導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案資源管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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企業(yè)檔案人力資源管理，是指在企業(yè)檔案工作中建立和實(shí)行一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，并對其人力資源進(jìn)行一系列的組織和激勵(lì)活動(dòng)，使檔案工作和人力資源管理保持最佳組合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益最大化。目前企業(yè)檔案人力資源管理存在的主要問題是：

1．人力資源開發(fā)滯后。人力資源管理與開發(fā)是一項(xiàng)投資多、見效慢的行為。我國企業(yè)對檔案人力資源開發(fā)重視不夠，高層次人才所占比例太小，具有技術(shù)創(chuàng)新能力的人才較少，導(dǎo)致了人力資源開發(fā)滯后。而人力資源開發(fā)的滯后又影響了企業(yè)檔案部門工作的開展，這樣就形成了惡性循環(huán)。

2．缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制。我國企業(yè)傳統(tǒng)上把檔案部門定位為后勤服務(wù)部門，很少開展績效評估工作，缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)檔案管理部門的員工難以得到提升和獎(jiǎng)勵(lì)，難以吸引高素質(zhì)的檔案管理人才。

3．人力資源管理存在嚴(yán)重誤區(qū)。信息技術(shù)和系統(tǒng)導(dǎo)人檔案部門的初期，企業(yè)普遍缺乏信息技術(shù)專業(yè)人才。這一階段處于技術(shù)的引進(jìn)和信息設(shè)施的建設(shè)時(shí)期，信息技術(shù)人才扮演著極其重要的角色。這就容易產(chǎn)生一種錯(cuò)覺：檔案信息化過程是由信息技術(shù)主導(dǎo)的，也是由信息技術(shù)專家主導(dǎo)的。但實(shí)際上這是錯(cuò)誤的。從檔案信息化應(yīng)用需求調(diào)研、應(yīng)用分析到系統(tǒng)選型、實(shí)施規(guī)劃都離不開檔案專業(yè)人員的工作。只有既熟悉檔案管理和業(yè)務(wù)流程，又熟悉信息技術(shù)和應(yīng)用的人才才是名副其實(shí)的信息化人才。

企業(yè)檔案人力資源管理的對策

1．建立科學(xué)合理的人力資源管理機(jī)制。建立健全以績效考核為主要內(nèi)容的激勵(lì)機(jī)制、約束機(jī)制和競爭機(jī)制。要根據(jù)不同情況，分別編制科學(xué)、嚴(yán)格的考核指標(biāo)和考核方法以及獎(jiǎng)懲措施?？己藘?nèi)容要科學(xué)、合理，考核方法要公平、公正，操作性強(qiáng)，考核指標(biāo)應(yīng)盡可能量化。經(jīng)過論證并廣泛征求意見，一旦實(shí)施，必須嚴(yán)格執(zhí)行?？己私Y(jié)果要定期公布，并及時(shí)反饋給員工，以保證起到激勵(lì)和促進(jìn)作用。同時(shí)要建立人才成長的機(jī)制，通過教育培訓(xùn)、出訪交流，開展學(xué)術(shù)研討等來提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

2．優(yōu)化人力資源配置。通過優(yōu)勢互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案工作人力資源整體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化配置。由于各人的能力是有差異的，同時(shí)各工作崗位所需的技術(shù)含量也是不同的。要根據(jù)各人的能力安排相應(yīng)的工作崗位職位，高中低級人才進(jìn)行合理配置。檔案工作各環(huán)節(jié)聯(lián)系密切需互相配合共同完成，由于人力資源系統(tǒng)每個(gè)個(gè)體的多樣性、差異性存在著人力資源整體中的能力、性格、見解等各方面的互補(bǔ)性，因此要在檔案人員的性別、年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)層次、體力性格等方面進(jìn)行合理配置，發(fā)揮個(gè)體的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，合理地選用人才，重視培養(yǎng)人才。

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關(guān)鍵詞: 人本管理;檔案館;人力資源;人力資源開發(fā)

一、人力資源管理及其重要意義

人力資源管理是上個(gè)世紀(jì)80年代由著名的管理大師彼德.德魯克提出的,其主要內(nèi)容有:人力資源規(guī)劃和選拔、培訓(xùn)和發(fā)展、激勵(lì)、績效考核、薪酬管理、安全與福利等方面。人力資源管理始終是圍繞著如何充分開發(fā)人力資源這一核心目標(biāo)展開活動(dòng)。組織中人的因素是越來越受到重視,檔案管理中的檔案館自然也不例外。

二、現(xiàn)存問題分析

1、人們的傳統(tǒng)觀念的影響:

長期以來,由于我們國家計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響,基層檔案館人力資源管理觀念仍然比較淡薄,許多檔案館受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,一直沿用傳統(tǒng)的人事管理模式,受其制約。在人員的引進(jìn)上存在很大的隨意性。檔案館經(jīng)常成為上級領(lǐng)導(dǎo)安排門路人員的收容所。結(jié)果,人員素質(zhì)偏低,工作質(zhì)量上不去。這也極大地影響了檔案館員的積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。同時(shí),對人力資源管理也缺乏足夠的重視,管理上“重物輕人”認(rèn)為檔案館的發(fā)展是靠資金投入,看重規(guī)模、設(shè)備和館藏,輕視對人力資源的研究;看重經(jīng)費(fèi)投入,輕視人力方面的投入;認(rèn)為人是成本而不愿意去培訓(xùn)和開發(fā)。

2、組織環(huán)境的影響:

首先從內(nèi)部來看,檔案館人力資源管理落后,有些基本是停留在人事管理階段,致使工作人員和一些領(lǐng)導(dǎo)始終處于一種消極被動(dòng)的狀態(tài)中,知識(shí)得不到充分尊重,才能得不到發(fā)揮,使其養(yǎng)成安于現(xiàn)狀的惰性,缺乏危機(jī)感和競爭意識(shí)。從外部環(huán)境看,在人們心目中,檔案館工作人員的作用不大,地位不高,形象欠佳,這大大挫傷了檔案館工作人員的積極性。許多專業(yè)技術(shù)人員對檔案館缺乏認(rèn)識(shí),對檔案、情報(bào)、信息利用意識(shí)淡薄。有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案館很少問津,也鮮見他們到檔案館了解情況,解決問題,綜合這些來自內(nèi)外部的不利影響,所以組織中沒有效的激勵(lì),是束縛檔案管理的又一因素。

3、沒有一個(gè)很好的長遠(yuǎn)規(guī)劃:

因?yàn)槎唐谝庾R(shí)濃厚,檔案館中不太重視對工作人員的崗位培訓(xùn),不能正確運(yùn)用能級對應(yīng)的管理原則,即根據(jù)人的能力,把人才放到相應(yīng)的崗位上去。普遍存在著能級不分、職級崗位錯(cuò)位、管理失衡和聘任制有名無實(shí)等錯(cuò)誤現(xiàn)象,缺乏真正意義上的競爭上崗和激勵(lì)機(jī)制,缺乏規(guī)范化的人力資源培養(yǎng)、穩(wěn)定和業(yè)績考核等方面的制度。再加上工資分配上的大鍋飯與分配不公并存,很難調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,更談不上創(chuàng)造性的開展工作。更談不上個(gè)人職業(yè)生涯與組織的長遠(yuǎn)發(fā)展。

4、激勵(lì)不到位,人才大量流失:

比較而言,檔案館工作時(shí)間長,強(qiáng)度大,而福利待遇和地位卻得不到提高,與此同時(shí)還一味強(qiáng)調(diào)發(fā)揚(yáng)默默奉獻(xiàn)和甘為人梯的精神。在館員的晉升、評職、業(yè)務(wù)深造等方面,不按個(gè)人能力和論資排輩的一些做法也挫傷了許多人的積極性,使他們喪失了對檔案館事業(yè)的歸屬感和主動(dòng)進(jìn)取的精神。在這樣的組織里里,檔案館人才的價(jià)值與其貢獻(xiàn)是背離的,因此,很多檔案館員選擇了走人。總之,在目前的檔案館中,一方面是檔案館人力資源缺乏,業(yè)務(wù)工作得不到應(yīng)有的發(fā)展:另一方面則是,現(xiàn)有的人力資源配置不當(dāng),又造成很大的浪費(fèi)。總而言之傳統(tǒng)的人事管理是束縛檔案管理的一個(gè)瓶頸。

三、討論

1 合理激勵(lì),盤活人才

檔案館員作為知識(shí)和智力的載體,在檔案館的生存和發(fā)展中成為首要因素,高素質(zhì)、高層次的創(chuàng)新型知識(shí)人才和專家成為檔案館發(fā)展最重要的資源。這就要求檔案館進(jìn)行合理的人力資源管理,堅(jiān)持以人為中心,把館員作為檔案館的主體,把人力資源作為檔案館制定發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃的依據(jù);關(guān)心館員個(gè)人的發(fā)展,把館員個(gè)人的發(fā)展和檔案館的發(fā)展緊密結(jié)合起來,根據(jù)館員個(gè)人的專長、能力和知識(shí)結(jié)構(gòu),提供相應(yīng)的工作崗位,為其設(shè)計(jì)合理的職業(yè)生涯規(guī)劃,并為館員的學(xué)習(xí)和教育培訓(xùn)等提高自身發(fā)展的措施提供各種幫助,從而才能達(dá)成個(gè)人和組織的雙贏。

2 系統(tǒng)的看待人力資源管理與檔案管理的關(guān)系

傳統(tǒng)的人事管理和當(dāng)代的人來資源管理無論是理念上、視角上還是管理方法上都存在根本的區(qū)別,人力資源管理是保證檔案館其它資源得到充分利用的需要,除去人力資源這一首要的能動(dòng)性要素外,文獻(xiàn)、資金、設(shè)備、技術(shù)等其他資源特別是知識(shí)和信息資源能否得到用戶充分利用、發(fā)揮其價(jià)值,以及檔案館的整體效益能否得到提高等,最終也都將取決于人力資源的開發(fā)與利用程度。有效的實(shí)施人力資源管理,能夠促進(jìn)人力資源和其他資源的充分結(jié)合,保證組織的順暢運(yùn)行和檔案館服務(wù)于人的宗旨。

3 更新觀念、科學(xué)管理

在檔案管理中,檔案館的核心崗位,如采訪、編目、咨詢、系統(tǒng)維護(hù)等業(yè)務(wù)部門的工作具有專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn),一般都由受過高等教育的專業(yè)技術(shù)人員來從事。此外,鑒于檔案館的服務(wù)功能和服務(wù)模式逐步以簡單的借換轉(zhuǎn)向信息化、專業(yè)化、專門化,圖書館的專業(yè)人才、專門人才和知識(shí)專家將承擔(dān)起圖書館發(fā)展規(guī)劃的參與者、網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織者、知識(shí)的創(chuàng)造者這些角色。為了使他們適應(yīng)這些職能要求,勝任這些任務(wù),需要有意識(shí)、有計(jì)劃的為他們提供繼續(xù)教育、職業(yè)培訓(xùn)、在職教育等機(jī)會(huì),從而提高自身素質(zhì),掌握從事圖書館創(chuàng)新發(fā)展的各種技能,使他們成為合格的知識(shí)和信息服務(wù)的工作者,而人力資源管理則以全新的視角、科學(xué)的理念搭建檔案管理高速發(fā)展的快車道。

4、可行的模式探討

現(xiàn)在我們國家檔案館還沒有統(tǒng)一的人力資源管理模式,從國內(nèi)外現(xiàn)有的檔案館人力資源管理模式來看,我國的檔案管理中人力資源管理可以選擇的模式:首先是以國家設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)入制度作為人員管理的依據(jù)。如檔案館職業(yè)資格認(rèn)證制度等。其次突出對專業(yè)對口部門服務(wù)的資格認(rèn)證制度。如檔案館學(xué)科館員制度等。此外還有如各單位自行制訂的符合自身實(shí)際的管理制度、通過行政手段設(shè)立相關(guān)的檔案館人員編制政策來達(dá)到提高館員素質(zhì)的目的等。

5 、強(qiáng)化人力資源管理面對當(dāng)代檔案管理面臨的各種挑戰(zhàn)

當(dāng)今社會(huì)人是組織發(fā)展的第一位檔案管理永遠(yuǎn)都離不開人而獨(dú)立存在,而人有是微妙的,這就使得當(dāng)代檔案館面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn),用戶知識(shí)和信息需求向多樣化、個(gè)性化、專門化方向發(fā)展,致使檔案館一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿轉(zhuǎn)變?yōu)殚_展多種形式的知識(shí)和信息資源服務(wù),極力滿足用戶的需求。檔案館將真正實(shí)行“以用戶為中心”的新型服務(wù)理念,一切服務(wù)工作都將圍繞用戶的需求主動(dòng)來開展,能否抓住用戶將決定檔案館的發(fā)展命脈。把人力資源管理“以人為本”的管理理念落實(shí)到檔案館的具體工作中,便要求檔案館以用戶為根本,以用戶為中心,研究用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)信息的需求動(dòng)向和他們需求的針對性、特色性準(zhǔn)確性。用全新的人力資源管理理念搭建檔案管理高速發(fā)展的平臺(tái)。

參考文獻(xiàn):

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關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案資源管理；創(chuàng)新

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.21.036

國企檔案資源管理部門是從資料室、情報(bào)室逐漸發(fā)展起來。經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展，國有企業(yè)檔案部門已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。隨著信息化的發(fā)展，對國有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求，如何解決當(dāng)下國有企業(yè)檔案資源管理的困境，創(chuàng)新檔案管理方式和效率，更好的發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

1國有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀

1.1國企檔案資源管理內(nèi)容多樣化

國有企業(yè)與一般企業(yè)不同，它是由國家政府直接負(fù)責(zé)的企業(yè)，但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)不同，所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位，必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行。國有企業(yè)檔案形式多種多樣。它可以是綜合管理檔案室，也可以是檔案管理網(wǎng)絡(luò)，甚至可以直接委托相關(guān)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。隨著國有企業(yè)的改革，國有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營理念，國有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復(fù)印等工作。

1.2國有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境

國有企業(yè)的改革，國有企業(yè)經(jīng)營管理不再由國家政府包辦，而是企業(yè)進(jìn)行自主經(jīng)營，自負(fù)盈虧。因此，國有企業(yè)也面臨復(fù)雜的市場環(huán)境，企業(yè)為了在競爭中取得優(yōu)勢，往往會(huì)將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營方式，向多元化方向發(fā)展，延伸企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和相關(guān)的企業(yè)，并向國際市場拓展。企業(yè)戰(zhàn)略擴(kuò)展的時(shí)候，需要大量的文件資料和相關(guān)的檔案資源。因此，國有企業(yè)檔案資源管理部門應(yīng)該針對企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同的門類。為了適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，國有進(jìn)行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生了變化，那么檔案管理的隸屬問題也發(fā)生了變化。重組初期，企業(yè)各個(gè)部門還需要一定的磨合期，因此，大家很難關(guān)注到企業(yè)的檔案資管管理問題，把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象，這樣可能造成企業(yè)資源的流失。

1.3國有企業(yè)面臨信息化發(fā)展

21世紀(jì)是信息化發(fā)展的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。國有企業(yè)對信息的需求也更大了，特別是當(dāng)前國有企業(yè)改革過程中，很多工作可能需要檔案資源的佐證。但是大部分的國有企業(yè)信息化都不高。

2國有企業(yè)檔案資源管理問題

2.1檔案管理方式落后，無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求

國有企業(yè)長期以來在政府部門的管轄范圍之內(nèi)，因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機(jī)關(guān)檔案管理方式，檔案管理也是重藏輕用，檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面，忽略了檔案實(shí)用意義，對檔案的利用率比較低。

2.2檔案管理工作不重視

隨著信息化的發(fā)展，一些檔案部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。但是大部分國有企業(yè)對檔案管理工作不夠重視。只是簡單的給檔案部門配備微機(jī)，接收企業(yè)的電子文件，然后對系統(tǒng)進(jìn)行編目，方便搜索。連檔案部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都沒有更新，計(jì)算機(jī)屬于脫機(jī)運(yùn)行。這種鼓勵(lì)的檔案信息化方式，無法真正將檔案資源的價(jià)值發(fā)揮出來。

2.3檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高

由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作，檔案管理人員很多都是其他部門借調(diào)過來的，他們本身并沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，因此檔案管理水平不高。再加上，長期以來，國有企業(yè)都是吃大鍋飯的，檔案工作人員普遍工作積極性不高，干得好干的差都一個(gè)樣，所以檔案資源管理的效率不高。

3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式

3.1完善檔案管理制度

國有企業(yè)當(dāng)前處于改革階段，為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息，企業(yè)應(yīng)該完善企業(yè)的檔案管理制度。比如國企重組以后，國企改革以后有很多新的企業(yè)加入進(jìn)來，檔案資源管理部門應(yīng)該將其單獨(dú)整理出來歸檔，并標(biāo)明日期時(shí)間，并注明相關(guān)的說明。這樣就可以避免國有企業(yè)重組以后，檔案信息混亂的局面，檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人動(dòng)等情況檔案信息收集起來，不因?yàn)閲蟾母锒斐善髽I(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)國企的實(shí)際情況，尤其是國企一般是大企業(yè)，檔案資源比較多，而且很多檔案屬于國家檔案。國企應(yīng)該建立檔案保密制度，加強(qiáng)檔案保管和檔案保衛(wèi)制度，建立檔案資源管理日常制度，并明確檔案管理人員的崗位職責(zé)。

3.2開發(fā)利用檔案資源

為了更好地利用檔案資源，檔案資源管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案資源管理的利用率，將沒有開發(fā)的檔案資源進(jìn)行開發(fā)，企業(yè)的新業(yè)務(wù)也要設(shè)立獨(dú)立的檔案單元，并對新業(yè)務(wù)新產(chǎn)品進(jìn)行細(xì)分，舊檔案進(jìn)行分門別類，方便員工查找。國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源，但是隨著國有企業(yè)改革，很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機(jī)密，也不會(huì)對國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)造成一定的影響，檔案資源管理部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，公開一部分可以公開的檔案信息資源，滿足公眾對過去國有企業(yè)發(fā)展的求知欲。

3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能

企業(yè)檔案的價(jià)值對企業(yè)未來的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，檔案資源的作用也越來越明顯，這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能，充分挖掘檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。企業(yè)應(yīng)該加大對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。同時(shí)企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位，組織檔案資源管理職工進(jìn)行學(xué)習(xí)。為了調(diào)動(dòng)職工工作的積極性，激發(fā)檔案資源管理部門的活力，檔案資源管理部門應(yīng)該引入競爭機(jī)制，在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開發(fā)利用方面做出重大貢獻(xiàn)的職工，應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

3.4加強(qiáng)檔案資源管理數(shù)字化建設(shè)

信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來趨勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。數(shù)字檔案易存存儲(chǔ)、不易損壞，保留時(shí)間長。然而，數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性，它必須依靠電子通訊設(shè)備或者光盤等介質(zhì)上。但是電子信息也有一個(gè)致命的缺點(diǎn)，就是它的不可恢復(fù)性。一旦發(fā)生意外，可能造成滅頂之災(zāi)，數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅，因此形成電子檔案的時(shí)候要做好備份工作，并在電子檔案上做好相關(guān)的記錄，記錄信息建立的時(shí)間以及工作人員的名字以及保護(hù)標(biāo)簽。加大對電子檔案信息的開發(fā)利用，將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行融合，將檔案資源信息化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)工作來，檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、資金信息實(shí)行共享，從而加快國有企業(yè)的信息化進(jìn)程。

4結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，國有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息，它還能增加企業(yè)的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。當(dāng)前，國有企業(yè)正在大刀闊斧地改革，檔案資源管理作為改革的一部分，如何在當(dāng)下信息化的時(shí)代，提升檔案管理水平和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息資源管理水平的進(jìn)步，是當(dāng)下國有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問題。

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一、當(dāng)前檔案信息資源管理系統(tǒng)中曝露的問題

首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經(jīng)慢慢地實(shí)現(xiàn)了通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行控制的目錄管理以及全文管理，同時(shí)，電子檔案歸檔也逐步向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實(shí)現(xiàn)同步的發(fā)展。管理中對歸檔部門業(yè)務(wù)引導(dǎo)方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質(zhì)量管理工作執(zhí)行不到位。其次，檔案信息資源管理系統(tǒng)運(yùn)作效率低。企業(yè)或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統(tǒng)的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統(tǒng)的運(yùn)作模式，明白業(yè)務(wù)規(guī)則制定以及管理的方法。但是，由于業(yè)務(wù)規(guī)則存在形式是代碼，而代碼在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中不集中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)靈活性和友好性都較差，所以規(guī)則的修改和調(diào)整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術(shù)人員，然后再由技術(shù)人員對業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行修改，這就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)整的時(shí)間變長，管理系統(tǒng)的運(yùn)作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用較高。很多人認(rèn)為信息系統(tǒng)上線運(yùn)作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統(tǒng)的維護(hù)、軟件的升級、數(shù)據(jù)庫的開放等等，這些后續(xù)的工作導(dǎo)致了檔案信息資源管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用昂貴。然而，檔案業(yè)務(wù)人員對于系統(tǒng)的維護(hù)工作不懂，必須有專業(yè)的技術(shù)人員或者公司進(jìn)行，這勢必會(huì)造成維護(hù)費(fèi)用的提升。最后，檔案信息資源管理系統(tǒng)壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發(fā)出合適系統(tǒng)的并不多。因?yàn)槲覈臋n案事業(yè)發(fā)展比較迅速，管理規(guī)則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)也不相同。業(yè)務(wù)規(guī)則經(jīng)常發(fā)生變化，而規(guī)則每變動(dòng)一次就要對軟件進(jìn)行一次修改，經(jīng)常有系統(tǒng)剛要交付就有出現(xiàn)需要修改規(guī)則的要求。

二、業(yè)務(wù)規(guī)則管理及其系統(tǒng)原理

業(yè)務(wù)規(guī)則是描述信息，它主要功能是對業(yè)務(wù)邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)證，影響并控制業(yè)務(wù)邏輯。業(yè)務(wù)邏輯的處理方式正是受到了業(yè)務(wù)規(guī)則管理而發(fā)生改變，業(yè)務(wù)行為采用結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)表示。業(yè)務(wù)規(guī)則與程序之間相互獨(dú)立。所以在編寫程序時(shí)，可使用專業(yè)術(shù)語，對業(yè)務(wù)人員開放業(yè)務(wù)系統(tǒng)。業(yè)務(wù)規(guī)則系統(tǒng)屬于工具和機(jī)制的綜合，包括了多個(gè)組成部分。規(guī)則集成開發(fā)環(huán)境、規(guī)則語言框架、規(guī)則管理工具、訪問控制、規(guī)則庫、規(guī)則引擎等。規(guī)則集成開發(fā)系統(tǒng)主要是對規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。規(guī)則語言框架根據(jù)面對的對象不同，存在方式不同，有程序設(shè)計(jì)形式、數(shù)據(jù)庫處理語言形式以及業(yè)務(wù)規(guī)則語言形式三種存在形式。規(guī)則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。訪問控制主要是設(shè)置訪問權(quán)限，保證規(guī)則數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)用程序主要把對象和數(shù)據(jù)交給規(guī)則引擎，規(guī)則引擎調(diào)用對應(yīng)的規(guī)則，發(fā)生動(dòng)作?？偟膩碇v，業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的功能包括了管理規(guī)則、部署規(guī)則、分析規(guī)則、定制規(guī)則和設(shè)計(jì)規(guī)則，這些功能共同提高了業(yè)務(wù)規(guī)則管理的水平。

三、業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用

檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)組成主要包括了五個(gè)部分，首先是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則集成開發(fā)的環(huán)境，它主要集成業(yè)務(wù)編輯器和編譯工具，管理業(yè)務(wù)規(guī)則等工作。依據(jù)圖形界面，能夠方便用戶建立業(yè)務(wù)模型對象。其次是檔案業(yè)務(wù)對象的模型，它主要對檔案管理工作進(jìn)行描述，記錄檔案業(yè)務(wù)的約束條件和名稱等。業(yè)務(wù)規(guī)則語言是通過業(yè)務(wù)對象模型提供詞匯。第三是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則語言，語言模型能夠?yàn)榧夹g(shù)人員以及業(yè)務(wù)人員提供了業(yè)務(wù)規(guī)則的語言，語言通過系統(tǒng)的處理后，以代碼的形式傳給規(guī)則引擎，由它進(jìn)行執(zhí)行。通常情況下對業(yè)務(wù)人員提供受限中文業(yè)務(wù)規(guī)則語言，對技術(shù)人員提供Java之類的語言。第四是檔案規(guī)則庫，其發(fā)揮的作用主要是存儲(chǔ)作用。當(dāng)用戶將規(guī)則輸入后，系統(tǒng)編譯后將其存儲(chǔ)在檔案規(guī)則庫，規(guī)則引擎可以對檔案規(guī)則庫中的規(guī)則進(jìn)行調(diào)用和執(zhí)行。有些公司還對檔案規(guī)則庫進(jìn)行了分類，方便使用。最后是檔案業(yè)務(wù)規(guī)則引起，其工作流程大致是創(chuàng)建對象、加載更換規(guī)則集、數(shù)據(jù)集合的提交、命令、得出結(jié)果。

篇5

（一）科學(xué)整合人事檔案信息資源

當(dāng)下，醫(yī)院的傳統(tǒng)人事檔案管理內(nèi)容大多雷同。在醫(yī)務(wù)人員的工作晉升、培訓(xùn)教育等方面，人事檔案能夠反映他們的業(yè)務(wù)工作能力，但這種動(dòng)態(tài)性的檔案材料內(nèi)容補(bǔ)充不及時(shí)、歸檔不完整，很難有效體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人才的業(yè)務(wù)變化情況，而且也不利于人才的培養(yǎng)。所以，需要整合人事檔案信息資源，突破不完善的傳統(tǒng)管理方式，以人力資源管理為基礎(chǔ)，醫(yī)院人事檔案管理部門聯(lián)合綜合檔案管理部門加強(qiáng)人力資源信息匯編，以人力資源開發(fā)模式整合人事檔案信息。醫(yī)院綜合檔案管理部門應(yīng)該將各類關(guān)于醫(yī)務(wù)人才的檔案信息進(jìn)行有序開發(fā)，并作為文獻(xiàn)實(shí)施一次二次匯編，以便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理層能夠準(zhǔn)確、有效、科學(xué)地選拔人才。將醫(yī)院人事檔案信息資源統(tǒng)一管理，以醫(yī)院人力資源開發(fā)為導(dǎo)向，管理體制上注重統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)作為第一負(fù)責(zé)人管理人事部及檔案室的人事檔案，通過縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向密切聯(lián)系完善人事檔案管理機(jī)制。比如，人事部匯集、整編人事檔案文件資料，綜合檔案室檢查人力資源檔案資料文件，并收集、統(tǒng)計(jì)、分析、編寫，整理成論述性文獻(xiàn)，為醫(yī)院的管理發(fā)展提供參考。

（二）建立現(xiàn)代化人事檔案信息管理

加強(qiáng)人力資源信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來收集人力資源信息的方式實(shí)現(xiàn)多元化共享。具體來說，在醫(yī)院信息化工作中，首先要做好電子檔案規(guī)劃，銜接好人事、財(cái)務(wù)、科研等信息，整合控制醫(yī)院檔案管理部門的人力資源電子檔案。統(tǒng)一規(guī)劃電子檔案管理，集中管理人力資源信息，實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享化。其次，要建立專門的人事檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院人事檔案管理需要按照相關(guān)的信息資源特點(diǎn)來科學(xué)規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，從管理、專業(yè)、技術(shù)等層面建立起囊括醫(yī)院所有人事檔案信息的數(shù)據(jù)庫。最后，還應(yīng)該建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)把紙質(zhì)人事檔案資料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù)，方便長期的統(tǒng)計(jì)利用與歸檔。

（三）提高檔案管理人員人事檔案信息編研能力

人事檔案有別于普通的檔案，它一定要結(jié)合干部的管理權(quán)限來進(jìn)行范圍確定及利用。所以，檔案管理部門需要進(jìn)一步創(chuàng)造人力資源開發(fā)服務(wù)產(chǎn)品，提高管理人員的人事檔案信息編研能力。檔案管理人員應(yīng)該能夠在人力資源管理方面有較強(qiáng)的人事檔案信息收集能力，對不同的專業(yè)文件材料相當(dāng)熟悉，并從中對醫(yī)院工作者的職業(yè)能力、思想素養(yǎng)、業(yè)績貢獻(xiàn)等信息進(jìn)行分門別類地匯總，以便于以后的人事檔案信息加工。另外，要提高人事檔案信息的提煉能力。要不斷學(xué)習(xí)，以豐富的信息之類儲(chǔ)備來滿足當(dāng)下醫(yī)院人力資源的使用需求。因此，檔案管理者必須要具備良好的人事檔案信息加工能力，可以多方面地收集人力資源信息，然后做好加工、分析、整合工作，讓人事檔案煥發(fā)出新的使用價(jià)值。還有一點(diǎn)值得注意的是，檔案管理人員必須要具備人事檔案信息互動(dòng)能力。因?yàn)闄n案管理者在編研人事檔案時(shí)，既要有很強(qiáng)的文字?jǐn)⑹瞿芰?，又?yīng)該能夠與醫(yī)院局域辦公網(wǎng)以及醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行有效的交流互動(dòng)。醫(yī)院必須要高度重視人力資源信息開發(fā)機(jī)檔案文化建設(shè)，讓全體人員能夠發(fā)揮出極大的熱情，積極主動(dòng)地為醫(yī)院人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理做出貢獻(xiàn)。

二、結(jié)語

篇6

【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；信息化

傳統(tǒng)的人力資源管理效率較低，對檔案的分析與整理不夠，管理方式采用模糊管理，不利企業(yè)發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，在企業(yè)人力資源管理過程中，人們更加重視其重要性，逐漸將管理模式向著精細(xì)化的方向發(fā)展，發(fā)揮了人力資源管理的重要作用，為企業(yè)的發(fā)展注入動(dòng)力。很多企業(yè)對人力資源中的人事檔案管理不夠重視，沒有意識(shí)到人事檔案在人力資源管理中的作用，這使得檔案保管不夠規(guī)范，檔案利用率低，對于員工的入職、升職、退休等工作沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，這些都是需要解決的問題。

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析

現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等方面進(jìn)行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、銷售等任務(wù)。人力資源管理，會(huì)涉及很多的學(xué)科，如管理學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)等。企業(yè)在用人的時(shí)候，會(huì)對人才進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對人才進(jìn)行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進(jìn)行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過程中，人才的支撐是基礎(chǔ)，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動(dòng)性不斷加強(qiáng)，人才流失越來越嚴(yán)重，對于企業(yè)發(fā)展不利，因此應(yīng)重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進(jìn)行管理，從而更好地考察員工，對員工進(jìn)行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動(dòng)人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進(jìn)行預(yù)測。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開發(fā)的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻的認(rèn)識(shí)，可以詳細(xì)掌握每個(gè)人才的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，優(yōu)化人力資源管理機(jī)構(gòu)，使得人才結(jié)構(gòu)可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進(jìn)行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)有非常好的促進(jìn)作用，使得人才可以快速地適應(yīng)企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務(wù)，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項(xiàng)工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務(wù)和工作也逐漸細(xì)化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強(qiáng)對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作，使得人才具有更多能力，可以適應(yīng)企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。在對人事檔案統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析過程中，可以了解人才的各種優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，有針對性地提升人才的素質(zhì)。人事檔案的利用，可以促進(jìn)人才合理的流動(dòng)，調(diào)動(dòng)員工的積極性。因此，在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，是人力資源管理的重點(diǎn)。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規(guī)范性，有利于對企業(yè)中的人才需求進(jìn)行預(yù)測。在實(shí)際應(yīng)用中，通過對人事檔案信息的整合，為企業(yè)人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認(rèn)識(shí)到企業(yè)的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設(shè)置的科學(xué)性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業(yè)中環(huán)境的變化，對于人才的需求也發(fā)生了非常大的變化，企業(yè)利用人事檔案進(jìn)行分析，可以對企業(yè)中人才缺口進(jìn)行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業(yè)內(nèi)部盡心培養(yǎng)。另一方面，通過人事檔案的利用，可以更好地進(jìn)行人力資源發(fā)展規(guī)劃，在引進(jìn)和儲(chǔ)備人才過程中可以防止成本浪費(fèi)，保證人才的引進(jìn)是企業(yè)發(fā)展所需求的。

三、人事檔案管理問題分析

（一）人事檔案管理重視度不足。當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。

（二）人事檔案管管理手段落后。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設(shè)施比較落后，信息技術(shù)利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

（三）人事檔案利用價(jià)值不高。檔案管理的目的最終是要服務(wù)企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價(jià)值。然而當(dāng)前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經(jīng)歷等基本信息，沒有詳細(xì)了解人才的素質(zhì)、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實(shí)情況，因此沒有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。

四、人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

（一）建立完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實(shí)現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細(xì)化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的安排，重視引進(jìn)高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低等問題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識(shí)，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

（二）規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)。當(dāng)前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應(yīng)做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當(dāng)前在人事檔案管理中需要及時(shí)補(bǔ)充已有的信息，刪除重復(fù)信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽(yù)稱號、反映工作業(yè)績以及保險(xiǎn)與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應(yīng)不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

（三）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)字信息時(shí)代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機(jī)，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應(yīng)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運(yùn)用。其次，通過先進(jìn)的信息技術(shù)強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案工作人才的交流與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準(zhǔn)確性，保證檔案的真實(shí)性，有效提升檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案的利用價(jià)值。企業(yè)不權(quán)要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價(jià)值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價(jià)值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新，積極主動(dòng)做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

五、結(jié)語

篇7

Abstract： Through stating the informationalized meaning and content of archives management， this paper analyzes the advancement and security of archives informatization， and provides reference for archives information management.

關(guān)鍵詞： 檔案管理；先進(jìn)性；安全性

Key words： file management；advancement；security

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1006-4311（2013）19-0191-02

0 引言

經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢隨著科技的進(jìn)步不斷向前發(fā)展，全球步入以信息技術(shù)為中心的快速發(fā)展階段。隨著信息技術(shù)的不斷普及，全球進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)改變了人們的思維方式，縮短了空間距離，對社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。在這種時(shí)代背景下，檔案管理工作也在悄無聲息地發(fā)生著變化，面對數(shù)字化和信息化，檔案管理工作比任何企業(yè)、任何部門都更加地需要。對檔案進(jìn)行信息化管理，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。在信息化條件下，不斷提高檔案管理的先進(jìn)性和安全性，使檔案管理進(jìn)入全新的時(shí)代。

1 檔案管理信息化的概述

1.1 檔案管理信息化的含義 所謂檔案管理信息化，是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和部署下，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，對檔案的信息資源進(jìn)行規(guī)范化管理，不斷提高服務(wù)意識(shí)。對檔案施行信息化管理，可以從以下幾點(diǎn)來理解：第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息從接收、存儲(chǔ)到利用的一體化；第三，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享；第四，采用新的管理模式對檔案進(jìn)行管理。

信息化時(shí)代是將知識(shí)和信息進(jìn)行融合的時(shí)代，它同時(shí)具備現(xiàn)代信息技術(shù)的特征和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)。信息化時(shí)代的主要特點(diǎn)是：多樣性、綜合化、分散化等，借助信息、知識(shí)和智慧把信息表現(xiàn)的淋漓盡致。面對紛繁復(fù)雜的信息資源，對信息資源進(jìn)行開發(fā)、整理和利用成為信息管理中不可缺少的工作，它直接關(guān)系到國家、企業(yè)，甚至個(gè)人的未來發(fā)展。而知識(shí)作為信息資源的積累和創(chuàng)新，它借助智力進(jìn)而被激活，歸根揭底人才是知識(shí)的主宰，才是社會(huì)發(fā)展的決定因素。

1.2 檔案管理信息化的內(nèi)容 對檔案進(jìn)行信息化管理，其內(nèi)容主要包括：建設(shè)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，其中軟件基礎(chǔ)設(shè)施是進(jìn)行信息化建設(shè)過程中必不可少的，這些基礎(chǔ)設(shè)施是開發(fā)、利用檔案信息資源和應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)所在，其核心是搭建檔案網(wǎng)絡(luò)。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的檔案，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)所在，其過程主要包括：對電子文件進(jìn)行歸檔實(shí)行電子檔案管理，逐步建設(shè)檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理以及使用的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化體系；建設(shè)檔案信息化的應(yīng)用體系，是檔案信息資源開發(fā)、利用和搭建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)保障；建設(shè)信息化人才隊(duì)伍，是檔案管理信息化的根本，在一定程度上決定著對其他要素的發(fā)展。

2 檔案管理信息化的先進(jìn)性

2.1 檔案信息資源的豐富性 通過借助磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)對電子檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。光盤作為一種存儲(chǔ)介質(zhì)，憑借其信息存儲(chǔ)的高密度性，使得光盤存儲(chǔ)的檔案信息量極為豐富，被稱為“海量存儲(chǔ)”，在存儲(chǔ)數(shù)量級方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息。

2.2 檔案信息生動(dòng)形象 借助音頻、視頻信號或者數(shù)字代碼等對檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而保持了信息資源的原來的形態(tài)，生動(dòng)形象地再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的歷史活動(dòng)情況。從形式上改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，隨著多媒體技術(shù)的廣泛使用，存儲(chǔ)的檔案信息更多地彰顯了信息的圖、文、聲、像，豐富了人們的視覺、聽覺和觸覺，借助多媒體再現(xiàn)了人類社會(huì)活動(dòng)的原貌。

2.3 信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性 信息處理的高效率是電子計(jì)算機(jī)的獨(dú)特的優(yōu)勢，通過采用數(shù)字或代碼的形式對信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理，最后成為可視、可聽的信息。進(jìn)而，在檔案信息開發(fā)過程中，不斷提高檔案信息存儲(chǔ)、處理和輸出的能力。

2.4 檔案信息同步傳播性 電子檔案本身固有的特點(diǎn)，突破了檔案信息的時(shí)空限制，載體的限制，使得信息資源具備了共享的特征。電子檔案通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理，可以借助網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備讀取設(shè)備上存儲(chǔ)的檔案信息，在一定程度上使信息獲取者擺脫時(shí)間和空間的制約，進(jìn)而在同一時(shí)間共享不同地域的檔案信息。

3 檔案信息化的安全性

任何事物的出現(xiàn)都有雙面的影響，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和運(yùn)用，在給檔案的管理者和利用者帶來方便的同時(shí)，也產(chǎn)生檔案信息的保密性和安全性方面的問題。由于電子文件缺乏真實(shí)性和可靠性，使得人們對其產(chǎn)生不信任感。為有效解決上述問題，結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為：

3.1 改變傳統(tǒng)觀念，提高職業(yè)素質(zhì) 信息化時(shí)代對檔案管理工作者提出更高的要求。因此，檔案管理人員要不斷改變傳統(tǒng)的管理理念，樹立新的管理意識(shí)，對電子檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化的管理。同時(shí)，不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，武裝自己的頭腦，進(jìn)而抵御現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對工作要求的沖擊，正確看待檔案工作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)出現(xiàn)新型的檔案載體，必然沖擊傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式和服務(wù)手段等。進(jìn)而，在一定程度上對檔案管理人員的素質(zhì)提出更高要求，要求檔案管理人員要具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語知識(shí)，以適應(yīng)工作的需要。

3.2 完善和調(diào)整檔案保護(hù)工作，對電子檔案進(jìn)行永久性保存 對檔案文件進(jìn)行保護(hù)的最終目的，就是為日后的使用奠定基礎(chǔ)。對電子文件進(jìn)行檔案保護(hù)，其意義也是不斷追求文件信息的長久或永遠(yuǎn)的保存，以及安全使用。其電子檔案進(jìn)行保護(hù)，保護(hù)工作主要包括：保護(hù)信息載體、保護(hù)技術(shù)、保護(hù)檔案所處環(huán)境，確保檔案信息真實(shí)、安全可靠、不丟失，以及數(shù)據(jù)信息不被篡改等。一些國家針對電子文件的設(shè)備依賴性，通過制定相應(yīng)的政策和措施，將電子文件與原來的環(huán)境彼此脫離，在一定程度上，實(shí)現(xiàn)了對電子文件的永久保存的目的。

3.3 對電子文件加強(qiáng)運(yùn)作和管理 結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，檔案管理人員需要積極尋找管理上的方案，對檔案的管理要求逐漸延伸到文件管理工作中。具體操作流程為：

第一，為了確保電子文件歸檔的質(zhì)量，對電子文件的形成、運(yùn)作、歸檔過程的管理，以及設(shè)備登記環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)；第二，為了確保電子文件信息的原始性、真實(shí)性和完整性，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以及采取相應(yīng)的措施，對歸檔的電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理；第三，如果電子文件將作為檔案進(jìn)行長期保存，需要將相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或者采用備份的形式進(jìn)行一同歸檔；第四，對于符合歸檔條件的電子文件信息定期進(jìn)行聯(lián)機(jī)傳送，并且根據(jù)管理檔案的格式將電子文件存儲(chǔ)到可以進(jìn)行長期保存的脫機(jī)載體上；第五，對于有保密要求的電子文件，為了防止電子文件泄密，通過采用加密、用戶權(quán)限，以及“防火墻”等技術(shù)進(jìn)行處理。

4 結(jié)束語

在信息化條件下，將傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)而構(gòu)成檔案管理工作。在信息化條件下要順利完成檔案的管理工作，就要研究分析信息化的特點(diǎn)，解決好檔案管理工作存在的技術(shù)性難題，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理工作逐漸與信息化相融合。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；管理；功能

要想進(jìn)一步提升人事檔案的功能在人力資源管理中的應(yīng)用，首先就應(yīng)該認(rèn)識(shí)到二者之間存在緊密的聯(lián)系，二者之間的關(guān)系是相輔相成的，都是不可或缺的存在，作為人力資源管理中的重要組成部分之一，人事檔案的地位是相當(dāng)主要的。如果沒有人事檔案源源不斷的為人力資源管理提供信息依據(jù)，那么人力資管管理的工作就無法正常有序的進(jìn)行下去，所以應(yīng)該說人事檔案在人力資源管理中的功能主要是以支撐以及服務(wù)為主，本文重點(diǎn)對相關(guān)的問題加以論述，希望在今后的工作中為相關(guān)工作人員帶來一定的經(jīng)驗(yàn)與參考價(jià)值。

1 人力資源管理中人事檔案的地位

前文中已經(jīng)提到，人事檔案為人力資源管理提供重要的信息，這樣才能保證人力資源管理能夠順利的進(jìn)行，可以說人力資源管理主要是由人事檔案所提供服務(wù)的，沒有人事檔案的服務(wù)功能，人力資源管理就不能順利的開展各項(xiàng)活動(dòng)。作為其主要載體之一，要想加強(qiáng)對人力資源更加高效的管理，就需要選拔出優(yōu)秀的人才，一切活動(dòng)以人為出發(fā)點(diǎn)，并且遵循尊重人與重視人的原則，選拔出適合企業(yè)發(fā)展或者其他各個(gè)行業(yè)的人才。而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的前提條件就是要以人事檔案為基礎(chǔ)，通過人事檔案對人才進(jìn)行全方位的調(diào)研，人才的相關(guān)信息都是以人力資源為主要依據(jù)的。可以人力資源管理能夠如此順利的發(fā)展，這與人事檔案具有密不可分的關(guān)系。當(dāng)前，人事檔案在人力資源管理中得到了更加廣泛的開發(fā)，功能不斷凸顯，這也為更加科學(xué)化以及規(guī)范化的人力資源管理提供了重要的契機(jī)，進(jìn)而逐步提升人力資源管理的發(fā)展水平。

2 加強(qiáng)人事檔案的管理就要凸顯其功能

人事檔案在人力資源管理過程中主要起到支撐與服務(wù)的功能。首先，其是以現(xiàn)代化的信息手段為人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持的。過去的人事檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主。不僅容易損壞，還極容易丟失，因此影響到人事檔案管理的效率，進(jìn)而對人力資源管理造成極大的影響。在現(xiàn)代化的發(fā)展環(huán)境下，紙質(zhì)檔案逐步朝著電子檔案的方向發(fā)展，電子檔案的功能不僅可以提供更加高效的管理，也不會(huì)出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，可以說我們又向信息化管理的方向邁進(jìn)了一步，這也是當(dāng)前的一個(gè)主要發(fā)展趨勢。人事檔案的信息化管理水平也越來越高。在對人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要依靠的是檔案管理系統(tǒng)，并且這一系統(tǒng)的功能也在不斷完善中。檔案管理系統(tǒng)中又分為了幾個(gè)子模塊，例如查詢系統(tǒng)、檔案原件管理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)等，各部門通過對這一系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理可以令工作效率變得更加高效。同時(shí)對人事檔案管理人員的專業(yè)水平也提出了更高的要求。

建立起專業(yè)化的人才隊(duì)伍在當(dāng)前的工作中是相當(dāng)重要的一個(gè)任務(wù)。因?yàn)楦餍懈鳂I(yè)的發(fā)展都離不開人才，但是各個(gè)行業(yè)要如何才能組建起有效的隊(duì)伍為行業(yè)提供服務(wù)呢？這就需要人事檔案提供必要的信息，令各個(gè)行業(yè)充分的了解人才的個(gè)人情況，這樣才能選擇出合適的人才為各個(gè)行業(yè)源源不斷的輸送新鮮的血液?；谶@一功能在人力資源管理中的重要作用，更加需要各行業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況的需要建立起相應(yīng)的人才隊(duì)伍，將不同的人才按照特點(diǎn)與能力的不同進(jìn)行劃分，令他們可以在工作崗位上各盡其職，各司其用，這樣才能從根本上完成人才隊(duì)伍的建設(shè)。人才培養(yǎng)需要一個(gè)長時(shí)間的過程，如果不及早進(jìn)行這方面的管理與建設(shè)，尤其是高層次人才的培養(yǎng)，是當(dāng)前社會(huì)上急需的人才，那么就會(huì)的影響到各行業(yè)在自身道路上的發(fā)展，進(jìn)而造成不必要的損失。因此，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)實(shí)際上也是人事檔案對人力資源管理所提供的功能之一。

人事檔案的管理理念應(yīng)該得到進(jìn)一步的凸顯，尤其是在新時(shí)期，新環(huán)境的發(fā)展契機(jī)下，需要令更多的工作者認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，令人人都具備對人事檔案的知情權(quán)，因?yàn)槿耸聶n案主要的功能是為人力資源管理提供源源不斷的信息，可以說起到載體的作用，其所提供的信息也是屬于公共信息資源的重要組成部分，所以應(yīng)該為人們所利用，也應(yīng)該服務(wù)于人民。作為人事檔案的管理者要站在科學(xué)發(fā)展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務(wù)意識(shí)。在開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動(dòng)起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。

創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享。為推進(jìn)人事檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，必須加快人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化步伐，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化為切入點(diǎn)，創(chuàng)新服務(wù)方式，徹底改變?nèi)耸聶n案利用現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面的服務(wù)。這樣才能提高人事檔案利用服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息資源的有效共享，為人力資源管理提供便捷高效的服務(wù)。

結(jié)束語

綜上所述，在對人力資源進(jìn)行管理的過程中，加強(qiáng)對人事檔案功能的認(rèn)識(shí)是十分必要的。人事檔案主要為人力資源管理提供了支撐以及服務(wù)的功能，在今后的人事檔案管理過程中，為了要將這一功能得到進(jìn)一步凸顯，就要不斷加強(qiáng)信息化水平的提升，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，對人事檔案的管理理念予以進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，同時(shí)將服務(wù)方式得到進(jìn)一步的創(chuàng)新，這樣才能真正的將人事檔案的功能發(fā)揮出來，為我國人力資源管理的進(jìn)一步發(fā)展提供重要的支撐。

參考文獻(xiàn)

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一、高校人事檔案管理工作在人力資源管理中的作用

（一）高校人事檔案是人才信息的基礎(chǔ)，可以為人力資源管理及建設(shè)提供有效的科學(xué)依據(jù)

高校人事檔案蘊(yùn)含著豐富的信息資源，全面記載了教職工的自然狀況、政治思想、業(yè)績成果、職務(wù)職稱、專業(yè)特長等基本信息，具有較強(qiáng)的利用和參考價(jià)值。通過檔案可以了解員工的學(xué)業(yè)及業(yè)務(wù)發(fā)展程度等，依據(jù)這些信息，統(tǒng)計(jì)分析當(dāng)前師資隊(duì)伍的學(xué)緣結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等，對優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)起到借鑒作用，以利于人盡其才，才盡其用，最大限度地發(fā)揮人才優(yōu)勢。是合理選拔人才、使用人才的重要依據(jù)，科學(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的有效開發(fā)和使用，為高校人才培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。

（二）通過對檔案信息的有效開發(fā)利用，有助于人力資源的合理配置。

高校人事檔案管理是人才資源管理的基礎(chǔ)性工作，能夠?yàn)閷W(xué)校教育教學(xué)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持，在促進(jìn)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置方面發(fā)揮著重要功能。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解教職工的相關(guān)信息，譬如學(xué)歷程度，是否有出國學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是否有從事相關(guān)教學(xué)和研究的經(jīng)驗(yàn)等等，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，促進(jìn)專業(yè)之間、學(xué)科之間、校內(nèi)部門之間人才合理有序地流動(dòng)。

二、高校人事檔案開發(fā)利用服務(wù)人力資源建設(shè)的對策

高校人事檔案是高校人才信息的縮影，科學(xué)有效及時(shí)地收集部門產(chǎn)生的人事檔案材料，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性，并對其進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用，為全面參與高校人力資源工作提供可借鑒的信息，是人才招聘、師資隊(duì)伍建設(shè)等的重要參考。這就對高校人事檔案管理工作提出了更高的要求，針對當(dāng)前高校人事檔案管理工作中的不足，可以從以下幾方面來改善人事檔案管理工作。

（一）加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的制度化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式

高校人事檔案管理要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，改進(jìn)管理方式方法，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理有法可依、有章可循、有條有理、有序發(fā)展。要把促進(jìn)人力資源建設(shè)作為檔案信息開發(fā)的主要任務(wù)，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)制度化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)人事檔案的信息收集工作，充實(shí)檔案內(nèi)容，豐富館藏資源建設(shè)

人事檔案的系統(tǒng)完整關(guān)系到其是否能夠有效利用，收集工作則是檔案工作中的基礎(chǔ)，只有全面收集個(gè)人的不同階段的信息，人事檔案才有可能得到充分的開發(fā)和利用，才能夠更好地為人力資源開發(fā)提供有利的依據(jù)。人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握人事工作動(dòng)態(tài)，建立聯(lián)系制度，拓寬收集渠道，及時(shí)收集、主動(dòng)收集。人事檔案收集的內(nèi)容要根據(jù)教育改革和人事制度改革的需要，從人才發(fā)展的角度對不同崗位人員的材料收集各有側(cè)重。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整、真實(shí)、有效，在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性。從而提高人事檔案在人才開發(fā)工作中的信息價(jià)值和數(shù)據(jù)支持作用。

（三）提高檔案人員的素質(zhì)，是做好人事檔案管理工作必要因素

隨著高校人事制度改革的不斷深入，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。因此，人事檔案管理工作也應(yīng)重新定位檔案管理人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)，全方位考慮管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等諸多因素，有計(jì)劃引進(jìn)思想素質(zhì)過硬、專業(yè)知識(shí)全面的專門人才充實(shí)到檔案管理崗位。同時(shí)定期對現(xiàn)有人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們在工作中端正思想，自覺增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)方式方法，進(jìn)而優(yōu)化歷史原因造成的檔案人員結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀，更好地為人力資源管理服務(wù)。

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關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；企業(yè)管理

1 人事檔案管理與人力資源管理

1.1 人事檔案管理的概念

所謂“人事檔案”，指的是形成于相應(yīng)的人事活動(dòng)，對員工諸方面情況加以記述的信息內(nèi)容，可以有效地體現(xiàn)人員的各方面狀況，并且集中保存各種以個(gè)人為單位的文件資料以備查閱。而所謂“人事檔案管理”，則是管理人事檔案本身和開發(fā)、利用其中諸方面信息和內(nèi)容的行為的總稱。其中，“人事檔案實(shí)體管理”這一活動(dòng)主要包括對檔案的統(tǒng)計(jì)、登記、保管、整理、鑒定、收集之類活動(dòng)，開發(fā)和利用其中諸方面信息和內(nèi)容則主要包括對其的統(tǒng)計(jì)、登記、編研、提供、檢索之類活動(dòng)。

1.2 人力資源管理的概念

所謂“人力資源管理”，指的是借助于一系列科學(xué)辦法，借助于企業(yè)戰(zhàn)略指導(dǎo)，基于職位、規(guī)劃、分析等行為來開展諸如凝聚與整合、獲取與配置、安全與保障、培訓(xùn)與開發(fā)、規(guī)范與約束、考核與激勵(lì)人力資源等各種行為，最后逐步對員工價(jià)值、企業(yè)目標(biāo)之類加以實(shí)現(xiàn)的過程。其主要活動(dòng)包括勞動(dòng)關(guān)系管理、人力資源規(guī)劃、福利/薪酬管理、配置/招聘、績效管理開發(fā)/培訓(xùn)之類。

1.3 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

①人力資源管理活動(dòng)中，人事檔案管理是一個(gè)重要的工作內(nèi)容和組成部分，可以有效地對人力資源管理產(chǎn)生促進(jìn)作用。企業(yè)方面也會(huì)借助于人事檔案來對員工情況加以分析和了解，由此成為企業(yè)選用人才、開展績效考核活動(dòng)的一個(gè)重要依據(jù)。②很多員工資料都記錄于人事檔案之中，其成為員工信息和發(fā)展情況的一個(gè)重要載體。在此過程中，其他人力資源管理行為又是不可或缺的人事檔案內(nèi)容來源。其彼此存在著依賴和促進(jìn)關(guān)系。

2 人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

2.1 確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助

“人力資源規(guī)劃”這一活動(dòng)首先要對企業(yè)方面的人才供需情況做出確認(rèn)。在其間，有著諸多層面的信息資料。借助于對之開展的各方面整理、歸類活動(dòng)，能夠有效地對企業(yè)所需人才類型、情況之類做出提供，并總結(jié)其間具體信息和目前企業(yè)人力資源存量。如一些員工近期將會(huì)離職或退休，檔案管理人員可以第一時(shí)間內(nèi)將其情況向人力資源管理者加以反饋，提供重要信息給將來的人力資源管理規(guī)劃。

2.2 保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)

人力資源招聘活動(dòng)可以進(jìn)一步劃分為內(nèi)外部招聘兩種形式。前者是招聘和遴選企業(yè)內(nèi)部員工，“找出”所需人才，后者則是從高校、社會(huì)等渠道開展招聘。第一，招聘過程中，很多招聘人員會(huì)有或多或少的“任人唯親”行為，并由此導(dǎo)致招聘質(zhì)量大打折扣，并且給企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)“結(jié)黨營私”行為提供了“便利”，增加了日后管理的難度。而企業(yè)方面借助于統(tǒng)計(jì)和分析檔案資料的活動(dòng)，便可以在安排招聘人員活動(dòng)中使“相關(guān)者”能夠“回避”，以此來保證招聘質(zhì)量。第二，內(nèi)部招聘活動(dòng)中借助于對員工檔案情況加以分析和“大索貌閱”，便能夠提供依據(jù)給相應(yīng)的選拔、錄用活動(dòng)。

2.3 幫助企業(yè)有針對性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目

開展員工培訓(xùn)活動(dòng)之前，企業(yè)方面可以用員工信息資料作為依托，來圍棋“量身定做”各種培訓(xùn)項(xiàng)目，開展“針對性培訓(xùn)”。如企業(yè)可以借助于檔案資料中的一些年長員工“厭倦” 知識(shí)培訓(xùn)的狀況，對之開展健康保健培訓(xùn)等“投其所好”的活動(dòng)，在調(diào)動(dòng)其培訓(xùn)積極性的過程中促進(jìn)其工作的有效性。

2.4 了解、分析員工地域文化信息，促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理

不管什么國家和地區(qū)，來自不同地方者都會(huì)持有不同的觀念、習(xí)慣、文化，其間的溝通不暢、思想沖突之類都難以避免。而在企業(yè)員工檔案這一體系中，必然會(huì)存在經(jīng)歷、籍貫之類層面的說明，在此背景下，管理者便可以借助于對其各自的文化特質(zhì)加以分析，以此來對其將來從事工作的過程中有可能發(fā)生的諸多沖突加以有關(guān)的預(yù)測，并設(shè)置具備“預(yù)防性”的處理方法和相應(yīng)機(jī)制。與此同時(shí)，企業(yè)在安排各種形式文化背景的員工“組隊(duì)”開展合作活動(dòng)之前，便能夠借助于其的檔案來對其各自的信息做出有關(guān)的了解，提前開展心理、文化等方面的溝通和交流。

2.5 有利于更好的對員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

員工的受教育、離職、調(diào)動(dòng)之類情況和工作表現(xiàn)、專業(yè)特長、工資薪酬、職務(wù)職稱之類內(nèi)容都會(huì)在員工的檔案中有所體現(xiàn)。管理者比啊能夠借助于上述一系列信息，設(shè)置“量身定做”的員工發(fā)展路徑。如某一做了三年銷售人員的員工本身專業(yè)是市場營銷，銷售業(yè)績在三年中一直排名靠前，且具備積極表現(xiàn)，企業(yè)方面就能夠?qū)⒋巳讼乱宦殬I(yè)生涯目標(biāo)定位為銷售部經(jīng)理。

2.6 根據(jù)員工檔案中不同的情況，采取有效的激勵(lì)手段

很多理論中都提到了人的需求多種多樣，且其在生命中不同的階段中，持有的需求也各不相同，滿足各種需求的行為又會(huì)進(jìn)一步產(chǎn)生不同的對人刺激程度。為此，企業(yè)可以借助于分析員工檔案資料這一行為，來對員工切實(shí)需要做出有效了解，并將激勵(lì)手段予以“針對化”。如：某員工曾長期在外國從事重要職位收入也頗豐厚，如今回國參加工作，則其和其他員工相比，往往不甚看重物質(zhì)激勵(lì)，而其檔案中又會(huì)現(xiàn)實(shí)其家人住在國內(nèi)，由此可以斷定其回國的原因多半在于對家庭的眷顧。為此，企業(yè)便應(yīng)有效地對其家庭生活和工作時(shí)間予以適當(dāng)?shù)钠胶?，一方面要給其本人以相應(yīng)的比那里，另一方面也應(yīng)關(guān)心和照顧其家人，以此來有效地激發(fā)其積極性。

3 結(jié)語

在企業(yè)人力資源管理這一范疇中，人事檔案管理的作用愈發(fā)在檔案資料的價(jià)值中有所展示，其間的管理者能夠借助于利用、分析、整理檔案資料的活動(dòng)來服務(wù)于企業(yè)人力資源管理。其主要的作用體現(xiàn)為：以對人力資源現(xiàn)狀的確定來幫助企業(yè)開展的人力資源規(guī)劃活動(dòng)；以外部員工招聘質(zhì)量的保證來提供內(nèi)部招聘方面的依據(jù)；從員工培訓(xùn)項(xiàng)目方面來增加企業(yè)活動(dòng)的針對性；對員工地域文化情況加以分析和了解，以此來保證跨地域文化管理的效果；對員工職業(yè)生涯規(guī)劃起到促進(jìn)作用；從檔案中的情況入手來“對癥下藥”地采取激勵(lì)辦法。在將來，此方面的管理將會(huì)結(jié)合一系列現(xiàn)代化工具，使檔案信息查詢更快速，檔案信息利用科學(xué)化，從而使人事檔案管理更科學(xué)、高效，更好的在人力資源管理中發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)