導語：如何才能寫好一篇檔案法論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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《物權法》對物權的一些基本表述

《物權法》第二條：“本法所稱物權，是指權利人依法對特定的物享有直接支配和排他的權利，包括所有權、用益物權和擔保物權”；第六條：“動產物權的設立和轉讓，應當依照法律規(guī)定交付”；第二十九條：“因繼承或者受遺贈取得物權的，自繼承或者受遺贈開始時發(fā)生效力”；第三十二條：“物權受到侵害的，權利人可以通過和解、調解、仲裁、訴訟等途徑解決”；第三十九條：“所有權人對自己的不動產或者動產，依法享有占有、使用、收益和處分的權利”；第五十七條：“違反國有財產管理規(guī)定，在企業(yè)改制、合并分立、關聯(lián)交易等過程中，低價轉讓、合謀私分、擅自擔?；蛘咭云渌绞皆斐蓢胸敭a損失的，應當依法承擔法律責任”；第六十一條：“城鎮(zhèn)集體所有的不動產和動產，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定由本集體享有占有、使用、收益和處分的權利”。

檔案的物權特性

《檔案法》第二條：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”某一件具體檔案從形成到消失，始終體現(xiàn)為一種動產物的基本屬性，并可能經歷形成者、保存者和利用者三個環(huán)節(jié)，其檔案物權體現(xiàn)形式又各不相同。

1.檔案對于形成者的物權。檔案對于形成者來說擁有完整的物權，即所有權、用益物權和擔保物權。此時，檔案的物權所有人是明確而單一的，即形成者就是物權擁有者。從法律上講，各個檔案形成者不論其屬于何種所有制形式，對于自己形成的檔案享有的物權都受到《物權法》保護，任何單位和個人不得侵害。

2.檔案對于保存者的物權。檔案形成后，由于各形成主體所有制及其所形成檔案對國家和社會保存價值的不同，就出現(xiàn)了檔案流向問題，即某些檔案形成者形成的檔案在其自行保存一段時間后需向國家綜合檔案館或部門、行業(yè)檔案館移交，而有些則仍由形成者長期保存。檔案流向的變化，有時會引起檔案所有權的變化。如向國家檔案館移交的同時，檔案的所有權即從檔案形成者向真正意義上的國家所有轉變（因為此時的檔案面向的是整個社會，而在機關檔案室保存時面向的只是本機關），并由國家設立的檔案館代為行使國家所有權。此時檔案的用益物權和擔保物權也隨之轉移。

3.檔案對于利用者的物權。檔案的作用在于為利用者提供原始憑證、法律依據(jù)等服務，從而幫助利用者解決問題。由此看出，檔案利用者對檔案并不擁有所有權和擔保物權，他只是通過利用而享受用益物權。

《檔案法》應當增設有關檔案物權方面的規(guī)定

1.應當設置專門條文界定我國檔案所有權形式和種類。目前《檔案法》中還沒有具體規(guī)定檔案所有權的條文。只在第十六條和第十七、十八條中提到了“集體所有的和個人所有的”及“國家所有的”這三種類型。雖然涉及檔案所有權的三種類型，但在本法中均無先前設定作為基礎。所以，從文字中只能看出三種所有制形式，卻無法確定不同所有制檔案的所有者及其內容范圍。

現(xiàn)行的《上海市檔案條例》第二十一條：“國家機關、國有企業(yè)事業(yè)組織和國家所有的其他組織的檔案歸國家所有，列入國有資產管理的范圍。非國家所有的組織的檔案歸該組織所有，國家和本市另有規(guī)定的除外。個人在非職務活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等合法方式獲得的檔案歸個人所有。”從規(guī)定中可以看出這三種不同所有權的檔案的主體，似可供參考。

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1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進程

(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制

近年來，凡申報考評的學?；窘⑵鹣鄳臋n案工作領導體制以及與學校整體發(fā)展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學校將檔案工作納入學校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡

隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質均有較大幅度提高。多數(shù)學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規(guī)范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。

(4)檔案基礎業(yè)務建設步入規(guī)范化、標準化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學、規(guī)范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學?？蒲谐晒b定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設備，并配備了與之相應的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業(yè)務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉折點。

3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協(xié)調學校的整體規(guī)劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕斯芾怼钡碾y點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協(xié)調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發(fā)機關與教育行政主管機關協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。

4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響

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根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個部分。

（一）文件整理過程。項目文檔管理人員在獲得的分配的項目后，即可進行項目文件的收集整理理工作，在本人負責的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗收。項目文件整理過程包括a、項目立項（包括項目申請、項目登記、項目計劃、項目組成員等）；b、項目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項目文件的存檔準備。

（二）歸檔文件驗收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗收過程是靠“歸檔申請單”和“驗收通知單”進行聯(lián)系的。文檔人員在進行文件歸檔時應向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調閱對應的文件進行檢查驗收，驗收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項工作：a、對庫存檔案進行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護管理；c、定制報表，生成報表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復制，對外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導入導出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結構；e、審批過程的管理。

系統(tǒng)共包括8個模塊：項目管理、歸檔管理、驗收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計管理、系統(tǒng)管理。

（一）項目管理功能模塊對應現(xiàn)在文檔組采用的項目管理軟件，包括項目的立項、項目配置、項目進度、項目查詢這四個功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。

（三）驗收管理功能模塊包括：項目驗收與歸檔驗收。項目驗收主要是驗收項目立項是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗收、入庫是否完備齊全，對驗收結果評論，并發(fā)出“出錯信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。

（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復制打印管理。2、實體檔案的利用：包括利用實體檔案審批手續(xù)，實物檔案條碼管理，實物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權限管理等。

（七）檔案統(tǒng)計管理：統(tǒng)計管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計工作，包括項目統(tǒng)計，歸檔統(tǒng)計，利用統(tǒng)計，電子檔案匯總統(tǒng)計，實物檔案匯總統(tǒng)計等。

（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導入導出。

基礎數(shù)據(jù)維護功能：可對檔案系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)進行編輯，基礎數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙設計階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

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人事檔案是人事管理實踐活動的產物，是一個人成長經歷的記載，有原始材料和歷史證件組成，它記錄了一個人的個人經歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程。它服務于本單位的組織人事工作，服務于當事人。高校人事檔案作為教職工的重要履歷資料，既是學校各級部門考察提拔干部的重要憑證，在人事制度和分配制度改革中有著舉足輕重的作用，又是改革發(fā)展的重要信息資源。

1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據(jù)

新時期的高校人事制度要求組織及領導能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經歷，以能夠是學校的人事制度更加科學地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學歷知識水平、業(yè)務技術專長、家庭社會關系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠對被查閱者有一個較為全面的認識。上級組織只有將一個人的現(xiàn)實表現(xiàn)與歷史情況有機地結合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚長避短，調動教職工的積極性，為學校的發(fā)展貢獻自己的聰明才智并不斷完善學校的人事制度。

1.2人事檔案是維護個人權益和福利的法律信證

檔案在當今社會中的作用越來越重要，在學校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續(xù)就無法辦理。隨著學校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險及退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都是最主要的依據(jù)，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學校的建設中去，為學校的發(fā)展服務。

2.文書檔案對高校發(fā)展建設的服務作用

高校文書檔案是高校管理的一個重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書檔案管理，不僅能夠有助于健全文書處理工工作制度，提高公文質量，更有助于高校作風建設，提高高校工作效率。

2.1文書檔案在高校發(fā)展建設中的助手作用

文書檔案是高校檔案的集散地，無論是上級下達指示、下級請示工作，平行業(yè)務聯(lián)系，還是各部門人員查找資料，都要首先使用文書檔案。文書檔案作為高校信息傳遞的窗口，對高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個職能部門的信息，為行政領導和各職能部門提供及時、準確的信息及咨詢服務，促進高校各項工作的順利開展，又可以為各部門的人員起草文書、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。

2.2文書檔案在高校發(fā)展中的基礎性作用

行政工作是學校工作的基礎性工作，作為行政工作的記錄者，文書檔案記錄著學校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對于日后開展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過查閱文書檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結合當前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時，文書檔案的存在還可以對行政工作人員進行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會在文書檔案中有所記錄，一旦出現(xiàn)違紀的現(xiàn)象便會在檔案中有所記錄，這樣對工作人員的工作行為也是一種監(jiān)督，促使工作人員自覺地遵守規(guī)則，有利于高校和諧有序的發(fā)展。

3.基建檔案在高校發(fā)展建設中的作用

高校的基建檔案是高校建筑規(guī)劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開發(fā)、基礎建設的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高?；窘ㄔO管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的有保存價值的文件、圖標及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項目的歷史憑證，是各種工程建設、竣工驗收、交付使用等工程的依據(jù)，對校園規(guī)劃、施工管理以及解決產權、經濟糾紛等都有重要意義。

3.1基建檔案在高校建設中的可以多次利用

基建檔案承載了高校建設的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術人員用集體智慧在實踐中不斷創(chuàng)造的成果，其中含有大量十分有價值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復利用的。例如：工程設計檔案都是經過眾多科技人員的設計，經過實際施工的考驗，并在實踐中得到檢驗的成果，在以后工程中有相似的設計時，重復利用可以減少成本，提高工作效率和經濟效益，減少不必要的浪費，而且是提高設計質量的最佳途徑。

3.2基建檔案是高校建設的歷史憑證

在眾多的基建材料中有很多具有依據(jù)性的文件，例如基本建設工程項目任務書、建設書、批復報告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計劃資料等，它們客觀地記載了當時的事實情況。在對學校進行改造的時候，利用這些檔案資料可以準確、迅速地完成改造任務，大量減少人力、物力的投入，既節(jié)省了時間又減少開支。如果施工單位與學校發(fā)生分歧，這些檔案資料可以為學校提供強有力的證據(jù)，以維護學校的利益，減少不必要的損失。

4.設備檔案在高校發(fā)展建設中的作用

在科學技術飛速發(fā)展的今天，國內外各種先進的教學儀器設備大批引進學校，尤其是教學實驗設備更是教學活動中不可或缺的儀器。學校作為非營利性的事業(yè)單位，引進這些設備需要大量資金，因此，管好用好這些設備顯得尤為重要。設備檔案的存在就為這些設備的正常運行、維修、技術改造提供科學技術依據(jù)，減少因為檔案缺失而造成的種種不便。設備檔案可以為計劃引進提供信息，為學校論證提供論據(jù)；為儀器設備使用把關，為領導決策當好參謀；為設備的維修、保養(yǎng)、技術改造提供有價值的技術依據(jù)，對學校的科學管理與發(fā)展起到巨大的促進作用。

5.教學檔案在高校發(fā)展建設中的作用

高校教學檔案是學校教學活動和教學管理工作狀況的真實記錄，是以文字、圖表及聲像等形式形成的歷史記錄材料，是反映和評價教學質量及教學管理水平的重要依據(jù)，具有保存價值。高校教學檔案是教學研究與改革的依據(jù)，它真實的記錄了以往教學活動的整個過程，集中了豐富的教學經驗，是十分珍貴的材料，它可以為提高教學質量，完善教學體系，改革教學方法提供寶貴的參考經驗，使教學的改革在取得可喜成果的同時更加省時、省力；教學檔案還具有重要的憑證作用，它能夠準確的反映出全體教職工的教學活動，為人們提供了無可置疑的證明材料和重要依據(jù)；教學檔案還有為院校間相互交流學習提供可靠的交流資料，提供有效地利用；教學檔案還是教學評估通過的保證，教學評估中的信息多取自教學檔案，雖然教學檔案本身沒有在教學評估中單獨設立條目，但評估指標體系的各個條目的評分標準都是以教學檔案所反映的情況作為依據(jù)的。

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（一）群眾對于參保的意識不強

目前，我國對于醫(yī)療保險的宣傳工作不到位，形式過于單一，使國家的利民的政策未能很好的進入千家萬戶，對于我國目前的醫(yī)療保險的意識不強烈，導致了我國目前的城鎮(zhèn)居民的參保率不到50%。

（二）我國醫(yī)療保險的的管理機制的欠缺

鑒于我國目前的管理機制不夠完善，大多數(shù)的群眾到了有病才知道參保的重要性，網絡平臺建設的體系也存在滯后的現(xiàn)象，各個醫(yī)院、冒名頂替住院、掛床等等一系列的現(xiàn)象逐漸出現(xiàn)。

（三）提高工作人員的素質

我國關于醫(yī)保局的改革時間較短，成立時對于工作人員并未實行公開招聘，很大的一部分是關系戶或是有關的單位抽調組成，與此同時也沒經過專業(yè)的培訓，從而導致了對于這項業(yè)務不熟悉，工作中也會出現(xiàn)許多的誤差。

二、我國醫(yī)療保險中的醫(yī)保檔案資源分析

（一）醫(yī)保檔案信息資源建設的現(xiàn)狀

1.檔案的管理觀念較落后，導致了檔案的利用率過低。一方面醫(yī)院管理人員的傳統(tǒng)思想過于落后，認為檔案的信息資源建設工作不能直接帶來經濟效益，因此忽視了檔案資源的作用；另一方面，對于檔案的信息資源的開發(fā)利用的程度較小，從而導致了大部分的檔案材料閑置了，使這些檔案本身失去了在醫(yī)院建設發(fā)展所提供的價值和實際的意義。2.醫(yī)療信息檔案資源的管理制度不健全。目前，大部分的醫(yī)院對檔案的管理缺乏統(tǒng)一的管理標準，都是根據(jù)自己的實際情況進行管理；有的醫(yī)院雖然建立了一些管理制度，只是拘泥于形式上，執(zhí)行卻是不嚴格。而目前，信息化的時代，檔案的信息資源逐漸的規(guī)范化、標準化，但是醫(yī)院人事考核的方案中，尚未將檔案的管理納入考核之中，致使檔案工作人員缺乏激勵性，無法做到檔案信息資源的管理統(tǒng)一化的標準。3.檔案信息化的進展速緩慢。由于國家對于檔案管理的軟硬件的設施基礎、技術保障、以及信息化的建設體系尚未健全，醫(yī)保檔案的信息化較為落后。對于檔案的管理沒有獨立的檔案管理網，檔案的信息化資源更新的周期較長，信息化的內容和形式過于單一。

（二）面對醫(yī)保檔案信息資源這種狀況，做出的措施

1.從思想上改變觀念。醫(yī)保的檔案信息資源與人的意識是緊密聯(lián)系的，因此更應該觀念上改變傳統(tǒng)的思想意識，逐步認識到檔案信息對于醫(yī)院的服務的重要性，從而更加的提高了檔案管理工作的工作效率。確立以檔案信息服務于醫(yī)院的思想，逐步的開發(fā)關于檔案信息資源的利用。2.逐步的完善關于檔案信息的設施。檔案信息資源的建設，基礎設施是最基本的物質條件，確保了檔案實體的存在不受人為或自然災害的影響，完善檔案管理的設施能夠更好的適應現(xiàn)代化科技的發(fā)展需求。3.完善和健全醫(yī)院檔案信息資源的管理制度。只有健全完善了醫(yī)保檔案的管理制度，才能更好的使檔案信息資源運作有序，適用于醫(yī)院。真正的實現(xiàn)工作的規(guī)范化、管理方法的科學化，使檔案信息資源工作做到統(tǒng)一的標準，更加的利于電子文檔的歸檔、管理，進一步的完善的檔案信息資源的開發(fā)和檔案數(shù)據(jù)的建設，從而保證了檔案工作統(tǒng)一管理。

三、開發(fā)利用醫(yī)療保險檔案資源，對城鎮(zhèn)居民和各單位職工帶來的作用

1.我國的城鎮(zhèn)居民和單位的職工生活能否安康最基本的保障就是醫(yī)保措施的實行，這種措施改善了人們的生活，同時也促進社會經濟的穩(wěn)定。2.醫(yī)保檔案信息化的開發(fā)，是參保單位和人員最真實的記錄，也是醫(yī)保相關的數(shù)據(jù)錄入唯一的依據(jù)，有效的確保了資金的使用權。

四、結語

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【摘要】面對檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務,必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化,建設是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程,必須明確目標,抓住機遇,加強協(xié)調,統(tǒng)一建設,重視培養(yǎng)一支高素質的檔案管理人員隊伍,每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想,使檔案質量不斷提高。

【關鍵詞】檔案管理質量

一、檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理就是單位領導檔案工作人員以科學方法為手段,充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平,以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點:

全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量,人人有責”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質量管理?？茖W的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質量問題,不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質量的前提。檢查檔案包括的內容比較多,一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關的調研資料等;檢查結論及總結資料:檢查結論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結、檢查情況匯總表、有關請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的,是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發(fā),檢查工作的開展,到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規(guī)問題的整改等,整個過程都必須有嚴格的工作規(guī)則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質量管理意識,是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負責,是保證檔案質量的重要手段

檢查檔案質量與業(yè)務工作質量緊密相連,統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識,高質量地完成檢查工作。實踐證明,建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度,是保證檢查檔案質量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關性。

3.加強檢查檔案質量的事中控制與管理,是提高檔案質量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應檢查工作發(fā)展要求,檢查檔案管理工作重心也應由事后控制與管理轉變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質量的問題,加強檢查檔案質量的事中控制與管理,不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題,才能不斷適應監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求,保證檢查檔案的質量。

4.積極推進信息化進程,是提高檔案管理質量的必然要求

隨著辦公自動化技術的普及,財政檢查機關檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度,提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計算機相結合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規(guī)范,查找時一目了然,又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高,與工作人員的質量意識有著密切關系。其中,領導的檔案質量意識最為關鍵,領導通知必須提高認識,轉變觀念,認清檔案管理的重要性,認清檔案數(shù)字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網絡信息化、數(shù)字化建設,因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領導,要牢固樹立檔案質量意識,用較高的工作質量來促進檔案質量。

2.建立內部人員的制約機制

要不斷提高檔案人員素質,加強管理,完善規(guī)章制度,建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業(yè)務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說,就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感,要有良好的服務意識,要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務性比較強的工作,檔案人員業(yè)務素質的高低,對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業(yè)務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的計劃,使他們的業(yè)務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.運用計算機檔案管理系統(tǒng)

計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能,同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質檔案載體,在檔案領域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。

總之,檔案工作者肩負著歷史的職責,提高檔案管理人員的意識,檔案科學管理,用豐富科技信息資源,推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。

參考文獻:

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近幾年全市乃至全國開展的檔案目標管理考核工作，對于機關檔案工作的規(guī)范化管理就是一種很有效的方法。但是檔案目標管理市級標準是針對全市檔案工作水平較好的單位而制定的，有些硬件要求較

高，對于某些辦公條件緊張，沒有房間做為檔案專用庫房，檔案數(shù)量較少的單位，升級就是短期內可望而不可及的事情。這些單位也往往成為檔案部門觸及不到的地方。針對這種情況，就需要有一個比

較有效的方法來對所屬行政區(qū)域內所有單位的檔案工作進行監(jiān)督指導。

當社會的檔案意識還達不到應有的程度時，就必須通過一定的手段強化人們的檔案意識，使之成為機關工作人員及公民的自覺行動。經過多年檔案工作的實踐，我認為檔案工作檢查可以說是檔案行政管

理部門依法行政的一種有效手段和方法。因為檔案檢查標準和條件可以根據(jù)本地區(qū)檔案工作的實際制定，適用于每個單位檔案工作狀況。檔案檢查可以觸及到所屬區(qū)域內各個行政企事業(yè)單位，又強調檔

案的基礎業(yè)務建設和檔案的開發(fā)利用，有利于檔案行政管理部門對各行政企事業(yè)單位的監(jiān)督指導。這樣做檔案工作不僅可以引起各級領導的重視，將其納入機關的議事日程，而且檔案也在各項工作中發(fā)

揮了重要作用，可以收到較好的效果。豐臺區(qū)檔案局從一九八六年開始，就堅持對全區(qū)各行政企事業(yè)單位的檔案工作進行檢查評比和合格驗收，即年初將檔案工作的諸多要求制定出檢查標準和條件，每

年六月底之后對照標準對各單位逐條逐項檢查，檢查前加強監(jiān)督指導，檢查時嚴格要求，檢查后有問題的單位認真整改，檢查結果向全區(qū)通報，檔案工作在全區(qū)引起了各級領導的重視，檔案工作管理水

平相應得到提高。經過十幾年的不斷修改和改善，現(xiàn)在檢查標準已經接近北京市二級標準，并納入了一部分市一級標準的內容，側重檔案基礎業(yè)務建設和開發(fā)利用。����旜????X閷

檔案工作檢查在檔案行政管理部門依法行政的諸多方法和手段中，有明顯的作用，歸納起來主要有以下幾個方面：

一、可以引起各級領導對檔案工作的重視。

現(xiàn)階段，有些機關的檔案意識相對薄弱，僅憑檔案部門的工作人員去做工作，還不能引起一些機關和部門領導的重視，而做為地區(qū)檔案行政管理部門，代替政府履行行政管理職能，由檔案局組織檢查驗

收，必定會引起各級領導的重視，隨之會安排一定的人力、物力去從事檔案工作，必然也會取得一定的效果。

二、有利于檔案的綜合管理，推動檔案基礎業(yè)務水平提高。

檔案目標管理工作有力地推動了檔案工作水平的提高，但是在檔案目標管理工作中難免出現(xiàn)盲目追求升級單位數(shù)量，不顧升級質量等問題，從而達不到實際意義上的綜合管理，某些單位檔案工作中仍有

死角。而檔案工作檢查對文書、專門、科技、聲像、實物檔案的立卷歸檔情況一并檢查，絕不留死角，改變了以往檔案室只保存文書檔案而不管其它檔案的狀況。由于每年檢查，不會形成積存文件，不

搞突擊，也保證了檔案案卷質量。機關的會議檔案、專業(yè)檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案、錄音錄像檔案以及實物檔案得到了綜合管理或集中統(tǒng)一管理。檔案的門類增加了改變了室藏結構，提高

了檔案的綜合管理程度。而且檢查有利于發(fā)現(xiàn)立卷歸檔案卷中的質量問題，便于及時糾正，對于提高檔案基礎業(yè)務水平十分有益，也保證了檔案館檔案來源的質量。同時也可以避免因盲目追求升級數(shù)量

而忽視或影響檔案案卷質量的問題。

三、變消極等待指導為主動請求監(jiān)督指導。

在社會檔案意識仍相對薄弱的現(xiàn)在，一些單位對檔案工作還不能得到應有的重視，檔案人員兼職較多，哪個部門的工作抓得緊，就給哪個部門干，檔案部門不主動有些單位就從來也不與檔案局聯(lián)系，甚

至立卷歸檔工作也不能按時完成。進行檔案檢查無疑會使這種狀態(tài)得到改變。豐臺區(qū)檔案局在進行了十年檔案檢查之后，現(xiàn)在各立檔單位不僅檔案意識提高了，而且主動請區(qū)檔案局進行監(jiān)督指導，發(fā)現(xiàn)

問題請檔案局幫助解決，一改以往消極等待的狀況，檔案工作出現(xiàn)了一種新的局面。

四、標準適合，使行政區(qū)域內各單位檔案工作平衡發(fā)展。

近年來，全國大部分省、市進行檔案目標管理考核，有力地推動了檔案工作水平的提高。但是，檔案目標管理是在各單位自愿申請的基礎上進行的，一些單位只滿足于完成每年的立卷歸檔工作，或受某

些硬件及其它一些客觀條件的影響，根本就不申請升級，這樣就有可能成為檔案部門觸及不到的死角單位，使一個地區(qū)各單位之間檔案工作發(fā)展不平衡。進行檔案檢查則不同，所屬區(qū)域內各單位都要參

加檢查，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導，必須完成檢查要求的各項內容，而且檢查驗收標準也可以納入檔案管理體系、制度建設、基礎業(yè)務建設、檔案信息開發(fā)利用等內容，同樣可以達到目標管理

考核的主要要求，即使檔案保管條件相對較差的單位，也可以保證檔案軟件建設水平，從而保證一個地區(qū)檔案工作能夠平衡發(fā)展。堅持檔案檢查，還會使各單位由被動應付檢查變?yōu)橹鲃幼杂X地開展檔案

工作，而且對于防止升級單位檔案工作滑坡也是一種有效的手段。

五、促進檔案開發(fā)利用工作。

檔案檢查不僅促進了檔案基礎業(yè)務水平的提高，為檔案的開發(fā)利用工作提供了堅實的基礎，而且檔案檢查時對各單位的檔案開發(fā)利用工作可以提出各種要求，有利于各單位利用工作水平的提高。豐臺區(qū)

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上述兩種觀點僅從語詞表述上看，一個認為科技檔案可以更改，另一個認為科技檔案不容更改，顯然是相互矛盾的。產生這一矛盾絕非偶然現(xiàn)象，既是一定的歷史原因所致，也是科技檔案管理學發(fā)展和完善過程中的必然現(xiàn)象。

在一般人看來，檔案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允許隨意篡改。何嘉蓀教授在研究檔案概念時發(fā)現(xiàn)，在檔案學原理（概論）、普通檔案管理學和除科技檔案管理學以外的專門檔案管理學的著作中，我們一直強調“檔案不容更改”，或者強調“檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，檔案才能充分發(fā)揮它的效益。后人不能為了迎合現(xiàn)今的某種潮流或按照自己的觀點和需要去篡改檔案”。④ 而在傳統(tǒng)的科技檔案管理學著作里，卻肯定科技檔案的內容在特殊情況下可以按特殊辦法作一些必要改動。他認為這兩種觀點也是相互矛盾的，只是由于不出現(xiàn)在同一著作和教科書中才避免了難堪。在他看來“有不少科技檔案，由于實際上是現(xiàn)行文件，仍處于動態(tài)之中，當然就需要修改。否則后果就不堪設想”。⑤ 進而提出我國檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎不合理，必須擴大我國檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同，方能正確解釋所謂的“科技檔案更改”問題。然而，宗培嶺、譚 培二位學者對這一解釋持不同見解，他們認為“科技檔案更改”命題的正確性與否和對文件與檔案關系認識密切相關，我國“檔案概念以‘非現(xiàn)行性’為基礎是合理的”，與文件的現(xiàn)行性對應，“科技檔案的非現(xiàn)行性也是一個相對的概念”，科技檔案更改“仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)”。⑥ 他們認為我國已有的對文件與檔案關系的認識是基本正確的，能夠合理解釋科技檔案更改現(xiàn)象，沒有必要不顧我國的國情和檔案工作的實際狀況去擴大檔案概念外延。而吳品才博士則堅決否定“科技檔案更改”一說，他認為運用文件生命運動理論能夠解釋所謂的“科技檔案更改”現(xiàn)象。因為科技文件除了縱向運動之外，還存在橫向運動，這種橫向運動使得“科技檔案在一定條件下可以轉化為現(xiàn)行科技文件”。⑦ 所以他認為，所謂“科技檔案更改”，是科技文件橫向運動的結果，“必然是在科技檔案轉化為現(xiàn)行科技文件時進行，是為形成現(xiàn)實科技活動開展所需的現(xiàn)行科技文件過程中的修改，而且更改的不是原件，而是復制件?！痹谒磥恚翱萍紮n案和其他檔案一樣是絕不允許更改的”。⑧ 那么，“科技檔案更改肯定論”與“科技檔案更改否定論”孰對孰錯呢？我們又該如何去看待這種不同的觀點呢？

二事實上，對“科技檔案更改”簡單地下肯定或否定的結論都是有失偏頗的，科學地認識 “科技檔案更改”現(xiàn)象的本質才是關鍵。我們試從以下幾個方面對此作扼要的探討。

首先，必須認清理論上和現(xiàn)實科技工作中同時存在著的“科技文件更改”和“科技檔案更改”兩個概念。一般而言，“它們在更改原因、更改主體與更改的后處理上均有所不同”。⑨ 人們認為它們的最大區(qū)別在于，科技文件未履行歸檔手續(xù)，而科技檔案是已經歸檔了的科技文件。而從論理上講，歸檔并非是文件和檔案的分水嶺，而是人為劃定的文件工作和檔案工作的界線。例如，檔案界有人提出：“沒有立卷歸檔的文件不一定不是檔案；已立卷歸檔的文件未必是檔案”。⑩ 按此說，實際工作中所謂“科技檔案更改”是對歸檔后科技文件的更改，而不管這里的科技文件是否可以稱作理論意義上的檔案；理論上的“科技檔案更改”則僅包括對半現(xiàn)行和非現(xiàn)行期的科技文件的更改，而不管其是否歸檔。對于檔案人員來說，我們主要是對科技文件歸檔后的所謂“科技檔案更改”實施必要的指導和監(jiān)督。

其次，“科技檔案更改”與“科技檔案篡改”有本質上的不同，不能將兩者等同起來?！翱萍紮n案更改”有合理的更改原因、嚴格的更改權限、規(guī)定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致；而“科技檔案篡改”則不然，它總是為了達到不可告人的目的，逃避正義力量的合理控制，而采取非法手段改變檔案真實內容的。由此可見，有些同志在檔案學理論研究中，簡單地將“更改”理解成“篡改”，并將二者等同起來，進而將“科技檔案更改”理論加以全盤否定是不足取的。

再次，所謂“科技檔案更改”有其理論上的缺陷。第一，所謂的“科技檔案更改”理論并不是針對所有類別需要更正的科技檔案而言的，有其邏輯推理上的缺陷。我們可以看到，科技檔案需要改動的情況有二：其一，科技檔案形成過程中與所記載和反映對象發(fā)生偏差，即科技檔案存在先天性的不足；其二，科技檔案記載和反映對象由于某種需要發(fā)生新的變化，即科技檔案本身不會隨其反映對象的變化而相應變化，存在著后天性不足。而科技檔案內容和與其相對應的客觀事物不一致的情況比比皆是，它可能出現(xiàn)在任何種類任何載體的科技檔案中。而現(xiàn)實工作中的所謂“科技檔案更改”則有其針對性，一方面是針對基建、產品、工藝、設備等類別科技檔案；另一方面是針對上述類別科技檔案中的圖樣科技檔案，而非包含表格類、文字類、聲像類科技檔案。也就是說，所謂的“科技檔案更改”是從個別推論一般，并不具有普遍意義，或者說并不應該稱之為“科技檔案更改”。第二，“科技檔案更改”理論有違反檔案學的基本原理和概括不全面的地方。所謂“科技檔案更改”的形式主要有兩種；一，內容改動較少的在原件上進行；二，內容改動較多的，但可以利用原件大部分的，復制原件并在復制件改動。在科技檔案原件上更改，雖然有其方便的地方，但在一定程度上很難真正做到維護檔案的真實歷史面貌，這正是許多同志對所謂“科技檔案更改”提出異議的原因。而對內容改動較多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基礎上，重新制作文件來實現(xiàn)對原件的改動的這種情況，“科技檔案更改”理論并未包含。

最后，“科技檔案更改”盡管在理論上有缺陷，在實踐中有不足，但它在長期的科技檔案工作實踐中還是發(fā)揮了重要作用的。盡管在理論上或者口頭上表達“科技檔案可以更改”，但在實際工作中，我們并沒有真的惡意地去改變科技檔案的某些內容，反而更注重維護科技檔案的真實歷史面目。比如在反映科技檔案相對應的客觀事物現(xiàn)狀的同時，在科技檔案復制件上進行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改過程一般不在科技檔案原件上更改，只有極少部分單位在改動較小情況下在原件上更改。事實證明，這樣做除了在原件上更改這種情況在一定程度上不利于維護科技活動的真實歷史面目外，總體上是有利于科技活動的進一步開展的。

通過對所謂的“科技檔案更改”問題的簡要分析，我們不難得知過去乃至現(xiàn)在的科技檔案工作中，“科技檔案更改”只不過是由于受人們認識水平限制而延襲下來的一種習慣表述。理論意義上的“科技檔案更改”不僅應包括對已歸檔科技檔案、科技文件的更改，還應包括應該歸檔但尚未歸檔被稱作為科技文件的科技檔案的更改；不僅應包括對被稱作科技文件或科技檔案原件或復制件的更改，還應包括另行制作科技文件對科技檔案內容的修正。從“科技檔案更改”具體工作的諸多限制我們不難看出，“科技檔案更改”和“科技檔案篡改”不同，它并非鼓勵人們去改變某些科技檔案的真實內容，恰恰相反是更大范圍和更高層次維護科技檔案內容的真實性的一種有效手段。但是，僅因為看到科技文件更改是無可厚非的，就試圖通過擴大檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同起來，以此來說明對“科技檔案的更改”就是對“科技文件的更改”，并試圖用科技文件更改來代替“科技檔案更改”，回避業(yè)已存在的所謂“科技檔案更改”引發(fā)的問題，不僅回避不了，反而會造成認識上的更大混亂。由此可見，該法并不足取。用文件生命理論來解釋 “科技檔案更改”問題似乎有較強的說服力，但是僅就相關科技活動、同一科技活動的前后階段，后者套用前者的科技檔案并將之復制后作部分更改轉化為后者的科技文件的事實，仍然不能合理解釋全部的“科技檔案更改”現(xiàn)象?？萍嘉募M向運動理論只能解釋圖樣類的科技檔案復制件更改后轉化為現(xiàn)行科技文件的部分事實。對文字類、表格類和聲像類科技檔案內容需要改動就難以合理闡述。按照科技檔案內容需要更改的情況，假若某些基建檔案中，發(fā)現(xiàn)施工日志與所記客觀事實有出入，無疑需要更正。我們是找有關人士重新追記，力求檔案與事實相符，還是非得將之復制后，轉化為復制件后再找有關人士修改。顯然，后者有些荒謬，既行不通，也有違情理。由此可見，想通過擴大檔案概念的外延和借助文件生命運動理論來解釋所謂“科技檔案更改”現(xiàn)象都是行不通的。

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關鍵詞：文書檔案；整理；保管方法

文書檔案的利用率逐漸升高，因此，做好檔案的整理和保管工作是前提和基礎，最重要的是檔案管理方式不斷地與時俱進，主要是為了能夠更好地適應社會的發(fā)展。在做好檔案的管理工作的基礎上要不斷創(chuàng)新，進而發(fā)揮文書檔案管理工作的效率，提高管理工作的價值。

1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限

從文書檔案的歸檔范圍上看，不同的單位具有不同的規(guī)定，同時也需要根據(jù)檔案信息本身的特點來進行歸檔。其保管期限也是如此，檔案的價值是確定保管期限的重要因素。各大企事業(yè)單位都是根據(jù)檔案文件對于單位發(fā)展的貢獻和價值來判斷文書檔案的歸檔范圍和保管期限。進行歸檔的文書檔案主要可以分為以下兩種：一種是針對單位分發(fā)的文件類型，其中包括單位機構、人事以及職稱、物資、經費等等工作內容做出的皮膚、通告等。這一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要進行長期保存。相關的文書檔案管理工作人員需要對這類文件加強重視。另一種就是上級下發(fā)的法律或者是政策的規(guī)定，作為企事業(yè)單位執(zhí)行的依據(jù)，這些文件只是在一時具有較大的效力，但是一段時間之后，就是失去了作用，因此可以進行短期的保存。

文書檔案的歸檔工作包含的范圍相對較廣，不僅有正式的文件，還有對短期工作的總結和報告、領導的講話以及工作部署的文字形式等等。對于相對重要的內容要將進行永久性的保存，如果是價值和作用一般的檔案可以進行長期保存，然后根據(jù)檔案的具體應用情況來確定以后的保存時間。同時要做好檔案文件的歸檔工作，尤其是一些合同或者是協(xié)議等都需要進行歸檔處理。

以下下屬文件包括計劃、總結以及報表等要進行歸檔處理，其長期性和短期性，需要根據(jù)文件的重要程度來確定。由于企事業(yè)單位的檔案歸檔類型較多，且文書檔案具有一定的權威性，因此，需要將其分成黨群工作文件、行政管理文件、經營管理文件以及生產技術文件等等。歸檔工作主要是為了保證以后工作的合理性和高效性。

2 文書檔案的整理方法

2.1 文書立卷責任部門

從文書檔案立卷責任管理部門來看，主要是有文書或者是相關的收發(fā)人員來進行檔案信息的收集和歸檔。我國為了保證檔案立卷工作的科學和合理性，已經建立了一定的立卷制度?？梢娏⒕砉ぷ鞯闹匾?。檔案對于企事業(yè)單位來說可以說起到了監(jiān)督和控制的作用，但是有些小的企業(yè)單位還沒有明確的管理制度，檔案管理工作的規(guī)范程度還不夠。在具體的工作過程中，都是有文員來進行檔案的歸檔和整理工作，其規(guī)范性和全面性就得不到保證。造成檔案的內部質量不高，立卷制度不完善，文書檔案管理工作無法適應社會發(fā)展的需要。

2.2 文書立卷的基本要求和方法

在進行文書立卷工作的過程中，需要遵守的主要原則就是文件材料本身的規(guī)律和聯(lián)系，要保證文件本身的整體性，對于不同價值的文件進行分類整理，其保管方式也存在著明顯的差異，可以從以下幾個方面來進行具體的闡述：

2.2.1 分年度。正確的整理方式是要將文書檔案按照年度來進行整理，這也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要進行立卷工作，其中包括一些計劃和統(tǒng)計報表等。

2.2.2 分級別。在分級別處理的過程中需要嚴格按照上下級文件的密切關系來進行，要將上下級的文件進行分開組卷。但是如果是一些批復可以將其放到一起，要注意區(qū)分上下級。

2.2.3 分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

2.2.4 分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

2.3 文書立卷的操作程序

2.3.1 初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

2.3.2 擬寫案卷題名。案卷題名應當準確概括本卷文件的制發(fā)機關、內容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備作者、內容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標出地區(qū)，涉及特定時間的要標出時間。

2.3.3 卷內文件排列與編號

a卷內文件排列，密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應根據(jù)內容和文件一起依次序排列；案件材料結論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問題或時間順序排列。

b裝訂的案卷要編頁號，卷內文件凡有文字、圖象等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應該用阿拉伯數(shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內寫檔號、件號。

3 文書檔案的保管措施

3.1 編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質進行合理的歸檔。

3.2 根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責任者、內容、文種；模版二：內容、文種。這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

3.3 編制計算機的歸檔程序。對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數(shù)。它們共同組成了編制工作的核心。

3.4 每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數(shù)確認可以實現(xiàn)初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

結束語

文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細闡述，提出了對檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結合，運用計算機輔助文檔的管理，達到管理的合理性和科學性，為社會各個領域的發(fā)展提供完整的參考資料?！?/p>

參考文獻

[1]史衛(wèi)軍.新時期檔案工作的走向[J].吉林水利，2003（S1）.

篇10

論文摘要：本系統(tǒng)以文檔管理為核心，利用先進的計算機軟件技術，有效地控制各種文檔的產生，管理文檔的存取訪問，對文檔進行有效管理。

1開發(fā)背景

辦公管理系統(tǒng)是在網絡技術飛速發(fā)展的情況下推出的新概念，而在圖書館歷經了傳統(tǒng)圖書館和自動化圖書館開始進入數(shù)字化圖書館階段的今天，辦公管理系統(tǒng)的引入更使圖書館界如虎添翼。在辦公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤為重要。筆者近年經歷了本校的本科教學工作水平評估、升格師范大學水平評估以及業(yè)內的圖書館評估，對文件管理的重要性體會頗深，大量的歷年的文件、業(yè)務檔案及不斷修訂的規(guī)章制度等，如果有一種有別于圖書分類法的一個檔案管理系統(tǒng)，那么我們的工作效率會事半功倍。由此筆者針對圖書館的特點申請了一項課題，組織人員研制出一套文件管理系統(tǒng)：海南師范大學圖書館文件管理系統(tǒng)。

2平臺簡介

本系統(tǒng)是采用當前運用最廣泛的B／S結構模型，后臺采用Microsoft Access作為數(shù)據(jù)庫。Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(RDBMS)，是Office系列應用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊7種用于建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象，提供了多種向導、生成器、模板，把數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設計、報表生成等操作規(guī)范化，為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼就可以完成大部分數(shù)據(jù)管理的任務。

前臺所用的ASP語言(Active Server Pages)是微軟公司為了克服CGI嚴重的擴展性問題而開發(fā)的。解決了多用戶訪問進程，有效地利用了網絡資源。ASP技術簡化了Web程序開發(fā)，支持動態(tài)Web設計。ASP只用于服務器端，執(zhí)行動態(tài)的、交互式的、高效率的站點服務器應用系統(tǒng)。ASP以標記語言的形式嵌入到HTML中并發(fā)送到客戶端，但是，顯示在客戶端瀏覽器的只是ASP執(zhí)行結果所生成的頁面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同時，ASP也支持腳本語言，只要服務器端裝了腳本引擎就可以方便地架構網站。

系統(tǒng)運行環(huán)境是微軟的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能網頁，并且由ASP，Java，VBscript產生頁面，有著一些擴展功能。IIs支持有編輯環(huán)境的界面(FRONTPAGE)、有全文檢索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒體功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括許多新功能，它們旨在幫助企業(yè)、lT專業(yè)人士和Web管理員實現(xiàn)其網站(他們可能擁有位于單個Ils服務器或多個服務器上的數(shù)千個網站)在性能、可靠性、可伸縮性和安全性方面的目標。

ASP+Access+IIs開發(fā)中小型網絡系統(tǒng)一直被視為黃金組合，這樣的結合對系統(tǒng)的資源占用適宜，每個部分都能很好地發(fā)揮其功能，在數(shù)據(jù)的處理能力和安全性上也有很好的選擇。

3系統(tǒng)主要功能介紹

3．1普通用戶

3．1．1登錄驗證

為了確保本系統(tǒng)特殊用戶的單一性和系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)不設置注冊功能，所有賬號和初始密碼均由普通用戶向管理員申請。

3．1．2用戶信息查看及修改

用戶可以對自己的基本資料(如姓名、所在部門、E—mail、聯(lián)系電話等)以及密碼進行瀏覽和修改。

3．1．3查看文件

該模塊的主要功能就是對文件、檔案資料(如相關文件、工作計劃、工作總結、月報、年報等日常工作文檔)共享，由管理員負責上傳，普通用戶可以瀏覽和下載。

3．1．4用戶上傳待審核文檔

該模塊針對由下級部門擬訂的文檔提供一個審核功能，如月報、年報、讀者意見反饋、館際交流、各部門統(tǒng)計報告等，待審定后再上傳到數(shù)據(jù)庫。

3．1．5文件檢索

為了加快用戶對文件檔案的查找速度進而提高辦公效率，系統(tǒng)設計了一個專門的文件檢索功能，包括普通檢索和高級檢索。

普通檢索：可提供文件名、主題、分類號、文件號、發(fā)文單位及發(fā)文時間等檢索途徑(見圖1)。

高級檢索：提供了普通檢索所具有的檢索途徑，并進行組配檢索(見圖2)。

3．2管理員

3．2．1登錄驗證

管理員的后臺管理登錄可以通過在首頁右下角處點擊“管理員入口”，進入管理員操作界面，進行身份驗證并登錄系統(tǒng)。

3．2．2管理員信息查看及修改

管理員可以對自己的基本資料(姓名、所在部門、E—mail、聯(lián)系電話等)以及密碼進行瀏覽和修改。

3．2．3用戶管理

管理員可對系統(tǒng)的普通用戶進行分配，同時還可以對用戶的基本資料進行查看、修改和刪除用戶，以確保數(shù)據(jù)庫的保密性和安全性。

3．2．4文件管理

對文件進行管理是本系統(tǒng)的主要目的，在文件管理模塊巾，管理員可以上傳文件、修改文件和刪除文件，同時也可以對文件進行瀏覽和下載。

3．2．5審核文件

本系統(tǒng)提供了文件審核功能．普通用戶上傳的文件只有經過管理員審核才能，確保了文件著錄的規(guī)范性和管理的科學性。

3．2．6文件檢索

管理員用戶是通過管理員進行區(qū)分的，對管理員來說，在日常工作中對文件的檢索也是必不可少的，檢索結果出來后可進行瀏覽和下載。

3．2．7服務器信息

為了方便管理員能實時了解服務器的信息以及對服務器的運作情況進行監(jiān)控，系統(tǒng)設計了一個服務器實時信息反饋模塊?？刹榭捶掌鞯挠嘘P參數(shù)、組件支持情況巾的IIS自帶的ASP組件、常見的文件上傳和管理組件。

4系統(tǒng)功能特色

4．1系統(tǒng)低成本性

由于系統(tǒng)本身的開發(fā)工具語言和運行平臺的簡單性，決定了系統(tǒng)在架構和運行維護上的成本都是比較低的；不僅如此，在需求分析階段，對各種需求結合開發(fā)工具設計，使得系統(tǒng)在最大限度上發(fā)揮了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫以及腳本語言的特色，使得系統(tǒng)在運行時對資源的占用相對較少，大大地提高了運行速度，為快速辦公打下了堅實的基礎。

4．2穩(wěn)定的安全性

首先，本系統(tǒng)考慮到用戶是有針對性的特殊群體，每個人都能進人但又必須通過身份驗證；其二。本系統(tǒng)不提供注冊功能，要想得到賬號和密碼必須向管理員提出申請，由管理員統(tǒng)一分配賬號，預防不法者對內部資料檔案的竊?。黄淙?，本系統(tǒng)在開發(fā)過程中通過對“session”變量的合理運用，防止不法者通過直接對URL的訪問來跳過身份驗證頁面進而訪問系統(tǒng)的其他資源頁面，一旦用戶沒有通過登錄頁面的身份驗證，系統(tǒng)將其他頁面進行隱藏，非法用戶將瀏覽不到任何資源。另外，系統(tǒng)通過對“session”變量的時間設置，一旦用戶停止操作時間過長，系統(tǒng)會要求用戶進行重新登錄進行身份驗證，從而在最大限度上保證了系統(tǒng)內部資料的安全性。

4．3良好的交互性

系統(tǒng)通過在各個頁面中對各個操作步驟的人性化提示，使得一些電腦操作技能較弱的用戶也能在最短時間內掌握基本的操作，從而對提高辦公效率起著不可或缺的作用。

4．4文件管理的科學性

在需求分析過程中，筆者考慮到文件及檔案資料可由不同層次部門產生的特點(如由上級分發(fā)的文件，同級之間的函件，下級的申請，各種業(yè)務統(tǒng)計等)，特別設計了文件審核這一流程，各種文件在前都必須經過管理員的審核，為文件著錄的規(guī)范性和文件管理的科學性提供了前提保證。

4．5組配檢索功能

隨著數(shù)據(jù)庫規(guī)模的擴大，檔案數(shù)據(jù)量增多，就必然需要一種可實現(xiàn)多途徑檢索的功能，為此系統(tǒng)專門設計了高級檢索功能，檢索途徑針對辦公文件及日常檔案的特點而設定。對字段內容比較特殊的文檔可通過普通檢索查詢，而對字段內容很普通的文檔則可通過高級檢索來進行查找，即通過對多字段的邏輯組配，并選擇相應的匹配模式，實現(xiàn)高級檢索。組配檢索使檢索命中率大大提高，解決了檔案管理巾存在的弊端，大大地節(jié)約了查找文件、檔案資料的時間，從而提高了信息化辦公的效率。

4．6數(shù)據(jù)信息類型多元化

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息包含文本、圖像、視頻、音頻或任何其他類型的信息數(shù)據(jù)。

5結語