導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案的管理要點(diǎn)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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［關(guān)鍵詞］人事檔案管理；和諧管理；實(shí)施

人事檔案管理從本質(zhì)上來(lái)將就是講人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。而在當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)不斷變化的前提下，人事檔案管理也需要根據(jù)企業(yè)管理不斷變化的內(nèi)容和要求以及社會(huì)治理的實(shí)情發(fā)生相應(yīng)的變化，需要及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)。而和諧管理就是當(dāng)前出現(xiàn)在人事檔案管理中的一個(gè)新型理論，下面就探析下和諧管理是如何在人事檔案管理中應(yīng)用實(shí)施的。

1人事檔案管理當(dāng)前存在的問(wèn)題

對(duì)于人力資源來(lái)說(shuō)，人事檔案管理不光是其重要組成部分，還可以幫助企業(yè)人力資源更好的開(kāi)展工作。但是在人事檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，還是存在很多問(wèn)題，這些問(wèn)題導(dǎo)致了人事檔案管理水平一直停滯不前。其一是人事檔案管理工作人員自身地對(duì)工作的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重缺乏認(rèn)識(shí)；企業(yè)單位部分人也認(rèn)為人事檔案工作僅僅就是對(duì)檔案的抄寫、保管，不要將檔案丟了即可，沒(méi)有什么可以進(jìn)行的工作，疏忽這項(xiàng)工作的也是頗多。其二是當(dāng)前存在的人事檔案管理制度不夠完善，從而導(dǎo)致在人事檔案管理工作中記錄并不詳細(xì)，也沒(méi)有得到及時(shí)更新，使得人事檔案發(fā)揮不出自己應(yīng)有的作用。其三是當(dāng)前人事檔案管理模式落后，近些年來(lái)，隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已然得到了全面發(fā)展，但是人事檔案管理并沒(méi)有及時(shí)跟上時(shí)代的腳步，無(wú)法和計(jì)算機(jī)相結(jié)合應(yīng)用，導(dǎo)致工作效率慢，工作水平低下。以上三點(diǎn)都是當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題。

2解析和諧管理理論

作為和諧管理理論來(lái)講，其基本思想主要是在每一個(gè)子系統(tǒng)中都形成一個(gè)種比較和諧的狀態(tài)，從而可以使得整體的大系統(tǒng)達(dá)到和諧整體的目的。而當(dāng)和諧管理理論在企事業(yè)單位中被應(yīng)用，又將企事業(yè)單位中的人力資源發(fā)展推進(jìn)了一大步，不光可以提高其工作水平，還提升了工作效率。和諧管理理論作為當(dāng)前企業(yè)單位中競(jìng)爭(zhēng)的主體核心，其主要的價(jià)值內(nèi)涵有兩種技術(shù)價(jià)值和精神利得意義價(jià)值。對(duì)于第一種技術(shù)價(jià)值而言，主要是將一些要素、組織甚至結(jié)構(gòu)上進(jìn)行協(xié)調(diào)，從而達(dá)到使得整體出現(xiàn)協(xié)調(diào)的特性。而如果將和諧管理理論在人事檔案管理中應(yīng)用，就是在有一定的輸入條件下，將最大化的人事檔案管理工作中的技術(shù)要求進(jìn)行輸出。而相對(duì)于和諧管理理論而言，系統(tǒng)輸出就是一個(gè)沒(méi)有發(fā)生改變的系統(tǒng)自身精神狀態(tài)，是狹義的產(chǎn)出，與此同時(shí)，將資源支出進(jìn)行一定的減少，可以把服務(wù)的最大化進(jìn)行提供。對(duì)于第二種精神利得意義而言，就是在單位對(duì)員工進(jìn)行管理的時(shí)候，不要只是在物質(zhì)上滿足員工，也不要只是對(duì)員工教授一些必要生存手段就認(rèn)為可以了，還需要幫助員工進(jìn)行自我努力，從而可以實(shí)現(xiàn)員工的自身價(jià)值，這樣員工才會(huì)產(chǎn)生自豪感，也因?yàn)榉e極參入，使得有一種單位集體的歸屬。所以說(shuō)在運(yùn)用和諧管理理論進(jìn)行人事檔案管理中，要做的是可以從精神方面尋找和諧，幫助企業(yè)提升工作效率。

3和諧管理在人事檔案管理中實(shí)施要點(diǎn)

在企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理中，將和諧管理理論和管理學(xué)進(jìn)行相互綜合分析，從而使得人事管理工作得到最大的能效性，而具體的實(shí)施要點(diǎn)可以從以下三個(gè)方面出發(fā)。（1）將和諧管理理論知識(shí)運(yùn)用到人事檔案管理日常工作中，使得人事檔案管理在企業(yè)分崗中達(dá)到一定合理性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而使得人事管理組織得到一定的保障，在一個(gè)大環(huán)境中降低個(gè)人情感因素對(duì)人事檔案管理中存在的影響，保證人事檔案管理工作可以健康有序地進(jìn)行。而且經(jīng)過(guò)以上的工作，可以為相關(guān)部分領(lǐng)導(dǎo)提供有效的外界準(zhǔn)確信息，使得人事工作中一些獎(jiǎng)懲措施可以更好的實(shí)施。（2）通過(guò)和諧管理理論使得人事檔案管理信息化進(jìn)程加快。在對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理信息化中，要將和諧管理理論得到充分應(yīng)用，可以先從人的主觀能動(dòng)性方面出發(fā)，建立一個(gè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得人事檔案管理工作中人的作用影響降到最低，將其主管能動(dòng)性發(fā)揮到最大。近年來(lái)，科技在不斷發(fā)展，已匯總較為簡(jiǎn)便的檔案管理方式也在這種背景條件下誕生了，而這種較為簡(jiǎn)潔的電子式檔案也有一定的使用限制，就是對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件要求比較高，硬件設(shè)施低的計(jì)算機(jī)并無(wú)法將其進(jìn)行運(yùn)行，所以就需要進(jìn)行合理應(yīng)用，將其與現(xiàn)代科技辦公互相結(jié)合，使得在以后的人事檔案工作中可以更為簡(jiǎn)單的查閱檔案，管理模式也變得極為簡(jiǎn)便，可以更好的為企事業(yè)單位提供準(zhǔn)確信息，從而提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的判斷和決策分析。（3）運(yùn)用和諧管理理論使人事檔案管理中日常保存工作得到更好的完善。在人事管理日常工作中，要做到的就是對(duì)不同的內(nèi)容分別進(jìn)行貫徹實(shí)施，遇到具體情況，做到具體分析，從而使得企業(yè)的管理制度和管理規(guī)范都得到了合理和準(zhǔn)確的保障。而根據(jù)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)而得出，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確的保存工作，可以達(dá)到監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)和員工的作用，使得人事檔案工作可以得到更好的開(kāi)展，發(fā)揮更大極限的優(yōu)勢(shì)。

4總結(jié)

綜上所述，和諧管理理論其中心思想就是在每一個(gè)方面都有一個(gè)和諧的要求，使得和諧從個(gè)人升華到了整體。而在人事檔案管理工作中，將和諧管理理論與管理學(xué)相結(jié)合，使得其有了一個(gè)科學(xué)的有力保障，使得人事檔案管理工作可以朝著更加積極有效的方向發(fā)展，為企業(yè)人力資源管理提供更好的保障。

[參考文獻(xiàn)]

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[2]符白云.論人事檔案管理中和諧管理理論的運(yùn)用[J].城建檔案,2015(08).

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由于畜牧獸醫(yī)局進(jìn)行管理的項(xiàng)目過(guò)多，因此需要保存的檔案種類也比較多。如果畜牧獸醫(yī)局的所有檔案只是進(jìn)行籠統(tǒng)的保存和管理，將會(huì)大大影響畜牧獸醫(yī)局的工作效率。首先，檔案雜亂無(wú)章，當(dāng)涉及到需要調(diào)取檔案的時(shí)候，會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間；其次，畜牧獸醫(yī)局負(fù)責(zé)相關(guān)的技術(shù)研發(fā)工作，研發(fā)工作需要過(guò)去的研究成果或者是各類資料作參考，如果畜牧獸醫(yī)局的檔案過(guò)于雜亂，就不能提供完整有序的科研材料。所以，畜牧獸醫(yī)局檔案管理的第一要素就是將檔案進(jìn)行分類整理，分類程度越詳細(xì)越好，畜牧獸醫(yī)局對(duì)檔案的使用效率會(huì)大大增加。

2畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要做到主次分明

畜牧獸醫(yī)局的檔案數(shù)量和種類都很多，包括相關(guān)的法規(guī)文件、科研技術(shù)、歷史資料等等，不可能將跟獸醫(yī)局所有有關(guān)的文件都一一進(jìn)行整理，這樣將會(huì)占用大量的人力、物力。例如對(duì)畜牧獸醫(yī)局今后的發(fā)展和管理有重要影響的文件：動(dòng)物疫情診斷測(cè)報(bào)、動(dòng)物疫病預(yù)防、重大動(dòng)物疫病控制、動(dòng)物保護(hù)監(jiān)督、獸藥質(zhì)量監(jiān)管、種畜禽管理、飼料和飼料添加劑等等應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)保管和整理。因此，在畜牧獸醫(yī)局的檔案管理中，要做到主次分明，對(duì)畜牧獸醫(yī)局有重要作用的檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，對(duì)一些無(wú)關(guān)輕重的檔案就應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)販p少管理精力，才能保證檔案管理有條不紊的進(jìn)行。

3樹立檔案服務(wù)意識(shí)，構(gòu)建檔案服務(wù)體系

畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就在于有效地利用其信息資源優(yōu)勢(shì)，最大限度地發(fā)揮其畜牧獸醫(yī)檔案的作用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。首先為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，避免工作的盲目性和隨意性；其次為廣大養(yǎng)殖場(chǎng)（戶）服務(wù)，向他們提供各種有價(jià)值的信息，進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)咨詢,幫助他們脫貧致富，增加收入；再次為廣大畜牧獸醫(yī)工作者服務(wù),促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。充分利用國(guó)內(nèi)外科技成果，提高服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平，為畜牧業(yè)的快速、健康、高效發(fā)展保駕護(hù)航。

4總結(jié)

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關(guān)鍵詞：現(xiàn)階段 醫(yī)院人事檔案 工作要點(diǎn) 管理

人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展以及建設(shè)中起到指導(dǎo)的作用，其不僅記錄了醫(yī)院?jiǎn)T工的相關(guān)信息，同時(shí)也是醫(yī)院聘用選撥人才、職稱評(píng)定、薪資調(diào)整以及人事安排的關(guān)鍵參考。當(dāng)前，隨著我國(guó)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，我國(guó)醫(yī)療水平也獲得一定程度的提高，醫(yī)院人事改革也不斷深化，致使人員流動(dòng)頻繁，對(duì)人事檔案管理也提出了更高的要求。因此，相關(guān)管理部門一定要改變傳統(tǒng)的工作方法和工作思路，使檔案管理工作更加符合現(xiàn)階段環(huán)境的需要。

一、開(kāi)展檔案宣傳，強(qiáng)化員工觀念

醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，一定要堅(jiān)持對(duì)廣大職工進(jìn)行檔案相關(guān)法規(guī)以及法律的宣傳，通過(guò)下發(fā)資料、工作學(xué)習(xí)以及日常會(huì)議的形式，提高全體工作人員對(duì)檔案工作的嚴(yán)肅性以及重要性認(rèn)識(shí)，提高全體工作人員的檔案觀念。醫(yī)院還要建立和完善相關(guān)的獎(jiǎng)罰制度，一旦出現(xiàn)違反規(guī)定的情況要根據(jù)制度公平處罰，起到教育他人、規(guī)范管理的效果。只有醫(yī)院全體工作人員對(duì)人事檔案具有清晰以及全面的認(rèn)識(shí)，才能夠?yàn)闄n案管理提供良好的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)管理工作水平的提高。

二、收集相關(guān)信息，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

以往，我國(guó)醫(yī)院在人事檔案管理方面，沒(méi)有給與充分的重視，管理方式比較單一，相關(guān)部門只是形式化的對(duì)檔案開(kāi)展保管和整理工作，缺乏信息主動(dòng)收集和獲取。例如一些醫(yī)生工作崗位調(diào)動(dòng)、科室變換，但是在檔案中并沒(méi)有充分體現(xiàn)，信息還是停留在開(kāi)始狀態(tài)，信息沒(méi)有實(shí)時(shí)更新，因此，對(duì)人事檔案一定要采取動(dòng)態(tài)的管理模式，對(duì)檔案信息要進(jìn)行主動(dòng)的收集和更新，動(dòng)態(tài)以及真實(shí)的反映出醫(yī)務(wù)人員的工作狀態(tài)。醫(yī)院相關(guān)部門一定要建立以及完善符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理工作流程和管理制度，召開(kāi)各部門會(huì)議充分落實(shí)管理工作，按照相關(guān)管理制度的規(guī)定，需要定期向各部門收集和整理醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)信息。同時(shí)，醫(yī)院還要根據(jù)檔案管理情況制定考核制度，將檔案管理與績(jī)效考核掛鉤，確保檔案動(dòng)態(tài)管理的順利實(shí)行。

三、加強(qiáng)檔案建設(shè)，強(qiáng)化應(yīng)用價(jià)值

人事檔案的內(nèi)容主要有個(gè)人的政治面貌、社會(huì)關(guān)系、家庭情況、獎(jiǎng)罰、職稱、職務(wù)以及個(gè)人學(xué)歷等，反映了個(gè)人的成長(zhǎng)情況。但是在現(xiàn)階段下，上述信息已經(jīng)不能充分滿足醫(yī)院建設(shè)的新要求，因此，一定要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行更新以及整理，補(bǔ)充能夠體現(xiàn)時(shí)展和個(gè)人信息的新內(nèi)容。同時(shí)，檔案在原始內(nèi)容的前提下，要反映出醫(yī)療人員的工作技能以及工作態(tài)度，全面而清晰的體現(xiàn)個(gè)人的科研成果、技術(shù)專長(zhǎng)、工作技能、工作態(tài)度以及道德水準(zhǔn)等情況，用數(shù)據(jù)的形式真實(shí)以及客觀的進(jìn)行記載，例如出勤率、誠(chéng)信材料、數(shù)量、疾病治愈率、手術(shù)成功率、門診量以及病人滿意程度等。

四、強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理

當(dāng)前，隨著我國(guó)醫(yī)院辦公信息化程度的提高，醫(yī)院要建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化以及電子化。通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，可以提高管理工作的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率。同時(shí)，應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作由人工管理方式向自動(dòng)管理方式的轉(zhuǎn)變，將相關(guān)文獻(xiàn)和檔案信息以數(shù)據(jù)的形式保存，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的資源共享和遠(yuǎn)程交換。現(xiàn)階段，醫(yī)院要從建設(shè)的角度長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，盡快完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理，為檔案的管理、學(xué)術(shù)研究以及隊(duì)伍建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

五、重視隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化人員素質(zhì)

目前我院從事檔案管理工作的相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際工作的過(guò)程中缺乏對(duì)問(wèn)題做出及時(shí)有效處理的能力，因而在一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。當(dāng)前，檔案管理人員要充分掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還有具備人事管理、英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、醫(yī)學(xué)等領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，醫(yī)院在選派檔案管理人員的時(shí)候，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要選派工作認(rèn)真、態(tài)度端正以及具有醫(yī)務(wù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的人員進(jìn)行管理工作。醫(yī)院還要定期對(duì)管理人員開(kāi)展各種類型的培訓(xùn)工作，選撥在檔案管理方面可以長(zhǎng)期堅(jiān)持以及愛(ài)崗敬業(yè)的人員到院校深造學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高人員的管理知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化檔案管理的工作水平。

六、結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)院人事檔案管理不僅涉及到醫(yī)院工作人員的個(gè)人信息，同時(shí)，對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展以及未來(lái)建設(shè)具有推動(dòng)意義，醫(yī)院管理層要給予充分的重視。在人事檔案管理具體工作中，一定要改變傳統(tǒng)的方法和思路，將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，拓展檔案管理的內(nèi)容，并且引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以及現(xiàn)代化，提高工作人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平，進(jìn)而發(fā)揮檔案的工作，為醫(yī)院發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙穎.淺談現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的工作要點(diǎn)[J].黑龍江檔案，2012，04：142

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關(guān)鍵詞：電子管理 圖書檔案管理 重要性

將圖書檔案進(jìn)行電子管理最終形成電子檔案，電子檔案就是將具有一定價(jià)值的數(shù)據(jù)或文件進(jìn)行整理、歸檔和保存而形成的電子文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種方便、快捷、有效的管理方式在圖書管理中大受歡迎，提升了圖書管理的電子化水平，成為圖書管理工作順利進(jìn)行的最佳選擇。

一.電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)

1.電子檔案方便快捷，能提高工作效率。相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點(diǎn)就是方便快捷，工作人員無(wú)需再進(jìn)行繁重的手工操作，只需用計(jì)算機(jī)處理圖書的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。同時(shí)，電子檔案管理的準(zhǔn)確性很高，操作起來(lái)也相對(duì)簡(jiǎn)單，增刪信息的流程被簡(jiǎn)化，有效提高圖書檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應(yīng)加快，檔案管理者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播就可以將檔案?jìng)鬏斀o需要者，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。

2.電子檔案管理能夠防止文件丟失。傳統(tǒng)圖書檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來(lái)補(bǔ)救，繁重的工作給圖書管理者增加了不小的負(fù)擔(dān)和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問(wèn)題的出現(xiàn)，本來(lái)進(jìn)行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)以后，可以隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，可以多復(fù)制幾份進(jìn)行存檔，就不會(huì)出現(xiàn)文件丟失等問(wèn)題。

3.電子檔案管理形式多樣，易于保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲(chǔ)形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，它能夠?qū)D書檔案長(zhǎng)久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。

二.加強(qiáng)電子圖書檔案管理的策略

雖然電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)取得了較多的成績(jī)，但是在具體的圖書檔案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，如電子圖書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性問(wèn)題，電子圖書檔案管理制度存在不完善現(xiàn)象，以及工作人員的業(yè)務(wù)水平有待提高等。因此，就電子圖書檔案管理中存在的這些問(wèn)題，下面將一一提出解決策略。

1.提高電子圖書檔案存放空間的安全性。電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強(qiáng)電子圖書檔案管理首先應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)電子圖書檔案存放環(huán)境的保護(hù)措施。因此，需要工作人員對(duì)辦公場(chǎng)所加強(qiáng)管理，防止發(fā)生電擊、火災(zāi)等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個(gè)安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。與此同時(shí)，工作人員最好將電子檔案進(jìn)行多個(gè)備份處理，放在不同的存儲(chǔ)位置能夠保證發(fā)生意外時(shí)及時(shí)予以補(bǔ)救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時(shí)，因?yàn)橛卸鄠€(gè)備份，就不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。

2.完善電子圖書檔案管理制度。在電子圖書檔案管理過(guò)程中，為了確保文件或數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全，務(wù)必要加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)。要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)電子圖書檔案的編制工作，進(jìn)行編制設(shè)計(jì)時(shí)要以確保文件真實(shí)可靠為前提和依據(jù)。而且，工作人員要以檔案的級(jí)別作為劃分依據(jù)，及時(shí)對(duì)圖書檔案進(jìn)行整理、歸檔和保存，在存儲(chǔ)之前必須要交給審查人員核實(shí)，以確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。例如，針對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化整理，根據(jù)檔案資料的實(shí)際情況來(lái)確定電子存儲(chǔ)方式，包括照相機(jī)、掃描儀或者光盤的恰當(dāng)使用，從而建立起相對(duì)完整的電子圖書檔案管理制度。

3.加強(qiáng)電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。除了提高電子圖書檔案的存放安全性以及完善電子圖書檔案管理制度以外，加強(qiáng)電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)也顯得尤為必要。電子圖書檔案管理系統(tǒng)的不健全會(huì)直接影響信息安全性，所以針對(duì)這一問(wèn)題，需要設(shè)計(jì)者在設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行加密設(shè)計(jì)，并且定期更換密碼，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，以防止任何不法分子通過(guò)某些途徑獲取信息，破壞電子圖書檔案信息。同時(shí)，規(guī)定時(shí)間內(nèi)要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行維修和保護(hù)，防止病毒侵入而產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，以保障電子圖書檔案系統(tǒng)的安全性。

4.提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平。電子圖書檔案管理系統(tǒng)省去了大部分人力，但是并不意味著不用任何人力就能完成整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作，在整個(gè)操作過(guò)程中，工作人員的業(yè)務(wù)能力決定了電子圖書檔案管理系統(tǒng)能否正常高校運(yùn)行。所以，為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，包括對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌控能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)水平等。

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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;重要性

1.電子檔案庫(kù)的組成和特點(diǎn)

1.1組成

(1)用戶終端。電子檔案庫(kù)應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡(jiǎn)便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡(jiǎn)單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫(kù)的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲(chǔ)存,由數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn),通過(guò)聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。

1.2 特點(diǎn)

(1)管理對(duì)象數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案一一存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對(duì)象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。(4)工作方式計(jì)算機(jī)化。管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計(jì)算機(jī)化。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽、檢索等訪問(wèn)。電子檔案庫(kù)以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

2.電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

2.1與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔。

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無(wú)法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

2.2 基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有獨(dú)特的優(yōu)越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。

（2）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積。可見(jiàn)，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

3.做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.2 要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩綄?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

3.3應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；電力基建；重要性

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、前言

檔案管理指的是收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供有使用價(jià)值的資料的管理活動(dòng)。對(duì)于平常的商品經(jīng)濟(jì)，商品價(jià)值的物質(zhì)基礎(chǔ)是商品的質(zhì)量，也就是說(shuō)商品的質(zhì)量是保證企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)成功的關(guān)鍵。作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性建筑產(chǎn)品，電力基建工程有著一定的特殊性，對(duì)于其工程質(zhì)量而言，其必須恪守生命底線。為保證電力基建質(zhì)量水平，國(guó)家相關(guān)部門出臺(tái)了一系列控制措施，對(duì)基建工程進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范。

電力基建工程的檔案管理指的是通過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，真實(shí)記錄和反映電力工程建設(shè)歷史，是工程驗(yàn)收的必備條件，為日后管理、運(yùn)行、檢修、改擴(kuò)建提供重要依據(jù)。在電力基建工程中充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷提高社會(huì)大眾對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

二、檔案管理工作的重要性分析

基建檔案管理反映歷史原貌

通常來(lái)說(shuō)，檔案中所記載的資料內(nèi)容就是對(duì)于歷史中曾經(jīng)出現(xiàn)的畫面的再現(xiàn)。此歷史資料記錄、歷史畫面再現(xiàn)的作用，對(duì)于電力基建工程中的檔案管理來(lái)所特別重要。對(duì)于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相應(yīng)的審批文件、土地征用、產(chǎn)權(quán)所有證、各類施工圖紙、設(shè)計(jì)規(guī)劃等齊全、完整反映基建工程原始面貌的檔案。比如說(shuō)，電力工程需要一套齊全、完整的基礎(chǔ)建設(shè)檔案，其需要系統(tǒng)性的記錄下工程從下達(dá)計(jì)劃、立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、征用土地、簽訂施工合同到施工全過(guò)程以及竣工驗(yàn)收、各類往來(lái)報(bào)表等。不僅有大量的文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄，還有相關(guān)的表格、圖紙記錄。這些基建工程檔案讓我們能夠詳細(xì)的記錄建筑物的開(kāi)工、竣工時(shí)間及建筑結(jié)構(gòu)、面積、造價(jià)和設(shè)計(jì)壽命等。做好此類基建檔案工作，將會(huì)為我們?nèi)蘸蟮幕ńㄖ锞S護(hù)和開(kāi)發(fā)提供方便。

2、基建檔案管理保障電力基建質(zhì)量

基建檔案指的是在電力基建項(xiàng)目從立項(xiàng)、報(bào)建、審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的，能夠反映工程建設(shè)真實(shí)面貌，保存?zhèn)洳榈奈淖?、聲像、圖示等的原始記錄材料。相比較于其他的基建工程，電力基建項(xiàng)目周期長(zhǎng)、參建單位多。在電力基建工程建設(shè)中，除了建設(shè)、堪察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位參與，還要金融、政府等部門協(xié)助。此外，能源電力行業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一般都是投資規(guī)模的項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目竣工一般都要耗費(fèi)三到五年的時(shí)間，而基建檔案就是這一套流程中各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料和記錄。

基建檔案有利于電力設(shè)施后期開(kāi)發(fā)

加強(qiáng)電力行業(yè)的基建檔案管理有利于電力設(shè)施后期在利用中的增值作用。電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是具有一定建筑資質(zhì)和需要較高施工工藝的建筑行業(yè)，無(wú)論從經(jīng)濟(jì)效益角度，還是擴(kuò)大社會(huì)效益的方面都其他行業(yè)所不能比擬的。電力行業(yè)的基礎(chǔ)工程假設(shè)只是整個(gè)工程的一個(gè)起始,后續(xù)還存在擴(kuò)建、改建、維修等工程。加強(qiáng)基建檔案管理有利于在后續(xù)開(kāi)發(fā)中節(jié)約人力、物力、財(cái)力。在電力基礎(chǔ)建設(shè)工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原設(shè)計(jì)圖紙為導(dǎo)向進(jìn)行擴(kuò)、改、修，否則不但不會(huì)發(fā)生經(jīng)濟(jì)上的增值，反而要浪費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)。

三、發(fā)揮檔案管理作用的措施

1、加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

做好檔案管理工作，需要不斷健全檔案管理制度。作為電力基建工程的難點(diǎn)、弱點(diǎn)，檔案管理受到電力建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)的影響，在整個(gè)施工中會(huì)出現(xiàn)大量技術(shù)性文件資料，而要想有效地保管好這些資料文件，需要我們有一套完整規(guī)章制度。電力基建項(xiàng)目參建單位多，要保證竣工檔案完整性、成套性和文件材料系統(tǒng)性，就須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。所以，在電力基建工程中，檔案管理必須執(zhí)行國(guó)家同一法規(guī)、條例、辦法。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《供電企業(yè)檔案分類表》等，讓各電力基建單位在檔案管理中有章可循，用統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基建檔案實(shí)行規(guī)范化管理。

做好電力基建檔案管理人才建設(shè)

伴隨著電力改革的深入，不少電力基建工程檔案管理人員兼職從事檔案管理，大多數(shù)并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，不熟悉檔案的收集、整理、組卷等各項(xiàng)工作，為電力基建工程檔案管理增添了不少難度。此外，電力基建單位多且檔案意識(shí)不強(qiáng)、重視程度不一等，這些都讓電力基建檔案管理有不小的差異。因此，做好電力基建工程檔案管理的人才建設(shè)，有效地提升檔案管理人員技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在進(jìn)行正式的基建工程施工前，在統(tǒng)一的檔案管理?xiàng)l例基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理人員做好職業(yè)技能培訓(xùn)，保證檔案管理人員掌握所必需的檔案管理基本知識(shí)，熟練掌握和應(yīng)用好管理各項(xiàng)技能，夯實(shí)基建工程檔案管理基礎(chǔ)。

先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)檔案管理科學(xué)化

隨著全球科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代為我們帶來(lái)了眾多的檔案新載體的和管理新方法、新手段。隨著電力基建工程建設(shè)的增加，其對(duì)于檔案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈發(fā)的準(zhǔn)確、快速、系統(tǒng)。檔案管理亟需要改變?cè)械臋n案管理方式方法。為此，第一就要做到檢索工具編制要科學(xué)、適用，不要因?yàn)槊つ康淖非髷?shù)量而造成多、濫、雜的出現(xiàn)；第二，同一單位內(nèi)需要建立什么樣的檢索工具以及什么樣的檢索工具體系，這些都需要我們能夠更為準(zhǔn)確、迅速的、從使用者多角度查尋檔案需要進(jìn)行編制。要更加積極主動(dòng)的創(chuàng)造有利條件，通過(guò)光盤、電子計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等先進(jìn)電子技術(shù)管理檔案，在有效的提高檔案信息儲(chǔ)備和檢索速度的同時(shí)，研究好檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，遵循“實(shí)用與效能”的原則，檢索工具的選編要更加具有針對(duì)性，確定目標(biāo)，統(tǒng)籌安排，加速推進(jìn)檔案信息管理從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

科學(xué)化、規(guī)范化記載檔案管理內(nèi)容子項(xiàng)

對(duì)于電力基建工程的檔案管理而言，其過(guò)程中可能會(huì)碰到一些新資料或者新問(wèn)題，這就需要我們切實(shí)做好檔案管理內(nèi)容子項(xiàng)的規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)化設(shè)計(jì)。作為電力基建施工企業(yè)的一筆無(wú)形資產(chǎn)，合格的檔案信息也定將成為企業(yè)未來(lái)發(fā)展的寶貴財(cái)富。想要保持檔案信息資源的準(zhǔn)確存在，需要我們科學(xué)化、規(guī)范化記載檔案內(nèi)容子項(xiàng)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的形式將檔案管理內(nèi)容的子項(xiàng)確定下來(lái)，比倉(cāng)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)、施工管理手冊(cè)、技術(shù)改進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備消缺等規(guī)定了材料文件收集、管理、驗(yàn)收要求，為我們收集檔案提供制度保障。通過(guò)這些規(guī)章制度的約束和規(guī)范，更好的保證檔案內(nèi)容子項(xiàng)合理化進(jìn)行，也保證檔案管理順利進(jìn)行。

四、結(jié)論

受到電力行業(yè)其自身所具有的獨(dú)特性的影響，我們?cè)谶M(jìn)行電力基建工程的建設(shè)時(shí)，其檔案管理工作特別重要。檔案工作有著需要的周期長(zhǎng)、牽涉的部門和單位多、牽扯的環(huán)節(jié)眾多、檔案資料有著極為繁雜的內(nèi)容等特點(diǎn)，但電力基建工程也有自身程序和規(guī)律。為此，我們要正確把握以上規(guī)律，重視好電力基建工程的檔案管理工作,利用先進(jìn)的管理方式和技術(shù)手段，始終做到電力基建工程建設(shè)與基建工程的檔案管理攜手共進(jìn)，爭(zhēng)取在未來(lái)企業(yè)的發(fā)展壯大中，發(fā)揮這些檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 高曉玲.加強(qiáng)企業(yè)基建檔案管理初探[J].企業(yè)家天地(理論版).2011(07)

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關(guān)鍵詞：困難學(xué)生；自主管理；檔案信息；服務(wù)體系

近年來(lái)，黨和國(guó)家高度重視學(xué)生資助工作，把學(xué)生資助工作作為“促進(jìn)教育公平，辦人民滿意教育”的一項(xiàng)民心工程來(lái)抓。近年來(lái)國(guó)務(wù)院和省政府相繼出臺(tái)了多項(xiàng)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助政策，為落實(shí)這項(xiàng)“民心工程”，加強(qiáng)困難學(xué)生的資助管理，我市于2007年8月成立學(xué)生資助管理中心，從此我就開(kāi)始了學(xué)生資助中心工作，負(fù)責(zé)市直及各縣區(qū)，學(xué)前、義務(wù)教育，高中、中職資助工作，及大學(xué)生生源地信用助學(xué)貸款、高校義務(wù)兵服兵役學(xué)費(fèi)返還，高校畢業(yè)生學(xué)費(fèi)和國(guó)家助學(xué)貸款補(bǔ)償?shù)裙ぷ?。幾年?lái)全市累計(jì)資助學(xué)前兒童8.6萬(wàn)人次，發(fā)放助學(xué)金 1.02億元；資助中職學(xué)生15.6萬(wàn)人次，發(fā)放助學(xué)金2.3億元，資助普通高中學(xué)生12.2萬(wàn)人次，發(fā)放助學(xué)金2.28億元，累計(jì)辦理生源地信用助學(xué)貸款 22萬(wàn)多人次，成功發(fā)放助學(xué)貸款13.62|元。產(chǎn)生大量學(xué)生資助申請(qǐng)表、匯總表，全國(guó)、省及市級(jí)資助政策文件，資料檔案。各縣區(qū)大量生源地助學(xué)貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)96%以上，菏澤市學(xué)生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進(jìn)單位，我先后兩次被省教育廳、省財(cái)政廳授予全省學(xué)生資助工作先進(jìn)個(gè)人。

1 困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容

1.1 困難學(xué)生的個(gè)人情況

在建立健全學(xué)生資助管理中心的檔案體系時(shí)，需要對(duì)學(xué)生的基本情況進(jìn)行深入了解，其中包括學(xué)生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟(jì)來(lái)源渠道等等。學(xué)生們首先應(yīng)該提交準(zhǔn)確的證明材料，校方經(jīng)過(guò)核實(shí)之后，最終確立資助檔案。

1.2 申請(qǐng)審批材料

審批材料的內(nèi)容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟(jì)狀況之外，還包括相應(yīng)的公示情況，學(xué)校以及教育部門的審批認(rèn)定書等等?？梢?jiàn)，審批材料具有預(yù)定的權(quán)威性。

1.3 困難學(xué)生資助情況

學(xué)生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)保證材料的完整性，還應(yīng)該對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)。只有這樣才能夠及時(shí)地了解學(xué)生的資助情況。這種做法也是為了對(duì)資助體系進(jìn)行完善，同時(shí)還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問(wèn)題。

1.4 困難學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷

在學(xué)生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學(xué)生每個(gè)學(xué)期的總體成績(jī)，在社會(huì)實(shí)踐中所獲得的參賽證書以及社會(huì)實(shí)踐情況。

2 困難學(xué)生資助檔案的特點(diǎn)

學(xué)生資助檔案是在學(xué)生資助工作中產(chǎn)生的，學(xué)生資助實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)律決定了學(xué)生資助檔案的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為：第一，學(xué)生資助檔案內(nèi)部有機(jī)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。由于學(xué)生資助檔案涉及每個(gè)資助人的切身利益，關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)出資人資助經(jīng)費(fèi)公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴(yán)格的申請(qǐng)、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關(guān)聯(lián)度非常強(qiáng)。第二，學(xué)生資助檔案來(lái)源廣泛，具有分散性強(qiáng)的特點(diǎn)。學(xué)生資助工作由各個(gè)大中小學(xué)來(lái)實(shí)施，而在每個(gè)學(xué)校，資助工作往往涉及辦公室、財(cái)務(wù)部門、學(xué)生管理部門、資助管理部門等多個(gè)部門，所以，檔案的來(lái)源廣泛而分散。第三，學(xué)生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國(guó)家教育部就投入了大量經(jīng)費(fèi)，建立了“全國(guó)學(xué)生資助管理中心網(wǎng)”、“全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生信息管理系統(tǒng)”、“全國(guó)高校學(xué)生資助工作信息管理平臺(tái)”等多個(gè)信息管理系統(tǒng)，各省、市、縣也紛紛建立了網(wǎng)站，為學(xué)生資助工作的專業(yè)化、信息化鋪平了道路。信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件，這給學(xué)生資助檔案的歸檔與管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

3 困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略

3.1 明確學(xué)生資助檔案材料，保證其真實(shí)性和應(yīng)用價(jià)值

在具體的實(shí)踐中，對(duì)于困難學(xué)生進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助是必要的，不僅可以讓學(xué)生們感受到教育的公平和平等，還能夠?yàn)閷W(xué)生自身減少負(fù)擔(dān)，使其能夠積極投身到學(xué)習(xí)和實(shí)踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內(nèi)容就是對(duì)學(xué)生所提交的信息進(jìn)行核實(shí)，在保證材料的真實(shí)性以及時(shí)效性的基礎(chǔ)上，對(duì)其采取補(bǔ)助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會(huì)受到嚴(yán)重的損害，而且也會(huì)威脅到其他學(xué)生的自身利益。所以說(shuō)，檔案管理工作人員需要對(duì)這些檔案信息進(jìn)行整理和更新，時(shí)刻掌握學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務(wù)的高效性。進(jìn)而提升檔案資料的整體作用。

3.2 及時(shí)整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息

為了對(duì)學(xué)生資助管理中心的檔案信息進(jìn)行完善，同時(shí)將工作進(jìn)一步貫徹和落實(shí)，需要將這些貧困學(xué)生的檔案進(jìn)行分析和整理。由于學(xué)生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應(yīng)該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學(xué)生的基本信息進(jìn)行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)家庭收入的實(shí)際情況來(lái)采取科學(xué)合理的資助行為?？梢?jiàn)，學(xué)生資助管理中心檔案信息的利用和服務(wù)體系的建立為具體的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標(biāo)。

3.3 遵循信息化原則，實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點(diǎn)是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動(dòng)處理的特殊性對(duì)學(xué)生信息的更改變動(dòng)處理靈活方便對(duì)學(xué)生各種情況調(diào)用簡(jiǎn)單快捷，所以經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)登記、實(shí)時(shí)更改、信息等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)

目前由于家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對(duì)家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無(wú)法得到及時(shí)更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平將家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案為開(kāi)展好學(xué)生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，可以對(duì)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難情況有一個(gè)全方面、相對(duì)真實(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，針對(duì)性地管理好、用好各級(jí)各類學(xué)生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對(duì)學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。

3.5 加強(qiáng)制度建設(shè)，落實(shí)法律責(zé)任

首先，加強(qiáng)制度建設(shè)。每個(gè)學(xué)校都要建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案的集中統(tǒng)一管理制度，明確管理部門、歸檔時(shí)間、部門職責(zé)并落實(shí)到人，將學(xué)生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強(qiáng)監(jiān)督。

其次，要落實(shí)法律責(zé)任。凡是漏簽的文件都要補(bǔ)簽。獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、貸管費(fèi)、減免學(xué)費(fèi)、補(bǔ)助等各類資助材料，必須有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價(jià)值。在資助過(guò)程中形成的電子文件材料，在目前相關(guān)法律尚不健全的情況下，仍然應(yīng)當(dāng)還原成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，并在歸檔時(shí)加蓋單位公章。

篇8

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理；重要性

一、會(huì)計(jì)檔案的作用

1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作

從宏觀來(lái)說(shuō)，國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō)，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。

2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯

改革開(kāi)放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開(kāi)支，鋪張浪費(fèi)，使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。

二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案載體

電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題

電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限，沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

1.完善會(huì)計(jì)軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

3.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

參考文獻(xiàn):

[1]張穎.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟(jì),2008(3).

篇9

關(guān)鍵詞：合同管理 績(jī)效審計(jì) 評(píng)價(jià)指標(biāo)

同管理績(jī)效審計(jì)是審計(jì)部門對(duì)一系列的合同管理活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)的過(guò)程。構(gòu)建一套科學(xué)、合理的合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，有助于審計(jì)部門了解審計(jì)事項(xiàng)和梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，有利于其發(fā)現(xiàn)合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)合同管理績(jī)效審計(jì)的順利開(kāi)展，并從根本上改善合同管理，切實(shí)提高管理績(jī)效。

一、合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建模式

構(gòu)建模式包括基于項(xiàng)目管理和基于過(guò)程參與兩種。前者將合同管理作為特定的項(xiàng)目，借鑒COSO內(nèi)部控制五要素構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。后者從合同的準(zhǔn)備、訂立、履行、后續(xù)管理等事前、事中、事后階段對(duì)合同管理的全過(guò)程進(jìn)行評(píng)價(jià)指標(biāo)構(gòu)建。評(píng)價(jià)指標(biāo)主要涉及以下幾個(gè)階段：（1）合同管理制度與機(jī)制建設(shè)，主要關(guān)注合同管理部門設(shè)立與人員配備、合同管理崗位與環(huán)節(jié)設(shè)置、制度建立以及機(jī)制建設(shè)。（2）合同準(zhǔn)備階段，主要關(guān)注合同項(xiàng)目的可行性、效益性和真實(shí)性，確認(rèn)合同項(xiàng)目是否列入年度計(jì)劃或經(jīng)有效授權(quán)與批準(zhǔn)。（3）合同訂立階段，主要評(píng)價(jià)合同主體的合法性和適當(dāng)性、合同標(biāo)的的合法性和可行性、合同價(jià)格的合理性與經(jīng)濟(jì)性和合同要式的規(guī)范性。（4）合同履行階段，主要關(guān)注合同實(shí)際、合理、有效履行，針對(duì)不能履行合同與不履行合同的行為采取法律救濟(jì)的情況。（5）合同的后續(xù)管理階段，主要關(guān)注合同檔案的完整性、合同監(jiān)督檢查的及時(shí)性以及問(wèn)題糾正與改進(jìn)的有效性等。由于大多數(shù)單位均未明確專門的部門具體負(fù)責(zé)合同的管理工作，且從審計(jì)實(shí)踐中也可得知，按管理過(guò)程設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系最為直接、實(shí)用，因此本文選擇過(guò)程參與模式進(jìn)行指標(biāo)體系的構(gòu)建。

二、合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)選取的原則和確立

在選取指標(biāo)時(shí)，應(yīng)遵循以下原則：（1）目的性原則。對(duì)于合同管理的績(jī)效評(píng)價(jià)，處于不同的階段，績(jī)效評(píng)價(jià)的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)有所不同。（2）全面性原則。對(duì)合同管理的績(jī)效做出正確的評(píng)價(jià)，通常需要從多個(gè)角度進(jìn)行考量，充分反映評(píng)價(jià)客體的整體特征。（3）可行性原則。應(yīng)根據(jù)合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)的實(shí)際需要和現(xiàn)實(shí)可能來(lái)設(shè)計(jì)指標(biāo)，確保整個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系立足于主、客觀條件。

指標(biāo)的選取應(yīng)從合同的內(nèi)部管理制度建立健全和有效性評(píng)價(jià)入手，貫穿合同的立項(xiàng)、簽約、履約、后續(xù)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，主要圍繞合同管理合規(guī)性，即合同管理活動(dòng)遵守法律法規(guī)、內(nèi)部管理制度的情況；經(jīng)濟(jì)性，即實(shí)現(xiàn)合同管理目的所耗費(fèi)成本的最小化；效率性，即投入耗費(fèi)的成本和產(chǎn)出的服務(wù)、產(chǎn)品或其他成果之間的關(guān)系；效果性，即活動(dòng)的預(yù)期結(jié)果和實(shí)際效果之間的關(guān)系四個(gè)方面。通過(guò)篩選，筆者最終確立由5個(gè)一級(jí)指標(biāo)、19個(gè)二級(jí)指標(biāo)和51個(gè)三級(jí)指標(biāo)構(gòu)成的合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

（一）合同管理制度與機(jī)制建設(shè)

1.合同管理部門設(shè)立與人員配備。包括：（1）合同管理部門獨(dú)立性評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否存在專門、獨(dú)立的合同管理部門，其職責(zé)是否明確、合理；是否明確合同管理部門的權(quán)限范圍，合同管理部門履行職責(zé)時(shí)是否不受其他業(yè)務(wù)部門的不當(dāng)干涉。（2）人員專職化評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否配備專門的合同管理人員且專門負(fù)責(zé)合同管理事項(xiàng)。

2.制度建立。包括：（1）合同管理制度建立與健全度，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否制訂包括內(nèi)控制度的合同管理制度，制度是否合理、有無(wú)明顯缺陷、是否符合相關(guān)規(guī)定。（2）制度與實(shí)際情況匹配性評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同管理制度是否與本單位實(shí)際情況相符。（3）制度修訂效率評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同管理制度是否根據(jù)上級(jí)單位的規(guī)定以及本單位實(shí)際情況的變化及時(shí)予以修訂。

3.合同管理崗位與環(huán)節(jié)設(shè)置。包括：（1）崗位責(zé)任制建立評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否建立與合同管理有關(guān)的崗位責(zé)任制，評(píng)價(jià)其是否涵蓋合同審批合同訂立合同履行等內(nèi)容。（2）崗位職責(zé)分工評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同管理是否實(shí)行不相容職務(wù)嚴(yán)格分離、不相容崗位相互牽制，合同管理全過(guò)程的透明度是否提高，是否防止暗箱操作。（3）崗位職責(zé)落實(shí)評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同管理崗位職責(zé)是否落實(shí)到崗到人，崗位人員是否了解自己的崗位、明確自身的職責(zé)。（4）管理環(huán)節(jié)設(shè)置評(píng)價(jià)，屬于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同管理環(huán)節(jié)是否冗繁，是否增加了合同成本。

4.機(jī)制建設(shè)。包括：（1）內(nèi)控機(jī)制建立與健全度，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否建立有效的合同管理的內(nèi)控機(jī)制。（2）內(nèi)控機(jī)制運(yùn)行評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同管理內(nèi)控制度是否得到了切實(shí)遵循，有無(wú)管理失控的現(xiàn)象。（3）溝通機(jī)制建立與健全度，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否建立和健全合同管理溝通機(jī)制，是否存在暢通、便捷的溝通渠道。（4）溝通機(jī)制運(yùn)行評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為溝通機(jī)制運(yùn)行是否高效，合同管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門能否及時(shí)有效的溝通。（5）成本核算分析機(jī)制建立與健全度，屬于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否建立健全成本核算分析機(jī)制，是否涵蓋成本核算、成本分析、頻率、報(bào)告與風(fēng)險(xiǎn)提示等內(nèi)容。（6）成本核算分析機(jī)制運(yùn)行評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否全面有效開(kāi)展成本核算分析工作，分析是否到位，頻率是否合理，是否及時(shí)將分析情況進(jìn)行報(bào)告，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)是否及時(shí)給予風(fēng)險(xiǎn)提示。

（二）合同準(zhǔn)備

1.合同締約方資質(zhì)調(diào)查。包括：（1）合同締約方資信評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為對(duì)合同締約方是否進(jìn)行資信調(diào)查，調(diào)查其信用狀況，是否具有完成合同行為的資質(zhì)，是否具備法人資格或取得法人授權(quán)等。（2）合同締約方履約能力評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為對(duì)合同締約方進(jìn)行評(píng)價(jià)，拒絕與無(wú)履約能力、未經(jīng)國(guó)家質(zhì)量管理部門認(rèn)可的單位簽訂合同。

2.合同價(jià)格信息資源收集。主要包括合同價(jià)格比較分析評(píng)價(jià)，屬于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為利用所掌握的價(jià)格信息，對(duì)參與投標(biāo)或合同談判的單位所報(bào)價(jià)格與掌握的價(jià)格信息進(jìn)行對(duì)比分析，使招標(biāo)標(biāo)的或最終的合同價(jià)格趨向經(jīng)濟(jì)、合理。

（三）合同訂立

1.項(xiàng)目招標(biāo)。包括：（1）招標(biāo)實(shí)行率，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為明確哪些合同必須履行論證、招投標(biāo)程序以及實(shí)際落實(shí)情況如何，是否存在應(yīng)招投標(biāo)卻沒(méi)有招投標(biāo)的合同。計(jì)算公式為：招標(biāo)實(shí)行率=實(shí)行招標(biāo)程序的合同/應(yīng)實(shí)行招標(biāo)程序的合同×100%。（2）中標(biāo)價(jià)格節(jié)支率，屬于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為中標(biāo)價(jià)格是否達(dá)到預(yù)期效果，是否能夠?yàn)閱挝还?jié)約合理的支出和成本。計(jì)算公式為：中標(biāo)價(jià)格節(jié)支率=（價(jià)格均價(jià)-中標(biāo)價(jià)格）/價(jià)格均價(jià)×100%。（3）招標(biāo)工作評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否選定了合格中標(biāo)單位，能否通過(guò)招標(biāo)獲得質(zhì)優(yōu)的貨物、滿意的服務(wù)等。

2.財(cái)務(wù)審核。包括：（1）會(huì)計(jì)部門審核率，屬于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同是否經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)審核，是否安排了相應(yīng)的財(cái)務(wù)預(yù)算，是否存在無(wú)計(jì)劃或浪費(fèi)現(xiàn)象。計(jì)算公式為：會(huì)計(jì)部門審核率=會(huì)計(jì)部門已審核的合同/會(huì)計(jì)部門應(yīng)審核的合同×100%。（2）財(cái)務(wù)審核評(píng)價(jià)，屬于經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同涉及的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)是否符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，是否符合單位的經(jīng)濟(jì)規(guī)劃，尤為關(guān)注合同價(jià)款和結(jié)算方式。

3.法律審核。包括：（1）法務(wù)部門審核率，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同是否經(jīng)過(guò)法律事務(wù)部門的法律審核，能夠采納法律審核意見(jiàn)。計(jì)算公式為：法律部門審核率=法律部門已審核的合同/法律部門應(yīng)審核的合同×100%。（2）法律審核評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同涉及標(biāo)的的名稱是否規(guī)范，審查數(shù)量和質(zhì)量表述是否正確，審查合同履行的期限、地點(diǎn)和方式是否明確和合理，違反合同的責(zé)任是否明確。

4.單位負(fù)責(zé)人審批。包括：（1）內(nèi)部審批率，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為確定是否所有的合同都經(jīng)過(guò)內(nèi)部審批，查找未經(jīng)審批私自簽訂合同的情況。計(jì)算公式為：內(nèi)部審批率=內(nèi)部已審批的合同/內(nèi)部應(yīng)審批的合同×100%。（2）審批效率評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為計(jì)算審批流轉(zhuǎn)的平均周期。（3）審批權(quán)限評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為有無(wú)濫用授權(quán)、超越職權(quán)的行為。（4）審批程序評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為審批程序是否合規(guī)。

5.合同締約評(píng)價(jià)主體與內(nèi)容。包括：（1）合同締約主體評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同締約主體是否與中標(biāo)單位一致，是否出現(xiàn)合同轉(zhuǎn)讓的違規(guī)事項(xiàng)。（2）合同條款準(zhǔn)確性評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同條款是否體現(xiàn)雙方真實(shí)意愿，是否公平、合理、嚴(yán)謹(jǐn)，是否存在不必要的歧義。（3）合同條款完整性評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同條款是否完整，是否涵蓋標(biāo)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、期限、地點(diǎn)、方式和違約責(zé)任等內(nèi)容。（4）合同條款合規(guī)性評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同的條款是否符合國(guó)家法律、法規(guī)，有無(wú)損害國(guó)家利益、公司利益或他人合法權(quán)益的事項(xiàng)，有無(wú)簽訂無(wú)效合同的情況。（5）合同風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注度，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為對(duì)合同存在的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)是否足夠關(guān)注并加以防范。

6.合同締約方式與效率。包括：（1）合同締約方式評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同的訂立方式是否符合國(guó)家法律法規(guī)或當(dāng)事人的約定。按法律法規(guī)規(guī)定采用書面形式或按當(dāng)事人約定采用書面形式。（2）合同締約效率評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同應(yīng)在經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生前訂立，即是否存在經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)先于合同簽訂的現(xiàn)象。

（四）合同履行

1.合同的變更與新增。包括：（1）變更合同評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為正在執(zhí)行的合同，凡涉及合同價(jià)款等核心合同條款變動(dòng)，應(yīng)重新簽訂合同而非簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（2）新增合同評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同執(zhí)行中需要增加新合同的情況，應(yīng)審查新增合同的必要性以及是否合規(guī)、合理、經(jīng)濟(jì)等。

2.合同履約比例與效果。包括：（1）合同履約率，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為檢查合同按時(shí)按質(zhì)履行的情況，確定其數(shù)量和比例。計(jì)算公式為：合同履約率=已按時(shí)按質(zhì)履行的合同/計(jì)算期內(nèi)應(yīng)履行的合同×100%。（2）合同履約滿意度，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為調(diào)查合同履約狀況，了解合同履約的滿意程度。

3.合同標(biāo)的物和利益歸屬評(píng)價(jià)。包括：（1）合同利益歸屬評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為審查合同業(yè)務(wù)的利益是否完全歸屬被審計(jì)單位。（2）合同標(biāo)的物評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同標(biāo)的物是否與實(shí)際相符，是否存在將受管理程序約束的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)變通為不受約束的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。

4.違約情況處置。主要包括違約責(zé)任追究與應(yīng)對(duì)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同履行出現(xiàn)違約，是否能根據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行應(yīng)對(duì)或追究。

（五）合同后續(xù)管理

1.合同監(jiān)督檢查。包括：（1）合同真實(shí)性審查評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為審查合同是否真實(shí)存在，是否利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)或獲取非法利益，防范利用“陰陽(yáng)合同”、虛假合同騙取資金的違法行為。（2）合同程序?qū)彶樵u(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為審查合同是否按照程序辦理，是否存在事先簽訂合同再報(bào)批或未針對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)簽訂合同的現(xiàn)象。（3）合同履行檢查評(píng)價(jià)，屬于效果性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為審查合同是否按照訂立的條款全面、誠(chéng)信、及時(shí)履行。

2.合同專用章使用和保管。主要包括合同專用章使用和保管評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同專用章的使用和保管是否符合公司的規(guī)定，有無(wú)丟失、濫用行為。

3.合同納稅與檔案管理。包括：（1）印花稅的繳納評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為應(yīng)繳納印花稅的合同是否按規(guī)定繳納。（2）檔案建立與健全度，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同檔案是否分類、按序裝訂歸類保管，應(yīng)做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。（3）建檔效率評(píng)價(jià)，屬于效率性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為是否及時(shí)建立并實(shí)時(shí)維護(hù)合同檔案。（4）檔案管理評(píng)價(jià)，屬于合規(guī)性指標(biāo)，評(píng)價(jià)要點(diǎn)為合同檔案專人專柜保管，檔案的查閱、借用、復(fù)制是否建立相關(guān)登記簿，檔案工作人員因調(diào)動(dòng)、退職、退休等離開(kāi)工作崗位時(shí)，或向本單位檔案部門移交檔案時(shí)是否履行交接手續(xù)。

三、評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定和指標(biāo)賦值方法

（一）專家咨詢問(wèn)卷設(shè)計(jì)

為科學(xué)確定合同管理績(jī)效審計(jì)指標(biāo)權(quán)重，筆者采用德?tīng)柗品?，即專家咨詢法獲取各層次、各指標(biāo)的權(quán)重判斷?？紤]到專家組成員過(guò)多將會(huì)使計(jì)算過(guò)程過(guò)于復(fù)雜，也為減少偶然因素和專家個(gè)人偏好對(duì)結(jié)果的影響，其數(shù)量不應(yīng)超過(guò)10名，且應(yīng)包括合同管理的法律專家、管理學(xué)專家、合同管理制度的設(shè)計(jì)者、合同管理經(jīng)驗(yàn)豐富的高級(jí)管理人員、審核合同的法律事務(wù)人員、審核合同的會(huì)計(jì)人員以及合同管理的具體操作人員等。各個(gè)專家應(yīng)在完全獨(dú)立的環(huán)境下確定各層次、各指標(biāo)的權(quán)重。

（二）各層次指標(biāo)的權(quán)重確定

各個(gè)專家完成各層次、各指標(biāo)的權(quán)重判斷后，計(jì)算所有專家的判斷數(shù)值之和，去掉其中的最大值和最小值之后進(jìn)行算術(shù)平均。確定最終的權(quán)重的計(jì)算公式為：W=（∑Ki-Kmax-Kmin）/（n-2），其中Ki為各專家對(duì)指標(biāo)權(quán)重的判斷數(shù)值；Kmax和Kmin分別為專家對(duì)指標(biāo)權(quán)重判斷的最大和最小值；n小于等于10；W為最終確定的權(quán)重。

（三）評(píng)價(jià)指標(biāo)賦值方法

定量指標(biāo)可利用計(jì)算公式直接取得得分。例如招標(biāo)實(shí)行率利用公式計(jì)算的結(jié)果為X%，則此項(xiàng)定量指標(biāo)為X分。對(duì)于定性指標(biāo)，通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷并應(yīng)用格柵獲取法對(duì)其賦值。該方法中一個(gè)格柵由元素和屬性組成，每一個(gè)元素均可被屬性的一級(jí)或另一級(jí)描述。而一個(gè)元素的屬性可以用一個(gè)線性的尺度來(lái)表述，大多情況下通過(guò)具有1至5刻度或1至7刻度的尺度來(lái)表示，該標(biāo)準(zhǔn)在整個(gè)過(guò)程中應(yīng)保持一致。筆者在建立合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的過(guò)程中已完成格柵組成元素的確定，下面主要完成屬性的判斷，然后通過(guò)各屬性對(duì)各指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行判斷打分。本文選用五等級(jí)百分制劃分法，評(píng)價(jià)等級(jí)分為優(yōu)秀，即90至100分；良好，即80至89分；中等，即70至79分；一般，即60至69分；很差，即60分以下。通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，收集問(wèn)卷中對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)的等級(jí)判斷及評(píng)分，確定定性評(píng)價(jià)指標(biāo)的分值。

（四）評(píng)價(jià)指標(biāo)總體歸納

本文對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)的總體歸納采取兩種方式，一種是根據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)的類型，參考指標(biāo)的分值分別對(duì)合同管理績(jī)效審計(jì)評(píng)價(jià)作出描述性的評(píng)價(jià)；另一種是根據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)分值乘以相應(yīng)權(quán)重并累加得出相應(yīng)的總體評(píng)價(jià)分值。這兩種方式可單獨(dú)使用，也可合并使用。X

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】房建工程施工；監(jiān)理資料；整理；準(zhǔn)備要點(diǎn)；注意事項(xiàng)

一、房建工程施工監(jiān)理資料整理準(zhǔn)備的工作要點(diǎn)

房建工程施工前監(jiān)理資料整理準(zhǔn)備的工作要點(diǎn)主要包括：（1）制定適合本項(xiàng)目的資料整理制度。房建工程開(kāi)工前，監(jiān)理機(jī)構(gòu)要制定本項(xiàng)目的檔案管理制度，做好分工，責(zé)任到人并設(shè)專人對(duì)檔案進(jìn)行管理。制度的制定不能流于形式，要切實(shí)的將機(jī)構(gòu)的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責(zé)分配清楚，明_檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責(zé)空白。在實(shí)際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責(zé)，將監(jiān)理資料職責(zé)以書面形式確定下來(lái)，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動(dòng)，但崗位職責(zé)是不變的。職責(zé)的制定最好結(jié)合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對(duì)每個(gè)施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機(jī)構(gòu)每位監(jiān)理人員及施工單位有關(guān)人員在監(jiān)理交底會(huì)上進(jìn)行傳達(dá)，統(tǒng)一要求，以使整個(gè)工程資料達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部需要配備一個(gè)業(yè)務(wù)精煉、思想意識(shí)和責(zé)任心強(qiáng)的資料管理人員。作為一個(gè)檔案資料管理人員首先要熟悉國(guó)家、行業(yè)及公司制定的相關(guān)法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)

1、房建工程施工前監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)。（1）相關(guān)資質(zhì)文件搜集與審核的注意事項(xiàng)。監(jiān)理機(jī)構(gòu)發(fā)出進(jìn)場(chǎng)通知，施工單位入駐現(xiàn)場(chǎng)后，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本工程的合同文件及時(shí)將收集施工單位進(jìn)場(chǎng)人員資質(zhì)，并將現(xiàn)場(chǎng)人員與投標(biāo)文件或合同文件對(duì)應(yīng)，審核施工單位是否按照合同要求切實(shí)履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規(guī)定制定的注意事項(xiàng)。針對(duì)本項(xiàng)目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報(bào)等表格，并對(duì)各種記錄的填寫明確做出規(guī)定，對(duì)來(lái)往文件的格式也進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開(kāi)展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對(duì)資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個(gè)工程實(shí)施過(guò)程中還有很多需要具體細(xì)化的東西，例如各單位簡(jiǎn)稱的確定、資料流程過(guò)程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責(zé)的明確等等，這樣將避免資料在形成過(guò)程中產(chǎn)生混亂。（3）監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫分工要做出明確規(guī)定的注意事項(xiàng)。無(wú)論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作記錄，還是作為一個(gè)施工標(biāo)段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機(jī)構(gòu)都應(yīng)在駐場(chǎng)后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標(biāo)或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個(gè)監(jiān)理機(jī)構(gòu)只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時(shí)要確定每份監(jiān)理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監(jiān)理資料整理的注意事項(xiàng)。（1）施工期間不但要對(duì)各項(xiàng)工程開(kāi)展的形象進(jìn)度了如指掌，而且對(duì)往常所收集整理的資料也要定時(shí)整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開(kāi)工手續(xù)是否齊全，申報(bào)和批復(fù)時(shí)間、意見(jiàn)是否合理，是否存在漏報(bào)現(xiàn)象；針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)日志、記錄的填寫除了要求規(guī)范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環(huán)節(jié)，無(wú)論是上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文還是承包人上報(bào)文件，作為檔案管理人員必須第一時(shí)間進(jìn)行收發(fā)登記，并對(duì)文件的內(nèi)容詳細(xì)了解，在總監(jiān)批示后轉(zhuǎn)相關(guān)人員進(jìn)行傳閱，如有必要應(yīng)復(fù)印下發(fā)，并對(duì)文件要求落實(shí)的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤，確保文件第一時(shí)間相關(guān)責(zé)任人能夠及時(shí)了解，有利于工程現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理控制?？此剖且粋€(gè)小小的環(huán)節(jié)，但是關(guān)系重大，也體現(xiàn)了一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部程序化管理的水平。（3）定期對(duì)施工單位形成的檔案資料進(jìn)行審查，這項(xiàng)工作基本在監(jiān)理合同中都會(huì)明確注明，即使沒(méi)有注明，監(jiān)理也有義務(wù)和權(quán)力檢查承包人施工過(guò)程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會(huì)減免驗(yàn)收時(shí)的返工率，大大的提高驗(yàn)收效率。尤其是開(kāi)工前期，此項(xiàng)工作應(yīng)經(jīng)常開(kāi)展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項(xiàng)目均配有數(shù)碼相機(jī)，在工程中也進(jìn)行了應(yīng)用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場(chǎng)存在問(wèn)題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理的工作。在將來(lái)寫材料的時(shí)候?qū)?huì)是一件很頭痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員的工作進(jìn)行影像記錄，工程現(xiàn)場(chǎng)如有條件也要進(jìn)行監(jiān)理人員現(xiàn)場(chǎng)檢查、驗(yàn)收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗(yàn)收資料整理的注意事項(xiàng)。（1）對(duì)現(xiàn)場(chǎng)形成的監(jiān)理記錄文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗(yàn)坡、驗(yàn)基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場(chǎng)書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗(yàn)收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內(nèi)容比較廣，只摘取該驗(yàn)收分部工程實(shí)施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗(yàn)資料整理的注意事項(xiàng)。該工作在開(kāi)工前就應(yīng)由專業(yè)的試驗(yàn)工程師或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測(cè)計(jì)劃制定現(xiàn)場(chǎng)可執(zhí)行操作的詳細(xì)檢測(cè)實(shí)施計(jì)劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測(cè)資料超過(guò)計(jì)劃，而另一個(gè)分部工程檢測(cè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗(yàn)收階段主要對(duì)試驗(yàn)資料進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、并對(duì)混凝土及砂漿進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定，也是判定該分部工程質(zhì)量合格和優(yōu)良的重要指標(biāo)。另外還要對(duì)施工單位形成的試驗(yàn)檢測(cè)資料進(jìn)行檢查核對(duì)，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。

結(jié)束語(yǔ)

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開(kāi)展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過(guò)程中的資料整理人員要對(duì)形成的檔案經(jīng)常翻閱，對(duì)于未閉合的資料及時(shí)進(jìn)行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時(shí)落實(shí)，以便檔案管理工作更好的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張桂鳳.關(guān)于建筑工程資料收集與整理的要點(diǎn)分析[J].世界華商經(jīng)濟(jì)年鑒，2012（3）