導語：如何才能寫好一篇檔案信息化管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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醫(yī)院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫(yī)院人才建設，實施科教興院戰(zhàn)略的重要基礎。如何根據(jù)醫(yī)院科技檔案的基本特征，在醫(yī)院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為了醫(yī)院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1學科技檔案的基本特征

醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1源廣泛

醫(yī)學本身是一個多專業(yè)的龐大科學體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫(yī)學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價值高

醫(yī)學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。

根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進行創(chuàng)建和完善：

2.1醫(yī)技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執(zhí)行匯報表、各項科研經(jīng)費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統(tǒng)計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

2.2科研管理

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在當前信息技術不斷更新?lián)Q代，計算機網(wǎng)絡應用不斷滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹男蝿菹?，與時俱進，加強民政檔案信息化建設，促進民政工作更好地服務群眾，方便群眾就具有十分重要的現(xiàn)實意義。具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有利于提高民政檔案管理效率

傳統(tǒng)的以人工為主要工作方式的民政檔案管理方式，耗費大量的人力、時間和場地對繁雜的民政檔案信息進行收集整理、分類歸檔和儲存保管，檔案管理花費的周期場，工作流程繁雜，容易導致檔案遺失或損壞等問題。建設現(xiàn)代民政檔案信息化管理，運用現(xiàn)代信息技術和計算機網(wǎng)絡技術對民政檔案進行管理，能夠更好地保管民政檔案的原始資料，省卻了大量的人力對檔案的收集、分類、歸檔和保管工作，縮短了檔案從收集到入庫的周期，避免了對原始檔案資料的人為損壞，同時也大大減少了民政檔案存放占用較大空間的問題。同時，運用現(xiàn)代信息技術對民政檔案進行歸類，不僅比人工操作更為便捷，花費時間更少，同時也更為智能，方便了使用者對民政檔案的檢索和使用。

（二）提高了對民政檔案的開發(fā)利用

民政檔案管理的最終目的是為了充分利用檔案，讓檔案為民政事業(yè)和群眾服務。傳統(tǒng)的民政檔案管理偏重于對檔案的收集、保管，由于技術原因，對民政檔案的開發(fā)利用十分不便，造成了民政檔案本身的效能無法發(fā)揮出來，不能更好地為民政事業(yè)服務。信息化的民政檔案管理方式，徹底改變了傳統(tǒng)民政檔案重保管，輕利用的弊端，用戶運用現(xiàn)代信息技術，就可以隨時隨地對檔案進行檢索和查閱，突破了時間和空間的限制，大大提高了民政答案的利用效率。

（三）提高了民政檔案傳播的時效性

利用信息技術對民政檔案進行管理，可以大大縮短使用者從提出檔案查閱需求到檢索查閱檔案之間花費的時間，民政部門通過運用現(xiàn)代的信息傳播技術，建立網(wǎng)站，通過移動互聯(lián)網(wǎng)技術，運用各種新型的信息傳播媒介，可以進一步擴大民政檔案信息的宣傳途徑，能夠及時更新、補充、維護民政檔案信息，確保民政檔案信息的真實性、可靠性和權威性。

二、提高民政檔案信息化管理的要點

（一）完善民政檔案信息化管理制度

信息技術為檔案管理帶來便利的同時，也要防范由此造成的檔案信息泄露等問題。為確保民政檔案管理工作的保密性和安全性，應當加強對檔案信息化管理的制度建設，包括管理的標準、安全保密制度和信息技術規(guī)范等，防止民政檔案信息泄露，或者被別有用心的人使用。

（二）提高對民政檔案特色化服務能力

民政檔案信息化建設的實際，是為檔案信息資源的宣傳、開發(fā)、利用提供平臺和渠道。民政部門應當針對社會需求的熱點，開展民政檔案定制等特色化服務，優(yōu)化民政檔案管理。

（三）提高民政檔案管理者技能水平

一方面，積極引入檔案管理專業(yè)的高素質(zhì)人才，提高現(xiàn)代檔案管理的人才技能水平；另一方面，加強對檔案管理人員的信息化管理水平，通過組織工作人員參加各種培訓、職業(yè)道德教育等，培養(yǎng)其信息化管理能力，提高保密意識，促進其專業(yè)技能水平的不斷提高。

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檔案管理實現(xiàn)信息化已經(jīng)勢在必行。醫(yī)院檔案信息化也是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)。也是醫(yī)院檔案工作提高效率，保證安全的實現(xiàn)途徑。醫(yī)院的檔案管理工作信息化，最先了解的應該是“檔案信息化”的概念是什么，如何去實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化。在存在過程中可能回遇到哪些難題。如何解決這些問題等等。醫(yī)院工作本身也經(jīng)歷著改革和發(fā)展。比如醫(yī)改的進行，醫(yī)院的管理與經(jīng)營市場化。所有這些都脫離不開信息化技術。而對這些珍貴資料信息的歸檔整理，檔案保存也更需要使用到現(xiàn)代的信息化技術。毫不夸張的說，醫(yī)院的建設過程中，檔案管理的信息化是基石、是醫(yī)院工作不可或缺亟待解決的一部分。在檔案管理過程中，必須要關注獨特的風格，要有自己特色的網(wǎng)絡版面，有豐富的內(nèi)容架構，有規(guī)范的細化的各項檔案管理模塊。

2、醫(yī)院檔案管理信息化建設過程

2.1了解醫(yī)院檔案管理信息化的涵義

深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統(tǒng)方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網(wǎng)絡技術、計算機技術，把種種資料更改為數(shù)據(jù)。通過某種軟件管理系統(tǒng)來規(guī)范管理，利用數(shù)據(jù)庫合理的組織這些數(shù)據(jù)。總體的原則是對檔案數(shù)據(jù)的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規(guī)則。

2.2建立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)頁或者網(wǎng)站

信息化的檔案管理不是僅僅用計算機管理。要實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，要做好醫(yī)院的檔案管理信息公式，宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網(wǎng)頁和網(wǎng)站，是必要的手段和方法。在網(wǎng)頁建設中，計算機技術因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網(wǎng)站應該擁有的模塊?；灸K應該包含醫(yī)務人員資料信息更新上傳模塊、機構簡介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。

2.3信息化檔案管理系統(tǒng)

市場上已經(jīng)有出售成型的檔案管理系統(tǒng)?？膳c軟件公司聯(lián)系，訂制符合醫(yī)院使用的檔案管理軟件系統(tǒng)。但缺點是費用較高。部分系統(tǒng)對硬件系統(tǒng)有較高要求。醫(yī)院也可以自主開發(fā)符合檔案管理的系統(tǒng)。優(yōu)勢是專業(yè)優(yōu)勢，對自身的需求了解深入。大部分醫(yī)院的檔案管理工作都需要能夠?qū)崿F(xiàn)的功能：首先是具備大量數(shù)據(jù)信息的存儲功能。檔案需要存儲的數(shù)據(jù)繁雜，而且在不斷的積累和增長，所以必須具備數(shù)據(jù)存儲功能。其次是實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化方式，這才是真正的實現(xiàn)檔案的信息化管理。最后對數(shù)據(jù)的管理一定要高效，有組織。規(guī)范科學管理。

3、醫(yī)院檔案信息化管理需要關注的問題和有效操作方法

3.1提高硬件設施建設，加大投入力度

醫(yī)院檔案信息化建設需要購買信息化設備，如計算機、網(wǎng)絡實驗室的建立。這些都需要大量的財政投入。同時財政投入也可以信息化建設快速進行。購買規(guī)范管理系統(tǒng)。實現(xiàn)網(wǎng)絡布線等工作流程。

3.2提升信息化技術普及率

信息化技術檔案管理，必須要掌握信息化技術。了解計算機，熟練掌握軟、硬件技術。如數(shù)據(jù)庫技術、計算機硬件維護技術、網(wǎng)絡常見故障排查與維護技術、計算機操作技術等等。

3.3挖掘內(nèi)部潛力，增強創(chuàng)建力量

管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調(diào)人員從事檔案升級工作相當困難。每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。應成立創(chuàng)建工作領導小組，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進。強化檔案管理，完善創(chuàng)建條件?，F(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，對照省特一級標準差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規(guī)程，推進規(guī)范化建設，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度；升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證，要及時引進先進檔案管理設備。

3.4建立合理的檔案管理制度，規(guī)范信息化檔案管理

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企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實現(xiàn)對各類資源的收集和共享，有利于強化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節(jié)省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實性。企業(yè)人事檔案實施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設備進行查看。此外，人事檔案實施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點必要性。

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應用的過程中大部分數(shù)據(jù)的使用都是用計算機和網(wǎng)絡完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實現(xiàn)檔案管理信息化才能適應企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網(wǎng)絡空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對保護企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計算機和網(wǎng)絡來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財力，同時可以節(jié)省時間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運營成本，進而可以促進企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領導認為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業(yè)發(fā)展，適應社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當?shù)呐嘤?。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應的計算機和網(wǎng)絡知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠遠不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護工作，保證信息系統(tǒng)的正常運轉。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案電子信息化的實現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區(qū)域化共享。

3.3轉變檔案管理人員的意識

在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網(wǎng)絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規(guī)范標準，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓

企業(yè)積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應該對現(xiàn)有工作人員進行適當?shù)呐嘤枺屍淠軌蚴炀氄莆沼嬎銠C和網(wǎng)絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

4結語

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一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應用的普及和信息經(jīng)濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運行方式向以網(wǎng)絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務，運用信息化實現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務通過信息化手段實現(xiàn)；各級政府和業(yè)務部門高度重視業(yè)務應用系統(tǒng)的開發(fā)和應用，約90%的市、區(qū)政府部門建設了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡平臺化的信息共享和業(yè)務協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術和應用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務客戶的強烈驅(qū)動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機構在履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現(xiàn)。由于應用目標的整體性，要求政府業(yè)務系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機構政務系統(tǒng)的政務內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網(wǎng)站，各級各類政府機構可以實現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現(xiàn)了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業(yè)信息化應用模式早已脫離了個別業(yè)務系統(tǒng)孤立應用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應用效率。

實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結構。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。政務信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業(yè)務應用系統(tǒng)的建設進行。社會信息資源開發(fā)利用重點是強化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡環(huán)境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標準體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務運行的基本方式，網(wǎng)絡平臺正逐漸成為政府機構、企業(yè)信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設計與實施程序等標準規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統(tǒng)的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機構也制定了相關規(guī)范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運轉流程無關。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務流程的自然發(fā)展進程，在業(yè)務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務運轉流程及其規(guī)則的依賴性，當數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務流程，或業(yè)務流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務運轉流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達一個事項，數(shù)據(jù)結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結構，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務流程的存儲機制來建設的，從性質(zhì)上來講，可以認為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機構的業(yè)務運行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數(shù)據(jù)庫的方式同構備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設屬于機構自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網(wǎng)站達到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復率高，數(shù)量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業(yè)標準中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡應用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務覆蓋率，特別是網(wǎng)絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應用的規(guī)范。對機構層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認證標準、規(guī)范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規(guī)律，以求在準確揭示信息運動規(guī)律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實質(zhì)，是如何看待文件運動的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆娬{(diào)在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調(diào)在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務活動目標與過程。它強調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務系統(tǒng)中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務運轉服務的，其首要目的和價值是業(yè)務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統(tǒng)設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業(yè)務系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進程已經(jīng)證實，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務系統(tǒng)中建設數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經(jīng)驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡技術的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網(wǎng)絡文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構的業(yè)務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規(guī)劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。

④。

⑤archives.gov/。

篇6

1．1山東建筑大學工程檔案管理現(xiàn)狀

山東建筑大學新校區(qū)于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續(xù)建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續(xù)建設周期為兩年，續(xù)建工程根據(jù)發(fā)展需要適時推進。新校區(qū)工程檔案共分為23項，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設計基礎、JJ12－2設計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規(guī)劃設計、中期施工建設及后期竣工驗收和管理運行的全過程，如表1所示。山東建筑大學在新校區(qū)建設之始，就制定了系統(tǒng)的工程檔案建設與管理方案，主動引入物聯(lián)網(wǎng)理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進行了頗見成效的探索和實踐，有效提高了工程檔案的歸檔準確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能設計

文章在研究國內(nèi)外文獻及實例的基礎上，以工程項目建設的生命周期為依據(jù)，針對山東建筑大學新校區(qū)工程檔案管理的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)的技術，設計了信息化管理系統(tǒng)的主要功能，如圖1所示。(1)紙質(zhì)工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質(zhì)檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數(shù)據(jù)的形式存入既定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。山東建筑大學在工程檔案建檔過程中，已對規(guī)劃設計、管線等功能設計圖在存檔規(guī)劃設計藍圖的同時，一并存儲CAD文件;驗收材料在存檔驗收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設的實時監(jiān)測或記錄電子數(shù)據(jù)。(2)工程檔案智能識別調(diào)取功能工程項目的實施是一個動態(tài)過程，從動議報批、立項審批、勘察設計、生產(chǎn)準備、施工建設、監(jiān)理驗收、運行管理等各個階段都會產(chǎn)生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項目的整個生命周期內(nèi)?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求對工程項目自始至終的全過程、各階段、各環(huán)節(jié)和節(jié)點的檔案數(shù)據(jù)進行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標簽，在利用檔案數(shù)據(jù)時可以通過直接掃描標簽的方式自動調(diào)取。山東建筑大學對各單體建筑建設全過程檔案進行了數(shù)據(jù)編碼，并分類登記入庫，為利用物聯(lián)網(wǎng)進行工程檔案信息管理建立了堅實的基礎。(3)工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能在工程項目提出后，關于工程的可行性和必要性、綜合設計和建設方案等都要進一步的科學論證?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過對國內(nèi)外相同性質(zhì)、相近體量的工程進行對比，并運用云數(shù)據(jù)和相關算法，對工程項目數(shù)據(jù)進行基于現(xiàn)實環(huán)境的分析，得出工程項目建設的前期相關數(shù)據(jù)預測，從而為工程項目的穩(wěn)步實施提供技術依據(jù)。這是工程檔案信息化建設的核心領域［10］。目前，工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能尚處在框架設計階段。(4)工程檔案數(shù)據(jù)實時更新功能工程項目建設過程中以及在某一單項工程的全壽命周期內(nèi)，由于方案優(yōu)化修改、運行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數(shù)據(jù)處在動態(tài)變化中，前后數(shù)據(jù)的更新或?qū)崟r化顯現(xiàn)尤為重要?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數(shù)據(jù)均存儲于服務器中，能夠根據(jù)項目進展，實時更新數(shù)據(jù)，特別是當項目復雜、分期任務繁多時，更會根據(jù)時間節(jié)點和項目進展階段將檔案數(shù)據(jù)快速調(diào)閱，并能夠通過編輯插件調(diào)入文件等形式統(tǒng)一將同一批數(shù)據(jù)進行實時更新，有效保證了工程檔案數(shù)據(jù)的即時性、完整性和準確性。(5)工程檔案業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交流功能工程項目在實施過程中不同階段產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)不同，但彼此間又是相互聯(lián)系、互為一體的?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將項目進展中所涉及的不同行業(yè)的數(shù)據(jù)進行交流和轉換，從而為下一步?jīng)Q策提供有效的資料，并輔助工程項目決策。山東建筑大學在新校區(qū)工程建設中，以綜合分析工程檔案為基礎，對新建工程進行設計方案優(yōu)化，例如運用綠色校園理念，建成了國內(nèi)第一棟太陽能綜合利用學生公寓;而采用B/S+C/S架構，自主設計運行了節(jié)約型校園建筑節(jié)能監(jiān)管平臺。不同行業(yè)和項目間的工程檔案數(shù)據(jù)交流和分析，為學校綠色建筑、節(jié)能建筑及監(jiān)管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項目間數(shù)據(jù)共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現(xiàn)多樣性，特別是對于商業(yè)、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設項目，在其決策立項、規(guī)劃設計等進度中，如果可以參照相似位置、類似環(huán)境下不同項目的建設情況，其設計、施工過程中出現(xiàn)的各類技術難題也將迎刃而解，項目造價、工程組織等也將更為有序和高效?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過建立項目間的數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)比對，建立相同工程項目一體化的施工進度、技術方案和質(zhì)量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學在新校區(qū)工程建設過程中，將各項目單體或施工標段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統(tǒng)一的人員工作規(guī)范、技術和施工標準，實現(xiàn)了新校區(qū)建設“工程優(yōu)質(zhì)、人員優(yōu)秀、投資優(yōu)化”的目標。

2工程檔案信息化管理系統(tǒng)對策

2．1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的架構

射頻識別和無線傳感網(wǎng)WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯(lián)網(wǎng)的兩大核心技術。射頻識別技術是利用無線射頻方式對實物目標進行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標簽(條形碼、二維碼等)進行數(shù)據(jù)識別和相應的處理。而無線傳感網(wǎng)技術是由部署在區(qū)域內(nèi)的微型傳感節(jié)點組成，以無線網(wǎng)絡通信的形式，構成一個自組織網(wǎng)絡系統(tǒng)，其目的是協(xié)作感知、采集和處理信息，發(fā)送給網(wǎng)絡中樞［11］。通過將物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術和無線傳感網(wǎng)技術應用到工程檔案管理中，即構成了一個由無數(shù)檔案條目節(jié)點組成的在線數(shù)據(jù)庫，管理者或用戶可以通過遠程終端登錄互聯(lián)網(wǎng)，繼而實現(xiàn)對工程檔案的信息化管理。從技術架構上來看，物聯(lián)網(wǎng)分為感知層、網(wǎng)絡層和應用層［12］?；谶@種標準的層次，搭建工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本架構，如圖2所示?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標簽，檔案庫房中有多個傳感器節(jié)點，這些節(jié)點相互組成無線傳感網(wǎng)。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網(wǎng)在數(shù)據(jù)庫中實時更新，并自主形成一個工程檔案云數(shù)據(jù)平臺。

2．2工程檔案信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)策略

物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案的信息化管理提供了技術上的保障。但是，為有效利用基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案管理系統(tǒng)，仍需要從管理上進一步規(guī)范相應的管理模式與管理制度。(1)規(guī)范檔案歸檔標準規(guī)范的檔案歸檔標準是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎。為了基于物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術采集到標準的數(shù)據(jù)，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標準，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標簽。當將檔案信息調(diào)入系統(tǒng)時，需要設立規(guī)范的審核制度，保證入庫信息的規(guī)范和準確。(2)規(guī)范檔案使用標準規(guī)范的檔案使用標準既是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎，也是實現(xiàn)檔案信息化管理的保障。在物聯(lián)網(wǎng)背景下，實現(xiàn)檔案的信息化管理，確定電子檔案相關檔案的查閱權限范圍;當需要借出或還回實體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉移情況。(3)強化部門間協(xié)調(diào)溝通部門間的協(xié)調(diào)溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關部門間不定時的進行業(yè)務和技術上的溝通和交流，才能擴大檔案信息化的范圍，全面實現(xiàn)工程檔案管理的信息化水平和服務水平。(4)強化檔案管理人員技術培訓管理人員的技術水平?jīng)Q定了信息化背景下檔案服務的質(zhì)量［14］。要定期對檔案管理人員進行技術和理念的培訓，提高他們對信息技術和信息化管理理念的理解。

3結語

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傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國的醫(yī)療網(wǎng)絡正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡為基礎向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術，已經(jīng)得到醫(yī)學界廣大學者的好評，醫(yī)院的工作形式也轉變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡技術為醫(yī)院的檔案信息進行收集和存儲，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進的網(wǎng)絡檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫(yī)院的經(jīng)濟，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡的安全問題。電腦網(wǎng)絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫(yī)院網(wǎng)絡系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數(shù)字化檔案管理認識不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數(shù)字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時，應該做好以下幾個細節(jié)：

（一）建設信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡工程實現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應該在提取數(shù)據(jù)的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團隊。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點醫(yī)學教育，對醫(yī)院的實時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫(yī)學的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

篇8

當前，信息化建設已經(jīng)成為推進中國特色軍革和完成“雙重歷史任務”的重中之重。軍隊財務檔案管理也要積極探索信息化建設的路子，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率。

一、軍隊財務檔案管理信息化的緊要性

在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰(zhàn)爭中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案，實現(xiàn)財務檔案的網(wǎng)絡化管理，是搞好軍隊財務檔案管理的必然選擇。

軍隊財務檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發(fā)展，對傳統(tǒng)的財務檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰(zhàn)。隨著國家和軍隊財政經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展，財務法規(guī)、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費標準一年內(nèi)進行幾次調(diào)整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內(nèi)容，同時要求不但反映當年度經(jīng)費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經(jīng)費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜，如軍隊干部工資標準1980年前只有24個，而現(xiàn)在猛增了十幾倍之多，各類補助項目也有數(shù)十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊財務檔案管理工作增加了難度。在財務檔案的查閱方面，總部定期出版《財務標準制度匯編》和《財務文件匯編》，這確實解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續(xù)性和時效性，一些標準或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。

電子財務檔案具有無可比擬的優(yōu)點，能夠很好地適應軍隊財務檔案的發(fā)展需求。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

正如上面所述，電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優(yōu)點，但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此，即使實現(xiàn)了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

二、軍隊財務檔案管理信息化的主要內(nèi)容

一是搞好數(shù)據(jù)的挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都是建立在此基礎之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。在財務檔案數(shù)字化的基礎上，必須建立軍隊財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以按軍隊財務檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標準制度、原始憑證、會計帳簿、指標文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。轉二是搞好財務檔案信息網(wǎng)絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網(wǎng)絡，一方面可以將業(yè)務上級的文檔，以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊?，網(wǎng)絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實現(xiàn)財務檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質(zhì)量。

三是搞好財務檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經(jīng)濟數(shù)學等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質(zhì)量。

三、軍隊財務檔案管理信息化的基本措施

財務檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統(tǒng)籌考慮。

一是領導高度重視和大力推動。領導是財務檔案管理信息化的真正推動者。領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的管理觀念，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認識到計算機和網(wǎng)絡技術應用于財務檔案工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業(yè)，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把財務檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管財務工作的領導，要經(jīng)常過問此項工作，了解財務檔案工作情況，提出要求，下達任務，指導財務檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。

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[論文摘要]本文首先對當前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經(jīng)驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。

隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、檔案管理基礎工作標準化規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設

1、建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)。

在系統(tǒng)內(nèi)建設數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設，根據(jù)系統(tǒng)建設需求，采購必要的硬件設備，為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

1、加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數(shù)字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。

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（一）在檔案管理中沒有處理好紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問題

隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴大，其數(shù)量已經(jīng)達到甚至超過了紙質(zhì)檔案，為了對兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預期的效果。

（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅

由于互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護手段，使得網(wǎng)絡黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。

二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析

考慮到當前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應的對策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預期目的，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應采取以下幾種措施：

（一）在檔案管理工作中，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視

在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞?，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。

（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題

對待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進速度慢，推進效果不理想的問題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進。

（三）對關鍵的數(shù)字化檔案信息資源實行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性

在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預防關鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應對網(wǎng)絡黑客對關鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網(wǎng)絡設施，同時采取先進的數(shù)學算法和加密手段，保證關鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。

三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析

上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標。實踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應該從以下幾個方面入手：

（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標準化管理體系中來

實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標準化管理體系，實行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標準化管理體系，完善檔案管理雙軌制。

（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展

由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫是未來發(fā)展的趨勢。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。

（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實際使用

為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫中的存儲效率，節(jié)省存儲空間，便于用戶實際調(diào)用，我們應該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲格式，保證在數(shù)據(jù)庫中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲和利用。

（四）加強數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設，保證信息安全

數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設，要提高安全管理登記，保證關鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發(fā)生泄漏。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項人才，不斷提高管理人員素質(zhì)