導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理流程，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：新時期；機關(guān)；檔案管理；流程

目前，機關(guān)檔案工作是新的歷史時期機關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)和新要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關(guān)規(guī)定，各地區(qū)機關(guān)應(yīng)該從多方面入手，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機關(guān)管理水平的重要標(biāo)志，也對今后國家調(diào)取檔案資料，了解歷史事實方面具有重大的意義，即使現(xiàn)階段的機關(guān)檔案工作有著與以往相關(guān)工作的長足進(jìn)步，但我們也務(wù)必看到它存在的種種不足，有效解決現(xiàn)實存在的問題和困難，著力構(gòu)筑檔案工作典型，以典型帶動面上工作，全面推進(jìn)我國機關(guān)檔案管理工作。

一、目前機關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀

1、各機關(guān)部門對檔案管理工作重視不夠

機關(guān)檔案是各地機關(guān)在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對檔案工作的有效開展起著至關(guān)重要的作用。近年來，各地機關(guān)把主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，整天忙于中心工作和施工建設(shè)，對與檔案管理流程相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，認(rèn)識不深，許多基層干部檔案意識十分薄弱。由于部門對檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機關(guān)年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場地、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作無法更好展開。

2、機關(guān)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān)

當(dāng)今辦公設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進(jìn)行改革，這就對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理技能等方面都提出了進(jìn)一步要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，都不能適應(yīng)新的形勢，這使得檔案管理工作不但是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作，檔案人員如果沒有較好的專業(yè)素質(zhì)就無法勝任檔案管理工作。但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對檔案進(jìn)行管理和保護(hù)還要完成單位交代的其他日常事務(wù)，這將導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，無法保質(zhì)保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。另外，檔案人員技能水平不足，無法正常操作計算機軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。

3、機關(guān)檔案管理所需硬件設(shè)施不夠完善

機關(guān)檔案管理方面經(jīng)費投入的欠缺會大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與庫房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導(dǎo)致原來的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達(dá)到的要求。大部分機關(guān)的檔案室建設(shè)簡陋基礎(chǔ)條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實到位，防蟲防霉設(shè)施不配套。多數(shù)單位還達(dá)不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)備設(shè)施老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設(shè)備防護(hù)意識不強，設(shè)施設(shè)備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴(yán)重?fù)p害。

二、加強機關(guān)檔案管理流程的具體辦法

加強機關(guān)檔案管理流程工作是新的歷史時期機關(guān)檔案工作的重點。各地區(qū)務(wù)必高度重視，聘請與建設(shè)一支專業(yè)檔案管理員隊伍，規(guī)范單位內(nèi)部檔案管理，真正做到了認(rèn)識到位、工作到位。時時嚴(yán)格落實檔案資料的保存、使用管理制度，堅持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機關(guān)檔案的分類必須遵循機關(guān)文件材料形成的客觀規(guī)律，保持機關(guān)文件材料歸檔工作的成果及其與機關(guān)檔案工作的自然聯(lián)系[2]。機關(guān)單位形成的全部檔案，作為一個全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀(jì)檢案件檔案、會計檔案、黨員檔案、業(yè)務(wù)考績檔案、企業(yè)轉(zhuǎn)制檔案）、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）、特殊載體檔案、實物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團(tuán)檔案，其屬類可按組織機構(gòu)或問題設(shè)置排列，前后保持一致，不可任意改動。（2）基建檔案的一級屬類，按工程性

或建筑項目設(shè)置。（3）設(shè)備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設(shè)置。（4） 會計檔案的一級屬類，按報表、賬簿、憑證，工資單及其他設(shè)置。（4）已故人員檔案的一級屬類，按已故人員級別設(shè)置。（5）聲像檔案的一級屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設(shè)置。（6）專門檔案（本機關(guān)形成的專門檔案）一級屬類，按問題或機構(gòu)設(shè)置。（7）榮譽、實物檔案。

2、加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作。所以，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊伍。這就要求各機關(guān)單位選配優(yōu)秀的檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環(huán)境，落實相關(guān)福利待遇，對工作業(yè)績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調(diào)動他們的積極性。檔案主管部門需要加強工作指導(dǎo)，通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實行動態(tài)管理，加強檔案隊伍之間的交流。與此同時，檔案主管部門則要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查變成制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化。

3、加強檔案管理流程中的硬件設(shè)施投入

隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)的實施，各地區(qū)檔案館檔案數(shù)據(jù)庫不斷擴展，為使檔案信息數(shù)據(jù)順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各部門應(yīng)該對檔案設(shè)施進(jìn)行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，保證檔案管理的齊全、完整、準(zhǔn)確，有效地保護(hù)和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫房檔案安全保護(hù)的“十防”要求，實現(xiàn)了檔案庫房安全保護(hù)由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結(jié)束語

我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》公布實施以來，各地機關(guān)檔案部門認(rèn)真貫徹相關(guān)的指導(dǎo)思想及措施，我國的檔案工作呈現(xiàn)了較好的發(fā)展勢頭，機關(guān)檔案工作取得了明顯的成績。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案治理意識相當(dāng)?shù)。率箼C關(guān)檔案工作還存在許多問題。要搞好機關(guān)檔案工作，應(yīng)當(dāng)提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機關(guān)檔案工作創(chuàng)新，不斷加強檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋，高璐娜；關(guān)于修訂和完善《機關(guān)檔案工作條例》的建議與思考[j].檔案學(xué)通訊.2013（03）

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關(guān)鍵詞：電子文件；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用

在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，是新時期對檔案工作的基本要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著醫(yī)療改革地日益深化，也對醫(yī)療單位檔案管理工作提出新的要求，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。

辦公環(huán)境數(shù)字化的普及，使檔案信息資源成為其必須依托的載體，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和利用，是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。為了更好地服務(wù)于醫(yī)療工作，將檔案信息資源數(shù)字化成為醫(yī)療事業(yè)的管理和發(fā)展的重要手段。

一、歸檔電子文件的收集積累

面對多種多樣的各類電子文件，首先進(jìn)行科學(xué)地分類劃分。電子文件可實時收集，其歸檔范圍應(yīng)當(dāng)參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，包括文書和醫(yī)療業(yè)務(wù)工作的電子文件，同時注意將電子文件存貯的載體及電子文件產(chǎn)生的外部環(huán)境和元數(shù)據(jù)保存起來，形成有機的結(jié)合體，保證電子文件不遺漏、不散失。

二、歸檔電子文件的初步鑒定

對平時收集的電子文件歸檔前，必須認(rèn)真鑒定其真實性、完整性、有效性，確保歸檔電子文件符合要求。

第一，真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。真實性是對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其與形成時原始狀況的一致。電子文件的真實性不易判斷和確認(rèn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們可根據(jù)字體、印跡甚至字跡、紙張對其原始性加以分析，而電子文件的生產(chǎn)由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，已沒有了這種原始狀態(tài)。電子文件是高科技的產(chǎn)物，我們可通過技術(shù)措施，如加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗證、防火墻及防寫措施等，來有效地提高可靠性。也可建立健全管理制度，加強對電子文件制作和管理人員的管理，提高人員職業(yè)道德和素質(zhì)，建立管理記錄系統(tǒng)等舉措，確保真實性。

第二，完整性是電子文件價值的重要保障。完整性是要求相關(guān)文件數(shù)量齊全；每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息和元數(shù)據(jù)沒有缺損，電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損，建立收集積累制度；設(shè)立一個電子文件暫存空間，及時把沒有歸檔的文件集中保存起來，以備鑒定歸檔；在處理過程中對必要的背景信息項目作出規(guī)范化的要求，隨時登記；制定電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范，在電子文件歸檔和移交時，及時按要求對元數(shù)據(jù)進(jìn)行登陸和說明，來更好地維護(hù)電子文件的完整性。

第三，有效性是其存在和保存價值的基礎(chǔ)。有效性是電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。如果文件不能順利讀出，再有價值的東西也失去了存在的意義。我們平時應(yīng)對產(chǎn)生這些文件的計算機系統(tǒng)的相關(guān)資料和軟件編碼進(jìn)行收集，并采取措施妥善保管；及時遷移另存數(shù)據(jù)，防止存儲介質(zhì)的過時。

三、文本型電子文件的歸檔

文書檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)各單位檔案工作的重要內(nèi)容之一。計算機的應(yīng)用使文書檔案產(chǎn)生初期，即文件的產(chǎn)生便來自于電子文件計算機，文書檔案多數(shù)以文本文件的形式存在，用文字處理軟件（如WPS、Word等）生成，由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)的文件，因此，文書檔案就成為電子文件歸檔的重頭戲。

首先對電子文件進(jìn)行邏輯歸檔。在電腦硬盤中選擇一個非操作系統(tǒng)所在分區(qū)（如D區(qū)等），建立一個總文件夾，可將其命名為“××醫(yī)院歸檔電子文件”。在這個總文件夾下建立若干個子文件夾，分別用于存放不同年度的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××醫(yī)院××年度歸檔電子文件”。采用保管期限分類法，設(shè)立3個文件夾，分別將文件夾改名為“永久”、“長期”、“短期”。參見紙質(zhì)檔案的分類方法將其對應(yīng)的文本型電子文件保存到相應(yīng)的文件夾內(nèi)。還需存放“說明文件”、“類目表文件”、“著錄文件”信息。

同時生成的文本型電子文件歸檔文件目錄注有文書登記號、文件標(biāo)題、檔號、類別代碼等，是檔案檢索的重要工具，有利于迅速方便地檢索電子檔案具體內(nèi)容。使查閱更加方便。

然后再進(jìn)行物理歸檔。電子文件按規(guī)定的要求進(jìn)行鑒定、分類、編號后，將已歸檔的電子文件集中、拷貝至耐久性好載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

四、聲像等其他類型電子文件的歸檔

聲像檔案是以音響、圖像等方式通過特殊載體記錄各種信息的的電子檔案。醫(yī)療單位在管理和業(yè)務(wù)活動中經(jīng)常產(chǎn)生圖文并貌的聲像資料，它具有直觀感、真實感，更具有說服力。將有保存價值的聲像等其他類型的電子文件合理分類，按載體的不同種類進(jìn)行分類組卷，再按保管期限的不同分開，同屬一類的按歸檔時間順序編號，并在卷內(nèi)目錄和文字說明中同時注明與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的參見號。編制歸檔電子文件目錄，建立登記入冊手續(xù)。

五、電子文件的歸檔審核

各歸檔單位按照歸檔的項目對其進(jìn)行相應(yīng)的鑒定與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，全部鑒定合格后由分管歸檔管理工作的領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。

醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的發(fā)展緊隨時代信息化建設(shè)這一歷史洪流，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化可以解放和發(fā)展生產(chǎn)力，提高檔案管理利用的工作效率，充分利用好檔案信息資源的優(yōu)勢，對醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)

1、包文輝.衛(wèi)生檔案工作指南[M].中國文史出版社，2006.

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【關(guān)鍵詞】 病案回收； 管理流程； 歸檔率

中圖分類號 R19 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 B 文章編號 1674-6805（2015）21-0157-02

doi：10.14033/ki.cfmr.2015.21.086

病案歸檔在病案管理工作中存在兩層定義，其一是指將醫(yī)師書寫完成的病歷由病房歸至病案室；其二指回收后的病歷通過病案室工作人員的整理裝訂、質(zhì)控、錄入等環(huán)節(jié)后形成一份完整的病案上架儲存。本文旨在淺談前期的回收工作。病歷回收工作作為整個病案管理流程的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，關(guān)系到病歷的整理、質(zhì)控、掃描、編碼、歸檔等后續(xù)工作的及時性，同時影響到病案復(fù)印、醫(yī)保調(diào)取、衛(wèi)生部信息上報等病案的再利用，而歸檔工作一直是病案室管理難點[1]。自2013年至今，筆者所在醫(yī)院針對病歷回收工作中存在的問題進(jìn)行分析，采取了一些行之有效的改進(jìn)措施，現(xiàn)與大家共同探討。

1 臨床資料

數(shù)據(jù)來源于某院HIS系統(tǒng)，通過HIS系統(tǒng)中“病歷歸檔匯總表”設(shè)定每季度出院病歷的起止日期，及時歸檔天數(shù)分別設(shè)4日和8日為條件，此天數(shù)需扣除國定假日及雙休日，查詢得出2013年和2014年每季度各科3日歸檔率和7日歸檔率，運用Excel表格通過對2013年每季度和2014年同期的各科出院病歷回收歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。對實施改進(jìn)措施前后的歸檔情況進(jìn)行對比分析，了解措施改進(jìn)后的效果[2]。

2 結(jié)果

2013年全年出院病案共119 669份，每季度3日歸檔率平均85.51%，7日歸檔率平均98.96%，歸檔率均偏低，但總體呈上升趨勢；2014年全年出院病案總數(shù)增至133 260份，每季度三日歸檔率平均98.48%，7日歸檔率平均100%?？梢?，在2014年比2013年出院總數(shù)增加13 591份的情況下，歸檔率卻有了明顯的提高，達(dá)到三級綜合醫(yī)院三級評審標(biāo)準(zhǔn)的要求，見表1。

3 討論

3.1 問題分析

3.1.1 病歷回收流程墨守陳規(guī) 近年病案出院數(shù)量逐年遞增，而病案回收工作長期以來采用不變的管理模式，由病案室工作人員下科室回收，而整個回收過程常常因為與臨床工作銜接不暢而費時費力，又難以保證病歷歸檔的及時性及準(zhǔn)確性，同時影響回收人員后續(xù)的整理，裝訂工作。由表1可以看出，2013年全院共回收病歷119 669份，月均9972份，全院科室共

74個，分布于綜合樓、外科樓、兒科樓及腦科院區(qū)四處，科室分散，同時手術(shù)科室醫(yī)師不定時上手術(shù)，為病歷回收工作增加了難度，而病案室僅3名工作人員進(jìn)行回收、整理工作，工作量與工作人員數(shù)量不能成正比趨勢發(fā)展，嚴(yán)重影響了病案管理流程的正常運行。

3.1.2 臨床醫(yī)師重技術(shù)輕記錄 醫(yī)師是客觀記錄病歷的主體，對病歷書寫的態(tài)度很大程度上影響了病歷的完成質(zhì)量。部分醫(yī)師重醫(yī)療技術(shù)、輕病歷書寫，法律意識差，未認(rèn)識到病案作為法律文書的重要性，以擔(dān)負(fù)著繁忙的診療和手術(shù)工作為客觀因素，而將病歷記錄作為附加工作，時常拖延[3]。

3.1.3 病案監(jiān)管制度落實不到位 長期以來由于臨床工作繁忙，科主任的袒護(hù)不重視，實施扣罰的相關(guān)機構(gòu)礙于面子及人情未予以執(zhí)行，而形成了病案室空喊扣罰口號，臨床醫(yī)師也習(xí)慣了聽而未動，使病案歸檔管理有制度而得不到有效實施。

3.2 改進(jìn)措施

3.2.1 革新病歷回收方式優(yōu)化管理流程 自2013年開始，為了保證病案歸檔的及時性、準(zhǔn)確性和三甲評審能夠達(dá)標(biāo)，通過多方努力，病歷回收工作由外包公司工作人員進(jìn)行回收。外包人員回收病歷的過程筆者通過反復(fù)思考及實踐，病歷的安全問題是重點。外包人員與臨床醫(yī)師每天要有回收病歷的交接簽字，每個科室要有單獨的工作包分裝歸檔病歷，回收的病歷交接裝包后用磁扣封存運回病案室，再由病案管理室工作人員與之進(jìn)行開鎖交接，病案管理室工作人員將收回的各科病歷通過條碼掃描槍存入HIS系統(tǒng)，打印當(dāng)日歸檔病歷名細(xì)單雙方核對簽字。整個過程中，外包人員每天按規(guī)定轉(zhuǎn)完所有臨床科室，歸檔病歷當(dāng)天全部錄入HIS系統(tǒng)，為病案監(jiān)督制度的落實提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。病歷回收組的工作人員也能全身心的著手于病歷的整理、裝訂等工作中。病歷回收方式的改變，提升了病案管理水平。

3.2.2 病歷回收電子化管理為病歷監(jiān)管提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息 條形碼、掃描槍及HIS系統(tǒng)的使用，為病歷的督促和制度的落實提供客觀真實的數(shù)據(jù)。住院處建每份病歷時在首頁左上角順序編排條形碼，病歷回收至病案管理室后通過條形碼掃描槍對條形碼進(jìn)行掃描存入HIS系統(tǒng)，通過HIS系統(tǒng)可隨時查詢病案的歸檔情況，同時HIS系統(tǒng)與醫(yī)生工作站對接，每天定時在醫(yī)生工作站中彈出相關(guān)科室三日未及時歸檔病歷信息，以警示其盡快完成及時歸檔，直至此病歷歸檔后提示信息會自動消失。條形碼技術(shù)的應(yīng)用避免了錯誤信息的錄入，同時將病案歸檔及時率納入全院綜合質(zhì)量考評系統(tǒng)。

3.2.3 實行“承包責(zé)任制”督促跟進(jìn) 對少數(shù)未建病歷而因電子病歷誤操作，致使病歷出院信息長期顯示未歸狀態(tài)的；對科主任外出不能及時簽字影響歸檔等特殊情況，為了加強溝通，避免影響歸檔率的準(zhǔn)確性，在不影響病案管理室各組工作的前提下，將全院74個臨床科室交工作人員分別“承包”管理，負(fù)責(zé)每月病歷歸檔率的統(tǒng)計、病歷的督促，追蹤、溝通等相關(guān)工作，加大病歷回收監(jiān)管力度，時時掌握病歷歸檔動態(tài)，步步跟進(jìn)。

3.2.4 嚴(yán)格落實病案歸檔監(jiān)管制度 根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和醫(yī)院管理的需要，重新制定符合本院實際情況的病案管理制度，建立完善的病歷回收監(jiān)管機制，加強監(jiān)管[4]。每月通過HIS系統(tǒng)對病歷3日及7日歸檔率進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果排名匯總后經(jīng)內(nèi)網(wǎng)通報，考慮到臨床工作中的實際情況，扣罰以7日歸檔率為基準(zhǔn)，扣罰與個人獎金、職稱晉升掛勾，并納入科室年終考核?？哿P只是達(dá)到目的的經(jīng)濟(jì)手段，為了讓醫(yī)師認(rèn)識到此點，改變觀念，將病歷書寫變被動為主動并形成習(xí)慣，以季度為時間段匯總各臨床科室的歸檔情況，將扣罰所得金額獎勵歸檔情況優(yōu)秀的科室。同時病案管理室每月對歸檔不達(dá)標(biāo)的科室下發(fā)“未及時歸檔病歷情況反饋單”告知科主任，反饋單中標(biāo)注科室、過期歸檔病歷的住院號、出院日期、歸檔日期、主管醫(yī)師、未及時歸檔原因及整改意見、簽字等項，反饋單由科主任查明過期原因后注明，并提出整改方案。反饋單作為考核資料進(jìn)行保存并重點追蹤這些科室后期的歸檔情況。對于歸檔率過低或?qū)掖尾灰姵尚У目剖?，由主管院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行誡勉談話直接溝通，找出問題所在以便及時解決。

科學(xué)的回收管理流程、合理的人員配備、信息系統(tǒng)模塊的建立、監(jiān)管制度的嚴(yán)格落實為病歷的及時回收提供了保障，保證了病案的有效利用，提升了臨床對病歷書寫的積極性，杜絕歸檔病案不及時帶來的不良后果，使病案管理日趨規(guī)范化、科學(xué)化，優(yōu)化了病案歸檔流程，提升病案管理水平[5]。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng)；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發(fā)；檔案接收

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負(fù)責(zé)檔案的入庫管理。由于不能充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢，造成手工勞動量大，操作程序復(fù)雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃?xì)饧瘓F(tuán)公司信息化的發(fā)展，統(tǒng)一各個下屬單位檔案管理規(guī)范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經(jīng)過歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進(jìn)行檔案整理和入庫維護(hù)。這部分功能主要由系統(tǒng)中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)和各個子模塊的工作原理。

1 總體功能結(jié)構(gòu)圖

“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。

檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統(tǒng)中，以達(dá)到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標(biāo)是實現(xiàn)油氣勘探開發(fā)類檔案的匯交和分發(fā)。圖1是收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)圖。

2 檔案歸檔

檔案歸檔包含預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。

2.1 各個子模塊任務(wù)

2.1.1 預(yù)歸檔

1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進(jìn)行錄入、編輯、提交；

2）歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

3）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

2.1.2 歸檔整理

1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；

2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；

2.1.3 檔案整理

檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結(jié)；

2.2 檔案歸檔流程步驟

如圖2，系統(tǒng)提供四種歸檔流程，可由各單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況選擇使用。

2.2.1 標(biāo)準(zhǔn)流程歸檔

對應(yīng)上圖的全部五個步驟12345。

2.2.2 直接歸檔

歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發(fā)起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經(jīng)過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。

2.2.3 檔案部門審核

對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第二步，即1345。對應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實體歸檔工作。

2.2.4 歸檔部門審核

對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第三步，即1245。對應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實體歸檔工作。

3 檔案上交

檔案上交分為檔案匯交、檔案分發(fā)、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標(biāo)匯交單位（如勘探開發(fā)研究院）。如圖4，由檔案產(chǎn)生部門將檔案分發(fā)到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統(tǒng)的收集整理模塊中，進(jìn)行編輯和存檔。

4 結(jié)束語

中國石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統(tǒng)的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴(yán)密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進(jìn)了企業(yè)的減員增效。“電子文件先歸檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應(yīng)的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門?？绮块T、跨地區(qū)的不同單位間檔案的匯交、分發(fā)和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設(shè)置嚴(yán)格遵守《中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊》規(guī)定的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化規(guī)范。系統(tǒng)統(tǒng)一了中石油各個下屬單位檔案管理規(guī)范，將成為中石油集團(tuán)公司檔案管理平臺和共享知識中心。

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【關(guān)鍵詞】辦事處；檔案管理；高效化管理

在網(wǎng)絡(luò)信息日益發(fā)達(dá)的時代背景下，政府機構(gòu)的信息化水平也在日益提升。辦事處檔案工作一直是政府機關(guān)檔案信息管理的重要組成部分，越來越受到政府機關(guān)的重視。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，難以適應(yīng)現(xiàn)代政府對高效化檔案管理的緊迫需求。辦事處檔案管理的信息化為實現(xiàn)一般性檔案信息共享，為政府高效化檔案管理提供技術(shù)支持。

一、辦事處檔案管理存在的突出問題

第一，辦事處檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，是實現(xiàn)檔案工作效率提升的重要途徑。從技術(shù)上來講，辦事處檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程主要是存在以下三個問題：一是辦事處的計算機軟件開發(fā)規(guī)劃不完善，導(dǎo)致軟件的實用性與普遍性存在明顯不足；二是各個辦事處的計算機類型和檔案設(shè)備難以統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理不具備相同的硬件條件；三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不健全和技術(shù)部門不支持所導(dǎo)致的檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，檔案管理的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)無法實現(xiàn)統(tǒng)一2。這三方面問題嚴(yán)重限制著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

第二，傳統(tǒng)檔案管理辦法的約束作用。辦事處檔案管理的信息化建設(shè)要求運用計算機和網(wǎng)絡(luò)，而傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄為主，兩種工作方法存在較大的差異性。檔案管理員工普遍不愿采用新型檔案管理辦法，這種抵觸心理導(dǎo)致辦事處的檔案管理高效化難度加大。目前，辦事處檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄，配圖、聲音、影像等存檔方式普遍不被檔案管理人員使用。相比現(xiàn)代化檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理辦法更容易被檔案管理人員接受和使用，但傳統(tǒng)的檔案管理形式存在很大的制約性，已經(jīng)無法滿足辦事處發(fā)展需求4。

第三，基層基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，政府對基層檔案建設(shè)的投資力度有限?；鶎愚k事處由于經(jīng)費不足，檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，條件簡陋。例如，檔案柜基本是木質(zhì)的，而且陳舊老化，缺乏日常維護(hù)。同時，檔案管理缺乏安全措施，沒有相應(yīng)的防蟲防潮措施。有些基層辦事處辦公條件簡陋，沒有獨立的檔案保管室，檔案只能放在機關(guān)辦公室，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的效率；有些辦事處由于檔案少，檔案室與雜物保管室合為一體，雜物、舊物堆滿房間，導(dǎo)致檔案管理工作難度加大，效率低下。

第四，政府機關(guān)的基層辦事處缺乏專職的檔案管理員。由于工作屬性原因，基層管理人員任務(wù)種類繁多，身兼多職，專業(yè)化、專職化程度有待提升。檔案管理的工作量大，津貼不足，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，基層檔案工作人員缺乏積極性。即使在崗，也一身多任，絕大部分時間被中心工作占用，沒有足夠的時間和精力進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率普遍不高。

二、辦事處檔案工作高效化管理的對策分析

第一，逐步構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的辦事處檔案管理制度。辦事處檔案制度的標(biāo)準(zhǔn)化實施是高效化檔案管理的重要保障，能夠有效提升辦事處檔案管理的效率，節(jié)省檔案管理的時間成本和人力成本5。本文主要通過流程標(biāo)準(zhǔn)化和檔案文件規(guī)范化兩個層面進(jìn)行辦事處檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度的構(gòu)建工作。首先，通過流程標(biāo)準(zhǔn)化來實現(xiàn)辦事處檔案工作的高效化管理。主要是通過崗位職責(zé)的明確劃分和檔案文件的規(guī)范化處理來建立標(biāo)準(zhǔn)化的辦事處檔案庫和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案借閱流程，從而保障標(biāo)準(zhǔn)化流程的順利實施。

第二，檔案信息化管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有利于檔案工作人員效率的提升。檔案管理的實際操作只有依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲、保存等工作標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，才能夠保障檔案管理工作的統(tǒng)一化進(jìn)程，保證檔案管理效率與質(zhì)量的雙提升。同時，需要依據(jù)國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善電子檔案管理的專用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理信息化建設(shè)提供有利條件。

第三，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)辦事處檔案管理形式多樣化?，F(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為辦事處檔案管理的信息共享、存儲擴展提供了有利條件。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的充分利用，建立檔案管理部門與其他部門的檔案信息共享機制。同時，檔案管理單位的檔案資料存儲空間的進(jìn)一步擴大需要信息技術(shù)支撐，檔案管理存儲空間增大，利于聲音、圖像、影像等非紙質(zhì)檔案資料的有效存儲，從而保障檔案資料的全面保存，為高效化檔案管理提供有力的技術(shù)支撐。

第四，逐步形成基層檔案建設(shè)的投資保障機制。為了保證檔案室建設(shè)所需的資金，基層辦事處需要形成投資保障機制。為了實現(xiàn)檔案工作的高效化管理，政府機構(gòu)需要投入一定的資金添置、購買各種檔案設(shè)備與數(shù)字化技術(shù)。例如，保證局域網(wǎng)高速寬帶的接入，為檔案室專門添置移動硬盤和數(shù)碼相機等硬件設(shè)施，奠定數(shù)字化檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室硬件配備方面，需要具備計算機、掃描儀、刻錄機、打印機和數(shù)碼相機；軟件方面，需要安裝量子單機版軟件，藏畫電子照片管理軟件等，建立辦事處自助式檔案網(wǎng)站，從而提升檔案管理效率，減少檔案管理的工作量。

第五，辦事處設(shè)置專職的檔案管理員，提升基層管理人員的專業(yè)化、專職化程度。辦事處需要設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，通過明確的職責(zé)劃分和崗位津貼制度保證檔案管理員的專職化，保持其工作的相對穩(wěn)定。一是要責(zé)任落實到個人，將專職檔案管理員的工作任務(wù)與目標(biāo)明確化；二是形成專職檔案管理員的激勵機制，保證其在崗津貼，提升檔案管理人員的工作積極性。

三、結(jié)語

辦事處檔案管理是政府檔案管理工作的重要組成部分，在檔案管理高效化的客觀要求下，辦事處檔案管理工作必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促使檔案管理工作的質(zhì)量與效率的提升，進(jìn)一步符合國際標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的要求。引進(jìn)電子檔案管理的全新理念，實現(xiàn)檔案管理的信息化，是政府高效化檔案管理的重要保障。

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關(guān)鍵詞:檔案管理;知識管理;相關(guān)問題

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進(jìn)行管理，將已有的知識進(jìn)行保存，在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關(guān)系，在檔案管理中知識管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領(lǐng)域中運用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會發(fā)展的過程中實現(xiàn)自我價值。

一、知識管理的特征和核心

(一)知識管理的定義。知識管理在當(dāng)今的管理領(lǐng)域中屬于創(chuàng)新管理，當(dāng)前還沒有得到廣泛的認(rèn)可。以網(wǎng)絡(luò)的定義為基礎(chǔ)，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創(chuàng)造過程、知識應(yīng)用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。(二)知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進(jìn)行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力，使組織在激烈的競爭當(dāng)中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權(quán)力和責(zé)任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發(fā)揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內(nèi)部建立學(xué)習(xí)型組織。(三)組織知識管理的核心。實現(xiàn)組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進(jìn)行全面的收集和科學(xué)的分類，對于各種相關(guān)的知識進(jìn)行共享，促進(jìn)知識創(chuàng)新，并且不斷實現(xiàn)知識增值，這樣才可以提升組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。知識管理的核心就是建設(shè)有關(guān)知識運用和創(chuàng)造的組織，知識是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴(yán)格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發(fā)揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關(guān)新知識共享的機制。組織為服務(wù)對象提供的產(chǎn)品和服務(wù)當(dāng)中也要蘊含著知識，在組織的實際經(jīng)營管理模式當(dāng)中利用知識管理，創(chuàng)新組織管理。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

(一)信息化環(huán)境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實現(xiàn)檔案實體數(shù)字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務(wù)。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費時間而且耗費人力，工作效率較低，實現(xiàn)檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務(wù)質(zhì)量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。(二)檔案管理工作存在的問題。針對當(dāng)前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質(zhì)比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護(hù)的意識，沒有制定具體的保護(hù)政策和措施。除此以外，檔案人員的學(xué)歷和專業(yè)技能方面的素質(zhì)也需要得到加強，切實改進(jìn)檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當(dāng)前檔案工作的硬件設(shè)備比較差，相關(guān)的設(shè)施也沒有配備齊全，需要改進(jìn)庫房環(huán)境。

三、檔案管理中知識管理的應(yīng)用

(一)細(xì)化檔案管理保管過程。在網(wǎng)絡(luò)化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細(xì)化。在檔案管理中，基礎(chǔ)工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關(guān)于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進(jìn)行查詢，如果需要查閱的內(nèi)容包含在內(nèi)，整卷的查閱，非常耗費時間和人力。上述的管理方法比較落后，當(dāng)前我國辦公自動化技術(shù)不斷得到普及，開始廣泛的利用網(wǎng)絡(luò)信息存取技術(shù)，檔案管理細(xì)化了保管單位的運用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術(shù)方法等各個單元。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)通信實現(xiàn)知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當(dāng)中存在的問題進(jìn)行挖掘，并研究解決，從而促進(jìn)檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。(二)再造檔案管理業(yè)務(wù)流程。實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的再造就是再設(shè)計組織當(dāng)中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務(wù)流程，以文件生命周期設(shè)計為基礎(chǔ)，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進(jìn)組織的文件檔案工作實現(xiàn)一體化，統(tǒng)一設(shè)計業(yè)務(wù)流程。這個流程當(dāng)中包括文件的生產(chǎn)、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務(wù)功能得到強化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當(dāng)中利用知識管理新技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，使其作為強大的支撐，引進(jìn)各種現(xiàn)代化的工作方式，從而實現(xiàn)有序化的檔案管理。(三)拓展檔案的管理職能。不斷加強組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉(zhuǎn)變職能，首先需要實現(xiàn)知識的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識，從而針對檔案管理實現(xiàn)智能化的服務(wù)，可以共享檔案知識資源，這就需要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規(guī)劃為基礎(chǔ)，將檔案管理職能進(jìn)行完善。轉(zhuǎn)變職能的同時也要轉(zhuǎn)變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。(四)強化檔案管理人員的修養(yǎng)。當(dāng)前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業(yè)技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因為管理者專業(yè)培訓(xùn)不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進(jìn)行運作，需要將檔案管理技術(shù)進(jìn)行更新，定期培訓(xùn)檔案管理人員，加強繼續(xù)教育，領(lǐng)導(dǎo)需要更多的利用鼓勵政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進(jìn)行情景演練，使員工可以產(chǎn)生集體榮譽感，從而更加努力的工作，為組織爭取創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。在日后的工作當(dāng)中更好的利用最新的管理模式，有效的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理知識。

當(dāng)前我們正處于知識經(jīng)濟(jì)的時代，檔案工作應(yīng)該明確傳統(tǒng)管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機遇，實現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理和知識管理，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進(jìn)檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進(jìn)行下去。

作者:郭璐 單位:呂梁教育學(xué)院

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一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建

1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息

以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務(wù)平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計檔案電子信息。

2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會計檔案

通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質(zhì)會計檔案對應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。

3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺

形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

二、形成基礎(chǔ)會計檔案影像化整體方案

1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化

通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。

2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化

直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。

3.通過現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化

對基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對直聯(lián)銀行回單進(jìn)行電子化對接

取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進(jìn)銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。

2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認(rèn)證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認(rèn)，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時稽核機制確認(rèn)資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。

3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化

除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進(jìn)行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進(jìn)入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會計檔案“去紙質(zhì)”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式

提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。

實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。

2.推動賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應(yīng)電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項調(diào)閱需求。

五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡化會計檔案相關(guān)操作流程

1.完善流程

通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進(jìn)一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報賬過程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。

六、精心打造立體式會計檔案信息質(zhì)量管控模式

對電子會計檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過相關(guān)制度體系予以落實。

1.依托報賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系

明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性

建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風(fēng)險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質(zhì)的長效機制。

3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗機制

統(tǒng)一電子會計檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗復(fù)核機制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過程的一致性、完整性和安全性。

篇8

知識管理就是在組織中建構(gòu)一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷地回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積，個人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)。隨著知識管理時代的到來，社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、人類生活方式的變化等對高校檔案管理提出了更高的要求。高校目前的檔案管理必須向知識管理轉(zhuǎn)變。

1 檔案資源實現(xiàn)有效共享和增值

高校檔案知識管理就要簡化、升級檔案管理的業(yè)務(wù)流程，即業(yè)務(wù)流程再造。必須以檔案管理業(yè)務(wù)流程為改造對象，以服務(wù)對象需求滿意度為目標(biāo)，對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行升級改造，從而打破舊的組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)。高校檔案的知識再造流程包括知識獲取、知識分類、知識儲存、知識共享、知識利用、知識更新和知識增值。

2 創(chuàng)新知識管理的組織文化

積極有效的組織文化可以提高組織成員的工作效率，做出更多的成績。對于高校而言，應(yīng)該利用現(xiàn)有的一切檔案資源，建立知識管理的組織文化體系。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視知識管理對高校檔案管理的挑戰(zhàn)，使高校檔案資源實體管理向知識管理轉(zhuǎn)變，建立基于知識管理的檔案管理體系。其次，高校管理者要組織學(xué)校教師閱讀各高校（包括國內(nèi)外著名高校）相關(guān)檔案文獻(xiàn)，從中找到自己的科研方向或有價值的教學(xué)、科研信息；鼓勵全校員工相互交流，互相取經(jīng)，加強學(xué)校各個部門的團(tuán)隊合作精神，更新隱性知識。最后，高校組織要樹立人本觀念，為教職工提供一個知識共享的便利平臺，如首都師范大學(xué)的教師促進(jìn)中心之類的組織，讓教職工在濃郁的知識管理氛圍中進(jìn)步。

3 創(chuàng)新高校知識管理信息系統(tǒng)

高校檔案管理已經(jīng)進(jìn)入辦公自動化時代。隨著辦公自動化的建設(shè)與開展，利用檔案管理系統(tǒng)的軟件基本可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、傳遞、查閱。檔案管理人員可以通過校園網(wǎng)及校園檔案網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行檔案條目錄入、修改、添加、傳遞、儲存，不斷提高檔案資源的數(shù)字化、一體化、智能化、網(wǎng)絡(luò)信息化水平，從而讓檔案管理人員有更充足的時間去做檔案知識的提升與利用的工作。

知識管理的目的在于為教職工服務(wù)，因此必須建立高校知識管理信息系統(tǒng)，如基于知識管理的知識庫等，將校內(nèi)各個部門、各個院系都納入信息系統(tǒng)，任何部門的資源都可以共享，這有助于降低信息流通成本，促進(jìn)信息增值，實現(xiàn)服務(wù)全校教職工需求的目標(biāo)。

4 提升檔案人員素質(zhì)及工作效率

在組織活動中，人力資源是非常寶貴的因素。提升知識管理的高校檔案資源，必須發(fā)揮檔案人員工作的積極性和主動性。首先，要對檔案管理人員加強培訓(xùn)，如聘請知名專家開展知識管理的專業(yè)講座，讓員工深入學(xué)習(xí)、思考。通過團(tuán)體學(xué)習(xí)、自我學(xué)習(xí)等過程吸收獲取新知識，進(jìn)而創(chuàng)造出新的隱性知識，并培訓(xùn)員工使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)工具，從而提高工作效率。

其次，要實行知識經(jīng)濟(jì)的目標(biāo)管理。要讓檔案館工作人員參與到高校知識管理信息流程設(shè)計中，將其隱性知識融入到流程設(shè)計的各環(huán)節(jié)。

最后，高校檔案部門必須建立有效的激勵機制，將能否熟練運用知識管理原理進(jìn)行工作與個人報酬、職務(wù)晉升、評職稱掛鉤，從而激發(fā)其工作積極性。

5 創(chuàng)新知識管理效果評估機制

對高校檔案的知識管理需要創(chuàng)新評估機制。知識管理的直接目的就是對高校教職工乃至社會產(chǎn)生有用價值，因此必須建立一套有效的評估機制。評估主體應(yīng)該是使用該資源的所有人員，評估體系力爭全面、客觀、公正，并在實踐中不斷改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢和新需求。建立一套體系完整的基于高校檔案知識管理效果評估機制，有助于高校檔案知識管理的提升。

知識管理是時代的潮流，必須進(jìn)行檔案資源流程再造，實現(xiàn)資源獲取、分類、儲存、共享、利用、更新及增值目標(biāo)，必須創(chuàng)新知識管理組織文化、必須創(chuàng)新組織管理系統(tǒng)、必須提升檔案管理人員素質(zhì)、必須創(chuàng)新基于知識管理的效果評估機制等才能迎接知識經(jīng)濟(jì)對高校檔案管理的挑戰(zhàn)。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；檔案管理；人員素質(zhì)

0 前言

2015年度我國電力建設(shè)進(jìn)一步擴大，對于檔案管理的要求也隨之提高，電力建設(shè)工程中的檔案管理不僅是企業(yè)管理重要的組成部分，也對以后的施工改建、擴建、運行、維修以及技術(shù)改造提供了技術(shù)依據(jù)，是整個電力建設(shè)良好運轉(zhuǎn)的重要保障。在科技發(fā)展日新月異，電力工程技術(shù)不斷升級換代的今天，對電力企業(yè)建設(shè)工程中的準(zhǔn)確性、全面性、真實性和完整性都提出了更高的要求。這要求我們在保管工具、管理人員素質(zhì)、檔案管理流程當(dāng)中要做到標(biāo)準(zhǔn)化和精確化。

1 企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)流程

電力企業(yè)建設(shè)工程中的檔案管理首先要做到職責(zé)明確，做到責(zé)任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應(yīng)該明確各方各自牽涉到的相關(guān)文檔文件和電子文件。先把責(zé)任落實到相關(guān)單位，再從相關(guān)單位落實到具體科室，最后把責(zé)任落實到每個人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗。

進(jìn)行檔案管理，一個標(biāo)準(zhǔn)化的流程是十分必要的。一套科學(xué)、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、獎懲機制、崗位培訓(xùn)等等方面做出系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。

2 對于檔案管理工作的具體工作及要求

多媒體工具的運用和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復(fù)雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進(jìn)行培訓(xùn)。

2.1 建立學(xué)習(xí)考核制度

有效提高檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎(chǔ)的電力工程建設(shè)知識，對多媒體工具的熟練運用以及標(biāo)準(zhǔn)化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核機制。

首先，應(yīng)制定檔案室職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃，請專業(yè)的教師團(tuán)體對檔案員工進(jìn)行培訓(xùn)，或科室內(nèi)部培訓(xùn)。給科室員工制定詳細(xì)的課程表、授課時間、及所學(xué)內(nèi)容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學(xué)習(xí)新知識的機會與時間[1]。

其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學(xué)習(xí)規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進(jìn)一步激勵職員學(xué)習(xí)的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習(xí)，定期對員工進(jìn)行考核，并記錄到員工績效。對于學(xué)不會和不肯學(xué)，以及積極性不高學(xué)不好的員工進(jìn)行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學(xué)不會、學(xué)不好、不肯學(xué)的員工都需要管理人員進(jìn)一步探索。

2.2 提高電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理的意識

檔案管理對于電力設(shè)施的運行，改建，設(shè)備升級，企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益有著至關(guān)重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。

對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權(quán)益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實的精神面貌、工作作風(fēng)等，電力建設(shè)工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設(shè)施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設(shè)工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認(rèn)識了這一點，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。

電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中[2]。

提高認(rèn)識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設(shè)備廠商，每一個材料供應(yīng)商。在電力建設(shè)工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細(xì)化責(zé)任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進(jìn)度，做到有效管理[1]。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 如何應(yīng)對電力施工過程中的不同步

在電力工程進(jìn)行中，各施工單位的工作進(jìn)度，難易程度都各不相同，加之建設(shè)工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負(fù)擔(dān)。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關(guān)工作，細(xì)化到每一工程，做到一工程一驗收[3]。

時刻追蹤各項工程的進(jìn)展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進(jìn)度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進(jìn)行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。

3 結(jié)語

信息化時代和工業(yè)化的發(fā)展要求我們做好電力企業(yè)建設(shè)工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識，管理流程，監(jiān)督考核，工程實施等方方面面入手，這是電力工程不斷發(fā)展新要求，也是對國家負(fù)責(zé)的具體表現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳慧.探析電力企業(yè)建設(shè)項目工程的檔案管理[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（21）：37-38.

篇10

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體系；建設(shè)措施

企業(yè)檔案對于企業(yè)自身的發(fā)展有著極其重要的作用，為此做好企業(yè)檔案的管理，加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)就顯得非常必要，如何加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)，成為了相關(guān)工作者急于探討解決的問題?；诖耍疚木图訌娖髽I(yè)檔案管理體系建設(shè)的措施進(jìn)行了探討，給出了一系列相應(yīng)的措施，相信對有關(guān)方面的需要能有一定的幫助。

1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰(zhàn)

檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設(shè)立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)功能的發(fā)揮與網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的包容性，無論部門與人員如何調(diào)整都不會削弱網(wǎng)絡(luò)功能，強調(diào)責(zé)任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎(chǔ)與人力保證。由于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設(shè)工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應(yīng)按照檔案各自的形成規(guī)律和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)管理。結(jié)合企業(yè)實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。并注重檔案信息的管理，用科學(xué)的方法和現(xiàn)代化的管理手段借助計算機技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行綜合管理，建立數(shù)字化全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科學(xué)、方便、快捷的檔案管理和利用。

在制度體系中，首先要對國家、地區(qū)與行業(yè)的規(guī)范作全面深入的總結(jié)與梳理，在尊重國家規(guī)范的前提下，從行業(yè)的角度，結(jié)合企業(yè)自身的特點進(jìn)行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務(wù)”“簡化整理”“注重服務(wù)功能”，強調(diào)規(guī)范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規(guī)范體系，制訂側(cè)重于企業(yè)信息化、檔案數(shù)字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規(guī)范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產(chǎn)物――數(shù)碼照片、視頻文件的管理，結(jié)合實踐，進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，制訂《照片與視頻檔案管理規(guī)范》。制度體系建設(shè)是一項長期的工作，要不斷去探索、發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、優(yōu)化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發(fā)揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰(zhàn)。

2.創(chuàng)建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面

在傳統(tǒng)檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協(xié)調(diào)，細(xì)節(jié)上缺乏具體的操作方法，存在責(zé)任不明、有令不行、執(zhí)行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細(xì)則去指導(dǎo)實踐。流程就是執(zhí)行力，是規(guī)范的具體落實，而規(guī)范又是流程管理的執(zhí)法依據(jù)，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標(biāo)進(jìn)行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，有嚴(yán)格的先后順序，讓處于流程環(huán)節(jié)中的所有人都懂得，檔案的事務(wù)分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標(biāo)準(zhǔn)就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責(zé)清楚、責(zé)任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執(zhí)行不力的痼疾，徹底消除原有工作環(huán)節(jié)之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質(zhì)。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展， 要吧電子管理工程建設(shè)起來， 把電子信息技術(shù)運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。

3.定期下達(dá)《歸檔任務(wù)書》，打破制度的框框，解決檔案收集難

收集是檔案的第一要務(wù)，是傳統(tǒng)檔案工作中的難點?！稓w檔任務(wù)書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細(xì)，將責(zé)任落實到崗位與人。《歸檔任務(wù)書》打破了規(guī)范的條條框框，尤其在業(yè)務(wù)操作上缺乏靈活性以及其內(nèi)容與形式在辦法、規(guī)范中所不能表達(dá)的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規(guī)范的重要補充，是流程管理的進(jìn)一步細(xì)化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務(wù)”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責(zé)任落實全到位”“歸檔資料全明細(xì)”，每年根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達(dá)，可以徹底解決檔案收集難的問題。

《歸檔任務(wù)書》主要包括收集范圍明細(xì)表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細(xì)表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細(xì)清單，讓部門人員有針對性地去收集。

4.實現(xiàn)規(guī)范化操作，規(guī)范檔案管理操作流程

（1）要對檔案管理的流程有明確的認(rèn)識，結(jié)合企業(yè)的內(nèi)外因素，全面掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行情況，對企業(yè)業(yè)務(wù)的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業(yè)務(wù)活動的方方面面，對企業(yè)的業(yè)務(wù)活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。

（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業(yè)務(wù)過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據(jù)，要切實重視起來，避免出現(xiàn)問題。

（3）就要按照一系列流程完成企業(yè)檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細(xì)心、認(rèn)真，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。

房地產(chǎn)企業(yè)要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業(yè)的生死存亡往往就決定于一個企業(yè)的管理水平的高低，企業(yè)要樹立正確的認(rèn)識，將管理貫徹企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，對于房地產(chǎn)企業(yè)來說，檔案管理應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，作為企業(yè)管理活動中的重要一環(huán)，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發(fā)大的危機，所以對企業(yè)來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化服務(wù)。

5.全面整合檔案資源，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與共享

服務(wù)整合檔案資源，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統(tǒng)軟件為橋梁，通過電子數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口鏈接開發(fā)等手段，實現(xiàn)檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程， 需要尋求多個企業(yè)的合作， 行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中， 可以互相學(xué)習(xí)， 吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢， 提高自身的競爭力。

在信息化的現(xiàn)代企業(yè)，要配置適合信息量大、傳播速度快、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)接口，通過創(chuàng)建數(shù)字化檔案室與檔案登記備份，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案、企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)，構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化收集、管理、存儲、服務(wù)等各環(huán)節(jié)的管理體系。

6.結(jié)語

綜上所述，加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)對企業(yè)自身的發(fā)展有著極大的促進(jìn)作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應(yīng)的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設(shè)，從而在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。 [科]

【參考文獻(xiàn)】