了規(guī)范行為，所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，因此建立健全高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的管理制度是完善信息化建設(shè)的前提和保障。財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)不僅是高校財(cái)務(wù)部門的事情，其他部門也涉及在內(nèi)，需要在工作上給予支持，各個(gè)部門積極參與到制度建設(shè)中，結(jié)合實(shí)際情況，從實(shí)踐出發(fā)，制定一套行之有效的管理制度。

(二)切實(shí)完善現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)主要是借助了現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息化技術(shù)是借助一些設(shè)備進(jìn)行依托的，因此基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)在信息化管理中有著很重要的地位和作用。本文中所說的基礎(chǔ)設(shè)施包括有計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等各種硬件和軟件設(shè)備。檔案信息化建設(shè)是借助這些設(shè)備進(jìn)行，操作人員通過借助硬件和軟件設(shè)備的操作對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中應(yīng)該在硬件和軟件設(shè)備中找到平衡點(diǎn)，對(duì)于軟件系統(tǒng)應(yīng)該做到力求完美，這樣才便于操作人員在硬件設(shè)備上信息化處理檔案資料。完善信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施才能保障檔案的信息化建設(shè)穩(wěn)定、高效的進(jìn)行。

(三)進(jìn)一步做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)

檔案網(wǎng)站的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要一步，對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)時(shí)需要注意幾點(diǎn)：一是服務(wù)功能的完善，二是宣傳功能的體現(xiàn)，三是交流功能的加強(qiáng)。做好這三個(gè)功能，健全檔案網(wǎng)站的建設(shè)有利于提高檔案信息化建設(shè)的工作水平和管理能力。

(四)加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的輔助

決策系統(tǒng)的建設(shè)隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理中對(duì)于信息化的要求也越來越高，在管理方式上也有更新的提高，單純依靠傳統(tǒng)的單一管理方式不僅效率較低也不適應(yīng)發(fā)展中的檔案管理制度，為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理水平的需要必須建立一個(gè)較為完善的高智能化的輔助決策系統(tǒng)，保障高校繁重的檔案管理工作。(五)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平隨著信息化建設(shè)的不斷完善，管理人員自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力也要適應(yīng)變革中的信息化建設(shè)步伐。加強(qiáng)對(duì)管理人員的再教育，在工作中對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，注重培養(yǎng)人員專業(yè)性的知識(shí)和操作技能，以便更好的進(jìn)行工作操作做好技術(shù)支持。

四、總結(jié)

高校財(cái)務(wù)檔案建設(shè)的目的在于保存信息，做好財(cái)務(wù)方面的進(jìn)出有據(jù)可循，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是借助現(xiàn)展的先進(jìn)技術(shù)將檔案管理方式更加信息化、科學(xué)化，優(yōu)化管理方式。本文通過高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)必須實(shí)行的現(xiàn)實(shí)問題并探索在實(shí)行過程中所遇到的一系列問題并進(jìn)行解決，希望能夠引起高校的普遍重視，加強(qiáng)信息化建設(shè)進(jìn)程。

作者:晏燦業(yè) 單位:新疆師范大學(xué)計(jì)財(cái)處

第四篇：高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)研究

一、檔案信息化工作的內(nèi)涵

“檔案信息化，就是我國(guó)檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)踐活動(dòng)中去，對(duì)不同種類的檔案資源進(jìn)行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會(huì)時(shí)代對(duì)不同類檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡(jiǎn)單來說，即檔案信息輸入、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化?！?/p>

二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義

從我國(guó)當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際情況來看，進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對(duì)于社會(huì)具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行這一項(xiàng)目的建設(shè)滿足了時(shí)展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時(shí)代步伐，不斷提高辦公自動(dòng)化水平，滿足時(shí)展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實(shí)體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會(huì)人力資源的需要。進(jìn)行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝？蒲?、教學(xué)、社會(huì)管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會(huì)?！案咝．厴I(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實(shí)可靠，對(duì)社會(huì)、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值更大，進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時(shí)有效地為社會(huì)公眾提供有所需求的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源社會(huì)共享?！?/p>

三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實(shí)生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)作是一件簡(jiǎn)單的保管工作，對(duì)于它的重要價(jià)值沒有深刻認(rèn)識(shí)。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時(shí)間不到十分之一，對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯(cuò)誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實(shí)際生活中，工作管理人員對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。

（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國(guó)目前針對(duì)檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對(duì)其修改也是非常有限。各級(jí)政府、部門在傳達(dá)信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時(shí)性的決策，同時(shí)，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當(dāng)前國(guó)家放松對(duì)戶籍制度的管理，使得人員流動(dòng)加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。

（三）硬件投入不足，管理方法不科學(xué)。存儲(chǔ)畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際的工作中，一些專門負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案信息材料霉變，對(duì)以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對(duì)它的重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場(chǎng)的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時(shí)絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對(duì)后來的檔案利用不利。

四、人力資源部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇

（一）重視對(duì)高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓(xùn)等需求隨著時(shí)代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時(shí)期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對(duì)于因?yàn)槟承┰虺霈F(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時(shí)把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂?！?/p>

（二）加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專門檔案庫(kù)房，同時(shí)庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。

（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)?！案咝．厴I(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫(kù)，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變?！薄叭瞬沤涣魇聵I(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。

五、結(jié)語(yǔ)

為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對(duì)學(xué)校、社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學(xué)合理有效的應(yīng)對(duì)策略，同時(shí)，確保檔案工作必須與社會(huì)接軌、與國(guó)際接軌、與未來接軌。

作者:畢見品 單位:威海市人力資源公共服務(wù)中心

第五篇：高校檔案信息化建設(shè)研究

當(dāng)前，隨著信息科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)人們生活和生產(chǎn)的影響越來越大，并逐漸成為人們生產(chǎn)和生活的重要手段。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和逐漸普及，信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用越來越多，在很大程度上推動(dòng)著我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。對(duì)于廣大高等教育院校而言，檔案管理工作水平的高低對(duì)高校文化水平的建設(shè)具有直接的影響，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及則為高校檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)定的支撐。文檔一體化管理的實(shí)施，不但能夠有效推動(dòng)高校檔案信息建設(shè)，而且也能在一定程度上提升檔案管理的功效性。

一、高校檔案信息化建設(shè)概述

高校檔案信息化是指在檔案管理、檔案資源開發(fā)和整合中通過信息技術(shù)的有效運(yùn)用，把現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，提升高等教育院校檔案管理工作的成效性，推動(dòng)信息化文檔管理發(fā)展的一種檔案管理方式。這對(duì)于信息利用的有效性和公平性具有非常現(xiàn)實(shí)的作用。就當(dāng)前來講，檔案信息化建設(shè)包括兩個(gè)階段：一是電子檔案管理階段，二是計(jì)算機(jī)檔案管理階段。

二、文檔一體化管理的實(shí)施對(duì)檔案信息建設(shè)的作用

（一）可以提升高校檔案管理的有效性。高等教育院校的檔案樣式不一、多種多樣，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行檔案管理很難達(dá)到預(yù)期的效果，也很難滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，而文檔一體化管理模式的實(shí)施則可以通過信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行檔案和文件管理，能在很大程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升，進(jìn)而提升檔案管理工作的有效性。

（二）社會(huì)發(fā)展的客觀要求。隨著高等教育院校的持續(xù)擴(kuò)招，高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多，畢業(yè)生面臨的就業(yè)壓力越來越大，文檔一體化管理的推行可在管理平臺(tái)上進(jìn)行學(xué)生檔案信息推送，社會(huì)用人企業(yè)可以對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行隨時(shí)隨地的查詢，進(jìn)而對(duì)學(xué)生形成更為詳細(xì)、更為全面的認(rèn)識(shí)，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行就業(yè)擇取。同時(shí)，檔案一體化的實(shí)施，使得信息全方位的共享成為了可能，學(xué)生可以通過信息平臺(tái)的利用獲取各項(xiàng)學(xué)習(xí)資源，進(jìn)而為他們的學(xué)習(xí)提供方便。

三、實(shí)施文檔一體化管理，提升高校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）完善檔案管理規(guī)范。用文檔一體化管理促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)需要以一定的財(cái)力、人力和物力投入作為支撐，特別是需要投入很大精力進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建，這就需要高校檔案管理機(jī)構(gòu)強(qiáng)化管理力度，構(gòu)建和健全檔案管理規(guī)范，為規(guī)范化的檔案信息管理提供必要的保障。同時(shí)，在辦公用品的采購(gòu)問題上，需要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)文件信息實(shí)行科學(xué)的分類。同時(shí)，要定期對(duì)高校檔案信息管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和培養(yǎng)，讓他們對(duì)檔案管理工作形成更加全面、深刻的認(rèn)知，全面掌握各項(xiàng)檔案管理工作技能，提升工作的積極性和自主性，確保檔案管理工作朝著正確的方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案與文檔密切相關(guān)，二者之間存在著息息相關(guān)的聯(lián)系性，從本質(zhì)上來講，檔案與文檔的主體和內(nèi)容并沒有特別大的差別，僅僅是在時(shí)間和范圍上存在著一定的區(qū)別。為了文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，高等教育院校需要在自身內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，讓組織管理充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，對(duì)各種檔案管理工作實(shí)行全面的考察與監(jiān)督，并對(duì)各個(gè)職能部門的工作職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，讓他們能夠各司其職、各安其政，切實(shí)提升高校檔案信息化建設(shè)工作的有效性。

（三）系統(tǒng)性的規(guī)劃?rùn)n案管理軟件。當(dāng)前，很多高等教育院校有自己的檔案管理軟件，但是，軟件的種類各式各樣，與其他部門的軟件或多或少地存在一定的不兼容現(xiàn)象，十分不利于檔案作用的發(fā)揮。因此，必須對(duì)高校檔案管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)性地規(guī)劃，全面樹立整體性的管理理念。實(shí)用性強(qiáng)、智能程度高的檔案管理軟件，可以在內(nèi)部使檔案與文件進(jìn)行便捷的調(diào)用和傳輸，這同樣也是檔案一體化實(shí)施的基本前提。同時(shí)，還要根據(jù)高校的實(shí)際情況和自身內(nèi)部機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作職責(zé)制定不同的、相互包容的保管期限與保管方式，統(tǒng)一著錄和標(biāo)引。

（四）提升檔案管理工作人員的安全意識(shí)。病毒入侵、黑客攻擊、信息泄密和丟失等問題在文檔的使用過程中是現(xiàn)實(shí)存在的，對(duì)于檔案管理的工作人員而言，必須具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，在檔案信息管理中及時(shí)進(jìn)行文件信息分級(jí)，合理的進(jìn)行文檔加密，對(duì)于那些比較重要的、保密要求較高的文檔，需要在專用的儲(chǔ)存器中進(jìn)行儲(chǔ)存，對(duì)于文檔歸檔載體要進(jìn)行合理安全處理，避免擦傷、劃傷問題的出現(xiàn)。此外，為確保檔案的完整性，在儲(chǔ)存初期盡量采用紙質(zhì)文件與電子文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，在能確保電子文檔無誤后銷毀紙質(zhì)文件。四、結(jié)語(yǔ)總之，檔案信息是高校的重要信息資源。隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難滿足社會(huì)發(fā)展的需要，檔案一體化管理模式的實(shí)施勢(shì)在必行。檔案一體化管理模式的推行不但可以大幅提升檔案的利用效率，讓檔案充分發(fā)揮自身作用，而且還可以在一定程度上促進(jìn)高校文件建設(shè)工作的開展，降低管理成本，讓檔案管理工作更加規(guī)范化。

作者:朱麗娟 單位:山東省濟(jì)寧市第一中學(xué)

第六篇：云計(jì)算技術(shù)在高校檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，各種信息資源和數(shù)據(jù)已經(jīng)充斥到人們?nèi)粘９ぷ魃畹姆椒矫婷妫祟愐呀?jīng)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和使用均離不開云計(jì)算技術(shù)，隨著這幾年云計(jì)算技術(shù)的日漸成熟和迅猛發(fā)展使其在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。在信息時(shí)代背景下，許多高校的檔案部門都在致力于檔案信息化的建設(shè)工作。針對(duì)目前高校檔案信息化主要是通過錄入、圖像、掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換等手段，將檔案資料轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)數(shù)字識(shí)別形式，形成與紙質(zhì)檔案原件存貯信息一致的數(shù)字化檔案信息集合這一過程，考慮到云計(jì)算技術(shù)的眾多優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，我們考慮將云計(jì)算技術(shù)引入高校檔案信息化建設(shè)工作中，期望對(duì)高校的檔案信息化工作起到一定的推動(dòng)作用。

一、云計(jì)算在高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)分析

云計(jì)算到底是什么？根據(jù)美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)研究院（NIST）定義：云計(jì)算是一種按使用量付費(fèi)的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問，進(jìn)入可配置的計(jì)算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，存儲(chǔ)，應(yīng)用軟件，服務(wù)），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行很少的交互。根據(jù)定義可以云計(jì)算具有較高的可靠性、虛擬性、可擴(kuò)展性、廉價(jià)性等特點(diǎn)，因此，將云計(jì)算應(yīng)用于高校檔案信息化建設(shè)中又會(huì)有哪些優(yōu)勢(shì)呢？第一，云計(jì)算的虛擬化存儲(chǔ)功能可有效解決高校檔案信息化過程中產(chǎn)生的各類數(shù)字檔案、電子檔案的存儲(chǔ)問題。隨著高校的發(fā)展和檔案信息化的不斷推進(jìn)，各類數(shù)字化檔案的數(shù)量也在飛速增多，更多的存儲(chǔ)空間將是高校檔案管理者亟待解決的問題。而云計(jì)算平臺(tái)的核心內(nèi)容是由成千上萬(wàn)的服務(wù)器和計(jì)算機(jī)組成的集群，將為我們提供無可估量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間。第二，降低了高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)成本，節(jié)省了人力、財(cái)力、物力。一直以來，許多高校的檔案經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，特別是在目前檔案信息化的要求下，高校檔案部門心有余而力不足，巧婦難為無米之炊，在這樣的情況下，引入云計(jì)算，只需要投入一些必要的終端設(shè)備和接入設(shè)備，并不需要太高的配置，無需購(gòu)置服務(wù)器，所有的數(shù)據(jù)的處理及存儲(chǔ)都是由云端來提供，因此會(huì)使高校在檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的節(jié)省一大筆錢。對(duì)于軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，也是由云服務(wù)商直接在云終端進(jìn)行，這樣既提高了維護(hù)效率，又節(jié)約了維護(hù)成本。除此以外，在使用過程中操作簡(jiǎn)單，不像其他的檔案管理軟件系統(tǒng)那樣需要系統(tǒng)培訓(xùn)，因此減輕了高校檔案管理者的負(fù)擔(dān)，不用花費(fèi)更多的時(shí)間和經(jīng)歷去熟悉相關(guān)操作。第三，通過云計(jì)算技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，從而促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)中的數(shù)字化檔案利用環(huán)節(jié)，提高了高校檔案的利用效率。建設(shè)云計(jì)算平臺(tái)，可以將分散在高校各個(gè)部門、角落的檔案信息資源有機(jī)的整合與聯(lián)系起來。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、虛擬化技術(shù)可以輕松檔案信息實(shí)現(xiàn)在學(xué)校范圍內(nèi)的相互傳輸與轉(zhuǎn)換，有利于檔案管理者進(jìn)一步開發(fā)出更多的檔案信息資源。利用云計(jì)算技術(shù)，可以將各類如文字、圖片、視頻、聲音等不同形式的檔案資源加以快速整合分類，從而加快高校檔案信息化進(jìn)程。云計(jì)算使高校檔案信息有范圍的共享變成現(xiàn)實(shí)，將最大化的為學(xué)校師生、部門、及企事業(yè)單位、個(gè)人提供更加快捷便利的檔案信息查詢服務(wù)。第四，云計(jì)算的可靠性給高校檔案信息化建設(shè)提供了有力保障。眾所周知，檔案信息的安全保密一直是檔案管理者們非常重視的問題之一，特別是在檔案信息化過程中，大量數(shù)字化的檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)在服務(wù)器中，會(huì)存在中毒、惡意攻擊、數(shù)據(jù)丟失等各種安全威脅。云計(jì)算技術(shù)將數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)在云端，無論是日常維護(hù)還是軟件更新、都是集中統(tǒng)一在云端進(jìn)行，這樣可有效防止病毒入侵，抵御外部攻擊。

二、云計(jì)算在檔案信息化建設(shè)中的問題

云計(jì)算技術(shù)雖然被應(yīng)用到了多個(gè)領(lǐng)域，并不是所有人都了解云計(jì)算，云計(jì)算也會(huì)為檔案信息化的發(fā)展帶來意想不到的后果，在使用和推廣過程中都可能會(huì)存在這樣或那樣的問題。畢竟事物都有兩面性，有利的一面會(huì)促進(jìn)事物的發(fā)展進(jìn)步，有害的一面同樣會(huì)制約事物的發(fā)展。

1.檔案信息資源的安全保密問題。高校檔案資源中有些涉及到很多科研、行政等需要保密或者僅供校內(nèi)使用的檔案資料，云平臺(tái)的建立，使得檔案資源在很大范圍和程度上得以共享，有可能會(huì)造成檔案秘密的泄露或者個(gè)人隱私的泄露，從而造成學(xué)校和個(gè)人的損失。無節(jié)制的檔案資源共享，會(huì)造成十分嚴(yán)重的后果，畢竟檔案不同于其它信息資源。因此需要云服務(wù)商要對(duì)用戶有明確具體的權(quán)限劃分，對(duì)資源庫(kù)的整合方式也要做到更加精確的劃分，這對(duì)于云商來說有著很大的難度，因?yàn)楦咝n案信息資源不僅面向著校內(nèi)，還為校外及社會(huì)服務(wù)。

2.云計(jì)算應(yīng)用于檔案信息化領(lǐng)域還處于理論研究階段，沒有多少成功的案例。畢竟云計(jì)算技術(shù)的推廣和應(yīng)用也就是近幾年的事情，許多人還沒有接觸到它，市面上可供我們借鑒的優(yōu)秀應(yīng)用案例少之又少，大家都處于摸索和探討階段，具體應(yīng)用到實(shí)踐中的也是寥寥無幾。

3.高校檔案工作者不熟悉云計(jì)算技術(shù)，思想觀念上不太接受。大多數(shù)高校檔案工作者都不是科班學(xué)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)的，他們大多文科出身，根本不了解云計(jì)算到底是什么？思想上不接受，也就無從談起利用云計(jì)算技術(shù)來加強(qiáng)檔案信息化工作。因此要為普及云計(jì)算的相關(guān)知識(shí)，讓大家意識(shí)到云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)和作用也是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。4.目前還沒有一個(gè)完善的“云”體系。所以首先要針對(duì)高校的檔案工作的特點(diǎn)，建立完善相應(yīng)的行業(yè)制度和標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)行業(yè)沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)和健全的制度，就沒辦法經(jīng)受住時(shí)代的考驗(yàn)。其次要完善最基本的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒有軟硬件作支撐，云計(jì)算就僅僅只是一個(gè)概念。最后要有第三方監(jiān)管機(jī)制，從而保云計(jì)算檔案服務(wù)應(yīng)用平臺(tái)的可靠性、安全性、保密性、穩(wěn)定性。

三、結(jié)語(yǔ)

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的今天，云計(jì)算的出現(xiàn)使數(shù)據(jù)資源得到了最大化的共享與傳輸，徹底改變了傳統(tǒng)的資源存儲(chǔ)、處理及共享模式，打破了信息孤島的現(xiàn)象。形成了一個(gè)集信息資源收集、管理、使用、服務(wù)等一系列的體系。云計(jì)算的出現(xiàn)給各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都帶來了新的活力，開辟了新的道路。在高校檔案信息化建設(shè)中，無論是對(duì)檔案的收集整理、處理存儲(chǔ)、還是信息時(shí)代的個(gè)性化服務(wù)，都起著很重要?jiǎng)?chuàng)新意義。盡管在現(xiàn)階段還存在著各種各樣的困難和問題，但筆者相信在不遠(yuǎn)的將來，云計(jì)算將會(huì)為高校檔案信息化建中廣泛應(yīng)用，這對(duì)促進(jìn)高校的發(fā)展也具有著十分深遠(yuǎn)的作用。

作者:楊思煒 單位:陜西中醫(yī)藥大學(xué)

第七篇：高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理探究

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，借助檔案，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。高校的會(huì)計(jì)檔案管理具有一定現(xiàn)實(shí)性要求，在高校高速發(fā)展的背景下，各類會(huì)計(jì)檔案資料增多，只有做好檔案管理，才能使檔案作用最大化，進(jìn)而使高校建設(shè)和管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)和高水平。高校檔案管理的信息化和數(shù)字化是提升管理水平的關(guān)鍵舉措和必要措施。信息化檔案管理符合當(dāng)前檔案管理工作需要，信息化應(yīng)用能夠有效提升檔案管理效率和質(zhì)量。在內(nèi)控背景下高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的研究具有積極的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

高校會(huì)計(jì)檔案是直接反映高校運(yùn)行狀況的載體，是高校實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和強(qiáng)化內(nèi)部控制的關(guān)鍵依據(jù)和重要支撐。隨著高校信息化和數(shù)字化建設(shè)工作推進(jìn)，科研、教學(xué)管理呈現(xiàn)出創(chuàng)新優(yōu)化的發(fā)展跡象。傳統(tǒng)固化的會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前信息化校園建設(shè)的實(shí)際要求，不符合學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況。

（一）高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏足夠關(guān)注與重視

部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理工作不論是管理的規(guī)范性和流程的科學(xué)性，還是制度體系的完善性都不盡理想。在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，存在檔案無專人保管、無專用檔案室等情況，在實(shí)際檔案使用中則出現(xiàn)了檔案查詢規(guī)范性不強(qiáng)，查詢效率低等情況。個(gè)別財(cái)務(wù)人員存在粗心大意，認(rèn)為將會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)、固定擺放好后就完事大吉。對(duì)于科學(xué)管理和規(guī)范管理缺乏足夠重視，而學(xué)校財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)和處室負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案也是重使用，輕管理，進(jìn)而導(dǎo)致高校會(huì)計(jì)檔案管理工作停滯不前。

（二）檔案管理手段落后，創(chuàng)新性不強(qiáng)

高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的總量隨著高校的建設(shè)和發(fā)展日益增加，會(huì)計(jì)檔案記載著高校投資建設(shè)和日常運(yùn)行管理的收支情況，屬于非常重要的一類原始檔案。而相應(yīng)的檔案管理手段落后，管理措施創(chuàng)新性不強(qiáng)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理處于低效狀態(tài)，部分高校保存保管的會(huì)計(jì)檔案局限于紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證和賬簿、資料等，與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的部分電子文檔資料保存不到位，繼而限制了會(huì)計(jì)檔案管理工作的持續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化，使會(huì)計(jì)檔案管理失去實(shí)效性。

（三）會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用不足

高校在會(huì)計(jì)檔案資源的利用和有效開發(fā)方面，更多側(cè)重于財(cái)務(wù)報(bào)告編制和財(cái)務(wù)事項(xiàng)分析上，而使用的主要財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)都是沒有經(jīng)過規(guī)范整理的數(shù)據(jù)。相應(yīng)的財(cái)務(wù)報(bào)表、分析報(bào)告、記賬憑證和原始票據(jù)憑證等只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行了分類管理，而缺乏有效配置，限制了會(huì)計(jì)檔案的深度開發(fā)，不利于高校在后期投資建設(shè)和內(nèi)部控制方面取得突破，會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用的深度和廣度不足。

（四）會(huì)計(jì)人員素質(zhì)能力不足

高校的信息化和數(shù)字化建設(shè)使高校整體運(yùn)行效率得到明顯提升。在數(shù)字化發(fā)展大環(huán)境下，高校各部門人員都要樹立正確的發(fā)展意識(shí)，不斷強(qiáng)化個(gè)人素質(zhì)與能力，進(jìn)而滿足于發(fā)展需要。但就實(shí)際情況來看，部分高校在人才培養(yǎng)和人才引進(jìn)方面存在不足之處，會(huì)計(jì)人員素質(zhì)能力達(dá)不到實(shí)際要求，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理和深度開發(fā)利用造成影響。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化的必要性

高校會(huì)計(jì)檔案的信息化管理符合當(dāng)前高校發(fā)展的必然需要，有助于高校的規(guī)范化建設(shè)和制度化建設(shè)。高校開展信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的長(zhǎng)效化和常態(tài)化，使會(huì)計(jì)檔案管理能夠取得新的突破，進(jìn)而更好地滿足高校發(fā)展的實(shí)際需要，同時(shí)有助于進(jìn)一步落實(shí)內(nèi)控管理機(jī)制和措施，提升高校管理規(guī)范水平。

（一）有助于提升會(huì)計(jì)管理效能

高校財(cái)務(wù)檔案管理工作任務(wù)重，相關(guān)的管理事項(xiàng)多，運(yùn)用信息化技術(shù)能夠全面提升會(huì)計(jì)檔案管理的整體水平和效率，進(jìn)而滿足實(shí)際的會(huì)計(jì)管理工作需要。會(huì)計(jì)管理效能的提升需要技術(shù)和制度手段作為依托，信息化可以使會(huì)計(jì)管理的覆蓋面得到擴(kuò)大，進(jìn)而使會(huì)計(jì)管理達(dá)到一個(gè)更高水平。會(huì)計(jì)電算化、會(huì)計(jì)在線審核、監(jiān)督等職能的實(shí)現(xiàn)，都依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，通過信息技術(shù)的優(yōu)化應(yīng)用，使會(huì)計(jì)管理不斷取得創(chuàng)新突破。

（二）有利于落實(shí)內(nèi)控措施

實(shí)時(shí)在線的財(cái)務(wù)管理能夠使高校內(nèi)控措施得到具體體現(xiàn)，更好地滿足高校發(fā)展過程中的內(nèi)控工作需求。結(jié)合高校的工作實(shí)際，通過信息化和數(shù)據(jù)化管理能夠有效分析高校財(cái)務(wù)管理的工作事項(xiàng)，通過事項(xiàng)的細(xì)化研究，能夠形成必要的管理體系和管理框架，使財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范性得到保障。在線運(yùn)行使校內(nèi)審計(jì)部門能夠第一時(shí)間對(duì)違規(guī)財(cái)務(wù)問題進(jìn)行預(yù)警，進(jìn)而及時(shí)修正錯(cuò)誤，起到防患于未然的作用，構(gòu)建信息化監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，圍繞內(nèi)控管理需要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和改革，使內(nèi)控工作能充分結(jié)合信息、數(shù)字技術(shù)得到全面強(qiáng)化。

（三）有助于控制財(cái)務(wù)管理成本

高校進(jìn)一步落實(shí)內(nèi)控背景下的會(huì)計(jì)管理信息化工作，有助于更好地控制財(cái)務(wù)管理成本。高校財(cái)務(wù)管理工作任務(wù)重，參與人員多，內(nèi)控水平高低直接影響著財(cái)務(wù)工作的規(guī)范性和實(shí)效性，信息化改造能夠使財(cái)務(wù)管理成本下降，有效控制高校內(nèi)部各項(xiàng)管理成本的支出，使高校管理工作能夠保持一個(gè)穩(wěn)定狀態(tài)，使管理的價(jià)值得到體現(xiàn)?？刂曝?cái)務(wù)運(yùn)行管理成本符合當(dāng)前節(jié)約辦校的精神要求，信息化技術(shù)引進(jìn)和應(yīng)用一勞永逸，統(tǒng)一有效規(guī)劃，建立起成本優(yōu)化、效率強(qiáng)化的管理體系，突出管理常態(tài)，取得持續(xù)效果。

三、高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理措施分析

加強(qiáng)內(nèi)部控制是提升高校運(yùn)行管理規(guī)范性的關(guān)鍵之舉和重要措施之一。在內(nèi)控背景下高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理面臨一系列問題，改變現(xiàn)階段高校會(huì)計(jì)檔案信息化存在的效率低、專業(yè)性差、管理措施單一等實(shí)際問題，需要各方加以努力，既要從制度機(jī)制約束方面采取措施，同時(shí)也要從檔案信息化管理技術(shù)方面取得突破，通過各方合力推動(dòng)內(nèi)控背景下高校會(huì)計(jì)檔案信息化的健康開展。

（一）結(jié)合內(nèi)控要求落實(shí)會(huì)計(jì)檔案信息化管理

高校要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，強(qiáng)化制度建設(shè)，逐步完善相應(yīng)的機(jī)制。在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作中要突出內(nèi)控要求的有效落實(shí)，圍繞嚴(yán)格管理和規(guī)范管理，開展會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作。按照規(guī)范制度要求，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的定期收集和整理、歸檔，通過信息化改造，使會(huì)計(jì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)字化管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)效性。隨著高校內(nèi)控要求的日益提升，會(huì)計(jì)檔案的查檔率和使用率日益提升，信息化后的會(huì)計(jì)檔案更利于相關(guān)部門進(jìn)行檔案的查詢和核對(duì)，有利于對(duì)財(cái)務(wù)程序和會(huì)計(jì)制度落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)管，使高校會(huì)計(jì)管理工作能夠保持常態(tài)和長(zhǎng)效。

（二）打造信息化平臺(tái)推行在線管理等管理新措施

高校的數(shù)字化建設(shè)，使數(shù)字校園普及率達(dá)到一個(gè)新的高度。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校內(nèi)控工作面臨新的問題，如果內(nèi)控工作不能延伸到信息化平臺(tái)之上，那么內(nèi)控價(jià)值與作用就無從談起。高校要加快打造信息化平臺(tái)，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)工作，通過打造符合高校實(shí)際特點(diǎn)的信息化平臺(tái)，使會(huì)計(jì)檔案在線管理等新的管理措施得到運(yùn)用。在信息化平臺(tái)當(dāng)中加設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理模塊，提升會(huì)計(jì)檔案查詢調(diào)取速度，同時(shí)留存管理痕跡和管理軌跡，通過信息化建設(shè)和數(shù)字化運(yùn)行保障會(huì)計(jì)檔案的實(shí)效性，使會(huì)計(jì)檔案管理工作取得持續(xù)突破。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化工作落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任

內(nèi)控管理從本質(zhì)來講就是責(zé)任化管理和職責(zé)化管理，高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控基本要求在于崗位責(zé)任明確、管理流程規(guī)范。在數(shù)字化應(yīng)用大趨勢(shì)下，大量數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案涌現(xiàn)，使會(huì)計(jì)檔案管理流程出現(xiàn)變化，急需加以優(yōu)化和調(diào)整。會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)中應(yīng)加入相應(yīng)內(nèi)容，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案電子化和數(shù)字化作為基本職責(zé)之一，強(qiáng)化其崗位技能，使會(huì)計(jì)人員能夠在電子記賬過程中，進(jìn)行原始憑證的復(fù)制和掃描，使紙質(zhì)憑證成為電子化數(shù)據(jù)，同時(shí)要設(shè)置相應(yīng)的數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案編目，逐漸實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子版檔案的同步收集整理。四、結(jié)束語(yǔ)加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)符合當(dāng)前高校發(fā)展的實(shí)際情況，與高校整體建設(shè)要求相吻合。在內(nèi)控環(huán)境下高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理面臨一系列新問題，有效實(shí)現(xiàn)機(jī)制的構(gòu)建和信息化平臺(tái)的打造，逐步強(qiáng)化和落實(shí)數(shù)字化工作已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵舉措.

作者:歐博溫 單位:中國(guó)地質(zhì)大學(xué)

第八篇：高校后勤檔案信息化管理研究

一、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案管理工作新的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)用技術(shù)是對(duì)量級(jí)數(shù)據(jù)流進(jìn)行集中的統(tǒng)計(jì)分析處理，特別是針對(duì)多元化的數(shù)據(jù)源，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來越多，通過清洗，整理，篩選轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。當(dāng)數(shù)據(jù)流量達(dá)到規(guī)模，可以通過更多的數(shù)據(jù)達(dá)到更加真實(shí)、全面的反饋。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了檔案管理的傳統(tǒng)管理理念，同時(shí)也促進(jìn)高校后勤工作者對(duì)信息數(shù)據(jù)資源的利用方式和加強(qiáng)后勤檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)觀念得以增強(qiáng)。對(duì)后勤檔案管理的數(shù)字技術(shù)手段應(yīng)用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推動(dòng)信息化建設(shè)的過程中，高校后勤各個(gè)業(yè)務(wù)服務(wù)保障部門都開發(fā)了相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的終端數(shù)據(jù)量和類型發(fā)生了變化，也使得高校后勤檔案管理工作呈現(xiàn)了新的特點(diǎn)。

(一)形成電子檔案的數(shù)據(jù)量逐漸增大

高校后勤檔案由后勤保障部門在各項(xiàng)服務(wù)保障工作中的原始信息數(shù)據(jù)形成。后勤各個(gè)部門都依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如節(jié)能維修系統(tǒng)、庫(kù)房管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)等。按照大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價(jià)值。目前，各類服務(wù)保障項(xiàng)目的增加、驗(yàn)收流程的嚴(yán)謹(jǐn)，使得數(shù)據(jù)保存的作用和價(jià)值愈發(fā)凸顯，加強(qiáng)“痕跡管理”直接導(dǎo)致了巨大的數(shù)據(jù)量。不僅如此，電子檔案數(shù)據(jù)還包括文件本身的數(shù)字轉(zhuǎn)化，通過人工方式生成新的數(shù)據(jù)類型也成為主要的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)來源。

(二)后勤檔案數(shù)據(jù)類型多源異構(gòu)

高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財(cái)務(wù)管理、工程管理等多項(xiàng)服務(wù)保障項(xiàng)目，檔案數(shù)據(jù)囊括辦公文件、項(xiàng)目合同、宣傳資料等，各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)檔案，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在、交叉聯(lián)系的現(xiàn)象，造成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的新特點(diǎn)。

(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用背景下，高校后勤各個(gè)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不僅是是數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者，同時(shí)也是數(shù)據(jù)的利用者。在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及后勤制度建設(shè)、文化建設(shè)等方面的工作。后勤利用統(tǒng)計(jì)后的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析學(xué)校師生對(duì)后勤服務(wù)保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升后勤服務(wù)保障工作的依據(jù);同時(shí)高校后勤的功能較傳統(tǒng)后勤有了更加豐富的內(nèi)容，后勤社會(huì)化程度不斷提高對(duì)后勤文化建設(shè)也提出了更高的要求，后勤內(nèi)涵建設(shè)、文化宣傳活動(dòng)產(chǎn)生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。

(四)大數(shù)據(jù)分析提升后勤檔案利用價(jià)值

高校后勤檔案是后勤一線服務(wù)保障工作最直接、最真實(shí)的信息記錄，并且在推動(dòng)后勤檔案信息化管理向大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用過渡的進(jìn)程中，各個(gè)服務(wù)保障業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均有其利用價(jià)值。因此，利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、工作過程產(chǎn)生的大量初級(jí)的、多樣的、碎片化的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入地分析挖掘，才能真正激發(fā)后勤檔案的寶貴利用價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案信息化管理面臨的問題

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，特別是后勤社會(huì)化改革的需要，也對(duì)高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統(tǒng)方式影響和缺乏信息化技術(shù)應(yīng)用的限制，后勤檔案管理仍停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的初級(jí)管理層次，尚存在以下幾個(gè)問題:

(一)后勤檔案管理方式傳統(tǒng)粗放，檔案信息決策功能受到限制

目前，后勤檔案管理缺乏對(duì)檔案中記錄的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次地統(tǒng)計(jì)、分析，忽視對(duì)各類分散信息的整理，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結(jié)構(gòu)不合理，容易導(dǎo)致重要信息資料的價(jià)值被忽視，無法充分發(fā)揮后勤檔案在服務(wù)保障項(xiàng)目推進(jìn)過程中的指導(dǎo)作用，制約了利用檔案中的信息資料開展推動(dòng)服務(wù)保障工作的決策作用。

(二)檔案信息化管理機(jī)制建設(shè)不健全，缺乏制度依據(jù)

高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進(jìn)行管理，缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一管理機(jī)制，后勤檔案管理的制度建設(shè)還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機(jī)制建設(shè)不完善，直接造成后勤各類檔案管理工作相對(duì)滯后，檔案的保管、保密等工作都沒有相關(guān)的制度參照?qǐng)?zhí)行，容易造成資料流失，嚴(yán)重影響檔案應(yīng)用效率。

(三)后勤檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)增加，存在安全漏洞

信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時(shí)由于管理人員信息化技術(shù)水平的限制，對(duì)信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。

(四)后勤信息檔案信息化技術(shù)應(yīng)用率低，容易形成“信息孤島”

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用背景下時(shí)代下，復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)類型和存儲(chǔ)格式使電子檔案文件的統(tǒng)一收集難度增加，同時(shí)對(duì)檔案利用的方式過于傳統(tǒng)，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“信息孤島”，難以發(fā)揮其真正的信息支持功能。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案信息化管理的工作思路

針對(duì)目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題，在大數(shù)據(jù)背景下，尚無法完全體現(xiàn)后勤檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過設(shè)計(jì)建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)，并推動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與檔案信息化管理工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理方式，進(jìn)一步推進(jìn)高校后勤檔案信息化管理工作改革。

(一)樹立后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作理念，為數(shù)字化管理奠定管理基礎(chǔ)

要利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案利用價(jià)值，必須轉(zhuǎn)變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數(shù)字化管理是必要手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創(chuàng)新建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)制，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化管理中的作用。

(二)建立高校后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作機(jī)制，確保管理工作規(guī)范、安全、高效

伴隨高校后勤大數(shù)據(jù)信息管理工作的推進(jìn)，應(yīng)及時(shí)建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理責(zé)任，通過制度建設(shè)規(guī)范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時(shí)，明確細(xì)化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數(shù)據(jù)管理建設(shè)需求，確保后勤檔案數(shù)字化管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化。并通過制度規(guī)范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高效利用。

(三)建立高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案數(shù)字化管理工作效率

目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內(nèi)部的非專業(yè)或兼職人員進(jìn)行管理。這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，數(shù)字化、信息化管理技術(shù)的掌握和使用也受到學(xué)歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，要建立專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍。通過引進(jìn)專業(yè)人員或加強(qiáng)本單位專業(yè)人才培養(yǎng)，培養(yǎng)和提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合管理水平。同時(shí)，還要全面加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，從安全意識(shí)、信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及保密意識(shí)等，提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，優(yōu)化管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，有效提高后勤檔案管理工作效率。

作者:呂麗華 于濤 單位:天津職業(yè)大學(xué)

第九篇：高校人事檔案信息化管理探究

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代的來臨使得許多原有發(fā)展思路不能滿足當(dāng)前所需。高校人事檔案是高校重要的信息資源，在對(duì)其管理發(fā)展的過程中，也要打破傳統(tǒng)模式，在信息時(shí)代特有的背景環(huán)境中探索出更符合高校人事管理檔案規(guī)律的新方向，使高校人事管理檔案工作不斷進(jìn)步。

一、信息化時(shí)代為高校人事檔案管理帶來機(jī)遇

(一)加速了高校人事制度改革步伐。當(dāng)前，我國(guó)高校的用人制度逐漸從“終生制”向“聘用制”邁進(jìn)，“鐵飯碗”的時(shí)代在高校用人歷史中終將退去。在這個(gè)轉(zhuǎn)變過程中，高校人事檔案管理部門會(huì)通過運(yùn)用信息化工具，幫助其更快速地完成人才流動(dòng)，保證高校在人事管理上的工作效率。具體來說，高校人事管理部門通過網(wǎng)絡(luò)等信息手段，能夠更方便地查詢到更多可用人才，在進(jìn)行人才的篩選上更加快捷，然后從人才服務(wù)相關(guān)網(wǎng)站將人才信息下載保存，在人才使用過程中不斷將其信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行完善，在整個(gè)過程中，高校人事管理部門不僅能夠更有效率地完成任務(wù)，對(duì)于人才的監(jiān)管更加有保障，這種信息化管理無形中加速了高校人事制度改革步伐，推動(dòng)了“聘用制”時(shí)代的來臨。

(二)提高了工作人員業(yè)務(wù)水平與工作效率。高校中傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要是進(jìn)行實(shí)體檔案管理，工作人員要花費(fèi)許多時(shí)間來將各類檔案分門別類整編，在檔案信息的檢索方面，工作人員需要將所需資料先通過分類目錄找到記錄，再根據(jù)記錄去檔案庫(kù)房?jī)?nèi)找到其實(shí)體檔案，這一系列工作使得工作人員耗費(fèi)的人力物力眾多，工作效率卻比較低。如果我們將信息化管理的思路與相關(guān)技術(shù)引進(jìn)高校人事檔案管理工作中，那么工作人員的工作效率將大大提高。我們運(yùn)用校園網(wǎng)將所有檔案通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行錄入，這一次的錄入可以反復(fù)進(jìn)行資源共享，工作人員在進(jìn)行各種查閱、完善工作時(shí)將不會(huì)耗費(fèi)任何體力和腦力，在進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)信息就可以迅速產(chǎn)生結(jié)果，無需人工操作，省時(shí)省力。除此之外，人事檔案信息化管理能夠幫助工作人員節(jié)省出更多的時(shí)間，利用這些時(shí)間可以去進(jìn)行業(yè)務(wù)能力的提高和專業(yè)知識(shí)的再學(xué)習(xí)，信息化的技術(shù)和管理將工作人員解放出來，讓他們的能力得以進(jìn)一步提高。

(三)便于紙質(zhì)檔案的維護(hù)。紙質(zhì)檔案具有易被破壞、不易保存的缺點(diǎn)，高校許多評(píng)議活動(dòng)中需要對(duì)各種檔案反復(fù)拆裝、翻閱，所以，在人事檔案發(fā)展的過程中，怎樣能將這些寶貴信息資源更好地保護(hù)起來也是一個(gè)難點(diǎn)。信息化時(shí)代的來臨使得人與這些紙質(zhì)檔案的接觸變少了，通過無紙化操作能夠讓這些紙質(zhì)檔案更長(zhǎng)久地得以保存。

二、當(dāng)前高校人事檔案信息化管理存在的問題

我們看到，將高校人事檔案管理工作進(jìn)行信息化管理具備多重優(yōu)勢(shì)，但根據(jù)目前各高校對(duì)于信息化管理人事檔案的現(xiàn)狀來看，仍存在一些問題。

(一)服務(wù)觀念的缺乏。對(duì)于一項(xiàng)新技術(shù)的引入，通常由于認(rèn)識(shí)上的不足被首先否認(rèn)。當(dāng)前，我國(guó)各高校在利用信息化管理模式上仍不能打破傳統(tǒng)思維，高校人事檔案管理工作仍處在“輕利用，重保管”的舊有模式，而一些檔案管理工作人員對(duì)于怎樣能夠更好地提高工作效率服務(wù)大眾的意識(shí)較為缺乏，他們不能夠克服自身在檔案管理工作中的惰性，過分追求安逸，不符合信息化時(shí)代的服務(wù)要求。

(二)管理人員素質(zhì)有待提高。信息化時(shí)代下的各項(xiàng)管理工作，均需要對(duì)其技術(shù)有很高的駕馭能力。傳統(tǒng)高校人事管理工作者主要是依靠自身手工勞動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但在今天，信息化時(shí)代各項(xiàng)技術(shù)日新月異，檔案管理工作者不僅需要對(duì)固有知識(shí)的了解，對(duì)于各項(xiàng)新技術(shù)的快速掌握也是對(duì)其素質(zhì)的極大考驗(yàn)，例如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作、自動(dòng)化技術(shù)等，都需要在崗位上不斷學(xué)習(xí)，對(duì)于高校人事管理工作中所引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，當(dāng)前許多管理人員不能夠很好地進(jìn)行操作，阻礙了人事檔案信息化管理的推動(dòng)進(jìn)程。

(三)制度化管理的不足。高校人事檔案管理需要進(jìn)行制度化的管理，而在信息時(shí)代條件下，我們尚未能很好地根據(jù)當(dāng)前信息化管理的相關(guān)特性來完善更新相關(guān)制度，各項(xiàng)信息化操作仍處在不規(guī)范、不協(xié)調(diào)狀態(tài)，相關(guān)制度維持在原有的傳統(tǒng)模式下，不能夠更好地推動(dòng)高校人事檔案管理信息化發(fā)展。

三、高校人事檔案信息化管理未來發(fā)展

信息化時(shí)代的來臨使得未來高校在進(jìn)行人事檔案管理工作中采取信息化管理成為必然趨勢(shì)，面對(duì)這樣的趨勢(shì)，近些年高校在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)取得一定成效，但與理想狀態(tài)中的信息化管理仍存在不小差距。在未來的發(fā)展過程中，應(yīng)采取各種有效措施，幫助高校在進(jìn)行人事檔案管理工作中不斷向信息化方向發(fā)展，使各種信息化技術(shù)、資源得以充分利用，這樣才能更好地為高校檔案管理工作服務(wù)。

(一)樹立正確的管理理念。當(dāng)前信息時(shí)代下的信息交換、流通，已不是過去時(shí)代中的那么封閉保守，我們對(duì)于信息的流通應(yīng)抱有積極對(duì)待的理念。當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，誰(shuí)能夠有效抓住可利用信息，成為一個(gè)企業(yè)或者個(gè)人成功的有利因素，所以，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，對(duì)信息管理樹立正確的態(tài)度。在當(dāng)前社會(huì)中應(yīng)一分為二地看待人事檔案保密性強(qiáng)這個(gè)固有觀念，對(duì)于一些具有保密特性的信息當(dāng)然繼續(xù)將其處在保密狀態(tài)，但是對(duì)于一些可以利用的信息資源就要主動(dòng)開發(fā)利用，對(duì)這類信息的管理采取積極開放的理念。在當(dāng)前，高校人才相互流動(dòng)頻繁，固有的人事管理制度顯然不能滿足人才與用人單位的雙向需求。

(二)提高高校人事檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。信息化時(shí)代中的各項(xiàng)操作需要具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，所以在信息化管理的當(dāng)前，需要不斷提高管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案規(guī)范化管理即根據(jù)人事、組織、勞動(dòng)等部門的具體要求，系統(tǒng)、科學(xué)、動(dòng)態(tài)地管理人事檔案，高校人事檔案管理同樣符合這樣的要求，我們不僅要在進(jìn)行信息化管理過程中符合相關(guān)法律規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，更要根據(jù)具體情況，在發(fā)展過程中提高人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。

(三)提高管理人員的綜合素質(zhì)。作為高校人事檔案信息化管理的操作者，工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)于其建設(shè)具有舉足輕重的作用，在未來發(fā)展的目標(biāo)就是要建成一支綜合素質(zhì)較高的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，為日后的更好工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一是要對(duì)從事高校人事檔案管理工作的工作團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的培訓(xùn)，使其能夠不斷掌握最新的技術(shù)，并能很好地應(yīng)用于現(xiàn)實(shí)工作中。二是要提高其服務(wù)意識(shí)，讓他們?cè)诠ぷ髦懈e極主動(dòng)，更好地為學(xué)校人事工作開展服務(wù)。三是高校人事管理工作人員也要具備良好的思想道德水準(zhǔn)。人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的保密性工作，對(duì)其工作質(zhì)量有著很高的要求，因此，管理人員需要在崗位中自覺用道德行為規(guī)范約束自身行為，不斷提高自身思想道德水準(zhǔn)。我國(guó)高校人事檔案管理工作正在向信息化邁進(jìn)，但通過觀察不難發(fā)現(xiàn)，我們?nèi)蕴幱谳^為落后的階段，隨著科技的不斷發(fā)展，各種信息化手段終將代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，面對(duì)信息化時(shí)代來臨給高校人事檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們有理由相信，只要不斷在實(shí)踐中探索，找到更符合我國(guó)高校人事檔案發(fā)展的規(guī)律，就必然會(huì)將該事業(yè)帶向新的發(fā)展境界，使高校在人事檔案管理中不斷提高效率，更好地推動(dòng)高校人事檔案管理事業(yè)向前邁進(jìn)。

作者:婁楠 單位:北華大學(xué)