導語：如何才能寫好一篇檔案工作的服務性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案管理工作水平與時展不適應的現(xiàn)象導致檔案工作開展起來困難重重，特別是對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作人員不應該只是檔案的看護人員，自身還應該不斷發(fā)展，成為能夠適應社會現(xiàn)代化建設需求的專業(yè)型檔案人才。在新的歷史時期，檔案工作只有從思想、業(yè)務以及專業(yè)知識等多方面不斷提高，才能更好適應新時期檔案工作的需求，解決檔案管理不到位的現(xiàn)象，從而保證利用檔案提供更好的個性化服務。

一、新時期檔案工作面臨的嚴峻挑戰(zhàn)

1.知識經(jīng)濟到來所帶來的挑戰(zhàn)

進入新世紀以后，逐漸步入到知識經(jīng)濟時代的道路，當今社會是以知識為基礎，以高新技術為支撐，以創(chuàng)新性的智力為重要依托，依靠知識和信息不斷促進自身向前發(fā)展。在這樣的大背景之下，社會對檔案工作的傳統(tǒng)運行模式和工作方式提出了很多全新的要求。在日常工作中，可供我們利用的檔案不僅包括了紙質(zhì)文書檔案，同時還包括了科學技術材料、專業(yè)版學術材料、聲音、影像材料以及事物檔案等多種形式，在利用檔案進行個性化服務過程中，要求能夠在較短的時間內(nèi)，方便、快捷的查詢到自己所需要的信息，這是新時代檔案新消息服務的總體趨勢，并且這種趨勢已經(jīng)開始沖擊我們傳統(tǒng)的檔案服務模式，給檔案管理部門帶來極大的挑戰(zhàn)。

2.檔案服務工作面臨的思想障礙

在檔案個性化服務過程中，檔案管理部門中一些工作人員陳舊的思維在很大程度上影響著檔案工作的順利開展。很多工作人員已經(jīng)習慣了按照既定的規(guī)章制度和條條框框的工作模式，只是在片面上強調(diào)工作的繼承性、一致性和統(tǒng)一性，缺少辯證的統(tǒng)一理念。在日常工作過程中，只是照抄照搬過去落后的工作思路和工作模式，循規(guī)蹈矩，導致了在工作中墨守陳規(guī)，創(chuàng)新能力不足，按部就班的開展檔案服務工作。在新形勢下，檔案服務事業(yè)發(fā)展面臨著很多問題，而針對這些問題還沒有提出對應的解決對策，也沒有任何人的經(jīng)驗可以借鑒。面對新形勢下所出現(xiàn)的思想問題，需要我們解放思想，不斷更新觀念，這樣才能保證在不斷探索中獲得經(jīng)驗。

3.檔案利用工作出現(xiàn)了全新的變化

在服務主體方面，過去的服務主要以黨政機關為主，而新時期的服務對象主要是服務企業(yè)事業(yè)單位，為群眾服務。在服務態(tài)度方面，過去主要是以等待人員前來詢問和咨詢，服務方式十分的被動，被服務主體對服務部門存在很大的抱怨，檔案服務不能做到以人為本，個性化服務。而新世紀對檔案服務方式提出了更高的要求，要求檔案部門主動向利用者工檔案服務工作，并做到檔案服務的一對一個性化針對服務。在服務手段上，過去主要是向被服務人員提供原始紙質(zhì)檔案，檔案服務的信息化程度較低，而現(xiàn)如今的檔案服務手段需要借助互聯(lián)網(wǎng)、計算機等多項技術為被服務人員提供網(wǎng)上檔案查閱工作。在服務模式上，過去檔案部門的服務模式主要是單一向用戶提供檔案服務工作，而現(xiàn)如今除了要高效利用好檔案館進行檔案查閱之外，還應該積極開展信箱，電話咨詢等多種方式，為用戶提供多樣化的檔案服務工作。

二、新形勢下檔案工作個性化對策分析

1.保證主動服務

檔案部門主動服務的對象是檔案的利用人員，新時期做好檔案個性化服務需要進行多元化的內(nèi)容服務，要做好各種檔案的服務工作。在服務工作開展過程中，可以利用查詢、復制等方式對檔案進行推廣，保證用戶所需要的檔案能夠被高效、便捷的利用，最終提供便捷的服務。在檔案工作開展過程中，主動服務是一個創(chuàng)造性的理念，是新形勢下，檔案服務工作的必由之路。在實際工作中要保證樹立全新的服務理念，不斷強化檔案工作人員的服務意識，要從過去傳統(tǒng)的檔案管理向著檔案信息系統(tǒng)管理轉變，改變過去僅限于提供紙質(zhì)檔案的被動服務模式。在工作中還要正確處理好檔案資料的收集和檔案新秀服務之間的關系，通過對檔案進行深度的挖掘、開發(fā)和分析，切實提升檔案的信息質(zhì)量。在工作中要樹立以質(zhì)量求生存的服務理念，不斷提升服務質(zhì)量，改變過去等待用戶上門服務的被動服務模式，要積極主動為用戶提供主動服務，在拓展檔案利用深度和廣度方面不斷加大服務力度，從而切實提升檔案服務工作的整體工作水平。

2.積極運用現(xiàn)代化信息技術

進入新世紀以后，隨著計算機技術、電子信息技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展和應用普及，檔案管理工作逐漸由過去的手工操作向著現(xiàn)代機械設備操作管理方向轉變。由過去的實際檔案管理向著電子信息化檔案管理轉變，這也是時展的必然產(chǎn)物。對現(xiàn)階段我國檔案工作的現(xiàn)狀來看，檔案電子化儲存和信息化服務對檔案部門既是挑戰(zhàn)又是機遇。在新的歷史時期需要檔案部門在社會環(huán)境中重新定位，做好檔案信息化建設過渡期的檔案信息利用工作。實踐證明，如果沒有現(xiàn)代化技術和設備應用到檔案管理工作，檔案信息資源的開發(fā)和利用就根本不能進行，也根本談不上所謂的科學合理的利用檔案信息資源。在進行檔案服務過程中，運用現(xiàn)代化的信息處理技術和手段進行檔案信息開發(fā)，能夠極大的提升檔案開發(fā)和能力的和效率，從而切實提升檔案信息資源利用的效率和檔案管理機構的服務質(zhì)量和水平。

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關鍵詞：檔案；管理人員；素質(zhì)

隨著信息和網(wǎng)絡科技時代的到來，檔案信息化、網(wǎng)絡化已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴大，檔案信息載體日益多樣，檔案管理日益先進，對檔案人員的素質(zhì)也提出了新的更高的要求。

一、政治素質(zhì)

1、檔案工作是維護歷史真實面貌的重要工作。維護檔案真實是檔案工作者義不容辭的職責。檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德素質(zhì)。此外還要求檔案專業(yè)人員必須具備較高的政治品德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員的政治品德素質(zhì)是指政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風。它要求檔案專業(yè)人員必須遵守憲法和法律，恪守工作紀律和職業(yè)道德，嚴守黨和國家的秘密，自覺貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的一系列方針、政策，不斷加強自身的政治修養(yǎng)。大力倡導和堅持立檔為公的精神，從實際出發(fā)，實事求是的維護黨和國家歷史的真實面貌，滿腔熱情的為社會各個方面提供檔案服務，做好檔案管理工作。要想成為一名合格的檔案專業(yè)人員，必須做到以下幾點：第一，要有強烈的事業(yè)心。事業(yè)心是一種堅定的職業(yè)信念，對自己從事職業(yè)執(zhí)著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業(yè)和其他各種事業(yè)一樣，在發(fā)展過程中會遇到許多困難和挫折。有強烈的事業(yè)心，才能使檔案專業(yè)人員有知難而進的信心和決心。第二，要有高度的責任心。檔案專業(yè)人員的責任心就在于把黨和國家的寶貴文化財富自覺的管理好、利用好、維護好檔案的完整和安全。第三，要有勇于創(chuàng)新精神。樹立勇于創(chuàng)新的進取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開拓，勇于嘗試，進一步加強檔案管理，改善檔案管理條件，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2、檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)是根據(jù)一般社會道德結合檔案工作職業(yè)特點提出的生活準則和行為規(guī)范，它是職業(yè)道德在檔案工作領域中的具體體現(xiàn)。首先，不為名利，甘為人梯，熱心服務。檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產(chǎn)生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務，是檔案專業(yè)人員職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。其次，尊重檔案，尊重歷史。檔案職業(yè)道德要求檔案專業(yè)人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。再次，遵紀守法。由于檔案工作是不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案專業(yè)技術人員必需具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。最后工作作風要嚴謹細致。檔案工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作。也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內(nèi)容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環(huán)節(jié)中，都必須做到準確無誤。

二、業(yè)務素質(zhì)

1、檔案人員基本專業(yè)技能的培養(yǎng)。保管檔案的目的在于利用，檔案的門類是那么多，各門類之間又是千差萬別，如何去開發(fā)利用各門類檔案，這就要求我們要培養(yǎng)出一批具有專業(yè)技能有懂檔案的專業(yè)干部隊伍，又要有一批全方位、全系統(tǒng)的檔案隊伍，才能使檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計到最后提供利用順利進行，才能使檔案工作適應未來社會的需要。要善于理論聯(lián)系實際，在工作實踐中學習，不斷提高業(yè)務水平，學以致用。對于所從事的檔案業(yè)務工作不僅知其然，還要知其所以然，在將理論應用于實際工作的過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結經(jīng)驗，以推動工作的開展和自身素質(zhì)的提高。

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關鍵詞：檔案行政管理；目標；特征；途徑

檔案行政管理是指以本國各項建設事項的需求為導向，對全國范圍內(nèi)的檔案工作進行統(tǒng)籌計劃、組織調(diào)和、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導的活動。它是國家整個行政管理領域中的重要構成部分，直接關系到國家的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展，所以檔案行政管理在整個國家的發(fā)展進程中扮演著至關重要的角色。但是筆者發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)實生活中，人們對這項工作并不重視，有的人甚至不清楚也不愿意去了解什么是檔案行政管理，其中很大一部分原因是因為人們對該活動的目標和特征概念十分模糊，所以明確檔案行政管理的目標和特征是很有必要的。

1 檔案行政管理的目標

任何一項工作都不是無意義、無目標的，檔案行政管理工作雖然不是人人皆知，但是它也有存在的必要性和合理性，而且也有一定的目標。

1.1 實現(xiàn)檔案工作的總目標

檔案工作的總體目的即是從整體上管理全國各項與檔案有關的事務，持續(xù)調(diào)整檔案系統(tǒng)內(nèi)部各部分之間的關系和其與外部各項事務的關系，推進檔案事業(yè)的順利發(fā)展，為國家經(jīng)濟和社會運行提供周到的服務和大力的支持。而檔案行政管理的總目標，便是辦理好那些保存著一切 “對國家和社會有保存價值”的檔案國家機關、社會組織及與個體相關的檔案事項，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

1.2 維持依法治檔的社會秩序

當今時代，我國嚴格實行依法治，在這樣的大環(huán)境下，檔案行政管理單位也必須嚴格實行依法治檔。檔案行政管理的又一目標就是維持依法治檔的社會秩序，并為其提供組織保障，保證依法治檔的新秩序快速有效地建立。

1.3 協(xié)調(diào)檔案事業(yè)與其他各事業(yè)

檔案行政管理單位作為國家的一個重要信息庫，記錄了國家和社會各個領域的大事小事，是重現(xiàn)歷史事實的有效資料，關系到社會其他方面的行進。所以該項工作的第三個目標就是協(xié)調(diào)檔案事業(yè)與社會上的其他各項事業(yè)，充當這兩者之間的橋梁，促進社會各個領域的共同成長。

1.4 促進檔案事業(yè)不斷發(fā)展

檔案行政管理作為檔案工作的一個重要構成要素，牽動著整個檔案領域工作的開展。因此該項活動的第四個目標就是促進檔案工作的不斷發(fā)展，這就要求該部門自身首先必須健康有序地開展，然后才能推動整個檔案領域的前進。

2 檔案行政管理的特征

檔案行政管理作為國家行政管理體系中的構成部分，相應地擁有行政管理的普遍特點，但是除此之外，它還有其他行政管理部門所不具備的特性。所以，該項工作的主要特征包括四個方面：執(zhí)行性、政治性、權威性和服務性。

2.1 檔案行政管理的執(zhí)行性

在我國，行政機構從屬于國家權力機構，是國家權力機構的執(zhí)行機構，必須以實施黨和國家權力機構的方針、政策和路線為前提。檔案行政管理機構作為我國的行政機關，必須有效執(zhí)行我國權力機關的一切方針、政策和路線，這正是檔案行政管理的執(zhí)行性所在。

2.2 檔案行政管理的政治性

馬克思認為，政府機關是經(jīng)濟上占統(tǒng)治地位的階級為實現(xiàn)其階級使命而建立起來的組織；國家機關把統(tǒng)治階級的決定升華為法律規(guī)定來進行活動，實現(xiàn)其統(tǒng)治職能。行政機關的職責是實施國家權力機關的政策，國家權力機關具有很強的階級性，行政機關也是如此。檔案行政管理部門作為國家的行政機構，必然也有一定的政治性。

2.3 檔案行政管理的權威性

權威是指把一些人的意志強加于另一些人，是以服從為條件的。國家掌握在階級統(tǒng)治的手中，是最具有權威性的主體。行政管理工作是以國家的名義而進行，它代表著國家的要求，并以國家作為后盾。所有被管理的人員，都應該服從于行政機關以及其他相關人員的管理。本文中所說的檔案行政管理活動是國家的行政管理事項，因此具有一定的權威性。

2.4 檔案行政管理的服務性

檔案行政管理是一項服務性很強的活動，這也是這項工作得以生存和發(fā)展的根本所在。檔案工作的服務性表現(xiàn)在：服務性是檔案工作得以生存和繼續(xù)發(fā)展的前提；服務性是體現(xiàn)檔案工作生命機能的本質(zhì)特性。

3 明確途徑

3.1 加大宣傳力度

首先，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，可以通過發(fā)放宣傳單頁或制作網(wǎng)絡短視頻來宣傳檔案行政管理的目標與特征。因為現(xiàn)在有很大一部分公民對檔案行政管理這項工作并不清楚，所以他們在這方面也很難積極配合檔案行政管理部門的工作，導致這項工作很難順暢發(fā)展。針對這種情況，相關部門要積極做好宣傳工作，讓廣大民眾都能全面地了解檔案行政管理這項工作的目標與特征。

3.2 加強檔案意識

不管是普通民眾還是相關部門的服務人員，都要加強檔案意識?？梢酝ㄟ^講故事的形式來加強民眾的檔案意識，讓他們認識并了解到檔案行政管理的目標與特征的重要性。也只有不斷加強民眾檔案意識，才能更好地引導他們明確檔案行政管理的目標與特征，讓全體人民都清楚明白這項工作的意義所在，從而引起對該項活動的重視，最終能夠促進其快速發(fā)展。

3.3 轉變體制與模式

在我國，依法治檔早已實行了二十多年，而且取得了比較大的成就，一定程度上推動了檔案事項的順利發(fā)展，但相應地也暴露出不少弊端。檔案行政管理的體制與模式和我國現(xiàn)在的經(jīng)濟發(fā)展的要求逐漸不相匹配，這項工作未來將如何繼續(xù)存在和發(fā)展，檔案行政管理部門、學術界和許多的專業(yè)研究人員都在努力地作出分析、反省、總結和探究。依法治檔、實現(xiàn)管理模式的轉變是檔案行政管理單位的一項持久而又艱難的使命，也是檔案事業(yè)順利進行的基本保證，還是明確這項工作的目標與特征的重要方法。在現(xiàn)如今的狀況和前提下，只有以行政執(zhí)法為主導，讓行政指導為輔助，創(chuàng)立新的體制和模式，加強運用法律監(jiān)督和檢查的力度，實事求是地做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究，才可以從根本上做到依法治檔，讓檔案事業(yè)的發(fā)展最終達到健康、科學、和諧的標準，使本文所提出的議題真正深入人心。

3.4 強化檔案行政管理部門的指導與監(jiān)督的職能

強化相關管理與負責部門的指導與監(jiān)督的職能，是貫徹落實《檔案法》的必然要求，也是明確檔案行政管理的目標與特征的重要途徑。檔案行政管理部門不僅要在宏觀上提供指導，使本部門與社會其他各部門協(xié)調(diào)發(fā)展，還要在微觀上提供服務，促進檔案行政管理這項工作的有效開展。除此之外，檔案行政管理部門還要加強監(jiān)督職能，本部門的工作人員要提高專業(yè)素質(zhì)，嚴于律己，并發(fā)揮自己的作用，積極監(jiān)督這項工作的開展。

總之，要想明確檔案行政管理的目標與特征，必須要有整個國家、社會組織以及個人的齊心配合與一同努力。

參考文獻

[1]陳智為，王德俊，胡紹華.檔案行政管理概論[M].中國人民大學出版社，1991：1.

[2]郭小聰.行政管理學[M].中國人民大學出版社，2008：5.

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一、提高對文秘工作重要性的認識

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強檔案管理勢在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設服務

文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設服務，應從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。

二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務書、地質(zhì)報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設計資質(zhì)等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規(guī)劃設計師都必須肩負起責任。

四、結束語

作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設計變更按有關規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻：

[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學院學報，2005，(02).

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學與管理，2005，(02).

[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).

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文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強檔案管理勢在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設服務

文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設服務，應從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。

二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務書、地質(zhì)報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設計資質(zhì)等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規(guī)劃設計師都必須肩負起責任。

四、結束語

作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設計變更按有關規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。

參考文獻：

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[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).

[4]陳相安.檔案工作的創(chuàng)新思考[J].蘭臺世界，2001，(10).

篇6

關鍵詞:現(xiàn)代民本思想 公共檔案館 發(fā)展方向

一、我國公共檔案館建設的若干問題

隨著人們公共意識的增強，公共檔案館的建設已經(jīng)成為關系到檔案館發(fā)展方向的一種宏觀戰(zhàn)略，是我國經(jīng)濟與社會發(fā)展的需要。在探討公共檔案館的發(fā)展方向之前，我們有必要明確以下幾個問題。

第一，我國公共檔案館的構建，并不是在全國范圍內(nèi)大力興建新的檔案館，也不是把傳統(tǒng)的檔案館改稱為“公共檔案館”。公共檔案館的建設不僅僅是傳統(tǒng)檔案館名稱的變化，更是對其實質(zhì)的重要變革和發(fā)展。

第二，公共檔案館不是一個新生的事物，但也不是從一開始就存在的事物。我國公共檔案館的構建，是通過對傳統(tǒng)檔案館的轉型甚至重組來實現(xiàn)的。但并不是全部的檔案館都要“公共化”①，即公共檔案館的發(fā)展對象主要是指我國當前的各級綜合檔案館和專業(yè)檔案館。

第三，我國公共檔案館的構建，不是簡單地引入先進的設備和人才，也不僅是采用一些新的服務方式，而是實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案館質(zhì)的突破。如果說傳統(tǒng)檔案館是一個量的概念，那公共檔案館要在這個量的基礎上實現(xiàn)質(zhì)的轉變。

第四，我國公共檔案館的構建，其相關的要素和措施紛繁復雜，既包含檔案館內(nèi)部的人員、資源的協(xié)調(diào)，也包括檔案館與社會各方面因素的協(xié)作。它的構建是一項長期的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，可能需要幾代人的共同努力。

在我國公共檔案館的研究與建設日益成為人們關注焦點的時候，每一個檔案人都必須清醒地認識到這一點，即我國公共檔案館的發(fā)展方向是什么。

二、現(xiàn)代民本思想的核心理念

筆者認為“以民為本”的現(xiàn)代民本思想應該是我國公共檔案館建設的指導思想，它既不同于西方“以人為本”的人本思想，也不同于我國傳統(tǒng)的“君為政本，民為邦本”的民本思想。

在1863年葛底斯堡演說中，林肯說過一句膾炙人口的話:“government of the people， by the people， for the people.”許多學者將其視為對民主特征的概括。在漢語中，這句話被約定俗成地譯為:“民有，民治，民享?！雹诂F(xiàn)代民本思想正是立足于分工明確的社會化大生產(chǎn)的基礎之上，以現(xiàn)代民主思想為基本思想發(fā)展起來的，其主旨是一切以人民的利益為根本出發(fā)點。它的本質(zhì)和特征是全心全意為人民服務，為最廣大人民群眾謀利益。它與科學發(fā)展觀提倡的以人為本思想在內(nèi)涵上是一致的。國家檔案局局長楊冬權提出:“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是以人為本思想對檔案工作提出的新任務，是對我國檔案工作實踐新趨勢的新總結，也是對以往檔案工作體系薄弱方面的新加強?！雹劭梢?，科學發(fā)展觀所提倡的以人為本，其實質(zhì)也就是以最廣大的人民群眾為本。因此，我國公共檔案館的建設應該堅持“以民為本”的現(xiàn)代民本思想，切實地把公共檔案館的建設落到實處。

三、現(xiàn)代民本思想指導下我國公共檔案館建設的發(fā)展方向

筆者認為，將現(xiàn)代民本思想作為我國公共檔案館建設的指導思想，可以將其內(nèi)涵概括為:一個核心理念，四個基本思路。核心理念就是“以民為本”;四個基本思路是“為民、民有、親民、民享”，它們具體體現(xiàn)在公共檔案館的發(fā)展方向上就是服務性、公共性、開放性、文化性。在這四個發(fā)展方向中，服務性即“為民”是根本出發(fā)點;公共性即“民有”是前提、核心;開放性即“親民”是必由之路;文化性即“民享”是最終目標。

(一)服務性:公共檔案館建設的根本出發(fā)點

服務性是伴隨檔案館的產(chǎn)生就存在的一種性質(zhì)。傳統(tǒng)檔案館的服務性主要表現(xiàn)為服務于政府、行政機構，以及研究者，而不是把普通民眾作為提供服務的主要對象。我們說公共檔案館是“為民”的，主要是指從公共服務的層面深刻認識公共檔案館的真正內(nèi)涵。它是將公共利益和社會需要放在檔案館一切工作的首位，把打開大門為普通公民服務看成檔案館建設的出發(fā)點和歸宿。檔案館應該在服務理念、服務機制、社會化功能上有一個根本的轉變，真正將國家傳統(tǒng)檔案館辦成公共檔案館，充分實現(xiàn)其社會功能。也就是說公共檔案館的本質(zhì)不是一個稱呼或一座建筑外殼，而是要以開放為理念，為普通公民提供平等的利用服務④。

(二)公共性:公共檔案館建設的前提和核心

公共檔案館是“民有”的，這主要體現(xiàn)為館藏資源的公共性。一方面，我國傳統(tǒng)檔案館的館藏結構要打破單一化，應多收集一些能夠反映社會發(fā)展、普通百姓生活的檔案，另一方面，館藏資源建設要能夠反映和符合社會、民眾的檔案信息需求。這是打造真正公共檔案館的前提和基礎。具體而言，我國傳統(tǒng)檔案館需要從以下幾個方面改進館藏資源建設:

1.豐富和優(yōu)化館藏內(nèi)容及結構，架構平民化的檔案館藏。

檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民個人利益，而且更多的還應該為他們提供根源感、身份感和集體記憶，檔案工作應逐步從“國家模式”轉變到“社會模式”。目前我國許多綜合檔案館存在兩大問題，一是檔案館藏量大，但真正有價值或者說真正能夠滿足社會需要、發(fā)揮社會功能的館藏不多。二是館藏結構單一，機關政務檔案居多，反映社會發(fā)展、民營企業(yè)和普通百姓生活的檔案較少;文書檔案居多，而關于經(jīng)濟、科學、文化、藝術等的檔案資源較少等等。這是館藏資源內(nèi)容匱乏和結構不合理的表現(xiàn)之一⑤。因此，檔案部門應根據(jù)形勢的變化，在檔案資源建設上消除陳舊觀念的束縛，樹立“收集對國家和社會有保存價值和利用價值的檔案”的理念來指導檔案進館工作。只有不斷地豐富和優(yōu)化館藏內(nèi)容及結構，架構平民化的檔案館藏，我國公共檔案館才能建設成一個真正“民有”的檔案館。

2.加強特色館藏建設，提高檔案館的文化性。

這主要是指檔案館通過向社會收集和挖掘館藏中具有強烈地方特色的檔案資源，并通過一系列服務形式進行開發(fā)利用的工作。檔案館的館藏檔案不僅應具有地方獨特色彩和風格，而且還應充分挖掘本館館藏的特點，如館藏中某些門類或某種載體的檔案較多，可以形成照片檔案、名人檔案等。通過加強特色館藏的建設，檔案館在向社會提供服務的時候，不僅可以形成自身的特色，擴大檔案館的社會影響力，還可以通過這種特色性增強自身的文化性，從而提高檔案館的文化地位。

3.加強檔案信息資源整合，努力實現(xiàn)社會共享。

檔案資源整合，可以分為內(nèi)部整合(檔案系統(tǒng)內(nèi)部的整合，以提高館藏質(zhì)量、實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理為基礎，以改善檔案資源布局分散、利用效果不好的狀況為目的)和外部整合(檔案資源與其他資源整合)⑥。關于檔案系統(tǒng)內(nèi)部的資源整合模式，目前已經(jīng)有了一些實踐經(jīng)驗。例如廣東省佛山市順德區(qū)在全國首次建立了綜合、城建、房產(chǎn)檔案三檔合一的檔案館新體制;上海浦東新區(qū)將原綜合檔案館、城建檔案信息管理中心整合成新的綜合檔案館等等。這些經(jīng)驗對于其他檔案館在探尋過程中具有一定的借鑒和指導意義。但是，檔案資源的整合不僅包括檔案系統(tǒng)內(nèi)部的整合，還包括檔案資源與其他信息資源的整合。這主要是指通過不同類型信息資源之間的整合，即實現(xiàn)檔案與圖書、情報等信息部門的通用型數(shù)據(jù)庫以及工商、稅務、金融、司法、外交、教育等部門形成的專用信息資源庫的整合，實現(xiàn)信息資源整體效能的提高⑦。當然，這些理念要付諸實施并不是一帆風順的，要真正做到檔案信息資源的共建共享，在實際工作中還存在著很多的阻力。但是，實現(xiàn)檔案信息資源的整合是公共檔案館建設的一個必然趨勢，我們必須具有這樣的意識，才能在實踐工作中突破思維定勢，克服各種困難，探尋適合本館資源整合的方式。

(三)開放性:公共檔案館建設和發(fā)展的必由之路

從法國大革命通過的1794年檔案法令，提出了“檔案的人權宣言”——“所有公民都可以在有限制和有監(jiān)督的條件下，按規(guī)定時間在檔案館免費利用文件”到1948年國際檔案理事會將法定目標之一定為:使檔案的內(nèi)容更多地為人知曉，并使檔案庫具有更大的開放性，從而使檔案庫藏得到更頻繁的利用，使檔案文獻得到有效而公正的研究⑧。開放就一直是檔案館的一個基本職責。事實也證明，公共檔案館作為人類社會記憶的殿堂，作為社會的一個公共機構，只有以開放的姿態(tài)融入社會、服務大眾，才能夠生存和發(fā)展。因此，開放，是我國傳統(tǒng)檔案館融入社會、親近民眾，是傳統(tǒng)檔案館向公共檔案館成功轉型的必由之路。具體而言，又表現(xiàn)為以下幾個方面:

1.以政府信息公開為契機，推動傳統(tǒng)檔案館向公共檔案館轉型。

荷蘭檔案工作者F·R·J弗埃文博士這樣描述現(xiàn)行檔案利用政策的作用:“使具有國家和歷史價值的檔案為人民所使用是任何民主政府的一個主要職責，出于這個理由，國家檔案館又被稱為政府的首要的良知?！雹嵩谖覈瑱n案部門建立現(xiàn)行文件服務中心，參與政府信息公開工作既是履行本職職能，又是新形勢下開展檔案工作的一次拓展性發(fā)展。為政府服務、為公眾服務，不僅拓展了檔案服務工作的領域，而且有助于改變檔案部門的公眾形象，有利于真正體現(xiàn)檔案和檔案工作的價值。因此，檔案館應該借此機遇向公共檔案館轉型，更加突出其服務性、公共性和開放性，更加體現(xiàn)出檔案部門所應該具有的社會文化價值，從而使公共檔案館真正發(fā)揮政府的“首要的良知”的作用。

2.檔案館的館藏開發(fā)利用走向開放。

這不僅包括通過開放檔案的數(shù)量、范圍、利用方式拓展檔案的利用群，擴大檔案的社會影響范圍，還包括檔案館要注重開展與社會其他組織和機構之間的公共關系。只有檔案人員以開放和兼容的心態(tài)融入社會，才能吸收更多新鮮的思想和更多先進的技術。只有開放才能更加包容，只有包容才有更多合作的機會，只有合作，檔案部門才能更好地融入社會。

(四)文化性:公共檔案館建設的最終目標

我國公共檔案館建設的最終目標是實現(xiàn)“民享”。這表現(xiàn)為我國公共檔案館不僅是社會的科學文化事業(yè)機構，更是公眾的科學文化事業(yè)機構。在我國公共檔案館的建設中，我們要努力挖掘和拓展檔案館特有的文化功能，不斷提高檔案館的公共性，使之成為普通民眾都能接近的文化場所，從而實現(xiàn)我們的最終目標，即建設一個真正為民、民享的公共檔案館。

檔案館同博物館、圖書館、文化館共同構筑了一個地方的公共文化空間。但它們又是各不相同、相互補充的，它們都有著各自的特色。檔案館以其特有的館藏資源形成了獨特的文化功能。為了更加合理地配置公共文化資源，檔案館應該充分地挖掘館藏資源，以鮮明、有力的表現(xiàn)方法將檔案館的特色展現(xiàn)給公眾。我們不僅要充分地挖掘檔案的內(nèi)容和載體所具有的“民族文化價值、文化教育價值、文化鑒賞價值”⑩，還應該從檔案館的外觀形象設計入手，改變檔案館在公眾心目中的傳統(tǒng)形象。例如廣東省檔案館新館的建設，從地理位置上，它位于廣州CBD中心區(qū)域，交通便利，人流量大。從建筑風格上，它敞開式的花壇、寬闊的草坪和休閑的桌椅，以及它的整個設計風格與附近住宅小區(qū)融為一體，構成一個精美的文化景觀，它完全顛覆了人們心目中檔案館與世隔絕、神秘莫測的刻板印象。因此，檔案部門應該充分挖掘公共檔案館內(nèi)外在的文化底蘊，使之成為處處體現(xiàn)檔案館人文氣息的公眾文化休閑場所。

四、結語

在現(xiàn)代民本思想的指導下，我國傳統(tǒng)檔案館唯有將一切工作的出發(fā)點都立足于服務，才能建成一個全心為民的檔案館;唯有提高館藏建設的公共性，才能建成一個真正民有的檔案館;唯有走開放的開發(fā)利用之路，才能建成一個全面親民的檔案館;唯有內(nèi)外兼修提升自身的文化性，才能建成一個全民共享的檔案館。唯有此，我們才有可能建成真正的公共檔案館。

注 釋:

①徐云鵬.論新時期我國和諧公共檔案館的構建[D].蘇州:蘇州大學，2008(4).

②張分田，張鴻.中國古代“民本思想”內(nèi)涵與外延芻議[J].西北大學學報:哲學社會科學版，2005(1)，35(1):113.

③楊冬權.以科學發(fā)展觀為指導，推進檔案事業(yè)更好地科學發(fā)展，并為科學發(fā)展服務——在全國檔案局長館長會議上的講話[N].中國檔案報，2008-12-29.

④潘玉民.公共檔案館，你到哪里去——兼論社會發(fā)展與檔案館社會化[J].浙江檔案，2005(6).

⑤黃項飛.國家檔案資源建設的創(chuàng)新思維[J].檔案時空，2005(6).

⑥⑦張麗.論綜合檔案館向公共檔案館的轉型之路[D].成都:四川大學，2006(5).

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關鍵詞：信息公開；人事檔案；管理工作；措施

1 人事檔案信息公開的積極作用

1.1 促進人事檔案管理工作的發(fā)展

人事檔案兼具機密性和服務性，帶有很強的專業(yè)性和政治性，在檔案管理工作逐漸邁入電子化、數(shù)字化的時代，人事檔案服務性的功能更加突出。人事檔案信息公開是對檔案所記錄的信息進行加工、接收，然后輸出給檔案利用者的過程，可以充分發(fā)揮人事檔案服務性的功能，展現(xiàn)人事檔案信息的利用價值，滿足檔案利用者的合理需求。在人事檔案信息公開的過程中，檔案管理人員在得到信息反饋時，能夠及時的發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的不足，有目的、有針對性的改進工作，例如，當人事檔案中的文件材料不全、內(nèi)容失真、未能夠真實、客觀的反映出檔案所有者的情況，就會給檔案利用者造成極大的干擾，而采取檔案信息公開的管理方式，可以方便檔案管理人員及時查漏補缺，提高檔案管理工作的效率，促進人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 建設強大的人才隊伍

人事檔案的機密性要求檔案管理人員的具有一定的專業(yè)知識，因此，建設一支強大、專業(yè)的人才隊伍是做好人事檔案管理工作的前提。人事檔案記錄了人才在社會實踐中的技能、經(jīng)歷等，濃縮了人才的信息，人才的面貌、特點和專長等可以通過人事檔案全面、客觀的展現(xiàn)給檔案利用者。人事檔案信息公開可以便于各級組織和人事部門領導詳細的了解人才的情況，根據(jù)不同人才的特點和能力，進行合理科學的安排，實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置，充分調(diào)動人才工作的積極性和創(chuàng)造性，促使人才在合適的工作崗位上不斷地努力奮斗，實現(xiàn)自己的人生價值。

1.3 實現(xiàn)全社會人力資源共享

人才是推動企業(yè)、社會發(fā)展的巨大因素，社會主義市場經(jīng)濟建設離不開人才的參與。人事檔案是了解人才的重要依據(jù)之一，可以幫助檔案利用者做到“知人善任”。全面、準確、真實的人事檔案信息，可以讓檔案利用者更容易的發(fā)現(xiàn)自己所需要的人才，達到人才資源的優(yōu)化配置，同時，國家以及地方有關部門可以根據(jù)人事檔案中的信息，統(tǒng)計分析全國、當?shù)氐娜瞬刨Y源情況，系統(tǒng)、全面的了解人才的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)、文化程度等，以便做出科學合理的預測，制定出切實可行的長遠規(guī)劃，合理地培養(yǎng)人才、使用人才。

2 人事檔案信息公開存在的問題

2.1 流動人員的人事檔案信息管理不規(guī)范

人事檔案信息中的一部分信息是可以公開的，并且這些公開信息不會影響檔案所有者的利益，例如，檔案信息中個人的工作學習情況、身體健康狀況、家庭成員情況等。但是，由于人才具有流動性，人事檔案信息不可能及時的更新調(diào)整，給人事檔案管理工作帶來極大的影響。 另外，由于管理檔案的有關部門領導不重視人事檔案管理工作，沒有歸檔意識和利用意識，導致檔案信息不完整、陳舊，再加上疏于管理，檔案管理人員隨意存放流動人員的人事檔案，致使人事檔案里的一些個人隱私泄露，影響流動人員的人事檔案信息的機密性。

2.2 缺乏人事檔案信息公開的管理政策

在實施人事檔案信息公開制度之前，人事檔案是不能被隨便查閱的，而在人事檔案信息公開制度推行以后，檔案所有者不僅具有查閱和借用本人的檔案、了解自己直系親屬的檔案的權利，也具有監(jiān)督本人檔案的形成和利用全過程的權利。但是，受到人才資源流動頻繁的影響，許多人事檔案管理部門沒有能制定出相應的政策去有效的解決這一問題，導致大量的人事檔案出現(xiàn)“棄檔”的現(xiàn)象，并且一些人事檔案糾紛問題也不時發(fā)生，阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。

2.3 人事檔案的管理水平低

雖然已經(jīng)進入信息化時代，但是一些地區(qū)、單位的管理設備卻未能及時的更新，部分單位沒有及時引進先進的設備，利用計算機系統(tǒng)，把紙質(zhì)的人事檔案信息，準確的輸入到專門的管理數(shù)據(jù)庫，建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫；另外，一些單位不重視人事檔案管理工作，缺乏管理意識，導致存放人事檔案的庫房結構、設置不合理，造成人事檔案損毀甚至丟失的現(xiàn)象。管理水平低下，致使人事檔案所記錄的人才信息缺乏真實性、科學性。

2.4 缺乏必要的監(jiān)督

在網(wǎng)絡技術高度發(fā)達的現(xiàn)代，人事檔案管理工作水平得到了很大的提升，但是，由于網(wǎng)絡本身的缺陷，信息的迅捷化、透明化給人事檔案管理工作帶來極大的挑戰(zhàn)。人事檔案具有機密性，檔案里的機密信息是不能隨意公開的，因此，必須建立相應的監(jiān)督管理機制，確保檔案所有者的個人隱私權不受侵犯。

3 人事檔案信息公開的措施

3.1 建立健全相關的法律法規(guī)

法律、法規(guī)具有約束性，制定人事檔案信息公開的相應法律、法規(guī)可以更好地促進人事檔案管理工作的發(fā)展。有關部門應該根據(jù)實際情況，規(guī)范人事檔案管理工作，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，通過立法、執(zhí)法等方式，確保檔案管理工作的有序進行，為人事檔案信息公開提供健康的社會環(huán)境。

3.2 制定人事檔案信息公開的政策

人事檔案記錄了檔案所有者的大量信息，檔案所有者有權利知曉檔案里的信息，因此，國家應該制定相應的政策，維護檔案所有者的知情權。同時，人事檔案管理部門應該制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，防止人事檔案內(nèi)容殘缺、失真，影響人事檔案的利用價值；大力開展培訓活動，提高檔案管理人員的管理水平和管理能力，建立獎懲機制，鼓勵檔案管理人員的管理工作，提高檔案管理人員工作的積極性【1】。

3.3 加強人事檔案管理基礎工作

人事檔案的服務性要求檔案信息必須具有真實性、全面性、客觀性，因此，檔案管理工作應該及時、廣泛、完整的搜集新的人事檔案材料，豐富檔案信息，確保人事檔案能夠科學的反映檔案所有者的情況，避免信息的失真和滯后。利用優(yōu)質(zhì)的檔案信息，為檔案利用者提供可靠的信息資源，提高人事檔案管理的水平，充分發(fā)揮檔案的服務功能，為人事檔案信息公開奠定堅實的基礎。

3.4 加強對人事檔案信息公開的監(jiān)督力度

信息技術的使用大大提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作人員的負擔，節(jié)省了大量的人力、物力。檔案管理部門應該大力引進先進的技術設備，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的完整性；加強對檔案管理人員的培訓活動，提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其具有法律意識和責任意識，維護檔案所有者的隱私權。

3.5 建立合理的組織領導機構

人事檔案的管理組織領導機構應該符合國家法律規(guī)范，在國家檔案行政部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由主管部門領導與指導，實行分級管理的制度，接受同級檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。配備專門的管理干部，負責管理定量的人事檔案資料，確保有專業(yè)的檔案管理業(yè)務人員指導管理工作；根據(jù)檔案的管理范圍的大小，制定合理的管理方式，確保有專業(yè)的檔案管理工作人員負責人事檔案管理工作【3】。實行民主監(jiān)督制度，聽取群眾對人事檔案信息公開的合理意見和建議，樹立權威、可靠的檔案管理部門的形象，增強人事檔案信息的可信度，提升公民對人事檔案管理部門的認可度，以保證人事檔案信息公開能夠獲得廣大群眾的支持。

4 總結

總而言之，人事檔案信息公開是適應時展需要的一種新型的檔案管理方式，在給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時也促進了人事檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理部門應該積極的開展人事檔案信息公開工作，建立專業(yè)的人才隊伍，提高管理水平，充分發(fā)揮檔案的服務功能，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務，達到社會資源共享的效果。

參考文獻

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1 創(chuàng)新發(fā)展檔案工作的必要性

檔案工作發(fā)展的出路在哪里，只有不斷與時俱進，開拓創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)得到可持續(xù)發(fā)展。

一是全社會檔案意識越來越強的需求。隨著社會的進步，人們的檔案利用意識越來越強，對檔案內(nèi)容的要求也越來越多，要求提供利用的檔案，不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、具有地方特色的檔案，等等，以及從檔案中提煉、加工出來的檔案信息。隨著檔案與社會、群眾聯(lián)系越來越緊密，更要求檔案行政管理部門依法行政，更需要檔案館提供有關政策性、法規(guī)性、公益性、服務性等與人民群眾關系密切，又能夠公開的現(xiàn)行文件。他們要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這就給檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

二是加強檔案資源建設的需求。一方面，在當今信息時代，經(jīng)濟和社會的發(fā)展對檔案信息化建設的要求越來越高，現(xiàn)代化管理技術在檔案工作的廣泛運用、電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料和多種新型載體的檔案資料將在很長一個時期并存，如何創(chuàng)新式地開展新形勢新時期下的檔案工作就成為一個重要課題。另一方面，隨著全社會檔案意識的增強，許多非公有制企業(yè)也越來越重視檔案工作，由于許多企業(yè)規(guī)模小，不具備專門保管的條件，或因經(jīng)濟效益考慮，將檔案由國家綜合檔案館代管，就可以達到既安全保管檔案，又節(jié)省成本的目的，那么，這就要求檔案工作者不斷加強檔案資源建設，滿足這一需求。

三是加強檔案業(yè)務建設的需求。一方面，檔案法律法規(guī)體系的日益完善，賦予檔案行政管理部門管理好檔案的行政職能，就更要求黨政機關、各企事業(yè)單位、社會團體和個人要按照檔案業(yè)務規(guī)范管理好檔案。同樣地，他們也希望檔案行政管理部門加強業(yè)務指導，組織形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓班，并通過參觀、學習先進單位的檔案管理工作，來提高自身單位的檔案工作水平。另一方面，檔案工作領域不斷擴展，涉及的行業(yè)越來越廣，許多新問題是檔案行政管理部門以前所沒有遇到的，現(xiàn)在也沒有現(xiàn)成的路子可循。因此，要做好新時期新形勢下的檔案工作，要求檔案行政管理部門不斷改進工作理念，不斷創(chuàng)新工作方法，不斷探索工作新路子。

四是提高檔案服務機制的需求。隨著檔案工作涉及的領域、行業(yè)越來越廣，以及服務方式的增多，檔案部門更要創(chuàng)新服務機制，提高檔案工作水平。比如，隨著黨的十七大勝利召開，民生工作已成為中央工作的重點，檔案部門要圍繞黨和國家中心工作，把服務民生、服務廣大人民群眾作為做好檔案工作的新的落腳點，加強對民生檔案的業(yè)務指導。再比如，隨著計算機網(wǎng)絡的普及，檔案部門也要想方設法將計算機應用到工作中，為檔案利用者提供更為快捷、方便的服務。

因此，在新形勢新任務面前，檔案工作者必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務機制，乘勢而上，實現(xiàn)檔案工作應有的價值，發(fā)揮檔案工作應有的作用，增強全社會檔案意識，進一步提高檔案工作的地位。

2 創(chuàng)新發(fā)展漯河市檔案工作需解決的主要問題

一是思想觀念略顯陳舊。在當前，檔案工作面臨著許多思想障礙和框框套套。在計劃經(jīng)濟條件下形成的許多思維定勢，檔案工作與經(jīng)濟工作脫離，檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關系上的猶豫彷徨，等等，這些都不同程度地影響檔案工作的改革與創(chuàng)新。比如，檔案行政管理部門在行政執(zhí)法過程中，好人主義思想嚴重，怕得罪人，執(zhí)法不嚴，對有法不依現(xiàn)象得過且過，不去追究，加之，檔案行政管理部門過分注重檔案工作是一項服務性工作，將自己置于為他人服務的角色，使這種意識帶到執(zhí)法當中，執(zhí)法主體在意識上沒有得到理順，因此，思想上患得患失就會導致工作上畏首畏尾，墨守成規(guī)，按部就班。

二是管理模式比較落后。在檔案工作中仍沿襲一些傳統(tǒng)做法，這些做法已不再適應當前社會發(fā)展的需求，必須改革與創(chuàng)新。革新管理模式包括革新歸檔文件整理方法、革新查檔利用方式等方面。革新歸檔文件整理方法，就是要盡量縮短歸檔周期，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)和步驟，以不影響查檔利用和盡快完成歸檔文件整理為目的，由復雜演變?yōu)楹唵?，并且由事倍功半演變?yōu)槭掳牍Ρ丁８镄虏闄n利用方式，就是要將計算機應用于檔案管理中，目前，計算機僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出、檢索以及部分重點檔案的原文掃描，我們還可以借助計算機應用于檔案管理的各個方面，比如，在歸檔文件整理過程中，可直接將文件題名輸入歸檔文件目錄中，并注明保管期限，這樣可以大大節(jié)省歸檔文件整理過程，在平時文件的收集、整理過程就完成了文件歸檔整理的一大部分工作，提高了歸檔文件整理效率。再比如，在檔案業(yè)務指導、檔案信息交流等方面，更可以利用計算機、網(wǎng)絡這個平臺來完成。

三是檔案服務機制和服務手段單一。在創(chuàng)新檔案服務機制和服務手段上，主要是服務的觀念、范圍和內(nèi)容要創(chuàng)新。在當前，服務觀念比較淡薄，服務范圍比較狹窄，服務內(nèi)容比較單一，主要表現(xiàn)在檔案部門圍繞黨和政府的中心工作，為各級領導服務，為廣大人民群眾服務方面做得還不夠，主動地開展深層次加工意識不夠強，編寫的編研資料涉及面較窄，種類不夠豐富等。

3 創(chuàng)新式地開展檔案工作具體措施

一是創(chuàng)新檔案工作觀念。目的就是要確立與經(jīng)濟和社會發(fā)展需要相適應的檔案觀。首先，要樹立大局觀。漯河市檔案部門和檔案工作者要了解大局、把握大局，把為黨和政府的中心工作服務作為重點，確立服務的主攻方向，取得服務的主動權，使檔案工作擺上更加重要的位置，使檔案部門成為各級黨委和政府決策與管理的“信息庫”和“智囊團”。其次，要樹立地域觀。要從實際出發(fā)，因地制宜，把握地域特色。隨著改革開放不斷取得新進展，漯河市已成為食品加工主導產(chǎn)業(yè)特色優(yōu)勢明顯的城市，利用外資和出口創(chuàng)匯保持全省先進，現(xiàn)有20多個國家和地區(qū)投資漯河，美國杜邦公司、日本火腿株式會社、豐田通商公司3家世界500強企業(yè)在我市有投資項目，恒安、希望、中旺等一批國內(nèi)大企業(yè)落戶漯河。各種所有制經(jīng)濟的競相發(fā)展，那么，創(chuàng)新地開展國有企業(yè)、非公有制企業(yè)的檔案工作就成為一個重要實踐課題。最后，要樹立效益觀。轉變檔案工作只講投入，不講產(chǎn)出，不求效益的觀念，不斷優(yōu)化館藏結構，把好接收、征集關口，縮短重要檔案在機關保存的時間，提前實現(xiàn)檔案的社會價值；要運用各種先進的技術和手段，最大限度地開發(fā)檔案信息資源，滿足社會的各種需要。

二是增強檔案工作科技含量。換言之，就是要發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案工作中的推動作用。一方面，要加快檔案信息化建設，以信息化帶動檔案基礎工作的發(fā)展。在信息時代，檔案部門的功能將由傳統(tǒng)的以檔案實體保管為中心轉變?yōu)橐詸n案信息管理為中心。漯河市檔案工作者要從實際出發(fā)，量力而行，以政府各部門建立辦公自動化系統(tǒng)，進一步推動網(wǎng)絡建設，建設各種數(shù)據(jù)庫為契機，進一步加快建立數(shù)字檔案館步伐，實現(xiàn)利用網(wǎng)絡組織管理政務信息，提供信息檢索，從而達到信息共享的目的。另一方面，可以嘗試與科研院所、高等院校和企業(yè)合作，探索實現(xiàn)檔案科技創(chuàng)新的重要途徑，培育和依托社會中介機構開展檔案科技成果評定活動，建立人才數(shù)據(jù)庫，吸納有技術、有能力的人才，共同創(chuàng)造檔案科技新成果。

三是改進檔案工作方法。好的工作方法是做好工作的前提，掌握并運用好的工作方法是做好工作的關鍵。第一，要深入基層，搞好調(diào)查研究工作。通過調(diào)查研究，更加開闊視野，掌握實情，調(diào)研出思路、對策和成果，形成科學的認識，并成功地指導實踐，以達到加強和促進檔案工作發(fā)展的目的。第二，要科學管理，健全工作機制。體制，是事物內(nèi)部運轉的軌跡，要創(chuàng)新檔案工作，健全科學、完善的工作機制也必不可少。創(chuàng)新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成系統(tǒng)的工作程序，用于指導和規(guī)范檔案工作，完善崗位責任制度，嚴明崗位紀律，為檔案工作提供有力的保證。第三，要樹立典型，做好示范工作。通過樹立方方面面的典型，以點帶面，從而在典型帶動下不斷創(chuàng)新檔案工作，整體推進檔案工作的全面展開。

四是提升檔案工作人員素質(zhì)。檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。檔案工作人員應具備如下素質(zhì)：具有相關的法律知識、檔案法律知識；具有檔案專業(yè)業(yè)務實踐經(jīng)驗；要思維敏捷，有較強的應變能力和文字綜合能力等，知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案工作人員提出了更高的要求。作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題，就很難提出解決的方法，就更談不上創(chuàng)新檔案工作。因此，檔案工作人員首先要具備較高的素質(zhì)，才能適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案工作上有所創(chuàng)新，有所突破。

篇9

人事檔案管理是我國勞動管理制度的特色之一，是做好企業(yè)人力資源管理工作的前提、保障和基礎，是影響人力資源管理工作的效率、質(zhì)量和水平的重要因素。

認識人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

人事檔案管理是一項具有真實性、準確性、權威性、唯一性和嚴肅性特點的特殊工作崗位，一點點的疏忽都可能造成難以彌補的損失。

人事檔案管理是人力資源管理的信息庫，負責搜集和提供人力資源管理需要的基本信息。沒有準確、及時的信息提供，人力資源管理就成了無本之木。對職工檔案所蘊藏的豐富的人員信息資源認識不充分，也必然影響到人力資源管理水平。

 

人事檔案是唯一記錄職工各類情況的具有法律地位的文件，隨著國家關于勞動法律法規(guī)的健全，職工法律意識的增強，職工檔案成為維護企業(yè)和職工個人利益的重要依據(jù)，是處理勞資糾紛的主要參考記錄。

 

提高人事檔案管理水平的幾個環(huán)節(jié)

1、材料收集要勤

完整全面地收集材料，是做好職工檔案管理工作的起點和前提，反映職工情況變化的材料是處在動態(tài)變化之中，只有及時地收集補充，才能保證職工檔案客觀準確地反映職工的全貌。

 

2、鑒別、整理材料要真、準、全

職工檔案管理要本著對組織、對職工負責的態(tài)度，對每一份收集上來的材料進行鑒別、精選，確保檔案材料真實、完整、準確。真實性是職工檔案的生命線，職工檔案是否真實、準確、可靠，直接關系檔案的使用價值，更關系到每個職工的切身利益，是一項復雜的基礎工作。

 

職工檔案工作不是簡單的接收入檔，檔案工作人員要體現(xiàn)出自己純熟過硬的專業(yè)素質(zhì)和認真、負責的敬業(yè)精神。鑒別材料是否屬于入檔范圍和入檔要求，不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，根據(jù)情況予以處理。整理裝訂人事檔案材料時，不歸檔的材料填寫處理檔案材料清單，報請有關領導審查批準，由專人負責監(jiān)毀。保證整理的材料真實、準確、全面，使職工檔案達到完整、精煉的要求。

 

3、嚴格執(zhí)行職工檔案管理制度

職工檔案具有政治性和機密性的特點，不能隨意公開和向外擴散。為確保職工檔案的安全，嚴守檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴肅性和權威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律，加強制度建設，不斷提高職工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、轉遞制度、檢查核對等制度等。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

 

注重對職工檔案管理人員的培養(yǎng)

職工檔案工作是一項政治性、政策性、專業(yè)性、服務性很強的工作，要做好職工檔案管理工作，關鍵是要建立一支在政治上、業(yè)務上雙過硬的檔案管理人員隊伍。

職工檔案工作工作繁瑣且專業(yè)性強，職工檔案反映職工方方面面的情況，要求檔案管理人員熟悉勞動法律、法規(guī)及公司各項勞動管理文件，對勞動關系、機構調(diào)整、勞動工資、保險待遇、獎勵懲處、職工培訓、人事管理、黨的組織工作都有充分的認識和了解，并熟悉勞動管理的歷史演變情況。

 

檔案管理人員的選拔必須是黨性強、作風正、忠于職守、嚴肅認真的人員，職工檔案工作人員不僅要具備較為深厚的專業(yè)知識，根據(jù)形勢的需要熟練掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術，還要努力學習相關學科知識，不斷增強法律意識，提高業(yè)務能力；要切實增強服務觀念，職工檔案工作本身是一項服務性較強的工作，要做到認真、熱情、周密、仔細，一絲不茍；職工檔案工作人員要淡泊名利、吃苦耐勞、忠于職守、踏實工作，提高責任心。

 

人事檔案管理的價值在于提供服務的價值

檔案管理的最終目的是為了檔案的利用，職工檔案管理還應包括建立起一套完整的職工個人資料信息庫，及時、準確的為企業(yè)人力資源管理提供有效的信息資料。由檔案管理人員建立職工個人信息庫是檔案管理的職責和目的決定的，檔案管理人員直管理職工的基本信息豐富準確，建立起來的信息庫準確程度高，更新更及時。

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教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點： （1）內(nèi)容廣泛：一方面學校辦學規(guī)模越來越大，招生形式越來越多樣化，辦學領域不斷拓寬，新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn)，使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛；另外，教學內(nèi)容越來越豐富，學校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外，多學科互相滲透、交差不斷加強，使的教學內(nèi)容多學科性越來越明顯，與之相適應，檔案材料也越來越豐富；（2）材料來源較分散：學校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動，即有上級和學校下發(fā)的有關教育教學的有關文件，又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設置、課程安排等方面的材料，同時還有在日常教學中形成的教學檔案；（3）歸檔時間不同：文書檔案是按年度歸檔，而教學檔案是按學年度進行歸檔的，歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

二、教學檔案管理中存在的問題

（一）材料收集較困難：因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足，認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，應該由自己來管理，擔心材料會遺失，或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒，使的收集起來有一定困難。

（二）有的學校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著，由于有些教師不配合，就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認為自己的主要工作是教學，對檔案材料只要用時有就可以了，，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準，使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。

（三）資金緊缺：收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費不足有些學校連一個像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。

三、幾點建議

（一）結合單位特點，有針對性地做好教學檔案管理工作

學校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運用和掌握相關的專業(yè)知識。因此，也相應賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對所有存檔的學籍、資料進行全面的核查，保證“三個一致”。要求更改標記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯誤限期整改，以確保學籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應的專業(yè)知識和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。

（二）創(chuàng)新管理模式，進一步做好教學檔案的管理和開放利用

1.在教學檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內(nèi)容，增強檔案資料的針對性和時效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實地記錄了教學檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。

2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質(zhì)檔案的基礎上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強度，方便了檔案的管理和利用。最大強度低開發(fā)利用教學檔案。學校檔案部門和檔案人員應改變原有的工作習慣和保守的工作觀念，把工作重心轉向提供服務這個環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動，而且要在服務模式上有所創(chuàng)新，圍繞學校教學的特點，提供超前服務和跟蹤服務，努力提高服務質(zhì)量和服務效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務，建立起檔案信息資源共享平臺；另一方面要及時掌握工作動態(tài)，匯編各個方面的信息資源，提供綜合信息服務。

3. 加強教學檔案的規(guī)范化管理。從教學檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責不明，歸檔機制不健全，導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學劃分檔案類目的基礎上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責，加強對檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓，定期開展對檔案工作的指導與業(yè)務培訓，定期開展對檔案工作的督查，提高信息服務的針對性與實用性，加速學校檔案信息化建設。

（三）對下一步檔案管理工作的設想

1.抓好業(yè)務培訓。進一步加大學習和培訓力度，強化專業(yè)培訓，把學習檔案管理新知識與教學業(yè)務知識緊密的結合起來。加強教學檔案學習的針對性和計劃性，學以致用，知行統(tǒng)一。提高教學檔案業(yè)務工作的標準化、規(guī)范化水平。

2.抓好基礎性工作。教學檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎性、服務性工作，將嚴格按照主管部門的具體要求，進一步建立健全教學檔案歸檔制度，要嚴格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。