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關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；效率

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，在運(yùn)作的過(guò)程中必將需要涉及諸多要素，同時(shí)也必將存在一系列的問(wèn)題。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中客觀地存在著一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問(wèn)題的途徑與策略上必須要堅(jiān)持科學(xué)、合理、有序的原則，同時(shí)國(guó)家的主管部門(mén)要統(tǒng)籌兼?zhèn)?，?qiáng)化引導(dǎo)，構(gòu)建交流平臺(tái)，從而有效地推動(dòng)檔案管理工作的高效發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1、檔案管理制度缺失。關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國(guó)政府在2001年的時(shí)候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒(méi)有將檔案管理工作重視起來(lái)，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒(méi)有照此實(shí)施，通常都是根據(jù)自己的想法開(kāi)展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過(guò)程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。

2、檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案管理中出現(xiàn)的一些常識(shí)性錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容質(zhì)量不過(guò)關(guān)，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項(xiàng)目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會(huì)漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對(duì)檔案的不重視，就會(huì)出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過(guò)程中需要用到的時(shí)候，就會(huì)用其他的類(lèi)似文件去代替，用這種方式來(lái)逃避文件丟失的過(guò)錯(cuò)，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴(yán)重下降。

3、檔案管理人才匱乏，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專(zhuān)業(yè)水平不到位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒(méi)有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)熟練的專(zhuān)業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)過(guò)于傳統(tǒng)，并沒(méi)有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。

4、歸檔完整率、真實(shí)性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家規(guī)定的程序，對(duì)檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時(shí)還出現(xiàn)一些為了使項(xiàng)目看起來(lái)更加完善，很多工作人員采取美化問(wèn)題的工作方式來(lái)編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實(shí)性，降低了檔案本身存在的價(jià)值。

二、檔案管理的原則

首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門(mén)要對(duì)成為檔案相應(yīng)的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計(jì)等方面提出相應(yīng)的要求、標(biāo)準(zhǔn)，一定要運(yùn)用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質(zhì)量。

其次，檔案管理的真實(shí)性控制是指我們?cè)谶M(jìn)行管理過(guò)程中一定要注重真實(shí)性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。

最后，全程控制就是指在管理的過(guò)程中應(yīng)將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標(biāo)。

三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率

1、加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度

檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識(shí)、管理水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識(shí)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政府以及相關(guān)部門(mén)制定的政策，將其運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)工作中。

2、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

依照標(biāo)準(zhǔn)的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)在編制工程項(xiàng)目材料上出現(xiàn)問(wèn)題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實(shí)性和完整性就在于編制過(guò)程中是否專(zhuān)業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負(fù)的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的檢查和監(jiān)督，嚴(yán)格依照建筑工程檔案管理的真實(shí)性和完整性編制，為后期工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展

案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過(guò)程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來(lái)的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。

結(jié)束語(yǔ)

在進(jìn)行建筑工作檔案管理的時(shí)候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動(dòng)的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計(jì)成一份科學(xué)完善的報(bào)表，提供給管理決策人員作出科學(xué)的判斷，為項(xiàng)目工作的實(shí)施提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.

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關(guān)鍵詞：檔案；工作；規(guī)范；標(biāo)準(zhǔn)；管理

目前，檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差，尤其是學(xué)校檔案管理存在種種不足，很難達(dá)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個(gè)單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個(gè)單位職能活動(dòng)的整體面貌，同時(shí)也方便日后的查找和利用。因此，要強(qiáng)化文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識(shí)和指導(dǎo)思想，在實(shí)際操作中，嚴(yán)格把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、全面普查案卷

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)閷W(xué)校檔案種類(lèi)繁多，多年來(lái)大多未做全面的清查，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無(wú)標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無(wú)查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無(wú)用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜、魚(yú)目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以?xún)?yōu)化檔案儲(chǔ)藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護(hù)全宗的完整性

在堅(jiān)持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

四、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲(chǔ)藏的庫(kù)房條件：包括庫(kù)房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫(kù)房面積及其它保管條件等；以及將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

五、實(shí)施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學(xué)校辦公室文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)機(jī)，只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗檔案的入口關(guān)，使不該歸檔的文件不致混入，同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

六、提高人員素質(zhì)

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關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、前言

眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化、管理人員的專(zhuān)業(yè)化以及信息服務(wù)的高效化等四個(gè)方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類(lèi)的實(shí)體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲(chǔ)，以求能夠發(fā)揮其最大的價(jià)值和作用。在信息爆炸的當(dāng)今時(shí)代，各類(lèi)信息的存儲(chǔ)顯得越來(lái)越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長(zhǎng)，各類(lèi)行業(yè)、各個(gè)單位都將檔案的搜集、整理和存儲(chǔ)擺在更加重要的關(guān)鍵位置。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國(guó)各類(lèi)檔案館以及市級(jí)以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)3億卷，并且這個(gè)數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲(chǔ)的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來(lái)與之匹配，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題與不足

近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲(chǔ)信息和資料的意識(shí)明顯增強(qiáng)以及現(xiàn)代化的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)化人才的不斷投入，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)確實(shí)取得了許多驕人的成績(jī)。然而，細(xì)究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問(wèn)題和不足，具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識(shí)相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強(qiáng)，但是與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我們實(shí)際工作中對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)仍然不足，許多單位對(duì)檔案的整理和存儲(chǔ)也陷入一種程式化、機(jī)械化的模式當(dāng)中，只片面的注重實(shí)體資料的整理，相關(guān)的電子信息的存儲(chǔ)非常不到位，工作方法也遲遲沒(méi)有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無(wú)法滿(mǎn)足日益高漲的存儲(chǔ)需求，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施也亟待更新，現(xiàn)代化的設(shè)施配備不足，多媒體的技術(shù)沒(méi)有得到最大程度的利用和最大價(jià)值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化重要性認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不強(qiáng)。

2.檔案管理的專(zhuān)業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類(lèi)行業(yè)、各個(gè)單位最為活躍和最能創(chuàng)造價(jià)值的資源，檔案管理工作自然也不會(huì)例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒(méi)有接受過(guò)這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)以及相關(guān)的學(xué)科理論知識(shí)和素養(yǎng)已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對(duì)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足、落實(shí)不到位，其檔案管理的工作人員并沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓(xùn)，定期的學(xué)習(xí)和職業(yè)技能的提升更是無(wú)從談起，這也是導(dǎo)致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)對(duì)策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)，需要一整套的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細(xì)節(jié)抓起，全方位多角度地展開(kāi)工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價(jià)值不會(huì)有一絲一毫的受損，及時(shí)進(jìn)行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個(gè)方面入手：

1.嚴(yán)格細(xì)化公文制發(fā)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。所謂檔案，通俗來(lái)講就是各類(lèi)公文資料的統(tǒng)稱(chēng)。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴(yán)格細(xì)化公文執(zhí)法的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此在進(jìn)行公文的制作之前，要對(duì)紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定；其次，在不違背國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則的基礎(chǔ)上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標(biāo)題到內(nèi)容再到各項(xiàng)格式的正確無(wú)誤；最后，文體的選用、書(shū)寫(xiě)的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無(wú)誤，這可以交由具體的相關(guān)簽發(fā)人員負(fù)責(zé)。

2.推動(dòng)文檔一體化建設(shè)。在實(shí)際的檔案管理工作中，若能保證各類(lèi)文檔的一體化那將不僅會(huì)提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個(gè)單位的文書(shū)整理、文件歸檔和存儲(chǔ)納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復(fù)環(huán)節(jié)，改變當(dāng)前各個(gè)部門(mén)就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，M行各類(lèi)檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e(cuò)誤歸檔、遺漏歸檔以及重復(fù)歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、精確化的實(shí)現(xiàn)。

3.杜絕重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔的現(xiàn)象歷來(lái)層出不窮，這也往往被視為是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來(lái)也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，筆者認(rèn)為在市級(jí)的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲(chǔ)的指導(dǎo)原則，這就需要我們做好以下幾個(gè)方面的工作：

首先，在對(duì)各個(gè)部門(mén)的各項(xiàng)工作進(jìn)行檔案的搜集和整理時(shí)，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項(xiàng)工作的完成情況和實(shí)施細(xì)節(jié)，如此來(lái)保證相關(guān)文書(shū)資料的時(shí)效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過(guò)程中，要注意分門(mén)別類(lèi)，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點(diǎn)和核心，降低相關(guān)資料的重復(fù)操作和整理，保證各項(xiàng)工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點(diǎn)的同時(shí)，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲(chǔ)完整性的同時(shí)，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點(diǎn)幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際的檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化歷來(lái)是我們不變的追求，在具體的操作過(guò)程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導(dǎo)原則和具體的操作方法，這其中無(wú)一不需要我們對(duì)文件資料進(jìn)行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點(diǎn)核心，唯有如此，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的檔案管理研究[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)生，2015.

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論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類(lèi),管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類(lèi)管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類(lèi)社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過(guò)程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書(shū)面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類(lèi)方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類(lèi)方法分析

2.1 以集分式歸類(lèi)原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類(lèi)表來(lái)看，主要是依據(jù)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行歸類(lèi)，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書(shū)檔案包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理兩大方面。在這種歸類(lèi)措施下，既給合同檔案的分類(lèi)整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類(lèi)時(shí)，要以集分式分類(lèi)原則為中心，依據(jù)《合同法》中無(wú)名合同及有名合同的種類(lèi)，重新制定。

2.2 集分式分類(lèi)表

根據(jù)我國(guó)合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買(mǎi)賣(mài)合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無(wú)名合同，制定集分式分類(lèi)表，并在分類(lèi)表中，將合同檔案分類(lèi)歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱(chēng)的合同。無(wú)名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱(chēng)的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類(lèi)表的使用法方法

將合同檔案分類(lèi)歸檔過(guò)程中，年度、分類(lèi)號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類(lèi)號(hào)碼為分類(lèi)號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類(lèi)號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類(lèi)管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門(mén)，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門(mén)相對(duì)分散，無(wú)法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門(mén)負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類(lèi)，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類(lèi)可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類(lèi)別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無(wú)特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門(mén)在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門(mén)合同材料的收集和保管工作，各部門(mén)相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問(wèn)題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類(lèi)檔案，先由合同主辦部門(mén)進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類(lèi)管理，大多采用分散式歸類(lèi)管理，給合同檔案管理帶來(lái)一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來(lái)講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

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篇5

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；檔案管理；資料歸納；資料利用；檔案

隨著檔案資源的急劇增長(zhǎng)和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲(chǔ)存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來(lái)。檔案工作內(nèi)部的重心也應(yīng)從初級(jí)的檔案存放利用，上升到適應(yīng)新形勢(shì)下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來(lái)。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進(jìn)一步的強(qiáng)化。

1 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺(jué)服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時(shí)期對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時(shí)也要提高檔案管理者對(duì)檔案的意識(shí)和法制觀念，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和潛在價(jià)值，必須意識(shí)到檔案工作是全館工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)在這種思想指導(dǎo)下，才會(huì)強(qiáng)化檔案管理工作的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高全員檔案認(rèn)知程度，首先是加大對(duì)干部人事和各種資料檔案知識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。比如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁(yè)，發(fā)到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到檔案管理材料當(dāng)中形成的檔案管理活動(dòng)整個(gè)過(guò)程之中，向檔案管理人員講解檔案管理方面的文件，并認(rèn)真進(jìn)行收集整理并且到檔案歸檔的每個(gè)步驟，力求不斷擴(kuò)大全體檔案管理人員及管理人員對(duì)檔案工作的了解，使每個(gè)人員認(rèn)識(shí)到：檔案管理工作項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，如果沒(méi)能按時(shí)整理歸檔檔案管理工作科技資料，那該項(xiàng)檔案管理工作活動(dòng)就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，檔案管理工作工作才算是有始有終。做好檔案管理工作和檔案歸檔工作是檔案管理工作職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

2 健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，比如說(shuō)建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入日常檔案管理人員崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全體檔案管理人員的檔案意識(shí)，使他們積極主動(dòng)歸檔配合檔案部門(mén)工作的同時(shí)，建立檔案?jìng)鬟f、檔案登記管理制度、實(shí)行檔案的動(dòng)態(tài)管理，一是遺失及時(shí)查找并且修補(bǔ)缺失的檔案，從而確保檔案管理材料的完整性。

由于機(jī)關(guān)或事業(yè)單位檔案工作具有一定的獨(dú)特性，因此建立符合本單位和本部門(mén)實(shí)際情況的檔案管理模式――信息一體化的管理，就顯得更為重要。在所有的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)決策都需要各部門(mén)及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息。而檔案、圖書(shū)資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對(duì)單位檔案、圖書(shū)資料實(shí)行一體化管理，這不但可以節(jié)省人力、財(cái)力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實(shí)行信息一體化管理是單位動(dòng)態(tài)管理的需要。

因此在貫徹檔案各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，制定專(zhuān)職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類(lèi)別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開(kāi)展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

3 多渠道、多途徑收集文件材料，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項(xiàng)工作，特別是提高管理水平和開(kāi)發(fā)利用檔案信息，為本單位和本部門(mén)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為干部選拔任用和晉升以及職稱(chēng)等提供服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，檔案人員可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率。

檔案管理工作還可以根據(jù)服務(wù)對(duì)象的差異，以及服務(wù)需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價(jià)值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我在單位日常管理檔案的過(guò)程中反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

4 實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理中，管理水平現(xiàn)代化和管理方式標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作不斷追求和向前發(fā)展的基礎(chǔ)所在。新時(shí)期現(xiàn)代化的管理離不開(kāi)現(xiàn)代化的設(shè)備，但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類(lèi)規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。

這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開(kāi)先進(jìn)的技術(shù)，尤其是現(xiàn)代化管理中計(jì)算機(jī)的技術(shù)，光盤(pán)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，更少不了懂得先進(jìn)技術(shù)的人才。只有先進(jìn)的設(shè)備，先進(jìn)的技術(shù)，懂得先進(jìn)技術(shù)的人才和先進(jìn)的思想并有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化。

5 加強(qiáng)檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和相關(guān)計(jì)算機(jī)使用技能的培訓(xùn)

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒(méi)有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，不具備操作計(jì)算機(jī)的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對(duì)文件級(jí)檔案管理，業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識(shí)，不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

篇6

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)　檔案工作　規(guī)范管理

所謂房地產(chǎn)企業(yè)，是指從事房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、管理和服務(wù)活動(dòng)，并以營(yíng)利為目的進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算的經(jīng)濟(jì)組織。房地產(chǎn)相對(duì)于傳統(tǒng)的機(jī)械、電子等行業(yè)起步較晚，屬于改革開(kāi)放后的新興產(chǎn)業(yè)，對(duì)檔案管理方面的關(guān)注與研究也相對(duì)比較少，而且由于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度較快，檔案管理更是無(wú)法滿(mǎn)足其發(fā)展要求。然而，檔案工作是房地產(chǎn)企業(yè)運(yùn)行和生產(chǎn)的參考和依據(jù)，事關(guān)群眾的基本生活，是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事。因此，房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理尤為重要。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案

1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍

房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、合同檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過(guò)程中形成的。

2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性

首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤(pán)等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展?fàn)顩r，是在特殊的專(zhuān)業(yè)背景下按照專(zhuān)業(yè)要求形成的，有相對(duì)統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)較多，如土地界限認(rèn)定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測(cè)繪等，專(zhuān)業(yè)性十分明顯。

其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類(lèi)檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開(kāi)發(fā)到經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)，每一項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作離開(kāi)各種合同就不可能得以完成和推進(jìn)。通過(guò)這一系列的合同，將各個(gè)相關(guān)的部門(mén)和單位聯(lián)系起來(lái)，共同推進(jìn)和完成一個(gè)項(xiàng)目。據(jù)統(tǒng)計(jì)，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類(lèi)檔案中所占的比例高達(dá)百分之五十以上。因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時(shí)，必須要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。

最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專(zhuān)門(mén)的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿?，種類(lèi)繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過(guò)程中，要通盤(pán)考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒(méi)有涉及到的空白區(qū)。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的必然性

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是時(shí)展的必然要求。隨著改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時(shí)代的深入，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要。推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是其必由之路。

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在執(zhí)行過(guò)程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門(mén)和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效的管理了。

三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為

加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷(xiāo)毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、崗位責(zé)任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行。同時(shí)，要隨著時(shí)間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時(shí)修改、補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)

流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況展開(kāi)深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、信息化管理要解決的重點(diǎn)問(wèn)題、可能的解決方式、完成程度、實(shí)現(xiàn)深度等。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對(duì)、制約，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且能夠及時(shí)糾正。

3.明確職責(zé)和分工，保證工作質(zhì)量

所謂崗位職責(zé)是指一個(gè)崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。明確崗位職責(zé)可以最大限度地實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責(zé)可以分為三個(gè)層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核；二是部門(mén)層，各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；三是檔案人員層，專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

4.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊(duì)伍素質(zhì)

加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，同時(shí)還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)兼職檔案員的培訓(xùn)，既要培訓(xùn)現(xiàn)代化檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，還要使其了解企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動(dòng)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案宣傳，使企業(yè)全員樹(shù)立檔案意識(shí)。因?yàn)闊o(wú)論是哪個(gè)部門(mén)或個(gè)人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，都會(huì)形成一定的活動(dòng)記錄，而這些記錄的一部分會(huì)對(duì)以后的活動(dòng)具有查考價(jià)值，需要?dú)w檔保存。為了保證檔案收集的及時(shí)、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。

5.不斷評(píng)估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平

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關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)改革 企業(yè)檔案管理 規(guī)范化管理

一、前言

對(duì)于任何企業(yè)而言，檔案均是非常重要而且關(guān)鍵的信息資源，尤其是對(duì)于處于改革大潮中的國(guó)有企業(yè)而言，檔案既是總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的重要參考，尤其是改革開(kāi)拓創(chuàng)新的重要依據(jù)。在新的歷史形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)的戰(zhàn)略性改革與重組不斷地深化，面對(duì)日益復(fù)雜的國(guó)際形勢(shì)，其該組過(guò)程中必然充滿(mǎn)艱辛。相應(yīng)地，檔案管理作為企業(yè)管理的一個(gè)重要部分，它同樣需要解決當(dāng)前面臨的問(wèn)題、順利未來(lái)的發(fā)展潮流，在企業(yè)的不斷改革中實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

二、限制國(guó)有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的因素

處于不斷改革中的國(guó)有企業(yè)，其檔案管理主要面臨著下述三個(gè)困境，即檔案管理功能弱化、日常管理人員不足以及高級(jí)管理人才流失。具體而言：

第一，檔案管理功能弱化。目前不少?lài)?guó)有企業(yè)在改革的過(guò)程中逐漸弱化了檔案管理功能，不少規(guī)模不大的檔案管理機(jī)構(gòu)不是被裁撤便是被合并，某些國(guó)有企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)被合并到信息管理部門(mén)，成為其下屬的分支管理部門(mén)。另外，不少?lài)?guó)有企業(yè)的規(guī)模均非常大，有的會(huì)有不少子公司分布在全國(guó)各地，因?yàn)椴贸妨祟?lèi)似檔案處職能的管理機(jī)構(gòu)，使得檔案工作沒(méi)有辦法通過(guò)一個(gè)專(zhuān)用的、相對(duì)固定的渠道實(shí)現(xiàn)上通下達(dá)，不少工作問(wèn)題無(wú)法得到及時(shí)有效地解決，檔案管理邊緣化的趨勢(shì)越加明顯。另外，在國(guó)有企業(yè)的集團(tuán)總部會(huì)議上，類(lèi)似檔案管理工作的規(guī)劃、安全、人員配置、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等問(wèn)題得不到應(yīng)有的重視，甚至類(lèi)似這種問(wèn)題根本無(wú)法提上會(huì)議的議事日程，最終導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理功能被嚴(yán)重的弱化，某些企業(yè)已經(jīng)積重難返。

第二，日常管理人員不足。日常管理人員不足是檔案管理功能被弱化之后對(duì)檔案管理帶來(lái)的不利影響之一。當(dāng)前的國(guó)有企業(yè)進(jìn)行改革的重要內(nèi)容之一便是“減員增效”，許多職能部門(mén)的管理人員和工作人員數(shù)量被大幅度縮減，另外，為了盡可能增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，獲得高額利潤(rùn)，不少?lài)?guó)有企業(yè)將企業(yè)員工盡可能充實(shí)到一線(xiàn)環(huán)節(jié)，例如生產(chǎn)和銷(xiāo)售環(huán)節(jié)。不少大型國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行改革的過(guò)程中，利用職能更加綜合化的部門(mén)取代了原有的檔案管理部門(mén)，將原有的檔案管理工作擴(kuò)充為現(xiàn)在的集檔案管理、文字打印、文書(shū)收發(fā)、機(jī)要交通、辦公用品發(fā)放、秘書(shū)、接待等眾多職能于一身的綜合管理職能部門(mén)，因?yàn)槿藛T不足，工作瑣碎，工作人員很難依照原有方式進(jìn)行檔案管理。

第三，高級(jí)管理人才流失。在檔案管理功能被弱化、原有檔案管理部門(mén)被功能更加多元化的職能部門(mén)取代之后，實(shí)質(zhì)上已經(jīng)等于檔案管理部門(mén)的等級(jí)被降低了一個(gè)乃至兩個(gè)級(jí)別，原本享有高級(jí)管理職稱(chēng)的管理人員及其相應(yīng)待遇均被取消；另外，在實(shí)際工作中，檔案管理人員因?yàn)闄n案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)直接促進(jìn)企業(yè)盈利的目標(biāo)而備受冷落，不僅收入不高，而且增長(zhǎng)幅度也不大，相對(duì)于其他管理部門(mén)差異非常顯著。這也直接導(dǎo)致了許多高級(jí)人員不愿意來(lái)檔案管理部門(mén)，或者借故調(diào)離，或者另尋他路，或者工作態(tài)度消極。綜合以上情況，許多責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、管理能力較高的高級(jí)管理人才流失嚴(yán)重，嚴(yán)重限制了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

三、國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的途徑

第一，確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開(kāi)發(fā)利用方案。在信息化社會(huì)中，信息已經(jīng)成為市場(chǎng)一種非常重要的資源和財(cái)富，目前檔案具有高度的可靠性、真實(shí)性以及原始依據(jù)性，作為能夠視為當(dāng)前市場(chǎng)上最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進(jìn)行決策的重要依據(jù)，非常有必要對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。依照開(kāi)發(fā)程度的深淺可以將國(guó)有企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)分為三個(gè)階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開(kāi)發(fā)，處于對(duì)檔案信息提示和提出階段的第二次開(kāi)發(fā)，處于對(duì)于檔案信息進(jìn)行加工、處理階段的第三次開(kāi)發(fā)。為了能夠充分地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益，必須要重點(diǎn)克服下述幾個(gè)問(wèn)題：首先，重點(diǎn)突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時(shí)代的要求進(jìn)行制度創(chuàng)新；其次，提高檔案室當(dāng)中檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開(kāi)發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；再次，通過(guò)制度建設(shè)、機(jī)制改革來(lái)提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性；最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。

第二，檔案新聞媒體適度報(bào)道一些企業(yè)檔案工作負(fù)而狀況，以期引起社會(huì)關(guān)注。全而反映企業(yè)檔案工作狀況，可以使檔案行政部門(mén)得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準(zhǔn)確信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，及時(shí)研究解決企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時(shí)適度向社會(huì)披露，使企業(yè)檔案工作接受社會(huì)輿論監(jiān)督，可增大社會(huì)輿論對(duì)企業(yè)檔案工作的督導(dǎo)作用。

第三，理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。在檔案行業(yè)管理力度不斷弱化，一些行業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能逐漸喪失的情況下，在文教衛(wèi)生系統(tǒng)和越來(lái)越多的企業(yè)實(shí)行屬地管理的條件下，應(yīng)將實(shí)行了多年的檔案“條、塊雙重管理體制”改革為單一的檔案屬地管理體制，建立與完善各級(jí)檔案行政部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作監(jiān)督渠道，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應(yīng)有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開(kāi)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了更好地適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，國(guó)有企業(yè)不斷推進(jìn)并深化了對(duì)自身的全方位改革。在改革的過(guò)程中，做好國(guó)有企業(yè)的檔案管理意義非常重要。但是由于多種因素制約，目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理存在諸多不足，相信通過(guò)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)可以促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；規(guī)范

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)作來(lái)說(shuō)，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)事業(yè)單位中，檔案管理無(wú)疑是整個(gè)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。所謂事業(yè)單位檔案工作制度建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應(yīng)事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要，并便于監(jiān)督和評(píng)價(jià)。

1 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

目前事業(yè)單位檔案問(wèn)題不同程度地影響事業(yè)單位工作循序漸進(jìn)的發(fā)展，影響經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。

1.1 檔案工作的重視程度不平衡，導(dǎo)致工作難以開(kāi)展

機(jī)關(guān)檔案工作的重視很不平衡，個(gè)別單位檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，真正把檔案管理工作作為各部門(mén)工作有效機(jī)制來(lái)抓方面還存在缺限。

1.2 機(jī)關(guān)檔案管理工作的硬件設(shè)施不夠完善

由于領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠勢(shì)必會(huì)帶來(lái)檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入的欠缺，盡管有些單位一開(kāi)始就建立了專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)與存儲(chǔ)室，但在后來(lái)的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來(lái)的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上后來(lái)的檔案的更新與保管工作說(shuō)要達(dá)到的要求，造成多數(shù)單位還達(dá)不到檔案治理要求。

1.3 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2 事業(yè)單位檔案制度建設(shè)的原則

2.1 規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。這有助于制度執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但這并不是說(shuō)所有事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的，事業(yè)單位不僅規(guī)模不同，更有工作特點(diǎn)的差異。檔案部門(mén)應(yīng)依靠自身特點(diǎn)不斷地實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。

2.2 職責(zé)與權(quán)益兼顧

在制度的制定過(guò)程中，要把“職責(zé)”這一部分調(diào)整到崗位標(biāo)準(zhǔn)中，明確職責(zé)范圍及權(quán)限。例如，一個(gè)事業(yè)單位檔案部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)可主要負(fù)責(zé)檔案管理工作目標(biāo)的制定、對(duì)歸檔檔案的檢查和指導(dǎo)等。在明確責(zé)任的同時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。

2.3 制定與執(zhí)行并重

制度建設(shè)的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門(mén)的實(shí)際需要，制定一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的n案管理規(guī)章制度。單位領(lǐng)導(dǎo)在管理單位的過(guò)程中，應(yīng)更多地關(guān)注各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，在實(shí)踐檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷完善，使制度更加合理化、規(guī)范化。

3 事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)一步規(guī)范

3.1 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。

3.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高人事檔案管理水平

首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類(lèi)指導(dǎo)的原則，通過(guò)等級(jí)升降來(lái)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施。

3.3 開(kāi)展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，事業(yè)單位檔案工作的確存在一些問(wèn)題，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。事業(yè)單位檔案工作要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時(shí)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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1 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 科學(xué)規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失

新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想高效的開(kāi)展檔案管理工作，需要充分借助科學(xué)化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來(lái)進(jìn)行。目前，各個(gè)部門(mén)自行處理內(nèi)部事宜是大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個(gè)部門(mén)依照實(shí)際所需資料自行進(jìn)行查閱與相應(yīng)管理，致使檔案管理非但沒(méi)有被充分的集中起來(lái)，還在各個(gè)科室中分散開(kāi)來(lái)，實(shí)際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實(shí)施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理階段中，實(shí)際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作不能科學(xué)、規(guī)范的開(kāi)展。

1.2 硬件設(shè)施在實(shí)際檔案管理中還不齊全

當(dāng)前影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開(kāi)展的主要因素之一便是管理經(jīng)費(fèi)投入力度不夠?qū)е碌?。部門(mén)事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)的更新與經(jīng)費(fèi)投入對(duì)于之前構(gòu)建的檔案管理庫(kù)房與管理系統(tǒng)，長(zhǎng)期下去嚴(yán)重導(dǎo)致新時(shí)期檔案更新與各項(xiàng)管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)現(xiàn)有檔案硬件設(shè)施運(yùn)行水平。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長(zhǎng)期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒(méi)有較好的通風(fēng)性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲(chóng)等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無(wú)法提升上去。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施策略

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確

一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來(lái)進(jìn)行積極構(gòu)建，將各個(gè)管理崗位人員自身的職責(zé)?M行明確劃分，所開(kāi)展的各項(xiàng)檔案管理工作必須嚴(yán)格的依照建立的制度體系進(jìn)行，這樣可以確保在實(shí)際的檔案管理中，違法亂紀(jì)行為有效降低；嚴(yán)格遵循統(tǒng)一管理、管理分級(jí)化的原則來(lái)做好實(shí)際的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，分級(jí)管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類(lèi)信息，在具體實(shí)施分級(jí)管理中要依照規(guī)章制度進(jìn)行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項(xiàng)重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實(shí)際情況將檔案管理日常工作計(jì)劃詳細(xì)的制定出來(lái)，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來(lái)，這樣在專(zhuān)業(yè)化的小組團(tuán)隊(duì)中依照所制定出的管理計(jì)劃來(lái)按部就班的針對(duì)檔案管理的各項(xiàng)事宜進(jìn)行詳細(xì)管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 加強(qiáng)檔案管理方式的改革升級(jí)

新形勢(shì)下我國(guó)各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中，都會(huì)因檢查各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息以及不定期開(kāi)展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾?，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會(huì)致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項(xiàng)管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會(huì)調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺(tái)，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)的加以管理，當(dāng)需要時(shí)可以及時(shí)的對(duì)以往數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時(shí)，為了增強(qiáng)檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動(dòng)，由此可以改進(jìn)以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對(duì)各式各樣的檔案材料展開(kāi)維護(hù)工作。基于目前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位都開(kāi)展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線(xiàn)病毒檢測(cè)的方式進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護(hù)管理時(shí)間，促使檔案管理工作更為標(biāo)準(zhǔn)化、效率性。

2.3 檔案案卷全面的實(shí)施精細(xì)化普查

當(dāng)前的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)涉及到一些陳舊、沒(méi)有使用價(jià)值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實(shí)際管理中既占用了管理人員大量的處理時(shí)間，同時(shí)也占據(jù)了一定的檔案管理資源?；诖耍聲r(shí)期檔案管理工作中，可將有價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，清理出一些無(wú)用的檔案，若是機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺(tái)，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長(zhǎng)，且沒(méi)有使用價(jià)值的檔案直接刪除，若沒(méi)有及時(shí)備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門(mén)別類(lèi)的對(duì)檔案進(jìn)行清查，將沒(méi)有任何存儲(chǔ)價(jià)值的檔案資料予以銷(xiāo)毀，隨后再對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善補(bǔ)充。

2.4 檔案管理隊(duì)伍構(gòu)建

大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來(lái)直接上崗的，因此其自身對(duì)于檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)還十分欠缺，影響到檔案管理工作質(zhì)量。為此新時(shí)期檔案管理人才隊(duì)伍構(gòu)建中，不光要求在崗人員檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握牢固，自身的服務(wù)精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，勇于摒棄傳統(tǒng)管理思想，在實(shí)際管理中要同社會(huì)發(fā)展形式相看齊，管理理念要與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理需不斷的創(chuàng)新完善，要有質(zhì)的突破；機(jī)關(guān)事業(yè)單位要定期對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，結(jié)合單位經(jīng)濟(jì)實(shí)力及檔案管理現(xiàn)狀，聘請(qǐng)社會(huì)上一些檔案管理專(zhuān)家就目前存在的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效講解。根據(jù)市場(chǎng)化檔案管理模式，將引進(jìn)來(lái)、走出去的新型管理方式積極應(yīng)用到現(xiàn)行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對(duì)工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)管理；在檔案收集和管理工作中，要切實(shí)的遵循完整、統(tǒng)一、效率原則，對(duì)于各項(xiàng)歸檔檔案內(nèi)容加緊完善；檔案管理人員知識(shí)再教育培訓(xùn)模式要所有增強(qiáng)，在培訓(xùn)過(guò)程中促使其自身的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內(nèi)容、數(shù)量、資料價(jià)值以及各種類(lèi)別等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。

篇10

  一、人事勞資工作

2016年度工作亮點(diǎn)：

1、綜合計(jì)量工、輸油工技能鑒定點(diǎn)設(shè)立與建設(shè)工作。在竇經(jīng)理、師經(jīng)理的帶領(lǐng)下，經(jīng)整體謀劃、多方努力，在油田公司領(lǐng)導(dǎo)、人事處、人才開(kāi)發(fā)中心的支持下，同意在我公司設(shè)置兩個(gè)工種技能鑒定點(diǎn)，經(jīng)過(guò)一年的艱苦努力，初步具備了兩個(gè)工種理論與實(shí)際操作鑒定能力，第一批次技能鑒定工作待人才開(kāi)發(fā)中心批準(zhǔn)后實(shí)施。

2、研究出臺(tái)公司青年人才培養(yǎng)方案。結(jié)合青年年齡特點(diǎn)，立足崗位實(shí)際需要，以職業(yè)生涯設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，以崗位交流、導(dǎo)師帶徒、學(xué)習(xí)培訓(xùn)為抓手，公司制定青年人才培養(yǎng)方案，組織專(zhuān)題部署會(huì)。下步關(guān)鍵是抓好各項(xiàng)培養(yǎng)措施的有效落實(shí)。

2017年度工作重點(diǎn)：

1、加強(qiáng)人事勞資政策的學(xué)習(xí)研究，進(jìn)一步提升政策理論水平。人事勞資工作涉及全員的切身利益，政策性強(qiáng)、關(guān)注度高、工作難度大，隨著人力資源信息系統(tǒng)的全面投入運(yùn)行和上級(jí)合規(guī)性日常檢查的常態(tài)化，對(duì)人事勞資工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)的要求，因此也要求從事人事勞資工作的同志加強(qiáng)制度規(guī)定的學(xué)習(xí)、提升政策理論水平、強(qiáng)化工作的落實(shí)，從而提升精細(xì)管理水平。

2、落實(shí)全員崗位職責(zé)，加強(qiáng)全員績(jī)效考核，提升整體工作水平。全員績(jī)效考核工作是近年來(lái)油田公司年度重點(diǎn)工作之一，如何在原有工作基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確各崗位員工的職責(zé)，加強(qiáng)日常考核與績(jī)效結(jié)果的運(yùn)用，通過(guò)全員績(jī)效考核工作的有效開(kāi)展，增強(qiáng)全體員工履職能力，減少日常生產(chǎn)管理工作中的“低老壞”現(xiàn)象，促進(jìn)公司精細(xì)管理工作上水平。

3、加強(qiáng)項(xiàng)目用工技能培訓(xùn)與教育，加強(qiáng)項(xiàng)目用工薪酬政策研究，細(xì)化日?？己伺c管理，發(fā)揮

4、學(xué)習(xí)借鑒兄弟單位經(jīng)驗(yàn)，加快管理軟件建設(shè)，提升鑒定點(diǎn)整體工作水平，盡早具備舉辦油田公司綜合計(jì)量工、輸油工技能競(jìng)賽的條件。一是為公司全體操作崗位員工學(xué)習(xí)技能、取得多工種技能等級(jí)創(chuàng)造條件；二是為其中的佼佼者通過(guò)技能競(jìng)賽取得優(yōu)異成績(jī)，實(shí)現(xiàn)身份轉(zhuǎn)換創(chuàng)造有利條件。

二、企業(yè)管理工作

2016年度工作亮點(diǎn)：

1、合規(guī)管理。開(kāi)展了上級(jí)對(duì)下級(jí)的招投標(biāo)法律法規(guī)知識(shí)合規(guī)培訓(xùn)（兩個(gè)層面：一是公司主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)副職的培訓(xùn)；二是副職對(duì)分管業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人培訓(xùn)），進(jìn)一步增強(qiáng)了公司管理者合規(guī)管理的意識(shí)與能力。

2、法律合同管理。修訂完善了法律合同程序規(guī)范，進(jìn)一步厘清了工作流程與重要節(jié)點(diǎn)，明確了各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作職責(zé)；同時(shí)，通過(guò)參加工程項(xiàng)目例會(huì)，加強(qiáng)過(guò)程業(yè)務(wù)管控，提升了工作效率。

2017年度工作重點(diǎn)：

1、內(nèi)控管理是管事的，合規(guī)管理是管人的。合規(guī)管理工作對(duì)象是全體員工，重點(diǎn)是各級(jí)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，明年要加強(qiáng)對(duì)全體管理者合規(guī)管理手冊(cè)與合同管理承諾的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升合規(guī)管理的意識(shí)，筑牢清正廉潔和黨風(fēng)廉政建設(shè)的防火墻。

2、業(yè)績(jī)考核工作。一是進(jìn)一步加強(qiáng)考核政策的宣貫力度，細(xì)化日常QHSE.IC綜合管理日常檢查，強(qiáng)化考核制度的執(zhí)行，促進(jìn)精細(xì)管理工作落細(xì)落實(shí)。二是建議將月度HSE監(jiān)督檢查、QHSE.IC綜合管理檢查結(jié)果統(tǒng)一納入月度考核，同時(shí)累計(jì)納入年度控制類(lèi)指標(biāo)考核，以此促進(jìn)基礎(chǔ)管理工作上水平。

三、信息檔案管理工作

2016年度工作亮點(diǎn)：

1、加強(qiáng)帳號(hào)管理，精細(xì)梳理OA、ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等系統(tǒng)，消除賬號(hào)離崗不離線(xiàn)、賬號(hào)超限和錯(cuò)誤信息等隱患，全年節(jié)約成本支出9.2萬(wàn)余元。

2、本年度公司E6系統(tǒng)歸檔工作順利完成,實(shí)現(xiàn)了檔案歸檔率100%、準(zhǔn)確率100%、完整率100%，公司檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)。為檔案查詢(xún)快捷創(chuàng)造條件，也為檔案管理服務(wù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造了條件。

2017年度工作重點(diǎn)：