導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理特點(diǎn)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)；檔案管理；新特點(diǎn)

隨著我國(guó)城鄉(xiāng)統(tǒng)籌改革建設(shè)的發(fā)展，人民的生活水平已經(jīng)得到了極大的提高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的工作在各項(xiàng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基礎(chǔ)工作中面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇也越來(lái)越重要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理力度雖不斷提高，但仍未達(dá)到現(xiàn)代信息化的管理水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作仍需要投入更多的努力和創(chuàng)新。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在基礎(chǔ)工作中的作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在基礎(chǔ)工作中的作用：

（一）保留事實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案屬于與具體工作相適應(yīng)的原始記錄，因此能夠更好的維護(hù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)原始面貌，回溯原始事實(shí)，印證過(guò)往案例、糾正工作失誤等作用，它具有其他參考資料無(wú)法比擬的參考權(quán)威性。

（二）化解矛盾。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的整理和保存相當(dāng)于將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)與各村及企業(yè)之間的關(guān)聯(lián)的所有事件作了直接的記錄。在各方出現(xiàn)不同的矛盾和質(zhì)疑時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案就能夠?yàn)榻鉀Q這些矛盾和糾紛提供直接且有力的證據(jù)。

（三）撥亂反正。當(dāng)前一段時(shí)間的鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有時(shí)可以通過(guò)借鑒歷史某個(gè)階段中的相似案件來(lái)做指導(dǎo)，同時(shí)在不斷的總結(jié)整理中，發(fā)現(xiàn)前后解決處理問(wèn)題的不足之處，能夠起到積極的撥亂反正作用。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的新特點(diǎn)分析

（一）全宗分類(lèi)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作中檔案管理工作需要處理的檔案一般分為全宗檔案和非全宗檔案兩大類(lèi)?！叭凇钡母拍罹褪巧婕耙粋€(gè)機(jī)構(gòu)的所有檔案。少數(shù)檔案的整理和保管只以類(lèi)別的方式來(lái)進(jìn)行，并不是全宗分類(lèi)。例如鄉(xiāng)鎮(zhèn)中縣屬機(jī)關(guān)的派出機(jī)構(gòu)所形成的檔案只屬于派出機(jī)關(guān)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)范圍內(nèi)，包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政協(xié)、紀(jì)委、團(tuán)委、婦聯(lián)和各基層村委等組織都以全宗方式來(lái)整理、保管和轉(zhuǎn)移檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為基層政府，檔案管理的對(duì)象即全部的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案。現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政辦公室往往具有綜合功能，一個(gè)辦公室往往屬于幾個(gè)職能工作者的集合場(chǎng)所。一般這些資料都實(shí)行檔案一體化管理，針對(duì)全部檔案建立聯(lián)合全宗。聯(lián)合全宗在設(shè)立后，所有參建單位的檔案應(yīng)該從組卷的時(shí)候就進(jìn)行區(qū)分，從而完成分卷。全宗名稱應(yīng)該綜合全卷內(nèi)容確定。需要注意的是，有些類(lèi)似土地普查、人口普查等檔案的建立和處理，應(yīng)該按照非全宗的檔案對(duì)待。這些檔案是由基層集體單位分別立卷、移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

（二）收集整理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的資料收集具有很多的制約因素，也充滿了不確定性，所以在具體工作上無(wú)法給出定量的標(biāo)準(zhǔn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作者首要注意的就是根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)文件去劃定資料的歸檔范圍。檔案的收集流程應(yīng)該是首先由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人員將歸檔要求分發(fā)至下屬單位和各辦事點(diǎn)，明確了材料收集的詳細(xì)條款。避免出現(xiàn)文件材料不全的現(xiàn)象，缺項(xiàng)需補(bǔ)項(xiàng)，認(rèn)定范圍界限。同時(shí)積極加強(qiáng)對(duì)文件材料的收集后復(fù)查工作。在統(tǒng)計(jì)性歸檔認(rèn)定書(shū)中需要表明材料的歸檔時(shí)間、范圍及當(dāng)前質(zhì)量及進(jìn)度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集工作需要得到上下機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一重視和支持，積極督促工作者的收集熱情，有力控制各工作環(huán)節(jié)的配套落實(shí)，這樣才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集工作順利完成。

（三）檔案歸類(lèi)。檔案歸類(lèi)的內(nèi)容主要在于區(qū)分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案種類(lèi)以及實(shí)體材料的分類(lèi)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案種類(lèi)根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)有不同的表現(xiàn)形式，每一種表現(xiàn)形式具有的意義也不盡相同。按檔案內(nèi)容分，可以分為文書(shū)類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、科學(xué)技術(shù)類(lèi)、專(zhuān)業(yè)文檔類(lèi)等；按照檔案的收集來(lái)源可以分成機(jī)關(guān)檔案、企事業(yè)單位檔案、村委檔案等；按照檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式可以分為紙質(zhì)、圖片、音頻信號(hào)等載體；按照檔案內(nèi)資料的具體文體文種可以分為：公文、表格、圖樣、合同、證書(shū)、會(huì)議記錄、活動(dòng)計(jì)劃、規(guī)模統(tǒng)計(jì)表、戶籍登記、賬目表、名冊(cè)錄、合作協(xié)議等；按照檔案的所有權(quán)應(yīng)分成國(guó)家級(jí)、集體級(jí)、個(gè)體級(jí)等。具體到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，其對(duì)象就是全鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的聯(lián)合全宗檔案，包含了黨委、人大、政府、企業(yè)聯(lián)合會(huì)、團(tuán)委等各工作部門(mén)的所有文件。想要對(duì)其分類(lèi)，可以根據(jù)“工作年度-問(wèn)題”區(qū)別分類(lèi)。具體可以分為黨務(wù)工作類(lèi)、綜合性工作類(lèi)、群團(tuán)工作類(lèi)、人大政協(xié)類(lèi)、人事管理工作類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、城建工作類(lèi)、政法武裝工作類(lèi)、農(nóng)林水牧產(chǎn)業(yè)類(lèi)、財(cái)稅貿(mào)易類(lèi)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)類(lèi)、精神文教衛(wèi)生類(lèi)等。

（四）檔案存放。

1.建立鎮(zhèn)級(jí)檔案信息管理中心。積極將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作規(guī)劃序列中，集中鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息資源，創(chuàng)造合適的空間來(lái)存放管理檔案，以及各種已公布的現(xiàn)行文件、圖書(shū)資料、三農(nóng)經(jīng)貿(mào)信息等材料。當(dāng)然，專(zhuān)門(mén)建立的管理中心，有可能因資金投入不足而使得設(shè)施設(shè)備較為簡(jiǎn)單，且由于人員和技術(shù)不足而不利于檔案的長(zhǎng)久存放。

2.由縣級(jí)檔案館統(tǒng)一接收。通過(guò)縣級(jí)檔案館的統(tǒng)一接收，有利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的保管，由于管理人員和技術(shù)更加專(zhuān)業(yè)，檔案的保存期限會(huì)變得更長(zhǎng)，也同時(shí)避免了材料的漏樣、重樣。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的選入增加了縣檔案館的庫(kù)存實(shí)力，能夠更好的促進(jìn)檔案資源的共存共享。

3.綜合區(qū)域資源建立聯(lián)合檔案室。一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)有可能因資源不足而存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理不當(dāng)，因此可以積極聯(lián)合在地域上或其他條件上相對(duì)靠近的區(qū)域聯(lián)合組建檔案室，對(duì)檔案室的管理應(yīng)該統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度。

三、結(jié)語(yǔ)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案因其對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)整體發(fā)展的宏觀描述而顯得十分重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)應(yīng)首先從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)重視，認(rèn)真部署，積極統(tǒng)籌，正確的判定文件材料的各種分類(lèi)，努力夯實(shí)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，靈活開(kāi)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的整理、歸檔，才能更好的推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳麗英.探析廣電事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施[J].城市檔案,2014(2).

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【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理

數(shù)字化檔案管理不僅通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過(guò)檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來(lái)越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書(shū)、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對(duì)價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲(chǔ)大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對(duì)檔案管理進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來(lái)。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門(mén)應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門(mén)之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門(mén)要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽(yáng).淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

[2]朱寶鈞.淺議高校數(shù)字化檔案管理[J].開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào).2003（6）

篇3

廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤(pán)及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者，即保存在磁盤(pán)、可讀寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。如不作特殊說(shuō)明，下文提到的電算化會(huì)計(jì)檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)汁檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤(pán)的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤(pán)、光盤(pán)等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。

4.電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。

5.電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題

鑒于電算化會(huì)計(jì)檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

1.要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題，如果沒(méi)有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

2.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：

①在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會(huì)影響到使用效果；

②對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫(xiě)好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：

③對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；

④對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；

⑤對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤(pán)或光盤(pán)上。

3.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題：

（1）對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有：

①用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案。

②操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索。

③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。

（2）對(duì)存放在軟盤(pán)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門(mén)的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

4.針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點(diǎn)，在對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤(pán)會(huì)計(jì)檔案。在具體進(jìn)行操作時(shí)可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號(hào)，保存會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。

篇4

(一)公園檔案的載體具有多樣性。公園的檔案在保存時(shí)不只是局限于文字和圖表，還有錄音帶和圖像等。而伴隨著信息化技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，公園檔案的保存形式和載體越來(lái)越多元化，尤其是影視資料，體現(xiàn)出了一種聲形并茂的完美狀態(tài)，并在很大程度上為公園檔案的管理工作提供了便利性。(二)公園檔案的來(lái)源具有廣泛性。公園的檔案并非只是公園本身，也來(lái)自于其他相關(guān)的各類(lèi)不同資料?？梢哉f(shuō)來(lái)源十分廣泛，這不但增加了公園檔案的收集和整理工作的難度，還給公園檔案管理工作的進(jìn)行帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。(三)公園檔案的保存具有針對(duì)性。公園檔案本身具有很高的使用價(jià)值，這主要是由檔案的內(nèi)容決定的，其中很多公園檔案內(nèi)容一旦遭到嚴(yán)重破壞，就再也無(wú)法得到彌補(bǔ)，尤其是錄音和音響等，受到損壞之后就不能再?gòu)?fù)制了。所以說(shuō)公園檔案的保存具有針對(duì)性，必須引起管理部門(mén)的高度重視。

二、公園檔案管理工作的作用

公園檔案管理屬于國(guó)家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實(shí)對(duì)職工的公園工作實(shí)際情況作了詳細(xì)的描述和記錄，能夠切實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力、管理能力、思想素質(zhì)、職業(yè)道德等等全方面的情況。這在很大程度對(duì)于公園進(jìn)行人力資源的潛能發(fā)掘有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，也可以說(shuō)公園檔案管理能夠?yàn)楣珗@制定建設(shè)規(guī)劃、人才發(fā)展計(jì)劃以及專(zhuān)業(yè)的發(fā)展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進(jìn)行日常公園業(yè)務(wù)和工作的重要依據(jù)，也是公園進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃建設(shè)的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經(jīng)濟(jì)效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門(mén)想要規(guī)劃建設(shè)新項(xiàng)目，或者是改建擴(kuò)建，都需要公園的綠化檔案提供真實(shí)可靠的資料。所以，必須加強(qiáng)對(duì)公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)公園工作的全面開(kāi)展。

三、檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

(一)職業(yè)道德素養(yǎng)。公園檔案管理工作人員必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能加強(qiáng)自身對(duì)公園檔案管理工作的重視。而由于公園檔案管理工作過(guò)于單調(diào)且繁復(fù)，再加上是一項(xiàng)需要非常有耐心的工作，所以檔案管理工作人員要保持一個(gè)甘于平凡、不燥的心境，這樣才能夠把檔案管理工作做到最好。同時(shí)，檔案管理工作需要將生活中的大部分事件記錄下來(lái)，這就需要檔案管理工作人員要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能將自己崗位上的工作做好。(二)政治素養(yǎng)。檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)非常隱秘，且?guī)в幸欢ㄕ涡缘墓芾砉ぷ鳌６珗@的檔案管理工作涉及到公園和國(guó)家的重要機(jī)密，所以檔案管理工作的相關(guān)人員必須具有非常高的政治素養(yǎng)和法律素養(yǎng)，這樣才能保證檔案管理工作的安全進(jìn)行。這就要求檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身的政治學(xué)習(xí)，對(duì)國(guó)家和黨的一些相關(guān)法律法規(guī)體系做到深入學(xué)習(xí)和了解。在學(xué)習(xí)了國(guó)家的相關(guān)理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高自身的政治覺(jué)悟和政治素養(yǎng)，最起碼要做到能夠保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，并避免有害行為對(duì)檔案管理工作造成影響，促進(jìn)公園檔案管理工作的順利開(kāi)展。(三)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作人員不僅需要掌握扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，還要具備過(guò)硬的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和能力。公園檔案管理工作對(duì)工作人員都有具體的規(guī)定和要求，在上崗之前要接受培訓(xùn)，還需要將他人的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，并學(xué)習(xí)和借鑒，以全面提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。這樣才能做到在公園檔案管理工作過(guò)程中保持良好的心態(tài)，進(jìn)而將檔案管理工作完成好。

四、加強(qiáng)公園檔案管理的對(duì)策建議

(一)建設(shè)健全的公園檔案安全保障體系。公園檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩大部分，雖然在現(xiàn)代化和信息化的今天，電子檔案管理具有很強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，但是與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案也存有一定的薄弱環(huán)節(jié)。因此，公園的檔案管理工作部門(mén)應(yīng)該根據(jù)公園電子檔案管理的特性，對(duì)其進(jìn)行具有針對(duì)性的保護(hù)，并且按照分層實(shí)施和均勻防護(hù)的原則建立公園檔案安全防護(hù)體系。建立安全防護(hù)體系不僅能夠通過(guò)為計(jì)算機(jī)安裝防火墻和殺毒軟件，進(jìn)而達(dá)到安全防護(hù)的最終目的，還能夠防護(hù)電子公園檔案系統(tǒng)，安裝保護(hù)和加固軟件，以避免電子公園檔案受到侵害。所以說(shuō)建立健全的公園檔案安全保障體系是十分有必要的，也是順利開(kāi)展公園檔案管理工作的安全保障。(二)提高公園的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。公園的檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要就是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣的標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠有效實(shí)現(xiàn)最新信息的共享，從而減輕或者是避免在公園檔案管理工作中投入大量不必要的人力和物力，節(jié)省大量的成本。而提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平，需要檔案切實(shí)根據(jù)實(shí)際情況制定與公園檔案管理相關(guān)的規(guī)范制度，為檔案管理工作提供更有力的保護(hù)和屏障。實(shí)際上檔案管理工作的一大主要任務(wù)就是健全檔案管理制度以及相關(guān)的機(jī)制等，以便于幫助人們充分地認(rèn)識(shí)和了解檔案管理的必要性和重要性，從而為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供制度保障。(三)提高公園檔案管理員工的綜合素質(zhì)。公園檔案管理人員是檔案管理工作中最重要的組成部分，所以必須重視對(duì)公園檔案管理人員的綜合素質(zhì)的考察。在管理工作人員入職之前，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審查和考驗(yàn)，對(duì)那些專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足、專(zhuān)業(yè)能力較低、相關(guān)理論知識(shí)不精以及素質(zhì)較低的應(yīng)聘人員應(yīng)該婉言謝絕，而是應(yīng)該錄取一些高素質(zhì)和高能力的檔案管理工作人才，也只有如此，公園檔案管理工作才能更快、更好地發(fā)展。對(duì)于已經(jīng)在職的公園檔案管理工作人員，應(yīng)該定期組織他們積極參加培訓(xùn)，接受繼續(xù)教育，尤其是長(zhǎng)時(shí)間在檔案管理部門(mén)工作的員工，應(yīng)該嘗試著接受更多的新知識(shí)，接受更多的新技術(shù)，提高自身的專(zhuān)業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，全面提升公園檔案管理工作人員的綜合實(shí)力和綜合素質(zhì)，以利于公園檔案管理工作的開(kāi)展。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量在很大程度上取決于人，也就是檔案管理工作人員。而作為一名公園檔案管理工作人員，必須要在自己的崗位上行使自己的職責(zé)，努力完成屬于自己的工作，為公園的檔案管理工作作出最大的努力和貢獻(xiàn)。這就要求公園檔案管理人員做到遵守相關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，在檔案管理工作中貢獻(xiàn)自己的力量，從而為我國(guó)構(gòu)建和諧社會(huì)作出最大的努力。

作者:孫毓 單位:長(zhǎng)春市勝利公園

【參考文獻(xiàn)】

［1］賈銳．淺談加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015，24

［2］吳葉拉加．林場(chǎng)林業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及建議［J］．北京農(nóng)業(yè)，2015，24

篇5

一、高校人事檔案管理工作的作用

人事檔案的真實(shí)全面準(zhǔn)確可靠地反應(yīng)教職工的發(fā)展?jié)摿?、工作能力，是高校管理層了解教職工的基本情況的渠道之一。作為國(guó)家人事檔案的組成部分，高校人事檔案詳實(shí)地反映了教職工在校期間的教學(xué)、科研和社會(huì)活動(dòng)的實(shí)踐情況，能真實(shí)反映教職工的工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技能、管理水平、教學(xué)水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對(duì)于學(xué)校挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為學(xué)校人才發(fā)展計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專(zhuān)業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見(jiàn)。面對(duì)日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的辦學(xué)環(huán)境，學(xué)校只有充分發(fā)揮了自身的人才優(yōu)勢(shì)，并根據(jù)自身的人才儲(chǔ)備情況做出了最合理的中、長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃才能卻確保學(xué)校能保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、社會(huì)影響力，而人事檔案管理是高校合理利用人力資源的保障。

二、高校人事檔案管理工作的特點(diǎn)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校人事檔案的重視和支持是先決條件。就目前的實(shí)際情況而言，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于領(lǐng)導(dǎo)忽視高校人事檔案管理的重要性，高校人事檔案的管理的混亂和無(wú)序的狀態(tài)已經(jīng)持續(xù)很長(zhǎng)一段時(shí)間，對(duì)高校人事檔案的后期管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)人事檔案管理水平的要求越來(lái)越高，這就使得高校人事檔案的管理工作需要更大的投入，管理需要?jiǎng)?chuàng)新和改進(jìn)。

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，并不斷地在人力物力上給予支持，自動(dòng)更新對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)操守的培訓(xùn)。高校人事檔案管理工作應(yīng)由檔案管理中心主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭主抓，增強(qiáng)重視程度。及時(shí)更新硬件設(shè)施，缺少的及時(shí)補(bǔ)充，在各個(gè)中心配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房、采購(gòu)檔案基礎(chǔ)設(shè)備，切實(shí)改善檔案工作環(huán)境

2.管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高

檔案員是高校人事檔案管理工作的實(shí)際操作者，人事檔案管理工作對(duì)其業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的要求的非常高，他們直接決定著高校人事檔案管理工作的成敗。但是，實(shí)際的情況并不容樂(lè)觀，很多高校檔案員并沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。所以加強(qiáng)高校人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切[1]。

對(duì)高校檔案員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)操守進(jìn)行培訓(xùn)，使其達(dá)到并滿足現(xiàn)代高校人事檔案管理對(duì)檔案員的要求。建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，使得檔案管理工作能不斷地學(xué)習(xí)到國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，借鑒新的培訓(xùn)模式和方法，加強(qiáng)檔案檔案員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，建設(shè)一個(gè)專(zhuān)業(yè)的高效檔案管理工作人員。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案檔案員職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，增強(qiáng)高校檔案員的事業(yè)心、上進(jìn)心、細(xì)心以及責(zé)任心等，建設(shè)一個(gè)優(yōu)良的團(tuán)隊(duì)，此來(lái)有效的提升整體檔案員的積極主動(dòng)性，提升職業(yè)道德修養(yǎng)。

3.管理技術(shù)滯后

社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展催生了大量的以及以計(jì)算機(jī)為核心的聲像技術(shù)、多媒體、軟件應(yīng)用在各個(gè)機(jī)構(gòu)上的投入和使用。但是大部分的高校人事檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對(duì)相關(guān)資料的記錄是簡(jiǎn)單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意思，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在高校中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。

高校人事檔案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮拋在身后，要做時(shí)代的弄潮兒，革新觀念學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，并運(yùn)用到具體的工作中去，讓檔案管理工作并入到信息的高速公路上，同時(shí)優(yōu)化整合資源加強(qiáng)資源的再利用[2]。所以我們首先應(yīng)建立并完善高校人事檔案計(jì)算機(jī)檢索管理系統(tǒng)，并詳細(xì)地在計(jì)算機(jī)上記錄下每份檔案的編號(hào)、題名，格式應(yīng)簡(jiǎn)單且具有統(tǒng)一性。其次創(chuàng)建行之有效的計(jì)算機(jī)借閱管理工作流程，并完善預(yù)約、查找、借閱以及統(tǒng)計(jì)工作細(xì)節(jié)。再次創(chuàng)建計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)，即調(diào)查統(tǒng)計(jì)分析高校人事檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展情況，達(dá)到量化管理和統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的目的。最后將高校人事檔案存進(jìn)硬盤(pán)縮微化，實(shí)現(xiàn)大量?jī)?chǔ)存高校人事檔案信息的目的，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化智能化管理。

4.服務(wù)意識(shí)薄弱

隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案開(kāi)放程度的有了明顯的提升，各級(jí)檔案部門(mén)通過(guò)積極向社會(huì)開(kāi)放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場(chǎng)的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。服務(wù)性工作是對(duì)檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)[3]。龐大復(fù)雜、知識(shí)密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類(lèi)、編纂、保管工作的需要檔案管理人員事有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

對(duì)此，檔案管理人員除了要具備廣泛扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念，時(shí)刻牢記 “增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”的理念，不急不躁禮貌待人。檔案管理服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)專(zhuān)業(yè)程度的尺度，開(kāi)放檔案信息資源，使其服務(wù)于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案工作者要做到以人為本、明確服務(wù)方向、樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)、提高服務(wù)質(zhì)量、端正服務(wù)態(tài)度、對(duì)查閱檔案人員專(zhuān)業(yè)耐心，耐心細(xì)致回答解決查閱檔案的人員提出的疑問(wèn)和問(wèn)題。

5.數(shù)字化程度不高

人事檔案數(shù)字化是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，高校人事檔案管理未來(lái)發(fā)展的方向。數(shù)字化資源的缺少將使人事檔案的數(shù)字化建設(shè)陷入“巧婦難為無(wú)米之炊”的窘境。人事檔案數(shù)字化，是對(duì)原有的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，根據(jù)學(xué)科組成、科研項(xiàng)目、研究領(lǐng)域不同建立起特有的數(shù)據(jù)庫(kù)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，使得人事檔案的數(shù)字化建設(shè)成為可能，那些擁有豐富數(shù)字資源的人事檔案館更容易提升管理的科學(xué)化水平，發(fā)揮其最大的功能效益。加大人事檔案的數(shù)字化能有效提升人事檔案的管理水平，為學(xué)科建設(shè)、項(xiàng)目研究提供更好的服務(wù)，提升在高校管理中的地位。為了更方便查閱，應(yīng)對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行細(xì)分，通過(guò)合并、分類(lèi)、整理來(lái)方便查閱。此外，應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案館自身的優(yōu)勢(shì)，走“獨(dú)立建庫(kù)、有機(jī)連庫(kù)、特色服務(wù)、資源共享”的發(fā)展模式。這樣既可以節(jié)省人力物力，又可以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升數(shù)字化水平。

6.人事檔案歸檔的科學(xué)性不高

人事檔案作為是高校教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果、辦學(xué)發(fā)展的“見(jiàn)證人”， 蓋我們辦學(xué)活動(dòng)的方方面面，所以人事檔案的歸檔管理非常重要，這就要求檔案員需要做大量的工作用來(lái)確保歸檔工作的順利進(jìn)行，除了核查核心治療是否齊備外，還要卻把其它輔助資料的完備，人事檔案的歸檔工作最好具體化、系統(tǒng)化，確保易于操作。提升歸檔科學(xué)水平的舉措如下：

①建立相應(yīng)規(guī)章制度。為了確保人事檔案管理的順利實(shí)施，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)制定《人事檔案管理辦法》。②確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由檔案的性質(zhì)所決定。在歸檔過(guò)程中檔案員要加強(qiáng)檢查，確保檔案符合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定；確保歸檔檔案按照明細(xì)表齊套；確保歸檔檔案應(yīng)有審核、標(biāo)準(zhǔn)化、設(shè)計(jì)、批準(zhǔn)、工藝的日期和簽署；確保無(wú)揉搓破損，圖面整潔，字跡工整。對(duì)于有密級(jí)的檔案，在交保密部門(mén)存檔之前，應(yīng)填寫(xiě)《密級(jí)界定表》，然后填寫(xiě)一式兩份《歸檔文件資料清單》，檔案室和歸檔人各留一份。對(duì)于特殊人事檔案，可建立特殊檔案。③堅(jiān)持“四同步”管理。為了確保設(shè)備檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到人事檔案管理辦法的論證、訂立以及修改中。④確定人事檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是人事檔案的組卷原則，通常情況下由檔案員根據(jù)人事檔案的內(nèi)容、密級(jí)和規(guī)格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行組卷，并把整理好的人事檔案按歸檔年度向檔案科移交。⑤建立科學(xué)的借閱制度。人事檔案通常專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備維修方法等，這些技術(shù)性資料最常被借用，而科學(xué)的借閱制度不僅能方便人事檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。對(duì)此應(yīng)實(shí)行先歸檔后借出借閱制度，先歸檔后借出能督促借閱人員及時(shí)歸檔，降低檔案磨損、劃折的幾率，確保檔案的安全[4]。⑥建立有效的監(jiān)督機(jī)制。人事檔案管理應(yīng)直接由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主抓，實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并把檢查結(jié)果與檔案員的績(jī)效考核成績(jī)掛鉤，并在月工資和年終評(píng)獎(jiǎng)中體現(xiàn)出來(lái)。⑦建立人事檔案信息庫(kù)。由專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理人員把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)錄入電腦中，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，方便以后的查閱和管理。⑧人事檔案信息的全程收集。

篇6

關(guān)鍵字：水利工程；檔案管理；特點(diǎn)；系統(tǒng)

水利工程是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，水利工程檔案客觀、真實(shí)的反映與記錄了水利建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，是開(kāi)展水利工程建設(shè)規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等的重要依據(jù)，因而確保水利工程檔案的完整性，進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化管理是十分必要的。從檔案管理的本質(zhì)上來(lái)對(duì)水利工程建設(shè)過(guò)程的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄，并充分做好水利檔案收集與應(yīng)用，根據(jù)水利工程的特點(diǎn)做好每一項(xiàng)事件的時(shí)間對(duì)應(yīng)，以此發(fā)揮水利工程檔案最高價(jià)值。

1 水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案具有法制性、成套性、實(shí)用性及同步性的特點(diǎn)。我國(guó)檔案局與水利部門(mén)對(duì)水利工程檔案管理建立了較為完善的法律體系，這使得在工程項(xiàng)目檔案工作開(kāi)展時(shí)有法可依，項(xiàng)目部必須要按照規(guī)定要求建立健全的工程檔案管理系統(tǒng)，否則將會(huì)受到相關(guān)部門(mén)的行政處罰。同時(shí)，對(duì)于水利工程的各類(lèi)文件的收入，如設(shè)計(jì)圖紙、竣工驗(yàn)收材料等都必須經(jīng)過(guò)有關(guān)政府部門(mén)與資質(zhì)部門(mén)的認(rèn)可，這也是其合法性的體現(xiàn)。水利工程建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是由若干單項(xiàng)組合而成，因而檔案體系也形成了一個(gè)配套齊全的完整的檔案系統(tǒng)，缺少任何一個(gè)單項(xiàng)的檔案都不可。水利工程檔案的實(shí)用性是指水利工程自建設(shè)到竣工驗(yàn)收期間的真實(shí)、完整的記錄，其不僅是施工單位的工作依據(jù)，也是監(jiān)理、行政主管部門(mén)、工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、運(yùn)行管理部門(mén)的依據(jù)，因而水利工程檔案是最具有保存價(jià)值的歷史性材料。此外，國(guó)家檔案局與水利部門(mén)規(guī)定了水利工程檔案必須做到“三參加”和“四同步”，即檔案部門(mén)參加項(xiàng)目審查論證會(huì)和項(xiàng)目進(jìn)度例會(huì)；參加項(xiàng)目階段性竣工驗(yàn)收；參加設(shè)備開(kāi)箱，并形成記錄。工程立項(xiàng)與檔案收集、整理同步；項(xiàng)目合同簽訂與合同檔案移交同步；工程進(jìn)度、質(zhì)量與檢查工程的檔案收集同步；分部工程質(zhì)量評(píng)定和驗(yàn)收與歸檔材料同步等。以此及時(shí)反映水利工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。

2 水利工程檔案管理系統(tǒng)的建立

（一）檔案工作人員職責(zé)的建立

檔案是水利工程建設(shè)質(zhì)量責(zé)任制的重要憑證，國(guó)家對(duì)于水利工程建設(shè)質(zhì)量實(shí)行終身負(fù)責(zé)制，而水利工程館檔案管理人員是執(zhí)行者，是否真實(shí)、完整的記錄檔案是當(dāng)事人履行的重要憑證，無(wú)論是項(xiàng)目法人，還是參建各方都要參與到水利工程建設(shè)檔案管理中，明確相關(guān)部門(mén)、人員的崗位職責(zé)。在職責(zé)劃分中，項(xiàng)目法人應(yīng)對(duì)水利工程檔案工作起到統(tǒng)籌作用，收集、整理與保管自身產(chǎn)生的檔案，并監(jiān)督與檢查各個(gè)參建單位的歸檔工作，大中型水利工程項(xiàng)目要配備與之相應(yīng)的檔案室。其次，參建單位要切實(shí)做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的水利工程檔案管理工作，如工程前期工作文件資料、工程建設(shè)管理資料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工驗(yàn)收文件材料等方面的文字、圖表、聲像。若屬于項(xiàng)目法人等單位應(yīng)移交的文件材料，應(yīng)在整理、審核后及時(shí)提交。

（二）加強(qiáng)文件材料的收集歸檔

文件材料的收集應(yīng)根據(jù)工程檔案分類(lèi)歸檔范圍來(lái)進(jìn)行管理活動(dòng)，針對(duì)水利工程特點(diǎn)可以分為除險(xiǎn)加固與病險(xiǎn)水庫(kù)兩類(lèi)來(lái)收集、保存有價(jià)值的文字、聲像及圖表。同時(shí)進(jìn)行整理工作，給材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等。在檔案收集與歸檔時(shí)，要衡量水利工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性，注意歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣完整，手續(xù)完善，工程檔案不可缺項(xiàng)，資料內(nèi)容要準(zhǔn)確，尤其是竣工圖，必須要能對(duì)工程建設(shè)的實(shí)際情況有所反映。歸檔的文件材料要確保可以有機(jī)的聯(lián)系，將有關(guān)聯(lián)的材料放在一起，保證資料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根據(jù)水利工程檔案管理的特點(diǎn)，同步管理是十分必要的，必須從立項(xiàng)之初就開(kāi)始進(jìn)行文件收集與整理；并同時(shí)在工程實(shí)施中對(duì)收集與整理的情況進(jìn)行檢查，做好工程驗(yàn)收時(shí)的文件材料的完整與質(zhì)量保證。在此之中，對(duì)竣工圖的編制情況要進(jìn)行重點(diǎn)檢查，主要是由于竣工圖是反映工程建設(shè)后投入、運(yùn)行等實(shí)際狀況不可缺少的依據(jù)，因而必須要保證其完善、修改規(guī)范、有完備的簽字手續(xù)，做到圖物相符。對(duì)竣工圖變更的地方要標(biāo)注清楚，在重新繪制時(shí)要標(biāo)注重繪依據(jù)。

綜合上述，水利工程檔案管理的好鬧苯庸叵檔剿利工程建設(shè)的質(zhì)量及后期的安全運(yùn)行，因此，加強(qiáng)水利工程檔案管理系統(tǒng)的建立是水利工程建設(shè)項(xiàng)目不可忽視的重要環(huán)節(jié)，必須要重視對(duì)水利工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的衡量。明確檔案工作相關(guān)人員的職責(zé)，確保檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)行同步管理；各參與單位應(yīng)積極開(kāi)展文件材料，即文字、圖表、聲像等的收集歸檔工作；重點(diǎn)檢查水利工程檔案竣工圖的編制情況，確保竣工圖的質(zhì)量。只有建立科學(xué)、完善的檔案管理系統(tǒng)，才能綜合反映水利工程質(zhì)量狀況，才能促進(jìn)水利工程建設(shè)達(dá)到優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]陸猛.論水利工程檔案的收集和管理[J].建材與裝飾.2015（50）

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一、中學(xué)教學(xué)檔案的特點(diǎn)

一是多樣性特點(diǎn)。中學(xué)教學(xué)檔案有很多種載體，大多以紙張為主，此外還有很多具備較高保存價(jià)值的實(shí)物，如照片、圖表、錄音帶、幻燈片等。學(xué)校整個(gè)教學(xué)過(guò)程可以通過(guò)教學(xué)檔案反映出來(lái)，是教學(xué)中非常重要的資料信息，需要加強(qiáng)對(duì)其的管理工作，確保教學(xué)檔案作用得到充分發(fā)揮。

二是知識(shí)性特點(diǎn)。教學(xué)檔案記錄了學(xué)校教學(xué)、科研等活動(dòng)的過(guò)程與成果，可以反映出教師的教學(xué)思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，本身具有知識(shí)的屬性，是學(xué)校日后開(kāi)展教學(xué)、教研等活動(dòng)的重要依據(jù)。

三是廣泛性特點(diǎn)。教學(xué)檔案涉及范圍很廣，產(chǎn)生渠道也多，比較分散。通常來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案主要來(lái)自學(xué)校、教師和學(xué)生這三個(gè)方面。學(xué)校方面主要有教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)安排表、課表、學(xué)籍管理規(guī)定等。教師方面主要有教案、教學(xué)進(jìn)程計(jì)劃表、學(xué)生成績(jī)表、教研材料等。而學(xué)生方面包括學(xué)生的思想政治表現(xiàn)、參加比賽活動(dòng)情況等。

二、中學(xué)教學(xué)檔案管理的對(duì)策

（一）完善教學(xué)檔案管理制度。學(xué)校通過(guò)制定健全的教學(xué)管理制度，能夠確保教學(xué)檔案管理工作順利開(kāi)展，提升工作的效率。一是學(xué)校要從自身實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合制定的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，健全各項(xiàng)管理制度，將教學(xué)檔案管理工作的實(shí)施細(xì)則明確下來(lái)。二是制定完善的崗位管理制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，對(duì)于學(xué)校教學(xué)檔案的收集、保管與利用等工作，應(yīng)該安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，規(guī)定其具體的職責(zé)范圍，確保權(quán)責(zé)明確。三是由于中學(xué)教學(xué)檔案管理工作量較大，涉及事項(xiàng)眾多，也比較復(fù)雜。學(xué)校除了要健全制度以后，還要采用其他管理方法，比如加強(qiáng)宣傳工作，提高檔案管理人員的重視程度，能夠主動(dòng)做好工作，讓教學(xué)檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，從而將更好地服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)。

（二）提高服務(wù)質(zhì)量，做好歸檔查檔工作。開(kāi)展中學(xué)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)與各科教師的配合，確保歸檔和查檔工作可以及時(shí)開(kāi)展。因?yàn)榻處熖幱趯W(xué)校教學(xué)工作的一線，他們掌握了第一手的教學(xué)檔案，通過(guò)這些材料，能夠?qū)W(xué)校教學(xué)情況反映出來(lái)。學(xué)校要增強(qiáng)一線教師的意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的價(jià)值，能夠主動(dòng)將教學(xué)檔案移交給學(xué)校檔案管理部門(mén)，這樣教學(xué)檔案才能及時(shí)歸檔，從而確保了學(xué)校教學(xué)檔案的完整性。如教師可以提供講稿、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教學(xué)研究論文等，可以將學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)展情況反映出來(lái)。對(duì)此，學(xué)校必須激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理，將教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用發(fā)揮出來(lái)。

（三）提升教學(xué)檔案管理信息化水平。在中學(xué)教育事業(yè)發(fā)展與改革過(guò)程中，教學(xué)檔案資料的數(shù)量與日俱增，大大增加了管理工作的難度。如果仍然采用以往的教學(xué)檔案管理方法，則很難滿足現(xiàn)階段教學(xué)檔案管理工作要求，不僅效率很低，也不利于教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提升教學(xué)檔案管理工作的信息化水平，這樣才能讓教學(xué)檔案得到有效的保存與利用，最大限度地發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值。學(xué)校應(yīng)加大資金投入，使用最新的信息系統(tǒng)，如成績(jī)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等，這樣在檢索與查詢學(xué)校教學(xué)檔案時(shí)，才變得更加高效與便捷。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)與能力的高低，對(duì)教學(xué)檔案管理工作的水平有著重要影響。學(xué)校應(yīng)該定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，為他們提供學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理知識(shí)的機(jī)會(huì)，并掌握各種新技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提升其業(yè)務(wù)能力。這樣檔案管理人員才能更好地勝任本職工作，從而更好地開(kāi)展案卷整理、歸檔等工作，并提升編研質(zhì)量。此外，檔案管理人員也要具備較強(qiáng)的責(zé)任感，樹(shù)立起超前意識(shí)，不斷總結(jié)教學(xué)檔案管理工作規(guī)律，積極改善工作方法。同時(shí)在日常工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，這樣在遇到問(wèn)題后才有能力解決，從而為中學(xué)教學(xué)檔案的順利開(kāi)展提供保障。

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一、電子檔案的概念與特征

“電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文檔”。1這一概念揭示了電子檔案的兩個(gè)基本特征：

第一，電子檔案是由計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，亦可稱為“數(shù)字文件”。

第二，電子檔案是文件的一種類(lèi)型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，符合內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三個(gè)要素的要求，要有特定的用途和效力。

電子檔案這些區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的特點(diǎn)，對(duì)維護(hù)電子文件信息安全提出了新的要求。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）內(nèi)容與載體的可分離性

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現(xiàn)，則對(duì)傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。內(nèi)容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質(zhì)檔案最重要的特性之一。

（二）電子檔案是數(shù)字化形式

其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一載體，可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字信號(hào)的方式存在于不同的存儲(chǔ)空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。

（三）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性

正是由于電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見(jiàn)也摸不著。其對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

（四）快捷性、共享性、高密度性

在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。

（五）不穩(wěn)定性及不安全性

由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

三、電子檔案的管理措施

（一）電子檔案信息安全相關(guān)的管理思想

科學(xué)的管理措施是建立在正確的管理思想的基礎(chǔ)上的。在制定和落實(shí)電子檔案信息安全管理策略的時(shí)候必須貫徹以下相關(guān)的管理思想：

1.風(fēng)險(xiǎn)管理思想

風(fēng)險(xiǎn)指的是由于某些不可預(yù)知的因素引發(fā)問(wèn)題的可能性，風(fēng)險(xiǎn)管理就是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并采取措施控制風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程。確立風(fēng)險(xiǎn)管理思想，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理策略，可有效降低威脅電子文件信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。

2.前端控制思想

前端控制是現(xiàn)代檔案管理理念的重要內(nèi)容，以檔案生命周期理論為基礎(chǔ)，它把檔案從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程。前端控制是對(duì)整個(gè)電子檔案管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在檔案形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。在已經(jīng)建立了電子檔案管理系統(tǒng)的地區(qū)和機(jī)構(gòu)，電子檔案是在系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，電子檔案管理過(guò)程的前端就延伸到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)之中，盡可能把檔案生命周期各個(gè)階段的管理要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，以功能合理的檔案管理系統(tǒng)作為管好電子檔案的先決條件。

3.全程管理思想

電子檔案的全程管理是一種全面、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的過(guò)程管理，不僅涉及到電子檔案的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求的完整管理，還要求整個(gè)管理體系的無(wú)縫連接，通過(guò)對(duì)電子檔案生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)管理內(nèi)容實(shí)施具體的過(guò)程監(jiān)控，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)與糾正問(wèn)題。

4.危機(jī)管理思想

危機(jī)管理思想是風(fēng)險(xiǎn)管理思想的補(bǔ)充，傳統(tǒng)檔案保護(hù)講究的“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的思想在現(xiàn)代電子文件安全管理中也是適用的。盡管我們盡最大努力保證電子文件信息的安全，但災(zāi)難還時(shí)有發(fā)生，因此，我們不得不對(duì)可能發(fā)生的災(zāi)難做必要的預(yù)防以及災(zāi)后的應(yīng)急和補(bǔ)救

（二）電子檔案信息安全相關(guān)的管理制度

電子檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)。在各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失、損壞的可能性，即使擁有完善的信息安全防護(hù)技術(shù)，也要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，必須建立涉及全過(guò)程的一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度并完善監(jiān)督機(jī)制和嚴(yán)格加以執(zhí)行。

1.電子檔案制作責(zé)任制度

制作人員應(yīng)該對(duì)其制作的文件負(fù)有全責(zé)，在合作制作的文件或大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，要注意劃清參與人員的責(zé)任范圍。

2.電子檔案及時(shí)積累制度

電子形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。收集積累過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，對(duì)收集積累起來(lái)的電子文件要有備份。

3.建立和健全科學(xué)的歸檔制度

歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整、真實(shí)可靠；在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無(wú)病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。

4.建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度

歸檔電子文件應(yīng)使用光盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫(xiě)保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。對(duì)電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，及時(shí)采取維護(hù)措施，進(jìn)行修復(fù)或拷貝。

5.加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案的鑒定工作

電子檔案信息的特點(diǎn)決定了電子文件必須采用不同于傳統(tǒng)檔案的鑒定方法，運(yùn)用雙重鑒定法。在雙重鑒定中，內(nèi)容鑒定是核心，技術(shù)鑒定是保障。通過(guò)有效合理的鑒定，為維護(hù)電子檔案信息安全提供質(zhì)量保障。

6.建立電子檔案的提供利用管理制度

電子檔案提供利用的主要方式是電子文件拷貝和網(wǎng)絡(luò)查詢，網(wǎng)絡(luò)查詢和拷貝利用要進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和查詢登記，并采取技術(shù)手段防止提供的內(nèi)容被再?gòu)?fù)制。電子檔案入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過(guò)程中的泄密和損傷信息。

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關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì)；檔案管理；技術(shù)資料

Abstract：Described the characteristics of engineering design files and design file management are discussed.

Keywords: engineering design; file management; technical information

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

1 前言

工程設(shè)計(jì)單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的共性，又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)單位的特性，是以智力勞動(dòng)為主，多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門(mén)。其生產(chǎn)的設(shè)計(jì)產(chǎn)品是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過(guò)程看， 設(shè)計(jì)產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設(shè)計(jì)劃、財(cái)政撥（ 貸）款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場(chǎng)施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)條件，同時(shí)也是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最大、價(jià)值最高、使用頻繁的資源儲(chǔ)備即工程設(shè)計(jì)檔案。工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實(shí)地反映了設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程， 除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求， 對(duì)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。現(xiàn)就工程設(shè)計(jì)檔案的一些主要特點(diǎn)，談?wù)剛€(gè)人的若干體會(huì)。 2 組成的成套性一個(gè)企業(yè)、事業(yè)單位或獨(dú)立的工程，一般都是作為一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目來(lái)安排基本建設(shè)工作的， 設(shè)計(jì)單位也就以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目（也可能是其中的一個(gè)單項(xiàng)工程）作為設(shè)計(jì)工作對(duì)象，把不同專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)人員組成隊(duì)或組、按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計(jì)程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計(jì)文件材料整體，從而決定設(shè)計(jì)檔案的成套性。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)全部設(shè)計(jì)文件材料的總和，包括設(shè)計(jì)依據(jù)材料、中間設(shè)計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等， 按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設(shè)計(jì)檔案收集、配套整理、保管和開(kāi)發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點(diǎn)所制約，并在設(shè)計(jì)管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項(xiàng)目將設(shè)計(jì)文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無(wú)缺；按工程項(xiàng)目進(jìn)行配套整理，如實(shí)地、系統(tǒng)地反映一項(xiàng)工程各個(gè)設(shè)計(jì)階段、各種設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的歷史過(guò)程，維護(hù)其歷史全貌；不同項(xiàng)目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項(xiàng)目完整、系統(tǒng)地保存，有利于按項(xiàng)目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。3 形成的階段性根據(jù)設(shè)計(jì)工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)準(zhǔn)備（即前期）階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段，每個(gè)設(shè)計(jì)階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)，應(yīng)具備有工作條件，以及必須形成的設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權(quán)限等，也都在設(shè)計(jì)程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設(shè)計(jì)工作沒(méi)有完成，或設(shè)計(jì)文件沒(méi)有經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，不得開(kāi)展下一階段的設(shè)計(jì)工作（ 但可做準(zhǔn)備）。前一階段設(shè)計(jì)文件經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)成為后一階段設(shè)計(jì)依據(jù)，后一階段設(shè)計(jì)文件又是前一階段的設(shè)計(jì)文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計(jì)文件之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定文件材料形成的階段性。4 內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專(zhuān)業(yè)和設(shè)計(jì)人員按不同專(zhuān)業(yè)分別開(kāi)展具體設(shè)計(jì)作業(yè)，又相互配合共同完成，因此，一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)文件材料其形成過(guò)程是多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過(guò)程。各專(zhuān)業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)，以相互提供的設(shè)計(jì)文件作為依據(jù)而開(kāi)展工作，其形成的設(shè)計(jì)文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)文件必然是該專(zhuān)業(yè)的技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在形式，它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語(yǔ)、符號(hào)和組成等都具有專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，其利用多數(shù)也是有針對(duì)性地按專(zhuān)業(yè)來(lái)進(jìn)行。因此，工程設(shè)計(jì)檔案在分類(lèi)、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮設(shè)計(jì)文件材料專(zhuān)業(yè)性，以及專(zhuān)業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專(zhuān)業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類(lèi)、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專(zhuān)業(yè)與工程項(xiàng)目、與工程設(shè)計(jì)之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)范圍， 能識(shí)別和看懂各專(zhuān)業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我院主要有工藝、工業(yè)與民用建筑和公輔三大專(zhuān)業(yè)工程設(shè)計(jì)，我們檔案人員就要熟悉本院各個(gè)專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)，掌握必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能更好地管理本院的工程設(shè)計(jì)檔案。5 修改、補(bǔ)充的多變性工程設(shè)計(jì)是技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上對(duì)擬建工程的全面規(guī)劃，所以設(shè)計(jì)工作形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，它不同于測(cè)繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實(shí)體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行必要修改和補(bǔ)充。比如設(shè)計(jì)本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應(yīng)的變化可能改變?cè)O(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計(jì)等等，這些不可遇見(jiàn)的意外情況都要求設(shè)計(jì)變更以適應(yīng)施工。有時(shí)有的圖紙需要多次修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很?chē)?yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點(diǎn)。

篇10

職業(yè)技能鑒定是一項(xiàng)基于職業(yè)技能水平的考核活動(dòng)，本質(zhì)上是一種考試，是對(duì)勞動(dòng)者技能水平或資格進(jìn)行客觀公正、科學(xué)規(guī)范的評(píng)價(jià)和鑒定。各級(jí)鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)圍繞鑒定工作承擔(dān)了諸如鑒定計(jì)劃和公告、受理報(bào)名申請(qǐng)，鑒定申請(qǐng)和資格審查、進(jìn)行考場(chǎng)設(shè)置和準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)理論知識(shí)考試和操作技能考核，出具考試成績(jī)證明，分析考試情況、核發(fā)職業(yè)資格證書(shū)等相關(guān)考務(wù)工作，形成了一定數(shù)量的文件材料，真實(shí)記錄了每項(xiàng)考務(wù)工作的具體工作活動(dòng)。

鑒定考務(wù)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。（一）涉及職業(yè)廣泛，內(nèi)容比較豐富

目前全國(guó)有50多個(gè)行業(yè)，10963個(gè)各類(lèi)職業(yè)技能鑒定站（所）開(kāi)展了職業(yè)技能鑒定工作，涉及了列入國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的1000多個(gè)職業(yè)。就民政行業(yè)而言，民政行業(yè)承擔(dān)著福利服務(wù)、婚姻服務(wù)、老年人服務(wù)、殘疾人服務(wù)、殯葬服務(wù)、災(zāi)害信息服務(wù)等多項(xiàng)公共服務(wù)工作，涉及養(yǎng)老護(hù)理、殯葬、假肢、減災(zāi)救災(zāi)工作等多個(gè)特殊專(zhuān)業(yè)工作。目前《國(guó)家職業(yè)分類(lèi)大典》正在修訂之中，今后像失智老人照護(hù)師、社區(qū)事務(wù)員、社會(huì)救助核查員、婚姻介紹師、婚禮策劃師、婚禮主持人、殯葬禮儀員、骨灰管理員等10余個(gè)民政職業(yè)有望納入新修訂的《國(guó)家職業(yè)分類(lèi)大典》之中。據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，目前全國(guó)沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)證的職業(yè)大約有2000多種，而從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看，其中的一些職業(yè)將通過(guò)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定逐步納入《國(guó)家職業(yè)分類(lèi)大典》，并適時(shí)開(kāi)展職業(yè)技能鑒定工作。鑒定考務(wù)檔案涉及各行各業(yè)，形成于各類(lèi)職業(yè)技能鑒定工作之中，是國(guó)家不可多得的檔案資源，必須加強(qiáng)管理。

（二）涉及人員廣泛，影響力比較大

據(jù)人力資源和社會(huì)保障部統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，至2012年末，全國(guó)共有技能人才9890萬(wàn)人，僅2012年為1830.55萬(wàn)人開(kāi)展了職業(yè)技能鑒定工作，全年有1548.75萬(wàn)人取得了不同等級(jí)的職業(yè)資格證書(shū)。近三年以來(lái)，職業(yè)技能鑒定人數(shù)每年都呈4%-12%的增長(zhǎng)，隨著國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)制度的不斷深入，越來(lái)越多的職業(yè)技能人員渴望通過(guò)職業(yè)技能鑒定取得相應(yīng)的職業(yè)等級(jí)證書(shū)。2008年首次開(kāi)展全國(guó)民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定工作以來(lái)，民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定總?cè)藬?shù)達(dá)11.69萬(wàn)人次，舉辦了近千場(chǎng)民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考試，通過(guò)考試、考核，有10.68萬(wàn)人次獲得了相應(yīng)民政職業(yè)等級(jí)的“國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)”。鑒定考務(wù)檔案涉及人員比較廣泛，必須予以重視。

（三）利用價(jià)值比較高，是提高鑒定實(shí)施機(jī)構(gòu)自身建設(shè)的重要基礎(chǔ)信息

鑒定考務(wù)檔案中有關(guān)記錄考試的組織和考試過(guò)程等文件材料，是記錄考試是否規(guī)范和公平的依據(jù)，考試試卷和考試成績(jī)則關(guān)系到考生能否取得職業(yè)資格水平的一個(gè)重要憑證。而職業(yè)等級(jí)證書(shū)與各地在職工工資定級(jí)、兌現(xiàn)相關(guān)待遇上的關(guān)系越來(lái)越密切，一些人由于職業(yè)等級(jí)證書(shū)丟失或信息不符，通過(guò)調(diào)取檔案材料，經(jīng)核實(shí)可以補(bǔ)辦證書(shū)；對(duì)于成績(jī)有異議的，可以通過(guò)調(diào)取原始信息進(jìn)行復(fù)核。2012年11月國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)民生檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上明確了職業(yè)資格認(rèn)證（鑒定）檔案屬民生檔案范疇。鑒定考務(wù)檔案關(guān)系到廣大職業(yè)技能鑒定對(duì)象的切身利益，必須進(jìn)行規(guī)范化管理。

各鑒定工作實(shí)施機(jī)構(gòu)在接受職業(yè)技能鑒定管理機(jī)關(guān)和本行業(yè)職業(yè)技能鑒定組織機(jī)構(gòu)檢查、進(jìn)行技能人才統(tǒng)計(jì)、了解技能人才狀況等，檔案資料起到重要的查考和依據(jù)作用，為職業(yè)技能鑒定質(zhì)量分析和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要的基礎(chǔ)信息。因此必須采取措施解決好檔案管理問(wèn)題。

二、鑒定考務(wù)檔案的科學(xué)規(guī)范管理

（一）加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案管理的組織保障

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵，各職業(yè)技能鑒定組織實(shí)施機(jī)構(gòu)要明確檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，建立鑒定考務(wù)檔案管理工作制度，保證鑒定考務(wù)檔案管理在場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施上的需要。在每次鑒定工作中，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)鑒定考務(wù)檔案的收集、整理、保管、移交工作。

（二）明確鑒定考務(wù)檔案的概念以及歸檔范圍

1.鑒定考務(wù)檔案的概念?！睹裾袠I(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案管理辦法》指出，民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案是指民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定組織實(shí)施機(jī)構(gòu)在開(kāi)展職業(yè)技能鑒定考務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄①。筆者認(rèn)為對(duì)于鑒定考務(wù)檔案概念的描述可以借鑒民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案的定義，從三個(gè)方面加以界定，一是鑒定考務(wù)檔案的形成主體的確定；二是明確檔案形成過(guò)程的針對(duì)性，如特指在開(kāi)展職業(yè)技能鑒定考務(wù)工作中形成的；三是明確檔案的內(nèi)容和形式，如具有保存利用價(jià)值的歸檔文件，包括各種文字、圖表、聲像、電子等不同載體的文件材料。

2.鑒定考務(wù)檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面考慮

⑴考務(wù)工作中形成的考前管理文件材料：上級(jí)單位的開(kāi)展職業(yè)技能鑒定工作計(jì)劃以及各鑒定工作實(shí)施機(jī)構(gòu)的開(kāi)展職業(yè)技能鑒定公告，通過(guò)資格審核的考生名單公告和考試報(bào)名登記表（冊(cè)），職業(yè)技能鑒定管理機(jī)關(guān)（或其辦事機(jī)構(gòu)）批準(zhǔn)的職業(yè)技能鑒定實(shí)施安排表；試卷申請(qǐng)表和試卷交接單，理論知識(shí)和操作技能考核試卷清樣、答題卡及操作技能考核評(píng)分記錄表，經(jīng)核實(shí)的考生個(gè)人身份證、學(xué)歷證書(shū)、低一級(jí)別的職業(yè)資格證書(shū)、職稱證書(shū)復(fù)印件及職工專(zhuān)業(yè)崗位工作年限證明原件，職業(yè)技能鑒定補(bǔ)考報(bào)名表（冊(cè)），職業(yè)技能（技師、高級(jí)技師）鑒定報(bào)名表，準(zhǔn)考證發(fā)放登記表。

⑵考務(wù)工作中形成的考試過(guò)程文件材料：理論知識(shí)考試安排表、實(shí)際操作考試安排表、鑒定工作人員安排表，考評(píng)人員、督導(dǎo)員委派書(shū)（函），職業(yè)技能鑒定考試現(xiàn)場(chǎng)（包括理論考場(chǎng)和實(shí)際操作考場(chǎng)）記錄，考評(píng)人員使用的操作技能考核評(píng)分記錄表，考生完成的理論知識(shí)試卷、操作技能考核試卷和答題卡，考生操作技能考核完成的工件和實(shí)物（錄像資料和照片資料），職業(yè)技能鑒定現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)報(bào)告。

⑶鑒定考務(wù)工作中形成的鑒定結(jié)果文件材料：加蓋鑒定站印章的、考評(píng)人員簽名的操作技能考核成績(jī)匯總表和職業(yè)技能鑒定合格人員名冊(cè)，民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心的鑒定成績(jī)公告、證書(shū)公告，職業(yè)資格證書(shū)申請(qǐng)和審批表，職業(yè)技能鑒定申報(bào)表（冊(cè)），職業(yè)技能（技師、高級(jí)技師）鑒定資格申報(bào)表，職業(yè)技能鑒定證書(shū)補(bǔ)辦（變更）申請(qǐng)表，其他有關(guān)材料（如證書(shū)發(fā)放登記表、鑒定總結(jié)報(bào)告和考務(wù)管理工作質(zhì)量分析材料等）。

（三）做好鑒定考務(wù)檔案的整理、保管和利用工作

1.整理

鑒定考務(wù)文書(shū)材料應(yīng)以每次鑒定活動(dòng)為整理原則，為減輕檔案人員的負(fù)擔(dān)，參照文書(shū)檔案《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)鑒定考務(wù)文書(shū)類(lèi)材料按“件”整理，一般一份文件為一件，考慮歸檔文件的成套性，可以將考生完成的理論知識(shí)試卷、操作技能考核試卷和答題卡、考生所有個(gè)人情況材料以及同一名稱的報(bào)表、名冊(cè)等分別集中，作為一份文件進(jìn)行整理。按職業(yè)-年度-批次-保管期限進(jìn)行分類(lèi)，在歸檔文件最低一級(jí)類(lèi)目下排列文件順序并編號(hào)，為保證歸檔文件借閱后的正確歸位，在每一份文件首頁(yè)上方加蓋歸檔章，依件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，以便查找。而對(duì)于電子文件、聲像文件材料的整理可以參照國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和照片聲像檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.保管和利用

（1）保管期限。建議將每次職業(yè)技能鑒定工作形成的考前管理和考試過(guò)程檔案定為短期保管為宜，保管期限定為2-5年。而考試、考核結(jié)果檔案是鑒定考務(wù)檔案中最重要的檔案，應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存，因?yàn)橐话汨b定服務(wù)對(duì)象在20年內(nèi)職業(yè)技能逐步提高，職業(yè)鑒定等級(jí)也將會(huì)逐步發(fā)生變化，20年足以滿足利用者的需要。

（2）保管。將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案裝入檔案盒保存，而對(duì)于具有短期保存價(jià)值的歸檔文件，放入檔案袋中保存，到期進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀即可。這樣做可以延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全，也可以節(jié)約成本并大大降低了占地空間。在檔案盒正面和檔案盒脊以及檔案袋正面標(biāo)注相關(guān)檔案項(xiàng)目，這樣做可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行查找和定位的目的。

有條件的地方可可以考慮參照國(guó)家檔案庫(kù)房建立檔案室，對(duì)不具備條件的地方，要因地制宜，必須保證檔案保管所必須的場(chǎng)所和裝具，一定要達(dá)到檔案保管“防火、防蟲(chóng)、防盜、防日光照射、防塵、防潮、防水、防污染”要求，依經(jīng)濟(jì)條件逐步改善檔案保管條件。

（3）檔案的利用。各鑒定工作組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定檔案的利用制度，對(duì)檔案的利用范圍、利用方式和利用審批程序等作出比較細(xì)致的規(guī)定，同時(shí)利用時(shí)注意保密工作。檔案保管部門(mén)可以對(duì)檔案所記載的內(nèi)容出具檔案證明。

3.銷(xiāo)毀和移交

對(duì)于達(dá)到保管期限的鑒定考務(wù)檔案，檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)必須進(jìn)行鑒定，對(duì)認(rèn)為有繼續(xù)保存價(jià)值的可以延長(zhǎng)保管期限，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并建立檔案銷(xiāo)毀目錄。對(duì)于檔案是否移交國(guó)家檔案管理部門(mén)，鑒于目前國(guó)家還沒(méi)有這方面的規(guī)定，到時(shí)可根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

三、當(dāng)前做好鑒定考務(wù)檔案工作的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案管理的政策創(chuàng)制。建議國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)和職業(yè)技能鑒定業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)按照國(guó)家檔案局有關(guān)要求，盡快出臺(tái)具有可操作性的鑒定考務(wù)檔案管理規(guī)定，使各鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)有章可循，進(jìn)一步加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案的管理。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案部門(mén)要注重對(duì)鑒定考務(wù)檔案的管理，采取措施加大對(duì)職業(yè)技能鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，培訓(xùn)檔案管理人員，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平。

（三）積極創(chuàng)造條件，做好檔案基礎(chǔ)工作。各鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證檔案的收集、整理、保管和利用工作的有效落實(shí)。同時(shí)，檔案人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，做好檔案的信息服務(wù)等檔案工作最基礎(chǔ)和最根本的工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的檔案信息資源。