導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理日常工作，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1、公務(wù)接待工作

實行“先申報后安排”的原則，申請人須及時向負責(zé)公務(wù)接待安排工作人員申報備案，如因特殊原因沒有申報的應(yīng)在1日內(nèi)補報，否則視為個人行為；參與公務(wù)接待人員須在餐后現(xiàn)場簽單，如因特殊原因沒有簽單的應(yīng)在1日內(nèi)補簽；各接待餐館每月初將承擔(dān)政府接待情況報鎮(zhèn)財務(wù)室，定期予以匯總；公務(wù)用酒由鎮(zhèn)財務(wù)室統(tǒng)一采購和發(fā)放，做到臺帳清楚。鼓勵和提倡年輕干部多參加接待服務(wù)工作，黨政辦統(tǒng)一安排。

2、公務(wù)用車工作

鎮(zhèn)政府小車主要確保工作用車；實行“節(jié)約從緊”、“打捆安排”、“特事特辦”公務(wù)用車原則，3人以下工作人員下鄉(xiāng)、出差提倡搭乘公共交通工具，3人及3人以上工作人員下鄉(xiāng)、出差可統(tǒng)一安排車輛；租請車輛須向負責(zé)公務(wù)用車安排人員申報，否則視為個人行為；各租請車主每月初將承擔(dān)公務(wù)用車情況報鎮(zhèn)財務(wù)室，定期匯總。

3、辦公室衛(wèi)生及規(guī)范管理工作

按照“誰使用、誰負責(zé)”的原則執(zhí)行，各辦公室辦公設(shè)備登記造冊，不得隨意搬移或外借；全體機關(guān)干部做到辦公室整潔、人走燈熄電停門鎖，防火防盜防雷擊；機關(guān)辦公樓公共衛(wèi)生責(zé)任區(qū)指定專人定期清掃。

4、財務(wù)管理工作

財物報銷分級制，5000元以上由書記、鎮(zhèn)長先審后，再送分管機關(guān)班子成員簽報；5000-500元由鎮(zhèn)長先審后，再送分管機關(guān)班子成員簽報；500元以下由分管機關(guān)班子成員簽報。機關(guān)辦公物品均實行“先申報后采購”，由財務(wù)室統(tǒng)一辦理。

5、食堂管理工作

提倡食堂餐飲多樣化、可口性，每半個月由分管機關(guān)班子成員牽頭召開食堂工作人員會議，總結(jié)近期運營情況，提出改進建議；中、晚餐實行報告定飯制，中餐于上午10點半前定，晚餐于下午4點半前定。

6、機關(guān)紀(jì)律監(jiān)督

每月初黨政辦統(tǒng)一分組發(fā)放個人《工作考勤表》，各工作組確定一名聯(lián)絡(luò)員，匯總每月情況后報指定人員收集；重點做好每月3號例會和需全體機關(guān)干部參加的綜合性會議考核工作，每次開會前清點人數(shù)，會后通報到會情況，并將參會情況與年終考核獎懲掛鉤；會議室實行使用申報制，綜合型會議要求各工作組參與籌備和服務(wù)，會前召開籌備會，做到公工明確、會場服務(wù)有條不紊。

篇2

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；電子檔案；管理；精細化

2008年9月教育部頒布實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進步的基石，所以加強學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實踐

1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責(zé)內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。

5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰

進行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2013(3):46-48.

[3]王學(xué)梅.以創(chuàng)新推進高校教學(xué)檔案的電子化管理[J].淮海工學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.圖紙類紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):52-53.

篇3

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院政工工作 建設(shè)管理 人事檔案

伴隨著我國醫(yī)療體制的不斷改革，醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院政工工作中重要的組成部分。由于醫(yī)院在職職工的數(shù)量不斷增多，直接增加了醫(yī)院人事檔案管理的難度，為了做好醫(yī)院人事檔案管理工作，就要求加強醫(yī)院政工工作，這樣才能有利于醫(yī)院政工工作同人事檔案管理工作的和諧發(fā)展。

1.加強思想政治工作的宣傳和教育

隨著醫(yī)院改革日益深化，醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展面臨著很大的機遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院職工思想也會發(fā)生這樣那樣的變化，醫(yī)院人事檔案管理制度的落后，對醫(yī)院政工工作的思想認識不夠使得醫(yī)院管理存在著問題。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在工作中要有政治意識，要認識到醫(yī)院職工工作對醫(yī)院的發(fā)展有著促進作用，做好醫(yī)院政工工作，能夠使醫(yī)院職工端正思想意識，同時也是建立好人事檔案制度的重要渠道。

對醫(yī)院職工進行思想政治工作的宣傳和教育，通過了解醫(yī)院職工日常工作中遇到的問題，然后用熱情的心去關(guān)心他們，進而在思想上保持一致性，只有將醫(yī)院所有職工的思想統(tǒng)一起來，才能在工作中保持一致性，才能不斷實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的目標(biāo)。在日常的工作中對醫(yī)院員工進行思想政治工作的宣傳和教育，有利于增強醫(yī)院職工工作中的凝聚力，對于員工的管理、建立和完善員工檔案管理制度有著積極性作用。

2.加強管理，發(fā)揮醫(yī)院政工工作職能，促進人事檔案管理

具有團隊意識，是醫(yī)院政工干部具備的基本素質(zhì)。我們知道一個人具有的能力是有限的，只有所有人團結(jié)在一起，才能體現(xiàn)出巨大的力量，只有醫(yī)院員工在工作中團結(jié)協(xié)作，相互間給予一定的幫助和支持，才能克服實際工作中的問題。在大多數(shù)情況下，一些醫(yī)院的政工干部都是醫(yī)院的行政人員，行政人員要對醫(yī)院員工的日常工作進行協(xié)調(diào)溝通，同時要對剛進入醫(yī)院的職工辦理入職手續(xù)，通過了解員工的個人情況，為員工建立檔案，人事檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，醫(yī)院行政管理人員對醫(yī)院員工的個人情況要進行保密處理，同時還要對員工檔案進行存儲保管，這是一項具有著政治性和機密性的工作。因此，醫(yī)院行政管理人員在工作中要團結(jié)友愛，要善于和員工進行溝通，不斷提高政工素質(zhì)，在工作中要堅持以人為本的基本原則，提高醫(yī)院的服務(wù)水平，發(fā)揮醫(yī)院政工工作職能，為醫(yī)院的發(fā)展出謀劃策。

3.發(fā)揮醫(yī)院政工工作優(yōu)勢，建立完善的醫(yī)院人事檔案制度

隨著時代的發(fā)展進步，醫(yī)院政工工作內(nèi)容需要與時俱進，把政治思想認識融入到醫(yī)院實際工作中，醫(yī)院的變革和發(fā)展需要經(jīng)歷一個過程，在醫(yī)院改革和發(fā)展的新形勢下，發(fā)揮醫(yī)院政工工作優(yōu)勢，能夠鼓勵員工在工作中樹立自信心。醫(yī)院政工工作內(nèi)容包括對醫(yī)院員工建立檔案，然而，醫(yī)院人事檔案制度的建立和完善主要取決于醫(yī)院政工工作的時效性，為了建立健全完善的檔案管理制度，就要夯實檔案管理的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院在聘用或者處理離職員工的時候一定要按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理入職或者離職手續(xù)，同時在建立人事檔案的過程中要利用計算機管理軟件，對員工個人信息進行儲存，并且形成檢索員工人事檔案系統(tǒng)，以方便行政管理人員查閱和管理。

4.注重醫(yī)院政工工作方法，提高人事檔案管理人員自身素質(zhì)

醫(yī)院政工工作是一項非常細致的工作，要想使政工工作滲透到醫(yī)院工作的各個環(huán)節(jié)中，不僅僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門做好政工工作，同時醫(yī)院行政管理部門也要把政工工作作為工作重點。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該和醫(yī)院的行政管理部門對醫(yī)院的在職員工進行工作考核，對醫(yī)院員工日常工作業(yè)績實行獎懲制度，對于優(yōu)秀的員工給予表彰，從醫(yī)院發(fā)展的實際出發(fā)，注重員工的思想道德培養(yǎng)。

加強醫(yī)院人事檔案管理，提高人事檔案管理人員自身素質(zhì)，提高醫(yī)院人事檔案管理水平，是做好醫(yī)院政工工作的重點內(nèi)容，醫(yī)院人事檔案管理人員要對自己的工作負責(zé)，要熱愛自己的職業(yè)，在工作中要有務(wù)實的精神，在工作中要積極主動的學(xué)習(xí)人事檔案管理的相關(guān)知識。醫(yī)院人事檔案管理人員在檔案管理的過程中，如果發(fā)現(xiàn)有些員工在工作中表現(xiàn)突出，那么就可以向領(lǐng)導(dǎo)反映，給員工進行崗位調(diào)整，這樣可以為醫(yī)院培養(yǎng)更多實用性人才，同時也是激勵員工努力工作的一種手段。醫(yī)院可以定期的給人事檔案管理人員提供培訓(xùn)的機會，培訓(xùn)的內(nèi)容是對專業(yè)性的管理知識進行鞏固，充分調(diào)動他們學(xué)習(xí)的積極性，讓他們掌握醫(yī)院政工工作的基本方法，進而提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)。

5.總結(jié)

醫(yī)院的生存和發(fā)展，離不開醫(yī)院全體員工的努力，在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，不斷的完善和加強政工工作的政治思想意識，對員工進行政治思想宣傳，讓員工在日常工作中能夠堅持自己的政治立場，不斷的學(xué)習(xí)新知識，明確自己的工作職責(zé)和目標(biāo)，有利于促進醫(yī)院的和諧發(fā)展。醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的核心是堅持以人為本，使醫(yī)院能夠進行可持續(xù)發(fā)展，加強醫(yī)院政工工作促進人事檔案管理，就要在實際工作中把握好醫(yī)院政工工作的基本內(nèi)容和發(fā)展方向，同時，醫(yī)院人事檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，需要人事檔案管理人員具備良好的心理素質(zhì)，在工作中勇于挑戰(zhàn)困難，為實現(xiàn)醫(yī)院政工工作和諧發(fā)展，為促進人事檔案管理作出貢獻。

參考文獻：

[1]胡耀武主編.政工觀點選萃（第一一三卷）[M].藍天出版社.2010

[2]程琳.淺談?wù)じ刹康钠犯裥摒B(yǎng)[J].企業(yè)家天地（理論版）.2008

篇4

進入到二十一世紀(jì)以來，各地社區(qū)檔案部門根據(jù)國家檔案局關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實際情況采取措施，并通過整合社區(qū)檔案資料及對社區(qū)建檔等各種方式，主動積極的進行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關(guān)體制、實際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務(wù)，往往忽略了收集整理檔案資料的相關(guān)實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案散失嚴(yán)重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費緊張，基礎(chǔ)條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務(wù)不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務(wù)能力參差不齊，特別是對檔案基礎(chǔ)知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。

二、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施

（一）強化宣傳，加強檔案意識

社區(qū)檔案管理工作關(guān)系到社區(qū)居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會工作人員學(xué)習(xí)與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區(qū)居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，以此來保證社區(qū)檔案的完整。

（二）健全檔案管理，建設(shè)合理的社區(qū)檔案管理制度

根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關(guān)制度，促進社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理條例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。

（三）加大對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)工作

積極組織各個社區(qū)檔案部門的工作人員參與關(guān)于檔案的培訓(xùn)，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時還需要對社區(qū)工作相關(guān)知識有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細步驟以及了解社區(qū)工作的相關(guān)職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。

（四）加大檔案管理的信息化建設(shè)

社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)今世界計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國內(nèi)計算機檔案管理的網(wǎng)絡(luò)程度也在持續(xù)強化。而檔案人員必須要通過現(xiàn)代化的先進技術(shù)以及先進的管理觀念來強化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應(yīng)用非常嚴(yán)格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關(guān)系到商業(yè)機密及知識產(chǎn)權(quán)的檔案文件的完整。與此同時，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學(xué)習(xí)，拓寬知識面，掌握工作所相關(guān)的知識以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來，提升自己的綜合素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)裝備與技術(shù)，應(yīng)用先進的管理方法進行指導(dǎo)及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。

（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，加大監(jiān)督力度

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1.加強檔案管理的制度化

制度對于任何單位，任何部門都是必須的。沒有規(guī)矩不成方圓的這句古話是一個千古不變的道理。

1.1歸檔制度要健全

首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會的進步和文明的發(fā)展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對于這些表現(xiàn)形式不同的檔案就要進行分類的收納和管理。文件中也會包括人事檔案、會議檔案、上級領(lǐng)導(dǎo)的文件檔案等，對于這些都要做出細致的管理。以便以后需要時能夠更快速查找。減輕今后的工作負擔(dān)，從而更好的為其他部門服務(wù)。

1.2整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過程中，也需要有嚴(yán)格的制度來約束，不能夠盲目的進行歸檔工作。對于一個檔案，我們首先要細致的檢查其完整性、真實性，要做到去冗取精，保證檔案的質(zhì)量。對于不完整的檔案我們要立即和有關(guān)部門聯(lián)系，共同解決和跟進，做到不漏收一個有用的檔案。對于有悖于事實的文件等我們也要堅決的進行退回并且與相關(guān)部門共同來查出事情的緣由，吸取教訓(xùn)，杜絕此類事情的再次發(fā)生。只有嚴(yán)格的把好第一關(guān)才能夠更好的發(fā)揮檔案管理的效能。

1.3日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關(guān)制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調(diào)出、檔案的保密、工作人員的職責(zé)等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過程中一定要有詳細的登記，不同等級的機密文件要設(shè)定不同等級人員的借閱限制，檔案不能夠長時間的外借等。檔案的調(diào)出也要有相關(guān)的詳細的一個流程，一定要按程序辦事，不能隨意調(diào)出和調(diào)入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內(nèi)容。對于在檔案館工作的館員也要制定規(guī)章制度來約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2.增強與各個部門加強互動合作

變被動為主動，相較于以往傳統(tǒng)的被動的等待，主動的與各個部門積極主動的合作會達到更加好的效果。這樣一來，就可以在第一時間拿到第一手的檔案資料，可以保證收納工作的及時和準(zhǔn)確，可以有效的防止漏收的現(xiàn)象發(fā)生。也可以在相關(guān)部門的幫助下更加準(zhǔn)確的理解所收納檔案的內(nèi)容，對于下一步的分類管理工作會有很大的幫助。提前溝通，將各個部門需要的檔案信息提前整理準(zhǔn)備好，這樣就大大節(jié)約了各個部門等待的時間。檔案館是一個獨立的部門，也是我們一個單位大家庭中的一員，與各個部門互助互利才能更好的發(fā)揮其作用。

3.廣泛應(yīng)用信息化的管理技術(shù)

在二十一世紀(jì)的今天，計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及到了很多的領(lǐng)域，而且在眾多的領(lǐng)域中都發(fā)揮出了很大的作用，如今已經(jīng)成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，積極的引進信息化的技術(shù)。信息化的技術(shù)可以更加有效的幫助我們進行分類管理工作。對于檔案的查詢更加的便利了，不用在復(fù)雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術(shù)可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯(lián)網(wǎng)來向其他的檔案館來尋求幫助。計算機也可以把我們現(xiàn)有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現(xiàn)出來，使得數(shù)據(jù)信息看起來更加的直觀，可以更加有效的幫助對于單位的現(xiàn)狀進行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計劃。

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1.1檔案管理意識欠缺

在當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境下，多數(shù)醫(yī)院往往以醫(yī)療為主，認為醫(yī)院的聲譽、醫(yī)療效果以及醫(yī)院的形象等是直接推動醫(yī)院發(fā)展的重要因素。認為檔案管理對醫(yī)院發(fā)展只能起到輔助作用，于是對檔案管理工作沒有足夠的重視，使檔案管理工作處于放任自流的狀態(tài)。許多檔案工作者存在“重管輕用”的觀念，忽視了對檔案信息資源的利用。

1.2檔案管理機構(gòu)不健全

當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理是由綜合檔案室負責(zé)。由于歷史原因和醫(yī)療行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案等，人事檔案由人力資源部門管理，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案由各個業(yè)務(wù)部門管理，這就造成了一個單位內(nèi)多個部門管理檔案的局面，對檔案的管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，對于檔案資料的匯總、查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計造成了困難。

1.3檔案管理制度不完善

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院的醫(yī)療、人事、行政、財務(wù)等方面都制定了較完善的規(guī)章制度，而針對檔案管理的制度較少，缺乏一套讓檔案管理員在工作中參考的標(biāo)準(zhǔn)，從而使得檔案信息不能夠及時全面進行收集，導(dǎo)致檔案管理的混亂和缺失。

1.4檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)低

由于歷史等各方面的原因，我國目前的專業(yè)檔案管理人員比較缺乏。在醫(yī)院的管理人員隊伍中，缺乏同時具備專業(yè)醫(yī)學(xué)知識和檔案管理知識的專業(yè)的檔案管理人員。多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都是兼職，檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識老化，知識面狹窄，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2做好醫(yī)院檔案管理工作的策略

2.1加強檔案管理宣傳教育力度，增強檔案管理意識

通過開展檔案普法宣教活動，努力提高醫(yī)院員工特別是領(lǐng)導(dǎo)班子成員的檔案意識，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和全院職工都能充分認識檔案工作的重要性，進而更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和科室負責(zé)人加強《檔案法》和相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，要把檔案管理納入日常的議事日程，與醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。

2.2健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

醫(yī)院根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作的實際情況，逐步建立健全醫(yī)院檔案管理的收集、整理、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)整制度，使檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都有明確的制度可以遵循，保證檔案的齊全完整，逐步實現(xiàn)各類檔案統(tǒng)一管理。

2.3強化檔案工作管理體系建設(shè)

建立醫(yī)院、綜合檔案室和基層職能業(yè)務(wù)部門三級管理組織體系。明確各級組織和相關(guān)人員在檔案管理工作中的職責(zé)和義務(wù)：即領(lǐng)導(dǎo)班子作為檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)核心，負責(zé)醫(yī)院總體檔案工作目標(biāo)的確立和推進。綜合檔案室作為檔案工作的管理主體單位，其專職檔案員負責(zé)對全院檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。各業(yè)務(wù)科室在其日常工作中形成的資料作為檔案的來源，各科室部門確立兼職檔案員，負責(zé)及時收集所在科室工作人員日常工作中形成的各類資料，通過檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)計保存。

2.4加大檔案管理部門的硬件投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

要加大檔案工作資金投入，改善檔案管理環(huán)境，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。要設(shè)立獨立的檔案辦公室、庫房、閱覽室、檔案箱柜等。配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如照相機、錄像機、復(fù)印機、掃描儀、裝訂機等。采用專用的醫(yī)院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，完成立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，提高檔案管理的工作效率。

2.5開發(fā)利用檔案資源，擴大服務(wù)范圍

檔案管理的目的就是開發(fā)利用檔案資源。檔案人員要通過各種渠道，深入發(fā)掘檔案資源，為醫(yī)院的臨床醫(yī)療、教育和科研工作服務(wù)。開放更多的檔案資料，實現(xiàn)檔案資源的共享，讓檔案為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)，為人民群眾的需要服務(wù)。要發(fā)揮醫(yī)院檔案為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)的功能，為醫(yī)院文化建設(shè)提供支持。

2.6重視人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

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對于水利事業(yè)來說，它的發(fā)展直接影響著人民群眾的切身利益，而在水利單位發(fā)展中，檔案管理占據(jù)著非常重要的位置。檔案管理是水利單位管理工作中的一個基礎(chǔ)性工作，更是單位管理工作中的一個重要組成部分，它可以更好地對水利工作的開展進行科學(xué)的預(yù)測，使得使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在進行決策時更具有針對性。而水利企業(yè)的檔案管理，它記錄了水利單位的發(fā)展歷程，見證著水利事業(yè)的發(fā)展，對于水利事業(yè)的發(fā)展可以為領(lǐng)導(dǎo)提供最直接性的意見。同時，做好水利事業(yè)的檔案管理，還可以更好地加強對水利事業(yè)合法利益的維護，使得水利單位中的各項規(guī)章制度有章可循。由此可見，我們要不斷加強對水利單位的檔案管理工作的開展，以更好地促進水利單位的良好發(fā)展。

二、促進水利單位檔案管理開展措施

1.要從思想上加強對檔案管理工作的重視

在水利單位所有工作中，檔案管理工作占據(jù)重要的地位，它是一切管理工作的基礎(chǔ)，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案管理工作的重視。要以高度負責(zé)的工作態(tài)度來加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在工作中，做到投入到位、支持到位。領(lǐng)導(dǎo)要定期對檔案管理工作聽取報告，及時研究解決檔案工作存在的主要問題，為檔案工作順利進行創(chuàng)造良好的環(huán)境。在生活、工作、政治上加強對檔案管理工作人員的關(guān)心，高度重視檔案管理干部隊伍的建設(shè)，真正幫助檔案管理人員解決實際困難和問題，充分激發(fā)他們的工作熱情與潛能，在工作中，要加強對檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

2.不斷加強檔案管理法治意識的提高

在檔案管理工作中，我們要不斷地加強檔案管理的法治建設(shè)，從而實現(xiàn)依法治檔，這也是做好檔案工作的重要保證。在檔案管理工作中，我們要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，制定出切實可行的檔案管理條例，在日常工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行這些管理條例，在各部門的監(jiān)督中更好地做好檔案管理工作。檔案管理有了明確的規(guī)范與準(zhǔn)則，那么建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)就有了法律依據(jù)，對于更好地推進檔案管理工作的法治化、標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的意義。通過這些法律法規(guī)的制定，可以更好地確保各項工作的順利進行，進而形成完善的檔案法制體系，為做好檔案管理工作提供重要的保證。

3.在檔案管理工作中，加強計算機管理技術(shù)的運用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代創(chuàng)新

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，計算機技術(shù)也逐漸運用到檔案管理工作之中。計算機技術(shù)的運用，推進了檔案管理工作的完善，也大大地提高了檔案管理工作的整體效率。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，檔案管理水平也有了很大的提高。因此，在檔案管理工作中，我們要不斷加強計算機管理技術(shù)的運用，從而更好地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化創(chuàng)新。在檔案管理中，要通過計算機的運用來加強科學(xué)的管理制度的建設(shè)，從而建立起標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度。同時，在工作中，要確保檔案管理數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，及時對這些數(shù)據(jù)進行核對。在檔案管理工作中，加強對計算機的應(yīng)用，從而建立起完善的信息化管理體系。

4.加強對檔案管理機制的規(guī)范

在水利單位檔案管理工作中，加強對檔案管理科學(xué)的管理體系的建立，加強對檔案管理的規(guī)章制度的健全，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的手段與管理水平也隨之提高，因此，必須建立相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確檔案管理的職能，從而使得檔案管理可以得到統(tǒng)一的管理，從而使得檔案管理可以與其它工作同步進行、同步發(fā)展。

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【關(guān)鍵詞】 質(zhì)量記錄；檔案管理；檢驗科；血站

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.09.768 文章編號：1004-7484（2013）-09-5414-02

根據(jù)《血站管理辦法》、《血站質(zhì)量管理規(guī)范》和《血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，建立和保持完整的血液檢測相關(guān)記錄，及時、完整、規(guī)范、全面、清晰地記錄血液標(biāo)本從交接到檢驗及最后的結(jié)果整個的過程是對檢測結(jié)果準(zhǔn)確可靠的有力證明，也是全面提高檢驗質(zhì)量的重要措施；同時還是醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證的重要依據(jù)[1]。因此，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化地管理血站檢驗檔案對采供血工作的可持續(xù)發(fā)展將起到積極的促進作用。我站檢驗在日常檔案管理工作中的做法如下：

1 血站檢驗科檔案管理程序的建立

1.1 目的

1.1.1 歷史記錄 由于血站檢驗科記錄包括血液標(biāo)本從采集，交接，離心，加樣，試驗，報告發(fā)出等各項流程。是檢驗科日常業(yè)務(wù)工作的真實反映，具有原始性和真實性。質(zhì)量檔案不僅是輸血科學(xué)研究的理論依據(jù)，從記錄的廣泛事實和經(jīng)驗中研究各種課題提供基礎(chǔ)材料。

1.1.2 法律依據(jù) 檢驗科提供的原始質(zhì)量檔案是維護獻血者及受血者、司法取證的重要依據(jù)和憑證。檢驗科檢驗的原始記錄最少保存十年。當(dāng)醫(yī)患糾紛發(fā)生時，法律上采取舉證倒置的判定方式。[2]因此，提供完整，真實的質(zhì)量檔案可維護采供血機構(gòu)的社會形象，合法處理由輸血引起的各類醫(yī)療糾紛。

1.1.3 社會服務(wù)性 完整的檢驗檔案為患者、醫(yī)院、社會服務(wù)提供了有利的支持。為建立應(yīng)急獻血隊伍提供安全保障。當(dāng)緊急用血時，可在檢驗檔案里迅速找到健康合適的血源信息，根據(jù)信息實施有效的招募工作。

1.2 種類 根據(jù)檢驗科文件的形式，將檢驗的檔案分為四種：

1.2.1 血站檢驗科檢驗過程信息檔案 包括血液標(biāo)本送檢交接單、血液標(biāo)本交接及檢驗信息單、檢驗科復(fù)檢報告單（單采成分、全血）、檢驗初檢報告單，檢驗科再檢報告單，檢驗科二次復(fù)查報告單，檢驗科實驗原始報告單，共7種。實驗者，報告者，核對者，簽發(fā)者手寫簽名及日期。

1.2.2 血站檢驗科檢驗過程質(zhì)量控制檔案 包括室內(nèi)質(zhì)控圖統(tǒng)計表檔案，國家衛(wèi)生部室間質(zhì)評實驗結(jié)論報告，檢驗過程失控分析及解決方案記錄，吐板記錄，關(guān)鍵控制點記錄，共5種。

1.2.3 血站檢驗科交接檔案 包括抗HIV初篩反應(yīng)性送檢報告單，RH初篩陽性送檢單，正反定性不符送檢單，共3項，一式兩份，交接雙方手寫簽名及日期。

1.2.4 血站檢驗科日常工作檔案 包括設(shè)備日常使用維護保養(yǎng)記錄（Metis200全自動血型儀、BECKMANAu480全自動生化分析儀、MicroiabSTAR，HT3，RSP前加樣系統(tǒng)，F(xiàn)AME，貝林酶免后處理系統(tǒng)等），冰箱溫度記錄，環(huán)境溫濕度記錄，消毒記錄（包括消毒液使用量及配置，紫外線燈照射消毒，臭氧消毒及含氯消毒液消毒等），試劑使用記錄統(tǒng)計表等。

2 檢驗科檔案管理制度的實施

2.1 記錄 記錄工作是檢驗科日常工作的真實寫照，是檔案整理中的首要條件，要求工作人員記錄及時，完整，真實，準(zhǔn)確，清晰，不得涂改。

2.2 收集與整理 收集與整理工作是檢驗科整個檔案工作的中心內(nèi)容，以月為單位，將檢驗科的質(zhì)量檔案按不同名稱，先后形成的順序分別整理歸類，并按照統(tǒng)一的三點一線方法裝訂裝于檔案盒內(nèi)。

2.3 移交 將整理好的檔案移交至檔案室，在檔案交接記錄填寫清楚檔案名稱，檔案號，數(shù)量，時間，一式兩份，雙方工作人員簽字。

3 小結(jié)

檢驗檔案整理要做到有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、移交檔案室，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。這樣不僅能促進檢驗實驗的嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性，更能在血液安全方面起到杜絕與防患于未然的作用，也是保證血液檢測結(jié)果準(zhǔn)確性的關(guān)鍵所在。并能滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

參考文獻

[1] 李瑞麗，張穎.血站檢驗科檔案管理.中國實用醫(yī)藥，2009，01.

[2] 建立和實施血站質(zhì)量檔案管理程序的探討.臨床輸血與檢驗，2009，01：11.

[3] 時莉.試論血站檔案管理存在的問題與對策.中國輸血雜志，2004.

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[關(guān)鍵詞]文書工作 ， 檔案管理 ， 檔案工作

[abstract] this article expounds the paperwork to the influence of the enterprise work, from the standard management, strengthen the documents education, improve the business level, the innovation management, of documents management work well, the paper discusses the file work more comprehensive, more deeply in the enterprise work play a role.

[key words] paperwork, file management, archives work

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

文書工作是機關(guān)不可缺少的一項重要工作，文書工作既是一項業(yè)務(wù)性都很強的工作，又是一項很細致的文字工作，是機關(guān)日常工作的重要組成部分。它具體負責(zé)日常公務(wù)文書的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)管理、檔案管理與保管等。是企業(yè)管理工作的一個重要部分，它真實的記錄了各項工作，有著重要的查考使用價值，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、處理問題，常常需要從檔案中查考過去的記載，如果有檔案可查，許多問題可以迎刃而解，工作得以順利進行。許多事實證明，隨著時間的推移，其作用則逐漸向社會各方面擴展，國家各部門、各項工作和人民群眾都需要利用檔案，不僅今天要用，而且將來也要用，檔案保存的時間越久遠就越珍貴。

一、 愛崗敬業(yè)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

文書檔案工作人員不僅要有高度的工作責(zé)任感，認真辦事的工作態(tài)度，同時也要認真履行文書檔案員的工作職責(zé)，主動為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，熱情為廣大職工服務(wù)。努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工逐漸認識到文書檔案工作的重要性。同時要努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好文書檔案管理的重要關(guān)鍵，因此，在平日工作中勤請示、勤匯報，爭取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持；勤動手，經(jīng)常把工作情況、計劃思路形成材料上報領(lǐng)導(dǎo)。向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題。

二、法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳到位，增強職工的檔案意識。

檔案工作中做好法律法規(guī)的宣傳是做好檔案工作的關(guān)鍵。日常工作中我們認真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行了《中國人民共和國檔案法》、《省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》及《福建省電力有限公司公文處理辦法》，根據(jù)日常工作，健全了檔案管理制度，在職工中加強宣傳有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，使檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里。使得基層職工都能自覺配合檔案室工作，各辦公室都能及時將部門的存檔資料上交到檔案室。

三、加強在職教育，努力提高檔案管理人員的知識水平和操作能力。

1. 加強制度建設(shè)，建立培訓(xùn)機制。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要積極參加檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班，只有不斷學(xué)習(xí)、豐富專業(yè)知識，開拓視野，提高綜合素質(zhì)，才能做好檔案管理工作。

2. 建立在職教育的約束和激勵機制。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消評聘資格，只有這樣才能使得檔案管理工作者積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平，增強參加在職教育的主動性和積極性。

3. 明確在職教育的目的。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分形式地進行。堅持“學(xué)以致用”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的機會，彌補一次性教育的不足；第二，學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；

4. 現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是當(dāng)今文檔工作管理者學(xué)習(xí)的重要知識之一，應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，以便更加方便、有效的實現(xiàn)檔案的管理。

四、創(chuàng)新文書檔案管理工作

隨著時代的發(fā)展，文檔管理工作也隨之面臨著許多的問題，例如文件和檔案數(shù)量越來越多，給整理和保管帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，面對新的歷史時期、新的工作需要， 只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1. 掌握現(xiàn)代化技術(shù)，利用電子計算機技術(shù)。原來那些傳統(tǒng)的工作方法，從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而現(xiàn)在電子計算機技術(shù)可以完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等一系列工作，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與造化辦公相銜接，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。這些先進的操作技術(shù)，都需要檔案管理工作人員去掌握和運用。為了盡快培養(yǎng)一批既能熟悉檔案專業(yè)知識，又能掌握新技術(shù)的人才，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2. 利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解不同，就容易產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，給今后的查找工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，方便省力；同時利用計算機搜索功能也能達到方便快捷的目的，這樣不僅降低了由于人為因素出現(xiàn)錯誤的概率，又可發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，真正達到了提高工作效率的目的。

3. 加強檔案臺賬管理。在檔案臺帳上也進一步得到了健全，現(xiàn)設(shè)有檔案收進移出登記、檔案數(shù)量統(tǒng)計、借閱登記、溫濕度記錄、檔案資料交接憑證、庫房檢查記錄等。

四、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，我們辦公室按規(guī)定及時接收各門類的檔案，進行統(tǒng)一管理；文件材料的書寫格式、質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)范要求。所有的檔案的分類、排列符合要求。同時，檔案員還定期對庫房進行抽查，檔案無霉變、蟲蛀等不良現(xiàn)象，無泄密事件發(fā)生。

檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的依據(jù)憑證。文書人員不僅在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視及大力支持下勇于奉獻，還要要增強檔案意識，掌握豐富的知識，再加上平時認真負責(zé)的工作態(tài)度，就一定會做好文書與檔案工作。

參考文獻：

[1]徐艷. 試論檔案工作創(chuàng)新[J]. 赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，(02).

篇10

關(guān)鍵詞：素質(zhì)；技能；管理；問題

1 提高檔案管理人員思想素質(zhì)

學(xué)習(xí)和熟悉國家相關(guān)的法律法規(guī)，增強開拓意識，多學(xué)習(xí)跟檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識，充實自己的業(yè)務(wù)水平，更要靈活運用和掌握管理理論與各項業(yè)務(wù)工作。以滿足不同層次信息的需求，同時維護檔案的原始性和真實性。

2 提高檔案人員在工作中的專業(yè)技能

隨著社會日益進步和一些法律法規(guī)的出臺對檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識與技能。事業(yè)單位的檔案管理人員，都是由辦公室、財務(wù)、政工的人員兼職工作，各個科室管理各個科室的檔案工作，沒有專業(yè)檔案人員統(tǒng)一管理。檔案管理員也是兼職的，沒有相對過硬的業(yè)務(wù)技能，平時檔案管理部門可以加強檔案方面的培訓(xùn)，一般可采用集中培訓(xùn)和自學(xué)等多種方式，掌握多項檔案方面的裝訂、整理等技能，以適用新形勢下的業(yè)務(wù)工作需要。

3 加強檔案的日常管理 。

1、建立一人一檔制。首先是人事檔案的管理，將每一位職工的檔案整理齊全，每次調(diào)整工資、年度考核表、職稱評審、榮譽等跟檔案有關(guān)的資料，要全部裝訂在個人檔案內(nèi)，確保個人檔案資料的完整性。其次工資檔案以電子表格和紙質(zhì)的形式雙向存檔，包括歷年歷次的調(diào)資、職稱、崗位設(shè)置、競聘情況，建立一人一檔，加上目錄這樣檢索方便，一目了然，可作為職工成長電子檔案備查。最后日常收發(fā)文件的管理，按規(guī)定進行文件的裝訂整理保管，特別對保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴大傳閱范圍；不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室；確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管。借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后，要及時歸還。

2、加強存儲設(shè)備管理。管理好檔案工作是現(xiàn)代信息的產(chǎn)物，對今后查閱工作帶來更加便捷的服務(wù)。今年來對城市建設(shè)檔案具有重要的科技價值、文化價值、經(jīng)濟價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟效益，還能促進城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密 程度低等。通過建立專業(yè)隊伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會力量，可以在一定程度上促進城建檔案的運用與發(fā)展。一個單位的檔案工作，是建立現(xiàn)代化的信息管理的新時代，對其今后的檔案工作發(fā)展起到更廣更先進的道路。

4 檔案管理工作中存在的問題

1、對檔案管理工作的重視程度不夠。在一些事業(yè)單位兼職的檔案人員只要做到自己保管的檔案做到不丟失、不泄密，對外來需要查詢的資料，能提供數(shù)據(jù)就可以了，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理任務(wù)檔案工作沒有“含金量”，就是個保管而已，從很大程度上阻礙了檔案工作的發(fā)展。

2、對檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)。由于檔案管理人員沒有相關(guān)業(yè)務(wù)知識，也沒有進行專門的業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，對檔案工作的資料收集和整理歸檔等業(yè)務(wù)不太熟悉，也不知道哪種是長期保存、哪種是限期保存，怎樣進行專業(yè)裝訂保管，平時也是根據(jù)自己的經(jīng)驗摸索工作，也沒有投入相當(dāng)精力去學(xué)習(xí)和探索相關(guān)的先進經(jīng)驗，把自己覺得需要保管檔案資料只是放入檔案盒，根本沒做整理歸檔，做好查詢目錄登記工作，在日常工作中影響了查閱檔案的簡單性和清晰性。

3、對檔案管理工作配備的硬件設(shè)施不完善。事業(yè)單位的檔案基本都是擺放在各個科室中負責(zé)管理，沒有配備專業(yè)的檔案硬件設(shè)施環(huán)境，有的單位雖然配備了專用檔案室，也是邊邊角角地方，有的檔案室通風(fēng)設(shè)施不完善，防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜設(shè)備不配套，容易引起檔案材料的霉變和蟲蛀等不安全因素，有的單位管檔工具和檔案夾基本工具都無法購置齊全。 也影響檔案擺放的美觀整潔及完整。

5 檔案管理工作的應(yīng)對機制

1、加強檔案管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。單位檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)和參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高整理檔案管理技能。

2、采用信息化管理策略。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會占用大量空間，收發(fā)和查找也很繁瑣，而且隨著時間的推移，很容易因為紙的老化或者蟲蛀問題帶來檔案信息的缺失或部分字跡不完整的問題。利用計算機等現(xiàn)代化管理，可以減少檔案工作查詢工作的繁瑣性和重復(fù)性。那就需要我們盡可能地運用當(dāng)代新科技，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多領(lǐng)域都已使用計算機，現(xiàn)在在國內(nèi)有些領(lǐng)域，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化是今天信息化時展的必然趨勢。