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關(guān)鍵詞：公司行政工作 信息系統(tǒng) 設(shè)計與分析

目前，由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也獲得了快速的發(fā)展，信息管理在社會上的各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。隨著公司的發(fā)展和壯大，內(nèi)部越來越復(fù)雜，需要管理的數(shù)據(jù)信息越來越龐大，這就對數(shù)據(jù)處理提出更高要求。公司行政工作管理信息系統(tǒng)在設(shè)計時要緊跟時代的步伐，以求更好地為公司服務(wù)。

1 公司行政工作管理信息系統(tǒng)的需求分析

1.1 系統(tǒng)需求

公司行政工作管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能主要包括瀏覽員工信息，保護(hù)員工信息，打印員工信息，特定部門中員工信息的查詢以及職務(wù)位“經(jīng)理”員工信息的查詢。而員工信息又包括姓名、編號、家庭住址、公司所在部門、聯(lián)系方式以及職務(wù)等。信息系統(tǒng)要確保錄入和處理數(shù)據(jù)的實時性以及準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)一致性、完整性以及共享和獨立性。行政工作管理信息系統(tǒng)要滿足用戶添加、修改、刪除以及查詢員工信息的功能，報表打印要滿足用戶打印員工信息報表的功能，退出功能要滿足用戶能夠直接退出程序。

公司行政工作管理信息系統(tǒng)的計劃功能主要是依據(jù)用戶目標(biāo)以及所處的環(huán)境條件，在設(shè)計前制定好每個部門的不同工作計劃?？刂乒δ苤饕且罁?jù)獲得的信息，監(jiān)督并控制計劃的執(zhí)行。預(yù)測功能主要是預(yù)測企業(yè)的效益、不同時期市場的變化以及完成計劃的可能性。輔助決策功能主要是把準(zhǔn)確的決策信息以及方案提供給企業(yè)中的相關(guān)決策人。

在系統(tǒng)性能的需求上，為了確保信息系統(tǒng)可以長期、高效、安全可靠的運行，必須要確保系統(tǒng)處理時的及時性和準(zhǔn)確性，系統(tǒng)還要具備開放性、可擴(kuò)充性、易用性、易維護(hù)性、標(biāo)準(zhǔn)性以及系統(tǒng)響應(yīng)的速度型。

1.2 解決方案

依據(jù)信息系統(tǒng)的需求，公司行政工作管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫要包含姓名、編號、職務(wù)以及電話等。信息系統(tǒng)包含的信息并沒有什么聯(lián)系，可以利用自由表進(jìn)行存儲，可以登錄、瀏覽以及維護(hù)公司員工的信息。信息系統(tǒng)中，用戶擁有不同的權(quán)限，不同用戶執(zhí)行的操作也各不相同，這就需要設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確認(rèn)登陸用戶可以打開何種表單。

信息技術(shù)的數(shù)據(jù)庫要采用便于集成和開放的技術(shù)，確保質(zhì)量，可靠性要高，支持長期運行以及關(guān)鍵應(yīng)用，數(shù)據(jù)安全性要高，具有分布式的數(shù)據(jù)庫功能，開發(fā)環(huán)境多種多樣，具備很強的擴(kuò)充性以及升級能力。

2 公司行政管理信息系統(tǒng)的總體設(shè)計

2.1 劃分模塊的原則

在信息系統(tǒng)設(shè)計時，模塊的獨立性要盡可能的提高，每一個模塊具備一個獨立的功能，通過簡單數(shù)據(jù)類型傳遞參數(shù)，不可以用結(jié)構(gòu)類型的變量，盡可能的減少全局變量的使用，降低接口處數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度。選擇模塊規(guī)模要適中，太大或太小都不可以，保持一頁紙的規(guī)模。模塊接口復(fù)雜性也要降低，減少模塊間參數(shù)傳遞的個數(shù)，確保模塊類型簡單，設(shè)計單入口和單出口的模塊。

2.2 軟件設(shè)計過程

根據(jù)目標(biāo)系統(tǒng)指定各種設(shè)計方案，設(shè)計方案的基礎(chǔ)是需求分析時獲得的數(shù)據(jù)流圖。分析員會把最理想的實現(xiàn)方案推薦給用戶，并制定出詳實的設(shè)計計劃，獲得用戶認(rèn)可以后才可以進(jìn)行設(shè)計。對于軟件結(jié)構(gòu)，要先總體設(shè)計，明確信息系統(tǒng)由什么模塊組合而成，還要明確不同模塊間的關(guān)系，確定實現(xiàn)模塊的算法以及處理過程。在設(shè)計數(shù)據(jù)庫的軟件系統(tǒng)時，數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)要依據(jù)需求分析時獲得的結(jié)果進(jìn)行設(shè)計。軟件開發(fā)早期就要提前考慮好信息系統(tǒng)的測試計劃，使軟件設(shè)計人員留心軟件測試的可能出現(xiàn)的問題，提高可測試性。文檔編寫主要包括總體設(shè)計以及詳細(xì)設(shè)計的說明書、軟件測試計劃、用戶操作手冊以及數(shù)據(jù)庫的設(shè)計結(jié)果。對于軟件復(fù)審，在總體設(shè)計以及詳細(xì)設(shè)計后，要對軟件進(jìn)行技術(shù)審查，并做好管理復(fù)審。

2.3 編碼

軟件編碼主要是把軟件設(shè)計轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蛘Z言編寫源程序。在程序設(shè)計時為確保質(zhì)量，要求程序員熟練掌握并應(yīng)用設(shè)計語言的語法規(guī)則，程序只有在語法上確保不出現(xiàn)錯誤，在編譯系統(tǒng)進(jìn)行語法檢查時才可以順利通過，程序才可以正常運行。開發(fā)公司行政工作管理信息系統(tǒng)時，對于程序編碼不僅要確保源程序語法的正確，還要具備良好的程序結(jié)構(gòu)以及設(shè)計風(fēng)格。

3 總結(jié)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會上公司行政工作管理的規(guī)模在不斷地擴(kuò)大，如何管理好公司的行政工作，成為眾多公司急需解決的問題。傳統(tǒng)上的人工管理已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐，信息技術(shù)的發(fā)展在公司行政工作管理上逐漸發(fā)揮了重大的作用。信息系統(tǒng)在設(shè)計時要密切結(jié)合公司實際的情況，做出科學(xué)的分析，使之更好地為公司行政工作管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】 高職院校 辦學(xué)經(jīng)濟(jì)效益 財務(wù)管理模式

高等職業(yè)教育在多年的實踐和建設(shè)中取得了較大的發(fā)展，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)培養(yǎng)了一批急需的技術(shù)應(yīng)用型人才和高技能型人才，成為我國高等教育發(fā)展中不可或缺的一股重要力量。高職院校在發(fā)展變革中逐步走向市場，辦學(xué)效益開始與各高職院校的規(guī)模、教學(xué)質(zhì)量掛鉤。在這種趨勢下，各高職院校的財務(wù)管理在辦學(xué)中的作用和地位更加突出。但是很多學(xué)校在管理觀念上還停留于中專（中職）學(xué)校的管理理念，傳統(tǒng)的集中核算的“報賬型”財務(wù)模式嚴(yán)重制約了高職院校進(jìn)一步提升辦學(xué)經(jīng)濟(jì)效益的需求。因此，如何合理配置資源，提高各項教育經(jīng)費投入的產(chǎn)出效率，發(fā)揮有限資金的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，這對現(xiàn)行的高職院校財務(wù)管理模式提出了進(jìn)一步改革的新要求。

一、高職院校財務(wù)管理中存在的主要問題

1、財務(wù)預(yù)算職能弱化、管理不規(guī)范

許多高職院校在預(yù)算編制過程中，缺乏全局性的考慮。由于高職院校中的許多部門沒有樹立全面預(yù)算的觀念，編制預(yù)算往往由財務(wù)部門獨立完成，編制過程中對學(xué)校的建設(shè)、教學(xué)等活動及變化情況缺乏科學(xué)縝密的論證，也欠缺對預(yù)算與學(xué)校建設(shè)發(fā)展目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行細(xì)致調(diào)研，從而易導(dǎo)致編制的預(yù)算和長期發(fā)展目標(biāo)相脫節(jié)，致使財務(wù)預(yù)算出現(xiàn)較大的局限性。另一方面，部分高職院校對預(yù)算的執(zhí)行情況和進(jìn)度缺乏有效的監(jiān)督，并且沒有形成預(yù)算管理的考核和激勵機制，致使實際工作中出現(xiàn)了預(yù)算的控制作用被弱化、預(yù)算執(zhí)行剛性不強等后續(xù)問題。上述這些問題都是造成預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行脫節(jié)的重要原因。

2、財務(wù)內(nèi)控不力、風(fēng)險較高

（1）內(nèi)部控制不力。由于目前高職院校缺少系統(tǒng)的內(nèi)部會計控制體系，內(nèi)部控制部門的獨立性和權(quán)威性不高，導(dǎo)致其在業(yè)務(wù)核算（特別是高風(fēng)險領(lǐng)域）方面得不到有效監(jiān)管，內(nèi)部會計控制趨于無力。這些都會引發(fā)學(xué)校的會計信息失真、私設(shè)小金庫、資產(chǎn)流失等諸多違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。高職院校在發(fā)展階段中，如果缺乏系統(tǒng)、全面、有效的財務(wù)內(nèi)控制度和監(jiān)管機制，難免會導(dǎo)致辦學(xué)風(fēng)險加大。

（2）過度負(fù)債。近年來，高等職業(yè)教育的發(fā)展要求高職院校進(jìn)一步擴(kuò)大基礎(chǔ)建設(shè)和提升內(nèi)涵建設(shè)的質(zhì)量和速度，高職院校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和改善辦學(xué)條件等方面的投入需求劇增，但國家財政撥款、社會贊助等渠道取得的資金又極為有限，高職院校為解決資金缺口問題，都普遍采取了向銀行貸款的負(fù)債經(jīng)營方式。而高職院校作為非營利性事業(yè)單位，向銀行貸款時往往未能合理地估計償債能力，致使貸款規(guī)模過大、負(fù)債結(jié)構(gòu)失衡，進(jìn)而導(dǎo)致巨額債務(wù)本息支付壓力、財務(wù)結(jié)構(gòu)和狀況惡化、流動資金短缺、資金周轉(zhuǎn)困難等多種風(fēng)險，給高職院校的穩(wěn)定發(fā)展帶來負(fù)面影響。

3、重投入、輕核算，成本效益觀念缺乏

現(xiàn)行的高校財務(wù)管理模式中，教育成本的概念、構(gòu)成及分類沒有統(tǒng)一的界定，教育成本如何核算和考量也沒有被納入高校財務(wù)管理體系中，財務(wù)制度中也缺少對高職院校經(jīng)費使用效益的考核評價制度，加上長期以來對高職院校的投資觀念是只注重其消費性而忽視其投資性，這在一定程度上弱化了對高職院校經(jīng)費使用效益的考核評價。另一方面，政府主管部門以及高職院校自身缺乏對衡量學(xué)校綜合辦學(xué)水平和辦學(xué)效益的教育成本指標(biāo)的需求，對會計信息的需求僅僅停留在財務(wù)信息方面，導(dǎo)致高職院校的教育成本核算機制被淡化。隨著高等教育管理體制改革的不斷深入，對教育成本進(jìn)行核算既是滿足社會和學(xué)生對教育成本知情權(quán)的基本要求，也是高職院校提升自身辦學(xué)效益和實力的客觀需要。因此有必要破除理論和實踐方面的障礙，構(gòu)建科學(xué)的教育成本核算體系。

4、資源配置不合理，資產(chǎn)利用率低

（1）資產(chǎn)利用率低。受辦學(xué)體制的影響，高職院校的國有資產(chǎn)管理普遍存在“重采購，輕管理”的觀念，即只注重向上爭取資產(chǎn)投入，而忽視現(xiàn)有資產(chǎn)的優(yōu)化配置、調(diào)撥管理等。資產(chǎn)的管理僅局限于賬面管理，對資產(chǎn)使用狀況沒有監(jiān)督；沒有建立資源共享機制，固定資產(chǎn)流動性差；不嚴(yán)格執(zhí)行“控購”，盲目、重復(fù)購置，造成資源浪費、資產(chǎn)利用率低等問題。

（2）缺乏產(chǎn)權(quán)意識。一些高職院校的物資管理部門和后勤部門在國有資產(chǎn)管理中存在著職責(zé)權(quán)限界定不清的情況，多頭管理易導(dǎo)致資產(chǎn)難以跟蹤監(jiān)控、無法分析資產(chǎn)使用效益、責(zé)任相互推諉等問題。另外，近年高校進(jìn)行后勤社會化改革后，校企雙方的產(chǎn)權(quán)界定不明，學(xué)校往往忽視國有資產(chǎn)的監(jiān)管和對產(chǎn)權(quán)收益的界定，造成國有資產(chǎn)的大量流失，嚴(yán)重?fù)p害了學(xué)校的合法權(quán)益。

二、改革高職院校財務(wù)管理模式、提升辦學(xué)效益的途徑

1、強化預(yù)算管理、合理組織資金

（1）加強預(yù)算編制的過程。有意識地協(xié)調(diào)、組織各職能部門參與預(yù)算的編制全過程，將預(yù)算所涉及到的各個單位以及各項工作計劃、任務(wù)都納入到同一預(yù)算體系中，形成全面預(yù)算；同時應(yīng)合理地選擇預(yù)算編制方法，以長期發(fā)展目標(biāo)為指導(dǎo)方向，將定期預(yù)算與滾動預(yù)算相結(jié)合，逐期滾動預(yù)算周期。預(yù)算編制過程應(yīng)注重全局性、科學(xué)性的征詢和調(diào)研，并逐項地審議各種費用開支的額度以及其合理性和必要性。

（2）細(xì)化預(yù)算編制的內(nèi)容。編制預(yù)算的各項具體內(nèi)容應(yīng)由各部門、各系部經(jīng)科學(xué)調(diào)研后提出申請，并上報財務(wù)部門，由財務(wù)部門根據(jù)項目的重要性和必要性，結(jié)合預(yù)算年度總收入的情況，逐項確定預(yù)算內(nèi)容和安排預(yù)算資金。

（3）抓好預(yù)算執(zhí)行過程的控制。財務(wù)預(yù)算在具體的執(zhí)行過程中，財務(wù)部門要維護(hù)預(yù)算的嚴(yán)肅性，避免隨意追加和調(diào)整預(yù)算。對于那些確實需要追加或調(diào)整預(yù)算的項目，應(yīng)嚴(yán)格地履行預(yù)算的追加程序。此外，有關(guān)部門必須建立起預(yù)算的考核和績效評價體系，對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行全面考核，以量化預(yù)算的執(zhí)行情況并體現(xiàn)預(yù)算管理的權(quán)威性。

2、建立、健全內(nèi)控和風(fēng)險管理機制

（1）建立健全內(nèi)部會計控制體系。從制度建設(shè)著手，在宏觀層面上完善學(xué)校的各項會計核算制度和財務(wù)管理制度；在微觀層面上建立規(guī)范的機構(gòu)管理制度和人員崗位職責(zé)，完善貨幣資金及實物資產(chǎn)等管理制度。

（2）要加強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制與管理。首先，根據(jù)高職院?！肮W(xué)結(jié)合”人才培養(yǎng)模式的需要對其內(nèi)控流程進(jìn)行梳理、整合與再造。其次，建立轉(zhuǎn)授權(quán)審批與分級授權(quán)審批制度，特別是要對費用報銷、資金調(diào)度和大額款項支付等重要財務(wù)行為的權(quán)限實行嚴(yán)格限制。最后，要建立健全崗位授權(quán)管理的制約機制，明確各個崗位相應(yīng)的職責(zé)及權(quán)限，做到?jīng)Q策、監(jiān)督和執(zhí)行三權(quán)之間的有效分離，使不相容職務(wù)之間相互制約。

（3）建立有效的監(jiān)督評價體系和激勵機制。財務(wù)部門要加強與紀(jì)檢、監(jiān)察和審計等相關(guān)部門的協(xié)作，重視內(nèi)部監(jiān)督、檢查，建立有效的信息溝通和協(xié)查制度，在充分發(fā)揮監(jiān)督、審計的職能的環(huán)境下，構(gòu)建一個科學(xué)的監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)控體系，以客觀地評價內(nèi)部控制制度的完整性和有效性，切實提高資金使用的合法性和效益性。

3、加強教育成本核算

加強全面的成本核算是提升辦學(xué)經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)，高職院校應(yīng)科學(xué)地吸收和借鑒企業(yè)財務(wù)管理中成本核算的成功經(jīng)驗，重點抓好以下兩個方面的成本核算。

（1）人才成本核算。財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容就是對人才成本核算進(jìn)行研究探討，制訂出科學(xué)、規(guī)范的人才成本核算辦法和評價體系，對辦學(xué)效益和管理水平實行量化考核。

（2）學(xué)校各種經(jīng)濟(jì)活動的成本核算。高職院校結(jié)合自身實際，科學(xué)設(shè)置具體的成本核算項目，合理界定教育成本會計期間和核算對象，構(gòu)建適應(yīng)高職人才培養(yǎng)模式的教育成本核算體系，為各方利益相關(guān)者提供可靠、真實的信息，藉此推動高等職業(yè)教育事業(yè)健康有序地發(fā)展。

4、優(yōu)化資源配置、加強資產(chǎn)管理

（1）設(shè)立專門資產(chǎn)管理機構(gòu)，完善資產(chǎn)管理制度。要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理，分級負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的資產(chǎn)管理原則，理順高職院校的國有資產(chǎn)管理體制，建立起高職院校國有資產(chǎn)管理的網(wǎng)絡(luò)體系和責(zé)任體系。在完善制度方面，必須堅持資產(chǎn)實物管理與資產(chǎn)價值管理并重的原則，要將資產(chǎn)價值管理有機地結(jié)合到相關(guān)的資產(chǎn)制度中。貫徹推行定期盤點制度，并建立起以校園信息化平臺為基礎(chǔ)的資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，據(jù)以及時、全面地記錄資產(chǎn)的增減變動情況，確保各項實物資產(chǎn)的賬實相符。在設(shè)置專門機構(gòu)方面，要求高職院校必須設(shè)立專門的資產(chǎn)管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)國有資產(chǎn)的日常管理工作，將原先比較分散的資產(chǎn)管理職能部門進(jìn)行有機整合、集中管理。同時，財務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門配備專兼職管理人員，協(xié)助資產(chǎn)管理部門行使對固定資產(chǎn)的實物、價值、效益和產(chǎn)權(quán)管理職能，便于資產(chǎn)管理部門對全校資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配和監(jiān)督管理。通過這些措施，可以有效避免固定資產(chǎn)的重復(fù)購置，使閑置資產(chǎn)合理流動，促進(jìn)資產(chǎn)管理中的責(zé)、權(quán)、利有機統(tǒng)一。

（2）優(yōu)化資產(chǎn)的結(jié)構(gòu)，提高資產(chǎn)的使用效益。高職院校在后勤社會化及校辦產(chǎn)業(yè)實體發(fā)展壯大的趨勢下，經(jīng)營性資產(chǎn)所占的比重逐步加大。在保證學(xué)校的教學(xué)、行政工作正常開展前提下，高職院校應(yīng)積極探索非經(jīng)營性資產(chǎn)向經(jīng)營性資產(chǎn)轉(zhuǎn)化的有效途徑，科學(xué)合理地增加經(jīng)營性資產(chǎn)在學(xué)校資產(chǎn)總額中所占的比例，并獲得資本收益，這不僅有利于資源優(yōu)化配置，也在一定程度上彌補了教育經(jīng)費的不足，提高了資產(chǎn)的使用效益。在實際操作中，要依制度規(guī)定對非經(jīng)營性轉(zhuǎn)經(jīng)營性的資產(chǎn)嚴(yán)格履行審批程序，并按規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)價值評估，確保高職院校的合法權(quán)益不受侵害。對轉(zhuǎn)變經(jīng)營性的資產(chǎn)要堅持有償使用的原則，取得的收益要納入財務(wù)統(tǒng)一管理，并按規(guī)定的用途使用。

（注：項目基金：本文系廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院2012年度科研項目《可持續(xù)發(fā)展視角下現(xiàn)代高職院校財務(wù)管理模式研究》（課題批準(zhǔn)號：桂工業(yè)院[2012]3號）的階段性研究成果。）

【參考文獻(xiàn)】

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