導語：如何才能寫好一篇學校檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：學校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 學校檔案管理的重要意義

首先，學校檔案是學校成立發(fā)展的一個記錄，是最原始的文件。學校檔案開始與學校的成立，經(jīng)歷了學校發(fā)展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經(jīng)歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學校的特點和規(guī)律，對于總結(jié)學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據(jù)。學校檔案記錄了學校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學校自身形象的一種建設，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經(jīng)驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現(xiàn)?？傊瑢W校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經(jīng)驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結(jié)，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發(fā)展提供幫助。

隨著課改的深入進行，學校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點。首先，學校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學活動外，現(xiàn)在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內(nèi)容，這些反應教學過程和學生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學活動，包括各專業(yè)的建設、各專業(yè)導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。學校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合?，F(xiàn)在學校開始走產(chǎn)學研結(jié)合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現(xiàn)的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2 規(guī)范學校檔案管理的措施

2.1 加強領(lǐng)導的重視

檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭取領(lǐng)導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。

2.2 完善管理的規(guī)章制度

任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規(guī)章制度，導致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴格要求工作流程?？梢耘c學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導安排，而且很少對工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工的不到升遷機會，很少有員工主動提高業(yè)務素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務素質(zhì)。目前提高業(yè)務素質(zhì)主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡化，引進具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊伍。

2.4 更新檔案管理的設備

學校要搞好檔案管理工作，設備設施建設尤為關(guān)鍵，因為齊全的設施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內(nèi)容，根據(jù)學校規(guī)模和經(jīng)濟狀況設置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風等設施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。

2.5 加強檔案資源的開發(fā)利用

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值，利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發(fā)展和進步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務作用，學校領(lǐng)導應該高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng)，讓大家認識到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學校的進步發(fā)展做貢獻。

參考文獻

[1] 黃雪微.縣直屬學校檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].浙江檔案，2004（5）.

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一、中專學校電子檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實際的發(fā)展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學校自身發(fā)展的需求來看，每年都會有大量的應屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進行衡量;同時，會出現(xiàn)部分學生選擇出國留學，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應的維護、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現(xiàn)代科學技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應的提高?？茖W技術(shù)的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學校的需求。目前，中專學校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動量過于頻繁

中專學校每一年都會有大量的學生畢業(yè)或是入學，就這樣的情況來看，具有很強的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應用到中專學校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：

（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性

第一，提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩(wěn)定性;第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發(fā)展狀況，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

（三）強化電子檔案管理所需設備，提高對中專學校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓練。

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論文摘要：學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內(nèi)容，加快中職學校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應新形勢的發(fā)展相當重要。

學校檔案管理工作是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導不夠重視

就目前的學校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學校的領(lǐng)導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是中等專業(yè)學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務知識。檔案管理人員業(yè)務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業(yè)學校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領(lǐng)導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領(lǐng)導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導，主要領(lǐng)導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統(tǒng)一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質(zhì)量。

2.4加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質(zhì)量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設[J]鎮(zhèn)江高專學報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.

[3]代利利.加強學校檔案管理[J]阜陽師范學院學報2005（5）.

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以《檔案法》和《*檔案管理條例》為指針，認真貫徹實施《常熟市教育系統(tǒng)學校歸檔辦法》，圍繞學?！皥F結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點，強化率先、競爭、責任、效率、質(zhì)量意識，運用新的檔案管理軟件加強學校檔案工作的管理，力求為學校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務。

二、工作目標、任務：

以《檔案法》頒布為契機，有計劃、有步驟地開展學習、宣傳、貫徹活動，增強全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學校檔案工作向高標準持續(xù)發(fā)展。

1.組織學校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡人員認真學習《檔案法》，參照*市檔案局學習、宣傳、貫徹《*市檔案管理辦法》活動實施方案，進行有計劃、有組織地宣傳、學習和落實。

2.在認真學習、貫徹《*市檔案管理辦法》的基礎上，結(jié)合學校政治學習對全校教職員工進行宣傳、學習，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。

3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成200*年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。

4.做好檔案臺帳，對各項內(nèi)容認真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準備。

5.及時收取、處理各類文檔資料，為學校提供優(yōu)質(zhì)服務。

6.配合學校做好各類評估、評審、考核工作。

7.根據(jù)學校發(fā)展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學校擴大社會效益。

三、工作安排：

第一季度：

1.制訂學校200*年工作計劃

2.收集本校200*年各科室所形成的文件、材料

3.做好本校新年度的文書處理工作

第二季度：

1.整理本校200*年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務

2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動

3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領(lǐng)導匯報處理

第三季度：

1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作

2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準備工作

3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核

第四季度：

1.收集本校各室所形成的文件、材料

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建立健全的學校各類檔案、目的主要在于為學校各級領(lǐng)導，上級有關(guān)領(lǐng)導部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學校工作和對學校工作作出決定提供準確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導對此應高度重視，并確定一名副職校領(lǐng)導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。

檔案資料室由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理，按《小學檔案資料收集范圍細目》（附后）建立檔案。教導處、總務處、勤工儉學辦公室等行政職能部門應設檔案柜，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。

全面系統(tǒng)地健立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業(yè)務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。

檔案建立

檔案人員應檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。

注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。

凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學?？筛鶕?jù)需要自行決定是否留存。

檔案補充

教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務、調(diào)資、入黨、入團、獎懲等資料要及時收入個人檔案。

外來文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導閱后，即立卷歸檔。

校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時教導處、總務處、勤工減學辦公室、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸案。

檔案轉(zhuǎn)遞

職工應工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

檔案查閱

（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損的歸還。

檔案安全保密

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關(guān)鍵詞：學校電子檔案;管理;安全性

中圖分類號：G712文獻標識碼：A文章編號：1005-1422（2015）10-0086-02

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展與大量普及，人類社會進入信息時代，各個學校對電子信息的利用與日俱增，在辦公自動化、教學、科研、后勤等方面的日常管理中產(chǎn)生了大量的電子檔案。如何保障學校電子檔案的原始性和真實性，并在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子檔案的非法訪問和隨意改變。因此，加強學校電子檔案管理安全就顯得尤其重要。

一、電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與相對應紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，是現(xiàn)代社會檔案的主要形式，適應于計算機技術(shù)高速發(fā)展及滿足人們對于檔案快速高效運用的需求。而電子檔案管理是指針對電子檔案的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繁瑣而低效的管理存儲手段，電子檔案管理需要依靠專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)有效的管理，要求其能提供完整的解決方案，可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡，具有系統(tǒng)設置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等功能，實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。

二、電子檔案的安全性問題

1.電子檔案對載體依賴

電子檔案的存儲和傳輸必須依靠數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)和通訊介質(zhì)。存儲介質(zhì)主要有硬盤、軟盤、光盤、閃存等幾種，這些介質(zhì)與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，穩(wěn)定性較差，容易受到周圍環(huán)境如氣溫、磁場灰塵等影響。載體結(jié)構(gòu)稍微有變化或受損，存儲在其中的信息便會丟失或無法讀出，網(wǎng)絡通訊介質(zhì)一旦中斷也無法傳輸和共享。

2.電子檔案容易被修改

電子檔案與其他任何電子文件一樣，具有易更改性，而且改動后不留任何痕跡。從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中可能出現(xiàn)檔案信息失真，電子檔案使用操作過程中也容易導致信息失實，遇到篡改或者偽造之徒更會導致檔案的失實，造成不可挽救的后果。電子檔案經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失，電子檔案的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使無法準確辨別電子檔案原件。

3.電子檔案管理的專業(yè)人員參差不齊

電子檔案安全管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人員為技術(shù)支持，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學校并沒有單獨設立電子檔案管理部門，還有許多管理人員缺乏專業(yè)的電子檔案管理專業(yè)知識，或?qū)τ嬎銠C操作并不熟練，沒有接受過專業(yè)的技能培訓，造成電子檔案安全管理工作的被動局限性，嚴重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運行。

4.校園網(wǎng)絡條件下的電子檔案管理制度不健全

在校園網(wǎng)絡中電子檔案的收集、形成、轉(zhuǎn)換、處理、存儲、整理、傳輸和共享等環(huán)節(jié)，檔案信息可能被盜取、攻擊、病毒感染，更有被更改、破壞和丟失的可能。由于計算機應用于檔案管理和校園網(wǎng)中運行檔案管理系統(tǒng)時間不長，傳統(tǒng)的檔案管理制度占主要方面，還沒有形成一套系統(tǒng)的電子檔案管理制度。

三、學校電子檔案管理的安全措施

1.保護存儲和網(wǎng)絡傳輸介質(zhì)安全

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，要建立可靠并且永久于可準確提供利用的狀態(tài)。要建立一個合適存儲介質(zhì)保護的環(huán)境、規(guī)范保管條件，比如濕度的控制，存放載體的空間應達到有關(guān)標準的要求，滿足避光、防潮、防潮、防震、防塵、防變形等的要求。鑒于校園局域網(wǎng)絡容易受到計算機病毒感染，安裝網(wǎng)絡防火墻。防火墻技術(shù)一種訪問隔離控制技術(shù)，是在某個平臺網(wǎng)絡與外界網(wǎng)絡之間設置障礙，防止非法用戶對本平臺信息資源的非法訪問。在校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間配備防火墻，防止互聯(lián)網(wǎng)上的非法用戶、網(wǎng)絡攻擊、病毒等對校園網(wǎng)絡的侵害。并建議有條件的學?？少徺I企業(yè)云服務平臺，防止現(xiàn)有的網(wǎng)絡防火墻等技術(shù)仍無法抵擋“黑客”高手的入侵，可做到電子檔案數(shù)據(jù)本地、云端等多方備份，來應對突發(fā)的緊急狀況，確保學校檔案信息得到最好保護。

學校電子檔案管理安全性探析

2.加強電子檔案載體的保管

電子檔案形成后，因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息可以證實文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，就無法確認它的真實性。因此，對形成檔案的材料進行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理模式，將電子檔案和紙質(zhì)檔案分別存儲保管，并采用檔案管理系統(tǒng)結(jié)合人工記錄的方式，利用檔案管理系統(tǒng)以電子的形式記錄檔案產(chǎn)生、加工、轉(zhuǎn)換、傳輸及共享利用的全過程，同時輔以人工記錄，用這些記錄來證實電子檔案內(nèi)容的真實性和使用情況。

3.提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)

電子檔案安全管理人員的專業(yè)素質(zhì)是電子檔案管理工作有效展開的決定性因素，因此學校因著力加大現(xiàn)有檔案管理人的崗位培訓力度。通過培訓、自學、赴兄弟學校參觀交流等方式，重點培訓檔案管理人員學校與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標準化建設、數(shù)據(jù)庫運行管理等方面內(nèi)容，培養(yǎng)電子檔案管理的復合型人才，為學校電子檔案管理工作提供人才保障。

4.建立電子檔案在校園網(wǎng)上應用全過程的管理制度

電子檔案從形成到開發(fā)利用，中間經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，只要一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明就可能造成電子檔案的安全性構(gòu)成威脅。建立電子檔案信息安全評價標準體系，開發(fā)電子檔案管理專用系統(tǒng)，將所有電子檔案通過系統(tǒng)平臺進行歸檔分類處理，明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，對各科室的歸檔責任、工作內(nèi)容和管理權(quán)限明確的劃定，統(tǒng)一對每一份電子檔案實行標準化、規(guī)范化管理。

參考文獻：

[1]溫懷玉.校園網(wǎng)條件下的電子檔案安全體系研究[J].瀘州職業(yè)技術(shù)學院學報，2008（1）：43～46.

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關(guān)鍵詞：中職學校；檔案管理

一、引言

中職學校檔案管理旨在學校各類工作中形成并積累起來的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其他各種形態(tài)和載體的文件材料；是對學校日常的上級來文、往來文件、本校的政策、法規(guī)、以及學生在校期間的學籍管理形成的各種材料進行整理、歸檔；提供教職員工查閱資料、學生檔案的查閱、管理等工作，是學校的寶貴財富。檔案管理是整個學校管理工作的組成部分，學校各部門在教學和其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。因此，中職學校要加強科學管理，緊密圍繞學校工作大局，不斷加強檔案的制度化、規(guī)范化、信息化建設，努力創(chuàng)新檔案管理服務機制，全面推進檔案工作發(fā)展，把學校檔案工作提高到了一個新水平。下面就從三個角度簡要分析當前中職學校檔案管理。

二、強化檔案管理創(chuàng)新意識，建立和完善科學的檔案管理機制

檔案管理工作首先要統(tǒng)一思想，正確定位。隨著職業(yè)教育改革的深入發(fā)展和學校辦學事業(yè)的不斷壯大，學校領(lǐng)導要深切地認識到，檔案工作是學校工作的重要組成部分和學校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。學校檔案作為非常寶貴的不可再生的辦學資源，對記憶學校歷史、服務學校各項工作、創(chuàng)造良好的育人環(huán)境都有著不可替代的重要作用。學校檔案工作的成效已經(jīng)成為衡量學校辦學水平和層次的重要標志。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。領(lǐng)導重視是做好檔案工作的前提，制度建設是做好檔案工作的關(guān)鍵，隊伍建設是做好檔案工作的保障。特別是學校領(lǐng)導的重視對于檔案工作開拓創(chuàng)新有著至關(guān)重要的作用。主要領(lǐng)導應親自過問檔案工作，特別是分管領(lǐng)導要大力宣傳檔案法規(guī)，強調(diào)檔案工作的重要性，整體部署全校檔案工作。解決檔案工作中存在的各種實際問題，積極推動檔案管理工作達標晉級，研究解決檔案工作中遇到的困難和問題，重視開發(fā)檔案資源的文化育人功能，進一步確立了檔案工作在學校工作全局中的地位。促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍等各種門類和載體的檔案。

三、提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)，搞好檔案設施建設

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質(zhì)量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。首先，檔案管理人員素質(zhì)有待提高。人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員偏少。專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務的人數(shù)比例偏低；管理人員存在檔案管理意識不明晰、專業(yè)知識不精通、知識結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識不突出等諸多問題；檔案管理人員多為兼職，且頻繁更換，年齡偏大、學歷偏低、來源單一，造成檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，為規(guī)范檔案管理工作增添了難度。其次，強化學習培訓，使全部檔案管理人員都具有合格的檔案上崗資格。圍繞貫徹學校加強檔案工作文件、檔案管理系統(tǒng)使用等舉辦培訓會。不僅培訓檔案管理人員，也培訓在校兼職檔案員。使每一位檔案工作者都能夠嫻熟地掌握業(yè)務技能，做好自己職責范圍內(nèi)的工作。通過學習檔案系統(tǒng)的先進模范人物，增強每一位工作人員的責任意識和奉獻精神。面對日益增加的檔案查詢服務需求，使得每年工作都有新亮點，技術(shù)進步都有新高度，服務利用都有新拓展。

四、加強檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化

檔案是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路，也是中職學校工作中的重中之重。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中職學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中職學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制，建立電子文件歸檔制度。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。（1）建設檔案數(shù)字化基礎平臺、檔案信息采集和存貯平臺、檔案自動化管理平臺、檔案網(wǎng)絡化利用服務平臺以及部分數(shù)字資源。（2）購置檔案專用掃描儀，對近期使用頻繁的檔案和早期急需保護的檔案進行數(shù)字化處理。做好學校辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔。逐步建立檔案數(shù)字信息交換平臺和相關(guān)的子系統(tǒng)。（3）采用自建和外包相結(jié)合的方式對所有重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，使得檔案室初具規(guī)模，以適應學校發(fā)展和社會進步的需要。

五、結(jié)束語

中職學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉檔案室檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把中職學校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮更大的作用?！緟⒖嘉墨I】

[1]周霞．淺談新時期中職學校檔案管理[J]．新西部(下半月)．2007，（03）．

[2]朱鳳．新形勢下中職學校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J]．蘭臺內(nèi)外．2008，（01）．

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；思路

一、新時期新形勢下學校檔案管理的重要性

1.學校檔案是學校發(fā)展的主要見證者。學校成立之初，檔案記錄就伴隨著產(chǎn)生了，它見證了一個學校的發(fā)展創(chuàng)新和壯大的整體過程，它記載了學?；镜恼Ｂ毮芑顒?，可以管窺到學校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學水平等特征。2.學校檔案是順應時展風向標。當前社會信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，在這樣時代背景下，就要推進信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便，與辦學規(guī)模相輔相成，將更好的滿足新時代對學校提出的要求。3.學校檔案對學校發(fā)展能提供關(guān)鍵的決策信息。十年樹木百年樹人，良好聲譽的學校可持續(xù)發(fā)展離不開正確決策。正確的方針政策離不開數(shù)據(jù)統(tǒng)計，所以在學校面臨發(fā)展機遇關(guān)鍵期，相關(guān)責任人通過各類檔案信息進行政策調(diào)整?？筛鶕?jù)科學統(tǒng)計數(shù)據(jù)檔案信息快速分析判斷，對關(guān)鍵決策提供信息數(shù)據(jù)，這對學校發(fā)展將發(fā)揮重要作用。

二、新時期新形勢下學校檔案管理工作存在的問題

從目前掌握的情況看，部分學校在檔案管理方面存在一些問題，這制約了學校的發(fā)展。1.學校檔案管理意識薄弱，方式簡單粗放。檔案管理工作是促進學校發(fā)展的主要工作，其中管理水平對于學校教學質(zhì)量有著直接的影響。它是一項嚴謹細致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說：“盡可能謀適合一般人士之習慣，而又不失完整嚴密之科學精神為原則。”[1]但現(xiàn)在，一部分教職員工對檔案管理工作不屑一顧，認為管理工作屬于低端工作，沒必要較真，工作粗放單一，認為只要資料保管好，應付好檢查即可，對檔案工作對學校的重要性認識不夠。2.管理制度不健全。管理人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊。很多學校的通病是檔案管理制度不健全，從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開展。很多學校對檔案管理員缺乏必要培訓，還是老教職員工帶領(lǐng)新人辦法，部分管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)來，還有兼職負責或年齡偏大的老教工擔任。有的雖有豐富教學經(jīng)驗，但對檔案管理卻是門外漢，只能做些簡單的檔案保存、看護等基本功能，工作沒有前瞻性和持續(xù)性，嚴重制約學校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯(lián)網(wǎng)普及形勢下，信息化技術(shù)在檔案管理工作中逐漸取代了傳統(tǒng)工作方式。當然，凡事要有漸進過程，傳統(tǒng)理念、資金不足、人才短缺等現(xiàn)實問題刻不容緩，學校檔案管理工作信息化建設受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替，逐步淘汰適應過程。實現(xiàn)真正意義信息化建設，就需要配置完善的軟硬件配套設置，這是建設檔案信息化建設的首要標準。另外相關(guān)設備和軟件價格昂貴，學校資金缺乏問題，管理人員信息化水平有待培訓。都是制約學校檔案管理信息化建設的主要因素。

三、新時期加強學校檔案管理工作的策略

1.重視學校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術(shù)先進、兼容性和可擴展性強的特點，能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢。[2]對于學校相關(guān)領(lǐng)導而言，要深刻認識到學校檔案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性為原則，科學配置管理任務，提高學校人力、物力等資源利用率。從學校的實際情況出發(fā)，逐步使檔案管理信息化達到最佳狀態(tài)，使學校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎設施建設。學校檔案信息化建設離不開良好的基礎設施建設。為此學校要加強檔案基礎建設的投入力度，配備相關(guān)硬件設備，同時還要專人負責檔案管理系統(tǒng)軟件檢測，處理不同硬件平臺和操作系統(tǒng)運行，銜接其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換鏈接。在完善基礎設施中，重要是加強檔案數(shù)據(jù)管理自動化和智能化系統(tǒng)建設，這樣，計算機在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)運作下自動運轉(zhuǎn)，既優(yōu)化環(huán)境又降低人為錯誤操作和風險，還能減輕管理人員工作量，提高工作效率。促進學校檔案管理工作邁上新的臺階。3.構(gòu)建信息化檔案管理規(guī)范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設是適應時展的新趨勢，檔案信息作為原生資源，其重要性正逐步凸顯。但要規(guī)范化制度化，具體應包括：（1）檔案整理與規(guī)類。定期為紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案進行歸類、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。（2）建立目錄庫。將紙質(zhì)檔案建立綱目，分類劃分錄入系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)把包括建目時間、存放柜號、文件號、頁數(shù)、存放類型、保存期限等。（3）數(shù)據(jù)備份。防止系統(tǒng)出現(xiàn)斷電、或操作失誤導致故障致使數(shù)據(jù)丟失，而將全部或局部數(shù)據(jù)集合從應用主機硬盤或列陣復制到其他存儲介質(zhì)。（4）數(shù)據(jù)校驗。逐條檢查每個案卷目錄下掃描文件，是否打開正常，頁數(shù)、目錄和掃描文件是否一致等。這樣，規(guī)范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效，使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規(guī)可依，有據(jù)可查，實現(xiàn)了檔案管理業(yè)務質(zhì)的飛躍。

參考文獻：

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隨著社會不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在人們的日常生活、工作、學校檔案管理中得到廣泛的應用，在學校的檔案管理中發(fā)揮出了重要的作用?，F(xiàn)階段，我國各學校在開展學校檔案管理工作時，由于檔案數(shù)量在不斷的增加，其內(nèi)容變得越來越復雜化，利用信息技術(shù)是十分必要的，同時也是學校檔案管理工作在未來發(fā)展的趨勢。利用信息技術(shù)可以有效的減少大量的人力、物力、財力和時間，保證學校檔案管理的工作效率，從而提高我國各學校的檔案管理水平。本文對信息技術(shù)在學校檔案管理中的有效運用進行了簡單的分析。

關(guān)鍵詞：

信息技術(shù)；學校檔案管理；有效運用

前言

隨著信息技術(shù)和科學技術(shù)不斷的應用，各行各業(yè)在發(fā)展過程中都廣泛的應用信息技術(shù)，從而提高經(jīng)濟效益與工作效率。信息技術(shù)不僅能應用到我國商業(yè)發(fā)展中，同時還能應用到學校的檔案管理中，從而解決一些檔案信息中的瑣碎性問題，減少工作流程，節(jié)省人力、物力、財力，應用信息技術(shù)最重要的一點就是提高檔案信息的工作效率。因此，做好信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用，才能有效的促進學?？焖侔l(fā)展。

1傳統(tǒng)學校檔案管理模式弊端的研究

學校檔案管理是學校發(fā)展的重要組成部分，學校檔案管理的好壞會直接影響到學校的發(fā)展。就目前來看，學校檔案管理是一種便捷的數(shù)據(jù)信息查詢方式，在人們需要數(shù)據(jù)信息時，能準確、及時、查找到有效的數(shù)據(jù)信息。在傳統(tǒng)的檔案人工管理過程中，不能滿足準確、及時、查找到有效的數(shù)據(jù)，其中存在著很多的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要人們將其進行不斷的研究。

1．1工作效率較低：由于學校人數(shù)較多，檔案數(shù)量也在逐漸的增加［1］。傳統(tǒng)的學校檔案管理方式主要是使用人工管理方式進行，對一些大量的數(shù)據(jù)信息進行整理收集，從而降低學校檔案管理工作效率。

1．2保密性較差：使用學校檔案管理方式，接觸檔案信息人數(shù)較多，導致檔案在管理過程中沒有較強的保密性。

1．3檔案檢索、維護工作困難：隨著社會不斷的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，僅僅依靠人工進行管理很難實現(xiàn)檔案在日后的檢索與維護工作，從而降低學校檔案管理的工作效率及檔案的利用率，使檔案工作無法正常進行。

2現(xiàn)代化的學校檔案管理系統(tǒng)的特點

在這個信息技術(shù)快速發(fā)展時代，學校檔案管理工作也逐漸采用一些現(xiàn)代化手段來完成管理工作，從而跟上社會發(fā)展的腳步。信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用可以有效的克服傳統(tǒng)工作的弊端，提高學校檔案管理工作效率［2］。

2．1檔案數(shù)據(jù)處理速度較快、容量較大、檢索方便：現(xiàn)代化信息技術(shù)在使用過程中包含了多種管理軟件，其自身在使用過程中都有著各自的功能。在學校檔案管理系統(tǒng)中，應該為其制定對應的工作目標，只有這樣才能保證學校檔案管理工作順利進行下去。在開展學校檔案管理工作時，現(xiàn)代化信息技術(shù)具有較強的系統(tǒng)容量，在學校檔案管理中常常會使用一些電子軟件、表格等，從而方便人們對檔案信息的查找工作。

2．2學校檔案管理工作需要專業(yè)工作人員擔任：在開展學校檔案管理工作時，所選取的工作人員要有較高的綜合素質(zhì)水平、專業(yè)知識技能、職業(yè)道德，并了解現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作，只有這樣才能保證學校檔案管理工作順利進行下去［3］?，F(xiàn)階段，我國學校檔案管理相關(guān)工作人員普遍存在專業(yè)知識水平較低的現(xiàn)象，因此，學校應該定期開展現(xiàn)代化信息技術(shù)教育培訓，從而提高學校檔案管理人員的專業(yè)知識水平。

2．3現(xiàn)代化學校檔案管理工作中的不足之處，主要有以下幾點：（1）在使用信息技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息存儲過程中，其存儲載體出現(xiàn)了較大的變化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改變成電子文件檔案，從而產(chǎn)生一系列的學校檔案管理問題；（2）我國對現(xiàn)代化信息技術(shù)學校檔案管理制度不夠完善；（3）將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成電子文件這對學校檔案管理人員來說是一項非常困難的任務，而且電子文件的數(shù)據(jù)信息也容易被復制，從而導致電子檔案的易改性存在著一定的不足。

3學校檔案管理工作信息化的有效途徑

3．1提高學校檔案管理標準化水平：傳統(tǒng)的學校檔案管理過程中，需要整理大量的紙質(zhì)檔案，學校還需要投入大量的人力、物力、財力，并且在整理過程中其工作效率也不是很高［4］。直到現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的學校檔案管理方式得到完善，解決了傳統(tǒng)學校檔案管理中的不足。同時提高了學校檔案管理標準化水平，通過人們對信息技術(shù)不斷的研究，在學校檔案管理中得到了廣泛的應用，并深受檔案工作人員的歡迎。

3．2做好檔案數(shù)據(jù)庫建設工作：現(xiàn)階段，我國的學校檔案管理信息化還處于發(fā)展階段，還需要通過人們不斷的研究為其建立一個科學合理的數(shù)據(jù)信息庫，只有這樣才能將現(xiàn)代化信息技術(shù)在學校檔案管理中得到廣泛的應用，并提高學校檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

3．3加強辦公自動化建設：信息技術(shù)可以有效的解決學校檔案管理中的信息數(shù)量，加強了學校檔案管理辦公自動化建設工作，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，建立全新的學校檔案管理制度，只需要一兩名專業(yè)技術(shù)人員進行管理，減少了一定的人力、財力、物力；第二，加大了信息檢索的功能，減少遺漏檔案信息存儲的問題，檔案信息也不會因為時間較久而產(chǎn)生變化，同時還方便人們使用；第三，加強了檔案管理的保密工作。

3．4提高學校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平：只有學校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能達到指定的要求，才能做好學校檔案管理工作［5］。除此之外，學校檔案管理人員還需要具有多方面才能，并熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，具有多方面的專業(yè)知識，只有這樣才能保證學校檔案管理工作順利進行下去，從而提高學校檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。

4總結(jié)

總而言之，在這個現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，只有保證學校檔案管理工作跟上社會發(fā)展的腳步，才能將學校檔案管理工作順利進行下去。同時在學校檔案管理發(fā)展過程中還要充分利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高學校檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

參考文獻：

［1］李麗．信息技術(shù)在學校檔案管理中的有效運用［J］．佳木斯教育學院學報，2012，01：318＋331．

［2］楊麗麗．試析信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用［J］．網(wǎng)絡安全技術(shù)與應用，2014，05：209＋211．

［3］韓玲．信息技術(shù)在學校檔案管理中的有效應用研究［J］．商，2015，19：74．

［4］鄒正華．加強信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用［J］．學校檔案管理理論與實踐－浙江省基層檔案工作者論文集，2012，00：271－273．

篇10

一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學校的人事管理帶來不便。

（二）學校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務能力，獲獎情況和教學的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經(jīng)常有外人隨意進出?；蛘呤菣n案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術(shù)水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業(yè)務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術(shù)和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。

（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學校的網(wǎng)絡資源和設備，在學校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學校應該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時設置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。