導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：單位，人事檔案管理工作制度

 

關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關(guān)的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個人身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、資歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等方面的重要證據(jù)。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關(guān)材料等等。

那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容？據(jù)我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經(jīng)證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關(guān)系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續(xù)不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續(xù)的正常辦理和相關(guān)待遇的享受起到了尤為重要的作用。

但在現(xiàn)在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經(jīng)不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關(guān)心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學(xué)生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關(guān)的就業(yè)手續(xù)，等到要去辦理的時候，又過了畢業(yè)派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業(yè)后未及時辦理存檔和落戶手續(xù)而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業(yè)救濟金無法領(lǐng)取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據(jù)的證明等，應(yīng)該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學(xué)時的學(xué)籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。

從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關(guān)鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關(guān)重要的。。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩(wěn)定發(fā)展，對構(gòu)建社會主義和諧社會有重要意義。

那么結(jié)合我所在單位的實際現(xiàn)狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關(guān)檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學(xué)習(xí)，并結(jié)合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學(xué)習(xí)，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。

第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。

第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關(guān)規(guī)定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，應(yīng)及時主動向有關(guān)部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時間、組織印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字，個人撰寫的材料還應(yīng)有形成的時間、本人簽字等等。

第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

（1）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

（2）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

（3）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

第五，人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動、職務(wù)變動、學(xué)歷教育等等原因引起的，轉(zhuǎn)遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準查閱的內(nèi)容，為查閱者提供相關(guān)資料，超出領(lǐng)導(dǎo)批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格履行登記手續(xù)，按期歸還。借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借其他人。

綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務(wù)必做到管理的規(guī)范化，標準化，準確化來積極的帶動現(xiàn)整個社會的人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。

參考文獻：

1.劉瑞鳳《關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理工作的思考》，（廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院）。

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傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案的管理手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)今信息社會的要求，創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案使用效率已成為檔案管理的必然要求。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化管理是創(chuàng)新檔案管理工作的有效途徑。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)積極利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理方式，有效發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用

一、發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案創(chuàng)新管理中的作用。

人事檔案是個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才， 加強事業(yè)單位干部隊伍建設(shè)，促進生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計算機管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

二、如何實現(xiàn)人事檔案的創(chuàng)新管理

1、提高檔案管理的創(chuàng)新意識

人事檔案工作者應(yīng)不斷更新觀念，主動出擊，提高創(chuàng)新意識，在檔案的收集、管理、使用等各個環(huán)節(jié)注入創(chuàng)新意識，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案的意識，加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變。提高檔案人員計算機、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用能力，在現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的創(chuàng)新管理提供了廣闊的空間。檔案管理人員應(yīng)不斷加強信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，將檔案由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代信息化管理方式轉(zhuǎn)變，給檔案使用部門提供更加方便、迅捷、準確、有效的服務(wù)。

2、增強檔案創(chuàng)新管理中的安全意識

檔案的創(chuàng)新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應(yīng)用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風(fēng)險，檔案人員必須提高安全意識。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源比如在檔案信息化建設(shè)時，有些管理人員由于安全意識往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問題目前沒有解決，它在一定的時間范圍內(nèi)還不能脫離紙質(zhì)檔案而獨立存在，紙質(zhì)檔案正好彌補了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結(jié)合起來，才能夠提高檔案管理和利用現(xiàn)代化水平。實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)實時查閱、網(wǎng)上調(diào)閱等等。

3、提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提高人事檔案的創(chuàng)新管理的關(guān)鍵所在。在當(dāng)今的信息時代里，每位檔案人員應(yīng)不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面。二是要學(xué)習(xí)計算機、人事檔案管理軟件等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，達到掌握利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)創(chuàng)新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責(zé)任意識。提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，首先要提高對他們工作的重視，檔案的管理部門要為他們創(chuàng)造條件提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的條件，如組織有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)交流等活動。其次提高相應(yīng)的待遇。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調(diào)動他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識，發(fā)揮自己的主觀能動性。

4、完善檔案創(chuàng)新管理的制度建設(shè)

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關(guān)鍵詞：人事 檔案 管理

合理有效的加強人事檔案的管理工作，對促進單位穩(wěn)定發(fā)展，構(gòu)建社會主義和諧社會有重要意義。這些行之有效的措施包括：強化人事檔案的管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設(shè)備等等。

一、目前人事檔案管理中暴露的弊端

1、人事檔案管理工作者配備不足、業(yè)務(wù)水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，單單就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續(xù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作水平偏低，材料分類混亂，提供數(shù)據(jù)不準確。

2、人事檔案管理不完善不健全。由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。如個人履歷表、學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時間過久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集。

3、人事檔案管理立卷不規(guī)范不嚴格。人事檔案中每份材料的來源和內(nèi)容必須真實可靠，必須經(jīng)過組織嚴格的鑒別和認真的審查核實。但是，在現(xiàn)實工作中又存在著不少問題，某些檔案填寫格式不規(guī)范、紙張不符合要求、有的內(nèi)容填寫前后不一、記載不實、審核不準等問題，不利于檔案的保存和利用，從而使人事檔案的真實性、動態(tài)性、完整不夠健全。

4、上級主管部門的指導(dǎo)力度不夠，有的主管部門很少發(fā)起對人事檔案管理和利用的綜合指導(dǎo)檢查。那種流于形式的短期檢查指導(dǎo)，往往致使經(jīng)常性的人事檔案工作變成一項突擊性的工作，這樣會在一定程度上影響了人事檔案工作的質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)建立各級檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。各級組織人事部門要定期研究檔案工作，定期召開檔案工作會議，定期聽取所屬管檔單位的檔案工作開展情況的匯報，定期到有關(guān)單位檢查指導(dǎo)。建立人事檔案管理達標升級考核機制，通過推進達標升級考核制度，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

二、解決人事檔案管理現(xiàn)狀的有效措施

1、提高人事檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)。不斷提升人事檔案管理工作者的理論修養(yǎng)、思想認識，加強其責(zé)任感、責(zé)任心的培養(yǎng)；還要加強其政治理論的學(xué)習(xí)，及時準確地把握黨的路線、方針、政策。同時，結(jié)合電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息、組織人事管理系統(tǒng)等專業(yè)管理軟件的維護、使用，檔案信息的電腦錄入，查閱、傳遞等都是每個檔案管理工作者必備的技能。另外，要結(jié)合本單位人事管理工作的實際，不斷地探索研究適合本單位自身特點的人事檔案管理方式。

2、按照相關(guān)規(guī)定，管理千卷以上檔案的檔案部門，要配備一名專職檔案工作者；千卷以下的要有兼職工作者，并且要以主要精力從事人事檔案工作；二要嚴格挑選檔案工作者。要注重選拔淡薄名利、忠于職守、踏實工作、事業(yè)心強、守紀律、守機密，具有吃苦耐勞精神、較高的政治素養(yǎng)、較強的服務(wù)意識及一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。還要根據(jù)形勢的需要，選配比較年輕、學(xué)歷層次比較高并能熟練運用計算機的人員；三要建立檔案人員持證上崗制。檔案工作者應(yīng)當(dāng)在通過人事檔案主管部門培訓(xùn)、考核取得崗位合格證后才能上崗；四要加大檔案管理工作者的繼續(xù)教育、培訓(xùn)力度。由組織部門定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，使員工了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心，通過舉辦專題培訓(xùn)班、在職自學(xué)、開展研討等方式提高檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3、將人事檔案封閉式管理為開放式管理。人事檔案管理可以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，最大限度的將其轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益。通過人事檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，例如：開發(fā)人才信息軟件、人事信息的共享等為經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，能夠及時將搜索到的人才信息傳遞給用人部門，為各項工作服務(wù)。

4、實行人事檔案的社會化管理制度。首先，要建立并嚴格落實檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度；其次，要落實定期檢查考核評比制度，組織人事部門進行抽查，及時協(xié)調(diào)解決問題，明確各種檔案材料的歸檔時限和要求；嚴把材料入口關(guān)，對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審查材料是否齊全完整，手續(xù)是否完備，從源頭上杜絕不合格材料的產(chǎn)生；還要建立“問責(zé)制度”，這樣才能有效的確保人事檔案管理工作的真實性和嚴格性。

5、加速檔案數(shù)字信息化建設(shè)。首先，檔案部門在平日工作時盡量使用計算機操作，借助計算機、掃描儀等先進的設(shè)備，將文字、圖片等原始檔案資料變成數(shù)據(jù)資料保存在計算機中，使人事檔案數(shù)字信息化，建立起完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣既能延長實體檔案的壽命，又能大幅度提高工作效率；其次是利用人事檔案專業(yè)管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，實現(xiàn)人事檔案管理從傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字信息化管理的轉(zhuǎn)變。

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關(guān)鍵詞：信息化 人事檔案 管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進步，信息技術(shù)的發(fā)展更是突飛猛進，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各領(lǐng)域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術(shù)等方面要做出相應(yīng)變革才能適應(yīng)社會進步和經(jīng)濟快速發(fā)展的新時代的要求。

1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數(shù)字化

信息時代的一個重要標志就是計算機技術(shù)的發(fā)展以及被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學(xué)的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即借助電子手段將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲。

1.2 檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質(zhì)的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經(jīng)過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責(zé)任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網(wǎng)絡(luò)就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風(fēng)險。

1.3 檔案制訂標準化

在當(dāng)今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內(nèi)容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統(tǒng)一的標準。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標準，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現(xiàn)信息共享。

2 信息時代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理

由于計算機技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設(shè)出完善科學(xué)的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹慎選則安全系數(shù)高且相對完善的人事檔案應(yīng)用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質(zhì)量控制，并充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實時升級需要。

2.2 人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

在信息時代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網(wǎng)絡(luò)化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權(quán)力的相關(guān)部門才能獲得調(diào)閱權(quán)限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實現(xiàn)，因此對管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識，同時具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問題，就必須從多方面加強控制，相關(guān)部門的人員組成以及相關(guān)規(guī)章制度都要進行優(yōu)化。對人事檔案管理進行全過程監(jiān)督，制定科學(xué)的績效考評機制。

3.1 實施專人負責(zé)制

在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過硬的檔案管理人員專職負責(zé)，將職責(zé)劃分清晰，無論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能確定責(zé)任人。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

當(dāng)前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導(dǎo)致檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現(xiàn)代化建設(shè)進度。要優(yōu)化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業(yè)人才，對原有檔案管理人員定期進行職業(yè)培訓(xùn)，全面提高工作能力。

3.3 完善內(nèi)部管理模式

科學(xué)、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。

3.4 制定內(nèi)部考核機制

要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質(zhì)上進行雙重獎勵，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號以及一定數(shù)額的獎金；對工作能力差，態(tài)度不認真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責(zé)任。

3.5 經(jīng)費實行全面管理

在檔案管理信息化的同時也要注重財務(wù)方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現(xiàn)的一切費用都納入預(yù)算管理。以收支平衡為原則編制預(yù)算表，按照上級部門的撥款安排支出。

4 結(jié)語

人事檔案管理在信息時代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應(yīng)需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經(jīng)驗建設(shè)符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，所以要關(guān)注科技科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標準化、集成化的方向發(fā)展。

參考文獻

[1] 陳燕軍.構(gòu)建信息時代檔案信息服務(wù)的新平臺[J].黑龍江檔案，2011（3）.

篇5

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院;人事檔案管理

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

由于醫(yī)院人事檔案本身不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益,所以,通常情況下,醫(yī)院對人事檔案工作在管理方式、管理手段、管理制度、管理人員等方面重視程度不夠。而人事檔案管理工作又是促進人員合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施,是考察了解、評價和使用人才的重要依據(jù)[1]。

1.1 醫(yī)院人事檔案管理相對落后 隨著醫(yī)院人事制度改革的不斷深入,醫(yī)院在選拔和使用人才的手續(xù)也隨之簡化。但囿于人事檔案管理從一而終,管理制度完善和更新不及時,就羈絆了人才的合理流動。如醫(yī)院在引進高級專業(yè)技術(shù)人才時,由于對方人事管理制度的刻板,致使人事檔案材料轉(zhuǎn)遞困難,不能及時讓用人單位考核、審驗,給引進工作帶來很大困難。

1.2 醫(yī)院人事檔案存放及保管相對落后 醫(yī)院人事檔案是專業(yè)性、政治性、機密性很強的檔案材料,需要單獨存放、專人保管。長期以來,由于醫(yī)院辦公用房很緊,盡管人事檔案材料不斷增加,但人事檔案用房擁擠的狀況并沒有得到改善。又由于醫(yī)院人事管理工作量大,人事檔案管理人員相對較少,使得人事檔案材料不能夠及時整理,再加之檔案管理一直以來沒有使用計算機和檔案軟件進行管理,檔案員也一直采取手工檢索、編輯,造成存放的檔案資料不完整的情況。

2 醫(yī)院人事檔案管理的要素

隨著現(xiàn)代醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大,加之衛(wèi)生事業(yè)人事制度改革和人員管理模式的不斷變化,給醫(yī)院人事檔案帶來了多元化的管理要求,同時伴隨著對人事檔案的管理要求也會更高。因此,建立完善的醫(yī)院人事檔案材料管理系統(tǒng)會凸顯醫(yī)院人事管理的整體水平。

2.1 提高對人事檔案管理的認識 醫(yī)院人事檔案應(yīng)該在服務(wù)于人事管理工作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用,這不僅可以為醫(yī)院和個人提供良好的信息服務(wù),而且可以在此基礎(chǔ)上建立完善的社會保障體系。通過對人事檔案的深層次開發(fā),可以提高人事檔案的使用價值,如在醫(yī)院管理系統(tǒng)軟件上充分利用人事管理信息,盡快完成各項工作任務(wù)。

2.2 加強干部人事檔案管理 醫(yī)院干部人事檔案是一個人經(jīng)歷、能力和品德的真實記載與反映,是各級各類人員調(diào)配、使用等不能缺少的重要依據(jù)。只有加強干部人事檔案規(guī)范化管理,才能實現(xiàn)干部人事檔案的社會化、開放化,才能更有效地利用人力資源。

2.4 提高檔案管理者素質(zhì) 新形勢下,醫(yī)院要提高人事檔案管理水平,必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。①醫(yī)院人事檔案管理者必須具備良好的政治理論修養(yǎng),在工作中堅持真理、實事求是,以嚴謹細致、精益求精、卓有成效的工作,實現(xiàn)人事檔案管理者的自身價值;②醫(yī)院人事檔案管理者必須精通業(yè)務(wù),儲備扎實的專業(yè)知識。必須樹立終身學(xué)習(xí)意識,掌握專業(yè)理論知識,努力學(xué)習(xí)法律知識、哲學(xué)知識和現(xiàn)代管理知識等,運用現(xiàn)代信息技術(shù),提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平,更好地獻身檔案管理事業(yè);③醫(yī)院人事檔案管理者必須具有高度的法律意識和良好的職業(yè)道德修養(yǎng),必須始終以法律和道德的尺度為準繩,以黨和人民的利益為標準,自覺保護人事檔案的安全與完整,自覺保護公民個人隱私及其合法權(quán)益,養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣,杜絕的現(xiàn)象;④醫(yī)院人事檔案管理者必須與時俱進,開拓創(chuàng)新,實現(xiàn)人事檔案資源利用效率的最大化。

2.5 強化人事檔案管理設(shè)施 醫(yī)院要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備,不斷完善人事檔案現(xiàn)代化管理工作。應(yīng)用計算機管理軟件,建立人事檔案的存儲和檢索工具,實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用,確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘任等方面的更科學(xué)化、公平化、合理化,真正做到人盡其才、才盡其用,讓醫(yī)院人事檔案在為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)上更好地發(fā)揮參考價值[2]。

參 考 文 獻

篇6

一、人事檔案管理的現(xiàn)代化是形勢發(fā)展所要求的

現(xiàn)代社會以飛快的速度發(fā)展著，相對應(yīng)的就需要更為高效的管理模式及方法來銜接，而勞動人事檔案是我國社會人才管理的重要形式，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效化是未來人事檔案管理工作的主流發(fā)展趨勢，也是新形勢下的必然選擇。

（一）人事檔案管理的現(xiàn)代化是科技發(fā)展的動力因素

在建設(shè)和管理兩個方面，隨著科技發(fā)展的日新月異，在當(dāng)今社會的很多領(lǐng)域都將高科技的管理工具以及手段運用到其中，這樣能夠使生產(chǎn)力得到極大的解放，相應(yīng)也能使生產(chǎn)效率得到了提高。人事檔案工作是人事管理工作的重中之重，也應(yīng)該有著相應(yīng)的社會化的內(nèi)涵。信息技術(shù)的傳播也在相應(yīng)地帶動起來檔案的管理方式，手法以及管理方面的思想和組織上的新的變革。

（二）人事檔案管理是經(jīng)濟發(fā)展的趨勢

隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展和時代的進步，社會生產(chǎn)的專業(yè)化轉(zhuǎn)變以及現(xiàn)代化的水平的巨大力量也逐漸顯露出來，而作為管理工作，也應(yīng)該相應(yīng)提高水平來與之相適應(yīng)。而人事檔案管理的機構(gòu)，對象以及服務(wù)對象的社會性，直接決定了人事檔案管理來源的普遍的特征，內(nèi)容的多樣性以及結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。

（三）人事檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟效益得以提升的關(guān)鍵因素之一

多年以來，我國的人事檔案管理辦法還是處在計劃經(jīng)濟體的階段，并不是十分符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求，沒有將人才資源有效的利用起來，并沒有起到勞動人事檔案的真正作用。而我國經(jīng)濟社會要求不斷的發(fā)展，這就需人足夠的人才隊伍來做為支撐，因此提高人事檔案的利用率是提高社會經(jīng)濟效益的必然前提。勞動人員檔案管理工作可以有效的實現(xiàn)人才檔案的全面了解，并對人才的選拔、聘用等提供最基礎(chǔ)的參考，同時也可以為各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)部門的人員選調(diào)等提供原始參考依據(jù)等，故對人事檔案管理進行現(xiàn)代化建設(shè)十分的必要。

二、實現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的措施

（一）利用計算機進行電子檔案管理

電子檔案比紙質(zhì)檔案管理起來更容易，而且一個最大的特點就是能用最小的空間存放最大量的信息，電子檔案館能夠完成很多紙質(zhì)檔案無法或者短時間內(nèi)無法完成的工作。因此，建議單位盡快將計算機引進到檔案管理中，也建議國家盡快完善相關(guān)方面的法律法規(guī)。在全面推進計算機電子檔案之前，單位檔案部門要采用現(xiàn)代手段掃描等方式將以前紙質(zhì)的材料電子化，收集整理這些材料，完成電子檔案和紙質(zhì)檔案同步保管。電子檔案里不可缺少圖片、音頻、視頻等信息，還要包括人事記錄，為人才技能數(shù)據(jù)庫的建立和完善提供信息支持。

（二）健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度需要結(jié)合單位實際人事檔案管理情況和社會現(xiàn)實需求情況，進一步完善各項規(guī)章制度，狠抓落實。人事檔案管理人員要及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，并及時進行科學(xué)合理的處理，對手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進行補辦和完善，確保材料的完整和準確。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在進行勞動人事檔案管理時，通常要遵循相關(guān)的政策及業(yè)務(wù)流程開展工作，該工作的性質(zhì)具有保密性及服務(wù)性，各檔案管理機構(gòu)及單位的人事管理部門中的工作人員要具有較強的責(zé)任心，且態(tài)度端正，思想政治素質(zhì)過硬，這就需要對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)進行全面的提高。與此同時，在實現(xiàn)勞動人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，要涉及到相關(guān)技術(shù)操作的使用，這就要求檔案管理人員具有一定的計算機知識，并有一定的操作基礎(chǔ)，且在工作中不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，各單位也要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)及教育，從而全面的提高勞動人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）提高人事檔案利用率

單位要想實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，就必須要充分利用計算機，建立和完善人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，及時更新數(shù)據(jù)庫，保持數(shù)據(jù)庫信息的動態(tài)化。編制檔案檢索帳、案卷目錄、總目錄、分目錄、專題目錄等檢索關(guān)鍵詞。

篇7

1.企業(yè)人事檔案管理人員水平較低

企業(yè)中，大部分人事檔案管理人員沒有過硬的專業(yè)知識，對檔案材料的收集、整理及重要性等認識不夠充分，有的甚至對這些業(yè)務(wù)不太了解?，F(xiàn)在一些企業(yè)轉(zhuǎn)型企業(yè)化，企業(yè)的人事制度也經(jīng)改革，這就造成企業(yè)人事檔案管理人員經(jīng)常更換，造成企業(yè)檔案管理人員不能系統(tǒng)的進行工作安排，管理人員專業(yè)知識的差異性較大，影響人事檔案管理工作的順利進行。

2.對人事檔案管理重要性認識不足

企業(yè)的人事檔案管理工作是一項復(fù)雜且瑣碎的工作，部門企業(yè)經(jīng)營者沒有正確的認識到人事檔案管理工作的重要性，對其存在偏見，認為人事檔案管理的實用價值不高，部分企業(yè)人事檔案管理人員根本就不知道其工作的重要性，認為其工作內(nèi)容只是單純的收集文件資料而已。加之企業(yè)經(jīng)營者認為對人事檔案的投入是一種浪費，這就造成了企業(yè)人事檔案管理一般都是應(yīng)付了事，阻礙了企業(yè)人事檔案管理工作的順利開展。

3.企業(yè)人事檔案的管理手段比較落后

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理也逐步開始使用信息化技術(shù)管理人事檔案。雖然，在實際的過程中，越來越多的企業(yè)開始使用人事檔案管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)并沒有在企業(yè)人事檔案管理工作中得到廣泛的應(yīng)用，大部分企業(yè)仍舊采取的是傳統(tǒng)的管理模式或者部分企業(yè)根本就沒有人事檔案等，對現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)的運用程度不高，這就直接降低了人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.檔案材料缺乏制度化、規(guī)范化管理

大部分城建的檔案信息化管理工作缺乏制度和規(guī)范性，且在檔案信息化管理工作的過程中不能嚴格的遵守現(xiàn)有的制度和規(guī)范，工作消極落后，有的甚至收集的歸檔材料不全面，收集的歸檔材料缺乏真實性和準確性。很多城建檔案用紙沒有按照統(tǒng)一要求的16開紙張，在檔案材料中不難發(fā)現(xiàn)卷角、破損或者折皺的材料，這些不規(guī)范的檔案材料沒有進行重新的修訂等，且國家在檔案材料方面也沒有具體統(tǒng)一的評價標準。

5.檔案信息不真實

大部分企業(yè)人事部門沒有對人才檔案進行嚴格的審核，這就使得部分企業(yè)員工為了達到一定的就業(yè)目的，進行信息造假的現(xiàn)象的發(fā)生，在個人檔案上填寫一些虛假的信息，這就企業(yè)人力資源管理帶來很大的困擾，使得企業(yè)經(jīng)營者無法準確的掌握企業(yè)員工的真實信息。

二、提高企業(yè)人事檔案管理的對策

企業(yè)引進、評價和使用人才的重要依據(jù)是建立完整、準確的人事檔案，人事檔案管理工作的完整化和標準化對企業(yè)發(fā)展起到了重要的推動作用，為企業(yè)培養(yǎng)更多的人才。因此，企業(yè)應(yīng)重視人事檔案的管理工作，使其更好為企業(yè)提供服務(wù)。以下就人事檔案管理的對策進行分析。

1.加強檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

任何工作的開展都需要專業(yè)的技術(shù)型人才，檔案管理工作也是如此，企業(yè)要重視對檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，將企業(yè)的實際情況與檔案工作有機結(jié)合起來，要求檔案人員能夠?qū)⒆约旱墓ぷ髋c世界前沿的學(xué)術(shù)理論相統(tǒng)一，不僅具備現(xiàn)代化的信息技術(shù)與管理能力，還要有豐富的理論知識，只有這樣才能將檔案工作的創(chuàng)新切實做好，復(fù)合型人才的培養(yǎng)是檔案工作創(chuàng)新的根本。

2.加強企業(yè)人事檔案的統(tǒng)一管理

所謂的統(tǒng)一化，就是將企業(yè)的人事檔案管理工作的各項標準進行統(tǒng)一，細化企業(yè)人事檔案工作的審核各項指標，這就要求企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，必須做到及時的溝通和交流。由于企業(yè)的人才流動性比較大，這就需要企業(yè)人事檔案管理人員將人事檔案進行統(tǒng)一管理，不需要進行每處都各備檔案。同時，還用注意企業(yè)的集中式管理，明確企業(yè)人事檔案的分類，不需要重復(fù)填寫或者備案，在工作中，將檔案進行歸類放置，減少企業(yè)人事檔案管理的工作量與工作難度。

3.進一步提高對人事檔案管理重要性的認識

人事檔案管理對企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，這就要求企業(yè)必須重視人事檔案的管理工作，加強人事檔案管理工作的宣傳與培訓(xùn)，定期的檢查檔案工作，通過宣傳與培訓(xùn)加強人事部門和企業(yè)經(jīng)營者對企業(yè)人事檔案管理工作重要性的認識等。

4.加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化與信息化是實現(xiàn)創(chuàng)新的關(guān)鍵，檔案工作的管理模式一定要通過數(shù)字化建設(shè)來實現(xiàn)，這就要求檔案工作的技術(shù)性能更強，以電子政務(wù)為主的工作內(nèi)容使得文化的產(chǎn)生過程及存儲環(huán)境更加安全，檔案的保密性工作非常重要，數(shù)字化系統(tǒng)的建立可以極大的提升檔案管理的安全系數(shù)，一體化管理模式的實施是現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

5.對人事檔案實施動態(tài)管理

篇8

Abstract： A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement， system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module， query module， maintenance module， report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application， and plays an important part for the standardization of the personal archives management.

Keywords： personal information management； data window control； authority control； project object

0 引 言

人事檔案是人事部門開展工作的重要基礎(chǔ)和管理個人信息的主要依據(jù)，對優(yōu)秀人才的提拔，干部的識別考察，干部人才隊伍建設(shè)的推動，各項工作的推動開展具有重要意義[1]。本文以研究院為背景，進行人事檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計工作。

由于人員信息改動復(fù)雜，研究單位人員流動大，開發(fā)此類信息化管理系統(tǒng)具有四大優(yōu)點：檔案管理員的工作水平可以得到有效提高；有利于提高檔案管理人員日常工作的效率；有利于保護人事檔案紙制載體；有利于改革干部人事制度[2]。利用本系統(tǒng)的查詢、修改、刪除等功能可以減少人事部門人員的工作時間，進一步提高工作效率。工作信息化后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護。

本文的研究目標是按照管理信息系統(tǒng)的方法和原理，基于PowerBuilde以及SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)，滿足研究院人事部門和上級領(lǐng)導(dǎo)不同崗位和不同層次上使用者的實際需求[3]。

1 系統(tǒng)需求分析

1.1 系統(tǒng)功能需求分析

系統(tǒng)采用從上往下式開發(fā)模式，根據(jù)研究院人事部門員工管理人事的工作流程和該部門對員工檔案、考評、職稱、工資等員工各類信息屬性的管理，系統(tǒng)的主要功能模塊包括：添加模塊，主要是用于新進員工錄入信息；修改模塊，主要錄入員工信息、刪除、修改以及報表模塊功能；權(quán)限控制模塊，主要是用來約束管理員和一般用戶對人事檔案信息管理系統(tǒng)的操作權(quán)限。人事檔案信息管理系統(tǒng)的子模塊功能圖如圖1所示。

其中，人事檔案信息管理系統(tǒng)通過登錄模塊進入到檔案、查詢、設(shè)置、管理和退出單元；人事管理單元包括基本信息、年度考核、員工退離功能；人事查詢包括員工生日、基本信息查詢、年度考核查詢、員工退離查詢等。系統(tǒng)具有如下五方面的任務(wù)和目標：錄入員工的信息；修改員工的信息；可進行模糊查詢，也可按照某種條件統(tǒng)計、查詢各類符合條件員工的信息；刪除辭職、轉(zhuǎn)出、離退員工的信息； 輸出打印統(tǒng)計、查詢結(jié)果。

1.2 系統(tǒng)實現(xiàn)的策略

本系統(tǒng)開發(fā)選擇快速原型法[4-6]進行開發(fā)，先實現(xiàn)出具有簡單功能的系統(tǒng)，然后根據(jù)使用情況進行詳細設(shè)計。

1.3 數(shù)據(jù)流圖

通過考核表可以實現(xiàn)各單位與子單位之間統(tǒng)一化的人事管理，人事管理系統(tǒng)可查詢?nèi)耸聶n案，同時完成對信息的增加、刪除和修改等功能，上述功能可以被政工部門充分利用，其中人事部門主要負責(zé)分配員工職務(wù)[7]，如圖2所示。

根據(jù)各個部門或單位的員工考核表，人事信息管理部門可以進行人事信息的錄入以便于各個部門或單位人員查詢?nèi)耸路矫娴男畔?，人事部門還可以修改人事調(diào)動、分配信息從而進行人事方面的各類安排。通過數(shù)據(jù)流圖可以清晰地發(fā)現(xiàn)各實體之間的關(guān)系以便詳細設(shè)計和編碼階段對系統(tǒng)功能的實現(xiàn)，增強可用性。

2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

基于企業(yè)和事業(yè)員工人事管理過程的實際數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)流程如圖3所示。

2.1 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)實現(xiàn)

根據(jù)數(shù)據(jù)流可以清晰地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中各項數(shù)據(jù)的處理和流動狀況，因此數(shù)據(jù)流設(shè)計過程中只需考慮基本邏輯功能而不用考慮實現(xiàn)方法，所以數(shù)據(jù)流圖是較好的邏輯系統(tǒng)圖[7]。人事檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流如圖4所示。

2.2 數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計

E?R圖可以清楚地描述實體之間的關(guān)系[8?9]，E?R圖主要表述各個崗位是由員工來擔(dān)任，而且各員工是屬于其部門管理的，而工資應(yīng)該發(fā)到各個員工的手里是工資和員工的關(guān)系，兩種不同的權(quán)限分屬不同的員工，其一是普通權(quán)限的員工可以進行查詢，其二是具有管理員身份的員工可以進行修改、刪除、增加等相應(yīng)的操作。員工與職務(wù)的關(guān)系具體的體現(xiàn)在E?R圖中，每個員工都有其對應(yīng)的職務(wù)[10]。

2.3 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計

各實體之間的關(guān)系采用E?R圖體現(xiàn)，將其轉(zhuǎn)化成如表1，表2所示的關(guān)系模型和數(shù)據(jù)庫表。

3 代碼設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)菜單功能設(shè)計與實現(xiàn)

總體菜單下設(shè)系統(tǒng)、窗口切換、職工信息維護、部門信息維護、崗位信息維護、工資信息維護、報表處理、幫助8個功能模塊。

部門信息維護及時更新部門動態(tài)，明確部門性質(zhì)、級別，從而確定人員的性質(zhì)（主要有行政、事業(yè)以及事業(yè)單位分類），界定人員身份（行政部門都是國家公務(wù)員）、職稱（只有事業(yè)單位才有）等，隨時可以掌握全地區(qū)各種身份工作人員的數(shù)量，克服了每年干部年報統(tǒng)計系統(tǒng)的及時性（干部年報每年統(tǒng)計一次，是上年情況）。

人員信息維護可以實現(xiàn)人員信息的動態(tài)管理，發(fā)生變動，即時更新，使人員的年齡、身份、學(xué)歷、工齡等一目了然，為工資套改、辦理退休等工作提供依據(jù)。

其中，各頁面都具有的功能是維護信息窗口，設(shè)計的主要目的在于實現(xiàn)原有信息的瀏覽、查詢、錄入、修改，包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數(shù)據(jù)。

3.2 登錄與權(quán)限的設(shè)計與實現(xiàn)

（1） 登錄功能

登錄功能的目的是基于普通用戶登錄，對于不同業(yè)務(wù)科室的需求有獨立的交互頁面，為管理干部檔案的專職人員設(shè)計了登錄頁面進行相關(guān)信息的整理，后臺維護管理員具有獨立權(quán)限進行信息維護，可以對相關(guān)人員信息進行查看。登錄界面如圖5所示。

（2） 賬戶確認功能

根據(jù)信息的保密原則，在進入w_login窗口后設(shè)置賬號和密碼。據(jù)此，按管理權(quán)限的不同在登錄后彈出信息不同，其中彈出的w_accounts窗口用戶需要輸入賬號和密碼，同時設(shè)置一個保密程序，經(jīng)過認證后直接進行信息操作。進入操作程序的前提是賬號和密碼的輸入無誤。

（3） 密碼修改功能

通過更改密碼可以進一步提高保密系數(shù)，因此根據(jù)工作的需要密碼必須可以修改，如圖6所示。

3.3 系統(tǒng)維護功能設(shè)計

（1） 職工信息維護模塊主要包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數(shù)據(jù)。

（2） 部門維護模塊主要包括部門名稱、部門代碼、部門職能3項數(shù)據(jù)信息和密碼修改、錄入、保存、刪除、刷新、關(guān)閉、打印等21個功能鍵，具體的控件代碼和設(shè)計模型與員工信息維護窗口大致相同，而數(shù)據(jù)信息的不同是兩者的主要區(qū)別。部門維護窗口如圖7所示。

3.4 報表模塊實現(xiàn)

用戶登錄根據(jù)權(quán)限有不同的功能。普通員工可以對自己個人檔案信息、考勤、獎懲情況進行查詢；信息管理員可以對員工檔案信息進行管理：系統(tǒng)管理員可以對用用戶權(quán)限進行修改以及數(shù)據(jù)庫的更新維護，對用戶權(quán)限進行劃分，使不同權(quán)限的用戶功能范圍不同，有效地保護了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性。

（1） 員工報表功能

w_bb_zg窗口是根據(jù)實際工作，幫助管理員全面深刻的熟悉職工的日常情況，為企業(yè)統(tǒng)計職位晉級、干部人數(shù)、退休養(yǎng)老等多項信息，為了高效地統(tǒng)計匯總管理系統(tǒng)中員工的數(shù)據(jù)，方便瀏覽，針對性的設(shè)計了員工報表窗口。另一方面，通過設(shè)置打印功能模塊的信息，可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，便于內(nèi)部傳閱。

新進員工可在員工報表圖中進行搜索，在入職時間處填入入職日期范圍，在此范圍內(nèi)的員工可呈現(xiàn)在列表中，操作人員可進行保存或者打印操作，打印選項中顯示需要打印信息的選項，可進行勾選，勾選出所需要的信息進行打印。在實際工作中員工報表模塊實用性很高，在考核員工或者更新員工信息時可利用此功能模塊打印出所需列表信息。

（2） 部門報表功能

w_bb_bm窗口的設(shè)計是為部門業(yè)績的考核和人員身份的判斷提供依據(jù)，該窗口為部門報表窗口。設(shè)置打印功能可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，或便于進行傳閱。

為了方便使用，排序和組合查詢控件組具有區(qū)別。把四個數(shù)據(jù)操作窗口從控件到數(shù)據(jù)窗口盡量做了一致安排，以便確保同一個軟件使用風(fēng)格相同。將下述兩個數(shù)據(jù)操作窗口的差異進行比較。一般人員的權(quán)限只有對人事檔案的信息進行查詢，能對該信息進行管理的只有管理人員。輸入密碼和賬號是管理人員進行人事檔案信息維護的前提。一般用戶可操作菜單上的“窗口切換”、 “保存”、“插入”、“密碼修改”“刪除”、窗口關(guān)閉以及打印、瀏覽報表等功能。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)果與軟件測試

4.1 人事檔案信息管理系統(tǒng)模塊測試

在管理員登錄的頁面，用戶通過輸入賬號和密碼進行身份認證，登錄之后，對應(yīng)的功能模塊窗口在用戶登錄后打開。如需修改密碼，在打開相應(yīng)的彈窗之后，選擇密碼修改項的菜單，通過錄入相應(yīng)用戶賬號、聯(lián)系方式、密碼保護問題，輸入正確之后就可以更新為新的密碼，再一次輸入確認即可。登錄及密碼修改功能完全符合要求已通過測試。

在用戶登錄成功后，通過點擊“修改”、“插入”、“確認”等選項，可以在職位信息、部門信息等的彈窗修改舊信息，修改完成之后點擊“保存”按鈕進行保存，則數(shù)據(jù)庫中已成功保存輸入的記錄，通過測試，系統(tǒng)維護模塊的功能一切正常。

4.2 可執(zhí)行文件的生成

系統(tǒng)功能模塊、業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)庫等設(shè)計實現(xiàn)之后，用戶在脫離PowerBuilder開發(fā)環(huán)境時，需要可獨立執(zhí)行的系統(tǒng)文件。必須將要提供給用戶的環(huán)境部件和全部應(yīng)用程序進行整理打包，在分發(fā)應(yīng)用程序之前進行。外部函數(shù)、聲音文件、圖形和位圖等內(nèi)容是整理打包中需要包括的，其中部件包含了任何應(yīng)用程序所接受的部件?？蓤?zhí)行文件、資源文件（PBR）、動態(tài)庫文件是可執(zhí)行文件的必要條件。

篇9

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理信息化；問題；對策

中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-254-01

一、人事檔案管理信息化的內(nèi)涵

隨著時代的發(fā)展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規(guī)，必須要充分利用高科技信息技術(shù)來豐富手段與方法，比如說信息化管理就是一個典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過程中，卻很容易出現(xiàn)問題，例如，信息沒有及時更新，檔案管理的內(nèi)容沒有隨著信息的變化而做出調(diào)整，因此，人事檔案要進行不斷的創(chuàng)新，以適應(yīng)不斷變化的信息情況，針對信息化管理過程中出現(xiàn)的問題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

在現(xiàn)實生活中，人事檔案的管理占據(jù)著舉足輕重的地位。我們要重視它?？墒橇钊藫?dān)憂的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們?nèi)ド钏?。原因是工作單位說這起不到特殊作用，所以對它的管理也就松懈了，與此同時，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業(yè)，出現(xiàn)兼職情況。最終導(dǎo)致工作單位沒有安排專業(yè)人員做好這項工作，人事部門的工作效率低下，而且經(jīng)常出現(xiàn)錯誤等很多問題。我們要解決這個問題就必須要重視它，安排一些高端人員來做這項工作，要利用好網(wǎng)絡(luò)，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來操作這項工作，用它來取代傳統(tǒng)的查詢?nèi)耸聶n案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷取得新發(fā)展，隨著科技的發(fā)展而發(fā)展。人事檔案管理的工作應(yīng)該由檔案學(xué)專業(yè)人才來從事，但是，從現(xiàn)在的情況來看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現(xiàn)象，甚至缺乏必要的崗前培訓(xùn)，這樣就容易在檔案管理工作中出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象；最后，單位的人事檔案管理部門得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門為跳板，最后調(diào)任到其他部門。

三、人事檔案信息化管理創(chuàng)新思路

（一）增強網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代管理的手段

互聯(lián)網(wǎng)的運用和普及也要求人事檔案采取網(wǎng)絡(luò)管理的模式，合理運用網(wǎng)絡(luò)管理可以說是非常安全的，可以把人事檔案進行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無章的員工檔案進行有序分類，并及時保存，不占用空間。網(wǎng)絡(luò)管理還可以及時刷新檔案記錄的信息，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。

（二）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的意識

管理意識和管理的責(zé)任感對于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識的高度的社會責(zé)任感，因此，樹立工作人員的管理意識和高度的責(zé)任感是當(dāng)務(wù)之急。首先，到對人事檔案管理工作人員進行崗前培訓(xùn)，對工作人員進行專業(yè)知識的傳授和教育，強化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認識到利害關(guān)系，樹立起高度的集體責(zé)任感和責(zé)任心；其次，要完善相關(guān)激勵機制，對人事管理工作賞罰分明，通過合理的激勵機制來調(diào)動工作人員的積極性。再次，要定期開展對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，尤其是計算機信息技術(shù)的培訓(xùn)，因為實現(xiàn)管理信息化主要是通過計算機來作為載體的；最后，要做好對檔案工作管理人員進行權(quán)利與義務(wù)的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權(quán)，做好檔案信息的保密工作。

（三）完善和強化信息化管理機制

檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規(guī)定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。同時，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）創(chuàng)新人事檔案信息化管理方式

現(xiàn)在的人事檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化，運用高科技設(shè)備進行檔案管理，采用獨立的系統(tǒng)進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預(yù)測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統(tǒng)的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫用來管理檔案，把檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)進行整理、統(tǒng)計、分析，合理的運用數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)，實行信息化，無紙化。

四、結(jié)束語

總之，隨著社會的發(fā)展和信息化時代的到來，人事檔案信息化管理也要與時俱進，順應(yīng)時代的發(fā)展，采取科學(xué)高效的方法進行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，嚴守員工的工作信息，保護公民的隱私權(quán)。只要在不斷創(chuàng)新的完善的基礎(chǔ)上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。

參考文獻：

[1]趙欣.人事檔案信息化在醫(yī)院管理中的優(yōu)勢[J].蘭臺世界，2013（1）.

[2]包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策[J].黑龍江史志，2014（3）.

篇10

[關(guān)鍵詞]檔案工作;創(chuàng)新;途徑

創(chuàng)新是一個國家和民族進步的靈魂,也是我們檔案事業(yè)興旺發(fā)達的不竭動力。創(chuàng)新意識它不僅影響檔案事業(yè)生存質(zhì)量,也代表檔案事業(yè)發(fā)展的方向。因此,在新的形勢下,檔案工作者如何創(chuàng)新,怎樣創(chuàng)新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、人事檔案工作創(chuàng)新的內(nèi)涵

1.人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性。市場經(jīng)濟的建立,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式,這有利于人的吸納、流動,但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞,新型人事管理制度如人事制應(yīng)運而生,人事管理就成了一種社會化的活動,因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會化的性質(zhì)。

2.人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才,無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘的管理人才、技術(shù)人才,選拔合格或優(yōu)秀人才,還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè),都不會忽略人事檔案的利用。

4.人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場經(jīng)濟的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時,信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展,改變了人事檔案管理和服務(wù)方式,可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng),采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式,使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流,由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

二、人事檔案工作創(chuàng)新的意義

在中國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式,每個人是社會人而不只是單位人,每個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理,與戶籍制度、人事制度協(xié)調(diào)運行,那么許多問題都會迎刃而解?？梢?在社會主義市場經(jīng)濟條件下,建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

三、人事檔案工作創(chuàng)新的途徑

1.傳統(tǒng)模式中,人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理,比較封閉和內(nèi)向,在過去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式,而應(yīng)更新、改革舊的模式、建立新的模式,是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段,各有利弊。

2.思想觀念上創(chuàng)新。觀念的文學(xué)含義是:客觀事物在大腦里留下的概括的形象。觀念創(chuàng)新也是思想意識的創(chuàng)新。首先要解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,進一步增強創(chuàng)新意識。首先,要充分認訓(xùn)依靠創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)的重要意義,要徹底摒棄和擺脫過去傳統(tǒng)的與現(xiàn)實不相適應(yīng)的管理模式和思維方式的束縛,在思想上創(chuàng)新。其次,要站在時展的前沿,用戰(zhàn)略的眼光去認識創(chuàng)新,不創(chuàng)新就不能發(fā)展,不創(chuàng)新就不能生存,尋找出存在價值的支點,再認識的創(chuàng)新。再次,要有創(chuàng)新的思維理念與分析問題,善于捕捉新經(jīng)濟時代的發(fā)展動態(tài),領(lǐng)會其內(nèi)涵,汲取營養(yǎng),借助學(xué)科間的相容性,完善發(fā)展自我,在思維上創(chuàng)新。

3.在利用方式方法創(chuàng)新。在新時期特定的條件下,檔案服務(wù)工作必須有所創(chuàng)新。一是服務(wù)職能的創(chuàng)新,由單純的保管型向利用型轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)規(guī)范服務(wù);二是在服務(wù)主體上創(chuàng)新,由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變,將單純服務(wù)對象變成面向全社會服務(wù);三是在服務(wù)方式上創(chuàng)新,由實體型向信息型轉(zhuǎn)變,把提供檔案實體,變?yōu)樘釤捈庸ず蟮摹熬贰毙畔?深層次開發(fā),高層次提供利用;四是在服務(wù)手段上創(chuàng)新,由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變;五是在服力環(huán)境上創(chuàng)新,由行政型向法制型轉(zhuǎn)變,把行政型為變?yōu)榉尚袨?把行政管理方法變?yōu)榉芍萍s,真正做到依法遵章服務(wù);六是在服務(wù)質(zhì)量上創(chuàng)新,由合格型向優(yōu)質(zhì)型轉(zhuǎn)變;七是在服務(wù)條件上創(chuàng)新,由滯后型向超前型轉(zhuǎn)變,要有超前意識;八是在服務(wù)群體合作上創(chuàng)新,加強館際交流與協(xié)作服務(wù)多元化。

4.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)上創(chuàng)新。一是沒載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內(nèi)容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案要依據(jù)其性能和保管期限的不同進行分庫保管,并定期對其存儲內(nèi)容進行檢查鑒定。三是要建立安全的數(shù)據(jù)庫,將文件的形成、檔案的存儲、分類編目、主題詞標引和利用等工作在計算機上進行,檔案已建成的數(shù)據(jù),以便減少館(室)重復(fù)。四是有條件的地區(qū)和部門要利用計算機技術(shù) 和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立局域網(wǎng)和系統(tǒng)網(wǎng)。五是要積極引導(dǎo)廣大利用者利用電子文件和上網(wǎng)查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率。