導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案工作精細(xì)化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：高校檔案;精細(xì)化管理;實(shí)踐與探究

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。這個(gè)概念最早被應(yīng)用在企業(yè)管理上，對(duì)傳統(tǒng)粗放型管理理念，進(jìn)行集約化和規(guī)范化的管理。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，在高校檔案管理工作中，精細(xì)化管理內(nèi)容也得到了有效應(yīng)用，為高校事業(yè)的改革與發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。信息化時(shí)代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當(dāng)前這個(gè)大環(huán)境中，對(duì)高校檔案中的相關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化的管理，也是高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視的內(nèi)容。

1高校檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理方法落后

在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經(jīng)許久，但是在部分高校中，由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統(tǒng)型的檔案管理方法，沒能引入相應(yīng)的檔案管理人才對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化的改進(jìn)。信息技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的時(shí)效性的特點(diǎn)未能進(jìn)行及時(shí)的應(yīng)用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時(shí)也難以在各個(gè)部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。

1.2管理體制不夠完善

在當(dāng)前的高校管理工作中，由于校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對(duì)檔案管理工作存在著忽視的情緒，導(dǎo)致部分高校未能根據(jù)實(shí)際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有一些學(xué)校甚至并未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區(qū)域合用，導(dǎo)致檔案管理工作存在著較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案整理不及時(shí)，存檔缺乏規(guī)范，檔案信息出現(xiàn)遺漏問題，還有一些檔案并未及時(shí)歸還等問題也是層出不窮。

1.3管理設(shè)施建設(shè)滯后

檔案管理的成敗也和檔案管理設(shè)施的建設(shè)情況有關(guān)。但是由于高校對(duì)于檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作的資金嚴(yán)重不足，檔案管理的硬件建設(shè)方面存在著較大的滯后性。在實(shí)際的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些檔案在存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)上，檔案室的設(shè)施破舊，存儲(chǔ)的環(huán)境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴(yán)重的破壞，甚至出現(xiàn)了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識(shí)，將重要的檔案資料和危險(xiǎn)品放置在一起，對(duì)檔案資料的管理造成了較大的威脅。

2精細(xì)化管理理念的應(yīng)用內(nèi)涵

精細(xì)化管理理念本質(zhì)上也是一種管理文化。在實(shí)施管理工作的時(shí)候，要堅(jiān)持“精”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”和“細(xì)”等方面的原則內(nèi)容。“精”，主要就是對(duì)檔案管理工作要做到最優(yōu)化的管理；“準(zhǔn)”，是確保檔案管理工程中，不出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的交接問題；“嚴(yán)”，主要指的是對(duì)于檔案管理的相關(guān)制度、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格化的執(zhí)行，加強(qiáng)管控措施；而“細(xì)”，主要值得是把檔案管理工作做細(xì)，流程管細(xì)。在高校的檔案管理工作匯總，精細(xì)化的管理措施要求在每一個(gè)細(xì)節(jié)上做到精益求精，爭(zhēng)取營造出一個(gè)最佳的檔案管理環(huán)境，對(duì)檔案管理的環(huán)境、細(xì)節(jié)、成績(jī)進(jìn)行有效的營造和提升。精細(xì)化管理理念是一種對(duì)管理態(tài)度、意識(shí)和理念的結(jié)合，強(qiáng)調(diào)在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實(shí)到管理的各個(gè)細(xì)節(jié)之中，在檔案管理細(xì)節(jié)上，做到嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真；精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)規(guī)則意識(shí)，任何一項(xiàng)操作都應(yīng)該做到有規(guī)可循、違章必究，按照循環(huán)管理的思想，將檔案管理制度系統(tǒng)化，人員管理責(zé)任明確化，對(duì)高校檔案管理工作中的責(zé)任推諉、隨意無序的工作狀態(tài)進(jìn)行改觀，使得整個(gè)管理系統(tǒng)朝著更為協(xié)調(diào)化的方向發(fā)展。

3精細(xì)化管理內(nèi)容在高校檔案管理工作中的具體應(yīng)用

3.1在高校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

針對(duì)高校學(xué)生的檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的時(shí)候，主要可以從以下這幾個(gè)方面來進(jìn)行：第一，在新生入學(xué)的時(shí)候，對(duì)于從各個(gè)省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)疏漏。接收檔案的時(shí)候做好相應(yīng)的登記工作，并且根據(jù)新生名冊(cè)情況，在其檔案袋上標(biāo)明院系、專業(yè)信息、學(xué)號(hào)，然后再按照學(xué)生所報(bào)考的院系進(jìn)行整理存放；在進(jìn)行裝檔工作的時(shí)候，要用黑色簽字筆，將學(xué)生的相關(guān)信息內(nèi)容，用正楷書寫上去，避免不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)。專業(yè)的簡(jiǎn)稱要按照正式的規(guī)范格式進(jìn)行書寫，不能隨意進(jìn)行縮寫；要通知院系的相關(guān)檔案管理人員，并以書面的形式進(jìn)行告知，約定歸檔的時(shí)間，注意歸檔中可能會(huì)涉及的問題。第二，在新生入學(xué)之后，各個(gè)院系要對(duì)學(xué)生自帶的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)收取，并裝入預(yù)先準(zhǔn)備的檔案袋中，按照院系、專業(yè)，學(xué)生的學(xué)號(hào)，來對(duì)檔案進(jìn)行分類存放；之后，還應(yīng)該進(jìn)行二次檢查，看看檔案中是否有錯(cuò)裝、未報(bào)到者、夾帶的問題，如果發(fā)現(xiàn)檔案不全，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)齊。第三，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，可能會(huì)有一些新的資料需要?dú)w檔，像入黨資料、出國資料、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料、學(xué)籍變動(dòng)情況以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲資料，這些內(nèi)容也要及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免出現(xiàn)遺失的情況；在檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)學(xué)生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學(xué)生補(bǔ)齊檔案。第四，在學(xué)生畢業(yè)離校之前，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該和教務(wù)部門、就業(yè)管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)照，確保畢業(yè)生的檔案信息無誤。對(duì)于那些休學(xué)、出國、退學(xué)的學(xué)籍異動(dòng)情況，要將其檔案單獨(dú)抽出，進(jìn)行微調(diào)化的處理；在學(xué)生畢業(yè)離校之后，則應(yīng)該講學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔、封存，檔案管理部門應(yīng)該下發(fā)檔案裝檔通知說明，幫助學(xué)生對(duì)畢業(yè)材料的有關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行了解。

3.2在高校實(shí)物檔案管理中的應(yīng)用

在對(duì)學(xué)校的實(shí)物檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，主要可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實(shí)物檔案管理制度，將實(shí)物檔案管理的工作內(nèi)容，列入到單位和檔案管理的部門職責(zé)中來。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)的職校實(shí)物檔案管理制度，對(duì)各院系的檔案管理情況進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的院系和個(gè)人，要進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)。其次，要對(duì)專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行提升，幫助他們?cè)诰?xì)化管理的內(nèi)容之上，了解更多的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭(zhēng)取創(chuàng)造更多的條件來，為學(xué)校檔案管理人員的職稱評(píng)定、薪酬待遇、福利水平進(jìn)行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學(xué)校實(shí)物檔案管理要做到有規(guī)可循，對(duì)實(shí)物檔案的管理方法進(jìn)行細(xì)化處理，以件為立檔單位，統(tǒng)一編號(hào)，一件一號(hào)，進(jìn)行裝盒、上柜的集中管理操作；對(duì)于那些不能裝盒的實(shí)物檔案，可以存放在檔案柜之中；對(duì)各類的實(shí)物要進(jìn)行拍照保管，同時(shí)將其相關(guān)的材料內(nèi)容整理起來，完善整個(gè)檔案材料，確保它們之間能夠具備有機(jī)聯(lián)系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環(huán)境條件，定期進(jìn)行除塵，對(duì)溫度、濕度等內(nèi)容進(jìn)行控制，避免環(huán)境對(duì)實(shí)物檔案造成影響。一些貴重的實(shí)物檔案不能輕易對(duì)外展示，盡可能以照片的形式進(jìn)行提供。

3.3在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

高校教學(xué)檔案的管理區(qū)別于其它類型的檔案管理內(nèi)容，其具有較強(qiáng)的專業(yè)化和多樣化特點(diǎn)，產(chǎn)生于教學(xué)管理活動(dòng)中的多項(xiàng)環(huán)節(jié)內(nèi)容之中。在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要按照業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，對(duì)其展開工序化的流程操作，并且進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)策略。像流程內(nèi)容的設(shè)定，就可以采用線性流程、責(zé)任矩陣流程、時(shí)間矩陣流程和空間矩陣流程的內(nèi)容來記性。在實(shí)際的操作管理過程中，教學(xué)檔案上的管理人員，可以通過職校的網(wǎng)絡(luò)化管理內(nèi)容，制定出教學(xué)檔案管理流程，并按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容來進(jìn)行考核和檢查工作的進(jìn)行。教學(xué)檔案的管理也要順應(yīng)信息化時(shí)代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，將教學(xué)中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文件以及所需要的師生檔案整理為一個(gè)資源庫，這樣更方便廣大師生對(duì)教學(xué)檔案資源進(jìn)行查閱。在教學(xué)檔案的管理制度建設(shè)上，應(yīng)該由學(xué)校里面一位分管這方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關(guān)的制度，這樣才能體現(xiàn)出專業(yè)性和科學(xué)性的特點(diǎn)來。

4結(jié)束語

精細(xì)管理的本質(zhì)，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進(jìn)行有效發(fā)揮和貫徹，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行切實(shí)的提升。在實(shí)際的應(yīng)用過程中，高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要按照“精細(xì)化”的管理發(fā)展思路，對(duì)檔案管理中存在的關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行查找和解決，每階段性完成一個(gè)體系，便實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)體系，并牽動(dòng)修改相關(guān)體系，只有這樣才能將精細(xì)化管理的功能、效果、作用，進(jìn)行全方位的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

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[2]安巖.淺論職校檔案的精細(xì)化管理[J].城建檔案,2012(12):73-74.

篇2

[中圖分類號(hào)]：G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2016）-21--01

檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管等提供利用服務(wù)活動(dòng)的總稱，是國家檔案在事業(yè)單位最直接的表現(xiàn)形式。目前，工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對(duì)事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。本文將以此為背景，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.信息化水平較低

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛一應(yīng)用在各項(xiàng)工作中，并有效提高了社會(huì)生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時(shí)事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：（1）信息化技術(shù)的應(yīng)用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術(shù)被應(yīng)用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，只是開發(fā)應(yīng)用了這些系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，包括檔案儲(chǔ)存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒有得到應(yīng)用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。（2）檔案管理人員的信息水平不高。事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，但是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作；系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題也得不到及時(shí)解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

2.檔案管理體系不完善

當(dāng)前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導(dǎo)致所制定的檔案管理體系不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開工作，對(duì)整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當(dāng)前管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定將收集到的資料進(jìn)行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照按照擺放，導(dǎo)致檔案日常管理工作異?；靵y。

二、事業(yè)單位開展檔案管理的策略分析

1.制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系

對(duì)事業(yè)單位而言，制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優(yōu)先制定科學(xué)的管理制度，保證各項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。根據(jù)上文分析的內(nèi)容，本文認(rèn)為在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要注意以下問題：（1）應(yīng)該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，并以此為基礎(chǔ)制定管理體系，確保管理制度的科學(xué)性。（2）在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實(shí)用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關(guān)要求制定管理體系。（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個(gè)員工的工作，并且能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的行為產(chǎn)生影響，必要時(shí)要鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進(jìn)而帶動(dòng)其他人員遵守規(guī)定。

2.重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學(xué)習(xí)活動(dòng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在工作中，要采取自學(xué)與培訓(xùn)兩種形式，一方面，鼓勵(lì)全體檔案管理人員在閑暇之余能學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓(xùn)制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學(xué)習(xí)環(huán)境，以進(jìn)一步提高員工的整體素質(zhì)。

3.優(yōu)化管理手段

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔桿管理工作也需要積極引進(jìn)新的技術(shù)與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數(shù)據(jù)庫，并將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫中，并按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類；在文檔檢索過程中，相關(guān)人員只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。

篇3

[關(guān)鍵詞] 信息化管理；檔案工作；數(shù)碼照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數(shù)碼照片數(shù)量持續(xù)增加，在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用范圍也越來越廣，但就數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀來看，卻顯得有些不盡人意。實(shí)踐中我們能夠發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前國內(nèi)并沒有推行相對(duì)而言較為統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而導(dǎo)致數(shù)碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應(yīng)用價(jià)值也大打折扣。所以，在信息化時(shí)代，建立科學(xué)、完善的數(shù)碼照片檔案管理制度勢(shì)在必行。

1 數(shù)碼照片檔案特點(diǎn)分析

數(shù)碼照片的范圍相對(duì)來說比較廣泛，即所有利用數(shù)碼照相機(jī)和掃描儀產(chǎn)生的信息資料均可視為數(shù)碼照片。此類信息資料的存儲(chǔ)多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將其數(shù)據(jù)讀出來，經(jīng)處理后在通信網(wǎng)絡(luò)上形成靜態(tài)的圖像文件格式。與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片檔案無論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡(jiǎn)單、方便，而且存儲(chǔ)時(shí)間較長，不會(huì)出現(xiàn)褪色和變形等問題。但數(shù)碼照片與傳統(tǒng)檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說，對(duì)軟、硬件具有較強(qiáng)的依賴性；信息數(shù)據(jù)存在易改性以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)欠缺等。

2 信息化時(shí)代數(shù)碼照片檔案的管理方法

大量的數(shù)碼照片信息資料給檔案管理人員帶來的巨大的挑戰(zhàn)，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學(xué)、有效的管理方法是非常必要的。對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 數(shù)碼照片檔案分類與編號(hào)

在對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集的時(shí)候，為了保證材料質(zhì)量，需要遵循以下幾項(xiàng)原則：首先是剔除沒有價(jià)值的數(shù)碼照片。在諸多數(shù)碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場(chǎng)景，對(duì)于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據(jù)照片保管期限形成季度分類和年度分類，對(duì)其進(jìn)行分別整理。最后是嚴(yán)格按照編號(hào)結(jié)構(gòu)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行編號(hào)，即：年度+流水號(hào)。一般來說，年度和流水號(hào)均為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，如果不足4位，則在前補(bǔ)“0”。比如說：所需歸檔的數(shù)碼照片是“2015年檔案工作會(huì)議Dsc00039.jpg”的數(shù)碼照片，此照片的編號(hào)為13，那么在對(duì)其命名的時(shí)候，則應(yīng)該在13前加兩個(gè)“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級(jí)目錄

文件級(jí)目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級(jí)目錄的編制來看，大致包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，即全宗號(hào)、紙質(zhì)目錄號(hào)、案卷號(hào)、照片號(hào)、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、保管期限、盤號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)以及備注等。上述內(nèi)容中，數(shù)碼目錄號(hào)、盤號(hào)和數(shù)碼照片號(hào)僅用于著錄數(shù)碼照片。在編制過程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照目錄內(nèi)容對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理、歸檔。只有這樣，才能夠?yàn)槿蘸蟮牟檎夜ぷ魈峁┍憷?，確保數(shù)碼照片的價(jià)值能夠最大限度發(fā)揮出來。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數(shù)碼照片都要刻錄在一個(gè)或多個(gè)光盤中，光盤應(yīng)為只寫光盤，避免出現(xiàn)不同年度的數(shù)碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數(shù)碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應(yīng)該根據(jù)盤內(nèi)刻錄的數(shù)碼照片保管期限來設(shè)定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內(nèi)照片的應(yīng)用時(shí)限，避免出現(xiàn)使用數(shù)碼照片時(shí)，相應(yīng)光盤過期的情況。

2.4 儲(chǔ)存與保管

數(shù)碼照片的儲(chǔ)存與保管直接關(guān)系數(shù)碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對(duì)此項(xiàng)工作給予足夠重視。對(duì)于數(shù)碼照片檔案的儲(chǔ)存，應(yīng)該選用質(zhì)量好的光盤進(jìn)行刻錄，比如柯達(dá)、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質(zhì)量和保存期限滿足要求。而對(duì)于數(shù)碼照片檔案的保管，則應(yīng)該制定一套科學(xué)、完善的管理制度，對(duì)于不使用的光盤，應(yīng)該妥善保管到包裝物中，待到使用時(shí)再取出，使用后及時(shí)放回原處，如需觸摸光盤，應(yīng)該帶無紡棉質(zhì)手套；如果光盤有污漬，應(yīng)及時(shí)用酒精或中性清潔劑清洗，應(yīng)做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數(shù)碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準(zhǔn)確采集數(shù)碼照片信息

當(dāng)從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關(guān)信息記錄已經(jīng)形成，具有不可修改的特點(diǎn)，在歸檔工作中，檔案管理員可點(diǎn)擊右鍵查詢“詳細(xì)信息”，了解相片相關(guān)信息，便于準(zhǔn)確做好信息采集記錄。

4 結(jié) 語

從本文的分析我們可以看出，在信息化時(shí)代，數(shù)碼照片已經(jīng)成為了檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片的管理要求更為嚴(yán)格，需要工作人員從收集、整理、檢索、保存等多方面著手，采取科學(xué)、完善的方法實(shí)現(xiàn)管理工作的全面性和系統(tǒng)性，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理方法進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新和完善。只有這樣，才能夠使數(shù)碼照片檔案管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，將數(shù)碼照片檔案的信息最大限度發(fā)揮出來。

篇4

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；理念；方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）16-0320-02

檔案工作是一門科學(xué)，有著自身的規(guī)律、特點(diǎn)，這就需自覺以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，以科學(xué)的方式方法認(rèn)真研究、準(zhǔn)確把握，具有科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的精神。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)事業(yè)，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、服務(wù)黨和國家大局、服務(wù)社會(huì)、惠及民生的崇高事業(yè)，是為建設(shè)作貢獻(xiàn)、為時(shí)歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實(shí)地、科學(xué)務(wù)實(shí)、真抓實(shí)干。

一、抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作

（一）抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據(jù)管理目標(biāo)作用于管理客體以實(shí)現(xiàn)管理職能的方式、原則、工具和手段。同時(shí)，由于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)管理會(huì)更注重于員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，甚至強(qiáng)調(diào)自學(xué)和集體學(xué)習(xí)，以確立員工的共同目標(biāo)和協(xié)調(diào)員工的整體行動(dòng)。因此，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務(wù)的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負(fù)責(zé)人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會(huì)，突出工作重點(diǎn)，講究方式方法，用好責(zé)任制，并在會(huì)后與企業(yè)各事業(yè)部進(jìn)行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關(guān)制度，并開始具體實(shí)施。其次，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對(duì)檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實(shí)踐證明，如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業(yè)、部門和個(gè)人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要及相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)，提高檔案管理水準(zhǔn)。重點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展變化，突出三個(gè)方面的建設(shè)。一是改善檔案保管條件。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時(shí)更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲(chǔ)空間，確保檔案室建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應(yīng)專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動(dòng)態(tài)跟蹤新增審核審批事項(xiàng)情況，及時(shí)調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財(cái)政檢查檔案管理。重點(diǎn)是對(duì)檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，明確具體操作要求。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理能力。按照突出重點(diǎn)、整體提高的基本思路，應(yīng)采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時(shí)，重點(diǎn)組織各處室檔案管理人員進(jìn)行多樣化、經(jīng)?；膶ｎ}學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一是請(qǐng)進(jìn)來“講”。專門邀請(qǐng)檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業(yè)務(wù)檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會(huì)，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。二是召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)“評(píng)”。結(jié)合對(duì)檔案檢查情況，由檢查組對(duì)好的做法及時(shí)予以肯定推廣，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題予以通報(bào)提示，并有針對(duì)性議定整改措施。三是召開座談會(huì)“談”。采取每年召開一到兩次座談會(huì)的方式，明確年度檔案建設(shè)的目標(biāo)要求，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度，交流檔案資料收集、整理的經(jīng)驗(yàn)，提出加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設(shè)

（一）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用的前提條件。因此，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題。同時(shí)，除文書檔案外，我們必須要堅(jiān)持以民為本、以需求為導(dǎo)向，開設(shè)多種專題數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務(wù)功能。這樣做能增強(qiáng)全體職工的檔案意識(shí)，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（三）檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。21世紀(jì)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的基礎(chǔ)地位，就必須建設(shè)一支忠誠事業(yè)、機(jī)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精良、相對(duì)穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。另外，由于信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。由此可見，檔案工作如何更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在檔案管理者面前一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)至關(guān)重要。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化分析

（一）檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。二是機(jī)關(guān)單位自身層面。要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，只要符合國家檔案法規(guī)，做到科學(xué)利用信息化手段，并實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，就會(huì)不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會(huì)大眾提供專項(xiàng)服務(wù)。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務(wù)，為中心工作提供服務(wù)。因此，應(yīng)積極主動(dòng)的將檔案管理納入中心，方能做到成績(jī)斐然。在前期應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，樹立科學(xué)發(fā)展意識(shí)，進(jìn)行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當(dāng)前形勢(shì)的不斷發(fā)展變化趨勢(shì)，重視研究國情、地區(qū)發(fā)展?fàn)顩r與公司企業(yè)的現(xiàn)實(shí)狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識(shí)，全局意識(shí)以及安全責(zé)任意識(shí)。應(yīng)明確著力點(diǎn)，在抓好常態(tài)工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)有效的把握并調(diào)節(jié)階段工作的核心重點(diǎn)，提升檔案服務(wù)管理針對(duì)性以及綜合效率。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平。對(duì)于檔案管理科學(xué)化建設(shè)的路徑之一，信息技術(shù)已成為當(dāng)前檔案管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)，在某種程度上，信息技術(shù)應(yīng)用程度的高低與檔案管理科學(xué)化水平的高低具有重要且密切的聯(lián)系。因此，提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺(tái)等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對(duì)信息的檢索，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容。

加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動(dòng)態(tài)管理，特點(diǎn)是資料上發(fā)生變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)加以修正，定期組織管理人員對(duì)檔案信息資料進(jìn)行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學(xué)化水平。

（四）加強(qiáng)檔案的服務(wù)建設(shè)。檔案服務(wù)工作上，應(yīng)積極的從以往封閉式形式發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型模式。當(dāng)前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現(xiàn)為較強(qiáng)的全民性以及服務(wù)性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護(hù)合法權(quán)益而來到圖書館，主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢想要的資料、文獻(xiàn)。為此，創(chuàng)建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統(tǒng)變成現(xiàn)代化檔案管理工作區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的核心環(huán)節(jié)。新時(shí)期，檔案管理只有全面聯(lián)系社會(huì)實(shí)際，深入大眾，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，方能拓寬發(fā)展空間，提升科學(xué)化水平。應(yīng)積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現(xiàn)檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動(dòng)，確保各界人員更全面的了解以及有效的應(yīng)用。服務(wù)管理措施應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化，便于大眾應(yīng)用查閱。

（五）提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要建立事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)體系，使事業(yè)單位檔案管理人員全員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，也可以將檔案管理的相關(guān)專家和學(xué)者請(qǐng)到事業(yè)單位中來，通過理論講述、實(shí)際指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)傳授等方式來切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（六）加快事業(yè)單位檔案管理的更新。要對(duì)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案加強(qiáng)更新管理，建立起及時(shí)收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對(duì)傳統(tǒng)類型的信息與資料進(jìn)行深入加工，滿足事業(yè)單位的職能和服務(wù)等功能需要。要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各種音頻、視頻、圖像資料機(jī)制加入事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，以達(dá)到對(duì)事業(yè)單位檔案庫的及時(shí)更新和整理。

四、注重電子檔案的發(fā)展

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

（一） 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會(huì)國 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

篇5

1 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需轉(zhuǎn)變管理理念

1.1 將效益觀念放在首位。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理是在確保資源質(zhì)量及服務(wù)質(zhì)量的前提下，最大限度地減少高校藝術(shù)檔案管理過程中所耗資源，以降低管理成本為主要目標(biāo)的現(xiàn)代化管理方式。因此，在高校藝術(shù)檔案管理的過程中，應(yīng)將管理效益作為主要評(píng)價(jià)和考量標(biāo)準(zhǔn)。在具體的工作中，應(yīng)在保證齊全、完整的基礎(chǔ)上，加大對(duì)利用率較高類型的高校藝術(shù)檔案的重視和投入，提高管理資源的效益產(chǎn)出率；將提供利用工作作為管理質(zhì)量的試金石，改革甚至革除有礙于提供利用工作效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，完善和細(xì)化有利環(huán)節(jié)；提高高校藝術(shù)檔案的數(shù)字化比率和質(zhì)量，利用先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升高校藝術(shù)檔案的管理和服務(wù)效率。

1.2 強(qiáng)化以人為本的理念。精細(xì)化管理是一種管理理念和文化，它的實(shí)現(xiàn)需要由相應(yīng)的高校檔案管理人員來完成。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理要求將相應(yīng)的管理責(zé)任明確化、具體化，使得每一個(gè)管理者都能夠盡職盡責(zé)。因此，其內(nèi)在的要求是對(duì)人的科學(xué)管理。傳統(tǒng)的管理強(qiáng)調(diào)對(duì)客體即高校藝術(shù)檔案本身的管理，對(duì)主體即高校藝術(shù)檔案管理人員的管理相對(duì)較弱。而要實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理恰恰要求強(qiáng)化對(duì)主體的管理，以人為本，做到事事有安排、事事有標(biāo)準(zhǔn)、事事有人管、事事有考核。

2 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需加強(qiáng)制度建設(shè)

精細(xì)化管理的基本原則之一就是對(duì)管理制度的嚴(yán)格制定和執(zhí)行。因此，加強(qiáng)制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的重要保障。

依據(jù)當(dāng)前的管理實(shí)際并結(jié)合高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的需要，加強(qiáng)制度建設(shè)可從以下三個(gè)方面著手：第一，在高校檔案管理制度的制定過程中應(yīng)加大獎(jiǎng)懲制度的分量，細(xì)化獎(jiǎng)懲條款。高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理不僅要求具備規(guī)范的管理制度，而且要求通過考核保證其實(shí)施，科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度可有效達(dá)成這一目的。當(dāng)前，高校檔案館（室）的相關(guān)管理制度較為重視管理職責(zé)的明確，而相應(yīng)的獎(jiǎng)懲條款卻顯得較為模糊，即便是在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中亦是如此。第二，編制《崗位職責(zé)指導(dǎo)書》。高校檔案館（室）的工作人員相對(duì)較少，因此可結(jié)合其業(yè)務(wù)工作專業(yè)化、具體性描述工作權(quán)責(zé)、制定較為詳細(xì)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，從而為每一位工作人員編制相應(yīng)的《崗位職責(zé)指導(dǎo)書》并嚴(yán)格實(shí)施。第三，可結(jié)合各高校藝術(shù)檔案的管理實(shí)踐，依據(jù)《藝術(shù)檔案管理辦法》制定實(shí)施本校的《高校藝術(shù)檔案管理辦法》。

3 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理需細(xì)化管理流程

精細(xì)化管理本質(zhì)上是一種對(duì)管理目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過程，要求其管理規(guī)劃能有效貫徹到每一個(gè)管理環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用。因此，細(xì)化管理流程是實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理的核心。

由于高校藝術(shù)檔案在種類、內(nèi)容、載體等方面均具有多樣性，且在2008年頒布實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的分類體系中沒有獨(dú)立出來，其分散存在于教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類等高校檔案類型中，因此其管理尚不能實(shí)現(xiàn)完全獨(dú)立。不過，由于高校藝術(shù)檔案具有獨(dú)特的功能和特點(diǎn)，且國家文化部和檔案局早在2002年就頒布實(shí)施了《藝術(shù)檔案管理辦法》，這就為高校藝術(shù)檔案的獨(dú)立化、系統(tǒng)化管理提供了切實(shí)的依據(jù)。當(dāng)前，在高校檔案館（室）內(nèi)部普遍實(shí)行的是職能制，即按照檔案管理流程規(guī)劃和設(shè)置檔案業(yè)務(wù)部門。筆者認(rèn)為，在職能制的基礎(chǔ)上，每一個(gè)業(yè)務(wù)部門均制定相應(yīng)精細(xì)的檔案管理流程圖，將業(yè)務(wù)管理每一個(gè)環(huán)節(jié)都納入其中，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。在此前提下，再按照檔案類型進(jìn)行分工管理方可最大限度地實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案的精細(xì)化管理，如可將與之相關(guān)類型檔案的管理職責(zé)分配給固定工作人員專職負(fù)責(zé)。如此既可做到責(zé)任明確、職有專司，又可實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理，有效提升高校藝術(shù)檔案管理效率。

4 實(shí)現(xiàn)高校藝術(shù)檔案精細(xì)化管理需創(chuàng)新管理方法

篇6

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作； 精細(xì)化管理； 建議

一、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的精細(xì)化管理是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)

高校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理，是指樹立精益思想和經(jīng)營理念，運(yùn)用先進(jìn)管理技術(shù)，建立健全工作規(guī)范、責(zé)任制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，按照精確、細(xì)致、深入的要求實(shí)施管理，避免粗放式管理，不斷增強(qiáng)執(zhí)行力，提高財(cái)務(wù)管理的效能。2009年8月財(cái)政部印發(fā)的《關(guān)于推進(jìn)財(cái)政科學(xué)化精細(xì)化管理的指導(dǎo)意見的通知》指出：全面推進(jìn)財(cái)政科學(xué)化精細(xì)化管理，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，是做好新形勢(shì)下財(cái)政工作的迫切需要?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》第五十八條規(guī)定：“堅(jiān)持依法理財(cái)，嚴(yán)格執(zhí)行國家財(cái)政資金管理法律制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律。建立科學(xué)化精細(xì)化預(yù)算管理機(jī)制，科學(xué)編制預(yù)算，提高預(yù)算執(zhí)行效率。”2011年6月國務(wù)院的《關(guān)于進(jìn)一步加大財(cái)政教育投入的意見》第四條指出：“全面推進(jìn)教育經(jīng)費(fèi)的科學(xué)化精細(xì)化管理，要采取有效措施，切實(shí)提高經(jīng)費(fèi)管理水平”。

我國普通高校招生規(guī)模先后經(jīng)歷了擴(kuò)張期—延續(xù)擴(kuò)張期—控制擴(kuò)張期三個(gè)階段，高校為了順應(yīng)教育教學(xué)的發(fā)展進(jìn)行了相關(guān)條件建設(shè)來支撐，從財(cái)務(wù)資金投入來看：經(jīng)歷了增加撥款投入、增加貸款投入、增加化債資金投入、控制貸款建設(shè)規(guī)模等過程。2012年國家提出了我國高等教育發(fā)展要從規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向提高內(nèi)涵質(zhì)量的要求，財(cái)務(wù)管理要適應(yīng)高校發(fā)展內(nèi)涵建設(shè)的要求就要實(shí)行財(cái)務(wù)的精細(xì)化管理，這也是高校適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀之必需。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是高校進(jìn)行財(cái)務(wù)管理和核算的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也是提高高校財(cái)務(wù)管理水平的關(guān)鍵。及時(shí)發(fā)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中存在的問題并及時(shí)進(jìn)行解決，才能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理。

二、高校會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作精細(xì)化管理過程中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)管理制度建設(shè)相對(duì)粗放

高校內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度，是各高校根據(jù)國家會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的規(guī)定，結(jié)合本單位的特點(diǎn)和要求而制定的，旨在規(guī)范單位內(nèi)部會(huì)計(jì)管理活動(dòng)的制度和辦法。它是貫徹實(shí)施國家會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的重要基礎(chǔ)和必要補(bǔ)充。精細(xì)化管理要求建立健全工作規(guī)范、責(zé)任制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，完善崗責(zé)體系；會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作精細(xì)化管理則需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部管理制度的規(guī)范化。在高校內(nèi)部，雖然絕大部分的活動(dòng)建立了相關(guān)的會(huì)計(jì)管理制度，但缺陷是會(huì)計(jì)管理制度比較籠統(tǒng)、簡(jiǎn)單，顯得十分粗放。如一些專項(xiàng)資金，由于沒有明確各項(xiàng)費(fèi)用之間的比例，雖然在制度中規(guī)定了使用范圍，但還是容易出現(xiàn)各項(xiàng)費(fèi)用嚴(yán)重失衡，該使用的方面投入的少，不該或只應(yīng)少投入的方面反而多的現(xiàn)象。最典型的例子是學(xué)生活動(dòng)費(fèi)、學(xué)生招生就業(yè)費(fèi)等的使用中，用于招待與個(gè)人補(bǔ)貼及獎(jiǎng)勵(lì)的比例高達(dá)七成以上。這顯然是財(cái)務(wù)制度粗放所致。

（二）會(huì)計(jì)人員崗位設(shè)置不合理

隨著我國高等教育體制改革的不斷深入，高校資本運(yùn)作規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)呈現(xiàn)多樣化和復(fù)雜化趨勢(shì)，但高校會(huì)計(jì)人員崗位的設(shè)置跟不上步伐。一方面，目前我國很多高校的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)及崗位設(shè)置主要有：處辦、會(huì)計(jì)核算、預(yù)算管理、綜合管理、資金管理等職能科室，還有部分高校結(jié)合自己實(shí)際設(shè)置了收費(fèi)、電算化、基建財(cái)務(wù)、產(chǎn)業(yè)財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)管理、招標(biāo)辦等職能科室。從這種形式可以看到，不僅預(yù)算能力較弱和資金流動(dòng)不暢，而且沒有內(nèi)外安全保障機(jī)制，未徹底解決機(jī)構(gòu)及崗位重復(fù)設(shè)置的業(yè)務(wù)交叉、高校財(cái)務(wù)管理效率低下、財(cái)務(wù)管理成本偏高以及資金資源浪費(fèi)等問題。另一方面，由于高校教育事業(yè)的快速發(fā)展，隨著校園一卡通、國庫集中支付、部門預(yù)算和納稅申報(bào)等業(yè)務(wù)的開展，有些高校會(huì)計(jì)人員身兼數(shù)崗：既審核憑證，又支付款項(xiàng)；既開具銀行票據(jù)，又擔(dān)任銀行對(duì)賬工作；既開具收費(fèi)票據(jù)，又對(duì)收費(fèi)票據(jù)進(jìn)行核銷登記工作等，嚴(yán)重違反了內(nèi)部控制中的不相容職務(wù)相分離的原則。

（三）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息利用效率低

財(cái)政部制定并的《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中指出，“‘十二五’時(shí)期要全面推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，為會(huì)計(jì)科學(xué)化精細(xì)化管理提供助力?！蹦壳半S著信息化技術(shù)和高校數(shù)字化校園的發(fā)展，學(xué)校財(cái)務(wù)不僅涉及財(cái)務(wù)部門本身，還與教務(wù)、科研、人事、學(xué)生管理、圖書、房產(chǎn)、水電等多個(gè)職能部門以及上級(jí)管理部門、銀行、稅務(wù)等關(guān)系密切。目前高校財(cái)務(wù)提供的網(wǎng)上服務(wù)一般以信息為主的業(yè)務(wù)查詢功能，尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交換利用；財(cái)務(wù)與其他各部門管理系統(tǒng)均是獨(dú)立的體系，學(xué)校財(cái)務(wù)信息與其他信息使用者之間難以形成共享、對(duì)接和相互利用，財(cái)務(wù)信息并未得到充分利用。

（四）財(cái)務(wù)檔案管理不夠重視

高校財(cái)務(wù)檔案是記錄學(xué)校一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的載體，主要包括會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、銀行對(duì)賬單、數(shù)據(jù)備份盤等，隨高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之日起建立到業(yè)務(wù)終了存檔，直接反映的是學(xué)校經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的全過程。檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)在和將來，承上啟下的一項(xiàng)重要工作。加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作精細(xì)化管理的必然要求，但目前財(cái)務(wù)檔案工作不重視現(xiàn)象較多。財(cái)務(wù)檔案的范圍已不僅僅包括傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)憑證和賬表，而且還應(yīng)包括日常檢查的紙質(zhì)、電子資料，使用程序的日常變動(dòng)資料及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和程序的介質(zhì)等。如科研經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等審計(jì)檢查資料，“校園一卡通”等系統(tǒng)日常操作資料，財(cái)務(wù)部門只是象征性地將紙質(zhì)資料裝訂起來，電子資料隨便存儲(chǔ)，學(xué)校檔案管理部門沒有相關(guān)的接收規(guī)定，以致財(cái)務(wù)部門越積越多，造成所保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)文檔資料未能及時(shí)歸檔。

三、高校會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作精細(xì)化管理的建議

（一）完善會(huì)計(jì)管理制度建設(shè)

隨著高校事業(yè)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)管理主體從原來單一的事業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榛窘ㄔO(shè)、基金會(huì)及校辦產(chǎn)業(yè)等多主體的財(cái)務(wù)管理，會(huì)計(jì)核算與管理的內(nèi)容增加了基本建設(shè)和基金會(huì)等相關(guān)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)了前所未有的新情況、新要求和新問題。高校必須借助國家法律、法規(guī)、規(guī)章、制度等要求進(jìn)行規(guī)范化管理，避免崗位與崗位之間的間隙、機(jī)構(gòu)重疊及業(yè)務(wù)重復(fù)現(xiàn)象的發(fā)生，制定各層級(jí)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。同時(shí)，以規(guī)范化為中心，以提高財(cái)務(wù)工作效率為目的，建立財(cái)務(wù)各崗位的業(yè)務(wù)流程。流程決定績(jī)效，從流程到績(jī)效，再由績(jī)效反饋到流程，形成一個(gè)封閉的管理圈。與時(shí)俱進(jìn)地建立健全和完善精細(xì)化管理所需的規(guī)章制度，為廣大師生員工提供更快更好的服務(wù)，從而達(dá)到日常管理操作的規(guī)范化，提高財(cái)務(wù)管理水平。

（二）崗位設(shè)置和人員安排精細(xì)化

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的需要，設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，或者在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會(huì)計(jì)人員并指定會(huì)計(jì)主管人員?！备咝５呢?cái)務(wù)工作主要是對(duì)學(xué)校資金的預(yù)算決算、資金的運(yùn)用核算、資金的安全流動(dòng)進(jìn)行管理，為全校師生提供全方位、多樣化、個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。高校可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，參照企業(yè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略實(shí)施的組織，以計(jì)劃科、會(huì)計(jì)科、資金管理科（簡(jiǎn)稱資金科）、綜合管理科（簡(jiǎn)稱管理科）為例，設(shè)置事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)，具體模式如圖1。

另外，關(guān)于高校會(huì)計(jì)人員的崗位，各高?？梢愿鶕?jù)自身規(guī)模的大小和業(yè)務(wù)量，結(jié)合會(huì)計(jì)電算化和內(nèi)部控制的要求，確定不相容的崗位和職務(wù)，科學(xué)合理地設(shè)置會(huì)計(jì)人員工作崗位，明確各崗位（如：處長，科長；現(xiàn)金出納崗，銀行出納崗，審核，復(fù)核，收費(fèi)核算崗，票據(jù)管理崗等）的具體職能，使不相容崗位和職務(wù)之間相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制，以會(huì)計(jì)科為例（見表1）。

（三）共同協(xié)作，實(shí)行信息共享

財(cái)政部的《關(guān)于推進(jìn)財(cái)政科學(xué)化精細(xì)化管理的指導(dǎo)意見》第36條要求“規(guī)劃和建立流程通暢、業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)共享的一體化管理系統(tǒng)?！彪S著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化建設(shè)已成為各高校“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校各部門應(yīng)樹立全局的管理意識(shí)和一盤棋思想，避免各個(gè)系統(tǒng)的獨(dú)立使用、信息分散、資源不共享，造成信息資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、教務(wù)、科研、人事、學(xué)生管理、圖書、房產(chǎn)、水電等校內(nèi)部門信息系統(tǒng)對(duì)接，大力推進(jìn)高校信息化建設(shè)。從而促進(jìn)高校信息互聯(lián)互通、信息共享。向教職員工提供方便使用、易于理解的信息。充分發(fā)揮信息技術(shù)功能，并為高校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供強(qiáng)有力的支持。

（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

高校財(cái)務(wù)檔案既是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，又是高校檔案的重要組成部分。檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)檔案管理理念加以改變，用發(fā)展的眼光正確認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作，不僅要重視會(huì)計(jì)憑證、賬本及報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，而且也應(yīng)該重視財(cái)務(wù)專項(xiàng)審計(jì)、“校園一卡通”系統(tǒng)日常操作等會(huì)計(jì)文檔材料的歸檔、管理。隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和推廣，財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)逐漸被計(jì)算機(jī)所取代，會(huì)計(jì)電算化在高校已普遍實(shí)施。電算化財(cái)務(wù)檔案也不僅僅是傳統(tǒng)意義上打印機(jī)打出來的紙質(zhì)材料，更主要的是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)和光盤上的資料。對(duì)于這些磁性介質(zhì)和光盤，檔案管理部門應(yīng)該定點(diǎn)保管、定期檢查和定期復(fù)制，才能發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的效用，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

四、結(jié)束語

財(cái)務(wù)精細(xì)化管理目的是提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率，降低管理成本和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的精細(xì)化管理是高校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的基本環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到高校財(cái)務(wù)核算的質(zhì)量和高校的財(cái)務(wù)管理水平。我們必須細(xì)化崗位職責(zé)和健全內(nèi)部管理制度，建立起相應(yīng)的工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范；樹立全局的管理意識(shí)，實(shí)行信息共享；適應(yīng)時(shí)展，提高財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，從而推進(jìn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理，提高財(cái)務(wù)管理水平，為快速發(fā)展的高校事業(yè)提供更好的支撐和服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范培訓(xùn)教材[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，1998.

[2] 張桂炎.企業(yè)精細(xì)化財(cái)務(wù)管理措施分析[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2011（2）.

篇7

一、內(nèi)容精細(xì)化

建立統(tǒng)一的直銷客戶檔案數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容涵蓋企業(yè)所需客戶的全部信息。客戶檔案內(nèi)容可以分為五大類：自然信息、用油機(jī)具、儲(chǔ)油能力、歷年銷量、資質(zhì)信息。

自然信息包括客戶全稱、公司地址、法人代表、企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)分類、客戶類別、聯(lián)系方式、企業(yè)簡(jiǎn)介、主營業(yè)務(wù)、提貨方式、卸油地點(diǎn)等信息；用油機(jī)具包括普通貨車、油電混合動(dòng)力車、集裝箱運(yùn)輸車、混凝土攪拌機(jī)、混凝土泵車、鏟車、叉車、土石方運(yùn)輸車、吊車等各類車輛；儲(chǔ)油能力包括油罐儲(chǔ)油品種、油罐容量、油罐位置及加油機(jī)品牌、型號(hào)、槍數(shù)等；歷年銷量是指該客戶在石油公司的歷史銷售數(shù)據(jù)，包括汽油、柴油、小品種銷量，對(duì)客戶在石油公司近三年的購油量要重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)；資質(zhì)信息是指客戶的組織機(jī)構(gòu)代碼、營業(yè)執(zhí)照號(hào)、稅務(wù)登記號(hào)、經(jīng)營許可證編號(hào)等相關(guān)資質(zhì)的基礎(chǔ)信息。

二、設(shè)計(jì)精細(xì)化

在客戶檔案的設(shè)計(jì)者中，負(fù)責(zé)客戶檔案工作的管理人員首當(dāng)其沖，而一線優(yōu)秀營銷人員的參與必不可少?？蛻魴n案的設(shè)計(jì)應(yīng)以滿足石油銷售企業(yè)的實(shí)際需要為原則，設(shè)計(jì)初稿應(yīng)廣泛征求營銷部及銷售片區(qū)的意見，確定客戶檔案的建立對(duì)象為企業(yè)已經(jīng)擁有并正在擁有的存量客戶及臨時(shí)配送客戶。由公司營銷處、分公司營銷部、全體銷售片區(qū)反復(fù)討論修改，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后方可下發(fā)。

抽調(diào)部分一線優(yōu)秀營銷人員全程參與檔案內(nèi)容、填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)、更新周期的設(shè)計(jì)和編制，這些人員均有實(shí)際營銷工作經(jīng)驗(yàn)，懂得獲取客戶信息的技巧及客戶資料中對(duì)企業(yè)有價(jià)值的信息，他們既是客戶檔案的設(shè)計(jì)者，也是客戶檔案的填報(bào)者。一線優(yōu)秀營銷人員參與客戶檔案的設(shè)計(jì)，使客戶檔案內(nèi)容與實(shí)際工作需求相結(jié)合，有助于提高客戶檔案的實(shí)用性和可操作性。

三、更新精細(xì)化

客戶檔案一經(jīng)下發(fā)，各銷售片區(qū)要對(duì)轄區(qū)客戶逐一進(jìn)行回訪，掌握客戶的第一手資料。按照統(tǒng)一下發(fā)格式認(rèn)真填寫客戶檔案，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并按照規(guī)定時(shí)間上報(bào)營銷部。在《客戶關(guān)系管理辦法》中明確規(guī)定：如有客戶信息發(fā)生變更，營銷人員需在自變化之日起五日內(nèi)將更新后的客戶檔案反饋至營銷部。如有新開發(fā)客戶，營銷人員需于一周內(nèi)收集客戶信息建立客戶檔案，并將新建立客戶檔案上報(bào)營銷部備檔。

四、考核精細(xì)化

將客戶檔案管理作為銷售人員綜合管理指標(biāo)的考核內(nèi)容，并制定嚴(yán)格的扣分標(biāo)準(zhǔn)。營銷部通過對(duì)客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查、參與銷售片區(qū)客戶服務(wù)、定期走訪直銷客戶、處理片區(qū)客戶投訴的方式，掌握各銷售片區(qū)對(duì)客戶檔案的管理情況，并以此為依據(jù)，每月對(duì)銷售片區(qū)客戶檔案的更新及建立情況進(jìn)行考核。對(duì)客戶檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)的銷售人員進(jìn)行扣分，直接扣罰月度獎(jiǎng)金，以此來約束銷售人員，加強(qiáng)客戶檔案的精細(xì)化管理，確保直銷客戶檔案管理的嚴(yán)肅性。

五、保管精細(xì)化

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【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理理念；精細(xì)化管理實(shí)踐

一、什么是精細(xì)化管理

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化，它是源于發(fā)達(dá)國家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個(gè)層次是個(gè)性化。

精細(xì)化管理是以精細(xì)操作和管理為基本特征，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)的就是一個(gè)“精”字，一個(gè)“細(xì)”字。由過去的粗放型管理向集約化管理的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化管理的轉(zhuǎn)變。

二、在學(xué)生工作中實(shí)施精細(xì)化管理的實(shí)踐

1.新生賀信精細(xì)化。精細(xì)化管理體現(xiàn)在由粗放型向個(gè)性化轉(zhuǎn)變。班主任根據(jù)網(wǎng)上錄取的新生電子信息，將入學(xué)成績(jī)及操行表現(xiàn)進(jìn)行分類篩選，在電子表格中添加相應(yīng)的希望，并用WORD與EXCEL郵件合并功能完成給每位新生家長的第一封信（包括祝賀、慰問、自我介紹、班級(jí)情況介紹、學(xué)生個(gè)人排名及激勵(lì)話語、本學(xué)期課程情況、班主任聯(lián)系方式、注意事項(xiàng)等），在接待日當(dāng)天發(fā)給家長或?qū)W生本人，并進(jìn)行有的放矢的個(gè)性化交流，這種因人而異的賀信，有助于使學(xué)生把握自己，規(guī)劃新的人生；同時(shí)也讓家長們感受到學(xué)院的精細(xì)而又人性化的管理，進(jìn)而放大對(duì)學(xué)校的宣傳效應(yīng)。這種個(gè)性化的書信交流也可應(yīng)用于各學(xué)期的成績(jī)報(bào)告及評(píng)語，既能降低因成績(jī)公布而對(duì)差生引起的心理壓力，又能讓家長和學(xué)生本人能了解到目前的排名位置及班級(jí)的情況，尋找原因，采取對(duì)策。

2.檔案管理精細(xì)化。精細(xì)化管理體現(xiàn)在由傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)型向科學(xué)化的轉(zhuǎn)變。變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為動(dòng)態(tài)的電子信息管理，電子檔案內(nèi)容設(shè)計(jì)建立了能夠動(dòng)態(tài)記錄個(gè)人基本信息的電子檔案。包括個(gè)人及家庭基本信息和聯(lián)系方式、個(gè)人入學(xué)成績(jī)和排名、中學(xué)階段的表現(xiàn)及愛好、各學(xué)期的任職、獎(jiǎng)懲、成績(jī)排名、操行、補(bǔ)考、實(shí)習(xí)單位及聯(lián)系電話、畢業(yè)去向等。該電子檔案由于具有多項(xiàng)查詢功能，且軟件設(shè)計(jì)有照片，便于班主任、任課教師快速記憶學(xué)生姓名及了解學(xué)生情況，同時(shí)也大大方便了輔導(dǎo)員工作，包括黨員發(fā)展、干部考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)，用人單位政審等。

3.管理制度精細(xì)化。精細(xì)化管理就是將管理的對(duì)象逐一分解，量化為具體的數(shù)字、程序、責(zé)任，使每一項(xiàng)工作內(nèi)容都能看得見、摸得著、說得準(zhǔn)，使每一個(gè)問題都有專人負(fù)責(zé)，不留盲區(qū)。

學(xué)生工作除了發(fā)揮班團(tuán)干部作用外，還注意發(fā)揮全員參與管理，如設(shè)宿舍長和學(xué)、課代表等二級(jí)管理責(zé)任人，各司其職。班團(tuán)干部為優(yōu)秀干部和三好生者或由個(gè)人自薦；宿舍長由宿舍同學(xué)選出；學(xué)按每學(xué)期成績(jī)排名，或由三好學(xué)生領(lǐng)銜組長，同學(xué)自選組長，一般小組5-8人。

實(shí)踐證明，動(dòng)態(tài)學(xué)習(xí)組的產(chǎn)生有多個(gè)好處，一是打破了宿舍小團(tuán)體，同學(xué)之間交流互動(dòng)增多，增進(jìn)了相互了解；二是由于學(xué)習(xí)組成員是自選組成，因此學(xué)習(xí)組互助功能得到了較好的體現(xiàn)；三是發(fā)揮了三好學(xué)生的小老師作用；四是由于每學(xué)期動(dòng)態(tài)遴選三好生，也有助于激發(fā)大家的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；五是班主任還可將分組等信息告之任課教師，以方便進(jìn)行考核與管理，特別是在大課管理中，分組考勤發(fā)揮了顯著作用。

4.考核評(píng)優(yōu)精細(xì)化。精細(xì)化管理的“精”就是切中要點(diǎn)，抓住管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；“細(xì)”就是管理標(biāo)準(zhǔn)的具體量化、考核、督促和執(zhí)行。

根據(jù)學(xué)生最容易出現(xiàn)的曠操和曠課現(xiàn)象，建立考勤管理軟件，只需要在相應(yīng)的考核表中輸入日期及有關(guān)缺勤代碼，系統(tǒng)將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)個(gè)人單項(xiàng)出勤，產(chǎn)生個(gè)人查詢卡和預(yù)警提醒，有利于班主任因人施教和進(jìn)行操行評(píng)定；更有利于規(guī)范學(xué)生的行為，以形成優(yōu)良的執(zhí)行力。

同樣在年級(jí)管理中，也建立各項(xiàng)目的電子量化考勤考核機(jī)制，例如早操管理、宿舍管理、晚自習(xí)管理等均設(shè)有單項(xiàng)考核指標(biāo)，使評(píng)優(yōu)工作透明化、自動(dòng)化。以早操為例，考核數(shù)據(jù)每周在班主任Q群內(nèi)更新，班主任可查看本班出勤情況，并了解班級(jí)在年級(jí)中的排名情況，以及本班個(gè)人情況。

5.情感教育精細(xì)化。學(xué)生工作也是一份紛繁復(fù)雜的育人工作，小到學(xué)生的坐立行走、穿著打扮，大到學(xué)生的思想情感、前途命運(yùn)。它的成功與否直接影響到學(xué)生品行、學(xué)業(yè)與前途，也直接影響到學(xué)校的地位、聲譽(yù)和生命力。精細(xì)化的管理也體現(xiàn)在施教的策略與藝術(shù)。

在學(xué)生工作中注意運(yùn)用“情”“理”相融、“冷”“熱”結(jié)合、“獎(jiǎng)”“罰”并行等思想教育中行之有效的原則，用寬容的心去對(duì)待每一個(gè)學(xué)生，多多關(guān)注學(xué)生的內(nèi)心體驗(yàn)。一個(gè)淺淺的微笑、一句溫馨的話語、一次真誠的交流，都會(huì)在同學(xué)們的心靈中激發(fā)起層層漣漪。

精細(xì)是一種極限過程，是永無止境的追求過程。學(xué)生工作雖然面廣量大，紛繁復(fù)雜，但只要我們善于抓住管理的韁繩，落實(shí)細(xì)節(jié)管理, 遵循客觀規(guī)律，就能夠?qū)崿F(xiàn)管理效益的最大化和最優(yōu)化，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)生工作向科學(xué)化邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱有華.淺談高校學(xué)生工作中的精細(xì)化管理[J].滄桑，2009（6）.

篇9

一、指導(dǎo)思想

以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊緊圍繞我市“1255”城市發(fā)展戰(zhàn)略，按照“拉開框架、完善功能、提升品位、宜業(yè)宜居”的總體思路，堅(jiān)持建管并重，更加注重管理，通過開展管理服務(wù)年活動(dòng)，創(chuàng)新住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理體制機(jī)制，改進(jìn)工作方式，增強(qiáng)工作效能，提高科學(xué)化管理服務(wù)水平，推進(jìn)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

二、工作目標(biāo)

依據(jù)管理職責(zé)，以住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理中心工作、熱點(diǎn)難點(diǎn)問題為重點(diǎn)，制定工作標(biāo)準(zhǔn)，繪制流程圖，明確工作程序，優(yōu)化工作鏈，完善監(jiān)督控制，建立及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題、及時(shí)反饋信息的快速反應(yīng)機(jī)制，達(dá)到精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理目標(biāo)。

三、工作內(nèi)容

（一）制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程。

委屬各單位和委機(jī)關(guān)各科室要依據(jù)法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件規(guī)定的管理權(quán)限和服務(wù)職能，精心研究制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程。管理標(biāo)準(zhǔn)要具有科學(xué)性、前瞻性和定量性；管理流程要具有系統(tǒng)性和可操作性。結(jié)合我委工作職責(zé)，主要在以下幾個(gè)方面制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程：

1、房地產(chǎn)管理：一是制定廉租房安置、廉租房住房補(bǔ)貼、危舊房改造、住房改革精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范保障性住房管理行為。二是制定房地產(chǎn)權(quán)屬登記(集體土地上房屋登記)、房地產(chǎn)交易、城市房屋拆遷許可、住房貸款擔(dān)保、房屋維修資金精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范管理行為。三是依據(jù)物業(yè)管理法規(guī)和規(guī)范，制定小區(qū)物業(yè)管理精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，整頓和規(guī)范小區(qū)物業(yè)管理，全面提升物業(yè)管理服務(wù)水平。四是制定加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)行業(yè)管理、開發(fā)企業(yè)資質(zhì)審查精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范房地產(chǎn)市場(chǎng)秩序。五是制定白蟻防治精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)白蟻防治工作。

2、建筑業(yè)管理：一是制定推動(dòng)建筑業(yè)發(fā)展精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，促進(jìn)建筑業(yè)做大做強(qiáng)；二是制定建筑安全文明施工監(jiān)管精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)建筑施工監(jiān)管。三是制定市政工程、住房等建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)管精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，建設(shè)精品工程和高質(zhì)量住房。四是制定建設(shè)施工企業(yè)、裝飾裝修企業(yè)、監(jiān)理企業(yè)、中介咨詢機(jī)構(gòu)等監(jiān)管精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范建設(shè)市場(chǎng)秩序。五是制定解決建設(shè)領(lǐng)域“雙清欠”精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，防止“雙拖欠”行為的發(fā)生。六是制定建設(shè)工程施工許可精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，杜絕建設(shè)工程未取得施工許可證而開工建設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生。

3、市政管理：一是依據(jù)市政設(shè)施養(yǎng)護(hù)技術(shù)規(guī)范，制定城市道路、人行道、側(cè)石、井蓋、下水、路燈等市政設(shè)施維修養(yǎng)護(hù)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，保持市政設(shè)施完好和處于安全正常的運(yùn)行狀態(tài)。二是制定水系維護(hù)、泵站管理、防汛排澇精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保城市安全度汛。三是制定城市排水精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)和規(guī)范城市排水管理。四是制定市政設(shè)施行政審批批后管理精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)市政設(shè)施管理。

4、園林綠化管理：一是依據(jù)園林綠化養(yǎng)護(hù)技術(shù)規(guī)范，制定園林綠地、園林設(shè)施精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保園林綠化出精品、園林設(shè)施完好。二是制定園林環(huán)境衛(wèi)生精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，保潔做到全天侯、無死角。三是制定園林綠化行業(yè)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)對(duì)區(qū)、居住區(qū)、門前三包的綠化監(jiān)管，提高綠化行業(yè)管理水平。四是制定園林綠化行政審批批后管理精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)園林綠化管理。

5、風(fēng)景區(qū)管理：一是依據(jù)風(fēng)景區(qū)管理技術(shù)規(guī)范，制定風(fēng)景區(qū)綠化及設(shè)施維護(hù)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保風(fēng)景區(qū)綠化和園林設(shè)施完好。二是制定風(fēng)景區(qū)生態(tài)環(huán)境保護(hù)、古建和文物保護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生、大型活動(dòng)及接待等精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保風(fēng)景區(qū)資源的永續(xù)利用。三是制定風(fēng)景區(qū)景點(diǎn)開發(fā)和經(jīng)營、娛樂項(xiàng)目、經(jīng)營攤點(diǎn)等精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，建設(shè)文明優(yōu)美景區(qū)。（責(zé)任單位：采石風(fēng)景區(qū)管理處）

6、城建監(jiān)察：一是制定供水、節(jié)水、燃?xì)?、房地產(chǎn)開發(fā)、建筑業(yè)（不包括裝飾裝修和工程質(zhì)量管理）、城建檔案管理行政執(zhí)法精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，做到嚴(yán)格執(zhí)法、文明執(zhí)法。二是制定愛民熱線和監(jiān)督員精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，充分發(fā)揮熱線聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾和監(jiān)督員履行職責(zé)、促進(jìn)工作的重要作用。（責(zé)任單位：城建支隊(duì)）

7、城建檔案管理：制定城建檔案資料收集、整理、保管、利用等精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，為住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（責(zé)任單位：城建檔案館）

各責(zé)任單位要對(duì)管理事項(xiàng)進(jìn)行全面梳理，在重點(diǎn)制定上述管理工作精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程的同時(shí)，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的其它管理事項(xiàng)也要制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程。委機(jī)關(guān)各科室要根據(jù)各自職責(zé)和工作事項(xiàng)，制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，同時(shí)要做好聯(lián)系單位精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程的督促和指導(dǎo)工作。

（二）推行住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理監(jiān)督員制度。

為創(chuàng)新住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理信息采集方式和處置機(jī)制，變被動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題為主動(dòng)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)問題，擴(kuò)大公眾參與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理，監(jiān)督管理行為，推行監(jiān)督員制度。一是成立住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理監(jiān)督中心，與城建監(jiān)察支隊(duì)一個(gè)機(jī)構(gòu)，兩塊牌子。監(jiān)督中心負(fù)責(zé)及時(shí)收集、分解、協(xié)調(diào)處理監(jiān)督員發(fā)現(xiàn)的住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理方面的問題，組織監(jiān)督員對(duì)各單位管理工作實(shí)施監(jiān)督和評(píng)估。二是聘請(qǐng)監(jiān)督員50名，聘期二年，并頒發(fā)聘書，開展住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理監(jiān)督工作，監(jiān)督員由我市各屆人士和市民組成，根據(jù)條件自愿報(bào)名參選或由我委特邀。三是監(jiān)督中心依據(jù)《市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理監(jiān)督員管理辦法》，負(fù)責(zé)對(duì)監(jiān)督員進(jìn)行管理和服務(wù)。

（三）建立健全公開和承諾制度。

為接受社會(huì)監(jiān)督，要將精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程向社會(huì)公開。管理服務(wù)年活動(dòng)中，要集中搜集、梳理一批群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題，提出整改措施、整改目標(biāo)和整改效果，并公開做出整改承諾，集中力量解決一些突出問題。要以此為契機(jī)，建立和完善住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理長效機(jī)制，改進(jìn)工作方法，提高管理水平。

（四）建立和完善考評(píng)獎(jiǎng)懲機(jī)制。

各單位要制定管理工作考核獎(jiǎng)懲辦法，明確責(zé)任主體，建立工作責(zé)任制和過錯(cuò)追究制度。同時(shí)要建立和完善巡查制度，改進(jìn)巡查方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和制止違法違規(guī)行為，并定期對(duì)巡查績(jī)效進(jìn)行考評(píng)。監(jiān)督中心要組織監(jiān)督員對(duì)各單位管理工作作出評(píng)估，評(píng)估結(jié)果將作為單位年終目標(biāo)管理考核的重要依據(jù)。通過建立和完善考評(píng)獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化處置力和執(zhí)行力，杜絕執(zhí)行不力、處置不到位的現(xiàn)象發(fā)生。

四、工作步驟

1、學(xué)習(xí)動(dòng)員階段（2012年1月—2012年2月）。組織干部職工學(xué)習(xí)管理知識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)和能力。組織參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)管理經(jīng)驗(yàn)。成立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。制定開展管理服務(wù)年活動(dòng)實(shí)施意見。召開動(dòng)員大會(huì)，成立住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理監(jiān)督中心，聘請(qǐng)監(jiān)督員。監(jiān)督員按職責(zé)實(shí)施監(jiān)督。

2、標(biāo)準(zhǔn)和流程制定階段（2012年3月—2012年6月）。委屬各單位和委機(jī)關(guān)各科室全面制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，并制定相關(guān)考核辦法，由各聯(lián)系科室審核后，報(bào)委領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室進(jìn)行匯總，經(jīng)委主任辦公會(huì)會(huì)議研究決定后編輯成冊(cè)，并通過媒體向社會(huì)公布。

3、組織實(shí)施階段（2012年7月—2012年12月）。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理的各項(xiàng)工作按照制定公布的精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程施行。監(jiān)督員積極發(fā)揮監(jiān)督作用。對(duì)管理工作實(shí)施考評(píng)獎(jiǎng)懲。及時(shí)分析總結(jié)管理服務(wù)年活動(dòng)中的好經(jīng)驗(yàn)和好做法，查找不足和差距，不斷完善住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理工作制度和機(jī)制，推動(dòng)管理工作上新的臺(tái)階。

五、工作要求

1、統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)

開展管理服務(wù)年活動(dòng)，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，創(chuàng)新住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理體制和機(jī)制，提高我委系統(tǒng)干部隊(duì)伍整體素質(zhì)和管理水平的重要舉措。建委系統(tǒng)廣大干部職工要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)開展管理服務(wù)年活動(dòng)的重要性和必要性，積極投身到管理服務(wù)年活動(dòng)中來，為提高住房和城鄉(xiāng)建設(shè)管理水平作出積極貢獻(xiàn)。

2、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任

為有效開展管理服務(wù)年活動(dòng)，成立開展管理服務(wù)年活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組，委主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，委其他領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各單位行政主要領(lǐng)導(dǎo)為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，建委機(jī)關(guān)各科室長為辦公室成員，牽頭科室為城建科，協(xié)辦科室為辦公室和法規(guī)宣傳科。各單位要成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)和工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理服務(wù)年活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)和具體工作。要根據(jù)我委《關(guān)于開展管理服務(wù)年活動(dòng)的實(shí)施意見》精神，制定本單位管理服務(wù)年活動(dòng)實(shí)施方案，確保管理服務(wù)年活動(dòng)的各項(xiàng)工作順利實(shí)施。

3、強(qiáng)化宣傳、營造氛圍

各單位要通過新聞媒體、編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)、設(shè)置網(wǎng)頁等形式，及時(shí)反映管理服務(wù)年管理活動(dòng)動(dòng)態(tài)，鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)。我委將定期編發(fā)管理服務(wù)年活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)，加大宣傳力度，為開展好管理服務(wù)年活動(dòng)營造良好氛圍。

篇10

關(guān)鍵詞：病案管理 精細(xì)化管理 應(yīng)用研究

中圖分類號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）09（b）-0191-02

Application of Fine Management in Hospital Medical Record Management

Pang Jing

（Affiliated Hospital of Shandong University of Traditional Chinese Medicine，Medical Records Room，Jinan Shandong，250011，China）

Abstract：Meticulous management as a new management philosophy，in all walks of life have been widely used，and achieved good management efficiency.The medical record is indispensable information in treatment for patients in the Hospital，which is the important information of recording the patient’s course of the disease，reviewing the illness medical，and in medical treatment， teaching and scientific research.This article apply the meticulous management theory and propose the meticulous management mode aiming at the proplem in the hospital medical record management，to better promote the development and advancement of medical record management in hospitals，and promote sustainable development of the hospital.

Key Words：Meticulous management；Medical records management；Applied research

病案，古稱“診籍”“脈案”和“醫(yī)案”，是醫(yī)院病歷檔案，現(xiàn)稱病歷或病案，是醫(yī)生診治其各種疾病的實(shí)錄[1]，病案具有高度的可靠性和科學(xué)性，它客觀地、完整地、連續(xù)的記錄了病人的病情變化、診療經(jīng)過、治療效果及最終轉(zhuǎn)歸，是醫(yī)療、教學(xué)、科研的基礎(chǔ)資料，也是醫(yī)學(xué)科學(xué)的原始檔案材料，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。隨著醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展和法律制度的逐漸完善，病案除了在醫(yī)、教、研、預(yù)防保健等方面提供了重要信息，還在醫(yī)院管理、保險(xiǎn)理賠、司法取證及患者在后續(xù)醫(yī)療以及醫(yī)療糾紛等方面，起著至關(guān)重要的作用[2-3]。

精細(xì)化管理實(shí)質(zhì)上是一種文化管理，源于發(fā)達(dá)國家的一種企業(yè)管理理念，其推動(dòng)行業(yè)從粗放型生產(chǎn)方式演變?yōu)榫?xì)化運(yùn)作模式，使生產(chǎn)效率和管理效能大為提升。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)將工作做好做細(xì)，即設(shè)置和管理好每一個(gè)環(huán)節(jié)，利用新型的管理形式以及手段，把每一個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化，最終達(dá)到提升整體效益的目的。醫(yī)院必須在調(diào)查病案管理的基礎(chǔ)上了解病案工作的現(xiàn)狀和存在的問題，分析其原因，轉(zhuǎn)變病案管理模式，加強(qiáng)病案規(guī)范化管理，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，運(yùn)用精細(xì)化的管理模式，突破發(fā)展瓶頸，呼之欲出。

1 醫(yī)院病案管理中的問題

1.1 病案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理的工作人員大多由其他專業(yè)改行而來，雖然這些病案管理人員具有一定的醫(yī)學(xué)或護(hù)理專業(yè)理論，但仍存在知識(shí)面窄、學(xué)歷低等問題，且缺乏一套系統(tǒng)、規(guī)范的病案管理知識(shí)和技能，不利于病案管理工作的發(fā)展。另外，隨著新農(nóng)村合作醫(yī)療的實(shí)現(xiàn)，住院患者越來越多，病歷數(shù)量也越來越多，各級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)又不重視病案管理工作，醫(yī)院病案室人員工資待遇相對(duì)較低、工作繁忙、病案人員很少得到進(jìn)修和深造，很難評(píng)定職稱，所以，病案管理人員工作的積極性和在此崗位上的穩(wěn)定性相對(duì)不高，導(dǎo)致這些專業(yè)人員思想不鞏固、不安心，直接影響了病案學(xué)科的發(fā)展。

1.2 醫(yī)院管理者對(duì)病案管理意識(shí)薄弱

目前大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員對(duì)病案管理不夠重視，對(duì)病案管理方面的認(rèn)識(shí)還較薄弱，存在“重經(jīng)營、輕病案”思想，為了提高醫(yī)院自身的競(jìng)爭(zhēng)力，在信息化建設(shè)方面投入了很多經(jīng)費(fèi)，而在病案管理建設(shè)方面卻不肯投資，忽略了病案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失。其實(shí)，醫(yī)院信息化建設(shè)的促動(dòng)作用很大一部分是通過病案的利用來得到完成的[4]。醫(yī)院管理者對(duì)病案管理的不重視在很大程度上決定了病案當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀，醫(yī)院的病案工作滯后于其他學(xué)科工作。

1.3 臨床醫(yī)師對(duì)病案質(zhì)量不夠重視

病案質(zhì)量是患者從入院到出院記錄信息的全部過程，患者在入院掛號(hào)、診斷、治療、護(hù)理、康復(fù)、痊愈、出院等工作的整個(gè)系統(tǒng)的過程中病案質(zhì)量都要把好關(guān)。但目前病案質(zhì)量上出現(xiàn)各種問題，如個(gè)別醫(yī)生對(duì)病歷書寫不重視、書寫潦草，難以辨認(rèn)，也沒有邏輯性，甚至隨意涂改，敷衍了事，導(dǎo)致病歷中的各種錯(cuò)誤[5]；病案首頁填寫不完整，主訴與現(xiàn)病史不符，邏輯也不夠嚴(yán)謹(jǐn)；個(gè)別術(shù)語表達(dá)較含糊其辭、模凌兩可，病程記錄中的三級(jí)查房?jī)?nèi)容不完整，內(nèi)容也分辨不清；科主任及主管醫(yī)生對(duì)患者病情的主客觀分析見解比較缺乏，導(dǎo)致部分患者的病案質(zhì)量缺乏科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性[6]。這些問題都為醫(yī)療糾埋下隱患。

1.4 病案管理制度不健全

由于醫(yī)院病案管理規(guī)章制度不完善，臨床醫(yī)師的不夠重視，認(rèn)識(shí)不到病案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，忽略了病案的科學(xué)管理，部分醫(yī)護(hù)人員將病案借出，長期不歸還，有的對(duì)一些技術(shù)性較強(qiáng)的病案借到后據(jù)為已有。病案不及時(shí)歸檔，當(dāng)需要復(fù)印病案時(shí)，不能及時(shí)提供所需病案，這些都影響病案的利用。

1.5 病案管理?xiàng)l件落后

目前醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)多重視經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)病案管理工作投入過少，病案室多數(shù)是舊病房、舊辦公樓或地下室做庫房、集辦公、閱覽、病案存貯為一體，缺乏總體設(shè)計(jì)，無防火、防盜、防潮設(shè)備，條件差、空間小，數(shù)年的病案捆綁堆積，不能合理利用，不少病案發(fā)生霉變；病案信息化程度不高，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還不夠完善，在設(shè)備方面有的醫(yī)院的病案室只有一臺(tái)舊式電腦，沒有復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，也缺乏條形識(shí)別碼、計(jì)算機(jī)光盤、存儲(chǔ)、縮微技術(shù)。

2 加強(qiáng)精細(xì)化管理在病案管理工作中的應(yīng)用

針對(duì)以上病案管理工作中的突出問題，我們提出將精細(xì)化管理的模式應(yīng)用于病案管理工作中。精細(xì)化管理大致可概括為4個(gè)字，即精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。精是精益求精，追求最好，將管理和服務(wù)盡自己的能力做到最好的狀態(tài)，達(dá)到完美；準(zhǔn)是準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和詳細(xì)計(jì)算，并且利用數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分析從而做出正確的決定，準(zhǔn)確的時(shí)間銜接和工作方法；細(xì)是工作要細(xì)化，管理和服務(wù)要規(guī)范性細(xì)化，特別是執(zhí)行要細(xì)化，要將所執(zhí)行的工作細(xì)化到每個(gè)人；嚴(yán)是嚴(yán)格控制偏差，嚴(yán)格管理，對(duì)已經(jīng)實(shí)施的各項(xiàng)管理制度和政策要嚴(yán)格執(zhí)行[7]。

精――精益求精：在醫(yī)院病案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要注重精益求精。首先要精心謀劃，從臨床醫(yī)師到病案管理及工作人員，要求每一個(gè)人每做一項(xiàng)工作都要認(rèn)真思考、超前謀劃、科學(xué)定位，設(shè)計(jì)好各項(xiàng)工作的目標(biāo)要求，謀劃好實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的路徑，提出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的保障措施。要增強(qiáng)病案管理意識(shí)，并強(qiáng)力推行，使精細(xì)化逐步成為“潛意識(shí)”的行為，徹底改變過去粗放式管理的行為習(xí)慣，形成一種追求精細(xì)、持續(xù)改進(jìn)、力求完美的工作習(xí)慣和工作作風(fēng)。配備具有系統(tǒng)、規(guī)范的病案管理知識(shí)和技能的專業(yè)人員進(jìn)行管理；此外，要改善病案室條件，避免病案發(fā)霉，裝備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，如：條形識(shí)別碼、計(jì)算機(jī)光盤、存貯、縮微技術(shù)設(shè)備等，在軟件和硬件兩個(gè)方面做到精心實(shí)施，把目標(biāo)付諸實(shí)踐，達(dá)到精益求精的標(biāo)準(zhǔn)，保障病案的規(guī)范化管理。

準(zhǔn)――準(zhǔn)確信息：醫(yī)院管理者的決策信息要準(zhǔn)確，準(zhǔn)確的信息，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和詳細(xì)計(jì)算，準(zhǔn)確的時(shí)間銜接和工作方法，病案精細(xì)化管理是一種源自準(zhǔn)確信息的進(jìn)行科學(xué)決策的管理方式。精細(xì)化管理要掌握充分的、及時(shí)的、準(zhǔn)確的相關(guān)信息資源。病歷是診療行為過程的客觀記錄和重要依據(jù)，是病案的重要因素，書寫病例的規(guī)范化與準(zhǔn)確性就顯得尤為重要，規(guī)范病案管理和提高質(zhì)量必須從醫(yī)護(hù)人員做起，須以質(zhì)量為核心，及時(shí)、客觀、真實(shí)、全面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅鴮懖“?，從而使病案管理工作高?biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的達(dá)到目標(biāo)。

細(xì)――細(xì)化管理：細(xì)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)的重要控制點(diǎn)，主要是將大事層層分解，小事認(rèn)真琢磨，以積極的進(jìn)取精神，扎實(shí)的工作作風(fēng)，將精細(xì)化管理工作推向深入。要求醫(yī)院病案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要細(xì)化，把我們建立病案的整個(gè)流程中的每項(xiàng)工作分解到月、分解到周、分解到人；每項(xiàng)工作均有具體的負(fù)責(zé)人，均有工作目標(biāo)和要求，具有實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的路徑和流程，才能規(guī)范化運(yùn)作，才能使病案管理工作做好做成功，能更好的服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面的工作，能更有利于降低醫(yī)療糾紛的發(fā)生率，實(shí)踐證明應(yīng)用精細(xì)化管理后病案缺失率為0.006%，發(fā)生醫(yī)患糾紛率0.000%，病例破損率為0.012%，患者滿意率為92.83%，且能有效提高病案管理的工作質(zhì)量，降低醫(yī)患糾紛的發(fā)生率[8]。

嚴(yán)――嚴(yán)控偏差：規(guī)章制度、考核制度執(zhí)行要嚴(yán)。制度的制定在于執(zhí)行落實(shí)，落實(shí)執(zhí)行的重要手段在于考核[9]。采用精細(xì)化管理模式，加大對(duì)制度執(zhí)行的監(jiān)管、考核力度，嚴(yán)格懲獎(jiǎng)措施，明確責(zé)任人，對(duì)違紀(jì)的工作人員及相關(guān)部門提出嚴(yán)肅批評(píng)，責(zé)令整改，絕不姑息，如病案工作人員必須當(dāng)天收回出院病案，錯(cuò)收、漏收一份扣20分，丟失病案扣月獎(jiǎng)，并承擔(dān)因此導(dǎo)致的責(zé)任。對(duì)表現(xiàn)良好，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，且納入年終考核，確保各項(xiàng)制度嚴(yán)格有效的執(zhí)行。決不允許個(gè)別臨床醫(yī)師病歷書寫不規(guī)范，敷衍了事，或個(gè)別工作人員借完病案不歸還等事件的發(fā)生。

病案是對(duì)患者在醫(yī)院診療活動(dòng)中所有醫(yī)療文書資料收集整理后形成的醫(yī)療檔案。病案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的核心和基礎(chǔ)部分，在當(dāng)前醫(yī)院管理中涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研、法律及醫(yī)療保險(xiǎn)等各個(gè)領(lǐng)域。通過分析病案管理過程中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決辦法，具有一定的科學(xué)意義。醫(yī)院病案管理中采用精細(xì)化管理模式，能提高病案管理者的專業(yè)能力和醫(yī)院的病案管理水平，提高患者的滿意程度，降低醫(yī)療糾紛發(fā)生率，有利于醫(yī)患關(guān)系的和諧和穩(wěn)定，應(yīng)在各大醫(yī)院廣泛推廣。

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