導語：如何才能寫好一篇檔案管理匯報，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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鎮(zhèn)檔案管理工作匯報

我鎮(zhèn)歷來對檔案工作相當重視，從建立伊始，一步一個臺階，踏踏實實促進了檔案工作的發(fā)展，為進一步落實檔案工作政策，貫徹縣委、縣府《關于進一步加強新時期檔案工作的意見》（縣委辦[××××]××號文件）精神,現(xiàn)將我鎮(zhèn)檔案工作的有關情況匯報如下。

一、基本情況及主要做法。

×、高度重視，確定領導負責制。

在鎮(zhèn)黨委的關心和重視下，專門落實黨群副書記***（電話：×××××××）親抓檔案工作，確定領導責任制，劃定階段性任務、目標。檔案工作實行目標管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，鎮(zhèn)黨委把學習貫徹《檔案法》，提高檔案管理水平，列入了的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點認真查找檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經(jīng)濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。

×、嚴格管理，全面落實檔案工作。

我鎮(zhèn)嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

目前，我鎮(zhèn)下屬行政村（居委會）有***等××個行政村及***居委會。億元產(chǎn)值以上企業(yè)××家，建檔××家。

×、明確職責，建立常抓機制。

檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我鎮(zhèn)多次強調對檔案的管理、使用和愛護。認真學習文件精神，明確職責，建立了常抓機制。我鎮(zhèn)設立專門的檔案員對文件、材料的收集、整理、分類進行專門負責，特別是對散存在領導班子成員手中的文件、材料，及時予以收集，避免了檔案、材料的丟失。

×、積極落實，推進檔案信息化。

我鎮(zhèn)積極落實文件精神，把信息化建設提上了日程。目前我鎮(zhèn)已經(jīng)普遍運用紹興縣政務網(wǎng)來收發(fā)文件及文件的歸檔等工作，運用縣政務網(wǎng)的電子政務和辦公自動化的信息平臺，實現(xiàn)了檔案服務利用網(wǎng)絡化。

二、存在問題。

×、硬件設施不夠齊全。

×、信息化進程緩慢。

三、下一步打算。

為進一步加強檔案管理建設，落實縣委、縣府《關于進一步加強新時期檔案工作的意見》精神，針對以上問題，我鎮(zhèn)下一步打算及建議主要有：

×、加強對檔案管理工作的重視。

繼續(xù)加強鎮(zhèn)領導的管理和負責制；宣傳檔案管理的重要性，學習《檔案法》及《檔案法實施辦法》，加強檔案管理法律意識；提高對檔案管理的經(jīng)費投入，保證檔案工作的順利開展。

×、推進檔案管理信息化進程。

目前，我鎮(zhèn)的檔案信息化管理主要是依托紹興縣電子政務網(wǎng)的平臺上進行的，缺乏獨立的信息平臺及專門的檔案數(shù)字化管理人員，在信息化管理提上日程之際，我鎮(zhèn)也應該積極提高自身的信息化管理水平，為開展信息化管理打下更為扎實的基礎。目前，我鎮(zhèn)的信息化建設步伐比較緩慢，對于量子軟件的應用方面存在不足，檔案保存手段還比較老，在下一步的規(guī)劃中，信息化將是努力和方展的以各重要方向。

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一、抓好規(guī)范化，夯實基礎

人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應做到把好“三關”。

（一）把好“收集關”，基礎材料規(guī)范化

法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規(guī)及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。

（二）抓好“整理關”，科學立卷規(guī)范化

法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業(yè)務部門要加強與檔案業(yè)務部門的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎建設，制定統(tǒng)

一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規(guī)范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定有機的結合起來，從而真正實現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。

（三）強化“考核關”，促進檔案規(guī)范化

針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業(yè)務能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強業(yè)務培訓的同時強化考核，使每個相關人員加強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應有地位。

二、落實制度化，持之以恒

以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應著重從三個方面：

（一）組織落實

法院的檔案管理是一個科學、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環(huán)節(jié)去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結以及調檔查閱等多個環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環(huán)節(jié)，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領導的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責的良好氛圍和責任意識。

（二）不斷完善

隨著社會發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應法院檔案發(fā)展的需求。

（三）長效管理

牢固樹立長效管理的科學發(fā)展理念，摒棄“為爭創(chuàng)而爭創(chuàng)”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責任落實到法院業(yè)務管理工作中去，進一步明確各業(yè)務崗位的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規(guī)范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發(fā)展。

三、依托信息化，科學發(fā)展

法院檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：

（一）加強信息化基礎設施建設

軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。這就要求基層法院在檔案信息化建設過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設備如計算機、掃描儀、服務器等的同時，亦要積極加大適應基層法院檔案管理實際工作的軟件設備的開發(fā)和利用。

（二）加快檔案信息庫的建設

檔案信息資源共享的前提是各類

蓮山課件信息資源數(shù)據(jù)庫的建設。因此在檔案信息化建設過程中，不光要對室藏檔案數(shù)字化，同時還對新生成的文件進行數(shù)字化。充分利用計算機技術、掃描技術等多種現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案同步歸檔，建立一個有序結構的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務。

（三）加大檔案人才隊伍的建設

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為深入貫徹落實科學發(fā)展觀，更好地適應新形勢下檔案工作發(fā)展的新要求，發(fā)揮檔案工作在社區(qū)居委會基層建設中的重要作用，根據(jù)津檔23號《關于加強我市民生檔案工作的意見》的要求，自*年4月13日—17日，區(qū)檔案局組成考核小組，對全區(qū)部分社區(qū)居委會開展了檔案工作專項檢查，現(xiàn)將有關情況通報如下。

一、基本情況

今年3月份以來，區(qū)檔案局以加強社區(qū)民生檔案建設為重點，在全區(qū)12個街道辦事處，先后開展“社區(qū)居委會文件材料歸檔知識講座”活動，對社區(qū)居委會主任和檔案管理員進行了廣泛培訓。通過培訓，使居委會主任和檔案管理人員加深明確了社區(qū)檔案工作的重要性和主要職責、任務，系統(tǒng)了解了社區(qū)檔案歸檔范圍、保管期限以及具體的整理操作步驟。全區(qū)200多個社區(qū)居委會在此基礎上，集中開展了社區(qū)檔案的整理工作，大多數(shù)社區(qū)居委會能夠按照區(qū)檔案局制訂的《南開區(qū)社區(qū)居委會文件材料歸檔范圍和保管期限表》管理社區(qū)檔案，全區(qū)12個街有11個街的社區(qū)居委會按照立卷歸檔新模式完成了社區(qū)檔案的整理工作，并將案卷目錄及時上交到街道辦事處，為下屆新的社區(qū)居委會開展工作奠定了基礎。目前社區(qū)居委會已規(guī)范建立起內容包括公民醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育、勞動就業(yè)、低保、特殊群體、重點優(yōu)撫對象、流動人口、社會救助等方面的民生檔案。

二、主要特點

1、領導重視，社區(qū)建檔工作得到加強

各街道辦事處的領導十分重視社區(qū)建檔工作，對于社區(qū)是民生檔案產(chǎn)生和利用的重要基地和窗口有了充分的認識，按照《南開區(qū)檔案局關于對社區(qū)居委會檔案整理情況進行檢查的通知》的要求，積極配合做好基層社區(qū)居委會民生檔案的整理工作，在人、財、物上給予了一定的支持。如：嘉陵道街主任辦公會專題研究社區(qū)建檔工作，并規(guī)定時限，狠抓落實，在全區(qū)率先完成了社區(qū)居委會檔案整理工作。廣開街分管檔案工作的領導對社區(qū)檔案整理工作嚴格要求，在確保人力、物力的同時，要求并組織各社區(qū)居委會全體成員一起動手整理檔案，將歷年檔案整理完畢。學府街加大對全街社區(qū)檔案工作的資金投入，撥?？罱y(tǒng)一為社區(qū)建檔工作購置檔案裝具，較好的解決了社區(qū)資金不足問題。

2、克服困難，確保檔案整理工作如期完成

各街檔案干部在時間緊、任務重的情況下，沒有放松對檔案整理工作的要求，正確處理好日常工作與指導社區(qū)建檔工作的關系。她們同區(qū)檔案局的同志一起，深入社區(qū)居委會指導、幫助規(guī)范建檔，嚴把檔案質量關，確保檔案整理工作取得實效。如：水上公園街檔案干部在懷孕特殊時期，克服困難，堅持到每個社區(qū)居委會耐心進行指導，保證了案卷目錄的及時上交，受到居委會主任的好評。社區(qū)居委會高度重視檔案管理工作，他們在換屆選舉前，工作任務十分繁雜的情況下，有的集體利用周六、周日加班，有的把文件材料帶回家進行整理，確保了社區(qū)檔案整理工作的如期完成。

3、規(guī)范建檔，社區(qū)檔案管理水平得到提升

通過規(guī)范建檔，社區(qū)檔案管理從原來的完全利用手工檢索，逐漸轉變成有條件的社區(qū)利用計算機輔助管理檔案，實現(xiàn)雙重檢索，極大提高了檔案檢索速率和查準、查全率，方便了社區(qū)檔案干部利用檔案開展工作。如：鼓樓街在計算機輔助管理檔案方面先行先試，面對社區(qū)居委會主任年齡偏大、對計算機不太熟悉等不利條件，街檔案干部加大指導力度，使全街所有社區(qū)居委會實現(xiàn)了微機管理檔案。還有的社區(qū)居委會干部充分利用業(yè)余時間，甚至把部分工作帶回家由子女幫忙完成計算機錄入，實現(xiàn)了微機檢索利用，使基層社區(qū)檔案管理水平邁上了一個新臺階。

三、存在問題

雖然我區(qū)社區(qū)建檔工作取得了一些成績，但還存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

1、社區(qū)建檔工作發(fā)展不平衡

個別單位的領導對社區(qū)建檔工作的重要性認識不夠。街檔案干部由于兼職過多沒有擔負起對社區(qū)檔案工作的督促和指導的職責。

2、部分社區(qū)建檔工作缺少必要的資金投入，不能保證社區(qū)建檔工作的規(guī)范管理。

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一、電子文件定義及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對稅務檔案業(yè)務管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。:

四、電子文件在稅務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。

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關鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務檔案管理

1、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。

隨著國有企業(yè)重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關系中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復了繳費情況。

2、社會保險業(yè)務規(guī)范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。

社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設文件材料收集歸類整理立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署同組織同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。

為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。

3、社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化

社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理的關鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。

3.1統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結合我所業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。

3.2統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計空調計算機等專用設備。新晨

3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令，結合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集積累整理保管應用查詢服務工作。

保定市社保經(jīng)辦機構還要求對社保業(yè)務檔案進行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構按照先收集后篩選保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料文件集中起來，進行鑒定整理組卷歸檔。

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［關鍵詞］人力資源 檔案 管理

［中圖分類號］C979 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2011）08－0031－01

人力資源和社會保障監(jiān)察案卷檔案是指人力資源和社會保障監(jiān)察機構在辦理監(jiān)察案件過程中形成的，能反映案件真實情況，有保存價值的各種文字、圖表、聲像、證物(以下統(tǒng)稱文書材料)等不同形式的歷史記錄。人力資源和社會保障監(jiān)察卷檔案管理，遵循一案一卷、分類保管、利于保密、方便利用的原則。人力資源和社會保障監(jiān)察明確專門的檔案管理人員，具體承擔案卷檔案管理工作，在業(yè)務上接受同級人力資源和社會保障行政部門檔案管理工作的監(jiān)督和指導。

一、收集、整理案卷材料

人力資源和社會保障監(jiān)察機構在立案后，承辦監(jiān)察員即開始收集有關本案從受理立案到結案執(zhí)行各階段的各種文書材料，著手立卷工作。在案件辦結以后，要認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)文書材料不完備的，應及時補齊或補救，并去掉與本案無關的材料，再行排列整理。

二、立卷編目并裝訂卷宗

人力資源和社會保障監(jiān)察案卷一般按照下列順序排序裝訂：1.卷宗封面；2.卷內目錄；3.受理舉報登記表(附舉報材料)、檢查登記表、移送通知書、指定管轄通知書等案件來源材料；4.立案審批表；5.當事人及有關人員主體資格及身份證明材料；6.調查取證材料(詢問通知書及送達回證、調查筆錄等各類證據(jù)材料)；7.限期改正指令書及有關材料(案件辦理報批表、送達回證、改正情況材料)；8.處理、處罰文書(勞動保障監(jiān)察決定書、行政處罰告知書、行政處理決定書、行政處罰決定書)及有關材料(案件辦理報批表、討論案件筆錄、聽證程序材料、送達回證、當事人申辯材料)；9.結案審批表；10.執(zhí)行手續(xù)材料(罰款收據(jù)、強制執(zhí)行申請書、人民法院關于執(zhí)行的裁定書等)；11.行政復議和行政訴訟材料(復議申請書或行政狀副本、答辯書(狀)、復議決定書、人民法院的判決或裁定書等)；12.卷內備考表及卷底。

三、對案卷進行分類和統(tǒng)計

人力資源和社會保障監(jiān)察案件文書材料可根據(jù)利用需要分為正卷和副卷，一卷一號，副卷案卷號與正卷相同，在卷案號后加注“副”字。正卷為案件辦理過程中形成的可以對外公開的文書材料，副卷為案件辦理過程中形成的有關內部工作情況等不能對外公開的文書材料。對事實清楚、情節(jié)簡單的案件，文書材料中沒有不宜公開材料的，可以只立正卷。人力資源和社會保障監(jiān)察案卷文書材料的排列順序，總的要求是按照辦案程序的客觀進程及形成文書時間的自然順序，兼顧文書之間的有機聯(lián)系進行排列。卷內目錄應按文書材料排列順序逐件填寫或打印。一份文書材料編一個順序號。沒有題名的文書材料要擬定題名，題名不得隨意更改和簡化。

四、辦理案卷的查閱、借閱手續(xù)，有效利用案卷檔案

勞動保障監(jiān)察機構工作人員因工作需要借閱檔案，應辦理借閱登記手續(xù)。借出檔案，須經(jīng)勞動保障監(jiān)察機構負責人批準，并按規(guī)定期限退還，一般不超過7日。外單位的人員查閱檔案，應持介紹信或其他有效證明，經(jīng)勞動保障監(jiān)察機構負責人批準后，與承辦監(jiān)察員一同查閱。凡涉及投訴舉報人利益、用人單位商業(yè)秘密以及其他需要保密的事項，應當采取保密措施，防止泄密。卷內材料除行政處理決定書、處罰決定書等結論性材料，不準摘抄和復制。檔案利用人不得拆封、抽取材料、涂改、勾畫、污損，不得轉借他人。

五、做好案卷檔案的保管和防護工作

卷宗裝訂前，要對文書材料進行全面檢查，材料不完整的要補齊，破損或褪色的要修補、復制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊。加邊、加襯、折疊均以A4辦公紙為準。對于字跡難以辨認的材料，應附上抄件。外文及少數(shù)民族文字材料應附上漢語譯文。需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙，郵票不得取掉。文書材料上的金屬物必須剔除干凈。設置檔案室，配備檔案裝具，采取防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施，定期檢查門窗、電燈、開關等，周圍不得存放危害檔案安全的物品。

六、檔案管理人員必須嚴格遵守紀律，保守國家秘密，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內容

對保管期限屆滿的檔案，按國家有關檔案銷毀的規(guī)定辦理。確定銷毀的檔案，應把其中的行政處理決定書、決罰決定書等結論性文書取出一份，按年度、類別、案卷號的順序整理立卷，隨有關年度編號，永久保存。對仍有繼續(xù)保存利用價值的檔案，可以適當提升檔次，繼續(xù)保存。

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關鍵詞：社會保險業(yè)務；檔案管理；誤區(qū)

社會保險業(yè)務檔案是各級經(jīng)辦機構在辦理社會保險收、支、管全過程中所形成，并被保存起來以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準確反映一個參保對象從辦理參加養(yǎng)老保險手續(xù)到終止養(yǎng)老保險關系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。隨著社會保險制度改革從局部試點到全面推開，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數(shù)、參保單位不斷上升。與此同時，隨著社會保險業(yè)務量和檔案數(shù)量的與日俱增，社會保險部門所承擔的安全有序管理社會保險業(yè)務檔案的職責也日漸沉重。由于社會保險業(yè)務檔案建設是伴隨社會保險制度建立而逐步發(fā)展起來的，還屬初始階段，由于沒有全國性的社會保險檔案業(yè)務管理標準和規(guī)定，各地業(yè)務檔案管理不盡統(tǒng)一，缺少規(guī)范，因此在具體工作中容易產(chǎn)生一些“誤區(qū)”。如不及時糾正，會對社會保險業(yè)務檔案的標準化、規(guī)范化管理帶來一定的影響。

一、社會保險業(yè)務檔案管理存在管理上的“誤區(qū)”

一講到“社會保險業(yè)務檔案”，不少同志很容易將其同辦公室產(chǎn)生的文書檔案聯(lián)系在一起，因此，把形成的業(yè)務資料全部推向辦公室，由文書、檔案人員判定是否具有歸檔價值。實際上，業(yè)務檔案與文書檔案形成的范疇、利用的對象都不同。業(yè)務檔案來自于業(yè)務運行過程，是整個業(yè)務工作中的一個重要組成部分。因此，業(yè)務部門有責任對其進行收集、整理、編目、裝訂、歸檔，直至移交檔案室，實行集中統(tǒng)一管理。至于收集范圍、整理方式要達到什么程度，業(yè)務部門可與辦公室共同探討，業(yè)務部門有了解業(yè)務全過程的特長，辦公室人員有收集、歸檔、保管文書檔案的經(jīng)驗，這樣各取所長、相輔相成，可制定出比較符合本單位工作實際的《業(yè)務檔案歸檔范圍和分類方案》。在辦理業(yè)務過程中，業(yè)務部門本著誰經(jīng)辦、誰整理、誰歸檔的立卷原則，可根據(jù)歸檔范圍先分類別，以“參保單位—年度—業(yè)務環(huán)節(jié)（類別）”分類方法，先區(qū)分參保單位，再區(qū)分年度，第三區(qū)分業(yè)務環(huán)節(jié)，同一單位同一年度社會保險文件材料中，件的排列依照社保登記類、參保人員類、申報結算類、保險關系轉停類、待遇類順序排列。密不可分的材料依順序排列在一起，經(jīng)辦機構的材料在前，參保單位提供的材料在后，結論性材料在前，證據(jù)性材料在后。按照業(yè)務檔案流程編制歸檔文件目錄、加蓋歸檔章、填制備考表，然后裝盒歸檔，全部實行了“一戶一檔”的管理辦法。這樣，業(yè)務部門就完成了立卷的任務，并于次年1月底前將上年度業(yè)務檔案移交檔案保管部門統(tǒng)一編目、存檔、保管和提供利用。值得一提的是，在移交時要辦理檔案交接手續(xù)。這一過程的有分有合，有序流轉，也體現(xiàn)了各自“職能”和“責任”的不同，避免了原始依據(jù)的遺失、混雜，方便以后利用。

二、社會保險業(yè)務檔案管理存在載體上的“誤區(qū)”

目前，計算機在社會保險業(yè)務運作中應用廣泛，各種數(shù)據(jù)已通過計算機生成、存貯、共享。有人認為最初記載于紙質的原始資料已無保存價值，認為通過計算機直接查尋更加快捷明了。這種認識存在一定的偏頗。計算機固然有其科學、準確、檢索方便、存貯量大、易于修改等特點，但紙質文件、紙質檔案卻始終保持和發(fā)揮著原始憑證的作用，并且有永久保存價值。這一點恰恰是電子文件所欠缺的。因為檔案的法律效力是國家《檔案法》賦予的。目前，電子文件的法律效力沒有得到《檔案法》的認可，所以遇到數(shù)據(jù)更正、司法公正時，只能依靠紙質文件、紙質檔案。這方面的事例不勝枚舉。即使在國外先進的國家，也重視紙質文件、紙質檔案的憑證作用。所以，首先要對社會保險業(yè)務檔案的載體保管有個正確認識，紙質文件要歸檔，計算機形成的電子文件同樣要歸檔，從而發(fā)揮各自不同的利用價值。對紙質業(yè)務資料的歸檔形式可延用文書檔案的管理方式，對電子業(yè)務資料的歸檔則通過程序控制和備份，并刻錄成光盤存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻錄一次保存。

三、社會保險業(yè)務檔案管理存在操作上的“誤區(qū)”

在具體操作中，也會遇到這樣那樣的實際問題，也需要有一個協(xié)調統(tǒng)一的過程。

1.歸檔范圍

有的同志認為，凡是業(yè)務工作中形成的所有資料都要歸檔，實際上沒有這個必要。一定要視業(yè)務資料的利用價值而定，實行優(yōu)化收集，在保管期限上也可以區(qū)分一下。同時，也要防止重復勞動。例如：社會保險基金征繳部門形成的一式幾聯(lián)“征繳憑證”，因財務部門托收后將其中一聯(lián)按月整理裝訂成基金憑證，并按規(guī)定移交檔案室，這樣基金征繳（下轉第75頁）（上接第93頁）部門產(chǎn)生的一聯(lián)存放于本部門保管就可以了，因為一個檔案室存放兩套完全相同的檔案也是一種浪費，應根據(jù)需要確定歸檔內容。

2.業(yè)務檔案形成也要有“收支兩條線”的觀念

社會保險主要有征收和支付兩塊工作，征收和支付形成的原始資料不應混雜。一個卷一個內容，即使是以一個單位，也要分清“收”與“支”分作兩類歸檔。

3.案卷排序問題

既要貫徹檔案集中統(tǒng)一管理的原則，又要兼顧不同檔案的各自特點，分別排序，同一類別的案卷流水號從上到下，從左到右的順序排列上架，不同類別的案卷不得排列在一起。檔案上架后，對各架編制檔案存放示意圖，便于查尋。

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一、社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理

近年來，社會養(yǎng)老保險業(yè)務的檔案管理已經(jīng)進行了多方面的改善。之所以對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優(yōu)質高效服務來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務的發(fā)展。有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網(wǎng)絡化的今天，必須要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作適應社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質有待進一步提高。

二、提高社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策

（一）完善和規(guī)范檔案管理制度

社會養(yǎng)老保險檔案的保管要做到制度建立、專人負責、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機構和企業(yè)應建立社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，明確管理人員分工和職責，對檔案建立、維護、交接等環(huán)節(jié)進行制度化管理。檔案紙質材料應當排列整齊有序，儲存在專門的場所，重要材料應復印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應當有比較強的網(wǎng)絡安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級維護。這里特別要強調交接環(huán)節(jié)一定要尤其重視，嚴防脫節(jié)，否則會給后續(xù)工作帶來無法預計的困難。

（二）對社會養(yǎng)老保險檔案進行科學分類和有序整理

1.科學分類檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險檔案的分類標準，實現(xiàn)科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其他各項工作的有序展開。2.平時歸檔平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。3.有序整理檔案的整理，應按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負責收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。4.合理編號整卷裝訂的案卷其全部卷內文件要編統(tǒng)一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。5.編制目錄歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）以及備注等項目。件號即文件材料的排列順序號；責任者是指制發(fā)文件材料的組織或個人；文號即發(fā)文的字號；題名即文件材料的標題；日期即文件材料的形成時間；頁數(shù)即填寫一件文件材料的總頁數(shù)；備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出和銷毀等。6.標準化裝訂按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和養(yǎng)老保險業(yè)務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。7.填寫卷面案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數(shù)和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。8.檔案裝盒不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。9.定期移交按照有關規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。應歸檔的文件材料要齊全完整。10.規(guī)范排列案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序，便于查找利用。

三、實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險信息化、網(wǎng)絡化

社會養(yǎng)老保險檔案要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理。要充分利用計算機數(shù)據(jù)庫管理功能和網(wǎng)絡平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。這是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高社保經(jīng)辦機構管理服務水平的必然要求，也是現(xiàn)代化社會養(yǎng)老保險檔案管理的發(fā)展方向。檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化不僅有存儲量大、檢索方便、數(shù)據(jù)傳遞快速便捷等優(yōu)點，而且在實現(xiàn)資源共享、提高統(tǒng)籌層次方面也有現(xiàn)實意義。

四、結語

綜上所述，在新形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作仍然是需要關注的一個領域。針對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中不適應當前時代需求的問題，要通過完善和規(guī)范檔案管理制度、提高信息化檔案管理水平以及提升檔案管理人員素質等途徑進行改革，才能確保社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的有效性。

作者:劉志忠 單位:承德縣社會保險事業(yè)管理局

參考文獻：

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摘要：隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，社會保險業(yè)務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。 關鍵詞：養(yǎng)老保險 社保業(yè)務 檔案管理 1 維護社會保險檔案，保護職工權益 隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。 我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。 隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。 1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復了繳費情況。 2 社會保險業(yè)務規(guī)范化管理 在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。 社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。 為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。 社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。 3 社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化 社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理的關鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。 3.1 統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結合我所業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。 3.2 統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至

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關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。 . 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第號令，結合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。 保定市社保經(jīng)辦機構還要求對社保業(yè)務檔案進行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。 培訓也是必不可少的。為了做好社保業(yè)務檔案整理、歸檔工作，確保業(yè)務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區(qū)）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業(yè)務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統(tǒng)地了解檔案專業(yè)知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經(jīng)，通過現(xiàn)場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業(yè)人員，針對社保業(yè)務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。 保定市不僅建立了比較完善的社保業(yè)務檔案管理制度與流程，還拓展業(yè)務檔案收集渠道，改善了業(yè)務檔案保管條件，豐富業(yè)務檔案門類和數(shù)量，搶救了一大批受損業(yè)務檔案，確保業(yè)務檔案的完整和安全，基本實現(xiàn)業(yè)務檔案信息化管理。 文章屋在線 wzk.co

    

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    社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理概況

    社會保險業(yè)務檔案是各級社會保險經(jīng)辦機構在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險等“五險”業(yè)務中形成的,具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和,它真實地記錄了各級社保經(jīng)辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中,社保業(yè)務檔案的收集、整理與保存管理內容,也主要包括社保經(jīng)辦部門所從事的“五險”業(yè)務。其主要特點有下述“五性”:

    一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化,特別是近幾年新農合、新農保制度的推行,我國參與社會保險的對象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農村和城鎮(zhèn)居民,并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業(yè)務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業(yè)務檔案的廣泛性。

    二是動態(tài)性。每個社會成員參與社會保險后,社保檔案都會隨著人員的流動而發(fā)生關系轉移,各項險種的繳費情況也會依據(jù)人員收入的增減而發(fā)生相應變化,這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態(tài)變化決定了社保檔案的動態(tài)性。

    三是權益性。社會保險業(yè)務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄,是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據(jù),是實現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件,也是維護參保對象個人權益的重要依據(jù),因此具有明顯的權益性。

    四是規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關規(guī)范要求來辦理的,即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費標準、統(tǒng)一的表冊,不論是哪個單位的職工,其形成的相關材料必須具有很強的規(guī)范性。

    五是共存性。隨著社會保險業(yè)務管理信息化的推行,社保經(jīng)辦機構通過社保業(yè)務信息系統(tǒng)隨時掌握參保對象的各種情況和動態(tài)信息,完成各類報表生成和管理。

    社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理存在的問題

    (一)思想不夠重視。長期以來,相當部分社保經(jīng)辦機構領導“重業(yè)務經(jīng)辦,輕檔案管理”現(xiàn)象較為突出,總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位增形象、創(chuàng)效益,只要守好攤,不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設工作的開展。

    (二)機制不夠健全。目前相當部份社保經(jīng)辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現(xiàn)在具體工作中履職不到位,對本單位的檔案未實行統(tǒng)一管理,各門類檔案分散保管于各個部門,形成多頭管理等問題,且管理方法各異,沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。

    (三)管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作,需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。而實際工作來看,目前各級社會保險經(jīng)辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少,且多數(shù)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓,對社保業(yè)務檔案管理的重要性認識不足,對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務不夠熟悉,日常檔案收集整理意識比較薄弱,存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況,沒有按《規(guī)定》要求及時規(guī)范整理歸檔,嚴重影響了檔案歸檔質量。

    (四)設施不夠完善。受經(jīng)費與場地等條件限制,許多社保經(jīng)辦機構無法配備專用的檔案室,導致“七防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光)措施跟不上,時間一久,不僅造成業(yè)務檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生,而且也影響了社保業(yè)務檔案的美觀、整潔及完整。

    加強社會保險業(yè)務檔案管理的對策建議

    (一)提高認識,加強領導。各級社會保險經(jīng)辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》為契機,加大社會保險業(yè)務檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理工作的重要性,提高全社會的社會保險意識。

    (二)加強培訓,提高素質。社保業(yè)務檔案規(guī)范管理是一項政策性、業(yè)務性很強的工作,其質量的好壞,很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此,檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識。

    (三)健全制度,規(guī)范程序。社保經(jīng)辦機構在工作中形成的相關材料,構成了社保業(yè)務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受,與他們的切身利益密切相關。因此,各級社保經(jīng)辦機構要嚴格按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》的相關要求,本著既方便歸檔管理,又方便檢索利用的原則,建立健全業(yè)務檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度,嚴格分類方法,合理劃定保管期限,確保社保業(yè)務檔案的真實、準確、科學、完整和規(guī)范,實現(xiàn)社保業(yè)務檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。