導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文書檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府?！薄稘h宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也?！薄短接[》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍。”蘭臺隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’?！薄端鍟份d：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?！睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記•太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書?！薄稘h書•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房?？ぜ壭姓挝辉O(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書?！笨h級及縣級以下的行政單位也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等?！逗鬂h書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣?！彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方?！?976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個文書管理室，出土相關(guān)官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經(jīng)有意識的對簡牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經(jīng)初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾?，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪睢！痘哿找袅x》卷七十七‘讎?！⒁讹L(fēng)俗通》云‘：二人對校為讎?！墩滞?#8226;言部》‘：讎，?？睍蛔?，比言兩本相對覆如仇讎?！?/p>

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府?！鼻貪h時立法對于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)?！啊卑l(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識到官文書的運(yùn)作對于保障國家政令正常傳遞，保護(hù)國家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

篇2

隨著社會的不斷進(jìn)步，隨著各項工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的淺談農(nóng)業(yè)科研所如何加強(qiáng)文書檔案的管理。

目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的需要。農(nóng)業(yè)科研所在科研、黨政管理等項工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研是一項十分重要的任務(wù)。

據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因為農(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國家、省、市重點項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強(qiáng)，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無章。

篇3

珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術(shù)檔案工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的局面，《藝術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度先后出臺，文化藝術(shù)檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道；文化藝術(shù)活動中形成的文字、聲像、照片、實物等不同載體的文化藝術(shù)檔案收集整理進(jìn)展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術(shù)遺產(chǎn)；文化藝術(shù)檔案館（室）藏品的保管和展陳環(huán)境有了明顯的改善；文化藝術(shù)檔案研究取得豐碩成果，藝術(shù)檔案學(xué)科建設(shè)方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術(shù)檔案工作起步較晚,藝術(shù)檔案館事業(yè)發(fā)展不平衡,對做好文化藝術(shù)檔案工作的認(rèn)識還有待提高；由于設(shè)施和條件不足，館藏文化藝術(shù)檔案得不到有效管理和保護(hù)，現(xiàn)存文化藝術(shù)檔案老化破損現(xiàn)象突出；管理和保護(hù)人才匱乏，人才隊伍培養(yǎng)還需進(jìn)一步加強(qiáng)；經(jīng)費投入需要進(jìn)一步加大；全球信息化趨勢和國家信息化建設(shè)為文化藝術(shù)檔案的管理和利用帶來了劃時代的機(jī)遇，也使我們面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；隨著文化大發(fā)展大繁榮工作的不斷推進(jìn)，相應(yīng)會產(chǎn)生大量豐富的文化藝術(shù)檔案資料，切實采取有力措施加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案工作已成為一項重要而緊迫的任務(wù)。

二、充分認(rèn)識促進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義

發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動各領(lǐng)域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護(hù)，并得以傳承和發(fā)揚(yáng)。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護(hù)好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護(hù)自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺地認(rèn)識文化藝術(shù)檔案在促進(jìn)文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認(rèn)識文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認(rèn)識文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動地推動文化藝術(shù)檔案工作在新的起點上加快發(fā)展。

三、切實增強(qiáng)做好新時期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感

文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項文化藝術(shù)活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真貫徹落實《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強(qiáng)藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強(qiáng)化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊伍建設(shè)，加強(qiáng)資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

四、全力以赴做好藝術(shù)檔案收集歸檔整理工作

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社會學(xué)科中的大部分學(xué)科的知識體系都包括兩個部分:“形而上”、“形而下”。“形而上”指的是那些比較抽象的、原理性比較高的知識內(nèi)容，而“形而下”是指那些應(yīng)用性比較強(qiáng)、實驗方面的內(nèi)容。這兩種分布在兩級的知識內(nèi)容通過一定的邏輯聯(lián)系在一起，并且成為一個完整學(xué)科缺一不可的重要組成部分。圖書情報與檔案管理學(xué)科的分化還體現(xiàn)在學(xué)科知識體系內(nèi)部，就是指在“形而上”和“形而下”兩方面的擴(kuò)展。作為管理學(xué)科中的典型的應(yīng)用型學(xué)科，圖書情報與檔案管理學(xué)科的知識體系更加偏重于對于應(yīng)用價值比較高的知識內(nèi)容的講授，也就是更加偏重于對于“形而下”內(nèi)容的講授，這在一定程度上也就造成了“形而下”強(qiáng)而“形而上”弱的特點。隨著社會的不斷發(fā)展，圖書情報與檔案管理學(xué)科也發(fā)生了一定的變化，使學(xué)科從更加偏重于對于操作性的原理的總結(jié)概括，轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ诮?jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)信息內(nèi)容的概括總結(jié)，一方面改變了圖書情報與檔案管理學(xué)科傳統(tǒng)的“形而下”強(qiáng)而“形而上”弱的特點，在一定程度上促進(jìn)了圖書情報與檔案管理學(xué)科的分化，在“形而下”方面更加注重接地氣，深入了解，不斷做精做細(xì);另一方面在“形而上”方面不斷深挖，在理論進(jìn)一步成熟的基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入探討，不斷地出新與實際需要相聯(lián)系的理論學(xué)說，為解決實際問題提供理論依據(jù)。圖書情報與檔案管理學(xué)科的“形而下”與“形而上”的兩級化發(fā)展，并沒有阻礙該學(xué)科的發(fā)展，相反的在一定程度上促進(jìn)了該學(xué)科整體水平的發(fā)展，使該學(xué)科的實際社會影響增強(qiáng)，以前對于該學(xué)科的一些批判性的言論已經(jīng)不見了，換來的是社會對圖書情報與檔案管理學(xué)科的全面認(rèn)識和發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)可，以及與之相關(guān)學(xué)科的蓬勃發(fā)展。

二、圖書情報與檔案管理學(xué)科的整合

自從二十世紀(jì)五十年代起，我國的圖書情報與檔案管理就已經(jīng)進(jìn)入到整合為主流形態(tài)的發(fā)展階段。圖書情報與檔案管理學(xué)科的整合方式主要有兩種:通過一級學(xué)科內(nèi)部的三個二級學(xué)科集成融合，以及跨學(xué)科外部交叉綜合兩種方式出現(xiàn)。［2］

(一)一級學(xué)科內(nèi)部的集成融合是實現(xiàn)該學(xué)科內(nèi)部整合的有效手段之一

學(xué)科集成指的是把N個分支學(xué)科綜合在一起，使這些分支學(xué)科之間產(chǎn)生聯(lián)系，最終形成一個有機(jī)學(xué)科整體，而學(xué)科的融合是指將N個學(xué)科綜合在一起，使他們之間相互影響、相互融合，從而發(fā)生反應(yīng)，產(chǎn)生一個全新的學(xué)科。圖書情報與檔案管理學(xué)科也是檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)三個學(xué)科在經(jīng)歷融合以后形成的一個全新的學(xué)科。不管是圖書館學(xué)還是檔案學(xué)、情報學(xué)，都原本是文獻(xiàn)科學(xué)的組成部分，但是隨著學(xué)科發(fā)展，他們逐漸獨立出來，成為三個獨立學(xué)科。但是這三個有著共同的理論基礎(chǔ)、邏輯關(guān)系的獨立學(xué)科并沒有實現(xiàn)有機(jī)的整合，重新形成一個新的學(xué)科，實現(xiàn)一加一大于二的理想效果。直到1997年，國務(wù)院在頒布的文件中打破了原先這三個學(xué)科并不屬于一個學(xué)科群的慣例，并將其整合為一個一級學(xué)科，這也使得圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)三個學(xué)科有了可以整合在一起的基礎(chǔ)。自此以后，圖書情報與檔案管理學(xué)科得以出現(xiàn)，并不斷發(fā)展，為社會的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了重要的理論指導(dǎo)。

(二)除了通過集成融合的方式實現(xiàn)圖書情報與檔案管理學(xué)科的整合，還可以借助交叉綜

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檔案管理內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，一般都是管理人員人工完成檔案內(nèi)容，在檔案內(nèi)容管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)能夠有效改善工作質(zhì)量，提高工作效率，具體的應(yīng)用有幾方面的內(nèi)容：存儲文件目錄、復(fù)制、檢索；存儲檔案內(nèi)容信息和檢索；統(tǒng)計、編目和匯總檔案文件；標(biāo)引文件關(guān)鍵詞；管理借閱，提供借閱咨詢服務(wù)；打印文件目錄；管理保管室安全；傳輸數(shù)據(jù)，進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。

2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應(yīng)用其中?？梢允褂肐nternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應(yīng)用了電子信息技術(shù)，運(yùn)用電子信息技術(shù)將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無處不在的，而信息技術(shù)也有效促進(jìn)了信息化檔案管理的發(fā)展。

3在備份恢復(fù)中的應(yīng)用

電子檔案是以計算機(jī)數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計算機(jī)病毒、軟件等問題帶來了嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發(fā)嚴(yán)重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復(fù)檔案。一般的備份恢復(fù)包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復(fù)計劃等，要完成備份需要使用應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞?，硬盤容量大、價格低，恢復(fù)速度較快，體積小易于保存。

4推動信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展

可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進(jìn)行歸檔保護(hù)，環(huán)境會對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對電子檔案要進(jìn)行定期維護(hù)和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護(hù)、拷貝、使用等都要嚴(yán)格記錄；第三，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，對管理人員要進(jìn)行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

5結(jié)束語

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一、建立電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系的必要性

信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，一方面提高了檔案工作的效率，擴(kuò)大了檔案的社會影響力；另一方面也對檔案工作提出了新的要求，例如存儲介質(zhì)的不穩(wěn)定、技術(shù)過時、黑客入侵、電腦病毒破壞等都使得電子檔案信息的安全保護(hù)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

在2002年國家檔案局頒發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》和近期各省市的“十一五檔案信息化建設(shè)綱要”中都提出了“檔案信息安全保障體系建設(shè)”，但仍缺乏深入、系統(tǒng)的探討。電子檔案信息的安全管理是一個過程，而不是一個產(chǎn)品，我們不能期望通過一個安全產(chǎn)品就能把所有的安全問題都解決。對各檔案管理系統(tǒng)來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識別自身信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險，包括這些風(fēng)險可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進(jìn)行最充分的分析與評價。只有采用科學(xué)有效的模型和方法進(jìn)行全面的安全評價，才能真正掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對高風(fēng)險的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅固的電子檔案信息安全管理體系。

二、電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系的組成

電子檔案信息系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內(nèi)部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國內(nèi)外的電子檔案信息安全評估標(biāo)準(zhǔn)，國家對電子檔案信息和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全性的基本要求，結(jié)合電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系。該體系主要包括五個大項二十個小項的評價指標(biāo)。

1、物理安全評價指標(biāo)

物理安全是指存儲檔案信息的庫房、計算機(jī)設(shè)備及管理人員工作場所內(nèi)外的環(huán)境條件必須滿足檔案信息安全、計算機(jī)設(shè)備和管理人員的要求。對于各種災(zāi)害、故障要采取充分的預(yù)防措施，萬一發(fā)生災(zāi)害或故障，應(yīng)能采取應(yīng)急措施，將損失降到最低。物理安全包括環(huán)境安全、設(shè)備安全和載體安全三個方面。

(1)環(huán)境安全：主要指存儲檔案信息的庫房、計算機(jī)機(jī)房周圍環(huán)境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災(zāi)害的能力，如庫房是否建在電力、水源充足，自然環(huán)境清潔，通訊、交通運(yùn)輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監(jiān)控系統(tǒng)；有無防雷措施等。

(2)設(shè)備安全：主要是指對電子檔案信息系統(tǒng)設(shè)備的安全保護(hù)，包括設(shè)備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護(hù)等。

(3)載體安全：保證設(shè)備安全的同時，也要保證載體安全，要對載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施。

2、管理安全評價指標(biāo)

安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規(guī)范和制約的作用，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。電子檔案信息的管理安全評價指標(biāo)具體包括：

(1)專門的檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)和專職的檔案信息安全管理人員：檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)的成立與檔案信息安全管理人員的任命必須有相關(guān)單位的正式文件。

(2)規(guī)章制度：包括有無健全的電子檔案信息安全管理規(guī)章制度；檔案信息安全人員的配備、調(diào)離是否有嚴(yán)格的管理制度；設(shè)備與數(shù)據(jù)管理制度是否完備；是否有登記建檔制度；是否有完整的電子檔案信息安全培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)制度；各類人員的安全職責(zé)是否明確，能否保障電子檔案信息的安全管理。

(3)是否有緊急事故處理預(yù)案：為減少電子檔案信息系統(tǒng)故障的影響，盡快恢復(fù)系統(tǒng)，應(yīng)制定故障的應(yīng)急措施和恢復(fù)規(guī)程以及自然災(zāi)害發(fā)生時的應(yīng)急預(yù)案，制成手冊，以備及時恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。

3、網(wǎng)絡(luò)安全評價指標(biāo)

越來越多的電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，而網(wǎng)絡(luò)作為一種構(gòu)建在開放性技術(shù)協(xié)議基礎(chǔ)上的信息流通渠道，它的防衛(wèi)能力和抗攻擊能力較弱，可能會遭受到病毒、黑客的襲擊。為了保證電子檔案的安全必須保證其傳輸?shù)拿浇椤W(wǎng)絡(luò)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全評價指標(biāo)包括以下幾個方面：

(1)是否有計算機(jī)病毒防范措施

(2)是否有防黑客入侵設(shè)施：主要是設(shè)置防火墻和入侵檢測等設(shè)施。

(3)是否有訪問控制措施：訪問控制是指控制訪問網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的用戶，當(dāng)用戶之間建立鏈接時，為了防止非法鏈接或被欺騙，就可實施身份確認(rèn)，以確保只有合法身份的用戶才能與之建立鏈接。

(4)是否有審計與監(jiān)控：審計與監(jiān)控是指應(yīng)使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備或?qū)崟r入侵檢測設(shè)備，以便對進(jìn)出各級局域網(wǎng)的常見操作進(jìn)行實時檢查、監(jiān)控、報警和阻斷，從而防止針對網(wǎng)絡(luò)的攻擊與犯罪行為。

4、信息安全評價指標(biāo)

在網(wǎng)絡(luò)能夠正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，我們要保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、篡改或盜用。

(1)是否采取加密措施：檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，而計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性使得電子檔案信息的這一特性難以保證，而且有些電子檔案信息有密級限制，不能公開在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，所以電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸時必須通過加密來保證其安全。

(2)是否有數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，黑客的攻擊可以改變信息包內(nèi)部的內(nèi)容，所以應(yīng)采取有效的措施來進(jìn)行完整性控制，這對于電子檔案信息來說至關(guān)重要。

(3)是否確保信息數(shù)據(jù)庫的安全：一個組織最核心的信息通常以數(shù)據(jù)庫的形式保存和使用，保證數(shù)據(jù)庫安全對于電子檔案信息來說有重要的作用。

(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息審計系統(tǒng)和密級控制兩方面。信息審計系統(tǒng)能實時對進(jìn)出內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息進(jìn)行內(nèi)容審計，以防止或追查可能的泄密行為；另外，可以根據(jù)信息保密級別的高低劃分公開范圍，并對用戶劃分訪問權(quán)限，進(jìn)行分組管理。

(5)是否有防抵賴技術(shù)：防抵賴技術(shù)確保用戶不能否認(rèn)自己所做的行為，同時提供公證的手段來解決可能出現(xiàn)的爭議，它包括對數(shù)據(jù)源和目的地雙方的證明，常用方法是數(shù)字簽名。

5、系統(tǒng)安全評價指標(biāo)

這里的系統(tǒng)安全是指計算機(jī)整個運(yùn)行體系的安全。在計算機(jī)上處理信息時，硬件、軟件出現(xiàn)故障或誤操作、突然斷電等都會使正在處理的信息丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。所以我們需要采取一系列措施保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，確保信息的安全。計算機(jī)系統(tǒng)安全評價指標(biāo)有：

(1)是否有系統(tǒng)操作日志：系統(tǒng)操作日志詳細(xì)記錄了系統(tǒng)的操作狀況，以便事后分析和追查系統(tǒng)損壞的原因，為系統(tǒng)提供進(jìn)一步的安全保障。

(2)是否進(jìn)行系統(tǒng)安全檢測：運(yùn)用系統(tǒng)安全檢測工具對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測，可及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞或惡意的攻擊，進(jìn)而采取有效的補(bǔ)救措施和安全策略，達(dá)到增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的目的。

(3)是否有操作系統(tǒng)防破壞措施：操作系統(tǒng)集中管理系統(tǒng)的資源，是計算機(jī)系統(tǒng)賴以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的安全性將直接影響到整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全。操作系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)建立某些相對的鑒別標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)操作系統(tǒng)本身在內(nèi)的各個用戶，阻止有害功能的運(yùn)行。

(4)是否進(jìn)行系統(tǒng)信息備份：日常備份制度是系統(tǒng)備份方案的具體實施細(xì)則，應(yīng)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行日常備份，否則將無法達(dá)到備份方案的目標(biāo)。

(5)是否有災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)：當(dāng)系統(tǒng)因人為或自然因素受到破壞時，我們應(yīng)保證能夠盡快地恢復(fù)正常工作，把損失控制在最小范圍內(nèi)。

三、電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系權(quán)重確定方法

用若干個指標(biāo)進(jìn)行綜合評價時，其對評價對象的作用，從評價目的來看，并不是同等重要的。指標(biāo)越重要，權(quán)的數(shù)值就越大；反之，數(shù)值小則可以說明其重要程度相對較低。

合理地確定和適當(dāng)?shù)卣{(diào)整指標(biāo)權(quán)重，體現(xiàn)了系統(tǒng)評價指標(biāo)中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評價因素的可比性。在安全評價中，具體確定權(quán)重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環(huán)比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評價。

層次分析法的核心是對決策對象進(jìn)行評價和選擇，并對它們進(jìn)行優(yōu)劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據(jù)。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜、決策準(zhǔn)則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結(jié)合，具有高度的簡明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標(biāo)體系因素多、主觀性強(qiáng)且決策結(jié)果難以直接準(zhǔn)確計量，因而可以用層次分析法來確定指標(biāo)體系的權(quán)重。層次分析法的基本步驟是：

1、將復(fù)雜問題概念化，找出研究對象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系，構(gòu)建有序的階梯層次結(jié)構(gòu)模型；3、對同一層次的各因素根據(jù)上一層次中某一準(zhǔn)則的相對重要性進(jìn)行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計算被比較因素對上一層準(zhǔn)則的相對權(quán)重，并進(jìn)行一致性檢驗；5、計算各層次相對于系統(tǒng)總目標(biāo)的合成權(quán)重，進(jìn)行層次總排序。

四、電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系綜合評價方法

綜合評價是指對被評價對象進(jìn)行客觀、公正、合理的全局性、整體性評價?？梢杂米骶C合評價的數(shù)學(xué)方法很多，但是每種方法考慮問題的側(cè)重點各有不同。鑒于所選擇的方法不同，有可能導(dǎo)致評價結(jié)果的不同，因而在進(jìn)行多目標(biāo)綜合評價時，應(yīng)具體問題具體分析。根據(jù)被評價對象本身的特性，在遵循客觀性、可操作性和有效性原則的基礎(chǔ)上選擇合適的評價方法。在信息安全領(lǐng)域，目前存在的綜合評價方法有信息系統(tǒng)安全風(fēng)險的屬性評估方法、模糊綜合評價方法、基于灰色理論的評價方法、基于粗糙集理論的評價方法等。對于這些方法，目前還沒有評論認(rèn)為哪一種方法更適用于信息安全領(lǐng)域的綜合評價。鑒于此種情況，本指標(biāo)體系采用模糊綜合評價方法。

模糊綜合評價就是以模糊數(shù)學(xué)為基礎(chǔ)，應(yīng)用模糊關(guān)系合成的原理，將一些邊界不清、不易定量的因素定量化，進(jìn)行綜合評價的一種方法。從評價對象來看，用模糊綜合評價方法來評價信息安全系統(tǒng)是可行的。首先，對于信息的安全管理而言，“安全”與“危險”之間沒有明顯的分界線，即安全與危險之間存在著一種中間過渡的狀態(tài)，這種中間狀態(tài)具有亦此亦彼的性質(zhì)，也就是通常所說的模糊性。因此在安全的刻畫與描述上大多采用自然語言來表達(dá)，而自然語言最大的特點是它的模糊性。另外，電子檔案信息安全評價中，對一些評價要素的評價是具有模糊性的。如組織管理中的評價很難量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等級概念來描述，具有較強(qiáng)的模糊性。而且一些評價要素受外界環(huán)境的影響較大，具有不確定性，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、安全設(shè)施失效、人為失誤等偶然性較大，難以準(zhǔn)確評價。對于這些模糊的、不確定性的問題通常采用模糊數(shù)學(xué)來研究。模糊綜合評價方法就是在對多種因素影響的事物或現(xiàn)象進(jìn)行總的評價過程中涉及到模糊因素或模糊概念的一種評估方式，它通過運(yùn)用模糊集合中隸屬度和隸屬度函數(shù)的理論來刻畫這種模糊性，以達(dá)到定量精確的目的。

總之，模糊綜合評價方法是一種適用于在信息安全管理方面進(jìn)行系統(tǒng)評價的可行方法，其基本步驟為⑦：

1、確定評價集。評價集是以評判者對被評價對象可能做出的各種總的評判結(jié)果為元素組成的集合，例如我們可以對電子檔案信息安全評價采用五個等級的評語集合(很好，好，較好，一般，差)。

2、建立因素集。因素集是以影響評判對象的各種因素為元素組成的集合，在本文的電子檔案信息安全評價體系中，主因素層的因素集有物理安全、管理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)安全五個指標(biāo)，其下層又有各自的影響因素集，由各自的具體影響指標(biāo)組成。

3、建立權(quán)重集。由于各評價要素在評價中的重要程度不同，因而必須對各要素按其重要程度給出不同的權(quán)重，權(quán)重集通過層次分析法確定。

篇7

文書檔案管理體現(xiàn)了整個單位的管理水平，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源，其管理質(zhì)量的高低直接決定檔案資料的質(zhì)量與完整性，唯有樹立文書檔案的規(guī)范性、標(biāo)注化才能促進(jìn)文書檔案利用率的提高，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供有力的保證。由于這類檔案其生產(chǎn)過程中在內(nèi)容與形式上存在一定的共性，對檔案的規(guī)律有重要意義。隨著科技的發(fā)展，時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式與時展不相適應(yīng)，不利于長遠(yuǎn)發(fā)展，對此，必須要采取有效對策加以改進(jìn)，促進(jìn)管理水平的提高。從當(dāng)前的情況來看，文書檔案管理的現(xiàn)代化主要具有以下的幾點優(yōu)勢：

1.文書檔案現(xiàn)代化管理的高效性

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統(tǒng)計、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復(fù)雜，而且工作效率較低，同時也浪費了人力、財力與物力，制約了管理水平的提高。現(xiàn)代化的管理可以降低勞動強(qiáng)度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在立卷的過程中，要注意對檔案各個大綱的歸類及按照標(biāo)題進(jìn)行排列，確定保存期限進(jìn)行裝訂，該工作需要細(xì)致的觀察能力與持久的耐力，這項工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會根據(jù)其不同特征進(jìn)行編號，滿足工作需求，這項工作十分繁瑣，而且常會出現(xiàn)錯誤，需要有大量的人力、財力與時間方可達(dá)到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，操作方便性不足，導(dǎo)致其利用率交底，現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動力強(qiáng)度，促進(jìn)管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用改善了文書檔案工作的效率

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用大大提升了文書檔案的運(yùn)用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時也大大提升了工作的準(zhǔn)確性，降低錯誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發(fā)揮出來，更好的為需要的人服務(wù)。

2.運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案資料管理的便捷性

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用對檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應(yīng)用也更為簡單，利索。傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費了大量的人力、財力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發(fā)展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復(fù)雜，可信度較差等都制約了文本檔案價值的發(fā)揮?，F(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計算機(jī)技術(shù)的使用也實現(xiàn)了當(dāng)即立卷，改善了檔案的規(guī)范性與合理性，實現(xiàn)檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?，實現(xiàn)了從手工刀自動化的轉(zhuǎn)變過程，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)了文檔安全性的提升

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統(tǒng)管理情況來看，保護(hù)措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進(jìn)行單一操作，這不僅對查閱工作造成不利影響，同時也會影響到文書檔案管理的規(guī)范性，與檔案管理的保密要求不相符?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，計算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用該使檔案管理查閱以當(dāng)頁的形式呈現(xiàn)出來，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標(biāo)就是要提高文本資料的利用率，在進(jìn)行檔案管理的過程中，強(qiáng)化對質(zhì)量的需求是檔案管理是發(fā)揮其最大價值的重要體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識過于濃厚，對立卷工作的把握科學(xué)性不足，專業(yè)性較差，無法維護(hù)檔案的高質(zhì)量與高水平發(fā)展目標(biāo)，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時，在進(jìn)行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時間，影響其他工作的發(fā)展，同時也制約了檔案管理人員素質(zhì)的提高，在這樣的環(huán)境中，檔案利用工作過于被動，利用率低。

實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理后，計算機(jī)技術(shù)被廣泛的運(yùn)用于文書檔案管理過程中，過去很多由人工完成的工作被計算機(jī)所取代，將檔案管理人員從繁瑣的整理、歸檔工作中解脫出來，將大量的時間與精力用于其他工作中，大大提升了檔案編研與二次信息開發(fā)利用工作中，今兒促進(jìn)文書檔案管理工作質(zhì)量的提升，改進(jìn)了文書檔案的利用率，使檔案單位的文書檔案不僅發(fā)揮服務(wù)效能，同時實效價值也有了明顯的改善。

篇8

【摘要題】數(shù)字信息化

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問題

【正文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認(rèn)識上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認(rèn)識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價值，可能還需要走很長的路。

1.2技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變?！盵2]

1.3管理制度上的問題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。

2數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題?！皳?jù)報道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲設(shè)備還不可能解決計算機(jī)數(shù)據(jù)存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺普通電腦可以讀出來。

2.2機(jī)讀語言格式?！坝嬎銠C(jī)語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當(dāng)會直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

4數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計算機(jī)病毒。“國外有人估計，現(xiàn)在計算機(jī)病毒的傳染每兩個月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點。

5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。

5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺互換互訪技術(shù)、海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3技術(shù)過時問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。

6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。這個整體性的數(shù)字檔案館事實上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個個相對獨立的數(shù)字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個主要的標(biāo)準(zhǔn)。“而實際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個體系，是一個系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴(yán)峻的事實是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計算機(jī)技術(shù)更新速度非?？欤看渭夹g(shù)設(shè)備的更新，都會對原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時修訂標(biāo)準(zhǔn)。

7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費用是巨大的，而且它的建設(shè)費用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂?、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。

8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費用是巨大的，開發(fā)一個稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費用對于本來就經(jīng)費緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費用并不少于初建的費用。數(shù)字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時正常的使用和維護(hù)費用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數(shù)據(jù)使用費和設(shè)備維護(hù)費等都需要不斷地支出，且費用不低。

8.1.2.2設(shè)備更新費用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？欤谑袌鼋?jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數(shù)字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費用，也是一個既不可預(yù)見又不容易解決的難題。

8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費來看，每小時的費用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當(dāng)高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；

9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。

9.1檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點.檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實現(xiàn)檔案信息的社會共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]

10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識不相同，統(tǒng)一尚需時日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會造成對數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識或基本統(tǒng)一認(rèn)識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實踐產(chǎn)生不利影響。

10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍ǎ⒉扇∠鄳?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

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篇9

［摘要］目前地勘單位的檔案數(shù)據(jù)管理，存在職責(zé)不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和嚴(yán)重?fù)p失，因此，加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作，提高地勘人員質(zhì)量意識和建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理體系。推動檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，標(biāo)準(zhǔn)化。

地質(zhì)工作信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而地勘單位的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就是檔案是密不可分。地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)是在地質(zhì)勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基礎(chǔ)的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，地勘單位數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以地質(zhì)找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的地質(zhì)項目要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質(zhì)找礦和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)？本文就結(jié)合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認(rèn)識。

1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織，收集數(shù)據(jù)

抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強(qiáng)檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計、施工等單位負(fù)責(zé)人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔案卷數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將數(shù)據(jù)文件工作作為硬任務(wù)列入地勘項目指標(biāo)條款，在單位規(guī)章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關(guān)單位進(jìn)行交換、復(fù)制索取以及標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)收集等。形成完整有效的地質(zhì)數(shù)據(jù)文件。

2建立制度，編制方案，完善規(guī)則

長期以來，地勘工作執(zhí)行和延續(xù)計劃經(jīng)濟(jì)的管理體制，缺少市場經(jīng)濟(jì)體制中的競爭意識和對原始數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的關(guān)注意識。只有調(diào)動全員的積極性，以完善科學(xué)的管理制度做指導(dǎo)，按標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則如：范圍、規(guī)范性引用檔、術(shù)語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質(zhì)項目的設(shè)計檔案、設(shè)施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確本單位數(shù)據(jù)文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數(shù)據(jù)要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)檔、設(shè)計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案歸檔工作。

管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保數(shù)據(jù)文件齊全、完整、系統(tǒng)，就要把數(shù)據(jù)文件工作與項目計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按項目組卷，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。。

3加強(qiáng)培訓(xùn)依法制檔

目前，地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理工作遠(yuǎn)不能跟上飛速發(fā)展的地勘形勢的要求。一個單位數(shù)據(jù)文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案數(shù)據(jù)的組織者對檔案數(shù)據(jù)的重視程度有著極大的關(guān)系。數(shù)據(jù)文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務(wù)于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究提供素材，針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質(zhì)差的現(xiàn)狀，一是要結(jié)合地勘單位的特點，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)文件管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)該組織其學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》?！吨腥A人民共和國檔案法》明文規(guī)定，一個國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。但目前地勘單位的數(shù)據(jù)文件管理缺乏有力的檔案執(zhí)法機(jī)制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術(shù)人員及合同管理人員或是一些領(lǐng)導(dǎo)者個人手中的現(xiàn)象，根據(jù)現(xiàn)存在情況，應(yīng)檔案法宣傳列入全年工作計劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，并認(rèn)真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進(jìn)行宣傳，不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是主管部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。結(jié)合正在實施的保密協(xié)議簽定工作形成有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高科技人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水準(zhǔn)偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就難以實現(xiàn)檔案信息化了。因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新科學(xué)先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和管理水平，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化紙質(zhì)檔案數(shù)字化

資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,行業(yè)不同,信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇,地勘單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高地勘單位的整體素質(zhì),推動地勘單位的改革與發(fā)展,充分利用好信息化這個武器,走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

篇10

摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1要進(jìn)一步提高檔案意識

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2要加大經(jīng)費投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

4要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數(shù)字化先要保證重點檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不現(xiàn)實的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對那些對當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報表的填報工作。

7建立檔案網(wǎng)站