導語：如何才能寫好一篇檔案人員考核辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1提高“源頭素質”,實現(xiàn)以人為本、科學發(fā)展的現(xiàn)代管理

檔案工作源于社會生活各個方面,涉及社會的每個領域,然而,檔案工作又經(jīng)常處于被遺忘的邊緣。這緣于兩方面的原因:客觀上是由檔案工作的性質所決定;主觀上則是受檔案管理人員的自身素質的影響。檔案管理工作水平的高低在很大程度上取決于管理人員的業(yè)務素質。在信息時代,要用現(xiàn)代化的手段管理檔案信息。這就要求檔案人員必須具備更高的業(yè)務素質和工作水平。因此,在檔案管理人員的配置上應充分考慮人的素質,以高素質的管理人員來勝任高質量的檔案管理工作。

一是要做好檔案人員的配置,要精心考評選用綜合素質優(yōu)秀,既有檔案專業(yè)知識,又懂計算機應用和網(wǎng)絡技術,一專多能,且熱愛檔案事業(yè)的人從事檔案工作;盡量避免和減少日后因對工作的不適應造成壓抑和換崗跳槽等現(xiàn)象。

二是要做好檔案人員的思想政治工作,落實檔案管理專業(yè)技術人員的各種待遇,充分調動檔案人員的工作積極性,使之發(fā)揮能力,挖掘潛力,以飽滿的工作熱情投入檔案管理工作。要促進檔案人員的合理流動,對檔案人員進行必要的換崗,避免使檔案部門變相成為老弱病殘的療養(yǎng)所?？傊?通過人力資源配置最佳整合,構建一支綜合素質好、業(yè)務水平高,具有探索和創(chuàng)新精神的檔案隊伍,為高標準高質量完成檔案工作提供根本前提和保證。

2立足崗位,與時俱進,重在培養(yǎng),使檔案管理人員從思想上、技能上進入信息時代

信息時代的檔案工作,手工的、經(jīng)驗型的、封閉式的傳統(tǒng)檔案工作方式將逐漸被自動化的、科學型的、開放式的現(xiàn)代檔案管理方式所取代。文件的形成幾乎完全在計算機上進行,實現(xiàn)了登記、立卷、著錄、查閱工作的一體化;檔案的保存管理方式依賴電子文件;現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)電子檢索,檔案信息網(wǎng)絡傳送,直接利用。檔案信息網(wǎng)絡化后,計算機的軟硬件可能受到破壞和篡改,計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中可能會被丟失、竊取等,這就要求檔案人員要熟識電子文件的特性和電子檔案的全程管理辦法。掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護的知識,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,并采用技術措施確保網(wǎng)絡環(huán)境下電子文檔的安全。因此,檔案工作者不僅要懂檔案專業(yè)知識、計算機知識,還要熟悉網(wǎng)絡技術、多媒體技術。面對信息時代檔案工作的需求,檔案工作者只有立足本職,不斷強化自我學習,自覺接受繼續(xù)教育,不斷更新專業(yè)知識,提高業(yè)務素質和工作水平,與時俱進、銳意進取,才能跟上時代的步伐,適應時代的要求。

為使檔案人員盡快由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉變,完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變,盡快進入信息時代,企業(yè)領導要有計劃地組織檔案人員進行培訓學習,特別是對計算機、網(wǎng)絡、信息工程等知識的教育培訓。進行現(xiàn)代化管理的普及,做到先“化”人,后“化”物。強化檔案人員素質能力建設,使檔案人員不僅精通檔案專業(yè)知識,而且掌握計算機等相關知識和網(wǎng)絡技術,成為適應信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的高素質復合型的檔案人才。要鼓勵檔案人員積極參加各種學習活動,要組織開展現(xiàn)代科技進展和新技術方面的學術講座,了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用,擴大知識面。要組織參加學術研討和交流活動,到發(fā)達地區(qū)、檔案工作水平較高的單位參觀、學習,開闊檔案人員的視野。加強教育培訓,提高檔案人員素質,是搞好檔案工作的根本保證。

3創(chuàng)新檔案管理制度,用現(xiàn)代化管理規(guī)范檔案管理人員的工作行為

為使信息時代檔案管理工作更加規(guī)范,要根據(jù)國家電子檔案管理要求,結合檔案管理實際,在原管理標準的基礎上,實事求是,因地制宜,制定適應信息時代的檔案管理制度。全面加強檔案制度化建設,健全和完善系統(tǒng)、科學的檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范,細化電子檔案管理工作的每一個步驟和細節(jié),做到責任明確、網(wǎng)絡權限清楚、操作程序嚴格。用制度規(guī)范工作行為,減少和杜絕因為操作不當引起的檔案信息丟失以及網(wǎng)絡和檔案數(shù)據(jù)庫的毀壞。

同時要制定檔案工作考核辦法,并納入經(jīng)濟責任制考核體系。檔案考核標準體系應添加檔案網(wǎng)絡信息新知識、新技術、新技能,制定切實可行的檔案工作量化、細化考核辦法,并適時制定檔案管理人員的職業(yè)道德評判標準,使檔案人員的職業(yè)素質評定有理可循、有據(jù)可依。

做好信息時代的檔案工作,就是做好人的工作,人的質量決定檔案工作的質量。因此,配好檔案管理人員,不斷強化檔案管理人員素質能力,構建一支綜合素質好、業(yè)務水平高的檔案隊伍,是高標準高質量做好信息時代檔案管理工作的首要問題和根本保證。

篇2

現(xiàn)對照(本鎮(zhèn)的)縣檔案局下發(fā)的“山東省檔案管理考核書”，結合本真的實際情況，我們進行了一次自我檢查，現(xiàn)將檢查情況匯報如下：

一、體制人員方面

為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮(zhèn)黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮(zhèn)目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組

長的檔案工作領導小組，統(tǒng)籌我鎮(zhèn)的檔案管理工作。配備了業(yè)務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮(zhèn)直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴

密的檔案管理網(wǎng)絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業(yè)務工

作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮(zhèn)領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規(guī)范化管理奠定了良好的基礎。

二、制度設施方面

檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統(tǒng)計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮(zhèn)立足本鎮(zhèn)實際

，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝

具規(guī)范、標準、數(shù)量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。

三、管理利用方面

為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮(zhèn)工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮(zhèn)2009年檔案資料的整

理歸檔工作從今年4月份開始，根據(jù)整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬

修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規(guī)定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備

、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發(fā)和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索

引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經(jīng)營管理、資產保全等方面發(fā)揮了重要作用。

四、監(jiān)督指導方面

根據(jù)省縣有關規(guī)定，結合實際，制定了*鎮(zhèn)檔案工作辦法，對全鎮(zhèn)各部門單位村的檔案管理進行了統(tǒng)一指導，組織各部門單位村的兼職檔案人員進行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業(yè)務培訓，

進行統(tǒng)一學習，及時更新知識，提高技能。

篇3

Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.

關鍵詞： 煤炭企業(yè)；檔案管理網(wǎng)絡；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

隨著煤炭企業(yè)改革開放的不斷深入發(fā)展，循環(huán)經(jīng)濟得到較快發(fā)展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長產業(yè)鏈條，形成了以煤炭生產為主多種產業(yè)結構并存的格局，煤炭企業(yè)紛紛成立了各大集團公司，這就使檔案館的工作必然擔負起集團公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務，建立怎樣檔案管理網(wǎng)絡？形成怎樣的工作體制、運行機制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進行一一探討。

1 面臨的問題

1.1 檔案工作運行機制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌 目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟利益，看重的是與生產經(jīng)營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網(wǎng)點補充的三級檔案管理網(wǎng)絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現(xiàn)象嚴重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長遠利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2 檔案工作管理模式不適應煤炭企業(yè)發(fā)展需要 隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業(yè)，同時始終把循環(huán)經(jīng)濟作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團?，F(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應性企業(yè)內部管理體制，企業(yè)集團和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經(jīng)逐步轉變?yōu)橐再Y產為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業(yè)集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業(yè)的生產關系、基本職能、組織機構、管理體制、經(jīng)營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理人員的業(yè)務素質與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應 檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個職能部門工作性能，生產經(jīng)營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2 煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1 沒有形成一套強有力的管理網(wǎng)絡核心 形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。

2.2 沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡制度 不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡制度或檔案管理網(wǎng)絡監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統(tǒng)、有機聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡制度或檔案管理網(wǎng)絡監(jiān)管不到位，大型設備不經(jīng)檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。

2.3 企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識 不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導致檔案缺失。

2.4 在企業(yè)產權變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3 決解問題的辦法

3.1 建立健全檔案管理網(wǎng)絡體系，統(tǒng)一領導，分級管理 規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監(jiān)督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網(wǎng)絡體系，形成檔案管理網(wǎng)絡有機整體，便于統(tǒng)一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。

3.2 健全檔案網(wǎng)絡工作體制，堅持依法辦事 建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監(jiān)督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務技能，增強為集團的服務意識。

3.3 創(chuàng)新管理模式 建立檔案協(xié)助方陣 為建立起“管理科學、服務高效、運轉協(xié)調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化、檔案資源集約化、人員素質現(xiàn)代化、業(yè)務建設標準化、管理工作規(guī)范化、服務社會優(yōu)質化。潞安集團是山西五大煤炭企業(yè)集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協(xié)作負責單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調研、經(jīng)過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協(xié)調發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化建設，更好地為集團公司服務。

3.4 全面夯實檔案管理網(wǎng)絡基礎，確保檔案工作走向規(guī)范化、標準化軌道 由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網(wǎng)絡基礎，確保檔案作走向規(guī)范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項管理措施、下發(fā)各種針對性業(yè)務指導文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評比、達標活動。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規(guī)范化、標準化、科學化打下良好基礎。

3.5 用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失 煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發(fā)年報統(tǒng)計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產企業(yè)狀況，并精心組織、安排對關閉破產單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。

3.6 培訓檔案管理網(wǎng)絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質 要有一批以煤炭企業(yè)檔案館為核心的管理網(wǎng)絡圈內的能勝任煤炭企業(yè)檔案工作的管理人員。培訓管理網(wǎng)絡圈內檔案管理人員，可根據(jù)本單位實際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案人員業(yè)務素質，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍。另一種方法：直接邀請上級檔案主管部門選派專業(yè)骨干人員深入基層，改變以往站在講臺理論教學模式，采用和學員互動教學或直接親自手把手教學，以干代訓，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時熟悉了解本單位生產、經(jīng)營、管理、安全、基建等等方面工作內容，提高檔案人員的綜合素質和服務本領。

參考文獻：

[1]徐建民.檔案管理中心[Z].中遠集裝箱運輸有限公司年鑒，2002.

篇4

關鍵詞：檔案人員 素質 影響 提高

一、檔案工作者應具備的素質

1、檔案專業(yè)工作人員的政治素質

檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業(yè)工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

2、檔案專業(yè)工作人員的專業(yè)素質

檔案專業(yè)工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務工作。

3、檔案專業(yè)工作人員的知識素質

檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業(yè)知識或與業(yè)務工作有關的科學技術知識；檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業(yè)知識，才能更好地從事檔案工作。

對檔案專業(yè)人員的素質要求是由檔案工作的性質、任務、目的和內容所決定的。目前，我國有著龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上，不能運用現(xiàn)代高新技術工具，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。

此外，檔案工作者要建立終身學習制度。檔案工作者只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學習與繼續(xù)教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發(fā)展的客觀需要。因此，要參加系統(tǒng)的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，有計劃地進行繼續(xù)教育與終身教育。

除此之外，檔案人員要具備一種勇于犧牲自我、默默奉獻的精神，要有耐得住寂寞、不為名利、甘當無名英雄的境界。在日常工作中，檔案人員要做到服務態(tài)度熱情誠懇，講文明，講禮貌，有主動服務精神，想方設法為利用者提供便利。

隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾日益突出，同時，也對檔案管理人員的素質提出了新的更高的要求。要推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，加強檔案人才培養(yǎng)，提高檔案人員素質，盡快建設一支高素質和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊伍至關重要。

二、對提高檔案工作人員素質的幾點思考

既然我們認識到檔案工作在整個組織系統(tǒng)中具有不可或缺、無法替代的作用，也從下個側面分析了對檔案工作認識上的誤區(qū)可能造成的危害，那么走出這種誤區(qū)，提高檔案工作人員的整體綜合素質就成為檔案工作迎接世紀挑戰(zhàn)與機遇的核心工作，也成為檔案主管行政部門和檔案所在單位的部門領導的一項重要工作。筆者認為可以從以下幾方面著手：

1、從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，從而提高檔案人員業(yè)務技能。網(wǎng)絡發(fā)展作為信息革命的載體在當今世界已如火如荼?，F(xiàn)代化硬件建設作為檔案管理現(xiàn)代化的一項工作也已提上日程，尤其是近幾年，一些單位利用計算機輔助立卷、接收和查詢電子文檔及進行計算機模擬管理，取得了檔案管理工作的重大突破，令人欣喜。然而也有一些單位由于忽視投入，使檔案工作無緣現(xiàn)代管理的各種硬件設施，工作人員原始封閉操作，對現(xiàn)代化管理手段缺乏感性認識，因而業(yè)務技能徘徊不前，對檔案管理的規(guī)范化、科學化堪掣肘。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。這就要求各單位領導形成共識，把硬件建設放在一個突出位置逐步實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2、以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。知識就是力量，通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑。檔案人員的素質教育首先要注重自學，要針對自身素質的實際差距，按照檔案人員素質要求，通過學習彌補不足。切不可因條件不具備而放松學習，甚至破罐破摔，最終難以適應將來工作發(fā)展的需要。檔案工作行政主管部門還要采取多種培訓形式加強基層檔案科（室）人員素質的培養(yǎng)，培訓班要理論與實際結合，針對性強，可操作，使檔案人員便于學習掌握，不能為片面追求經(jīng)濟效益而不顧教學效果，對于培訓要有切實的考核辦法，切忌把學習當作旅游觀光，要有壓力和動力，基層單位對檔案人員的學習要建立激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績做為業(yè)績考核的一部分。對于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員，隨著時間推移，也存在知識更新問題。因而倡導檔案工作者的終身學習，建立檔案工作者的可持續(xù)學習機制十分必要。不僅要重視理論學習，還要重視現(xiàn)代管理技術、手段的培養(yǎng)，還包括外語的學習及文字能力、口頭表達能力、綜合分析能力等。這些不是一朝一夕，一蹴而就的，而是一個長期學習不斷積累的過程。

3、制定單位檔案人員的層級發(fā)展機制，促進人員結構的合理配置。作為主管檔案工作的領導，要熟悉檔案部門人員素質構成情況，并以動態(tài)而不是靜態(tài)的眼光看待檔案人員素質的變化。檔案人員的層級配置方式就是檔案人員在單位內部根據(jù)學歷、職稱、年齡結構及實際工作經(jīng)驗和特長形成不同層級，拉開檔次。高層次人員注重信息資源開發(fā)工作，加強對檔案資源內涵和外延的挖掘，在充當領導參謀上發(fā)揮作用；中層次注重信息管理和現(xiàn)代化網(wǎng)絡建設；初層次則應培養(yǎng)對檔案基礎性工作的認識和基礎理論學習。按照不同層次確定工作目標，實行目標管理，不僅利用各層次人員本層次素質和工作技能的提高，也對以后發(fā)展奠定了基礎。層級制配置方式使不同崗位人員能互相配合，又互相影響，利于發(fā)揮整體效能，對改變舊體制下素質與崗位不稱、職稱與能力不符，高能低用，平均主義和人才浪費現(xiàn)象有重要意義，也是人才培養(yǎng)良性機制形成的一條途徑。

篇5

一、統(tǒng)一思想，明確認識，高度重視社區(qū)檔案工作

社區(qū)把做好檔案工作作為全面推進和諧社區(qū)建設不可或缺的重要環(huán)節(jié)，本著社區(qū)工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里的精神，把社區(qū)檔案工作擺上了社區(qū)重要議事日程，納入社區(qū)發(fā)展建設規(guī)劃，多次開展檔案法制宣傳教育，端正思想認識，調動了社區(qū)干部做好檔案工作的積極性，同時邀請區(qū)檔案局業(yè)務骨干指導培訓了1名業(yè)務熟練、責任性強的社區(qū)檔案管理工作者完成了檔案管理、歸檔、裝訂等工作，制定了考核辦法，明確職責，靠實責任，形成檔案工作與社區(qū)建設同步發(fā)展的良好氛圍，保證了社區(qū)建檔工作的順利開展。

二、加大投入，加強檔案基礎設施建設

為了確保社區(qū)檔案工作的規(guī)范化、制度化和經(jīng)?；?，投入5000余元，購置檔案柜5個、檔案盒200余套、檔案影集冊、配置了防火、防盜等設施，使社區(qū)檔案工作做到了5個統(tǒng)一，即：統(tǒng)一鐵柜裝具，統(tǒng)一檔案卷盒，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一集中保管，統(tǒng)一規(guī)定制定，特別是利用微機管理社區(qū)黨建、計生、衛(wèi)生、綜治、民政、社保、社區(qū)服務等專項工作的檔案資料，基本達到檔案安全保管、查閱方便的要求。

三、抓好培訓，提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務素質

為了提高社區(qū)居委會干部檔案業(yè)務水平，我們先后4次邀請區(qū)檔案局業(yè)務骨干對社區(qū)開展培訓工作，并指派社區(qū)檔案管理專干到區(qū)檔案局邊學習理論，邊整理檔案，通過理論和實踐相結合的業(yè)務培訓方式使社區(qū)干部熟練地掌握了檔案整理歸檔保管技術，為社區(qū)建檔任務的全面完成和社區(qū)檔案工作今后的發(fā)展提供了有力的保證。

四、規(guī)范管理，強化社區(qū)檔案規(guī)范化整理。

社區(qū)居委會干部經(jīng)過培訓后，依據(jù)《社區(qū)檔案歸檔范圍》和《社區(qū)居委會歸檔文件整理辦法》的要求，對本社區(qū)成立以來在社區(qū)建設各項工作中直接形成的具有保存價值的文件、圖表、實物等檔案，按照黨務工作類、行政事務類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務類、文件科技類、社會治安綜合治理工作類、勞動保障服務類、人口與計劃生育、照片類、實物類等進行重新整理，排列有序，編目準確，檢索方便，卷盒整齊美觀的標準，累計共整理各類檔案92盒，檔案起止年代從*年至20*年,文書檔案24盒，其中(永久7盒173件、長期5盒142件、短期12盒164件)計生檔案26卷，文化衛(wèi)生檔案11盒，(永久5盒38件、長期2盒66件、短期4盒61件)民政低保檔案卷26盒，勞動和社會保障檔案5卷，禁毒檔案78盒，各類圖書資料125冊。目前已累計保存各類照片檔案3冊119張，收集報刊186期。

五、建立健全制度，為搞好社區(qū)檔案提供方便

為了進一步加強社區(qū)檔案的管理，充分發(fā)揮社區(qū)檔案的作用，我們根據(jù)社區(qū)的實際，制定了《社區(qū)檔案工作人員崗位責任制》、《社區(qū)檔案整理歸檔制度》、《社區(qū)檔案管理制度》、《社區(qū)檔案保密制度》、《社區(qū)檔案查借閱利用制度》等，突出了為群眾服務的主題，建立了民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、人員檔案等，全面掌握轄區(qū)居住人員的基本情況，有針對性地開展便民服務，為群眾提供教育、法律、衛(wèi)生、就業(yè)、社保等政策法規(guī)咨詢服務，檔案在處理經(jīng)濟糾紛、鄰里矛盾、司法調解、社會保障等方面發(fā)揮了重要作用，累計接待查閱檔案的群眾55人次，并根據(jù)轄區(qū)特困家庭、下崗職工的擇業(yè)推薦檔案，先后安排下崗職工和特困居民再就業(yè)58人，社區(qū)居民從幫困服務中感受到社區(qū)的溫暖，也看到了檔案的作用，社區(qū)指定專人堅持每月將社區(qū)黨建、文明建設、計生、民政、勞動保障、社會穩(wěn)定等有關檔案信息記錄下來，為社區(qū)各項工作提供了參考依據(jù)。

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關鍵詞：水利工程；檔案管理；存在問題；努力的方向

中圖分類號： TV 文獻標識碼： A 文章編號：

2005年11月1日水利部關于水利工程建設項目檔案管理規(guī)定（水辦【2005】480號）文，同年11月新疆維吾爾自治區(qū)新水建管【2005】190號文，要求我區(qū)加強水利工程建設項目檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設管理中的作用，并轉發(fā)（水辦【2005】480號）文，要求我區(qū)水利工程建設項目檔案管理按此規(guī)定執(zhí)行。

1水利工程檔案管理的重要性

在水利工程整個建設期，將產生大量的工程檔案，其具有個體性、專業(yè)性、針對性等特點。水利工程檔案是整個工程建設的記載者，其真實有效的反映了工程建設過程。是水利工程管理工作的依據(jù)，為以后水利工程的安全運行、合理使用、生產維護、維修改造提供完整、準確、可靠的基礎資料。因此，做好水利工程檔案管理工作具有十分重要的意義。

實際工作中，要按照《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》的要求，對工程建設前期工作文件、工程建設管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、設備材料文件、科研項目文件、生產技術準備文件、財務管理文件、竣工驗收文件等9個方面的材料進行收集、整理、分類歸檔和保管工作，具體的講，就是根據(jù)各類水利工程建設內容的不同，本著規(guī)范管理，便于操作，有利工程評價的原則進行分類整編歸檔。整體上按是否真實客觀地反映工程建設實際作為衡量標準。

2水利工程檔案管理存在的問題

2.1檔案管理人員專業(yè)性不強、能力低下，檔案意識淡薄。

水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。工程項目施工建設期檔案的收集、整編、移交、管理尤為重要。

因水利工程一般地處條件艱苦，其一線檔案管理人員多不具備水利專業(yè)知識，且無水利檔案管理工作經(jīng)驗，對于工程檔案的收集、整理、整編毫無技術而言，只是單純的完成從別人手中接過，放入檔案盒中，未完成整理、整編，導致檔案查閱工作無從入手，這完全違背了檔案管理的工作原則；其二，一線檔案管理人員多身兼數(shù)職，檔案管理知識有限，且因工作繁重，常將檔案工作置于角落，只將其看作工程檢查及工程驗收突擊完成的一項任務，檔案管理意識淡??；其三，參建各方檔案管理人員能力偏低，對于成形檔案的審核及移交工作還不能完全勝任。水利工程檔案管理工作具有政策性、專業(yè)性、技術性強的特點,這要求水利檔案人員要有較好的專業(yè)素質,才能勝任檔案管理工作。

2.2檔案管理制度不健全

水利工程建設項目參與單位多,工程周期長,檔案資料形成范圍廣。由于人員、資金、辦公條件等影響,有些單位沒有健全或完善檔案管理規(guī)章制度;有些單位雖然建立了相關的規(guī)章制度,大多卻流于形式。

這種現(xiàn)象使得施工單位在施工中不注重檔案資料收集,監(jiān)理部門對在監(jiān)理過程中形成的原始資料,未移交建設單位,散存在個人手中,臨時組建的工程指揮部檔案室缺乏嚴格的管理制度,缺乏科學的行之有效的檢驗工作標準,沒有嚴格合理的考核辦法和健全的規(guī)章制度做保障,工作的隨意性很大,導致了部分檔案不能及時存檔,影響了檔案資料的完整性。

2.3參建方管理意識淡薄、忽視檔案在工程中的重要性

當前，許多水利工程建設單位檔案意識淡薄，對工程檔案工作缺乏應有的重視，在工程建設過程中存在“重建設，輕檔案”的思想，沒有認識到所形成的水利工程檔案是工程建設和日后管理的重要依據(jù)。未把工程檔案管理列入重要的建管工作中, 在工程施工階段，由于任務重，參建單位往往比較重視工程建設進度、質量等問題，忽視檔案資料的收集、整理工作，導致施工資料歸檔不及時,出現(xiàn)資料缺失以及檔案建設與工程建設不同步等問題。

3今后檔案管理努力的方向

3.1配備專職檔案管理人員、加強檔案人員的培訓

項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。

提高水利工程檔案人員的自身素質既關系到水利工程檔案管理工作的水平，又決定著水利建設項目的成效，必須加強對檔案人員的培訓?？梢酝ㄟ^檔案人員交流會、參加地、州、自治區(qū)乃至國家檔案人員培訓活動，建立檔案人員考核、考評等制度，不斷促進檔案管理專業(yè)隊伍綜合素質的提高。

檔案管理人員要增強服務意識，認清水利工程檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，運用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，以適應新時期水利工程檔案管理的新要求，更好地服務于水利工程檔案管理工作。

檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關，整理出完整、準確系統(tǒng)的工程檔案，為水利事業(yè)貢獻力量。

3.2健全制度，明確職責

各級水利建設管理部門、單位應建立健全相關水利檔案管理制度，定期組織對國家制定的工程檔案管理制度和法規(guī)進行研究學習，并結合自身工程建設與管理實踐，不斷探索建立完善適合本部門、單位的檔案管理規(guī)章制度，并認真組織實施。

同時，水利工程的各級建設管理部門、項目業(yè)主和勘測、設計、施工、監(jiān)理單位都需明確職責，落實分工，在開展工程建設過程中對相關檔案資料進行全面、認真、仔細的檢查，切實做好職責范圍內的水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并確保檔案內容完整、詳實，保證文件材料不疏漏、不散失，使水利檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。

3.3理清關系, 建立機制是開展水利工程建設檔案管理的重要保證

水利工程建設檔案管理工作主要牽涉到建設單位、勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位和主管部門或檔案館等, 各參與單位要依法按要求相互配合,理清關系,共同為水利工程建設檔案管理規(guī)范化承擔義務,負起責任。

建設單位是工程建設的組織者, 是工程建設過程中文件材料的匯總口,在一項工程建設過程中,建設單位與勘察設計、施工監(jiān)理單位以及相關單位之間有明顯的“制約”關系,因此,工程建設文件材料必須由建設單位匯總、審核整理和保管、報送;施工單位是項目實體的建造者,是工程施工中技術變更的實施者,了解施工過程,熟悉隱蔽和變動部位,掌握施工原始記錄等一手文件資料,因此,應負責收集水利工程建設施工、竣工驗收文件材料,并及時移交給建設單位; 勘察設計和監(jiān)理單位完成所承擔的建設工程的勘察設計和監(jiān)理工作中形成的勘察設計、監(jiān)理等文件資料,應負責收集該部分的文件資料,并及時移交給建設單位; 各主要參建單位應收集的文件材料各有側重。建設單位應承擔起集中統(tǒng)一管理的職責,協(xié)調好關系,確保水利工程建設檔案收集的準確性、完整性以及整理、歸檔的規(guī)范化。

3.4做好水利工程項目檔案驗收

水利工程項目檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，可提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程不得通過檔案專項驗收；未通過檔案專項驗收或檔案專項驗收不合格的工程，不得進行或通過工程的總體竣工驗收。為此，項目法人應認真組織人員做好檔案專項驗收前的各項準備工作，重點是做好驗收前的檔案自檢工作。

4結語

總之，為了保證水利工程建設質量，必須做好工程檔案的管理工作，使工程檔案工作貫穿于工程前期建設、設計、施工、鑒定等各個環(huán)節(jié)，有效地適應并服務于各項水利工程建設，促進水利工程檔案工作沿著正確軌道健康發(fā)展，為水利工程建設事業(yè)的發(fā)展做好信息資源服務工作。

參考資料

[1] GB/ T50328- 2001，建設工程文件歸檔整理規(guī)范[S].

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水電建設項目檔案的安全包括實體安全和信息安全，但由于水電建設項目大多周期長、參加單位多、建設地點偏遠以及自然條件艱苦等因素，往往使得各單位對檔案的安全管理因重視不夠而存在安全隱患。而隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等技術在水電建設項目的快速推進，檔案的實體安全和信息安全已面臨著越來越多的挑戰(zhàn)和風險。本文通過分析水電建設項目檔案實體安全和信息安全管理中所存在的問題，提出了具體的對策，以供人們在提升項目檔案安全管理方面借鑒。

2水電建設項目檔案安全管理存在的主要問題

2.1檔案安全管理體系不健全、職責不清、制度不完善

近年來，隨著人們檔案意識的逐步增強，水電企業(yè)，特別是業(yè)主單位依據(jù)國家、行業(yè)等檔案管理規(guī)范要求，結合本單位的實際情況均建立了項目檔案管理體系，明確了項目檔案工作分管領導，并設立了與項目建設管理相適應的檔案管理機構，配備了專職檔案管理人員。但是，在水電建設項目檔案管理體系中對項目檔案安全的領導責任規(guī)定不明確，未將水電項目參建單位的檔案安全體系建設納入整個項目安全管理體系，未將項目文件的安全管理的職責納入到設計、監(jiān)理、施工等單位領導和項目資料管理員、項目技術人員、項目安全員的崗位職責。在項目日常的安全檢查、節(jié)假日及汛期等專項安全檢查時，未同步進行項目紙質文件和電子文件的安全保管檢查。特別是在水電項目施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況，參建各單位往往只重視建設項目進度、質量、安全的管控，而忽視項目文件的收集和安全保管等工作，使項目文件的安全管理不能與工程安全管理同步進行。另一方面，雖然大部分水電企業(yè)都制定了檔案整理制度，但涉及檔案庫房管理、檔案利用、電子檔案管理和檔案信息安全保障方面的制度還不夠健全。這使水電項目檔案的前身——水電項目文件的實體安全和信息安全保管存在著一定的安全隱患。

2.2檔案安全保管的軟硬件設施設備配置不齊全

在水電建設項目的實施過程中，大部分水電企業(yè)的業(yè)主單位也建立了專門的檔案庫房，但由于水電項目建設項目周期較長，項目文件在正式整編歸檔移交給業(yè)主單位之前需要在施工單位保存較長一段時間，施工單位為了控制生產成本，大多沒有單獨設置檔案庫房，往往是檔案庫房與項目部辦公室混用，加上項目建設期間人員流動較大，項目文件日常收集、積累、保管的中間環(huán)節(jié)多，以及銜接的不及時等容易出現(xiàn)文件的丟失，使項目文件的完整性存在隱患?；蛘呤且恍┦┕挝坏臋n案庫房設置過于簡陋，或將檔案庫房設置在了地勢低洼的位置，使得項目文件長期處于潮濕的環(huán)境，減損了項目文件的壽命，甚至存在被泥石流沖毀的安全隱患。此外，隨著大量的自動化儀器設備在水電建設項目的應用，由這些儀器設備直接生成的電子文件越來越多，但一些施工單位平時不太注重這些電子文件的妥善備份保管、及時整編，時常因儀器設備的故障造成數(shù)據(jù)丟失，從而造成無法彌補的損失。

2.3檔案信息安全治理意識較弱，信息安全管理的復合型人才缺乏

隨著檔案事業(yè)向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化方向的快速發(fā)展，對水電建設項目檔案管理人員也提出了新的更高要求。但現(xiàn)實是一些水電建設項目業(yè)主單位、參建單位的部分專職檔案人員雖然從事水電建設項目檔案工作數(shù)余年，有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，對日常檔案業(yè)務工作駕輕就熟，但在水電建設項目檔案安全管理方面，牢固樹立檔案“安全為天”，落實檔案安全管理責任，創(chuàng)新項目檔案安全管理措施，構建檔案實體和檔案信息安全體系的意識不強，檔案實體安全和檔案信息安全的知識和經(jīng)驗比較欠缺。既懂檔案業(yè)務，又懂檔案信息安全管理的復合型人才缺乏，使得一些水電建設項目業(yè)主單位雖建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但對系統(tǒng)的訪問控制、入侵檢測、檔案利用中的安全保護等不能得到有效的控制。

3水電建設項目檔案安全管理存在的問題應對措施

3.1建立健全檔案安全管理體系，落實檔案安全管理責任

如果把檔案安全比作一艘航船的話，那么其“壓艙石”就是責任、制度和機制這三個關鍵。因此，首先應從落實檔案安全管理職責入手，在業(yè)主單位應明確分管檔案工作的領導必須同時分管檔案安全工作；二是需要將檔案安全責任延伸至水電建設項目參建各方，要求各施工單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的總監(jiān)作為檔案安全管理的第一責任人；三是將項目文件具體的安全保管職責納入到設計、監(jiān)理、施工等單位項目資料管理員、項目技術人員、項目安全員的崗位職責。只有這樣，通過建立崗位責任制，層層抓落實，才能將項目檔案安全管理工作落到實處。

3.2不斷夯實檔案安全管理基礎，完善檔案安全管理制度

有了責任的落實還需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通過建立健全和不斷完善檔案安全管理制度，將檔案安全各項要求貫穿于項目文件的形成、整理、歸檔及項目檔案的接收、保管和利用等工作環(huán)節(jié)，制定《項目文件編制與檔案整理實施細則》《檔案利用管理辦法》《檔案庫房管理辦法》等，從制度上為檔案實體和檔案信息安全管理提供保障。其次，針對電子文件與電子檔案的安全管理，確保電子文檔的安全和信息的可用性，需要制定《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，將電子文件從產生形成，直到被永久保存或銷毀，實施全程控制與管理，這樣才能確保歸檔電子文件的真實、完整、可用及安全。第三，為有效預防和及時處理、解決檔案工作中的突發(fā)事件，確保檔案信息資源的安全，需要制定《檔案工作突檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》，并將檔案實體安全和檔案信息安全的考核納入到《檔案工作管理考核辦法》。只有這樣，才能將檔案實體安全和檔案信息安全的各項要求落地落實。

3.3創(chuàng)新檔案安全管理措施，提高檔案安全管理水平

3.3.1配置必要的檔案安全保管軟硬件設施設備按照檔案管理“庫房、閱覽室、辦公室”三分開的要求，業(yè)主單位不僅需要設置滿足檔案管理的庫房、閱覽室、辦公室，配置滿足“八防”要求的設施設備，并配置相應的檔案庫房管理人員，而且還應督促參建各單位設置滿足檔案安全保管的檔案庫房，并嚴禁將檔案庫房設置在地勢低洼和存在坍塌及泥石流安全隱患的位置。3.3.2定期加強安全檢查，及時排除安全隱患在項目建設的推進過程中，一是需要將項目文件的安全管理與項目建設安全工作有機地結合起來，做到同研究、同部署、同檢查、將項目文件的安全保管情況納入工作規(guī)劃和年度考核。特別是應加強汛期檔案安全管理工作，嚴格落實防汛責任，將汛期檔案安全保管工作作為防汛工作的一項重要任務來抓落實，督促參建各方將尚未歸檔移交給業(yè)主的項目文件存放在安全系數(shù)較高的地方。并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》，組織參建各方檔案管理人員、安全管理人員開展檔案應急培訓和演練，加強與消防、氣象等部門聯(lián)系，在預警信息上實現(xiàn)資源共享，增強研判能力，形成應急處置工作合力。二是需要建立常態(tài)化檔案工作運行機制，開展經(jīng)常性的檔案安全狀況自查、排查和問題整改工作，嚴格節(jié)假日期間的值班值守制度，并配備和更新檔案安全保管的設施設備，同步定期做好檢修維護，以確保項目檔案安全萬無一失。3.3.3織密電子檔案安全防范的“安全網(wǎng)”在檔案信息化建設過程中，應將檔案信息安全納入本單位信息安全建設，由信息部門負責；同時將檔案信息安全納入到檔案信息化建設的整體布局中，借助現(xiàn)代技術手段做好檔案數(shù)據(jù)的異地異質備份等，以提升檔案安全工作的科技水平。采取權限控制+操作日志+防護軟件等措施，對檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案信息資源進行保護；采取加載水印和工作流的方式，對下載的電子文件進行安全管控。對歸檔的光盤則采用專用存儲柜保管，并實行異地備份存放，以確保項目檔案數(shù)據(jù)安全。3.3.4加強檔案安全知識教育培訓，全面提高檔案人員安全意識確保檔案安全，是對檔案工作者的基本要求，是檔案工作者的基本職責和天大責任?？赏ㄟ^“走出去，請進來”等方式，加強對檔案人員的檔案安全專業(yè)知識、計算機安全知識、互聯(lián)網(wǎng)安全知識、知識產權知識等方面的培訓，為檔案安全工作提供人才支持。

4結語

影響檔案安全的因素無處不在，檔案安全工作只有進行時，沒有完成時，永遠在路上。檔案安全是檔案工作的生命線和底線，應始終將檔案安全擺放在檔案工作頭等重要位置，堅持檔案實體安全與信息安全并重，切實提升安全保障能力，對檔案部門、檔案工作者來說，安全永遠第一，安全重于泰山，安全高于一切。

參考文獻

[1]米彪.流域水電工程項目檔案管理存在的問題及對策[J].四川水力發(fā)電,2014,33(01):142-146.

[2]王宏月.縣級檔案館做好檔案安全工作的幾點思考[J].蘭臺內外,2020(33):13.

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一、高校院系教學檔案管理存在的問題

（一）領導重視程度不高，人員變動過于頻繁

由于部分高校對教學檔案的作用和意義認識不足，重視程度不夠，資金投入和物質保障跟不上，大多數(shù)高校的教學檔案還停留在紙質檔案和檔案柜保存的狀態(tài)[1]，更談不上如何去建設該項工作。大多數(shù)教學、教研人員對教學管理工作認識不足，甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度[2]。只有學校在迎接各項評估，領導們才會想起需要各類教學檔案作為支撐材料。一方面教學檔案的收集、整理、管理是一個繁瑣、復雜的過程，并不是每個人都能堅持下來。另一方面獨立學院高等教育的發(fā)展，專業(yè)方向不斷地增加，招生人數(shù)也在不斷攀升，隨之而來教師數(shù)量也在不斷增加，這意味著教學檔案管理的工作量不斷增大。由于上述兩種原因，就會導致管理者流動性比較強。

（二）缺乏教學檔案管理的相關培訓

根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，高校的檔案機構一般是綜合檔案室或檔案館，由專職檔案人員負責這項檔案工作，各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼職檔案員的角色通常由教學秘書來擔任，或者專任教師輔助。而大多數(shù)這些兼職檔案員并不是檔案學畢業(yè)的，或者說沒有接受過教學檔案收集與管理方面的培訓。他們很少，甚至沒有深入教學一線，導致各方面的教學檔案歸檔不合理，資料不齊全。

（三）教學檔案管理者綜合素質偏低

在高校普遍存在這樣的現(xiàn)象，領導們認為教學檔案管理者只是簡單地收集教學檔案材料，沒有什么理論可言，誰都能勝任。在招聘人員時并沒有按照崗位特點提出很合理的應聘條件，導致部分教學檔案管理者學歷偏低，動手能力偏差，綜合素質偏低，主要體現(xiàn)為：

1.溝通能力不強。教學檔案主要來源于教學一線的教師與學生。這就需要管理者向教師索要相關教學資料，例如教學大綱、考核大綱、、獲獎證書等。有些教學管理者自我，認為高人一等，在與教師溝通關于上交教學檔案時就會有語氣過重，用詞偏激等行為，導致有些不是教師崗位職責要求上交的資料，像發(fā)表的論文、獲獎證書、課題證明等文件則可能沒有能夠收集得到，以致檔案的不完整。但是，也有教師因個人原因而不配合提交教學檔案的情況。

2.寫作能力不高。在院系編寫的教學質量報告、教學狀態(tài)報告等與教學檔案相關的報告寫作中，存在著由教學檔案管理者完成的報告質量偏低的問題。

3.計算機應用的相關技能不強。大部分教學檔案管理者對計算機的各方面應用水平不高，有的則不會使用打印機、掃描儀等辦公設備，有的則不會安裝打印機、掃描儀的驅動程序，有的甚至不會使用常用的辦公軟件。這樣會嚴重導致辦公效率的低下，使教學檔案管理者無法適應現(xiàn)代高等教育飛快發(fā)展的節(jié)奏。

4.缺少教育學、心理學及教育管理方面的基礎理論知識。有的教學檔案管理者沒有參加省教育廳統(tǒng)一組織的高校教育學、心理學培訓，也沒有重視學校安排的新入職員工培訓，導致沒有摸清教學規(guī)律，不熟悉教學改革、教學建設、教學管理，在收集、整理教學檔案時出現(xiàn)粗枝大葉，囫圇吞棗的現(xiàn)象。

5.身心健康程度不夠好。大多數(shù)教學檔案管理者都是學校與家庭兩點一線，早上上班到學校，下午下班回家，很少人有參加健身鍛煉的良好習慣。有些人則心理承受能力差。在各項教學評估期間，或者工作量稍微增大時，他們比較容易得病，甚至出現(xiàn)脾氣浮躁、心理壓力過大等不良心理行為。

二、加強高校院系教學檔案管理的對策

（一）學校及院系領導重視，規(guī)范管理

學校各級領導應該重視教學檔案人員以管理者身份的存在于教學管理之中，不再有誰都能干好的思想，充分認識他們在教學管理與檔案建設中的重要性，肯定他們在教學管理中不可或缺的地位和作用，認可他們在整個教學管理中所作的貢獻。學校應該聯(lián)合所有教學檔案管理者研討制訂一系列關于教學檔案的指導性文件。對各類教學檔案規(guī)定保存內容與保存期限、整理與管理工作流程、使用管理制度，以學校正式發(fā)文的程序通告全校教職工。

（二）提供相關培訓、進修機會

嚴格執(zhí)行崗前培訓的原則，參加高校教師崗前培訓，學習教育學、心理學等相關知識，參加學校組織的教職工培訓，學習學校教學管理規(guī)章制度，熟悉學校教學工作開展流程，熟練使用學校教學管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。只有通過高校教師崗前培訓與校內教職工培訓的，才可以勝任崗位工作，否則不以錄用。以上“兩訓”可以增強他們的進取意識和思維能力，使他們關注人才培養(yǎng)的改革方向，提高工作效率和檔案管理水平，勇于改革創(chuàng)新。另外，學校組織隊伍外出參觀考察，參加教學管理與檔案管理相關的專業(yè)培訓、進修、研討會，到兄弟院校參觀、學習寶貴經(jīng)驗。最后，學校給予經(jīng)濟上的扶持，鼓勵與支持優(yōu)秀的人員讀碩士研究生、博士研究生等進修，形成一支梯隊結構合理的教學檔案管理隊伍。

（三）加強職業(yè)道德素養(yǎng)，強化各項工作技能

由于教學檔案收集涉及范圍廣的特點，工作中必然遇到問題和矛盾。不斷學習相關理論，更新教育思想觀念，提高職業(yè)道德素養(yǎng)和自身心理修養(yǎng)，及時調整心態(tài)，才能以輕松愉快的心境面對復雜繁瑣的工作。教學檔案管理者要有強烈的事業(yè)心、高度的責任感，做到務實崇真，樂于奉獻。隨著高等教育的改革與發(fā)展，教學檔案管理者也要求自己不斷提高各項工作技能。由于涉及的工作技能較多，邀請心理專家學者開設講座，培養(yǎng)及強化溝通能力;邀請教育學者開設專題，加強寫作能力;邀請計算機應用技師培訓各項計算機軟硬件應用，提高計算機信息處理的能力。各項工作技能培訓成績納入年度考核。

（四）規(guī)范考核制度，建立物質激勵機制

教學檔案管理者的考核，主要由領導的主觀臆斷評分，根本談不上科學、合理。教學檔案管理者作為高校教職工的一部分，學校應制定出相應的考核辦法及工作量計算方法，進行年度考核評定。對責任心強、精通業(yè)務、管理工作出類拔萃的人員，按照合理比例分配，給予與優(yōu)秀教師同等的物質獎勵，以及授予榮譽稱號的精神獎勵，借此充分調動他們的工作積極性和主動性。對于教師提交教學檔案也應該納入個人年度考核，如沒按時按質量提交教學檔案者，不能參與優(yōu)秀教師評選，不能是考核優(yōu)秀，并通報批評。

不管在哪一行業(yè)哪一崗位，當事人都會憂慮個人職業(yè)發(fā)展前景的問題。高校應該深刻體會到他們職業(yè)發(fā)展問題，從人材利用方面考慮，制訂出一系列關于職稱評聘、晉升、轉崗等政策。首先，讓他們參與職稱評審，能夠擁有管理人員的一套評聘制度。其次，提供崗位晉升機會。例如優(yōu)秀的教學檔案管理者可以晉升為主任助理或辦公室主任。因為教學檔案管理者肯定非常熟悉教學管理各項事宜，使教學工作與教學管理工作更上一層樓。最后，對獲得碩士學位及中級職稱的，并有一定資質的，可以考慮安排他們講授一些課程，逐步轉向教師崗位。

（五）合理更新教學檔案管理隊伍

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（一）缺少資金

如果沒有政府資金支持的話，城建檔案的工作就寸步難行。自檔案保證金被取消后，還有一些地方的城建檔案技術服務費在實行過一段時間后也被上級部門強制性取消，這就導致城建檔案工作經(jīng)費只能來源于當?shù)卣斦块T的撥款。因為城建檔案工作需投入的資金量大，見效慢，而其資金都是來源于政府。一方面政府的財政資金撥款畢竟有限，除了城建檔案工作中必要的支出外，還需要支付工作人員的工資；另一方面，用來投入城建檔案工作建設的資金所剩無幾，這就不能很好地滿足城建檔案工作的需要，從而嚴重影響了城建檔案現(xiàn)代化管理進程和實現(xiàn)城建檔案信息資源共享的進度。

（二）城建檔案工作進度不一

目前的城建檔案工作中，雖然地市級的建設部門對此都非常重視，但在一定程度上還存在著輕管理、重建設的情況，尤其是因價值判斷失當而造成無法充分認識城建檔案對城市長遠發(fā)展的重要作用。這樣的城建檔案工作現(xiàn)狀具體表現(xiàn)在以下兩個方面：首先，部分縣區(qū)的組織機構不健全，沒有專門的城建檔案機構以及工作人員，缺少城建檔案辦公機構，城建檔案建設經(jīng)費沒有納入縣級財政預算；其次，有些縣區(qū)的城建檔案仍然由建設主管部門內部的檔案室負責，相關的其他檔案也保存其中，缺乏相應的保管措施與環(huán)境，使得許多有價值的城建檔案資料埋沒其中，不能發(fā)揮應有的作用，而且這樣的工作環(huán)境與機構也使得工作人員沒有精力發(fā)掘這些城建檔案的作用。

（三）城建檔案業(yè)務急需拓展

當前全國各地的大部分城市都在擴建新區(qū)，在新區(qū)規(guī)劃與建設的過程中，形成了大量的城建檔案資料。但因城市對新區(qū)及其功能的銜接不到位，城建檔案工作機制不健全，城建檔案工作基礎薄弱，而且建設施工單位多、開發(fā)建設進度快，導致城建檔案工作滯后于城市建設。面對這樣的現(xiàn)狀就需要城建檔案工作人員解放思想，改變傳統(tǒng)的工作思路，積極拓展城建檔案業(yè)務的范圍，充分發(fā)揮城建檔案的社會價值與經(jīng)濟價值。

二、相應的對策

解決城建檔案工作對策的關鍵是要提高各級領導對城建檔案工作的認識，讓其認識到城建檔案管理工作的重要性，才能解決當前城建檔案工作中存在的問題。

（一）挖掘人才，加強人員培訓與學習

挖掘城建檔案人才，加強學習，積極培養(yǎng)，營造一個城建檔案發(fā)展的新環(huán)境。對于城建檔案工作人員，要努力提高其業(yè)務嫻熟程度，優(yōu)化服務質量與服務水平，提高業(yè)務效率。此外，堅持爭先創(chuàng)優(yōu)的工作要求，要求在職的工作人員改變傳統(tǒng)的舊觀念，著力開展主動服務和真心服務。檔案部門的領導可以就檔案館內部作為考查陣地，不定期抽查各工程項目檔案的完整性、準確性、聯(lián)系性及案卷質量等，發(fā)現(xiàn)問題后及時糾正。城建檔案部門還需要加強學習，定期對工作人員進行培訓，多方創(chuàng)造條件培養(yǎng)新型人才。但需要注意的是，由于各級的城建檔案存在的問題都不相同，管理部門要實事求是、立足現(xiàn)狀，采取不同的方式分門別類地進行指導與培訓，不能大而化之，走走形式。比如，對于一些設備資源充足，但城建檔案工作稍微落后的單位，培訓的立足點應該在加強管理與監(jiān)督，建立健全的法制體系和規(guī)章制度。

（二）加大經(jīng)費的投入，建立靈活的激勵機制

各級主管部門都應該注意到城建檔案的重要性，給予必要的重視，促進城建檔案工作的發(fā)展與城市建設齊頭并進。加大政府的資金投入力度，爭取編制。與此同時，建設主管部門還可以將城建檔案納入到相關的考核范圍內，省級相關部門要進一步完善《城建檔案館目標管理認定考核辦法》。除此之外，還可以建立靈活的城建檔案工作機制，強化制度建設，加強內部管理與優(yōu)化，充分地調動每一位城建檔案工作人員的積極性與創(chuàng)造性。充分利用和發(fā)揮城建檔案的資源優(yōu)勢，堅持改革創(chuàng)新，優(yōu)化服務意識，為城鄉(xiāng)建設提供高品質的服務，全面推動城建檔案工作的發(fā)展。

（三）建立健全城建檔案工作制度

要建立健全城建檔案工作機制，改變以往的混亂不堪的狀況。為了提高城建檔案歸檔的質量與管理水平，要規(guī)范城建檔案從資料收集到移交、歸檔等整個流程都要進行統(tǒng)一的規(guī)范，制定相關的規(guī)章制度加以約束。此外，城建檔案具有珍貴的保存價值，在保存的過程中，也要保證保管條件滿足保存要求，提高檔案的保存質量，爭取做到穩(wěn)妥保管。

（四）立足現(xiàn)狀，拓展城建檔案的收集渠道

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摘 要 目前我國煤炭企業(yè)正步入轉型發(fā)展、資源整合的重大時期，加強會計檔案管理工作對于煤炭企業(yè)財務管理信息化建設來講具有十分重要的意義。本文結合信息化時代背景，對煤炭企業(yè)的會計檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業(yè)會計檔案管理工作存在的不足，提出了會計檔案管理的思路和對策，以期推動煤炭企業(yè)會計檔案管理水平進一步提高。

關鍵詞 煤炭企業(yè) 會計檔案 管理

隨著我國煤炭企業(yè)步入轉型發(fā)展和資源整合的重大時期，煤炭企業(yè)會計檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過去礦務局的基礎上改制后組建的國有企業(yè)通過近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發(fā)電、房地產等多個產業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團。由于受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制和舊的手工賬下的會計檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會計檔案管理逐步地與財務管理信息化的要求不相適應。會計信息化發(fā)展提高了會計核算、資產資金管理的準確性，進一步規(guī)范了操作流程，提升了財務人員的工作效率，降低了他們的勞動強度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營管理決策中來。加強會計檔案管理工作既是當前企業(yè)財務管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時展的必然訴求。管好用好會計檔案是企業(yè)每一個財務工作者的重要責任，也是會計工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。

一、會計檔案管理工作中存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會計業(yè)務工作，忽視會計檔案管理工作，未設置專職的會計檔案管理員，在制度設計上缺少檔案保管項目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導致會計業(yè)務工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會計檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會計憑證、會計賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認為地將會計檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導致新的憑證檔案不能順利歸檔，會計部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會計業(yè)務的開展，從而影響了財務管理工作的質量和效果。

2.會計檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責任不明確。目前國家會計培訓教材往往偏重于規(guī)范會計業(yè)務操作，屬于會計檔案管理內容，主要是規(guī)范了保存年限等內容，對于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會計制度中自行規(guī)范。會計檔案是會計信息的載體，對于檔案要求不明確，會計人員執(zhí)行主觀性偏大造成會計檔案達不到管理要求。對于合同類會計檔案，財務部門往往錯誤認為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導致了會計檔案不全，還造成了財務付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進度進行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來了一定的財務風險。

3.會計檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實行分類別管理。往往在整理歸檔時側重于會計憑證、會計賬簿、會計報表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會計業(yè)務相關的文件資料并沒有進行整理，如財務決算批復、審計意見等資料未能及時附到憑證后面。部分煤礦財務由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨裝訂。對于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會計文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會計檔案在銷毀時未能及時將土地使用權等涉及資產購置的憑證、未了結的債權債務的原始憑證及時抽出，導致對未來會計期間會計工作產生重大影響。

4.會計檔案管理人員職業(yè)道德素質不高，責任心不強。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程、財務檔案的歸檔范圍等標準不清楚。有的單位甚至存在財務人員利用會計檔案管理的職權違反會計法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標，在沒有實際經(jīng)營業(yè)務的情況下違反國家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級監(jiān)管部門。有的則為了完成項目部經(jīng)營指標而人為調劑原煤與項目部利潤。建假賬、建賬外賬、虛列成本設置“小金庫”行為造成會計核算工作的很不規(guī)范，會計信息失真，進而影響了企業(yè)集團的戰(zhàn)略決策。

5.財務檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計算機普及和網(wǎng)絡信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當，未能進行防火、防水、防潮、防盜等工作導致數(shù)據(jù)丟失。由于沒有及時辦理借閱手續(xù)，導致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡傳播的普遍性和及時性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會計檔案信息有可能會被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強電子數(shù)據(jù)安全性成為當務之急。

二、完善會計檔案管理工作的對策

1.提高認識，切實加強對會計檔案工作的領導。我國會計法律體系的基本法《會計法》第二十三條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。”單位負責人負有依法辦理本單位會計工作移交和保管會計檔案資料的責任。單位負責人作為會計工作的主要責任人，要進一步提高對檔案工作的認識，樹立“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的理念，從維護企業(yè)真實面貌的高度，切實加強對本單位檔案工作的組織領導，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時解決會計檔案管理工作中的實際困難和問題。本單位的財務機構負責人要把會計檔案工作列入本部門年度崗位目標責任制考核，落實會計檔案工作人員職責，有效地開展工作，為會計檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會計檔案完整有效。

2.加強會計從業(yè)人員的檔案管理知識的考核培訓，提高管理人員的知識技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會計檔案整理的直接責任人，專職（或兼管）會計檔案管理人員對會計檔案規(guī)范化整理的認知和熟練度，直接決定了會計檔案工作質量。會計檔案工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，會計檔案管理人員除了具有較強的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識技能全面的會計檔案管理人員是做好新形勢下財務管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關心愛護會計檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會計人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓和繼續(xù)教育，充分調動和發(fā)揮好會計檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財務部門會計檔案管理水平。

3.建立健全本單位會計檔案工作機構，明確工作職責。為落實會計檔案管理責任制，加強會計檔案工作，做到管理到位、責任到人，各單位要建立健全會計檔案室，明確財務機構負責人和專（兼）職會計檔案員，會計檔案管理員要保持相對穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會計檔案室主要履行以下職責：貫徹執(zhí)行會計檔案法律法規(guī)，建立健全會計檔案工作規(guī)章制度；對本部門和相關業(yè)務部門會計文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財務部門的各種會計檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負責所保管會計檔案的提供和利用；協(xié)助稅務、財政機關查閱會計檔案；完成領導安排的工作任務。建立健全會計檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責任制等制度，并嚴格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴重損失的，依法追究有關負責人及直接責任人的責任。財務工作實行定期輪崗制度，會計檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財務檔案管理工作水平。

4.會計檔案管理內容按照會計檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的實際情況以及事務特點，將會計檔案分類進行管理以提高會計檔案利用率。會計檔案可以按照來源不同分為內部會計檔案和外部會計檔案。外部會計檔案是按照會計檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財務報告、會計憑證、會計賬簿等，而內部會計檔案是財務部門自行保存的會計檔案，如預算管理類報告、工程管理類、稅政管理類、資產資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實行標準化管理，便于查詢利用。

5.建立健全會計檔案安全機制，維護企業(yè)商業(yè)機密。安全是會計檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長鳴。信息技術的發(fā)展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲上相對于傳統(tǒng)的紙質文檔具有空間小而容量大的特點。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質檔案不重要。我們要在保留一份紙質會計檔案的同時，保留一份電子檔案，實現(xiàn)雙備份，雙保險。在保存上對電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應急方案，確保檔案絕對安全。在信息化時代，會計信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的地位越來越顯得重要，企業(yè)應當加強信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設置了財務信息專網(wǎng)，要設置權限限制非本企業(yè)財務人員登錄訪問，及時修改登錄密碼，防止財務信息泄露。對于財務部門以外人員要求提供財務報告、審計報告等會計信息要建立健全責任追究制度，未經(jīng)財務部門負責人的批準不得對外提供企業(yè)的財務信息，否則要承擔相應的經(jīng)濟法律責任，情節(jié)嚴重的還要加以辭退。

6.深化ERP系統(tǒng)應用，實現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會計核算軟件中不能僅僅是賬務處理系統(tǒng)，應當深化會計檔案功能的應用，實現(xiàn)記賬憑證與相關原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個別國產軟件如用友的NC系統(tǒng)實現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時，能夠在對應的憑證分錄上實現(xiàn)相關文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費。因此應當在滿足電子查閱功能的同時，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。

總之，會計檔案工作應當要緊密聯(lián)系會計信息化發(fā)展的時代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會計檔案管理模式，促進煤炭企業(yè)財務管理工作更上一個新臺階。

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