導(dǎo)語：信息化下行政機關(guān)檔案管理探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在社會的高速發(fā)展時期，市場經(jīng)濟影響不斷擴大，行政機關(guān)的檔案管理也進入新的發(fā)展階段，亟待優(yōu)化與改革。基于信息化背景之下，行政機關(guān)的檔案管理也要與時俱進，加快信息化建設(shè)，以更好適應(yīng)社會發(fā)展需求，加速實現(xiàn)檔案信息社會共享的目標(biāo)。行政機關(guān)隸屬國家機構(gòu)，承擔(dān)國家行政事務(wù)。行政機關(guān)檔案是其履行職責(zé)的重要材料，很多涉及國家機密。因此，要全面加強行政機關(guān)檔案管理，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行轉(zhuǎn)變，積極創(chuàng)新和探究，切實提升檔案信息化管理的水平和能力，加快行政機構(gòu)檔案管理向著的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；行政機關(guān)；檔案管理

在信息時代，行政機關(guān)檔案規(guī)模與數(shù)量不斷擴大，類型繁雜，對管理效率和質(zhì)量都提出較高標(biāo)準(zhǔn)。依托計算機信息技術(shù)，行政機關(guān)檔案管理獲取全新發(fā)展手段，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，依托先進的管理方式，切實提高管理效率，為檔案查詢與使用奠定基礎(chǔ)。因此，要以信息時代為背景，對行政機構(gòu)檔案管理工作進行全面探討，尋求切實可行的發(fā)展之路。

一、信息化對行政機關(guān)檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）突破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，信息管理與利用效率顯著提升。在信息時代背景之下，檔案信息化管理強化對傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)化與改變，強調(diào)以檔案服務(wù)為核心，依托信息化分類、加工和整理，達到對信息的高度整合與提取，提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)檔案管理中，查詢難度較大，效率不高，一旦需要進行調(diào)整，面臨復(fù)雜的流程。信息化支持下，實現(xiàn)對傳統(tǒng)模式的有效改善，彌補不足之處，在方便檔案信息保存的同時，為修改提供便利，提升檔案信息查詢的速度。另外，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持信息高效傳遞，檔案利用效率顯著提升，管理成本大幅降低。（二）與行政機關(guān)檔案管理工作相契合，信息化建設(shè)加速。在當(dāng)前行政機關(guān)檔案管理工作，主要手段仍為手工的形式，需要面對較大工作量，工作效率不高。即使部分機關(guān)檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，但只是停留在基本的信息輸入進系統(tǒng)中，尤其是查詢與搜索建設(shè)緩慢，整體檔案信息化水平不高。在新時期，行政機關(guān)重視推廣無紙化辦公，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，加快其檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，推進檔案信息化建設(shè)進程，切實提升檔案信息化管理水平。（三）提供檔案收集與加工處理效率，管理成本大幅降低。對于檔案信息化管理而言，強調(diào)檔案內(nèi)容的信息化處理，加快檔案實體向信息化檔案管理的過度。檔案信息化管理的應(yīng)用能夠強化對信息的有效區(qū)分，促進信息收集與加工處理，切實提升信息整合與提高效率，檔案管理更顯高效性和效益。信息化管理靈活性與效益性突出，強化對傳統(tǒng)方式不足之處的完善，信息共享度增強，操作更加便捷。除此之外，在信息化管理之下，檔案信息利用率顯著提升，有利于檔案價值的發(fā)揮，合理降低檔案管理的人工成本。（四）與時代同步，信息化管理模式保持較強的先進性在人工檔案管理之下，管理流程復(fù)雜而繁瑣，使得機關(guān)檔案管理工作凸顯局限性。另外，在檔案信息查詢使用中，也借助人工方式實施，管理成本顯著提升，降低信息共享性，無法保證檔案管理與利用服務(wù)發(fā)展同步。為了更好地適應(yīng)社會的發(fā)展需求以及信息化的普及，行政機關(guān)需要對檔案管理模式進行積極地探究，不斷進行優(yōu)化與調(diào)整，引進先進管理技能，滿足社會和時代的發(fā)展需求，從真正意義上實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息化管理。

二、行政機關(guān)檔案管理中存在的不足

目前檔案數(shù)字化工作中在制度、人員、管理上有一定問題，制約著檔案建設(shè)水平的提升，主要有以下方面。首先，檔案管理方式滯后。當(dāng)前，很多行政機構(gòu)雖然具備檔案信息化管理的工具，但是，使用率不高。還有些單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設(shè)備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設(shè)速度。另外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實踐。還有些檔案管理的人員素質(zhì)不高，信息化素養(yǎng)不強，尚未具備豐富的信息化知識，知識結(jié)構(gòu)尚未得到及時更顯，對傳統(tǒng)的模式管理檔案方式依賴性較強。其次，檔案歸檔缺乏規(guī)范性。行政機關(guān)檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。但是，當(dāng)前檔案管理人員知識面有限，認(rèn)識層面參差不齊，很難形成對檔案資料的端正認(rèn)識，影響操作的規(guī)范性。因此，同一個檔案的歸檔極有可能被歸到不同的類別，引發(fā)管理混亂，大大降低檔案調(diào)取的效率，影響檔案資料完整性，浪費人力物力和空間的同時，檔案歸檔不科學(xué)，誘發(fā)檔案資料缺失。最后，鑒于長期紙質(zhì)檔案管理方式的影響，檔案管理制度缺乏更新，尤其是面對電子檔案日益普及的情況，很多單位尚未建立全新的電子檔案管理制度。面對檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案管理制度需要不斷更新，保證具有前瞻性和統(tǒng)概性，以更好地適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。

三、如何做好信息化背景下行政機關(guān)檔案管理工作

在檔案建設(shè)發(fā)展中，我們要多措并舉，從管理工作的方方面面入手全面推動檔案數(shù)字化工作的健康快速有序發(fā)展。（一）依托行政機關(guān)發(fā)展實際，構(gòu)建檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。為了將行政機構(gòu)信息化檔案管理落到實處，要重視構(gòu)建檔案管理信息化的規(guī)劃，結(jié)合機關(guān)發(fā)展方向與戰(zhàn)略，進行合理部署，依據(jù)實際情況，構(gòu)建特色辦公模式，保證方向正確，目標(biāo)清晰，重視實踐和探索，保證與時俱進，與時代同步，加快探索全方位的、多角度的大規(guī)模管理模式，以適應(yīng)不同發(fā)展時期檔案管理信息化的目標(biāo)，推動檔案管理信息化的健康、可持續(xù)發(fā)展。另外，對于行政機關(guān)而言，其檔案管理信息化以靈活性與延展性為特征，需要全面關(guān)注機關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展和規(guī)劃，強化兩個特點的滲透，保證規(guī)劃與實際相符，提升檔案管理信息化發(fā)展的有效性，維護行政機關(guān)信息服務(wù)的高效性。（二）積極建立檔案信息化網(wǎng)站，加快行政機關(guān)檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)。對于行政機關(guān)檔案信息化建設(shè)，首要在是構(gòu)建與自身發(fā)展相符合的檔案網(wǎng)站，保證具有單位特色，實效性較強，便于提供更加有效的檔案服務(wù)?；趯I(yè)化的網(wǎng)站，能夠為檔案使用提供便利，借助網(wǎng)站搜索、查詢等功能，在最短時間內(nèi)找到所需檔案信息，突破時空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案信息網(wǎng)站，便捷性與高效性增強，避免人工方式的復(fù)雜流程以及資源浪費。信息網(wǎng)站逐步實現(xiàn)了對傳統(tǒng)手工操作的替代，代表了行政機關(guān)檔案管理信息化改革的發(fā)展方向。在信息化網(wǎng)站建設(shè)中，要積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，加快機構(gòu)建設(shè)，強化檔案管理體系與行政機構(gòu)管理體系的融合，保證整體上與行政機構(gòu)發(fā)展中戰(zhàn)略的一致性，切實提升檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。另外，鑒于信息化發(fā)展的不斷深入，檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)成為重點，強化對檔案原件的保護。數(shù)字化建設(shè)需要先進的信息手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫，并不斷對構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫進行及時地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對不斷更新的數(shù)據(jù)要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內(nèi)容，促進檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得行政機關(guān)的檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。（三）制定機關(guān)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，維護統(tǒng)一性與一致性。行政機關(guān)檔案的建設(shè)中，要加強標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)，這也是重中之重，重點內(nèi)容之一，也是展現(xiàn)一個單位檔案管理是否達到現(xiàn)代化水平在行政機構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)中，要結(jié)合機構(gòu)特征，分析其內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)，進行妥善落實與執(zhí)行，注重在過程中查缺補漏，實現(xiàn)對信息化體系的健全與完善。遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，注重遵循便捷與精確標(biāo)準(zhǔn)，確保其發(fā)展能夠達到現(xiàn)代化水平。在信息化建設(shè)中，要實施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則，在構(gòu)建中及時發(fā)現(xiàn)問題并采用有效的方式解決，尤其是對于軟件內(nèi)容與格式，提升規(guī)范性，為資源共享提供便利。（四）全面提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力。在檔案信息化建設(shè)中，發(fā)揮主導(dǎo)作用的是檔案管理人員，因此，要千方百計加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。檔案信息化管理需要專業(yè)的從業(yè)人員進行相關(guān)的操作和工作，需要不斷地更新管理理念。具體講，要配備專業(yè)化的檔案管理人員，設(shè)置專門的崗位。另外，要重視加強專業(yè)化培訓(xùn)，尤其是以信息技術(shù)為重點，學(xué)會多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對信息網(wǎng)站的需求，發(fā)揮檔案信息內(nèi)容的最大價值和作用。落實檔案管理新方法和相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，積極完善檔案管理人員的知識儲備。除此之外，要注重行業(yè)交流，較強學(xué)習(xí)，善于吸收他人的先進經(jīng)驗和好的方法。增強責(zé)任感，加強自我學(xué)習(xí)，不斷更新知識庫。（五）積極構(gòu)建科學(xué)高效的檔案信息化管理機制。建立數(shù)字化管理制度。遵循國家相關(guān)檔案管理法規(guī)，進行深入剖析，結(jié)合實際情況，全面進行分析研究，構(gòu)建具有信服力和指導(dǎo)性的檔案管理制度，為檔案數(shù)字化的良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理制度。具體講，要重視做好檔案原始數(shù)據(jù)和資料的收集和管理，保證規(guī)范性，遵循相關(guān)歸檔，維護數(shù)據(jù)信息的正確性、完整性；而后，對電子檔案進行合理分類，建立相關(guān)規(guī)章制度。除此之外，要落實查詢與使用工作，維護保密性與安全性，構(gòu)建相關(guān)機制，維護使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化標(biāo)準(zhǔn)制度。這部分工作強調(diào)信息收集格式的一致性，遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，落實統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計，加強檔案系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)范化管理。同時也要在信息安全上執(zhí)行嚴(yán)格的制度，做好相應(yīng)的備份管理，保障數(shù)據(jù)的安全。

四、結(jié)束語

綜上，對于行政機關(guān)檔案管理工作，行政機關(guān)檔案信息化管理需要長時間的嘗試和探索需要以信息化為背景，加快信息化建設(shè)，維護其自身的長期性和系統(tǒng)性，以實踐為基礎(chǔ)，善于積累經(jīng)驗，加強學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，認(rèn)真做好每一環(huán)節(jié)的工作，穩(wěn)抓穩(wěn)打推動檔案信息化管理的順利開展，以期提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，更好地服務(wù)于社會發(fā)展與建設(shè)。先進的檔案管理模式應(yīng)該適應(yīng)社會和時展的需求，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，尋求突破，推動行政機關(guān)檔案管理信息化發(fā)展的有序推進。

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作者:陳莉 單位:二連浩特海關(guān)