導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇數(shù)字化管理的作用，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價(jià)值，因此必須加大對(duì)檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來(lái)看，主要對(duì)其總結(jié)了以下這幾個(gè)方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會(huì)“迎來(lái)送往”，送走很多畢業(yè)生。同時(shí)會(huì)招來(lái)很多新生，這對(duì)高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對(duì)新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對(duì)畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動(dòng)，此時(shí)檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動(dòng)較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對(duì)學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個(gè)部門分出一個(gè)檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過(guò)去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會(huì)的管理模式來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無(wú)法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢(shì)，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來(lái)并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來(lái)越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計(jì)算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價(jià)值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來(lái)，對(duì)此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價(jià)值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對(duì)于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對(duì)此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過(guò)程中，主要的一個(gè)途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個(gè)檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對(duì)檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對(duì)此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來(lái)。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過(guò)計(jì)算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過(guò)程中沒(méi)有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財(cái)力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來(lái)可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時(shí)間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來(lái)紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲(chǔ)和查閱，而且電子智能化的記載儲(chǔ)存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，還可以儲(chǔ)存音頻資料，對(duì)于及時(shí)的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過(guò)程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲(chǔ)存在文檔的資料庫(kù)當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時(shí)效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個(gè)的統(tǒng)計(jì)整理到儲(chǔ)存的過(guò)程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個(gè)的辦公流程順暢無(wú)阻，節(jié)省了很多的人力和時(shí)間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時(shí)代需求的。然而目前，我國(guó)在運(yùn)用數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，還存在很多的困難沒(méi)有克服，還沒(méi)有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個(gè)工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個(gè)資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒(méi)有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對(duì)于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對(duì)待。4、管理資料。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒(méi)，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問(wèn)題?，F(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對(duì)過(guò)去簡(jiǎn)單多了，在對(duì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)，可以節(jié)約時(shí)間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時(shí)間、精力；在編排資料中，利用計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時(shí)還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對(duì)每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過(guò)程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮?，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個(gè)很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會(huì)對(duì)學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時(shí)候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對(duì)學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲(chǔ)存模式當(dāng)中存在著很多的問(wèn)題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時(shí)受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒(méi)有做好保密防范工作，隨時(shí)都有可能為學(xué)校帶來(lái)相當(dāng)大的損失。所以要定期對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)管理，請(qǐng)專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對(duì)于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過(guò)程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對(duì)于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無(wú)關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個(gè)完整的管理體系，每個(gè)人都要認(rèn)真地對(duì)待工作，對(duì)于信息要加強(qiáng)管理，對(duì)于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過(guò)程當(dāng)中，要時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識(shí)。

（三）對(duì)資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

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關(guān)鍵詞：檔案管理 公立醫(yī)院 數(shù)字化模式

一、檔案數(shù)字化管理概述

新世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的企事業(yè)單位都在不斷轉(zhuǎn)型，從過(guò)去的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，同時(shí)隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)管理工作提出了更高的要求。檔案數(shù)字化管理由此應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理的數(shù)字化就是我們經(jīng)常提到的電子檔案，企事業(yè)單位實(shí)施檔案數(shù)字化管理已經(jīng)越來(lái)越廣泛，它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，具有很多優(yōu)點(diǎn)和方便之處。眾所周知，對(duì)于大的單位，檔案管理是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案不僅不容易保存，而且查找起來(lái)既繁瑣又困難。而隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，電子檔案為各單位的檔案管理代來(lái)前所未有的新發(fā)展。實(shí)施檔案數(shù)字化管理可以在很大程度提高辦公效率，減少人員開支，節(jié)省了檔案儲(chǔ)存的空間，可以有效防止檔案被人為的篡改，大大節(jié)約了管理成本。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理整體意識(shí)不強(qiáng)，當(dāng)前各地醫(yī)院普遍存在檔案有效利用率較低的情況

眾所周知，檔案工作對(duì)醫(yī)院的有效開展其它各項(xiàng)工作有不可替代的促進(jìn)作用，如果使醫(yī)院的檔案信息資源得到充分開發(fā)，并且發(fā)揮最大的價(jià)值，必然為醫(yī)院的發(fā)展帶來(lái)一定的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。近年來(lái)各地醫(yī)院的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)管理方式上，長(zhǎng)期以來(lái)只注重保存而忽視檔案的使用，對(duì)檔案的有效開發(fā)利用及其重要意義缺乏應(yīng)有的宣傳，大多數(shù)同志對(duì)檔案利用產(chǎn)生的效益知道的更少。有部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作是從屬于其它一線部門的服務(wù)性組織，還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要價(jià)值。

2.缺乏有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員

目前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理缺乏專業(yè)人才，工作人員在專業(yè)素質(zhì)方面缺乏實(shí)踐鍛煉，缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)，由于種種原因?qū)е聶n案管理工作人員的文化程度參差不齊，趕不上飛速發(fā)展的科技時(shí)代步伐。醫(yī)院對(duì)在職工作人員的培訓(xùn)往往只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)人員，對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作不夠重視。

3.檔案管理制度不健全

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，盡管各級(jí)醫(yī)院都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但不夠完善。在考核過(guò)程中，基本沒(méi)有把檔案管理納入應(yīng)該考核的范圍，各級(jí)醫(yī)院大都是根據(jù)自己的意識(shí)和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理，造成檔案管理細(xì)節(jié)方面存在漏缺的現(xiàn)象。

三、提高醫(yī)院檔案管理工作的策略

1.強(qiáng)化檔案意識(shí) 加強(qiáng)宣傳組織工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的前提，是醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要保障。只要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作，有了強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，加大宣傳力度，完善組織系統(tǒng)，形成協(xié)調(diào)一致的規(guī)劃，把檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展連接在一起，與醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)方面的工作一塊抓，使各個(gè)崗位工作人員都來(lái)配合醫(yī)院統(tǒng)一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要價(jià)值和存在意義。

2.注重法制意識(shí) 加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與貫徹

在平時(shí)工作中養(yǎng)成依法歸檔的習(xí)慣，大力宣傳檔案工作的重要性，促進(jìn)全體工作人員對(duì)檔案管理法制意識(shí)的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，必須完整保護(hù)檔案，便于今后的查找和利用。

3.形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個(gè)以分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設(shè)施的配置

各地要根據(jù)醫(yī)院和工作中的實(shí)際情況，適當(dāng)逐步配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，并采用最先進(jìn)的專用軟件進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，更好地輔助醫(yī)院檔案管理過(guò)程中立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的有效開展。

5.適應(yīng)高科技發(fā)展 增添醫(yī)院檔案管理新內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理中對(duì)于影像及其它數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，因?yàn)獒t(yī)院檔案門類較多，對(duì)所有繁雜的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須保留足夠完整的歸檔材料，如病案、影像資料等。高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子病歷、電子檔案等，它以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，以電子文本進(jìn)行貯存、調(diào)閱，是當(dāng)前最為方便快捷的檔案儲(chǔ)存與管理方法，因而實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。實(shí)施科學(xué)有效的科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)醫(yī)院業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化管理，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案在推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)學(xué)教研方面的促進(jìn)作用，進(jìn)一步通過(guò)反饋信息的管理，加強(qiáng)信息橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有效促進(jìn)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的整體發(fā)展，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]周祥路.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2012（19）.

[2]朱慧偉.探索事業(yè)單位檔案管理工作[J].黑河學(xué)刊.2013（2）.

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關(guān)鍵詞：圖書資料管理；圖書資料管理員；基本職責(zé)；優(yōu)化管理

圖書資料管理員（Library Technician 又稱為L(zhǎng)ibrarian），即在工作中將圖書資料整理、編碼、上架的人員。需要具備的素質(zhì)是：熟練掌握文獻(xiàn)著錄規(guī)則、編目及書目數(shù)據(jù)的相關(guān)知識(shí)，工作細(xì)致、踏實(shí)穩(wěn)重，責(zé)任心強(qiáng)、勤奮、敬業(yè)，熱愛文檔管理工作。圖書資料管理員的工作性質(zhì)決定了他們是工作中與圖書接觸最緊密的人員，同樣的，由于圖書資料的管理幾乎完全依賴于圖書資料管理員的操作，因此他們也是圖書資料管理系統(tǒng)當(dāng)中最重要的一環(huán)?；谝陨弦蛩兀覀兛梢哉f(shuō)，在圖書資料的管理工作當(dāng)中，圖書資料管理人所起到的作用，毋庸置疑 ，是非常巨大的。

接下來(lái)，我們就針對(duì)圖書資料管理員的基本職責(zé)及其對(duì)優(yōu)化管理的重要作用進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的探討。

一、圖書資料管理員的基本職責(zé)

圖書資料管理員日常工作的基本職責(zé)包括以下十個(gè)方面的內(nèi)容：

1.負(fù)責(zé)部分選書工作,評(píng)價(jià)資源材料，輔助圖書采購(gòu)活動(dòng)；

2.對(duì)書刊進(jìn)行分類、編制書目索引，了解書籍的大致內(nèi)容；

3.負(fù)責(zé)各分館管理，審查借閱者身份，維護(hù)圖書館秩序，防止偷書行為；

4.瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)、添加、刪除和修改圖書借閱者的基本信息；

5.對(duì)購(gòu)買的圖書進(jìn)行登記、蓋收藏章、打分類號(hào)，歸類、存列，整理書籍，按次序上架，保證書籍排放整齊、正確；

6.辦理圖書借還活動(dòng)，審查歸還圖書有無(wú)殘損、污染，依歸定對(duì)損壞圖書行為進(jìn)行處理；生成催還圖書報(bào)表，敦促逾期借書者還書，對(duì)逾期者按規(guī)定罰款；

7.對(duì)書籍進(jìn)行定期除塵，做好防火、防蟲、防潮等工作；

8.輔導(dǎo)讀者查閱館藏目錄及文獻(xiàn)檢索工具,擔(dān)任文獻(xiàn)研究、書目編輯的助手工作；

9.解釋使用庫(kù)設(shè)施，資源，設(shè)備和服務(wù)，提供關(guān)于信息庫(kù)政策的信息。

10.圖書管理員正常工作12個(gè)小時(shí)。

由此可見，圖書資料管理員的工作量是較為繁重的，工作內(nèi)容也較為瑣碎。同時(shí)，在圖書資料的管理過(guò)程當(dāng)中，圖書資料管理員是與整個(gè)圖書資料管理系統(tǒng)接觸最緊密的人，因此圖書資料管理員能夠充分發(fā)揮自身在工作當(dāng)中的管理作用，對(duì)于圖書資料的優(yōu)化管理來(lái)說(shuō)就顯得至關(guān)重要了。只要圖書資料管理員在日常的工作當(dāng)中堅(jiān)持自身的職業(yè)道德與職業(yè)操守，以細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待瑣碎的日常工作，保持自己在工作中最大的耐心與毅力，以自身的不解努力和堅(jiān)持作為動(dòng)力，才能夠成功維持圖書資料管理系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

二、圖書資料管理員對(duì)優(yōu)化管理的作用

（一）優(yōu)化措施的實(shí)施者

通過(guò)分析圖書資料管理的管理模式，我們可以看到的是，在圖書資料管理的過(guò)程當(dāng)中，圖書資料管理員的工作占據(jù)了極大程度的比重，整個(gè)圖書資料管理幾乎是全部依靠圖書資料管理員的工作來(lái)進(jìn)行維持。因此我們可以說(shuō)，圖書資料管理員在圖書資料管理過(guò)程當(dāng)中是圖書資料管理工作的實(shí)施者。相應(yīng)的，圖書資料管理員也是圖書資料優(yōu)化管理的實(shí)施者。 圖書資料優(yōu)化管理的各項(xiàng)優(yōu)化管理措施的執(zhí)行和實(shí)施，均需要圖書資料管理員的實(shí)施，需要圖書資料管理員將圖書資料優(yōu)化管理的理念帶入他們的日常工作中，才能夠得到實(shí)施。

（二）優(yōu)化管理的反映者

在上文中我們已經(jīng)反復(fù)強(qiáng)調(diào)過(guò)圖書資料管理員對(duì)于圖書資料管理工作的緊密接觸性，因此可以推斷的是，在圖書資料管理的過(guò)程當(dāng)中，圖書資料管理員不僅是管理措施的實(shí)施者，同樣的，從另一方面來(lái)說(shuō)，也是管理措施的反映者。由于圖書資料管理員的工作與圖書資料優(yōu)化管理的密切接觸，他們可以最直觀地觀察到各項(xiàng)優(yōu)化管理措施所產(chǎn)生的不同影響，通過(guò)他們的觀察、收集和反饋，管理層能夠獲得最真實(shí)的信息，進(jìn)而通過(guò)對(duì)這些信息的合理分析，進(jìn)行相應(yīng)的修正，讓優(yōu)化管理更加順利地進(jìn)行。

（三）優(yōu)化管理的推動(dòng)者

除了在工作中由于職責(zé)導(dǎo)致的圖書資料管理者對(duì)優(yōu)化管理所起到的作用，圖書資料管理員由于內(nèi)在精神因素所產(chǎn)生的行為對(duì)優(yōu)化管理也同樣具有非常重要的作用。圖書資料的優(yōu)化管理是一項(xiàng)工作量較大，并且工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜的工作，因此在工作過(guò)程當(dāng)中需要圖書資料管理員具有工作細(xì)致、踏實(shí)穩(wěn)重，責(zé)任心強(qiáng)、勤奮、敬業(yè)，熱愛文檔管理工作等內(nèi)在的精神品質(zhì)。也就是說(shuō)，為了更好實(shí)施圖書資料的優(yōu)化管理，在圖書資料的優(yōu)化管理過(guò)程當(dāng)中，圖書資料管理員需要拿出極高的職業(yè)操守，以細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)、沉穩(wěn)耐心、勤奮踏實(shí)的態(tài)度來(lái)對(duì)待日常工作。只有在他們有這樣的內(nèi)在品質(zhì)的情況下，才能夠保證圖書資料的優(yōu)化管理工作更加順利地進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

總結(jié)上文中所提到的看法，圖書資料管理員的職責(zé)包括對(duì)圖書的采購(gòu)、收編、整理、信息查詢、借閱登記、維護(hù)等方面的工作；而其對(duì)優(yōu)化管理所產(chǎn)生的作用，體現(xiàn)在圖書資料管理員有著優(yōu)化措施的實(shí)施者、優(yōu)化管理的反映者、優(yōu)化管理的推動(dòng)者三重身份，因此在優(yōu)化管理的過(guò)程當(dāng)中，圖書資料管理員的優(yōu)化程度就很大程度上決定了圖書資料優(yōu)化管理的程度。由此可見，為了提高圖書資料的優(yōu)化管理程度，我們需要對(duì)圖書資料管理員進(jìn)行技能和素質(zhì)雙方面對(duì)的優(yōu)化管理，首先提高圖書資料管理員的管理能力和職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠從根源上對(duì)圖書資源優(yōu)化管理措施達(dá)到徹底有效的實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

[1] 顏昌茂. 高校數(shù)字圖書館系統(tǒng)管理員的職責(zé)與素質(zhì)[J]. 新世紀(jì)圖書館, 2009(06).

[2] 應(yīng)立暉. 素質(zhì)教育中圖書管理員的任務(wù)[J]. 才智, 2009(33).

篇4

數(shù)字化管理模式也就相當(dāng)于現(xiàn)代化信息管理，因此數(shù)字化管理模式同樣以計(jì)算機(jī)為信息處理手段，傳輸工具為現(xiàn)代化的通信設(shè)備，真正實(shí)現(xiàn)了人機(jī)一體的信息服務(wù)系統(tǒng)，這也標(biāo)志著我的管理信息系統(tǒng)跟現(xiàn)代化接軌，是我國(guó)電力企業(yè)營(yíng)銷業(yè)務(wù)中科技化管理的一重大提高，人機(jī)一體的管理體系為我國(guó)電力企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)帶來(lái)了很大的便捷。數(shù)字化管理模式是緊隨網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生的，將企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)鏈管理和信息化管理有機(jī)的結(jié)合在一起是信息化管理的衍生物，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)供電企業(yè)內(nèi)部電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的一種再生產(chǎn)。數(shù)字化管理模式有效地將企業(yè)內(nèi)部各種資源數(shù)據(jù)、客戶資料以及企業(yè)財(cái)富數(shù)字化起來(lái)，完美的體現(xiàn)出供電企業(yè)營(yíng)銷業(yè)務(wù)數(shù)字化管理模式的可計(jì)算性，使得供電企業(yè)各個(gè)部門出現(xiàn)的管理問(wèn)題都可以通過(guò)量化管理技術(shù)得到徹底的解決。總而言之，數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢(shì)可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：定量化、綜合化、智能化、集成化、動(dòng)態(tài)化以及系統(tǒng)化，這些優(yōu)點(diǎn)是其他管理模式觸不可及的，值得深入研究和廣泛采納。

二、電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)中數(shù)字化管理模式的作用和發(fā)展現(xiàn)狀

1.發(fā)展現(xiàn)狀

如今，據(jù)專業(yè)資料顯示，在全球范圍內(nèi)，大多數(shù)先進(jìn)企業(yè)都摒棄了傳統(tǒng)的企業(yè)管理體系改為先進(jìn)的字?jǐn)?shù)字化管理系統(tǒng)，使得企業(yè)的管理體系以及各項(xiàng)數(shù)據(jù)都經(jīng)過(guò)科學(xué)的數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行分析。但是，我國(guó)的數(shù)字化管理模式并沒(méi)有取得很好的效果，相對(duì)國(guó)外廣泛和熟練地應(yīng)用，我國(guó)在此種技術(shù)上占據(jù)劣勢(shì)。我國(guó)電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念大多都已技術(shù)為主，忽略了對(duì)企業(yè)的管理，這就使得數(shù)字化管理模式的實(shí)質(zhì)不能充分體現(xiàn)出來(lái)，在某種程度上違背了企業(yè)管理真正的宗旨。其次，由于我國(guó)各大供電企業(yè)的發(fā)展水平不同導(dǎo)致了數(shù)字化管理模式的應(yīng)用出現(xiàn)瓶頸，不能使企業(yè)實(shí)現(xiàn)完整的、徹底的以及系統(tǒng)的數(shù)字化管理。

2.數(shù)字化管理的作用

供電企業(yè)電力營(yíng)銷業(yè)務(wù)數(shù)字化管理模式的作用體現(xiàn)在經(jīng)營(yíng)管理者以及員工工作效率兩大方面，下文就將這些作用總結(jié)起來(lái)。⑴經(jīng)營(yíng)管理者的角度①通過(guò)數(shù)字化的管理將各種信息資料的整合大力提高了供電企業(yè)信息資源的利用率。②通過(guò)數(shù)字化的管理使得企業(yè)配備物資以及信息資源得到優(yōu)化，不僅使供電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的成本得到降低，還為企業(yè)搶占了市場(chǎng)先機(jī)，創(chuàng)造巨大財(cái)富。③數(shù)字化的管理使企業(yè)設(shè)計(jì)效率得到提升，不僅能使設(shè)計(jì)的周期能夠提前結(jié)束，同時(shí)也使設(shè)計(jì)的質(zhì)量得到了保證。④數(shù)字化的管理徹底實(shí)現(xiàn)了資金的快速流通，使得企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)之間都能有效地對(duì)資金進(jìn)行快速利用。⑤數(shù)字化的管理可以及時(shí)捕捉到不同客戶的各種需求，大幅度提高了客戶對(duì)企業(yè)的滿意程度，真正實(shí)現(xiàn)了“按計(jì)劃生產(chǎn)、按訂單生產(chǎn)”的宗旨。⑵員工工作效率角度①數(shù)字化管理的應(yīng)用大幅度降低了員工的勞動(dòng)強(qiáng)度。②數(shù)字化管理的應(yīng)用在節(jié)約時(shí)間的基礎(chǔ)上也使企業(yè)內(nèi)人力資源得到了充分的利用。③數(shù)字化管理的應(yīng)用使員工的工作質(zhì)量得到保證。④數(shù)字化管理的應(yīng)用可以真正挖掘出員工的核心價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

篇5

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；問(wèn)題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，在這樣的時(shí)代背景之下各行各業(yè)的管理進(jìn)行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其為人的評(píng)價(jià)的一個(gè)參考等方面的集合整理，對(duì)干部的選拔有重要的參考價(jià)值。近年來(lái)，我國(guó)對(duì)干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來(lái)也不太方便，同時(shí)，干部人事檔案是會(huì)隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對(duì)其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，數(shù)字化檔案越來(lái)越受到檔案管理者的青睞，但是，在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理時(shí)，還存在一些問(wèn)題，本文也就此展開討論。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用

對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以很好地保護(hù)原件檔案。詳細(xì)內(nèi)容如下：

（一）減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費(fèi)較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡(luò)空間，輸入相應(yīng)的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時(shí)進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相應(yīng)的權(quán)限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進(jìn)行歸檔，把原先復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，解放勞動(dòng)力，同時(shí)也提高了其工作的效率。（三）保護(hù)檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，如果翻閱頻繁，則會(huì)增加對(duì)檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來(lái)也比較方便，同時(shí)也消除了檔案篡改的情況。

二、目前干部人事檔案數(shù)字化管理三大問(wèn)題

雖然人事檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率等優(yōu)點(diǎn)，但是，目前還存在很多問(wèn)題，例如管理方式存在缺陷，管理設(shè)備不夠先進(jìn)，管理人員的素質(zhì)不高等。詳細(xì)內(nèi)容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)。我國(guó)進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時(shí)間不長(zhǎng)，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時(shí)，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設(shè)備還是存在一定的缺陷，無(wú)法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的環(huán)環(huán)配合，而且進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件配置也相對(duì)而言比較低，無(wú)法滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實(shí)際的管理過(guò)程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時(shí)等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對(duì)數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問(wèn)題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時(shí)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會(huì)提高工作效率，反而會(huì)給檔案查閱的工作人員帶來(lái)一定的不便，對(duì)服務(wù)的效率帶來(lái)一定程度上的影響。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。因?yàn)楦刹咳耸聶n案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，因此，給進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過(guò)程中帶來(lái)一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，因此，其計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來(lái)較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個(gè)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程。

（三）干部人事檔案的利用深度不夠。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過(guò)程中，總是會(huì)存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時(shí)，工作人員會(huì)有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個(gè)比較被動(dòng)的局面，不是主動(dòng)地去服務(wù)。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒(méi)完全的開發(fā)出來(lái)，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對(duì)人事檔案的開發(fā)利用帶來(lái)了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當(dāng)然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案對(duì)干部的升職是有重要作用的，但是傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問(wèn)題或是增加查閱的時(shí)間，因此，需要對(duì)干部人事檔案管理方式進(jìn)行改變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于應(yīng)用這種管理方式時(shí)間不夠長(zhǎng)，有著管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)等問(wèn)題，所以需要管理人員積極地去解決，可以從轉(zhuǎn)變管理方式，購(gòu)買先進(jìn)的管理軟硬件，加強(qiáng)對(duì)工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)等方面著手。

作者:李純 單位:呼倫貝爾市人力資源和社會(huì)保障局

參考文獻(xiàn)：

[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問(wèn)題[J].管理觀察,2015,21(7):60-61.

篇6

在各界人士以及相關(guān)部門的努力下，我國(guó)數(shù)字化高校財(cái)務(wù)管理信息化已經(jīng)取得了一定的成就，形成了一定的規(guī)模，但是隨著信息科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，數(shù)字化高校應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，更新財(cái)務(wù)管理的方法，抵抗不良因素的影響。目前，我國(guó)數(shù)字化高校的財(cái)務(wù)管理暴露出了一些不同程度的問(wèn)題，需要相關(guān)工作人員及時(shí)解決，避免對(duì)整個(gè)管理系統(tǒng)造成影響，阻礙信息化的發(fā)展。

（一）對(duì)信息化認(rèn)識(shí)存在偏差

對(duì)數(shù)字化高校來(lái)說(shuō)，如何盡可能大地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的作用成為高校信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的研究?jī)?nèi)容。目前關(guān)于信息化的定義有兩種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：一種觀點(diǎn)認(rèn)為，建設(shè)高校財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)的系統(tǒng)建設(shè)方法大同小異，沒(méi)有必要耗費(fèi)過(guò)多的財(cái)力引進(jìn)這項(xiàng)管理系統(tǒng)。有人認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)卻仍然懶于研究、規(guī)劃，不肯花時(shí)間進(jìn)行信息化建設(shè)。更有甚者，強(qiáng)行將財(cái)務(wù)信息化管理從數(shù)字化高校中分離，將其作為獨(dú)立的一部分實(shí)施管理。另外一種觀點(diǎn)具有片面性，對(duì)信息化建設(shè)沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，覺(jué)得有了管理軟件和網(wǎng)站，更新了財(cái)務(wù)管理流程就是完成了高校財(cái)務(wù)信息化管理。有人認(rèn)為，高校數(shù)字化建設(shè)和財(cái)務(wù)信息化管理可以分別進(jìn)行，財(cái)務(wù)沒(méi)必要一定依賴高校整體系統(tǒng)。

以上兩種觀點(diǎn)對(duì)數(shù)字高校財(cái)務(wù)信息化管理的認(rèn)識(shí)都比較片面，并且只看重的短期利益而沒(méi)有考慮到校園的持續(xù)發(fā)展。而第二種觀點(diǎn)則是急于求成，殊不知冰凍三尺，非一日之寒，信息化建設(shè)需要長(zhǎng)時(shí)間的人力、物力、財(cái)力的投入，在運(yùn)行中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改正問(wèn)題，才能保證高校財(cái)務(wù)信息管理能夠更加有效。

（二）信息技術(shù)的應(yīng)用存在問(wèn)題，阻礙了財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)和發(fā)展

1、沒(méi)有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)

當(dāng)今計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們生活中普遍存在的機(jī)器，很多高級(jí)技術(shù)、管理、生產(chǎn)都應(yīng)用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。有的高校沒(méi)有充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化體系并不完善，信息網(wǎng)不及時(shí)、科學(xué)、規(guī)范、完整。構(gòu)建財(cái)務(wù)信息網(wǎng)時(shí)，由于計(jì)算機(jī)設(shè)置等方面的問(wèn)題，造成校園教師和學(xué)生無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確地掌握財(cái)務(wù)信息。

2、溝通存在問(wèn)題

我國(guó)經(jīng)濟(jì)全球化、一體化進(jìn)程不斷加快，高校的財(cái)務(wù)管理也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文檔的電子化以及管理的自動(dòng)化建設(shè)。可是很多數(shù)字化高校在財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有明確的目標(biāo)和程序，缺乏統(tǒng)籌管理，導(dǎo)在數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)等工作的處理上相互溝通不到位，造成標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，工作無(wú)從下手，還可能造成工作的浪費(fèi)。

二、建設(shè)數(shù)字化高校財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的方法

（一）營(yíng)造良好的環(huán)境，創(chuàng)造數(shù)字化校園財(cái)務(wù)信息化管理體系

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌管理，各個(gè)部門相互配合，保證校園信息網(wǎng)絡(luò)的速度和穩(wěn)定性，建立數(shù)字校園平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。整理數(shù)據(jù)時(shí)，各個(gè)部門之間要進(jìn)行溝通，要注意避免出現(xiàn)重復(fù)的數(shù)據(jù)。為了保證財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全可靠，必須安裝殺毒軟件和防火墻。

（二）更新觀念，認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)信息化管理的重要作用

首先，領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化的認(rèn)識(shí)，提高重視程度，這樣才能帶領(lǐng)相關(guān)人員完善數(shù)字校園的高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。此項(xiàng)工作需要有明確的目標(biāo)，合理的制度，完整的流程，同時(shí)需要領(lǐng)導(dǎo)充分發(fā)揮自己的作用，調(diào)動(dòng)人員積極性，協(xié)調(diào)部門的工作，做好分工，做好準(zhǔn)備工作，盡可能降低財(cái)務(wù)信息化管理中的問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

數(shù)字化高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)比較復(fù)雜，建設(shè)過(guò)程中可能會(huì)受到其他因素的影響，所以這個(gè)過(guò)程是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。管理人員要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提前制定防范措施，盡量降低發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，要冷靜對(duì)待，分析原因，需找補(bǔ)救的措施。

（四）提高人員的素質(zhì)，配合做好財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)過(guò)程中很容易出現(xiàn)一些無(wú)法預(yù)測(cè)的問(wèn)題造成資金的超額支出，所以高校經(jīng)濟(jì)管理體系的建設(shè)需要各方面人員提高警惕。高校應(yīng)當(dāng)做好對(duì)員工的培訓(xùn)工作，提高他們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使其意識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)的管理對(duì)高校和對(duì)其自身的重要性。員工風(fēng)險(xiǎn)管理認(rèn)識(shí)的提高可以很大程度上推動(dòng)建設(shè)系統(tǒng)的建立進(jìn)度。

（五）改進(jìn)財(cái)務(wù)軟件功能，建立財(cái)務(wù)分析決策支持系統(tǒng)， 提高財(cái)務(wù)透明度

目前我國(guó)的數(shù)字高效財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)發(fā)展并不完善，現(xiàn)有功能無(wú)法滿足財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的要求，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)軟件功能的改善，提高財(cái)務(wù)透明度，增加目前高校財(cái)務(wù)管理所需要的財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、 計(jì)劃、分析等相關(guān)功能，并在此基礎(chǔ)上建立一套財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)。 按照高效校園的要求，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)準(zhǔn)確地更新學(xué)校相關(guān)的財(cái)務(wù)相關(guān)信息，便于進(jìn)行監(jiān)督管理以及查詢。此外還需要通過(guò)歸納、 整理、 匯總、 分析有關(guān)數(shù)據(jù)， 構(gòu)建相關(guān)輔助決策的模式，如預(yù)算執(zhí)行分析模式、教學(xué)投入分析模式等，通過(guò)這些模式生成相關(guān)的分析指標(biāo)以反映財(cái)務(wù)資金來(lái)源構(gòu)成和使用方向， 對(duì)高校的融資籌資能力、 償債能力等指標(biāo)進(jìn)行測(cè)算， 幫助高校管理層進(jìn)行財(cái)務(wù)決策， 提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性，加強(qiáng)資金的管理，從而提高使用效率。

篇7

一、醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和高效發(fā)展

在傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理中，都是采用手工管理的方式進(jìn)行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫(yī)保檔案管理手段不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要。現(xiàn)在，我國(guó)醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式很難滿足需要，檔案管理的作用受到抑制。在信息化時(shí)代，如果加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管了的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，工作人員只需要在電腦中進(jìn)行相關(guān)大數(shù)據(jù)的錄入就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享，可以對(duì)檔案信息資料精心有效管理。利用信息化手段，可以根據(jù)需要自動(dòng)進(jìn)行檔案庫(kù)信息建設(shè)，并統(tǒng)計(jì)制作成各類數(shù)據(jù)報(bào)表，還可以在檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行高效的檢索，查詢和閱讀，能夠有效節(jié)約時(shí)間，提高檔案管理工作的效率。

2.提升檔案管理水平

醫(yī)保檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，管理人員能夠從繁重的信息管理中解放出來(lái)，能夠有時(shí)間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，手動(dòng)方式管理，管理人員每天的主要工作是進(jìn)行目錄的編寫整理，進(jìn)行檔案信息的整理、保管。管理人員沒(méi)有時(shí)間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫(yī)保檔案的有效開發(fā)，不利用實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的價(jià)值。而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富，研究工作做的更為扎實(shí)，這對(duì)于提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，促進(jìn)征繳擴(kuò)面工作的發(fā)展，有效地進(jìn)行基金安全保護(hù)，以及完善醫(yī)保制度具有積極的作用，對(duì)于凸顯檔案管理的價(jià)值具有積極的促進(jìn)作用。

3.有利于更好地服務(wù)群眾，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策工作

醫(yī)保檔案管理人員通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的分類編碼，通過(guò)整理，可以為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行醫(yī)保政策的制定，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供重要的數(shù)據(jù)信息知識(shí)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)手段，在第一時(shí)間內(nèi)就能快捷準(zhǔn)確地掌握相關(guān)檔案信息，為其制定決策提供依據(jù)。同時(shí)，醫(yī)保機(jī)構(gòu)通過(guò)信息化手段開展檔案管理工作，可以為群眾提供相關(guān)醫(yī)保的歷史資產(chǎn)，能夠?yàn)槿罕娞峁└鼮閮?yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足群眾參保的需求。

二、新時(shí)期醫(yī)保檔案信息化管理有效實(shí)施策略

1.強(qiáng)化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

要有效推進(jìn)醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，就必須要強(qiáng)化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。要能夠成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要作為檔案管理信息化建設(shè)的主要負(fù)責(zé)人，能夠負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)的總體工作規(guī)劃，要設(shè)置專門的副職對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作進(jìn)行分管，配置專職人員進(jìn)行檔案的信息化管理。另外，要完善檔案信息化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)信息根據(jù)制度要求進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、齊全的歸檔處理，要通過(guò)加強(qiáng)管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)工作的有效落實(shí)，必須要保證相關(guān)方面的工作經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，要加強(qiáng)信息化硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的建設(shè)，加強(qiáng)設(shè)備的投入建設(shè)，這樣，才能有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

2.強(qiáng)化檔案管理先進(jìn)的辦公意識(shí)

醫(yī)保檔案管理的數(shù)字化信息化建設(shè)是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學(xué)習(xí)的方向。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，而傳統(tǒng)的手動(dòng)檔案管理方式已經(jīng)嚴(yán)重落后于形勢(shì)發(fā)展的需要，造成醫(yī)保管理效率不高，醫(yī)保檔案管理的價(jià)值很難得到發(fā)揮。在這種形勢(shì)下，迫切需要做好醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)工作，要做好這項(xiàng)工作，必須要引入現(xiàn)代化的辦公手段，引入先進(jìn)的辦公意識(shí)。作為醫(yī)保管理人員，要具有先進(jìn)的辦公管理意識(shí)，要積極引入現(xiàn)代化辦公手段提升醫(yī)保檔案管理的重要性。在醫(yī)保檔案管理工作中，要積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)設(shè)備，用電腦手段，網(wǎng)絡(luò)數(shù)段進(jìn)行檔案的管理。以這種方式替代傳統(tǒng)的手動(dòng)操作模式。要積極利用其網(wǎng)頁(yè)、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段開展相關(guān)文件的起草、修改、刪減、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，能夠在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，這樣，才能真正的提升醫(yī)保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理

實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的的信息化建設(shè)，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化建設(shè)，完善規(guī)范相關(guān)程序，使醫(yī)保檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。要做好這個(gè)工作，首先，需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系的指導(dǎo)下進(jìn)行檔案信息化管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保障檔案的信息化管理能夠有效有序地推進(jìn)，要保障醫(yī)保檔案資料與相關(guān)數(shù)據(jù)的相互兼容，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案資料的資源共享，為檔案數(shù)字化信息化的規(guī)范管理提供支持。另外，還需要積極落實(shí)對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，利用掃描儀，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案的二次保存，通過(guò)這個(gè)工作，建立高效的醫(yī)保檔案的信息化管理系統(tǒng)。需要注意的是，在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字信息轉(zhuǎn)化過(guò)程中，要保障醫(yī)保檔案自己的連續(xù)性和完善性，只有這樣，才能保障對(duì)醫(yī)保檔案的有效管理。規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理還需要完善相關(guān)管理制度，通過(guò)制度管理保障醫(yī)保檔案管理信息化的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。

4.加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

目前，我國(guó)醫(yī)保事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)保工作產(chǎn)生了大量文書，財(cái)會(huì)和計(jì)算機(jī)光盤，U盤等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的信息量非常大，并且這些信息是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，對(duì)這些檔案信息進(jìn)行有效管理，必須要具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)的人才才能完成。因此，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的、具有專業(yè)水平的醫(yī)保檔案管理隊(duì)伍是推進(jìn)醫(yī)保檔案信息化管理工作發(fā)展的重要保障。

篇8

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理

數(shù)字化檔案館主要是利用數(shù)字設(shè)備、數(shù)字技術(shù)等，來(lái)把經(jīng)過(guò)收集的檔案信息完全數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的一個(gè)智能系統(tǒng)。在該數(shù)字化系統(tǒng)之中，有著超大規(guī)模、分布式、互操作的文件資源庫(kù)，其文件資源庫(kù)能夠?yàn)楦鱾€(gè)不同數(shù)字化檔案館之間提供所有的檔案，并且還能夠通過(guò)該方式來(lái)進(jìn)行檔案的交換。而系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中，主要是利用把紙張、錄像帶、膠片等各種不同介質(zhì)上所存在的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，利用科學(xué)技術(shù)的方式，使得信息能夠數(shù)字化。最后便能夠?qū)?shù)字化之后的檔案資料直接發(fā)送到各個(gè)網(wǎng)絡(luò)之上，達(dá)到建立數(shù)字化檔案館的目的。下文主要針對(duì)數(shù)字化檔案館的形成和分類進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討。

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性

1、建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)展的需要。我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)人了信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)已進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。從20世紀(jì)80年代開始，計(jì)算機(jī)就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計(jì)算機(jī)還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)等方面，并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。

2、建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)。建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國(guó)家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對(duì)于弘揚(yáng)中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。

3、建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。數(shù)字化檔案館以其對(duì)信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過(guò)各種方式作用于兩個(gè)文明建設(shè)，最終會(huì)成為科教興國(guó)的源泉和動(dòng)力。同時(shí)，檔案信息可以說(shuō)是前人實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。

二、數(shù)字化檔案的形成

要進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，只有通過(guò)以下兩種方式來(lái)進(jìn)行：

（1）館藏檔案數(shù)字化所形成的電子信息。

也就是直接把以往館藏中傳統(tǒng)的、實(shí)體的照片、錄音、紙張、錄像、膠片等實(shí)物上所承載的信息通過(guò)數(shù)碼設(shè)備掃描、加工、圖樣處理、標(biāo)引、編目、轉(zhuǎn)化等多種方式來(lái)轉(zhuǎn)變成為聲音、影響、圖片、文字檔案等多種不同的數(shù)字化檔案格式。

（2）電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔產(chǎn)生的電子檔案。

電子文件是現(xiàn)代各個(gè)行業(yè)信息化發(fā)展過(guò)程中所誕生出來(lái)的必然性產(chǎn)物，例如在工程項(xiàng)目、電子政務(wù)、科研項(xiàng)目、電子校務(wù)等方面的工作過(guò)程中，都會(huì)應(yīng)用到大量的數(shù)字信息。而對(duì)各個(gè)方面的信息是整理、篩選、編目、歸檔之后，便會(huì)產(chǎn)生出大量的數(shù)字化信息檔案，并且這類數(shù)字化信息檔案之中包含了音頻、視頻、圖形、圖像、文字、數(shù)據(jù)等等大量不同格式的數(shù)據(jù)資源。

而數(shù)字化檔案無(wú)論是從自身信息的產(chǎn)生、積累、收集、整理、歸檔、管理還是到使用，其整個(gè)過(guò)程中都保持著較高的連續(xù)性。而每一個(gè)環(huán)節(jié)在執(zhí)行的過(guò)程中，也同樣是圍繞著數(shù)字檔案的管理思想來(lái)進(jìn)行操作，并且各個(gè)不同部分的實(shí)現(xiàn)，都要依靠網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字加工、圖形壓縮、圖像處理等大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行處理。而在最終將各方面數(shù)據(jù)歸檔之后，就需要把電子原文以及目錄等之間的關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便于后期對(duì)其進(jìn)行查找。

《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的與實(shí)施，明確了電子簽名具有與手寫簽名或手工蓋章同等的法律效力，電子文件與書面文書一樣也具有了同等法律效力。作為檔案進(jìn)行歸檔的電子文件與紙質(zhì)檔案一樣具有憑證性、價(jià)值性和知識(shí)性。

三、數(shù)字化檔案館的信息分類

依據(jù)數(shù)字化檔案信息內(nèi)容形成過(guò)程中所采取的方式不同和管理的作用不同，可以直接把檔案的內(nèi)容信息劃分成為以下兩個(gè)不同的信息大類：

1、數(shù)字化檔案內(nèi)容信息。

數(shù)字化檔案內(nèi)容的信息對(duì)象主要就是檔案文件對(duì)象，而這其中還將文件對(duì)象區(qū)分成為了增量數(shù)字化檔案信息、存量數(shù)字化檔案信息。增量數(shù)字化檔案信息主要是形容其檔案館在接收信息的過(guò)程中，本身就是以數(shù)字信息的方式來(lái)存儲(chǔ)的該類數(shù)據(jù)，例如磁盤、光盤、硬盤等不同類型的存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)歸檔的之后的大量檔案，而在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，多是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等多種方式來(lái)進(jìn)行的電子檔案歸檔。這類檔案信息在形成時(shí)為檔案館增添了新的檔案內(nèi)容，通常稱之為增量數(shù)字化檔案信息。存量數(shù)字化檔案信息是指檔案館接收的以紙質(zhì)、模擬磁帶、錄像帶或者縮微膠片等為存儲(chǔ)載體的檔案。在檔案管理過(guò)程中，為了提高檔案利用率或保護(hù)檔案，對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等加工處理，形成數(shù)字形式的聲音、圖形、圖像、多媒體信息等。這類檔案信息的形式主要是對(duì)現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理而獲得，通常稱之為存量數(shù)字化檔案信息。

2、數(shù)字化檔案目錄信息。

數(shù)字化檔案目錄信息即以數(shù)字形式存儲(chǔ)和管理的檔案目錄，是指在檔案整理和歸檔過(guò)程中、在館藏?cái)?shù)字化過(guò)程中、在庫(kù)房管理過(guò)程中形成的方便審核、方便調(diào)卷、方便檢索、方便實(shí)現(xiàn)圖文一體化管理的、以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存儲(chǔ)的檔案目錄信息。這些信息是提供檔案利用的基礎(chǔ)性和索引性數(shù)據(jù)。檔案目錄信息與前兩種數(shù)字化檔案信息的最大區(qū)別在于：目錄中存儲(chǔ)的內(nèi)容會(huì)隨著檔案業(yè)務(wù)管理過(guò)程而發(fā)生變化，如保管期限、密級(jí)、存址、轉(zhuǎn)檔信息等都可能發(fā)生變化。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化的數(shù)字化檔案館是將信息化全方位實(shí)現(xiàn)的一種新型檔案館，這其中包含了大能夠提供服務(wù)的數(shù)字化信息和職能化的信息。依據(jù)未來(lái)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案館將和信息共享個(gè)方面進(jìn)行緊密的協(xié)作，最大限度的保證自身所具有的數(shù)字化服務(wù)能力。并且，數(shù)字化檔案的形成和發(fā)展對(duì)于未來(lái)的信息共享空間的建立來(lái)說(shuō)，起到了極其重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 黨景麗. 數(shù)字化檔案管理的思考[J]. 甘肅科技. 2011（11）

篇9

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化；高校檔案管理；影響

1 前言

隨著社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們?cè)谏钌a(chǎn)中重要的工具，在高校的檔案管理中，當(dāng)前我國(guó)大部分高校還是通過(guò)傳統(tǒng)的人工來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理模式辦事的效率低、出錯(cuò)率卻很高，并且浪費(fèi)了大量的人力物力及財(cái)力，在此前提下，信息數(shù)字化檔案管理模式就應(yīng)運(yùn)而生了，信息數(shù)字化檔案管理模式在一定程度上減輕了檔案管理者的工作量，但是對(duì)檔案管理者也提出了新的要求，即要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力與具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又要具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)與責(zé)任心。

2 高校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 高校檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

高校檔案管理工作人員是高校檔案管理最直接的接觸著，要想使其做好管理工作，就必須不斷的加強(qiáng)高校檔案管理工作人員自身的素質(zhì)，從而做好檔案管理的工作。但是目前大部分高校檔案管理工作人員的素質(zhì)存在普遍不高的現(xiàn)象，這樣不但對(duì)檔案管理正常開展工作不利，同時(shí)還會(huì)對(duì)高校檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)產(chǎn)生阻礙。大部分的檔案管理人員都以為檔案管理工作在實(shí)際上只是簡(jiǎn)單的把檔案搜集和整理，只有必要的時(shí)候才會(huì)拿出來(lái)參考及使用，這樣的想法的大錯(cuò)特錯(cuò)的，同時(shí)倘若高校檔案管理工作人員對(duì)檔案的保密意識(shí)不高，也會(huì)嚴(yán)重影響的高校檔案的安全性。

2.2 高校檔案管理工作量大，工作效率低

高校檔案管理是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性以及工作量較大的工作，要求管理高校檔案的人員能夠在短時(shí)間內(nèi)快速的找出需要查閱的信息，但是目前大多數(shù)高校在檔案管理過(guò)程中，還是依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄的模式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理，這樣就使得工作人員的工作量巨大，并且工作的效率低。

2.3 高校檔案的實(shí)體保管管理不當(dāng)

當(dāng)前大多高校的檔案實(shí)體保管管理都不盡人意，主要是因?yàn)闄n案的實(shí)體大都是以紙質(zhì)為主，隨著時(shí)間的變化與季節(jié)的更替，紙質(zhì)檔案就的紙質(zhì)就會(huì)變脆，所印刷的字跡也會(huì)逐漸老化變得模糊，同時(shí)還有潮濕天氣與蟲害的威脅以及人為因素造成的紙質(zhì)檔案保管殘缺等，使得檔案的實(shí)體保護(hù)得不到有效的管理，加上檔案管理占地面積較大，使得管理的成本變得更高。

3 加強(qiáng)高校檔案管理的對(duì)策

3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員是在高校檔案管理過(guò)程中直接的參與者，直接與檔案接觸，管理人員的素質(zhì)高低很大程度上決定了檔案管理工作的優(yōu)劣，因此，在選擇檔案管理工作人員的時(shí)候，一定要全面加強(qiáng)管理人員的職業(yè)素質(zhì)與管理水平，讓他們深刻的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的操作水平與理論知識(shí)，讓他們具備有深厚的管理功底，提高檔案管理工作人員的法律意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，讓他們了解檔案管理的法律效力與責(zé)任意識(shí)，從而促進(jìn)檔案管理工作人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)與法律意識(shí)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，讓高校檔案管理工作能夠更加安全有效的進(jìn)行。

3.2 引入信息數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理

信息數(shù)字化管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有許多傳統(tǒng)管理模式?jīng)]有的特點(diǎn)，不但可以用電子檔案的形式來(lái)儲(chǔ)存大量的檔案資料，還可以在急需的時(shí)候通過(guò)“關(guān)鍵詞”就能把所需要的相關(guān)資料迅速的找出來(lái)，并且不用擔(dān)心檔案信息會(huì)被腐蝕或者破壞等，同時(shí)還要加強(qiáng)信息數(shù)字化檔案管理模式的安全性，禁止管理檔案的專用計(jì)算機(jī)與外來(lái)網(wǎng)絡(luò)接觸，避免遭到外來(lái)網(wǎng)絡(luò)的侵入與偷竊，防止受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害。因此，引入信息數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以使得檔案能夠更加長(zhǎng)久的保存。

4 信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的作用及影響

4.1 減輕檔案管理工作的任務(wù)量，提高工作效率

高校檔案管理的信息數(shù)字化可以通過(guò)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息存儲(chǔ)，具有高效方便性，讓更多的檔案信息都可以通過(guò)信息數(shù)字化的模式存儲(chǔ)起來(lái)，節(jié)省大量的實(shí)際存儲(chǔ)空間，同時(shí)保證檔案信息的全面性與完整性，而紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的保存與查閱過(guò)程中必然會(huì)受到不同程度的損壞，從而使得檔案信息的保存質(zhì)量受到影響。信息數(shù)字化還可以精簡(jiǎn)檔案信息管理程序，減少信息傳遞與加工的時(shí)間，從而使得檔案信息資料的管理失效性降低，保證的檔案信息資料的完整，減輕檔案管理工作人員的工作任務(wù)量，由于在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中主要是通過(guò)人工的方法來(lái)完成工作的，消耗的時(shí)間比較長(zhǎng)，對(duì)檔案信息的有效性也得不到保障，而通過(guò)信息數(shù)字化的檔案儲(chǔ)存就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的軟件功能對(duì)檔案進(jìn)行快速存儲(chǔ)，大大提高了檔案信息管理的工作效率，同時(shí)，檔案關(guān)系信息數(shù)字化還可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)與搜索信息的功能，進(jìn)行快速準(zhǔn)確的查詢信息。

4.2 推動(dòng)高校檔案管理與校務(wù)工作中的公正化與清晰化建設(shè)

高校的檔案管理信息數(shù)字化見著可以在高校校務(wù)管理的平臺(tái)上設(shè)置相關(guān)的檔案系統(tǒng)與公告欄，對(duì)學(xué)校的辦學(xué)目的、招聘教師、招生條件以及就業(yè)準(zhǔn)備等相關(guān)信息通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行通知，讓教師與學(xué)生能夠快速便捷的了解校園的相關(guān)動(dòng)態(tài)，及時(shí)做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，了解相關(guān)的信息等，不但使得高校檔案管理功能得到擴(kuò)大化，還可以使得高校的校務(wù)工作與檔案管理公正化與公開化，清晰化與透明化，讓高校的檔案管理工作得到更大的認(rèn)可與支持，對(duì)提高高校檔案管理共組的能力與水平起著重要的有利影響。

4.3 加快高校檔案管理信息共享建設(shè)進(jìn)程

由于現(xiàn)代社會(huì)的信息量不斷的增加，信息范圍不斷的擴(kuò)大，使得在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中人們對(duì)信息共享的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，而高校檔案的信息數(shù)字化，不但可以使校內(nèi)的檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，還可以把其他各個(gè)高校的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的聯(lián)系起來(lái)，加大各個(gè)高校之間的資源共享與互動(dòng)，從而形成了全國(guó)范圍的高校檔案資源共享的服務(wù)平臺(tái)與系統(tǒng)，最大程度上方便了教師與學(xué)生及科研人員的工作學(xué)習(xí)和需求，可以更大限度的實(shí)現(xiàn)資源的共享與節(jié)約。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息數(shù)字化的檔案管理模式就是把各種傳統(tǒng)的檔案實(shí)體進(jìn)行信息數(shù)字化管理，從而方便快捷準(zhǔn)確的提供檔案資料信息資源，滿足人們對(duì)檔案的利用需求，在一定程度上大大的降低了管理的成本，提高了管理工作的工作效率，保證檔案信息的準(zhǔn)確性與安全性。因此，在進(jìn)行高校檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，要及時(shí)準(zhǔn)確地找出檔案管理存在的問(wèn)題，提出科學(xué)有效的解決策略，通過(guò)信息數(shù)字化的檔案管理模式來(lái)分析檔案管理的重要性，以優(yōu)選作為前提、以需求作為導(dǎo)向、以共享作為出發(fā)點(diǎn)，從而使得檔案管理工作更加輕松的進(jìn)行，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的工作技能與職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，要保證檔案管理工作人員具有較高的法律意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而保證高校檔案管理的安全性與穩(wěn)定性，促進(jìn)高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]黃妮娜.信息化技術(shù)在高校檔案管理的應(yīng)用研究[J].長(zhǎng)江大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2010（02）.

[3]方芳，馬愛芝，李書錦.淺談高校檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].文學(xué)界（理論版）.2010（10）.

篇10

中學(xué)圖書館是整個(gè)學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，是服務(wù)于全校師生的重要機(jī)構(gòu)，更是學(xué)校連接社會(huì)的重要基地。在信息時(shí)代的背景下，社會(huì)信息化的推進(jìn)，使得社會(huì)環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。此種情況下，為了促進(jìn)中學(xué)圖書館更好更快的發(fā)展，勢(shì)必要正視這一點(diǎn)，積極調(diào)整圖書館管理，充分發(fā)揮管理的作用，進(jìn)一步完善圖書館，使之與時(shí)俱進(jìn)，滿足廣大師生的應(yīng)用需求，并且為圖書館良好發(fā)展創(chuàng)造條件。由此看來(lái)，信息時(shí)代下不斷強(qiáng)化中學(xué)圖書館管理是非常必要的。

一、信息時(shí)代下中學(xué)圖書館特征

從信息時(shí)代的視角來(lái)審視中學(xué)圖書館，可以確定的是中學(xué)圖書館具有兩個(gè)非常典型的特征，即文化特征和數(shù)字特征。

1.文化特征

文化特征是中學(xué)圖書館具備的最基本的特征。圖書館作為人類文化的重要載體之一，集合了人類不斷探索自規(guī)律和社會(huì)規(guī)律的結(jié)晶。圖書館良好的展開，師生能夠再次博覽群書，獲得知識(shí)、豐富情感、升華精神、提高素養(yǎng)，進(jìn)而促進(jìn)自身更好發(fā)展。

2.數(shù)字特征

信息時(shí)代的到來(lái)，使得信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種先進(jìn)技術(shù)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中，促進(jìn)了信息傳播，更促進(jìn)了信息容量呈井噴式發(fā)展。此種情況下，無(wú)論是教師還是學(xué)生都能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取所需信息，相應(yīng)的以傳統(tǒng)服務(wù)形式為主的中學(xué)圖書館將逐漸被師生所忽略。但以信息時(shí)代為背景，借助信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)來(lái)優(yōu)化中學(xué)圖書館，信息資源的呈現(xiàn)、多媒體閱讀方式的推出等，不僅能夠滿足師生多元化需求，還使中學(xué)圖書館具有數(shù)字特征[1]。

二、信息時(shí)代下中學(xué)圖書館管理現(xiàn)狀

相關(guān)調(diào)查研究顯示，信息時(shí)代背景下中學(xué)圖書館管理現(xiàn)狀不佳，存在一些問(wèn)題，如若不對(duì)其加以重視和解決，那么圖書館管理逐漸形式化。而從中學(xué)圖書館發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，圖書館管理的有效實(shí)施是不可或缺的。鑒于此，筆者在此分析信息時(shí)代下中學(xué)圖書館管理存在的問(wèn)題，即：

1.信息資源的監(jiān)管力度欠缺

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)支持下，數(shù)字化圖書館的建立是非常有意義的。但我們?cè)跇?gòu)建數(shù)字化圖書館的同時(shí)，也要充分考慮其存在的弊端，也就是因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)開放性、分布廣域性、信道公用性及資源共享性的特點(diǎn)，致使數(shù)字圖書館容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊、計(jì)算機(jī)病毒、系統(tǒng)漏洞、垃圾郵件等問(wèn)題，相應(yīng)的信息資源的安全性直接受到威脅。又因圖書館管理不佳，未能對(duì)信息資源予以有效監(jiān)督與控制，致使信息資源得不到有效的保護(hù)，那么信息資源丟失、損壞現(xiàn)象發(fā)生的可能性較大[2]。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置重復(fù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的良好構(gòu)建，可以對(duì)圖書館館藏資源予以合理的分類、存儲(chǔ)及保護(hù)，方便用戶隨時(shí)隨地下載和使用。當(dāng)然，要想使數(shù)據(jù)庫(kù)具有較高的使用價(jià)值，需要采用適合的、有效的開放方法，并且根據(jù)中學(xué)圖書館實(shí)際需求來(lái)合理規(guī)劃與設(shè)計(jì)。但是，通過(guò)對(duì)我國(guó)一些地區(qū)中學(xué)圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建實(shí)際情況的了解，確定數(shù)據(jù)庫(kù)各自為政、良莠不齊的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。也就是學(xué)校并沒(méi)有真正了解數(shù)據(jù)庫(kù)及其具有的作用，也就沒(méi)有聯(lián)合其他學(xué)校形成網(wǎng)絡(luò)共享，合理設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)，致使重復(fù)設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)象存在。

3.管理模式陳舊

長(zhǎng)久以來(lái)，中學(xué)生圖書館管理一直沿用“一對(duì)一”、“面對(duì)面”的管理模式，即使信息時(shí)代到來(lái)，也還有很多學(xué)校采用這一管理模式，致使圖書館管理效果不佳。也就是說(shuō)，在數(shù)字圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)建立、多媒體閱讀服務(wù)、網(wǎng)站構(gòu)建的情況下，“一對(duì)一”的管理服務(wù)，并不能對(duì)圖書館各個(gè)方面予以管控，相應(yīng)的管理作用難以發(fā)揮作用。

三、信息時(shí)代強(qiáng)化中學(xué)圖書館管理工作的策略分析

面對(duì)當(dāng)前圖書館管理越來(lái)越不適用的情況，應(yīng)當(dāng)提出行之有效的優(yōu)化措施，對(duì)中學(xué)圖書館管理予以優(yōu)化調(diào)整，使之與時(shí)俱進(jìn)，那么其將在數(shù)字圖書館中充分發(fā)揮作用，為促進(jìn)圖書館良好發(fā)展創(chuàng)造條件。筆者參考相關(guān)資料及以往工作經(jīng)驗(yàn)，提出的建議是：

1.實(shí)現(xiàn)學(xué)校間網(wǎng)絡(luò)資源共享

為了促進(jìn)中學(xué)圖書館良好的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源貢獻(xiàn)是非常必要的。為了做到這一點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)將目光落在數(shù)據(jù)庫(kù)上，也就是根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況及師生需求，科學(xué)合理的運(yùn)用圖書館網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)逐步建立數(shù)字化特色館藏，建立 自己的館藏 網(wǎng)上信息導(dǎo)航 、專題數(shù)據(jù)庫(kù)和書目數(shù)據(jù)庫(kù)。與此同時(shí)，在保持館藏特色性、實(shí)用性、連續(xù)性及完整性的基礎(chǔ)上，注意與其他學(xué)校網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，更好的滿足廣大師生的閱讀需求[3]。

2.完善管理機(jī)制

實(shí)現(xiàn)中學(xué)圖書館管理與時(shí)俱進(jìn)，使其管理作用在圖書館之中充分發(fā)揮出來(lái)，還要注意構(gòu)建完善的管理機(jī)制，使之能夠規(guī)范各項(xiàng)管理工作。為了構(gòu)建完善管理機(jī)制，首先要注意轉(zhuǎn)變管理觀念，樹立正確的、?F代化的管理理念，為圖書館管理指明方向，在此基礎(chǔ)上積極構(gòu)建協(xié)調(diào)委員會(huì)，主要負(fù)責(zé)圖書館文獻(xiàn)資源的規(guī)劃與統(tǒng)籌，以便整合資源優(yōu)勢(shì)，建立多功能、多層次的圖書管理體系，使之能夠支持和指導(dǎo)各項(xiàng)管理工作的落實(shí)，從而真正提高圖書館管理的效果[4]。

3.增加資金投入

優(yōu)化圖書館管理，提高其有效性，增加資金投入=也是非常必要的。通過(guò)對(duì)資金的有效應(yīng)用，可以對(duì)內(nèi)部通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施予以完善、對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施予以改善等，從而真正提高圖書館數(shù)字化水平。