導(dǎo)語(yǔ)：新形勢(shì)下工程檔案信息化管理措施一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：在當(dāng)下的建筑工程項(xiàng)目中，要想促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，就必須保障施工效率。在工程施工中，檔案的管理工作將會(huì)直接對(duì)整個(gè)工程的順利展開(kāi)造成影響。對(duì)此，文章分析了新形勢(shì)下建設(shè)行業(yè)中工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的解決措施，希望能夠?yàn)槲覈?guó)建筑工程的發(fā)展提供一定助力。

關(guān)鍵詞：工程檔案；信息化；管理措施

1工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1信息化管理不足

隨著工程行業(yè)的發(fā)展，建筑工程在各方面、各環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了大量的工程數(shù)據(jù)信息，建筑工程檔案管理工作也得到了充足的發(fā)展空間[1]。但是，大多數(shù)工程的檔案都主要使用紙質(zhì)化儲(chǔ)存方式，信息化模式尚未完全滲透到工程建設(shè)中。因此，在當(dāng)下的行業(yè)環(huán)境中，工程檔案管理要想完全轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ぷ髂Ｊ饺匀淮嬖谝欢ǖ碾y度。一般來(lái)說(shuō)，建筑工程施工的工期較長(zhǎng)，在施工的過(guò)程中往往會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)以及信息，工程檔案管理人員要將其整理成工程文件。考慮到大量的紙質(zhì)文件的保管質(zhì)量，企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中就需要制定相關(guān)的管理方案以及措施。另外，大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)也面臨取用、分類(lèi)困難等問(wèn)題，需要耗費(fèi)大量的人力資源與時(shí)間成本。

1.2信息化水平較低

在建筑工程施工過(guò)程中，各項(xiàng)工程文件缺乏信息化管理機(jī)制[2]。在實(shí)際的建筑工程中，各參建方在施工過(guò)程中產(chǎn)生的活動(dòng)都會(huì)被直接記錄到檔案之中，因此，各參建方就成為信息數(shù)據(jù)的生成主體，這些數(shù)據(jù)的取用質(zhì)量與效率將會(huì)直接影響整個(gè)建筑工程各參建方的經(jīng)濟(jì)效益以及建筑工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展。信息化管理主要包括兩方面，一方面是用于匯總與查詢(xún)方便的信息化目錄，另一方面則是工程的具體內(nèi)容。在實(shí)際的工作中，需要考慮到文件的編排，若編排不夠完善，將會(huì)直接導(dǎo)致目錄與實(shí)際信息不符，很難為資料的查詢(xún)提供便利。即使應(yīng)用了信息化手段，但過(guò)于混亂的編排模式仍然會(huì)導(dǎo)致文件的取用困難，那么檔案信息化也就僅限于載體。

1.3使用效率低下

在當(dāng)下的工程檔案管理工作中，工作人員在查詢(xún)某一具體項(xiàng)目、環(huán)節(jié)的相關(guān)文件時(shí)，往往需要通過(guò)相關(guān)部門(mén)的審批，并且需憑借有效證件方能進(jìn)行查閱[3]。這一過(guò)程效率較低，文件往往會(huì)在多個(gè)部門(mén)以及多個(gè)工作人員之間流動(dòng)，這樣會(huì)導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢(xún)不具備時(shí)效性，甚至在文件傳輸?shù)倪^(guò)程中發(fā)生丟失、損壞等問(wèn)題。該種模式還會(huì)導(dǎo)致查詢(xún)?nèi)藛T無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)提取工程的原始資料，嚴(yán)重影響了工程整體的施工效率。

1.4缺乏專(zhuān)業(yè)工作人員

在當(dāng)下的建筑工程行業(yè)環(huán)境中，相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)信息化不夠重視，大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有聘用專(zhuān)門(mén)用于信息化管理的工作人員，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)中缺乏具備專(zhuān)業(yè)技能的人才，難以跟上時(shí)展的步伐，構(gòu)建快速、高效的工作模式。另外，大部分工作人員都習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，不愿自主加強(qiáng)對(duì)新興技術(shù)的學(xué)習(xí)以及信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，缺少信息化模式的知識(shí)體系，工作技能難以滿(mǎn)足當(dāng)下的信息化時(shí)展要求。在部分建筑工程單位中，領(lǐng)導(dǎo)階層較少注重信息化管理工作，在電子檔案的建設(shè)方面也不夠重視，對(duì)信息化的認(rèn)知還有待提升，嚴(yán)重影響了信息化發(fā)展的進(jìn)程。

1.5電子檔案管理體系不完善

當(dāng)下，工程電子檔案的管理缺少一套系統(tǒng)、完善的體系，在實(shí)際的工作中，很難劃分各工作人員的職責(zé)，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的進(jìn)程。各工作人員的職權(quán)劃分不明確、崗位混亂、權(quán)力交疊，通常出現(xiàn)某一文件多人管理、某一數(shù)據(jù)信息無(wú)人問(wèn)津的情況。除此以外，部分單位雖然應(yīng)用了信息化管理模式，但是在日常的工作中仍然沒(méi)有制定一個(gè)適用于電子檔案的體系以及制度，因而無(wú)法發(fā)揮信息化的最大效用。

1.6保密程度不高

在當(dāng)下的建筑行業(yè)中，部分工程建設(shè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理模式，但是信息化主要依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，而建設(shè)單位不具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)安全防控技術(shù)與能力，在日常工作中，很容易受到不法分子的攻擊，導(dǎo)致文件泄露等問(wèn)題。

2工程檔案信息化管理措施

2.1強(qiáng)化信息化管理意識(shí)

在建筑行業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，要想進(jìn)一步提高工程質(zhì)量以及工程施工效率，就必須做好建筑工程檔案管理工作。加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠有效消除傳統(tǒng)模式中的弊端，有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)模式中低效率、低質(zhì)量的管理模式問(wèn)題。要想從真正意義上構(gòu)建信息化管理模式，企業(yè)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)階層以及相關(guān)工作人員就必須加強(qiáng)對(duì)信息化管理的重視，認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，并且圍繞企業(yè)的發(fā)展，跟隨市場(chǎng)的變化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式；借助信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式，以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，強(qiáng)化工程施工過(guò)程中各信息數(shù)據(jù)的收集與整理。

2.2加大工程檔案信息化管理的投資

在大多數(shù)行業(yè)中，信息化往往具備開(kāi)發(fā)成本高、應(yīng)用成本低等特點(diǎn)。在建筑行業(yè)，企業(yè)也可以充分利用這一點(diǎn)，將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，通過(guò)構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的方式降低檔案取用方面的成本，并從該方面縮短工程施工的工期。因此，企業(yè)在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，就應(yīng)當(dāng)加大工程檔案信息化管理方面的投資，通過(guò)聘請(qǐng)具備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的工作人員，構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)屬于企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，通過(guò)購(gòu)進(jìn)全新的計(jì)算機(jī)設(shè)備或者相關(guān)的辦公軟件來(lái)完成相關(guān)文件的存取。通過(guò)加強(qiáng)這方面的投資，構(gòu)建一個(gè)存取都具備一定便捷性的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，企業(yè)也需要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器的建設(shè)，該服務(wù)器主要服務(wù)于工程中的各參建方，當(dāng)各參建單位產(chǎn)生信息或者數(shù)據(jù)時(shí)，可以通過(guò)該服務(wù)器直接上傳相關(guān)文件，并且共享于其他參建方，保障所有信息都能透明。企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)掃描儀等配置的優(yōu)化，改善傳統(tǒng)的信息收集、整合模式，通過(guò)各種電子設(shè)備完成對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的采集與儲(chǔ)存工作。

2.3建立和完善建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在建筑工程項(xiàng)目中，相關(guān)企業(yè)需要為該工程構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與其他參建方相互聯(lián)系并相互共享。不同的參建方具備不同的權(quán)限，并且能夠在專(zhuān)門(mén)的板塊上傳具體的變更、施工技術(shù)、質(zhì)量管理等材料信息，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)完成數(shù)據(jù)的傳輸、提取與應(yīng)用。在日常的工作中，需要派遣專(zhuān)門(mén)的工作人員展開(kāi)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作，也可以通過(guò)建設(shè)智能化系統(tǒng)，自動(dòng)篩選冗余數(shù)據(jù)，對(duì)各文件進(jìn)行精簡(jiǎn)排序。另外，還需要在該數(shù)據(jù)庫(kù)中構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檢索機(jī)構(gòu)，幫助工作人員更好地提取相關(guān)文件以及內(nèi)容，避免提取困難等問(wèn)題影響整個(gè)工程的建設(shè)效率。

2.4加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能

在實(shí)際的工作中，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。通過(guò)構(gòu)建具備專(zhuān)業(yè)技能的團(tuán)隊(duì)，提升工程檔案管理的工作效率，并且使日常的施工與企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中數(shù)據(jù)信息的管理效率以及質(zhì)量能夠得到最基本的保障。首先，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)人員的招聘，聘請(qǐng)具備電子檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的工作人員，并且予以合理的薪資待遇，吸納人才，創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式，并且?guī)?dòng)老員工學(xué)習(xí)電子檔案的管理手段。其次，加強(qiáng)老員工對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，使其學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，并且構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的考核機(jī)制，定期考核老員工的學(xué)習(xí)成果以及工作水平。最后，在實(shí)際的工作過(guò)程中需要加強(qiáng)新老員工之間的聯(lián)動(dòng)，老員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)較為豐富，因此，在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，并非是招聘了具備專(zhuān)業(yè)技能的新員工就能完全淘汰老員工，企業(yè)可以采用以老帶新的方式，通過(guò)老員工的幫助積累新員工的工作經(jīng)驗(yàn)，并且通過(guò)新鮮血液的注入，為傳統(tǒng)的工作模式帶來(lái)創(chuàng)新和活力。除了員工能力方面的提高，企業(yè)也要制定專(zhuān)門(mén)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，一旦檔案質(zhì)量或者完整性出現(xiàn)問(wèn)題，則直接問(wèn)責(zé)個(gè)人。對(duì)于工作態(tài)度積極、管理水平較高的員工給予一定的褒獎(jiǎng)，通過(guò)年終獎(jiǎng)或者業(yè)績(jī)考核等方式激發(fā)員工的工作熱情以及對(duì)電子檔案的學(xué)習(xí)熱情。

2.5健全電子檔案管理體系

正所謂“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。”在實(shí)際的工程檔案工作中，要想提高資料的提取效率以及管理水平，就必須構(gòu)建一個(gè)完善、健全、系統(tǒng)的管理體系，該體系需要考慮到社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展，同時(shí)也要考慮到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，根據(jù)我國(guó)的國(guó)情制定一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理體系。除針對(duì)工作人員制定的獎(jiǎng)懲制度以外，還需要針對(duì)具體的工作內(nèi)容制定專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度。檔案信息化管理模式不僅需要依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還要將傳統(tǒng)的管理模式融入進(jìn)去，推陳出新。將傳統(tǒng)管理模式與信息化管理相結(jié)合，在最大程度上創(chuàng)新管理模式，為建筑工程提供幫助。

2.6提高電子檔案管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)安全的發(fā)展與破解技術(shù)的發(fā)展是同步的，要想保障數(shù)據(jù)的安全，就必須不斷更新安全系統(tǒng)。首先，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需要布置專(zhuān)門(mén)的用戶(hù)名以及密鑰，根據(jù)不同崗位的工作人員需擔(dān)負(fù)的職責(zé)，為其配備可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中行使的權(quán)利。其次，考慮到黑客攻擊的問(wèn)題，需要定期改變數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)營(yíng)算法以及密鑰算法。最后，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的檢查與維護(hù)，以此保障網(wǎng)絡(luò)安全，降低發(fā)生檔案丟失等問(wèn)題的可能性。

3結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)合理應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠有效解決傳統(tǒng)工程檔案管理工作模式中的問(wèn)題，并提高工作效率，縮短建筑工程的整體工期，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益。

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作者：王周蘭 單位：東明縣房地產(chǎn)服務(wù)中心