導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案信息化建設(shè)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設(shè)

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和 化;要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的 檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)遵循的原則

1.規(guī)范性原則。制定和實施檔案工作標準和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制等);信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3.效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財?因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大 效益和社會效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化,提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說,特色就是優(yōu)勢,特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時,要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。

檔案信息化建設(shè)需要遵循以下原則。

1.文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2.歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計,在較長的時期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

三、檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路,是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求

1.前瞻性。檔案信息化建設(shè)的終極目標是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和 機網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用,最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調(diào)查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當前信息業(yè)的特點和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。

2.協(xié)作性。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅持協(xié)作的原則,加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

篇2

1.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

1.1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規(guī)、標準規(guī)范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

1.2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

由檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵得知，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不僅包括醫(yī)院檔案信息資源的有序整理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、資源開發(fā)利用、人才隊伍建設(shè)，還包括工作的標準和法規(guī)的制定。當前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重在利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對醫(yī)院檔案資源進行綜合管理、開發(fā)并提供利用[2]。

伴隨著醫(yī)院日常工作的開展，大量有關(guān)醫(yī)療、科研、黨政、基建、外事、財務(wù)等檔案形成，利用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備將檔案數(shù)字化并通過計算機網(wǎng)絡(luò)上傳至檔案管理系統(tǒng)，可以很方便地從中檢索出需要的檔案資料，這大大提高了工作效率；其次，在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)檔案資源共享，查閱者通過網(wǎng)絡(luò)可以快速、便捷地查詢到所需要的檔案資料；第三，實行檔案信息化管理，通過對醫(yī)院檔案進行信息數(shù)據(jù)備份，有利于提高檔案保管的安全性。

2.目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1傳統(tǒng)檔案管理方式受空間局限性較大

傳統(tǒng)模式下的檔案資料多由紙質(zhì)檔案構(gòu)成，這就對庫房的存儲空間有一定要求，然而由于近年來歸檔材料的逐年遞增，且檔案庫房的空間有限，紙質(zhì)檔案的保管受存放空間的限制影響越來越顯著，這一問題阻礙了檔案管理工作的有序開展。

2.2傳統(tǒng)檔案管理手段與信息化技術(shù)發(fā)展已不相適應(yīng)

傳統(tǒng)的檔案管理從分類、排序到裝訂入盒都是由人工完成，消耗了大量的時間與人力，工作效率過低。且由于人工操作的隨意性和差錯率高，降低了檔案查找的準確率，容易出現(xiàn)查詢遺漏的情況，再次利用時需將檔案重新全部查找一邊，影響檔案的利用效率。

2.3傳統(tǒng)檔案管理增加檔案保管成本

涉及不同內(nèi)容不同種類的醫(yī)院檔案都有各自的保存期限，根據(jù)規(guī)定，超過保存期限是需要進行銷毀的，但受到傳統(tǒng)檔案管理方式的制約，很難較完整準確地統(tǒng)計出需要銷毀的檔案數(shù)量，且鑒定工作比較繁瑣困難，這樣容易造成檔案資源的浪費，增加檔案保管工作的成本。

2.4檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)欠缺

檔案管理工作者相當部分都不是專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)對檔案手工操作比較熟悉，但是對信息技術(shù)的應(yīng)用管理比較陌生，因此給檔案信息化建設(shè)帶來了一定的阻礙。

3.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實施意見

3.1思想上要重視檔案信息化建設(shè)

重視對檔案信息化的建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。只有摒棄舊的思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，明確醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展目標并認真落實，才能做好檔案的信息化建設(shè)。

3.2加強檔案信息化的設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)備。良好的硬件設(shè)施是醫(yī)院開展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，配備一定數(shù)量的計算機是必不可少的。其次，需要有較大容量的服務(wù)器來支持檔案信息化處理，從而提高檔案信息化水平。有了基礎(chǔ)設(shè)施才能開展信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，因此需要具備一個完善的檔案管理系統(tǒng)軟件，將經(jīng)過信息化處理的檔案資料上傳至該軟件。此外，做好檔案管理部門與其他部門之間的檔案信息局域網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)資源的信息共享，提高工作效率。

3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

轉(zhuǎn)變檔案管理人員陳舊的管理思想和服務(wù)模式，重視檔案工作人員業(yè)務(wù)知識的培養(yǎng)，為檔案工作者提供良好的學(xué)習(xí)條件，安排他們接受有關(guān)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)及現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)，提升檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。

3.4建立檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)章制度，健全信息化標準體系

篇3

關(guān)鍵詞:檔案信息化 掃描 縮微

中圖分類號: G27 文獻標識碼:A 文章編號:1007-3973 (2010) 03-044-02

檔案信息化主要任務(wù):一是館藏檔案的數(shù)字化,二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在設(shè)計過程中形成的有查考和利用價值的電子文件,要按照有關(guān)要求及時歸檔,而且要做到齊全完整,真實有效。檔案信息化建設(shè)最終將實現(xiàn),一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;三是檔案信息高度共享;四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。這就意味著,設(shè)計人員將來利用檔案,不用再親自到檔案館來查閱卷宗,而是可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用開放檔案,不受時間、地域和文件數(shù)量的限制,可以在任何時間、任何地點瀏覽檔案全文,設(shè)計人員面對的將是"永不關(guān)門"的檔案館。

1介紹掃描情況

檔案原件經(jīng)過掃描以后生成數(shù)字化的影像文件,存儲在大容量的硬盤或者光盤上,采取數(shù)字方式進行處理并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,方便對檔案原件的保護和檔案信息資源的開發(fā)利用。掃描技術(shù)的優(yōu)點有:(1)實現(xiàn)檔案信息資源的共享,檔案數(shù)字化以后不再受“孤本”的限制,在網(wǎng)上一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空間”和“時間”的限制。數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸,使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講,利用者可以不用到檔案館來,通過任何一臺上網(wǎng)的計算機就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦,更大的好處在于擴大了檔案的利用空間,讓更多的人們來了解檔案,利用檔案。“時間”不再是限制,利用者可以隨時使用自己需要的文件。數(shù)字化以后,將已開放的檔案上網(wǎng),所有的利用者都可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。除此之外,利用大容量的硬盤或者光盤可以達到海量存儲;利用計算機管理可以實現(xiàn)檢索的自動化。主要不足之處是采取光盤或硬盤存儲,信息保管期限短;數(shù)字化檔案信息的安全性低;沒有法律憑證作用。

2縮微技術(shù)簡介

縮微技術(shù)最早誕生于1839年,商業(yè)應(yīng)用已有近百年的歷史,1941年開始較多地應(yīng)用于設(shè)計圖紙保存,在國外檔案行業(yè)已較為普遍使用,國內(nèi)解放初國家圖書館開始應(yīng)用,現(xiàn)在政府檔案館、高校圖書館、城建檔案系統(tǒng)、航空檔案系統(tǒng)、大企業(yè)檔案部門等均有較多使用?？s微影像本身屬于模擬影像,具有與紙張相同的長期保存與信息可靠的優(yōu)勢。相對于紙質(zhì)檔案,縮微膠卷因其占用空間小,其長期保存所需的環(huán)境條件(特別是溫濕度)更容易實現(xiàn)和控制。相對于電子檔案(包括CAD電子文件和掃描文件),縮微膠卷依靠光學(xué)放大設(shè)備即可識別閱讀(在最困難的情況下,用放大鏡就可以讀出,甚至對著陽光也可讀出),所需設(shè)備和技術(shù)均十分成熟,而電子檔案受硬、軟件環(huán)境及技術(shù)發(fā)展淘汰的影響和制約。通常都認為縮微膠卷最宜于大量檔案的長期、安全、經(jīng)濟地保存大規(guī)模數(shù)量檔案。縮微膠片檔案具有法律憑證作用。縮微影像的模擬特性、縮微品保存永久性、記錄真實性等優(yōu)點決定了它的法律憑證作用?？s微技術(shù)還有諸如拍攝速度快、存儲量大等優(yōu)點。縮微技術(shù)的不足主要有檢索自動化程度低,利用與傳播不方便。

3檔案縮微之利弊

3.1檔案縮微之利

⑴信息存貯量大,節(jié)省空間。普通縮微攝影的縮小比率為1/7-1/48,超縮小比率可達1/90―1/250,按面積算可將原文件縮小1/49-1/62500,足以和當代存貯密度最高的光盤存貯器相媲美。

⑵精度高,速度快,適應(yīng)于各種原件的全文存貯。不論被拍攝原件是圖形、照片、數(shù)據(jù)或是文字,也不管其復(fù)雜程序如何,均可在曝光的瞬間將其記錄下來,被拍攝原件數(shù)量越多越能顯示出其優(yōu)越性。

⑶記錄準確,質(zhì)量好。因縮微攝影方法可將原件的形狀、格式、顏色等真實記錄下來,并且有較高的解像力和清晰度,可讀性強,具備法律憑證作用,可長期保存使用。

⑷規(guī)格統(tǒng)一,便于信息的交流、傳遞和收集?？s微品促進了世界信息與知識的傳播,其作用遠遠超過除紙質(zhì)以外的任何媒介。

⑸可以更好地保護檔案原件。由于檔案原件經(jīng)常被利用,原件的機械磨損比較大,如果檔案保護條件達不到要求,易出現(xiàn)檔案原件字跡褪變、紙張霉變,鼠咬蟲蝕等情況,會嚴重是損害檔案原件。及時縮微復(fù)制檔案,能有效地保證檔案的安全。因此,以縮微品代替原件提供利用,可使檔案原件得到保護,延長檔案原件的壽命。

3.2檔案縮微之弊

⑴縮微設(shè)備成本較高。縮微設(shè)備泛指一切用于縮微拍照、沖洗、檢查等機械設(shè)備,其中常用的有縮微拍照機、縮微沖洗機、拷貝機、閱讀機、接片機、密度儀等。購買成套設(shè)備需要一定的財力支持。

⑵縮微拍攝工作要求高?？s微拍攝工作的各個環(huán)節(jié),雖然都有相對的獨立性,總的來說是一項系統(tǒng)工程。無論是編排、拍攝、沖洗、檢驗,還是調(diào)卷、還卷、整理、裝訂,都是互相關(guān)聯(lián)、互相制約的,哪個環(huán)節(jié)出了問題,都會影響縮微工作的質(zhì)量。

⑶ 縮微膠片利用過程較麻煩?？s微膠片本身是無法提供利用的,必須經(jīng)過一定的技術(shù)處理,對其進行拷貝和還原(放大顯示及復(fù)印)。利用印片(或鏡頭成像)的方法,把縮微品上的影像轉(zhuǎn)印到另一感光膠片上,制出縮微品副本的過程,通常將被拷貝的縮微膠片稱做“母片”,拷貝后產(chǎn)生的縮微品副本則稱作“拷貝片”?？截惼馁|(zhì)量主要取決于母片的質(zhì)量,同時也與所使用的拷貝片與拷貝機的類型、性能及工作人員的操作技能、環(huán)境條件等有關(guān),但不管如何改變上述條件,拷貝片影像的清晰度和解像力總會隨著拷貝片的"代"數(shù)的增加而下降,直至某一代拷貝片的影像處于可分辨的臨界狀態(tài)成為最后一代縮微品。通過借助閱讀器把縮微影像放大投射到屏幕上進行閱讀查看。如果查到所需信息,要借助特殊裝置將縮微影像放大復(fù)印到紙張上提供人們利用。

⑷縮微品的檢索速度較慢。要從高密度存貯的大量縮微影像中查找出特定的信息需要一定的時間和過程。縮微品的檢索不同于其他類型載體信息的檢索,由于它是極度縮小的信息,用肉眼無法直接辯認,因此必須借助于特殊的檢索設(shè)備和方法。

⑸檔案縮微品的保管條件要求高。檔案縮微品與紙質(zhì)檔案要分開存貯,需要建造符合縮微品保管要求的專用庫房。庫房的溫度保持在15~25℃,相對濕度保持在25~40%。庫房內(nèi)要防塵、防光,保持空氣的潔凈度。檔案縮微品的裝具不宜采用含酸、硫及硫化物過高的材料。

總之,將檔案縮微利弊俱存,因此檔案館在進行檔案縮微時要解決的關(guān)鍵一點就是掃描對象的選擇,可依據(jù)文件、檔案的利用頻率和保存價值來確定哪些內(nèi)容需保存于縮微介質(zhì)中。此外,將縮微設(shè)備、計算機設(shè)備有機結(jié)合,縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合,是檔案部門解決檔案長期保管問題,解決檔案快速檢索利用問題的最佳途徑。

4實物檔案逐步實現(xiàn)掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)的必要性

實物檔案掃描達到一定量時可以考慮縮微技術(shù)。

4.1縮微品適于長期保存的特性,滿足工程檔案長期保管的需要

(1)國家法規(guī)規(guī)定工程檔案必須長期或永久保管。

(2)公司自身參考利用需要檔案長期保管。

根據(jù)統(tǒng)計和經(jīng)驗,入庫保存期限在30年以內(nèi)的公司檔案占到設(shè)計參考利用檔案的95%以上,30年以上的約占5%。

(3)公司服務(wù)長期客戶(如泰鋼、馬鋼等)競爭改造項目,需要檔案長期保存一些原為我公司設(shè)計/承擔的項目在10年20年甚至更長期以后需要改造時,我公司因擁有長期保存完好的檔案,參與競爭時倍添方便,承擔/設(shè)計改造工程時也不需要甲方提供很多外部資料(特別是工藝、設(shè)備等外部資料),設(shè)計周期因而可以縮短。

4.2安全保管的需要

對于以設(shè)計為龍頭的工程公司來說,檔案是最重要的資源和財富,所以檔案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部檔案毀于一旦,這個責(zé)任誰也承擔不起的。檔案縮微品本身作為檔案的復(fù)制件,即是大大提高了檔案的安全性,而且縮微品的低成本復(fù)制并異地保管,則基本上可以認為檔案就有了絕對的安全性。“9•11”恐怖事件中,世貿(mào)大廈里的大公司因檔案縮微品的異地保存而受損較小。1995年日本阪神大地震,經(jīng)強磁場和劇烈震動,縮微品上影像沒有損失,卻造成大量計算機、光盤上儲存的信息的完全丟失。

4.3節(jié)省庫房和保管成本的需要

一般認為,縮微膠卷代替紙質(zhì)檔案后,庫房節(jié)省90%以上。我公司現(xiàn)有檔案庫房面積近1000平方米,全部檔案若以縮微膠卷保存,算上縮微工作空間和縮微膠卷保存空間合計所需最大也不超過100平方米。若以10年時間完成全部檔案的縮微化保存,且為利用方便文字檔案、藍圖檔案、非土建結(jié)構(gòu)底圖的保存期限為10～30年,土建結(jié)構(gòu)底圖保存50年,那么10年后開始檔案庫房空間最少可縮至現(xiàn)在的2/3到一半。當然,公司檔案保管的成本必然相應(yīng)地降低。

4.4有利于公司更好地保護知識產(chǎn)權(quán)和參與市場競爭

與國外技術(shù)工程公司相比,國內(nèi)公司實際上是以技術(shù)勞務(wù)掙錢,且短期內(nèi)難以改變這一點。而現(xiàn)在越來越多的甲方要求提供CAD電子文件(多數(shù)不另收費),由于技術(shù)原因公司尚無可靠手段來保護知識產(chǎn)權(quán),更無法避免甲方或其它單位利用我們提供的電子文件無償侵占公司CAD電子文件繪制的勞動時間,對公司不利影響較大,特別是可能使公司今后對同一項目的改造的競爭優(yōu)勢降低了。甲方要求我們提供電子文件的借口,其檔案管理的需要占有很大因素。若我們按國外慣例向其提供縮微膠卷或掃描電子文件光盤,我們就可不提供CAD電子文件而滿足一些甲方的要求。在其它行業(yè),也已有建設(shè)單位要求承包單位在工程結(jié)束時同時提供紙質(zhì)文件和縮微膠卷的,如廣東大亞灣核電站項目。對以設(shè)計為龍頭的工程公司來說,減少了CAD電子文件的對外提供,就有利于對于公司保護知識產(chǎn)權(quán),保持改造項目的競爭優(yōu)勢。

5關(guān)于公司掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)組成的考慮

公司檔案縮微工作擬選擇掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)的考慮因素是:

(1)公司老檔案多,已有底圖達145萬張以上,且卷放多年,若采用平板式光學(xué)拍攝縮微,則縮微前整理工作量太大、難以承受,采用掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)則整理工作量小;

(2)平板式光學(xué)拍攝縮微方式需用人力多、人員技術(shù)要求高、效率較低,掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)自動化程度、勞動生產(chǎn)率均較高;

(3)掃描縮微復(fù)合系統(tǒng)最適宜于擁有大量的紙張文件檔案或電子文件檔案處理,而且數(shù)量日益增多;文件檔案需要長期保存;文件檔案需要進行有效管理,能夠較快地查詢的優(yōu)勢,切合我公司檔案的特點和對檔案縮微工作的要求。

參考文獻:

[1] 《基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》.

篇4

1.1對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不夠重視

在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)過程中，醫(yī)療工作往往是醫(yī)院建設(shè)的中心工作，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠，認識不到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性。在我國的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展過程中，計算機已經(jīng)達到了普及的程度，在各個部門中都有所應(yīng)用，但是在檔案管理建設(shè)方面仍是存在著許多的問題。另外，由于醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠，致使進行檔案管理信息化建設(shè)的的資金投入不夠充足，無法引進更加現(xiàn)今的檔案信息化管理的設(shè)備，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供更加有利的后備力量，嚴重的影響了醫(yī)院的發(fā)展進步。

1.2檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

在目前的醫(yī)院檔案管理所應(yīng)用的管理軟件中，相對于當今計算機技術(shù)的發(fā)展與進步的水平仍處于落后階段，在醫(yī)院檔案管理方面應(yīng)用的軟件技術(shù)尤為顯著。在我國現(xiàn)今所用的計算機檔案管理系統(tǒng)中，多使用的是單版機檔案管理系統(tǒng)，雖然在我國的檔案管理方面做出了巨大的貢獻，但是隨著我國計算機技術(shù)發(fā)展越來越迅速，原有的檔案信息管理方式無法適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的需要，而且相對落后的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)無法與其他健全的系統(tǒng)進行連接使用，大大的減慢了醫(yī)院的辦事效率，因此，在今后的檔案信息化建設(shè)當中應(yīng)當不斷地提高管理軟件的可兼容性與可擴張性。

1.3檔案管理標準化程度低

檔案管理的標準制約著醫(yī)院各種信息資料歸檔工作的進行，是檢驗檔案信息有效程度的重要標志。而檔案管理標準化程度低的現(xiàn)象廣泛存在與各個醫(yī)院的檔案管理過程中，導(dǎo)致在進行檔案歸檔過程中信息建設(shè)不完全等現(xiàn)象的產(chǎn)生。例如，檔案管理標準低使不同管理者進行檔案管理過程中的管理標準不一致、規(guī)格不一，無法在各個部門中實現(xiàn)資源共享，對于醫(yī)院的信息化建設(shè)是一個巨大的阻礙。

1.4醫(yī)院檔案管理格局混亂

醫(yī)院的檔案管理部門是一個多部門管理的綜合部門，會對各個部門的相關(guān)信息進行記錄。在目前的醫(yī)院檔案管理部門的工作中，由于信息化建設(shè)不夠完善，需要大量的人力、物力對醫(yī)院資料進行整理匯總，而且涉及到多個部門的不同工作領(lǐng)域，這就極易使檔案管理過程中出現(xiàn)混亂的局面，這就需要信息化設(shè)備對各部門的信息進行統(tǒng)籌規(guī)劃，達到有條理、有規(guī)劃的建設(shè)局面。

1.5檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高

醫(yī)院在進行檔案管理人員的選拔時，一般比較松弛，致使醫(yī)院檔案管理人員多是兼職人員或年齡較高的醫(yī)院閑散人員，只有少部分是專業(yè)人員，這些人的專業(yè)知識往往都不夠全面，不具備熟練應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，而且思想素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)不足以應(yīng)對現(xiàn)今醫(yī)院服務(wù)日益發(fā)展的需要。另外，現(xiàn)有的檔案管理人員多缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在對檔案管理的認識程度上也存在十分嚴重的問題，致使在工作崗位上不夠安心的工作，嚴重缺乏對工作的主動性和創(chuàng)新性。在醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中，只會對技術(shù)人員進行培養(yǎng)，往往忽略了檔案管理人員。因此，在進行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中需要嚴格的對整個檔案管理團隊進行挑選、培訓(xùn)。

2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的對策思考

2.1高度重視是檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵

在進行檔案管理過程中，只有將檔案進行信息化才能對檔案進行很好管理工作。同時只有對檔案的很好管理工作，才能將各種局限降到最低程度。同時還能沖破檔案利用過程中出現(xiàn)的各種問題。在進行檔案管理過程中，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。在檔案的管理過程中，是醫(yī)院的現(xiàn)代化管理工作的重要組成部分，只有將檔案管理工作做好，才能是檔案信息化建設(shè)一個重要的組成部分，同時也是醫(yī)療業(yè)務(wù)的輔助重要組成部分。將檔案的工作只有高度重視化才能很好的對檔案進行管理工作，這樣就會使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)等對決策的重要參考依據(jù)。只有讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的信息化建設(shè)過程才能讓醫(yī)院的檔案室管理工作做好，通過檔案管理工作人員的不斷重視工作，才能使醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)才能很好的實現(xiàn)。

2.2加快醫(yī)院檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

在進行檔案的管理工作時，只有對檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)倒位才能讓檔案館信息資源建設(shè)順利進行。同時檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)前提，只有對檔案信息化過程中檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施提高，才能使檔案信息化變?yōu)榭赡芎蛯崿F(xiàn)。在進行檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，包含很多的過程，同時還有檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)過程，只有不斷提高檔案館的硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)才能真正實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化，這樣就能很好的提高了檔案室的管理工作和工作效率。

2.3實行醫(yī)院檔案信息一體化管理

在進行醫(yī)院的管理工作過程中，現(xiàn)代的醫(yī)院都是管理和運行的并行的過程，同時這個過程還是一個綜合的管理系統(tǒng)，是一個信息采集，處理信息同時還是對信息進行加工處理和利用的過程，在現(xiàn)實的工作過程中，醫(yī)院是一個綜合的管理信息系統(tǒng)，同時對檔案的信息管理工作就是一個很好的處理信息的過程，同時一個加工處理過程，對檔案信息管理工作，就是對檔案與其他信息分體管理過程，同時之間還要不斷的協(xié)調(diào)和管理工作，這樣就很好的利用系統(tǒng)的思想對信息進行綜合處理，在這個過程中就會提供更多的綜合性的知識和信息，形成更有效率的資源信息庫，可以節(jié)省很多的財力和物力，將檔案管理工作融合到醫(yī)院整體的信息化建設(shè)過程中去，使醫(yī)院能夠很好的進行一個整體的過程和機構(gòu)，建成一個結(jié)構(gòu)合理和功能齊全的信息中心，實現(xiàn)醫(yī)院信息化建設(shè)的需要。

3結(jié)語

篇5

本文作者：容兆友工作單位：廣東省茂名市第三人民醫(yī)院

當前，IT技術(shù)、辦公自動化得到了較為快速的發(fā)展，在這種情況下，傳統(tǒng)檔案信息管理對于現(xiàn)代化管理的需求已經(jīng)不能滿足，從而也出現(xiàn)了更多的問題和不足之處。例如，①傳統(tǒng)檔案信息沒有較廣泛的收集范圍，與信息管理的實時性不能相適應(yīng)，這一點問題重點體現(xiàn)在檔案和信息之間沒有直接的聯(lián)系，不能在其中直接獲得信息，使統(tǒng)計和歸納工作出現(xiàn)更多的困難。②傳統(tǒng)檔案管理需要很大的館藏。很長時間以來，因為我國大部分醫(yī)院醫(yī)療用房相對比較緊張，在這種情況下，醫(yī)院對檔案工作的硬件并不能緊隨其發(fā)展的腳步，檔案庫房不僅面積小，而且設(shè)備也比較落后，檔案保管是無法實現(xiàn)合理性的。③不能充分地利用檔案，信息也不夠全面，某一檔案只能將某一時間信息、某一時段的信息反映出來，但是針對沒有時間的全面性，有的時候，重復(fù)采集信息的現(xiàn)象是經(jīng)常會出現(xiàn)的，人力、物力、財力都會出現(xiàn)嚴重的浪費。④檔案管理人員沒有很強的管理責(zé)任意識，檔案不能得到有效的利用。有的檔案管理人員沒有很強的管理意識，針對一些文件資料不能按照相關(guān)規(guī)定對其進行移交和歸檔處理，這樣的話，檔案管理在很大程度上會出現(xiàn)問題。很多重要的會議照片的保存和上交都沒有專人對其進行負責(zé)，單獨存放，造成資料經(jīng)常出現(xiàn)遺失現(xiàn)象；很多科室針對一些獲獎材料的實物影像資料沒有進行及時地收集，使資料不齊全，保存價值降低。⑤檔案管理模式不能與時俱進，管理人員的業(yè)務(wù)水平相對也比較落后。傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案兩種方式組成，并且管理大部分也是以手工為主，檔案工作人員不僅需要在時間和精力上浪費諸多，而且在檔案查詢過程中，人工進行工作所浪費的時間也是比較長的，效率也不會很高，還經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。總而言之，傳統(tǒng)檔案管理觀念不僅在采集和利用檔案過程中產(chǎn)生嚴重的影響，而且對于醫(yī)院的發(fā)展也會產(chǎn)生制約的效應(yīng)，在這種情況下，對其進行改進和創(chuàng)新是必然的。

“信息電子整理”是醫(yī)院檔案信息化的核心內(nèi)容，也就是在檔案的分類、編目、排序、檢索、歸檔保存的過程中，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使其更容易查詢和應(yīng)用，而且將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾?，這樣的話，醫(yī)院的管效率才能得到很大的提升。換言之，信息化可以作為一種手段，而紙質(zhì)管理則是一條道路，而最終目的都是使效率得到很大的提升。本文從以下幾個方面簡單分析一下如何進行加強建設(shè)。（一）加強檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)在很多醫(yī)院的檔案資料都是紙質(zhì)或者照片形式居多，這種情況在溫度、通風(fēng)和防火等條件下，都對檔案庫房造成了嚴峻的挑戰(zhàn)。但是醫(yī)院對于存儲檔案的庫房并不能有太大的空間，很多指標對于檔案的長久保存都不能有很大的幫助。所以，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都是必須要進行的工作。硬件設(shè)施主要就是指與現(xiàn)代化管理工作相結(jié)合使用的計算機、存儲設(shè)備、多媒體影像采集以及錄入系統(tǒng)，例如，照相機、掃描儀、復(fù)印機等，還會有一些可以控制溫度、濕度以及可以防火防盜的設(shè)備等；而軟件設(shè)施則包含檔案管理軟件和相應(yīng)管理文件，例如，計算機操作系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫軟件、檔案查詢系統(tǒng)、信息安全軟件等，并且還包含檔案管理員的職責(zé)等。與此同時，因為發(fā)展速度越來越快的電子技術(shù)，設(shè)備的更新?lián)Q代速度也隨之不斷加快。所以，在對設(shè)備進行安裝的時候，冗余度是一定要作為重點考慮對象的，并且還要將前期規(guī)劃做好，對設(shè)備的升級及時進行。（二）檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化很多醫(yī)院的發(fā)展歷史已經(jīng)超過幾十年，而且檔案資料大部分都屬于紙質(zhì)，這樣的話，不僅不容易保存，而且在進行檢索、利用的時候也會出現(xiàn)很多問題。所以，檔案數(shù)字化是檔案信息化進行實施的前提條件。第一，醫(yī)院針對這類問題應(yīng)該出臺相關(guān)的規(guī)章制度，針對剛剛增加的檔案應(yīng)該全部利用數(shù)字化的方式，將其儲存為電子文檔的形式；第二，針對之前已經(jīng)存儲過的檔案資料，應(yīng)該在一定程度上重新錄入電子文檔，使檔案的數(shù)字化得以實現(xiàn)，這樣的話，檔案的信息化才能有更好地發(fā)展。（三）建立科學(xué)的信息化檢索體系檔案信息光是憑借采集是不完全不夠的，還需要對管理軟件進行全面地應(yīng)用，只有這樣，管理才能更為有效。而想要實現(xiàn)信息化管理，第一，建立科學(xué)的檢索工具體系，實現(xiàn)多關(guān)鍵詞檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，從不同角度利用檔案。第二，要將互聯(lián)網(wǎng)檢索充分地利用起來，檔案部門所利用的互聯(lián)網(wǎng)帶寬越來越廣泛，從而將檔案信息的局域網(wǎng)保存得以實現(xiàn)，院內(nèi)人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對需要的資料更為快速地檢索出來，資源共享就得到了最大程度的實現(xiàn)。（四）開展檔案管理人員信息化培訓(xùn)很長時間以來，很多醫(yī)院不能充分地認識到檔案管理人才的重要性，在醫(yī)院中，大部分檔案管理人員都屬于兼職類型的，基本上在檔案信息管理上都沒有足夠的專業(yè)性，但是醫(yī)院針對這類管理人員也不能定期進行相關(guān)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這樣的話，檔案工程人員就不能對檔案管理有深入地了解和認識，而且在管理水平上也不能有創(chuàng)新性。站在發(fā)展的角度上進行分析，檔案管理的整體水平的好壞，檔案管理人員的素質(zhì)在其中起著決定性的作用，所以，醫(yī)院針對檔案管理人才的培養(yǎng)應(yīng)該不斷加強，在定期內(nèi)不斷開展相關(guān)的知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理意識深入每位管理人員心中，尤其是在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識、檔案數(shù)據(jù)信息庫以及信息設(shè)備的運用等方面進行重點培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。除此之外，可以選擇出幾名比較出色的檔案管理人員外出進修或者參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他醫(yī)院檔案管理的先進之處，將本醫(yī)院的技術(shù)不斷提升，最終使檔案管理隊伍得到更好更快地發(fā)展和進步。（五）充分利用網(wǎng)絡(luò)資源在檔案信息化有所實現(xiàn)的過程中，資源配置得到了最大程度的優(yōu)化，同時，在醫(yī)院中發(fā)揮更有效的作用。很多醫(yī)院經(jīng)過長時間的發(fā)展，其中的名醫(yī)越來越多，驗方也不斷增加，醫(yī)案汗牛充棟，其中不乏閃爍著中醫(yī)辨證論治思想的無形財富，值得后來人繼承學(xué)習(xí)。通過檔案的信息化，這些資源都將得到更快、更全面、更高效地利用。因此，要利用醫(yī)院檔案信息化的契機，對珍貴的歷史資料、文獻資料、學(xué)科進展、名醫(yī)醫(yī)案等以電子文件的形式分類保存，并利用醫(yī)院局域網(wǎng)進行上傳、查閱，不但可有效地保護檔案原件，避免原件損壞，同時也能讓臨床、科研人員從中獲益，提升診療水平、深化研究進展。對醫(yī)院來說，不僅將“死資料”變成了“活寶庫”，還對醫(yī)院的學(xué)術(shù)傳承起到了巨大促進作用。此外，醫(yī)院的黨務(wù)工作、行政工作、醫(yī)學(xué)教研，甚至基建圖紙都可采用此類方式進行處理，既可以節(jié)省空間，又能方便查閱。

綜上所述，隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展和進步，與自身的條件相結(jié)合，不斷創(chuàng)新，要時刻遵循檔案使用的高效率的原則，在醫(yī)院檔案管理者中建立一套高效、科學(xué)、合理的檔案管理體系。在檔案管理過程中，要對檔案信息化建設(shè)的重要性有較為充分地認識，在此基礎(chǔ)上，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，使管理人員可以充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)來管理檔案，不斷創(chuàng)新檔案工作，從而使檔案工作在醫(yī)療事業(yè)中更有效地發(fā)揮作用。

篇6

[關(guān)鍵詞]檔案信息化建設(shè)；檔案管理

1.引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設(shè)由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)在結(jié)合單位自身實際情況的同時，運用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一對檔案信息資源進行科學(xué)有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉(zhuǎn)型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設(shè)進程，使之在長期的信息化建設(shè)中得到充分的發(fā)展。

2.檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結(jié)合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)對在檔案工作中涉及的信息資源進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設(shè)對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。

3.檔案信息化建設(shè)及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設(shè)的進度各不相同，且對檔案的信息化建設(shè)缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴重落后，這也導(dǎo)致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設(shè)，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。

3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設(shè)備，從而為檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設(shè)發(fā)展過程中看，有關(guān)單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎(chǔ)設(shè)施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.3對檔案信息化建設(shè)管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進程缺少足夠的了解，部分單位內(nèi)部更是缺乏完整的質(zhì)量監(jiān)督體系，從而導(dǎo)致相關(guān)管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進程造成了阻礙。

3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設(shè)工作對相關(guān)人員的專業(yè)知識和技術(shù)要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學(xué)技術(shù)和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結(jié)合實際情況對檔案進行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設(shè)的專門人才數(shù)量較少且素質(zhì)不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設(shè)工作水平的提高。

4.加強檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法

4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設(shè)過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設(shè)的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標準，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質(zhì)量。實際上，技術(shù)人員在將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設(shè)工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。

4.2增強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先應(yīng)當加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設(shè)工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質(zhì)量可靠的軟硬件設(shè)施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)完善，不斷運用先進的信息多媒體技術(shù)建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。

4.3提高對檔案管理信息化建設(shè)的認識水平。相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當定時定期對檔案管理及信息化建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認識。此外，有關(guān)單位和部門管理階層及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當不斷提高自身的責(zé)任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責(zé)任體系，使檔案信息化建設(shè)的工作合理有序進行。

5.加強對檔案管理信息化建設(shè)人才隊伍的培養(yǎng)

檔案管理的人才隊伍建設(shè)及培養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設(shè)的高級人才數(shù)量匱乏，技術(shù)人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)當積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設(shè)的工作隊伍，提高建設(shè)的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)工作人員的管理力度，強化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴充檔案管理信息化建設(shè)的人才隊伍。

6.結(jié)束語

如今，信息化已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量，還對經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設(shè)是一個長期且復(fù)雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設(shè)的步伐。

參考文獻

[1]付野.試論檔案管理的信息化建設(shè)[J].機電兵船檔案，2012（6）

篇7

1檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢與特點

通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關(guān)工作時難免會出錯，導(dǎo)致檔案資料的準確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責(zé)所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。

3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹

檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結(jié)合各個行業(yè)的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設(shè)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會以及大眾。

4改進檔案管理的建議與方法

4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識與技術(shù)培養(yǎng)

優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務(wù)意識，堅持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強對管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。

4.2提高檔案信息管理水平

在先進科學(xué)技術(shù)的推動下，通過使用計算機相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進程。通過相關(guān)計算機管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務(wù)社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

4.3加強檔案信息管理

在進行檔案信息化建設(shè)過程當中，應(yīng)當提前制定好相關(guān)工作流程，在整個建設(shè)過程中都應(yīng)保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當結(jié)合當前社會需求進行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺時，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結(jié)合社會需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

5結(jié)語

通過建設(shè)信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求。因此，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實際出發(fā)，結(jié)合社會需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程。

作者:蘭志芳 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院

參考文獻:

［1］張玄.檔案信息化建設(shè)的幾點思考［J］.辦公室業(yè)務(wù),2013(11).

［2］趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考［J］.辦公室業(yè)務(wù),2014(23).

［3］夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考［J］.云南檔案,2010(3).

篇8

一、開發(fā)利用檔案信息資源，是檔案的價值特性和檔案作用的規(guī)律性所決定的

第一、檔案的特點決定了其價值和作用更決定了檔案作為信息資源必須加以利用。檔案作為歷史事件的見證，本身是歷史的真實記錄，就是用來作為憑證參考的，因此它具備兩大基本特點：一是歷史上特定的社會活動的原始積累與見證；二是用來保存?zhèn)洳榈?。以上兩大特點同時又決定性了其價值的兩個方面即憑證作用和參考作用。檔案的憑證作用，即作為歷史的真憑實證構(gòu)成其憑證價值同樣檔案信息不僅歷史地反映了客觀事物和思維發(fā)展的縱向，耐用廣泛地反映了事物領(lǐng)域和實踐活動的廣度他的這種可靠的、廣泛的參考作用，又構(gòu)成了檔案的另一個基本價值情報價值總之，檔案的特點和價值決定了檔案的用途只有充分發(fā)揮其信息作用，才能充分體現(xiàn)檔案收集保管的意義，才能體現(xiàn)檔案信息的價值更何況，從方案自身而言，檔案信息是信息資源的一部分當然具有信息的牲當然具備傳播與參考的特征。

第二、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性要求方案信息作用的發(fā)揮是逐步擴展、逐步開放的。首先檔案作用的時效性和擴展性告訴我們，在不同的條件下，檔案會發(fā)生失值、降值、增值等不同的變化。其中檔案的時效性要求檔案管理必須主動掌握時機，對一些解決實際問題，在一定范圍內(nèi)有現(xiàn)實查考價值的要積極推出，主動提供利用。否則檔案本身就沒有價值了。檔案的價值促成檔案的多元化發(fā)展，而且由于數(shù)碼科技的應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)時代的到來，這種檔案的價值發(fā)揮了，有了更廣闊的平臺，更是被發(fā)揮的淋漓盡致。因此，我們應(yīng)從其作用的多元化發(fā)展的特點中，認真研究對策，更好的發(fā)揮作用。第三、檔案的行政作用弱化率和科學(xué)作用率為檔案信息的開放使用提供了需求的必然，找尋了良好的資源體系。

二、檔案管理現(xiàn)代化所面臨的挑戰(zhàn)

1、歷史延續(xù)下來的，普遍存在的老問題是：檔案室各自獨立且館藏單一、搜集、整形、儲存、使用的手段較為落后；管理封閉、觀念落后，管理人咒素質(zhì)總體上偏低，跟不上需求等。

2、現(xiàn)代化管理中遇到的新問題與新舊矛盾是：檔案開放、信息共享與文檔的真實性、保密性的矛盾現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，電子文檔的出現(xiàn)，新的儲存介質(zhì)在安全性和歷史鑒定的真實性方面越來越差。雖然電子文檔給文檔保存和查閱提供了極大的便利，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件，但同時電子文檔不具備孤本性，共再生性和中間被修改的可能性大為增加，一旦檔案失真，也就不能成為檔案了。

檔案信息的確被利用與不會利用即不再利用之間的矛盾。目前，我國檔案管理水平基本處于傳統(tǒng)的以保存為主的管理階段，或信息與利用的初級階段，遠未實現(xiàn)檔案的信息資源管理與開發(fā)利用。實質(zhì)上檔案信息是資源，就具備一定商業(yè)性或經(jīng)濟性，如果把這個信心資源保護的同時開發(fā)充分了，必須會創(chuàng)造較大的經(jīng)濟價值。如：利用檔案開展歷史、人文、科技生產(chǎn)等專題方面的歷史與現(xiàn)實的縱深比較研究等，對社會生產(chǎn)于文化發(fā)展的作用和意義卻是非常之重大的。

信息社會化與檔案社會化管理手段落后的矛盾。當前，隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)上檔案服務(wù)已初露端倪，圖書、檔案、情報一體化建設(shè)更是方興未艾，這些促成了檔案作為社會信息資源的重要組成部分日益成為國家經(jīng)濟建設(shè)與復(fù)學(xué)文化建設(shè)的重要資源。形式發(fā)展的同時，一方面需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開發(fā)者的作用，不斷提高自身素質(zhì)，科學(xué)管理與開發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。另一方面當然需要對檔案室進行現(xiàn)貨化設(shè)施設(shè)備的配置，否則檔案信息的社會化便只能是無本之末。事實上，在現(xiàn)實的檔案管理工作中?，F(xiàn)代化管理手段落后意識非常突出的問題，而且問題的核心不是現(xiàn)代化管理理念和手段的落后，二是連最起碼的現(xiàn)代化建設(shè)條件都不具備，更談不到現(xiàn)代化管理了。有的只是配備一臺微機，更無管理軟件可言。如此突出的需求與實際條件的差距和矛盾，必須引起有關(guān)部門的高度重視。

三、檔案管理現(xiàn)代化的對策

（一）以信息服務(wù)為主導(dǎo)，進行資源化建設(shè)。

所謂資源化建設(shè)，就是市檔案信息變成信息資源。要使其本身變成信息資源，就是要從政治、經(jīng)濟、人文、歷史、管理、服務(wù)等多種角度對檔案信息進行規(guī)劃、整理、控制，以確保檔案資源的可開發(fā)性、再生性。在這過程中，主要是把握兩頭，即檔案的收集與檢索，做好輸入與輸出工作。在輸入過程中注重信息儲備加大收集力度，并進行監(jiān)控，從而有效滿足社會對檔案的需求。在輸出時，尤其注重編目閱卷的專題整合與檢索服務(wù)的深化，以利用檔案信息的價值作用，從行政作用部門價值升化為社會作用，社會價值。

（二）優(yōu)化檔案信息資源管理模式，提高信息效率。

1、激活檔案室藏內(nèi)容，讓檔案信息活起來，檔案是歷史資料，數(shù)據(jù)與情報的匯集，其表現(xiàn)形式多數(shù)為大量的文本檔案和少量的圖片，聲像資料，要創(chuàng)建“搜索”引擎，此外檔案人員還應(yīng)把這些信息給予加工、整理，在大系統(tǒng)中，建立專題檢索，以專題檢索途徑，實行“節(jié)點訪問”或“專題點擊”，從而提高檔案與社會的對接能力，使檔案信息被升職為知識，只有檔案信息成為知識，在能真正發(fā)揮其資源作用，才能達到開發(fā)利用信息的目的。

篇9

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化；建設(shè)

引言

城建檔案信息化是城市高速發(fā)展對城市規(guī)劃建設(shè)管理提出的最基本也是最重要的要求，也是提升城市規(guī)劃建設(shè)效率的重要手段。城建檔案信息化不僅僅是技術(shù)上的改變，更重要的是管理觀念、方式、方法乃至整個管理模式的變革和創(chuàng)新。目前，我國大多數(shù)城市的城建檔案信息化的建設(shè)速度還和社會發(fā)展的速度不相適應(yīng)，影響了城建檔案利用的廣度和深度，為此，本文將對其中存在的問題及原因進行歸納、探析，并提出應(yīng)對措施。

一、城建檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著時代的不斷發(fā)展，也讓社會科學(xué)技術(shù)的得到進步，特別是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的不斷深入，更是加快了時展的進程，也讓人們的日常生活和工作發(fā)生了巨大的變化?，F(xiàn)今，眾多行業(yè)和領(lǐng)域都廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)，以此提高自身工作生產(chǎn)的效率，增強工作生產(chǎn)質(zhì)量，也讓眾多管理工作變得井然有序。而且近幾年來，我國檔案部門大力推進和開展檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作和社會同步發(fā)展的目標，同時也順應(yīng)社會對檔案管理的需求，尤其是目前各類單位管理的各個方面都會涉及到計算機管理，而且計算機早已經(jīng)深入到人們的工作中，同時電子文檔在很多方面以它所具有的快捷的辦公速度以及傳遞速度的優(yōu)勢取代了紙質(zhì)文件，因此檔案管理信息化就應(yīng)運而生，并且成為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵影響因素。除此之外，檔案管理信息化還有助于保證檔案資料的完整性和準確性，這也是傳統(tǒng)檔案管理模式中有所欠缺的，因為在傳統(tǒng)檔案管理過程中受人為因素的影響最大，如果檔案管理人員沒有根據(jù)相關(guān)的檔案管理規(guī)范制度和章程進行管理工作，那么就容易造成檔案資料的混亂甚至是丟失，而且傳統(tǒng)檔案管理模式的效率較低，不能滿足當前辦公高速和高效率的要求。

二、城建檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題

（一）、城建檔案信息化建設(shè)前期準備不夠

前期準備工作是城建檔案信息化建設(shè)的重要前提，然而目前檔案信息化建設(shè)的前期準備工作仍然存在著一些不足之處。首先，城建檔案資料質(zhì)量不高、不準確和不齊全。城建檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)性較強，涉及到諸多學(xué)科，檔案編制需要由綜合專業(yè)技術(shù)能力較強的人員負責(zé)。而目前大部分工程檔案的編制工作均是由施工單位完成的，因為施工單位通常只關(guān)心工程的質(zhì)量，忽視竣工檔案的編制工作，大部分施工單位的工程檔案編制工作是由一些專業(yè)水平較低的人員承擔的，導(dǎo)致工程檔案整理不規(guī)范、標準不統(tǒng)一，極大地影響了進館城建檔案的質(zhì)量。其次，電子文件檔案收集不及時、不齊全。大部分城建檔案單位過于重視收集文本文件，而忽視收集聲音文件、圖像文件和電子文件。城建檔案單位沒有明確規(guī)定電子文件檔案的歸檔時間，與此同時紙質(zhì)檔案電子化進程緩慢。

（二）、思想認識不到位，影響了城建檔案的信息化進程

思想認識不到位體現(xiàn)在三個層面，一是現(xiàn)有檔案管理人員的認識不到位。隨著《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》的宣傳貫徹執(zhí)行不斷深入，目前城建檔案管理人員的檔案意識和法制觀念有了一定程度的提高，但從對城市的建設(shè)、規(guī)劃、管理負責(zé)，對歷史負責(zé)的角度來看還缺乏一定的深度，與城市的發(fā)展和社會的進步還有一定的距離?，F(xiàn)有檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理方式及管理思維的禁錮，在新知識新技能掌握上不夠積極。二是由于檔案管理人員的認識不到位，對城建檔案信息化建設(shè)的宣傳力度不夠，沒有得到當?shù)爻墙n案行政主管部門領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)認識不到位，對城建檔案信息化重視不夠，在資金投入和人員配置等方面自然就不能給予大力支持。三是由于宣傳力度不夠，社會各界，特別是建設(shè)單位在提供檔案時，基本上沒有數(shù)字化、信息化的檔案資料。因此，加強城建檔案信息化工作的宣傳，向公眾展示城建檔案信息化成果，強化檔案信息化、數(shù)字化意識，是目前急需解決的問題之一。

三、對城建檔案信息化建設(shè)的幾點建議

（一）提高信息化檔案建設(shè)的技術(shù)水平

在進行信息化檔案建設(shè)的過程中，工作人員要配置齊全的計算機等硬件設(shè)備，并能夠根據(jù)檔案信息的特點選擇適當?shù)南到y(tǒng)軟件進行信息統(tǒng)計，這樣能夠有效地提高信息化檔案建設(shè)的技術(shù)水平，并能夠在建設(shè)的過程中不斷進行完善，保證檔案的信息化傳播平臺系統(tǒng)性的強大，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全文和目錄數(shù)字化，使檔案中的信息能夠在比較完善的現(xiàn)代化設(shè)備中進行內(nèi)容錄入和統(tǒng)一的保存，這樣能夠有效地提高工作效率。

值得注意的是，在進行檔案錄入時，要嚴格按照國家的規(guī)定和標準進行，并要進行一定的審查，保證信息錄入的準確性，減少重復(fù)性，推動信息化檔案建設(shè)的發(fā)展。建設(shè)檔案信息化后，檔案的管理部門能夠?qū)n案中的信息進行共享，但是這樣就使得檔案管理中出現(xiàn)漏洞。所以在建設(shè)檔案信息化工作時，要界定的網(wǎng)上的信息，按級別進行文件信息預(yù)覽，對信息進行科學(xué)、合理的分類，查閱信息的用戶需要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)驗證才可以查閱信息。也可以明文規(guī)定一些信息是可以公開的，一些信息是只有一部分管理人員或者需要特殊條件才可以查閱，通過界定預(yù)覽者的身份進行信息公開或保密，這樣能夠有效地保證檔案信息的安全性和可靠性。

（二）、引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

從目前所了解的各地基層檔案工作人員學(xué)歷上看，檔案管理專業(yè)的人員偏少，要主動聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高館員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，適應(yīng)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)和正常運行的需要。對有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，同時，建議要積極引進調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生，盡快改變現(xiàn)有干部的知識結(jié)構(gòu)，要逐步培養(yǎng)和配備高素質(zhì)檔案工作者，建立一支知識結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、復(fù)合型、富于創(chuàng)新開拓的隊伍。

（三）、加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識

城建檔案信息化建設(shè)要全面貫徹實施住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，要把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，增強信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感。大力提高工作水平和工作效率。要在市政府的統(tǒng)籌下制定規(guī)劃、講求實效、分步實施、適度超前，重點抓好信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用軟件的使用、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息數(shù)據(jù)安全管理工作。以加快推進檔案信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)與各地電子政務(wù)建設(shè)的同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

結(jié)束語

總之，信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，城建檔案的信息化工作又是一項實踐性很強的工作，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行。因此，我們必須要以庫藏檔案資源為基礎(chǔ)，以市場需求為導(dǎo)向，以創(chuàng)新發(fā)展為動力，以利用服務(wù)為目的，努力開拓城建檔案信息化工作新思路，快檔案的現(xiàn)代化管理進程，努力實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

參考文獻

[1] 李利. 城建檔案信息化建設(shè)解決方案[J]. 城建檔案，2010（02）：75～76.

篇10

1 用科學(xué)發(fā)展觀處理城建檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中的問題

新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如城建檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字城建檔案館（室）建設(shè)問題等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，城建檔案管理者都必須作出理性與科學(xué)的分析。

伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，城建檔案信息化建設(shè)的階段性目標也要及時作出相應(yīng)調(diào)整，城建檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在城建檔案信息化建設(shè)中，必須認識長遠并立足當前，用科學(xué)發(fā)展觀認真解決城建檔案信息化建設(shè)中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

2 加強城建檔案信息化建設(shè)中的安全保障

在城建檔案信息化建設(shè)中，安全保障應(yīng)包括兩方面：一方面，是檔案信息存儲安全，另一方面，是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強城建檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理。加強計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息的設(shè)備要加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保城建檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。在利用安全上，既不能只強調(diào)利用而忽視保密，將不該上網(wǎng)公開的內(nèi)容公開或未設(shè)置訪問權(quán)限，又不能只強調(diào)保密而限制利用，使可利用的城建檔案信息過少，應(yīng)堅持利用和保密并重原則。

3 有效推進城建檔案信息化順利實施的必要條件

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實現(xiàn)城建檔案信息化的基礎(chǔ)。

城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一項十分重要的工作，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計算機、交換機、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，要注意平衡好硬件建設(shè)和軟件建設(shè)的關(guān)系，應(yīng)用軟件的設(shè)計和開發(fā)，務(wù)必精益求精，追求完美。只有做好基礎(chǔ)建設(shè)，才能穩(wěn)步、健康、高效地推進城建檔案信息化建設(shè)。

3.2 經(jīng)費投入是實現(xiàn)城建檔案信息化的保障。經(jīng)費不足是影響城建檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入，取決于建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化城建檔案館地位和作用的認識程度。事實證明，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為城市建設(shè)信息服務(wù)中心的城建檔案館，其地位和作用更加突出。城建檔案館自身也要通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強造血功能。