導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理主要內(nèi)容，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：科技館；檔案管理與利用；內(nèi)容；建議

科技館在自身的發(fā)展中形成了檔案，它是歷史和工作活動的真實記錄，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是工作查考的憑證和制定政策的參考，是彌足珍貴的無形資產(chǎn)。結(jié)合在市科技館工作的實踐，我發(fā)現(xiàn)科技館檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作，完整收集、科學(xué)管理、充分利用是科技館檔案工作最主要的內(nèi)容，在具體實踐中又是一個鏈條的各個環(huán)節(jié)，這就要求辦公室及各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人務(wù)必相互配合，提高整體檔案意識?？萍拣^管理人員更須經(jīng)常主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，配合中心工作，充分利用檔案，發(fā)揮檔案的特殊功能和作用。

一、 科技館檔案管理與利用工作最主要的內(nèi)容

在實踐中，目前檔案管理最主要的內(nèi)容有：

完整收集：檔案工作人員要經(jīng)常地、主動地向各部門、各承辦人了解各項工作的資料情況，做到心中有數(shù)，并進(jìn)行跟蹤、把關(guān)、收集，以確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

科學(xué)管理：合理組卷、立卷，將來在利用、查找時才方便、快捷，為利用服務(wù)。要制定管理制度并貫徹執(zhí)行，形成規(guī)范化管理。

充分利用：以查考、匯編、統(tǒng)計、研究、復(fù)印等形式，為領(lǐng)導(dǎo)制定政策提供參考，為全館及各部門總結(jié)工作積累數(shù)據(jù)，為對外宣傳、舉辦專題展覽提供素材，在與外部出現(xiàn)糾紛時提供訴諸法律的憑證，與各館交流時提供管理制度，辦法經(jīng)驗等。

1、收集、存放――做到底數(shù)清、收集齊、分類明。文件在整理立卷前，還不是檔案，平時由辦公室專人負(fù)責(zé)收集。因為辦公室是文件的樞紐部門，各部室向館級、館級對部室，向館上級請示、上級批復(fù)、館對外文件都要經(jīng)過辦公室，應(yīng)收集原始件，館發(fā)文件至少要一式三份暫存（為入卷、匯編用）。各部室都要注意積累，有條件的單位各部室配計算機，行文一律要求用計算機打印則更便于統(tǒng)一格式、紙型，如建有局域網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上傳送更方便。若是手寫稿，一定要用鋼筆，不可用圓珠筆、鉛筆。如上級領(lǐng)導(dǎo)批示有用圓珠筆的則復(fù)印一份存檔。其別要注意的是：有關(guān)公安消防、勞動法規(guī)、工程合同、承展合約等文件，主辦人為工作方便，常常自己保管，但檔案管理人員一定要底數(shù)清，先復(fù)印一份備查，原件一經(jīng)用完，馬上保存原件，給主辦人復(fù)印件，不能含糊。當(dāng)年正在運行中的文件平時應(yīng)分類存放，如上級黨政機關(guān)來文，本單位報字、辦字文、黨字文、簡報、會議紀(jì)要、年度工作計劃總結(jié)、勞資人事、各部門請示和報告、接待記錄、重大活動安排、經(jīng)濟合同、工程合同、宣傳廣告協(xié)議、學(xué)術(shù)交流、展覽協(xié)議等，可以按發(fā)文部門、文件種類、承辦責(zé)任人幾種類別分放，在整理立卷時就容易多了。要特別注意收集那些上級領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)部門對我館請示和報告的批復(fù)，我館申報、參評各種獎項、榮譽稱號，上級批準(zhǔn)頒發(fā)獲獎的文件、決定，要從上級發(fā)文中提取出來，將原件收入館檔案相應(yīng)案卷，與我館相應(yīng)報出的文件放在一起。

2、立卷――每年第一季度對上一年文件進(jìn)行整理立卷。按照檔案專業(yè)要求，應(yīng)是誰發(fā)生，誰使用，誰立卷，這在大型企業(yè)、黨政機關(guān)是行之有效的辦法。在科技館，如果以辦公室為文件的集散地、總樞紐，最好是辦公室整理立卷，與部室結(jié)合，在最后錄卷、訂卷之前，請有關(guān)部門負(fù)責(zé)人過目，檢查有無遺漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用――為領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)外提供服務(wù)也可使用條碼技術(shù)，迎接流通管理質(zhì)的飛躍?？萍拣^檔案管理實踐中經(jīng)常看到，檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無相關(guān)文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰的手歸還等。借出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時，甚至有時一兩天才有可能找到這條記錄。解決這些問題，用識別器及計算機處理系統(tǒng)通過核實，存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案借由出到歸還的管理和統(tǒng)計， 方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提供效率和管理水平。

二、新時期做好科技館檔案管理與利用工作的若干思考和建議

1、不斷改善科技館檔案資料結(jié)構(gòu)

科技館檔案管理與利用工作要結(jié)合新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的特點，注重對檔案資源中豐富的經(jīng)濟、科技等檔案信息資源的整合與利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、地方經(jīng)濟發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考；不斷整合與利用文化、教育等方面的檔案信息資源，更好地促進(jìn)先進(jìn)文化建設(shè)；充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源，維護(hù)廣大人民群眾根本利益。同時，不斷開闊視野，拓展科技館檔案工作領(lǐng)域，加強對新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，科技館檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如：政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級、市場監(jiān)管、社會管理和公共事務(wù)上?？萍拣^檔案管理就要以此為中心做好相應(yīng)館、室、藏檔案存量檔案資源建設(shè)，而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設(shè)工程檔案、重要科研項目檔案、單位信用檔案、共建單位檔案等增量檔案資源的建設(shè)。唯有如此，科技館檔案資源結(jié)構(gòu)才會得到不斷改善，才會充分體現(xiàn)地方特色和時代特征。

2、建立健全科技館檔案管理制度

建立健全科技館檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合科技館的特點和檔案管理實際，以適應(yīng)科技館檔案管理與利用的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既要能約束領(lǐng)導(dǎo)又要能約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的形象和行為直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度執(zhí)行過程中，要做到有功必賞，有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、切實加強科技館檔案信息化建設(shè)

認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與實際工作的突破與變革，應(yīng)以檔案信息建設(shè)積極推動檔案工作的變革，在不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備科技館檔案管理部門、不斷提升科技館檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，以自己獨特的利用方式及服務(wù)方式，為地方提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，使科技館檔案管理與利用工作更好地為社會發(fā)展服務(wù)，不斷滿足社會對科技館檔案信息的需求。

篇2

關(guān)鍵詞：路政檔案管理特點與作用 主要內(nèi)容管理工作

Abstract: this paper expounds the characteristics and functions of the archives of highways, and introduces the archives management of highways, the major content of how well the archives management of highways is put forward their own views.

Keywords: road file management features and function main content management

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

引文：

公路路政檔案是路政管理機構(gòu)在行政執(zhí)法過程中形成的．具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。內(nèi)容主要包括：路產(chǎn)、處罰、復(fù)議、超限運輸、違章建筑、事故處理、機構(gòu)管理文書等等，它是反映路政管理部門歷史真實面貌的重要依據(jù)。路政檔案是路政決策和制訂政策的基礎(chǔ)．也是衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要尺度。路政檔案管理是路政管理工作的集中體現(xiàn)。

一?路政檔案的特點與作用

1.路政檔案的特點

1.1公路專業(yè)性強。

路政檔案是路政執(zhí)法活動的真實記錄，它在檔案的內(nèi)容、形成過程及適用法律法規(guī)上明顯反映出一定的公路專業(yè)特點。例如處罰檔案中的一般事案、簡易事案等，它們活動的范圍空間、對象目標(biāo)等都有明顯不同，表現(xiàn)出較強的公路專業(yè)性。

1.2獨立性強。

路政案件是獨立的路政執(zhí)法活動，如查到某貨車嚴(yán)重漏油污染路面一案，從立案到作出處罰決定會形成一套完整的檔案，主要包括立案、調(diào)查取證、送達(dá)處理意見書、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過程，是一個不可分割的整體，也不可與其他案件的檔案混淆。

1.3保存性強。

路政執(zhí)法檔案是路政執(zhí)法活動的結(jié)果，記載了路政執(zhí)法活動全過程的真實情況，如案件發(fā)生地、當(dāng)事人口述內(nèi)容、違法事實、處罰決定等等，存在著大量的相對人違法事實和適用的法律法規(guī)依據(jù)，在引起爭議和處理類似執(zhí)法案件時都可借鑒和利用，具有保存價值。

1.4規(guī)范性強。

目前，各省路政執(zhí)法文書已高度統(tǒng)一、規(guī)范，處罰檔案、強制措施檔案等各類路政檔案，完全符合《行政處罰法》、《公路法》、《路政管理規(guī)定》的規(guī)定，其規(guī)范性全面提高了路政工作的質(zhì)量和效率。

2．路政檔案的作用

2.1路政檔案是路政執(zhí)法活動的依據(jù)和憑證。

在路政執(zhí)法活動中，路政執(zhí)法檔案的依據(jù)性同路政執(zhí)法自身的復(fù)雜程度及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強。

2.2路政執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗、提高執(zhí)法水平的手段。

它記載著執(zhí)法人員對案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，作為辦案思路、方法、結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗和

提高執(zhí)法水平的作用。

二?路政檔案管理工作的主要內(nèi)容

1.路政信息收集。路政信息是掌握高速公路及其附屬設(shè)施真實情況的源泉，是領(lǐng)導(dǎo)決策及制定相應(yīng)管理措施的重要依據(jù)之一，加強路政信息收集工作也是加強高速公路路政檔案管理的一個重要方面。

2.整理。把收集來的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，分門別類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，以便于安全保管，滿足對執(zhí)法檔案利用的方便和需要。

3.鑒定。鑒別路政檔案的價值，挑選需要定期或永久保存的檔案，并銷毀無需保存的部分。

4.保管。采取必要措施，確保路政檔案的完整與安全，防止并克服各種不利因素對路政執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長執(zhí)法檔案的保管壽命。

5.編目與檢查。路政執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實際出發(fā)，根據(jù)需要健全路政檔案、處理檔案、處罰檔案等各種檔案材料，為路政管理工作保存第一手資料，方便有關(guān)人員的查找和利用。

6.利用。以編制查考工具、匯編參考資料等方式，介紹和提供路政檔案，為執(zhí)法工作提供服務(wù)。

三、路政檔案管理工作存在的問題

路政檔案足路政管理工作的重要組成部分，是路政決策和制訂政策的基礎(chǔ)，也是衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要尺度。路政管理工作的成敗在很大程度上依賴于路政檔案管理水平，但在實際工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，認(rèn)識水平低等原因，使路政檔案管理工作始終處于低水平運轉(zhuǎn)，從而嚴(yán)重制約了路政管理工作的有效開展。

1.路政檔案人員專業(yè)水平有待加強

路政檔案工作既是一項繁瑣的、細(xì)致的工作，又是一項嚴(yán)肅的、認(rèn)真的工作，沒有較強的事業(yè)心和責(zé)任感、沒有吃苦耐勞的精神的人是小能很好地承擔(dān)起這項工作的。同時，從事路政檔案工作主要足文字、綜合、管理工作，這就要求內(nèi)業(yè)人員應(yīng)具備較高的寫作技能、文字表達(dá)能力和管理水平。檔案人員是路政管理機構(gòu)的內(nèi)當(dāng)家、是領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀，檔案人員素質(zhì)的好壞，直接關(guān)系到路政內(nèi)業(yè)工作的好壞，影響整個路政管理工作水平。但實際上，從事路政檔案工作的人員中存在一種片面的認(rèn)識，認(rèn)為路政檔案工作枯燥乏味，整天忙忙碌碌，具體瑣碎，不被他人理解，比搞外業(yè)吃虧，因而工作積極性不高，而從事外業(yè)工作的人員又認(rèn)為檔案工作是內(nèi)業(yè)人員的事，與已無關(guān)，對檔案工作不關(guān)心、不支持、不配合，甚至本應(yīng)由外業(yè)干的事也推給內(nèi)業(yè)入員，造成互相扯皮、工作不協(xié)調(diào)，影響檔案工作的正常開展。

2.路政檔案歸檔管理不規(guī)范

路政檔案管理工作存在著歸檔不健全、管理不集中、收集不完整、整理不規(guī)范等問題。在路政外業(yè)工作中，未能及時將工作處置情況錄入路政應(yīng)用系統(tǒng)軟件，對路政資料的積累和歸檔存在認(rèn)識小足、職責(zé)不清等問題，從而造成歸檔資料不齊全完整；同時，由于部分路政內(nèi)業(yè)人員缺乏一定的檔案管理知識，雖然日常路政工作資料能及時收集，但是卻未能按照檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行規(guī)范整理，尤其是對路政案件的立卷歸檔、保管利用等方面缺乏經(jīng)驗，造成了利用率不高、帳物不符等現(xiàn)象。

3.管理服務(wù)手段落后

當(dāng)前辦公自動化已經(jīng)在我省交通系統(tǒng)全面實施，各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件也正在逐步推廣，技術(shù)手段、產(chǎn)品形式和服務(wù)方式等都在發(fā)生深刻的變化，但是從總體情況來看，路政檔案管理工作卻相對落后，仍然處于傳統(tǒng)、落后的純手工管理階段，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，同時，由于辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)軟件未能很好符合實際工作，與路政日常實際工作有了一定的脫節(jié)，從而，造成了目前路政檔案管理服務(wù)手段比較落后。

四、如何做好路政檔案管理工作

路政檔案管理是路政工作的主要內(nèi)容之一，要以《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實做好檔案管理工作。

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理運作機制

搞好路政檔案的管理，應(yīng)加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入工作日程，真正做到認(rèn)識到位、組織到位、措施到位。因此，需建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將路政檔案工作作為行政管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與路政工作同部署、同組織、同考核，使之更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走上依法建檔的軌道。

2.完善制度，明確職責(zé)

路政檔案涉及面廣、文件材料種類繁多、周期長短不一，這些特點給文件材料的收集和積累的準(zhǔn)確性、完整性帶來一定困難，因此，做好路政檔案管理工作，必須始終堅持貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，健全完善檔案材料立卷歸檔、檔案查借閱、檔案鑒定銷毀等制度，明確檔案管理人員職責(zé)，做到以制度管人，科學(xué)建檔，科學(xué)管理，確保路政檔案管理工作有章可循。

3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

高速公路路政檔案管理是一項既繁瑣、細(xì)致又嚴(yán)肅、認(rèn)真的工作，需要管理人員具備較強的事業(yè)心和責(zé)任感，同時路政檔案管理主要是文字、綜合、管理工作，還需具備較高的寫作技能、文字表達(dá)能力和管理水平。因此提高路政檔案管理人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫。路政檔案管理人員應(yīng)不斷加強自身學(xué)習(xí)，既要掌握公路法律法規(guī)和檔案知識，又要學(xué)會建立檔案的實際操作技能，積極掌握計算機的應(yīng)用技術(shù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，快速適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，實現(xiàn)路政檔案工作的信息化和現(xiàn)代化。

4.整合資源，強化路政檔案管理開發(fā)利用

社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，對檔案工作提出了更高的要求。在保守國家秘密的前提下，檔案管理人員應(yīng)做好路政檔案的提供利用工作，充分利用路政檔案編研一些有實用價值的檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各工作部門提供內(nèi)容翔實的信息資料，以充分發(fā)揮檔案憑證和參考作用，實現(xiàn)由被動到主動的轉(zhuǎn)變，更好服務(wù)于路政工作，為振興公路事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

結(jié)語：

綜上所述，可見路政檔案管理業(yè)務(wù)工作是艱巨、繁多的，由此也更應(yīng)不斷探索思考如何科學(xué)組合、優(yōu)化效能地做好路政管理的各項業(yè)務(wù)工作。路政檔案作為一門保障路產(chǎn)及人身生命安全的專門檔案，在公路管理中起著非常重要的作用，它不光是記載著整個路段、乃至整個交通系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的真實記錄，也是路政執(zhí)法管理人員在一線辛勤付出的見證，應(yīng)不斷研究與探索，總結(jié)與提升，讓路政檔案更好地為我國公路的營運與發(fā)展，社會的和諧與進(jìn)步發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘曉玲 公路路政檔案管理的法學(xué)思考 長安大學(xué)政治與行政學(xué)院法學(xué)系

[2]余立維 路政檔案管理初探 廣東檔案

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關(guān)鍵詞：干部檔案 項目管理 應(yīng)用

中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2011）30-0228-01

一、干部檔案管理工作現(xiàn)狀

1.干部檔案管理人員結(jié)構(gòu)不整。干部檔案管理工作是一項專業(yè)性非常強的工作，其勞動強度、對專業(yè)化的要求不亞于任何其他專業(yè)性工作，干部檔案的管理其實是一項技術(shù)含量比較高的工作，通常情況下需要專職的檔案工作人員需要進(jìn)行干部檔案的管理工作。而我們現(xiàn)在通常情況下，對干部檔案管理的工作人員一般時候都是兼職的，思想上的不重視造就了感覺在少發(fā)一個人工資的情況下完全可以兼顧，這使得干部檔案管理水平不高。

2.干部檔案管理工作計劃性不夠。在干部檔案管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)一般只認(rèn)為干部檔案能有多大用處，而檔案的管理就是幾張紙塞進(jìn)去就行了，這又沒什么多大技術(shù)含量。領(lǐng)導(dǎo)從思想上就根本不重視導(dǎo)致下面管理人員的不重視。現(xiàn)在的事業(yè)單位中，干部檔案一般只表現(xiàn)在工資的調(diào)整等方面，更有不少單位目前的干部檔案管理只是為方便流轉(zhuǎn),對干部檔案進(jìn)行一下流轉(zhuǎn)手續(xù)，對于干部檔案中的材料收集和歸檔，不當(dāng)回事。更有甚者，對進(jìn)出單位的干部檔案，連封口都不開。從領(lǐng)導(dǎo)到下屬的管理人員從思想上都不重視，何來干部檔案的科學(xué)管理。

3.干部檔案管理工作手段落后?，F(xiàn)在有的單位還在進(jìn)行著手工檔案的記載，原始粗放，重復(fù)無效勞動，造成人力浪費，缺乏現(xiàn)代化管理手段。更不要談什么對干部檔案管理手段的開發(fā)服務(wù)，使得干部管理過程中信息不能及時暢通，不能滿足需要，利用價值低。

二、項目管理思想的引入

干部檔案管理過程中可以分為很多階段（子過程），每個階段可以看做是一個項目，使其項目化，結(jié)合項目管理方法進(jìn)行控制。

項目管理思想是一種先進(jìn)的管理方法，將項目管理融入到干部檔案管理過程中，解決干部檔案管理工作過程中的存在問題，有利于推動干部檔案管理工作的動態(tài)管理，優(yōu)化發(fā)展。

三、干部管理工作的項目化

項目化過程可以分為項目啟動、項目計劃、項目執(zhí)行、項目控制和項目結(jié)束五個階段。

1.項目啟動。確定一個項目（階段）的開始，確定項目的界限、計劃和開始階段的總評等。制造業(yè)物流根據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展的需要，在目標(biāo)需求、技術(shù)水平和文化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，制定項目建議書。在干部檔案管理工作過程中，首先要配備完整的干部檔案管理人員組織結(jié)構(gòu)，才能有效開展后續(xù)的干部檔案管理工作。

2.項目計劃。在整個項目的完成過程中，最重要、最關(guān)鍵的就是項目計劃。項目計劃可以為進(jìn)度控制提供依據(jù)、可以為項目在實施過程中對各種資源的協(xié)調(diào)配置提供根據(jù)、可以為保質(zhì)高效的完成目標(biāo)提供保障。要明確制定項目計劃的指導(dǎo)思想：計劃不變是相對的，變時絕對的，要有預(yù)見性，要有動態(tài)管理思想。項目計劃的主要內(nèi)容有：范圍計劃、界定，活動定義、順序安排，進(jìn)度安排，資源協(xié)調(diào)，成本估算，計劃研究。

3.項目執(zhí)行。項目執(zhí)行階段是完成項目目標(biāo)進(jìn)行的實施活動。主要內(nèi)容包括項目計劃的執(zhí)行，輔助內(nèi)容有質(zhì)量保證、培訓(xùn)人員的上崗、信息管理、資源協(xié)調(diào)和輔助管理等。

4.項目控制。項目本身決定其存在艱巨性和風(fēng)險性，對項目實施有效的控制是完成項目目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。在項目實施過程中，要有規(guī)律的測評，一旦發(fā)現(xiàn)其偏離項目計劃，要進(jìn)行報告，重新確定實施程序。項目控制內(nèi)容包括變化控制、進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制、風(fēng)險報告及控制等。

5.項目結(jié)束。項目結(jié)束是項目完成的標(biāo)志。干部管理工作的有序平穩(wěn)運行，及時更新，信息化、科技化水平的提高，這表明干部管理工作這個項目取得了階段性的結(jié)束。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：信息技術(shù)企業(yè)管理人事檔案

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。是企業(yè)選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業(yè)人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業(yè)人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的重要任務(wù)。

1 企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容

企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對人事檔案信息資源進(jìn)行管理，因此企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個方面：

1）實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化

人事檔案信息的數(shù)字化是整個人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。人事檔案數(shù)字化管理是人事檔案的管理由傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化人事檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)首先要做好室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍照等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，以便通過計算機直接利用。

2）實現(xiàn)檔案查借閱的網(wǎng)絡(luò)化

人事檔案服務(wù)由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯(lián)系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

3）實現(xiàn)信息檢索的自動化

計算機檢索速度快，效率高，可實現(xiàn)多角度檢索的特點，是傳統(tǒng)檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，傳統(tǒng)檢索工具的檢索效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。

2 人事檔案管理信息化設(shè)計

人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，必須考慮到人事管理的實際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。

2.1 功能設(shè)計

人事檔案管理系統(tǒng)從工作要求上要求具有人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、人員信息管理、組織機構(gòu)管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計查詢管理等功能。

2.1.1人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理

包括基礎(chǔ)設(shè)施名稱、數(shù)量等。以便于對照標(biāo)準(zhǔn)核對及上級檢查工作

2.1.2人員信息管理

這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態(tài)（在職、退休、死亡）等。

2.1.3組織機構(gòu)管理

組織機構(gòu)管理根據(jù)企業(yè)具體情況設(shè)定。對于較大型企業(yè)尤其是具有二級甚至多級管理的企業(yè)，需要對組織機構(gòu)進(jìn)行分級別管理。對于一般的企業(yè)僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統(tǒng)一致。

2.1.4人事檔案目錄管理

目錄管理是人事檔案管理的主要內(nèi)容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等。這些信息的維護(hù)可以自動生成檔案目錄直接打印出來。

2.1.5人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理

轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等。

2.1.6人事檔案的查（借）閱管理

查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、歸還日期。系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動提醒功能。

2.1.7零散材料收集管理

零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄。零散材料轉(zhuǎn)遞應(yīng)具有專門記錄。

2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理

人事檔案應(yīng)定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應(yīng)當(dāng)包括整理時間、整理人。同時應(yīng)按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集。

2.1.9相關(guān)統(tǒng)計查詢管理

查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括檔案統(tǒng)計、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱統(tǒng)計等功能。

2.1.10數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理

包括建立系統(tǒng)初期數(shù)據(jù)的遷移功能，日常維護(hù)的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計要求

2.2.1界面要友好、工作效率要高。

企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標(biāo)示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業(yè)培訓(xùn)費用。在信息維護(hù)過程中，盡量使用代碼維護(hù)，增加智能化操作，減少信息錄入條數(shù)，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數(shù)據(jù)維護(hù)速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務(wù)只需點一下鼠標(biāo)即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數(shù)據(jù)的匯總的速度。

2.2.2兼容性要強、資源能共享

當(dāng)前大部分企業(yè)建立了企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP），人事檔案管理系統(tǒng)要和前期開發(fā)的企業(yè)人事管理系統(tǒng)（HR-ERP）功能兼容。企業(yè)的組織機構(gòu)和人員信息等關(guān)鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構(gòu)同步”成為可能，匯表工具導(dǎo)出的數(shù)據(jù)以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統(tǒng)軟件兼容。同時，人事檔案在系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時，通過秘鑰文件，只有系統(tǒng)能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉(zhuǎn)入單位，避免了信息的重復(fù)錄入，達(dá)到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據(jù)。

2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續(xù)性

人事檔案管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統(tǒng)在實施過程中并不是一帆風(fēng)順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業(yè)遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統(tǒng)在短時間內(nèi)能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發(fā)展趨勢，結(jié)合現(xiàn)代計算機技術(shù)，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發(fā)展，人事檔案管理一定會在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮重要作用。

3 企業(yè)檔案管理信息化必須解決的幾個問題

3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動

領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設(shè)的根本，領(lǐng)導(dǎo)的意識水平直接決定了是否會進(jìn)行信息化以及信息化的深度和廣度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度?，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現(xiàn)狀，提出人事檔案管理要求，指導(dǎo)人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。

3.2 檔案管理人員的培訓(xùn)教育

人事檔案人員素質(zhì)的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的基礎(chǔ)。作為應(yīng)用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術(shù)的應(yīng)用是人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學(xué)會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作

3.3 確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變

任何管理方是的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)，不能出現(xiàn)因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內(nèi)，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。

3.4 安全問題

檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統(tǒng)軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術(shù)手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度。通過技術(shù)手段的提高和規(guī)章制度的建設(shè)，并把兩者結(jié)合在一起，防止不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免機密信息的泄漏。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊公之.檔案信息化建設(shè)實務(wù)[M].北京：中國檔案出版社，2003.

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論文關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 教學(xué)檔案管理 問題 對策

教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄，它是在學(xué)校及教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實、系統(tǒng)地反映教學(xué)管理的全過程，直接為教學(xué)活動服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校檔案工作的核心和重點。

1中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容及特點

1．1中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容

學(xué)校以教學(xué)為中心，教學(xué)活動是學(xué)校教育工作的主體。中職學(xué)校教學(xué)檔案歸檔范圍應(yīng)包括教學(xué)管理活動中形成的各種材料，其內(nèi)容主要有以下幾種類型：

(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃及名種會議記錄等。

(2)規(guī)章制度類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、教學(xué)設(shè)備管理制度等。

(3)課堂教學(xué)與實踐教學(xué)類。包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、授課計劃、課程建設(shè)、教案、試題庫、教學(xué)實習(xí)、實習(xí)實訓(xùn)基地、畢業(yè)實習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量測評等材料。

(4)學(xué)科、專業(yè)與實驗室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實驗室建設(shè)的材料，重點學(xué)科、重點專業(yè)和精品課程的申報論證，評估及建設(shè)方面的材料以及申報國家重點學(xué)校的實驗室論證、申報和審批材料、總結(jié)等建設(shè)性材料。

(5)學(xué)生學(xué)籍類材料。包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實習(xí)、實驗實訓(xùn)實習(xí)材料及成績、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。

(6)教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、各科習(xí)題集、實驗報告及實習(xí)實訓(xùn)指導(dǎo)書等。

(7)招生就業(yè)類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結(jié)材料；畢業(yè)生就業(yè)率、就業(yè)情況反饋等材料。

1．2中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的特點

(1)來源渠道多、涉及面廣泛。

教學(xué)檔案來自教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)和教學(xué)活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學(xué)工作、教學(xué)改革和人才培養(yǎng)等方面的指令、規(guī)定及條例等。教學(xué)檔案既涉及到上級有關(guān)部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓(xùn)基地以及教學(xué)管理部門和學(xué)生工作部門等；人員涉及到各級領(lǐng)導(dǎo)干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學(xué)生等。

(2)形式多樣。

由于教學(xué)活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學(xué)活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數(shù)學(xué)檔案原始資料應(yīng)包括紙質(zhì)的、圖片、音像、電子稿、光盤等。

(3)專業(yè)性強。

除普發(fā)的一般性文件外，教學(xué)內(nèi)容是由名個不同學(xué)科、專業(yè)組成的。不同學(xué)科專業(yè)人才的培養(yǎng)采用不同的方案，實施不同的教學(xué)計劃，設(shè)置不同的課程，安排不同的教學(xué)內(nèi)容，提出不同的培養(yǎng)要求，實現(xiàn)不同的培養(yǎng)目標(biāo)。各專業(yè)的教學(xué)工作不同，顯示出不同專業(yè)各學(xué)科的差異性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。

2中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中存在的問題

2．1教學(xué)檔案材料的重視不夠，沒有普及教學(xué)檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足。學(xué)校重視教學(xué)工作和其他管理工作，但對教學(xué)檔案的管理投入欠缺，如機構(gòu)和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓(xùn)等投入不夠。教師對自己教學(xué)活動中的授課計劃、教案等相關(guān)文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。

2．2缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。沒有系統(tǒng)的管理。導(dǎo)致檔案管理混亂

中職學(xué)校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學(xué)檔案的管理缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散存于他們個人手中，導(dǎo)致教學(xué)材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學(xué)工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統(tǒng)的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致材料損壞或丟失而無法查找。

3加強中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的主要對策

3．1系統(tǒng)管理，完善檔案管理機制

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案的建設(shè)，要把教學(xué)檔案工作提到學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學(xué)工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學(xué)學(xué)校日常工作中的地位和作用。及時調(diào)整檔案工作的機構(gòu)設(shè)置，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。設(shè)置綜合檔案室，由一名校長負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學(xué)檔案分為校、教務(wù)科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務(wù)科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，教務(wù)科檔案管理由教務(wù)千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件，并按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。

3．2明確責(zé)任，強化檔案管理意識

教學(xué)檔案的收集整理，不只是少數(shù)人的事情，而是全體人員的共同責(zé)任。同時建立健全各項規(guī)章制度，落實措施。規(guī)章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設(shè)，強化監(jiān)督指導(dǎo)和落實，加大管理力度。

3．3組織檢查，增強檔案管理責(zé)任

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檔案建設(shè)涉及的內(nèi)容比較廣泛，檔案管理是非常重要的。隨著計算機技術(shù)在社會生活的應(yīng)用普及，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的一個趨勢。分析檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容體現(xiàn)在四個主要的方面，包括了在技術(shù)上的革新；檔案管理辦法的革新；檔案管理者能力的塑造和檔案的社會化服務(wù)的提升。[1]首先是檔案管理技術(shù)上的革新主要是通過建立信息系統(tǒng)對信息進(jìn)行管理。檔案的載體有很多種，有些紙質(zhì)檔案是非常容易受到時間的限制，影響到信息的讀取的。但是一旦在檔案信息化管理中采用數(shù)字化信息建設(shè)，就能夠?qū)n案進(jìn)行比較長期的保存，更好地利用檔案，這也是面前檔案信息建設(shè)中的一個非常重要的內(nèi)容。其次是檔案管理辦法的革新。隨著信息技術(shù)的引進(jìn)，檔案管理的辦法越要隨著改變，要根據(jù)信息化的檔案管理特點進(jìn)行方法的調(diào)整，確保能夠科學(xué)管理的成果成功地應(yīng)用到檔案管理中。然后是對檔案管理者能力的塑造方面。信息化的檔案建設(shè)是一種知識性非常強的工作。他對檔案工作者的知識要求非常高。處理需要具備必要的計算技能之外，還需要提高各方面知識，能夠不斷地適應(yīng)變化發(fā)展的的檔案工作需要。最后是檔案的社會化服務(wù)的提升。檔案的應(yīng)用是多方面的，在信息化社會，為了能夠更進(jìn)一步地提升檔案的應(yīng)用價值，需要進(jìn)行檔案社會化服務(wù)的擴大，實現(xiàn)檔案資源的共享。

二、檔案信息化管理建設(shè)面臨的問題分析

檔案信息化的建設(shè)受到越來越多人的重視，很多的檔案管理部門都開始進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)。在檔案信息化的建設(shè)中取得了很大的效果，但是也面臨這一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。一方面是檔案信息化建設(shè)是一項高成本的工作，常常需要購買多種設(shè)備，而且需要進(jìn)行必要的維修，這造成了檔案管理工作的成本是非常高的。很多的檔案管理部門常常面臨著經(jīng)費問題，這是面前檔案信息化建設(shè)的一個比較大的問題。其次是檔案信息化建設(shè)中常常會受到技術(shù)安全方面的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放化管理在當(dāng)前的環(huán)境下很容易產(chǎn)生安全問題。一種情況可能是信息管理者自身的安全意識不強，對檔案的安全管理缺乏必要的保護(hù)，隨意進(jìn)行檔案的信息的公布，造成信息的泄露。[2]另外一種情況是技術(shù)機也可能會面臨一些其他的問題，包括可能受到網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅和一些黑客的攻擊。這是檔案信息化建設(shè)中一個亟待解決的問題。另外，由于檔案信息化管理需要很專業(yè)的人才來進(jìn)行。這是檔案信息化建設(shè)中比較關(guān)鍵的。但是現(xiàn)在在很多的檔案部門由于缺乏這種技術(shù)專業(yè)性強的的人才。在很多的檔案管理部門，管理者自身的技術(shù)水平是比較低的，面對新的技術(shù)也不能夠正確的進(jìn)行使用，使得檔案信息化的普及受到很大的影響。

三、加快檔案信息化管理建設(shè)的方式

檔案的信息化建設(shè)能夠為實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化提供重要的作用，更加方便信息的接收，并且能夠讓檔案管理能夠更加科學(xué)化，提高檔案信息的時效性。為了能夠更進(jìn)一步地加快檔案的信息化建設(shè)，需要針對存在的問題采取必要的解決措施，更大限度地發(fā)揮檔案的社會服務(wù)作用。

1、加大對信息化檔案建設(shè)的投入，提高檔案信息的安全性。檔案信息建設(shè)的重要性在未來的發(fā)展中將會不斷地得到體現(xiàn)。為了能夠把握住信息化發(fā)展的潮流，在檔案建設(shè)中要加大投入，增加經(jīng)費。引進(jìn)更多的信息技術(shù)，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括從硬件上不斷地引進(jìn)計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠建設(shè)和完善信息網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)。而且要求進(jìn)行檔案信息資源網(wǎng)站的建設(shè)，實現(xiàn)各信息網(wǎng)絡(luò)之間的相互聯(lián)系。在軟件上，強調(diào)對檔案信息的安全管理，包括信息系統(tǒng)和信息資源的安全管理都是非常必要的。[3]通過保障這兩方面的信息安全能夠?qū)⒄嬲刈龊脵n案的安全防護(hù)工作。

2、構(gòu)建完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。計算機技術(shù)設(shè)備的建設(shè)是一個比較重要的方面，是檔案信息化的一個基礎(chǔ)，在利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化的過程中不能夠忽視對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。只有利用比較有利的條件建設(shè)起網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)才能夠?qū)⒏嗟臋n案材料進(jìn)行存檔，更好地保存起來。其中包括在計算機和掃描儀的選擇上要十分講究，還要求建立起專業(yè)性的綜合信息數(shù)據(jù)庫，這樣是比較方便檔案信息的查詢和使用的，同時也是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的一個主要的內(nèi)容。通過采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)化的元數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息存儲的有效性。這也是信息化檔案建設(shè)和傳統(tǒng)的各管各的檔案管理很不一樣的工作方式。信息化的檔案建設(shè)能夠讓信息建設(shè)在同一個標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行。

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關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長沙，410014

學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢的需要。

一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用

(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學(xué)生名冊，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表；(4)各年級實習(xí)計劃和實習(xí)單位合同、學(xué)生實習(xí)情況、實習(xí)報告和實習(xí)成績；(5)學(xué)生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對個人、學(xué)校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)校基礎(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學(xué)生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計分析和評價，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校對學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點：

(一)學(xué)籍檔案自身的問題

1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個學(xué)員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學(xué)籍變動檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊、成績冊、結(jié)業(yè)名冊等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。

2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實、查找?guī)砹死щy。

3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個嚴(yán)重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。

(二)學(xué)籍檔案管理問題

1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴(yán)格規(guī)定，沒有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業(yè)一起組卷。

2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。

3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。

三、對高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學(xué)習(xí)意識：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術(shù)、統(tǒng)計分析等專業(yè)技能；既要堅持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學(xué)習(xí)。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務(wù)意識：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺抵制不良風(fēng)氣的影響。

(四)增強創(chuàng)新意識：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學(xué)籍管理工作中。

(五)增強統(tǒng)計分析意識：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計知識和統(tǒng)計分析手段，及時、真實、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績分析、教學(xué)計劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

(六)運用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。

四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法

正確認(rèn)識目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實加強和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細(xì)則，對學(xué)生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學(xué)籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強責(zé)任感，使各部門上報的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴(yán)要求。對各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時上交，以保質(zhì)保量，按時完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎懲分明，調(diào)動有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計相應(yīng)的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學(xué)生考核管理工作

在對學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規(guī)范性和制度化，對考試中的違紀(jì)行為要及時、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學(xué)生成績管理工作

做好學(xué)生平時成績的登載檢查工作，對學(xué)生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學(xué)生各科考核成績要按照教學(xué)計劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。

(五)做好學(xué)籍異動工作

在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級還是退學(xué)處理，都必須堅持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。

(六)做好畢業(yè)質(zhì)量把關(guān)工作

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一、棚戶區(qū)改造檔案管理主要內(nèi)容

棚戶區(qū)改造所涉及到的檔案資料眾多，工作量比較繁重，工作難度較大，檔案管理貫穿于整個項目工程。檔案管理的主要內(nèi)容包括棚戶區(qū)老照片、錄音錄像等，這些都是反映棚戶區(qū)原始樣貌的寶貴資料；同時還包括棚戶區(qū)改造項目的招標(biāo)投標(biāo)文件、立項審批資料、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、工程設(shè)計方案等資料，這些是開展棚戶區(qū)改造工作的主要依據(jù)，在改造項目前期，必須做好以上檔案資料的管理工作。其次，在改造項目進(jìn)行過程中，所產(chǎn)生的拆遷回遷和各類施工資料及文件，也需要加以妥善保存，加強檔案管理。除此之外，在完成棚戶區(qū)改造項目工程之后，對其進(jìn)行驗收時，工程圖表、文字以及各類電子文檔，也是棚戶區(qū)改造項目檔案資料的重要組成，必須將這些檔案資料完整地保存下來。

二、棚戶區(qū)改造中檔案管理現(xiàn)狀

棚戶區(qū)改造工程檔案管理工作意義重大，但是在實際工作中，還存在一些比較突出的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理水平，無法充分發(fā)揮檔案資料的利用價值，阻礙了棚戶區(qū)改造施工的順利開展。雖然棚戶區(qū)改造工程已經(jīng)實施多年，但是并沒有形成較為規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理工作流程，棚戶區(qū)老照片、錄音錄像等原始資料來源方較多，包括民間、政府及新聞媒體等，在對這些資料進(jìn)行收集整理時，難以保證其全面性，對檔案管理工作高效、有序進(jìn)行造成了嚴(yán)重影響。同時，棚戶區(qū)改造工程檔案管理機制不夠完善，也是影響檔案管理水平的一個重要因素，在實際工作過程中，檔案管理側(cè)重點往往放在施工階段和竣工階段，忽視了施工之前的老照片、音像資料、項目設(shè)計資料等各類檔案管理，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程檔案殘缺不全，無法為施工的順利開展提供可靠依據(jù)。此外，棚戶區(qū)改造項目工程量較大、工程周期較長，需要多家開發(fā)商的共同參與，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理部門，多家開發(fā)商之間協(xié)同合作力度不足，對自身所持拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍等各類檔案都是單獨管理，影響了棚戶區(qū)改造工程檔案收集的完整性，檔案管理難度較大。

三、提高棚戶區(qū)改造中檔案管理合理性的措施

要想從棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理工作困境中走出來，就需要從實際工作中比較突出的問題入手，提出針對性的合理化建議，提高檔案管理效率和管理水平，確保改造施工的有序進(jìn)行。

（一）規(guī)范檔案管理流程。規(guī)范的檔案管理流程是開展棚戶區(qū)工程項目檔案管理的重要依據(jù)和有力保障。棚戶區(qū)工程項目管理具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性特點，包括施工之前、施工進(jìn)行階段及竣工階段三個環(huán)節(jié)，需要保證與工程進(jìn)度的一致性，嚴(yán)格按照施工進(jìn)展情況逐步完成檔案管理，保證檔案管理流程的規(guī)范性。尤需注意的是，對于棚戶區(qū)老照片、錄音、錄像等原始資料，從民間、政府及新聞媒體等來源方進(jìn)行全面收集之后，應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時，還需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其專業(yè)性，能夠熟悉并按照規(guī)范的工作流程，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度完成檔案管理。

（二）完善檔案管理體系。要想確保棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理的有序進(jìn)行，就需要建立一套完善的管理體系，對檔案管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范。首先，應(yīng)該重視棚戶區(qū)改造工程項目各個階段的檔案管理，對棚戶區(qū)老照片、音像資料、項目設(shè)計資料等各類施工前的檔案進(jìn)行收集和整理，并構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制，確保檔案資料的完整性，實現(xiàn)對所有檔案資料的有效管理和充分利用。其次，應(yīng)該協(xié)調(diào)工程項目各個部門之間的關(guān)系，充分發(fā)揮各施工階段負(fù)責(zé)人的監(jiān)督作用，實現(xiàn)對整個工程項目檔案資料的科學(xué)、有序管理。最后，應(yīng)明確檔案管理責(zé)任及管理職權(quán)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任或者越權(quán)管理現(xiàn)象，保證檔案管理的有序性。

（三）落實檔案管理責(zé)任。落實檔案管理責(zé)任，是提高棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理水平的必要措施。在開展檔案管理工作時，應(yīng)該建立管理責(zé)任制，按照檔案類型、檔案形式等特點，對檔案資料進(jìn)行分類，結(jié)合工程進(jìn)展情況，將檔案管理責(zé)任落實到相關(guān)部門及個人身上。并且，負(fù)責(zé)對棚戶區(qū)改造工程項目進(jìn)行勘察、設(shè)計及監(jiān)理的單位，應(yīng)該清楚認(rèn)識自身所承擔(dān)的檔案管理責(zé)任，妥善保存工作過程中所產(chǎn)生的各類檔案資料，并與其他部門進(jìn)行有效溝通，確保檔案資料的完整性。

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關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；問題；原因；對策

1 城建檔案管理的主要內(nèi)容

根據(jù)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/158-2011）的規(guī)定，城建檔案“是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)水平的提升，城市建設(shè)管理的外延逐步擴大，內(nèi)容也更加復(fù)雜，任務(wù)更加艱巨?？傮w來看，城建檔案管理主要包括城市建設(shè)規(guī)劃、城市建設(shè)工程檔案、城市建設(shè)勘測、城市建設(shè)管理等方面的內(nèi)容，涉及到國土資源、工業(yè)、民用、電力、水利、交通、環(huán)境保護(hù)、園林綠化等不同層面的規(guī)劃、建設(shè)項目。城建檔案不僅為城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供了全面、切實的依據(jù)，還能夠為城鎮(zhèn)社會、經(jīng)濟、文化的維護(hù)及保障提供重要的資料來源，并創(chuàng)造有利的條件?？茖W(xué)的城建檔案管理，能夠為城市建設(shè)及發(fā)展提供深入、詳實的材料，完備、準(zhǔn)確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 城建檔案管理存在的問題及成因

2.1 城建檔案管理存在的問題

隨著城市建設(shè)事業(yè)的告訴發(fā)展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

一是城建檔案管理不規(guī)范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費，也難以充分發(fā)揮檔案管理資料的價值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對檔案資源處理的效率較低，如對一些不合格的材料沒有及時處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關(guān)要求規(guī)范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會造成檔案胡亂臨時補湊、隨意變更等現(xiàn)象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。

二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導(dǎo)致城建檔案管理工作很少為外界認(rèn)知，城建檔案管理對社會的價值無法體現(xiàn)。

三是檔案管理工作水平較低，城市建設(shè)進(jìn)程加快促進(jìn)了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對檔案資料的種類、質(zhì)量及相關(guān)設(shè)施等了解不足，導(dǎo)致為利用者服務(wù)的效率低下。檔案管理工作欠缺主動性，加上保密保護(hù)政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設(shè)水平。

2.2 造成城建檔案管理問題的成因

影響城建檔案管理質(zhì)量的主要有以下幾個方面的原因。一是意識理念的落后，很多城市建設(shè)、施工及管理單位對城建檔案工作的認(rèn)識不足，理念模糊，即使工作過程中運用城建檔案較多的單位，也缺乏科學(xué)的城建檔案搜集、歸類、報送意識，導(dǎo)致城建檔案管理中資料不齊、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問題層出不窮。二是對城建檔案管理工作的投入有限，包括對城市檔案建設(shè)的設(shè)施建設(shè)、人員的指導(dǎo)及培訓(xùn)等工作，導(dǎo)致對城市檔案管理的激勵欠缺，嚴(yán)重影響了城市檔案管理的長遠(yuǎn)、健康發(fā)展。二是對城市檔案管理建設(shè)缺乏科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)，如對城市建設(shè)檔案的收錄、處理采取標(biāo)準(zhǔn)還不夠明確，導(dǎo)致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。不僅如此，城市檔案管理內(nèi)部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴(yán)重降低了城市檔案管理工作隊伍的質(zhì)量。三是城市檔案管理工作的信息化建設(shè)水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數(shù)字化檔案的建設(shè)，促進(jìn)了層級化的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，然而由于城建檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，城建檔案資料的分類不夠?qū)I(yè)，加上對在城建檔案管理中軟件建設(shè)不到位，導(dǎo)致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實現(xiàn)有機結(jié)合，阻礙了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 城建檔案管理的對策

3.1 深化城建檔案管理的認(rèn)知

對城建檔案管理工作，要從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，制定城建檔案管理中長期規(guī)劃，加強城建檔案現(xiàn)代化管理理念，將城建檔案管理與城市規(guī)劃、建設(shè)緊密結(jié)合起來，提升社會對城建檔案管理重要性的認(rèn)知。同時，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實、高效的城建檔案管理體系奠定堅實的基礎(chǔ)。在知識經(jīng)濟時代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會及經(jīng)濟價值，為此，城建檔案管理應(yīng)在科學(xué)的思想理念的指導(dǎo)下，明確自身職責(zé)，以科學(xué)、有效的方法促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。

3.2 完善城建檔案管理的制度

城建檔案管理工作內(nèi)容繁重，任務(wù)艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩(wěn)定開展。首先，應(yīng)完善城建檔案管理工作的法律、法規(guī)等相關(guān)制度，確立城建檔案管理在城市建設(shè)中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據(jù)。其次，城建檔案管理工作的程序應(yīng)合法、規(guī)范，對建設(shè)單位招投標(biāo)過程中的相關(guān)文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序及要求，對文件資料進(jìn)行搜集、審核、存儲及處理，以為城市建設(shè)及管理提供更加準(zhǔn)確、全面的材料。最后，在城建檔案內(nèi)部管理中，還應(yīng)建立科學(xué)合理的人事、評價、監(jiān)督、激勵等制度，以促進(jìn)城市檔案管理人力資源價值實現(xiàn)最優(yōu)化，并且明確不同層級部門、人員的職責(zé)，激發(fā)城建檔案管理的積極性與創(chuàng)造力。

3.3 強化城建檔案管理的信息化建設(shè)

信息化時代的來臨，人們對信息資源的需求更加強烈，在城建檔案管理工作中，應(yīng)從以下幾個方面，強化城建檔案管理的信息化建設(shè)。一是積極整合社會資源，適當(dāng)增加對城建檔案信息化建設(shè)的投入，如檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施、軟件等。通過搭建有效的平臺，促進(jìn)城建檔案資源的時效性、準(zhǔn)確性，提高城建檔案的利用率。二是營造良好的城建檔案信息化管理宣傳環(huán)境，利用網(wǎng)絡(luò)、電視、移動客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質(zhì)及特點，并結(jié)合城建檔案的搜集、w檔等工作，實現(xiàn)城建檔案資源的信息化開發(fā)，為滿足城市建設(shè)對檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強對城建檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，通過多種形似的指導(dǎo)及培訓(xùn)，促進(jìn)城市檔案管理人員改變服務(wù)理念，增強信息服務(wù)質(zhì)量，為深化城建檔案管理與社會的聯(lián)系搭建更加穩(wěn)固的橋梁。

4 結(jié)論

綜上所述，城建檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多，在知識經(jīng)濟及信息化時代，城建檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規(guī)范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設(shè)層面上的，為了更好地為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設(shè)及管理提供信息資源服務(wù)，城市檔案管理應(yīng)在科學(xué)、先進(jìn)的思想理念指導(dǎo)下，結(jié)合切實合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設(shè)水平，增強城建檔案管理人員素質(zhì)。作為城市建設(shè)的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發(fā)展空間，從人員、物質(zhì)、制度、信息化建設(shè)等方面逐步改進(jìn)，既能夠使城建檔案管理與時展的要求結(jié)合地更加緊密，也能夠促進(jìn)城市的建設(shè)及運行更加科學(xué)、全面、高效。

參考文獻(xiàn)

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[2]趙玲，城建檔案的地位和作用，城建檔案，2009（2），

篇10

信息化基本內(nèi)容

企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進(jìn)行管理。它概括為以下幾個方面的基本內(nèi)容：

――檔案信息數(shù)字化。人事檔案信息數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。

――檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。以往的人事檔案服務(wù)主要是以面對面的形式為主，即服務(wù)對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)，這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務(wù)對象無疑帶來了極大的方便。

――檔案檢索自動化。在傳統(tǒng)檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進(jìn)行的，走進(jìn)閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，甚至有時還無法找到所需要的檔案資料，如此的效率必然是很低的。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檢索，其速度、效率是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。

――檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實現(xiàn)檔案利用一體化的基礎(chǔ)是建立一個統(tǒng)一的計算機系統(tǒng)，包括硬件和軟件。

如何設(shè)計信息化

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，必須考慮到人事檔案管理的實際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。

功能設(shè)計

人事檔案管理系統(tǒng)從功能設(shè)計上要求具有組織機構(gòu)管理、人員信息管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、零散材料收集（接收、轉(zhuǎn)遞）管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計查詢管理等功能。

具體地講，組織機構(gòu)管理就是根據(jù)企業(yè)具體情況進(jìn)行分級管理；人員信息管理指的是人員的基本信息，主要包括姓名、性別、出生日期、身份證號、檔案編號等；人事檔案目錄管理是指人事檔案管理的主要內(nèi)容，包括檔案材料類號、同一類別中的序號，形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等，這些信息的維護(hù)可以自動生成檔案目錄直接打印出來；人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等；人事檔案的查（借）閱管理是指做查（借）閱記錄，包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、歸還日期等，系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動提醒功能；零散材料收集（接收、轉(zhuǎn)遞）管理是指做好檔案整理前的重要工作，主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄；檔案整理記錄及缺失材料登記管理就是要定期整理，包括整理時間、整理人，同時應(yīng)按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集，收集后應(yīng)增加材料補齊時間；相關(guān)統(tǒng)計查詢管理包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括人員統(tǒng)計、檔案數(shù)量和材料統(tǒng)計、查（借）閱統(tǒng)計等功能，等等。

系統(tǒng)設(shè)計

在設(shè)計系統(tǒng)時，應(yīng)考慮各方面的問題，主要有：

――代碼管理。盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的代碼方式管理，這樣既能保證計算機高速運行，又容易與其他系統(tǒng)軟件兼容。

――檔案材料內(nèi)容處理。由于人事檔案屬于機密，其內(nèi)容不能隨意泄露，對于檔案材料的具體內(nèi)容可以采用電子掃描的方式進(jìn)行錄入，以保持材料的原貌。這就對人事檔案管理人員的計算機掌握水平提出了比較高的要求。

――與人力資源管理系統(tǒng)的銜接。人力資源管理系統(tǒng)主要包括組織機構(gòu)管理、人員信息管理、薪酬管理、社保管理、時間管理、招聘管理、績效管理、培訓(xùn)管理等功能，其中，組織機構(gòu)管理、人員信息管理中的許多內(nèi)容與人事檔案管理系統(tǒng)相通，兩個系統(tǒng)存在共同維護(hù)的需要，故在設(shè)計人事檔案系統(tǒng)時應(yīng)考慮通過技術(shù)手段，直接使用人力資源管理系統(tǒng)中的組織機構(gòu)和人員信息，這樣既能保證人力資源管理和人事檔案管理達(dá)到資源共享，又能避免兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)出現(xiàn)不一致的情況。

――系統(tǒng)軟件的網(wǎng)絡(luò)連接。人事檔案管理與人力資源管理一般是不同的崗位，需要不同人員進(jìn)行管理。兩套系統(tǒng)既要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，又要求分開使用，尤其是人事檔案管理系統(tǒng)要求在人事檔案辦公室中操作。由于人事檔案屬于保密范圍，如果系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)相連將涉及商業(yè)秘密問題，如果不通過網(wǎng)絡(luò)連接就很難做到數(shù)據(jù)同步性，這就給人事檔案系統(tǒng)使用單機版還是網(wǎng)絡(luò)版造成了矛盾，而解決該矛盾的方法是雙版合用，平時維護(hù)檔案信息時使用單機版，數(shù)據(jù)更新和備份時使用網(wǎng)絡(luò)版。

統(tǒng)籌兼顧信息化

人事檔案管理信息化建設(shè)涉及企業(yè)的管理體系、檔案人員的技術(shù)素質(zhì)、資金投入等多方面的問題，需要統(tǒng)籌兼顧、全面考慮。

領(lǐng)導(dǎo)高度重視。加強企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，首先離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，并在資金、設(shè)備、人員等方面予以必要的投入，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進(jìn)程。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)經(jīng)常過問此工作、了解現(xiàn)狀、提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助其解決工作中出現(xiàn)的困難和問題。

人員適時培訓(xùn)。人事檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員的高素質(zhì)。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須能熟練運用計算機以及其他現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。這就需要對檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

設(shè)施務(wù)必跟進(jìn)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源電子化轉(zhuǎn)換、信息存貯以及開發(fā)利用的基礎(chǔ)所在。這就要求企業(yè)應(yīng)該投入足夠的資金添置必要的計算機硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，同時還應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)配套建設(shè)，這樣才能為檔案信息的轉(zhuǎn)換、傳輸和資源共享提供必要的技術(shù)保障。

建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面，企業(yè)人事檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，另一方面企業(yè)自身也要加快人事檔案信息化管理規(guī)范的制訂和使用，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機管理和檔案檢索等。

新舊模式轉(zhuǎn)變。推行人事檔案信息化管理必然會存在一個由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過程，在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因為過渡而影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。