電子檔案范文
時(shí)間:2023-03-14 20:27:21
導(dǎo)語(yǔ):如何才能寫好一篇電子檔案,這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn),歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文,供你借鑒。
篇1
電子檔案,是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。隨著目前辦公向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展,電子檔案在檔案管理中也起到了愈來(lái)愈明顯的作用。
一、電子檔案的定義和特性
電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的。關(guān)于電子文件,目前我國(guó)的定義是:能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理、存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。電子文件的歸宿是電子檔案,電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。電子檔案是文件存在的一種方式,是信息與載體的統(tǒng)一體,具有物理實(shí)態(tài)的特征,在記錄方式上有如下特性:
1、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤、磁帶還是光盤,其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì),特別是光盤,有"海量存儲(chǔ)"之稱,這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間,便于存放。
2、依賴性和不可識(shí)別性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼,只有借助計(jì)算機(jī)解碼,才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。
3、信息共享性。電子檔案可以人在異地,在同一時(shí)間,多人不受空間的限制,同時(shí)共享同一信息,在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后,人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了。
4、載體的多樣性。電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等,呈現(xiàn)多樣性。
5、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置,可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理,這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改、復(fù)制、傳輸、異地調(diào)閱或形成文件。
電子檔案的利用雖然快捷方便,給人類在經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的好處,然而它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題,如:(1)數(shù)據(jù)的易消失性;(2)信息的不安全性;(3)信息的易改動(dòng)性;(4)信息的易出錯(cuò)性等等。這些特性,決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。
二、電子檔案的管理方法
在計(jì)算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下,因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)上可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索,可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系,因此無(wú)需專門分類、組卷,案卷這一基本單位也不存在了。
電子檔案的接收工作較為復(fù)雜,接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、U盤或光盤,或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址,從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交,在接收的過(guò)程中,需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備,對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換,以解決對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀問(wèn)題。
電子檔案的整理方面,由于電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,可以根據(jù)不同的需要,利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類,所以電子文件的整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合,使電子文件處于一種有序狀態(tài),并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類和編號(hào),組織建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件,即電子檔案其整理工作主要就是組盤,按一定規(guī)律,將相關(guān)文件通過(guò)拷貝組合到同一磁盤、光盤或U盤等載體上,也就是整理接收來(lái)的軟盤、U盤和光盤。
三、電子檔案的鑒定方法
對(duì)電子文件來(lái)說(shuō),因?yàn)殡娮游募哂幸资判?、易更改性,文件信息?nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝",必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長(zhǎng)短,因此,電子文件的鑒定需超前,不僅要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析,還需要對(duì)文件進(jìn)行必要的技術(shù)分析。因?yàn)閷?duì)于電子文件來(lái)說(shuō),技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān),可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響,電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn),電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面,電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同,只是保管期限不完全適用于電子檔案,技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。
鑒定程序:歸檔以前確定歸檔文件,并劃分保管期限;檔案室在接收電子文件時(shí),進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定;對(duì)未進(jìn)檔案室的電子文件在保管一定時(shí)期后再鑒定,以確定其是否需要繼續(xù)保存。
四、電子檔案的編目與檢索方法
電子檔案案卷級(jí)目錄消亡,增添了盤帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤、U盤、光盤都要按庫(kù)房中排列順序編號(hào),并寫標(biāo)題簡(jiǎn)要說(shuō)明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤帶標(biāo)題按序號(hào)匯集起來(lái),編成盤帶目錄,電子檔案是全文在計(jì)算機(jī)上處理,可以任意整序、分類、排列、檢索,實(shí)現(xiàn)檔案全文自動(dòng)檢索,文件級(jí)目錄可省去。
五、電子檔案的庫(kù)房管理方法
電子檔案多為磁性材料,存儲(chǔ)載體信息容量大,檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小,便于檔案庫(kù)房的管理,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高,需對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制,并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施,電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒,因而保管條件更復(fù)雜,保管難度更大。
篇2
在計(jì)算機(jī)環(huán)境中,文件的形式特征發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng),一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用,突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性,提高了檔案的使用價(jià)值。
二、不穩(wěn)定性及不安全性
由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性,它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面,都更難以保證。在檔案的原始性方面,電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài),其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致,可以說(shuō)既是原始的,又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面,電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中,稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外,電子檔案可被原樣復(fù)制,甚至被篡改后可不留痕跡。
三、不可識(shí)別性和非直讀性
紙質(zhì)檔案都是采用人可識(shí)讀的記錄符號(hào),可直接辨認(rèn)出,電子檔案使用磁、光介質(zhì),只有借助計(jì)算機(jī)解碼,才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀的記錄。其收集、編制、傳輸?shù)纫脖仨氁蕾囉?jì)算機(jī)的軟、硬件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在載體上的數(shù)字信息經(jīng)過(guò)壓縮編碼、加密等處理會(huì)產(chǎn)生不兼容的問(wèn)題,更增加了電子檔案的非直讀性。傳統(tǒng)檔案在紙上書寫、修改,留有痕跡。電子檔案在機(jī)器上可任意修改而表面不留痕跡,這樣,傳統(tǒng)寫作中的“草稿”、“定稿”、“正本”等就幾乎不存在。電子化操作可提高檔案處理的速度,但也可能破壞檔案的真實(shí)性和可靠性,把原檔案遷移到新的技術(shù)環(huán)境中還可能導(dǎo)致信息的丟失和變異。
四、對(duì)機(jī)器設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)的依賴性
計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快,一般只能隔代兼容。對(duì)需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子檔案來(lái)說(shuō),對(duì)設(shè)備的依賴性更明顯,甚至可能出現(xiàn)最新的設(shè)備讀不出幾十年前的數(shù)據(jù)情況。電子文件的運(yùn)作、管理是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的。其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求,均遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化體系。其制作生成、存儲(chǔ)、信息壓縮存儲(chǔ)、傳輸、查找等都要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案管理重要的基礎(chǔ)工作。
五、物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性
檔案的物理結(jié)構(gòu)是指其信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況,例如檔案的正文、圖形、批示、附件等各自在載體上的存儲(chǔ)位置。檔案的邏輯結(jié)構(gòu)是指信息自身的結(jié)構(gòu),例如文件中的文字排列、章節(jié)構(gòu)成、各頁(yè)的先后順序、插圖、標(biāo)號(hào)等。紙質(zhì)文件信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的、直觀的。電子檔案信息的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致,同一份電子檔案中的正文、圖形、批示、附件等可不在載體上連續(xù)存放,甚至可存放在不同的載體上,而不影響其正常顯示輸出。在電子文件歸檔時(shí),如何保持其物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)完整是保證電子檔案不被破壞的關(guān)鍵問(wèn)題之一。
六、對(duì)元數(shù)據(jù)、背景信息的依賴性
元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù),包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu),硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件,字處理和圖形工具軟件、字符等數(shù)據(jù)。背景信息指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)必須附在文件信息中,否則將無(wú)法恢復(fù)電子檔案的原貌。紙質(zhì)文件在傳遞和處理過(guò)程中離不開行政部門的實(shí)際往來(lái)和人工辦理等各種手續(xù),其生成和運(yùn)作的背景會(huì)自然地記錄在文件上,而電子檔案的運(yùn)作是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行1,操作者互不見(jiàn)面,體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方,如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息,就可能給電子檔案的運(yùn)作和歸檔帶來(lái)問(wèn)題。
七、載體的多樣性和信息存儲(chǔ)的高密度性
傳統(tǒng)檔案記錄信息的載體是紙,變化的是紙張規(guī)格的大小。電子檔案載體有磁盤、光盤等,其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì),特別是光盤,一張容量可達(dá)600MB-4000MB的DVD光盤,可存35萬(wàn)張打印紙上的文字信息或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。經(jīng)過(guò)壓縮處理后的信息,在存儲(chǔ)時(shí)不僅可以節(jié)省大量存儲(chǔ)空間,如果召開視頻會(huì)議,在傳輸過(guò)程中還可減少網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膸捳加谩?/p>
八、信息于載體之間的可分離性
電子檔案的存放位置不是固定的,可以變化,可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體,信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者,其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在處理保密信息時(shí),還采取把電子檔案分解后分別通過(guò)不同的途徑傳遞,存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上,只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件裝配起來(lái)。這不僅造成電子檔案于載體的分離,也使處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的使用者不關(guān)心電子檔案存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體以及什么位置。再則,電子檔案的信息形態(tài)包括文字、圖形、聲音、影響等多媒體信息,要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多,不同的載體適合存儲(chǔ)不同種類媒體的信息,使同一份電子檔案中的文、圖、聲、像在存儲(chǔ)時(shí)產(chǎn)生載體分離現(xiàn)象,如果脫機(jī)保管,可能造成混亂,會(huì)直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。
篇3
1基于安全問(wèn)題中電子檔案的特點(diǎn)
(一)電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性
與紙質(zhì)檔案的管理不同的是電子檔案生成識(shí)別的過(guò)程中要輔助于計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件(光盤磁盤)來(lái)完成的。生成此電子文件所依賴軟件要與電子的光盤磁盤、電子的設(shè)備之間是相互作用的,如果沒(méi)有了相應(yīng)的設(shè)備和軟件只有保存完好的光盤磁盤,此電子檔案也是無(wú)法讀取。隨著當(dāng)今電子設(shè)備的更新快捷和迅速,也給電子檔案的保管長(zhǎng)久問(wèn)題帶來(lái)困難。
(二)電子檔案信息的隱秘性
從保存角度而言,紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中,紙張容易受到環(huán)境和空氣等外在環(huán)境的影響會(huì)變得脆弱或者迷糊,但觀其外在形態(tài)可以反映狀況并采取補(bǔ)救方法,但是單子檔案則不同,判斷電子檔案保存是否完整外在的形態(tài)是無(wú)法判斷的,磁盤和光盤的如果保護(hù)不恰當(dāng)電腦就讀取錯(cuò)誤,由此信息就會(huì)丟失。從保密的角度而言,電子檔案的保存不是一把鎖一個(gè)人的密封等問(wèn)題,還涉及到一張保存著檔案信息的光盤或磁盤。如果不放進(jìn)恰當(dāng)?shù)碾娔X運(yùn)行,是判斷不出里面是否保存著完整的檔案信息或是檔案信息已被破壞或修改,它所具有的這種隱蔽性不利于檔案的安全保管。
(三)電子檔案的易修改性
眾所周知電子文件可以被輕易地復(fù)制和修改而不留痕跡,這在很大程度上難以保證提供的電子檔案就是歸檔時(shí)的電子檔案。首先,電子檔案在利用設(shè)備和光盤等物質(zhì)歸檔后,要定期的維護(hù)。其次,在維護(hù)的過(guò)程中如果操作不當(dāng),電子檔案可能會(huì)被損壞或篡改。電子檔案是基于電子設(shè)備上運(yùn)行的,由于電子介質(zhì)中存在病毒的危險(xiǎn),很容易破壞電子檔案的內(nèi)容。
(四)電子檔案集中歸檔保存的不確定性
電子檔案的易修改性,這種易改性增加了不確定性。電子檔案管理的不確定性:首先,在歸檔和保管時(shí)不同于紙質(zhì)檔案由統(tǒng)一專人管理,而電子檔案卻不同,尤其是在比較發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,無(wú)論什么格式和什么存貯方式的檔案都可通被改變也就是說(shuō),網(wǎng)絡(luò)的傳輸在不改變其物理實(shí)際存放位置的情況下對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔。
2電子檔案的安全與維護(hù)
(一)電子檔案保存問(wèn)題
由于電子檔案的不可還原性的特點(diǎn),電子檔案在保存的上特別值得重視。目前,美國(guó)國(guó)家檔案館保存電子檔案時(shí),首先要對(duì)每份電子檔案進(jìn)行備份,并且每年拷貝一次,不定期地檢查電子載體。我國(guó)目前對(duì)電子檔案的保存同樣是對(duì)電子檔案定期檢測(cè)拷貝,并為其提供良好的保管環(huán)境。對(duì)于電子檔案而言,其壽命主要由載體的質(zhì)量和儲(chǔ)存的環(huán)境決定。因此基于此保存電子檔案在保證載體質(zhì)量的前提下,環(huán)境至關(guān)重要。為了給載體創(chuàng)造一個(gè)適宜其保存的環(huán)境。按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),溫度和濕度都要控制在一定的數(shù)值之間,需專門配備存放光盤磁盤的檔案容器,并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)由于其載體的老化和磁性的衰退,很容易使信息丟失。另外,為保證電子檔案內(nèi)容的正確性和完整性,必須定期檢查和拷貝按,每年檢查一次,采取等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式檢查。
(二)保證電子檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題
篇4
關(guān)鍵詞:電子文件 電子檔案 管理
中圖分類號(hào):TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1007-3973(2012)001-055-02
隨著信息技術(shù)快速發(fā)展,電子文件與電子檔案大量產(chǎn)生。由于電子文件的某些性質(zhì)與傳統(tǒng)文件有著很大區(qū)別,對(duì)電子文件歸檔后產(chǎn)生的電子檔案管理也有很大影響,因此有必要對(duì)電子文件真實(shí)與完整性進(jìn)行分析。以下將結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)闡述電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)管理。
1 電子文件及電子檔案
1.1 電子文件與電子檔案
電子文件(Electronic Records)是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。①
1.2 電子文件對(duì)檔案管理的影響
文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤形式移交,歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價(jià)值的文件,還應(yīng)包括該文件讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2 電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)
電子文件管理中最致命的問(wèn)題、最根本的風(fēng)險(xiǎn)就是真實(shí)性、完整性受到破壞,這是需要管理者動(dòng)用一切辦法加以防范的,以下是真實(shí)性與完整性這兩種主要風(fēng)險(xiǎn)。
2.1 電子文件的真實(shí)風(fēng)險(xiǎn)
電子文件若真實(shí)性受損,就無(wú)法客觀地反映原始事實(shí),也就會(huì)失去利用價(jià)值。目前,這樣的實(shí)例很多,比如,加拿大調(diào)查委員會(huì)對(duì)加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽(tīng)證會(huì)。調(diào)查委員會(huì)要求查看國(guó)防行動(dòng)中心一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中文件運(yùn)行記錄。在查看該文件運(yùn)行記錄時(shí),委員會(huì)發(fā)現(xiàn)了許多異常情況,如空白信件、漏號(hào)或重號(hào)等。調(diào)查委員會(huì)認(rèn)為這些記錄不可靠,不能用于當(dāng)時(shí)進(jìn)行調(diào)查,也不能向未來(lái)研究人員提供利用。電子文件不真實(shí)具體表現(xiàn)包括:(1)文件是偽造的,即用戶身份不真實(shí);(2)無(wú)法證明電子文件未經(jīng)改動(dòng),即無(wú)法排除文件不真實(shí)的可能性。主要原因在于系統(tǒng)沒(méi)有生成、獲取文件的背景信息。
2.2 電子文件的完險(xiǎn)
電子文件完整性風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在應(yīng)該歸檔保存的電子文件數(shù)量殘缺不全或是文件構(gòu)成要素不完整。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障,殘缺不全文件留給后人是支離破碎的社會(huì)記憶,會(huì)對(duì)電子文件利用帶來(lái)很大障礙,也會(huì)嚴(yán)重影響電子文件應(yīng)有價(jià)值。在電子環(huán)境下,介質(zhì)脆弱,技術(shù)過(guò)時(shí)以及系統(tǒng)特性都會(huì)影響電子文件完整性。
3 影響電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)的因素分析
一般說(shuō)來(lái),影響 電子文件真實(shí)與完險(xiǎn)主要有:(1)管理風(fēng)險(xiǎn)電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個(gè)階段,都與機(jī)構(gòu)管理密不可分。管理機(jī)制不完善,或由于人的主觀性、難以規(guī)范性和不確定性,都可能會(huì)威脅到文件的真實(shí)與完整。例如由于文件管理知識(shí)缺乏,可能使文件重要構(gòu)成要素和文件系列沒(méi)有保存齊全;操作失誤;主觀或無(wú)意的內(nèi)容或形式改變;網(wǎng)絡(luò)攻擊或電子欺詐行為對(duì)文件造成的非法變更與摧毀;人為因素引起保管環(huán)境惡變而對(duì)電子文件載體產(chǎn)生破壞;管理規(guī)范缺乏和人為疏忽造成數(shù)據(jù)缺乏備份、備份媒體選擇不當(dāng)和沒(méi)有異地備份等;以及本章第一節(jié)中探討影響電子文件真實(shí)與完整的其他人為因素等,都是由于管理不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。(2)信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)電子文件形成和存在依賴于信息技術(shù)和設(shè)備,信息技術(shù)的不穩(wěn)定也會(huì)使電子文件真實(shí)與完整面臨風(fēng)險(xiǎn)?;A(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)?;A(chǔ)設(shè)施包括硬件、系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)及機(jī)房等。缺乏信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)具有的基本條件,如硬件軟件性能欠缺穩(wěn)定性、安全性、容錯(cuò)性、可靠性與可維護(hù)性等,都會(huì)對(duì)電子文件真實(shí)與完整構(gòu)成威脅;系統(tǒng)空間容量不足;備份過(guò)程、數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程欠缺安全保護(hù)措施及準(zhǔn)確性;系統(tǒng)功能對(duì)電子文件真實(shí)完整性需求的滿足程度不夠;機(jī)房的交流電源、備用電源設(shè)施及安全保護(hù)措施不當(dāng)?shù)鹊龋加锌赡軐?dǎo)致電子文件信息變更與丟失。數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)。電子文件數(shù)據(jù)本身具有極大不穩(wěn)定性,這與電子文件內(nèi)容與載體可分離性、載體不固定性以及技術(shù)壽命有限等因素相關(guān)。為保證文件內(nèi)容持久可讀,必須對(duì)電子文件定期遷移。在遷移過(guò)程中,文件信息有丟失和受損的風(fēng)險(xiǎn)。許多部門由于忽視了數(shù)據(jù)的不穩(wěn)定性,未對(duì)其采取相應(yīng)保護(hù)措施,由此造成的損失無(wú)法彌補(bǔ)。(3)固有風(fēng)險(xiǎn)在對(duì)電子文件管理中,總會(huì)有一些不可抗拒因素導(dǎo)致文件真實(shí)完整性受損。由這些不可抗因素引起的風(fēng)險(xiǎn),稱為固有風(fēng)險(xiǎn)。例如不可抵抗的自然災(zāi)害(如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等)與意外災(zāi)禍(如失竊、鼠災(zāi)等),惡劣環(huán)境(如強(qiáng)光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場(chǎng)等)帶來(lái)的影響等,都會(huì)導(dǎo)致文件損毀。電子文件整個(gè)生命周期各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲(chǔ)、處理、保存與利用等等)中,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,都可能嚴(yán)重影響電子文件的真實(shí)與完整。
4 電子文件真實(shí)與完整的風(fēng)險(xiǎn)管理策略
4.1 對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相關(guān)管理活動(dòng)有序組合。電子文件管理流程不是對(duì)手工管理流程的復(fù)制和模擬,而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢(shì),構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程,具體落實(shí)全程管理和前端控制。相比手工管理流程,電子文件管理流程內(nèi)容,以及組成流程各項(xiàng)管理活動(dòng)開展時(shí)間、承擔(dān)者相互關(guān)系都有變化。在內(nèi)容上,有些管理活動(dòng)需要增加,如確定文件存儲(chǔ)格式、確定文件存儲(chǔ)位置等;有些管理活動(dòng)被簡(jiǎn)化,如實(shí)體整理、分發(fā);另外一些則變得復(fù)雜,如鑒定工作中增加了技術(shù)鑒定內(nèi)容,錄入范圍擴(kuò)大等。在電子文件管理活動(dòng)開展時(shí)間上,有些活動(dòng)提前,如歸檔、鑒定、分類、錄入等提前到文件形成階段就開始;與此同時(shí),著錄、鑒定等延伸到整個(gè)文件生命周期。
在電子文件檔案工作管理人員中,除了檔案人員、文件形成者之外,信息技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)人員成為電子文件管理隊(duì)伍新成員。信息技術(shù)人員負(fù)責(zé)技術(shù)鑒定、遷移、備份等技術(shù)管理工作;如果設(shè)計(jì)和使用得當(dāng),文件系統(tǒng)可以完成和參與許多公務(wù)性、重復(fù)性的工作任務(wù),如文件分發(fā)、鑒定、歸檔、錄入、跟蹤、統(tǒng)計(jì)等,使之自動(dòng)化。在文件管理之間相互關(guān)系上,手工條件基本上是依次開展、順序銜接、相互獨(dú)立管理,而在電子環(huán)境中則逐漸變得同時(shí)開展、相互交叉、部分內(nèi)容合成,從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征,如很多文件管理都可能自動(dòng)記錄到錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中,從而導(dǎo)致錄入同其他文件管理的集成。各單位應(yīng)綜合考察業(yè)務(wù)、技術(shù)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、人員、文化等多個(gè)要素,通過(guò)合并、削減、前置、并行、自動(dòng)化等手段,優(yōu)化設(shè)計(jì)電子文件管理流程,并將電子文件管理流程的優(yōu)化納入機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程整體優(yōu)化之中。
4.2 以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理
電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來(lái)的管理問(wèn)題都直接或間接地起源于系統(tǒng),而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)上。在電子文件管理體系中,管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置,沒(méi)有系統(tǒng)管理對(duì)電子文件而言是不可想象的。設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者,是電子文件管理活動(dòng)重要的承擔(dān)者,是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。承擔(dān)電子文件管理功能的系統(tǒng)-主要由兩部分組成:形成電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)和獨(dú)立電子文件管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統(tǒng),電子文件管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)適時(shí)獲取、采集電子文件并保證其長(zhǎng)期真實(shí)、完整、可讀、可用。這兩個(gè)系統(tǒng)之間應(yīng)該有數(shù)據(jù)接口,以保障數(shù)據(jù)順暢、無(wú)損傳遞。當(dāng)然,有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括功能相對(duì)齊備的文件、檔案管理模塊,不過(guò)一般只能管理本系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件,而專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)則能綜合管理多種電子文件。近年來(lái)電子文件管理軟件的功能需求一直是國(guó)際關(guān)注熱點(diǎn),對(duì)于文件系統(tǒng)開發(fā)的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題一條重要措施。獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該具備一般功能包括獲取(歸檔)、分類、鑒定與處置、錄入(數(shù)據(jù)管理)、存儲(chǔ)與保護(hù)、檢索與利用、安全與存取權(quán)限控制、日志、審計(jì)、報(bào)表設(shè)計(jì)及制作等。
4.3 采用基于職能的管理方法
職能是機(jī)構(gòu)對(duì)于社會(huì)承擔(dān)的主要職責(zé),它包括完成一定目標(biāo)的多項(xiàng)工作。有時(shí)多個(gè)部門聯(lián)合執(zhí)行某項(xiàng)職能,有時(shí)不同部門在職能中交叉。機(jī)構(gòu)承擔(dān)的職能相對(duì)穩(wěn)定,而組織結(jié)構(gòu)和部門設(shè)置則相對(duì)靈活多變。文件是機(jī)構(gòu)履行職能記錄,職能類別是判斷文件類別的依據(jù),職能重要程度是決定文件重要程度的依據(jù),按照職能分類體系組織文件,可以充分反映文件的來(lái)源聯(lián)系,說(shuō)明其來(lái)龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎(chǔ)組織文件信息提供利用,是檔案管理中極富特色的專業(yè)方法,為多個(gè)國(guó)家所采納,并被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IS015489確認(rèn),在電子文件管理中也應(yīng)該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程所必須開展的工作內(nèi)容。以上要點(diǎn)的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件,僅有科學(xué)方法是不夠的,還要構(gòu)建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內(nèi)的全面管理體系。
5 結(jié)論
因此,我們必須在對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化、以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理、采用基于職能的管理方法等思想指導(dǎo)下,積極、慎重地應(yīng)用較為先進(jìn)與成熟的信息技術(shù)手段,監(jiān)視電子文件生命周期全過(guò)程,抑制風(fēng)險(xiǎn)因子,通過(guò)監(jiān)控、記錄和審計(jì)與電子文件有關(guān)的一切活動(dòng),防止其不被修改、替代或破壞。同時(shí),對(duì)電子文件生命周期每一階段、每一環(huán)節(jié),都要建立相應(yīng)管理措施加以防范和制約,形成一個(gè)不間斷的連續(xù)管理系統(tǒng),以確保電子文件真實(shí)與完整。
注釋:
① 出自國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894―2002)[S].
參考文獻(xiàn):
[1] 丁棟軒,劉海平.文書檔案管理基礎(chǔ)[M].科學(xué)普及出版社,2007.
篇5
【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1006-0278(2013)08-079-01
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展,檔案的載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的演變,檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,電子檔案逐漸成了檔案管理重要形式,做好電子檔案的管理工作,也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同,這給檔案管理帶來(lái)了一次革命性的挑戰(zhàn),檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案所引發(fā)的問(wèn)題
首先,電子檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性,人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改,并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式,人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷電子檔案的原始性,并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名,相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次,電子檔案完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編輯時(shí),如不及時(shí)保存,經(jīng)常會(huì)因?yàn)閿嚯姷仍驅(qū)е滦畔G失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜,儲(chǔ)存方式多樣,容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加,而且形式多樣、存儲(chǔ)分散,極易丟失,往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。
最后,電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中,否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。另一方面,電子檔案的前身是電子文件,其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行,操作者互不見(jiàn)面,體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小,而是常常被存放在其他地方,如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息,將會(huì)給將來(lái)的檔案的有效利用帶來(lái)隱患。
二、如何做好電子檔案管理的措施
1.采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí),采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù),作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。
2.要完善體制,建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先,應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃,使二者同步發(fā)展;其次,要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé),確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行;再次,要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn);最后,檔案部門在接收電子文件時(shí),要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
3.要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在,也可以互相轉(zhuǎn)換,包括文件的字體、簽名、印章等,通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致,這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此,但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式,或?qū)Σ糠蛛娮游募用?,從而?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn),使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易,而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下,如果未做備份,數(shù)據(jù)一旦被修改,原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡。因此,檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔,確保今后的利用準(zhǔn)確。電子檔案需傳輸時(shí),要使用局域網(wǎng),讓電子檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸,給電子檔案的傳輸控制在一個(gè)IP地址范圍內(nèi),防止檔案流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器,路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址,這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法,對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾,檢測(cè)不安全的攻擊行為。
4.要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn),不僅要注重硬件建設(shè),充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),更要注重軟件建設(shè),建立健全電子文件及電子資料管理制度,提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣才能向社會(huì)提供有利的信息資源,才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源又能提升信息時(shí)代電子檔案管理的層次和工作效率。
(一)做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別,進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定,并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次,要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求,對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后,再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝,應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三,要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控,并自動(dòng)生成相關(guān)記錄,以作為日后查證的依據(jù)。
(二)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu),建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍
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1、電子檔案的基本特點(diǎn)
電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯(lián)系性、社會(huì)特征外還具有其他的特點(diǎn):對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性;文件類型的集成性;信息與載體之間的可分離性;時(shí)效性強(qiáng),周期短;加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化。
2、醫(yī)院的電子檔案管理中存在的問(wèn)題
(1)檔案管理職責(zé)不明確,管理線條多醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé),綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。
(2)醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理,但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想,不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄,一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室,不能及時(shí)歸檔,導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。
(3)電子檔案管理不規(guī)范,缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
3、醫(yī)院電子檔案的管理和利用
(1)電子檔案的收集
收集范圍是醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件,均應(yīng)收集。主要包括以下幾種類型:文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件(圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等)。
(2)電子文件的整理與歸檔
醫(yī)院的檔案管理部門,要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn),包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等,使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。
(3)電子檔案的利用
電子文件歸檔成為電子檔案,電子檔案在做好保管的前提下,其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上,為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般由三種方法:1)直接利用。2)網(wǎng)絡(luò)傳輸。3)提供拷貝。
4、醫(yī)院電子檔案的管理
(1)醫(yī)院電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的共存
目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在各種問(wèn)題,在這些問(wèn)題沒(méi)有得到有效解決之前,針對(duì)醫(yī)院科研的特點(diǎn),為如實(shí)反應(yīng)醫(yī)院科研活動(dòng)及其成果,必須有針對(duì)性地實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。只有紙質(zhì)文件的,如試驗(yàn)記載、取樣調(diào)查、化驗(yàn)分析數(shù)據(jù)、會(huì)議資料等就只歸檔紙質(zhì)文件;即有紙質(zhì)文件,又有電子文件的,如上題論證報(bào)告、成果申報(bào)書、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等就即要保存紙質(zhì)文件,又要保存電子文件。
(2)醫(yī)院電子檔案的同步管理
醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求,即電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理,實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。
(3)醫(yī)院電子檔案的提供利用
由于醫(yī)院科研成果均擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán),再加上電子檔案信息內(nèi)容的易改、易復(fù)制等特性,在網(wǎng)絡(luò)普及的今天,醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用是應(yīng)采取適宜的保密、防范措施。
5、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
檔案管理中存在的很多問(wèn)題都和不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程有關(guān),因此,切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的電子檔案類型及檔案的特點(diǎn),制定一套完備的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn),且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)操作,這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為,另一方面也能著實(shí)提升電子檔案的管理效率。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實(shí)到位,可以另外制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎(jiǎng)賞,對(duì)于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過(guò)程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒,這樣,才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的實(shí)際工作中,從而提升檔案管理的效率。
6、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理和利用的具體措施
(1)電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件,均應(yīng)收集。如:圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件(圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等)。
(2)電子文件的整理與歸檔。醫(yī)院的檔案管理部門,應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn),包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等,使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。
(3)電子檔案的合理利用。電子文件歸檔成為電子檔案,電子檔案在做好保管的前提下,其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上,為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般有三種方法:直接利用。直接利用是利用者通過(guò)檔案館或另一個(gè)檢索機(jī)構(gòu)的電子計(jì)算機(jī),在檔案館或網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是可以減少大量的管理工作,為利用者條放那個(gè)技術(shù)支援,使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案;網(wǎng)絡(luò)傳輸。通信與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合,為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸,不僅更為方便、快捷、可靠,而且為醫(yī)院遠(yuǎn)程會(huì)診提供了技術(shù)支撐;提供拷貝。電子檔案具有良好的復(fù)用性,檔案管理部門可以通過(guò)移動(dòng)硬盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上電子檔案。
篇7
1、規(guī)范電子檔案從形成乃至形成之前到歸檔保存的合法程序;
2、根據(jù)電子檔案的構(gòu)成要素,確定完整的電子檔案應(yīng)包含的信息并且形成規(guī)范的元數(shù)據(jù)集合;
3、確保電子檔案真實(shí)性的方法是從檔案管理角度對(duì)電子文件管理進(jìn)行提前介入和全過(guò)程監(jiān)控;
4、確立電子檔案完整性和真實(shí)性的認(rèn)定方法;
5、確立電子檔案長(zhǎng)久保存過(guò)程中的有效性和可識(shí)別性。
解決這些問(wèn)題必須在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確電子檔案真實(shí)的完整的保證要求和真實(shí)的認(rèn)定方法及提供一種可行的管理模式。根據(jù)軟件及計(jì)算機(jī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范結(jié)合檔案管理具體情況實(shí)現(xiàn)電子檔案能在各種結(jié)構(gòu)系統(tǒng)下的無(wú)鏈數(shù)據(jù)交換。
一、對(duì)電子檔案的真實(shí)性的保證方法
電子檔案的真實(shí)性是針對(duì)其信息的原始性而言的,真實(shí)性是指其內(nèi)容和顯現(xiàn)形態(tài)等全部信息都保持著反映歷史原貌的原始狀態(tài)。歷經(jīng)傳輸、拷貝等操作過(guò)程,電子檔案的內(nèi)容形態(tài)不變。檔案的真實(shí)性是對(duì)原始性認(rèn)定后的結(jié)論,因此電子檔案的原始性是電子檔案真實(shí)性的基礎(chǔ)。
電子檔案首先是可以被原樣復(fù)制,也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。別外電子檔案與載體相分離,使其信息原始性和內(nèi)容性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對(duì)性。
保證電子檔案真實(shí)性的措施主要有以下一些:第一保證電子檔案的原始性。信息的原始性是確定其真實(shí)性的基礎(chǔ)。第二建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任者鏈接,分別對(duì)編制、審核、發(fā)放等過(guò)程進(jìn)行把關(guān)。第三保證原始性的基礎(chǔ)上,建立真實(shí)性的認(rèn)定方法和手續(xù),明確判定電子檔案真實(shí)性的檢驗(yàn)要素。這些要素,總體上就構(gòu)成了檔案真實(shí)性的充分條件。明確鑒定的執(zhí)行部門和責(zé)任者,且應(yīng)有合法的權(quán)限。
二、對(duì)電子檔案的完整性的保證方法
電子檔案本身信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜,容易造成信息的缺損。伴隨著處理過(guò)程而不斷累加,很容易丟失,造成檔案來(lái)龍去脈不清。影響其讀取還原能否保持原貌。
電子檔案完整性的保證方法是建立檔案收集和積累制度。并且在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立一個(gè)空間足夠大的共用的存儲(chǔ)空間。另外在檔案的處理過(guò)程中對(duì)必要的背景信息的項(xiàng)目做出規(guī)范化的要求,組成一體化管理的信息庫(kù)。并在電子檔案歸檔或移交時(shí)按要求對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行登記和說(shuō)明。
三、對(duì)電子檔案的安全性的保證方法
電子檔案有隱藏性易更改性,為非法操作提供了便利。造成對(duì)其可靠性鑒定的困難,有了問(wèn)題也難以查證。在賴以生存的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中安全問(wèn)題成堆,網(wǎng)絡(luò)中對(duì)操作者身份認(rèn)定的技術(shù)方法尚未徹底解決。是一種與網(wǎng)絡(luò)共存亡的危險(xiǎn)狀態(tài)。
電子檔案安全措施是要完善電子檔案流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理,對(duì)隨時(shí)變化的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及相關(guān)元數(shù)據(jù)等進(jìn)行嚴(yán)密管理的記錄。在管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限,設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志,選用加密技術(shù),采用防火墻技術(shù)將內(nèi)部網(wǎng)與外部網(wǎng)進(jìn)行可靠隔離保證電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴?/p>
四、對(duì)電子檔案法律效力的保證方法
電子檔案的法律效力是指歸檔檔案在一定時(shí)間和范圍內(nèi)所體現(xiàn)出的法定憑證作用。現(xiàn)行電子檔案的合法性認(rèn)證方式主要有:簽章、口令、責(zé)任者代碼等。不過(guò)正因?yàn)閷?duì)合法認(rèn)定過(guò)程依賴交接的手續(xù),所以往往只注意最后的手續(xù),從而造成其辦理過(guò)程的背景信息不完整。對(duì)以后向外部證明其合法性和確定其價(jià)值時(shí),由于來(lái)龍去脈不清帶來(lái)認(rèn)定上的困難。還要對(duì)歸檔電子檔案的法律效力的確認(rèn)問(wèn)題。確定歸檔電子檔案的法律效力需要兩方面的條件:一是電子檔案本身具有法律效力所要求的全部必要屬性,二是有相應(yīng)的立法條文來(lái)認(rèn)可電子檔案的法律效力。也就是說(shuō),立法必須規(guī)定電子檔案應(yīng)具備的必要條件,由于電子檔案的性質(zhì)決定,不能僅在歸檔時(shí)才考慮自身?xiàng)l件是否具備,而必須從電子檔案產(chǎn)生起就開始積累或保證這些條件。這就是歸檔電子檔案的保管部門應(yīng)介入到電子檔案管理的前端,從電子檔案產(chǎn)生起就提出要求。
電子檔案的管理從制度和技術(shù)方法上綜合采取措施要從管理制度的保證
措施。管理制度的保證措施是指以相應(yīng)的規(guī)章約束參與制作處理電子檔案的全部人員和環(huán)節(jié)。盡管各個(gè)單位具體做法上有所不同,但主要著眼點(diǎn)都有這樣兩個(gè):一是管理過(guò)程的統(tǒng)一和嚴(yán)密,使電子檔案的整個(gè)生命周期連續(xù)得到有效控制;還要通過(guò)對(duì)人員的管理最終保證電子報(bào)告的真實(shí)的完整的可靠的。
管理制度的保證措施有以下幾種:
1、從制度上對(duì)電子檔案及其相關(guān)信息的捕獲方式、范圍和內(nèi)容等提出要求。
2、檔案一體化管理,對(duì)活動(dòng)電子檔案和非活動(dòng)電子檔案實(shí)行連續(xù)性控制;
3、對(duì)歸檔電子檔案的保管部門要提前介入電子檔案的管理,提前接收電子檔案,并建立起各交接環(huán)節(jié)的連鎖責(zé)任制度;
4、技術(shù)上的保證措施。管理制度的保證雖然有效,但也有其局限性。所以
采取一些特定的技術(shù)措施很是必要也很是有效。常的一些技術(shù)措施有以下一些:
1》、建立對(duì)電子檔案處理過(guò)程的跟蹤記錄,從而把對(duì)電子檔案的任何操作都記錄在案,以備確認(rèn)其法律效力時(shí)查考,此方法對(duì)保證電子檔案的真實(shí)性很有效;
2》、電子簽章技術(shù),即以類似于紙質(zhì)文件處理中的批注和印章來(lái)處理電子檔案,可在一定條件下為確認(rèn)電子檔案的合法性提供依據(jù);
3》、相關(guān)電子檔案的聯(lián)結(jié)技術(shù),把為解決同一問(wèn)題的電子檔案在存儲(chǔ)器中建立邏輯指針,做到處理其中一個(gè)時(shí)其他的也不被遺漏;
4》、電子檔案的捕獲技術(shù),即在電子檔案的運(yùn)作過(guò)程中的必經(jīng)途徑上設(shè)置捕獲關(guān)口,把管理責(zé)任不確定的電子檔案及時(shí)收集起來(lái),避免丟失,從而保證電子檔案體系上的完整;
5》、對(duì)背景信息的采集技術(shù),即在電子檔案各上處理環(huán)節(jié)中設(shè)置采集接口,把電子檔案生成的原因、處理意見(jiàn)、處置方法、產(chǎn)生的結(jié)果等信息收集起來(lái),并與電子檔案建立起邏輯關(guān)系,從而保證電子檔案自身的完整;
篇8
1.1與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期互相并存
紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實(shí)可靠、易于長(zhǎng)久保存、載體相對(duì)穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時(shí)也存在文件形成時(shí)間長(zhǎng)、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、存儲(chǔ)密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時(shí)期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業(yè)無(wú)健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫(kù)及計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對(duì)檔案的管理只停留于簡(jiǎn)單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計(jì)算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒(méi)有實(shí)行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無(wú)法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實(shí)性和可靠性。
2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失
一些企業(yè)對(duì)檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒(méi)有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上,用文件夾加以分類對(duì)電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒(méi)有充分認(rèn)識(shí),一旦計(jì)算機(jī)遭受人為或自然損壞企業(yè)將會(huì)承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對(duì)載體的依賴性較大
傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動(dòng)的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計(jì)算機(jī)軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業(yè)人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足
目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書寫作或表格制作來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對(duì)已生成的文件往往經(jīng)過(guò)打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒(méi)有及時(shí)得到保存。長(zhǎng)此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價(jià)值。企業(yè)工作人員對(duì)電子文件的保存幾乎沒(méi)有管理概念就連有些檔案管理人員對(duì)其都沒(méi)有一個(gè)正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒(méi)有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業(yè)電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過(guò)建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點(diǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長(zhǎng)期趨勢(shì)。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計(jì)算機(jī)或軟件系統(tǒng)備份對(duì)同一份檔案采用相同的歸檔號(hào)碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢(shì)肩利于長(zhǎng)期保存。
3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)
采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢(shì)在必行通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無(wú)縫鏈接。
3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)
為確保電子檔案的完整和真實(shí)性就必須給電子檔案一個(gè)健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)采用多種方式載體備份如光盤、移動(dòng)硬盤備份等滿足電子檔案長(zhǎng)期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時(shí)采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過(guò)程中的安全。
3.5注重加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
篇9
關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;研究
檔案以保存、提供利用為主要責(zé)任,面對(duì)收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務(wù)。當(dāng)前數(shù)字化高度發(fā)展的情況下,各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn),檔案行業(yè)也不例外。隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn),新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善,有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì),無(wú)論是個(gè)人檔案或者集體檔案,檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任,落實(shí)好檔案管理工作十分重要,而在信息社會(huì)中如何把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn),是檔案管理工作者面對(duì)的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會(huì)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的新生檔案類型,關(guān)于它的定義尚未形成絕對(duì)的統(tǒng)一,本文選取了幾個(gè)比較有代表性的定義來(lái)闡釋電子檔案的含義:
學(xué)者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出,要避免簡(jiǎn)單的將電子檔案等同于電子文件,她認(rèn)為電子檔案比較確切的定義,是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中,于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件”。即電子檔案是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。
學(xué)者孫笑一則通過(guò)特征來(lái)闡釋電子檔案的定義,他提到電子檔案具有實(shí)體的虛擬化,手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化,時(shí)效性強(qiáng)、周期短,具有交互性和個(gè)性化,加工標(biāo)準(zhǔn)化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國(guó)家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號(hào))中的定義,即電子檔案是指在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
綜上,本文認(rèn)為電子檔案對(duì)應(yīng)的是我們通常說(shuō)的紙質(zhì)檔案,指可以通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等載體進(jìn)行存儲(chǔ)的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理電子化進(jìn)程必然是個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程,當(dāng)不可否認(rèn)這也是必然趨勢(shì),電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯,但在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些必須要面對(duì)的問(wèn)題,本章從電子檔案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和電子檔案管理目前可能存在的問(wèn)題2方面談?wù)勎覈?guó)電子檔案管理現(xiàn)狀。
2.1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)
電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在:1)降低人力成本,減輕人力負(fù)荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體,信息采集和上傳也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件完成;2)更利于保存和檢索利用。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)空間及空間條件要求很高,電子檔案更容易保存,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也更容易檢索利用;3)管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便,為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。
與此同時(shí),不可否認(rèn)電子檔案在帶來(lái)諸多方便,使得檔案管理效率提高,但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實(shí)性和數(shù)據(jù)保存的安全性問(wèn)題。電子檔案容易修改增刪,真實(shí)性的保障有賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高;電子檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也不容小覷,互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等,電子檔案存儲(chǔ)在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問(wèn)題
電子檔案既有優(yōu)勢(shì)又有劣勢(shì),但檔案管理電子化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì),在這種大形勢(shì)下,要明確電子檔案管理發(fā)展方向,有必要先對(duì)目前電子檔案管理存在的問(wèn)題作一了解。
2.2.1對(duì)檔案管理重視程度不夠,意識(shí)淡薄
檔案管理屬于我們所說(shuō)的冷門專業(yè),崗位也屬于偏邊緣的崗位,目前我國(guó)很多有關(guān)部門對(duì)于檔案管理這一工作并不重視,甚至認(rèn)為可有可無(wú),不需要花費(fèi)精力在這一項(xiàng)工作上,使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對(duì)待工作,這是一個(gè)不良循環(huán),而電子檔案管理需要運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),意識(shí)問(wèn)題和管理理念是根本對(duì)問(wèn)題。
2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏
檔案工作者對(duì)檔案管理的專業(yè)性自不必說(shuō),但既懂檔案管理知識(shí)也懂信息技術(shù),的綜合性專業(yè)人才匱乏,給電子檔案管理工作高效進(jìn)行帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
2.2.3相關(guān)法律法規(guī)不完善
互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題還處于起步階段,電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系,有關(guān)電子檔案管理的專門規(guī)則條例極少,統(tǒng)一適用性對(duì)法律較少。
3 電子檔案管理發(fā)展方向
當(dāng)今社會(huì),社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展高速,時(shí)展日新月異,知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸興起;大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了海量的數(shù)據(jù)資源,革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式,現(xiàn)代化技術(shù)手段強(qiáng)勢(shì)來(lái)襲。利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意義不言而喻,而隨著新技術(shù)的逐步滲透,人員管理、檔案管理側(cè)重點(diǎn)等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展,本章將從3個(gè)方面談一談我國(guó)電子檔案管理的發(fā)展方向。
3.1 管理理念和管理意識(shí)向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展
隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn),電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開始首先是理念的變革,正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理大環(huán)境,電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢(shì),樹立良好的管理理念,積極了解形勢(shì)、環(huán)境的變化,促進(jìn)電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢(shì)發(fā)展
電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應(yīng)新形勢(shì)需要,人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識(shí),對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、相關(guān)法律條文等方面的能力素質(zhì)也有很高的要求。電子檔案管理起步至今,到逐漸發(fā)展,慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走,其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機(jī)構(gòu)、跨部門合作,共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境
良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對(duì)提高電子檔案管理安全性很有幫助,這就需要多部門通力合作,構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制,構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),充分考慮到潛在的一些安全性問(wèn)題,采取相應(yīng)的措施。如正規(guī)殺毒,防范黑客攻擊;歸檔規(guī)范化,管理程序化;完善相應(yīng)的法律法規(guī),借助法律機(jī)構(gòu)職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結(jié)
綜上所述,檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng),需要專業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)和與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段輔佐,不斷發(fā)展創(chuàng)新,探求更加高效、便于利用的管理方法,子檔案正是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物,對(duì)管理及保護(hù)工作提出更高的要求,需要進(jìn)一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護(hù)機(jī)制,做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進(jìn)程的轉(zhuǎn)變,做好電子檔案的維護(hù)工作,加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn),不斷提高電子檔案管理水平,保障電子檔案信息的安全。
參考文獻(xiàn)
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[3]孫笑一.淺析電子檔案的主要特征及管理保護(hù)策略.[A]“決策論壇――公共政策的創(chuàng)新與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(上)[C],2016.
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篇10
一、電子檔案的特點(diǎn)
與傳統(tǒng)檔案相比,電子檔案具有如下特點(diǎn):
1.依賴性和不可識(shí)別性
電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào),人可以直接讀出;而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼,只有借助計(jì)算機(jī)解碼,才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。
2.信息存儲(chǔ)的高密度性
無(wú)論是磁盤、磁帶還是光盤,其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì),特別是光盤,有“海量存儲(chǔ)”之稱,這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間,便于存放。
(3)載體的多樣性
傳統(tǒng)的檔案,記錄信息的載體是紙,變化的是紙張規(guī)格的大小,但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等,呈現(xiàn)多樣性。
4.信息共享性
傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束,在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案,且要身到現(xiàn)場(chǎng);但電子檔案可以人在異地,在同一時(shí)間,多人不受空間的限制,同時(shí)共享同一信息,在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后,人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了。
5.信息與載體之間的可分離性
電子檔案的信息不具有固定的物理位置,可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理,這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改,不留痕跡,易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。
從電子檔案的特性可以看出,電子檔案的利用雖然快捷方便,并且可以登上“信息高速公路”,實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱,給人類、經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的好處,然而它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題,如:(1)數(shù)據(jù)的易消失性;(2)信息的不安全性;(3)信息的易改動(dòng)性;(4)信息的易出錯(cuò)性;由于這些特性,給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn),決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。
二、做好電子檔案管理的措施
1.要完善體制,建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)
首先,應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃,使二者同步發(fā)展;其次,要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé),確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行;再次,要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn);最后,檔案部門在接收電子文件時(shí),要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
2.要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全
由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在,也可以互相轉(zhuǎn)換,包括文件的字體、簽名、印章等,通過(guò)計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致,這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。盡管如此,但我們可以利用計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式,或?qū)Σ糠蛛娮游募用?,從而做到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn),使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易,而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下,如果未做備份,數(shù)據(jù)一旦被修改,原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存、毫無(wú)痕跡。因此,檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔,確保今后的利用準(zhǔn)確。
3.做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別,進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定,并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次,要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求,對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后,再進(jìn)行拷貝制作,并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝,應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三,要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容,應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控,并自動(dòng)生成相關(guān)記錄,以作為日后查證的依據(jù)。
4.對(duì)一些重要的電子文件,要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件
由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性,假如發(fā)生意外或特殊情況(如戰(zhàn)爭(zhēng)、長(zhǎng)時(shí)間停電、病毒感染等),致使電子文件賴以存在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無(wú)法正常工作,那時(shí)我們對(duì)存在光盤等載體上的電子檔案將是束手無(wú)策。因此在文件檔案管理中有適當(dāng)?shù)募堎|(zhì)文件備份也是非常必要的。
5.優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu),建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍
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