導(dǎo)語：如何才能寫好一篇辦公室管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、辦公室管理的重要性

(一)辦公室管理直接關(guān)系到上層領(lǐng)導(dǎo)的決策水平

決策是上層領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門,承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)，提高辦公室管理，將有助于更好地發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參謀咨詢作用和耳目作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、及時、準確的信息，促進和提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平。

(二)辦公室管理關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)

辦公室處于中樞的地位，全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學(xué)化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用,理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導(dǎo)與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

(三)辦公室管理直接影響著單位的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

辦公室承擔(dān)著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、工作、機要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導(dǎo)致效率低下、服務(wù)質(zhì)量差。而實行科學(xué)化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、辦公室管理主要內(nèi)容

辦公室管理蘊涵著豐富的內(nèi)涵，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

(一)制度化

辦公室管理的制度化,是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度,將辦公室的辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來,把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中,使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應(yīng)著重抓好如下幾項制度:

1、崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是機關(guān)工作的一項根本制度，其實質(zhì)是明確辦公室以及辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個崗位的權(quán)責(zé)，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各自承擔(dān)的任務(wù)。在制定崗位責(zé)任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持職權(quán)責(zé)一致的原則，每個崗位都有相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，每個崗位的權(quán)力、責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴格的檢查制度和相應(yīng)的獎懲辦法。對成績優(yōu)異者，要給予升級或獎勵;對一般合格者，要鼓勵其繼續(xù)前進;對嚴重失職、瀆職者，則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞帯?/p>

2、會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當(dāng)今一門新興的專門學(xué)問，是辦公室管理科學(xué)化的重要內(nèi)容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴格控制會議數(shù)量，建立嚴格的會議審批制度；二是提高會議質(zhì)量和效率。

3、公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復(fù)雜的工作，為此，必須建立健全公文制度，提高公文質(zhì)量，加速公文運轉(zhuǎn)；準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉(zhuǎn)的效率。

4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內(nèi)容。其工作的好壞，直接影響到單位的形象和聲譽。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規(guī)格、費用標準等作出明確合理的規(guī)定，以便按章接待。

5、安全保密制度。印章管理和保密工作關(guān)系到機關(guān)和企業(yè)的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關(guān)的安全保密制度，并指定專人負責(zé)和定期檢查。

(二)程序化

實現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性?？尚行约闯绦虮仨毦唧w明確，必須以實際上能做到為前提。系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。

(三)自動化

辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極促進辦公室自動化進程。

三、辦公室管理基本要求

辦公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

(一)合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)辦公室處于行政管理的中樞地位，不僅是綜合辦事機構(gòu),而且是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務(wù)等基本職能，工作任務(wù)十分繁重。如果辦公室內(nèi)部機構(gòu)不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質(zhì)低下，勢必影響辦公室管理功能的發(fā)揮。因此，為了實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

(二)要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強，必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠掌握辦公室管理的專業(yè)知識和辦公自動化技術(shù)，努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

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制度是管理的基礎(chǔ)和保證，是要求大家共同遵守并按照一定程序辦事的規(guī)程和行動準則。而制度化管理是各類機關(guān)單位、企業(yè)公司等成長所必須經(jīng)歷的一個階段，是實現(xiàn)法治的具體表現(xiàn)。在現(xiàn)代管理中，人管人、人管事的管理方法是不規(guī)范不科學(xué)的，而必須依靠一套完整的制度來管人管事，辦公室工作的管理必須走上制度化的軌道，制度就是單位的法，在平時的工作中，要處處以制度為準繩。

不論是政府機關(guān)、國營企業(yè)還是外資公司，辦公室作為一個綜合協(xié)調(diào)部門，是單位或企業(yè)內(nèi)部承上啟下、聯(lián)系協(xié)調(diào)各方的樞紐，擔(dān)負著上傳下達、對外交往和后勤服務(wù)等紛繁復(fù)雜的工作。有效的辦公室行政管理，能使工作順利的運行，保障其他各部門能夠靈活高效的運轉(zhuǎn)。辦公室行政管理工作的綜合性強、工作范圍廣；同時服務(wù)面寬，上下左右、事無巨細的各類事情都會匯集到辦公室，工作內(nèi)容極其繁雜。由此可見，辦公室管理的科學(xué)化和制度化可謂重中之重。辦公室管理工作的制度化， 是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度， 將辦公室的辦事規(guī)程、工作程序以及行為準則等以條文的形式確定下來， 把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中， 使辦公室的工作有章可循， 有法可依。

加強辦公室管理的制度建設(shè)可以從各方面入手。例如辦公室工作應(yīng)分工合理，明確各個部門和崗位的具體工作職責(zé)和工作任務(wù)，發(fā)揮各人所長，各司其職各盡其責(zé)，從而高質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的任務(wù)。堅持職權(quán)責(zé)一致的原則，每個崗位具備相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，且該權(quán)力和責(zé)任都要規(guī)定得全面、明確、具體，可量化的盡可能量化，以便考核。此外，按照人員責(zé)任分工情況，制定嚴格的檢查制度和相應(yīng)的獎懲辦法。成績優(yōu)異者，要給予升級或獎勵；對一般合格者，要鼓勵其繼續(xù)前進；對嚴重失職、瀆職者，則應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予適當(dāng)?shù)膽吞?。以此來進一步提高辦公室工作人員的各方面的能力，推動辦公室工作向制度化高效運轉(zhuǎn)，提高部門乃至所有職員日常工作的效率。

建立完善健全的管理制度，除了能夠保證辦公室工作保質(zhì)保量的順利開展，同時還具有提高職員工作效率；吸引各式優(yōu)秀人才；減少或杜絕腐敗現(xiàn)象；提高決策正確率；增強單位應(yīng)變能力和競爭力等優(yōu)點。但是，盡管制度化管理有著以上種種的優(yōu)點，卻還是存在著一些弊端：制度化嚴重限制了員工的想象力和創(chuàng)新能力；在一定程度上增加了工作風(fēng)險和工作成本；如果制度化推廣不善還很容易成為紙上談兵，同時浪費人力和時間等等。

因此，在遵循制度化管理時，要適當(dāng)吸收和利用其他管理模式中有用的因素，注意加強辦公手段的建設(shè)和實現(xiàn)管理工作上的創(chuàng)新。在現(xiàn)今企業(yè)管理中，制度化管理模式是必要的，但是要善于變通，在堅持執(zhí)行現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上增加更加人性化和創(chuàng)新性思想，只有這樣才能使管理具有靈活性。

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【摘要】學(xué)院制是我國高校在不斷的改革發(fā)展中,自我優(yōu)化結(jié)構(gòu)、強化功能的現(xiàn)實選擇,高校實行學(xué)院制適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要,有利于高校改革的不斷深入及健康、持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。本文從院系辦公室職能的角度出發(fā),通過對校園和諧、院系辦公室工作職能及工作內(nèi)容的分析,研究其和諧工作對院系、對學(xué)校的重要作用。

【關(guān)鍵詞】高校院系辦公室和諧工作

當(dāng)和諧理念成為當(dāng)今眾多高校建設(shè)與發(fā)展的指導(dǎo)思想與價值目標,以管理和諧促進高校教學(xué)、科研與人才培養(yǎng)的和諧發(fā)展,就有了十分重要的基礎(chǔ)意義。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)兩級管理運行機制,使得承擔(dān)上通下達、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)任務(wù)的院系辦公室的管理工作成為諧成高校和諧管理的邏輯起點。如何賦予二級學(xué)院權(quán)力,形成制度化管理模式,更好地發(fā)揮二級學(xué)院在教育、科研及社會服務(wù)中的積極作用,是我國目前高校改革、發(fā)展中的重要問題。

一、高校二級學(xué)院管理及其發(fā)展趨勢

1、高校二級學(xué)院內(nèi)部組織功能

(1)學(xué)院層面。高校實行學(xué)院制后,學(xué)院是承上啟下的機構(gòu),對外向?qū)W校負責(zé),對內(nèi)管理下屬的系、所、辦、中心。因此,學(xué)院成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下的一級行政管理實體,“各個學(xué)院構(gòu)成了大學(xué)內(nèi)的一個個管理中心”。運用帕森斯的組織機構(gòu)層次理論分析,學(xué)院就是中間層的“管理系統(tǒng)”,其主要功能是“協(xié)調(diào)組織和任務(wù)環(huán)境之間的關(guān)系”。在此,二級學(xué)院的任務(wù)環(huán)境主要是指控制組織內(nèi)部事務(wù)的系統(tǒng),這個系統(tǒng)包含學(xué)院層面的學(xué)院黨政聯(lián)席會議、院黨委、院行政班子、院辦、教授委員會、學(xué)術(shù)委員會、教學(xué)指導(dǎo)委員會,以及學(xué)院下屬的系、所、辦、中心和對外服務(wù)機構(gòu)等。學(xué)院層次的核心管理任務(wù)是協(xié)調(diào)學(xué)院層面各部門的工作活動和平衡屬下各系、所之間的相關(guān)任務(wù),根據(jù)規(guī)劃指導(dǎo)系、所、中心的資源配置,協(xié)調(diào)開展教學(xué)科研、學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)工作。以上管理活動的目的是確保學(xué)院層面成為一個完整的工作體,達成組織的目標。

(2)系、所層面。系、研究所和中心是隸屬于學(xué)院的基層學(xué)術(shù)單位,由教授、副教授、講師、助教、教輔人員等組成,是“某一學(xué)科組織教學(xué)與研究的實施機構(gòu)”。系、所和中心是大學(xué)教學(xué)科研和人才培養(yǎng)的主要環(huán)節(jié),是學(xué)校的活力之源,它們運轉(zhuǎn)的質(zhì)量關(guān)系學(xué)?？傮w的教學(xué)質(zhì)量、科研水平,直接影響學(xué)院及學(xué)校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。系、所層面可以歸入上述帕森斯劃分的“技術(shù)體系”。“技術(shù)體系”的主要任務(wù)在于處理組織的實際“產(chǎn)品”,如實驗室的科學(xué)家、教室的老師等。

2、二級學(xué)院的辦學(xué)自

(1)學(xué)科建設(shè)及科研管理權(quán)。即學(xué)院有權(quán)以學(xué)科建設(shè)為龍頭,統(tǒng)籌全院的科研與科技開發(fā),根據(jù)優(yōu)勢學(xué)科、特色學(xué)科組建起一級學(xué)科或?qū)W科大類下的跨系、跨專業(yè)研究機構(gòu),具體抓好科研開發(fā)、成果鑒定、社會服務(wù)等工作,推進“產(chǎn)學(xué)研一體化”,加速科技成果轉(zhuǎn)化同時,加強學(xué)院內(nèi)的聯(lián)系,創(chuàng)造各種機會和條件,增進不同學(xué)科領(lǐng)域之間的交往,促進多學(xué)科的聯(lián)合與交叉,推動相關(guān)學(xué)科的優(yōu)化組合與融合,培育學(xué)科新的增長點,促進特色學(xué)科和優(yōu)勢學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展。

(2)教學(xué)管理權(quán)。即有權(quán)統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部教學(xué)管理、人才培養(yǎng)等方面的工作,包括教學(xué)計劃管理、教學(xué)過程管理、教學(xué)質(zhì)量管理等權(quán)力,學(xué)院有權(quán)統(tǒng)一負責(zé)全院課程的調(diào)整和設(shè)置,有權(quán)根據(jù)社會的需要設(shè)置招生的種類、專業(yè)和規(guī)模,有權(quán)與各行業(yè)、各部門開展聯(lián)合辦學(xué)與交流合作,及經(jīng)學(xué)校授權(quán)后,可直接與國內(nèi)外高校或企業(yè)集團開展學(xué)術(shù)交流和國際化教育等。

此外,學(xué)院還應(yīng)有學(xué)生管理權(quán),即學(xué)院可根據(jù)學(xué)校授權(quán)對學(xué)生進行獎懲、考評和處分等,管理學(xué)生的日常學(xué)習(xí)和生活學(xué)院辦學(xué)自的落實,有利于大學(xué)學(xué)術(shù)事業(yè)的發(fā)展遵循教育發(fā)展和科學(xué)發(fā)展的規(guī)律,增強學(xué)院的活力和社會適應(yīng)性,從而提高大學(xué)管理的效率和質(zhì)量。學(xué)院可成立由學(xué)科帶頭人組成的院學(xué)術(shù)委員會,負責(zé)學(xué)術(shù)事務(wù)管理,并建立院行政與院學(xué)術(shù)委員會相互協(xié)調(diào)、分權(quán)治院的管理機制,充分重視學(xué)術(shù)委員會在專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計劃、課程內(nèi)容及學(xué)科建設(shè)等方面的決策作用。

3、二級學(xué)院管理模式的發(fā)展趨勢

從世界教育發(fā)展角度看,放權(quán)的二級學(xué)院管理模式是發(fā)展趨勢。目前世界上教育比較先進的國家,學(xué)校的職能機構(gòu)都非常少,法國大學(xué)主要有三個職能機構(gòu)組成:行政委員會、科學(xué)委員會、教學(xué)與大學(xué)生活委員會,美國、日本等國校級職能部門都在十個以下。這樣一來很多日常事務(wù)都由學(xué)院進行管理,并且一些學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、人才招聘、職稱評定等都由二級學(xué)院完成,而學(xué)校在這些管理中僅起到協(xié)調(diào)和監(jiān)督的作用。

二、校園管理方面的不和諧問題

1、校園管理

首先是辦學(xué)缺乏科學(xué)決策,許多高校在發(fā)展過程中,不尊重教育規(guī)律,在涉及學(xué)校的發(fā)展和規(guī)劃等方面不能做到理論聯(lián)系實際,存在著盲目追求發(fā)展目標的現(xiàn)象,忽視客觀條件的約束,發(fā)展目標定位過高。其次是民主作風(fēng)不深入,密切聯(lián)系群眾不夠,教師隊伍除了整體素質(zhì)不能完全適應(yīng)外,教師的數(shù)量也急需增加,很多教師是超負荷上崗,不利于教師的身心健康和教學(xué)質(zhì)量的保證。再次是體制改革滯后,經(jīng)費投入跟不上規(guī)模發(fā)展,有些學(xué)生甚至抱怨大學(xué)校園的學(xué)習(xí)條件還趕不上高中校園,影響了教學(xué)的正常開展;最后是高校校園腐敗潛滋暗長,校園腐敗的表現(xiàn)形式多種多樣,它們與構(gòu)建社會主義和諧社會、和諧校園的要求格格不入,如不采取有效措施加以規(guī)范和整治,必將危及科教興國的大局以及先進文化的生成與傳播。

2、學(xué)術(shù)風(fēng)氣

首先,學(xué)術(shù)風(fēng)氣在市場經(jīng)濟的沖擊中有下降趨勢,學(xué)術(shù)抄襲、學(xué)術(shù)敷衍、教學(xué)敷衍以及濫編書、濫出書等現(xiàn)象己經(jīng)到了積重難返的地步。其次,“官本位”意識對高校學(xué)術(shù)風(fēng)氣形成不斷的侵蝕,普遍缺乏一種對科學(xué)與學(xué)術(shù)的敬畏之心和虔誠之心,取而代之的是對“行政權(quán)威”羨慕,而在一個崇尚“官本位”和樹立“行政權(quán)威”的大學(xué)里,不可能出現(xiàn)良好的師風(fēng)和學(xué)風(fēng)。最后,學(xué)術(shù)標準的嚴重缺位,評獎本身也可納入這一自然過程,但問題是許多評獎活動必要的人力和經(jīng)費投入的代價太大,以致根本無法操作,僅憑印象、雜志級別、出版社級別、是否是名校、甚至人情因素等非學(xué)術(shù)因素來定奪,在一定程度上引起了學(xué)術(shù)的混亂局面。

3、思想道德建設(shè)

首先是誠信體系受到很大的威脅,近年來,大學(xué)生誠信觀淡漠,誠信行為缺失,其境況令人擔(dān)憂,己成為大學(xué)校園中不和諧的雜音,為和諧校園建設(shè)設(shè)置了巨大的障礙。主要表現(xiàn)在學(xué)生學(xué)習(xí)行為中的誠信缺失、學(xué)生經(jīng)濟行為中的誠信缺失等幾個方面。

三、高校院系辦公室職能及其工作現(xiàn)狀

1、院系辦公室職能

(1)服務(wù)職能。服務(wù)是辦公室工作的主要職能,應(yīng)遵循構(gòu)建和諧院系中的整體性原則,即為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教師服務(wù)、為教學(xué)、科研服務(wù)。院系辦公室是院系領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)院進行教學(xué)、科研、行政管理的管理機構(gòu),是教師處理日常事務(wù)的辦事機構(gòu)。院系辦公室的日常性事務(wù)包括:組織會議、處理信息、內(nèi)部協(xié)調(diào)、公關(guān)接待和信息等和人事、行政、教務(wù)、科研、財務(wù)等方面的日常管理工作。

(2)協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)是辦公室工作最能夠體現(xiàn)動態(tài)性原則的一項重要職能。在實際工作中,院系與學(xué)校其它各部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與教師之間以及教師與教師之間會不斷的產(chǎn)生不同的矛盾與問題。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞,必須通過有力的措施協(xié)調(diào)各種動態(tài)性的關(guān)系,解決組織中部門與部門、個人與部門、個人與個人之間的矛盾,加強管理過程中各要素、各環(huán)節(jié)間的相互配合,消除各種不和諧現(xiàn)象,從而使系統(tǒng)內(nèi)各部分的活動協(xié)同一致,保證整個院系工作的順利開展。(3)管理職能。院系辦公室是行政管理的辦公機構(gòu),承擔(dān)著主要的基層管理職能,要遵循不斷優(yōu)化的院子。包括各種信息的傳遞與交流、經(jīng)費管理、辦公用品及辦公設(shè)備的采購、執(zhí)行人事考勤制度、日常維修的協(xié)調(diào)工作、以及院系領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的事務(wù)性工作等,要在工作中不斷完善、優(yōu)化與創(chuàng)新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相對獨立的教學(xué)和科研單位,辦公室要面向院系的黨政領(lǐng)導(dǎo)、全體師生、院系的黨團組織、學(xué)校的各職能部門。在高校不斷深化改革與事業(yè)不斷發(fā)展的形勢下,院系逐步成為相對獨立的教學(xué)和科研單位,一般由院系領(lǐng)導(dǎo)層、教研室、科研所和學(xué)生工作組等基層組織構(gòu)成,院系辦公室工作已逐步拓展到學(xué)校機關(guān)和黨政各職能部門等各個領(lǐng)域。

(2)工作內(nèi)容復(fù)雜。從教務(wù)管理、教學(xué)管理到對外聯(lián)絡(luò)、后勤管理等,大量的協(xié)調(diào)和督查事務(wù)。在現(xiàn)行的高校管理體制中,學(xué)校行政機關(guān)與二級學(xué)院的工作聯(lián)系是通過院系辦公室開展起來的,主要包括每天事務(wù)的安排,一些重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達,與外部各方的聯(lián)系溝通以及人事、行政、教務(wù)、科研、財務(wù)等方面的日常管理工作等等?？梢哉f,院系辦公室承擔(dān)的工作任務(wù)千頭萬緒,瑣碎繁雜,且許多院系辦公室在規(guī)范化建設(shè)上還比較欠缺,工作無序、隨意性的現(xiàn)象并不少見。

(3)工作要求高。院系高校辦公室是高校的基層組織機構(gòu),發(fā)揮著承上啟下,協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。工作必須主動思考,具有前瞻性,成員間既要獨立完成工作又必須相互配合。高校院系辦公室是高?；鶎咏M織的日常事務(wù)具體管理和辦事的綜合性機構(gòu),發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。另外,辦公室的主要服務(wù)對象——教師,往往帶有一種“清高”思想,以教學(xué)、科研為核心,上課來下課走,缺少對學(xué)校、學(xué)院、系部、教研室等建設(shè)與發(fā)展的關(guān)注,對學(xué)校事務(wù)的參與度也不高,這與從事協(xié)調(diào)工作、管理工作的辦公室行政人員產(chǎn)生了一種觀念上的沖突。因此,由于兩類不同崗位人員的工作性質(zhì)、工作觀念的差異,辦公室工作的開展具有一定的難度。尤其對于教師數(shù)量較多的院系,由此帶來的矛盾多、是非也多,眾口難調(diào)。

(4)工作受重視較少。現(xiàn)實中,高校二級學(xué)院行政人員大部分不是行政專業(yè)出身,平時大量的事務(wù)性工作使得他們不得不放棄所學(xué)的專業(yè),而從事行政崗位又很難升到高級職稱,不受重視或缺少關(guān)愛。尤其是他們具備了一定的組織、協(xié)調(diào)及處理事務(wù)能力之后,渴望得到更好的發(fā)展空間。

四、院系辦公室和諧工作探討

1、職能的重要性

(1)院系和諧發(fā)展的表現(xiàn)。院系和諧發(fā)展是構(gòu)建和諧校園的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)。主要表現(xiàn)為:組織結(jié)構(gòu)要素的和諧、教育環(huán)境的和諧、人際關(guān)系的和諧、群體組織關(guān)系的和諧、學(xué)院與社會之間的和諧、規(guī)模結(jié)構(gòu)質(zhì)量效益之間的和諧等等。院系和諧發(fā)展基本要求是教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、行政管理、黨務(wù)工作、工會工作、學(xué)生工作的各個方面有機結(jié)合,工作上相互配合、相互支持、相互促進、協(xié)調(diào)一致;制度上相互配套、相互補充、完整統(tǒng)一;人力資源配備上合理優(yōu)化;教育資源占用上人人共享,機會均等;人際關(guān)系上,相互尊重、民主平等、和諧融洽?；灸繕耸菍崿F(xiàn)人與人、人與制度、人與資源、人與文化之間的和諧,以達到全面、協(xié)調(diào)、持續(xù)、高效發(fā)展之目的。

(2)院系和諧的基礎(chǔ)。高校院系辦公室是在院長領(lǐng)導(dǎo)下,為全院教學(xué)、科研、后勤等服務(wù)的綜合管理機構(gòu),是院系領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)校有關(guān)職能部門命令的基層執(zhí)行者,也是聯(lián)絡(luò)校內(nèi)外以及全院師生員工的樞紐,院系的許多管理工作必須通過辦公室主任來組織和實施。因此,和諧的院系辦公室工作室是營造院系和諧的基礎(chǔ)。

2、和諧工作探討

(1)和諧管理。院系辦公室要根據(jù)學(xué)院工作內(nèi)容及特點對原有的各項常規(guī)工作的規(guī)章制度不斷進行修訂和完善。首先保證辦公室工作的規(guī)章制度與規(guī)范要圍繞院系主體工作目標的實現(xiàn)來建立。在不違反國家法律和學(xué)校有關(guān)規(guī)定與規(guī)范的前提下辦公室工作的各項工作制度都必須以有利于院系整體工作目標順利實施的原則。要通過規(guī)定崗位職責(zé),實行目標管理,形成分工合理、職責(zé)明確的運轉(zhuǎn)機制,用規(guī)章制度和崗位職責(zé)引導(dǎo)各項工作在規(guī)范的軌道上流暢運轉(zhuǎn),既可大大提高辦公室的整體運行效率,也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現(xiàn)象。院系辦公室管理任務(wù)繁雜,必須建立一套科學(xué)的管理方式和工作手段,科學(xué)分工,使辦公室組織內(nèi)部的融合力大大提高,形成一個高效運轉(zhuǎn)的系統(tǒng)。

(2)和諧觀念。變被動的“辦事”為主動的“參謀”,提高輔助決策水平,辦公室工作不能只停留在辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù),還必須在學(xué)院的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進行思考,變被動為主動,主動為領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法,當(dāng)好參謀和助手。辦公室人員經(jīng)常與各個層次、各個部門的人員相互聯(lián)系、溝通,信息更靈敏,思路更加開闊,更有利于創(chuàng)新思維的涌現(xiàn)。辦公室人員要充分利用這個優(yōu)點,發(fā)揮主觀能動性,有意識的廣泛收集校內(nèi)外各種動態(tài)信息,吸收他們先進的工作思路及做法,及時提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。并結(jié)合實際,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定切實可行的方案,使各項工作得以順利開展。此外,承擔(dān)參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)及管理的院系辦公室,其服務(wù)對象是教師,在知識密集、人才薈萃之地承擔(dān)繁雜的服務(wù)工作,辦公室主任及辦公室工作人員應(yīng)不斷提高自己的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及心理素質(zhì)等。

(3)和諧關(guān)系。學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)在配備人員時,應(yīng)持慎重態(tài)度,崗位的設(shè)置要合理,既不能出現(xiàn)一人多崗,又不能人員超編,人員上崗要通過競聘方式產(chǎn)生。辦公室要吸收具有專業(yè)知識水平和管理經(jīng)驗的人才,實現(xiàn)人盡其才,才盡其用,逐步建立科學(xué)、完善的用人機制。院系辦公室是一個整體,是一個團隊組織,不同的成員個體組成了這個整體。個體自身的和諧發(fā)展以及成員之間的和諧關(guān)系是和諧理念實施的現(xiàn)實基礎(chǔ)。

(4)人文關(guān)懷。有些學(xué)校不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉(zhuǎn)換為教師崗或科研崗,這是一種人力資源的浪費,也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進心,約束了高校行政管理人員的職業(yè)發(fā)展。這會導(dǎo)致學(xué)校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。學(xué)校和學(xué)院應(yīng)加強對行政人員的人文關(guān)懷,加強行政人員的業(yè)務(wù)水平,提供培訓(xùn)、指導(dǎo)等機會;對行政人員的工作成績要充分肯定;對行政人員的成才定向給與指導(dǎo);對有深造意向和能力的行政人員,鼓勵其向高學(xué)歷和高職稱沖刺。讓辦公室等行政人員覺得在高校從事管理工作并不是低人一等,有來自周圍的社會認同感。有了這一系列的人文關(guān)懷,承擔(dān)繁雜事務(wù)性工作的辦公室人員就會覺得“前途有盼頭,工作有勁頭”,而且能極大限度地挖掘行政人員的潛力,提高高校行政管理人員的知識水平和管理水平。

3、和諧管理目標

(1)提高管理效能。和諧的多元性、包容性決定了高校院系管理的復(fù)雜程度和運行難度。辦公室處于諸多矛盾焦點和政務(wù)、事務(wù)中心,許多麻煩事、得罪人的事都難以回避。辦公室成員要善于化解矛盾,避免沖突,既各司其職又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)過程合一。院系辦公室管理重在過程。管理的過程就是各個成員將學(xué)校各個職能部門的戰(zhàn)略意圖、規(guī)章制度內(nèi)化為師生員工自覺行動的過程,這個內(nèi)化的環(huán)境應(yīng)是和諧的。管理的過程要體現(xiàn)人性化,對教師而言,切忌用命令主義的簡單方式,對來訪的學(xué)生則應(yīng)誠懇相待,主動為他們服務(wù)。

篇4

NBC正在熱播的電視劇《辦公室》，剛剛在今年八月獲得艾美最佳劇集獎。這部講述辦公室雇員之間種種趣事的電視劇，也向我們展示了不少銷售管理的學(xué)問。

由Steve Carell飾演的Mlchael Scott，是一家紙張供應(yīng)公司的區(qū)域經(jīng)理。他自認為是世界上最冷靜，最有意思，最棒的老板。然而，在手下雇員的眼里他卻是一個最易激動的、最惹人討厭的老板。

為什么會有這樣的反差呢？這其中就有一個關(guān)于銷售管理的學(xué)問――那就是明星推銷員和出色的老板之間到底有多大的距離？Michael是從一個頂尖推銷員被提拔為區(qū)域經(jīng)理的。這也反映了如今銷售管理方面存在的一個普遍性問題，即優(yōu)秀的推銷員必然也會是優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)者的假定。如今，在美國許多公司都傾向于將優(yōu)秀的推銷員提拔到管理職位上，這樣可以減小培訓(xùn)成本，但是這些公司都忽略了一個問題那就是是否優(yōu)秀的推銷員具備領(lǐng)導(dǎo)能力。

美世人力資源咨詢公司負責(zé)銷售效率的主管Steve Grossman認為，上文提出的問題是當(dāng)今管理界所犯的錯誤之一，而且這個錯誤還沒被人們所覺察。明星推銷員往往習(xí)慣于因為他們所取得的銷售成績而成為眾人矚目的焦點，但是作為一個領(lǐng)導(dǎo)者，他的工作絕對不會處在舞臺的中央，他們要做的是指導(dǎo)和管理員工，而不是像推銷員那樣生活在他們賴以存在的光環(huán)中。同時，一個優(yōu)秀的推銷員，非常需要得到周圍人的喜愛，因而他們總是要盡力取悅于人，而一個管理者勢必會有“得罪”下屬的時候。

正如劇中推銷員出身的區(qū)域經(jīng)理Michael，毫無疑問他是一個優(yōu)秀的推銷員，但是也許那些讓他成為優(yōu)秀的推銷員的素質(zhì)，決定了他必定會是一個糟糕的領(lǐng)導(dǎo)者。他渴望光環(huán)，在隱退幕后之后，他嫉妒下屬取得的銷售榮譽。他不敢得罪人，在公司需要裁員時，優(yōu)柔寡斷遲遲做不出決定，從Michael身上我們可以清晰地看到推銷員和管理者之間那段難以逾越的距離。

希爾頓的音樂營銷――《促銷》12月封面文章

希爾頓酒店即將展開一場音樂為主題的營銷實戰(zhàn)，其目的是為了吸引更多的年輕住客。

如果入住希爾頓，你就會在辦完手續(xù)之后得到一把金鑰匙，用這把鑰匙可以打開酒店大堂中一個特別的箱子，你則有機會成為五位大獎得主之一，在箱子里找到2007年2月11日格萊美音樂獎頒獎晚會的入場券2張，以及來回的機票和食宿。這項促銷活動將于2007年1月7日在其旗下230家酒店展開，主要的目標參與者是25歲～49歲的旅客。

希爾頓酒店的高級營銷總監(jiān)說“這次營銷活動不僅僅是為了制造轟動效應(yīng)，或是把希爾頓品牌和格萊美聯(lián)系在一起，也是為了更好地吸引年輕顧客?！?/p>

與此同時，希爾頓酒店還與一些新生代音樂巨星Vassy、Ben Folds James Blunt、Jason Mraz以及Persephone’s Bees簽訂了廣告合同，還在美國舉行了一次全國性的尋找下一代音樂巨星的選秀活動，該活動的大獎得主Nick Benos也已經(jīng)成為家喻戶曉的人物。“我們堅信在每個人的人生旅途中，音樂都是非常重要的一部分，這也是我們?yōu)槭裁催x擇那些音樂新秀做廣告代言人的原因?！毕栴D的營銷總監(jiān)說。

篇5

在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過檔案能夠認定關(guān)聯(lián)工作成果，對雙方合作更好進行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。

二、辦公室檔案管理效率提高的策略

(一)創(chuàng)新人員理念

在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉(zhuǎn)變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質(zhì)量。

(二)采用有效管理手段進行檔案管理

開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運用到檔案管理工作中去，實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。

(三)重視管理機制創(chuàng)新

在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺。

(四)根據(jù)需要擴大辦公室檔案管理的領(lǐng)域

現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創(chuàng)新管理范圍。想要達到擴大領(lǐng)域的目的，便需要擴大檔案服務(wù)對象的范圍，給整個社會服務(wù)。很多單位的檔案針對的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務(wù)，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴大檔案管理領(lǐng)域的同時，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。

三、結(jié)語

篇6

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；辦公室管理；應(yīng)用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）29-0093-01

在現(xiàn)代辦公的體系和管理模式中，都存在著對大量信息進行處理和分類并加以分析的工作流程，而這也是未來自動化辦公和智能管理模式的一個發(fā)展趨勢。為此在對信息進行收集和處理方面，需要進行更加科學(xué)和快捷的管理辦法，并實現(xiàn)智能化。而現(xiàn)在的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生正推進著這一發(fā)趨勢的實現(xiàn)和發(fā)展，它的應(yīng)用極大的推動了現(xiàn)代辦公模式的效率和科學(xué)發(fā)展。而目前大多的企業(yè)正在采用這種技術(shù)來進行公司的管理和信息處理分析工作。使人類社會正在向一個更高速和高效的模式發(fā)展。因此探究辦公自動化在辦公室管理中的應(yīng)用極為必要。

一、辦公自動化概述

（一）辦公自動化的概念

伴隨信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化應(yīng)運而生，其通過對一系列計算機技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，于企業(yè)內(nèi)容構(gòu)建起具備自動化屬的信息處理系統(tǒng)，全為促進企業(yè)辦公室辦公的自動化辦公室辦公人員借助各種計算機設(shè)備，開展一系列與信息相關(guān)的工作，諸如加工、處理、存儲、更新、維護等，把企業(yè)公務(wù)管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)及信息處理系統(tǒng)等收攏至計算機網(wǎng)絡(luò)中。就本質(zhì)上而言，辦公自動化是一個對信息開展收集、分析、處理、利用、傳遞等的過程，其構(gòu)成要素包括辦公場所、組織結(jié)構(gòu)、辦公制度、辦公人員、技術(shù)工具等。

（二）辦公自動化的特征

辦公自動化選取各式各樣的現(xiàn)代化計算機設(shè)備，將計算機技術(shù)作為主導(dǎo)力量，借助系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)及通訊技木等開展目動化辦公，開展信息（文字、圖形、圖像等）收集、存儲及使用語音、視頻等相關(guān)信息資源的辦公事務(wù)工作，緊緊圍繞辦公室辦公人員，將計算機技術(shù)作為理論指導(dǎo)，通過對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等展開系統(tǒng)應(yīng)用，以達成辦公自動化的目的。辦公自動化可將全面辦公室、辦公人員及信息資源有機融合在一起、構(gòu)筑出一個成熟健全的人機信息系統(tǒng)，依托企業(yè)內(nèi)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)渠道，安全、可靠、高效地進行信息共享交流，完成一系列辦公事務(wù)，全面改善辦公效率?，F(xiàn)階段，我國辦公自動化發(fā)展進程已經(jīng)收獲一定成效，建設(shè)了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開放式系統(tǒng)，常規(guī)事務(wù)處理的智能化模式，應(yīng)用方式不斷朝多媒體化方向發(fā)展，電子數(shù)據(jù)交換的自動化傳輸?shù)让黠@特征，同時伴隨信息技術(shù)的進一步發(fā)展，辦公自動化勢必會促進獲取更多、更好的社會效益、經(jīng)濟效益。

二、辦公自動化在辦公室管理中的應(yīng)用價值

一是對企業(yè)辦公環(huán)境和辦公流程都有改變。計算機軟件在辦公自動化中的應(yīng)用使企業(yè)可以將資料數(shù)據(jù)和文件信息在電腦中進行存檔并分類，改變了以往企業(yè)只有文件和桌椅，企業(yè)主要通過文件的相互傳遞的辦公情況，企業(yè)辦公變得井井有條且大大提高了辦公效率。其主要表現(xiàn)在：企業(yè)辦公同步性更強，現(xiàn)在通過計算機系統(tǒng)可以將文件同時送達不同的部門，各部門完成各自的內(nèi)容，能對文件進行同步的分析和處理，還能對問題進行統(tǒng)一的探討和分析，大大提高了工作效率。二是降低了企業(yè)的管理成本。采用計算機軟件進行辦公后，企業(yè)減少了對紙質(zhì)物品的用量，這在一定程度上就減少了辦公用品的使用，降低了辦公成本。比如不同部門之間對文件的傳送不再需要紙張文件，可以直接通過計算機軟件傳送。

三、提高辦公自動化在辦公室管理中應(yīng)用水平的有效措施

（一）加強員工計算機自動化技能的培訓(xùn)

辦公自動化主要是企業(yè)員工對其進行使用，再加上計算機系統(tǒng)更新較快，所以企業(yè)要定期對員工在計算機使用方面進行專業(yè)的培訓(xùn)，注重培訓(xùn)中的實操性，爭取不讓培訓(xùn)流于形式，每個員工在培訓(xùn)之后都能對計算機系統(tǒng)熟練應(yīng)用。同時，企業(yè)的管理者也應(yīng)熟知自踴軟件的應(yīng)用，增強其通過自動化軟件對文件和資料的分析和總結(jié)能力，并能熟練應(yīng)用計算機軟件，增強決策的科學(xué)性。對員工的培訓(xùn)不僅要讓他們了解軟件的應(yīng)用方法，還應(yīng)注意在計算機軟硬件的維護及網(wǎng)絡(luò)安全方面進行培訓(xùn)，只有對計算機軟件各個方面都對員工進行培訓(xùn)，才能確保員工在使用軟件的時候既安全又通暢，真正發(fā)揮計算機軟件自動化的優(yōu)勢。

（二）加強技術(shù)不斷創(chuàng)新

在計算機技術(shù)不斷成熟的背景之下，辦公自動化技術(shù)也逐漸成熟。辦公自動化技術(shù)也由最初較為初級的漢字輸入、漢字處理、漢字排版和編輯等功能逐漸擴展為集高級信息查詢、信息檢索等為一體的現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將個體辦公工作系統(tǒng)聯(lián)成一個群體辦公系統(tǒng)，從而擴展了信息覆蓋范圍，有效提升了工作效率和質(zhì)量；然后再通過遠程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)，這樣就可以最終實現(xiàn)自動化辦公。辦公自動化系統(tǒng)不僅僅借助于計算機網(wǎng)絡(luò)，而且有最新引入了多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、語音圖像處理技術(shù)等，使自動化辦公的程度逐漸加深，使得辦公自動化技術(shù)更好地為單位服務(wù)。

（三）加強硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境

為了更好地推進辦公室自動化，對于硬件環(huán)境的建設(shè)是有一定要求的，要不斷提高硬件配備的質(zhì)量。因為當(dāng)前辦公自動化是依賴于這些硬件設(shè)備，例如，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、各種數(shù)字化的設(shè)備實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化自動管理的，所以，做好硬件建設(shè)工作是實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的一個基本前提。只有在硬件環(huán)境建設(shè)良好的條件之下，才能夠提升文書檔案管理的效率。為此，要逐步引導(dǎo)檔案管理工作人員學(xué)會使用各種現(xiàn)代化的設(shè)備，提高文書檔案的管理水平。

（四）采取措施提高文書檔案的安全性

保證文書檔案的安全性是確保信息安全的關(guān)鍵一步，為此要采取有效措施來提高文書檔案的安全性。一般情況下，是通過微縮技術(shù)，把蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，通過計算機系統(tǒng)對這些轉(zhuǎn)換好的電子文件進行加密保存，既可以有效防止信息篡改和丟失，又能夠大大減小文書檔案的存儲空間，便于長期保存和查閱。要注意利用路由器和防火墻等來設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的防火墻，實現(xiàn)辦公自動化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全。只有在保證網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)之上，才能有效保護內(nèi)部信息，防止重要信息失竊現(xiàn)象。

總之，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生為現(xiàn)代辦公模式提出了個新的需求，也不斷地加深著自動化辦公和智能信息處理技術(shù)的對相關(guān)數(shù)據(jù)信息處理的辦法。為未來企業(yè)辦公實現(xiàn)更加高效和快捷提供了技術(shù)支持，加強了管理模式的改進和商務(wù)交流的快捷方便。智能信息處理技術(shù)是未來辦公模式以實現(xiàn)自動化的強有力的方展方向。

參考文獻

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[2] 張勤.試論辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2013，03.

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辦公室的業(yè)務(wù)管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個團隊，如果缺乏相應(yīng)的團隊紀律，則可能造成辦公室責(zé)任意識下降，人員工作態(tài)度不端正等問題。將行政管理工作精細化，能夠有效減少日常工作中的不合理現(xiàn)象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時也更為靈活。辦公室工作達到了更高標準，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。

二、現(xiàn)階段辦公室行政精細化管理尚存的問題

1.管理制度問題

制度是辦公室行政管理的依據(jù)和綱要，他提現(xiàn)了單位對辦公室的基本要求，同時強調(diào)了辦公室的基本任務(wù)和職責(zé)所在，制度越合理則越能夠引導(dǎo)辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現(xiàn)一系列問題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過于籠統(tǒng)，多數(shù)存在普遍性條款，而對于不同辦公室特殊性應(yīng)當(dāng)擁有的相關(guān)特別規(guī)定較為欠缺，導(dǎo)致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責(zé)任落實難，辦事積極性不高；③獎懲制度難以落實，雖然部分推行績效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現(xiàn)混亂。因此，必須細化行政管理工作，促使條理清晰、責(zé)任明確、分工有序。

2.管理項目問題

一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀律、作風(fēng)”問題的管理，雖然有所效果，一旦推究細化項目上顯得較為蒼白，無法做到面面俱到，辦公室行政管理應(yīng)當(dāng)向科學(xué)化發(fā)展，思考行政管理與業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系，如何實現(xiàn)兩兩促進，管理項目的劃分將會是精細化發(fā)展的先行步驟，例如：紀律問題、作風(fēng)問題、考勤、監(jiān)督等均需要重新劃分，并明確相應(yīng)的項目管理標準。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現(xiàn)一些“力有未逮”的情況，即使付出相當(dāng)?shù)墓芾砹Χ?，但是仍舊收效甚微，這實際上是由于既有的管理項目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現(xiàn)管理盲點，精細化管理正是要找出這些盲點，同時建立新的管理項，實現(xiàn)長遠的量化管理。3.管理意識問題精細化意識是實現(xiàn)精細化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在參考設(shè)置辦公室規(guī)章制度的同時，會根據(jù)自身的意識形態(tài)進行局部更改，包括管理項目和標準等，如果具備精細化意識，在考慮問題時便會更加客觀細致，從而制定出更加科學(xué)的指標。但在現(xiàn)實工作中，往往會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者精細化和經(jīng)濟化意識不足，造成形而上學(xué)的管理弊病，空有精細化的口號，卻不知如何著手。

三、如何實現(xiàn)精細化管理

1.重視意識的養(yǎng)成與運用

領(lǐng)導(dǎo)方面：需要多調(diào)研基層辦公室的實際情況，根據(jù)其工作職能的特點，結(jié)合單位的整體屬性設(shè)計出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時，始終做到以“細化”為標準，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯(lián)系，設(shè)計出一套能夠有益于管理同時又能保障和提高業(yè)務(wù)水平的科學(xué)化制度。工作人員方面：必須認識到精細化管理的優(yōu)勢，同時具有先覺意識，主動采用精細化的辦法，對自身所需完成的任務(wù)進行分工，從思想根源上接受和推崇精細化管理。要做到這兩個方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對所有人員的內(nèi)在精神思想進行良性刺激。

2.重視制度精細化的構(gòu)建

易制度為準繩能夠?qū)⑥k公室的日常工作進行細致的劃分，減少中間可能出現(xiàn)的一系列問題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應(yīng)當(dāng)“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監(jiān)督、宣傳、信息、財務(wù)、調(diào)研、評估等各個方面的工作內(nèi)容，同時除了要硬性規(guī)定相關(guān)紀律之外，還應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)的工作流程、工作責(zé)任、工作方向和工作標準，實現(xiàn)有據(jù)可依、有責(zé)可循。各辦公室之間應(yīng)當(dāng)相互配合，互為監(jiān)督，建立除上下屬之間的管理之外，還應(yīng)當(dāng)開通同級之間的相互監(jiān)督與批評渠道，構(gòu)建互動的行政監(jiān)督管理機制。

3.重視管理項目的綜合性

①著重細化日常工作記錄。包括人員出勤、請假、工作量、工作時限等具體事宜，事無巨細做好每個細節(jié)的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團隊為單位的專屬記錄，還應(yīng)當(dāng)有以單個工作人員為主體的記錄，著重登記個人在工作過程中的表現(xiàn)。②完善績效考核制度，以績效考核帶動辦公室管理。將績效考核的項目與辦公室工作細節(jié)進行掛鉤，主張對辦公人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作能力、工作效果等進行考評，績效考核與硬性行政管理、業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，實現(xiàn)張弛有度的管理過程。

四、總結(jié)

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1加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學(xué)習(xí)和認識，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性、責(zé)任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識的專業(yè)人才，才能完成這項艱巨而重大的任務(wù)。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內(nèi)容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發(fā)生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯(lián)系性強，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理

業(yè)務(wù)檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因為人員不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學(xué)生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應(yīng)及時出臺一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應(yīng)規(guī)范細則，加強檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

二結(jié)束語

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2、個人抽屜應(yīng)每星期整理一次，對三個月內(nèi)用不到的東西，應(yīng)從抽屜里清理走，最下面一個抽屜用于存放私人物品。

3、文件柜要每半個月整理一次，并按大小、類別、使用頻率等進行分類建檔，貼上標簽；若有變動，標簽應(yīng)及時更新。

4、對舍棄的文件、資料，應(yīng)遵照安全、保密的原則進行銷毀。

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關(guān)鍵詞 系部辦公室 管理 優(yōu)化 效能

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A

Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency

WU Liping

（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000）

Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions.

Key words department office; management; optimization; efficiency

在高校中，系部辦公室是學(xué)校管理中不可忽視的重要組成部分，是高?；鶎訂挝还芾硐到y(tǒng)的中樞。系部辦公室人員在學(xué)校管理中擔(dān)當(dāng)著教學(xué)、科研、后勤管理等具體的組織工作，是院系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是學(xué)校基層、第一線的對外窗口，同時也是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的紐帶，是學(xué)校各項工作正常運轉(zhuǎn)的重要保證。①面對新的教育模式，新的人才觀念，實現(xiàn)系部辦公室高效管理，加強高校系部辦公室人員素質(zhì)培養(yǎng)顯得更加緊迫和重要。以下結(jié)合筆者在系部辦公室的工作經(jīng)驗，就優(yōu)化系部辦公室管理，提高管理效能，談?wù)剮c粗淺的意見。

1 建立優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)，是做好系部辦公室高效管理的組織保證

系部辦公室是在系主任領(lǐng)導(dǎo)下負責(zé)本系的教學(xué)、科研、專業(yè)建設(shè)、師資培訓(xùn)、實驗室建設(shè)及后勤安全等行政管理工作。要做好系部辦公室的高效管理，需要有完善組織結(jié)構(gòu)。建立優(yōu)化的組織結(jié)構(gòu)，首先要做到辦公室內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置合理，人員配備齊全，如系部辦公室主任、行政秘書、教學(xué)秘書、辦事員等，才能發(fā)揮出系部辦公室的整體效能。②

2 健全完善的規(guī)章制度，是系部辦公室高效管理的制度保障

高校系部辦公室的工作多而緊，內(nèi)容繁雜瑣碎，涉及面廣，而且臨時性的任務(wù)也很多，要做到雜而不亂，高效有序，就必須建立一套完善合理可行的規(guī)章制度，把系部辦公室各崗位的職責(zé)效能、辦事程序以條文的形式確定下來，使系部辦公室的各項工作都有章可循、銜接有序，從而保證系部辦公室的高效運轉(zhuǎn)。

（1）建立健全的崗位責(zé)任制。建立健全的崗位責(zé)任制，明確各崗位職責(zé)，使辦公室的每個人都能各司其職，各盡所能，可以有效地防止和克服相互推諉、辦事拖拉等現(xiàn)象，并且每個人都可以高效率高質(zhì)量完成各自承擔(dān)的工作，從而提高系部辦公室的工作效能。③（2）建立相應(yīng)的監(jiān)督、獎懲制度。落實崗位責(zé)任制， 還必須建立相應(yīng)的競爭激勵機制， 從而調(diào)動辦公室工作人員的積極性。

3 實現(xiàn)辦公室硬件建設(shè)自動化，是系部辦公室高效管理的物質(zhì)保證

實現(xiàn)辦公自動化，可以為系部辦公室公文、通知、公告的傳達，各項信息的收集與匯總，以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦公室工作效率，使辦公室日常辦公管理規(guī)范化、標準化、科學(xué)化。為此我們要加快辦公室自動化的步伐，做好計算機聯(lián)網(wǎng)的工作，也要由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的辦事管理模式轉(zhuǎn)變向現(xiàn)代的、科學(xué)的管理，實現(xiàn)辦公室管理自動化科學(xué)化。

（1）完善設(shè)備，實現(xiàn)系部辦公室自動化。辦公自動化設(shè)備，包括計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等設(shè)備。除完善相應(yīng)的設(shè)備，我們還要建立一流的、數(shù)字化的校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)信息平臺。完善辦公自動化，為辦公室管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，也便于學(xué)校及系部對內(nèi)對外的宣傳。

（2）開發(fā)適用不同專業(yè)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)。隨著高校教學(xué)管理工作日趨走向辦公無紙化。為了加強師生間的溝通、提高教學(xué)管理效率及管理水平，應(yīng)該將信息技術(shù)與先進的管理思想有機融合，建立教學(xué)資源共享與交流的平臺，建立專業(yè)化的教學(xué)管理信息系統(tǒng)。并可以根據(jù)院系不同情況，開發(fā)適合不同系部不同專業(yè)使用的教育管理系統(tǒng)。

4 管理隊伍的素質(zhì)優(yōu)化，是系部辦公室高效管理的人員保證

（1）轉(zhuǎn)變思想觀念。系部辦公室的任務(wù)多、繁、雜、緊，系辦人員很容易產(chǎn)生煩惱、急躁、厭倦等情緒，影響工作效率。因此，系部辦公室人員需要具備較強的心理承受能力，以一顆平常心對待工作中的任何事情，不急不躁、高效地處理各種好各種事情。此外，辦公室每個人還要轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立高度的服務(wù)意識，熱情耐心為系部師生提供良好周到的服務(wù)，并能從大局出發(fā)，從整體利益出發(fā)，不能計較個人得失，互幫互助。

（2）樹立科學(xué)管理理念。系部辦公室人員是高校重要的教學(xué)、行政管理人員，承擔(dān)著系部教學(xué)、科研、后勤管理等大量繁雜的事務(wù)性和服務(wù)性工作。面對這樣的工作任務(wù)，辦公室人員必須積極探索管理工作中的改革創(chuàng)新，樹立科學(xué)的管理理念，強化規(guī)范管理的意識，結(jié)合現(xiàn)代教育理論，學(xué)會運用科學(xué)的方法去分析解決工作中所碰到的問題，并對傳統(tǒng)的辦公管理理念、模式、方法和手段進行客觀分析和取舍，提高科學(xué)化管理水平。

（3）強化創(chuàng)新意識。隨著系部二級管理體制的實施，系部由一個單純的教學(xué)組織轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸欢?quán)利責(zé)任的綜合管理部門。因此，系辦人員要改變傳統(tǒng)的觀念，不能僅限于上傳下達這樣具體的事務(wù)性工作上，事事都要請示領(lǐng)導(dǎo)，處處只能被動應(yīng)付。系辦工作人員要增強創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮個人才智，提高工作效率，建言獻策，推動工作創(chuàng)新，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

（4）提高綜合素質(zhì)。實現(xiàn)系部高效管理，必須提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。提高辦公室人員的計算機運用能力，尤其是對辦公軟件、教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)是當(dāng)務(wù)之急，這是實現(xiàn)辦公自動化科學(xué)化的基礎(chǔ)。此外，辦公室工作人員經(jīng)常接觸的是具有專業(yè)知識的高校教師和不同專業(yè)學(xué)生。因此，一名優(yōu)秀合格的高校系部辦公室不但要掌握一定的公關(guān)、文秘、辦公、檔案等方面的知識，還要熟悉系部的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、科研工作等情況。

（5）重視繼續(xù)教育。長期以來，系部辦公室人員忙于日常事務(wù)，很少有外出進修培訓(xùn)的機會，導(dǎo)致系部辦公室的效能得不到很好的提高。要改變這種狀況，就要重視系部辦公室人員的在職繼續(xù)教育，將管理人員跟專職教師一起納入師資培訓(xùn)范圍。通過校內(nèi)外培訓(xùn)、企事業(yè)鍛煉及進修深造等多種形式，如院系經(jīng)常組織開展管理工作的經(jīng)驗交流活動，對管理中出現(xiàn)的典型案例進行研討，以提高管理水平;組織大家到其他院校參觀學(xué)習(xí)，取長補短，開闊視野，使辦公室人員的政治理論水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力不斷提高，培養(yǎng)出一支技術(shù)型、復(fù)合型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)教學(xué)管理人員隊伍，提高系部辦公室的工作效率和水平，實現(xiàn)信息時代教學(xué)管理的新模式。

5 結(jié)語

高校系部辦公室是高?；鶎訂挝还芾硐到y(tǒng)的中樞，學(xué)校聯(lián)系內(nèi)外的窗口。高校系部辦公室的效能高低，將會影響系部甚至學(xué)校的聲譽與發(fā)展。因此，高校應(yīng)重視優(yōu)化高校系部辦公室的科學(xué)化管理，重視系部辦公室管理隊伍的建設(shè)，改革創(chuàng)新，促進系部辦公室的高效發(fā)展。

注釋

① 郭泉.高校系部辦公室人員工作特點及素質(zhì)培養(yǎng)[J].科技信息，2009（13）：153.