導語：如何才能寫好一篇學校人事檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務(wù)信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學校的人事管理帶來不便。

（二）學校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務(wù)部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務(wù)能力，獲獎情況和教學的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經(jīng)常有外人隨意進出。或者是檔案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術(shù)水平等。與此同時，還應(yīng)該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。

（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學校應(yīng)該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。

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（一）管理投入不足，硬件滯后

體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合人事檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通的辦公用房，沒有配置檔案保管所需的“八防”設(shè)施，與檔案安全保管差距甚大。

（二）人員配備不足，素質(zhì)不高

檔案室很少設(shè)有專職的檔案管理人員；從事檔案工作的人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓的，且變更比較頻繁；兼職人員無法保證有充足的時間和精力對人事檔案進行管理，從而導致學校人事檔案管理建設(shè)滯后，檔案管理工作只能在低水平的層面上進行。

二、改進中小學校人事檔案管理工作的建議

（一）提高檔案意識，建立健全各項制度

制度建設(shè)是做好工作的前提和保障。要充分認識到人事檔案在學校管理工作中的作用，從檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、保密和利用等各個方面都要得到各級領(lǐng)導和具體工作人員的重視，形成上上下下都有檔案意識的工作氛圍。當然，這必須進一步完善各項管理制度，并在落實上下功夫。因此，要建立健全學校人事檔案的收集補充制度、轉(zhuǎn)遞制度、移交制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借）閱制度、檔案人員管理職責等。做到制度造冊上墻，簿冊與日常管理工作同步，人事檔案工作做到有法可依，有章可循，臺賬清楚，責任分明。

（二）加強隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)

做好中小學校的人事檔案管理工作必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業(yè)務(wù)能力等方面過得硬的人事檔案工作隊伍。首先，要有較高的政治素質(zhì)。要重視和加強理論學習，特別是要重視對新《條例》的學習。要通過學習使自身有較高的綜合素質(zhì)，有嚴格的組織紀律，有良好的職業(yè)道德。同時要求淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業(yè)建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次，要有較強的業(yè)務(wù)能力。要加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足人事工作的需要。在培訓形式上采取集中培訓與以會代訓相結(jié)合，也可安排外出參觀學習，拓寬視野，增長見識。第三，要有較強的服務(wù)觀念。人事檔案工作的宗旨就是服從和服務(wù)于學校的人事管理工作，因此說人事檔案工作服務(wù)性較強。這就要求人事檔案的工作人員樹立服務(wù)意識，增強服務(wù)觀念，時刻從大局出發(fā)，為全校的管理工作做好服務(wù)。

（三）加大經(jīng)費投入，改善檔案保管條件

檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案庫房的維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算，各個學校要按標準按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、防光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的學校還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

（四）加強信息化，提高檔案管理水平

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關(guān)鍵詞：人事檔案管理 學校 人力資源管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0232-01

人事檔案是記錄和反應(yīng)個人的學習和工作情況以及德才表現(xiàn)得情況，學校的人事檔案由學校人力資源管理部門進行收集、整理和保管，以備查閱。在現(xiàn)代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動的信息基礎(chǔ)，同時是人力資源管理的重要組成部分。

1 人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

1.1 信息的保存和提供

人事檔案的首要目的既是對學校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學校教職工的基本信息，如職稱、專業(yè)、學歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學活動的教學成果、科研成果、獎懲情況、福利待遇、職位變動等教學信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據(jù)其基本信息進行行政職務(wù)的評定，一方面可以幫助可以進行教學科研技術(shù)性職務(wù)的評定。完整的人事檔案，不論是對于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。

1.2 人事關(guān)系變更的憑證

人事檔案，還是學校人員流動時重要的人事關(guān)系變更憑證。當學校的教職工出現(xiàn)工作的變遷時，需要把人事檔案同時帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動人員工資等待遇關(guān)系的重要依據(jù)。人動時，新的工資待遇等關(guān)系的落實，都需要以人事檔案所記錄的時間、年齡、單位和工作年限等信息為依據(jù)，是關(guān)系到流動人員切實利益的重要文件，如果出現(xiàn)人事檔案丟失或者不完整的現(xiàn)象，新的單位就無法兌現(xiàn)對流動人員的工作職責和待遇，直接對教職工產(chǎn)生很大的影響。

1.3 人員素質(zhì)的證明

學校人力資源管理具有學校的特殊性，學校招聘教師、輔導員、職工，特別是招聘學院院長、新專業(yè)的帶頭人、技術(shù)性強的專業(yè)教師等，是學校人力資源管理的常規(guī)任務(wù)。學校招聘對人員的素質(zhì)要求很高，在進行人才的選擇時，人事檔案既是重要的依據(jù)。如在招聘專業(yè)的技術(shù)人員時，在經(jīng)過考試等選拔后選出初選名單，但對于一個人是否具有職業(yè)素養(yǎng)、責任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據(jù)人事檔案記錄的任職情況、教學情況、科研成果、獲獎證書以及原單位領(lǐng)導的評價等情況進行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準確的反應(yīng)一個人員的素質(zhì)水平，是學校選人用人的重要依據(jù)。

1.4 教職工信息的核實

在高效的人力資源管理中，常需要進行教學評價、職務(wù)晉升和資格評定等任務(wù)，這些人力資源管理活動都對教職工的年齡、工作時間、學歷等要求嚴格，常會出現(xiàn)有的人因為記憶不清楚、填寫錯誤、人員流動頻繁甚至故意的弄虛作假，導致檔案在年齡、教學科研成果等環(huán)節(jié)與實際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對這些信息進行確認和鑒別，保證教職工信息的準確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。

1.5 人事檔案有助于學校進行人力資源的科學預測

有效的人事檔案管理可以為學校的人力資源管理提供科學數(shù)據(jù)的支持，可以分析學校當前的人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，人力資源的引進和培養(yǎng)等是否符合學校的教育改革與發(fā)展。通過人事檔案的分析，可以對學校當前的人力資源結(jié)構(gòu)做出全面的了解，對人才的需求進行預測，從而加強相關(guān)人才的引進和培養(yǎng)，制定科學的人力資源計劃，優(yōu)化學校的人力資源結(jié)構(gòu)。

2 當前學校人事檔案管理存在的問題和改進措施

2.1 單一性向多元性轉(zhuǎn)變

人事檔案是對人力資源進行評價的重要的依據(jù)，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經(jīng)歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開發(fā)和利用的多元化信息。如收集其個人才能、價值取向、學術(shù)觀點等，為學校進行人才錄取、崗位設(shè)置和競爭上崗等提供信息支持。在現(xiàn)代學校建設(shè)發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容以難以滿足形勢的需要，學校要根據(jù)不同的教職工崗位進行認識檔案的編制。如對教學人員，要注重對其教學成果的記錄；對于教輔人員，要注重對其管理水平的記錄；對于科研人員，要注重對其科研項目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對教職工能力特長、思想心理活動等方面信息的記錄，滿足新時期的學校人力資源管理。

2.2 人事檔案信息化管理水平低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化也成為現(xiàn)代人力資源管理的有效手段。傳統(tǒng)的人事檔案管理靠紙質(zhì)的檔案和檔案室等進行管理，工作重復、效率低、容易出現(xiàn)人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實現(xiàn)將人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，對于人事檔案的保存、檢索、轉(zhuǎn)移等提供高效可靠的服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，還可以對學校的人力資源結(jié)構(gòu)和需求在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出分析和預測，為高校人力資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。

2.3 人事檔案管理制度有待加強

人事檔案在學校人力資源管理中起到重要的作用，直接關(guān)系到教職工的切身利益，但在實際的工作中并沒有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現(xiàn)了檔案造假、錯誤、泄露甚至丟失等問題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統(tǒng)計制度，標準化的檔案管理制度是發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。

3 結(jié)語

人事檔案管理是學校人力資源管理的重要部分，其改革要與學校的教育改革等同步進行，才能在新形勢下發(fā)揮人事檔案的作用，促進人事制度改革和人力資源管理，為學校的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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人事檔案管理工作的規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導思想。

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。實現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔工作是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實際工作中要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計算機軟件技術(shù)隨著時代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運行來源于所依賴的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)?？墒牵F(xiàn)代科學技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計算機升級速度不斷更新，從而致使計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉(zhuǎn)換等等問題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴峻的問題和挑戰(zhàn)。

針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進行轉(zhuǎn)移的過程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問題。

其次是可靠性。即選擇操作管理系統(tǒng)時注意該系統(tǒng)在進行更新的時候，必須是安全的和可靠的。操作系統(tǒng)會因其他原因而進行更新，在進行技術(shù)更新?lián)Q代的同時也會因為新的操作系統(tǒng)不穩(wěn)定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數(shù)據(jù)被竊取的問題。所以，人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)要有一個十分完善的操作技術(shù)才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來不必要的麻煩和損失。

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【關(guān)鍵詞】檔案工作;學校;創(chuàng)新;思考

檔案工作是學校資政、育人的一項基礎(chǔ)工作，是學校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分。

多年來，完整、準確、真實的檔案資料能夠反映學校管理的全過程，作為檢查、評估等各項重要工作的依據(jù)，發(fā)揮了極其重要的作用。

但這并不代表每個學校都重視開展檔案工作，事實上，檔案工作在一些學校得不到應(yīng)有的重視，開展學校檔案工作有一定的難度，這是一個值得關(guān)注和思考的問題。

一、問題

（一）“硬件”投入不足。隨著我國國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家對教育的投入有了大幅度地提高，學校的辦學條件也有了明顯改善，但是學校對檔案室建設(shè)的“硬件”投入相對滯后。

少數(shù)學校檔案庫房簡陋，“八防”設(shè)施不能到位，庫房、辦公、閱覽也未能實現(xiàn)三分開，現(xiàn)有檔案設(shè)施、設(shè)備陳舊老化。

（二）“軟件”建設(shè)滯后。大多數(shù)學校的檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作等仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的手工操作，效率低下，效果不顯。

檔案服務(wù)工作仍然停留在檔案的借與還上，很少從事有“知識含量”的檔案信息的開發(fā)利用，對檔案的內(nèi)涵挖掘和加工遠遠不夠。

檔案服務(wù)的能力與教職員工對檔案工作的要求明顯不相適應(yīng)。學校檔案信息化建設(shè)的滯后也帶來管理效能的低下。

（三）檔案人員整體素質(zhì)不高。許多學校的檔案工作人員缺乏專業(yè)知識，大多為兼職，且還身兼數(shù)職，由于工作繁忙，造成他們業(yè)務(wù)鉆研不夠、不深。他們中不少人思想觀念陳舊，創(chuàng)新意識不強，工作的積極性不高。

二、原因分析

（一）學校對檔案和檔案工作的認識與定位不高。學校檔案是學校歷史、教學研究、教學改革、學生學習等活動過程和結(jié)果的記錄，是學校教職員工勞動和智慧的結(jié)晶，是學校教學工作方針、政策、方法、效果的真實記錄，學校檔案反映著學校的管理、辦學水平，是學校綜合能力的體現(xiàn)。

檔案工作在學校工作中具有重要的作用，學校應(yīng)該對學校檔案工作樹立正確的定位和地位。

但是目前很多學校對學校檔案工作認識不足，檔案管理制度不夠健全，管理方式跟不上學校整體發(fā)展的潮流。

應(yīng)該明確，提高地位的目的，不是為了待遇，為了聲譽，而是為了更好地開展工作，取得更好的業(yè)績。地位的提高又只能依靠實際工作中的作為、業(yè)績，所謂“作為決定地位”。我們要一改傳統(tǒng)的檔案工作人員“按時上下班，待遇一般般;從來不出差，寂寞人一枚”的形象，努力讓檔案和檔案工作“活”起來。

（二）學校對檔案工作的投入偏低。受學校資金的限制，為檔案室專門配備的掃描儀、電腦、打印機等設(shè)備未能配足配齊;對日益增長的檔案資源，在保管條件、整理編目與開發(fā)利用等工作經(jīng)費投入上嚴重不足。

應(yīng)該加強對學校檔案信息化建設(shè)的投入，切實“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導?！?/p>

（三）學校檔案人員創(chuàng)新能力不夠。學校對人才資源是第一資源的思想認識不足，特別是對檔案人員有“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向;沒有針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，來營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境;檔案人員自身也不善于學習，對新形勢下特別是信息時代檔案人員職業(yè)形象重塑和創(chuàng)新能力提升沒有緊迫感，造成融合專業(yè)理論和信息技術(shù)來解決實際問題的能力越來越困難。

三、幾點思考

（一）更新觀念是學校檔案工作創(chuàng)新的重要前提。要開拓學校檔案工作的新局面，必須解放思想，求真務(wù)實，與時俱進。學校領(lǐng)導要堅定樹立檔案是寶貴文化財富和重要知識資源的理念。

在此基礎(chǔ)上，首先，學校領(lǐng)導應(yīng)該充分重視檔案工作的重要性，要把檔案工作當成一項學校建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)性工作來落實。

其次，檔案工作者要擺正位置，調(diào)整思路，變被動為主動，從多種途徑爭取校領(lǐng)導對檔案工作的關(guān)心支持。

再次，檔案工作者要加強宣傳，使每一位教職員工樹立起強烈的“我為學校創(chuàng)業(yè)績、學校為我留痕跡”的檔案意識。要充分運用積累的工作經(jīng)驗、檔案利用的典型事例進行宣傳，并運用多種形式和多種媒體開展檔案宣傳工作。

（二）改革檔案管理模式是新時期創(chuàng)新學校檔案工作的基本要求。學校檔案管理模式應(yīng)從傳統(tǒng)手工型向現(xiàn)代智能型轉(zhuǎn)變。隨著計算機檔案軟件的出現(xiàn)，大大縮短了檔案歸檔時間，使過去找一份文件，少則幾分鐘，多則幾個小時，縮短為點擊鼠標，輸入一、兩個關(guān)鍵詞，幾十秒鐘甚至更少時間內(nèi)就可把所需的有關(guān)文件找出，從根本上消除了找文件難的問題，為利用者提供了更為直接、便捷、高效的檔案服務(wù)。因此，今后一個時期，學校檔案工作重點應(yīng)當放在信息化建設(shè)上，力爭在短期內(nèi)建立檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫，改變原來的一個人、一間房、一堆檢索工具的傳統(tǒng)管檔用檔模式，努力實現(xiàn)檔案檢索與利用現(xiàn)代化。

（三）深化服務(wù)內(nèi)容是學校檔案工作創(chuàng)新的根本目的。學校檔案服務(wù)要變傳統(tǒng)服務(wù)為知識服務(wù)，助力學?？萍紕?chuàng)新。

學校檔案人員可以緊緊圍繞學校和教育的改革與建設(shè)需要，開展檔案資料研究，出論文、出專著;可以圍繞學校中心工作和中短期規(guī)劃，進行檔案資料深度挖掘，借助于網(wǎng)絡(luò)等傳播手段，為學校和社會提供基礎(chǔ)性、綜合性、系統(tǒng)性的信息服務(wù);還可以結(jié)合學校和社會的重大慶祝、紀念活動，舉辦各種各樣的專題展覽等。力求將原有的存量檔案轉(zhuǎn)化為有科技含量的知識信息，變“死檔案”為“活資料”。

（四）加大檔案經(jīng)費投入是學校檔案工作創(chuàng)新的財力保證。學校要加大對檔案工作的資金投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。要“嚴格按照有關(guān)規(guī)范和標準加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災(zāi)標準，采用先進的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全保密?！?/p>

要在檔案的收集征集、安全管理、開發(fā)利用等方面給予經(jīng)費保障，按現(xiàn)有館藏每卷2元標準列入年度預算，并隨著檔案保管要求的提升以及服務(wù)方式的改進而相應(yīng)增加;每年要安排一定的專項資金用于加強學校檔案工作，重點用于檔案的信息化建設(shè)、重要檔案征集、珍檔保護等工作;按要求配備檔案工作的專門庫房和必備設(shè)施，購置標準、統(tǒng)一的檔案裝具等。

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一、中小學教師人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

一方面，中小學教師人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的特點相符合，中小學教師人事檔案管理的突出特點便是動態(tài)性，因此必須要第一時間對其內(nèi)容予以更新。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展，如果教師人事檔案管理工作僅僅停留在過去那種人工操作階段，是不利于檔案管理工作發(fā)展的。我們唯有把工作的突破口放在信息化建設(shè)上才能夠?qū)崿F(xiàn)教師人事檔案的高效管理與利用。人事檔案管理的信息化建設(shè)要求我們要逐漸促進中小學教師人事檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展。另一方面，信息化是中小學教師人事檔案管理的必然趨勢。作為一種原生信息資源，檔案材料信息化管理屬于國家信息化建設(shè)規(guī)劃的重要一環(huán)。教師人事檔案信息化建設(shè)即是應(yīng)用各種現(xiàn)代化、智能化技術(shù)來強化對中小學教師檔案材料的收集、整理、開發(fā)以及利用等各環(huán)節(jié)工作。它可以說是一種數(shù)字化的過程，也屬于一種信息檢索、存儲、管理工作模式的轉(zhuǎn)變過程，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中也明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)與主要目標。因此，推動中小學教師人事檔案管理信息化建設(shè)可以說是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是信息時代的必然要求。

二、中小學教師人事檔案管理存在的問題

首先，管理模式較為陳舊。過去的中小學教師人事檔案管理模式制約了人才的合理流動，當檔案材料需要利用的情況下，很多時候都需要經(jīng)過上級審批，如此便會影響到人力資源的優(yōu)化配置和使用。這樣的管理模式較為單一，當我們在需要用到人事檔案的情況下，不但處于相對被動的狀態(tài)，同時也耽誤了辦事效率，在很大程度上限制了人事工作改革的推進與發(fā)展，也與當前的社會經(jīng)濟發(fā)展要求明顯不符。其次，檔案管理工作的軟硬件設(shè)置不齊全。中小學教師人事檔案應(yīng)當存放于管理科學、環(huán)境良好的地方，但實際上因為檔案工作的資金投入存在明顯缺陷，造成檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備設(shè)施相對落后，甚至部分地區(qū)根本沒有設(shè)置單獨的檔案室。同時一些檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，或?qū)π聲r期檔案工作的新情況新要求了解不足，不愿意投入更多的時間來促進自身專業(yè)技術(shù)能力的提升。再次，過去的紙質(zhì)檔案存在非常嚴重的漏洞和弊端。中小學教師人事檔案收集歸檔后，隨著時間的推移很容易出現(xiàn)檔案材料丟失的情況，加之手工查閱檔案次數(shù)頻繁，紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容會逐漸變得模糊不清，很容易在讀取信息的過程中存在誤差。部分早期的檔案材料用紙質(zhì)量不好，隨著查閱次數(shù)的逐漸增多很容易存在破損的情況，難以長時間保存，因此必須盡快推進檔案信息化建設(shè)。最后，檔案管理專業(yè)人員明顯不足，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)能力有待提升。現(xiàn)階段很多檔案管理人員不具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，其思想觀念依舊停留于過去傳統(tǒng)的管理工作中，沒有積極更新自身知識結(jié)構(gòu)，這一問題在很大程度上阻礙了中小學教師人事檔案管理信息化建設(shè)的推進與發(fā)展。

三、中小學教師人事檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）加強檔案開發(fā)利用。中小學教師人事檔案管理工作信息化建設(shè)包含了統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)維護、系統(tǒng)開發(fā)、信息查詢等要求，人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計與數(shù)字化檔案信息的維護是最重要的內(nèi)容。我們必須結(jié)合實際需求進行人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，堅持以人事檔案原始材料作為依據(jù)，將中小學教師人事檔案信息都錄入到計算機中，建立全面準確的信息數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)階段，信息數(shù)據(jù)對人們的工作與生活帶來的影響越來越大，檔案工作也必須要堅持與時俱進，徹底改變過去被動的檔案開發(fā)利用狀況，確保中小學教師檔案信息得以更加高效地開發(fā)與利用。因此我們必須要對目前的中小學教師人事檔案管理體制予以改革與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學教師人事信息，不斷充實信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，進一步優(yōu)化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。

（二）加強硬件設(shè)施建設(shè)。中小學教師人事檔案信息化建設(shè)要求我們進一步加強軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)交流平臺，讓檔案利用者能夠在這一平臺中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。應(yīng)當積極開發(fā)符合要求的專門的中小學教師人事檔案信息管理軟件，推進信息化建設(shè)工作，必須要投入更多的人力物力財力，盡可能地配置和檔案信息化管理相匹配的軟硬件設(shè)施，確保教師人事檔案管理信息化工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。另外我們還應(yīng)當進一步提高科技開發(fā)人員的投入，更加科學地利用現(xiàn)有的科技人才，真正做好中小學教師人事檔案信息的數(shù)字化工作以及檔案開發(fā)利用工作，對于有條件的單位還應(yīng)當將各種設(shè)備設(shè)施配置齊全，進而提升檔案資源開發(fā)利用率。

（三）主動樹立安全意識。部分單位在推進教師人事檔案信息化建設(shè)的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設(shè)施維修過程中出現(xiàn)檔案信息材料丟失會損壞的情況，對檔案的開發(fā)利用工作帶來極大的損失和影響?；诖?，在對各類信息數(shù)據(jù)的密級上應(yīng)當予以嚴格界定，我們要科學應(yīng)用計算機的加密技術(shù)，對教師人事檔案材料進行數(shù)據(jù)加密，同時正確處理好保密工作與檔案材料開發(fā)利用工作的關(guān)系，不但要確保教師人事檔案材料的安全，同時也必須要確保利用者的權(quán)益得以保證，不能因為安全問題而影響到檔案的開發(fā)利用。我們知道電子檔案材料對保存技術(shù)的要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認真對待檔案管理工作的基礎(chǔ)上，真正能夠科學處理好其與檔案利用的關(guān)系，確保教師人事檔案信息的安全。

（四）加快檔案人才培養(yǎng)。確保中小學教師人事檔案信息化建設(shè)的最終實現(xiàn)，人才是非常重要的，我們必須要重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)，打造一支綜合素質(zhì)強、專業(yè)水平高、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍。首先要求檔案管理工作人員應(yīng)當具備一定的思想政治素質(zhì)，應(yīng)當積極樹立較高的思想覺悟、法制意識，另外還應(yīng)當能夠熟練地掌握計算機基礎(chǔ)操作技術(shù)，能夠主動地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來開展檔案管理工作。所以對于廣大檔案管理工作人員來說，必須要求自己更快地適應(yīng)新時期對教師人事檔案管理工作的新要求，不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，讓自己能夠勝任信息時代的檔案管理工作。另外檔案工作人員還必須要具備電子檔案制作、維護的基本能力，可以定期組織開展各種教育培訓活動，借助于組織講座、研討會等途徑來不斷提升其專業(yè)素質(zhì)能力，進而培養(yǎng)他們的創(chuàng)新能力，這是保證教師人事檔案信息化建設(shè)最終實現(xiàn)的堅實保障。

四、結(jié)語

總而言之，中小學教師人事檔案信息化建設(shè)的目的是為了可以更為高效、科學地開展檔案工作，避免重復性的勞動。只有人事檔案管理工作效率得以進一步提升，我們才能夠有更多的時間與精力來開發(fā)和利用檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的真正價值。

作者:黃梅菊 單位:福建省南安市教育局

參考文獻:

[1]白敏.淺談教師檔案信息化管理的重要性[J].人力資源管理,2014（11）:208.

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一、強化高校學籍檔案信息管理意識

學籍檔案信息管理在高校教學管理過程中起著至關(guān)重要的作用，學籍信息不僅對學生本人很重要，甚至對于學校和社會都意義非凡。由于學生在校期間的各方面表現(xiàn)都反映在學籍信息中，而這些表現(xiàn)將影響學生的就業(yè)，因而對學生的重要意義主要體現(xiàn)在就業(yè)上。而對學校的重要意義主要體現(xiàn)在學校制定和修改教學計劃的過程中，教師教學成果和學校教學就業(yè)質(zhì)量如何，可以根據(jù)學籍信息來了解。此外，對于社會而言，學籍信息是學生通往社會的橋梁，也是社會了解學生的媒介。學籍檔案信息管理的重要性顯而易見，學校應(yīng)強化學籍檔案信息管理意識，加強管理制度改革。在筆者看來，進行高校學籍檔案信息管理應(yīng)該堅持以人為本的理念。

二、目前高校學籍檔案信息管理所存在的問題

高校學籍檔案信息管理主要存在的問題有：

1. 學籍檔案信息管理模式具有滯后性

大多數(shù)高校還在以傳統(tǒng)的管理模式進行學籍檔案信息管理，遠遠滿足不了高校學籍檔案信息管理的現(xiàn)實需要。在各大高校學生人數(shù)日益增長的今天，學籍檔案信息管理要求也隨之提升，過去的由教務(wù)處統(tǒng)一管理全校學生學籍信息的一級管理模式呈現(xiàn)出一定的滯后性。

2.學籍檔案信息管理制度守舊，管理流程不規(guī)范

近幾年，部分高校還在使用過去的一套學生學籍檔案信息管理制度，管理流程缺乏規(guī)范性，隨著學籍管理要求的提升，過去的管理制度難免顯得落后，只有規(guī)范管理流程，才有可能提高學籍檔案信息管理質(zhì)量。

3. 學籍檔案信息管理系統(tǒng)不完善

目前，高校使用的學籍檔案信息管理系統(tǒng)還是過去的，各項功能需要更新升級。盡管計算機等現(xiàn)代化技術(shù)被應(yīng)用到了學籍檔案信息管理雖然高校都在使用計算機技術(shù)及學籍檔案信息管理系統(tǒng)，但是許多高校的學籍信中，但是建立的學籍檔案信息管理系統(tǒng)功能滯后，學籍信息兼容性有待增強，與目前教育部及省級學籍檔案信息管理系統(tǒng)相形見絀，高校的學籍檔案信息管理系統(tǒng)覆蓋范圍較小，難以實現(xiàn)全校學籍信息的統(tǒng)一化管理。

4.高校學籍檔案信息管理人員素質(zhì)不高

高校學籍管理人員的素質(zhì)不夠高。目前，學籍制度日益完善，學籍檔案信息管理技術(shù)不斷提升，自然也將對學籍管理人員提出更高的要求。不過，由于大部分高校未加強對學籍管理人員的專業(yè)化培訓，學籍管理人的工作能力和專業(yè)管理素質(zhì)較低。

三、“以人為本”創(chuàng)新高校學籍檔案信息管理的對策

“以人為本”注重人的主體地位，所以，應(yīng)著手于以人為本的理念，看清高校學籍檔案信息管理現(xiàn)狀，其中對于新建高校的學籍檔案信息管理環(huán)境與需要應(yīng)特別關(guān)注。

1.落實以人為本，健全學籍檔案信息管理制度，規(guī)范管理流程

一個大學以育人成果為榮，而并非以學校設(shè)施與招生人數(shù)來論好壞。在制定與完善高校學籍檔案信息管理制度時，應(yīng)著眼于高校組織的總目標，著眼于制度實施的育人效應(yīng)的預見，努力朝人性化管理的方向發(fā)展。在高校的一系列工作中，高校學籍信息的管理工作顯得難度更高， 高校的學籍檔案信息管理水平可以從學籍信息的準確性來判斷，可見，學籍檔案信息管理水平的提升有賴于學籍信息的準確性的提高。而只有完善學籍檔案信息管理制度，規(guī)范管理流程，才能幫助提高學籍信息的準確性。因此，一方面，高校應(yīng)根據(jù)實際需要有針對性地制定學籍檔案信息管理制度，不斷完善學籍檔案信息管理制度，以求學籍檔案信息管理工作有條不紊地進行；另一方面，還應(yīng)適當調(diào)整學籍檔案信息管理的操作流程，確保其規(guī)范有序。學籍信息的準確性隨制度的完善和流程的規(guī)范會有所提高，學籍信息的管理工作質(zhì)量也將隨之提升。此外，高校的學籍檔案信息管理應(yīng)做到人性化?！耙磺袨榱藢W生，為了學生的一切”是以學生為本的核心內(nèi)容。制度建設(shè)應(yīng)以服務(wù)理念為指導，拋棄過去的管理理念，始終堅持育人原則，注重引導式管理，適當減少硬性規(guī)定，強化學生在校的主體地位。在管理過程中，學生應(yīng)是占據(jù)重要地位的，應(yīng)以學生為服務(wù)對象，管理工作圍繞學生進行。90后的學生性格各異，追求個性，所以，高校在建設(shè)學籍檔案信息管理制度時，應(yīng)更多地關(guān)注學生的性格特征，關(guān)注學生的追求，挖掘?qū)W生的潛力，并且加強學分制等管理模式的宣傳推廣，深入制度改革。學籍管理制度文本應(yīng)剛?cè)岵?，中和硬性與柔性化規(guī)定，適當給予學生自我發(fā)展的空間，再適時加以引導，踐行素質(zhì)教育，加強人文關(guān)懷，以求培養(yǎng)出高素質(zhì)的創(chuàng)新型人才。

2.高校學籍檔案信息管理樹立以人為本的理念，轉(zhuǎn)換學籍檔案信息管理模式，關(guān)注學籍檔案信息管理工作

在高校擴招后學生人數(shù)劇增的今天，學籍信息量也不斷增多，加之各級領(lǐng)導及各部門對學籍信息要求的提高，過去的學籍檔案信息管理模式的不足暴露無遺。對此，高校應(yīng)一改傳統(tǒng)的學籍檔案信息管理模式，以二級管理模式取而代之，即由教務(wù)處、院系分級承擔學籍檔案信息管理。除轉(zhuǎn)換管理模式以外，還應(yīng)實現(xiàn)學籍信息的應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)學籍信息共享，建立一個面向全校的網(wǎng)絡(luò)共享平臺。高校學籍檔案信息管理建設(shè)能夠促進高校的發(fā)展，相應(yīng)地，高校的發(fā)展能夠強化高校學籍檔案信息管理建設(shè)。學籍檔案信息管理關(guān)系著高校的人才培養(yǎng)職能，是對學生從入學到畢業(yè)這一期間的管理。所以，高校應(yīng)該對學籍檔案信息管理工作引起足夠的重視，學籍檔案信息管理建設(shè)不能只停留于制度本身的建設(shè)，還應(yīng)將人本理念落實到學籍檔案信息管理建設(shè)中去，并加強制度建設(shè)宣傳工作。加強培養(yǎng)學生對學籍檔案信息管理的認識，強化其學籍信息利用與維護的相關(guān)知識，從而協(xié)助學籍管理工作的順利進行。為了強化全校相關(guān)管理人員的服務(wù)意識，提高其管理能力，高校應(yīng)該開辦培訓班加強組織其接受專業(yè)培訓。其次，應(yīng)通過張貼宣傳單、印發(fā)制度學習手冊、組織問卷答題和知識競賽等各種渠道和方式來加大對學籍檔案信息管理規(guī)定的宣傳力度。

3. 建立學籍管理支持系統(tǒng)，提高學籍信息兼容性

擁有一個較為完善的學籍管理支持系統(tǒng)是評價一個學籍管理體制好壞的標準之一，學籍管理支持系統(tǒng)的關(guān)鍵在于建立一個學籍管理自動化、信息化系統(tǒng)，也即在學籍管理工作中引入現(xiàn)代化的信息資料管理技術(shù)。利用計算機上設(shè)計一套學生學籍信息資料檔案以實現(xiàn)登錄、統(tǒng)計分析、查詢檢索、公開共享等功能，這套學籍信息資料檔案和學校各系、綜合檔案室應(yīng)該是相通的，為學生和教師的查詢與管理活動提供方便。構(gòu)建這樣一個校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺并非空想，畢竟我們已經(jīng)實現(xiàn)了管理技術(shù)的信息化，并改變了過去學籍管理半人工半自動化的局面，不過計算機技術(shù)的使用還只處于初步階段，尚有許多地方需要改進。首先是目前許多高校使用的學籍檔案信息管理系統(tǒng)在功能上有所欠缺，只能依靠學籍管理工作人員以手工操作代替。此外，高校使用的學籍檔案信息管理系統(tǒng)中的信息的字段名和字段長度與教育部的不同，未兼容教育部和省級教委電子注冊要求的信息，影響學籍信息的管理質(zhì)量。我校的學籍管理系統(tǒng)功能上也有所欠缺，主要體現(xiàn)在大部分學籍管理工作難以通過學籍管理系統(tǒng)來完成。北京市教委的學籍檔案信息管理平臺是對外開放的，相比較而言，我校的管理系統(tǒng)的總體水平還有待提升，我校目前已經(jīng)啟動該系統(tǒng)的二期開發(fā)工作，屆時將優(yōu)化更多功能。

4. 以人為本，不斷優(yōu)化學籍檔案信息管理隊伍，提高學籍檔案信息管理人員素質(zhì)

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（一）教職工人事檔案中的信息比較少。中學的教職工的人事檔案中包括履歷材料、鑒定材料、考核材料、職務(wù)職稱工資材料、入黨材料等內(nèi)容，內(nèi)容的信息含量比較小，缺乏實用性，無法滿足當前中學發(fā)展的實際需要。在人事檔案中，教職工的工資變動、職稱評審等材料比較齊全，而涉及教職工個人才能、政績、個人的技術(shù)專業(yè)、獲獎情況記錄等方面的內(nèi)容卻少之又少，學校在利用檔案時，也只能了解一些比較膚淺的內(nèi)容，無法對教職工的培養(yǎng)、選拔等提供參考和依據(jù)。

（二）人事檔案管理不集中、不專業(yè)。中學的教職工人事檔案沒有由上級主管部門進行統(tǒng)一管理，有些中學還根據(jù)不同的管理職能，將教職工的人事材料分散到各個部門。教務(wù)部門管理的人事材料主要涉及教師的業(yè)務(wù)水平、教學能力、教學的任務(wù)以及獎懲情況等，而科研部門主要負責管理教職工的科研立項、等，人事部門主要管理教職工的社會經(jīng)歷、政治面貌等。這種管理模式導致教職工的人事檔案資料管理不集中，容易造成人事檔案的缺失。

（三）人事檔案的管理方法滯后。當前中學教職工的人事檔案管理仍主要以紙質(zhì)的形式存在，缺乏現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，還有一些中學里的人事檔案管理部門只是將教職工的人事檔案資料錄入到計算機中，卻無法進行檔案的檢索、查詢，人事檔案信息的統(tǒng)計工作只能依靠手工完成，信息化水平比較滯后，造成了資源的大量浪費。而且學校的檔案室硬件環(huán)境比較差，有些中學的檔案室位于教學樓中的偏僻位置，門窗等封閉不嚴，長期處于陰暗潮濕的空間中，檔案容易出現(xiàn)破損。

二、中學教職工人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）健全學校人事檔案內(nèi)容。由于中學教職工的人事檔案內(nèi)容信息缺少，缺乏實用性，無法滿足當前中學發(fā)展的實際需要，因此學校應(yīng)在教職工的人事檔案中補充教職工的個性材料。在人事檔案中設(shè)立教職工的教育教學登記表，綜合反映教職工的教學以及工作情況，增加教職工的學術(shù)研究情況，準確的反映出教職工的學術(shù)能力和地位。同時，增加教職工的進修以及獎勵情況，了解教師的再教育以及社會地位。在教職工原有檔案的基礎(chǔ)上補充這些內(nèi)容，能夠更加全面的反映出教職工的工作、教育水平，為中學教職工評價工作的開展、教職工隊伍的建設(shè)提供了科學的依據(jù)，也有助于提高教職工的競爭意識，實現(xiàn)良好的發(fā)展。

（二）建立完善的信息化數(shù)據(jù)庫。為了提高人事檔案管理的效果和質(zhì)量，中學應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段，建立人事檔案的信息化數(shù)據(jù)庫，中學的人事部門應(yīng)按照學校的人事管理制度以及相關(guān)規(guī)定，利用信息化軟件對教職工的人事信息進行采集、登記，建立人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。個人的信息要真實、完整，并由教職工本人以及學校的人事管理人員在規(guī)定期限內(nèi)容，在學校網(wǎng)站上對人事信息進行補充和更新，學校進行定期的審核，然后限制訪問權(quán)限，避免數(shù)據(jù)、信息的隨意改變。學校應(yīng)對教職工的人事檔案資料進行動態(tài)化的管理，保證學校教職工的人事檔案信息及時更新，建立標準化人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫，為今后教職工人事檔案的管理和利用作保障。

（三）做好人事檔案管理的安全工作。中學還應(yīng)做好人事檔案的安全管理工作，避免出現(xiàn)威脅人事檔案安全的隱患。要嚴格控制人事檔案的知曉人員，特別是科研教職工的人事檔案，禁止無關(guān)的人員接觸人事檔案。建立專門的人事檔案室，做好防火、防盜、防霉等工作，儲存人事檔案信息的計算機以及硬盤等要定期殺毒、升級以及更新，保證計算機的安全運行，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)要嚴格管理，禁止移動硬盤的外帶，避免人事信息的泄露。

三、結(jié)束語

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【關(guān)鍵詞】高校；干部檔案

干部人事檔案是民生檔案的重要組成部分。十七大后，民生問題成為黨和政府工作的重點。國家檔案局于2007年12月制發(fā)《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》，要求各級檔案管理機構(gòu)把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹黨的十七大精神和落實科學發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措來抓。自此，民生檔案成為檔案界關(guān)注的熱點。民生問題體現(xiàn)人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實利益的問題，民生檔案是維護人民群眾權(quán)益的最基礎(chǔ)、最原始也是最有力的憑證。

高校干部檔案是記載高校干部經(jīng)歷、學識水平、德才表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的原始資料，是干部個人經(jīng)歷、活動、表現(xiàn)等成長過程的記錄，是學校組織部門歷史、全面地了解、識別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)。干部人事檔案作為維護教職員工切身利益最基礎(chǔ)、最原始也是最有力的憑證，也是高校民生檔案的重要組成部分。對于高校組織人事工作來講，干部人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，是一項必不可少的基礎(chǔ)性工作。新形勢下，隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和高校由規(guī)模擴張向質(zhì)量提升的飛躍，高校干部人事檔案工作內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化，對學校干部人事檔案工作提出新的要求，寄予更高的期望。高校內(nèi)部的干部人事檔案工作日益得到重視，面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。努力適應(yīng)新形勢的要求，在科學發(fā)展觀的引領(lǐng)下，更新觀念，與時俱進，提升服務(wù)水平和層次已成為高校干部人事檔案工作面臨的時代課題。

一、統(tǒng)一思想，充分認識干部檔案和干部人事檔案工作的重要性

從個人角度看，干部檔案作為個人成長歷史的真實記錄和成長過程的客觀反映，關(guān)系到每位教職員工的切身利益和政治前途。從學校組織人事部門的角度看，干部人事檔案是開展組織人事工作的重要依據(jù)，為了考察和正確使用干部，往往在查閱干部人事檔案的基礎(chǔ)，了解其學習、工作經(jīng)歷和德、能、勤、績、廉等表現(xiàn)，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。

二、強化管理，提升干部檔案管理工作水平

（一）夯實基礎(chǔ)，保證干部人事檔案工作質(zhì)量

現(xiàn)實性、真實性和權(quán)威性是干部人事檔案的本質(zhì)特點，因此，必須規(guī)范管理，建立一套比較完整的、科學的檔案收集、整理、鑒別、保管和利用工作程序，把好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)，切實保證干部人事檔案工作質(zhì)量。

（二）建章立制，依法治檔

針對干部檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，按照《干部檔案工作條例》、干部檔案目標管理和審核要求，結(jié)合本校實際，適時調(diào)整、修訂規(guī)章制度，嚴格按章辦事，依法治檔，保證干部人事檔案的真實可靠和安全保密。

（三）與時俱進，推進干部人事檔案的信息化建設(shè)

將干部人事檔案的信息化納入學校信息化建設(shè)總體規(guī)劃和檔案工作整體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排。充分借助現(xiàn)代化信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力探索信息建設(shè)和干部人事檔案工作的結(jié)合點，切實提升干部人事檔案工作現(xiàn)代化管理水平，更好地為學校職能部門提供干部人事檔案信息資源利用。

三、以人為本，努力加強干部人事檔案工作隊伍建設(shè)

建立一支政治過硬、責任心強的專（兼）職干部人事檔案工作人員隊伍，強化業(yè)務(wù)學習和培訓，不斷提高專（兼）職檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。以浙江大學為例，近年來該校探索干部人事檔案工作的長效機制上進行了積極有效的探索。該校在各學院（系）、部處機關(guān)、直屬單位建立了干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員制度，通過明確聯(lián)絡(luò)員工作職責、定期對聯(lián)絡(luò)進行精力培訓、考察交流和考核獎勵等措施，有效提高了專（兼）職干部人事檔案工作人員隊伍的素質(zhì)，從而為做好干部人事檔案工作奠定了良好的人力資源基礎(chǔ)。

四、開展編研，深層次挖掘和利用檔案

開展編研工作是干部人事檔案信息開發(fā)利用的高端形式。在做好收集、整理、鑒定、保管和利用等常規(guī)性基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作的同時，探索深層次的編研工作，提升干部人事檔案的水平。首先，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，編制檢索工具，將人員情況按年齡、職務(wù)、職稱、學歷、專業(yè)、工資等分類編制不同的檢索工具，方便利用；其次，圍繞學校人事制度改革，有的放矢做好干部人事檔案信息資源的編研工作，為領(lǐng)導決定和有關(guān)職能部門利用提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、強化服務(wù)意識，提升服務(wù)水平和層次

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[關(guān)鍵詞]檔案管理;服務(wù)意識;強化對策;學校

人事檔案管理工作是高校開展其他工作的基本保障，對于開展教學工作提高教育水平有著重要的作用，因此在實際的工作中，必須加強對人事檔案服務(wù)功能的管理，促進其工作規(guī)范、科學、有效的進行，通過對人事檔案的管理維護師生的共同利益，由于學生換屆的流動性較大，所以人事檔案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事檔案管理的服務(wù)功能，就成了高校在發(fā)展過程中研究的重要問題。

一、學校人事檔案管理中存在的問題

（一）學校管理層對人事檔案管理認識不夠

高校在發(fā)展的過程中大部分的管理者都把精力放在教學活動上，完全忽視了人事檔案服務(wù)功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到問題時才發(fā)現(xiàn)人事檔案服務(wù)功能的缺失，導致這種現(xiàn)象很大一部分原因是學校的管理者不夠重視，只認為學校是教書育人的地方，一味地看重教學活動的重要性，沒有把人事檔案管理工作放在日常的管理當中，事實上這一做法完全忽視了教師和學生的基本利益，在出現(xiàn)問題時他們的合法權(quán)益根本得不到保證，另一方面是領(lǐng)導層不夠重視，導致在資金的投放比例上分配嚴重不均，在設(shè)備上難以保證正常的工作需求，由于其自身的特點工作量大，就使得人事檔案管理工作的正常開展，長此以往，檔案管理的服務(wù)功能逐漸被弱化，近而就形成了檔案管理的混亂局面。

（二）學校人事檔案管理者服務(wù)意識差管理水平落后

由于學校對人事檔案管理工作不重視，所以在教師投放的力度上也比較薄弱，經(jīng)常把一些二線的教師放在檔案管理工作上，平時也很少組織教師培訓學習，對于一些檔案管理的先進方法根本不掌握，再加上其自身的專業(yè)不對口，對檔案管理的服務(wù)意識較差，二線的教師本身年齡較大，對一些新知識、新技術(shù)的接受能力較差，所以難以掌握一些先進的工作方法，受傳統(tǒng)教學觀念的影響，他們認為只有教學活動是最重要的，這種思想意識更加導致了服務(wù)功能的弱化，難以適應(yīng)學校其他管理工作的開展。

（三）學校人事檔案管理的檔案收集、歸檔意識差

學校在發(fā)展建設(shè)的過程中，通常都會把大量的經(jīng)費投入到教學活動中，用在原有設(shè)備的維護，和新興設(shè)備的購買，恰恰忽視了對人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，由于學校的重視度較低，檔案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的過程中也沒有依據(jù)可循，這樣就導致檔案管理人員工作散漫，對檔案的收集、歸檔工作不及時，為了減輕自己的工作量，很多時候都把重要的信息檔案放在個人手里，這樣就嚴重影響了學校其他工作的有效開展，因為個人在保存檔案時通常會出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，在發(fā)生問題時就會嚴重影響辦事的效率，而很多學校的內(nèi)部員工寧愿把檔案放在自己手里，也不愿意交由學校管理，可見學校在管理工作上的不足。

二、強化學校人事檔案管理服務(wù)意識的對策

（一）加強學校人事檔案管理的服務(wù)意識

加強人事檔案管理工作的服務(wù)功能，首先要在思想上提高對人事檔案管理工作的認識，長期以來檔案管理工作一直都處于被忽視的地位，所以學校必須要在師生面前強調(diào)該工作的重要性，讓其對這項工作形成新的認識，觀念上的轉(zhuǎn)變才是加強管理的首要前提，特別是對檔案管理工作人員，要使其拾起他們工作的信心，讓其認識到管理工作的重要作用，加強各個部門之間的協(xié)調(diào)配合，讓其他部門協(xié)助好檔案部門做好檔案管理工作。

通過加強教師和學生對這項工作的認同，來提高人事檔案管理工作在整個學校發(fā)展中的地位，改變傳統(tǒng)思想的影響，樹立檔案管理工作的主體地位，告知各個部門檔案管理工作的實質(zhì)性質(zhì)，其是為教職工及學生儲存重要信息的部門，近而加強各部門之間團結(jié)協(xié)作的能力，通過邀請教授的講座來增加說服力度，讓大家主動的把檔案交由檔案管理部門管理。

（二）強化學校人事檔案管理中主動服務(wù)意識

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中服務(wù)對象都是處于被動的狀態(tài)，有人需要辦理檔案工作人員就會滿足其需要進行辦理業(yè)務(wù)，要想提高檔案管理部門在學校發(fā)展中的作用，首先要改變這種傳統(tǒng)的工作理念，讓工作人員形成主動地服務(wù)方式，提高人事檔案工作人員主動服務(wù)的意識，因為檔案管理工作本身就是一項服務(wù)型的工作性質(zhì)，以往的工作態(tài)度導致很多人都不愿意把檔案交由他們管理，因為在查找的時候工作人員的態(tài)度很不積極，因此，要想改變這種現(xiàn)狀，必須樹立工作人員主動服務(wù)的意識，為職工查找檔案創(chuàng)造更加便利的條件，這樣才能改變檔案管理工作在人們心目中的印象，才能促進檔案工作進一步的發(fā)展。

（三）強化學校人事檔案管理中的信息化服務(wù)水平

在數(shù)字化信息化的發(fā)展和廣泛應(yīng)用的社會背景下，人事檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰(zhàn)，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為時展的需要和大勢所趨。在學校的人事檔案管理中建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也需要各個部門的通力配合，才能建設(shè)成高效的人事檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)包括檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)以及檔案日常管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)應(yīng)當相互協(xié)調(diào)，相互適應(yīng)。數(shù)字化采集系統(tǒng)不準確、不及時勢必影響檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)對信息的準確、快速獲取;不能及時分類管理采集系統(tǒng)收集的檔案也造成檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)的使用效率。

（四）強化學校人事檔案管理中的服務(wù)接待水平

要做好學校人事檔案管理工作，檔案管理人員首先應(yīng)當具備愛崗敬業(yè)、為師生服務(wù)的態(tài)度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務(wù)和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應(yīng)當具備一顆熱愛這個工作崗位的心。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務(wù)教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務(wù)的部門，應(yīng)當高度重視檔案管理中的服務(wù)接待工作，應(yīng)當充分發(fā)揮檔案接待工作的服務(wù)性質(zhì)，為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和禮貌的用語，以及專業(yè)的檔案管理服務(wù)，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。

三、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展進步，對人事檔案管理水平的要求正在逐漸提高，對高校的要求也是如此，由于升學量呈逐年升高的趨勢，所以檔案管理工作顯得尤為重要，受傳統(tǒng)管理觀念的影響，原有的工作方法已經(jīng)不適合學校的發(fā)展建設(shè)，因此必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，強化檔案管理的服務(wù)功能，使其更好地為學校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

參考文獻

[1]白楊，孟繁英.關(guān)于提高高校人事檔案管理工作水平的思考[J].吉林省教育學院學報（學科版），2010（04）