導語：如何才能寫好一篇檔案的管理要點，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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［關(guān)鍵詞］人事檔案管理；和諧管理；實施

人事檔案管理從本質(zhì)上來將就是講人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。而在當前市場形勢不斷變化的前提下，人事檔案管理也需要根據(jù)企業(yè)管理不斷變化的內(nèi)容和要求以及社會治理的實情發(fā)生相應(yīng)的變化，需要及時進行更新升級。而和諧管理就是當前出現(xiàn)在人事檔案管理中的一個新型理論，下面就探析下和諧管理是如何在人事檔案管理中應(yīng)用實施的。

1人事檔案管理當前存在的問題

對于人力資源來說，人事檔案管理不光是其重要組成部分，還可以幫助企業(yè)人力資源更好的開展工作。但是在人事檔案管理工作進行過程中，還是存在很多問題，這些問題導致了人事檔案管理水平一直停滯不前。其一是人事檔案管理工作人員自身地對工作的認識嚴重缺乏認識；企業(yè)單位部分人也認為人事檔案工作僅僅就是對檔案的抄寫、保管，不要將檔案丟了即可，沒有什么可以進行的工作，疏忽這項工作的也是頗多。其二是當前存在的人事檔案管理制度不夠完善，從而導致在人事檔案管理工作中記錄并不詳細，也沒有得到及時更新，使得人事檔案發(fā)揮不出自己應(yīng)有的作用。其三是當前人事檔案管理模式落后，近些年來，隨著科技的不斷發(fā)展，計算機的應(yīng)用已然得到了全面發(fā)展，但是人事檔案管理并沒有及時跟上時代的腳步，無法和計算機相結(jié)合應(yīng)用，導致工作效率慢，工作水平低下。以上三點都是當前人事檔案管理中存在的問題。

2解析和諧管理理論

作為和諧管理理論來講，其基本思想主要是在每一個子系統(tǒng)中都形成一個種比較和諧的狀態(tài)，從而可以使得整體的大系統(tǒng)達到和諧整體的目的。而當和諧管理理論在企事業(yè)單位中被應(yīng)用，又將企事業(yè)單位中的人力資源發(fā)展推進了一大步，不光可以提高其工作水平，還提升了工作效率。和諧管理理論作為當前企業(yè)單位中競爭的主體核心，其主要的價值內(nèi)涵有兩種技術(shù)價值和精神利得意義價值。對于第一種技術(shù)價值而言，主要是將一些要素、組織甚至結(jié)構(gòu)上進行協(xié)調(diào)，從而達到使得整體出現(xiàn)協(xié)調(diào)的特性。而如果將和諧管理理論在人事檔案管理中應(yīng)用，就是在有一定的輸入條件下，將最大化的人事檔案管理工作中的技術(shù)要求進行輸出。而相對于和諧管理理論而言，系統(tǒng)輸出就是一個沒有發(fā)生改變的系統(tǒng)自身精神狀態(tài)，是狹義的產(chǎn)出，與此同時，將資源支出進行一定的減少，可以把服務(wù)的最大化進行提供。對于第二種精神利得意義而言，就是在單位對員工進行管理的時候，不要只是在物質(zhì)上滿足員工，也不要只是對員工教授一些必要生存手段就認為可以了，還需要幫助員工進行自我努力，從而可以實現(xiàn)員工的自身價值，這樣員工才會產(chǎn)生自豪感，也因為積極參入，使得有一種單位集體的歸屬。所以說在運用和諧管理理論進行人事檔案管理中，要做的是可以從精神方面尋找和諧，幫助企業(yè)提升工作效率。

3和諧管理在人事檔案管理中實施要點

在企業(yè)進行人事檔案管理中，將和諧管理理論和管理學進行相互綜合分析，從而使得人事管理工作得到最大的能效性，而具體的實施要點可以從以下三個方面出發(fā)。（1）將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理日常工作中，使得人事檔案管理在企業(yè)分崗中達到一定合理性和準確性，進而使得人事管理組織得到一定的保障，在一個大環(huán)境中降低個人情感因素對人事檔案管理中存在的影響，保證人事檔案管理工作可以健康有序地進行。而且經(jīng)過以上的工作，可以為相關(guān)部分領(lǐng)導提供有效的外界準確信息，使得人事工作中一些獎懲措施可以更好的實施。（2）通過和諧管理理論使得人事檔案管理信息化進程加快。在對企事業(yè)單位進行人事檔案管理信息化中，要將和諧管理理論得到充分應(yīng)用，可以先從人的主觀能動性方面出發(fā)，建立一個電子檔案數(shù)據(jù)庫，使得人事檔案管理工作中人的作用影響降到最低，將其主管能動性發(fā)揮到最大。近年來，科技在不斷發(fā)展，已匯總較為簡便的檔案管理方式也在這種背景條件下誕生了，而這種較為簡潔的電子式檔案也有一定的使用限制，就是對計算機的硬件要求比較高，硬件設(shè)施低的計算機并無法將其進行運行，所以就需要進行合理應(yīng)用，將其與現(xiàn)代科技辦公互相結(jié)合，使得在以后的人事檔案工作中可以更為簡單的查閱檔案，管理模式也變得極為簡便，可以更好的為企事業(yè)單位提供準確信息，從而提高領(lǐng)導對員工的判斷和決策分析。（3）運用和諧管理理論使人事檔案管理中日常保存工作得到更好的完善。在人事管理日常工作中，要做到的就是對不同的內(nèi)容分別進行貫徹實施，遇到具體情況，做到具體分析，從而使得企業(yè)的管理制度和管理規(guī)范都得到了合理和準確的保障。而根據(jù)過往經(jīng)驗而得出，對人事檔案管理進行科學準確的保存工作，可以達到監(jiān)督領(lǐng)導和員工的作用，使得人事檔案工作可以得到更好的開展，發(fā)揮更大極限的優(yōu)勢。

4總結(jié)

綜上所述，和諧管理理論其中心思想就是在每一個方面都有一個和諧的要求，使得和諧從個人升華到了整體。而在人事檔案管理工作中，將和諧管理理論與管理學相結(jié)合，使得其有了一個科學的有力保障，使得人事檔案管理工作可以朝著更加積極有效的方向發(fā)展，為企業(yè)人力資源管理提供更好的保障。

[參考文獻]

[1]劉志燁.探討和諧管理在人事檔案管理中的運用[J].財經(jīng)界,2015(26).

[2]符白云.論人事檔案管理中和諧管理理論的運用[J].城建檔案,2015(08).

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由于畜牧獸醫(yī)局進行管理的項目過多，因此需要保存的檔案種類也比較多。如果畜牧獸醫(yī)局的所有檔案只是進行籠統(tǒng)的保存和管理，將會大大影響畜牧獸醫(yī)局的工作效率。首先，檔案雜亂無章，當涉及到需要調(diào)取檔案的時候，會浪費許多時間；其次，畜牧獸醫(yī)局負責相關(guān)的技術(shù)研發(fā)工作，研發(fā)工作需要過去的研究成果或者是各類資料作參考，如果畜牧獸醫(yī)局的檔案過于雜亂，就不能提供完整有序的科研材料。所以，畜牧獸醫(yī)局檔案管理的第一要素就是將檔案進行分類整理，分類程度越詳細越好，畜牧獸醫(yī)局對檔案的使用效率會大大增加。

2畜牧獸醫(yī)局的檔案管理要做到主次分明

畜牧獸醫(yī)局的檔案數(shù)量和種類都很多，包括相關(guān)的法規(guī)文件、科研技術(shù)、歷史資料等等，不可能將跟獸醫(yī)局所有有關(guān)的文件都一一進行整理，這樣將會占用大量的人力、物力。例如對畜牧獸醫(yī)局今后的發(fā)展和管理有重要影響的文件：動物疫情診斷測報、動物疫病預防、重大動物疫病控制、動物保護監(jiān)督、獸藥質(zhì)量監(jiān)管、種畜禽管理、飼料和飼料添加劑等等應(yīng)當進行重點保管和整理。因此，在畜牧獸醫(yī)局的檔案管理中，要做到主次分明，對畜牧獸醫(yī)局有重要作用的檔案進行重點管理，對一些無關(guān)輕重的檔案就應(yīng)當適當?shù)販p少管理精力，才能保證檔案管理有條不紊的進行。

3樹立檔案服務(wù)意識，構(gòu)建檔案服務(wù)體系

畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就在于有效地利用其信息資源優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮其畜牧獸醫(yī)檔案的作用，實現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。首先為領(lǐng)導決策服務(wù)，避免工作的盲目性和隨意性；其次為廣大養(yǎng)殖場（戶）服務(wù)，向他們提供各種有價值的信息，進行技術(shù)指導咨詢,幫助他們脫貧致富，增加收入；再次為廣大畜牧獸醫(yī)工作者服務(wù),促進科技成果轉(zhuǎn)化。充分利用國內(nèi)外科技成果，提高服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平，為畜牧業(yè)的快速、健康、高效發(fā)展保駕護航。

4總結(jié)

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關(guān)鍵詞：現(xiàn)階段 醫(yī)院人事檔案 工作要點 管理

人事檔案在醫(yī)院的發(fā)展以及建設(shè)中起到指導的作用，其不僅記錄了醫(yī)院員工的相關(guān)信息，同時也是醫(yī)院聘用選撥人才、職稱評定、薪資調(diào)整以及人事安排的關(guān)鍵參考。當前，隨著我國社會以及經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，我國醫(yī)療水平也獲得一定程度的提高，醫(yī)院人事改革也不斷深化，致使人員流動頻繁，對人事檔案管理也提出了更高的要求。因此，相關(guān)管理部門一定要改變傳統(tǒng)的工作方法和工作思路，使檔案管理工作更加符合現(xiàn)階段環(huán)境的需要。

一、開展檔案宣傳，強化員工觀念

醫(yī)院在對人事檔案進行管理的過程中，一定要堅持對廣大職工進行檔案相關(guān)法規(guī)以及法律的宣傳，通過下發(fā)資料、工作學習以及日常會議的形式，提高全體工作人員對檔案工作的嚴肅性以及重要性認識，提高全體工作人員的檔案觀念。醫(yī)院還要建立和完善相關(guān)的獎罰制度，一旦出現(xiàn)違反規(guī)定的情況要根據(jù)制度公平處罰，起到教育他人、規(guī)范管理的效果。只有醫(yī)院全體工作人員對人事檔案具有清晰以及全面的認識，才能夠為檔案管理提供良好的工作環(huán)境，進而促進管理工作水平的提高。

二、收集相關(guān)信息，實行動態(tài)管理

以往，我國醫(yī)院在人事檔案管理方面，沒有給與充分的重視，管理方式比較單一，相關(guān)部門只是形式化的對檔案開展保管和整理工作，缺乏信息主動收集和獲取。例如一些醫(yī)生工作崗位調(diào)動、科室變換，但是在檔案中并沒有充分體現(xiàn)，信息還是停留在開始狀態(tài)，信息沒有實時更新，因此，對人事檔案一定要采取動態(tài)的管理模式，對檔案信息要進行主動的收集和更新，動態(tài)以及真實的反映出醫(yī)務(wù)人員的工作狀態(tài)。醫(yī)院相關(guān)部門一定要建立以及完善符合醫(yī)院實際情況的檔案管理工作流程和管理制度，召開各部門會議充分落實管理工作，按照相關(guān)管理制度的規(guī)定，需要定期向各部門收集和整理醫(yī)務(wù)人員的動態(tài)信息。同時，醫(yī)院還要根據(jù)檔案管理情況制定考核制度，將檔案管理與績效考核掛鉤，確保檔案動態(tài)管理的順利實行。

三、加強檔案建設(shè)，強化應(yīng)用價值

人事檔案的內(nèi)容主要有個人的政治面貌、社會關(guān)系、家庭情況、獎罰、職稱、職務(wù)以及個人學歷等，反映了個人的成長情況。但是在現(xiàn)階段下，上述信息已經(jīng)不能充分滿足醫(yī)院建設(shè)的新要求，因此，一定要對內(nèi)容進行更新以及整理，補充能夠體現(xiàn)時展和個人信息的新內(nèi)容。同時，檔案在原始內(nèi)容的前提下，要反映出醫(yī)療人員的工作技能以及工作態(tài)度，全面而清晰的體現(xiàn)個人的科研成果、技術(shù)專長、工作技能、工作態(tài)度以及道德水準等情況，用數(shù)據(jù)的形式真實以及客觀的進行記載，例如出勤率、誠信材料、數(shù)量、疾病治愈率、手術(shù)成功率、門診量以及病人滿意程度等。

四、強化信息技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理

當前，隨著我國醫(yī)院辦公信息化程度的提高，醫(yī)院要建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，進而實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化以及電子化。通過信息技術(shù)對檔案進行有效管理，可以提高管理工作的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率。同時，應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作由人工管理方式向自動管理方式的轉(zhuǎn)變，將相關(guān)文獻和檔案信息以數(shù)據(jù)的形式保存，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的資源共享和遠程交換?，F(xiàn)階段，醫(yī)院要從建設(shè)的角度長遠計劃，盡快完善檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理，為檔案的管理、學術(shù)研究以及隊伍建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

五、重視隊伍建設(shè)，強化人員素質(zhì)

目前我院從事檔案管理工作的相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，在實際工作的過程中缺乏對問題做出及時有效處理的能力，因而在一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。當前，檔案管理人員要充分掌握相關(guān)專業(yè)知識，同時還有具備人事管理、英語、計算機、醫(yī)學等領(lǐng)域的相關(guān)知識，醫(yī)院在選派檔案管理人員的時候，醫(yī)院領(lǐng)導要選派工作認真、態(tài)度端正以及具有醫(yī)務(wù)知識和檔案管理知識的人員進行管理工作。醫(yī)院還要定期對管理人員開展各種類型的培訓工作，選撥在檔案管理方面可以長期堅持以及愛崗敬業(yè)的人員到院校深造學習，進而提高人員的管理知識以及業(yè)務(wù)能力，強化檔案管理的工作水平。

六、結(jié)束語

總之，醫(yī)院人事檔案管理不僅涉及到醫(yī)院工作人員的個人信息，同時，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展以及未來建設(shè)具有推動意義，醫(yī)院管理層要給予充分的重視。在人事檔案管理具體工作中，一定要改變傳統(tǒng)的方法和思路，將被動變?yōu)橹鲃?，拓展檔案管理的內(nèi)容，并且引入先進的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化以及現(xiàn)代化，提高工作人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平，進而發(fā)揮檔案的工作，為醫(yī)院發(fā)展發(fā)揮作用。

參考文獻：

[1]趙穎.淺談現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的工作要點[J].黑龍江檔案，2012，04：142

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關(guān)鍵詞：電子管理 圖書檔案管理 重要性

將圖書檔案進行電子管理最終形成電子檔案，電子檔案就是將具有一定價值的數(shù)據(jù)或文件進行整理、歸檔和保存而形成的電子文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種方便、快捷、有效的管理方式在圖書管理中大受歡迎，提升了圖書管理的電子化水平，成為圖書管理工作順利進行的最佳選擇。

一.電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)

1.電子檔案方便快捷，能提高工作效率。相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進行繁重的手工操作，只需用計算機處理圖書的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高圖書檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應(yīng)加快，檔案管理者通過網(wǎng)絡(luò)傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達到網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。

2.電子檔案管理能夠防止文件丟失。傳統(tǒng)圖書檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給圖書管理者增加了不小的負擔和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現(xiàn)，本來進行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)以后，可以隨時補漏增缺，可以多復制幾份進行存檔，就不會出現(xiàn)文件丟失等問題。

3.電子檔案管理形式多樣，易于保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現(xiàn)這樣的問題，它能夠?qū)D書檔案長久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。

二.加強電子圖書檔案管理的策略

雖然電子檔案在實際應(yīng)用中已經(jīng)取得了較多的成績，但是在具體的圖書檔案管理工作中仍然存在很多問題，如電子圖書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性問題，電子圖書檔案管理制度存在不完善現(xiàn)象，以及工作人員的業(yè)務(wù)水平有待提高等。因此，就電子圖書檔案管理中存在的這些問題，下面將一一提出解決策略。

1.提高電子圖書檔案存放空間的安全性。電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子圖書檔案管理首先應(yīng)該強化對電子圖書檔案存放環(huán)境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發(fā)生電擊、火災(zāi)等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環(huán)境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發(fā)生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必擔心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。

2.完善電子圖書檔案管理制度。在電子圖書檔案管理過程中，為了確保文件或數(shù)據(jù)的存儲安全，務(wù)必要加強管理制度設(shè)計。要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的工作人員來負責電子圖書檔案的編制工作，進行編制設(shè)計時要以確保文件真實可靠為前提和依據(jù)。而且，工作人員要以檔案的級別作為劃分依據(jù)，及時對圖書檔案進行整理、歸檔和保存，在存儲之前必須要交給審查人員核實，以確保存儲數(shù)據(jù)的準確無誤。例如，針對單位檔案的館藏狀況進行系統(tǒng)化整理，根據(jù)檔案資料的實際情況來確定電子存儲方式，包括照相機、掃描儀或者光盤的恰當使用，從而建立起相對完整的電子圖書檔案管理制度。

3.加強電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計。除了提高電子圖書檔案的存放安全性以及完善電子圖書檔案管理制度以外，加強電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計也顯得尤為必要。電子圖書檔案管理系統(tǒng)的不健全會直接影響信息安全性，所以針對這一問題，需要設(shè)計者在設(shè)計管理系統(tǒng)時進行加密設(shè)計，并且定期更換密碼，設(shè)置訪問權(quán)限，以防止任何不法分子通過某些途徑獲取信息，破壞電子圖書檔案信息。同時，規(guī)定時間內(nèi)要對管理系統(tǒng)進行維修和保護，防止病毒侵入而產(chǎn)生系統(tǒng)漏洞，以保障電子圖書檔案系統(tǒng)的安全性。

4.提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平。電子圖書檔案管理系統(tǒng)省去了大部分人力，但是并不意味著不用任何人力就能完成整個系統(tǒng)的運作，在整個操作過程中，工作人員的業(yè)務(wù)能力決定了電子圖書檔案管理系統(tǒng)能否正常高校運行。所以，為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強培訓工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，包括對計算機技術(shù)的掌控能力和網(wǎng)絡(luò)知識水平等。

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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;重要性

1.電子檔案庫的組成和特點

1.1組成

(1)用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務(wù)擴大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。

1.2 特點

(1)管理對象數(shù)字化。隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對遠程數(shù)據(jù)庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

2.電子檔案的特點及優(yōu)越性

2.1與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點

（1）文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。

（2）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

2.2 基于電子檔案的特點，電子檔案具有獨特的優(yōu)越性

（1）電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?，微機管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（3）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

3.做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

3.2 要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.3應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；電力基建；重要性

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、前言

檔案管理指的是收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供有使用價值的資料的管理活動。對于平常的商品經(jīng)濟，商品價值的物質(zhì)基礎(chǔ)是商品的質(zhì)量，也就是說商品的質(zhì)量是保證企業(yè)競爭成功的關(guān)鍵。作為國民經(jīng)濟社會發(fā)展的基礎(chǔ)性建筑產(chǎn)品，電力基建工程有著一定的特殊性，對于其工程質(zhì)量而言，其必須恪守生命底線。為保證電力基建質(zhì)量水平，國家相關(guān)部門出臺了一系列控制措施，對基建工程進行了嚴格的規(guī)范。

電力基建工程的檔案管理指的是通過鑒定、整理并歸檔的項目文件，真實記錄和反映電力工程建設(shè)歷史，是工程驗收的必備條件，為日后管理、運行、檢修、改擴建提供重要依據(jù)。在電力基建工程中充分認識到檔案管理的重要性，不斷提高社會大眾對于檔案管理工作的認識。

二、檔案管理工作的重要性分析

基建檔案管理反映歷史原貌

通常來說，檔案中所記載的資料內(nèi)容就是對于歷史中曾經(jīng)出現(xiàn)的畫面的再現(xiàn)。此歷史資料記錄、歷史畫面再現(xiàn)的作用，對于電力基建工程中的檔案管理來所特別重要。對于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相應(yīng)的審批文件、土地征用、產(chǎn)權(quán)所有證、各類施工圖紙、設(shè)計規(guī)劃等齊全、完整反映基建工程原始面貌的檔案。比如說，電力工程需要一套齊全、完整的基礎(chǔ)建設(shè)檔案，其需要系統(tǒng)性的記錄下工程從下達計劃、立項、規(guī)劃設(shè)計、征用土地、簽訂施工合同到施工全過程以及竣工驗收、各類往來報表等。不僅有大量的文字數(shù)據(jù)記錄，還有相關(guān)的表格、圖紙記錄。這些基建工程檔案讓我們能夠詳細的記錄建筑物的開工、竣工時間及建筑結(jié)構(gòu)、面積、造價和設(shè)計壽命等。做好此類基建檔案工作，將會為我們?nèi)蘸蟮幕ńㄖ锞S護和開發(fā)提供方便。

2、基建檔案管理保障電力基建質(zhì)量

基建檔案指的是在電力基建項目從立項、報建、審批、招投標、勘察設(shè)計、施工、竣工驗收全過程中形成的，能夠反映工程建設(shè)真實面貌，保存?zhèn)洳榈奈淖?、聲像、圖示等的原始記錄材料。相比較于其他的基建工程，電力基建項目周期長、參建單位多。在電力基建工程建設(shè)中，除了建設(shè)、堪察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位參與，還要金融、政府等部門協(xié)助。此外，能源電力行業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一般都是投資規(guī)模的項目，從項目立項到項目竣工一般都要耗費三到五年的時間，而基建檔案就是這一套流程中各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料和記錄。

基建檔案有利于電力設(shè)施后期開發(fā)

加強電力行業(yè)的基建檔案管理有利于電力設(shè)施后期在利用中的增值作用。電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是具有一定建筑資質(zhì)和需要較高施工工藝的建筑行業(yè)，無論從經(jīng)濟效益角度，還是擴大社會效益的方面都其他行業(yè)所不能比擬的。電力行業(yè)的基礎(chǔ)工程假設(shè)只是整個工程的一個起始,后續(xù)還存在擴建、改建、維修等工程。加強基建檔案管理有利于在后續(xù)開發(fā)中節(jié)約人力、物力、財力。在電力基礎(chǔ)建設(shè)工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原設(shè)計圖紙為導向進行擴、改、修，否則不但不會發(fā)生經(jīng)濟上的增值，反而要浪費大量的經(jīng)費。

三、發(fā)揮檔案管理作用的措施

1、加強檔案管理的制度建設(shè)

做好檔案管理工作，需要不斷健全檔案管理制度。作為電力基建工程的難點、弱點，檔案管理受到電力建設(shè)項目周期長的影響，在整個施工中會出現(xiàn)大量技術(shù)性文件資料，而要想有效地保管好這些資料文件，需要我們有一套完整規(guī)章制度。電力基建項目參建單位多，要保證竣工檔案完整性、成套性和文件材料系統(tǒng)性，就須統(tǒng)一標準。所以，在電力基建工程中，檔案管理必須執(zhí)行國家同一法規(guī)、條例、辦法。依據(jù)《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《供電企業(yè)檔案分類表》等，讓各電力基建單位在檔案管理中有章可循，用統(tǒng)一檔案標準對基建檔案實行規(guī)范化管理。

做好電力基建檔案管理人才建設(shè)

伴隨著電力改革的深入，不少電力基建工程檔案管理人員兼職從事檔案管理，大多數(shù)并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，不熟悉檔案的收集、整理、組卷等各項工作，為電力基建工程檔案管理增添了不少難度。此外，電力基建單位多且檔案意識不強、重視程度不一等，這些都讓電力基建檔案管理有不小的差異。因此，做好電力基建工程檔案管理的人才建設(shè)，有效地提升檔案管理人員技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在進行正式的基建工程施工前，在統(tǒng)一的檔案管理條例基礎(chǔ)上，對檔案管理人員做好職業(yè)技能培訓，保證檔案管理人員掌握所必需的檔案管理基本知識，熟練掌握和應(yīng)用好管理各項技能，夯實基建工程檔案管理基礎(chǔ)。

先進技術(shù)促進檔案管理科學化

隨著全球科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息時代為我們帶來了眾多的檔案新載體的和管理新方法、新手段。隨著電力基建工程建設(shè)的增加，其對于檔案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈發(fā)的準確、快速、系統(tǒng)。檔案管理亟需要改變原有的檔案管理方式方法。為此，第一就要做到檢索工具編制要科學、適用，不要因為盲目的追求數(shù)量而造成多、濫、雜的出現(xiàn)；第二，同一單位內(nèi)需要建立什么樣的檢索工具以及什么樣的檢索工具體系，這些都需要我們能夠更為準確、迅速的、從使用者多角度查尋檔案需要進行編制。要更加積極主動的創(chuàng)造有利條件，通過光盤、電子計算機、掃描儀、照相機等先進電子技術(shù)管理檔案，在有效的提高檔案信息儲備和檢索速度的同時，研究好檔案管理的現(xiàn)代化。同時，遵循“實用與效能”的原則，檢索工具的選編要更加具有針對性，確定目標，統(tǒng)籌安排，加速推進檔案信息管理從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化的管理方式進行轉(zhuǎn)變。

科學化、規(guī)范化記載檔案管理內(nèi)容子項

對于電力基建工程的檔案管理而言，其過程中可能會碰到一些新資料或者新問題，這就需要我們切實做好檔案管理內(nèi)容子項的規(guī)范化建設(shè)和科學化設(shè)計。作為電力基建施工企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，合格的檔案信息也定將成為企業(yè)未來發(fā)展的寶貴財富。想要保持檔案信息資源的準確存在，需要我們科學化、規(guī)范化記載檔案內(nèi)容子項。通過標準的形式將檔案管理內(nèi)容的子項確定下來，比倉庫管理標準、施工管理手冊、技術(shù)改進管理標準、設(shè)備消缺等規(guī)定了材料文件收集、管理、驗收要求，為我們收集檔案提供制度保障。通過這些規(guī)章制度的約束和規(guī)范，更好的保證檔案內(nèi)容子項合理化進行，也保證檔案管理順利進行。

四、結(jié)論

受到電力行業(yè)其自身所具有的獨特性的影響，我們在進行電力基建工程的建設(shè)時，其檔案管理工作特別重要。檔案工作有著需要的周期長、牽涉的部門和單位多、牽扯的環(huán)節(jié)眾多、檔案資料有著極為繁雜的內(nèi)容等特點，但電力基建工程也有自身程序和規(guī)律。為此，我們要正確把握以上規(guī)律，重視好電力基建工程的檔案管理工作,利用先進的管理方式和技術(shù)手段，始終做到電力基建工程建設(shè)與基建工程的檔案管理攜手共進，爭取在未來企業(yè)的發(fā)展壯大中，發(fā)揮這些檔案的價值。

參考文獻：

[1] 高曉玲.加強企業(yè)基建檔案管理初探[J].企業(yè)家天地(理論版).2011(07)

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關(guān)鍵詞：困難學生；自主管理；檔案信息；服務(wù)體系

近年來，黨和國家高度重視學生資助工作，把學生資助工作作為“促進教育公平，辦人民滿意教育”的一項民心工程來抓。近年來國務(wù)院和省政府相繼出臺了多項家庭經(jīng)濟困難學生資助政策，為落實這項“民心工程”，加強困難學生的資助管理，我市于2007年8月成立學生資助管理中心，從此我就開始了學生資助中心工作，負責市直及各縣區(qū)，學前、義務(wù)教育，高中、中職資助工作，及大學生生源地信用助學貸款、高校義務(wù)兵服兵役學費返還，高校畢業(yè)生學費和國家助學貸款補償?shù)裙ぷ?。幾年來全市累計資助學前兒童8.6萬人次，發(fā)放助學金 1.02億元；資助中職學生15.6萬人次，發(fā)放助學金2.3億元，資助普通高中學生12.2萬人次，發(fā)放助學金2.28億元，累計辦理生源地信用助學貸款 22萬多人次，成功發(fā)放助學貸款13.62|元。產(chǎn)生大量學生資助申請表、匯總表，全國、省及市級資助政策文件，資料檔案。各縣區(qū)大量生源地助學貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達96%以上，菏澤市學生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進單位，我先后兩次被省教育廳、省財政廳授予全省學生資助工作先進個人。

1 困難學生資助檔案的主要內(nèi)容

1.1 困難學生的個人情況

在建立健全學生資助管理中心的檔案體系時，需要對學生的基本情況進行深入了解，其中包括學生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經(jīng)濟來源渠道等等。學生們首先應(yīng)該提交準確的證明材料，校方經(jīng)過核實之后，最終確立資助檔案。

1.2 申請審批材料

審批材料的內(nèi)容包含的非常廣，除了家庭經(jīng)濟狀況之外，還包括相應(yīng)的公示情況，學校以及教育部門的審批認定書等等?？梢?，審批材料具有預定的權(quán)威性。

1.3 困難學生資助情況

學生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內(nèi)對學生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應(yīng)該對其準確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。

1.4 困難學生個人的成長經(jīng)歷

在學生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據(jù)就是被資助學生每個學期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。

2 困難學生資助檔案的特點

學生資助檔案是在學生資助工作中產(chǎn)生的，學生資助實踐活動的規(guī)律決定了學生資助檔案的特點，具體表現(xiàn)為：第一，學生資助檔案內(nèi)部有機關(guān)聯(lián)性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關(guān)系到國家和社會出資人資助經(jīng)費公平、公正的發(fā)放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發(fā)放程序，形成的檔案環(huán)環(huán)相扣，關(guān)聯(lián)度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務(wù)部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經(jīng)費，建立了“全國學生資助管理中心網(wǎng)”、“全國中等職業(yè)學校學生信息管理系統(tǒng)”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統(tǒng)，各省、市、縣也紛紛建立了網(wǎng)站，為學生資助工作的專業(yè)化、信息化鋪平了道路。信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

3 困難學生資助檔案建立與完善策略

3.1 明確學生資助檔案材料，保證其真實性和應(yīng)用價值

在具體的實踐中，對于困難學生進行適當?shù)难a助是必要的，不僅可以讓學生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學生自身減少負擔，使其能夠積極投身到學習和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內(nèi)容就是對學生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎(chǔ)上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現(xiàn)象，檔案管理的工作力度就會受到嚴重的損害，而且也會威脅到其他學生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學生的動態(tài)信息，提升檔案管理工作和服務(wù)的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。

3.2 及時整理和分析困難學生資助檔案信息

為了對學生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學生的檔案進行分析和整理。由于學生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應(yīng)該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應(yīng)該根據(jù)家庭收入的實際情況來采取科學合理的資助行為?？梢?，學生資助管理中心檔案信息的利用和服務(wù)體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎(chǔ)，逐漸實現(xiàn)了資助工作高效性和多樣化的工作目標。

3.3 遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性對學生信息的更改變動處理靈活方便對學生各種情況調(diào)用簡單快捷，所以經(jīng)濟困難學生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)登記、實時更改、信息等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)

目前由于家庭經(jīng)濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對家庭經(jīng)濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓和業(yè)務(wù)能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平將家庭經(jīng)濟困難學生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑管理者根據(jù)學生的家庭經(jīng)濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經(jīng)濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。

3.5 加強制度建設(shè)，落實法律責任

首先，加強制度建設(shè)。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統(tǒng)一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監(jiān)督。

其次，要落實法律責任。凡是漏簽的文件都要補簽。獎學金、助學金、貸管費、減免學費、補助等各類資助材料，必須有學校領(lǐng)導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證價值。在資助過程中形成的電子文件材料，在目前相關(guān)法律尚不健全的情況下，仍然應(yīng)當還原成紙質(zhì)文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。

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關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；重要性

一、會計檔案的作用

1.會計檔案直接影響經(jīng)濟工作

從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策;從微觀來說，各企事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學地預測未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯

改革開放給經(jīng)濟建設(shè)帶來了生機和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀的情況真實地記錄下來，及時發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟糾紛，從而確保國家的經(jīng)濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體

電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題

電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限，沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善

由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才

眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結(jié)果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部門負責人批準。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

3.提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員，應(yīng)盡量用計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

參考文獻:

[1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟,2008(3).

篇9

關(guān)鍵詞：合同管理 績效審計 評價指標

同管理績效審計是審計部門對一系列的合同管理活動進行監(jiān)督和評價的過程。構(gòu)建一套科學、合理的合同管理績效審計評價指標體系，有助于審計部門了解審計事項和梳理風險點，有利于其發(fā)現(xiàn)合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，促進合同管理績效審計的順利開展，并從根本上改善合同管理，切實提高管理績效。

一、合同管理績效審計評價指標體系的構(gòu)建模式

構(gòu)建模式包括基于項目管理和基于過程參與兩種。前者將合同管理作為特定的項目，借鑒COSO內(nèi)部控制五要素構(gòu)建評價指標體系。后者從合同的準備、訂立、履行、后續(xù)管理等事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進行評價指標構(gòu)建。評價指標主要涉及以下幾個階段：（1）合同管理制度與機制建設(shè)，主要關(guān)注合同管理部門設(shè)立與人員配備、合同管理崗位與環(huán)節(jié)設(shè)置、制度建立以及機制建設(shè)。（2）合同準備階段，主要關(guān)注合同項目的可行性、效益性和真實性，確認合同項目是否列入年度計劃或經(jīng)有效授權(quán)與批準。（3）合同訂立階段，主要評價合同主體的合法性和適當性、合同標的的合法性和可行性、合同價格的合理性與經(jīng)濟性和合同要式的規(guī)范性。（4）合同履行階段，主要關(guān)注合同實際、合理、有效履行，針對不能履行合同與不履行合同的行為采取法律救濟的情況。（5）合同的后續(xù)管理階段，主要關(guān)注合同檔案的完整性、合同監(jiān)督檢查的及時性以及問題糾正與改進的有效性等。由于大多數(shù)單位均未明確專門的部門具體負責合同的管理工作，且從審計實踐中也可得知，按管理過程設(shè)計評價指標體系最為直接、實用，因此本文選擇過程參與模式進行指標體系的構(gòu)建。

二、合同管理績效審計評價指標選取的原則和確立

在選取指標時，應(yīng)遵循以下原則：（1）目的性原則。對于合同管理的績效評價，處于不同的階段，績效評價的側(cè)重點應(yīng)有所不同。（2）全面性原則。對合同管理的績效做出正確的評價，通常需要從多個角度進行考量，充分反映評價客體的整體特征。（3）可行性原則。應(yīng)根據(jù)合同管理績效審計評價的實際需要和現(xiàn)實可能來設(shè)計指標，確保整個評價指標體系立足于主、客觀條件。

指標的選取應(yīng)從合同的內(nèi)部管理制度建立健全和有效性評價入手，貫穿合同的立項、簽約、履約、后續(xù)管理等各個環(huán)節(jié)，主要圍繞合同管理合規(guī)性，即合同管理活動遵守法律法規(guī)、內(nèi)部管理制度的情況；經(jīng)濟性，即實現(xiàn)合同管理目的所耗費成本的最小化；效率性，即投入耗費的成本和產(chǎn)出的服務(wù)、產(chǎn)品或其他成果之間的關(guān)系；效果性，即活動的預期結(jié)果和實際效果之間的關(guān)系四個方面。通過篩選，筆者最終確立由5個一級指標、19個二級指標和51個三級指標構(gòu)成的合同管理績效審計評價指標體系。

（一）合同管理制度與機制建設(shè)

1.合同管理部門設(shè)立與人員配備。包括：（1）合同管理部門獨立性評價，屬于效率性指標，評價要點為是否存在專門、獨立的合同管理部門，其職責是否明確、合理；是否明確合同管理部門的權(quán)限范圍，合同管理部門履行職責時是否不受其他業(yè)務(wù)部門的不當干涉。（2）人員專職化評價，屬于效率性指標，評價要點為是否配備專門的合同管理人員且專門負責合同管理事項。

2.制度建立。包括：（1）合同管理制度建立與健全度，屬于合規(guī)性指標，評價要點為是否制訂包括內(nèi)控制度的合同管理制度，制度是否合理、有無明顯缺陷、是否符合相關(guān)規(guī)定。（2）制度與實際情況匹配性評價，屬于效果性指標，評價要點為合同管理制度是否與本單位實際情況相符。（3）制度修訂效率評價，屬于效率性指標，評價要點為合同管理制度是否根據(jù)上級單位的規(guī)定以及本單位實際情況的變化及時予以修訂。

3.合同管理崗位與環(huán)節(jié)設(shè)置。包括：（1）崗位責任制建立評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為是否建立與合同管理有關(guān)的崗位責任制，評價其是否涵蓋合同審批合同訂立合同履行等內(nèi)容。（2）崗位職責分工評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同管理是否實行不相容職務(wù)嚴格分離、不相容崗位相互牽制，合同管理全過程的透明度是否提高，是否防止暗箱操作。（3）崗位職責落實評價，屬于效率性指標，評價要點為合同管理崗位職責是否落實到崗到人，崗位人員是否了解自己的崗位、明確自身的職責。（4）管理環(huán)節(jié)設(shè)置評價，屬于經(jīng)濟性指標，評價要點為合同管理環(huán)節(jié)是否冗繁，是否增加了合同成本。

4.機制建設(shè)。包括：（1）內(nèi)控機制建立與健全度，屬于合規(guī)性指標，評價要點為是否建立有效的合同管理的內(nèi)控機制。（2）內(nèi)控機制運行評價，屬于效果性指標，評價要點為合同管理內(nèi)控制度是否得到了切實遵循，有無管理失控的現(xiàn)象。（3）溝通機制建立與健全度，屬于效率性指標，評價要點為是否建立和健全合同管理溝通機制，是否存在暢通、便捷的溝通渠道。（4）溝通機制運行評價，屬于效果性指標，評價要點為溝通機制運行是否高效，合同管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門能否及時有效的溝通。（5）成本核算分析機制建立與健全度，屬于經(jīng)濟性指標，評價要點為是否建立健全成本核算分析機制，是否涵蓋成本核算、成本分析、頻率、報告與風險提示等內(nèi)容。（6）成本核算分析機制運行評價，屬于效果性指標，評價要點為是否全面有效開展成本核算分析工作，分析是否到位，頻率是否合理，是否及時將分析情況進行報告，發(fā)現(xiàn)風險是否及時給予風險提示。

（二）合同準備

1.合同締約方資質(zhì)調(diào)查。包括：（1）合同締約方資信評價，屬于效果性指標，評價要點為對合同締約方是否進行資信調(diào)查，調(diào)查其信用狀況，是否具有完成合同行為的資質(zhì)，是否具備法人資格或取得法人授權(quán)等。（2）合同締約方履約能力評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為對合同締約方進行評價，拒絕與無履約能力、未經(jīng)國家質(zhì)量管理部門認可的單位簽訂合同。

2.合同價格信息資源收集。主要包括合同價格比較分析評價，屬于經(jīng)濟性指標，評價要點為利用所掌握的價格信息，對參與投標或合同談判的單位所報價格與掌握的價格信息進行對比分析，使招標標的或最終的合同價格趨向經(jīng)濟、合理。

（三）合同訂立

1.項目招標。包括：（1）招標實行率，屬于合規(guī)性指標，評價要點為明確哪些合同必須履行論證、招投標程序以及實際落實情況如何，是否存在應(yīng)招投標卻沒有招投標的合同。計算公式為：招標實行率=實行招標程序的合同/應(yīng)實行招標程序的合同×100%。（2）中標價格節(jié)支率，屬于經(jīng)濟性指標，評價要點為中標價格是否達到預期效果，是否能夠為單位節(jié)約合理的支出和成本。計算公式為：中標價格節(jié)支率=（價格均價-中標價格）/價格均價×100%。（3）招標工作評價，屬于效果性指標，評價要點為是否選定了合格中標單位，能否通過招標獲得質(zhì)優(yōu)的貨物、滿意的服務(wù)等。

2.財務(wù)審核。包括：（1）會計部門審核率，屬于經(jīng)濟性指標，評價要點為合同是否經(jīng)過會計財務(wù)部門的財務(wù)審核，是否安排了相應(yīng)的財務(wù)預算，是否存在無計劃或浪費現(xiàn)象。計算公式為：會計部門審核率=會計部門已審核的合同/會計部門應(yīng)審核的合同×100%。（2）財務(wù)審核評價，屬于經(jīng)濟性指標，評價要點為合同涉及的經(jīng)濟事項是否符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，是否符合單位的經(jīng)濟規(guī)劃，尤為關(guān)注合同價款和結(jié)算方式。

3.法律審核。包括：（1）法務(wù)部門審核率，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同是否經(jīng)過法律事務(wù)部門的法律審核，能夠采納法律審核意見。計算公式為：法律部門審核率=法律部門已審核的合同/法律部門應(yīng)審核的合同×100%。（2）法律審核評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同涉及標的的名稱是否規(guī)范，審查數(shù)量和質(zhì)量表述是否正確，審查合同履行的期限、地點和方式是否明確和合理，違反合同的責任是否明確。

4.單位負責人審批。包括：（1）內(nèi)部審批率，屬于合規(guī)性指標，評價要點為確定是否所有的合同都經(jīng)過內(nèi)部審批，查找未經(jīng)審批私自簽訂合同的情況。計算公式為：內(nèi)部審批率=內(nèi)部已審批的合同/內(nèi)部應(yīng)審批的合同×100%。（2）審批效率評價，屬于效率性指標，評價要點為計算審批流轉(zhuǎn)的平均周期。（3）審批權(quán)限評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為有無濫用授權(quán)、超越職權(quán)的行為。（4）審批程序評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為審批程序是否合規(guī)。

5.合同締約評價主體與內(nèi)容。包括：（1）合同締約主體評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同締約主體是否與中標單位一致，是否出現(xiàn)合同轉(zhuǎn)讓的違規(guī)事項。（2）合同條款準確性評價，屬于效果性指標，評價要點為合同條款是否體現(xiàn)雙方真實意愿，是否公平、合理、嚴謹，是否存在不必要的歧義。（3）合同條款完整性評價，屬于效果性指標，評價要點為合同條款是否完整，是否涵蓋標的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、期限、地點、方式和違約責任等內(nèi)容。（4）合同條款合規(guī)性評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同的條款是否符合國家法律、法規(guī)，有無損害國家利益、公司利益或他人合法權(quán)益的事項，有無簽訂無效合同的情況。（5）合同風險關(guān)注度，屬于合規(guī)性指標，評價要點為對合同存在的法律風險、經(jīng)濟風險是否足夠關(guān)注并加以防范。

6.合同締約方式與效率。包括：（1）合同締約方式評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同的訂立方式是否符合國家法律法規(guī)或當事人的約定。按法律法規(guī)規(guī)定采用書面形式或按當事人約定采用書面形式。（2）合同締約效率評價，屬于效率性指標，評價要點為合同應(yīng)在經(jīng)濟事項發(fā)生前訂立，即是否存在經(jīng)濟事項先于合同簽訂的現(xiàn)象。

（四）合同履行

1.合同的變更與新增。包括：（1）變更合同評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為正在執(zhí)行的合同，凡涉及合同價款等核心合同條款變動，應(yīng)重新簽訂合同而非簽訂補充協(xié)議。（2）新增合同評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同執(zhí)行中需要增加新合同的情況，應(yīng)審查新增合同的必要性以及是否合規(guī)、合理、經(jīng)濟等。

2.合同履約比例與效果。包括：（1）合同履約率，屬于效果性指標，評價要點為檢查合同按時按質(zhì)履行的情況，確定其數(shù)量和比例。計算公式為：合同履約率=已按時按質(zhì)履行的合同/計算期內(nèi)應(yīng)履行的合同×100%。（2）合同履約滿意度，屬于效果性指標，評價要點為調(diào)查合同履約狀況，了解合同履約的滿意程度。

3.合同標的物和利益歸屬評價。包括：（1）合同利益歸屬評價，屬于效果性指標，評價要點為審查合同業(yè)務(wù)的利益是否完全歸屬被審計單位。（2）合同標的物評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同標的物是否與實際相符，是否存在將受管理程序約束的經(jīng)濟事項變通為不受約束的經(jīng)濟事項。

4.違約情況處置。主要包括違約責任追究與應(yīng)對，屬于效果性指標，評價要點為合同履行出現(xiàn)違約，是否能根據(jù)法律規(guī)定進行應(yīng)對或追究。

（五）合同后續(xù)管理

1.合同監(jiān)督檢查。包括：（1）合同真實性審查評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為審查合同是否真實存在，是否利用合同進行違法活動或獲取非法利益，防范利用“陰陽合同”、虛假合同騙取資金的違法行為。（2）合同程序?qū)彶樵u價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為審查合同是否按照程序辦理，是否存在事先簽訂合同再報批或未針對經(jīng)濟活動簽訂合同的現(xiàn)象。（3）合同履行檢查評價，屬于效果性指標，評價要點為審查合同是否按照訂立的條款全面、誠信、及時履行。

2.合同專用章使用和保管。主要包括合同專用章使用和保管評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同專用章的使用和保管是否符合公司的規(guī)定，有無丟失、濫用行為。

3.合同納稅與檔案管理。包括：（1）印花稅的繳納評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為應(yīng)繳納印花稅的合同是否按規(guī)定繳納。（2）檔案建立與健全度，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同檔案是否分類、按序裝訂歸類保管，應(yīng)做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。（3）建檔效率評價，屬于效率性指標，評價要點為是否及時建立并實時維護合同檔案。（4）檔案管理評價，屬于合規(guī)性指標，評價要點為合同檔案專人專柜保管，檔案的查閱、借用、復制是否建立相關(guān)登記簿，檔案工作人員因調(diào)動、退職、退休等離開工作崗位時，或向本單位檔案部門移交檔案時是否履行交接手續(xù)。

三、評價指標權(quán)重確定和指標賦值方法

（一）專家咨詢問卷設(shè)計

為科學確定合同管理績效審計指標權(quán)重，筆者采用德爾菲法，即專家咨詢法獲取各層次、各指標的權(quán)重判斷?？紤]到專家組成員過多將會使計算過程過于復雜，也為減少偶然因素和專家個人偏好對結(jié)果的影響，其數(shù)量不應(yīng)超過10名，且應(yīng)包括合同管理的法律專家、管理學專家、合同管理制度的設(shè)計者、合同管理經(jīng)驗豐富的高級管理人員、審核合同的法律事務(wù)人員、審核合同的會計人員以及合同管理的具體操作人員等。各個專家應(yīng)在完全獨立的環(huán)境下確定各層次、各指標的權(quán)重。

（二）各層次指標的權(quán)重確定

各個專家完成各層次、各指標的權(quán)重判斷后，計算所有專家的判斷數(shù)值之和，去掉其中的最大值和最小值之后進行算術(shù)平均。確定最終的權(quán)重的計算公式為：W=（∑Ki-Kmax-Kmin）/（n-2），其中Ki為各專家對指標權(quán)重的判斷數(shù)值；Kmax和Kmin分別為專家對指標權(quán)重判斷的最大和最小值；n小于等于10；W為最終確定的權(quán)重。

（三）評價指標賦值方法

定量指標可利用計算公式直接取得得分。例如招標實行率利用公式計算的結(jié)果為X%，則此項定量指標為X分。對于定性指標，通過調(diào)查問卷并應(yīng)用格柵獲取法對其賦值。該方法中一個格柵由元素和屬性組成，每一個元素均可被屬性的一級或另一級描述。而一個元素的屬性可以用一個線性的尺度來表述，大多情況下通過具有1至5刻度或1至7刻度的尺度來表示，該標準在整個過程中應(yīng)保持一致。筆者在建立合同管理績效審計評價指標體系的過程中已完成格柵組成元素的確定，下面主要完成屬性的判斷，然后通過各屬性對各指標的實現(xiàn)程度進行判斷打分。本文選用五等級百分制劃分法，評價等級分為優(yōu)秀，即90至100分；良好，即80至89分；中等，即70至79分；一般，即60至69分；很差，即60分以下。通過發(fā)放調(diào)查問卷，收集問卷中對評價指標的等級判斷及評分，確定定性評價指標的分值。

（四）評價指標總體歸納

本文對評價指標的總體歸納采取兩種方式，一種是根據(jù)評價指標的類型，參考指標的分值分別對合同管理績效審計評價作出描述性的評價；另一種是根據(jù)評價指標分值乘以相應(yīng)權(quán)重并累加得出相應(yīng)的總體評價分值。這兩種方式可單獨使用，也可合并使用。X

參考文獻：

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【關(guān)鍵詞】房建工程施工；監(jiān)理資料；整理；準備要點；注意事項

一、房建工程施工監(jiān)理資料整理準備的工作要點

房建工程施工前監(jiān)理資料整理準備的工作要點主要包括：（1）制定適合本項目的資料整理制度。房建工程開工前，監(jiān)理機構(gòu)要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責任到人并設(shè)專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構(gòu)的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責分配清楚，明_檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責空白。在實際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責，將監(jiān)理資料職責以書面形式確定下來，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動，但崗位職責是不變的。職責的制定最好結(jié)合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對每個施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機構(gòu)每位監(jiān)理人員及施工單位有關(guān)人員在監(jiān)理交底會上進行傳達，統(tǒng)一要求，以使整個工程資料達到規(guī)范化、標準化。（2）選擇合格的資料整理人員。房建工程施工前對項目監(jiān)理部需要配備一個業(yè)務(wù)精煉、思想意識和責任心強的資料管理人員。作為一個檔案資料管理人員首先要熟悉國家、行業(yè)及公司制定的相關(guān)法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程。

二、房建工程施工監(jiān)理資料整理的注意事項

1、房建工程施工前監(jiān)理資料整理的注意事項。（1）相關(guān)資質(zhì)文件搜集與審核的注意事項。監(jiān)理機構(gòu)發(fā)出進場通知，施工單位入駐現(xiàn)場后，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質(zhì)，并將現(xiàn)場人員與投標文件或合同文件對應(yīng)，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。（2）各種記錄填寫規(guī)定制定的注意事項。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規(guī)定，對來往文件的格式也進行詳細的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產(chǎn)生混亂。（3）監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫分工要做出明確規(guī)定的注意事項。無論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機構(gòu)的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機構(gòu)都應(yīng)在駐場后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個監(jiān)理機構(gòu)只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時要確定每份監(jiān)理日志的填寫人員。

2、房建工程施工期間監(jiān)理資料整理的注意事項。（1）施工期間不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續(xù)是否齊全，申報和批復時間、意見是否合理，是否存在漏報現(xiàn)象；針對現(xiàn)場日志、記錄的填寫除了要求規(guī)范、定期檢查。（2）文件承辦也是施工期間的重要環(huán)節(jié)，無論是上級機關(guān)來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發(fā)登記，并對文件的內(nèi)容詳細了解，在總監(jiān)批示后轉(zhuǎn)相關(guān)人員進行傳閱，如有必要應(yīng)復印下發(fā)，并對文件要求落實的內(nèi)容進行跟蹤，確保文件第一時間相關(guān)責任人能夠及時了解，有利于工程現(xiàn)場監(jiān)理控制?？此剖且粋€小小的環(huán)節(jié)，但是關(guān)系重大，也體現(xiàn)了一個項目監(jiān)理部程序化管理的水平。（3）定期對施工單位形成的檔案資料進行審查，這項工作基本在監(jiān)理合同中都會明確注明，即使沒有注明，監(jiān)理也有義務(wù)和權(quán)力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應(yīng)經(jīng)常開展。（4）做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數(shù)碼相機，在工程中也進行了應(yīng)用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場存在問題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場監(jiān)理的工作。在將來寫材料的時候?qū)且患茴^痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作進行影像記錄，工程現(xiàn)場如有條件也要進行監(jiān)理人員現(xiàn)場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。

3、分部工程驗收資料整理的注意事項。（1）對現(xiàn)場形成的監(jiān)理記錄文件進行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內(nèi)容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。（2）試驗資料整理的注意事項。該工作在開工前就應(yīng)由專業(yè)的試驗工程師或現(xiàn)場監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測計劃制定現(xiàn)場可執(zhí)行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統(tǒng)計、并對混凝土及砂漿進行質(zhì)量評定，也是判定該分部工程質(zhì)量合格和優(yōu)良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。

結(jié)束語

房建工程資料是房建工程管理工作的具體反映，也是開展稽查檢查非常重要的手段。房建工程施工過程中的資料整理人員要對形成的檔案經(jīng)常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時落實，以便檔案管理工作更好的開展。

參考文獻：

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