導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子文檔論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

論文摘要：電子文檔在當(dāng)前辦公環(huán)境中發(fā)揮著重要作用，其安全問(wèn)題理應(yīng)引起高度重視。由于電子文檔本身的特點(diǎn)，其在制作、使用、銷毀等環(huán)節(jié)面臨很多安全隱患和威脅。在對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行深入分析的前提下，提出了保護(hù)電子文檔的思路與對(duì)策。

隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網(wǎng)站泄露了25萬(wàn)份美國(guó)駐外使館發(fā)給美國(guó)國(guó)務(wù)院的秘密文傳電報(bào)。這個(gè)事件震驚了全球，同時(shí)也反映了當(dāng)前電子文檔面臨著嚴(yán)重的威脅。電子文檔看得見(jiàn)，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問(wèn)題。

1 電子文檔的定義及特點(diǎn)

所謂電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個(gè)特點(diǎn)：存儲(chǔ)介質(zhì)多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復(fù)制、容易損壞丟失、容易還原再生。

1）存儲(chǔ)介質(zhì)多樣。電子文檔存儲(chǔ)介質(zhì)很多，目前主要有計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、各種光盤(pán)、U盤(pán)、閃盤(pán)，甚至手機(jī)和娛樂(lè)用的數(shù)碼產(chǎn)品也可以用來(lái)存儲(chǔ)電子文檔。

2）容易編輯修改。借助于各種專業(yè)軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)。這是電子文檔有別于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)之一，但是如果不能很好的保護(hù)，就可能受到非法的修改，會(huì)破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來(lái)一定程度的損失，這時(shí)候它又變成一個(gè)缺點(diǎn)。

3）容易傳遞。紙質(zhì)文件的傳遞必須要當(dāng)面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)電子郵件、即時(shí)通訊工具、FTP服務(wù)等方式可以快捷方便的傳給有關(guān)人員。

4）容易復(fù)制。電子文檔相比紙質(zhì)文檔非常方便快捷。如果不采取技術(shù)手段限制拷貝，通過(guò)點(diǎn)擊幾下電腦鼠標(biāo)就能輕松完成復(fù)制。這樣，人們就可以非常方便地進(jìn)行信息共享。

5）容易損壞丟失。一是存儲(chǔ)介質(zhì)物理?yè)p壞或者丟失。電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤(pán)不能長(zhǎng)期保存。磁盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)如果損壞，那么相應(yīng)存儲(chǔ)的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤(pán)、閃盤(pán)體積很小，容易丟失，相應(yīng)會(huì)造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時(shí)恢復(fù)，有可能永遠(yuǎn)無(wú)法恢復(fù)。

6）容易還原恢復(fù)。電子文檔誤刪后，可以通過(guò)數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件還原，這本來(lái)是電子文檔的又一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，但是對(duì)一些原本要?jiǎng)h除的機(jī)密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數(shù)據(jù)徹底清除，硬盤(pán)被改寫(xiě)12次還能將原有數(shù)據(jù)還原，只要存儲(chǔ)介質(zhì)未被物理?yè)p壞，進(jìn)行特殊處理就能將數(shù)據(jù)還原。

2 電子文檔壽命過(guò)程

電子文檔壽命過(guò)程可以分為三個(gè)階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。

1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫(xiě)、編輯生成電子文件，并保存在某些介質(zhì)上的階段。電子文檔的制作一般在計(jì)算機(jī)上操作，制作完成后可以保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等各種介質(zhì)上。

2）傳遞使用階段。主要指按照規(guī)定將電子文檔傳遞給相關(guān)人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網(wǎng)絡(luò)方式，也包括通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)等物理方式進(jìn)行傳遞。

3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門(mén)保管，其他部門(mén)和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務(wù)器及所有處理過(guò)本文檔的計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)都應(yīng)將文件刪除，相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)也要進(jìn)行處理。

3 電子文檔面臨的安全威脅分析

電子文檔面臨的安全威脅整體來(lái)說(shuō)可分為內(nèi)部泄密和外部泄密兩大類型。

3.1 內(nèi)部泄密

主要是指內(nèi)部人員有意或者無(wú)意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個(gè)生命過(guò)程中，內(nèi)部泄密的威脅都存在，而且很難防范。

1）無(wú)意泄密是指內(nèi)部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無(wú)意泄密最常見(jiàn)的就是內(nèi)部計(jì)算機(jī)非法外聯(lián)和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用。有的人缺乏安全知識(shí)，將處理過(guò)涉密電子文檔的計(jì)算機(jī)重新安全后接入互聯(lián)網(wǎng)，就有可能被情報(bào)人員將涉密文檔還原。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)未經(jīng)授權(quán)在內(nèi)部計(jì)算機(jī)使用，內(nèi)部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)被帶出在外部使用，移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生故障維修時(shí)，里面存儲(chǔ)的涉密文檔被還原，等都會(huì)造成內(nèi)部涉密文檔泄露。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)帶來(lái)的隱患還包括攻擊者利用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。

2）有意泄密是指內(nèi)部人員通過(guò)各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動(dòng)傳遞出去。內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫(xiě)者可以直接拷貝到U盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)保存，其他人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載，有閱讀權(quán)限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通過(guò)攻擊實(shí)現(xiàn)。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個(gè)階段，即制作保存和傳遞使用過(guò)程。具體方式可分為兩種：

1）惡意代碼。如果內(nèi)網(wǎng)終端使用時(shí)不注意就有可能感染木馬、蠕蟲(chóng)、僵尸網(wǎng)絡(luò)、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經(jīng)檢測(cè)的軟件，使用來(lái)歷不明的存儲(chǔ)介質(zhì)，防護(hù)軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)竊取重要信息，伺機(jī)往外部發(fā)送。

2）網(wǎng)絡(luò)入侵。攻擊者借助各種手段，對(duì)特定目標(biāo)進(jìn)行滲透，最終控制目標(biāo)，進(jìn)而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當(dāng)前主要有物理攻擊、主動(dòng)攻擊和被動(dòng)攻擊三種類型。

4 電子文檔保護(hù)的對(duì)策與思路

電子文檔保護(hù)的目標(biāo)主要是防止涉密電子文檔被越權(quán)訪問(wèn)和泄漏給無(wú)關(guān)人員。做好電子文檔保護(hù)需要管理與技術(shù)并用，同時(shí)要加強(qiáng)人員教育。

4.1 采取相應(yīng)管理措施

首先應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際，制定切實(shí)管用的制度，規(guī)范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過(guò)程，規(guī)范電子文檔的存儲(chǔ)介質(zhì)使用管理。其次，應(yīng)設(shè)法搭建內(nèi)網(wǎng)辦公平臺(tái)，將涉密電子文檔集中管理，采取網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式，將涉密電子文檔存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，為每位用戶分配存儲(chǔ)區(qū)，用戶只能訪問(wèn)自己的存儲(chǔ)區(qū)，存儲(chǔ)區(qū)只能存入文件和進(jìn)行文檔的編輯，而不能利用復(fù)制、剪切等方式將文檔帶走，減少內(nèi)部人員泄密可能性。

4.2 借助技術(shù)手段

綜合運(yùn)用終端防護(hù)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等當(dāng)今先進(jìn)成熟的軟件技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)。

1）配齊防護(hù)軟件，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。對(duì)內(nèi)部計(jì)算機(jī)進(jìn)行準(zhǔn)入認(rèn)證，防范非法終端接入和網(wǎng)絡(luò)入侵，定期升級(jí)終端病毒庫(kù)，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。

2）使用文件加密工具，網(wǎng)絡(luò)傳輸加密，終端硬盤(pán)加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開(kāi)”。對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導(dǎo)出電子文檔要審批。

3）加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)審計(jì)。采取網(wǎng)絡(luò)審計(jì)手段，按照安全性、規(guī)范性、真實(shí)性等要求，對(duì)電子文檔的操作進(jìn)行客觀、實(shí)時(shí)的監(jiān)控與審計(jì)，將各種違規(guī)操作、可疑操作及時(shí)主動(dòng)阻斷且報(bào)警審計(jì)。對(duì)操作人員的各種操作行為設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)管策略，按照時(shí)間、部門(mén)、終端、操作行為、源/目標(biāo)地址等關(guān)鍵要素進(jìn)行實(shí)時(shí)的操作審計(jì)，以備日后需要時(shí)進(jìn)行審計(jì)記錄查詢。

4.3 加強(qiáng)人員教育

一要大力普及信息安全知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)竊密知識(shí)，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無(wú)意丟失和泄露，提高對(duì)各種攻擊手段的認(rèn)識(shí)和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開(kāi)陌生電子文件等。二要進(jìn)行保密意識(shí)教育。使他們認(rèn)清電子文檔泄露的危害性，認(rèn)真遵守規(guī)則制度，不主動(dòng)泄密，不協(xié)同泄密。

5 結(jié)束語(yǔ)

在信息價(jià)值日益突出的時(shí)代，電子文檔的安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問(wèn)題，需要我們時(shí)刻關(guān)注，以便進(jìn)一步提高電子文檔安全防護(hù)能力。

參考文獻(xiàn)

篇2

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤(pán)。

1、文書(shū)電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤(pán)的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格，使用3．5寸高密盤(pán)保存。

B、把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(zhǎng)久保存。

2、光盤(pán)的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。

篇3

南江水庫(kù)作為浙江省東陽(yáng)市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動(dòng)化的推行，水庫(kù)的電子文檔管理勢(shì)在必行，檔案工作者也面臨著一項(xiàng)新課題。這是一個(gè)新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復(fù)雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會(huì)中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，電子文件歸檔管理意識(shí)、制度建設(shè)以及安全維護(hù)也有待加強(qiáng)。

2電子文件及其特點(diǎn)

1）電子文件需要借助一定的設(shè)備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設(shè)備與軟件，這個(gè)設(shè)備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實(shí)行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實(shí)行數(shù)字化的共享，無(wú)空間、時(shí)間與次數(shù)的限制，實(shí)現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問(wèn)題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對(duì)比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長(zhǎng)，如光盤(pán)，如果保管條件好，很長(zhǎng)一段時(shí)間也不會(huì)損壞，但由于其離不開(kāi)特定的軟件平臺(tái)支撐，需要隨著技術(shù)的升級(jí)不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。

3電子文件對(duì)檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是無(wú)紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關(guān)人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過(guò)人工輸入的方式進(jìn)行錄入，也可以借助計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進(jìn)行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實(shí)性可通過(guò)分析領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印等進(jìn)行直觀判斷，差錯(cuò)概率??；而電子文件則需要通過(guò)分析文件生成時(shí)間、版本號(hào)、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時(shí)效也得到極大的提高；同時(shí)，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實(shí)行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設(shè)盡管電子文檔在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫(kù)電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子檔案的建設(shè)，成立專門(mén)電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行大力的宣傳，提高整體人員的認(rèn)知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門(mén)、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術(shù)問(wèn)題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲(chǔ)，因此檔案工作人員應(yīng)及時(shí)做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，如負(fù)責(zé)人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理，不能輕易改變?cè)紨?shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)殡娮訖n案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進(jìn)行存儲(chǔ)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，南江水庫(kù)在這塊上比較欠缺，相關(guān)部門(mén)應(yīng)引進(jìn)相關(guān)技術(shù)與技術(shù)人員，對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，才能很好地解決這個(gè)問(wèn)題。

4．3健全電子檔案的管理機(jī)制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護(hù)、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按照一定的流程進(jìn)行管理，使整個(gè)電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責(zé)權(quán)。目前南江水庫(kù)設(shè)有檔案室，里面有文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技等檔案，但沒(méi)專人管理。因此在電子檔案建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該明確責(zé)權(quán)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進(jìn)行工作開(kāi)展。

4．4加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的形勢(shì)，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)技術(shù)等的學(xué)習(xí)，使先進(jìn)的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫(kù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

5結(jié)語(yǔ)

篇4

[

關(guān)鍵詞] 文書(shū)檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書(shū)檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢(shì)下，組織機(jī)構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫(xiě)和傳遞的比例越來(lái)越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書(shū)檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書(shū)檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

1 文書(shū)檔案電子化的理論基礎(chǔ)

（1）文書(shū)檔案電子化的涵義。文書(shū)檔案電子化管理就是檔案管理理念要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變?chǔ)存、查找的電子信息。簡(jiǎn)言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件到檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動(dòng)的3個(gè)階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書(shū)處理”和“檔案管理”這兩個(gè)管理系統(tǒng)看成是一個(gè)系統(tǒng)工程中的兩個(gè)子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書(shū)處理工作開(kāi)始實(shí)行規(guī)范化，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行超前控制，使文書(shū)檔案在經(jīng)過(guò)規(guī)范化的處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。

2 文書(shū)檔案電子化的管理辦法

（1）文書(shū)檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書(shū)電子文件的收集與積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時(shí)間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門(mén)及時(shí)收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個(gè)人分散保管。此外，電子文件歸檔時(shí)還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

（2）文書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案?jìng)浞?、恢?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時(shí)復(fù)制第三套，異地保存。

（3）文書(shū)電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，以及在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案?jìng)鬟f帶來(lái)的檔案信息丟失、失真、泄密等問(wèn)題，容易使人們對(duì)電子檔案的原始性失去信任，而認(rèn)為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說(shuō)服力。因此，文書(shū)電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書(shū)電子檔案信息丟失，那么也會(huì)有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在?？梢灶A(yù)見(jiàn)，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長(zhǎng)期存在。

篇5

當(dāng)今對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門(mén)的檔案室以及專門(mén)的管理人員，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論電子檔案安全管理。

對(duì)于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來(lái)保障文件檔案的安全。但對(duì)于電子檔案，卻還沒(méi)有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。

電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開(kāi)展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問(wèn)控制措施。

篇6

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

篇7

（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤(pán)，光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募９C電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說(shuō)，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

（二）關(guān)于電子公證。

在世界各國(guó)對(duì)于電子文書(shū)大多數(shù)國(guó)家較推崇加密認(rèn)證技術(shù)，經(jīng)過(guò)加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書(shū)證。而在我國(guó)現(xiàn)階段運(yùn)用較多的是對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行公證。從電子公證文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過(guò)程劃分為會(huì)員登記、公證的申請(qǐng)、受理、公證的審查與審批、公證書(shū)打印、翻譯、復(fù)印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書(shū)的送達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸檔，這些程序都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且也為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理、掌握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、制定業(yè)務(wù)決策提供了依據(jù)。

二、公證電子文件的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化信息技術(shù)領(lǐng)域的公證電子文件是指通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來(lái)了極大的便利，同時(shí)也改變了我們長(zhǎng)久以來(lái)的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點(diǎn)：

（一）具有紙質(zhì)文件和其它文件無(wú)可比擬的快捷性。

它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）公證電子文件具有共享性。

改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來(lái)轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多用戶的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內(nèi)容，向使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。也可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠(yuǎn)程服務(wù)，在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我，擴(kuò)大影響。

（三）公證電子文件對(duì)設(shè)備具有依賴性。

公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，這就形成了對(duì)系統(tǒng)的依賴性。

（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。

公證電子文件一般是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的不安全隱患，同時(shí)也難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，構(gòu)成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢(shì)的解決方案——雙重管理模式并存機(jī)制。

三、公證電子文件特點(diǎn)及快捷查存方面存在的問(wèn)題

使用計(jì)算機(jī)過(guò)程中公證電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務(wù)也帶來(lái)了新的課題?，F(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的公證電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問(wèn)題。每個(gè)文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。公證電子文件沒(méi)能和紙質(zhì)文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內(nèi)容上（有的缺公證書(shū)譯文，有的還缺公證書(shū)的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實(shí)性，一致性，有效性控制以及對(duì)歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學(xué)規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復(fù)印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時(shí)也會(huì)接收指令不對(duì)。計(jì)算機(jī)對(duì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因?yàn)橐坏┪募?、資料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權(quán)限，但文件的保密性仍是個(gè)問(wèn)題。目前公證電子文件安全保護(hù)措施只是利用防火墻，密鑰技術(shù)等來(lái)保證文件的真實(shí)性和安全性。如對(duì)掌握了相當(dāng)技術(shù)的人來(lái)說(shuō)，進(jìn)行改動(dòng)偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務(wù)器上，也會(huì)給公證電子文件的安全和真實(shí)帶來(lái)隱患。目前，這些問(wèn)題的消極影響尚不明顯，但若不及時(shí)加以解決，將會(huì)成為提高公證電子文件管理水平的嚴(yán)重障礙。

四、加強(qiáng)公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑

公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)公證電子文件歸檔工作，對(duì)公證電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

（一）公證電子文件實(shí)行檔案化管理。

那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合公證電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門(mén)、本地區(qū)形成的公證電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門(mén)性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門(mén)的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

（二）公證電子文件文案化采取先進(jìn)管理技術(shù)和理念。

以虛擬、開(kāi)放、靈活的手段來(lái)管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、圖文掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)產(chǎn)生的公證電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲(chǔ)符合公證電子文件形成部門(mén)要求的電子檔案，公證電子文件形成部門(mén)（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門(mén)主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問(wèn)。檔案部門(mén)對(duì)公證電子文件檔案信息采取維護(hù)公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能。

（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。

一是公證電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，公證電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的公證電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響公證電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到公證電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的公證電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)楣C電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

（四）明確公證電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、條件，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。在對(duì)公證電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，需將經(jīng)過(guò)整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對(duì)于收發(fā)文來(lái)說(shuō)，必須是全文信息，從文件設(shè)計(jì)、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保公證電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查公證電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，是否感染電子病毒。一般從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁盤(pán)或光盤(pán)等載體，便于長(zhǎng)期保存。嚴(yán)格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和角落，隨著公證電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會(huì)效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問(wèn)題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問(wèn)題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級(jí)以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善公證電子文件的全過(guò)程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化。第三，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門(mén)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒(méi)有統(tǒng)一管理，同一單位政出多門(mén)，多層管理，多數(shù)檔案工作者缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案?jìng)鬏斠?。二是公證電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，公證電子文件就會(huì)丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質(zhì)量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒(méi)有固定的載體，目前還沒(méi)有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們?cè)诠ぷ髦幸纬梢惶淄暾墓C電子文件管理體系，經(jīng)常與形成公證電子文件的部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，建立一個(gè)嶄新而不失特色的電子檔案體系。

篇8

關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理

中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。

篇9

各地建設(shè)工程電子文件的歸檔模式

從各地城建檔案系統(tǒng)的情況看，目前建設(shè)工程電子文件的歸檔大致有以下四種模式。

1　不借助電子文件歸檔管理軟件的模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館沒(méi)有開(kāi)發(fā)建立建設(shè)工程電子文件歸檔管理軟件，要求建設(shè)單位(包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位，下同)按照一定的格式要求，將紙質(zhì)的工程檔案掃描加工成電子文件后，以光盤(pán)形式向城建檔案館報(bào)送。這種模式簡(jiǎn)稱為“無(wú)軟件模式”。無(wú)錫城建檔案館采用該模式。

2　借助電子文件歸檔軟件掃描紙質(zhì)檔案的模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館開(kāi)發(fā)建立了專門(mén)的建設(shè)工程電子文件歸檔管理軟件，發(fā)放給建設(shè)單位；建設(shè)單位將紙質(zhì)工程檔案全部掃描成電子文件，通過(guò)電子文件歸檔軟件收集起來(lái)，然后以離線形式報(bào)送到城建檔案館。這種模式簡(jiǎn)稱為“歸檔軟件+掃描”模式。天津、廣州城建檔案館采用該模式。

3　通過(guò)電子文件歸檔軟件將電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式的模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館開(kāi)發(fā)建立了專門(mén)的建設(shè)工程電子文件歸檔管理軟件，發(fā)放給建設(shè)單位；建設(shè)單位將工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，通過(guò)電子文件歸檔軟件轉(zhuǎn)換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，然后直接歸檔，無(wú)須掃描；對(duì)其他一些不能掌握電子版的文件，如工程規(guī)劃許可證、施工許可證、材料產(chǎn)品合格證等，建設(shè)單位再通過(guò)掃描方式導(dǎo)人電子文件歸檔軟件，最后以離線或在線形式報(bào)送到城建檔案館。這種模式簡(jiǎn)稱為“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式。蘇州、昆山城建檔案館采用該模式。

4　建設(shè)工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理模式

這種模式的運(yùn)作方式是：城建檔案館開(kāi)發(fā)建立了專門(mén)的建設(shè)工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，把記錄工程建設(shè)活動(dòng)必需的各種資料表格及其他工程文件的格式、要求等納入到軟件中，發(fā)放給建設(shè)單位；建設(shè)單位通過(guò)軟件直接編制工程資料，形成工程電子文件，工程結(jié)束后軟件將電子文件自動(dòng)轉(zhuǎn)換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，直接完成工程電子文件的歸檔；對(duì)其他一些不能掌握電子版的文件，建設(shè)單位再通過(guò)掃描方式導(dǎo)入一體化管理軟件，最后以離線或在線形式報(bào)送到城建檔案館。這種形式簡(jiǎn)稱為“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式。珠海、大連、蕪湖市城建檔案館采用該模式。

各種工程電子文件歸檔模式的利弊

建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，建設(shè)工程電子文件具有占用空間少、存儲(chǔ)攜帶方便、傳輸速度快、排版制作容易、更改復(fù)制簡(jiǎn)便、搜索利用快捷等突出優(yōu)點(diǎn)。但如果將電子文件作為檔案保存，又存在許多弱點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：電子文件內(nèi)容信息的不穩(wěn)定性，即電子文件可以隨意更改、刪除、增加，且不留任何痕跡；電子文件對(duì)設(shè)備和軟件的依賴性，即電子文件必須借助計(jì)算機(jī)等中間設(shè)備和計(jì)算機(jī)管理軟件才能讀取；信息與載體的可分離性。

在分析了建設(shè)工程電子文件的特點(diǎn)之后，現(xiàn)在再來(lái)看上述四種歸檔模式哪一個(gè)更適合于建設(shè)工程電子文件的歸檔。

1　關(guān)于“無(wú)軟件模式”

“無(wú)軟件模式”不能記錄建設(shè)工程電子文件產(chǎn)生的背景、結(jié)構(gòu)、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等相關(guān)信息，不能獲取元數(shù)據(jù)，因而不能保證電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性，是一種不可取的電子文件歸檔方式。

2　關(guān)于“歸檔軟件+掃描”模式

這種模式建立了電子文件歸檔軟件，對(duì)保證建設(shè)工程電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺點(diǎn)是：第一，由于這種模式是在紙質(zhì)文件已經(jīng)形成后，經(jīng)過(guò)掃描才納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)的，電子文件形成過(guò)程并沒(méi)有納入管理系統(tǒng)，因此該模式并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保證文件真實(shí)性、完整性和有效性方面還存在一定距離。第二，全部建設(shè)工程電子文件都通過(guò)掃描獲取電子文件，會(huì)花費(fèi)大量資金，從經(jīng)濟(jì)上講不能實(shí)現(xiàn)節(jié)約。第三，掃描文件占用的存儲(chǔ)空間通常要比許多電子文件如doc、excel格式文件大得多，同樣一份文件，其掃描件所占空間是doc、excel文件的50倍以上。大量掃描文件導(dǎo)人城建檔案館為管理館藏檔案而建立的城建檔案管理系統(tǒng)，會(huì)大大降低城建檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行速度，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓。第四，掃描文件通常為影像文件，文件內(nèi)容識(shí)別率低，不能直接進(jìn)行全文檢索。

3　關(guān)于“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式

這種模式的優(yōu)點(diǎn)包括：第一，建立了電子文件歸檔軟件，對(duì)保證建設(shè)工程電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以電子文件格式轉(zhuǎn)換替代了大部分紙質(zhì)文件的掃描，節(jié)約了掃描費(fèi)用。第三，將工程電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有電子文件內(nèi)容，有效防止了電子文件歸檔后的隨意改動(dòng)，對(duì)保障電子文件的原始性具有重要作用。第四，將電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式，可以有效保護(hù)文件形成單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免給文件形成單位造成損失。第五，將所有工程電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，可以方便城建檔案館和其他用戶查閱利用。

但這種模式的缺點(diǎn)是：第一，由于這種模式是在電子文件形成后，經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換才納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)的，電子文件的形成過(guò)程并沒(méi)有納入管理系統(tǒng)，因此該模式也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式轉(zhuǎn)換不能完全取代掃描，工程建設(shè)單位還有一部分資料確實(shí)沒(méi)有辦法掌握電子文件，只能掃描。

4　關(guān)于“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式

這種模式建立了工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，從源頭上控制了工程電子文件的形成過(guò)程，有助于記錄和保存工程電子文件產(chǎn)生的背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息，有助于獲取電子文件元數(shù)據(jù)，對(duì)保證工程電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性具有重要作用。

建設(shè)工程電子文件歸檔的最佳模式

通過(guò)對(duì)幾種歸檔模式的分析可以得出結(jié)論：建立建設(shè)工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，工程資料的編制與電子文件的歸檔統(tǒng)一由管理軟件來(lái)完成，對(duì)工程電子文件實(shí)行全程控制，同時(shí)，將工程建設(shè)活動(dòng)中形成的電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式，對(duì)一些特殊資料如工程前期文件等采取掃描歸檔，這樣一種模式是目前為止最科學(xué)合理、切實(shí)可行、最符合檔案管理要求的一種歸檔模式。

采用這種模式，需要注意以下問(wèn)題。

1　關(guān)于建設(shè)工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件

建設(shè)工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件是目前開(kāi)展工程電子文件歸檔工作最理想的工具，城建檔案館開(kāi)發(fā)建立這樣一個(gè)軟件，既方便工程建設(shè)單位的資料編制，又有利于工程電子文件的歸檔，還有助于數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。但在各地工作實(shí)踐中，很多地方建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)?shù)毓こ藤|(zhì)量監(jiān)督站的要求，正在使用專門(mén)的工程資料編制軟件，這種情況下城建檔案館再?gòu)?qiáng)行推廣使用一體化管理軟件，會(huì)與原有的工程資料編制軟件發(fā)生沖突，給建設(shè)單位帶來(lái)負(fù)擔(dān)。合理解決這一問(wèn)題，方法之一是城建檔案館與工程資料編制軟件開(kāi)發(fā)單位協(xié)商，在工程電子文件歸檔管理軟件中建立與資料編制軟件的接口；方法之二是要求有關(guān)部門(mén)和單位在開(kāi)發(fā)工程資料編制軟件時(shí)，按照電子檔案管理要求，把工程電子檔案元數(shù)據(jù)等內(nèi)容納入軟件開(kāi)發(fā)工作中，同時(shí)增加電子文件歸檔管理功能，該功能的設(shè)計(jì)要與城建檔案館已經(jīng)使用的城建檔案管理軟件搞好對(duì)接。

2　關(guān)于電子簽章

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程文件資料中，需要簽章的文件十分繁多。如果電子文件沿用紙質(zhì)文件的做法，那么對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目來(lái)講，所有參建單位的簽章人員累加起來(lái)會(huì)達(dá)到上百人，電子文件的簽章會(huì)變得難以操作，這主要在于電子簽章的認(rèn)證問(wèn)題。按照國(guó)家規(guī)定，要使電子簽章具有法律效力，必須到國(guó)家工業(yè)和信息化部批準(zhǔn)的專門(mén)認(rèn)證機(jī)構(gòu)去辦理認(rèn)證手續(xù)。工程監(jiān)理和施工單位人員眾多、變動(dòng)頻繁，再加上每年的定期年檢，強(qiáng)制要求電子簽章會(huì)給這些單位帶來(lái)很大的人力負(fù)擔(dān)和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。一個(gè)較為可行的解決辦法是簡(jiǎn)化電子簽章要求，即所有工程文件不需要個(gè)人簽章，只需要單位簽章即可。凡是需要個(gè)人簽章的地方均采取計(jì)算機(jī)打字錄入方式，但是每份文件上均要有單位的電子簽章，以示對(duì)文件的真實(shí)性負(fù)責(zé)。這樣，一個(gè)工程項(xiàng)目只需要建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等幾個(gè)單位的電子簽章即可。

篇10

對(duì)于信息資源管理的重視最先興起與國(guó)外，這也就在時(shí)間上直接領(lǐng)先于我國(guó)，信息化程度建設(shè)尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領(lǐng)域領(lǐng)先于世界先進(jìn)水平。歐美國(guó)家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國(guó)家對(duì)于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來(lái)保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運(yùn)行。以美國(guó)為例，其制定的有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)適用于政府、組織、個(gè)人的電子檔案信息，并督促政府對(duì)于公眾信息的公開(kāi)，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國(guó)家的信息安全，以《陽(yáng)光政府法》（又名《聯(lián)邦公開(kāi)會(huì)議法》）來(lái)確保政府信息的公開(kāi)程度，切實(shí)保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對(duì)于個(gè)人的電子信息檔案安全，政府還出臺(tái)了《信息安全法》來(lái)對(duì)“國(guó)家安全系統(tǒng)”進(jìn)行概念界定，授權(quán)各管理部門(mén)行使國(guó)家信息安全管理職責(zé)，并嚴(yán)懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實(shí)保障電子檔案建設(shè)的有效推行。此外，美國(guó)還對(duì)社會(huì)電子檔案建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃引導(dǎo)，以撥款推行“電子政務(wù)計(jì)劃”來(lái)保護(hù)國(guó)家信息資源的安全。相比較歐美，我國(guó)的電子檔案管理相關(guān)法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進(jìn)程，但對(duì)于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《金融機(jī)構(gòu)信息計(jì)算機(jī)信息安全保護(hù)工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護(hù)，而對(duì)于大概念下的電子檔案建設(shè)管理未有具體的法律法規(guī)保障，對(duì)電子檔案的憑證依據(jù)作用沒(méi)有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導(dǎo)之下，各級(jí)政府以行政立法程序的啟動(dòng)促使了重行政立法、輕權(quán)力機(jī)關(guān)立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導(dǎo)致了法律效力的薄弱，無(wú)法以明確的法律思想來(lái)指導(dǎo)立法工作的展開(kāi)。

二、理念指導(dǎo)：未能形成獨(dú)具特色的管理理念

電子檔案建設(shè)與管理本身是一項(xiàng)耗資巨大、工程復(fù)雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來(lái)指導(dǎo)管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補(bǔ)，既能確保檔案信息的原始性和真實(shí)性，又能確保其存儲(chǔ)壽命和無(wú)限擴(kuò)大的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實(shí)現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，推動(dòng)檔案建設(shè)信息社會(huì)化、信息公開(kāi)程度地不斷提高。與國(guó)外先進(jìn)的管理理念相比較，我國(guó)現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)于快速發(fā)展的電子檔案建設(shè)管理的需求，其無(wú)法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實(shí)，無(wú)法保障電子檔案信息的安全，無(wú)法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國(guó)外先進(jìn)的管理理念，我國(guó)在管理理念的建設(shè)上亟需革新。

1.實(shí)施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設(shè)效率和管理效率的科學(xué)管理理念，要求在建設(shè)初級(jí)階段便要對(duì)電子檔案管理進(jìn)行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價(jià)值，以歸檔標(biāo)識(shí)來(lái)確保檔案信息的安全，并方便了后期對(duì)于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸和輸入過(guò)程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。

2.加強(qiáng)檔案控制在檔案建設(shè)時(shí)就要對(duì)電子檔案進(jìn)行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價(jià)值、形成時(shí)間及方式等具體明細(xì)，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運(yùn)行漏洞：管理模式上的弊端