導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理中的合同管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績(jī)高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒(méi)有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒(méi)有完善的合同管理制度，對(duì)于合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識(shí)，導(dǎo)致部門和個(gè)人都沒(méi)有明確的崗位責(zé)任心，更加沒(méi)有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對(duì)自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對(duì)于合同管理工作的基本認(rèn)識(shí)，他們的合同管理知識(shí)體系不完善，甚至沒(méi)有任何專業(yè)知識(shí)。正因?yàn)槿绱耍麄冊(cè)谑占隀n案資料后，很少會(huì)及時(shí)歸納整理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于不及時(shí)歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過(guò)于頻繁也是合同檔案管理工作錯(cuò)誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對(duì)自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識(shí)，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長(zhǎng)，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門開(kāi)展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會(huì)產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見(jiàn)不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時(shí)性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒(méi)有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒(méi)有基本的合同法知識(shí)，法律知識(shí)體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對(duì)合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯(cuò)誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會(huì)依照自已的思維和習(xí)慣來(lái)對(duì)合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒(méi)有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會(huì)加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見(jiàn)

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說(shuō)白了就是合同的分類整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個(gè)類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對(duì)合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時(shí)負(fù)責(zé)整理和收集，并對(duì)其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的部門及個(gè)人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對(duì)于業(yè)績(jī)優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎(jiǎng)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛(ài)檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識(shí)和合同管理知識(shí)，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和隱患，提早解決。同時(shí)將績(jī)效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎(jiǎng)金、晉級(jí)評(píng)定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動(dòng)性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當(dāng)不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間存在意見(jiàn)分歧時(shí)，要勤跑腿，多動(dòng)嘴，按照主要領(lǐng)導(dǎo)的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。

篇2

各區(qū)（縣）勞動(dòng)和社會(huì)保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：

    為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題通知如下：

    一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問(wèn)題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號(hào)）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

    二、上述人員辦理按提前退休工種退休時(shí)，個(gè)人提出申請(qǐng)由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動(dòng)科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報(bào)所在區(qū)、縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局審批。

    三、各單位在審批時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準(zhǔn)，后補(bǔ)的材料無(wú)效。

篇3

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書(shū)、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。

筆者針對(duì)一些問(wèn)題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過(guò)程中職責(zé)分工等問(wèn)題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問(wèn)題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過(guò)程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來(lái)完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。

3.合同檔案的利用

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關(guān)鍵詞：授權(quán)制度；合同管理；合同審批制度

一、企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容

1.合同審批制度

企業(yè)合同的審核內(nèi)容主要包括：（1）合同簽訂的根據(jù)是否可靠，準(zhǔn)備的文件與材料是否齊全；（2）合同涉及的項(xiàng)目條款是否到位，資金是否合理合法；（3）合同之中的相關(guān)指標(biāo)與技術(shù)是否與國(guó)家規(guī)定相符；（4）合同約定之中的費(fèi)用是否與有關(guān)規(guī)定相符，是否能夠達(dá)到合同目的；（5）簽約對(duì)方是否具備簽約資格，如有簽約人看其信譽(yù)如何；（6）合同中的具體條款中的權(quán)利與義務(wù)對(duì)簽約雙方是否公平等。

2.授權(quán)制度

企業(yè)的合同管理制度是在合同的簽訂與履行中逐漸樹(shù)立起來(lái)的，對(duì)于合同的談判、簽署等都應(yīng)該有具體的履行、負(fù)責(zé)人，而且一定要有實(shí)際可行的具體規(guī)范。根據(jù)合同的性質(zhì)與標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展權(quán)力的劃分，明確授權(quán)的對(duì)象與范圍，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，確保合同管理的科學(xué)性與有序性，有助于對(duì)合同開(kāi)展綜合的管理，便于以后追究相關(guān)責(zé)任。

3.合同報(bào)告制度

合同報(bào)告制度是有效確保企業(yè)健康運(yùn)行的一個(gè)有效方法。合同報(bào)告制度主要包括：在企業(yè)會(huì)議中實(shí)施匯報(bào)制度；在合同訂立階段，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)擬定的合同、具體的職員與相關(guān)分配等，在會(huì)議中向決策領(lǐng)導(dǎo)予以匯報(bào)；在合同起草時(shí)期，相關(guān)部門應(yīng)把草擬中出現(xiàn)的問(wèn)題向有關(guān)部門進(jìn)行請(qǐng)示與匯報(bào)；在合同談判時(shí)期，相關(guān)負(fù)責(zé)部門與工作人員應(yīng)該對(duì)談判的對(duì)象予以主體資格審查并予以匯報(bào)。只有建立起報(bào)告制度，才可以有效確保企業(yè)合同管理的高效性與透明性，有效避免相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

二、企業(yè)合同簽訂要點(diǎn)和履行中的管理

1.合同簽訂的注意事項(xiàng)

如果企業(yè)合同簽訂的流程不夠規(guī)范，簽訂的合同之中相關(guān)約定不夠清晰，或者文字的表述不夠準(zhǔn)確，將會(huì)使企業(yè)落入合同詐騙的陷阱，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)與責(zé)任的糾紛，從而給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。所以，在合同簽訂過(guò)程中，一定要予以注意。（1）合同簽訂之前應(yīng)該由企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制部門草擬合同的范本，然后由合同的主管單位依據(jù)實(shí)際情況在合同之中填寫金額、數(shù)量、單價(jià)以及費(fèi)率等信息。（2）由合同談判以及合同主辦部門確認(rèn)合同內(nèi)容。如果是重大的合同，則需要風(fēng)險(xiǎn)控制部門相關(guān)人員加入到合同談判之中。合同談判牽涉到別的部門的情況下，其他部門的人員也應(yīng)該積極配合。對(duì)于已有模板的合同且合同內(nèi)容與條款和實(shí)際業(yè)務(wù)符合時(shí)，則應(yīng)該由合同的主辦部門填寫合同，合同一定要通過(guò)書(shū)面形式確認(rèn)。

2.合同履行過(guò)程中的監(jiān)督管理

通過(guò)監(jiān)督管理合同的履行情況，能夠在第一時(shí)間了解合同的執(zhí)行狀況及合同中存在的問(wèn)題，能及時(shí)掌握出現(xiàn)的問(wèn)題，從而為風(fēng)險(xiǎn)控制提供一定的時(shí)間，能有效減少甚至避免違約情況的出現(xiàn)。合同履行的監(jiān)管主要包括以下內(nèi)容：（1）合同簽訂之后，合同的主管部門應(yīng)即刻與相關(guān)部門聯(lián)系，準(zhǔn)備并履行合同的相關(guān)工作；（2）合同在簽字、蓋章，而且在約定的生效條件實(shí)現(xiàn)之前，不可以實(shí)際履行。在簽訂的合同生效之后，合同相關(guān)人員應(yīng)全面履行合同內(nèi)容；（3）公司任何人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人不根據(jù)合同約定履行義務(wù)時(shí)，應(yīng)該即刻通知主辦部門，然后主辦部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行書(shū)面催促或者提出索賠等。在提出催促函或者提出索賠時(shí)，都應(yīng)該經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管控部門的審核；（4）各部門或人員在收到對(duì)方的催促函與索賠函時(shí)，都應(yīng)該馬上交至合同主辦部門，然后由風(fēng)險(xiǎn)管控部門協(xié)調(diào)主辦部門予以適當(dāng)處理。

三、企業(yè)合同檔案管理的主要環(huán)節(jié)

1.建立合同檔案范圍

合同檔案管理首先應(yīng)該確定合同檔案的范圍，主要包括：合同的正本與附件的原件以及復(fù)印件；合同審核材料；資信調(diào)查材料；合同談判、簽訂一直到履行過(guò)程中的信函、電子郵件、傳真等；爭(zhēng)議處理中產(chǎn)生的和解協(xié)議書(shū)、決定書(shū)、民事談判書(shū)；合同履行中所簽訂的補(bǔ)充協(xié)議等。這些資料都應(yīng)該以存檔的形式保存下來(lái)。

2.履行合同檔案保管的要求

在企業(yè)合同履行完成或者合同的權(quán)利與義務(wù)終止之后，相關(guān)主管部門應(yīng)及時(shí)整理出合同檔案，然后根據(jù)合同編號(hào)，備全合同檔案資料，然后向相關(guān)行政部門提交一份材料清單，通過(guò)行政部門確定之后，由合同的主辦部門移交給相關(guān)行政部門合同原件，然后由行政部門予以裝訂保存。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)合同管理制度已經(jīng)不是約定、承諾以及簽訂等簡(jiǎn)單的內(nèi)容，其是科學(xué)、全方位的企業(yè)管理制度中的一個(gè)重要組成部分?？茖W(xué)、有效的企業(yè)合同管理制度能夠提高企業(yè)的管理水平，為企業(yè)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)效益。

作者:張薇 單位:中國(guó)航發(fā)四川燃?xì)鉁u輪研究院

參考文獻(xiàn)：

[1]張迪妮.基于創(chuàng)新與實(shí)踐探索的企業(yè)合同管理制度研究[J].江蘇商論,2016(33):68-69.

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關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施

隨著市場(chǎng)主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬(wàn)件，累計(jì)已達(dá)26萬(wàn)余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問(wèn)題。下面以中國(guó)聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購(gòu)合同，有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長(zhǎng)的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭(zhēng)議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書(shū)、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書(shū)、公證書(shū)、合同書(shū)等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭(zhēng)議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過(guò)程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過(guò)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒(méi)有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無(wú)法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過(guò)傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類?，F(xiàn)行檔案分類方案沒(méi)有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬(wàn)別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問(wèn)題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開(kāi)發(fā)利用工作，可借鑒文書(shū)檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書(shū)檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長(zhǎng)期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長(zhǎng)合同檔案的保管期限。比如，再次采購(gòu)?fù)愋驮O(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法?？梢?jiàn)，盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問(wèn)題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無(wú)論按機(jī)構(gòu)還是按問(wèn)題分類，無(wú)論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡(jiǎn)單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過(guò)程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書(shū)檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。

2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設(shè)

3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開(kāi)、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過(guò)不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁(yè)掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅?shū)、科技等類型檔案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號(hào)，并在備考表注明參見(jiàn)號(hào)。

3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段，通過(guò)數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無(wú)法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過(guò)原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過(guò)掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過(guò)批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

結(jié)語(yǔ)：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

[3]儲(chǔ)玲.試論合同檔案必須實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理[J].機(jī)電兵船檔案，2009（5）：33～34.

篇6

關(guān)鍵詞：合同管理；原因分析；解決途徑

一、合同管理在企業(yè)管理中的地位

1.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的規(guī)范性要求必須進(jìn)行合同管理

企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的過(guò)程中，其管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個(gè)環(huán)節(jié)，而這三個(gè)環(huán)節(jié)都是由合同來(lái)連接的。合同管理的好壞，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，因此合同的合規(guī)性與合法性顯得尤為重要。以唐鋼不銹鋼公司2012年的合同業(yè)務(wù)量為例，物料采購(gòu)合同量占32.64%，銷售合同占34.56%，設(shè)備采購(gòu)合同29.65%、其他合同3.15%。

2.法律風(fēng)險(xiǎn)的可控性要求企業(yè)必須加強(qiáng)合同管理

法律風(fēng)險(xiǎn)與其他風(fēng)險(xiǎn)的重要區(qū)別就是法律風(fēng)險(xiǎn)具有可控性。根據(jù)引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)的不同原因，可以將企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)分為外部法律風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)。外部法律風(fēng)險(xiǎn)是由市場(chǎng)、客戶、國(guó)家政策等外部因素引起的，企業(yè)對(duì)其發(fā)生無(wú)能為力，所以，企業(yè)的外部法律風(fēng)險(xiǎn)是不能完全規(guī)避的。然而企業(yè)的內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)，是由企業(yè)自身的原因引發(fā)的，企業(yè)管理對(duì)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生起到了決定性作用，而且企業(yè)通過(guò)采取措施可以控制其發(fā)生，合同管理作為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要內(nèi)容，是引發(fā)企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵因素，因而通過(guò)加強(qiáng)合同管理，構(gòu)建以合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范為核心的現(xiàn)代管理體系，把合同法律風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)，成為現(xiàn)代企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的重要途徑。

二、企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

1.合同管理制度不健全

合同管理制度應(yīng)該包括合同管理組織機(jī)構(gòu)及其職責(zé)分工、合同簽訂和合法性審查、法人授權(quán)委托辦法、合同專用章管理辦法、合同履行及合同爭(zhēng)議處理、合同檔案管理，合同管理人員培訓(xùn)、合同管理監(jiān)督考核機(jī)制等方面，但是在企業(yè)合同管理過(guò)程中，合同管理制度不是內(nèi)容欠缺，就是制度形式化，以致不能切實(shí)的執(zhí)行。具體表現(xiàn)為管理職責(zé)不明確、合同管理人員缺乏法律素養(yǎng)、變更協(xié)議不斷增多，系統(tǒng)性的合同管理缺乏，監(jiān)督機(jī)制不完善。

2.合同條款約定不嚴(yán)密

合同執(zhí)行的過(guò)程中難免發(fā)生爭(zhēng)議，一份完整的合同，不僅約定內(nèi)容要全面，而且約定條款必須嚴(yán)密準(zhǔn)確。如：在簽訂合同時(shí)，約定雙方產(chǎn)生爭(zhēng)議，需向簽訂地的人民法院提訟，表面上看去，合同約定了爭(zhēng)議解決條款，但在仔細(xì)閱讀全文后，發(fā)現(xiàn)合同中并沒(méi)有注明合同簽訂地點(diǎn)，導(dǎo)致在雙方發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，對(duì)管轄權(quán)問(wèn)題產(chǎn)生爭(zhēng)議。

3.合同糾紛處理不及時(shí)

合同糾紛處理的及時(shí)性是由法律的時(shí)效性決定的。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，合同糾紛是不可避免的。但是在合同糾紛發(fā)生后，企業(yè)對(duì)糾紛不能快速做出反應(yīng)，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)一步加大。如作為債權(quán)人，礙于情面對(duì)債務(wù)人怠于行駛追索權(quán)，也未通過(guò)法律途徑請(qǐng)求公權(quán)力的保護(hù)，錯(cuò)失了調(diào)查取證的良機(jī)，甚至超過(guò)訴訟時(shí)效，喪失勝訴權(quán)，失去了法律最有效的保護(hù)，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

三、解決合同管理存在問(wèn)題的主要途徑

1.提高合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

加強(qiáng)宣傳，提高合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。合同管理是一項(xiàng)全員性的工作，涉及到與合同有關(guān)的各個(gè)部門、各個(gè)崗位，合同管理本質(zhì)上是一項(xiàng)全崗位、全過(guò)程管理工作，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)合同爭(zhēng)議，將使公司陷于訴累境地，這不僅會(huì)影響企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)管理，而且可能給企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失，為此必須提高合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加大宣傳力度，使干部職工樹(shù)立合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，維護(hù)企業(yè)合同利益。

2.增加合同培訓(xùn)，提高法律素養(yǎng)

加強(qiáng)合同法律知識(shí)和技能培訓(xùn)，定期對(duì)企業(yè)合同承辦人員和合同審核人員進(jìn)行合同法、招投標(biāo)法等相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)合同管理制度以及典型合同案例的培訓(xùn)，通過(guò)專項(xiàng)培訓(xùn)，增強(qiáng)合同法律意識(shí)，促使合同管理人員熟知合同管理實(shí)務(wù)中應(yīng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)，掌握合同管理過(guò)程的技巧，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)職工的使命感。

3.加強(qiáng)合同檔案的管理

合同檔案的管理并不能簡(jiǎn)單的理解為合同原件管理，它既包括簽約前的有關(guān)招標(biāo)文件，又應(yīng)該包括簽約后的有關(guān)驗(yàn)收單、完工證等。合同檔案的保管在合同管理過(guò)程中是非常重要的，它是合同履行過(guò)程中最原始的證明，更是糾紛解決過(guò)程中最直接最有力的原始憑證。假如企業(yè)丟失了最原始的證據(jù)，那么訴訟中的地位將發(fā)生翻天覆地的變化，從而造成非常被動(dòng)的局面。再者一些合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開(kāi)的，而合同內(nèi)容會(huì)涉及到商業(yè)秘密，因此合同管理人員必須對(duì)生效的合同按照類別進(jìn)行分類整理、歸檔，并在保管期限內(nèi)妥善保管合同檔案。

4.多措并舉解決合同糾紛

在合同糾紛出現(xiàn)后，企業(yè)應(yīng)迅速采取措施防止雙方當(dāng)事人矛盾惡化，并堅(jiān)持自愿平等原則，積極與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，針對(duì)合同爭(zhēng)議的內(nèi)容進(jìn)行充分的溝通，互諒互讓，而通過(guò)協(xié)商自行解決合同糾紛是合同當(dāng)事人的第一位選擇。在協(xié)商的同時(shí)，企業(yè)要根據(jù)糾紛的性質(zhì)和糾紛的內(nèi)容，積極做好通過(guò)法律途徑解決問(wèn)題的準(zhǔn)備，搜集相關(guān)證據(jù)。在緊急情況下，可以財(cái)產(chǎn)保全提出申請(qǐng)，從而減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。需要注意的是，當(dāng)事人尋求法律保護(hù)是有時(shí)效的，如舉證時(shí)間、上訴時(shí)間等，企業(yè)要嚴(yán)格遵守法律規(guī)定來(lái)維護(hù)自身的合法權(quán)益。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，以防范法律風(fēng)險(xiǎn)為準(zhǔn)則而進(jìn)行的合同管理工作，企業(yè)的全體員工必須樹(shù)立了全面、全過(guò)程、全員的風(fēng)險(xiǎn)管理理念，樹(shù)立較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。將合同管理工作與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作相結(jié)合，經(jīng)過(guò)層層審核把關(guān)，對(duì)企業(yè)最有益的價(jià)格簽訂銷售合同、買賣合同，從而降低了經(jīng)營(yíng)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。并且根據(jù)自己的實(shí)際情況，修改合同管理辦法，使管理程序更加規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，促進(jìn)企業(yè)基礎(chǔ)管理水平的再提升。

作者:姬文雙 單位:唐山不銹鋼有限責(zé)任公司

參考文獻(xiàn)

[1]田振英.論合同檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2015（，5）：49-51.

篇7

西方有句諺語(yǔ)，財(cái)富的一半是合同，合同在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中扮演著重要角色。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點(diǎn)，這需要企業(yè)的管理者具備更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，合同管理貫穿經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的整個(gè)流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優(yōu)化能力的重要體現(xiàn)。合同管理具有兩個(gè)方面的作用。一是作為商務(wù)活動(dòng)的集合，包括前期考察、調(diào)研、談判、擬定文本、簽訂等環(huán)節(jié)；二是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督與控制，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要環(huán)節(jié)，包括對(duì)合同履行風(fēng)險(xiǎn)的控制，以及合同各環(huán)節(jié)的參與者的監(jiān)督。利用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法進(jìn)行企業(yè)合同管理，可以更為有效地避免簽訂對(duì)企業(yè)不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當(dāng)前合同管理存在的主要問(wèn)題

1．企業(yè)管理者對(duì)合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對(duì)合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒(méi)有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒(méi)有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無(wú)序。企業(yè)管理者對(duì)合同管理工作的無(wú)視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無(wú)序。

2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。由于很多企業(yè)沒(méi)有專門負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問(wèn)，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問(wèn)和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時(shí)把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達(dá)含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問(wèn)題，將會(huì)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無(wú)法緊密銜接，造成合同管理無(wú)序混亂，合同履行效率降低；合同履行過(guò)程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒(méi)有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒(méi)有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進(jìn)行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒(méi)有開(kāi)展。

三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

合同管理也是一門科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用可行。

1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟(jì)和時(shí)展的客觀要求。各種經(jīng)濟(jì)合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)情況，它作為聯(lián)系原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、流通消費(fèi)各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟(jì)發(fā)展順利進(jìn)行，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)管理體制改革的進(jìn)行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強(qiáng)，各經(jīng)濟(jì)體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時(shí)代經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成元素，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和時(shí)代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題。

2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動(dòng)力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來(lái)諸多問(wèn)題，給經(jīng)濟(jì)合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來(lái)很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟(jì)合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實(shí)施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。

3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過(guò)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式

企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個(gè)層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購(gòu)）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過(guò)程中的管理部門及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。

2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護(hù)自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施

1．合同管理制度的動(dòng)態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒(méi)有制度，任何管理工作都是無(wú)本之木、無(wú)源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒(méi)有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒(méi)有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對(duì)制度進(jìn)行修改，將合同管理制度納入動(dòng)態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢(shì)的變化而改進(jìn)，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個(gè)企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號(hào)、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個(gè)能夠清晰地表達(dá)了合同承辦的主體，一個(gè)能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習(xí)慣性代號(hào)作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)分為銷售合同、采購(gòu)合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡(jiǎn)單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會(huì)為以后的合同管理流程帶來(lái)很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個(gè)明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過(guò)完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進(jìn)而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。

4．合同檔案管理的日?；?。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個(gè)與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過(guò)程，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動(dòng)收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項(xiàng)目審批文件、考察、咨詢、談判會(huì)議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過(guò)程中的標(biāo)的物簽收、核驗(yàn)、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟(jì)效果評(píng)價(jià)、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過(guò)夜、合同備案和審核意見(jiàn)表填制不過(guò)夜。

5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個(gè)互相銜接、聯(lián)動(dòng)的體系，每個(gè)崗位雖然分工不同，但對(duì)其他崗位都有糾錯(cuò)、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進(jìn)，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識(shí)和履行合同的自覺(jué)性，加強(qiáng)合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟(jì)合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)合同管理工作，開(kāi)發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

六、結(jié)束語(yǔ)

篇8

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；施工信息資料管理系統(tǒng)；檔案管理

當(dāng)前，我國(guó)相關(guān)政府部門已經(jīng)加大了市政工程基礎(chǔ)設(shè)施的投資力度，同時(shí)，還明確指出了必須構(gòu)建規(guī)范性的建筑市場(chǎng)，特別要求城市建設(shè)檔案部門提供有價(jià)值、標(biāo)準(zhǔn)的市政工程施工質(zhì)量及安全方面的檔案歸檔要求以及詳細(xì)的備案要求。所以，施工企業(yè)應(yīng)結(jié)合自己的情況與項(xiàng)目管理目標(biāo)，對(duì)施工信息與資料進(jìn)行收集整理，從而形成一套良好的施工信息資料管理系統(tǒng)，這是目前至關(guān)重要的。

1、構(gòu)建市政工程施工信息資料管理系統(tǒng)的要求

施工信息資料管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅是從事資料管理工作的人員所要負(fù)責(zé)的，而且，施工管理、合同管理、預(yù)結(jié)算、安全管理、材料管理等工作者也必須參與其中。企業(yè)管理層與項(xiàng)目管理者應(yīng)予以足夠的重視，因?yàn)檫@樣，工作才會(huì)保質(zhì)保量的按時(shí)完成；其次，樹(shù)立相適應(yīng)的觀念；詳細(xì)記錄與收集索賠信息資料、涉及工程變更等資料，工程全員必須擰成一股繩，積極配合，加強(qiáng)整理、收集、分析、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全等信息資料，并做好歸檔工作，切實(shí)保證施工管理的有機(jī)聯(lián)系，在促進(jìn)項(xiàng)目管理水平提高的同時(shí)推動(dòng)企業(yè)更快更好的發(fā)展。

規(guī)范化管理的前提是檔案標(biāo)準(zhǔn)化，而構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的檔案是國(guó)家長(zhǎng)期注重的要求，從事市政檔案管理工作的人員應(yīng)從收集整理到入卷歸檔驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)前，在城市的不斷發(fā)展下，對(duì)市政工程有了越來(lái)越高的要求，市政檔案應(yīng)加快更新步伐。對(duì)于現(xiàn)代城市的面、線、點(diǎn)的變化，市政檔案要緊隨其后，從而確保它的延續(xù)性。在辦公條件的不斷完善下，檔案管理必須朝著自動(dòng)化方向邁進(jìn)，將圖紙、文件以及文字性的紙張全部納入到計(jì)算機(jī)管理體系中，構(gòu)建監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)城市每一時(shí)間與地點(diǎn)中發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的獲悉，在實(shí)現(xiàn)檔案經(jīng)濟(jì)效益最大化的同時(shí)增強(qiáng)其利用率。檔案其實(shí)就是對(duì)市政工作實(shí)際情況的一翻記錄，檔案必須具有真實(shí)性，倘若所記載的內(nèi)容與工作實(shí)際不相符，那么，這樣的檔案將毫無(wú)意義。

2、市政工程施工信息資料管理系統(tǒng)的構(gòu)建

2.1加強(qiáng)合同管理

負(fù)責(zé)資料管理工作的人員應(yīng)加強(qiáng)重視合同管理，將合同作為重要依據(jù)，及時(shí)收集整理涉及合同的中標(biāo)通知書(shū)、協(xié)議書(shū)、招投標(biāo)文件等諸多的資料，構(gòu)建詳細(xì)的合同臺(tái)賬。深入細(xì)致分析研究已經(jīng)簽訂完成的合同和協(xié)議等資料，尤其要注重工期要求、質(zhì)量等級(jí)要求、質(zhì)量保修要求等各項(xiàng)內(nèi)容。合同執(zhí)行過(guò)程中，時(shí)刻注意對(duì)方合同執(zhí)行的具體情況，同時(shí)，對(duì)自己的合同履行情況也應(yīng)時(shí)刻注意著。

2.2加強(qiáng)工程進(jìn)度管理

在施工進(jìn)度管理控制過(guò)程中，不僅要求施工管理者必須根據(jù)合同規(guī)定工期明確項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃目標(biāo)，明確具體的工作流程，同時(shí)，資料管理工作者還應(yīng)定期或不定期的收集、統(tǒng)計(jì)、分析項(xiàng)目完成量、施工支付情況等工程進(jìn)度數(shù)據(jù)，以構(gòu)成詳細(xì)的工程進(jìn)度報(bào)告，有效保證施工管理工作者在進(jìn)行進(jìn)度目標(biāo)的動(dòng)態(tài)管理時(shí)有完善的數(shù)據(jù)作為依據(jù)。

2.3加強(qiáng)質(zhì)量管理

關(guān)于工程質(zhì)量管理方面的資料，應(yīng)在施工合同要求、施工圖紙等的基礎(chǔ)上來(lái)收集、分析并歸檔，具體應(yīng)做好以下幾點(diǎn)，首先是施工管理的記錄，涉及到了多方面，如工程的開(kāi)工報(bào)告與竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書(shū)、圖紙會(huì)審及交底、施工組織設(shè)計(jì)及交底、技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、施工總結(jié)等。一系列交底的資料必須通過(guò)相關(guān)人員的簽字認(rèn)可，并詳細(xì)記錄交底日期；其次是產(chǎn)品質(zhì)量的證明文件，涵蓋了工程所需的構(gòu)配件、原材料及測(cè)量?jī)x器的檢驗(yàn)報(bào)告與合格證，要有廠家或供貨單位的印章，對(duì)于檢驗(yàn)報(bào)告與合格證的供貨時(shí)間必須和工程具體施工時(shí)間是一致的；另外是檢驗(yàn)報(bào)告與試驗(yàn)報(bào)告，涵蓋了工程核心材料的功能性試驗(yàn)與性能試驗(yàn)，要求負(fù)責(zé)檢驗(yàn)與試驗(yàn)的質(zhì)量檢測(cè)部門應(yīng)具有較高的資質(zhì)水平。

2.4加強(qiáng)安全管理

安全管理資料直接反映的是工程施工作業(yè)的安全事項(xiàng)，全面反映工程建設(shè)中的實(shí)際情況，是對(duì)安全生產(chǎn)責(zé)任制資料檢查中必不可少的一項(xiàng)重要依據(jù)。所以，要求從事安全管理工作的人員必須構(gòu)建詳細(xì)完善的安全管理制度，實(shí)行目標(biāo)管理，各時(shí)期中編制相匹配的效率高的措施。對(duì)安全動(dòng)態(tài)予以全面掌握，并且，還應(yīng)針對(duì)班組人員開(kāi)展相關(guān)的安全性教育活動(dòng)，與管理工作者積極配合及早發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患問(wèn)題，降低或者消除安全事故，并采取有效措施加強(qiáng)安全防范。

2.5加強(qiáng)費(fèi)用管理

具體涵蓋了施工的成本控制以及企業(yè)自身所花費(fèi)的諸多費(fèi)用的控制，在施工項(xiàng)目成本控制方面，應(yīng)嚴(yán)格以施工組織設(shè)計(jì)、工程承包合同等諸多的資料為核心，明確具體的目標(biāo)成本，對(duì)實(shí)際已經(jīng)產(chǎn)生的成本應(yīng)做到有效的收集、記錄以及核算，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)第一時(shí)間告知相關(guān)管理者采取措施予以處理。另外，管理工作者對(duì)于建筑市場(chǎng)中材料的價(jià)格信息應(yīng)全面的收集，這樣就能夠了解到市場(chǎng)上材料價(jià)格的動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)成本控制，進(jìn)而對(duì)企業(yè)各管理費(fèi)有效控制。

3、結(jié)論

綜上所述可知，市政工程檔案中的信息資源十分的豐富，能夠以諸多的渠道將檔案中蘊(yùn)含的各類信息轉(zhuǎn)化成實(shí)際生產(chǎn)力，由之前的保管狀態(tài)變?yōu)槔脿顟B(tài)，從而實(shí)現(xiàn)良好的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得信息資源共享目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，不僅能在各檔案館間進(jìn)行資源的共享，還能在檔案館和建設(shè)單位及業(yè)務(wù)單位三方間構(gòu)建遠(yuǎn)程的信息傳遞，給施工信息資料管理工作提供了極大的便利。

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篇9

關(guān)鍵詞：建筑工程；項(xiàng)目合同；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：TU198文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

近年來(lái)，越來(lái)越多的行業(yè)呈現(xiàn)出愈加繁榮的景象而行業(yè)繁榮在建筑行業(yè)中表現(xiàn)的最為明顯。為了保證整個(gè)行業(yè)的發(fā)展，需要對(duì)其強(qiáng)化管理。在建筑工程整個(gè)項(xiàng)目的管理當(dāng)中，工程合同是其中一個(gè)重要的組成部分，但是現(xiàn)階段合同糾紛的情況還經(jīng)常出現(xiàn)在建筑工程當(dāng)中，為建筑行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。因此，有關(guān)部門必須采取正確的策略來(lái)解決這方面的問(wèn)題，以促進(jìn)建筑行業(yè)穩(wěn)步的發(fā)展。

一、建筑工程合同管理

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過(guò)對(duì)合同的檔案管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)與其相關(guān)的證據(jù)材料的保存，還可以在雙方合同發(fā)生糾紛時(shí)，及時(shí)根據(jù)檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。建筑工程合同管理網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建，使得合同能夠得到統(tǒng)一管理，檔案管理的有效促進(jìn)作用得到充分發(fā)揮。從合同的管理機(jī)構(gòu)上來(lái)看，部分企業(yè)單位甚至還成立了屬于自身發(fā)展和管理的合同室，確保了工程合同管理的質(zhì)量有所提高。

建筑工程合同管理還具備一定的有效性和秩序性。在實(shí)際管理工作中，相關(guān)的合同管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織以及保管整個(gè)公司的全部合同文檔，并負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)分公司及部門合同的管理監(jiān)督工作。除此之外，各業(yè)務(wù)分公司及部門還要分別建立，并不斷采取有效措施建全合同文檔的管理模式及歸檔工作體系。在管理過(guò)程中，必須還要找到一個(gè)專業(yè)技術(shù)素質(zhì)較高，具備豐富的合同業(yè)務(wù)管理知識(shí)，且具有一定合同管理經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)勝任這份工作。

二、建筑工程合同管理難點(diǎn)

1、對(duì)合同認(rèn)識(shí)及重視不夠

現(xiàn)階段，各建筑企業(yè)基本上都是按合同管理的要求認(rèn)真進(jìn)行合同的標(biāo)前及標(biāo)后的評(píng)審，對(duì)合同的履約進(jìn)行檢查，力求通過(guò)嚴(yán)格的組織程序、嚴(yán)密的合同評(píng)審，把自己能否按期履約、業(yè)主的能力及不穩(wěn)定狀態(tài)消滅在萌芽狀態(tài)。但在工程施工時(shí)如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去，我認(rèn)為各單位執(zhí)行還不夠。一是合同管理員只是把合同發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理，沒(méi)有把合同的內(nèi)容及簽約情況進(jìn)行詳細(xì)交底；二是合同執(zhí)行人即項(xiàng)目經(jīng)理），只是組織正常的施工管理，如：加強(qiáng)工期及質(zhì)量安全等方面的管理等，沒(méi)有認(rèn)真組織學(xué)習(xí)合同內(nèi)容。

2、工程合同法律效能存在缺失

目前許多建筑企業(yè)的工程合同管理都存在一個(gè)相似的問(wèn)題，即工程合同的法律效能沒(méi)有得到很好的保障。在實(shí)際工作中，很大一部分企業(yè)存在簽訂陰陽(yáng)合同的情況。所謂的陰陽(yáng)合同，主要指的是合同當(dāng)事人就同一事項(xiàng)訂立兩份及其以上的合同，并且合同的內(nèi)容有所不同，一份對(duì)內(nèi)、一份則對(duì)外。對(duì)外合同是私下簽訂的用來(lái)規(guī)避政府管理或逃避相關(guān)稅收的工程施工合同。就是這種陰陽(yáng)合同的存在，極其嚴(yán)重的影響了建筑工程合同管理的合法性，使其成為建筑工程合同管理中的一個(gè)難點(diǎn)問(wèn)題。

3、不同承包合同的管理存在差異

建筑工程合同管理中，存在的另一個(gè)難點(diǎn)就是承包方式的不同導(dǎo)致合同管理的差異性很大。目前建筑工程中，由于許多大型的建設(shè)項(xiàng)目占地面積大，工期較長(zhǎng)，施工單位往往會(huì)選擇分包的形式完成工程項(xiàng)目的承包。并且由于各地承包方式的不同，使得總包與分包的合同之間也存在很大的差異，尤其是合同內(nèi)容中的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，更是容易在管理中被遺漏、忽視或者出現(xiàn)合同內(nèi)容不明朗、交叉施工等問(wèn)題，這些都給工程合同的管理帶來(lái)一定的難度。

4、工程招投標(biāo)過(guò)程的管理存在難度

建筑工程合同管理中還存在一個(gè)難點(diǎn)，即工程的招投標(biāo)管理。通常建筑工程的合同管理與其招投標(biāo)的管理之間存在著很重要的聯(lián)系，工程合同管理中的許多如工期、成本、質(zhì)量以及安全等相關(guān)的控制因素，在招投標(biāo)合同當(dāng)中就已經(jīng)有了極為明確的規(guī)定。但是目前許多的承包人，由于自身缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，或者為了個(gè)人利益問(wèn)題，經(jīng)常在實(shí)際工作中把招投標(biāo)看成一個(gè)形式，單純走個(gè)過(guò)場(chǎng)。這樣的行為往往使得建筑工程招投標(biāo)管理與工程的合同管理之間形成脫節(jié)的現(xiàn)象，給工程合同的管理帶來(lái)了一定的麻煩。

5、較低的合同履約

在簽訂合同時(shí)，雙方對(duì)合同都沒(méi)有認(rèn)真的履行，經(jīng)常出現(xiàn)違約的情況，尤其是發(fā)包方，例如業(yè)主在私下進(jìn)行墊資，不合法地進(jìn)行發(fā)包，在施工時(shí)對(duì)工程款沒(méi)有按照合同的約定進(jìn)行支付等等。

6、很難實(shí)現(xiàn)合同索賠

法律與合同會(huì)將索賠這項(xiàng)權(quán)利賦予到一些受害者身上，就承包商來(lái)說(shuō)，是一種維護(hù)正當(dāng)權(quán)益、防止損失、保護(hù)自身的手段。但是，過(guò)度的競(jìng)爭(zhēng)情況存在于建筑市場(chǎng)當(dāng)中，合同條件不平等給索賠工作帶來(lái)了許多的干擾因素，加之承包商自身保護(hù)意識(shí)缺乏，因此對(duì)合同的索賠帶來(lái)非常巨大的影響。

三、建筑工程合同管理中的幾個(gè)注意事項(xiàng)

1、制定一套科學(xué)的企業(yè)合同管理制度

要確保管理工作的順利開(kāi)展，就必須要有一套科學(xué)、完整的管理制度。同樣，在建筑工程合同管理中，只要有了完整的、強(qiáng)有力的制度保障，并且將所有制度嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)，才能夠確保工程合同管理工作的順利開(kāi)展。因此，建筑企業(yè)必須要積極致力于建立并完善一套科學(xué)的管理制度，具體包括明確劃分職責(zé)、權(quán)限，確立相關(guān)合同的主管與協(xié)管關(guān)系以及合同的起草、會(huì)商、評(píng)審、審批等相關(guān)的制度，甚至還包括后期合同簽署和履行過(guò)程中的相關(guān)責(zé)任制度及獎(jiǎng)懲制度，確保建筑合同的管理分工明確。

2、加強(qiáng)對(duì)合同的動(dòng)態(tài)管理

合同管理伴隨項(xiàng)目實(shí)施是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，需針對(duì)不同階段，確定針對(duì)性的合同管理方式。在招標(biāo)階段，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)編制合同條款，包含了對(duì)合同范圍、工期、質(zhì)量、保證金、計(jì)價(jià)原則、支付方式、違約責(zé)任等內(nèi)容的約定應(yīng)盡量詳細(xì)，與招標(biāo)文件的內(nèi)容相統(tǒng)一，避免發(fā)生前后不一的情況；在合同談判階段，應(yīng)對(duì)合同條款中有爭(zhēng)議或不詳盡的地方進(jìn)行明確和細(xì)化，但不得合同中的實(shí)質(zhì)性條款進(jìn)行更改，不得定立“陰陽(yáng)合同”；在合同履行階段，注意對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)情況進(jìn)行監(jiān)控和抽查，對(duì)出現(xiàn)的與合同的偏差情況，應(yīng)及時(shí)分析原因并采取措措施進(jìn)行控制，特別要嚴(yán)格簽證及變更管理，確保工程進(jìn)度有序，質(zhì)量合格，造價(jià)合理；竣工階段，完善相關(guān)工程資料，積極辦理相關(guān)驗(yàn)收手續(xù)，及時(shí)完成工程結(jié)算，確保項(xiàng)目順利投入使用。

3、對(duì)建筑工程合同的索賠工作予以強(qiáng)化

對(duì)合同索賠進(jìn)行強(qiáng)化，確保索賠工作的科學(xué)、合法、有效，對(duì)合同糾紛的出現(xiàn)可以起到很好的預(yù)防和防治作用。在履行施工合同的過(guò)程中，有很多的原因可以提起索賠，然而因?yàn)楣こ坛邪碾p方在履行合同時(shí)沒(méi)有充分地認(rèn)識(shí)合同的索賠，對(duì)工程索賠需要的動(dòng)力和意識(shí)比較缺乏，這樣糾紛的情況在合同中也會(huì)時(shí)有發(fā)生。為了能夠順利地進(jìn)行索賠，將雙方的糾紛和分歧減少，就需要將索賠的意識(shí)不斷地提升上來(lái)。索賠要以建筑工程的索賠為基礎(chǔ);同時(shí)，合同的延續(xù)要依靠索賠。為了確保索賠的有效性，就規(guī)定施工部門在對(duì)合同進(jìn)行簽訂的前提下，對(duì)種種不利的因素進(jìn)行充分的考慮，分析合同索賠的可能性和合同的變更，使用最有效的合同索賠策略。在履行合同的時(shí)候，對(duì)有關(guān)的索賠材料和有效的簽證要進(jìn)行及時(shí)的索取和保存，將有說(shuō)服力的索賠請(qǐng)求提供給索賠，使對(duì)方能夠同意，進(jìn)而防止糾紛的出現(xiàn)。

4、大力預(yù)防不公正合同的產(chǎn)生

隨著社會(huì)的發(fā)展，平等公正已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展當(dāng)中不容忽視的觀念，盡管買方市場(chǎng)為現(xiàn)階段建筑市場(chǎng)的主要特征，主導(dǎo)位置被發(fā)包方所占據(jù)。然而，本為施工行業(yè)，因此要將權(quán)利意識(shí)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中樹(shù)立起來(lái)，對(duì)發(fā)包方的任何要求不能無(wú)原則地給予滿足，一旦這樣，就會(huì)為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)非常嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致合同糾紛情況的出現(xiàn)。所以，就施工行業(yè)來(lái)講，在談判工程建設(shè)方案時(shí)，必須將平等作為前提，對(duì)自身的權(quán)益進(jìn)行充分的維護(hù)，與對(duì)方簽訂不失公正、有效的施工合同，將產(chǎn)生糾紛的根源予以消除。

5、提高建筑工程合同管理人員的整體素質(zhì)

建筑工程合同管理中，管理人員發(fā)揮著極其重又不可替代的作用，其管理水平的高低也直接影響著合同管理質(zhì)量的好壞。目前許多企業(yè)管理中或多或少都存在缺乏高素質(zhì)、高水平的管理人員這樣的現(xiàn)象。為了能夠使企業(yè)建筑工程合同管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提高，建筑企業(yè)不僅要積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)、文化素質(zhì)高的優(yōu)秀管理人才，還要在實(shí)際工作中不斷加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)力度，積極打造一支優(yōu)秀的管理隊(duì)伍，以提高建筑工程合同管理的整體水準(zhǔn)。

5、對(duì)陰陽(yáng)合同要堅(jiān)決抵制

《招標(biāo)投標(biāo)法》法規(guī)定:中標(biāo)人與投標(biāo)人應(yīng)該在中標(biāo)書(shū)給出的一個(gè)月內(nèi)，依據(jù)中標(biāo)文件和招標(biāo)文件將書(shū)面合同訂立出來(lái)。中標(biāo)人和投標(biāo)人不得訂立背離合同的其他協(xié)議，其中該法律條文中的第 59 條也明確指出:中標(biāo)人和投標(biāo)人不依據(jù)中標(biāo)人的投標(biāo)文件和招標(biāo)的有關(guān)文件對(duì)合同進(jìn)行訂立，或者說(shuō)中標(biāo)人和招標(biāo)人對(duì)背離合同規(guī)定的內(nèi)容協(xié)議進(jìn)行訂立，針對(duì)這樣的情況應(yīng)該給予嚴(yán)重的處罰。通過(guò)這些我們可以發(fā)現(xiàn)，符合法律規(guī)定的建筑工程合同，需要依據(jù)招標(biāo)的具體文件進(jìn)行訂立，當(dāng)有業(yè)主將該無(wú)理的陰陽(yáng)合同要求拋給施工企業(yè)的時(shí)候，這就規(guī)定施工企業(yè)一定要對(duì)依法辦事的原則予以堅(jiān)持，對(duì)“陰陽(yáng)合同”這種嚴(yán)重的違法行為要堅(jiān)決的予以抵制，進(jìn)而對(duì)不必要的合同糾紛進(jìn)行預(yù)防與避免。

結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著建筑市場(chǎng)的不斷發(fā)展和建筑市場(chǎng)管理體制的逐步完善，各種企業(yè)性質(zhì)的建筑施工隊(duì)伍的涌入，建筑施工企業(yè)隊(duì)伍日趨龐大，之間的競(jìng)爭(zhēng)也日趨嚴(yán)峻，加上業(yè)主方管理水平的提高，建筑企業(yè)的利潤(rùn)空間已很有限，一般項(xiàng)目都是以合理低價(jià)中標(biāo)。因此，完善和提高施工企業(yè)內(nèi)部的合同管理體制，是建筑業(yè)走向市場(chǎng)、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、自我完善、自我調(diào)節(jié)、提高工程建設(shè)管理的有利保障。

參考文獻(xiàn)

[1]陳延.對(duì)建筑工程合同管理難點(diǎn)和注意事項(xiàng)的淺析[J].商業(yè)文化，2012 (15).

篇10

隨著現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)壓力也是越來(lái)越，而當(dāng)代企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈。合同作為企業(yè)增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的一種重要方式，所以合同管理就顯得尤為重要。但每個(gè)企業(yè)的合同管理過(guò)程中都存在一些必不可免得問(wèn)題，因此，筆者就主要從企業(yè)合同管理中常見(jiàn)的問(wèn)題、問(wèn)題存在原因以及解決對(duì)策這三方面進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析探討，希望以此能改善企業(yè)的管理，提升其競(jìng)爭(zhēng)力，使其在社會(huì)中有立足之地。

關(guān)鍵詞：

合同管理；問(wèn)題分析；解決對(duì)策

自2001年我國(guó)加入WTO以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)就持續(xù)快速增長(zhǎng)。現(xiàn)代的企業(yè)為更好地發(fā)展，追求自身效益的最大化，則需要不斷完善自身的經(jīng)營(yíng)管理以及加強(qiáng)與外界市場(chǎng)的交流與合作，而合同作為企業(yè)與其他企業(yè)單位交流合作的一種載體，因而合同管理的好壞就影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顩r。合同約束了雙方的權(quán)利與義務(wù)，同時(shí)合同管理需要實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)、效率三大目標(biāo)。

一、企業(yè)合同管理中存在的常見(jiàn)問(wèn)題

1.就合同自身而言，合同主體不同，文字不夠嚴(yán)謹(jǐn)，這些都屬于合同在編制過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。企業(yè)在編制合同時(shí)，基本上都是從自身利益出發(fā)，用合同來(lái)行使自己的權(quán)利和明確對(duì)方的義務(wù)。所以，在編制過(guò)程中常常出現(xiàn)一些字義不明的情況，含糊其辭。在合同執(zhí)行過(guò)程中，當(dāng)雙方出現(xiàn)一些矛盾向當(dāng)?shù)厝嗣穹ㄔ簳r(shí)，這時(shí)一份合同的重要性顯而易見(jiàn)。

2.對(duì)簽訂合同雙方的情況不夠明確。在簽訂合同之前，企業(yè)對(duì)合同相對(duì)人的認(rèn)識(shí)較為片面，如對(duì)合同相對(duì)人的信用情況、資金狀況及履行合同的能力等了解不夠全面，導(dǎo)致雙方在后期對(duì)合同的履行情況都不理想，最終可能導(dǎo)致合同糾紛。

3.對(duì)合同的履行過(guò)程和履行結(jié)果監(jiān)管不嚴(yán)。在當(dāng)代企業(yè)，大部分的管理人員對(duì)合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠深刻，他們認(rèn)為合同僅僅是一種形式問(wèn)題。因此在簽訂合同之后，雙方合作沒(méi)有完全按照合同規(guī)定行使權(quán)力和履行義務(wù)，所以也不能達(dá)到預(yù)期的效果。同時(shí)，企業(yè)的法律顧問(wèn)對(duì)合同的履行狀況也是不清不楚。

4.企業(yè)合同管理制度不健全，缺乏對(duì)合同的專業(yè)存檔管理。由于企業(yè)合同管理制度的不健全，在合同管理過(guò)程中往往會(huì)連帶出一些后續(xù)問(wèn)題，可具體表現(xiàn)為在人員安排上，沒(méi)有專業(yè)的人員任職、在職人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和法律素養(yǎng)而且其管理職責(zé)不明確。其次在后期工作中，企業(yè)對(duì)合同履行狀況的監(jiān)管機(jī)制不完善以及合同專業(yè)存檔保存制度不健全。出現(xiàn)合同糾紛，未能及時(shí)處理，造成合同雙方在經(jīng)濟(jì)上的重大損失。

二、企業(yè)合同管理中常見(jiàn)問(wèn)題的原因分析

1.企業(yè)管理人員對(duì)合同管理重要性認(rèn)識(shí)不足。在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)一般以經(jīng)濟(jì)盈利為主要目標(biāo)和動(dòng)力，一切的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都圍繞著盈利展開(kāi)，所以在企業(yè)沒(méi)有真正體會(huì)到合同給企業(yè)自身帶來(lái)的巨大好處之前，企業(yè)是認(rèn)識(shí)不到其重要性。所以企業(yè)可結(jié)合利用合同為本企業(yè)獲得巨大收益的成功案例，給合同管理人員闡述合同管理的重要性。特別是在出現(xiàn)合同糾紛時(shí)，合同的效果就顯而易見(jiàn)了。

2.企業(yè)以及企業(yè)員工的合同法律意識(shí)薄弱。企業(yè)僅僅把合同看作雙方進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來(lái)的一種形式，并沒(méi)有從真正意義上了解到合同中所蘊(yùn)含的法律效力。因而，訂立合同的時(shí)候也是較為隨意，缺乏依法訂立合同和簽訂合同的法律意識(shí)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題局對(duì)企業(yè)造成巨大的損失。

3.企業(yè)內(nèi)部部門分工不明確，而且缺乏關(guān)于合同管理方面的專業(yè)人才。由于我國(guó)的合同法律業(yè)務(wù)起步較晚，發(fā)展較慢，導(dǎo)致現(xiàn)在許多企業(yè)并沒(méi)有為合同管理分配一個(gè)獨(dú)立的部門，而是與其他部門一起辦公，所以有時(shí)和造成分工不明確、相互推卸責(zé)任的問(wèn)題。同時(shí)，由于合署辦公，許多人都是身兼數(shù)職，對(duì)于合同管理事務(wù)來(lái)說(shuō)，屬于兼職人員，專業(yè)性差。

4.企業(yè)合同管理制度不完善。制度的不完善可以說(shuō)是根因，這讓合同從編制、修改、簽訂、履行等過(guò)程中，都沒(méi)有一個(gè)較為規(guī)范的范本，主觀性較強(qiáng)。

三、企業(yè)合同管理中常見(jiàn)問(wèn)題的解決對(duì)策

1.明確企業(yè)內(nèi)部部門的分工，可設(shè)立單獨(dú)部門來(lái)進(jìn)行合同管理，提升合同管理的地位。職責(zé)清晰、分工明確才能確保每個(gè)人員在自己的崗位上履行自己的職責(zé)，而不是相互推卸責(zé)任。

2.招聘專業(yè)的合同管理人才，并進(jìn)行定期的培訓(xùn)。合同管理人員最直接接觸合同的，因而，合同管理人員的素質(zhì)高低直接決定著合同質(zhì)量的好壞。企業(yè)應(yīng)該招聘較為專業(yè)的合同管理人才，并對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)。在職期間也定期對(duì)其培訓(xùn)，讓合同管理人員掌握必備的合同法律知識(shí)，并對(duì)其嚴(yán)格執(zhí)行年審制度，約束行為，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力。

3.完善企業(yè)合同管理的制度。要從根本上解決合同管理中存在的問(wèn)題，必須從其制度上著手。完善企業(yè)合同管理制度從本質(zhì)上規(guī)范了合同管理、使合同管理更具科學(xué)性、法律性，使合同管理人員在工作過(guò)程中有章可循。比如在合同的檔案管理方面，可先建立企業(yè)的合同檔案管理制度；再按制度要求對(duì)合同進(jìn)行整理、分類、裝訂成冊(cè)等有條理地存檔、銷毀管理，而不是像以前，純主觀意識(shí)上的簡(jiǎn)單的把合同收集在一起存放及銷毀。

4.加強(qiáng)與企業(yè)其他部門的交流與合作。企業(yè)合同并不是一成不變的，企業(yè)合同的內(nèi)容體現(xiàn)了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r與趨勢(shì)。因而，合同需與社會(huì)發(fā)展同步，與時(shí)俱進(jìn)。所以在企業(yè)的合同管理中，需加強(qiáng)與其他部門的交流與合作，得到較為全面的社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息，為制定合同提供理論依據(jù)。

四、總結(jié)

綜以上所述，企業(yè)合同管理中存在不少問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題，首先要從企業(yè)制度上著手，再是企業(yè)自身的改進(jìn)及企業(yè)管理人員對(duì)合同管理的重視程度。也可增強(qiáng)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)以及競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，把合同管理與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合起來(lái)，最終實(shí)現(xiàn)合同管理的三大目標(biāo)以及提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造更好的收益。所以，希望本文的探討結(jié)果對(duì)企業(yè)今后解決合同管理中的問(wèn)題有一定的幫助和借鑒意義。

作者：袁麗麗 單位：中鋁山東有限公司動(dòng)力廠

參考文獻(xiàn)：

[1]譚亞明.企業(yè)合同管理中的常見(jiàn)問(wèn)題與對(duì)策[J].江漢石油職工大學(xué)學(xué)報(bào),2010,06:102-104.

[2]王倩.淺談企業(yè)合同管理的常見(jiàn)問(wèn)題與解決對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理,2014,04:7-8.