導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財(cái)務(wù)檔案的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

雖然財(cái)務(wù)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，高校在管理財(cái)務(wù)檔案方面存在一系列亟待解決的問題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）對財(cái)務(wù)檔案管理重視不足。財(cái)務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要工作，但是由于高校財(cái)務(wù)工作人員的數(shù)量比較少，承擔(dān)的任務(wù)也比較繁雜，所以對財(cái)務(wù)檔案的收集、整理重視不足，導(dǎo)致部分有價(jià)值性的財(cái)務(wù)檔案損毀、缺失，無法發(fā)揮真正的功能。

（二）高校財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。如今，大多數(shù)高校都沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，基本是會計(jì)人員兼任的，他們沒有接受過專門的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，所以對財(cái)務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不甚清晰，導(dǎo)致整理出來的財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量不高、分類不科學(xué)、裝訂也不夠規(guī)范。久而久之，就會導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案隨著其他無用資料被一起銷毀。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)是實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數(shù)高校并沒有設(shè)置此機(jī)構(gòu)，所以導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會計(jì)人員完成會計(jì)檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、提升高校財(cái)務(wù)檔案管理效率的策略

針對已經(jīng)存在的一系列問題，高?？梢圆扇∫韵聨c(diǎn)方法予以解決：

（一）提高對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度。只有對財(cái)務(wù)檔案管理工作提高重視程度，才會對其投入人力、物力和財(cái)力。高校領(lǐng)導(dǎo)要意識到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性與必要性，積極構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況設(shè)置專職人員管理財(cái)務(wù)檔案，還要完善相關(guān)的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)校的總體工作中，使學(xué)校上下都能意識到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義。

（二）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要，從事這項(xiàng)工作的人員必須素質(zhì)高、能力強(qiáng)，還要具備一定的法律知識，因?yàn)椴糠重?cái)務(wù)檔案涉及學(xué)校機(jī)密。在安排財(cái)務(wù)檔案管理工作人員時(shí)，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財(cái)務(wù)檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓(xùn)，組織他們到先進(jìn)單位進(jìn)行參觀，引導(dǎo)他們參加專題講座，以此提高他們的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，增長見識、開拓視野。并對他們進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)。

（三）設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。高校配置了穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員隊(duì)伍，還應(yīng)該設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并落實(shí)目標(biāo)管理責(zé)任制，將財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)績作為工作人員參加晉升、評比的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過獎優(yōu)罰劣，最大程度地調(diào)動工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動性。（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后，已然邁入信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，社會各個(gè)領(lǐng)域都深受其影響。所以高校加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)有其自身之義。為了實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，高校必須提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度，加快財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息的資源共享，盡快實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、使用快捷化和服務(wù)現(xiàn)代化，使財(cái)務(wù)檔案信息能夠發(fā)揮最大化的效用與功能。

三、結(jié)束語

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摘 要：加強(qiáng)行政事務(wù)單位財(cái)務(wù)和預(yù)算管理隊(duì)伍的建設(shè)，充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，認(rèn)真分析檔案管理中存在的問題，并且能夠找到其中存在的缺陷和不足，為了能夠順利進(jìn)行檔案管理工作探討出進(jìn)一步的解決對策。只有這樣才能充分的認(rèn)識到行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，以及為財(cái)政事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步作出了貢獻(xiàn)。本文首先簡要介紹了財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，然后對事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題和完善策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案；管理措施

1 財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

我國現(xiàn)在是一個(gè)發(fā)展中國家，在現(xiàn)代化建設(shè)的途中，對于資金投入的需求量很大，在近幾年，盡管我國的財(cái)政收入和原來相比較提高了一些，但是還是沒有達(dá)到該達(dá)到的要求。對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，不僅能明確記載真實(shí)收入與支出的情況之外，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行歸類分檔時(shí)，在進(jìn)行預(yù)算編制、進(jìn)行制定工作時(shí)，也可以將其作為參考資料。除此之外，對我國的事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)，也可以為等級的財(cái)政部門的財(cái)政進(jìn)行管理供應(yīng)有關(guān)數(shù)據(jù)；對事業(yè)單位而言，財(cái)政撥付款本來是做社會公益的，可惜的是，在現(xiàn)在生活中常常會挪用辦公室經(jīng)費(fèi)。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因是沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理，甚至都不進(jìn)行建檔，還有的在記錄上弄虛作假。所以，這樣不僅浪費(fèi)了國家有限的財(cái)政資源，還讓人走上了歧途。

2 財(cái)務(wù)檔案管理中常遇到的問題

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會計(jì)檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計(jì)檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度

財(cái)務(wù)檔案管理工作中首先表現(xiàn)出來的問題就是事業(yè)單位對財(cái)務(wù)檔案管理的不重視以及財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)存在的偏差。從重視程度來看，有兩個(gè)方向的偏差點(diǎn)。第一點(diǎn)是日常維護(hù)和管理檔案的人員不夠重視，他們通常法律意識比較薄弱，責(zé)任心不夠強(qiáng)又或者說是職業(yè)道德水平偏低。第二個(gè)偏差點(diǎn)屬于事業(yè)單位高層的不重視，而這個(gè)不重視往往和領(lǐng)導(dǎo)階層的作風(fēng)有關(guān)系，其具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層上面的宣傳力度不夠和長期性出錯(cuò)方針的影響。

2.3 網(wǎng)絡(luò)安全存在很大隱患

會計(jì)電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會計(jì)運(yùn)用在會計(jì)檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優(yōu)勢，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。

2.4 管理人員素質(zhì)的偏差

從當(dāng)前經(jīng)濟(jì)文化政治背景來看，整體上領(lǐng)導(dǎo)層的作風(fēng)明顯改善，并朝著較好的方向發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層方面通過“各種換血”會越來越保持其積極作用，而反觀基層檔案管理人員的整體素質(zhì)卻不能得到很大程度上的改變，這是由于事業(yè)單位工作特性所決定的。常態(tài)性的工作造就了很多素質(zhì)偏低的財(cái)務(wù)管理人員，一方面他們的文化整體偏低，只有很少人的學(xué)歷超過大專；另一方面是他們的職業(yè)技能偏低，如有的是會計(jì)人員兼職管理檔案，有的檔案管理人員不具備會計(jì)從業(yè)資格，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理量的增大，檔案管理人員的綜合素質(zhì)必定備受關(guān)注。

3 提升財(cái)務(wù)檔案管理水平的措施

3.1 建立健全完善的事業(yè)單位會計(jì)檔案制度

《檔案法》和《會計(jì)檔案管理辦法》是財(cái)務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識入手，充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作對本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計(jì)檔案管理制度，進(jìn)而達(dá)到會計(jì)檔案管理步入正規(guī)化管理。

3.2 做好數(shù)據(jù)備份和網(wǎng)絡(luò)安全管理

對于會計(jì)電算化下形成的數(shù)據(jù)信息，要及時(shí)備份進(jìn)行保存，防止會計(jì)數(shù)據(jù)信息的丟失；以紙介質(zhì)形式連同其它會計(jì)檔案、電腦磁盤一同保管；同時(shí)要做好網(wǎng)絡(luò)的安全管理、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，并指定專業(yè)的、固定的網(wǎng)絡(luò)安全人員對財(cái)務(wù)系統(tǒng)定期進(jìn)行安全維護(hù)，防止惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改數(shù)據(jù)信息。

3.3 加強(qiáng)崗位人才的培訓(xùn)力度

現(xiàn)在絕大多數(shù)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)都不是很高，學(xué)歷較低、知識水平較差者比比皆是，這對事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展來說十分不利。對此，事業(yè)單位管理人員必須要予以高度重視，加強(qiáng)檔案管理在職人員的教育和培訓(xùn)，定期開展相關(guān)活動，平時(shí)多多組織學(xué)習(xí)的機(jī)會，充分利用各種有效資源加大在職人員的培訓(xùn)力度，幫助他們不斷提高專業(yè)水平與自我修養(yǎng)。使其更好的在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱。

3.4 提升事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督管理力度

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)監(jiān)督管理過程中，由于內(nèi)部監(jiān)管力度匱乏導(dǎo)致財(cái)務(wù)資金使用過程中存在著較大的隨意性。要對于事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)管力度以加強(qiáng)，就需要對于財(cái)務(wù)人員的各項(xiàng)管理工作以高度重視，且將財(cái)務(wù)監(jiān)督管理納入事業(yè)單位管理制度中，不斷調(diào)整和完善財(cái)務(wù)監(jiān)管機(jī)制，實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)管體系的科學(xué)化管理，以將各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)落實(shí)到位，發(fā)揮監(jiān)督管理的科學(xué)性。特別是事業(yè)單位處于資金使用權(quán)限的有限性，就更需要財(cái)務(wù)監(jiān)管人員配合審計(jì)人員對于事業(yè)單位的財(cái)務(wù)實(shí)施監(jiān)督管理，以提升財(cái)務(wù)監(jiān)管的控制力度。

3.5 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案保密工作

首先是務(wù)檔案室的選址和建造，根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案室的選址工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案室與辦公區(qū)域的分離，財(cái)務(wù)檔案室與閱覽室的分離。財(cái)務(wù)檔案室要做好門窗加固工作，做好防盜防潮工作。其次是由專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的看管，無關(guān)人員不得進(jìn)入，需要利用財(cái)務(wù)檔案資料的必須依據(jù)相應(yīng)的程序登記進(jìn)出。

3.6 建設(shè)并完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理的日常工作中扮演者越來越重要的角色，建立符合自身發(fā)展需求的財(cái)務(wù)管理的信息系統(tǒng)實(shí)在是大勢所趨的一件事。與傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)相區(qū)別的是現(xiàn)有信息化檔案管理系統(tǒng)不再是以紙張為媒介，來實(shí)現(xiàn)信息的儲存于傳遞，傳統(tǒng)檔案管理也正在向數(shù)字化檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。而建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)不僅可以充分利用有限的勞動力資源，更能在源頭保證信息序列的完整化，大幅提高財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率。

與此同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案綜合運(yùn)用時(shí)，良好的信息化系統(tǒng)可以通過對遠(yuǎn)程檢索和公共使用目錄的預(yù)設(shè)來加強(qiáng)檔案的調(diào)動和利用性能。在經(jīng)過長時(shí)間的建設(shè)和完善后，采取多媒體、多終端、線上線下的信息查詢功能，更可以拓寬檔案信息的利用率。

結(jié)束語：

總之，這是一個(gè)信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代，事業(yè)單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進(jìn)的管理模式。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業(yè)單位的發(fā)展，需要跟上時(shí)代迅速邁進(jìn)的腳步。

參考文獻(xiàn)：

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[2]財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化研究[J]. 寧寧.城建檔案. 2016（03）

[3]財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題及對策探討[J]. 張曉紅.辦公室業(yè)務(wù). 2016（05）

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關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案 問題 對策

會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而，會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

一、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠， 缺乏充分的認(rèn)識， 意識淡薄，導(dǎo)致會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會計(jì)檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2.會計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案的齊全性和完整性。

3.會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

5.紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計(jì)信息疏于管理，造成會計(jì)信息的丟失；由于會計(jì)電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。

二、完善會計(jì)檔案管理工作的對策

1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《 會計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

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一、高校電算化會計(jì)檔案管理的內(nèi)容

隨著信息技術(shù)的普及，電算化的會計(jì)檔案逐漸在各個(gè)單位和部門當(dāng)中得以應(yīng)用，并取得了良好的效果。在高校的財(cái)務(wù)管理過程中，會計(jì)檔案起到了不可替代的作用，是各項(xiàng)會計(jì)工作得以展開的基礎(chǔ)。高校的會計(jì)檔案記錄著高校中的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)活動，因此高校必須重視對財(cái)務(wù)檔案的管理。

（一）會計(jì)檔案是會計(jì)信息的重要來源和載體

會計(jì)檔案對于提高高校的會計(jì)工作水平具有極大的意義。會計(jì)檔案能夠促進(jìn)會計(jì)工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會計(jì)檔案管理起到了會計(jì)核算的基礎(chǔ)性作用，在管理過程中必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)由專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。會計(jì)數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要的數(shù)據(jù)信息。會計(jì)電算化的實(shí)行使得賬簿、報(bào)表等內(nèi)容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲更加的方便。

（二）會計(jì)檔案的收集工作

隨著會計(jì)電算化的應(yīng)用，系統(tǒng)中所包含的會計(jì)檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進(jìn)行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲有重要信息的會計(jì)電算化設(shè)備，在日常工作的過程中要做好安全保護(hù)，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時(shí)，還要定期對會計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，確認(rèn)文件的保存限期，對于一些沒有價(jià)值的信息應(yīng)當(dāng)及時(shí)的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。

二、高校會計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后

會計(jì)檔案的管理需要應(yīng)用到現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)，并且要充分利用現(xiàn)有的會計(jì)信息資源，將其有效地應(yīng)用到日常的會計(jì)信息管理過程中。然而，我國高校的會計(jì)管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會計(jì)檔案管理的意識和概念，對會計(jì)檔案的重要性沒有明確的認(rèn)識，認(rèn)為會計(jì)檔案的內(nèi)容單一、管理簡單，尤其是對于會計(jì)檔案的電算化管理沒有引起關(guān)注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應(yīng)有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財(cái)務(wù)部門的人員進(jìn)行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導(dǎo)致會計(jì)信息的丟失和篡改。

（二）會計(jì)檔案資料收集不齊全，忽視對會計(jì)電算化會計(jì)檔案的管理

會計(jì)檔案中包含著重要的會計(jì)信息，如會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。在進(jìn)行這些資料的管理時(shí)應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)信息的類型進(jìn)行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進(jìn)行分類管理。在會計(jì)電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。

（三）會計(jì)檔案管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性

高校對會計(jì)檔案的管理普遍缺乏科學(xué)合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會計(jì)檔案管理制度》中的相關(guān)要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點(diǎn)的會計(jì)檔案管理體系，導(dǎo)致會計(jì)檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計(jì)檔案的管理人員素質(zhì)也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學(xué)校在會計(jì)檔案管理上投入的經(jīng)費(fèi)明顯不足，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理場所狹小、混亂，極易導(dǎo)致信息的丟失。

在會計(jì)管理觀念上，許多會計(jì)檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學(xué)性和有效性，導(dǎo)致會計(jì)檔案的整理十分混亂。在會計(jì)檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進(jìn)行及時(shí)的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

（四）輕視會計(jì)檔案對高校發(fā)展的作用

由于受到傳統(tǒng)會計(jì)管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計(jì)檔案的重要性引起重視，認(rèn)為會計(jì)檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致高校在會計(jì)檔案管理方面投入的人力物力嚴(yán)重不足，影響了會計(jì)檔案功能與作用的發(fā)揮。

三、加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)普及宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識

會計(jì)檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內(nèi)容，是考察高校經(jīng)濟(jì)狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)極大對會計(jì)檔案重要性的宣傳工作，普及《會計(jì)法》、《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)高校管理人員對會計(jì)檔案的認(rèn)識，將會計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作內(nèi)容在進(jìn)行。

（二）健全高校會計(jì)檔案管理制度，推動會計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展

會計(jì)檔案中包含著豐富的內(nèi)容，這使得會計(jì)檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計(jì)檔案管理的質(zhì)量，在管理的過程中應(yīng)當(dāng)制定完善的計(jì)劃和方案，最終形成一個(gè)完善的高校會計(jì)檔案管理制度。高校的會計(jì)管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實(shí)際，建立切實(shí)可行的管理體系，使得會計(jì)檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的會計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，提高會計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進(jìn)行制度的完善。

（三）遵循會計(jì)檔案管理原則

《會計(jì)檔案管理辦法》是會計(jì)檔案管理的主要依據(jù)，在實(shí)際的工作與管理過程中，高校的會計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會計(jì)信息的核實(shí)與監(jiān)督工作。在會計(jì)檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。

（四）積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理會計(jì)檔案

在會計(jì)檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應(yīng)當(dāng)積極地與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大的提高會計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。高校在進(jìn)行會計(jì)檔案管理時(shí)，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應(yīng)的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計(jì)信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動的分類、整理、檢索等過程。相關(guān)財(cái)務(wù)和會計(jì)人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進(jìn)行及時(shí)的調(diào)用。這樣不僅節(jié)省了管理的時(shí)間，還能限制系統(tǒng)的訪問權(quán)限，提高了會計(jì)信息的安全性。

四、結(jié)語

篇5

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案；管理工作；高校

高校檔案管理作為高校內(nèi)部反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最為重要的參考資料，同時(shí)也是保存高校歷史發(fā)展以及記錄高校實(shí)際經(jīng)濟(jì)情況的重要證據(jù)，是整個(gè)高校檔案重要的組成部分之一。對于高校而言，其檔案的全面性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性直接左右這高校教育事業(yè)前進(jìn)的步伐，隨著二十一世紀(jì)我國經(jīng)濟(jì)社會的逐步發(fā)展，高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作也逐漸成為了高校檔案管理中的一大重點(diǎn)。如何才能完善高校財(cái)務(wù)管理，并且有效提高相應(yīng)的管理效率，是目前所有高校面臨的一大重點(diǎn)問題。

一、高校財(cái)務(wù)方面檔案管理工作的具體內(nèi)容

我國財(cái)務(wù)管理的會計(jì)檔案主要包括了以下幾大常規(guī)類別：a、會計(jì)憑證類；b、會計(jì)賬薄類；c、財(cái)務(wù)報(bào)告類；d、其他類；e、電算方面會計(jì)檔案；同時(shí)還包括了一些非常規(guī)類檔案，分別是：a、在每年都會做出一份數(shù)據(jù)庫的備份資料；b、在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理軟件（系統(tǒng)）升級時(shí)所留下的老數(shù)據(jù)庫備份資料；c、由財(cái)會系統(tǒng)管理員做出的系統(tǒng)管理維護(hù)方面的記錄信息；d、其他被存檔的相關(guān)數(shù)據(jù)資料以及有關(guān)數(shù)據(jù)信息。

二、就目前財(cái)務(wù)檔案管理中所出現(xiàn)的問題分析

（1）對于財(cái)務(wù)檔案管理方面的意思還有待加強(qiáng)

前文中曾經(jīng)提及財(cái)務(wù)管理工作的具體意義就在于為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為歷史記錄，但是由于目前高校財(cái)務(wù)管理相關(guān)的工作人員數(shù)量較少，同時(shí)所需要負(fù)責(zé)的任務(wù)量相當(dāng)繁重，當(dāng)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案有關(guān)資料的手機(jī)或是整理時(shí)，常常得不到應(yīng)有的重視，高校對于財(cái)務(wù)管理工作重要性的認(rèn)識還極為低下，工作意識還有很大的上升空間，所以導(dǎo)致一部分的檔案被無故損毀或是缺失。

（2）財(cái)務(wù)檔案管理方面的工作人員業(yè)務(wù)水平較低，達(dá)不到具體工作要求

就目前而言，各高?；旧蠜]有財(cái)務(wù)檔案管理工作的專業(yè)性人才，基本上是由會計(jì)人員進(jìn)行兼任，他們沒有受過檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，同時(shí)在經(jīng)驗(yàn)上，也有極大的缺乏，這些根本原因?qū)е滤麄冊谶M(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)對于檔案相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)以及要求不清楚，更不懂得檔案有關(guān)的操作規(guī)程，經(jīng)過整理得出的檔案案卷整體質(zhì)量低下、分類不具備科學(xué)性以及不具備復(fù)查的意義。這樣不但使得財(cái)務(wù)檔案在以后的尋找中極為不方便，同時(shí)也使得這些資料在以后可能會隨其他資料而被無故處理。

（3）財(cái)務(wù)檔案相關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不具備基本的規(guī)范性

所謂的財(cái)務(wù)檔案方面的管理機(jī)構(gòu)，其意義在于：是對整個(gè)檔案管理工作的有效保證，同時(shí)也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市場而言，許多學(xué)校在實(shí)際工作中并沒有對此機(jī)構(gòu)進(jìn)行詳細(xì)有效地設(shè)置，在對于類似工作的同時(shí)，仍然是由其他部門的人員兼任處理。由于財(cái)務(wù)檔案管理工作中的不具體，機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的不規(guī)范，使得財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作受到極大地影響。

三、相應(yīng)的解決辦法概述

（1）對高校進(jìn)行檔案管理方面的教育，使其認(rèn)識檔案管理的基本性質(zhì)以及重要性

對于財(cái)務(wù)檔案相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)階層而言，必須使其提高對財(cái)務(wù)檔案的認(rèn)識，并且對財(cái)務(wù)檔案管理的有關(guān)工作提高重視程度，積極著手與建立完善、健全的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)必須依照本高校的實(shí)際規(guī)模對高校檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行一定詳細(xì)的設(shè)置。并且制定出詳細(xì)有效地管理目標(biāo)，明確各部分間的具體責(zé)任內(nèi)容，處理好檔案管理工作的大事小事。

（2）提高相應(yīng)的管理人員綜合素質(zhì)

對高校財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作人員而言，其必須具備一定的素質(zhì)涵養(yǎng)以及工作能力，同時(shí)還必須具備一定程度的法律意識以及法律認(rèn)識。在對于相關(guān)工作人員的選擇上，必須選擇綜合素質(zhì)突出、個(gè)人工作能力極強(qiáng)的人員來進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作。對已有工作人員，進(jìn)行一定的財(cái)務(wù)檔案管理方面的教育培訓(xùn)，提升工作水平，增強(qiáng)他們的檔案管理保密意識以及責(zé)任意識。

（3）必須設(shè)立針對性較強(qiáng)的財(cái)務(wù)檔案方面的管理機(jī)構(gòu)

如果擁有了高素質(zhì)以及高能力的管理人員之后，就必須建立一套具備一定規(guī)范性以及針對性的財(cái)務(wù)檔案方面的管理機(jī)構(gòu)，合理實(shí)施管理目標(biāo)責(zé)任制，并且將相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)歸納到對工作人員的年度考核標(biāo)準(zhǔn)之中。通過一系列的賞善罰惡的獎懲措施來提高工作人員的積極性。

（4）建立專門的資料保管庫房

對于財(cái)務(wù)檔案的存儲，必須按照國家有關(guān)規(guī)定建立專門的庫房進(jìn)行儲存工作，如果某些高校不具備單獨(dú)興建庫房的能力，那么也必須將庫房與辦公室、閱覽室有效的區(qū)分開來。同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理相關(guān)的硬件設(shè)施，進(jìn)行庫房建設(shè)的同時(shí)，必須保證建成后具備一定的防范措施：防火、防盜、防塵、防霉等具體防范內(nèi)容。并且制定出相關(guān)的庫房管理政策，禁止與相關(guān)管理工作無關(guān)的人進(jìn)入其中，有效的保證庫房內(nèi)檔案的安全，同時(shí)對財(cái)務(wù)檔案可能受到的自然損害進(jìn)行防范，以保證資料的完整性。

（5）建立一定完整的信息化管理系統(tǒng)

隨著時(shí)展，必須將信息化與與財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起，必須將財(cái)務(wù)檔案方面的管理工作重心逐漸向信息化靠攏，建立一套具備一定獨(dú)立性以及精確程度的信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息有網(wǎng)可查、有網(wǎng)可存，這樣即方便了對于檔案的歸類、儲存，同時(shí)對于日后的查找也帶來的極大程度的方便性。

四、小結(jié)

總而言之，為了順應(yīng)二十一世紀(jì)高速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)，各高校必須對自身財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行一定程度的強(qiáng)化，對相應(yīng)的管理辦法、手段進(jìn)行一定的優(yōu)化，努力培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)、高能力的財(cái)務(wù)管理人才，提升本校整體的財(cái)務(wù)檔案方面的管理水平，增強(qiáng)相關(guān)的憂患意識，對財(cái)務(wù)檔案的潛在左右以及具體內(nèi)容進(jìn)行充分的發(fā)揮，使其可以更好的為高校服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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篇6

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案 問題 對策

會計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而,會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問,需要會計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

一、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠, 缺乏充分的認(rèn)識, 意識淡薄，導(dǎo)致會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會計(jì)檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2.會計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案的齊全性和完整性。

3.會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

5.紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計(jì)信息疏于管理，造成會計(jì)信息的丟失；由于會計(jì)電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。

二、完善會計(jì)檔案管理工作的對策

1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄?會計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定： “各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

2.加強(qiáng)會計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識?！币虼耍鲉挝粦?yīng)該依法加強(qiáng)對會計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計(jì)檔案管理知識和操作技能，作為會計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。

3.建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。

4.要定期進(jìn)行會計(jì)檔案資料鑒定銷毀?！稌?jì)檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計(jì)檔案人員會同財(cái)會部門，積極搞好會計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無價(jià)值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

5.同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財(cái)務(wù)會計(jì)檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以,在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時(shí),需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。

總之，在新的歷史條件下會計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

篇7

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；創(chuàng)新模式

一、加強(qiáng)新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的重要性分析

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作主要是根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)、政策以及財(cái)務(wù)制度等方面的規(guī)定，而制定出的一種有計(jì)劃的編制單位預(yù)算體系，其可以科學(xué)合理的運(yùn)用資金與使用來核算與控制自身單位的經(jīng)濟(jì)活動，從而確保行政事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作可以順利運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，做好行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作的主要理念就是，盡可能以最小的資金成本為現(xiàn)代社會與人民提供更多的切實(shí)服務(wù)項(xiàng)目與利益。而財(cái)務(wù)檔案管理工作是確保財(cái)務(wù)管理工作可以順利開展的主要因素，所以做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，才可以有效推動我國各項(xiàng)事業(yè)的安全發(fā)展，而且還可以有效節(jié)約“三公經(jīng)費(fèi)”，為國家的財(cái)產(chǎn)安全提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，不斷完善與創(chuàng)新管理模式同時(shí)不斷促進(jìn)與完善行政事業(yè)單位的經(jīng)營體制，可以有效提高行政事業(yè)單位的工作效率，使行政事業(yè)單位可以為現(xiàn)代社會與人民提供更多更好的公共服務(wù)，切實(shí)以民眾民生為理念，全面抓好以為民生謀取更多福祉，從而推動現(xiàn)代社會與國民經(jīng)濟(jì)的雙向發(fā)展。

二、新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題

1.財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識不足

在行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理部門中，無論是管理人員還是工作人員沒有充分理解財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，從行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的角度而言，在財(cái)務(wù)部門的工作人員所考慮的主要是鐵路督察各管一段的工作理念，雖然知道財(cái)務(wù)檔案的管理非常重要，但卻認(rèn)為那是財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作，而財(cái)務(wù)檔案的管理人員所考慮的主要是在所有財(cái)務(wù)檔案中，都會有相應(yīng)的環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人與審核員，自己只需要做好財(cái)務(wù)檔案的保管與銷毀工作就可以。從財(cái)務(wù)檔案管理人員的角度而言，行政事業(yè)單位對于財(cái)務(wù)部門的資金核算等管理工作較為重視，但是對于財(cái)務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容并不是非常重視，甚至是經(jīng)常被忽略掉。而且在工作人員需要財(cái)務(wù)檔案的時(shí)候才會對其有所重視，但在重視的同時(shí)也會感覺使用財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)手續(xù)較為煩瑣。

2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)不足

在財(cái)務(wù)檔案的管理工作中經(jīng)費(fèi)不足主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一點(diǎn)，雖然在行政事業(yè)單位中財(cái)務(wù)檔案部門是其中的一部分，但對于財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門都沒有明確的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，在部門中的員工、場地、設(shè)施等多方面產(chǎn)生的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，通常都是由行政事業(yè)單位提供，這樣在部門日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中就沒有可以預(yù)算的經(jīng)費(fèi)，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的管理工作缺少經(jīng)費(fèi)方面的保障。第二點(diǎn)，在大部分行政事業(yè)單位中對于財(cái)務(wù)檔案的管理工作的認(rèn)知較為不足，對于財(cái)務(wù)檔案的存放環(huán)境、設(shè)施、時(shí)間與空間等都不夠重視，通常都會認(rèn)為只要財(cái)務(wù)檔案沒有丟失就好，所以就不會在財(cái)務(wù)檔案的管理部門中投入過多的經(jīng)費(fèi)。

3.財(cái)務(wù)檔案管理的工作不夠規(guī)范

目前，在很多行政事業(yè)單位中針對財(cái)務(wù)檔案管理的立卷、保管、銷毀等工作，并沒有相關(guān)規(guī)范可以遵守，在財(cái)務(wù)檔案的立卷與歸檔工作中，并沒有構(gòu)建設(shè)立案卷的相關(guān)制度，最終就會導(dǎo)致在財(cái)務(wù)檔案的立卷、分類與歸檔工作中較為混亂。在財(cái)務(wù)檔案的保管工作中，也缺少定期入庫與歸檔的驗(yàn)收制度，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理部門所保管的采集檔案，無法得到及時(shí)整理與入庫，甚至有很多財(cái)務(wù)檔案的裝訂與簽章都不夠規(guī)范。在財(cái)務(wù)檔案的查閱與銷毀工作中，也因?yàn)榻唤硬幻鳌⑹掷m(xù)不全、程序不清等問題，最終導(dǎo)致查詢財(cái)務(wù)檔案時(shí)非常困難，而且由于積累案卷太多無法及時(shí)展開銷毀工作。

三、新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式

1.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識

在行政事業(yè)單位中出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識較為不足的問題時(shí)，可以通過提高財(cái)務(wù)檔案管理人員意識的創(chuàng)新模式，來合理、有效地解決這種問題。第一，需要針對財(cái)務(wù)部門的所有員工展開財(cái)務(wù)檔案管理工作的知識培訓(xùn)，還可以將財(cái)務(wù)檔案的管理內(nèi)容與操作過程等加入財(cái)務(wù)人員的崗前培訓(xùn)中，或者是納入繼續(xù)教育的培訓(xùn)過程中，從而使財(cái)務(wù)部門的工作人員可以了解財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，并學(xué)會財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)整理知識、業(yè)務(wù)與操作等，從根源上展開財(cái)務(wù)檔案的管理工作。第二，在財(cái)務(wù)檔案的管理部門中管理人員，需要找好自己對于管理工作的理解，并規(guī)范自身在財(cái)務(wù)檔案所有環(huán)節(jié)中的管理工作，從而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事業(yè)單位中財(cái)務(wù)部門的員工之間需要不斷完善傳、帶、幫的工作，將自身所擁有的工作意識、技術(shù)經(jīng)驗(yàn)與其他員工之間交流，爭取從其他員工身上學(xué)到長處，并將自身的長處傳授其他員工，從而確保更好地展開財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

2.增加財(cái)務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)

首先，需要對財(cái)務(wù)檔案的管理部門的硬件方面的所有設(shè)施，加大投入的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，例如財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)設(shè)備與場所等，從而確保財(cái)務(wù)檔案管理部門中，所有硬件都可以達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的實(shí)際要求。其次，需要明確財(cái)務(wù)檔案的管理體制，并嚴(yán)格遵守相關(guān)部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，提前明確財(cái)務(wù)檔案的保管責(zé)任，然后交由行政事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)部門，將財(cái)務(wù)檔案的管理部門所需經(jīng)費(fèi)納入本年度的總經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，從而使財(cái)務(wù)檔案的管理部門可以用來預(yù)算的經(jīng)費(fèi)有所保障。最后，無論行政事業(yè)單位的整體規(guī)模大小，都需要著重關(guān)注財(cái)務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)問題，并為財(cái)務(wù)檔案的管理工作配備相應(yīng)的場所，在更換財(cái)務(wù)檔案的管理人員時(shí)，一定要重視財(cái)務(wù)檔案是否是完整的保管與交接，而且還需要為財(cái)務(wù)檔案的管理部門配置保管方面的設(shè)備，從而確保在行政事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)檔案不會出現(xiàn)任何丟失的現(xiàn)象。

3.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容

在規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容時(shí)，需要根據(jù)管理工作的實(shí)際內(nèi)容來展開。在針對財(cái)務(wù)檔案的立卷與歸檔工作時(shí)，就需要將行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)檔案的實(shí)際數(shù)量相互結(jié)合，從而制定出較為合理、科學(xué)的方案來提前做好案卷的預(yù)設(shè)工作，而且還需要針對財(cái)務(wù)檔案定期展開整理規(guī)范，將行政事業(yè)單位在日常產(chǎn)生的所有財(cái)務(wù)憑證，展開規(guī)范整理的同時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行裝訂、封粘與簽章流程，在經(jīng)過詳細(xì)的檢查后確定所有環(huán)節(jié)結(jié)束后統(tǒng)一展開裝訂，在裝訂工作結(jié)束后將所有財(cái)務(wù)檔案按照順序放置在檔案盒中，從而確保在其中不會出現(xiàn)蒙混過關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。另外在財(cái)務(wù)檔案的管理工作中，如果是采用的手工記賬，就需要在賬簿活頁的空白處，按照順序?qū)n案的賬頁編號寫下目錄，而且在展開裝訂工作的過程中需要在封粘處標(biāo)出簽章，如果是采用電算化記賬，就需要打印出所有類型的會計(jì)賬頁，并對其展開規(guī)范整理再根據(jù)時(shí)間按照順序打出序號，根據(jù)序號來編出目錄再裝訂封粘，這樣在日后查詢與銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，就可以根據(jù)裝訂出所貼的簽章來找出所需檔案，也不會積壓案卷導(dǎo)致無法及時(shí)銷毀，從而規(guī)范整個(gè)財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

4.合理運(yùn)用安全防范技術(shù)

在創(chuàng)新行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理模式的過程中，可以通過為其建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)檔案的管理工作，同時(shí)將互聯(lián)網(wǎng)融合進(jìn)實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理模式當(dāng)中，使得相關(guān)管理人員可以通過數(shù)據(jù)庫管理的方式來降低自身的工作壓力，同時(shí)還可以有效避免檔案出現(xiàn)丟失或被盜的情況，從而為行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，在建立數(shù)據(jù)庫之后需要合理運(yùn)用安全防范技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫安全管理的工作目標(biāo)，將較為有效的安全防范技術(shù)實(shí)際應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫安全管理工作中時(shí)，其可以有效規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)中的不穩(wěn)定因素與網(wǎng)絡(luò)病毒，而且還可以為促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作提供良好的保障，通常情況下，可以將訪問控制技術(shù)、身份識別技術(shù)、存取控制技術(shù)等技術(shù)合理的運(yùn)用到行政事業(yè)單位行政檔案管理工作中，從根本上進(jìn)一步提高工作效率，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展提供良好的基礎(chǔ)保障。綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作存在較多的問題，例如財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識不足、工作內(nèi)容不夠規(guī)范等，這不僅會影響財(cái)務(wù)檔案的正常管理，也會影響整個(gè)行政事業(yè)單位的管理工作。因此，一定要針對財(cái)務(wù)檔案的管理工作中存在的問題展開詳細(xì)分析，進(jìn)而提出新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新模式，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作更加規(guī)范。

參考文獻(xiàn)

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篇8

【關(guān)鍵詞】高校；會計(jì)檔案；檔案管理

科學(xué)規(guī)范的會計(jì)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。高校財(cái)務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強(qiáng)高校會計(jì)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的內(nèi)容

《會計(jì)檔案管理辦法》“會計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計(jì)賬簿；③財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊；⑤電算化會計(jì)檔案：是存儲會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，②財(cái)務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，③打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計(jì)資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。

二、提高學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理

1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識，建立高校財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

財(cái)務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財(cái)務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案意識，使教職工做貫徹落實(shí)《檔案法》的先鋒，形成每個(gè)人都重視財(cái)務(wù)檔案，支持財(cái)務(wù)檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作的氛圍。并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系。

2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案綜合服務(wù)功能

高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，使財(cái)務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機(jī)構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財(cái)務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

4.加強(qiáng)檔案館的安全與保密工作是財(cái)務(wù)檔案管理的重中之重

要做還財(cái)務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅(jiān)持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財(cái)務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時(shí)維修，確保電器設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)。還要注意檔案的科學(xué)儲藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

5.做好財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運(yùn)用先進(jìn)的管理知識和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計(jì)、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動，把部分紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的自動化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。

盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，應(yīng)抓緊對高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞:會計(jì)檔案管理 規(guī)范管理 建議

中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)07-157-02

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進(jìn)的管理方法,對會計(jì)工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計(jì)檔案的一些體會。本文提出外部會計(jì)檔案和內(nèi)部會計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。

一、會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。

1.會計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。

2.會計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。

3.會計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。

4.會計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計(jì)檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計(jì)檔案。

5.會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計(jì)檔案的人員不懂得會計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。

二、會計(jì)檔案管理內(nèi)容

按照《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。

1.會計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會計(jì)資料越來越多。

(1)外部會計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。

(2)內(nèi)部會計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。

2.內(nèi)部會計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。

內(nèi)部會計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:

(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動,采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動。

財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。

(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。

(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。

(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。

(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺賬。

(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。

(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。

(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。

三、內(nèi)部會計(jì)檔案規(guī)范管理

1.會計(jì)檔案歸檔原則。

(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。

(2)歸檔的會計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。

(3)會計(jì)檔案按外部會計(jì)檔案和內(nèi)部會計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。

(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計(jì)檔案資料。

(5)內(nèi)部會計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。

(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。

(7)會計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計(jì)工作的連續(xù)性和會計(jì)檔案的實(shí)用性。

3.會計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會計(jì)檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。

4.利用信息化平臺,積極采用會計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會計(jì)檔案,提高會計(jì)檔案查閱速度和利用效率。

5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識,還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。

6.內(nèi)部會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。

四、建立內(nèi)部會計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

會計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。

3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。

4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理職責(zé),確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機(jī)構(gòu)實(shí)施各種監(jiān)督檢查和審計(jì)。不同的檢查和審計(jì)機(jī)構(gòu),需要提供相同的財(cái)務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計(jì)工作的有效開展,避免不必要的重復(fù)勞動,內(nèi)部會計(jì)檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。

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一、加強(qiáng)醫(yī)院會計(jì)檔案管理的重要性

會計(jì)檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國家財(cái)經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對財(cái)務(wù)管理、會計(jì)核算活動中形成的資料進(jìn)行歸類整理保管，使得會計(jì)檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強(qiáng)自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來管理決策提供參考和支持。真實(shí)、完整的會計(jì)檔案對醫(yī)院的經(jīng)營管理具有重要的支持、保證和促進(jìn)作用，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理對提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀問題

《新辦法》對會計(jì)檔案定義別指出各種形式的會計(jì)資料，包括電子會計(jì)檔案。顯然會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類及其他類都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷毀過程。其中行政事業(yè)會計(jì)檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長和經(jīng)濟(jì)活動的增加，以及新的結(jié)算形式給會計(jì)檔案帶來的沖擊，使得會計(jì)檔案的數(shù)量增長過快。例：某大型三級甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊，組成結(jié)構(gòu)為：門診收入原始憑證101冊，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊，占全月總量的22.16%；全院報(bào)銷支出原始憑證50冊，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊，占全月總量的22.68%；藥品報(bào)銷支出原始憑證6冊，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機(jī)小票約1.26萬張，此部分檔案單獨(dú)存檔。通過對上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測算，每年均以10%的速度進(jìn)行增長。會計(jì)檔案涵蓋了所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長、流程多、專業(yè)性強(qiáng)，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專業(yè)的知識、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實(shí)踐中覺得目前檔案管理還存在以下幾方面的問題。

1.未設(shè)置獨(dú)立的檔案部門及未對檔案進(jìn)行分類管理

《新辦法》規(guī)定會計(jì)檔案在會計(jì)年度結(jié)束后可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，最長不超過三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專門檔案機(jī)構(gòu)，使得會計(jì)檔案的保管和銷毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財(cái)務(wù)部門不僅要為日益增加的會計(jì)檔案尋求保存空間并負(fù)責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門甚至外界查閱會計(jì)檔案的服務(wù)工作。由于未對會計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，導(dǎo)致查詢效率低，工作量大等問題的產(chǎn)生。

2.未將電子財(cái)務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會計(jì)資料可作為電子會計(jì)檔案保存。這是從制度上彌補(bǔ)了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說是檔案管理里程碑式的進(jìn)步。很長時(shí)間來財(cái)務(wù)活動中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時(shí)間精力和實(shí)物資源（紙張和墨粉），同時(shí)也占用了大量檔案空間；同時(shí)會計(jì)專業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤、磁盤、用戶名稱密碼、用戶服務(wù)卡及使用手冊等資料也散落在各崗位手中，沒有做到統(tǒng)一歸檔入庫，不利于維護(hù)和查詢工作[3]。

3.未充分利用開發(fā)檔案的內(nèi)涵價(jià)值

會計(jì)檔案涵蓋醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的財(cái)務(wù)信息，專業(yè)性很強(qiáng)，這就要求會計(jì)檔案的管理者要具備會計(jì)、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識背景，才能更好地管理、利用會計(jì)檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。目前會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門沒有專門的管理會計(jì)檔案的人才，沒有充分開發(fā)利用檔案資料的信息資源?；跁?jì)檔案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對其充分開發(fā)利用，不僅無法有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，也直接影響管理者和使用者對會計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

4.未按規(guī)定及時(shí)銷毀

《新辦法》對會計(jì)檔案的銷毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來，作為會計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷毀工作在實(shí)際工作中卻并不重要，呈現(xiàn)無人來銷、無人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀上耗時(shí)耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀上缺乏專門管理機(jī)構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會計(jì)檔案越積越多，占用大量庫房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

三、新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院會計(jì)檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨(dú)立的檔案部門并對檔案進(jìn)行分類管理

設(shè)置獨(dú)立檔案部門既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實(shí)現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會計(jì)檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國家有關(guān)規(guī)定的前提下對會計(jì)檔案進(jìn)行瘦身。會計(jì)檔案分類整理是檔案管理的重要組成部分，如：對合同、POS機(jī)刷卡憑證等原始資料進(jìn)行分類整理保管后，可隨時(shí)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期銷毀，這樣可以達(dá)到提高檔案的查詢效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會計(jì)電子檔案管理，通過信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點(diǎn)，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時(shí)備份等方式加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類歸檔、安全存儲，從而方便整理和查閱，提升會計(jì)檔案的利用效率及價(jià)值。

3.切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的利用功能

會計(jì)檔案管理不僅僅是對資料的整理保管以備查閱，還有對資料的開發(fā)、利用，從而最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。因此，在對會計(jì)檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護(hù)檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門和個(gè)人提供查閱服務(wù)，同時(shí)檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和反饋信息做好效果分析，積極主動采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)提升人們對檔案管理認(rèn)識。

4.做好保管期限屆滿會計(jì)檔案的鑒定銷毀工作