導語：如何才能寫好一篇企業(yè)的人事檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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現在，人類進入了知識經濟時代，人力資源管理也摒棄了傳統(tǒng)的管理方式，在進行人力資源管理的時候也應用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時代的要求，在這些新的趨勢的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應該對這些新的趨勢進行分析，才能確保企業(yè)中人事檔案管理能夠起到實質性的作用。

（一）完善企業(yè)的核心價值體系。

在進行人力資源管理的時候，企業(yè)的文化在人事檔案管理中占據重要的分量，企業(yè)要根據自身的企業(yè)文化，制定人事檔案管理的相關政策。

（二）建立不同層次的價值評估政策。

在進行人事檔案管理的過程中，在傳統(tǒng)的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現在，在對人力資源進行管理的過程中，應該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領域的角度發(fā)展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質，同時也要注重其對企業(yè)的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業(yè)的績效結合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。

（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。

在企業(yè)內部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態(tài)度和能力作為薪酬回報的基礎，強度個人力量與團隊力量，強調企業(yè)內部合作的機制。

（四）將職業(yè)化作為評價人力資源管理水平的重要指標。

職業(yè)化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業(yè)技能，管理人員要具備一定的職業(yè)素質和道德，能夠自覺地遵守值得規(guī)范，能夠按照職業(yè)規(guī)范的內容去管理。

2企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

現在，企業(yè)在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業(yè)進行人事檔案管理的效率，限制了企業(yè)的發(fā)展。

（一）企業(yè)的服務意識薄弱，沒有上進心。

企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創(chuàng)新管理內容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務型的工作。

（二）企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。

企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業(yè)的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。

（三）企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。

企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序實現檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。

3加強企業(yè)人事檔案管理的工作，促進企業(yè)人力資源管理的新要求

（一）企業(yè)內部要強化服務意識

在新時期，企業(yè)人事檔案管理人員要轉變工作態(tài)度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務，強化服務意識。

（二）企業(yè)人事檔案管理要強化合作意識

企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中要實現人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協作，實現二者相互聯系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據可依。

4結語

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企業(yè)人事檔案記錄著職工錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔、任用、業(yè)務技能、工作表現以及工作變動等過程中形成的信息資料，是企業(yè)發(fā)展和職工活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。因此，管理好企業(yè)的人事檔案具有，具有重要的歷史意義和現實意義。但是在目前，四平市的部分企業(yè)沒有建立規(guī)范的職工檔案，職工合法權益得不到保障。四平現有民營企業(yè)、外資企業(yè)達500多家，由于多種原因，近一半的企業(yè)沒有建立人事檔案，新進職工與離職職工沒有記載，職工技術職稱及技能不能確定，因沒有文字記錄，也就沒有企業(yè)來管理，養(yǎng)老醫(yī)療等應享受的待遇使職工不能享受；還有一些企業(yè)職工檔案資料收集不全。有四個方面的原因：一是企業(yè)在招用職工時，沒有本文由收集整理立即為其建立檔案，故沒有招工登記表等資料。二是企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔，至使不少個人資料遺漏遺失。三是國有、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)改制后，不與職工簽定勞動合同，對辭退的老職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》。四是企業(yè)對職工檔案管理混亂，造成職工檔案遺漏遺失嚴重。

一、當前我市企業(yè)人事檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，在我們四平市雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的企業(yè)人事檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉人事檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理不夠規(guī)范。目前，在四平市部分企業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現在：第一，檔號不規(guī)范；第二，案卷標題不規(guī)范；第三是大部分案卷缺少卷內目錄；第四是組卷混亂現象比較嚴重。

（三）現行檔案管理體制與經濟發(fā)展不相適應。我們四平市企業(yè)職工檔案由多個部門管理，部門分工交叉重迭。如當地人才交流中心檔案室管理當地、外地大中專畢業(yè)生職工檔案，企業(yè)人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時身份的職工檔案。這種管理方式，有悖于企業(yè)實行的全員勞動合同制，給企業(yè)的職工管理帶來諸多麻煩，不利于維護職工個人利益和勞動力合理有序流動。企業(yè)改制后，沒有了上級主管部門，企業(yè)對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案或有或無的責任問題無部門追究。對已建好的職工檔案，因人員變動等原因得不到妥善保管而丟失，職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里的現象也很多。部分企業(yè)為達到控制職工的目的，扣押職工檔案，使調離的職工辦不成調動手續(xù)，造成人走多年，檔案還在原單位的情況。這些問題的出現，影響了職工檔案管理的規(guī)范和安全，同時也侵害了職工的個人利益。

（四）檔案保管條件太差，影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業(yè)務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。

三、職工檔案規(guī)范化管理的有效措施

（一）建立與社會經濟發(fā)展相適應的現代職工管理體制。管理方式應適應企業(yè)發(fā)展和勞動力市場發(fā)展需要，企業(yè)職工檔案由現在的多級分散管理要逐步過渡為集中統(tǒng)一管理，有條件的企業(yè)獨立管理職工檔案，條件不具備的企業(yè)可以讓地方勞動人事服務中心代為管理。養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險等檔案也可以由地方勞動人事服務中心代為管理，這樣既能有效地保障了職工的個人利益，方便了企業(yè)對職工或職工檔案的管理，避免不利于職工檔案保管和利用等現象的發(fā)生，積極發(fā)揮勞動保障部門的服務職能，提高了辦事效率。

（二）加強企業(yè)職工檔案管理，實現檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權益得到保障。為了地方經濟發(fā)展，為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發(fā)，是否聯合制定一個企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或實施意見，不論企業(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標準和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業(yè)進行一次嚴格的職工檔案執(zhí)法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

大中專院校、技工學校畢業(yè)生畢業(yè)后，其檔案資

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料應統(tǒng)一移交所在地勞動人事檔案服務中心檔案室實行綜合管理。當大中專院校、技工學校畢業(yè)生到企業(yè)工作后，勞動人事服務中心檔案室可根據企業(yè)自身管理情況，逐步地將職工檔案移交企業(yè)管理或繼續(xù)由勞動人事服務中心檔案室負責保管。

（三）對于職工流動的檔案管理。筆者認為，檔案的移交保管方式有二種：一是職工與原單位解除或終止勞動合同后又到新單位工作的，若新單位具有檔案管理條件的，可以把檔案移交到新的單位管理，也可把檔案移交地方勞動人事服務中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動合同后，又重新就業(yè)的，若新單位沒有檔案管理條件，則應把檔案移交到勞動人事服務中心檔案室。

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一、企業(yè)人事檔案管理存在問題

1.員工個人和企業(yè)對人事檔案意識薄弱

目前，在人事檔案管理工作中，不少企業(yè)對員工的人事檔案認識不足，認為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態(tài)度，意識不到自己也有積累和維護檔案內容安全的義務，對相關檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關心，或者是委托當地人才中心管理后就長期失去聯系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

2.人事檔案管理員的素質和管理水平不高

由于最初的企業(yè)不夠重視或其它原因，導致企業(yè)人事檔案管理員在素質水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細致認真，缺乏責任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內容進行標準化分類及嚴格審核，導致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業(yè)員工流動性大，檔案管理員的轉檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態(tài)，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。

3.人事檔案的管理手法相對落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業(yè)知識的人員全職管理，而在現實情況中存在部分企業(yè)把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負責，這些人一是沒有經過專業(yè)培訓，不具備專業(yè)的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責需要。另外大多企業(yè)人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統(tǒng)的老辦法進行人事檔案管理，跟不上社會發(fā)展的步伐，滿足不了企業(yè)發(fā)展的形勢需要。例如企業(yè)沒有運用專業(yè)的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質量，大大降低了企業(yè)管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業(yè)的重視，衍生出人事檔案內容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業(yè)性不強；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發(fā)、配備與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉變觀念、加強管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的應對措施

1.要正確認知檔案管理工作的意義及重要性

企業(yè)要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業(yè)都有著重要的作用。主要體現在：它是人力資源部和組織部門對員工進行考察、選拔任用的基礎；它能幫助企業(yè)做好招聘、錄干、調動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業(yè)可通過內部報刊、知識講座等方式加強人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案與自身的發(fā)展有著休戚相關的作用。此外，企業(yè)在布置員工填寫相關檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發(fā)揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業(yè)共同參與檔案維護與管理工作的理念。

2.提高檔案管理人員的素質和管理水平

作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機密性的工作，要求工作人員必須嚴守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現象的發(fā)生。其次，檔案管理員要有一定的專業(yè)理論知識和熟悉的業(yè)務技能。因此，企業(yè)可以通過教育培訓提高檔案管理員的專業(yè)知識或者是通過學校招聘吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強的服務意識和高度責任感。要自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。工作中要細心處理每個業(yè)務環(huán)節(jié)，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。

3.優(yōu)化檔案管理模式，實現信息化管理

實現檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求。企業(yè)可根據本單位人事檔案管理的現實情況自行開發(fā)檔案管理信息軟件或者是對外購買專業(yè)檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態(tài)管理，實現查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的信息化管理。這種替代傳統(tǒng)人事檔案管理的新模式可以為企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。

結束語：

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    關鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動人員

    引言

    在中國豐富的檔案財富中,企業(yè)人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對于現代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業(yè)人事檔案工作的改革,對促進中國經濟發(fā)展、社會進步具有重大的現實意義。

    一、人事檔案實現信息化管理

    在信息化程度日益加深的現代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現代化管理是必然的發(fā)展方向,流動人員人事檔案管理也是如此?，F代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術,利用計算機技術對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現網絡化管理,是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設應從以下三個方面著手:

    一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭轉“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統(tǒng)。在人事檔案專用數據庫建立起來后,還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通,也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

    二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

    1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。

    一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進行規(guī)范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網絡,根據材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。接收人員在驗收時,如發(fā)現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動服務機構創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態(tài)聯系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內送交人才市場,并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規(guī)定進行審核歸檔。

    2.嚴格檔案轉遞手續(xù)。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉遞是企業(yè)流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉遞雖然有相關的規(guī)定與政策,其關鍵問題就在于如何使檔案轉遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價值。

    國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃諜C構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容?！辈⑶?檔案的轉遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案轉遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。

    3.優(yōu)化檔案內容構成。優(yōu)化檔案內容構成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等基本信息內容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務能力、職業(yè)道德等個性化的內容。

    一要創(chuàng)建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將企業(yè)流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業(yè)技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業(yè)流動人員的選拔和培養(yǎng),人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產生。

    三、拓展人事檔案管理方式

    在社會主義市場經濟條件下,人事是適應中國企業(yè)流動人員管理的新方式,是一種促進人才產業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現與發(fā)展,人事制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現勞動關系轉移,提高人力資源配置效率和使用效益。

    實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務的開展,可以有效地促進地區(qū)人力資源的社會共享。三是準確選人,規(guī)避用人風險。中介機構根據用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。

    對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構。其工齡連續(xù)計算,并可繼續(xù)為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事服務。

    小結

    人事檔案是與人類個體密切相關真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產生、發(fā)展和完善的。隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。

    參考文獻:

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    [2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

    [3]肖文建,楊彩虹.流動人員人事檔案管理對策[J].北京檔案,2003.

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【關鍵詞】人事檔案；管理；建議

隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務，我結合幾年來檔案管理的實踐，就企業(yè)員工人事檔案的管理工作談談幾點體會。

一、人事檔案的定義

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，起著憑證、依據和參考的作用。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。

二、人事檔案的特點

1.現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

2.真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質服務。

3.動態(tài)性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

4.流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

5.機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

三、人事檔案管理存在的問題

1.內容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質量不高

一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。

2.檔案用紙規(guī)格不一

雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。

3.材料歸類不準確

有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。

4.檔案材料短缺

如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

5.使用上，技術手段滯后，運行效率較低

在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

四、關于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實現管理的規(guī)范化和信息化：

1.實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化

人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2.改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化

為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

3.分類管理

國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統(tǒng)一管理。

4.人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度

制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務標準和收費標準。

5.利用現代化管理手段

人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將為社會經濟的發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2002，220.

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【關鍵詞】企業(yè)人事檔案；管理；改進對策

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

1、當前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：

1.1 企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應。

目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。

1.2 僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應。

隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業(yè)靈活的用人機制需要。

1.3 企業(yè)人事檔案的內容不夠完備。

現代企業(yè)制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業(yè)自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業(yè)人事檔案的內容構成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4 檔案管理人員素質薄弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業(yè)規(guī)模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

1.5 檔案利用價值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2、適應現代企業(yè)發(fā)展要求，改進人事檔案管理工作的對策

2.1 建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2.2 建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業(yè)特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業(yè)技術人員的檔案側重于服務社會、創(chuàng)新技術的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

2.3 加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統(tǒng)，實現人事檔案的計算機管理。

2.4 引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質

人才是企業(yè)前進、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業(yè)也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質。

2.5 增強服務意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎。

2.6 建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務

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一、企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1.檔案立卷不規(guī)范，材料不準確、不齊全。人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。在實際工作中，本人接觸過的檔案中出現過以下多種影響案卷質量的情況：有的內容上立卷不規(guī)范，材料內容填寫前后不一；有的檔案用紙規(guī)格不一，給立卷歸檔工作帶來了麻煩；有的材料歸類不準確，不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔；有的檔案材料短缺，如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，人事檔案中有些陳舊的信息內容已經不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的時間差，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

2.檔案硬件設施投入不足。檔案室本來應是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋。更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，檔案庫房多是普通辦公用房，門窗封閉不嚴，檔案長期受到高溫潮濕的危害，沒有防盜、防光及控制庫房溫濕度的措施，與檔案安全保管要求差距很大，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產生了不利影響。

3.缺少專職人員。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。在實際工作中，有些單位在檔案管理上沒有配備專職人員，負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。熟悉人事檔案業(yè)務需要一個過程，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業(yè)知識和相關的業(yè)務知識。忽視人事檔案工作業(yè)務性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂，工作中難免出現紕漏，嚴重影響了檔案管理水平。

4.人事檔案管理的信息化程度不高。在科學技術飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。但在人事檔案管理方面，有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，使用上技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，大部分是靠手工操作，費時、費力。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總。這些不利于人事管理效率的提高，與行業(yè)整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應，并且造成一定的資源浪費。 二、加強企業(yè)人事檔案管理的建議

1.完善人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循、有章可依是非常必要的。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，嚴格按規(guī)定做好人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱，做好檔案材料的收集、審核、整理等各個環(huán)節(jié)的工作，不斷規(guī)范企業(yè)人事檔案管理。 2.加強檔案工作的基礎建設。加強企業(yè)人事檔案的宣傳教育工作，強化檔案意識，將檔案工作當作一件大事來抓。要嚴格按照《檔案工作條例》規(guī)定，建立堅固的、防水、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷需20至25平方米。另一方面，還要在庫房內設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施做到“六防”、“三室內分開”。

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關鍵詞：人事檔案管理 優(yōu)化資源配置 措施

企業(yè)的發(fā)展離不開人才的發(fā)展，所以對于人才的培養(yǎng)和管理等工作是企業(yè)工作的重點之一，對于人才的管理其中就包括人才檔案的管理，加強人才檔案的管理工作，可以更好的充分利用企業(yè)的資源優(yōu)勢，對于今后的企業(yè)的人才的培養(yǎng)和選拔提供較為可靠的人才資源信息，對于企業(yè)人才的開發(fā)都具有重要的意義。

一、人事檔案工作的重要性

人事檔案在人們日常的生活中扮演著重要的角色，是一個人在各個時期各個崗位的有效證明，這是一種社會現象，是在我國當前體制下產生的對于企業(yè)、事業(yè)單位組織人事管理制度的重要組成要素，人事檔案的管理是一項復雜的工作，它的重要性之中也具有政策性、專業(yè)性、機密性等特點；在企業(yè)管理者要對企業(yè)的人才進行重新配置的時候，人事檔案是一份重要的參考資料，也是人力資源開發(fā)的重要信息來源；當發(fā)生重大事件的時候，也可以作為人物進行材料或者傳記的珍貴資料；在日場的其他工作中也能夠為之提供重要的線索和資料。

二、人事檔案管理工作中存在的問題

由于現階段人事管理的工作還沒有高效的管理方法以及現實生活中存在的一些阻力，目前人事檔案管理工作中存在的問題較多，其中主要的問題表現為以下幾個方面：

1、管理者對于人事檔案工作重視度不足

在當今社會改革的大背景下，政府組織機構也在精簡人員的編制，其中，人事檔案管理的工作并不是有特定的人員進行系統(tǒng)的管理，而是相關部門如勞資人事部人員進行兼職管理，造成人員工作量巨大，難以避免的造成其中出現紕漏，難以保證較高的完成質量。

2、檔案管理效率低

當今社會飛速發(fā)展，社會人員的調動更是頻繁，如此大的人事檔案管理工作，在檔案人員流動性加大的情況下，造成有時歸檔檔案及時性不足，則檔案的管理工作跟不上現實人員流動的需求。

3、人事檔案管理信息化程度低

當今社會是一個信息時代，幾乎所有的行業(yè)都離不開信息化的發(fā)展，對于人事檔案管理來說，信息化的程度必須得到加強，但是現階段有很多先進的手段還沒有實施到人事檔案管理信息化的工作上來，對檔案的管理效率帶來了一些負面影響。

三、改善人事檔案管理的一些措施

1、加大對于人事檔案管理的重視程度

首先要加強企業(yè)單位領導對于人事檔案管理工作的重視程度，因為在領導這個源頭的影響下，難免造成錯誤意識在企業(yè)相當一部分人中蔓延，從而造成檔案的管理沒有加好的規(guī)劃，沒有合理安排，人員管理沒有積極性，造成檔案的管理工作沒有相應的保障。上層的不重視也會影響下層檔案的管理人員產生懈怠的情緒，更沒有工作的責任心，可想人事檔案的發(fā)展和其功能都受到了較大的限制。所以，首先要改變領導對人事檔案工作的工作理念，改變領導的傳統(tǒng)觀念，將人事檔案的管理工作視為一項基礎性的工作，在提高自身認識的同時，加大對于檔案管理人員的意識培養(yǎng)，使之認識到人事檔案管理的社會價值。同時也應該加大對于人事檔案管理的獎勵，激發(fā)員工對于人事檔案管理工作的積極性，對于出色完成人事檔案管理的員工給予一定的獎勵。

2、塑造一流的檔案管理工作隊伍

人事檔案工作效率的提高離不開一個高素質的工作團隊，任何事情的發(fā)展都是在人才發(fā)展的基礎上完成的，針對目前部分地區(qū)檔案管理工作人員的年齡偏大、專業(yè)素質不高、信息能力差等缺點，為順應時代的發(fā)展，必須加強對于檔案管理隊伍的建設，在選拔相關管理人員的時候要本著政治素質高、事業(yè)責任心強、作風公正、專業(yè)素質強等特點來選拔，吸納優(yōu)秀的技術人才。

3、實現檔案管理的信息化

在信息化的時代，要將檔案管理工作與信息技術結合起來，建立檔案管理網絡系統(tǒng)，引用計算機強大的檢索、存檔、聯機等功能來處理龐大的人事檔案信息，這對于檔案的規(guī)劃管理、信息的提取分析都具有強大的管理能力，并且效率更是極大的提高。所以要加強相關人員對于計算機技術的學習，在引進計算機技術的同時要對員工的網絡意識、安全意識、管理觀念進行培養(yǎng)，掌握現代計算機技術。

四、結語

當今社會人事檔案的管理工作越來越重要，人事檔案的管理工作對于企業(yè)、社會的發(fā)展都具有重大的意義，改善檔案管理工作的理念，塑造一流的檔案管理工作人員，努力提升管理的對于專業(yè)技能和管理素質，掌握現代的信息管理技術，在優(yōu)化資源配置視域下加強人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案的優(yōu)勢。

參考文獻：

[1]楊恩紅.人事檔案工作發(fā)展思路的探索[D].山東大學，2008.

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【關鍵詞】企業(yè)檔案；理念；創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)現代化管理的重要組成部分，是現代企業(yè)的發(fā)展的重要信息資源，如何在大經濟、大市場環(huán)境下做大做強企業(yè)，充分發(fā)揮其企業(yè)檔案的重要作用，適應現代企業(yè)和市場經濟發(fā)展需要，事實告訴我們必須轉變傳統(tǒng)理念和創(chuàng)新意識，提高對企業(yè)檔案管理的認識，樹立新的檔案管理理念建立適應現代企業(yè)發(fā)展的檔案管理新體制，落實新的管理制度，加大對企業(yè)檔案資金、人員的投入，保證檔案與企業(yè)的發(fā)展齊頭并進。

企業(yè)檔案工作服務的對象是帶有企業(yè)自身的服務范疇，與企業(yè)和其他方面的管理工作不同，企業(yè)的檔案有著自身的工作局限性，又有工作地域的針對性，但企業(yè)檔案工作從建立與發(fā)展，它已經不僅僅是檔案工作人員的事情，而是企業(yè)的核心層和管理層企業(yè)的決策者共同參與才能獲得成效的一項工作，企業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，沒有創(chuàng)新就沒有活力、就沒有希望，既然檔案工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，那么我們說檔案工作也必須要有所發(fā)展，有所創(chuàng)新，要充滿活力這就為企業(yè)的檔案管理人員提出了一個新的要求，跟上企業(yè)的發(fā)展步伐，促進檔案工作創(chuàng)新，管理思路上的提升，充實檔案管理的服務功能，積極探索適應企業(yè)發(fā)展的檔案工作的創(chuàng)新。

一、提高檔案管理創(chuàng)新意識，發(fā)揮檔案在室藏服務中的無形資產及經濟效益

（一）管好檔案，用好檔案，熟悉檔案，變靜為動。隨著齊魯分公司第二化肥廠生產結構的調整，以煤造氣裝置為龍頭的生產設施帶動了氣體聯合裝置，丁辛醇裝置的發(fā)展，高科技、技術含量不斷提高，生產產品無論在質、在量上都有了新的突破。特別是煤造氣裝置的建成投產后，積累了大量的寶貴檔案資料，檔案管理人員及時的接收、整理、組卷了該技術項目檔案，在整理、組卷該項目檔案時，檔案人員轉變思想觀念、為使該項目檔案歸檔完整，克服困難、主動請教技術人員，深入現場、熟悉、了解生產工藝流程，弄懂不清楚的技術檔案的內涵與裝置的關系及保存價值。是檔案管理人員對原始開箱檔案和現場變更檔案資料做到了“心中有數”。

（二）樹立檔案價值意識。檔案是企業(yè)的寶貴資源無形資產，在企業(yè)中無論是科技檔案還是文書、會計檔案、都是企業(yè)員工在從事生產、經營實踐活動中、總結出來的寶貴財富，凝聚著他們的智慧和經驗，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以齊魯分公司第二化肥廠丁辛醇裝置為例，它的發(fā)展過程經歷，從年產8萬噸設計擴展到年產20萬噸，并獲得過部級信得過產品，這里包含著設計者和技術員工的辛勤汗水，凝聚著在以文字、數據、圖紙等各種形式的檔案管理者的付出。齊魯分公司第二化肥廠從年產30萬噸合成氨、48萬噸尿素，甲醇、丁辛醇到產業(yè)產品大轉移再到現在以煤造氣為龍頭的大型產業(yè)，特別是30萬噸合成氨裝置整體拆遷轉遷進川（四川達州化肥廠）后，第二化肥廠檔案室的檔案管理人員，為該套裝置的安裝、生產提供了完整的全套的檔案資料，其檔案的價值無法用錢來計算。檔案是企業(yè)在生產、經營活動中直接形成的原始記錄，是企業(yè)的重要資產，它除了具有企業(yè)無形資產的屬性外，還具有技術性、專業(yè)性等公共屬性。齊魯分公司第二化肥廠比較重視檔案管理工作，通過對第二化肥廠資源優(yōu)化項目檔案的竣工驗收，檔案管理人員對檔案的認識也較過去有所提高，我廠資源優(yōu)化項目是齊魯分公司重大技術改造項目，該項目的檔案收集、整理、編目、組卷、在檔案管理中，第二化肥廠領導給予了大力的支持，投入的人力、物力，是前所未有的。該項目的檔案驗收，被山東省檔案局評為建設項目竣工檔案驗收優(yōu)秀項目，受到了山東省檔案局領導的高度評價，該項目的檔案中凝聚了檔案管理人員的很多辛勤勞動的成果。檔案是企業(yè)資產的重要組成部分，檔案管理者、一定要為企業(yè)管理好、保護好、利用好這些資產。

（三）樹企業(yè)立檔案是企業(yè)獨有的珍貴資源、要有開發(fā)開放利用意識。在現代企業(yè)產品結構不斷優(yōu)化的條件下，開發(fā)利用檔案，謀取最大經濟效益，是企業(yè)的出發(fā)點，也是企業(yè)的發(fā)展之路。企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的原始記錄，是企業(yè)建設和生產、經營過程中的真實記錄，他記錄著有的還未公開的，沒有申請專利的知識和技術，占有了這些檔案，就占有了企業(yè)的核心技術，企業(yè)可以利用檔案自主開發(fā)新產品、新技術，如果企業(yè)的檔案收集的不齊全、整理、保管的不好，甚至技術泄密等企將會給企業(yè)造成無法挽回的經濟損失。

（四）樹立檔案具有實用性的效益意識。企業(yè)檔案是企業(yè)的固定資產，企業(yè)檔案是無形資產，它是在生產過程中各生產要素的配合下產生的，企業(yè)檔案資產的實用效能是在檔案利用中發(fā)揮出來的，例如氣體聯合裝置氣化爐拱頂磚和過道磚板極易受損、廢鍋盤管結垢，為解決該問題技術人員查閱了大量的原始檔案資料，結合工作經驗，利用檔案數據，尋找氣化爐最佳允許狀態(tài)及技術參數，解決了提高提高爐磚壽命的問題，減緩了廢鍋盤管結垢，創(chuàng)造經濟效益1267萬元，該項目獲得了齊魯分公司技術改造項目二等獎。正如技術人員所述，如果沒有檔案管理人員提供完整的檔案數據，這項技術難題是難以攻破的，也不可能為企業(yè)減少1千多萬元的經濟效益。從上述中，可以看到檔案資料只要收集、整理、編目、立卷，管理好，利用好，就能給產生帶來好的、最大的經濟效益和社會效益。

二、堅持體制創(chuàng)新，促進檔案工作適應現代企業(yè)發(fā)展思路

（一）檔案要適應現代企業(yè)發(fā)展，就必需對企業(yè)檔案工作實行組織機構創(chuàng)新和管理制度創(chuàng)新。組織機構創(chuàng)新是檔案管理體制創(chuàng)新的核心。精干的檔案管理人員是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，精干高效的原則有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

（二）管理機制創(chuàng)新關鍵是效能的體現。企業(yè)改制分流，重組、轉換機制、高效運行創(chuàng)造最大經濟效益和社會效益是現代企業(yè)發(fā)展的需要。積極采取新的管理機制，向檔案、情報、信息科技一體化管理機制轉換，提高檔案管理工作效率，檔案資源被提供利用，已成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造，生產經營的可靠依據。

（三）管理制度的創(chuàng)新離不開企業(yè)整體的發(fā)展，離不開檔案工作，回顧檔案工作的實踐、領導的支持很重要，檔案管理工作具體活動的開展，要有完善建立健全的檔案管理制度、還要向先進企業(yè)學習，不斷轉變思想觀念，提供多種形式的優(yōu)質服務，要將分發(fā)、收集、整理、立卷完成的檔案編目，提供好利用?？梢圆捎秒娫捳{卷、開架閱覽等，形式，企業(yè)的檔案管理人員案要不斷與時俱進、開拓進取，努力加強自身學習，提高自身素質，要獎懲分明、檔案要分別管理，責任到人，檔案管理人員要熟悉所管轄的檔案，要能夠快速、準確的調卷，對提供利用者，要耐心服務，解釋、引導，要想他們之所想，及他們之所急。使借（查）閱者滿意。檔案管理者必須轉變傳統(tǒng)觀念、適應和配合現代企業(yè)發(fā)展的需要，不斷提高管理能力，要加強管理人員的培訓，為企業(yè)經營、決策者、技術人員，提供可靠的檔案數據。

參考文獻

[1]陳永生.《檔案合理利用研究—從檔案部門的角度》.《檔案學通訊》，2007.1

[2]章小波.《基于企業(yè)知識管理的檔案人員角色研究》.《檔案學通訊》，2007.1

篇10

一、加強事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于事業(yè)單位干部的任免

人事檔案記錄了一個人的學歷、經歷、獎懲、職稱等一系列情況，規(guī)范、完整的人事檔案資料有利于事業(yè)單位及時調閱，選賢任用。

（二）有利于變革人事檔案管理方式

事業(yè)單位人事檔案管理依然采用封閉、保密模式。人事檔案資源的查閱需要層層審批，人事檔案利用率極低。加強事業(yè)單位人事檔案管理，有利于其管理方式與時俱進，比如引進專門檔案管理軟件，實現檔案管理信息化，以提高檔案查閱效率及使用率。同時，還可以對檔案分級進行管理，采用半開放式管理模式，即對于一般的檔案資料在信息平臺予與公開，方便相關部門調閱使用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

在各級領導的重視下，事業(yè)單位人事檔案管理工作在實現辦公自動化、加強檔案真實性審核等方面取得了一些成績，但仍存在一些問題需要解決。如下：

（一）人事檔案管理制度不健全

目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度還存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事檔案管理工作獎懲機制，人事檔案管理工作仍然采用大鍋飯的形式，責任不明確，對于檔案管理工作認真的員工沒有相應的獎勵，對于工作懈怠的員工也沒有懲罰，導致人事檔案管理人員工作積極性不高；第二，缺少檔案管理監(jiān)督機制，檔案經檔案管理人員整理歸檔后，并沒有專門的監(jiān)督小組，定期對檔案歸檔、整理、修復情況進行檢查，致使檔案胡亂堆放、丟檔的現象十分嚴重；第三。檔案管理制度執(zhí)行不嚴格，雖然部分事業(yè)單位對于檔案收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等作了詳細的規(guī)定，但由于執(zhí)行不嚴格，使檔案管理制度形同虛設。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高

人事檔案的信息化不是簡單簡單的將紙質檔案資料轉化為電子資料，而是需要引進專門的人事檔案管理軟件，對檔案資料進行分類別管理，以方便人事檔案的查閱，對比，為事業(yè)單位人才的選拔提供可靠依據。但是，事業(yè)單位由于檔案信息化管理起步較晚，加上紙質檔案資料數量龐大，人事檔案實現信息化管理還有一定難度。并且人事檔案屬于機密文件，由于事業(yè)單位尚未應用專門的檔案管理軟件，導致人事檔案信息化管理安全性能不高，也是阻礙人事檔案管理信息化進程的一個重要原因。

（三）人事檔案管理人員的專業(yè)水平不夠

由于以前事業(yè)單位對于檔案管理工作重視不夠，致使檔案室許多工作人員并非檔案專業(yè)出身，對于檔案管理的專業(yè)知識和基本技能不熟悉，在檔案管理工作中，問題檔案、破損檔案、丟失檔案的現象時有出現。而且部分檔案管理人員對于檔案的保密意識不強，隨意出借檔案，致使檔案造假分子有機可乘。另外，檔案管理信息化對檔案管理人員素質提出更高要求，而有些檔案管理人員由于知識、文化水平不夠，而對檔案管理信息化產生抵觸心理。所以，提高人事檔案管理人員的專業(yè)化水平迫在眉睫。

三、加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施

針對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，現提出如下解決對策。

（一）借鑒經驗，完善人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度，是事業(yè)單位人事檔案管理工作順利開展的重要保證。現階段，首先需要建立檔案管理工作獎懲機制，明確檔案管理人員的職責，轉變檔案管理大鍋飯局面，一旦檔案管理出現問題，可以追責到個人，避免相互推諉責任現象出現。其次，建立檔案管理監(jiān)督機制，事業(yè)單位檔案管理部可以成立關門的檔案檢查小組，定期對檔案歸檔、檔案維護等情況進行抽查，做到問題早發(fā)現早處理，以提高人事檔案管理水平；最后，借鑒國外人事檔案管理經驗，例如美國適當開放的檔案管理制度，轉變現階段全封閉、保密的檔案管理模式，將檔案資料分級別適當開放，以提高檔案資料的利用率；另外，要重視人事檔案管理制度的落實，對于違反規(guī)定的檔案管理人員給予一定的懲罰。

（二）轉變檔案管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式已不能滿足現代檔案管理要求，實現人事檔案信息化管理勢在必行。首先，事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化建設，給以資金上的支持，開發(fā)適合本單位使用的檔案管理軟件，并注重殺毒、保密等功能配置，在保證安全的前提下，實現人事檔案管理的信息化。其次，利用計算機等現代設備和先進技術，將檔案資料輸入管理系統(tǒng)，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，并及時、準確地傳輸人事信息，提高人事信息的時效性，方便上級部門和領導根據需要通過系統(tǒng)查閱有關內容，提高人事檔案管理工作的效率。最后，利用網絡技術創(chuàng)新人事檔案管理方式，將不屬于保密范圍的人事檔案信息在網絡上予以共享，以實現人事檔案信息共享，以最大限度實現人事檔案的價值。