導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；信息

一、引言

在科技這一因素的進步與發(fā)展之下，社會已經(jīng)進入信息化時代，在諸多領域的建設中已經(jīng)離不開計算機的應用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應用在人們的生產(chǎn)與生活領域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價值鑒定往往需要經(jīng)過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關人員造成一定的負擔。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

1.實現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據(jù)梁總檔案實際的不同而做出相應不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢互補管理。信息時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點就是，當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現(xiàn)優(yōu)勢互補的管理。

四、結語

信息化時代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學報，2004.

[2]常秀英.對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考，太原城市職業(yè)技術學院學報，2004.

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    【論文摘 要】目前,計算機技術的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機自身也存在著一些缺陷,導致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業(yè)在運用此技術時一點要做好風險的防范措施,力求使風險降到最低?；诖?本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。

    目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機,其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風險性,如果沒有積極制定防范風險的措施,那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風險的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風險的措施

    提前預防,在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式,也是最經(jīng)濟的方式,對于電子檔案來說,應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理,來保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施,而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術,新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設置后,要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防,也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控,而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。

    3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時消除潛在的風險是非常重要的,在計算機維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險,主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的的復雜性,使得控制風險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說,為了應對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護,其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風險的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前,許多企業(yè)開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解,電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是,在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險,那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理,這才是最為關鍵的。

    三、分散風險的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散,即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后,我們可以把復雜的風險問題進行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進,創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào),讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調(diào)的是,外包同樣隱含著風險,如果外包人員不符合合同的標準,那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

    四、評估風險的措施

    當風險來臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理,為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上,探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹立風險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調(diào)一點,如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制,這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于,許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施,力求使風險造成的損失最小。

    簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風險的警覺度,把預防風險看做所有工作的重中之重,積極制定風險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻

    [1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

    [3]鄒生.開放網(wǎng)絡環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29

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【關鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無實狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統(tǒng)不能很好結合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進程。

二、出現(xiàn)以上問題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對檔案管理電子化的發(fā)展趨勢沒有迫切的認識。不少企業(yè)領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業(yè)的電子設備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現(xiàn)電子化管理。

3.國家對企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業(yè)在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產(chǎn)成本政策;國家檔案建立合同網(wǎng)絡,聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業(yè)務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內(nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。

2.有利于企業(yè)對檔案的利用和技術開發(fā)。企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發(fā)工作。

3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數(shù)據(jù)交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現(xiàn)檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領導、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數(shù)碼知識、網(wǎng)絡知識的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫,實施內(nèi)部局域網(wǎng)絡,結合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

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一、用先進的科學技術管理檔案

隨著時代的進步和科學技術的迅速發(fā)展，現(xiàn)代疾控檔案管理在很多環(huán)節(jié)中都逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方法，使得檔案管理的效率得到了極大的提高。計算機的普及，使得文檔一體化管理成為了現(xiàn)實，同時，傳統(tǒng)的疾控檔案管理方式因為各個業(yè)務時間的先后順序，效率大幅度降低，而用計算機操作可以將各個業(yè)務實現(xiàn)緊密連接，節(jié)省了大量的時間，顯著提高的檔案管理工作的效率，并且質(zhì)量也得到了極大地保證。

更重要的是，傳統(tǒng)的檔案管理工作，必須將檔案的文字、圖片、聲音、視頻、等信息分開處理，在調(diào)查檔案時，還需要將各個儲存的內(nèi)容對應起來，造成了人力物力時間等方面的浪費，而運用多媒體技術可以將圖像、照片、錄音、錄像等信息進行綜合處理，隨時查詢各種檔案信息，檔案信息處理的效率明顯加強。除此之外，積極的運用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理也可以帶來極大的便利，如網(wǎng)絡技術和虛擬技術的運用大大簡化了傳統(tǒng)的檔案收集，歸檔等環(huán)節(jié)的操作，檔案管理更加方便快捷。

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，保密措施相對來說是很簡單的，只要檔案信息的載體紙張不被損壞，看守檔案的工作人員盡職盡責，遵守自己的職業(yè)道德，保護檔案載體，就可以使檔案信息不被泄露，安全性還是很高的。而疾控檔案管理引進現(xiàn)代化技術之后，檔案信息都被儲存在電子計算機中，由于電子檔案自身所具備的特點，檔案的安全性是毋庸置疑的。但是，在疾控檔案的管理中引入網(wǎng)絡系統(tǒng)，檔案館中最重要的就不是館內(nèi)的各種計算機硬件，而是儲存在網(wǎng)絡中的數(shù)據(jù)，如果網(wǎng)絡中的數(shù)據(jù)泄露或者丟失，那么用網(wǎng)絡管理數(shù)據(jù)也就是一個笑話，現(xiàn)在大眾普遍使用的網(wǎng)絡安全技術主要是防火墻，網(wǎng)絡文件備份，網(wǎng)絡防病毒技術等，有效的保證了網(wǎng)絡中數(shù)據(jù)的安全。

二、疾控檔案管理方法的現(xiàn)代化

眾所周知，現(xiàn)代信息化技術實際上就是數(shù)字化技術，疾控檔案管理的信息化技術就要求檔案的管理方法和企業(yè)的管理模式隨之進行相應的改變。隨著現(xiàn)在科學技術的發(fā)展特別是步入二十一世紀以來，生產(chǎn)和管理活動的發(fā)展、辦公室自動化、信息技術的廣泛應用，使得疾控檔案管理工作邁上了一個完全不一樣的平臺，同時，檔案管理的方法也隨之發(fā)生的巨大的改變。

1.不同模式下文檔歸檔的方法

很多人都知道，電子文檔的歸檔活動分為兩種，一種是在電腦單機的環(huán)境下形成的電子文檔，它的工作方法和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件相差不大。另一種是在電腦聯(lián)網(wǎng)的情況下，計算機存儲形成的電子文件，就是由電腦的網(wǎng)絡系統(tǒng)自動完成的積累，然后形成與之相匹配的電子檔案數(shù)據(jù)庫。同時，計算機在聯(lián)網(wǎng)的時候生成的電子文件可以隨時辦理隨時歸檔，只要辦理完畢系統(tǒng)就會自動生成電子文檔的邏輯歸檔，大大縮短了檔案交接需要的時間，同時也減輕了工作人員的工作量。除此之外，疾控檔案文件各個環(huán)節(jié)之間的之間的界限已經(jīng)很模糊甚至已經(jīng)趨于沒有，疾控檔案管理也不僅僅是簡單的從文件檔案轉(zhuǎn)換為檔案了，然后再形成文件，而是變成了在文件設計的時候的積極地設計將檔案管理融入系統(tǒng)設計之中。

2.檔案整理工作新模式

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理工作相比，用計算機在網(wǎng)絡環(huán)境下做成的電子文檔的整理工作組要是通過電腦和網(wǎng)絡對網(wǎng)絡中的數(shù)據(jù)進行整理，從而實現(xiàn)對檔案信息的整理工作，發(fā)生了翻天覆地的變化。這些變化主要體現(xiàn)在了檔案立卷的變革、檔案的管理模式、檔案工作的質(zhì)量等幾個方面。電子檔案是儲存在網(wǎng)絡中的數(shù)據(jù)，是虛擬的，沒有實體，傳統(tǒng)的檔案手工整理，組卷，裝訂都逐步被取代，成為了歷史。同時，電子檔案從生成到刪除的整個過程都可以被實時監(jiān)控，確保了檔案信息的安全性和完整性，也保證了工作人員工作的質(zhì)量。電子檔案的整理質(zhì)量也不僅僅取決于工作人員的水平和工作態(tài)度，更重要的是檔案管理的軟件，使得工作效率和質(zhì)量更加可靠。

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一、檔案信息化的創(chuàng)新與發(fā)展

信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，檔案資源信息化建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、檔案保護的創(chuàng)新與發(fā)展

傳統(tǒng)意義上檔案保護主要是指檔案庫房、檔案設施設備及檔案載體保管保護。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的和光學性的，磁性的有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護創(chuàng)新與發(fā)展將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

三、管理手段創(chuàng)新與發(fā)展

檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之一。首先是要利用局域網(wǎng)，建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，充分利用網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。其次是要建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。第三是要實現(xiàn)電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。第四是要開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。第五是要開展現(xiàn)行文件閱覽服務。目前到檔案館（室）查閱文件的人員逐年增多，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。

第六是要強化檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用，通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。第七是要是先進的技術手段應用，要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

四、檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素，推動新發(fā)展，就必須建立新的管理機制和管理體系，以適應持續(xù)、全面發(fā)展的需要。

一是要建立科學的決策機制。檔案管理現(xiàn)代化建設是一項復雜的、系統(tǒng)的工程，要立足于本地區(qū)、本行業(yè)、本部門的實際情況，從全局性、戰(zhàn)略性的發(fā)展高度。做出規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)發(fā)展。

二是要建立完善的人才機制?，F(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才，現(xiàn)代科學技術手段和先進科學管理方法的掌握和應用，人是決定因素。要培養(yǎng)和引進一批專門從事檔案管理現(xiàn)代化的工作人員，如軟件開發(fā)、網(wǎng)站管理、系統(tǒng)維護人員，使之既掌握各種現(xiàn)代技術知識和技能，又了解檔案業(yè)務，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術在檔案管理中的效用。要通過技術培訓手段，培養(yǎng)一批精通檔案信息技術的管理人才，造就一支能勝任檔案信息技術監(jiān)督指導工作的管理隊伍。

篇6

關鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理

隨著信息化社會的到來，信息科學的迅速崛起，信息技術的廣泛應用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動了人們的生產(chǎn)、生活、學習和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學化，從而促進整個檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進行改進，為實現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準備。

1并存時期的檔案管理的模式

紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對象，按照長期總結的工作流程進行?，F(xiàn)在不少企業(yè)、機關在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機關內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機關將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案?，F(xiàn)階段，大多數(shù)機關已經(jīng)認可了電子文件不可或缺的功用，主張應該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場面，在未來會有更多的機關逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過渡。20世紀中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學、更實用以及更經(jīng)濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應盡可能的保證檔案的真實性和準確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構建一個功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術水平，在對原件進行數(shù)字化時可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。

2電子文件對檔案業(yè)務管理的影響

簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學術界關注度很高的一個問題。各種觀點絡繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優(yōu)點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因為電子檔案可以實現(xiàn)自動完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。

3確保電子文件原始性的管理措施

電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強大的功能，實現(xiàn)檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統(tǒng)可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機構設置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統(tǒng)計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時代已經(jīng)來到，分析其共存期的管理問題已經(jīng)成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務于檔案管理工作。結束語檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊伍密不可分，要適應變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實際情況，短時間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會占主導地位，并不斷向電子檔案過渡，已經(jīng)成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應當今檔案管理的大環(huán)境。

參考文獻

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[3]安素琴.國際檔案界共同關注的話題：檔案鑒定和電子檔案的保存[J].檔案學研究，2000，1.

篇7

當今社會人才信息量巨大，如何可以通過合理的分配和培養(yǎng)人才從而提高人才素質(zhì)的培養(yǎng)是對于人事管理上需要重要研究的問題，人才檔案的信息管理正式為了合理的規(guī)劃人事編排，確立合理的人才管理模式，保證合理的人才流動和分配，以便更好的進行合理的人才規(guī)劃和選拔，保證人才可以合理的適宜的運用。因此，管理者通過人事檔案管理作為人才資源的統(tǒng)籌管理方法，對人才資源的開發(fā)和利用提供有力的依據(jù)。本文將針對人事檔案管理的方法做簡要介紹，通過人事檔案管理的介紹，學習人事檔案管理的方法，應對人事管理中可能遇到的問題，合理的安排管理人事檔案管理方法，提高人事檔案管理方法在實踐中的方法運用，保證人事檔案管理可以更好的為人才資源管理提供服務。

【關鍵詞】

人事檔案（personnel archives ）；管理方法（management method）；研究（research）

人事檔案的管理是通過記錄人才相關成長經(jīng)歷和社會實踐經(jīng)驗，從而體現(xiàn)個人在學習思想、成長環(huán)境、個人業(yè)務實踐能力、社會生產(chǎn)生活獎懲等相關經(jīng)歷的歸納，人事管理部門通過管理檔案可以掌握每一個人的學習經(jīng)歷、技術職稱水平，學習工作社會影響情況，從而記錄個人的工作履歷過程。人力資源管理部門通過對人事檔案的管理保證了企業(yè)對于人才資源的管理，可以提高企業(yè)對于人才的監(jiān)督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和運用，保證企業(yè)整體的發(fā)展。但在長期的人事檔案管理過程中，舊有的管理方法已經(jīng)不能合理的保證人事管理的整體發(fā)展，在管理過程中有很多的問題產(chǎn)生，如何可以解決這些問題，保證人事檔案管理的更好發(fā)展，使企業(yè)可以更好的運用人才資源保證企業(yè)的更好發(fā)展是本文接下來要研究的問題。

1 人事檔案管理過程中的問題

1.1 管理層對于人事檔案管理的輕視

在人事檔案管理過程中，因企業(yè)領導沒有合理的分配重心，對人事檔案管理沒有合理的安排和運用。他們只是粗略的在整體概念上認為人事檔案的管理工作是相關資源的儲存性工作，是對于人才相關數(shù)據(jù)資源的保管，沒有對人事檔案資源的管理有合理的分析，認為在企業(yè)發(fā)展過程中，人事檔案的管理工作是企業(yè)發(fā)展的記錄工作，而不是分析工作。這造成從管理層形成了一種人事檔案管理的不重視慣性，導致人事管理工作人員工作上常常疏忽大意，不細心。沒有合理的條理性的管理導致人事檔案沒有系統(tǒng)化的管理規(guī)程，檔案出現(xiàn)查找困難，甚至丟失的問題。長期的不合理管理造成資源上的浪費和企業(yè)經(jīng)濟上的損失，沒有真正形成檔案管理的目的，更沒有完成檔案管理的目標。

1.2 設備落后造成人事檔案管理不規(guī)范

在人事檔案管理過程中，由于沒有合理的設備資源搭配，沒有合理的管理規(guī)范條例，造成檔案管理環(huán)境不規(guī)范。其本質(zhì)原因還是因為對于人事檔案管理問題的不重視。因沒有足夠的重視造成企業(yè)不會對檔案資源進行合理的重視，沒有足夠的資金支撐不能改善檔案管理設備，不能運用電子科技方法對檔案進行合理的管理和數(shù)據(jù)升級，導致很多企業(yè)的檔案管理室處理一種破舊不堪的狀況，甚至于已經(jīng)成為擺設，這都是沒有合理的設備管理造成的。

1.3 技術人員水平不高導致管理疏漏

在人事檔案管理過程中重要的管理在于檔案管理員的管理。即便是有合理的管理領導確定管理方針、有先進的科技電子設備，沒有優(yōu)秀的檔案管理員管理整個人事檔案終究是沒有意義的。因此，在整個人事檔案管理過程中，檔案管理員的重要地位是不可動搖的。只有保證檔案管理員熟練的工作業(yè)務水平，先進的管理方法，合理的電子設備運用，才可以保證人事檔案管理的合理化、效率化、準確化。因此，提高加強管理技術人員的自身素質(zhì)水平、知識學習水平，培養(yǎng)人事檔案專員對于工作的認真管理工作態(tài)度，從而保證人事檔案管理人員可以真正處理好企業(yè)人事檔案的管理工作。

2 針對人事檔案管理問題提出的解決辦法

2.1 加強基礎檔案管理工作

合理的整理人事檔案的相關數(shù)據(jù)資源，對人事檔案需要管理的資源進行合理的收集和分配。對人事檔案管理人員進行定期的技術知識學習和能力考核，保證合理的檔案管理安排，對檔案室進行合理的布局，保證室內(nèi)溫度、空氣濕度，使其適宜檔案相關管理，加強檔案管理人員自身管理素質(zhì)，保證其擁有良好的責任心、工作態(tài)度和技術水平，提高檔案管理人員對于檔案管理工作的重要性的認識，加強企業(yè)管理者對于檔案管理的關注度，提高他們的責任心。

2.2 加強檔案管理電子系統(tǒng)的建立

通過電子設備系統(tǒng)的合理規(guī)劃，可以提高科學性的管理水平，保證與社會科學技術發(fā)展水平的一致性，可以真正保證檔案管理員更好的完成人事檔案管理工作，通過先進技術與管理檔案系統(tǒng)的合理搭配，實現(xiàn)人事檔案管理的合理化、工作化、技術化，更好的保證企業(yè)人事管理工作的合理開展。

3 未來人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫發(fā)展優(yōu)勢

隨著人事檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案數(shù)據(jù)量不斷增大，儲存的空間是有限的，因此需要利用電子科技加強人事檔案數(shù)據(jù)信息的存儲，在人事檔案的存數(shù)和管理上，合理的提高工作電子技術方法是保證檔案處理量和效率的基礎。有利于保證人事管理部門在整個企業(yè)中的合理任務實踐；有利于提高人事管理部門人員的工作效率的提高和管理服務意識的保障，省去了繁瑣的檔案整理和處理工作，提高了檔案的儲存量和準確的信息及時提??；有利于信息的完整準確及時的提取，降低了人事檔案管理人員的工作疲勞程度，提高了整體工作效率，合理的提高了人事檔案準確完整和諧的組織信息和處理；有利于人事檔案管理人員水平的提高，省去了繁瑣的整體時間，解放了雙手處理檔案的時間，科技的創(chuàng)新改變了電子檔案管理人員處理檔案工作的方法，通過不斷的學習和技術創(chuàng)新，保證檔案管理水平，有利于合理提高人事檔案管理人員的個性化管理。

4 結論

綜上所述，對于人事檔案管理的問題的研究和處理方法只有合理的認識和解決才能保證企業(yè)在人才管理體制上有一個合理的管理模式，保證人事管理檔案的合理機制的合理建立，這符合當前我國社會主義市場發(fā)展經(jīng)濟水平的需要和科技水平的提高，是未來我國社會企業(yè)管理人事檔案發(fā)展的必然趨勢。

【參考文獻】

[1]朱玉媛，周耀林 著. 《人事檔案管理原理與方法》.武漢大學出版社.2011，1101： 105-152

篇8

【關鍵詞】檔案管理；工作；現(xiàn)代化

隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。

近年來，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性

實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發(fā)展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎。

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

2.1 檔案工作技術現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。

2.2 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

2.3 檔案干部知識化

由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化，需要建設一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2.4 檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡和傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.5 檔案保護現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

2.6 檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡和溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

3 檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務質(zhì)量。

利用計算機和現(xiàn)代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

篇9

關鍵詞：檔案管理　電子文件　信息化　交互性

所謂信息化，是指社會經(jīng)濟的發(fā)展從以物質(zhì)與能量為經(jīng)濟結構的重心，向以信息與知識為經(jīng)濟結構的重心轉(zhuǎn)變的過程。在這個過程中，不斷地采用現(xiàn)代信息技術裝備國民經(jīng)濟各部門和社會各領域，從而極大地提高社會勞動生產(chǎn)力。所謂信息技術，是關于信息的產(chǎn)生、發(fā)送、傳輸、接收、變換、識別、控制等應用技術的總成，其主要支柱是通信技術、計算機技術和控制技術。檔案作為國家信息資源的一個組成部分，檔案工作是一項實踐性、操作性很強的管理工作，現(xiàn)代信息技術運用于檔案工作，將極大地促使檔案業(yè)務的現(xiàn)代化。

一、檔案管理對象的數(shù)字化

隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，電子文件大量出現(xiàn)。并日益顯示其重要性，它在文件和檔案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。電子文件既具有與其他種類文件一樣的本質(zhì)屬性，又具有截然不同的技術特性。在信息時代背景下，文件與檔案工作的管理對象發(fā)生了巨大變化，管理對象呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點。

1、檔案載體及存儲方式的改變。

現(xiàn)代信息技術的廣泛運用為檔案信息提供了全新的載體及存儲形式。正式是由于信貸額載體及存儲形式的出現(xiàn)，打破了檔案信息與其他信息之間實現(xiàn)信息交換的壁壘。

傳統(tǒng)檔案信息主要是以紙張為存儲載體，具有存儲載體與內(nèi)容的不可分割性、檔案載體的原始性和唯一性、檔案信息的物理結構和內(nèi)容結構的固定性、人工可識讀的記錄符號等特點。而數(shù)字化檔案信息的存儲與以往其他各種載體有許多不同的特點：

（1）信息的非人工直接識讀性。數(shù)字化檔案信息的記錄方式是將文字轉(zhuǎn)換成二進制數(shù)字編碼在磁介質(zhì)和光介質(zhì)上進行記錄，人們無法直接閱讀，只有借助計算機特定的程序解碼，才能轉(zhuǎn)換成人們可識讀的信息。

（2）信息對系統(tǒng)的依賴性。數(shù)字化檔案信息從其前身電子文件的形成、處理與傳輸，到歸檔后的管理等都是在計算機軟硬件平臺支持下完成的，計算機硬件、軟件的性能對文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率都具有直接影響。

（3）信息與特定載體之間的可分離性。數(shù)字化檔案信息其信息內(nèi)容與載體是相對獨立的，信息可在不同的載體上同時存在或相互轉(zhuǎn)換，也可以根據(jù)需要進行擴展、壓縮和改變存儲空間。

（4）信息的易變性。信息的易變性主要表現(xiàn)在，數(shù)字化檔案的內(nèi)容與載體的可分離性使電子檔案心底易于更改且不留痕跡；電子檔案載體性能的額不穩(wěn)定性，這有可能造成文件中信息的改變。

（5）信息存儲的高密度性。數(shù)字檔案信息的存儲載體無論是磁盤、光盤還是磁帶，其存儲密度大大高于過去的任何信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲：之稱，隨著技術的進步，電子檔案介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)增大。

（6）多種信息媒體的集成性。直至檔案主要承載文字和圖形信息，而同一份電子檔案可以將圖文信息、音頻信號、視頻圖像等各種不同的媒體形式加以有機組合，形成“多媒體文件”，達到聲像并茂。

（7）信息的可交互性。以前信息的流動是單向的，隨著網(wǎng)絡和其他基于計算機技術的傳播媒介的發(fā)展，信息單向交流已被打破，人們可以與計算機進行對話，相互傳遞信息。

二、檔案管理對象的數(shù)字化

在現(xiàn)代信息技術高度發(fā)展的今天，檔案管理對象以數(shù)字形式記錄、傳輸、利用。目前，數(shù)字檔案信息有兩個來源。一是傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化，這是歷史發(fā)展的必然。目前全國各級各類檔案館所藏檔案主要是以紙張、膠片、磁帶等為記錄載體的檔案，這也是目前信息量最大、內(nèi)容最豐富、利用率最高的檔案。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、找平、聲像等檔案本身的屬性，造成了檔案信息利用率不高，檔案信息資源得不到很好的開發(fā)和利用，現(xiàn)代信息技術為檔案工作突破傳統(tǒng)管理的桎梏，為充分利用檔案信息提供了條件和手段。另一個是在電子政務、電子商務等環(huán)境下必然產(chǎn)生的各種電子文件。隨著科學技術的發(fā)展，辦公自動化、計算機輔助設計、制造以及互聯(lián)網(wǎng)的應用，電子文件越來越為信息的主要記錄形式。

無論是館藏檔案數(shù)字化還是目前辦公自動化環(huán)境下產(chǎn)生的電子公文，都屬于數(shù)字信息，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體的信息的管理方法與手段，數(shù)字信息的管理方法手段必將發(fā)生相應的變革。

1、檔案管理的現(xiàn)代化。

知識經(jīng)濟社會快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，檔案管理如何才能達到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息的檔案快速準確地提供給社會服務的目的，唯一的辦法就是充分運用現(xiàn)代技術手段科學地管理檔案。為了適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術運用于檔案管理工作中。

2、管理手段的現(xiàn)代化。

現(xiàn)代信息技術運用于檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，現(xiàn)代檔案管理手段代替了傳統(tǒng)管理手段。

利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內(nèi)容信息的存儲與檢索，檔案自動標引、編目、統(tǒng)計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進行管理時，計算機可以不分各個業(yè)務管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)檔案管理的有時間先后的各個業(yè)務環(huán)節(jié)實現(xiàn)了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。

運用多媒體技術將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存入計算機，對檔案進行綜合處理，是利用者能隨時查閱文字、照片、聲音、影響等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的、文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機地結合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術實現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。

網(wǎng)絡化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術手段。網(wǎng)絡技術和虛擬技術的運用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。

自動控制技術的運用在檔案管理中尤其是在對庫房進行自動化管理中發(fā)揮重大的作用，比如自動監(jiān)控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

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關鍵詞：電子檔案管理；科技進步；電子文件

信息時代與數(shù)字時代的到來，使得傳統(tǒng)檔案管理掀起一場技術上的改革熱潮，檔案上的管理也朝著數(shù)字化進軍，在檔案的形式上已經(jīng)轉(zhuǎn)化完成了，就是電子檔案對紙質(zhì)檔案的取代，但是隨之而來的問題是電子檔案上的管理，電子檔案管理技術針對于許多的工作人員來說還是一種新型的技術，許多人并沒有將這種技術給進行熟練的掌握，所以將電子檔案管理上的難點進行突破是當今工作人員應積極面對的問題。

1 電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理標準化進展慢，制約了整理與歸檔

檔案管理上的標準化是系統(tǒng)實現(xiàn)計算機管理的一個重要的影響因素，但是在實際工作上的應用實行分類的處理還是具有很大的難度，因為許多的工作單位已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的檔案管理方法，對電子檔案技術上的管理方法，在思維的模式上并沒有真正的接受，就會出現(xiàn)各自為政的局面。許多工作單位并沒有從全局的角度對檔案工作的規(guī)范化進行考慮。

1.2 計算機技術尚未大規(guī)模應用于檔案管理

雖然電子檔案在一定的范圍內(nèi)已經(jīng)將紙質(zhì)檔案給替代了，但是許多工作部門在基礎硬件設施上卻沒有得到完善，許多的工作的單位到現(xiàn)在為止仍然沒有將計算機給配備好，這也就意味著一些較為重要的文件在傳輸?shù)倪^程中還是被以紙質(zhì)的形式給進行保存，這樣做的后果就是導致紙質(zhì)檔案沒有真正的消失，電子檔案也沒有真正的將紙質(zhì)檔案給替代。芍中問降牡蛋改J焦餐存在。還有一件阻礙電子檔案得到良好管理的因素，就是檔案的管理人員并沒有對管理上的知識進行系統(tǒng)的學習，并沒有受到一個系統(tǒng)的管理技術培訓，所以許多的管理人員在檔案的管理上的仍處于初級階段。

2 電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1 對電子文件原稿保存的忽視。目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2 信息安全與保密問題。電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2 電子檔案自身的缺陷

2.2.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。對于紙質(zhì)文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

2.2.2 電子檔案的長期可讀性問題

當人們使用技術和設備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術和設備，才能識別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。

3 電子檔案管理的原則

3.1 規(guī)范性原則

規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

3.2 可靠性原則

人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

4 解決電子檔案管理中問題的對策

4.1 信息保護措施

想要將電子檔案數(shù)據(jù)上的原始性與真實性進行存根形式的保留，就要采取一些高效的信息保護措施。可以利用網(wǎng)絡的便捷性入手，從入口、傳輸與使用三個關鍵階開展保護上的工作。在對電子檔案進行保存的過程中，一定要注意的問題是防止網(wǎng)絡黑客的侵入，因為檔案多為公司內(nèi)部需要進行存檔的重要歷史信息或是重要的內(nèi)部技術。在防止被病毒侵犯的技術方法有身份驗證、防寫或是檔案備份等。這些技術上的使用后都可以對電子檔案中的內(nèi)容進行保護，確保文件在儲存的過程或是傳輸?shù)倪^程中可以不會丟失或是被篡改。

4.2 重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

電子文件得到飛速發(fā)展的今天，電子檔案管理上的人才越來越受到歡迎，所以培養(yǎng)與打造出一批檔案管理上的技術人員是當前工作的重點。無論是檔案的管理部門還是政府相關的各級部門，都需要將電子檔案管理技術人才的培養(yǎng)工作提上一個新的日程。首先是通過多種渠道與方式對檔案管理的專業(yè)與技術人才進行引進。其次是引進過來以后，根據(jù)管理部門的實際需要對檔案工作的整理人員進行有針對性的培訓。

結束語

通過以上的探討，電子檔案管理上的工作主要針對的是對檔案信息的真實性與安全進行確保。通過信息手段上的技術支持，將電子檔案上的完整性與真實性進行確保。這就要求電子檔案上的管理人員能夠擁有一個良好的技術觸覺，對操作系統(tǒng)進行全面的掌握。可以根據(jù)時代技術的進步與管理結構上的變化進行相應的更新?？梢员ＷC電子檔案可在周圍環(huán)境的任意突變下，都能將重要的信息進行及時的保存。

參考文獻