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摘要:通過加強(qiáng)工程物資集采管理，實現(xiàn)企業(yè)降本增效和防控風(fēng)險已逐漸成為企業(yè)的共識。本文從建筑工程企業(yè)物資采購特點出發(fā)，歸納工程物資集采管理的必要性和重要性，據(jù)此構(gòu)建工程物資集采管理體系，提出保障該體系實施的支撐條件。

關(guān)鍵詞:工程物資;集采管理;業(yè)務(wù)管控

一、建筑工程企業(yè)物資采購特點

行業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，在建筑工程項目的施工總成本中，物資成本占比超過四成。因此，物資采購價格是影響施工成本最直接、最重要的因素，也是影響項目收益的關(guān)鍵所在。特別是對于大型建筑工程企業(yè)而言，如何通過物資采購實現(xiàn)降本增效，從而推動企業(yè)價值持續(xù)增長，已成為一個重要問題。而對于我國大型建筑工程企業(yè)而言，雖然從整體上看工程項目物資需求量十分巨大，但企業(yè)在市場中并沒有獲得與需求量相匹配的話語權(quán)，在物資采購價格、供貨保障等方面均處于劣勢地位。這主要是由于行業(yè)特性決定的，大型建筑施工企業(yè)通常組織結(jié)構(gòu)龐雜，下屬單位數(shù)量多且分散，加之施工項目所在地域和具體施工情況的影響，物資采購多以項目為單位進(jìn)行，無法獲得規(guī)模效益，也很難具有議價優(yōu)勢。同時，由于在建項目均為臨時性，企業(yè)在分散采購中很難與上游供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，在物資價格、持續(xù)供應(yīng)保障等方面均面臨較大風(fēng)險。由此可見，對于大型建筑工程企業(yè)而言，物資集采的必要性和重要性是不言而喻的。通過物資集采，不僅有利于企業(yè)掌握優(yōu)勢資源，降低采購成本，保證物資的持續(xù)供給，同時，在服務(wù)項目以滿足工程需求的基礎(chǔ)上，還有助于企業(yè)尋找市場機(jī)會從而拓展盈利渠道。

二、工程物資集采管理體系的構(gòu)建

基于上述我國建筑工程企業(yè)物資采購的特點，實現(xiàn)物資集中采購供應(yīng)首先需要構(gòu)建集采管理體系。該體系的核心是建立企業(yè)內(nèi)跨層級的協(xié)同工作機(jī)制?？偛坎少徆芾聿块T歸口管理工程物資集采工作，負(fù)責(zé)做好頂層設(shè)計，明確各個參與方的職責(zé)分工，固化集采工作流程;集采平臺公司負(fù)責(zé)具體實施，配合完成招標(biāo)采購工作，與上下游企業(yè)簽訂采供銷合同，收集各項目單位的需求計劃，并根據(jù)項目實際制定實施方案;項目單位需要按規(guī)定的流程做好集采計劃，并負(fù)責(zé)物資收貨和現(xiàn)場管理。具體地看，集采管理體系由集采業(yè)務(wù)流程和集采業(yè)務(wù)管控兩大維度構(gòu)成。(一)集采業(yè)務(wù)流程。集采業(yè)務(wù)流程具體分為經(jīng)營投標(biāo)和項目實施兩個階段。1．經(jīng)營投標(biāo)階段。該階段包括項目信息收集、投標(biāo)報價、銷售合同簽訂與執(zhí)行。(1)項目信息收集。銷售部門通過電話、公共媒體、客戶自媒體、內(nèi)部傳遞、面對面會議等渠道，收集來自內(nèi)外部的有關(guān)目標(biāo)項目的有價值情報，并按照項目合同金額將項目信息劃分不同類型。(2)投標(biāo)報價。該流程包括四個環(huán)節(jié):資格預(yù)審、報價管理、報價文件投遞及開標(biāo)、獲取投標(biāo)/詢價結(jié)果。①資格預(yù)審。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理會根據(jù)甲方資格預(yù)審要求，準(zhǔn)備相關(guān)資格預(yù)審資料。招標(biāo)文件中有投標(biāo)保函、保證金要求的，銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)按照公司有關(guān)投保保函、保證金辦理規(guī)定進(jìn)行辦理。②報價管理。根據(jù)不同項目的采購量、交貨地點、交貨時間等情況綜合考慮，選擇多家優(yōu)勢供貨商多渠道、多路徑進(jìn)行快速預(yù)詢價。以預(yù)詢價作為基準(zhǔn)價進(jìn)行利潤加成，經(jīng)部門經(jīng)理審核、主管副總審批后，作為對外報價的基準(zhǔn)。③報價文件投遞及開標(biāo)。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)編制投標(biāo)書，并按招標(biāo)文件要求進(jìn)行投遞。開標(biāo)后，仍由其理負(fù)責(zé)收集匯總各投標(biāo)單位的有關(guān)報價、優(yōu)惠條件等關(guān)鍵信息。④獲取投標(biāo)/詢價結(jié)果。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)獲取投標(biāo)/詢價結(jié)果，更新項目狀態(tài)。由其負(fù)責(zé)獲取中標(biāo)/未中標(biāo)通知書，并向相關(guān)負(fù)責(zé)人通報投標(biāo)/詢價結(jié)果。(3)銷售合同簽訂與執(zhí)行。①合同簽訂。按照公司合同審批流程進(jìn)行合同審批，完成合同簽訂。②合同執(zhí)行。銷售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)全程跟蹤合同執(zhí)行情況，內(nèi)部負(fù)責(zé)與采購業(yè)務(wù)經(jīng)理協(xié)調(diào)交貨問題，財務(wù)部門開票問題，外部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)甲方的回款問題。2．項目實施階段。在該階段，本著公平、公正、合規(guī)的基本原則，在企業(yè)利潤最大化、風(fēng)險最小化的目標(biāo)約束下實施就近采購。根據(jù)適用范圍的不同，具體采購方式包括框架協(xié)議采購、公司儲備倉庫以及一單一詢采購等。采購合同簽訂與合同執(zhí)行有如下具體流程。(1)合同簽訂。按照公司合同審批流程進(jìn)行合同審批，完成合同簽訂。(2)合同綜合執(zhí)行。采購業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)全程跟蹤合同執(zhí)行情況，內(nèi)部負(fù)責(zé)與財務(wù)部門協(xié)調(diào)付款問題，與現(xiàn)場協(xié)調(diào)員溝通交貨情況，外部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供貨商的開票、供貨問題。(3)現(xiàn)場交貨。采購業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供貨商發(fā)貨時間，現(xiàn)場協(xié)調(diào)員對貨物的運輸過程進(jìn)行全過程跟蹤，直至貨物安全抵達(dá)交貨地。貨到現(xiàn)場后辦理相關(guān)的移交手續(xù)，貨物交倉庫管理。(二)集采業(yè)務(wù)管控。1．客戶管控。銷售部門收集有關(guān)目標(biāo)項目的客戶信息，包括企業(yè)概況、財務(wù)信息、聯(lián)系人等，并按照企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的客戶準(zhǔn)入要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行客戶準(zhǔn)入審查。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)全年實際合作成交額及回款情況等，對客戶進(jìn)行評估分級，該分級每年進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，特別是對于嚴(yán)重失信客戶會進(jìn)行降級或淘汰處理。2．供應(yīng)商管控。在符合供應(yīng)商準(zhǔn)入原則的前提下，從營業(yè)范圍、生產(chǎn)能力、供貨維度、財務(wù)能力、質(zhì)量保證能力和履約信用等維度，具體設(shè)計準(zhǔn)入要求標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)全年度實際合作成交情況、供貨情況、響應(yīng)速度、服務(wù)效果等，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估分級，與客戶管控維度一樣，供應(yīng)商分級也以年度為單位動態(tài)調(diào)整。3．風(fēng)險管控。通過對業(yè)務(wù)實施過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，并針對主要風(fēng)險點制定相應(yīng)的風(fēng)險預(yù)防措施。4．安全管控。產(chǎn)品采購過程中的安全管理涵蓋整個采購工作的全流程，確保在供應(yīng)商考察階段、運輸階段、現(xiàn)場檢驗/交貨階段，現(xiàn)場服務(wù)階段的作業(yè)符合安全管理的要求以及物流倉儲的安全管理。

三、工程物資集采管理體系的實施支撐條件

(一)保證資金良性周轉(zhuǎn)。資金是集采工作的生命線，是集采工作可持續(xù)進(jìn)行的物質(zhì)保障。一方面，需完善集采流動資金籌集機(jī)制。項目單位需根據(jù)承接項目測算工程物資采購總額和流動資金需求額，集采平臺公司據(jù)此明確資金來源，通過合理運用票據(jù)、供應(yīng)鏈金融等多種融資方式，積極拓展融資渠道，降低資金成本。另一方面，需完善集采資金清算機(jī)制。建立集采資金有償占用機(jī)制，以經(jīng)濟(jì)手段督促各項目單位及時償付，避免項目單位無限制占用集采資金，造成因內(nèi)部流動資金沉淀而導(dǎo)致集采難以為繼的情況發(fā)生。(二)加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理。在供應(yīng)商關(guān)系管理方面，立足于長期合作和價值增值的共識，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)層面的戰(zhàn)略合作渠道建設(shè)，從戰(zhàn)略采購和區(qū)域集采兩個維度拓展集采業(yè)務(wù)的深度和廣度，加強(qiáng)資源渠道建設(shè)，提升整體經(jīng)營效益。同時，也應(yīng)充分考慮物資市場價格、供應(yīng)商的持續(xù)供給能力等因素，引入供應(yīng)商選優(yōu)機(jī)制，實現(xiàn)風(fēng)險的有效管控。(三)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。在集采管理系統(tǒng)中積極推進(jìn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理。業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化有助于規(guī)避集在定價、服務(wù)等方面存在的差別以及隱形損失的發(fā)生。信息化除了在已有的集中招標(biāo)及詢價等方面廣泛應(yīng)用外，可進(jìn)一步應(yīng)用于計劃、對賬、結(jié)算、付款等信息流轉(zhuǎn)方面，實現(xiàn)提效降本。

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作者:李超 單位:天辰(天津)國際技術(shù)貿(mào)易有限公司