新形勢(shì)下工程檔案信息化管理措施

時(shí)間:2022-04-28 03:31:08

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新形勢(shì)下工程檔案信息化管理措施

摘要:在當(dāng)下的建筑工程項(xiàng)目中,要想促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,就必須保障施工效率。在工程施工中,檔案的管理工作將會(huì)直接對(duì)整個(gè)工程的順利展開(kāi)造成影響。對(duì)此,文章分析了新形勢(shì)下建設(shè)行業(yè)中工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀,并提出相應(yīng)的解決措施,希望能夠?yàn)槲覈?guó)建筑工程的發(fā)展提供一定助力。

關(guān)鍵詞:工程檔案;信息化;管理措施

1工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1信息化管理不足

隨著工程行業(yè)的發(fā)展,建筑工程在各方面、各環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了大量的工程數(shù)據(jù)信息,建筑工程檔案管理工作也得到了充足的發(fā)展空間[1]。但是,大多數(shù)工程的檔案都主要使用紙質(zhì)化儲(chǔ)存方式,信息化模式尚未完全滲透到工程建設(shè)中。因此,在當(dāng)下的行業(yè)環(huán)境中,工程檔案管理要想完全轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ぷ髂J饺匀淮嬖谝欢ǖ碾y度。一般來(lái)說(shuō),建筑工程施工的工期較長(zhǎng),在施工的過(guò)程中往往會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)以及信息,工程檔案管理人員要將其整理成工程文件。考慮到大量的紙質(zhì)文件的保管質(zhì)量,企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中就需要制定相關(guān)的管理方案以及措施。另外,大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)也面臨取用、分類(lèi)困難等問(wèn)題,需要耗費(fèi)大量的人力資源與時(shí)間成本。

1.2信息化水平較低

在建筑工程施工過(guò)程中,各項(xiàng)工程文件缺乏信息化管理機(jī)制[2]。在實(shí)際的建筑工程中,各參建方在施工過(guò)程中產(chǎn)生的活動(dòng)都會(huì)被直接記錄到檔案之中,因此,各參建方就成為信息數(shù)據(jù)的生成主體,這些數(shù)據(jù)的取用質(zhì)量與效率將會(huì)直接影響整個(gè)建筑工程各參建方的經(jīng)濟(jì)效益以及建筑工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展。信息化管理主要包括兩方面,一方面是用于匯總與查詢(xún)方便的信息化目錄,另一方面則是工程的具體內(nèi)容。在實(shí)際的工作中,需要考慮到文件的編排,若編排不夠完善,將會(huì)直接導(dǎo)致目錄與實(shí)際信息不符,很難為資料的查詢(xún)提供便利。即使應(yīng)用了信息化手段,但過(guò)于混亂的編排模式仍然會(huì)導(dǎo)致文件的取用困難,那么檔案信息化也就僅限于載體。

1.3使用效率低下

在當(dāng)下的工程檔案管理工作中,工作人員在查詢(xún)某一具體項(xiàng)目、環(huán)節(jié)的相關(guān)文件時(shí),往往需要通過(guò)相關(guān)部門(mén)的審批,并且需憑借有效證件方能進(jìn)行查閱[3]。這一過(guò)程效率較低,文件往往會(huì)在多個(gè)部門(mén)以及多個(gè)工作人員之間流動(dòng),這樣會(huì)導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢(xún)不具備時(shí)效性,甚至在文件傳輸?shù)倪^(guò)程中發(fā)生丟失、損壞等問(wèn)題。該種模式還會(huì)導(dǎo)致查詢(xún)?nèi)藛T無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)提取工程的原始資料,嚴(yán)重影響了工程整體的施工效率。

1.4缺乏專(zhuān)業(yè)工作人員

在當(dāng)下的建筑工程行業(yè)環(huán)境中,相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)信息化不夠重視,大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有聘用專(zhuān)門(mén)用于信息化管理的工作人員,導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)中缺乏具備專(zhuān)業(yè)技能的人才,難以跟上時(shí)展的步伐,構(gòu)建快速、高效的工作模式。另外,大部分工作人員都習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式,不愿自主加強(qiáng)對(duì)新興技術(shù)的學(xué)習(xí)以及信息化技術(shù)的學(xué)習(xí),缺少信息化模式的知識(shí)體系,工作技能難以滿(mǎn)足當(dāng)下的信息化時(shí)展要求。在部分建筑工程單位中,領(lǐng)導(dǎo)階層較少注重信息化管理工作,在電子檔案的建設(shè)方面也不夠重視,對(duì)信息化的認(rèn)知還有待提升,嚴(yán)重影響了信息化發(fā)展的進(jìn)程。

1.5電子檔案管理體系不完善

當(dāng)下,工程電子檔案的管理缺少一套系統(tǒng)、完善的體系,在實(shí)際的工作中,很難劃分各工作人員的職責(zé),嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的進(jìn)程。各工作人員的職權(quán)劃分不明確、崗位混亂、權(quán)力交疊,通常出現(xiàn)某一文件多人管理、某一數(shù)據(jù)信息無(wú)人問(wèn)津的情況。除此以外,部分單位雖然應(yīng)用了信息化管理模式,但是在日常的工作中仍然沒(méi)有制定一個(gè)適用于電子檔案的體系以及制度,因而無(wú)法發(fā)揮信息化的最大效用。

1.6保密程度不高

在當(dāng)下的建筑行業(yè)中,部分工程建設(shè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理模式,但是信息化主要依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),而建設(shè)單位不具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)安全防控技術(shù)與能力,在日常工作中,很容易受到不法分子的攻擊,導(dǎo)致文件泄露等問(wèn)題。

2工程檔案信息化管理措施

2.1強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

在建筑行業(yè)發(fā)展進(jìn)程中,要想進(jìn)一步提高工程質(zhì)量以及工程施工效率,就必須做好建筑工程檔案管理工作。加強(qiáng)信息化建設(shè),能夠有效消除傳統(tǒng)模式中的弊端,有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)模式中低效率、低質(zhì)量的管理模式問(wèn)題。要想從真正意義上構(gòu)建信息化管理模式,企業(yè)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)階層以及相關(guān)工作人員就必須加強(qiáng)對(duì)信息化管理的重視,認(rèn)識(shí)到信息化的重要性,并且圍繞企業(yè)的發(fā)展,跟隨市場(chǎng)的變化,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式;借助信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),不斷創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式,以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展,強(qiáng)化工程施工過(guò)程中各信息數(shù)據(jù)的收集與整理。

2.2加大工程檔案信息化管理的投資

在大多數(shù)行業(yè)中,信息化往往具備開(kāi)發(fā)成本高、應(yīng)用成本低等特點(diǎn)。在建筑行業(yè),企業(yè)也可以充分利用這一點(diǎn),將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn),通過(guò)構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的方式降低檔案取用方面的成本,并從該方面縮短工程施工的工期。因此,企業(yè)在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中,就應(yīng)當(dāng)加大工程檔案信息化管理方面的投資,通過(guò)聘請(qǐng)具備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的工作人員,構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)屬于企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。另外,通過(guò)購(gòu)進(jìn)全新的計(jì)算機(jī)設(shè)備或者相關(guān)的辦公軟件來(lái)完成相關(guān)文件的存取。通過(guò)加強(qiáng)這方面的投資,構(gòu)建一個(gè)存取都具備一定便捷性的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外,企業(yè)也需要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器的建設(shè),該服務(wù)器主要服務(wù)于工程中的各參建方,當(dāng)各參建單位產(chǎn)生信息或者數(shù)據(jù)時(shí),可以通過(guò)該服務(wù)器直接上傳相關(guān)文件,并且共享于其他參建方,保障所有信息都能透明。企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)掃描儀等配置的優(yōu)化,改善傳統(tǒng)的信息收集、整合模式,通過(guò)各種電子設(shè)備完成對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的采集與儲(chǔ)存工作。

2.3建立和完善建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在建筑工程項(xiàng)目中,相關(guān)企業(yè)需要為該工程構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù),該數(shù)據(jù)庫(kù)需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他參建方相互聯(lián)系并相互共享。不同的參建方具備不同的權(quán)限,并且能夠在專(zhuān)門(mén)的板塊上傳具體的變更、施工技術(shù)、質(zhì)量管理等材料信息,借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)完成數(shù)據(jù)的傳輸、提取與應(yīng)用。在日常的工作中,需要派遣專(zhuān)門(mén)的工作人員展開(kāi)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作,也可以通過(guò)建設(shè)智能化系統(tǒng),自動(dòng)篩選冗余數(shù)據(jù),對(duì)各文件進(jìn)行精簡(jiǎn)排序。另外,還需要在該數(shù)據(jù)庫(kù)中構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檢索機(jī)構(gòu),幫助工作人員更好地提取相關(guān)文件以及內(nèi)容,避免提取困難等問(wèn)題影響整個(gè)工程的建設(shè)效率。

2.4加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能

在實(shí)際的工作中,企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。通過(guò)構(gòu)建具備專(zhuān)業(yè)技能的團(tuán)隊(duì),提升工程檔案管理的工作效率,并且使日常的施工與企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中數(shù)據(jù)信息的管理效率以及質(zhì)量能夠得到最基本的保障。首先,企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)人員的招聘,聘請(qǐng)具備電子檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的工作人員,并且予以合理的薪資待遇,吸納人才,創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式,并且?guī)?dòng)老員工學(xué)習(xí)電子檔案的管理手段。其次,加強(qiáng)老員工對(duì)信息化的認(rèn)識(shí),使其學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用,并且構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的考核機(jī)制,定期考核老員工的學(xué)習(xí)成果以及工作水平。最后,在實(shí)際的工作過(guò)程中需要加強(qiáng)新老員工之間的聯(lián)動(dòng),老員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)較為豐富,因此,在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中,并非是招聘了具備專(zhuān)業(yè)技能的新員工就能完全淘汰老員工,企業(yè)可以采用以老帶新的方式,通過(guò)老員工的幫助積累新員工的工作經(jīng)驗(yàn),并且通過(guò)新鮮血液的注入,為傳統(tǒng)的工作模式帶來(lái)創(chuàng)新和活力。除了員工能力方面的提高,企業(yè)也要制定專(zhuān)門(mén)的獎(jiǎng)懲機(jī)制,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,一旦檔案質(zhì)量或者完整性出現(xiàn)問(wèn)題,則直接問(wèn)責(zé)個(gè)人。對(duì)于工作態(tài)度積極、管理水平較高的員工給予一定的褒獎(jiǎng),通過(guò)年終獎(jiǎng)或者業(yè)績(jī)考核等方式激發(fā)員工的工作熱情以及對(duì)電子檔案的學(xué)習(xí)熱情。

2.5健全電子檔案管理體系

正所謂“沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓。”在實(shí)際的工程檔案工作中,要想提高資料的提取效率以及管理水平,就必須構(gòu)建一個(gè)完善、健全、系統(tǒng)的管理體系,該體系需要考慮到社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展,同時(shí)也要考慮到企業(yè)的運(yùn)營(yíng),根據(jù)我國(guó)的國(guó)情制定一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理體系。除針對(duì)工作人員制定的獎(jiǎng)懲制度以外,還需要針對(duì)具體的工作內(nèi)容制定專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度。檔案信息化管理模式不僅需要依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),還要將傳統(tǒng)的管理模式融入進(jìn)去,推陳出新。將傳統(tǒng)管理模式與信息化管理相結(jié)合,在最大程度上創(chuàng)新管理模式,為建筑工程提供幫助。

2.6提高電子檔案管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)安全的發(fā)展與破解技術(shù)的發(fā)展是同步的,要想保障數(shù)據(jù)的安全,就必須不斷更新安全系統(tǒng)。首先,建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需要布置專(zhuān)門(mén)的用戶(hù)名以及密鑰,根據(jù)不同崗位的工作人員需擔(dān)負(fù)的職責(zé),為其配備可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中行使的權(quán)利。其次,考慮到黑客攻擊的問(wèn)題,需要定期改變數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)營(yíng)算法以及密鑰算法。最后,定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的檢查與維護(hù),以此保障網(wǎng)絡(luò)安全,降低發(fā)生檔案丟失等問(wèn)題的可能性。

3結(jié)束語(yǔ)

總之,通過(guò)合理應(yīng)用信息化技術(shù),能夠有效解決傳統(tǒng)工程檔案管理工作模式中的問(wèn)題,并提高工作效率,縮短建筑工程的整體工期,為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn):

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作者:王周蘭 單位:東明縣房地產(chǎn)服務(wù)中心