導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案法論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

《物權(quán)法》對(duì)物權(quán)的一些基本表述

《物權(quán)法》第二條：“本法所稱物權(quán)，是指權(quán)利人依法對(duì)特定的物享有直接支配和排他的權(quán)利，包括所有權(quán)、用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)”；第六條：“動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立和轉(zhuǎn)讓，應(yīng)當(dāng)依照法律規(guī)定交付”；第二十九條：“因繼承或者受遺贈(zèng)取得物權(quán)的，自繼承或者受遺贈(zèng)開(kāi)始時(shí)發(fā)生效力”；第三十二條：“物權(quán)受到侵害的，權(quán)利人可以通過(guò)和解、調(diào)解、仲裁、訴訟等途徑解決”；第三十九條：“所有權(quán)人對(duì)自己的不動(dòng)產(chǎn)或者動(dòng)產(chǎn)，依法享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”；第五十七條：“違反國(guó)有財(cái)產(chǎn)管理規(guī)定，在企業(yè)改制、合并分立、關(guān)聯(lián)交易等過(guò)程中，低價(jià)轉(zhuǎn)讓、合謀私分、擅自擔(dān)?；蛘咭云渌绞皆斐蓢?guó)有財(cái)產(chǎn)損失的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)法律責(zé)任”；第六十一條：“城鎮(zhèn)集體所有的不動(dòng)產(chǎn)和動(dòng)產(chǎn)，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定由本集體享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”。

檔案的物權(quán)特性

《檔案法》第二條：“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”某一件具體檔案從形成到消失，始終體現(xiàn)為一種動(dòng)產(chǎn)物的基本屬性，并可能經(jīng)歷形成者、保存者和利用者三個(gè)環(huán)節(jié)，其檔案物權(quán)體現(xiàn)形式又各不相同。

1.檔案對(duì)于形成者的物權(quán)。檔案對(duì)于形成者來(lái)說(shuō)擁有完整的物權(quán)，即所有權(quán)、用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)。此時(shí)，檔案的物權(quán)所有人是明確而單一的，即形成者就是物權(quán)擁有者。從法律上講，各個(gè)檔案形成者不論其屬于何種所有制形式，對(duì)于自己形成的檔案享有的物權(quán)都受到《物權(quán)法》保護(hù)，任何單位和個(gè)人不得侵害。

2.檔案對(duì)于保存者的物權(quán)。檔案形成后，由于各形成主體所有制及其所形成檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)保存價(jià)值的不同，就出現(xiàn)了檔案流向問(wèn)題，即某些檔案形成者形成的檔案在其自行保存一段時(shí)間后需向國(guó)家綜合檔案館或部門(mén)、行業(yè)檔案館移交，而有些則仍由形成者長(zhǎng)期保存。檔案流向的變化，有時(shí)會(huì)引起檔案所有權(quán)的變化。如向國(guó)家檔案館移交的同時(shí)，檔案的所有權(quán)即從檔案形成者向真正意義上的國(guó)家所有轉(zhuǎn)變（因?yàn)榇藭r(shí)的檔案面向的是整個(gè)社會(huì)，而在機(jī)關(guān)檔案室保存時(shí)面向的只是本機(jī)關(guān)），并由國(guó)家設(shè)立的檔案館代為行使國(guó)家所有權(quán)。此時(shí)檔案的用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)也隨之轉(zhuǎn)移。

3.檔案對(duì)于利用者的物權(quán)。檔案的作用在于為利用者提供原始憑證、法律依據(jù)等服務(wù)，從而幫助利用者解決問(wèn)題。由此看出，檔案利用者對(duì)檔案并不擁有所有權(quán)和擔(dān)保物權(quán)，他只是通過(guò)利用而享受用益物權(quán)。

《檔案法》應(yīng)當(dāng)增設(shè)有關(guān)檔案物權(quán)方面的規(guī)定

1.應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門(mén)條文界定我國(guó)檔案所有權(quán)形式和種類。目前《檔案法》中還沒(méi)有具體規(guī)定檔案所有權(quán)的條文。只在第十六條和第十七、十八條中提到了“集體所有的和個(gè)人所有的”及“國(guó)家所有的”這三種類型。雖然涉及檔案所有權(quán)的三種類型，但在本法中均無(wú)先前設(shè)定作為基礎(chǔ)。所以，從文字中只能看出三種所有制形式，卻無(wú)法確定不同所有制檔案的所有者及其內(nèi)容范圍。

現(xiàn)行的《上海市檔案條例》第二十一條：“國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)事業(yè)組織和國(guó)家所有的其他組織的檔案歸國(guó)家所有，列入國(guó)有資產(chǎn)管理的范圍。非國(guó)家所有的組織的檔案歸該組織所有，國(guó)家和本市另有規(guī)定的除外。個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案或者以繼承、受贈(zèng)等合法方式獲得的檔案歸個(gè)人所有。”從規(guī)定中可以看出這三種不同所有權(quán)的檔案的主體，似可供參考。

篇2

1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程

(1)增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)?；窘⑵鹣鄳?yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開(kāi)展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過(guò)程的實(shí)施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。

(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門(mén)據(jù)此展開(kāi)各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)密切配合，參與學(xué)?？蒲谐晒b定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開(kāi)始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開(kāi)始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門(mén)在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實(shí)施效果給檔案部門(mén)帶來(lái)雙重收益

(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開(kāi)發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門(mén)單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開(kāi)展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門(mén)解決了大量現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門(mén)獲得與其他教學(xué)部門(mén)等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門(mén)在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開(kāi)發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門(mén)綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門(mén)從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門(mén)邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒(méi)能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過(guò)分夸大了檔案部門(mén)的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門(mén)的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問(wèn)題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見(jiàn)，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問(wèn)題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。

4從高校檔案部門(mén)對(duì)考評(píng)工作的反饋意見(jiàn)分析其可能產(chǎn)生的中期影響

篇3

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過(guò)程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過(guò)程，歸檔驗(yàn)收過(guò)程，檔案管理過(guò)程，檔案利用過(guò)程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。

（一）文件整理過(guò)程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門(mén)歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過(guò)程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對(duì)項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過(guò)程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

（二）歸檔文件驗(yàn)收過(guò)程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過(guò)程是靠“歸檔申請(qǐng)單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請(qǐng)單”，檔案管理員接到“歸檔申請(qǐng)單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對(duì)應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫(kù)，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過(guò)通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過(guò)程。檔案管理過(guò)程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫(kù)房溫濕度記錄，庫(kù)房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過(guò)程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級(jí)下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對(duì)外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過(guò)程。系統(tǒng)管理過(guò)程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤(pán)；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過(guò)程的管理。

系統(tǒng)共包括8個(gè)模塊：項(xiàng)目管理、歸檔管理、驗(yàn)收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計(jì)管理、系統(tǒng)管理。

（一）項(xiàng)目管理功能模塊對(duì)應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項(xiàng)目管理軟件，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目配置、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目查詢這四個(gè)功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請(qǐng)單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。

（三）驗(yàn)收管理功能模塊包括：項(xiàng)目驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收主要是驗(yàn)收項(xiàng)目立項(xiàng)是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗(yàn)收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、入庫(kù)是否完備齊全，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果評(píng)論，并發(fā)出“出錯(cuò)信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號(hào)、檔案整編管理、檔案密級(jí)管理、檔案鑒定管理、檔案庫(kù)房管理（包括排位圖、庫(kù)房溫濕度記錄）、檔案維護(hù)管理（對(duì)已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。

（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實(shí)體檔案的利用：包括利用實(shí)體檔案審批手續(xù)，實(shí)物檔案條碼管理，實(shí)物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請(qǐng)，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。

（七）檔案統(tǒng)計(jì)管理：統(tǒng)計(jì)管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計(jì)工作，包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，歸檔統(tǒng)計(jì)，利用統(tǒng)計(jì)，電子檔案匯總統(tǒng)計(jì)，實(shí)物檔案匯總統(tǒng)計(jì)等。

（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況。包含用戶管理功能（建立部門(mén)、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過(guò)系統(tǒng)用戶的詳細(xì)信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能：可對(duì)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級(jí)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

篇4

人事檔案是人事管理實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的記載，有原始材料和歷史證件組成，它記錄了一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程。它服務(wù)于本單位的組織人事工作，服務(wù)于當(dāng)事人。高校人事檔案作為教職工的重要履歷資料，既是學(xué)校各級(jí)部門(mén)考察提拔干部的重要憑證，在人事制度和分配制度改革中有著舉足輕重的作用，又是改革發(fā)展的重要信息資源。

1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據(jù)

新時(shí)期的高校人事制度要求組織及領(lǐng)導(dǎo)能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時(shí)候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時(shí)候要全面了解其歷史經(jīng)歷，以能夠是學(xué)校的人事制度更加科學(xué)地制定。而人事檔案中記載著一個(gè)人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動(dòng)能力、學(xué)歷知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技術(shù)專長(zhǎng)、家庭社會(huì)關(guān)系和身體健康狀況等。查閱一個(gè)人的人事檔案就能夠?qū)Ρ徊殚喺哂幸粋€(gè)較為全面的認(rèn)識(shí)。上級(jí)組織只有將一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)與歷史情況有機(jī)地結(jié)合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚(yáng)長(zhǎng)避短，調(diào)動(dòng)教職工的積極性，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的聰明才智并不斷完善學(xué)校的人事制度。

1.2人事檔案是維護(hù)個(gè)人權(quán)益和福利的法律信證

檔案在當(dāng)今社會(huì)中的作用越來(lái)越重要，在學(xué)校中也是一樣，教職工如果沒(méi)有檔案，很多手續(xù)就無(wú)法辦理。隨著學(xué)校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)及退休后保險(xiǎn)金的發(fā)放問(wèn)題上，個(gè)人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都是最主要的依據(jù)，沒(méi)有人事檔案，社會(huì)保障與本人福利將受到影響。同時(shí)，在教職工的職稱評(píng)定時(shí)，也需要檔案作為信證，而職稱的評(píng)定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學(xué)校的建設(shè)中去，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2.文書(shū)檔案對(duì)高校發(fā)展建設(shè)的服務(wù)作用

高校文書(shū)檔案是高校管理的一個(gè)重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書(shū)檔案管理，不僅能夠有助于健全文書(shū)處理工工作制度，提高公文質(zhì)量，更有助于高校作風(fēng)建設(shè)，提高高校工作效率。

2.1文書(shū)檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的助手作用

文書(shū)檔案是高校檔案的集散地，無(wú)論是上級(jí)下達(dá)指示、下級(jí)請(qǐng)示工作，平行業(yè)務(wù)聯(lián)系，還是各部門(mén)人員查找資料，都要首先使用文書(shū)檔案。文書(shū)檔案作為高校信息傳遞的窗口，對(duì)高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個(gè)職能部門(mén)的信息，為行政領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息及咨詢服務(wù)，促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，又可以為各部門(mén)的人員起草文書(shū)、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。

2.2文書(shū)檔案在高校發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用

行政工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)性工作，作為行政工作的記錄者，文書(shū)檔案記錄著學(xué)校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對(duì)于日后開(kāi)展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過(guò)查閱文書(shū)檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結(jié)合當(dāng)前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時(shí)，文書(shū)檔案的存在還可以對(duì)行政工作人員進(jìn)行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會(huì)在文書(shū)檔案中有所記錄，一旦出現(xiàn)違紀(jì)的現(xiàn)象便會(huì)在檔案中有所記錄，這樣對(duì)工作人員的工作行為也是一種監(jiān)督，促使工作人員自覺(jué)地遵守規(guī)則，有利于高校和諧有序的發(fā)展。

3.基建檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

高校的基建檔案是高校建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開(kāi)發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高?；窘ㄔO(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文件、圖標(biāo)及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項(xiàng)目的歷史憑證，是各種工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、交付使用等工程的依據(jù)，對(duì)校園規(guī)劃、施工管理以及解決產(chǎn)權(quán)、經(jīng)濟(jì)糾紛等都有重要意義。

3.1基建檔案在高校建設(shè)中的可以多次利用

基建檔案承載了高校建設(shè)的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術(shù)人員用集體智慧在實(shí)踐中不斷創(chuàng)造的成果，其中含有大量十分有價(jià)值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復(fù)利用的。例如：工程設(shè)計(jì)檔案都是經(jīng)過(guò)眾多科技人員的設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)實(shí)際施工的考驗(yàn)，并在實(shí)踐中得到檢驗(yàn)的成果，在以后工程中有相似的設(shè)計(jì)時(shí)，重復(fù)利用可以減少成本，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，減少不必要的浪費(fèi)，而且是提高設(shè)計(jì)質(zhì)量的最佳途徑。

3.2基建檔案是高校建設(shè)的歷史憑證

在眾多的基建材料中有很多具有依據(jù)性的文件，例如基本建設(shè)工程項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、建設(shè)書(shū)、批復(fù)報(bào)告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計(jì)劃資料等，它們客觀地記載了當(dāng)時(shí)的事實(shí)情況。在對(duì)學(xué)校進(jìn)行改造的時(shí)候，利用這些檔案資料可以準(zhǔn)確、迅速地完成改造任務(wù)，大量減少人力、物力的投入，既節(jié)省了時(shí)間又減少開(kāi)支。如果施工單位與學(xué)校發(fā)生分歧，這些檔案資料可以為學(xué)校提供強(qiáng)有力的證據(jù)，以維護(hù)學(xué)校的利益，減少不必要的損失。

4.設(shè)備檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，國(guó)內(nèi)外各種先進(jìn)的教學(xué)儀器設(shè)備大批引進(jìn)學(xué)校，尤其是教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備更是教學(xué)活動(dòng)中不可或缺的儀器。學(xué)校作為非營(yíng)利性的事業(yè)單位，引進(jìn)這些設(shè)備需要大量資金，因此，管好用好這些設(shè)備顯得尤為重要。設(shè)備檔案的存在就為這些設(shè)備的正常運(yùn)行、維修、技術(shù)改造提供科學(xué)技術(shù)依據(jù)，減少因?yàn)闄n案缺失而造成的種種不便。設(shè)備檔案可以為計(jì)劃引進(jìn)提供信息，為學(xué)校論證提供論據(jù)；為儀器設(shè)備使用把關(guān)，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀；為設(shè)備的維修、保養(yǎng)、技術(shù)改造提供有價(jià)值的技術(shù)依據(jù)，對(duì)學(xué)校的科學(xué)管理與發(fā)展起到巨大的促進(jìn)作用。

5.教學(xué)檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

高校教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀況的真實(shí)記錄，是以文字、圖表及聲像等形式形成的歷史記錄材料，是反映和評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，具有保存價(jià)值。高校教學(xué)檔案是教學(xué)研究與改革的依據(jù)，它真實(shí)的記錄了以往教學(xué)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，集中了豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，是十分珍貴的材料，它可以為提高教學(xué)質(zhì)量，完善教學(xué)體系，改革教學(xué)方法提供寶貴的參考經(jīng)驗(yàn)，使教學(xué)的改革在取得可喜成果的同時(shí)更加省時(shí)、省力；教學(xué)檔案還具有重要的憑證作用，它能夠準(zhǔn)確的反映出全體教職工的教學(xué)活動(dòng)，為人們提供了無(wú)可置疑的證明材料和重要依據(jù)；教學(xué)檔案還有為院校間相互交流學(xué)習(xí)提供可靠的交流資料，提供有效地利用；教學(xué)檔案還是教學(xué)評(píng)估通過(guò)的保證，教學(xué)評(píng)估中的信息多取自教學(xué)檔案，雖然教學(xué)檔案本身沒(méi)有在教學(xué)評(píng)估中單獨(dú)設(shè)立條目，但評(píng)估指標(biāo)體系的各個(gè)條目的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)都是以教學(xué)檔案所反映的情況作為依據(jù)的。

篇5

《辦法》中增設(shè)“學(xué)生類”檔案，突破了一直以來(lái)高校檔案的界定范圍，從而拓寬了高校檔案的內(nèi)涵和范圍，意義深遠(yuǎn)。

1．彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念?？茖W(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，惠及民生，其核心是“以人為本”。這是我們黨在十六屆三中全會(huì)上明確提出來(lái)，并在黨的十上被確定為全黨的指導(dǎo)思想。國(guó)家檔案局依據(jù)所學(xué)發(fā)展觀，在十六屆三中全會(huì)后，提出了“人的檔案最重要，最有價(jià)值”的新理念。在高校中，占主體地位的是學(xué)生，而不是領(lǐng)導(dǎo)，更不是校長(zhǎng)，是學(xué)校主體中的重中之重，因此學(xué)生檔案最重要，最有價(jià)值。增設(shè)“學(xué)生類”檔案是對(duì)過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理觀念的徹底否定，它有利于學(xué)生對(duì)其個(gè)人檔案的查詢和利用，突出體現(xiàn)了“以人為本”的價(jià)值理念。眾所周知，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)，我國(guó)的人事檔案是處在一種極度封閉的狀態(tài)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，公民個(gè)人根本無(wú)權(quán)查看自己的檔案，在高校中，學(xué)生也無(wú)權(quán)查看自己的檔案，對(duì)于自己檔案中的內(nèi)容處于一無(wú)所知的狀態(tài)，一些學(xué)生檔案中的不實(shí)之詞致學(xué)生在走向社會(huì)后，得不到公正對(duì)待而貽誤發(fā)展前途，以致影響一生的情況多有發(fā)生，而本人并不知曉其原因?！掇k法》明確提出并列舉了學(xué)生檔案包括的一些基本內(nèi)容，并強(qiáng)調(diào)學(xué)生本人是檔案形成的主體。對(duì)自己的檔案享有知情權(quán)。符合現(xiàn)代社會(huì)人事檔案必須陽(yáng)光化的趨勢(shì)，從這個(gè)意義上來(lái)講，也彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念，體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)特征。

2.有利于高校學(xué)生檔案管理體制的規(guī)范?！掇k法》實(shí)施五年來(lái)，縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態(tài)。從表面上看，有的高校學(xué)生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，有的由學(xué)校檔案部門(mén)管理。這種不統(tǒng)一性必然使學(xué)生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質(zhì)問(wèn)題則是由于管理體制不規(guī)范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎(chǔ)上，明確提出了高校學(xué)生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學(xué)生檔案的本質(zhì)特征又符合檔案工作規(guī)律的。實(shí)行高校檔案館管理的體制有諸多優(yōu)勢(shì)，但主要有兩個(gè)方面，一是人才優(yōu)勢(shì)。學(xué)生檔案有其自身的特點(diǎn)，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業(yè)知識(shí)的人去管理。而學(xué)校各院（系）、學(xué)生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時(shí)事務(wù)性工作就比較多，很難有專門(mén)的時(shí)間和精力來(lái)管理學(xué)生檔案，突擊整理學(xué)生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業(yè)知識(shí)，因此常常感到力不從心，從近年來(lái)社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生檔案利用反饋中提出的諸多問(wèn)題中可以看到這種管理形式帶來(lái)的各種負(fù)面后果，從這個(gè)角度上來(lái)講，只有高校檔案館的專門(mén)檔案人員才能真正勝任學(xué)生檔案管理工作。二是保管優(yōu)勢(shì)。檔案館以外的部門(mén)管理學(xué)生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時(shí)有發(fā)生，而高校檔案館有專門(mén)的庫(kù)房和保管設(shè)施，能夠從根本上保證學(xué)生檔案的完整與安全。此外，各部門(mén)管理學(xué)生檔案的做法，導(dǎo)致各部門(mén)之間責(zé)任互相推諉，造成學(xué)生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學(xué)生檔案的利用質(zhì)量，不利于學(xué)生本人和社會(huì)各方面的查閱和利用。

3.有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的全部檔案是我國(guó)檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國(guó)家檔案，而高校學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國(guó)家檔案，必須由檔案部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實(shí)現(xiàn)對(duì)高校全部檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)高校檔案的完整與完全?！掇k法》在文件材料的歸檔范圍中，對(duì)學(xué)生類檔案的范圍做出了明確規(guī)定。主要包括高等教育學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育，學(xué)生的高中檔案入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料既包括了學(xué)生個(gè)人檔案中的大部分內(nèi)容，也包括了教學(xué)檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容、即學(xué)生的“入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄”等是比較完整的學(xué)生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)學(xué)生檔案形成院、系、班級(jí)進(jìn)行指導(dǎo)，及時(shí)歸檔，保證學(xué)生檔案信息的完整，并與學(xué)校其他檔案信息共同構(gòu)筑館藏檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。

二、高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化的途徑

高校學(xué)生檔案要真正做到“檔如其人”，真實(shí)準(zhǔn)確地反映出大學(xué)生本人在校期間的成長(zhǎng)歷程，其根本途徑就是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化。

1.建立并不斷完善高校學(xué)生檔案規(guī)范化的制度體系。《辦法》對(duì)“學(xué)生類”檔案的一些主要和基本的內(nèi)容做了規(guī)定，這是十分必要的，有指導(dǎo)意義，但是，通過(guò)什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和較強(qiáng)操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，對(duì)產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行細(xì)化和提出基本規(guī)范要求，從而確保學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。雖然我國(guó)高校的規(guī)模、所有制千差萬(wàn)別，但各高校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，明確由檔案部門(mén)牽頭，與各院系協(xié)同單位協(xié)作建立相應(yīng)的檔案工作制度去明確各自的職責(zé)。建立一個(gè)相對(duì)集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的不同模式。并建立考核評(píng)價(jià)制度，定期開(kāi)展系統(tǒng)考核，強(qiáng)化過(guò)程管理和監(jiān)督。

2.充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量?！掇k法》頒布以來(lái)，許多高校在學(xué)生檔案的內(nèi)容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內(nèi)容外，結(jié)合自身的教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的實(shí)際情況，沿著學(xué)生自身成長(zhǎng)的軌跡，根據(jù)社會(huì)對(duì)人才的需求，進(jìn)行豐富檔案內(nèi)容的各種有益嘗試，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)“檔如其人”的目標(biāo)，這樣形成的學(xué)生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業(yè)生提供了準(zhǔn)確真實(shí)全面的信息，同時(shí)也為學(xué)生本人在日后的成長(zhǎng)發(fā)展提供了鑒借依據(jù)。各高?，F(xiàn)階段對(duì)學(xué)生檔案的不斷充實(shí)基本集中在以下幾個(gè)方面：一是行為表現(xiàn)情況，反映學(xué)生思想道德素質(zhì)；二是身體健康情況，反映學(xué)生是否有一個(gè)健康的體魄。三是學(xué)生的心理素質(zhì)，反映學(xué)生的心理狀態(tài)，個(gè)性傾向和職業(yè)傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學(xué)生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況及效果，記錄學(xué)生在校任職情況及評(píng)價(jià)，參加大型活動(dòng)，科技活動(dòng)效果等，反映學(xué)生社會(huì)活動(dòng)及社交情況。六是信用情況，個(gè)人信用是人們關(guān)注的重要品德，是現(xiàn)代社會(huì)關(guān)心的基本要素。經(jīng)過(guò)不斷充實(shí)，使學(xué)生檔案更具個(gè)性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現(xiàn)狀。為了保證充實(shí)工作，高校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，及時(shí)收錄學(xué)生各種全面信息數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)地記錄大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程，豐富學(xué)生檔案信息資源。

3.運(yùn)用現(xiàn)代科技推進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化。當(dāng)前，我國(guó)已進(jìn)入信息化時(shí)代，高校招生、就業(yè)都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)生檔案在載體上已形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。高校應(yīng)充分利用電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，整合各方面信息資源，開(kāi)發(fā)運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案庫(kù)，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會(huì)提供各種學(xué)生檔案咨詢、查詢等服務(wù)，從而大大提高工作效率和優(yōu)勢(shì)。

三、總結(jié)

篇6

【摘要】面對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù),必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化,建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須明確目標(biāo),抓住機(jī)遇,加強(qiáng)協(xié)調(diào),統(tǒng)一建設(shè),重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍,每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹(shù)立檔案全面質(zhì)量管理的思想,使檔案質(zhì)量不斷提高。

【關(guān)鍵詞】檔案管理質(zhì)量

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作人員以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平,以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn):

全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過(guò)程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹(shù)立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。全過(guò)程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理?？茖W(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問(wèn)題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí)

提高檔案管理的認(rèn)識(shí)是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多,一般包括:檢查準(zhǔn)備階段資料:檢查通知書(shū)、檢查實(shí)施方案、檢查提綱等;檢查實(shí)施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問(wèn)筆錄、檢查報(bào)告、檢查報(bào)告送達(dá)通知、送達(dá)回執(zhí)、被檢查單位的書(shū)面意見(jiàn)或說(shuō)明、相關(guān)的調(diào)研資料等;檢查結(jié)論及總結(jié)資料:檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書(shū)、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請(qǐng)示及回復(fù)文件等;檢查整改資料:入庫(kù)單、調(diào)賬憑證復(fù)印件及檢查問(wèn)題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個(gè)環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的,是一項(xiàng)全面、細(xì)致的工作。一項(xiàng)檢查工作從檢查內(nèi)容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書(shū)的下發(fā),檢查工作的開(kāi)展,到檢查報(bào)告的撰寫(xiě)、處理決定的落實(shí)、違紀(jì)違規(guī)問(wèn)題的整改等,整個(gè)過(guò)程都必須有嚴(yán)格的工作規(guī)則來(lái)制約。因此,提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識(shí),是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負(fù)責(zé),是保證檔案質(zhì)量的重要手段

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連,統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識(shí),高質(zhì)量地完成檢查工作。實(shí)踐證明,建立具體檢查人員負(fù)責(zé)檔案整理、專職檔案管理人員再進(jìn)行復(fù)核的工作制度,是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對(duì)違紀(jì)問(wèn)題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時(shí)的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關(guān)性。

3.加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,是提高檔案質(zhì)量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時(shí)期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應(yīng)檢查工作發(fā)展要求,檢查檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過(guò)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問(wèn)題,加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問(wèn)題,才能不斷適應(yīng)監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求,保證檢查檔案的質(zhì)量。

4.積極推進(jìn)信息化進(jìn)程,是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及,財(cái)政檢查機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規(guī)范,查找時(shí)一目了然,又能夠?yàn)椴殚喺咛峁┭杆?、?zhǔn)確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質(zhì)量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)

檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)清檔案管理的重要性,認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),要牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí),用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。

2.建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制

要不斷提高檔案人員素質(zhì),加強(qiáng)管理,完善規(guī)章制度,建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō),就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,要有良好的服務(wù)意識(shí),要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作,檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計(jì)劃,使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

3.運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能,同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能及時(shí)、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位,給檔案工作注入生機(jī)和活力。

總之,檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé),提高檔案管理人員的意識(shí),檔案科學(xué)管理,用豐富科技信息資源,推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

參考文獻(xiàn):

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一、金融檔案信息的開(kāi)發(fā)利用為人民銀行監(jiān)管工作提供依據(jù)

金融檔案信息具有自身的特點(diǎn)：一是政策性。國(guó)家金融法規(guī)、金融政策文件具有法律效力，有很強(qiáng)的指導(dǎo)和制約作用。以制定國(guó)家利率政策來(lái)說(shuō)，我們可以從檔案信息中，通過(guò)分析了解其變化情況，預(yù)測(cè)其發(fā)展趨勢(shì)，掌握和調(diào)節(jié)全社會(huì)的消費(fèi)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)供求。從而發(fā)揮金融信息對(duì)經(jīng)濟(jì)的宏觀調(diào)控作用。例如，1998年原人行海南省分行根據(jù)人總行的決定，對(duì)無(wú)力支付到期債務(wù)的海南發(fā)展銀行進(jìn)行了關(guān)閉，為了防止社會(huì)上出現(xiàn)擠競(jìng)現(xiàn)象，出現(xiàn)不安定的社會(huì)因素，查1992—1998年以來(lái)人總行頒布的利率情況，制定了相關(guān)的規(guī)定保證支付存款的正常運(yùn)行，維護(hù)了海南金融的穩(wěn)定和社會(huì)的安定。二是決策性。人民銀行在日常的工作中形成的文件資料具有很強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)和操作性?？梢猿浞职l(fā)揮和利用，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門(mén)提供有重要參考價(jià)值的資料，使之成為領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)的參謀。例如，建省后，海南的典當(dāng)行開(kāi)始興起，由于典當(dāng)行的主管機(jī)關(guān)及批設(shè)、管理混亂的局面，造成海南的典當(dāng)行迅速膨脹，到1995年海南典當(dāng)行達(dá)到300多家。這種管理無(wú)序、擾亂金融秩序的現(xiàn)象，潛伏著金融的風(fēng)險(xiǎn)。原人行海南省分行領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案室提供的信息：即人總行關(guān)于典當(dāng)行的金融信息機(jī)構(gòu)屬性及人行分支行的管理職責(zé)后，決定對(duì)全省典當(dāng)行機(jī)構(gòu)進(jìn)行整頓，將不符合條件的典當(dāng)行機(jī)構(gòu)撤銷或合并，并經(jīng)人總行批準(zhǔn)保留符合條件的典當(dāng)行，使海南的典當(dāng)行從300多家減少到100多家，消弱了金融風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)為了規(guī)范典當(dāng)行的管理，行里還制定實(shí)施了《海南省典當(dāng)行管理細(xì)則》使我省典當(dāng)行動(dòng)作有規(guī)可循，有章可依。

二、金融檔案信息的開(kāi)發(fā)利用為其他領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮了憑證的作用。

人民銀行在日常的工作中形成了大量的檔案信息，并真實(shí)地記載和反映了在開(kāi)展金融業(yè)務(wù)以及管理工作中積累的文字、數(shù)據(jù)、圖表等綜合材料的內(nèi)容，這些檔案信息不僅有潛在的使用價(jià)值，而且有重要的現(xiàn)實(shí)作用。主要表現(xiàn)在：社會(huì)使用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。我們檔案室努力挖掘檔案信息資源，在處理經(jīng)濟(jì)案件、民事糾紛等方面取得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，便是一個(gè)證明。

1、利用檔案調(diào)解貸款糾紛。1995年11月海南怡豐房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司向瓊海市喬泉信用社貸款200萬(wàn)人民幣，還本付息的時(shí)間是11個(gè)月。貸款期滿后，怡豐房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司沒(méi)有按時(shí)歸還借款，瓊海市喬泉信用社在多次催促未果的情況下，上訴法院，要求裁決。喬泉信用社委托華合律師事務(wù)所趙軍律師就貸款糾紛一案到我們檔案室查閱有關(guān)文件。我檔案室根據(jù)案情為其提供大量證據(jù)和法律依據(jù)文件。經(jīng)過(guò)二審開(kāi)庭審理達(dá)成了協(xié)議，瓊海市喬泉信用社同意調(diào)解為按原期限推遲一年，罰息減少。此案為怡豐房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司和喬泉信用社挽回了經(jīng)濟(jì)損失。

2、檔案材料使詐騙分子被繩之以法。1996年6月廣東中山市阜康城市信用社被人詐騙貸款1.18億元，公檢法機(jī)關(guān)在進(jìn)行案件調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，此筆貸款是由海南南方信托投資公司提供金融擔(dān)保的。因此，1998年6月11日，阜康信用社派人到我檔案室要求查詢海南南方信托投資公司的經(jīng)營(yíng)范圍及法定代表人等相關(guān)問(wèn)題，我檔案室在1991年長(zhǎng)期第32卷查到原人行海南省分行《關(guān)于海南信托投資公司經(jīng)營(yíng)問(wèn)題的通知》；1991年短期第30卷查到《關(guān)于暫停朱邦益海南南方信托投資公司董事長(zhǎng)兼法人代表職務(wù)的通知》。此后，從1991—1996年原人行海南省分行再?zèng)]有對(duì)朱邦益的職務(wù)問(wèn)題下發(fā)文件。因此，朱邦益1996年以董事長(zhǎng)兼法人代表的身份用海南南方信托投資公司作為金融擔(dān)保，向廣東中山市阜康城市信用社貸款118億元，其行為已構(gòu)成了詐騙罪。公檢法部門(mén)多方取證，證實(shí)朱邦益犯罪事實(shí)成立，將其逮捕歸案。

篇8

上述兩種觀點(diǎn)僅從語(yǔ)詞表述上看，一個(gè)認(rèn)為科技檔案可以更改，另一個(gè)認(rèn)為科技檔案不容更改，顯然是相互矛盾的。產(chǎn)生這一矛盾絕非偶然現(xiàn)象，既是一定的歷史原因所致，也是科技檔案管理學(xué)發(fā)展和完善過(guò)程中的必然現(xiàn)象。

在一般人看來(lái)，檔案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允許隨意篡改。何嘉蓀教授在研究檔案概念時(shí)發(fā)現(xiàn)，在檔案學(xué)原理（概論）、普通檔案管理學(xué)和除科技檔案管理學(xué)以外的專門(mén)檔案管理學(xué)的著作中，我們一直強(qiáng)調(diào)“檔案不容更改”，或者強(qiáng)調(diào)“檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，檔案才能充分發(fā)揮它的效益。后人不能為了迎合現(xiàn)今的某種潮流或按照自己的觀點(diǎn)和需要去篡改檔案”。④ 而在傳統(tǒng)的科技檔案管理學(xué)著作里，卻肯定科技檔案的內(nèi)容在特殊情況下可以按特殊辦法作一些必要改動(dòng)。他認(rèn)為這兩種觀點(diǎn)也是相互矛盾的，只是由于不出現(xiàn)在同一著作和教科書(shū)中才避免了難堪。在他看來(lái)“有不少科技檔案，由于實(shí)際上是現(xiàn)行文件，仍處于動(dòng)態(tài)之中，當(dāng)然就需要修改。否則后果就不堪設(shè)想”。⑤ 進(jìn)而提出我國(guó)檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)不合理，必須擴(kuò)大我國(guó)檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同，方能正確解釋所謂的“科技檔案更改”問(wèn)題。然而，宗培嶺、譚 培二位學(xué)者對(duì)這一解釋持不同見(jiàn)解，他們認(rèn)為“科技檔案更改”命題的正確性與否和對(duì)文件與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)密切相關(guān)，我國(guó)“檔案概念以‘非現(xiàn)行性’為基礎(chǔ)是合理的”，與文件的現(xiàn)行性對(duì)應(yīng)，“科技檔案的非現(xiàn)行性也是一個(gè)相對(duì)的概念”，科技檔案更改“仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)”。⑥ 他們認(rèn)為我國(guó)已有的對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)是基本正確的，能夠合理解釋科技檔案更改現(xiàn)象，沒(méi)有必要不顧我國(guó)的國(guó)情和檔案工作的實(shí)際狀況去擴(kuò)大檔案概念外延。而吳品才博士則堅(jiān)決否定“科技檔案更改”一說(shuō)，他認(rèn)為運(yùn)用文件生命運(yùn)動(dòng)理論能夠解釋所謂的“科技檔案更改”現(xiàn)象。因?yàn)榭萍嘉募丝v向運(yùn)動(dòng)之外，還存在橫向運(yùn)動(dòng)，這種橫向運(yùn)動(dòng)使得“科技檔案在一定條件下可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件”。⑦ 所以他認(rèn)為，所謂“科技檔案更改”，是科技文件橫向運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，“必然是在科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件時(shí)進(jìn)行，是為形成現(xiàn)實(shí)科技活動(dòng)開(kāi)展所需的現(xiàn)行科技文件過(guò)程中的修改，而且更改的不是原件，而是復(fù)制件?！痹谒磥?lái)，“科技檔案和其他檔案一樣是絕不允許更改的”。⑧ 那么，“科技檔案更改肯定論”與“科技檔案更改否定論”孰對(duì)孰錯(cuò)呢？我們又該如何去看待這種不同的觀點(diǎn)呢？

二事實(shí)上，對(duì)“科技檔案更改”簡(jiǎn)單地下肯定或否定的結(jié)論都是有失偏頗的，科學(xué)地認(rèn)識(shí) “科技檔案更改”現(xiàn)象的本質(zhì)才是關(guān)鍵。我們?cè)噺囊韵聨讉€(gè)方面對(duì)此作扼要的探討。

首先，必須認(rèn)清理論上和現(xiàn)實(shí)科技工作中同時(shí)存在著的“科技文件更改”和“科技檔案更改”兩個(gè)概念。一般而言，“它們?cè)诟脑颉⒏闹黧w與更改的后處理上均有所不同”。⑨ 人們認(rèn)為它們的最大區(qū)別在于，科技文件未履行歸檔手續(xù)，而科技檔案是已經(jīng)歸檔了的科技文件。而從論理上講，歸檔并非是文件和檔案的分水嶺，而是人為劃定的文件工作和檔案工作的界線。例如，檔案界有人提出：“沒(méi)有立卷歸檔的文件不一定不是檔案；已立卷歸檔的文件未必是檔案”。⑩ 按此說(shuō)，實(shí)際工作中所謂“科技檔案更改”是對(duì)歸檔后科技文件的更改，而不管這里的科技文件是否可以稱作理論意義上的檔案；理論上的“科技檔案更改”則僅包括對(duì)半現(xiàn)行和非現(xiàn)行期的科技文件的更改，而不管其是否歸檔。對(duì)于檔案人員來(lái)說(shuō)，我們主要是對(duì)科技文件歸檔后的所謂“科技檔案更改”實(shí)施必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。

其次，“科技檔案更改”與“科技檔案篡改”有本質(zhì)上的不同，不能將兩者等同起來(lái)?！翱萍紮n案更改”有合理的更改原因、嚴(yán)格的更改權(quán)限、規(guī)定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致；而“科技檔案篡改”則不然，它總是為了達(dá)到不可告人的目的，逃避正義力量的合理控制，而采取非法手段改變檔案真實(shí)內(nèi)容的。由此可見(jiàn)，有些同志在檔案學(xué)理論研究中，簡(jiǎn)單地將“更改”理解成“篡改”，并將二者等同起來(lái)，進(jìn)而將“科技檔案更改”理論加以全盤(pán)否定是不足取的。

再次，所謂“科技檔案更改”有其理論上的缺陷。第一，所謂的“科技檔案更改”理論并不是針對(duì)所有類別需要更正的科技檔案而言的，有其邏輯推理上的缺陷。我們可以看到，科技檔案需要改動(dòng)的情況有二：其一，科技檔案形成過(guò)程中與所記載和反映對(duì)象發(fā)生偏差，即科技檔案存在先天性的不足；其二，科技檔案記載和反映對(duì)象由于某種需要發(fā)生新的變化，即科技檔案本身不會(huì)隨其反映對(duì)象的變化而相應(yīng)變化，存在著后天性不足。而科技檔案內(nèi)容和與其相對(duì)應(yīng)的客觀事物不一致的情況比比皆是，它可能出現(xiàn)在任何種類任何載體的科技檔案中。而現(xiàn)實(shí)工作中的所謂“科技檔案更改”則有其針對(duì)性，一方面是針對(duì)基建、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備等類別科技檔案；另一方面是針對(duì)上述類別科技檔案中的圖樣科技檔案，而非包含表格類、文字類、聲像類科技檔案。也就是說(shuō)，所謂的“科技檔案更改”是從個(gè)別推論一般，并不具有普遍意義，或者說(shuō)并不應(yīng)該稱之為“科技檔案更改”。第二，“科技檔案更改”理論有違反檔案學(xué)的基本原理和概括不全面的地方。所謂“科技檔案更改”的形式主要有兩種；一，內(nèi)容改動(dòng)較少的在原件上進(jìn)行；二，內(nèi)容改動(dòng)較多的，但可以利用原件大部分的，復(fù)制原件并在復(fù)制件改動(dòng)。在科技檔案原件上更改，雖然有其方便的地方，但在一定程度上很難真正做到維護(hù)檔案的真實(shí)歷史面貌，這正是許多同志對(duì)所謂“科技檔案更改”提出異議的原因。而對(duì)內(nèi)容改動(dòng)較多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基礎(chǔ)上，重新制作文件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)原件的改動(dòng)的這種情況，“科技檔案更改”理論并未包含。

最后，“科技檔案更改”盡管在理論上有缺陷，在實(shí)踐中有不足，但它在長(zhǎng)期的科技檔案工作實(shí)踐中還是發(fā)揮了重要作用的。盡管在理論上或者口頭上表達(dá)“科技檔案可以更改”，但在實(shí)際工作中，我們并沒(méi)有真的惡意地去改變科技檔案的某些內(nèi)容，反而更注重維護(hù)科技檔案的真實(shí)歷史面目。比如在反映科技檔案相對(duì)應(yīng)的客觀事物現(xiàn)狀的同時(shí)，在科技檔案復(fù)制件上進(jìn)行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改過(guò)程一般不在科技檔案原件上更改，只有極少部分單位在改動(dòng)較小情況下在原件上更改。事實(shí)證明，這樣做除了在原件上更改這種情況在一定程度上不利于維護(hù)科技活動(dòng)的真實(shí)歷史面目外，總體上是有利于科技活動(dòng)的進(jìn)一步開(kāi)展的。

通過(guò)對(duì)所謂的“科技檔案更改”問(wèn)題的簡(jiǎn)要分析，我們不難得知過(guò)去乃至現(xiàn)在的科技檔案工作中，“科技檔案更改”只不過(guò)是由于受人們認(rèn)識(shí)水平限制而延襲下來(lái)的一種習(xí)慣表述。理論意義上的“科技檔案更改”不僅應(yīng)包括對(duì)已歸檔科技檔案、科技文件的更改，還應(yīng)包括應(yīng)該歸檔但尚未歸檔被稱作為科技文件的科技檔案的更改；不僅應(yīng)包括對(duì)被稱作科技文件或科技檔案原件或復(fù)制件的更改，還應(yīng)包括另行制作科技文件對(duì)科技檔案內(nèi)容的修正。從“科技檔案更改”具體工作的諸多限制我們不難看出，“科技檔案更改”和“科技檔案篡改”不同，它并非鼓勵(lì)人們?nèi)ジ淖兡承┛萍紮n案的真實(shí)內(nèi)容，恰恰相反是更大范圍和更高層次維護(hù)科技檔案內(nèi)容的真實(shí)性的一種有效手段。但是，僅因?yàn)榭吹娇萍嘉募氖菬o(wú)可厚非的，就試圖通過(guò)擴(kuò)大檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同起來(lái)，以此來(lái)說(shuō)明對(duì)“科技檔案的更改”就是對(duì)“科技文件的更改”，并試圖用科技文件更改來(lái)代替“科技檔案更改”，回避業(yè)已存在的所謂“科技檔案更改”引發(fā)的問(wèn)題，不僅回避不了，反而會(huì)造成認(rèn)識(shí)上的更大混亂。由此可見(jiàn)，該法并不足取。用文件生命理論來(lái)解釋 “科技檔案更改”問(wèn)題似乎有較強(qiáng)的說(shuō)服力，但是僅就相關(guān)科技活動(dòng)、同一科技活動(dòng)的前后階段，后者套用前者的科技檔案并將之復(fù)制后作部分更改轉(zhuǎn)化為后者的科技文件的事實(shí)，仍然不能合理解釋全部的“科技檔案更改”現(xiàn)象?？萍嘉募M向運(yùn)動(dòng)理論只能解釋圖樣類的科技檔案復(fù)制件更改后轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件的部分事實(shí)。對(duì)文字類、表格類和聲像類科技檔案內(nèi)容需要改動(dòng)就難以合理闡述。按照科技檔案內(nèi)容需要更改的情況，假若某些基建檔案中，發(fā)現(xiàn)施工日志與所記客觀事實(shí)有出入，無(wú)疑需要更正。我們是找有關(guān)人士重新追記，力求檔案與事實(shí)相符，還是非得將之復(fù)制后，轉(zhuǎn)化為復(fù)制件后再找有關(guān)人士修改。顯然，后者有些荒謬，既行不通，也有違情理。由此可見(jiàn)，想通過(guò)擴(kuò)大檔案概念的外延和借助文件生命運(yùn)動(dòng)理論來(lái)解釋所謂“科技檔案更改”現(xiàn)象都是行不通的。

篇9

一、水政執(zhí)法案件管理中存在的問(wèn)題及原因

1、案卷收集不齊全，歸檔不及時(shí)

水政執(zhí)法案卷不但有一般文書(shū)檔案的性能，同時(shí)具有法律文書(shū)的法律憑證性能，所以其齊全完整尤為重要。在目前的管理過(guò)程中，水政執(zhí)法檔案存在管理分散、缺失不全問(wèn)題。造成這個(gè)問(wèn)題的原因，一是我市水政執(zhí)法隊(duì)伍的橫向指導(dǎo)、縱向監(jiān)管的職責(zé)不清，市水政監(jiān)察綜合執(zhí)法支隊(duì)與其它水利業(yè)務(wù)部門(mén)、科室管理、執(zhí)法有交叉。各水利業(yè)務(wù)部門(mén)有的自行處理、自行立卷歸檔；有的直接融合到了業(yè)務(wù)工作中，沒(méi)有形成專門(mén)的水政執(zhí)法檔案。二是秦皇島市市級(jí)水政執(zhí)法隊(duì)伍與各區(qū)、縣的水政執(zhí)法隊(duì)伍的縱向監(jiān)管職責(zé)不明確，造成區(qū)、縣執(zhí)法隊(duì)伍各自處罰、各自管理立卷。同時(shí)處罰完畢后不能及時(shí)主動(dòng)向市水政執(zhí)法支隊(duì)檔案室移交，造成水政執(zhí)法案卷在各業(yè)務(wù)科室和區(qū)、縣均有散落，對(duì)集中保管、提供利用造成困難。

2、卷內(nèi)文件排列不規(guī)范，材料有缺失

秦皇島市的水政執(zhí)法案卷目前案卷狀況是有單獨(dú)排列的、有按文書(shū)檔案屬性排列的、也有單獨(dú)排列與文書(shū)檔案屬性相結(jié)合排列的；同時(shí)存在結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件與依據(jù)材料不分先后，隨意穿插排列的；有的案卷還存在材料不齊、證據(jù)材料缺失等問(wèn)題，這些造成收集上來(lái)的案卷有很多各不相同，為今后的查找利用造成隱患。造成上述問(wèn)題的原因主要是因?yàn)樗?zhí)法檔案保管分散、管理人員素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有針對(duì)水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性文件。

在實(shí)際工作中，水政執(zhí)法檔案證據(jù)資料缺失造成的危害已逐漸顯現(xiàn)。去年的一起水政處罰案件中，由于當(dāng)事人對(duì)海港區(qū)水政監(jiān)察支隊(duì)的水土保持處罰款項(xiàng)不服，向法院提訟。在應(yīng)訴過(guò)程中，水政執(zhí)法部門(mén)在水政執(zhí)法案卷中查找不到該地方被建成建筑物前植被狀況原貌照片，只有文字記錄，很難有說(shuō)服力，（因?yàn)樘幜P力度是根據(jù)原地點(diǎn)原水土損失程度決定的）。由于卷內(nèi)缺少損害前水政執(zhí)法人員現(xiàn)場(chǎng)取證照片，使水政部門(mén)的應(yīng)訴工作產(chǎn)生了極大難度。造成這個(gè)問(wèn)題的原因主要是執(zhí)法人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，只注重水政執(zhí)法行為的程序和結(jié)果，而沒(méi)有檔案積累意識(shí)。

3、卷內(nèi)文件填寫(xiě)問(wèn)題突出

在對(duì)收集上來(lái)的水政執(zhí)法案卷進(jìn)行整理的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)，有的執(zhí)法文書(shū)字跡潦草，用圓珠筆書(shū)寫(xiě)；有的有隨意涂改的現(xiàn)象；有的案卷送達(dá)回證中沒(méi)有當(dāng)事人的簽字；個(gè)別案卷承辦人及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字是機(jī)打的；詢問(wèn)筆錄中沒(méi)有注明“記錄屬實(shí)”字樣；有的詢問(wèn)筆錄只有一名執(zhí)法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書(shū)中被告人簽字時(shí)間早于發(fā)案時(shí)間等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)主要是因?yàn)樗?zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不過(guò)硬，檔案知識(shí)缺乏造成的。因?yàn)樗?zhí)法案卷的法律文書(shū)憑證的特性，很多材料不能隨便補(bǔ)充、修改，這樣對(duì)案卷質(zhì)量造成了很大影響。

二、加強(qiáng)水政執(zhí)法檔案管理的對(duì)策

1、理順管理體制，促進(jìn)水政執(zhí)法檔案統(tǒng)一、系統(tǒng)管理

在目前存在的水政執(zhí)法檔案管理問(wèn)題中，重要的源頭因素就是由于水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制不順暢，造成移交、歸檔混亂。由于市、區(qū)、縣水政執(zhí)法機(jī)構(gòu)之間管理權(quán)限交叉重疊，縱向職權(quán)劃分不清，造成水政執(zhí)法檔案處于多頭管理狀態(tài)。同時(shí)很多保管單位不能對(duì)相關(guān)的執(zhí)法檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，使水政執(zhí)法檔案依據(jù)性缺乏。所以建立順暢、清晰、明確的水行政執(zhí)法管理體制，不僅是水政執(zhí)法管理工作的迫切需要，也是水政檔案管理工作的必然要求。

2、建立水政執(zhí)法檔案管理制度，促進(jìn)水政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理

制定水政執(zhí)法檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好水政執(zhí)法檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。在我市現(xiàn)有水政檔案存在的問(wèn)題中，我們看到卷內(nèi)文件目錄與卷內(nèi)文書(shū)名稱不一致、文書(shū)裝訂不整齊，排列不規(guī)范、無(wú)目錄等問(wèn)題屢屢出現(xiàn)。這些問(wèn)題的存在都是因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的“水政檔案管理制度”來(lái)制約立卷歸檔工作，而是由基層檔案管理人員和執(zhí)法人員憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)和一般文書(shū)檔案的知識(shí)來(lái)管理而造成的。要想使水政執(zhí)法檔案更好地服務(wù)于水政執(zhí)法工作，必須健全機(jī)制，全市水務(wù)系統(tǒng)實(shí)施統(tǒng)一的行政執(zhí)法文書(shū)樣本，按照統(tǒng)一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序。

3、全面提高水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)

加強(qiáng)水政執(zhí)法人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，不但是水政執(zhí)法工作的需要，也是水政執(zhí)法檔案管理的必然要求。水行政執(zhí)法人員不熟悉水行政處罰的業(yè)務(wù)知識(shí)，是造成水行政處罰案卷上述問(wèn)題的一個(gè)基本原因。如案卷中有被處罰文書(shū)與繳款文書(shū)主體不一致現(xiàn)象；檢查筆錄、詢問(wèn)筆錄、行政處罰決定書(shū)等不同的法律文書(shū)中對(duì)違法事實(shí)的基本要素記述不一致；詢問(wèn)筆錄中缺少“以上情況屬實(shí)”“和我說(shuō)的一樣”的意思表示；授權(quán)委托書(shū)制度不規(guī)范；時(shí)間倒置，處罰決定書(shū)日期和水行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或決定日期不一致等。同時(shí)，個(gè)別執(zhí)法人員檔案意識(shí)缺乏，只重實(shí)體，認(rèn)為只要把違法事實(shí)查清了，追究了當(dāng)事人的違法責(zé)任就行了，不注重問(wèn)題材料的形成和積累。水政執(zhí)法檔案記錄了水政執(zhí)法人員依法管水的具體過(guò)程，是依法行政的重要依據(jù)，因此，執(zhí)法人員必須增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)知識(shí)，自覺(jué)遵守，身體力行。

4、加強(qiáng)水政檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能

首先，要選擇政治素質(zhì)較好，熟悉檔案管理工作，懂得水政法律法規(guī)，熱心于水政執(zhí)法工作和責(zé)任心較強(qiáng)的執(zhí)法人員擔(dān)任水政執(zhí)法檔案的管理人員。同時(shí)，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。水政執(zhí)法工作的不斷深入推進(jìn)、檔案管理技術(shù)的新發(fā)展，都對(duì)水政檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員既要掌握水政法律法規(guī)、水政執(zhí)法程序和檔案管理的基本知識(shí)；又要學(xué)會(huì)檔案的實(shí)際操作技能，做到理論聯(lián)系實(shí)際。同時(shí)還要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，適應(yīng)電子文件檔案的管理需要，隨時(shí)注重自己整體素質(zhì)的完善提高，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期水政檔案管理工作的需要。

篇10

論文摘要：本系統(tǒng)以文檔管理為核心，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，有效地控制各種文檔的產(chǎn)生，管理文檔的存取訪問(wèn)，對(duì)文檔進(jìn)行有效管理。

1開(kāi)發(fā)背景

辦公管理系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的情況下推出的新概念，而在圖書(shū)館歷經(jīng)了傳統(tǒng)圖書(shū)館和自動(dòng)化圖書(shū)館開(kāi)始進(jìn)入數(shù)字化圖書(shū)館階段的今天，辦公管理系統(tǒng)的引入更使圖書(shū)館界如虎添翼。在辦公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤為重要。筆者近年經(jīng)歷了本校的本科教學(xué)工作水平評(píng)估、升格師范大學(xué)水平評(píng)估以及業(yè)內(nèi)的圖書(shū)館評(píng)估，對(duì)文件管理的重要性體會(huì)頗深，大量的歷年的文件、業(yè)務(wù)檔案及不斷修訂的規(guī)章制度等，如果有一種有別于圖書(shū)分類法的一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，那么我們的工作效率會(huì)事半功倍。由此筆者針對(duì)圖書(shū)館的特點(diǎn)申請(qǐng)了一項(xiàng)課題，組織人員研制出一套文件管理系統(tǒng)：海南師范大學(xué)圖書(shū)館文件管理系統(tǒng)。

2平臺(tái)簡(jiǎn)介

本系統(tǒng)是采用當(dāng)前運(yùn)用最廣泛的B／S結(jié)構(gòu)模型，后臺(tái)采用Microsoft Access作為數(shù)據(jù)庫(kù)。Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(RDBMS)，是Office系列應(yīng)用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報(bào)表、頁(yè)、宏、模塊7種用于建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的對(duì)象，提供了多種向?qū)А⑸善?、模板，把?shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計(jì)、報(bào)表生成等操作規(guī)范化，為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫(xiě)代碼就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)。

前臺(tái)所用的ASP語(yǔ)言(Active Server Pages)是微軟公司為了克服CGI嚴(yán)重的擴(kuò)展性問(wèn)題而開(kāi)發(fā)的。解決了多用戶訪問(wèn)進(jìn)程，有效地利用了網(wǎng)絡(luò)資源。ASP技術(shù)簡(jiǎn)化了Web程序開(kāi)發(fā)，支持動(dòng)態(tài)Web設(shè)計(jì)。ASP只用于服務(wù)器端，執(zhí)行動(dòng)態(tài)的、交互式的、高效率的站點(diǎn)服務(wù)器應(yīng)用系統(tǒng)。ASP以標(biāo)記語(yǔ)言的形式嵌入到HTML中并發(fā)送到客戶端，但是，顯示在客戶端瀏覽器的只是ASP執(zhí)行結(jié)果所生成的頁(yè)面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同時(shí)，ASP也支持腳本語(yǔ)言，只要服務(wù)器端裝了腳本引擎就可以方便地架構(gòu)網(wǎng)站。

系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境是微軟的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能網(wǎng)頁(yè)，并且由ASP，Java，VBscript產(chǎn)生頁(yè)面，有著一些擴(kuò)展功能。IIs支持有編輯環(huán)境的界面(FRONTPAGE)、有全文檢索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒體功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括許多新功能，它們旨在幫助企業(yè)、lT專業(yè)人士和Web管理員實(shí)現(xiàn)其網(wǎng)站(他們可能擁有位于單個(gè)Ils服務(wù)器或多個(gè)服務(wù)器上的數(shù)千個(gè)網(wǎng)站)在性能、可靠性、可伸縮性和安全性方面的目標(biāo)。

ASP+Access+IIs開(kāi)發(fā)中小型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一直被視為黃金組合，這樣的結(jié)合對(duì)系統(tǒng)的資源占用適宜，每個(gè)部分都能很好地發(fā)揮其功能，在數(shù)據(jù)的處理能力和安全性上也有很好的選擇。

3系統(tǒng)主要功能介紹

3．1普通用戶

3．1．1登錄驗(yàn)證

為了確保本系統(tǒng)特殊用戶的單一性和系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)不設(shè)置注冊(cè)功能，所有賬號(hào)和初始密碼均由普通用戶向管理員申請(qǐng)。

3．1．2用戶信息查看及修改

用戶可以對(duì)自己的基本資料(如姓名、所在部門(mén)、E—mail、聯(lián)系電話等)以及密碼進(jìn)行瀏覽和修改。

3．1．3查看文件

該模塊的主要功能就是對(duì)文件、檔案資料(如相關(guān)文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、月報(bào)、年報(bào)等日常工作文檔)共享，由管理員負(fù)責(zé)上傳，普通用戶可以瀏覽和下載。

3．1．4用戶上傳待審核文檔

該模塊針對(duì)由下級(jí)部門(mén)擬訂的文檔提供一個(gè)審核功能，如月報(bào)、年報(bào)、讀者意見(jiàn)反饋、館際交流、各部門(mén)統(tǒng)計(jì)報(bào)告等，待審定后再上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)。

3．1．5文件檢索

為了加快用戶對(duì)文件檔案的查找速度進(jìn)而提高辦公效率，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一個(gè)專門(mén)的文件檢索功能，包括普通檢索和高級(jí)檢索。

普通檢索：可提供文件名、主題、分類號(hào)、文件號(hào)、發(fā)文單位及發(fā)文時(shí)間等檢索途徑(見(jiàn)圖1)。

高級(jí)檢索：提供了普通檢索所具有的檢索途徑，并進(jìn)行組配檢索(見(jiàn)圖2)。

3．2管理員

3．2．1登錄驗(yàn)證

管理員的后臺(tái)管理登錄可以通過(guò)在首頁(yè)右下角處點(diǎn)擊“管理員入口”，進(jìn)入管理員操作界面，進(jìn)行身份驗(yàn)證并登錄系統(tǒng)。

3．2．2管理員信息查看及修改

管理員可以對(duì)自己的基本資料(姓名、所在部門(mén)、E—mail、聯(lián)系電話等)以及密碼進(jìn)行瀏覽和修改。

3．2．3用戶管理

管理員可對(duì)系統(tǒng)的普通用戶進(jìn)行分配，同時(shí)還可以對(duì)用戶的基本資料進(jìn)行查看、修改和刪除用戶，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)的保密性和安全性。

3．2．4文件管理

對(duì)文件進(jìn)行管理是本系統(tǒng)的主要目的，在文件管理模塊巾，管理員可以上傳文件、修改文件和刪除文件，同時(shí)也可以對(duì)文件進(jìn)行瀏覽和下載。

3．2．5審核文件

本系統(tǒng)提供了文件審核功能．普通用戶上傳的文件只有經(jīng)過(guò)管理員審核才能，確保了文件著錄的規(guī)范性和管理的科學(xué)性。

3．2．6文件檢索

管理員用戶是通過(guò)管理員進(jìn)行區(qū)分的，對(duì)管理員來(lái)說(shuō)，在日常工作中對(duì)文件的檢索也是必不可少的，檢索結(jié)果出來(lái)后可進(jìn)行瀏覽和下載。

3．2．7服務(wù)器信息

為了方便管理員能實(shí)時(shí)了解服務(wù)器的信息以及對(duì)服務(wù)器的運(yùn)作情況進(jìn)行監(jiān)控，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一個(gè)服務(wù)器實(shí)時(shí)信息反饋模塊?？刹榭捶?wù)器的有關(guān)參數(shù)、組件支持情況巾的IIS自帶的ASP組件、常見(jiàn)的文件上傳和管理組件。

4系統(tǒng)功能特色

4．1系統(tǒng)低成本性

由于系統(tǒng)本身的開(kāi)發(fā)工具語(yǔ)言和運(yùn)行平臺(tái)的簡(jiǎn)單性，決定了系統(tǒng)在架構(gòu)和運(yùn)行維護(hù)上的成本都是比較低的；不僅如此，在需求分析階段，對(duì)各種需求結(jié)合開(kāi)發(fā)工具設(shè)計(jì)，使得系統(tǒng)在最大限度上發(fā)揮了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)以及腳本語(yǔ)言的特色，使得系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)對(duì)資源的占用相對(duì)較少，大大地提高了運(yùn)行速度，為快速辦公打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4．2穩(wěn)定的安全性

首先，本系統(tǒng)考慮到用戶是有針對(duì)性的特殊群體，每個(gè)人都能進(jìn)人但又必須通過(guò)身份驗(yàn)證；其二。本系統(tǒng)不提供注冊(cè)功能，要想得到賬號(hào)和密碼必須向管理員提出申請(qǐng)，由管理員統(tǒng)一分配賬號(hào)，預(yù)防不法者對(duì)內(nèi)部資料檔案的竊取；其三，本系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中通過(guò)對(duì)“session”變量的合理運(yùn)用，防止不法者通過(guò)直接對(duì)URL的訪問(wèn)來(lái)跳過(guò)身份驗(yàn)證頁(yè)面進(jìn)而訪問(wèn)系統(tǒng)的其他資源頁(yè)面，一旦用戶沒(méi)有通過(guò)登錄頁(yè)面的身份驗(yàn)證，系統(tǒng)將其他頁(yè)面進(jìn)行隱藏，非法用戶將瀏覽不到任何資源。另外，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)“session”變量的時(shí)間設(shè)置，一旦用戶停止操作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，系統(tǒng)會(huì)要求用戶進(jìn)行重新登錄進(jìn)行身份驗(yàn)證，從而在最大限度上保證了系統(tǒng)內(nèi)部資料的安全性。

4．3良好的交互性

系統(tǒng)通過(guò)在各個(gè)頁(yè)面中對(duì)各個(gè)操作步驟的人性化提示，使得一些電腦操作技能較弱的用戶也能在最短時(shí)間內(nèi)掌握基本的操作，從而對(duì)提高辦公效率起著不可或缺的作用。

4．4文件管理的科學(xué)性

在需求分析過(guò)程中，筆者考慮到文件及檔案資料可由不同層次部門(mén)產(chǎn)生的特點(diǎn)(如由上級(jí)分發(fā)的文件，同級(jí)之間的函件，下級(jí)的申請(qǐng)，各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等)，特別設(shè)計(jì)了文件審核這一流程，各種文件在前都必須經(jīng)過(guò)管理員的審核，為文件著錄的規(guī)范性和文件管理的科學(xué)性提供了前提保證。

4．5組配檢索功能

隨著數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)量增多，就必然需要一種可實(shí)現(xiàn)多途徑檢索的功能，為此系統(tǒng)專門(mén)設(shè)計(jì)了高級(jí)檢索功能，檢索途徑針對(duì)辦公文件及日常檔案的特點(diǎn)而設(shè)定。對(duì)字段內(nèi)容比較特殊的文檔可通過(guò)普通檢索查詢，而對(duì)字段內(nèi)容很普通的文檔則可通過(guò)高級(jí)檢索來(lái)進(jìn)行查找，即通過(guò)對(duì)多字段的邏輯組配，并選擇相應(yīng)的匹配模式，實(shí)現(xiàn)高級(jí)檢索。組配檢索使檢索命中率大大提高，解決了檔案管理巾存在的弊端，大大地節(jié)約了查找文件、檔案資料的時(shí)間，從而提高了信息化辦公的效率。

4．6數(shù)據(jù)信息類型多元化

本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息包含文本、圖像、視頻、音頻或任何其他類型的信息數(shù)據(jù)。

5結(jié)語(yǔ)