導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案應(yīng)急管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：檔案；應(yīng)急預(yù)案；突發(fā)事件

檔案記載著人類歷史的變遷，檔案也記錄了人類社會(huì)財(cái)富的積累，其珍貴性不言而喻，而由于檔案承載介質(zhì)的特殊性，使得其容易遭受突發(fā)事件的破壞，破壞的后果就是形成不同程度的有形無(wú)形的損失。如何應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，減少突發(fā)事件對(duì)檔案造成的損毀，將影響降低到最低，因此對(duì)于檔案管理部門繼續(xù)建立一套科學(xué)合理的行之有效的應(yīng)急預(yù)案管理辦法，使得檔案應(yīng)急管理工作處于嚴(yán)格的可控狀態(tài)。

1 檔案部門加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理的意義

應(yīng)急預(yù)案是否能夠達(dá)到預(yù)期效果決定了管理部門能否有效的處置各類突發(fā)事件。檔案管理面對(duì)的是越來(lái)越復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境，因此加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理，具有十分重大而緊迫的意義。

人類社會(huì)的發(fā)展史包含著我們承受的自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭(zhēng)災(zāi)害，因此很多國(guó)家、地區(qū)都無(wú)法躲避突入襲來(lái)的自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭(zhēng)災(zāi)害，在歷史上每次自然災(zāi)害和人為災(zāi)難都會(huì)對(duì)所在地區(qū)的檔案造成巨大的難以彌補(bǔ)的損害。嚴(yán)峻的檔案突發(fā)安全危機(jī)，使得檔案部門必須要提高認(rèn)識(shí)，有能力應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件。危機(jī)既然無(wú)法避免，我就要時(shí)刻準(zhǔn)備著，將危機(jī)對(duì)檔案的損失降到最低。

應(yīng)急預(yù)案能夠指導(dǎo)相關(guān)單位進(jìn)行應(yīng)急管理。是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要管理措施，也是提升檔案部門應(yīng)急管理能力的關(guān)鍵舉措。建立健全應(yīng)急預(yù)案體系，就要求所有的部門和人員必須明確在各自的管理崗位上自身的責(zé)任，進(jìn)而形成統(tǒng)一的聯(lián)動(dòng)狀態(tài)，共同應(yīng)對(duì)。建立健全應(yīng)急預(yù)案體系，使所有人具備識(shí)別隱患的能力，處置隱患的能力，降低隱患升級(jí)的能力。

2015年12月28日全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議在京舉行，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在會(huì)上指出，要建立應(yīng)急處置管理體系，從根本降低突發(fā)事件的發(fā)生的可能性，產(chǎn)生危害的影響面，要進(jìn)行常規(guī)性的應(yīng)急狀態(tài)演練，加大應(yīng)急狀態(tài)演練投入，進(jìn)而形成應(yīng)急預(yù)案的可執(zhí)行性，會(huì)議提出的要求，明確了當(dāng)前檔案安全體系建設(shè)存在的問(wèn)題，需要加強(qiáng)的管理的環(huán)節(jié)，進(jìn)一步明確了管理者的責(zé)任。強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理工作，確保國(guó)家和民族的歷史記憶能夠有效的保存，構(gòu)建確保檔案安全保密的檔案安全體系，提升檔案安全保障能力，促進(jìn)檔案事業(yè)全面、健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理存在的主要問(wèn)題

從目前我國(guó)檔案管理部門的應(yīng)急預(yù)案建立的現(xiàn)狀可以看出，近些年來(lái)檔案應(yīng)急管理能力已經(jīng)大大加強(qiáng)，但是在一些環(huán)節(jié)上還有待進(jìn)一步提高。存在的問(wèn)題多反映在如下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.1 應(yīng)急預(yù)案不健全，聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)

部分省份及地區(qū)沒(méi)有對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急管理工作給予足夠的重視，沒(méi)有建立應(yīng)急預(yù)案體系，或是現(xiàn)有體系形式化嚴(yán)重，可執(zhí)行性差。南方某省在已經(jīng)建立檔案網(wǎng)站的市區(qū)，只有不足一半的市區(qū)公布了應(yīng)急預(yù)案，其中還包括個(gè)別形式化的預(yù)案，可見(jiàn)重視程度十分有限；從其內(nèi)容上來(lái)看，多集中在應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案的制定，而對(duì)于社會(huì)突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案沒(méi)有給予考慮。

2.2 預(yù)案內(nèi)容形式化，可執(zhí)行性不強(qiáng)

從前文所述南方某省的多個(gè)市區(qū)現(xiàn)有應(yīng)急預(yù)案來(lái)看，存在著預(yù)案內(nèi)容形式化，機(jī)械照搬照抄，內(nèi)容空洞，嚴(yán)重與實(shí)際不符，沒(méi)有可執(zhí)行性。從中抽查的五份市級(jí)自然災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案中，幾乎全部與該省的檔案局的預(yù)案一樣，可見(jiàn)都是直接在省級(jí)預(yù)案上進(jìn)行了名稱的修改，甚至內(nèi)容都完全一樣，形式主義在應(yīng)急預(yù)案的編制工作上表現(xiàn)尤為突出，甚至存在多個(gè)地區(qū)市縣互相抄襲應(yīng)急預(yù)案的現(xiàn)象。

2.3 應(yīng)急預(yù)案演練效果差，沒(méi)有形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立了應(yīng)急預(yù)案后，就要根據(jù)預(yù)案的假設(shè)情境進(jìn)行有目的的演練，例如按照火災(zāi)或是爆炸的事故情境，組織進(jìn)行演習(xí)演練，從演練的表現(xiàn)上和結(jié)果上來(lái)確定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性與有效性。部分檔案部門開(kāi)始定期的進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案的演練，并且從中取得了很好的演練效果，但是部分單位仍然停留在紙上談兵的階段，沒(méi)有實(shí)戰(zhàn)演練，應(yīng)急預(yù)案的演練與應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力有著直接關(guān)系，應(yīng)急預(yù)案演練不足，應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力就弱，由此產(chǎn)生了檔案應(yīng)急處置實(shí)踐中“不聯(lián)不動(dòng)，聯(lián)而不動(dòng)，聯(lián)而亂動(dòng)，聯(lián)而慢動(dòng)”等混亂現(xiàn)象。

2.4 經(jīng)費(fèi)保障不足，影響應(yīng)急保障能力

只有充足的資金保障才能確保檔案部門能夠順利的開(kāi)展應(yīng)急預(yù)案管理工作，進(jìn)而保證技術(shù)和設(shè)備的有效性，滿足應(yīng)急預(yù)案的需要，確保保證能力的先進(jìn)性和有效性。很多地區(qū)的檔案部門缺少充足的資金保障，存在著設(shè)備老化，技術(shù)落后，難以保證應(yīng)急預(yù)案的順利實(shí)施。對(duì)于必要管理設(shè)施沒(méi)有定期進(jìn)行維修保養(yǎng)，無(wú)法在突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)，按照預(yù)案來(lái)實(shí)施，已經(jīng)出現(xiàn)過(guò)在發(fā)生火災(zāi)后，由于火災(zāi)報(bào)警設(shè)備和噴淋設(shè)備的失效，沒(méi)能第一時(shí)間形成應(yīng)急預(yù)案的第一道防線。因此就要求檔案部門要進(jìn)行多個(gè)資金渠道的投入保障，加大資金投入，保證裝備和物資的有效性，確保應(yīng)急保障能力強(qiáng)大穩(wěn)定。

3 檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理的基本內(nèi)容

檔案安全是檔案管理工作最根本要求。這就要求檔案部門積極開(kāi)展應(yīng)急預(yù)案管理工作的前期規(guī)劃和后期實(shí)施工作。具體來(lái)說(shuō)，主要有如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。要建立應(yīng)急管理小組，明確責(zé)任，分工，在組織上形成分工明確，互相協(xié)作的狀態(tài)；對(duì)所在地區(qū)的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)與評(píng)估，對(duì)人為因素和自然因素進(jìn)行合理的劃分，對(duì)于檔案部門可能出現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行明確。

政府部門加投入，使得應(yīng)急演練常規(guī)化，演練效果具備可執(zhí)行性，在演練中檢查預(yù)案的效果，在演練中篩查預(yù)案的效果評(píng)價(jià)條件，講多次演練的結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估，對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行分析，然后進(jìn)一步調(diào)整預(yù)案的可行性。

4 應(yīng)急預(yù)案管理工作的展望

檔案部門的應(yīng)急管理機(jī)制是檔案安全體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和主要工作內(nèi)容。全面、系統(tǒng)的應(yīng)急管理機(jī)制能夠確保檔案部門的應(yīng)對(duì)反應(yīng)速度夠快，應(yīng)對(duì)反應(yīng)結(jié)果的有效，更好的預(yù)防和應(yīng)對(duì)自然和人類社會(huì)的災(zāi)害，最大限度地保護(hù)檔案資源的安全，從而保證人類社會(huì)歷史的延續(xù)性與文明的傳承性。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：突發(fā)事件 應(yīng)急機(jī)制 檔案局管理 研究

1 檔案局管理應(yīng)急機(jī)制介紹

通過(guò)查閱國(guó)內(nèi)主要期刊數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)關(guān)于檔案局應(yīng)急管理方面的研究文獻(xiàn)數(shù)量相對(duì)較少，其中中文文獻(xiàn)不足30篇，外文文獻(xiàn)也不超過(guò)200篇。對(duì)這類文獻(xiàn)的研究?jī)?nèi)容來(lái)看，針對(duì)應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的檔案局管理應(yīng)急機(jī)制少之又少，且大多學(xué)者將注意力放在了突發(fā)事件的預(yù)測(cè)和演變規(guī)律方面，因此檔案局應(yīng)急管理研究理論還存在較大空白，其理論體系急需補(bǔ)充和發(fā)展。經(jīng)過(guò)匯總分析，現(xiàn)有文獻(xiàn)主要特點(diǎn)如下：

1.1 現(xiàn)有相關(guān)研究文獻(xiàn)方向十分狹窄，文獻(xiàn)作者多為檔案局或者檔案局基層工作人員，其學(xué)術(shù)水平相對(duì)不高，采用的研究工作和理論基礎(chǔ)不足，研究成果缺乏理論指導(dǎo)性。

1.2 大多文獻(xiàn)將災(zāi)害管理、危機(jī)管理、突發(fā)事件視為同一個(gè)概念，這也是研究初級(jí)階段經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題，而事實(shí)上災(zāi)害只屬于突發(fā)事件的一部分，危機(jī)事件并不一定就是突發(fā)事件，因此，概念混淆容易導(dǎo)致研究方向偏離。

1.3 重大突發(fā)事件的發(fā)生，往往會(huì)給檔案局造成毀滅性的損害，也會(huì)對(duì)檔案局內(nèi)部工作人員和讀者造成重大生命威脅，因此，將自然災(zāi)害、社會(huì)災(zāi)害、地質(zhì)災(zāi)害等基礎(chǔ)理論融入到重大突發(fā)事件研究當(dāng)中具有十分重要的意義。但是從現(xiàn)有研究文獻(xiàn)內(nèi)容來(lái)看，很少有學(xué)者關(guān)注檔案局應(yīng)急機(jī)制的建立和理論研究，更沒(méi)有針對(duì)如何應(yīng)對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行深入分析，大多研究文獻(xiàn)僅僅停留在比較膚淺的層面。

1.4 研究文獻(xiàn)主要為理論分析，缺乏實(shí)際案例支撐。這主要與文獻(xiàn)作者在實(shí)際工作中缺乏應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件能力和經(jīng)驗(yàn)有關(guān)，也是當(dāng)前國(guó)內(nèi)文獻(xiàn)主要研究空白之處。

從今后檔案局應(yīng)急管理發(fā)展方向來(lái)看，結(jié)合多學(xué)科知識(shí)和理論來(lái)分析突發(fā)事件發(fā)生規(guī)律和趨勢(shì)，不斷提升檔案管理應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力是重點(diǎn)。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)檔案局尚沒(méi)有針對(duì)應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件建立一套完善的應(yīng)急管理機(jī)制，檔案管理預(yù)防突發(fā)事件的能力較弱。大多數(shù)檔案局工作人員缺乏應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰?，安全意識(shí)薄弱。在調(diào)研過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，不少檔案局工作人員對(duì)館內(nèi)消防應(yīng)急知識(shí)知之甚少，連基本的逃生規(guī)則和常識(shí)都不了解；檔案局也沒(méi)有針對(duì)突發(fā)事件建立一套完善的緊急工作組織預(yù)案；館內(nèi)沒(méi)有具備良好的緊急避難設(shè)施和條件；平時(shí)沒(méi)有重視應(yīng)對(duì)突發(fā)事件緊急演練工作，沒(méi)有指定緊急逃生路線和方案等?，F(xiàn)實(shí)工作中的空白，也是相關(guān)理論研究的主要方向和思路。因此，針對(duì)當(dāng)前檔案局應(yīng)急管理需要，以管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、行為學(xué)和災(zāi)害應(yīng)急理論為分析工具，來(lái)建立一套完善的檔案局應(yīng)急管理體系，不斷提高檔案局防范重大突發(fā)事件的能力，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 重大突發(fā)事件中的檔案局管理應(yīng)急機(jī)制研究方向

根據(jù)《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》對(duì)突發(fā)事件的定義，是指發(fā)生具有較大偶然性，影響面廣、會(huì)造成重大社會(huì)損失和危害、需要全社會(huì)聯(lián)動(dòng)共同應(yīng)對(duì)的公共自然災(zāi)害、社會(huì)公共衛(wèi)生事件和公共安全事件等。檔案局所面臨的重大突發(fā)事件主要有各類自然災(zāi)害、公共信息安全威脅以及社會(huì)公共安全事故等，這類事件的發(fā)生可能會(huì)給檔案局和內(nèi)部工作人員、讀者造成重大危害，這種危害對(duì)人員來(lái)說(shuō)有可能是身體上的，也有可能是心理上的，而對(duì)檔案局來(lái)說(shuō)，可能是毀滅性的。例如檔案局建筑在事故中倒塌，對(duì)館藏文獻(xiàn)造成毀滅性的破壞，威脅工作人員、讀者生命安全，對(duì)檔案局的發(fā)展產(chǎn)生重大威脅。

綜上所述，當(dāng)前必須要建立一套完善的檔案局應(yīng)急管理體系，為檔案局應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件提供正確的理論指導(dǎo)。研究目標(biāo)決定了研究的內(nèi)容和思路，研究?jī)?nèi)容要圍繞“以人為本”的思想，本著“未雨綢繆、防抗避救相結(jié)合”的工作方針，針對(duì)如何保護(hù)檔案、檔案局工作人員和讀者的安全開(kāi)展具體研究工作。研究理論能夠有效指導(dǎo)檔案局建立一套完善地應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的工作機(jī)制，不斷降低重大突發(fā)事故對(duì)檔案局、工作人員和讀者的危害；要指導(dǎo)檔案局建立一套完善的重大突發(fā)事件預(yù)防應(yīng)對(duì)措施，使得在任何重大突發(fā)事件發(fā)生后，檔案局人員能夠有條不紊地開(kāi)展應(yīng)急自救工作，將事故風(fēng)險(xiǎn)降低到最小程度。概括地說(shuō)，一套科學(xué)合理的應(yīng)急機(jī)制，能夠幫助檔案局有效規(guī)避重大突發(fā)事件風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案資料和館內(nèi)人員的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下幾方面：

2.1 以重大突發(fā)事件預(yù)防理論、檔案局管理理論為基礎(chǔ)，建立檔案局重大突發(fā)事件應(yīng)對(duì)模型，該模型圍繞“以人為本，預(yù)防為主”工作方針，不斷強(qiáng)化檔案局人員安全防范意識(shí)，通過(guò)未雨綢繆、事先預(yù)防來(lái)提高公眾應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的能力，將事件風(fēng)險(xiǎn)控制在最低范圍內(nèi)。

2.2 重大事件預(yù)防理論框架研究。綜合各種相關(guān)理論，例如自然災(zāi)難應(yīng)急理論、檔案局學(xué)、信息安全理論、緊急避難理論、社會(huì)公共安全理論等，建立一套完善的檔案局應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件基本理論框架，為指導(dǎo)各地檔案局、檔案局開(kāi)展重大突發(fā)事件應(yīng)急工作提供堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)和依據(jù)。

2.3 重大突發(fā)事件預(yù)防與應(yīng)急方案研究，針對(duì)如何預(yù)防重大突發(fā)事件制定一套完善的工作措施和方案，通過(guò)評(píng)估檔案局建筑安全、館藏檔案保管要求以及館內(nèi)人員分布特點(diǎn)，不斷完善檔案局內(nèi)部重大突發(fā)事件管理制度和機(jī)構(gòu)，同時(shí)指導(dǎo)日常重大突發(fā)事件應(yīng)急演練，切實(shí)提高檔案局預(yù)防各類重大突發(fā)事件的能力。

2.4 選擇具體案例深入分析。通過(guò)選取有代表性的案例，來(lái)分析重大突發(fā)事件發(fā)生的前因后果，摸出其發(fā)生和演變規(guī)律，為今天檔案局開(kāi)展重大突發(fā)事件預(yù)防工作提供可靠的指導(dǎo)依據(jù)。

3 重大突發(fā)事件中的檔案局管理應(yīng)急機(jī)制研究目標(biāo)和價(jià)值

當(dāng)前檔案局應(yīng)急機(jī)制研究主要集中在預(yù)防和應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件方面。本著“以人為本，預(yù)防為主”的工作原則，圍繞提高檔案局人員、檔案安全來(lái)豐富和完善重大突發(fā)事件應(yīng)急管理理論，同時(shí)結(jié)合檔案局管理應(yīng)急理論和具體經(jīng)驗(yàn)，不斷提高重大突發(fā)事件中檔案局的應(yīng)對(duì)能力和響應(yīng)速度。綜上所述，本文提出了檔案局應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件應(yīng)急理論研究工作的四個(gè)圖譜。

3.1 針對(duì)重大突發(fā)事件，制定檔案局管理應(yīng)急機(jī)制模型圖。該模型能夠詳細(xì)列出檔案局在重大突發(fā)事件中的管理目標(biāo)、職責(zé)和應(yīng)對(duì)方案，主要強(qiáng)調(diào)“以人為本”的應(yīng)對(duì)精神，注重對(duì)館內(nèi)人員的安全保護(hù)，力爭(zhēng)將檔案局的人員傷亡和檔案損失降低到最低限度。

3.2 要針對(duì)重大突發(fā)事件，編制檔案局管理應(yīng)急機(jī)制學(xué)科譜。要將涉及到檔案局重大突發(fā)事件應(yīng)急相關(guān)的理論納入到檔案局應(yīng)急機(jī)制學(xué)科圖譜中，打造多學(xué)科知識(shí)理論交叉、綜合的檔案局應(yīng)急機(jī)制理論體系，不斷夯實(shí)檔案局應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的理論基礎(chǔ)。

3.3 要結(jié)合當(dāng)前社會(huì)重大突發(fā)事件特點(diǎn)，編制檔案局管理應(yīng)急機(jī)制內(nèi)容綱要。要提高檔案局應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的能力，必須要編制一套完善的應(yīng)急機(jī)制內(nèi)容綱要，以提高檔案局應(yīng)急機(jī)制中的預(yù)案管理能力。預(yù)案是幫助檔案局提升應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的重要手段，能夠針對(duì)各種潛在的突發(fā)事件做好充足的預(yù)防工作，最大程度降低突發(fā)事件帶來(lái)的負(fù)面影響和危害。

3.4 典型案例的選擇、分析與實(shí)用研究。分析具有代表性的重大突發(fā)事件管理經(jīng)驗(yàn)，能夠有效提升檔案局應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的能力。通過(guò)學(xué)習(xí)具體案例的發(fā)生起因、經(jīng)過(guò)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能夠彌補(bǔ)檔案局工作人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足的缺陷，可以顯著提升檔案局應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的總體能力和水平。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)學(xué)者在這方面的研究少之又少，理論體系亟待完善和豐富，因此加快這方面的研究具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。經(jīng)典案例的學(xué)習(xí)能夠?yàn)閺浹a(bǔ)國(guó)內(nèi)重大突發(fā)事件檔案局應(yīng)急管理研究模型與基本理論的空白，必須要圍繞“以人為本，預(yù)防為主”的應(yīng)急工作方針，不斷提高檔案局人員安全保護(hù)水平，為檔案局工作人員和讀者創(chuàng)造一個(gè)平安的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文深入分析了重大突發(fā)事件檔案局應(yīng)急工作特點(diǎn)，并提出了有益指導(dǎo)建議。希望本文的研究成果能夠有效指導(dǎo)國(guó)內(nèi)檔案局應(yīng)對(duì)各類重大突發(fā)事件，不斷提高檔案局行業(yè)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，將事故風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范圍內(nèi)，促進(jìn)檔案局全面健康發(fā)展，為完善和豐富重大突發(fā)應(yīng)急事件做出突出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]石文明.檔案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.

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【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；檔案安全；影響及對(duì)策

由于紙質(zhì)檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質(zhì)檔案管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，所以在現(xiàn)代檔案理中，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方法，在管理和制度方面建立科學(xué)的方法，并提高檔案管理人員的素質(zhì)，科學(xué)管理紙質(zhì)檔案。

一、紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)及缺陷

紙質(zhì)檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現(xiàn)代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關(guān)注和青睞，但傳統(tǒng)的、具有原始性質(zhì)的紙質(zhì)檔案也不容忽視。據(jù)了解，紙質(zhì)檔案具有以下特點(diǎn)：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩(wěn)定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復(fù)用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質(zhì)檔案對(duì)檔案安全的影響及優(yōu)勢(shì)

（一） 紙質(zhì)檔案可以較為獨(dú)立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質(zhì)檔案可以獨(dú)立地完成信息的記載。在紙質(zhì)檔案的記錄中，紙質(zhì)檔案的閱讀、調(diào)閱和使用都可以單獨(dú)完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)等高科技，信息與設(shè)備結(jié)合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質(zhì)檔案載體穩(wěn)定、可較長(zhǎng)期地保存資料。紙質(zhì)檔案相比其他檔案記載方式有更加穩(wěn)定、耐用的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達(dá)到這個(gè)要求。因?yàn)殡娮有畔?huì)受到多種因素的影響，如環(huán)境的防磁性、抗病毒和資料的儲(chǔ)存空間都有較大的要求。

（三）紙質(zhì)檔案記載方式傳統(tǒng)而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過(guò)程中，一般都需要更快捷的、更簡(jiǎn)便的查詢和調(diào)閱方式，而電子檔案相比紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，運(yùn)用的是更為先進(jìn)的記錄技術(shù)和調(diào)閱方式。在這個(gè)過(guò)程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機(jī)盲”，在這種情況下，會(huì)操作、懂電腦的特別少。所以紙質(zhì)檔案沒(méi)有局限性。

（四）具有保密性。在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的年代，科技發(fā)達(dá)給現(xiàn)代生活帶來(lái)了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現(xiàn)象也更普遍了。所以紙質(zhì)檔案在這一點(diǎn)上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴(yán)密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質(zhì)檔案的存在，很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，杜絕了某些別有用心的人希望通過(guò)破壞電子數(shù)據(jù)而達(dá)到其特有目的的幻想，維護(hù)了檔案的權(quán)威。同時(shí)，紙質(zhì)文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對(duì)一些重要數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時(shí)備份形成紙質(zhì)檔案?？梢哉f(shuō)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的不安全因素，充分體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案存在的重要性，同時(shí)也穩(wěn)固了紙質(zhì)檔案在檔案中的地位。

三、紙質(zhì)檔案管理的對(duì)策研究

（一）與電子檔案相結(jié)合。既然紙質(zhì)檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，就必須研究電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，可以將紙質(zhì)檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)。應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，要注意檔案管理的科學(xué)性和集中性。建立集中管理的紙質(zhì)檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時(shí)歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對(duì)檔案的完整性和可持續(xù)使用性造成的破壞。

（三）建立科學(xué)的管理制度。由于紙質(zhì)檔案的無(wú)法更改性和永久性，應(yīng)必須保證檔案在建立之初就有一個(gè)很好的、正確無(wú)誤的歸檔和保管。因此，對(duì)紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過(guò)程中，應(yīng)該為每一份檔案建立相應(yīng)的記錄制度。實(shí)施檔案保管和整理的責(zé)任制，確保發(fā)生業(yè)務(wù)之后可以及時(shí)地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時(shí)地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。最后也是最重要的一方面，就是必須加強(qiáng)檔案管理人員的相應(yīng)素質(zhì)。第一，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解紙質(zhì)檔案在保管過(guò)程中需要注意的問(wèn)題，如防潮、防蟲(chóng)和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應(yīng)記錄在編，防止自管自盜的現(xiàn)象發(fā)生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現(xiàn)代檔案管理的制度，從而使紙質(zhì)檔案管理更加科學(xué)化。

四、結(jié)語(yǔ)

雖然在信息科技大力發(fā)展的今天，電子檔案被越來(lái)越多地提及，但由于其還有一些無(wú)法改變的缺陷，紙質(zhì)檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對(duì)紙質(zhì)檔案的研究仍然十分有必要。在紙質(zhì)檔案管理建設(shè)中，我們也應(yīng)該跟上科技發(fā)展的步伐，在紙質(zhì)檔案建設(shè)上搶占制高點(diǎn)，這樣才能使紙質(zhì)檔案與電子檔案在發(fā)展中交相輝映。

【參考文獻(xiàn)】

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【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò) 檔案管理 機(jī)關(guān)單位

1.前言

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及和發(fā)展為行政管理工作提供了極大的便利，檔案管理工作也是如此。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中形成的原始資料，檔案作為一份特殊的歷史記錄，是單位發(fā)展的歷史和見(jiàn)證，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的生存與發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，也是機(jī)關(guān)單位人事管理、人事勞資和干部提拔使用的重要依據(jù)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的前提和保證。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案工作面臨著挑戰(zhàn)和壓力，如何利用網(wǎng)絡(luò)使檔案管理日趨現(xiàn)代化，是當(dāng)前檔案工作者的重要使命。

2.網(wǎng)絡(luò)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響

伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案管理工作呈現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的趨勢(shì)，其對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作具體影響有：

2.1檔案載體日趨多元化

之前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案保存多以紙質(zhì)材料為主，紙質(zhì)材料不僅存在保管上的難度、存在丟失的可能性，檔案資料一旦丟失對(duì)當(dāng)事人是無(wú)法彌補(bǔ)的損失。而網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，電子文件不斷增多，新興的信息存儲(chǔ)技術(shù)，例如縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等等大大提高了檔案信息存儲(chǔ)的容量，使得機(jī)關(guān)檔案的載體形式發(fā)生了很大的變化。而且利用很小的空間就可以存儲(chǔ)大量的檔案信息，領(lǐng)導(dǎo)的講話、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的活動(dòng)、電子文本以及一些視頻資料都可以下載到光盤等載體進(jìn)行儲(chǔ)存，存儲(chǔ)密度也比紙質(zhì)檔案高出許多倍，而且還既有直觀性、選擇性、易操作性等優(yōu)勢(shì)。

2.2檔案信息利用率提高

之前，檔案資料使用人在查閱檔案時(shí)存在諸多不便利的因素，時(shí)間和空間的限制使得檔案利用率不高。而在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案管理可以部門可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳輸，充分發(fā)揮了信息資源綜合和集成共享的優(yōu)勢(shì)，大大節(jié)約了檔案使用人的時(shí)間。檔案使用人不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，隨時(shí)隨地都可以利用檔案管理部門提供的信息查閱服務(wù)來(lái)檢索和尋找所需的資料，不僅準(zhǔn)確高效，在檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和方式上也提高了一個(gè)新的層次。

2.3為檔案資料共享提供了便利

事業(yè)單位檔案資料眾多，散落于各個(gè)部門之中。在紙質(zhì)材料時(shí)代，部門之間的檔案材料缺乏有效溝通與資源共享。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)建立數(shù)字化檔案室，加強(qiáng)了檔案一體化管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整合了各個(gè)部門的檔案資料，也將音頻、影視、實(shí)物等檔案資料統(tǒng)一納入數(shù)字化管理，各個(gè)部門都可以再數(shù)字化檔案系統(tǒng)查閱所需的資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理配置和資源共享，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源利用。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的幾點(diǎn)建議

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的機(jī)關(guān)單位檔案管理是種技術(shù)，更是管理理念，如何做好這一工作，需要我們從各個(gè)方面入手來(lái)提高機(jī)關(guān)單位檔案管理效果。

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

如今，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為潮流，檔案管理的作用和重要性也日益被人們所熟悉和認(rèn)可。作為機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到電子政務(wù)時(shí)代檔案管理的意義所在，將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識(shí)，在日常工作中采取有效手段加強(qiáng)檔案工作與互相網(wǎng)的整合。作為普通檔案管理人員，也要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)和沖擊，要打破常規(guī)，更新觀念，打鐵還需自身硬，在平日工作中不斷更新檔案信息化管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，切實(shí)提高工作水平和工作效率，以更好的服務(wù)質(zhì)量適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的需求。

3.2不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化重在應(yīng)用，如何利用檔案網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新服務(wù)手段是檔案管理人員需要關(guān)系的課題。機(jī)關(guān)單位可以建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)，要進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，積極上傳各種有效信息和數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案電子文化的上傳和下載通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以完成，檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，及時(shí)有效的收集電子文件，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。尤其是加強(qiáng)電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上建立電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化和自動(dòng)化。機(jī)關(guān)單位還要建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心。電子文件數(shù)據(jù)管理中心作為機(jī)關(guān)單位信息資源的重要組成部分，集中管理各部門的電子文件數(shù)據(jù)，并在網(wǎng)站上提供檔案信息的文件查詢和檢索服務(wù)，檔案信息使用人可以通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。當(dāng)然對(duì)于一些限制性信息和保密電子文件要做好保密工作。通過(guò)這些措施實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的高效使用。

3.3提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)和能力

機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化操作者是檔案管理人員，管理人員的信息素養(yǎng)和能力對(duì)檔案管理工作有效性具有關(guān)鍵作用。信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，還是信息財(cái)富的管理者和提供者。作為檔案管理人員要不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。然而，很多機(jī)關(guān)單位檔案管理人員或者缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，或者只是兼職人員，缺乏事業(yè)心和職業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。為此，機(jī)關(guān)單位要提高檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的地位和作用，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性，建立檔案管理專職人才專職管護(hù)。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的知識(shí)的培訓(xùn)以及愛(ài)崗敬業(yè)的道德品質(zhì)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。有條件的單位要積極招聘網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開(kāi)發(fā)人才等，來(lái)做好網(wǎng)絡(luò)時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是其日常工作的一個(gè)不可或缺組成部分，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作意義重大。作為檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在日常工作不斷探索和創(chuàng)新檔案管理手段和方法，切實(shí)提高機(jī)關(guān)單位檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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篇5

【關(guān)鍵詞】醫(yī)保檔案管理計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用分析

前言：

自計(jì)算機(jī)問(wèn)世以來(lái)，其信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)各個(gè)行業(yè)都起著良好的催化和助推作用，使整個(gè)社會(huì)在生產(chǎn)與生活上迎來(lái)了新一輪的變革和發(fā)展。因此將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)保檔案的管理中也是符合時(shí)展要求的必然結(jié)果，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學(xué)化與信息化轉(zhuǎn)變。

一、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理的必然性

近幾年以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行業(yè)各領(lǐng)域中的應(yīng)用和普及，社會(huì)節(jié)奏逐漸加快，使得醫(yī)保檔案在進(jìn)行管理時(shí)難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，并且隨著國(guó)家醫(yī)保事業(yè)不斷地發(fā)展，醫(yī)保服務(wù)對(duì)象與內(nèi)容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲(chǔ)存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國(guó)醫(yī)保方面檔案管理的工作效率，必須要將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于日常的檔案管理中。

二、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理的實(shí)踐意義

現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相較于以往的管理方式而言擁有著極大地優(yōu)勢(shì)。以數(shù)據(jù)的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)，不僅可以降低醫(yī)療單位辦公成本，同時(shí)也可以提高存儲(chǔ)的速度。由于計(jì)算機(jī)本身?yè)碛休^大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，因此可以有效減少資料存儲(chǔ)所占用的空間，并且其檢索方式相對(duì)簡(jiǎn)單準(zhǔn)確，對(duì)于后續(xù)的查閱和管理都能夠帶來(lái)極大的便利[1]。通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化，對(duì)于醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展也能帶來(lái)一定的促進(jìn)作用。

三、醫(yī)保檔案借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理時(shí)常見(jiàn)問(wèn)題

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用作為今后檔案管理的必然趨勢(shì)，為了能夠更好地將其應(yīng)用于實(shí)踐當(dāng)中，必須要做好基礎(chǔ)設(shè)施的強(qiáng)化工作以及相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)工作，并加強(qiáng)對(duì)文檔信息的保密化處理。在開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)信息化管理建設(shè)的同時(shí)，一方面需要加強(qiáng)對(duì)于硬件設(shè)施的資金投入力度，以免出現(xiàn)由于機(jī)器問(wèn)題而影響檔案信息的存儲(chǔ)和管理；另一方面則是需要提高工作人員的計(jì)算機(jī)水平，通過(guò)進(jìn)行一定程度的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，提升其信息化檔案管理的工作效率和水平[2]。在信息保密處理方面，可以通過(guò)借助專業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全公司建立安全防護(hù)措施，并且要強(qiáng)化工作人員的保密意識(shí)，做好對(duì)于工作人員的監(jiān)管工作，以確保信息不被竊取。在信息保存方面，可以通過(guò)備份數(shù)據(jù)資料，以確保信息的完整性。

四、建立信息化的檔案管理體系

建立信息化的檔案管理體系必須要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以提高檔案信息的高效化處理能力，針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀，立足于新時(shí)代的發(fā)展需要，構(gòu)建全新的檔案管理原則以及理論體系，并逐步確立在資料數(shù)據(jù)化之下，關(guān)于檔案管理與服務(wù)的具體條例與工作方法，以實(shí)現(xiàn)其社會(huì)服務(wù)的價(jià)值。就醫(yī)保檔案信息化建設(shè)而言，并非僅僅是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，更多的是要做到信息方面的服務(wù)，信息建設(shè)作為一項(xiàng)惠民工程，應(yīng)當(dāng)以方便人民群眾為前提，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)保事業(yè)的輔助作用。通過(guò)建立詳細(xì)的用戶數(shù)據(jù)中心，并依據(jù)用戶特點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分類，以方便后期的管理和查閱，并做好相應(yīng)的安全防護(hù)工作，安排相應(yīng)的崗位和人員進(jìn)行監(jiān)督與管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。

五、提升工作人員的整體素質(zhì)以及信息處理能力

任何事業(yè)的建設(shè)都離不開(kāi)人力資源的建設(shè)，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)時(shí)，也應(yīng)當(dāng)提升檔案的管理人員的綜合素質(zhì)，以滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。在新時(shí)代，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理部門全體人員的素質(zhì)管理，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層的管理素質(zhì)，從而加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由原先的紙質(zhì)落后向數(shù)據(jù)高效轉(zhuǎn)變。通過(guò)構(gòu)建信息化檔案管理體系，以促進(jìn)檔案管理部門人才建設(shè)。在這方面可以通過(guò)適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)培訓(xùn)，促使管理人員不斷接觸和學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，從而提高其綜合素質(zhì)[3]。通過(guò)提升其綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，使計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠更好地與檔案管理的客觀實(shí)踐相結(jié)合，使其在進(jìn)行檔案信息的處理時(shí)能夠更好地適應(yīng)工作需求。

六、總結(jié)

隨著醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展，其用戶的數(shù)量以及相應(yīng)的信息數(shù)量也處于不斷增長(zhǎng)的狀態(tài)。因此，信息的數(shù)據(jù)化管理在日常檔案工作中日益重要，必須要重視對(duì)于檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建立完善的信息化管理體系，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使信息技術(shù)能夠更好應(yīng)用于日常檔案工作中，確保檔案信息的高效利用和管理，以發(fā)揮醫(yī)保檔案的社會(huì)服務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)

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篇6

1.1必要性

隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的的腳步日益加快，檔案信息由于其憑證極其廣泛的性能等優(yōu)勢(shì)而受到較多的青睞。在當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)下，檔案信息管理倘若想要真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化的目的，那么就應(yīng)當(dāng)不斷地創(chuàng)新。隨著計(jì)算機(jī)滲透到檔案管理工作中，和以往的模式相比有著諸多的優(yōu)勢(shì)。例如存儲(chǔ)量大、較強(qiáng)的保密性能等，能夠在最大程度將檔案管理水平加以提升，進(jìn)而推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

1.2主要作用

1.2.1數(shù)字化

改變了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)繁瑣管理程序，縮減了大量人力和物力，實(shí)現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時(shí)提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

1.2.2存儲(chǔ)量大

隨著人們生活范圍的不斷擴(kuò)大，大量的文件資料也隨之產(chǎn)生，檔案資料入庫(kù)信息劇增，而一張普通的光盤就可以儲(chǔ)存數(shù)十萬(wàn)甚至千萬(wàn)的文字信息，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。

1.2.3自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲(chǔ)存，并且可以對(duì)信息進(jìn)行邏輯推理和判斷，真正實(shí)現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動(dòng)化進(jìn)程。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用存在的問(wèn)題及對(duì)策

2.1信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題

對(duì)當(dāng)前已經(jīng)存在的方案數(shù)據(jù)極其相關(guān)數(shù)據(jù)都需要做好認(rèn)真的處理，這樣做的目的不但可以提高工作效率，而且還能夠最大程度促使目錄以及檢索能力得到發(fā)展，還要對(duì)某些使用效率高，容易出現(xiàn)損害的方案信息做好相應(yīng)的處理，繼而形成方案管理系統(tǒng)可以處于統(tǒng)一的狀態(tài)，促使檔案信息能夠和工作內(nèi)容有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，從而成為一個(gè)有機(jī)的整體。

2.2信息網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的安全隱患。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在帶來(lái)方便同時(shí)也帶來(lái)一定的安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)在的防火墻等安全防護(hù)技術(shù)對(duì)專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實(shí)性等特點(diǎn)，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進(jìn)行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。

2.3管理技術(shù)實(shí)用性問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)的更新速度驚人，因此在檔案管理技術(shù)的選擇應(yīng)用上，一定要緊跟計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是檔案管理方面技術(shù)的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)部門，在資金的投入上存在一定的問(wèn)題，并不具備充足的資金來(lái)經(jīng)常對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新，因此在工作時(shí)要秉持“實(shí)用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。

2.4檔案管理人員專業(yè)化問(wèn)題

對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升相關(guān)人員的文化素養(yǎng)。然而，當(dāng)前諸多部門具有專業(yè)人員的數(shù)量不多，有時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，亦或是某些管理人員不能對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用做到熟練掌握，這樣就不能實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目的。依據(jù)此類情況的出現(xiàn)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)員工的力度，確保管理人員能夠具備較高的解決能力，可以想我計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，并嫻熟的使用計(jì)算機(jī)。其次，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的文字能力，可以獨(dú)自完成相應(yīng)的任務(wù)，可以依據(jù)檔案主題的有關(guān)原則，對(duì)主題標(biāo)識(shí)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)倪x擇，并且可以對(duì)主題內(nèi)容進(jìn)行辨別，對(duì)操作中存在的問(wèn)題能夠靈活的處理，只有這樣才能夠更好的勝任此工作。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用發(fā)展策略

3.1增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用意識(shí)

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，形成使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理的意識(shí)；其次，要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和投入，在人力、物力等方面都要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，營(yíng)造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。

3.2加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益完善下，檔案也需要做好科學(xué)的管理工作。這樣不但在確保計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，而且還能夠建立一個(gè)統(tǒng)一、高效的工作機(jī)制，從而建立一個(gè)健全的管理系統(tǒng)，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供重要的保障。不僅僅如此，相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)在擁有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)以外，還富有創(chuàng)新能力，并能夠充分的發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的價(jià)值。這樣就需要相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)端正學(xué)習(xí)態(tài)度，嫻熟的掌握計(jì)算機(jī)手段，將自身的能力加以提升。

3.3加強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)

一方面，相關(guān)部門在招聘的時(shí)候應(yīng)當(dāng)選擇具有操作能力較強(qiáng)的人員，這樣做的目的能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)的使用率加以提升；另一方面，加大員工的培訓(xùn)力度，打破以往的管理模式，形成新型的管理方式，提高員工的綜合能力，這樣才能夠進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)操作水平，從而為日常工作可以順利完成帶來(lái)更多的益處。

綜上所述，隨著現(xiàn)代化設(shè)備的大量發(fā)展下，其在檔案管理工作中扮演著重要的角色，同時(shí)也為檔案內(nèi)容可以進(jìn)行一系列的內(nèi)容提供方便，最大程度促使檔案信息能夠達(dá)到信息化的效果，這些都會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

作者:夏天維 單位:遵義師范學(xué)院

參考文獻(xiàn)

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篇7

關(guān)鍵詞:信息化處理;檢索;統(tǒng)計(jì);壓縮技術(shù);國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET;信息

On the Computer Technology in Records Management Application

YANG Zhen-dong

(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)

Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.

Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技水平的日益提高,各種形式的檔案管理和利用各種載體向社會(huì)提供利用的 問(wèn)題,檔案管理從最初的輔助手工管理,公文、檔案一體化管理,發(fā)展到對(duì)絕密檔案的計(jì)算機(jī)管理。在“國(guó)家863計(jì)劃十五周年成就展覽會(huì)”上展出的“國(guó)務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標(biāo)志著政府公文、檔案管理信息化進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理和利用檔案,可以最大限度的發(fā)揮檔案的利用效率,延長(zhǎng)檔案的實(shí)用年限。如果處理不當(dāng)則可能導(dǎo)致檔案資料的損失,甚至損害國(guó)家及檔案所有者的利益。當(dāng)今社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的信息社會(huì),誰(shuí)優(yōu)先掌握以計(jì)算機(jī)技術(shù)為先導(dǎo)的信息技術(shù),將它運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域,誰(shuí)就會(huì)再在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

1 檔案管理信息化的含義

檔案管理信息化就是將檔案資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字形式的檔案,方便以后的存儲(chǔ)和利用。檔案管理信息化可充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的潛能,提高利用率,縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理信息化,還可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。檔案管理信息化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門,容易擴(kuò)大社會(huì)影響,拓寬服務(wù)范圍。檔案管理信息化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段,但檔案管理只要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求,使現(xiàn)在的勞動(dòng)信息化,為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要性、必要性和迫切性

2.1 重要性

1) 計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代科技技術(shù)的產(chǎn)物,它具有數(shù)字化的特點(diǎn),可以使檔案管理規(guī)范化。計(jì)算機(jī)技術(shù)錄入,掃描,微縮等形式的檔案信息(聲音,圖像,文本)都以計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的0或1的 二進(jìn)制來(lái)表示,使檔案管理工作變得規(guī)范準(zhǔn)確。

2) 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有智能化的特點(diǎn)?？梢源龠M(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性。以計(jì)算機(jī)為首的信息技術(shù)具有良好的人機(jī)交互環(huán)境,智能化的判斷能力,能高效,準(zhǔn)確的識(shí)別檔案的相關(guān)信息,自動(dòng)進(jìn)行檔案的檢索,查閱等業(yè)務(wù)。

3) 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。能促進(jìn)檔案信息的共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)(國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET)可以連接世界各地的檔案信息系統(tǒng),使不同區(qū)域的人們可以隨時(shí)方便的查詢對(duì)方的檔案信息。極大的方便了人們對(duì)檔案的查詢需求,節(jié)省了大量的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)。

4) 計(jì)算機(jī)技術(shù)還具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和信息處理能力,可促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化?？梢钥旖轀?zhǔn)確的收集,整理,統(tǒng)計(jì)匯編各種檔案信息(聲音,圖像,文本),利用壓縮技術(shù),可以達(dá)到有效的海量存儲(chǔ)。

總之,計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化,現(xiàn)代化,規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有力手段和主要工具,在現(xiàn)代檔案管理工作中具有十分重要的作用。

2.2 必要性

1) 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用,促進(jìn)檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的最終目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。檔案信息是信息社會(huì)中的一個(gè)重要組成部分,是其中的主要信息資源。二十一世紀(jì)信息時(shí)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)離不開(kāi)信息資源,人類信息資源的開(kāi)發(fā)利用能力成為生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要體現(xiàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)使知識(shí)經(jīng)濟(jì)由意識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力向客觀世界的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)變,促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展,同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用其收集,存儲(chǔ),傳遞,處理信息的能力,有力推進(jìn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的快速發(fā)展。

2) 人類社會(huì)高度依賴信息經(jīng)濟(jì)的各類信息成果。首先,掌握信息技術(shù)的人,可極大的提高其工作效能,能為信息社會(huì)所接受,其從事的工作才能順利進(jìn)行,為社會(huì)所承認(rèn)。其次,在國(guó)際化的社會(huì)化的大生產(chǎn)中很難找到與檔案信息無(wú)關(guān)的事務(wù)。只有大力發(fā)展信息技術(shù),才能在當(dāng)今的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

總之,要做好現(xiàn)代檔案信息管理工作,必須充分利用信息技術(shù),尤其是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為首的信息技術(shù)。

2.3 迫切性

1) 信息社會(huì)為檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)前所未有的機(jī)遇

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)普及以前,西方發(fā)達(dá)國(guó)家已有幾十年的發(fā)展歷史,無(wú)論是計(jì)算機(jī)技術(shù),還是其在檔案信息化的應(yīng)用都領(lǐng)先雨我們。但是,當(dāng)今社會(huì)是世界經(jīng)濟(jì)一體化的社會(huì),信息技術(shù)使先進(jìn)技術(shù)知識(shí)迅速傳播,我們可以享用其先進(jìn)成果,高起點(diǎn)高速度發(fā)展,站在巨人的肩膀上后來(lái)者居上。所以,檔案管理的信息化發(fā)展面臨歷史性的機(jī)遇。

2) 檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用踩剛剛開(kāi)始,實(shí)際成功開(kāi)發(fā)應(yīng)用的項(xiàng)目很少。但是,我們多年積累的珍貴歷史檔案資料非常需要計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)保護(hù),開(kāi)發(fā)和利用。我們目前高速健康發(fā)展的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)迫切需要信息技術(shù)提供方方面面各種各樣的檔案信息。我們和西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用開(kāi)發(fā)隊(duì)伍還很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社會(huì)使現(xiàn)代檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用體系

根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理性質(zhì)和特點(diǎn),并借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),筆者認(rèn)為檔案管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用有以下幾個(gè)方面。

1) 數(shù)字檔案庫(kù)

歷年我們國(guó)家在各級(jí)政府努力下,已經(jīng)積累了很多有價(jià)值的可供利用開(kāi)發(fā)的檔案資料。首先,一些檔案歷史較長(zhǎng),破損嚴(yán)重,如果不抓緊時(shí)間利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字保存,這些檔案也許將永遠(yuǎn)在世界上消失,那樣我們就會(huì)由于工作上的失誤而成為千古的罪人。所以,建立數(shù)字檔案庫(kù)已經(jīng)刻不容緩。目前,在保護(hù)檔案方面,較為成熟的技術(shù)有縮微技術(shù),數(shù)字壓縮存儲(chǔ)技術(shù)。存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì),還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。其次,運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成日常檔案的檢索查閱工作,極大的減少檔案的磨損,把檔案資料的正常程度降到最低,從而延長(zhǎng)檔案的壽命,對(duì)需要永久保存的檔案資料效果特別明顯,使檔案保護(hù)工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

2) 檔案檢測(cè)系統(tǒng)

檔案資料來(lái)源于社會(huì)生產(chǎn)和生活的各個(gè)方面,是現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì),社會(huì)人文歷史狀態(tài)的真實(shí)記錄。古人云“觀歷史可知興替”,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)智能化的特點(diǎn),對(duì)相應(yīng)的社會(huì)問(wèn)題有針對(duì)性的建立監(jiān)測(cè)分析系統(tǒng),及早預(yù)報(bào)事件變化趨勢(shì),防患于未然,采取必要的措施將問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)。例如在1998年的我國(guó)長(zhǎng)江流域特大洪水抗洪搶險(xiǎn)戰(zhàn)斗中,計(jì)算機(jī)汛情預(yù)報(bào)檢測(cè)系統(tǒng)為我國(guó)軍民準(zhǔn)確預(yù)報(bào)汛情,并最終戰(zhàn)勝洪水不可磨滅的汗馬功勞。

3) 檔案信息處理系統(tǒng)

檔案資料來(lái)源于社會(huì)的各個(gè)層面,原本雜亂無(wú)章,沒(méi)有規(guī)律性,不能為社會(huì)各界,特別是高層領(lǐng)導(dǎo)所利用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的收集,整理,匯編,分類,分析,匯總和統(tǒng)計(jì)能力,將紛繁復(fù)雜的檔案資料轉(zhuǎn)化為符合各階層要求的,科學(xué)有序的數(shù)據(jù)情報(bào),利用它們指導(dǎo)生產(chǎn)促進(jìn)生產(chǎn),從而促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和諧社會(huì)的快速發(fā)展。這是檔案資料成為有價(jià)值的能為社會(huì)各界利用的信息的關(guān)鍵。

4) 檔案信息系統(tǒng)

檔案管理工作最終目標(biāo)是為社會(huì)各界提供利用,計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的利用水平,決定著檔案管理的工作水平。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速傳遞,復(fù)制和多媒體技術(shù),建立檔案信息系統(tǒng),充分利用目前日益流行的計(jì)算機(jī)城域網(wǎng),計(jì)算機(jī)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)(INTERNET)技術(shù),將有價(jià)值的檔案資料(聲音,圖像,文本)到世界的任何一個(gè)角落,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用原則

1) 現(xiàn)代檔案管理要依托計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用要面向檔案現(xiàn)代管理未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。二者交叉滲透,相互促進(jìn),相互發(fā)展,形成科技檔案一體化的發(fā)展格局。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí),還需具備一定的自然科學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí),掌握漢字輸入方法,熟練操作計(jì)算機(jī),掌握檔案管理軟件的使用方法。

2) 我們的檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用要走創(chuàng)新,跨越式的發(fā)展道路。檔案管理要充分利用世界上先進(jìn)的科技成果武裝自己,同時(shí)加強(qiáng)創(chuàng)新能力,后來(lái)者居上,發(fā)展自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)能力,這樣才能不至于受制于人,才能百尺竿頭,再上層樓。

3) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用要加強(qiáng)組織,堅(jiān)強(qiáng)管理,堅(jiān)強(qiáng)交流,有組織有計(jì)劃的開(kāi)展合作,分工協(xié)作,優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),使檔案科技化工作健康有序的發(fā)展。

4) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用應(yīng)面向市場(chǎng),走商品化,產(chǎn)業(yè)化,科學(xué)化的道路,堅(jiān)強(qiáng)科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的步伐。

5) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用應(yīng)走開(kāi)放道路。在健全相應(yīng)法制基礎(chǔ)上,建立國(guó)家和世界信息的信息共享機(jī)制,利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享,提高檔案利用價(jià)值。

6) 注重信息安全, 政府的檔案涉及國(guó)家集體利益,特別是涉及國(guó)家秘密的檔案關(guān)系到國(guó)家安全。政府機(jī)構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個(gè)人或部門行為,而是國(guó)家行為。要按照國(guó)家制定的信息安全框架從總體上開(kāi)展信息安全建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原則是必須是在國(guó)家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下,按照國(guó)家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作。

7) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)建立開(kāi)發(fā),流動(dòng),聯(lián)合,競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,檔案管理服務(wù)部門積極進(jìn)行技術(shù)研究,開(kāi)發(fā),應(yīng)用,加快科技應(yīng)用步伐,成為推進(jìn)檔案科技現(xiàn)代化的主體。

8) 國(guó)家要抓好檔案科學(xué)管理研究的立項(xiàng)和科學(xué)成果的嚴(yán)格驗(yàn)收工作,協(xié)調(diào)好重點(diǎn)項(xiàng)目的推進(jìn)工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)催生檔案管理工作的現(xiàn)代化,現(xiàn)代化的檔案管理又進(jìn)一步促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,檔案管理部門應(yīng)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理水平的同時(shí),提高為社會(huì)各界的服務(wù)水平,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最終目標(biāo)。我們相信隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展,我們綜合國(guó)力的不斷加強(qiáng),檔案事業(yè)的明天會(huì)更加美好。

參考文獻(xiàn):

篇8

1.促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提高。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅可以使檔案的信息數(shù)據(jù)得到規(guī)范化的整理，而且還方便了使用者查找所需資料，節(jié)省了大量的檢索時(shí)間，改變了以往檔案手工編目以及查詢繁瑣的缺陷，幫助提高了查找效率。同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案管理工作之中還可以降低以往手工編目的出錯(cuò)率，一旦出錯(cuò)也方便找出和糾正，使得檔案管理更具精準(zhǔn)性和實(shí)時(shí)性，方便了人們查詢信息，幫助提升檔案管理工作的向前發(fā)展。

2.幫助資源實(shí)現(xiàn)共享?；ヂ?lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)方便了檔案的異地管理工作，彌補(bǔ)了以往受到時(shí)間和空間限制的不足，可以使不同地區(qū)的不同使用者隨意查找自己想要的內(nèi)容，真正的實(shí)現(xiàn)了資源共享，促進(jìn)了檔案管理工作的統(tǒng)一管理，提升了檔案管理工作的服務(wù)水平，使檔案信息可以充分發(fā)揮自己的作用，為社會(huì)各方面的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.使檔案信息更加安全。以往的檔案都是紙質(zhì)的，不僅不容易管理，而且容易弄臟弄壞，特別是一旦出現(xiàn)火災(zāi)，那么所有的檔案將毀于一瞬。大量的紙質(zhì)檔案也增加了管理者的管理強(qiáng)度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到檔案管理工作之中之后，不僅解決了紙質(zhì)檔案容易損壞的問(wèn)題，而且降低了管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，更值得一提的是可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置決定是否允許瀏覽涉密檔案，增加了檔案管理的安全性，起到一定的保護(hù)作用和物理隔離。

4.既擴(kuò)充容量又節(jié)省存儲(chǔ)空間。計(jì)算機(jī)在儲(chǔ)存檔案信息的載體主要是光盤、磁盤等形式。相比于紙質(zhì)檔案，這樣可以提高檔案的存儲(chǔ)效率和存儲(chǔ)容量。而傳統(tǒng)的檔案管理就會(huì)占據(jù)庫(kù)房，增加了檔案管理的成本。而且光盤等形式可以保證檔案圖像和信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，使檔案能夠得到全文存儲(chǔ)。如果使用者在查詢檔案的時(shí)候，光盤也可以避免使用者對(duì)檔案造成一定的損壞，保證了檔案的安全，延長(zhǎng)了檔案的使用時(shí)間。就算檔案出現(xiàn)任何問(wèn)題，也可以及時(shí)快速的對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化目標(biāo)。[1]

二、對(duì)將計(jì)算機(jī)運(yùn)用到檔案管理工作中的一些建議

1.建立完善的檔案管理工作體系?？茖W(xué)的檔案管理工作可以為人們提供十分豐富多樣的信息資源，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)各方面的向前發(fā)展，促進(jìn)了人力資源管理的工作水平。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中也是現(xiàn)今檔案管理工作的大勢(shì)所趨，對(duì)此，我們必須建立健全檔案管理工作體系，這樣才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作合理的融合在一起，減少運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生的阻力和問(wèn)題，同時(shí)也要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)行一定的規(guī)范，才能幫助提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.幫助管理人員轉(zhuǎn)變自身的管理思想。在計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛運(yùn)用于社會(huì)各方面的大背景下，檔案信息管理的工作開(kāi)始變得復(fù)雜。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理中是提升檔案信息管理水平的必經(jīng)之路。計(jì)算機(jī)技術(shù)特有的性能可以避免檔案信息丟失并延長(zhǎng)其使用壽命，能在其長(zhǎng)期得到正常使用的基礎(chǔ)上提高查詢者的搜索效率。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和理念已經(jīng)在許多工作經(jīng)驗(yàn)豐富的管理員心中根深蒂固，對(duì)此，我們必須幫助轉(zhuǎn)變管理員的管理理念，讓他們逐漸認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息管理的重大意義。隨著時(shí)間的積累，檔案信息日益增加，隨之帶來(lái)的是檔案管理人員的工作壓力，因而，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平不僅是檔案管理自身建設(shè)的需要，也是解放生產(chǎn)力的需要。

3.幫助管理人員熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)。提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的先決條件就是要提升檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用水平。首先，要對(duì)檔案信息管理人員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)。對(duì)于部分工作人員的厭煩和抵觸心理，指導(dǎo)人員應(yīng)先說(shuō)明計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案信息管理工作帶來(lái)的巨大便利。對(duì)于檔案信息管理工作中需要的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、實(shí)踐操作，應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的講解，確保每一位培訓(xùn)人員都能掌握并熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升其檔案管理水平和效率。同時(shí)，也要對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)分工，避免出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象。在計(jì)算機(jī)技術(shù)被合理運(yùn)用到檔案管理工作中之后，要重新安排管理人員的工作，這是由于在計(jì)算機(jī)技術(shù)得到運(yùn)用之后，管理人員的工作強(qiáng)度和工作壓力逐漸減少，如果仍然按照以往的工作模式，就會(huì)出現(xiàn)人力資源被閑置的現(xiàn)象，只要重新進(jìn)行分工之后，才能使人力資源得到最大化的利用，也才能提升工作人員的服務(wù)水平。在平時(shí)也要幫助工作人員意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案信息管理的重要性，只有工作人員的思想水平上升到了一定的層次，才能促進(jìn)自身工作能力的進(jìn)步。

4.建立健全一個(gè)完整的檔案資源庫(kù)。要想提高檔案管理工作的計(jì)算機(jī)水平還必須不斷完善自身檔案信息庫(kù)的建設(shè)，使檔案信息得到有效的管理和運(yùn)用。作為所有信息資源的載體，檔案信息庫(kù)必須不斷更新和完善，才能不被時(shí)代所拋棄。根據(jù)信息庫(kù)中存在的信息不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，要按照不同的信息來(lái)進(jìn)行科學(xué)合理的分類，才能保證合理有效的提取檔案信息。同時(shí)，也要定期對(duì)檔案信息庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，才能保證檔案信息庫(kù)在頻繁的使用后還能得到正常使用，對(duì)于信息庫(kù)中存在的一些問(wèn)題也才能及時(shí)解決，力保信息庫(kù)的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息庫(kù)要以快捷服務(wù)為建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)。在此基礎(chǔ)之上盡可能的擴(kuò)充檔案的信息量，確保信息庫(kù)能夠發(fā)揮出自己的作用，更好的服務(wù)于社會(huì)。[2]

篇9

一、計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）在檔案管理實(shí)際工作中，沒(méi)有一個(gè)完整的體系。往往是各個(gè)部門各自檔案信息，建設(shè)各自的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)渠道，造成網(wǎng)絡(luò)的層次不一，檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都不能有機(jī)結(jié)合，缺乏通用性，因此，檔案管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化流程和規(guī)范化操作。計(jì)算機(jī)操作要想引入檔案管理工作中，必須要有一個(gè)統(tǒng)一的工作規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理工作存在著記錄檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和檔案文件質(zhì)量良莠不齊的狀況，這嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作信息化進(jìn)程。

（二）電子檔案信息存在著安全隱患。在全球化和網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展時(shí)代，因特網(wǎng)具有共享性和開(kāi)放性等特征，進(jìn)而任何人都可以自由進(jìn)出入因特網(wǎng)，這樣提供便利的同時(shí)，也增加了電子檔案信息的安全隱患。目前，很多政府部門在政府電子政務(wù)系統(tǒng)上直接和流轉(zhuǎn)公文，這些信息在傳輸過(guò)程中很容易被竊聽(tīng)、篡改。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案管理工作，需要面臨復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即使是一個(gè)小小的疏忽都有可能造成嚴(yán)重的不可挽回的損失。每天都有大量的互聯(lián)網(wǎng)非法訪問(wèn)數(shù)量，而我國(guó)現(xiàn)有的防火墻技術(shù)遇到高技術(shù)的黑客根本沒(méi)有反抗能力，電子檔案資料在這樣的情況下，安全遭受嚴(yán)重的威脅。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理工作的運(yùn)用對(duì)策

（一）在檔案管理中普及計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促使人們檢索更加方便，檔案信息資源利用更加便捷，就需要將檔案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有利于檔案編目和檢索的自動(dòng)化，有利于檔案自動(dòng)存儲(chǔ)，有利于電子文檔管理操作等。因此，各檔案部門需要重視在檔案工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（二）提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，人們已經(jīng)越來(lái)越明白檔案的重要性，因此，各單位的檔案管理工作人員需要緊跟時(shí)代的步伐，不斷提高自身道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和整體工作能力，檔案管理工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)之后，檔案工作人員需要更新檔案管理設(shè)備，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行技術(shù)，比如，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，以便在工作中能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成對(duì)檔案資料的搜集、管理以及保存等。此外，檔案工作人員需要具有開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，才能順應(yīng)社會(huì)各界對(duì)檔案資源的需求增長(zhǎng)趨勢(shì)。

（三）建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)。建立和完善相應(yīng)的法律法規(guī)，讓電子版檔案受到法律的保護(hù)，同時(shí)賦予法律效力，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一樣，具有相應(yīng)的證明功能，在現(xiàn)有的法律基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步明確電子檔案的法律效力和法律地位，同時(shí)頒布更加符合電子檔案管理的法律法規(guī)，制定詳細(xì)的操作細(xì)則，保證電子版檔案具有真實(shí)性、互聯(lián)性，起到憑證作用。

（四）加大科技投入。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的復(fù)雜環(huán)境，為了加強(qiáng)檔案信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的安全性，就需要加大科技投入，運(yùn)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)，采用并且多研發(fā)和完善有效的計(jì)算機(jī)軟件。這些軟件必須能滿足不同檔案管理部門和單位進(jìn)行檔案管理的具體要求，因此，這些軟件必須功能齊全，操作方便，具有高度兼容性，具有較高的安全性。

（五）制定完善的檔案管理體系。計(jì)算機(jī)引入檔案管理工作中，需要加強(qiáng)管理的長(zhǎng)期規(guī)劃，形成統(tǒng)一的、科學(xué)的、合理的檔案管理體系，制定詳細(xì)的規(guī)章制度，明確檔案管理工作中需要注意的事項(xiàng)，具體的工作流程，使得計(jì)算機(jī)檔案管理工作職責(zé)更加明確，操作更加規(guī)范，因而達(dá)到更好的管理效果。

篇10

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)；檔案；管理

中圖分類號(hào)：S220 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)： 1674-0432（2011）-10-0130-1

近幾年，隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，多年來(lái)國(guó)家對(duì)農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼政策力度的加大，農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平不斷提高，各類農(nóng)用機(jī)械分布于千家萬(wàn)戶。以便于及時(shí)準(zhǔn)確地掌握好全縣農(nóng)用機(jī)械、駕駛?cè)藛T和操作機(jī)手的數(shù)量及發(fā)展變化情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械的全面安全監(jiān)督管理，應(yīng)實(shí)行農(nóng)機(jī)檔案的三有管理制，即以縣級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)的檔案內(nèi)容管理為中心的，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村三級(jí)農(nóng)機(jī)檔案的管理。

1 農(nóng)機(jī)檔案管理具有以下特點(diǎn)

其一，農(nóng)機(jī)具的保有量逐年增多，種類比較繁雜。

其二，拖拉機(jī)變動(dòng)比較頻繁。

其三，由過(guò)去的單一經(jīng)營(yíng)形式轉(zhuǎn)為多種經(jīng)營(yíng)形式。

其四，新駕駛員及操作機(jī)手?jǐn)?shù)量增多。

這些特點(diǎn)給農(nóng)機(jī)檔案的管理帶來(lái)一定困難和復(fù)雜性。為了使農(nóng)機(jī)檔案盡量與目前的農(nóng)機(jī)狀況和監(jiān)理工作的實(shí)際需要相適應(yīng)，要根據(jù)縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村的具體情況，分別制定檔案管理的具體方法和內(nèi)容。筆者的具體意見(jiàn)如下：

2 縣級(jí)檔案的管理，包括以下內(nèi)容

1.駕駛員和操作機(jī)手的建檔內(nèi)容和檔案的管理。

2.拖拉機(jī)及其他機(jī)械的建檔內(nèi)容和檔案的管理。

3.農(nóng)機(jī)事故的檔案管理和內(nèi)容。

鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）農(nóng)機(jī)檔案由農(nóng)機(jī)管理服務(wù)站建立，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）監(jiān)理人員專人負(fù)責(zé)管理。對(duì)拖拉機(jī)、其他農(nóng)業(yè)機(jī)械、駕駛員及操作機(jī)手建立農(nóng)業(yè)機(jī)械登記卡片檔案。再以村為單位建立分臺(tái)賬，以便于進(jìn)行監(jiān)督管理和搞技術(shù)咨詢服務(wù)。

村級(jí)檔案由村農(nóng)機(jī)安全員負(fù)責(zé)建立和管理，主要是以自然村為單位的農(nóng)機(jī)和駕駛員及操作機(jī)手的登記冊(cè)，同時(shí)建立以村為單位、以上戶和取得證件時(shí)間為順序的臺(tái)賬，做好農(nóng)機(jī)牌證管理工作。

3 三級(jí)檔案的建立，給農(nóng)機(jī)管理工作提供了科學(xué)數(shù)據(jù)

一是能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握全縣拖拉機(jī)和其他農(nóng)業(yè)機(jī)械的保有量、駕駛?cè)藛T和操作機(jī)手的數(shù)量及技術(shù)素質(zhì)。

二是可以消滅拖拉機(jī)和其他機(jī)具漏檢上戶現(xiàn)象。

三是對(duì)營(yíng)機(jī)戶買賣成交變動(dòng)后的拖拉機(jī)及其他農(nóng)業(yè)機(jī)械，村安全員能積極協(xié)助辦理異動(dòng)過(guò)戶或轉(zhuǎn)籍手續(xù)。