導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施

引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

四、結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

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[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

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一，當(dāng)前國庫會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大

國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。

（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高

根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。

（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管

國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠，受當(dāng)時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構(gòu)及時修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。

（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念

國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預(yù)算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟和社會發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。

二，國庫會計電子檔案管理的可行性和適用性

（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求

新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應(yīng)用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應(yīng)用系統(tǒng)的實際情況制定補充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應(yīng)的會計資料。這為國庫會計實現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。

（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)

2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。

（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。

三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議

（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)

國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。

（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理

電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）建立檔案電子化管理制度

電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計算機等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會計檔案時，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負責(zé)人審核并報單位負責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。

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1983年4月國家檔案局的《檔案館工作通則》第七條規(guī)定“檔案館接收檔案的期限：1. 省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；2. 直轄市（州、盟）和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案?！倍吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交?！睆囊陨弦?guī)定可以看出，《檔案館工作通則》和《檔案法實施辦法》在檔案接收期限上的規(guī)定是不一致的，由于《檔案館工作通則》的時間早于《中華人民共和國檔案法實施辦法》，根據(jù)《中華人民共和國立法法》第八十三條規(guī)定“同一機關(guān)制定的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例和單行條例、規(guī)章，特別規(guī)定與一般規(guī)定不一致的，適用特別規(guī)定；新的規(guī)定與舊的規(guī)定不一致的，適用新的規(guī)定?！币虼斯P者認為，應(yīng)以《檔案法實施辦法》的規(guī)定為準(zhǔn)來實行，畢竟后頒布的法規(guī)效力大于在其之前已施行的規(guī)章。由于新的文書檔案保管期限將原來的永久、長期、短期三種改為永久和定期兩種，而《檔案館通則》第六條規(guī)定“檔案館接收檔案的范圍：1. 本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有永久保存價值的檔案，省轄市（州、盟）和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案；2. 屬于本館應(yīng)接收的撤銷機關(guān)、團體的檔案；3. 屬于本館應(yīng)接收的以前的各種檔案?！庇捎跊]有了長期保管的檔案，那么省轄市（州、盟）和縣級檔案館在接收永久保存的檔案的同時，是否一并接收現(xiàn)行單位定期保存的檔案？

筆者認為，除縣級檔案館應(yīng)將定期保管中的期限為30年的檔案接收進館外，其他各級國家綜合檔案館應(yīng)該只接收永久保存的檔案。為什么要這樣區(qū)別對待？這是因為縣級國家綜合檔案館接收檔案的期限是10年，也就是說30年期的檔案在接收進館之后，還有20年的時間可以提供利用；而設(shè)區(qū)的市級國家綜合檔案館的接收期限是20年，保管期限為30年的定期保存檔案在接收進館之后，能夠提供利用的時間只剩下10年時間。因此筆者認為，國家檔案局應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前檔案利用工作的新情況，適時修改《檔案館工作通則》的相關(guān)規(guī)定，方便基層國家綜合檔案館做好檔案接收工作，以促進檔案館工作的正常開展。

《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第十條規(guī)定：“機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔?！迸c1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》相比較，這也是新規(guī)定的另一大亮點?；鶎訖n案室在學(xué)習(xí)貫徹《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》過程中，應(yīng)該做好電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集歸檔工作。為了保障國家檔案信息資源的安全，國家綜合檔案館應(yīng)該適時將電子檔案接收進館。那么到底應(yīng)該在電子檔案形成幾年以后接收這些電子檔案進館？

篇4

一、加強醫(yī)院會計檔案管理的重要性

會計檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟活動的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國家財經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對財務(wù)管理、會計核算活動中形成的資料進行歸類整理保管，使得會計檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來管理決策提供參考和支持。真實、完整的會計檔案對醫(yī)院的經(jīng)營管理具有重要的支持、保證和促進作用，加強會計檔案管理對提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會計檔案管理的現(xiàn)狀問題

《新辦法》對會計檔案定義別指出各種形式的會計資料，包括電子會計檔案。顯然會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類及其他類都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷毀過程。其中行政事業(yè)會計檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長和經(jīng)濟活動的增加，以及新的結(jié)算形式給會計檔案帶來的沖擊，使得會計檔案的數(shù)量增長過快。例：某大型三級甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊，組成結(jié)構(gòu)為：門診收入原始憑證101冊，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊，占全月總量的22.16%；全院報銷支出原始憑證50冊，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊，占全月總量的22.68%；藥品報銷支出原始憑證6冊，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機小票約1.26萬張，此部分檔案單獨存檔。通過對上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測算，每年均以10%的速度進行增長。會計檔案涵蓋了所有與財務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長、流程多、專業(yè)性強，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專業(yè)的知識、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實踐中覺得目前檔案管理還存在以下幾方面的問題。

1.未設(shè)置獨立的檔案部門及未對檔案進行分類管理

《新辦法》規(guī)定會計檔案在會計年度結(jié)束后可暫由會計機構(gòu)保管一年，最長不超過三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。實際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專門檔案機構(gòu)，使得會計檔案的保管和銷毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財務(wù)部門不僅要為日益增加的會計檔案尋求保存空間并負責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門甚至外界查閱會計檔案的服務(wù)工作。由于未對會計檔案進行科學(xué)合理的分類管理，導(dǎo)致查詢效率低，工作量大等問題的產(chǎn)生。

2.未將電子財務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會計資料可作為電子會計檔案保存。這是從制度上彌補了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說是檔案管理里程碑式的進步。很長時間來財務(wù)活動中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時間精力和實物資源（紙張和墨粉），同時也占用了大量檔案空間；同時會計專業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤、磁盤、用戶名稱密碼、用戶服務(wù)卡及使用手冊等資料也散落在各崗位手中，沒有做到統(tǒng)一歸檔入庫，不利于維護和查詢工作[3]。

3.未充分利用開發(fā)檔案的內(nèi)涵價值

會計檔案涵蓋醫(yī)院各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的財務(wù)信息，專業(yè)性很強，這就要求會計檔案的管理者要具備會計、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識背景，才能更好地管理、利用會計檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。目前會計管理機構(gòu)和檔案部門沒有專門的管理會計檔案的人才，沒有充分開發(fā)利用檔案資料的信息資源。基于會計檔案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對其充分開發(fā)利用，不僅無法有效體現(xiàn)檔案的價值，也直接影響管理者和使用者對會計檔案管理工作重要性的認識。

4.未按規(guī)定及時銷毀

《新辦法》對會計檔案的銷毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來，作為會計檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷毀工作在實際工作中卻并不重要，呈現(xiàn)無人來銷、無人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀上耗時耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀上缺乏專門管理機構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會計檔案越積越多，占用大量庫房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費人力、物力和財力。

三、新形勢下加強醫(yī)院會計檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨立的檔案部門并對檔案進行分類管理

設(shè)置獨立檔案部門既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會計檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對檔案的收集、歸檔進行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國家有關(guān)規(guī)定的前提下對會計檔案進行瘦身。會計檔案分類整理是檔案管理的重要組成部分，如：對合同、POS機刷卡憑證等原始資料進行分類整理保管后，可隨時根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行定期銷毀，這樣可以達到提高檔案的查詢效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會計電子檔案管理，通過信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時備份等方式加強相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類歸檔、安全存儲，從而方便整理和查閱，提升會計檔案的利用效率及價值。

3.切實轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的利用功能

會計檔案管理不僅僅是對資料的整理保管以備查閱，還有對資料的開發(fā)、利用，從而最大程度實現(xiàn)檔案的作用和價值。因此，在對會計檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門和個人提供查閱服務(wù)，同時檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)實踐經(jīng)驗和反饋信息做好效果分析，積極主動采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強檔案管理的同時提升人們對檔案管理認識。

4.做好保管期限屆滿會計檔案的鑒定銷毀工作

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隨著機關(guān)辦公自動化進程，電子文件的大量產(chǎn)生，帶來如何解決紙質(zhì)檔案與其對應(yīng)的電子文件歸檔的問題。1983年國家檔案局制定的《機關(guān)檔案工作條例》第十三條規(guī)定，機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案（指的主要是紙質(zhì)文件歸檔），而按國家檔案局2003年下發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第六條規(guī)定，電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔，實行實時歸檔（主要指電子文件歸檔），這歸檔時間的不一致將帶來什么樣的困難？《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定，電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。這就要求紙質(zhì)公文與原電子公文兩者之間建立互聯(lián)，也就是說它們應(yīng)具有統(tǒng)一的檔案編號，通過機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)下的電子檔案與機關(guān)檔案室歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)具有同一個檔號。但它們因歸檔時間要求的不同，帶來了整理上的困難，如何解決紙質(zhì)檔案與電子檔案檔號一一對應(yīng)的問題呢？如果按第二年上半年向檔案部門移交檔案，會造成歸檔時間過長，積壓大量的電子公文無法編號、歸檔整理及提供借閱利用；若按電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔，先行整理、編號，第二年再整理紙質(zhì)文件，又存在紙質(zhì)文件的編號必須與電子公文的檔號一致造成工作量大和整理難的問題。

2 在“雙套制”下如何解決紙質(zhì)與電子檔案的歸檔

要解決這個矛盾，本文認為電子公文可以實行實時歸檔，先行整理，而紙質(zhì)文件的歸檔則應(yīng)改變過去的做法，執(zhí)行文件辦理完畢一個月后集中向機關(guān)檔案室歸檔，這樣歸檔的文件數(shù)量有限，便于實現(xiàn)紙質(zhì)文件的整理、編號與電子公文的整理、編號一一對應(yīng)。

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關(guān)鍵詞：電子會計檔案；法律依據(jù)

隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，形成大量的電子會計檔案。及時規(guī)范管理電子會計檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴(yán)格規(guī)范會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)，還能為電子政務(wù)的健康有序發(fā)展提供重要支持。

1電子會計檔案提出的法律依據(jù)及內(nèi)容

1.1電子會計檔案的法律效力

新《會計檔案管理辦法》最大亮點就是肯定了電子會計檔案的法律效力。一是明確將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式；有利于推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

1.2電子會計檔案接收管理過程真實有效

新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

2電子會計檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式

隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累起來的大量財務(wù)管理文件必須實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)。

2.2電子會計檔案的真實可靠性得到保證

在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。

3.3電子會計檔案的移交和接收職責(zé)清晰

電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案接收分為單位內(nèi)部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。

3做好電子會計檔案管理工作的幾點思考

3.1加強電子會計檔案管理政策宣傳培訓(xùn)

各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實加強對電子會計檔案有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo)；各單位財務(wù)部門、檔案部門要加強對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解電子會計檔案內(nèi)容，全面掌握《會計檔案管理辦法》關(guān)于電子會計檔案生成、管理等有關(guān)要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案管理的重視程度對會計電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領(lǐng)導(dǎo)深刻認識到電子會計檔案的重要意義，我國長期以來形成的紙質(zhì)檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個逐步發(fā)展的過程。在前期應(yīng)該注重掌握電子化的專業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識和新理念，逐漸實現(xiàn)過渡。會計電子檔案管理并不只是某個人的工作，而應(yīng)該是全體成員的共同責(zé)任。

3.2加大配備軟硬件設(shè)施投資力度

電子會計檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，基本的如計算機、打印機、掃描儀、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭取把更多的資金投入于硬件配置中，同時要加大培訓(xùn)資金的投資，讓檔案管理人員積極地設(shè)計和開發(fā)各類符合本單位實際的會計檔案管理系統(tǒng)平臺，從實踐角度對完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會計檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3建立電子會計檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范和加強電子會計檔案的管理，要建立涵蓋財務(wù)經(jīng)營管理全過程的財務(wù)管理體系。對照國家《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》要求，及時升級會計核算系統(tǒng)，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構(gòu)建電子會計檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位的實際情況進行系統(tǒng)設(shè)計，有選擇性劃出主次。利用計算機系統(tǒng)在信息處理方面的強大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時跟進更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識。檔案信息的安全性問題是關(guān)乎社會穩(wěn)定的重要因素，必須嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用實名制、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保電子檔案信息的安全。

3.4提高全體干部職工的綜合素質(zhì)

針對大多數(shù)干部職工檔案管理知識欠缺的問題，要通過定期培訓(xùn)使全體干部職工不斷掌握檔案專業(yè)知識，不斷拓寬知識面，重點掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，做好電子會計檔案信息的整理、保管和維護工作。積極開展學(xué)習(xí)與研究活動，多走出去和引進來，組織工作方法與經(jīng)驗進行交流，取長補短，積累電子會計檔案收集管理的經(jīng)驗。加大培訓(xùn)力度，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計算機網(wǎng)絡(luò)安全知識等以確保會計管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

參考文獻：

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［2］潘曉露.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考［J］.黑龍江史志，2015（7）.

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［4］財政部國家檔案局《會計檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.

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【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案 檔案管理 計算機 信息技術(shù)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)為實現(xiàn)不同階段文獻信息的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范數(shù)據(jù)接口，便加強開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)。此時計算機的應(yīng)用，使原有的手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和高效化。

1 企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)在遠近傳遞交換和處理。電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對傳統(tǒng)檔案保護理論造成很大的沖擊。在企業(yè)各項管理活動中，它更以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力，并且有意義得多。但要想更好地發(fā)揮電子文件在企業(yè)檔案管理中的作用，就必須了解電子文件與紙質(zhì)文件在技術(shù)壽命和信息保護方面的差異。

1.1 技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一但技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

1.2 信息保護的差異

紙質(zhì)檔案保護工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，所以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。保護電子文件信息不被修改、竊取、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。

在了解了以上這些差異后，我們會讓電子文件這一現(xiàn)代電子信息技術(shù)發(fā)揮到極致，充分運用到我們的企業(yè)檔案管理中。

2 企業(yè)檔案的分類變化

已有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。雖然企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。正是由于計算機科學(xué)的分類，才能使查找更加便捷，檔案管理更加符合現(xiàn)代企業(yè)的要求。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形式與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計算機輔助設(shè)計過程中，要求計算機詳細記錄設(shè)計、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

3 在企業(yè)檔案管理中對檔案工作者的要求亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變

掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。檔案工作者也絕不能是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。作為企業(yè)檔案工作者應(yīng)力求一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式傳遞給正確的對象，以達到高層次的檔案信息處理要求。

綜合企業(yè)檔案工作的諸多變化和電子文件的不斷產(chǎn)生，要求企業(yè)檔案工作者應(yīng)根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，即對電子文件的整個生命周期進行全程管理。

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)下，我們檔案管理人員應(yīng)把全程管理原則運用到企業(yè)檔案工作中去，將電子文件的全程管理原則體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定中，體現(xiàn)在管理系統(tǒng)的設(shè)計和運行中，體現(xiàn)在管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等各方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴(yán)密的控制，保證文件運轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)流程的順暢、周密和高效。

篇8

1 水文行業(yè)檔案電子化的特點

水文行業(yè)除與建筑、電力、機械、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機關(guān)部門正式發(fā)文的文件及各類科研項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的電子文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、試驗報告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)文件、設(shè)計修改等有關(guān)文件?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設(shè)計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文、驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應(yīng)根據(jù)電子檔案特點，對電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。

2 水文行業(yè)電子檔案的移交

在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時存有相應(yīng)的說明文件和電子文件目錄，說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數(shù)、歸檔時間等。

3 電子檔案的利用

根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應(yīng)采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時間。

4 水文行業(yè)檔案電子化的長處與不足

電子文件實現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復(fù)利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產(chǎn)，同時減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案部門缺乏現(xiàn)代高端技術(shù)人才，其中，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。要加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用

篇9

【論文摘 要】目前，計算機技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進行了探討。

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1．積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3．及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險的措施

當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險管理[j]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[j]．浙江檔案．2004（1）：36～37

[3]鄒生．開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[j]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29

篇10

關(guān)鍵詞:電子文件 立法 修改 檔案法

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和電子文件的與日俱增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理辦法和標(biāo)難已經(jīng)不能適應(yīng)電子文件和電子檔案的管理要求。因此世界各國在檔案立法方面都開始著重對電子文件和電子檔案法規(guī)的完善。我國電子文件的立法嚴(yán)重落后于電子文件發(fā)展的客觀要求，應(yīng)當(dāng)加強這方面的立法工作。在現(xiàn)行《檔案法》中增加電子文件的內(nèi)容，是《檔案法》修改的重點內(nèi)容之一。

一、電子文件的法律效力

電子檔案能否具有法律效力，關(guān)鍵在于它能否為事實提供法律證據(jù)，這是電子檔案能否具有法律效力的基礎(chǔ)。按照我國現(xiàn)行法律的規(guī)定，證據(jù)是指能夠證明某一特定事實的真實存在的一切事實，它具有客觀性(也稱真實性)、相關(guān)性、合法性三個基本特征。顯然，電子檔案在理論上具備法律證據(jù)的三個基本特征:電子檔案作為辦公自動化的產(chǎn)物，是電子計算機技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)處理、日常事務(wù)處理與社會活動的直接結(jié)果，是人類現(xiàn)代生活的客觀真實反映;電子檔案作為人類社會活動的新型歷史記錄，必須與社會各項事務(wù)息息相關(guān)，是社會各項工作的直接記載;在證據(jù)的取證程序合法的基礎(chǔ)上，電子檔案作為證據(jù)符合我國《行政訴訟法》所規(guī)定的七種類型證據(jù)中的“視聽資料”類證據(jù)。《人民檢察院刑事訴訟規(guī)則》第一百九十二條規(guī)定:“扣押犯罪嫌疑人的郵件、電報或者電子郵件，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檢察長批準(zhǔn)，通知郵電機關(guān)或者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機構(gòu)將有關(guān)的郵件、電報或者電子郵件檢交扣押”;《中華人民共和國合同法》第十一條規(guī)定:“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”;《電子簽名法》第三條規(guī)定:“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”;第七條還規(guī)定:“數(shù)據(jù)電文不得因為其是以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用”?？梢?，在以上法律條文中電子文件僅僅可以作為證據(jù)使用，使用的范圍僅僅在民事活動中，其法律證據(jù)性范圍還是比較狹窄和片面的。《檔案法》中對電子文件法律證據(jù)性的條款有必要單獨列項:電子文件與紙質(zhì)文件具有等同的法律效力。

三、對《檔案法》中增加電子文件立法的幾點思考

(一)加快電子立法相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實施

自1998年以來，我國完成了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)和《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標(biāo)準(zhǔn)，及《電子公文歸檔管理暫行辦法》，這些標(biāo)準(zhǔn)的出臺對檔案界管理電子文件是個極大的促進，但不是說這些制度都是完善的，《電子簽名法》是電子文件立法的基礎(chǔ)，但該法對電子交易、電子簽章、數(shù)據(jù)與隱私權(quán)保護、消費者權(quán)益保護等涉及交易安全環(huán)節(jié)的有效性、安全性和相關(guān)方權(quán)益保護的問題方面，卻基本沒有涉及或涉及很少，應(yīng)增加有關(guān)保護消費者權(quán)益特別是用戶隱私與商業(yè)秘密的相關(guān)規(guī)定，將其作為電子認證服務(wù)商的法定義務(wù)。因各種原因，不能排除電子認證服務(wù)商有可能泄露甚至出賣電子簽名人的信息。因此，消費者權(quán)益保護的內(nèi)容在該法中應(yīng)得到增補。所以，完善電子文件相關(guān)法律法規(guī)也是完善現(xiàn)行《檔案法》的重要手段之一。

(二)明確規(guī)定檔案的開放期限

國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。二十年以來，我國檔案的管理、開放一直遵守并履行這個規(guī)定。電子文件的出現(xiàn)加快了信息的傳遞，特別是經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類信息的更新速度加快，使得人們對這方面信息的需求也不斷增多。隨著《政府信息公開條例》的頒布，政府公開的信息會越來越多，這部分的文件多以現(xiàn)行文件的形式存在和公布。所以，建議現(xiàn)行《檔案法》第十九條修改為:國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，開放期限為十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務(wù)院批準(zhǔn)施行。并增加一款作為第二款:政府已經(jīng)公開的信息一經(jīng)歸檔，劃歸于開放檔案，以方便公民隨時查閱。建議第三款為:國家檔案館、公共檔案館和機關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，中華人民共和國公民和組織，持有本人身份證、工作證、學(xué)生證等有效證件即可利用已經(jīng)開放的檔案，可以進行檢索、復(fù)制、郵寄。對公民要求公開的信息要做出及時響應(yīng);對公眾提出的公開申請，國家檔案館、公共檔案館應(yīng)在十五個工作日內(nèi)做出可以公開或不予公開的決定;對一些特殊需求，如果須花費較多的搜尋時間應(yīng)及時向利用者說明，但延長答復(fù)的時間不能超過三十個工作日。

(三)明確規(guī)定電子文件認證服務(wù)機構(gòu)的設(shè)立、權(quán)利和義務(wù)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，行為主體的身份往往難以確定，單單具有技術(shù)手段還不能保證其法律效力。電子文件在作為檔案進館保管時，也需要對電子文件的原始性進行認定，那么認定的標(biāo)準(zhǔn)是什么，由誰認定呢?這些問題在《檔案法》中應(yīng)該得到解決。《電子簽名法》中對電子認證服務(wù)機構(gòu)的設(shè)立、權(quán)利和義務(wù)作了明確規(guī)定。如規(guī)定電子認證服務(wù)條件，規(guī)定政府對認證機構(gòu)實行資質(zhì)管理。建議《檔案法》明確電子文件認證機構(gòu)的職責(zé)和權(quán)利。條款內(nèi)容建議擬為:為保證電子文件的真實性、完整性、可靠性，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須統(tǒng)一歸檔，并由符合國家規(guī)定的電子認證服務(wù)機構(gòu)認定。

參考文獻

1.張暢，肖文建.關(guān)于《電子簽名法》的幾點認識.山西檔案， 2005(2).