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【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問(wèn)題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。

但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿(mǎn)足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1 人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)

人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開(kāi)發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門(mén)，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門(mén)缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過(guò)其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶(hù)端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門(mén)連接，滿(mǎn)足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開(kāi)發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問(wèn)題，召開(kāi)專(zhuān)家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門(mén)、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門(mén)間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門(mén)、基層單位、橫向部門(mén)；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門(mén)，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門(mén)協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門(mén)的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

篇2

人事檔案管理工作的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導(dǎo)思想。

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙人事檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們?cè)趯?shí)際工作中要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)隨著時(shí)代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運(yùn)行來(lái)源于所依賴(lài)的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)?？墒牵F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計(jì)算機(jī)升級(jí)速度不斷更新，從而致使計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問(wèn)題，可能會(huì)讓存儲(chǔ)在u盤(pán)和光盤(pán)上的信息無(wú)法讀出，有時(shí)新的操作軟件和原來(lái)的操作軟件沒(méi)法有效轉(zhuǎn)換等等問(wèn)題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴(yán)峻的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

針對(duì)這樣的問(wèn)題和狀況，在對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時(shí)代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過(guò)程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運(yùn)行的過(guò)程中，不同的存儲(chǔ)載體的特性有很大程度上的不同，這將會(huì)對(duì)原有信息的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問(wèn)題。

其次是可靠性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須是安全的和可靠的。操作系統(tǒng)會(huì)因其他原因而進(jìn)行更新，在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的同時(shí)也會(huì)因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)不穩(wěn)定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數(shù)據(jù)被竊取的問(wèn)題。所以，人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)要有一個(gè)十分完善的操作技術(shù)才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來(lái)不必要的麻煩和損失。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字信息化；運(yùn)用

當(dāng)前，在我院各級(jí)醫(yī)院的人事組織與管理工作當(dāng)中，人事檔案管理憑借其基礎(chǔ)地位與作用，在其中發(fā)揮著十分重要的促進(jìn)作用與影響，無(wú)論是在醫(yī)院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱(chēng)評(píng)定工作中，均提供了能夠較好滿(mǎn)足實(shí)際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實(shí)際就是在一定時(shí)期內(nèi)，對(duì)檔案擁有者的各方面經(jīng)歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實(shí)、流程化、系統(tǒng)化反應(yīng)，針對(duì)醫(yī)院人事組織部門(mén)來(lái)講，其通過(guò)對(duì)各項(xiàng)所需人事檔案內(nèi)容的調(diào)閱，能夠從整體上、全局層面，對(duì)本部門(mén)旗下各工作人員的既往經(jīng)歷以及當(dāng)前工作實(shí)況等內(nèi)容，有一深刻、細(xì)致的了解，因而能夠根據(jù)當(dāng)前實(shí)況與需要，更好的開(kāi)展各項(xiàng)能夠較好滿(mǎn)足當(dāng)前需求的人事管理工作，推動(dòng)人力資源工作的規(guī)范化、合理化，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)配置，最大程度提升醫(yī)院管理水平，提高各業(yè)務(wù)層面的實(shí)踐操作能力。伴隨我國(guó)當(dāng)前醫(yī)療機(jī)構(gòu)體制改革的持續(xù)深入，此背景下的醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現(xiàn)實(shí)意義與基礎(chǔ)作用。針對(duì)各級(jí)醫(yī)院來(lái)講，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)況及未來(lái)發(fā)展需要，切實(shí)采取各項(xiàng)有效措施，對(duì)數(shù)字信息化資源進(jìn)行持續(xù)、深入、全面性挖掘，最大化發(fā)揮其功效，為醫(yī)院發(fā)展及人事檔案管理提供更好、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

1.1人事檔案數(shù)字信息化的基本定義

所謂人事檔案數(shù)字信息化，從本質(zhì)上來(lái)講，即以當(dāng)前計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心，秉持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)發(fā)展趨向，并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強(qiáng)的綜合大背景下，通過(guò)系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿(mǎn)足今后需要的檔案管理模式。在實(shí)際運(yùn)行中，基于人事檔案管理需要，通過(guò)將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進(jìn)行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容，以一種更為先進(jìn)、更加高效的數(shù)字信息化的形式，不斷記錄下來(lái)，并予以保存，然后，用數(shù)據(jù)庫(kù)所具有的龐大功能體系，對(duì)這些數(shù)字化檔案內(nèi)容，進(jìn)行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，此外，在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下，利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，能夠?qū)λ鑳?nèi)容，進(jìn)行實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、細(xì)致化查閱，還能根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)用，因而具有較高的資源共享水平，較強(qiáng)大的人事檔案管理效率。

1.2醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

（1）在醫(yī)院所開(kāi)展的各項(xiàng)人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容，同時(shí)還是其開(kāi)展工作的前提條件，無(wú)論是在預(yù)測(cè)、人事決策方面，還是在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，均發(fā)揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)，能顯著提升整個(gè)人事檔案工作的運(yùn)作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價(jià)值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來(lái)。（2）醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，通過(guò)數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運(yùn)用，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢(shì)，依托自身軟、硬件資源，將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容，高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成，比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、信息查詢(xún)及檔案調(diào)用等，而通過(guò)將檔案信資源進(jìn)行規(guī)范化歸類(lèi)與整合，所構(gòu)建完善的、先進(jìn)的、實(shí)用的人事管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實(shí)現(xiàn)從繁到簡(jiǎn)的跨越。此外，還能及時(shí)錄入各類(lèi)新生成的人事信息，因此，通過(guò)數(shù)字信息化的運(yùn)用，能大幅提升人事管理工作時(shí)效性。（3）呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源，不僅便于查閱與調(diào)取，而且還方便保存與運(yùn)輸，對(duì)于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問(wèn)題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過(guò)數(shù)字信息化管理，能通過(guò)多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性，如授權(quán)訪問(wèn)、系統(tǒng)加密等。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用數(shù)字信息化技術(shù)，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無(wú)紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲(chǔ)存等工具，能夠?qū)崿F(xiàn)各類(lèi)資源的可重復(fù)利用，因而，在人事檔案管理過(guò)程中，能使其各項(xiàng)管理成本得到大幅降低。

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問(wèn)題及原因

2.1缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃

針對(duì)發(fā)展規(guī)劃來(lái)講，實(shí)際就是為了能夠達(dá)成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo)，而制定的中長(zhǎng)期任務(wù)目標(biāo)。對(duì)于醫(yī)院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學(xué)、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，或在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中與之相背離，那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中，便無(wú)法從真正意義上做到從實(shí)際出來(lái)，也就難以切實(shí)有效、高效性調(diào)動(dòng)醫(yī)院各方面資源（如人財(cái)物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃，那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識(shí)、制度等內(nèi)容，也就無(wú)法真正意義上做到與時(shí)俱進(jìn)，長(zhǎng)此以往，現(xiàn)實(shí)需求越發(fā)難以得到滿(mǎn)足。當(dāng)前，在全部開(kāi)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中，指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%，制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來(lái)講，其在規(guī)劃占比方面還是相對(duì)較高的。但通過(guò)現(xiàn)實(shí)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，那些制定有相對(duì)較全面規(guī)劃醫(yī)院，以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多，這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢(shì)，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優(yōu)勢(shì)顯著，此外，這些醫(yī)院無(wú)論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上，還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護(hù)工作之間的相關(guān)銜接與整合方面，均已經(jīng)形成規(guī)范、體系，已發(fā)展成熟；另外，需指出的是，這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面，均已經(jīng)較早完成，現(xiàn)今，已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對(duì)那些與之相反，在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定，但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來(lái)講，多為信息化建設(shè)整體水平偏低，甚至處于停滯狀態(tài)，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對(duì)于這些醫(yī)院而言，他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，來(lái)推動(dòng)自身的建設(shè)與深層發(fā)展，來(lái)提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來(lái)講，這些醫(yī)院在推動(dòng)自身信息化建設(shè)方面，未能結(jié)合自身實(shí)際來(lái)開(kāi)展，在實(shí)際操作中，未能將其落實(shí)到實(shí)處，所開(kāi)展的信息化建設(shè)工作，無(wú)論是在執(zhí)行方案方面，還是在總體發(fā)展方向上，均較模糊，因而無(wú)法切實(shí)提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足，重視程度不高

針對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言，其乃是近年來(lái)快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法，同時(shí)還是一種比較先進(jìn)的管理理念。在實(shí)際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過(guò)程中，要想使其變得質(zhì)量好、水平更高，首先要做的便是，切實(shí)將陳舊、落后管理意識(shí)、觀念的改變作為出發(fā)點(diǎn)與著眼點(diǎn)，能夠切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的內(nèi)在價(jià)值與意義，認(rèn)識(shí)到開(kāi)展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的各項(xiàng)信息資源與技術(shù)進(jìn)行深化擴(kuò)展與更新，基于此，開(kāi)展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴(yán)重不足，這些已經(jīng)成為對(duì)醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開(kāi)展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級(jí)、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實(shí)際開(kāi)展管理工作中，其與醫(yī)院日常醫(yī)護(hù)工作相比較，通常情況下，處在一種相對(duì)次要的地位；一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè)，將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金，挪作他用，通常會(huì)將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門(mén)或環(huán)節(jié)中，如醫(yī)藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金，可謂少之又少，所以，許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，僅為口頭支票，并未實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，也沒(méi)有切實(shí)性保障為其提供支撐。此外，一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維，比如一些管理者認(rèn)為，只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好，便已經(jīng)算實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，其并沒(méi)有真正意識(shí)到，在相關(guān)維護(hù)工作未能跟進(jìn)或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無(wú)法將其作用發(fā)揮出來(lái)，甚至還會(huì)由此而引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過(guò)程中，僅完成軟硬件投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，若離開(kāi)人員的支持與支撐，那么工作便無(wú)法持續(xù)進(jìn)行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門(mén)，較多未得到重視，而是出于各類(lèi)工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒(méi)有進(jìn)行深入、系統(tǒng)化研究與分析，受此影響，此部門(mén)的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實(shí)效能，最大化發(fā)揮出來(lái)。其中，最為突出而且也是最為重要的問(wèn)題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級(jí)偏大的人員，這些人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識(shí)不深，行動(dòng)力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，通常并非專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)化知識(shí)的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門(mén)中以轉(zhuǎn)崗方式來(lái)負(fù)責(zé)管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠?qū)I(yè)，也缺乏精準(zhǔn)性，因此，面對(duì)當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作，會(huì)出現(xiàn)無(wú)法適應(yīng)的情況。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對(duì)策

3.1完善管理制度建設(shè)，始終秉持?jǐn)?shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識(shí)與理念

在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過(guò)程中，各項(xiàng)工作的前提內(nèi)容便是，提升檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫(yī)院實(shí)需相符的信息化建設(shè)制度。所以，針對(duì)醫(yī)院管理部門(mén)而言，需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合，與政策資金相融合，制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，真正落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外，在執(zhí)行中，醫(yī)院需要對(duì)醫(yī)療改革未來(lái)發(fā)展趨向進(jìn)行深入研究，對(duì)醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點(diǎn)、宗旨、特征等，開(kāi)展全面、系統(tǒng)化分析，針對(duì)檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)，制定滿(mǎn)足當(dāng)前與今后發(fā)展要求，更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范，切實(shí)規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項(xiàng)流程，避免檔案丟失，通過(guò)構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運(yùn)作與管理制度，提升此方面的實(shí)際安全性、高效性與完整性。

3.2適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對(duì)于醫(yī)院而言，需以《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開(kāi)展人事檔案管理工作，提供專(zhuān)業(yè)機(jī)房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專(zhuān)業(yè)性，提供切實(shí)保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門(mén)配置更為先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機(jī)、電腦登，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上，需確保各項(xiàng)內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，還需保證其動(dòng)態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細(xì)記錄下來(lái)，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個(gè)人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實(shí)用性，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，強(qiáng)化其即時(shí)性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細(xì)致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開(kāi)展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實(shí)性便利。

3.3增強(qiáng)人員素質(zhì)，切實(shí)落實(shí)人事檔案信息化工作

當(dāng)前，在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會(huì)背景下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細(xì)致的推動(dòng)此方面的建設(shè)，提升其質(zhì)量與水平，首先須從管理者做起，積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運(yùn)用各種實(shí)用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先，對(duì)于人事檔案管理人員來(lái)考量，需以一種自覺(jué)、主動(dòng)、積極的姿態(tài)，來(lái)提升自身的理論知識(shí)水平，與強(qiáng)化各方面操作技能，不斷豐富自身知識(shí)深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對(duì)各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運(yùn)用各種先進(jìn)的數(shù)字軟件，在人事檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，全面、深入掌握各種先進(jìn)的、能切實(shí)滿(mǎn)足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實(shí)況，積極組織相關(guān)人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關(guān)人事檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上，在醫(yī)院人事檔案管理中，通過(guò)數(shù)字信息化管理的運(yùn)用，能使整個(gè)醫(yī)院人事檔案管理工作，變得更加準(zhǔn)確、更具效率，這與時(shí)展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，除了可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率，乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運(yùn)用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中，能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)效性，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案管理；數(shù)字化信息應(yīng)用

一、在醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息發(fā)揮的作用價(jià)值

第一，將科學(xué)化、數(shù)字化信息應(yīng)用于該方面管理中，結(jié)合科學(xué)數(shù)字化信息理念，提升其存儲(chǔ)空間，為存儲(chǔ)、快速查找資料提供便利條件，緩解工作壓力的同時(shí)，提升醫(yī)院檔案管理效率。第二，人事檔案數(shù)據(jù)很重要，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，在資料的查詢(xún)過(guò)程中難免會(huì)投入過(guò)多的時(shí)間成本。但是在數(shù)字化信息的運(yùn)用下，對(duì)于相關(guān)人事檔案的查詢(xún)不僅時(shí)間較短，還能提升其工作效率。第三，紙質(zhì)與信息化檔案管理最大的區(qū)別在于信息化檔案內(nèi)容有一定的公開(kāi)性，對(duì)于員工的考核也具有公平性。第四，人事檔案的調(diào)用在數(shù)字化信息技術(shù)的輔助下，也可以將棘手的問(wèn)題快速處理，在最短的時(shí)間內(nèi)獲取信息。

二、醫(yī)院人事檔案管理目前問(wèn)題所在

第一，管理意識(shí)薄弱，理念傳統(tǒng)守舊，知識(shí)更新緩慢，對(duì)于數(shù)字化信息的應(yīng)用更是準(zhǔn)備不充分。第二，人事檔案主要對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工工作記錄、實(shí)際情況等進(jìn)行管理，這種紙質(zhì)管理本身具有缺陷，損壞性較強(qiáng)，而且在人工操作過(guò)程中容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)抄失誤等現(xiàn)象，后期處理較麻煩，嚴(yán)重影響了工作進(jìn)展、工作效率。第三，人事檔案相關(guān)內(nèi)容較為單一，僅僅局限于員工最基本的信息，如：姓名、性別、年齡、出生年月日、籍貫、工作情況等。而對(duì)于員工日常信息記錄少之又少，如此背景下，給招聘帶來(lái)不便。醫(yī)院在進(jìn)行考核評(píng)估時(shí)，信息的不準(zhǔn)確、不充分造成了對(duì)員工激勵(lì)等方面信息掌握的不準(zhǔn)確。第四，該項(xiàng)工作具有一定的專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性、政治性，具有嚴(yán)格的要求，而在實(shí)際當(dāng)中，由于部分醫(yī)院辦公用樓的緊張，加上制度、體系等的不完善，使得人事檔案管理較為混亂，失誤率較多，嚴(yán)重影響了該方面管理水平。

三、數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中的相關(guān)對(duì)應(yīng)措施

第一，在其管理方面，不斷增強(qiáng)其安全意識(shí)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用在科學(xué)技術(shù)多元化、一體化的發(fā)展背景下蒸蒸日上，然而，計(jì)算機(jī)病毒侵犯的現(xiàn)象也越來(lái)越多，同樣也給計(jì)算機(jī)的安全性應(yīng)用帶來(lái)嚴(yán)重的影響。因此，在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化信息運(yùn)用的背景下，應(yīng)該提高警惕，增強(qiáng)其安全意識(shí)，高度重視，做好一切防范措施，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的存在，應(yīng)及時(shí)做出相應(yīng)的對(duì)策。人事檔案作為員工的基本信息，具有一定的保密性，因此在該管理方面應(yīng)做到保密等情況，為此，應(yīng)該對(duì)相關(guān)方面的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，定期清理系統(tǒng)，保障數(shù)字化信息的正常運(yùn)營(yíng)。第二，不斷優(yōu)化完善該方面的管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理水平。其一，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，將信息化、資源規(guī)劃等系統(tǒng)構(gòu)建成統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)。其二，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子版存儲(chǔ)于醫(yī)院管理系統(tǒng)，構(gòu)建該方面的數(shù)據(jù)庫(kù)。在存儲(chǔ)過(guò)程中，要進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理，進(jìn)行合理分配，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息檔案的規(guī)范化、具體化，輸入完成之后，進(jìn)行詳細(xì)地?cái)?shù)據(jù)核實(shí)，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，要不斷優(yōu)化、提升，一定要保障提供數(shù)據(jù)的真實(shí)性，才能不斷的提升、更新人事檔案內(nèi)容。在數(shù)據(jù)查詢(xún)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，為保障人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，提升查詢(xún)效率,保證查詢(xún)質(zhì)量，查詢(xún)系統(tǒng)要要具有一定的靈活性、便捷性，然后結(jié)合每個(gè)員工實(shí)際情況，落實(shí)管理目標(biāo)。第四，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)更新，隨時(shí)設(shè)定，不斷優(yōu)化。人事檔案由于員工的進(jìn)進(jìn)出出等發(fā)展因素發(fā)生著變化，這樣的環(huán)境背景下，對(duì)于人事檔案管理方面的數(shù)據(jù)更新帶來(lái)一定困擾，同樣也影響了更新效率。對(duì)于這樣的現(xiàn)象問(wèn)題，應(yīng)該定期或者隔一段時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化、更新，確保檔案與實(shí)際情況相符。然而，數(shù)據(jù)庫(kù)的更新，還需要相關(guān)部門(mén)的大力支持配合，在一定的時(shí)間規(guī)定范圍內(nèi)將員工信息遞交，最后進(jìn)行核實(shí)、導(dǎo)入，確保該方面管理的及時(shí)、有效、準(zhǔn)確、合理性。第五，不斷的培養(yǎng)該方面的專(zhuān)業(yè)人才，提升構(gòu)建該方面的人才隊(duì)伍。數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建、開(kāi)設(shè)，需要融入大量的相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)，這就需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技術(shù)水平、技能培訓(xùn)等，提升其專(zhuān)業(yè)理念、管理知識(shí)，不斷的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、操作水平，掌握更多的人事檔案管理操作技術(shù)、知識(shí)，然后結(jié)合醫(yī)院運(yùn)作情況，培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才。另外，在專(zhuān)業(yè)技能、管理知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)該方面的風(fēng)險(xiǎn)防范，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)、員工個(gè)性差異等情況，有針對(duì)性的實(shí)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，不斷地?cái)U(kuò)大該方面的人才隊(duì)伍，為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供有力保障。

結(jié)束語(yǔ)

總之，數(shù)字化信息的應(yīng)用，在很多方面會(huì)減少諸多不必要的錯(cuò)誤發(fā)生，在不斷提升該方面專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還能提升該方面的管理水平、工作效率，可謂一舉多得?？梢哉f(shuō)，數(shù)字化信息的應(yīng)用，不僅使醫(yī)院人事檔案管理具有一定的安全性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，還提升了管理質(zhì)量。

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[1]趙海龍.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].信息記錄材料,2018,19(02):238-239.

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高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進(jìn)行整理、開(kāi)發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國(guó)檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國(guó)家,是國(guó)家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱(chēng)評(píng)聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門(mén)的工作提供系統(tǒng)、有序、及時(shí)的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。

2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1人事檔案意識(shí)薄弱

一直以來(lái)，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只在干部晉升、人員調(diào)動(dòng)或?qū)W生畢業(yè)時(shí)才會(huì)被人想起。這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門(mén)，下至教師，對(duì)人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個(gè)管理盲區(qū)。

2.2人事檔案管理制度不完善

大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒(méi)有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國(guó)家、省市的文件進(jìn)行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒(méi)有明確的針對(duì)性，對(duì)地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進(jìn)作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法加以落實(shí)，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

2.3地方高校人事檔案管理工作沒(méi)有很好地實(shí)現(xiàn)信息化支撐，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺(tái)，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒(méi)有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺(tái)的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。

2.4人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，無(wú)法達(dá)到科學(xué)管理要求

由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的極少。專(zhuān)兼職檔案人員接受檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)和基本技能。甚至有的不會(huì)使用掃描儀和檔案管理專(zhuān)業(yè)軟件等，無(wú)法開(kāi)展信息咨詢(xún)、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

3地方高校人事檔案管理信息化實(shí)施途徑探索

3.1地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提

首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問(wèn)題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實(shí)。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁(yè)，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)宣傳陣地，開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來(lái)檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座、宣傳欄等，廣泛開(kāi)展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專(zhuān)業(yè)知識(shí)，關(guān)心并積極參與到單位和個(gè)人的檔案管理中來(lái)。通過(guò)以上形式，可增強(qiáng)地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力，推動(dòng)高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。

3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵

在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理?xiàng)l例》等的法律法規(guī)文件，同時(shí)根據(jù)國(guó)家組織、人事、教育部門(mén)與國(guó)家檔案部門(mén)的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專(zhuān)門(mén)的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實(shí)際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫(kù)房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。

3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享

地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進(jìn)的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實(shí)踐中及時(shí)引入前沿的信息技術(shù)加以改進(jìn)。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)加緊系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅(jiān)持安全保密的原則下，建立訪問(wèn)查詢(xún)權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢(xún)等共用共享、再實(shí)現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺(tái)要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過(guò)程逐步全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，形成數(shù)據(jù)庫(kù)群，進(jìn)而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。

3.4加強(qiáng)地方高校檔案管理工作信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障

首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和科學(xué)知識(shí)。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能。三是，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫(kù)、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專(zhuān)業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級(jí)軟件，變被動(dòng)運(yùn)用為主動(dòng)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4結(jié)語(yǔ)

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關(guān)鍵詞：主要問(wèn)題；對(duì)策；基本措施

1 企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)淺薄。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動(dòng)日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過(guò)程中檔案還長(zhǎng)期滯留在原單位或人才交流機(jī)構(gòu)，已解除勞動(dòng)關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。

另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對(duì)企業(yè)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在人事檔案管理建設(shè)方面沒(méi)有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對(duì)人事檔案重視意識(shí)的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對(duì)號(hào)入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門(mén)管理工作的開(kāi)展。

在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡(jiǎn)單材料，而對(duì)反映本人業(yè)績(jī)、動(dòng)態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個(gè)人的工作全貌。

1.3 檔案管理隊(duì)伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專(zhuān)職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開(kāi)展。

1.4 檔案利用價(jià)值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動(dòng)態(tài)性的管理工作，要不斷充實(shí)新的內(nèi)容，增加新的材料。在實(shí)際工作中，學(xué)歷進(jìn)修、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實(shí)情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2 改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的具體對(duì)策

2.1 提高檔案管理意識(shí)。無(wú)論是企業(yè)還是員工個(gè)人，都應(yīng)該自覺(jué)更新觀念，提高對(duì)檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔的意識(shí)，建立健全規(guī)章制度，配備專(zhuān)業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化市場(chǎng)意識(shí)，淡化行政意識(shí)和行政手段。

2.2 增強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實(shí)行個(gè)人信息的有條件融合。目前對(duì)個(gè)人信息的管理存在多種方式，戶(hù)籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個(gè)人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對(duì)其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以?xún)?yōu)化人事檔案信息也有利于國(guó)家人力和財(cái)物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來(lái)信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開(kāi)發(fā)。

2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動(dòng)的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人事管理的特點(diǎn)和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對(duì)人事檔案社會(huì)化服務(wù)改革的強(qiáng)化和管理才是根本手段。建立社會(huì)化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)政府服務(wù)公職人員、流動(dòng)服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。

3 企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施

上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開(kāi)來(lái)的，在方式上是封閉起來(lái)的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識(shí)、管理體制和收集渠道四方面入手：

3.1 重新認(rèn)識(shí)人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運(yùn)動(dòng)服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹(shù)立視記載人才成長(zhǎng)的人事檔案為識(shí)才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個(gè)轉(zhuǎn)變。

3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒(méi)有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個(gè)人在政治、業(yè)務(wù)方面成長(zhǎng)過(guò)程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門(mén)，無(wú)法將同一個(gè)人的檔案作為一個(gè)整體來(lái)看待和管理。若對(duì)管理體制進(jìn)行改革，將文書(shū)、科技檔案機(jī)構(gòu)與人事檔案管理機(jī)構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。

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一、新形勢(shì)下強(qiáng)化高校人事檔案管理利用的重要性

高校人事檔案管理工作利用是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)性工作，是推動(dòng)高校人才隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的重要依據(jù)，是干部培養(yǎng)改革的重要?dú)v程，是人才成長(zhǎng)以及高校人才隊(duì)伍建設(shè)的真實(shí)記錄，人事檔案體現(xiàn)了一個(gè)人德能勤績(jī)廉等各方面的綜合情況。因此高校在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中必然要重視人事檔案管理服務(wù)工作，在人才隊(duì)伍建設(shè)中，其真實(shí)性尤為重要，因?yàn)槿耸聶n案管理涉及教職工的個(gè)人重要信息，在服務(wù)利用中能夠客觀反映一個(gè)人的經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲等各方面的人事相關(guān)信息，同時(shí)在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著憑證和參考價(jià)值。為了促進(jìn)高校綜合性建設(shè)，高校人事檔案管理與建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展不可或缺的內(nèi)容，因此，高校要重視人事檔案管理利用工作，促進(jìn)高校人事檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，保證高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

二、目前高校人事檔案管理利用中存在的問(wèn)題

新時(shí)代新形勢(shì)下各行各業(yè)都進(jìn)行了改革，人事檔案管理工作也作出了相應(yīng)的調(diào)整，雖然高校人事檔案管理利用逐漸趨于制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是在人事檔案的管理和服務(wù)利用中仍然存在諸多問(wèn)題。

1.人事檔案管理工作重視程度不夠。人事檔案管理工作在高校是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，其體現(xiàn)的業(yè)績(jī)水平并不明顯，因此部分高校人事檔案管理人員并不重視此項(xiàng)工作，而高校其他人甚至是主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理和利用的重視程度不夠，存在嚴(yán)重的對(duì)人事檔案管理工作淡化、認(rèn)識(shí)不到位的錯(cuò)誤思想，認(rèn)為只要保存好人事檔案在需要的時(shí)候可查閱即可，并沒(méi)有將高校人事檔案管理利用工作放在重要機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中。主觀能動(dòng)性的缺失是導(dǎo)致高校認(rèn)識(shí)檔案管理工作發(fā)展阻礙原因之一，因此，為了適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)人事檔案工作的要求，高校對(duì)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變思想，重視此項(xiàng)工作。

2.高校人事檔案利用率不高。現(xiàn)代化教學(xué)背景下，高校人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，為了提升內(nèi)部人才質(zhì)量，高學(xué)歷高職稱(chēng)人才流動(dòng)頻繁，很多高校為了自身利益經(jīng)常不與員工簽訂合規(guī)的聘用合同，導(dǎo)致這部分員工檔案信息不真實(shí)，直接影響到高校人事檔案整體質(zhì)量。另外，高校人事檔案管理工作諸多方面的缺失，導(dǎo)致大量高校人事檔案堆積如山，人事檔案管理工作需要在利用時(shí)能隨時(shí)征收，而由于在收集整理階段的缺失，導(dǎo)致缺乏有利用價(jià)值的檔案，在實(shí)際的人事工作中無(wú)法獲取價(jià)值豐富的資料，阻礙了人事檔案利用，影響工作效率，不能有效推動(dòng)教育事業(yè)良好發(fā)展。

3人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊。目前，很多高校的機(jī)關(guān)檔案管理工作都是由其他職能部門(mén)工作人員兼職，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)配備檔案管理人員，無(wú)法滿(mǎn)足人事檔案管理工作的各項(xiàng)需求，兼職的一些人事檔案管理人員由于對(duì)工作的不重視，因此在實(shí)際操作中有處理不夠細(xì)致等現(xiàn)象發(fā)生，收集檔案意識(shí)不高，不能及時(shí)收集檔案并處理歸檔，對(duì)人事檔案整理、歸檔以及日后的服務(wù)利用帶來(lái)不便，這也在一定程度上阻礙了高校機(jī)關(guān)工作的發(fā)展。

4.人事檔案管理利用信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)全面邁入信息時(shí)代，很多高校管理模式和手段逐漸趨于信息化數(shù)字化，但是由于信息化建設(shè)起步比較晚，還有很多高校在人事檔案管理利用工作中沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化建設(shè)，高校的人事檔案管理人員受慣性思維影響，認(rèn)為人事檔案的信息化管理只是將紙版的檔案材料變?yōu)殡娮拥臋n案材料，提供簡(jiǎn)單的信息收集、存儲(chǔ)與檢索服務(wù)，忽視了研發(fā)一些人事檔案管理的辦公軟件，使得高校人事檔案利用信息化建設(shè)難以有效開(kāi)展，與大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)之間存在較大差距。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)高校人事檔案管理利用的途徑

為了加強(qiáng)人事檔案管理工作建設(shè)，提高高校人事檔案管理利用工作效能，將人事檔案管理工作效能有效發(fā)揮，需要采取相應(yīng)的措施。

1.強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理利用工作的重視。強(qiáng)化高校人事檔案管理工作最根本是從思想上意識(shí)到人事檔案的重要性，尤其是在利用過(guò)程中的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想中對(duì)檔案工作的輕視，努力學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，高校的管理者要用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理利用工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的全程監(jiān)督和審查，全面地了解高校人事檔案的重要性，明確高校人事檔案管理工作對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的深遠(yuǎn)意義，有規(guī)劃地開(kāi)展人事檔案管理工作。在組織架構(gòu)上，要明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)職檔案工作人員，明確責(zé)任、形成合力。另外要加大人事檔案管理工作的資金投入，根據(jù)高校實(shí)際情況配備人事檔案管理的設(shè)施設(shè)備，確保人事檔案管理工作順利開(kāi)展。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理利用模式。首先，高校在人事檔案管理方式上，要進(jìn)行集中式的管理，對(duì)于負(fù)責(zé)的管理部門(mén)和崗位實(shí)行責(zé)任的劃分和細(xì)化，用綜合管理方式實(shí)現(xiàn)集中式的人事檔案管理，增強(qiáng)高校人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率；其次，高校要加快完善人事檔案管理的制度規(guī)范，為人事檔案工作提供制度化的保障，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，促進(jìn)高校人事檔案管理工作更加趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在高校實(shí)際工作中與時(shí)俱進(jìn)地調(diào)整和修訂人事檔案管理制度規(guī)范，使人事檔案管理制度科學(xué)化；最后，補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，保證工作實(shí)效，新形勢(shì)下傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，高校需要進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式，補(bǔ)充新的管理內(nèi)容，優(yōu)化舊的管理模式，使高校人事檔案管理工作內(nèi)容更加全面完整，以便于高校人事檔案信息的歸納整理，提升高校人事檔案的利用效能。

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改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)人事檔案管理工作，經(jīng)歷許多考驗(yàn)，人才的流動(dòng)受到檔案工作的制約，使人才難以流動(dòng)，也正因?yàn)檫@個(gè)理由，在不同的單位都留下了一些有檔無(wú)人的現(xiàn)象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時(shí)代，人事檔案的管理工作，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展中，已經(jīng)具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也形成了一個(gè)較強(qiáng)的、并且獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，這些已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)，高科技的發(fā)展，加速了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。但在創(chuàng)新中也有一些問(wèn)題。第一，是由于現(xiàn)實(shí)中的一些問(wèn)題，阻礙了創(chuàng)新發(fā)展，雖然檔案管理經(jīng)過(guò)了半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，但直至今天，我們還應(yīng)該說(shuō)，檔案工作還是處在一個(gè)發(fā)展階段，所以，就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的，各種各樣的問(wèn)題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會(huì)對(duì)檔案管理的意識(shí)性不強(qiáng)、檔案管理部門(mén)工作效率低下，還有由于指導(dǎo)力不足、檔案管理事業(yè)專(zhuān)業(yè)人才較少等問(wèn)題，凸現(xiàn)了人事檔案后繼無(wú)人的事實(shí)，當(dāng)然，這些問(wèn)題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發(fā)展。第二，是學(xué)習(xí)不努力，在高科技時(shí)期，不學(xué)習(xí)就會(huì)落后，作為檔案的管理者，本來(lái)就缺少專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來(lái)到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)工作，沒(méi)有更多的學(xué)習(xí)，也更沒(méi)有思考，他們只是日復(fù)一日的工作，把學(xué)習(xí)新技術(shù)都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實(shí)踐過(guò)程單一，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學(xué)到的是最新理論，到實(shí)踐過(guò)程中，因?yàn)楦鞣N各樣的原因讓理論變的沒(méi)有意義，使從業(yè)者從實(shí)踐者又回到傳統(tǒng)中。

2、高科技時(shí)期計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代科技時(shí)期，必須要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。檔案管理是社會(huì)發(fā)展的記錄儀，也是社會(huì)信息的儲(chǔ)存庫(kù)，在大量的無(wú)序的信息，整理、歸檔、管理，是個(gè)反復(fù)而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，有效利用現(xiàn)代科技提高工作效率。

2.1計(jì)算機(jī)技術(shù)與無(wú)紙化辦公

無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)全無(wú)紙化辦公在檔案管理里，應(yīng)該是一個(gè)必然的趨勢(shì)，節(jié)能環(huán)保、高效辦公，都可以完全的有計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2.2數(shù)字化管理與數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化管理，通過(guò)攝像及掃描設(shè)備，實(shí)現(xiàn)全數(shù)字化，將多年舊檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。第一，節(jié)省空間，不用堆積檔案。第二，方便查找和使用，在電腦里的檔案可以方便的進(jìn)行輸出，供查閱者使用。

2.3信息化使用與網(wǎng)絡(luò)化

信息化使用，在當(dāng)今的信息時(shí)代里，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本普及，在網(wǎng)絡(luò)的世界里已難以區(qū)分國(guó)界，信息達(dá)到全球共享，所以將檔案管理加入到網(wǎng)絡(luò)的世界里“足不出戶(hù)，便知天下事”。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，也非常方便而且速度快捷，這必將大大提高各部門(mén)的行政工作效率。

2.4檔案管理與全能化查閱

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片等儲(chǔ)存方式改變，以視頻、錄音等真實(shí)記錄，輔以文字說(shuō)明，便有效的使查閱達(dá)到使用者的使用效果，全方位、多視角的理解查閱內(nèi)容。在文件歸檔的過(guò)程中，以省去了傳統(tǒng)中大量的人力資源，完全體現(xiàn)以人為本的理念。

2.5市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)與檔案管理

以傳統(tǒng)的檔案管理很難被社會(huì)熟知，更難為大多數(shù)公眾所提供方便，這樣就出現(xiàn)了資源的浪費(fèi)，和多部門(mén)的重復(fù)工作，利用市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)模式去進(jìn)行檔案管理，將多數(shù)資源面向大眾，做到資源共享，還可以增加一定的利潤(rùn)效益，更好的發(fā)展本部門(mén)，這將達(dá)到雙贏。

3、檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展之路的發(fā)展措施

中國(guó)經(jīng)歷了十之前的十年高速發(fā)展，面對(duì)檔案管理，也迎來(lái)了高科技時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路。

3.1人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

要盡快建立、健全檔案電子館，實(shí)現(xiàn)單機(jī)客戶(hù)上傳、下載等，建立自己內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，建立等級(jí)查閱級(jí)別，將非保密性檔案資材實(shí)行全面開(kāi)放式查閱，建立在線(xiàn)服務(wù)，將傳統(tǒng)的到檔案室查找、復(fù)印等過(guò)程簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)信息零時(shí)間傳遞，更有效的保證了許多檔案及文件的時(shí)效性。

3.2人事檔案管理與現(xiàn)代電子科技

現(xiàn)代電子科技的使用，建立了多元化、全方位的檔案管理模式，利用和完善現(xiàn)代電子科技產(chǎn)品，將檔案管理從傳統(tǒng)的方式中解脫出來(lái)，真正達(dá)到檔案管理的意義，使檔案管理與現(xiàn)代電子同步。

3.3人事檔案管理與縱向橫向系統(tǒng)

人事檔案管理要建立縱向橫向系統(tǒng)，所謂縱向系統(tǒng)就是上兩級(jí)和下兩級(jí)，建立同樣模式和版式的上傳、下載方式，建立聯(lián)合目錄統(tǒng)一格式和編排，防止資源、人力、資金等浪費(fèi)，更好的使各檔案管理單位使用專(zhuān)業(yè)、人才。所謂橫向系統(tǒng)，就是達(dá)到資源共享，使橫向的各部門(mén)能第一時(shí)間查閱到相關(guān)檔案資料。

3.4人事檔案管理與信息資源共享

人事檔案管理要實(shí)行檔案管理產(chǎn)業(yè)，將傳統(tǒng)的檔案管理里中檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)變，從一個(gè)保管者變?yōu)橐粋€(gè)信息的擁有者，將檔案信息共享化，檔案室也變成一個(gè)信息交流中心，完全體現(xiàn)出信息的重要性。建立反饋系統(tǒng)，在信息資源共享的時(shí)代里，建立、健全全方位、專(zhuān)業(yè)的信息是致關(guān)重要的，所以建立反饋系統(tǒng)，第一時(shí)間讓從事檔案管理人員，可以知道大眾的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、結(jié)語(yǔ)

篇9

關(guān)鍵詞：人事檔案管理系統(tǒng) 淺析 問(wèn)題

人事檔案管理系統(tǒng)的建立，可以說(shuō)是當(dāng)前企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要內(nèi)容，也是將人事管理資料進(jìn)行量化，實(shí)現(xiàn)人力資源的信息化和數(shù)據(jù)化的一種主要途徑。建立健全完善的人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于有效管理單位人力資源，促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)，提高人力資源合理管理和利用率有重要輔助作用。不過(guò)人事檔案管理系統(tǒng)在目前還沒(méi)有達(dá)到有效輔助企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理和開(kāi)發(fā)的需要，其功能性和普及實(shí)用性還有待改善。

一、人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和開(kāi)發(fā)前景

人事檔案管理系統(tǒng)從技術(shù)基礎(chǔ)上來(lái)區(qū)分，主要有兩種。第一是傳統(tǒng)的檔案管理方式，完全依靠人力進(jìn)行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類(lèi)和廢舊檔案的處理等。第二種就是現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，是基于電腦軟件和現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的一整套人事檔案管理工具。也可以說(shuō)是傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)版。

當(dāng)前國(guó)內(nèi)眾多企事業(yè)單位中，有效的人事檔案管理系統(tǒng)尚未普遍建立。而且有很多中小企業(yè)覺(jué)得人事部門(mén)是事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)才需要的，這也是觀念上的誤區(qū)。在今天現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的需求中，進(jìn)行人力資源的有效管理已是必然趨勢(shì)，通過(guò)現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)來(lái)落實(shí)有效的人力資源開(kāi)發(fā)和管理，也成為迫切的需要。當(dāng)前很多專(zhuān)業(yè)的程序開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)計(jì)推出了幾款新型的人事檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)建立提供了參考和支持。

二、人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求

（一）數(shù)字化

數(shù)字化是指人事檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)組建、功能模塊設(shè)置、系統(tǒng)信息錄入存儲(chǔ)、內(nèi)容的隨機(jī)調(diào)閱、機(jī)密內(nèi)容的加密和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、信息拷貝和安全性保護(hù)、系統(tǒng)防火墻設(shè)置和漏洞修復(fù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)改動(dòng)記錄等方面都要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操控和自動(dòng)化處理。一方面方便對(duì)人事檔案管理進(jìn)行日常操作和隨機(jī)調(diào)閱，一方面確保建立在數(shù)字信息平臺(tái)基礎(chǔ)上的系統(tǒng)安全和智能防護(hù)能力經(jīng)得起考驗(yàn)，不會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）安全性

對(duì)于像我們殯葬管理所這樣的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，從目前全國(guó)各地的就業(yè)形勢(shì)來(lái)說(shuō)，還是一個(gè)很有吸引力的單位，也可以說(shuō)是眾多人才爭(zhēng)搶的重點(diǎn)。其實(shí)不只是事業(yè)單位，任何企事業(yè)單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴(yán)格的保密措施和安全防護(hù)。如果人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容可以隨意更改，不留痕跡，無(wú)法修補(bǔ)漏洞，那就會(huì)直接影響人力資源管理、崗位升遷調(diào)動(dòng)、職位刪減和機(jī)構(gòu)組合和工資發(fā)放、福利待遇發(fā)放等很多內(nèi)容。

出于保護(hù)內(nèi)部人員的檔案信息，避免違規(guī)操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統(tǒng)漏洞、系統(tǒng)升級(jí)換代或軟硬件設(shè)施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統(tǒng)無(wú)法正常工作或數(shù)據(jù)庫(kù)損毀，一定要注重人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)和保密措施。

（三）現(xiàn)成的模塊化設(shè)計(jì)和先進(jìn)人力資源管理理念的融合

企事業(yè)單位的人力資源調(diào)整和變動(dòng)有的時(shí)候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經(jīng)過(guò)了一系列的人動(dòng)，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統(tǒng)能顧在秉承當(dāng)前和未來(lái)人力資源管理發(fā)展趨勢(shì)的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設(shè)計(jì)來(lái)滿(mǎn)足各項(xiàng)功能的需要。

比如檔案錄入模塊中的個(gè)人賬目分類(lèi)管理、個(gè)人信息分類(lèi)管理，按照時(shí)間、特定的崗位、職能、部門(mén)或工資水準(zhǔn)、入職時(shí)間和學(xué)歷等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分的信息歸類(lèi)設(shè)計(jì)，可直接進(jìn)行打印填報(bào)的表單設(shè)計(jì)等，包括符合人力資源管理各項(xiàng)需要的各類(lèi)型數(shù)據(jù)匯總分析報(bào)表，都應(yīng)該在系統(tǒng)建立的時(shí)候就準(zhǔn)備好，方便企事業(yè)單位更快速的開(kāi)展人力資源開(kāi)發(fā)管理工作。

換句話(huà)說(shuō)，要將現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理需要的人事檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行靈活、規(guī)范、可操作的模塊組合，讓企業(yè)在現(xiàn)代人力資源管理理論支持下開(kāi)展個(gè)性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，滿(mǎn)足企業(yè)個(gè)性化發(fā)展需求。

三、人事檔案管理系統(tǒng)在實(shí)踐工作中需要注意的問(wèn)題

（一）落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限分級(jí)制度

在事業(yè)單位內(nèi)，人事調(diào)動(dòng)和人事資料的調(diào)閱、打印、錄入、存儲(chǔ)、更改等各項(xiàng)內(nèi)容，事關(guān)重大。在一定程度上說(shuō)，人事檔案管理關(guān)系著單位所有人員的切身利益，因此更應(yīng)該將針對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的所有動(dòng)作納入分級(jí)權(quán)限管理和監(jiān)督體系中，避免有、假公濟(jì)私和惡意篡改資料等行為。

（二）進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)的信息審核

為確保人事檔案管理系統(tǒng)的信息沒(méi)有進(jìn)行違規(guī)操作更改，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和領(lǐng)導(dǎo)帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過(guò)權(quán)限分級(jí)，逐級(jí)逐層次開(kāi)展信息審查，對(duì)比操作記錄來(lái)查看核對(duì)，規(guī)避信息遺漏和違規(guī)操作。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)和人力資源管理規(guī)劃協(xié)同機(jī)制

人事檔案管理系統(tǒng)除了更加細(xì)化各項(xiàng)信息的錄入存儲(chǔ)和分析之外，要充分利用系統(tǒng)建立的各項(xiàng)數(shù)據(jù)表單來(lái)輔助落實(shí)人力資源管理的長(zhǎng)期規(guī)劃和近期調(diào)動(dòng)。切勿將人事檔案管理系統(tǒng)僅當(dāng)作一個(gè)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)來(lái)應(yīng)用，而是要憑借其強(qiáng)大的功能和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力為長(zhǎng)遠(yuǎn)的人力資源開(kāi)發(fā)和管理服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業(yè)單位要加快落實(shí)人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，盡快實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)的改良優(yōu)化，為強(qiáng)化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費(fèi)，對(duì)動(dòng)人才計(jì)劃，解決人才安置問(wèn)題和離退休人員的勞保問(wèn)題等提供有力的輔助。

參考文獻(xiàn)：

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篇10

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)；關(guān)鍵

【分類(lèi)號(hào)】：F426.31

前言：二十一世紀(jì)是一個(gè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)，以計(jì)算機(jī)和軟件為核心的數(shù)字化技術(shù)將廣泛滲透到相關(guān)領(lǐng)域，也為檔案的“數(shù)字化”帶來(lái)契機(jī)。數(shù)字檔案工作者的研究對(duì)象也從有形實(shí)體擴(kuò)展至數(shù)字代碼，工作環(huán)境從現(xiàn)實(shí)空間擴(kuò)展至虛擬空間，管理方式也必將從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)換為基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代模式。

一、首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，企業(yè)把數(shù)字檔案建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。其一，檔案室就是企業(yè)保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)。它存有數(shù)萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)千件檔案文件，是企業(yè)最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批檔案信息資源不能很好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字檔案就不是真正意義上的數(shù)字檔案。所以，要首先建設(shè)數(shù)字檔案室。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案室提出了一個(gè)有待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案的數(shù)字化。目前，檔案室的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

3、企業(yè)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；職工對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如管網(wǎng)管理處，水建公司等部門(mén)辦公地點(diǎn)與檔案室相隔太遠(yuǎn)，技術(shù)人員到公司大樓查閱資料和圖紙來(lái)回要浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，他們迫切要求信息共享；這都迫使檔案室這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案室存檔的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的幾個(gè)關(guān)鍵

1、加強(qiáng)網(wǎng)上用檔管管理理論研究

為了更好地開(kāi)展網(wǎng)上工作，保證提供系統(tǒng)、完整、真實(shí)的電子文件信息給利用者，我們必須加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究，其探討的理論主要包括：（1）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)有文字存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說(shuō)明材料。（2）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。（3）檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。（4）檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3、加大檔案管理軟件推廣力度

電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各施工單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

4、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個(gè)新臺(tái)階。

5、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。另外，企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。

三、保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全

作為開(kāi)放的信息交流平臺(tái)，Internet的某些特殊屬性對(duì)檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來(lái)了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個(gè)方面：操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的最基本的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞，首先要解決操作系統(tǒng)的安全問(wèn)題；硬件設(shè)備對(duì)檔案信息安全的影響主要來(lái)自其核心――CPU芯片的安全性，亦應(yīng)引起我們的關(guān)注；“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專(zhuān)指非法制作與傳播計(jì)算機(jī)病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害：存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，會(huì)因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開(kāi)展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問(wèn)題需要我們采取必要措施，保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運(yùn)行。并根據(jù)檔案信息自身的特點(diǎn)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實(shí)際需要，健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN（虛擬專(zhuān)用網(wǎng)）技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等，以切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開(kāi)發(fā)利用的安全。

參考文獻(xiàn)：