導(dǎo)語：如何才能寫好一篇工程檔案管理規(guī)范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.檔案管理規(guī)范化意義

檔案是相關(guān)人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項(xiàng)目的檔案不僅是工程項(xiàng)目的智慧結(jié)晶，也是項(xiàng)目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來出現(xiàn)問題時，檔案管理能通過提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確地反映了施工過程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項(xiàng)目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工程項(xiàng)目人員的自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對檔案規(guī)范化管理。通過對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動工程設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)力。

2.檔案管理規(guī)范化辦法

（1）加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平。工程項(xiàng)目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對檔案實(shí)行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門保持溝通聯(lián)系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)決定了檔案管理的難度，首先是工程項(xiàng)目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實(shí)程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項(xiàng)目檔案的形成過程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項(xiàng)目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計(jì)、施工等，這使得檔案類別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項(xiàng)目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對檔案實(shí)行規(guī)范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實(shí)行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規(guī)范化措施

首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級向下實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實(shí)行落實(shí)到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理日常運(yùn)行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專門檔案室，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計(jì)和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實(shí)際出發(fā)，對檔案的保管期限和使用類別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計(jì)劃地加強(qiáng)對檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個利于檔案管理工作發(fā)展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調(diào)動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績效對其進(jìn)行考核，實(shí)行有競爭力和吸引力的晉升競爭機(jī)制，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

結(jié)語

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關(guān)鍵詞：規(guī)范 建筑工程檔案 管理

檔案是歷史的原始記錄，它具有客觀真實(shí)性、信息性和知識存儲性　，是具有保存價值的原始材料。而建筑工程檔案是建設(shè)活動中形成的原始的、在保存價值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線等建設(shè)活動，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目的一部分。它通常也是進(jìn)行建設(shè)的依據(jù)，其包括建筑許可證、稅款記錄文件，甚至還有城市規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、圖紙等。這些檔案的主要作用有兩個方面，一是憑證作用；二是參考作用。妥善管理好這些檔案不僅是為企業(yè)傳承基本建設(shè)方面的文化財(cái)富，為今后企業(yè)工程建設(shè)后續(xù)工作提供重要的基礎(chǔ)，更為將來作為歷史考證提供有利證據(jù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，建筑市場日益繁榮，但據(jù)我多方考察了解，目前有許多中小建筑企業(yè)工程不少，效益也很可觀，但對工程的檔案管理卻極不重視，有的單位根本沒有專業(yè)的檔案管理人員，以至于工程竣工時連一套完整的竣工檔案都提供不了。所以，加強(qiáng)建筑工程檔案管理對規(guī)范建筑市場，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)及今后的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展更顯重要。規(guī)范建筑工程檔案管理勢在必行。就目前情況來年，規(guī)范工程檔案管理要注意以下幾點(diǎn)。

一、規(guī)范建筑工程檔案內(nèi)容分類。

建筑工程檔案材料比較復(fù)雜，它涉及到各級文件、各類圖紙以及工程施工過程中的各種形式記錄，所以，科學(xué)系統(tǒng)地管理好建筑工程檔案首先要明確分類情況。建筑工程檔案大體分為綜合防治性文件、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程文件資料和竣工圖三大類：

1、綜合防治性文件：主要包括上級批準(zhǔn)文件，如計(jì)劃任務(wù)書、工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程其審計(jì)報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料待用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比例及試驗(yàn)報告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3、竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖，其中有室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑檔案材料要及時歸檔。

工程竣工驗(yàn)收時，建設(shè)單位檔案管理人員一定要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時。建筑工程的所有資料一定要在竣工后及時整理歸檔。歸檔文件要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制度》的有關(guān)文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個工程驗(yàn)收的一個重要環(huán)節(jié)內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。不按規(guī)定多次檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案全格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、建立嚴(yán)格的檔案管理制度

建立健全嚴(yán)格的檔案管理制度，要有接收文件登記制度、借閱文件制度、利用文件登記制度。檔案管理員要做到對文件檔案的來龍去脈、運(yùn)轉(zhuǎn)流向胸中有數(shù)。

四、全面提高檔案管理人員素質(zhì)

為了規(guī)范建筑工程檔案，建筑企業(yè)單位要重視對檔案人員的培養(yǎng)，學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，其中包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，更新觀念，認(rèn)清檔案工作的單方和重要性。變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，要工作中靈活運(yùn)用，要有較強(qiáng)的責(zé)任心嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。切實(shí)有效地發(fā)揮建筑工程檔案在各項(xiàng)事業(yè)的重要作用。

總之，建筑工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它不但是要靠檔案管理人員的認(rèn)真努力，還要有工程建設(shè)部門、工程建設(shè)人員以及相關(guān)部門及人員的積極配合才能有效完成。因此，各級各部門一定要提高對工程檔案管理工作的認(rèn)識，重視檔案管理人才的培養(yǎng)，完善工程檔案管理機(jī)制，為我們經(jīng)濟(jì)建設(shè)和服好務(wù)，為后人留下真實(shí)可靠的已建工程建筑信息資料，最大限度地實(shí)現(xiàn)它們的當(dāng)代價值和歷史價值。

參考文獻(xiàn)

[1]徐英浩《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[J].工海煤氣，2004（5）：87-88。

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朝陽區(qū)檔案局第二屆“蘭臺杯?朝陽符號”――城鄉(xiāng)建設(shè)成就攝影征集大賽結(jié)束大賽歷時一年，至投稿截止日共收到來自社會各界的優(yōu)秀攝影作品126幅（組），經(jīng)過專家評選，最終選出一等獎2名、二等獎5名、三等獎10名、優(yōu)秀獎6名。在首屆大賽的基礎(chǔ)上，本屆大賽影響力進(jìn)一步擴(kuò)大，受到社會各界廣泛關(guān)注。區(qū)屬各單位積極響應(yīng)，廣大攝影愛好者熱情參與，用鏡頭發(fā)現(xiàn)區(qū)最美景象，記錄身邊的發(fā)展變化，為區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展留下了珍貴影像資料。（張敬煜）

豐臺區(qū)檔案館“第二查檔窗口”圓滿完成任務(wù)前不久，經(jīng)試運(yùn)行，區(qū)檔案館向區(qū)民政局移交的婚姻登記檔案數(shù)字化副本（含影像919489頁、目錄200650條），在區(qū)民政局婚姻登記處查檔窗口正式對外提供利用，至此，區(qū)檔案館設(shè)立的“第二查檔窗口”圓滿完成任務(wù)?！暗诙闄n窗口”是區(qū)檔案館為解決利用者往返于區(qū)民政局婚姻登記處與區(qū)檔案館辦理相關(guān)手續(xù)的實(shí)際問題，以服務(wù)群眾“最后一公里”為目的設(shè)立的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2015年9月以來，共接待利用者6301人，出具證明3920份，影像12399頁，減少群眾查檔往返路程10712公里。（厲從輝）

門頭溝區(qū)人大法制委檢查團(tuán)蒞臨檔案館實(shí)地調(diào)研近日，由區(qū)人大法制委領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，區(qū)法院、區(qū)政府辦、區(qū)政府法制辦等單位組成的檢查團(tuán)一行13人蒞臨檔案館政府信息公開查閱中心，實(shí)地調(diào)研政府信息公開紙質(zhì)文件查閱和移送工作。檢查團(tuán)在查看了政府信息公開查閱大廳，聽取了工作人員關(guān)于公開文件的移送、查閱流程等介紹之后，對查閱場所設(shè)置在檔案館便于群眾知曉、查閱，接收文件集中在政府辦便于各公開單位報送，文件的查閱手續(xù)簡化便于利用等方面給予了肯定，并對此項(xiàng)工作提出了指導(dǎo)意見。（車

西城區(qū)檔案局赴東城區(qū)檔案局學(xué)習(xí)交流為貫徹落實(shí)視察北京時的重要講話精神，進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作在強(qiáng)化首都文化中心建設(shè)中的作用，不斷加強(qiáng)各區(qū)檔案人之間在檔案業(yè)務(wù)中的橫向溝通和交流，近日，區(qū)檔案局一行6人在主管副局（館）長的帶領(lǐng)下赴東城區(qū)檔案局學(xué)習(xí)取經(jīng)，就口述檔案采集和展陳征集業(yè)務(wù)與東城區(qū)檔案局副局（館）長和相關(guān)科室同志進(jìn)行了座談，并參觀了東城區(qū)的館藏陳列。（龐晨）

海淀區(qū)檔案局（館）整合社會資源籌辦“海淀三鎮(zhèn)”展覽“海淀三鎮(zhèn)”包括清河鎮(zhèn)、青龍橋鎮(zhèn)、海淀鎮(zhèn)，為區(qū)域內(nèi)建制較早的重要城鎮(zhèn)，歷史悠久。為收集好展覽素材，區(qū)檔案局（館）與本地區(qū)文史專家廣泛聯(lián)系，同時運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的思維，通過“海淀檔案”公眾微信號向社會征集“海淀三鎮(zhèn)”史料。近期，區(qū)檔案局（館）借助海淀文化沙龍平臺，進(jìn)一步聽取各界意見，明確了辦展思路和方向，為辦好展覽，最大程度發(fā)揮展覽宣教效果奠定了基礎(chǔ)。區(qū)檔案局還將與區(qū)教委對接，把相關(guān)素材制作成學(xué)區(qū)特色教材，使我區(qū)中小學(xué)生接受更好的海淀歷史文化教育。（李楠）

石景山區(qū)檔案局加強(qiáng)對檔案購買服務(wù)工作的管理為進(jìn)一步落實(shí)《北京市機(jī)關(guān)檔案工作指南》，加大檔案安全監(jiān)管力度，近日，區(qū)檔案局對全區(qū)各立檔單位檔案購買服務(wù)情況進(jìn)行調(diào)查摸底，要求相關(guān)單位上報《檔案購買服務(wù)情況報告表》并進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2015年以來全區(qū)有9家單位開展檔案購買服務(wù)，涉及8類檔案約50余萬卷（件），服務(wù)內(nèi)容包括檔案數(shù)字化加工掃描、紙質(zhì)檔案裝訂整理及檔案實(shí)體寄存托管等，共涉及8家檔案服務(wù)公司。今后，區(qū)檔案局將加強(qiáng)對此類檔案服務(wù)外包的監(jiān)管，適時檢查，保證檔案實(shí)體和信息安全。（李紅梅）

房山區(qū)檔案局征集勝天渠口述檔案近日，區(qū)檔案局工作人員攜帶錄音筆、攝像機(jī)、照相機(jī)等專業(yè)設(shè)備來到張坊鎮(zhèn)，采訪了五位曾經(jīng)參加修建勝天渠的老人，采集了具有保存價值的原始口述記錄。勝天渠是房山水利建設(shè)史上的奇跡，此次征集的主要內(nèi)容包括修建勝天渠的起因、當(dāng)初的設(shè)計(jì)理念、勝天渠名字的由來、人財(cái)物如何組織保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水當(dāng)天的情形，以及勝天渠修好之后的利用情況等。（張娟娟）

通州區(qū)檔案局與新奧集團(tuán)通州分公司合作共建檔案工作近日，區(qū)檔案局與北京新奧集團(tuán)通州分公司就檔案業(yè)務(wù)合作發(fā)展達(dá)成協(xié)議，制定了《北京市通州區(qū)檔案局與北京新奧集團(tuán)有限公司通州分公司共同開展檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展工作辦法》?！掇k法》明確了“優(yōu)勢互補(bǔ)，資源共享，協(xié)同發(fā)展”的指導(dǎo)原則，建立了合作共建領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了協(xié)同發(fā)展工作職責(zé)，雙方以定期召開檔案工作發(fā)展聯(lián)席會議、學(xué)術(shù)交流等為合作形式，積極搭建人才培養(yǎng)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案工作的互利雙贏。共建后，雙方還將選擇合適的機(jī)會互派具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論知識的人員到對方檔案工作一線深入學(xué)習(xí)交流，不斷提高素質(zhì)，拓寬視野。（馮國棟）

昌平區(qū)檔案局推出《我們共同的記憶》歷史照片網(wǎng)上展覽近日，為配合6月9日國際檔案日系列宣傳活動，區(qū)檔案局努力實(shí)踐“服務(wù)先行”的工作理念，利用館藏在昌平檔案信息網(wǎng)上推出了《我們共同的記憶》――昌平歷史照片系列網(wǎng)上展覽。目前，網(wǎng)上展覽已第一期《昨日昌平》，包含昌平東關(guān)、政府街等6個地標(biāo)性建筑的歷史照片，后續(xù)還將繼續(xù)推出不同時期、具有本區(qū)特色的生產(chǎn)生活歷史照片資料，讓更多百姓了解昌平歷史、熟悉檔案工作，走進(jìn)檔案館。（馮飛）

平谷區(qū)檔案館啟用新查檔大廳為了更好地服務(wù)百姓，區(qū)檔案館開辟了新查檔大廳。新查檔大廳總面積200平方米，在功能設(shè)置上劃分為查檔接待、政府公開信息查閱、自助查檔三個區(qū)域，其中查檔服務(wù)臺設(shè)置兩個服務(wù)窗口，并配有自助取號機(jī)和公告電子顯示屏。檔案查閱區(qū)和閱覽區(qū)提供寬敞明亮的閱覽空間，查檔人可享受有序的一對一服務(wù)和舒適的查閱體驗(yàn)，充分體現(xiàn)了更完善、更舒心的查檔服務(wù)理念。新查檔大廳于5月15日試運(yùn)行，并于6月1日正式啟用。（崔月紅）

密云區(qū)檔案局三項(xiàng)措施助力“拆違打非”工作順利進(jìn)行一是針對路遠(yuǎn)山區(qū)群眾多的特點(diǎn)，增加午間便民查閱通道和值班人員；二是針對集中查閱份數(shù)多、時間緊的特點(diǎn)，開辟綠色通道，專人負(fù)責(zé)；三是提前做好各鎮(zhèn)村建房檔案索引，確保群眾到館快速及時查閱。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅一周時間就出具百余份建房檔案證明，為“拆違打非”工作順利開展提供有力依據(jù)。（曹金波）

“順義人”展覽在順義區(qū)檔案館開展6月11日，順義區(qū)檔案館與順義區(qū)攝影家協(xié)會共同舉辦的“順義人”展覽在區(qū)檔案館展出。本次展覽以寫實(shí)的方式從不同角度真實(shí)記錄了新時代創(chuàng)業(yè)的年輕人、普通的基層社會工作者、退休老干部、社區(qū)道德明星、民間藝人和教師等各行業(yè)的100名普普通通的順義人，在不同的崗位上勇于創(chuàng)新、追求卓越、樂于奉獻(xiàn)的平凡而又偉大之舉。主辦方旨在通過展覽向社會展示順義兩個文明建設(shè)的成果和普通順義人文明素|的整體提升，從而進(jìn)一步激發(fā)順義市民知順義、愛順義、建順義的熱情。開展當(dāng)天，近500人參觀了展覽。（高樹林）

大興區(qū)檔案局制作完成《為您服務(wù)》宣傳手冊這套漫畫式檔案小知識宣傳手冊，共有5折10頁、16幅圖片、10個檔案小知識，涉及婚姻檔案、電子檔案、查閱檔案等內(nèi)容，圖文并茂地向公眾普及檔案知識。宣傳手冊主題突出、形式新穎、精練易懂。在今年的國際檔案日活動中，局檔案館向來館參加活動的區(qū)屬各單位檔案人員及社會公眾發(fā)放350份，收到良好宣傳效果。今后區(qū)檔案局將繼續(xù)以更貼近公眾需求、易接受理解為原則，編輯制作檔案宣傳手冊，擴(kuò)大檔案工作對社會的影響力。（楊輝）

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一、當(dāng)前我國科技檔案管理工作存在的不足

1.科技檔案的收集與整合較為困難

科技檔案作為科學(xué)研究和生產(chǎn)活動的憑證，具有重要的價值和作用，然而當(dāng)前科技檔案的收集和整合工作很難開展。在現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)和實(shí)踐中，形成科技檔案的文件材料經(jīng)常是分散的，而且這些文件材料常常掌握在科研工作者個人手中，不能完全保證統(tǒng)一、按時移交，有時由于科研工作者個人工作性質(zhì)的原因，所移交的文件材料中復(fù)制件占有相當(dāng)大的比例，這既使得科技檔案作為憑證的作用大大降低，也間接影響了科技檔案的建檔工作。例如，在工程勘察和工程測量中，隨著工程的一步步推進(jìn)，常常會接連產(chǎn)生大量的圖紙、圖表、照片等勘察和測量材料，這些材料真實(shí)記載了工程勘察和工程測量的實(shí)際狀況，具有重要的查考和利用價值。但在實(shí)際工作中，由于絕大多數(shù)科研工作者本身并不具備專業(yè)的檔案學(xué)知識，加之實(shí)際工作環(huán)境和工作條件的限制，不能將這些工作中產(chǎn)生的文件材料加以有效保管，導(dǎo)致這些具有重要保管價值的文件材料很難完整、系統(tǒng)地收集整合起來。而科技檔案收集的不完整又會降低科技檔案的利用價值，在一定程度上影響今后科研工作的查考和利用，對科研工作產(chǎn)生一些負(fù)面的作用。[1]

2.科技檔案收集的種類和范圍較為狹窄

科技檔案是在科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)中直接形成的、保存?zhèn)洳榈男畔⒂涗?，其所具有的類型多種多樣，所覆蓋的領(lǐng)域也較為寬泛。在實(shí)際工作中，由于生產(chǎn)活動所處的行業(yè)或部門不同，會形成不同種類的科技檔案，包括水文、氣象、天文、地質(zhì)等一系列測量和勘探活動形成的文件材料以及有關(guān)工程和產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、建筑施工活動、產(chǎn)品的生產(chǎn)和制造等多種類型的檔案。理論上，這些科技檔案都應(yīng)被完整、系統(tǒng)地收集并保管，而目前在具體的實(shí)踐中，我們對于科技檔案的收集更多地偏重于工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案以及部分設(shè)備檔案，而對于其他方面的本應(yīng)按照科技檔案進(jìn)行收集歸檔的文件材料并沒有加以足夠的重視，檔案收集的覆蓋面較為狹窄，收集工作不盡如人意。

3.科技檔案的管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

當(dāng)前，絕大多數(shù)企業(yè)或單位并沒有形成相應(yīng)的科技檔案管理規(guī)范，并沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范作為參考。而一些規(guī)模較大的企業(yè)和在科技檔案管理工作領(lǐng)域較為成熟的科研單位雖然制定了一些針對本單位所形成的科技檔案的管理規(guī)范，但是這些規(guī)范大都是各個單位根據(jù)本單位的實(shí)際工作情況制定的，不同單位的管理規(guī)范差異較大，隨意性較強(qiáng)，一般只能適應(yīng)本單位自身的狀況，并沒有統(tǒng)領(lǐng)本行業(yè)乃至整個科技檔案界的能力?，F(xiàn)階段，我國有關(guān)科技檔案管理方面的條例只是單純地對科技檔案進(jìn)行了界定，并沒有具體地提出科技檔案的管理規(guī)范，更沒有針對其收集、保管、鑒定、利用提出具體的措施，這就造成了在科技檔案管理范疇內(nèi)并沒有一套完整、系統(tǒng)的能夠統(tǒng)領(lǐng)科技檔案管理工作的管理規(guī)范，這不利于科技檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

4.科技檔案的數(shù)字化工作滯后

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，科技檔案的管理也應(yīng)跟隨時代的潮流，在建檔以及后續(xù)的管理過程中，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高科技檔案的管理水平。但目前，科技檔案的信息化過程較為緩慢，數(shù)字化工作滯后，生產(chǎn)工作以及科學(xué)研究中產(chǎn)生的大量的紙質(zhì)檔案沒有能夠有效地?cái)?shù)字化，科技檔案的數(shù)字化工作也沒有形成長期有效的管理體系。此外，在實(shí)際工作中，對于科技檔案數(shù)字化之前的鑒定工作以及科技檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作也尚不完善，仍然處于不成熟的階段。以吉林省為例，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示該省僅有不足4%的立檔單位其科技檔案能夠完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，只有25%的立檔單位科技檔案數(shù)字化程度超過了50%，也就是說，僅有不足30%的立檔單位其科技檔案的數(shù)字化程度超過了50%，還有約15%的立檔單位根本沒有對科技檔案進(jìn)行數(shù)字化，這充分說明了吉林省的科技檔案數(shù)字化比例偏低，科技檔案的數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢。

二、當(dāng)前我國科技檔案管理工作存在不足的原因分析

1.科技檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)尚不完善

系統(tǒng)健全的法律法規(guī)是科技檔案管理工作順利進(jìn)行的有效保證。而現(xiàn)階段，有關(guān)科技檔案管理工作的法律法規(guī)建設(shè)仍不完善，這使得當(dāng)前的科技檔案管理工作沒有一個相對規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，也造成了當(dāng)前科技檔案的各項(xiàng)管理漏洞較多。具體來說，首先，目前有關(guān)科技檔案管理的規(guī)范大都為政策性、綱領(lǐng)性的規(guī)范，并且這些規(guī)范執(zhí)行效果差，沒有形成強(qiáng)制性的管理程序。其次，當(dāng)前有關(guān)科技檔案的歸檔制度和科技檔案收集工作的機(jī)制不健全，檔案管理部門對于收集科技文件材料的時間沒有統(tǒng)一的規(guī)定，對于科技檔案的收集情況缺少監(jiān)督，造成科技檔案難以按照檔案系統(tǒng)一體化的要求及時、準(zhǔn)確、齊全地收集，且沒有對科技檔案的收集工作引進(jìn)績效考核制度。此外，在實(shí)際工作中，很少有單位能夠?qū)⒖萍紮n案工作納入到本單位實(shí)際的管理體系之中，這也是造成當(dāng)前科技檔案管理工作混亂，科技檔案資料保管各自為政現(xiàn)象嚴(yán)重，未能真正按照《檔案法》的規(guī)定進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的原因所在。

2.企事業(yè)單位及員工的社會檔案意識仍然不足

企業(yè)或單位是科技檔案的擁有者和形成地，單位的相關(guān)工作人員是科技檔案形成過程中的實(shí)際操作者，因此企業(yè)及其員工的檔案意識和對科技檔案的重視程度都會對科技檔案的后續(xù)工作產(chǎn)生直接且至關(guān)重要的影響。在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)在決定進(jìn)行某項(xiàng)活動之前都會考慮收益，也就是企業(yè)將該項(xiàng)活動是否有利潤、是否值得進(jìn)行當(dāng)作了決策的首要因素。而科技檔案的收集與管理恰恰是最難以直接看到經(jīng)濟(jì)收益的，科技檔案只有在為相關(guān)的科研及生產(chǎn)活動提供參考和幫助時才會產(chǎn)生效益。也正是因?yàn)槿绱?，造成了很多單位和企業(yè)對科技檔案管理的重視程度嚴(yán)重不足。此外，由于觀念上的偏差，一些單位對于科技檔案的管理流于形式、管理粗放、浮于表面，沒有深入地思考和挖掘科技檔案的潛在價值，這也嚴(yán)重阻礙了科技檔案管理工作的進(jìn)步。[2]3.對于科技檔案管理工作的投入仍然偏少人力、物力、財(cái)力的支持是科技檔案管理工作得以有序開展的重要保障，因此，在科技檔案收集、保管及后續(xù)開發(fā)利用過程中，就需要一定的經(jīng)濟(jì)支持來保證這個過程能夠有質(zhì)量、有條理地進(jìn)行。這在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)社會的環(huán)境下更是如此，科技檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理需要持續(xù)的、穩(wěn)定的投入才能進(jìn)行下去。而當(dāng)前，對于科技檔案管理投入的匱乏成為了制約科技檔案管理工作以及后續(xù)開發(fā)利用的瓶頸。仍以吉林省為例，根據(jù)每年對科技檔案管理投入經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)顯示，每年對于科技檔案管理投入經(jīng)費(fèi)超過100萬元以上的單位所占的比例僅為8%，而投入少于10萬元的單位比例則高達(dá)76%，這足以客觀地反映出當(dāng)前對于科技檔案管理的投入仍然十分不足。并且，對于科技檔案管理的投入過少會導(dǎo)致一系列的“不良反應(yīng)”，經(jīng)濟(jì)投入少，在科技檔案信息化管理的過程中所需要的硬件設(shè)施就難以滿足，同時在軟件方面也難以開發(fā)出高質(zhì)量的、適合科技檔案的管理系統(tǒng)，極易使得科技檔案管理在硬件配置和軟件開發(fā)這兩方面都陷入難以為繼的地步。此外，過少的經(jīng)濟(jì)投入使得在科技檔案管理中難以招聘到技術(shù)水平較高的綜合性人才，也難以對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，不利于推動科技檔案管理水平的提高。

三、提升我國科技檔案管理水平的對策與建議

1.完善科技檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)

完善科技檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)既是規(guī)范、科學(xué)地管理科技檔案的基礎(chǔ)，也是進(jìn)一步完善我國檔案法制體系的必然要求。當(dāng)前，我們應(yīng)從以下幾個方面著手：第一，要保證科技檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)制定的協(xié)調(diào)性，法律法規(guī)的制定要以當(dāng)前各單位科技檔案管理工作的實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，與當(dāng)前的工作形勢相適應(yīng)，還要與諸如《科學(xué)技術(shù)進(jìn)步法》等其他有關(guān)科學(xué)技術(shù)方面的法律相協(xié)調(diào)；第二，要保證科技檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)制定的針對性和具體性，在制定法律法規(guī)時，要在堅(jiān)持《憲法》和《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)科技檔案管理工作的實(shí)際情況，有針對性、分層次地制定具體的科技檔案管理的法律法規(guī)，使科技檔案的管理工作有具體的規(guī)范可依；第三，要保持科技檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)的開拓性，在制定相關(guān)法律法規(guī)的過程中，我們還應(yīng)具有一定的預(yù)見性和開拓性，要以當(dāng)前科技檔案管理工作為基礎(chǔ)，充分考慮科技檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律。

2.提高社會檔案意識，加大對科技檔案管理工作的投入

提高社會檔案意識，首先要增強(qiáng)科研工作者及相關(guān)人員的檔案意識，科研工作者作為直接參與形成并整理相關(guān)科研資料的人員，應(yīng)當(dāng)對科技檔案知識有一個比較詳細(xì)的了解，從而能夠從科技資料的形式和內(nèi)容上確保其符合科技檔案接收和整理的規(guī)范。同時，還要引導(dǎo)科研工作者在工作實(shí)踐中體會科技檔案的價值，這樣有助于科研工作者加深對科技檔案的重視程度，從而有助于提升科技檔案的內(nèi)在質(zhì)量。加大對科技檔案管理工作的投入，要求各個單位要從管理上重視科技檔案工作，要結(jié)合本單位實(shí)際情況，增加對科技檔案管理工作的人、財(cái)、物的配置，推動科技檔案向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。[3]

3.改進(jìn)科技檔案的管理方式，實(shí)行前端控制

改進(jìn)科技檔案的管理方式主要是指根據(jù)科技檔案專業(yè)性的特點(diǎn)進(jìn)行收集和建檔工作?？萍紮n案的專業(yè)性體現(xiàn)在其產(chǎn)生于特定的領(lǐng)域，是這一領(lǐng)域內(nèi)科研生產(chǎn)活動的產(chǎn)物，這就要求我們在進(jìn)行科技檔案的收集時要根據(jù)科技檔案的專業(yè)性來收集，以此更好地將科技檔案的信息完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)出來。對科技檔案實(shí)行前端控制，是指通過制定科研工作計(jì)劃，了解科研工作的各個階段，整體把握科研項(xiàng)目的工作進(jìn)程，掌握科技檔案的形成規(guī)律，從而在科技檔案形成的過程中，做好科技檔案收集工作的規(guī)劃，以期提高科技檔案收集工作的質(zhì)量。

4.建設(shè)高水平的科技檔案管理隊(duì)伍

高水平的科技檔案管理隊(duì)伍是科技檔案管理工作得以有序運(yùn)行的重要保障，在人才隊(duì)伍的建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)注意以人為本，尊重人才，發(fā)揮人才的比較優(yōu)勢，打造一支高水平的檔案管理隊(duì)伍。具體來說，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，要為科技檔案工作隊(duì)伍注入新鮮血液，大力引進(jìn)具備科技檔案管理專業(yè)知識的人才；第二，要加強(qiáng)對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)能力，提高其科技檔案管理的技術(shù)水平；第三，要對相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)教育，要使其從內(nèi)心接受檔案管理這份工作，將自身的熱情投入到科技檔案管理工作中來，為檔案事業(yè)添磚加瓦，作出貢獻(xiàn)。此外，還要進(jìn)一步完善人才激勵機(jī)制，將績效考核等先進(jìn)的管理制度運(yùn)用于對科技檔案管理人員的考核中，激發(fā)其工作的主動性和積極性，以此推動科技檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)束語

科技檔案作為一種重要的信息資源，其價值和意義非同一般。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深層次推廣，對于科技檔案管理工作的關(guān)注和研究也會更加深入。當(dāng)前，我國在科技檔案管理工作這一領(lǐng)域已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步，但我們?nèi)孕枨宄乜吹?，我國對于科技檔案的管理工作還不是十分成熟，依然存在一些不足和問題?？萍紮n案管理工作的提高并不是一蹴而就的，只有進(jìn)一步加強(qiáng)研究和實(shí)踐，才能在理論和技術(shù)上取得突破，才能推動科技檔案管理工作不斷走向完善。

作者:毛業(yè)博 單位:黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

[1]張衛(wèi)東,張帥，劉夢瑩.科技檔案資源集成化服務(wù)研究[J].檔案學(xué)通訊，2012(6)

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【關(guān)鍵詞】風(fēng)電建設(shè)工程;檔案管理;工作體會

國家基本建設(shè)的快速發(fā)展，我國各行業(yè)檔案資料的作用更是顯現(xiàn)出來，檔案管理工作越來越受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。國家把工程檔案的管理水平列入了基本建設(shè)工程整體質(zhì)量的一部分。各級建設(shè)者為了提高檔案管理工作的水平，引了信息化管理軟件使檔案管理工作也由傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)步到運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行管理。收集完整、整理規(guī)范、科學(xué)管理、合理利用工程檔案資料成為了各級建設(shè)者不可推卸的質(zhì)量職責(zé)。

1.風(fēng)電建設(shè)工程檔案工作的特點(diǎn)

風(fēng)能是可再生綠色環(huán)保能源，有利于保護(hù)生態(tài)環(huán)境。風(fēng)電建設(shè)工程的檔案資料是工程建設(shè)期的歷史記錄，它能真實(shí)地反映工程建設(shè)的全過程。在工程建設(shè)期內(nèi)它是一部各項(xiàng)在建工作的指導(dǎo)和參考書；工程竣工移交給生產(chǎn)（管理）單位后，它是工程設(shè)施的維護(hù)管理、確保風(fēng)電工程長期安全穩(wěn)定運(yùn)行、充分發(fā)揮投資效益的一顆支柱；隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，它又將成為工程改擴(kuò)建的重要依據(jù)。總之，工程檔案是建設(shè)者留給后來人的寶貴財(cái)富，它會無時無刻地發(fā)揮出經(jīng)濟(jì)效益的潛能。由于風(fēng)電建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期要形成大量的管理文件和專業(yè)性強(qiáng)的科學(xué)技術(shù)性資料。它包含文件、文字記錄、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像資料及其它有參考價值的載體。歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，只有嚴(yán)格地按照國家檔案管理規(guī)范和風(fēng)電行業(yè)的有關(guān)規(guī)律對風(fēng)電建設(shè)工程檔案資料進(jìn)行達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理才能做到收集完整，形成規(guī)范的、有參考價值的竣工資料。在工程建設(shè)期的檔案工作有以下幾個特點(diǎn)：

（1）風(fēng)電建設(shè)工程涉及管理和施工單位多，參建人員經(jīng)常有變動；必須存檔的資料在施工階段就應(yīng)及時收集，否則實(shí)現(xiàn)歸檔完整很困難。

（2）風(fēng)電工程的構(gòu)成是一個多學(xué)科、專業(yè)分散且技術(shù)性強(qiáng)的系統(tǒng)工程，它的存檔資料要實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類、規(guī)范整理、管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識外，還應(yīng)熟悉風(fēng)電建設(shè)的全過程并具備一定的專業(yè)技術(shù)知識。

（3）竣工檔案的編制工作是一項(xiàng)繁瑣細(xì)致的工作。要求管理人員有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心，自覺地嚴(yán)格執(zhí)行國家和風(fēng)電行業(yè)的檔案管理規(guī)范，有良好的敬業(yè)精神。

（4）檔案管理人員應(yīng)善于運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備和專業(yè)技術(shù)，對文件、圖紙資料的文字檔案編制和電子檔案的處理和管理工作。具備使用現(xiàn)代辦公條件的素質(zhì)。

2.風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理

通過經(jīng)歷了風(fēng)電站的建設(shè)，如何確保工程竣工檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、分類科學(xué) ，在參加了檔案管理工作后有以下工作體會:

2.1收集竣工資料要從源頭抓起

竣工檔案資料之所以重要就在于它的真實(shí)性和完整性。而風(fēng)電建設(shè)工程的原始資料是由方方面面的參建單位積累起來的。從工程立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收經(jīng)歷的時間長、人員變化也大，誰施工誰做竣工的原則難以做到。一些參建單位為了應(yīng)付也只能編制出回憶錄似的資料，其真實(shí)性已無從談起。工程一開工，業(yè)主就應(yīng)把檔案資料作為一項(xiàng)重要工作來抓?？⒐べY料的收集工作應(yīng)按邊施工邊收集的原則進(jìn)行。否則，工程竣工后很多應(yīng)收集的資料無從找起。因此，資料的收集歸檔工作應(yīng)在參建項(xiàng)目的合同中有明確約定，并與工程價款的結(jié)算結(jié)合起來。甲乙雙方都要以誠信守約的態(tài)度認(rèn)真履行資料歸檔的職責(zé)。只有抓住源頭才能確保資料收集完整、準(zhǔn)確。

2.2制度管理

在風(fēng)電建設(shè)工程工作的實(shí)踐中，對檔案資料進(jìn)行制度化管理是一個成功的經(jīng)驗(yàn)。工程建設(shè)初期業(yè)主就建立嚴(yán)格的管理制度，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理模式。業(yè)主、監(jiān)理和參建各方都要設(shè)專人領(lǐng)導(dǎo)、專人管理，各單位要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和管理制度（包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任制）。業(yè)主和監(jiān)理要明確劃分各單位的資料歸檔責(zé)任并定期進(jìn)行巡查，檢查、督促、指導(dǎo)各級的資料管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對資料管理工作規(guī)范、成績突出的單位和個人要表彰和獎勵，對存在問題的單位要責(zé)成及時整改。杜絕參建單位的檔案管理水平良銹不齊，出現(xiàn)問題成堆而無法整改的局面。制度化管理可以提高建設(shè)工程檔案管理工作的整體水平。

2.3提高各級資料員的素質(zhì)

各級資料員的工作水平和責(zé)任心是確保檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。由于參建單位多，各單位的管理水平也會參差不齊。業(yè)主要有針對性地組織資料管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，使他們熟知管理規(guī)范和竣工檔案編制歸檔工作的具體標(biāo)準(zhǔn)。要求各單位進(jìn)入工地就編制出本合同應(yīng)提供的竣工資料詳細(xì)目錄，包括案卷提名和案卷編號一并提供給監(jiān)理單位審核。使業(yè)主、監(jiān)理能有效地控制竣工資料在收集時不漏項(xiàng)、編制時分類科學(xué)、案卷提名正確；同時，發(fā)現(xiàn)問題時便于指導(dǎo)，檢查、督促時有依據(jù)；參建單位在收集整理竣工資料時也有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料管理人員的工作素質(zhì)在一定程度上是竣工檔案質(zhì)量的保證。

2.電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理常見問題

（1）一個獨(dú)立的事件應(yīng)單獨(dú)組卷。從事件的起因、發(fā)展的過程、處理的結(jié)果應(yīng)按照時間的順序歸檔在一起，便于查閱。往往由于收集不及時會出現(xiàn)收集的資料存在缺漏項(xiàng)不連貫的情況。

（2）檔案組卷一般應(yīng)不少于三套：一套用于存檔、一套留作資料查閱、一套用于生產(chǎn)；其中最少應(yīng)有一套是原件。所謂原件應(yīng)是紅頭、加蓋紅章或手工實(shí)名親筆簽字的文件圖紙資料。一個風(fēng)電建設(shè)工程經(jīng)過幾年的建設(shè)期原件資料的丟失情況比較普遍。

（3）同樣由于上述原因，各單位移交的竣工資料中會出現(xiàn)大量的復(fù)印件、冒名或簽名的文件，簽名者不能為所簽資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

（4）竣工資料書寫不規(guī)范：表現(xiàn)在字跡、圖樣不清晰，圖表不整潔，簽字手續(xù)不完備，永久、長期保存的文件使用了易退色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆）書寫、繪制。

（5）竣工圖的編制修改不完整、不規(guī)范，竣工章加蓋部位不一致不清晰、簽字不完備、圖紙折疊方向大小不符合規(guī)范要求。

（6）檔案資料盒的脊背、封面及案卷提名編寫不能表明卷內(nèi)內(nèi)容，編碼錯誤，卷內(nèi)的頁碼、表格填寫不正確等。

（7）電子檔案保管不善，編制的檔案目錄檢索查找不便捷。

（8）檔案資料管理環(huán)境不能防蟲、防潮、防鼠。收集的資料損壞嚴(yán)重。

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關(guān)鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規(guī)范；聲像檔案信息系統(tǒng)

一、研究背景及意義

近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會發(fā)展的強(qiáng)大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國檔案信息化建設(shè)的啟動?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局?！本o跟國家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)?；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀(jì)70年代末～90年代初期）、快速推進(jìn)（20世紀(jì)90年代中期～21世紀(jì)初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀(jì)以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對策。

二、檔案信息化的概述

20世紀(jì)60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀(jì)70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)?！盵1]張珺（2009）認(rèn)為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對管理目標(biāo)的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認(rèn)為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程”。[3]《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。”系統(tǒng)核心功能方面還需要進(jìn)一步完善。目前對于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴(yán)重的管理和安全風(fēng)險。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴(yán)重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進(jìn)行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計(jì)考慮。從長遠(yuǎn)來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標(biāo)）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(shí)(云計(jì)算環(huán)境的逐步成熟和認(rèn)證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠(yuǎn)，需要面向電子檔案管理的需要進(jìn)行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)

廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個世紀(jì)90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動力，在雙向驅(qū)動力的作用下，信息系統(tǒng)的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求?！稄V州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實(shí)踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標(biāo)準(zhǔn)、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認(rèn)為檔案信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達(dá)到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀(jì)初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點(diǎn)，在工作過程中取得了不少成果與榮譽(yù)，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時代的發(fā)展，新的上位法、國家標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位行政分類改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動，歷經(jīng)數(shù)十年時間的建設(shè)由多個系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)。現(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗(yàn)友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題。現(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨(dú)立建設(shè)的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進(jìn)行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對于業(yè)務(wù)活動的覆蓋面還不夠充分，例如實(shí)體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進(jìn)入不同的系統(tǒng)進(jìn)行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進(jìn)一步強(qiáng)化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計(jì)報表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統(tǒng)的搜索效率及降低維護(hù)成本。同時，這種標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)也值得國內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國各地都遵循一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統(tǒng)下，這個系統(tǒng)所產(chǎn)生的價值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司

參考文獻(xiàn)：

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根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求對其及時予以規(guī)范記錄,爭取做到可研有批復(fù)、開工有報告、變更有記錄、進(jìn)場有記錄及檢驗(yàn)報告、驗(yàn)收有依據(jù)、資料前后對照有標(biāo)準(zhǔn),每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。但是在具體工作中，有些卻疏于管理規(guī)范，導(dǎo)致后果比較嚴(yán)重，往往存在補(bǔ)記錄、補(bǔ)資料的現(xiàn)象。例如：我市某些工程重視工程形象進(jìn)度，卻忽視了檔案工作，等到工程結(jié)束辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時，才投入人力、物力搞突擊，造成檔案資料質(zhì)量差，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性達(dá)不到規(guī)范要求，無法及時移交檔案館，直接影響到日后工作的利用。

及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量檔案人員素質(zhì)不高，是造成工程檔案管理不到位的根本原因。堅(jiān)持從檔案資料形成的“源頭”抓起，做好前段控制，做好“集中統(tǒng)一管理”。開工前必須及早對企業(yè)檔案管理人員及有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn),樹立檔案思想,針對檔案管理人員水平參差不齊的問題，采取跟班學(xué)習(xí)方法，進(jìn)行檔案收集、立卷實(shí)物操作培訓(xùn)，所有資料員都經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)后才能上崗，從而保證了檔案工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)要求，這樣才能保證資料收集齊全并且質(zhì)量較好。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控，樹立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)多學(xué)習(xí)如何收集資料，從源頭上收集時保證文件材料齊全、合格，在哪一階段需要形成哪些檔案資料，對資料的內(nèi)容做到心中有數(shù)。比如：車間的設(shè)備及工藝流程資料應(yīng)當(dāng)如何歸檔，土建工程應(yīng)當(dāng)如何歸檔。我市一家經(jīng)營棉紡織工業(yè)加工的私企，運(yùn)行期間開發(fā)的產(chǎn)品獲得了專家認(rèn)可，創(chuàng)立了企業(yè)的品牌，后因一些原因?qū)е缕髽I(yè)破產(chǎn)，別家公司接手時需要接手原企業(yè)所有的設(shè)備及運(yùn)行期開發(fā)的設(shè)備工藝流程，可原企業(yè)因生產(chǎn)運(yùn)行期間對于產(chǎn)品的檔案資料收集及整理缺乏意識，導(dǎo)致重要資料流失，設(shè)備說明書不全，不但在經(jīng)濟(jì)上效益上損失了很多，且對于領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勤汗水這都是難以用金錢買到的。

加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、建立工作機(jī)制根據(jù)企業(yè)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和檔案管理要求，設(shè)置相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案管理者及專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)。應(yīng)當(dāng)規(guī)定兼職檔案人員負(fù)責(zé)資料的收集、整理以及組卷，定期移交檔案室，專職檔案人員負(fù)責(zé)督促，并且業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān)，企業(yè)主管檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對檔案文件材料內(nèi)容的審核。在工程各個階段，將獎懲機(jī)制納入其中，對按要求完成檔案工作的人員和沒有完成工作任務(wù)的人員，在經(jīng)濟(jì)上或者晉級上獎勵分明，鼓勵他們進(jìn)一步做好檔案工作。

本文作者：崔莉工作單位：新疆農(nóng)一師阿拉爾市檔案館

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關(guān)鍵詞: 供電企業(yè)；檔案管理；重要性；

Abstract: in this paper, combined with my practical work experience, mainly on the power supply enterprise archives management and the importance of power archives management innovation mechanism to discuss, to transfer files to achieve standardization, standardization, informationization.

Keywords: power supply enterprise; file management; importance;

中圖分類號：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

1 引言

檔案管理的主要工作就是嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引,保證歸檔文件齊全、完整、分類科學(xué)合理,卷內(nèi)文件排序正確,檢索清楚便捷,以適應(yīng)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的需要；實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化，下文結(jié)合本人經(jīng)驗(yàn)就檔案管理的重要性展開論述。

2供電企業(yè)檔案管理的重要性

事實(shí)上，在幾年前,供電企業(yè)檔案系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)檔案管理方向已經(jīng)取得了較大的進(jìn)步。以供電企業(yè)系統(tǒng)為例,早就實(shí)現(xiàn)了檔案的微機(jī)管理,這套系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司機(jī)關(guān)、所屬基層單位檔案信息資源管理的電子化、自動化。可人工錄入檔案,也可自動收集MIS、OA 系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案。該系統(tǒng)還具有強(qiáng)大的查詢和檢索功能。用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限對任何感興趣的信息進(jìn)行檢索,檢索條件可以任意組合。檢索的結(jié)果是可以看到照片、活動的影像、聽到聲音。同時,還可以通過這個廣域網(wǎng)與上下級,以及兄弟單位之間,以電子公文的形式交換信息,方便地實(shí)現(xiàn)上、下級之間的遠(yuǎn)程查詢和全息下載。

3檔案管理發(fā)展趨勢

（1）努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識,積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備,運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。認(rèn)清形勢,調(diào)整心態(tài),樹立獻(xiàn)身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理的需要,必須提高認(rèn)識,認(rèn)清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向,認(rèn)清檔案工作的意義和價值,強(qiáng)化職業(yè)道德,努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。

（2） 廣泛涉獵現(xiàn)代科學(xué)文化知識,逐步完善自身的知識結(jié)構(gòu),努力使自己成為一專多能的復(fù)合型高級人才。以適應(yīng)檔案工作日益復(fù)雜、變化的需要。

（3）努力提高業(yè)務(wù)水平,在實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上,積極開發(fā)檔案信息資源,為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供高效的服務(wù)。

4 電力檔案管理工作創(chuàng)新機(jī)制

4.1建立檔案管理

建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理是檔案工作中的難點(diǎn)、弱點(diǎn)，由于供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目需要較長時間才能完成，這期間將會產(chǎn)生大量工作技術(shù)文件資料，妥善保管好這些文件資料，僅靠少數(shù)幾個人是不行的，要有一套完整的規(guī)章制度，才能做好這項(xiàng)工作。一個供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目參建單位多，要保證竣工檔案的完整性、成套性和文件材料的系統(tǒng)性，就要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)單位應(yīng)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法規(guī)、條例、辦法。以《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及《供電企業(yè)檔案分類表》為依據(jù)，使各參建單位在編制檔案過程中有章可循，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔工作，用規(guī)范的檔案標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)各參建單位的檔案規(guī)范化管理，從而有效地做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。

4.2檔案管理要納入合同管理

在逐步完善的社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，合同起著至關(guān)重要的作用，它是用來約束參建各方強(qiáng)有力的法律依據(jù)。所以供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位在進(jìn)行工程招、投標(biāo)及簽訂各項(xiàng)合同、協(xié)議時，應(yīng)把保證建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確等方面的質(zhì)量要求納入有關(guān)的專項(xiàng)條款，并用經(jīng)濟(jì)手段來約束雙方履行合同、協(xié)議，明確乙方保證質(zhì)量按期交項(xiàng)目檔案后，甲方及時給予結(jié)算，如果檔案資料收集不齊全、不符合要求，將扣除工程款，爭取檔案工作的主動權(quán)，這是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效手段。

4.3 移交檔案做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化

（1）加強(qiáng)工程檔案的過程管理。

在工程建設(shè)初期，檔案工作就要與工程建設(shè)同步進(jìn)行。文件資料收集是檔案工作的基礎(chǔ)、一項(xiàng)工作，供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程形成的文件資料數(shù)量多，內(nèi)容龐雜，文件資料形成單位多，隨著工程建設(shè)的進(jìn)展，檔案人員就要對文件資料進(jìn)行收集，如果等到整個工程竣工時才進(jìn)行檔案的收集，會給收集工作造成困難，不能保證文件資料齊全完整，因此，加強(qiáng)工程檔案的前期管理是非常重要的一項(xiàng)工作。

（2）加強(qiáng)檔案人員在工程建設(shè)過程中的監(jiān)督指導(dǎo)。

對正在建設(shè)的工程檔案加強(qiáng)過程管理，就是檔案管理人員在工程建設(shè)中，依據(jù)前期制定的標(biāo)準(zhǔn)對各參建單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作，進(jìn)行定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，針對工作中出現(xiàn)的問題及時處理解決，使檔案從形成到整理直到最后完成竣工檔案歸檔工作。應(yīng)做到檔案收集工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，及時做好工程檔案的過程管理工作。

（3）加強(qiáng)與施工單位溝通, 力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

施工單位工程竣工檔案是供電企業(yè)建設(shè)工程檔案中非常重要的一部分,形成一套高質(zhì)量的竣工檔案,首先各專業(yè)工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性,然后檔案管理員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。為了能保證施工單位工程檔案的順利移交,從工程一開始,檔案管理人員應(yīng)通過開會、到施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)等方式與各施工單位加強(qiáng)溝通,就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求,學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理政策法規(guī),統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一做法,有效地控制檔案的形成質(zhì)量,減少因意見不一致而造成的返工工作量,真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

（4）發(fā)揮工程技術(shù)人員的作用。

各參建單位的工程技術(shù)人員參與建設(shè)項(xiàng)目的全過程，他們熟悉建設(shè)項(xiàng)目過程，掌握工程進(jìn)展與進(jìn)度情況，隨著輸變電建設(shè)項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)工作的深入開展，工程技術(shù)人員的檔案意識日漸增強(qiáng)。由工程技術(shù)人員和檔案人員共同完成檔案組卷的工作，是非常必要的。工程技術(shù)人員主要是負(fù)責(zé)審核工程各階段文件材料是否收集齊全完整，文件材料的簽署、蓋章手續(xù)是否真實(shí)完備，文件內(nèi)容的填寫是否規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)施工記錄數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠，竣工圖是否與實(shí)際情況相符合等等，這些方面正是工程技術(shù)人員的優(yōu)勢所在。

（5）做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收管理工作。

在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，檔案驗(yàn)收要同時進(jìn)行，建設(shè)單位應(yīng)該按有關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、辦法，組織有關(guān)的自檢小組對工程檔案進(jìn)行自檢，檢查歸檔文件是否齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件材料是否是原件，竣工報告、合同、協(xié)議等是否履行雙方簽字手續(xù)，案卷質(zhì)量是否符合要求，對存在的問題提出整改意見，同時下發(fā)整改通知單限期進(jìn)行整改，使歸檔案卷分類科學(xué)、便于檔案的保管和利用。

5保證工程檔案資料的齊全完整

由于供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多,項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大,各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致,而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進(jìn)行,必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度,從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等方面做出明確規(guī)定,對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始,檔案室應(yīng)向各施工單位分發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)的一般要求》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》以及《供電企業(yè)建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評標(biāo)準(zhǔn)匯編》,同時還應(yīng)發(fā)放本企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔制度說明,在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理,從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

篇9

【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化

自我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制確立以來，新時期社會進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展具有一定參考價值。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，需要人工對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點(diǎn)，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實(shí)現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和存儲技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。

城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗(yàn)證中才可以肯定其原有價值。

數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來看，仍然缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對策

（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項(xiàng)十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對檔案館內(nèi)部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點(diǎn)，根據(jù)檔案類型有針對性地開展數(shù)字化建設(shè)活動。

（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過對數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。

（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。

四、結(jié)語

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對性地開展工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]袁志海.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.

篇10

關(guān)鍵詞 水電工程 電子文件 歸檔 管理與利用

一、錦屏水電工程的檔案特點(diǎn)

錦屏水電工程包括錦屏一級、二級水電站，總裝機(jī)860萬kW。錦屏一級水電站是混凝土雙曲拱壩壩高305m，為世界同類壩型中第一高壩。

錦屏水電站因?yàn)楣こ虖?fù)雜，其參與的設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位眾多。在建設(shè)過程中除與建筑、電力、機(jī)械、水文、氣象等聯(lián)系緊密外，還牽涉到移民、交通、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等多個方面，從而導(dǎo)致了檔案在種類上的多樣性、復(fù)雜性，包括工程檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。按其建設(shè)過程的項(xiàng)目則包括提出可行性研究、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等全過程?？尚行匝芯侩A段的文件材料主要由設(shè)計(jì)單位（成勘院、華東院）提供給管理局歸檔，各參建單位在工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件由各參建單位自行歸檔，工程投產(chǎn)運(yùn)行管理階段的文件材料由管理局歸檔。

管理局的文書檔案包括黨群、人資、工會、審計(jì)等文件，工程項(xiàng)目檔案包括工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種形式，其中有些文件只有紙質(zhì)形式，如外單位的來文，驗(yàn)收簽證等，有些文件只有電子形式，如新聞報道、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種文件歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子文件則根據(jù)二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范歸檔保存。為了保證有效的利用，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對電子文件采用PDF格式光盤歸檔的方式。

二、制定電子文件歸檔的范圍和責(zé)任

首先要明確電子文件歸檔范圍。管理局及各個參建單位的正式文件及各類工程項(xiàng)目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)過程中形成的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、工程地質(zhì)勘察報告、施工圖、設(shè)計(jì)修改等文件。

其次明確管理局各部門兼職檔案管理員對電子文件管理職責(zé)和歸檔時間：年度檔案在次年的六月前完成；各參建單位則各自保管文件，在工程完工后向管理局檔案室提交竣工檔案，從而保證了電子文件歸檔的及時及完整性。

三、電子文件的特點(diǎn)及主要內(nèi)容和格式

（一）電子文件的特點(diǎn)

在現(xiàn)代社會中，電子文件實(shí)現(xiàn)了快速檢索，減少檔案利用人員的時間，同時也減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，保護(hù)了紙質(zhì)檔案，提高檔案管理的工作效率。但電子文件具有不穩(wěn)定性，（1）所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。（2）載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤，電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。（3）容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成數(shù)據(jù)的不能用。

（二）電子文件的主要內(nèi)容和格式

錦屏工程的電子檔案包括文書文件、工程文件、音像文件等。文書文件主要有來往文函、會議、人資、黨群等。工程文件為立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收等，所形成的文件格式為Word、EXCEL；圖像文件主要為數(shù)碼相機(jī)所拍攝的照片，形成文件為JPEG格式；圖形文件主要為工程的設(shè)計(jì)圖紙等，形成DWG格式；影像文件記錄工程開工到完工所產(chǎn)生的所有影像資料，有領(lǐng)導(dǎo)及工程相關(guān)單位的視察、參觀工程建設(shè)的施工過程等。

四、電子文件的歸檔

各歸檔單位電子文件歸檔過程中要按電子文件管理規(guī)范歸檔。電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀，因?yàn)楣獗P既具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不容被修改。

要求各歸檔單位歸檔時以項(xiàng)目為單位進(jìn)行組盤。即一個項(xiàng)目刻錄在一張或多張光盤上，一式兩份。光盤刻錄后，應(yīng)在每張光盤上貼上標(biāo)簽作為標(biāo)識。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時存有相應(yīng)的說明文件，其格式為純文本，其內(nèi)容是電子文件歸檔說明，內(nèi)容包括案卷名稱、卷內(nèi)目錄、大小、檔號、歸檔時間等。

五、電子文件利用及管理

（一）電子文件的保管

根據(jù)二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。由于光盤的弊端，如多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)，因此，要求歸檔單位交兩套光盤保存。為查閱及管理方便，還使用了大容量移動硬盤，將光盤的數(shù)據(jù)拷貝到硬盤中，按檔案編號建立文件夾，這樣，既減少了光盤的磨損，也不用從大量的光盤中尋找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，節(jié)約了大量的時間。

（二）電子文件的借出

由于電子文件的易更改、可復(fù)制性，電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制。對一些不適合流轉(zhuǎn)的電子文件，在借出后容易造成在網(wǎng)上流傳，從而損害本單位的產(chǎn)權(quán)和利益，為使每個借出的人員提高保護(hù)本單位知識產(chǎn)權(quán)的意識，在借出電子文件時，原則上只能在管理局內(nèi)部傳閱，每位員工除填寫表格和部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，還要在規(guī)定時間內(nèi)歸還。這樣，提高了借閱人員對電子檔案的保護(hù)意識，維護(hù)本單位的利益。

六、對電子文件歸檔及利用的建議

（一）國家應(yīng)制定處理電子文件的格式標(biāo)準(zhǔn)，并制定相關(guān)的法律條規(guī)，使得以后電子存檔上有法可循。

（二）根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，特殊格式的電子文件應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。

（三）根據(jù)目前檔案管理現(xiàn)狀，PDF格式文件是很好的文件保存格式。PDF 文件具有跨平臺、高壓縮、適合屏幕閱覽，，是適于在不同計(jì)算機(jī)平臺之間傳送和共享文件的一種開放式電子文件格式。

參考文獻(xiàn)：