導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案資料論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、做好導(dǎo)查工作

所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個(gè)人第一次來到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí),如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對(duì)象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動(dòng)詢問式,即主動(dòng)詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式,即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí),作為接待人員,就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí),作為檔案館接待工作者,不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會(huì)議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級(jí)各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對(duì)待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢(shì)下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場(chǎng)行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場(chǎng)代查,這又分為兩種,一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動(dòng)代查,這主要是指那些卻需社會(huì)給予關(guān)愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對(duì)這部分特殊群體不僅要我們主動(dòng)給予熱情關(guān)愛,而且要盡可能給予無償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡(jiǎn)單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。

四、做好協(xié)查工作

協(xié)查是指以國家綜合檔案館為主體,協(xié)同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個(gè)檔案查閱系統(tǒng),實(shí)行檔案資料源的互補(bǔ)與共享。在實(shí)際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會(huì)公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯(cuò)路入錯(cuò)門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設(shè)置的門檻往往比較高,如需領(lǐng)導(dǎo)層層審批,要正式介紹信,內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門檔案員對(duì)外接待查閱不是他們的主要工作,對(duì)利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時(shí)不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個(gè)別檔案館(室)沒有收費(fèi)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),造成亂收費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。4、在個(gè)別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關(guān)部門只認(rèn)準(zhǔn)檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當(dāng)前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級(jí)綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實(shí)際操作中需要一個(gè)較為艱難而長期的過程。在這個(gè)過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應(yīng)將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導(dǎo)查能在較短的時(shí)間內(nèi),掌握檔案館館藏的內(nèi)容,為利用者查找檔案提供有價(jià)值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調(diào)度、安排、監(jiān)管查閱者的權(quán)利。第三,在檔案館內(nèi)統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費(fèi)票據(jù),統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應(yīng)主動(dòng)在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。

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[關(guān)鍵詞]檔案;字跡;耐久性;分析

檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,是一種重要的信息資源,是歷史的真實(shí)記錄,具有重要的憑證作用和情報(bào)價(jià)值,必須永久或長期的加以保存。字跡材料是記錄和反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料,其耐久性直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的保存壽命。為了最大限度地延長檔案的壽命,在形成檔案時(shí)就應(yīng)該使用耐久性較好的字跡材料,如:碳素墨水、墨汁、藍(lán)黑墨水等,杜絕使用圓珠筆或復(fù)寫紙等不耐久的字跡材料。

一、各種字跡材料耐久性的分析

字跡材料的耐久性主要是取決于色素成分的耐久性及轉(zhuǎn)移的固定方式,即與紙張結(jié)合的方式。耐久的字跡材料,其色素成分是為碳黑或顏料,轉(zhuǎn)移的固定方式是結(jié)膜或吸收;不耐久的字跡材料,其色素是染料,轉(zhuǎn)移的固定方式是濡附。

二、造成字跡材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、蟲膠、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,屬于溶液狀態(tài)使用的字跡材料。其色素是最為穩(wěn)定的無機(jī)顏料中的單質(zhì)顏料碳黑,而少量的甘油則作為液態(tài)墨水的穩(wěn)定劑和字跡的干燥速度調(diào)節(jié)劑。書寫的時(shí)候,碳黑顆粒隨著液體對(duì)紙張的侵潤被攜帶到紙張纖維表面,但絕大部分無法進(jìn)行纖維內(nèi)部,原因主要是碳黑的大顆粒徑限制了它的被攜帶能力。伴隨著液體的揮發(fā),蟲膠等大分子有機(jī)物質(zhì)就在字跡表面逐漸凝結(jié)形成皮膜?？梢娞妓啬舟E的形成過程是表層吸附和結(jié)膜兩種方式的運(yùn)用。這樣的字跡極不易因環(huán)境的影響而蛻變而又不易擴(kuò)散,雖然偶有磨損的現(xiàn)象,但實(shí)踐證明不失為耐久性很好的字跡。

2.藍(lán)黑墨水形成的檔案量是相當(dāng)大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和沒食子酸亞鐵,它們?cè)谀写嬖跁r(shí)是無色的,寫在紙上的時(shí)候就被空氣中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸鐵和耐光、高黑度的沒食子酸鐵,它們都是有機(jī)顏料,兩者互為補(bǔ)充則使字跡的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以說是較耐久的字跡色素。藍(lán)黑墨水字跡的轉(zhuǎn)移固定方式是深層吸收,與紙張結(jié)合較為牢固,其原因是比較明顯的;藍(lán)黑墨水同樣是以溶液狀態(tài)使用的字跡材料,起色素作用的原始成分都具有一定的極限和較小的粒徑,容易被液體攜帶深入紙張纖維內(nèi)部;而添加的適量甘油成分除了潤濕筆尖調(diào)節(jié)字跡干燥程度等積極作用外并不足以攜帶色素顆粒進(jìn)行遷移,所以正常條件喜愛不會(huì)出現(xiàn)長久保管擴(kuò)散問題。但是我們發(fā)現(xiàn)這種字跡在長期潮濕環(huán)境下仍會(huì)擴(kuò)散,其原因是為使墨水顯色而加入的少量著色劑是一種不穩(wěn)定的有機(jī)染料,遇水會(huì)溶解擴(kuò)散;它的另一不足在于過多的酸性物質(zhì)易造成紙張纖維素水解。但此種字跡褪色后可采用化學(xué)方法恢復(fù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)大大彌補(bǔ)了這些不足,使之成為較合格的檔案字跡材料。

3.激光打印字跡。信息社會(huì)的發(fā)展,迫使檔案人員越來越頻繁地面對(duì)它,所以必須認(rèn)真思考所帶來的問題,激光打印所用的字跡材料是墨粉,而檔案字跡一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏結(jié)和成膜作用的熱塑性樹脂、樹脂增塑劑石蠟以及電荷控制劑等。這種字跡的色素穩(wěn)定性是毋庸置疑的,那么色素與打印紙的結(jié)合是否牢固呢?現(xiàn)通過激光打印和字跡形成過程進(jìn)行分析:首先由計(jì)算機(jī)輸出文字或圖像信號(hào)來控制激光光束閃爍并經(jīng)過三棱鏡折射到光鼓上形成靜電潛影,然后用帶有異種電荷的墨粉顯影,此時(shí)再以黏附的方式將墨粉影像從感光鼓上轉(zhuǎn)移到打印紙上,最后用熱加熱,此時(shí)墨粉中的熱塑性樹脂融化并冷卻成膜將墨粉字跡牢牢地固結(jié)在紙張上,此即所謂的定影。如果檔案保管不慎產(chǎn)生局部高溫、高濕或高壓就可能接近它的軟化點(diǎn),長時(shí)間作用就會(huì)導(dǎo)致表皮膜變軟出現(xiàn)黏性;另外如果與其他含有增塑劑的物品密切接觸,這些增塑劑就會(huì)向字跡的樹脂皮膜遷移進(jìn)一步降低它的軟化點(diǎn)從而使其甚至在正常的保管條件下就會(huì)軟化黏連或黏脫。而這除了提醒我們對(duì)其保管條件還很欠缺外并不能說明別的問題。

三、從根本上解決檔案字跡材料的耐久性

各種各樣的書寫字跡材料,其耐久性千差萬別,選用不好就會(huì)給檔案壽命帶來隱患,面對(duì)這種狀況,有關(guān)部門應(yīng)該采取下列措施:

1.積極宣傳《檔案法》,宣傳檔案工作的重要性。工程建設(shè)是“百年大計(jì),質(zhì)量第一”,檔案工作更是如此。編制好建設(shè)工程竣工檔案是“功在當(dāng)代,利在千秋”的大問題。所以書寫檔案的字跡材料,應(yīng)該使用耐久性的字跡材料。

2.開發(fā)新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件,直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)書寫技術(shù)材料,逐步使竣工檔案工作由手工操作方式向計(jì)算機(jī)操作方式轉(zhuǎn)變,這樣做就從源頭上解決了檔案字跡材料的耐久性問題。

3.針對(duì)施工攀位存在的普遍使用普通圓珠筆、復(fù)寫紙書寫施工文件材料的問題,上級(jí)主管部門應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)拇胧?逐步改變這一狀況,并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào),必須使用耐久性的字跡材料書寫檔案材料,從根本上解決工程檔案保護(hù)工作中的這一難點(diǎn)問題。

綜上所述,各有關(guān)單位要高度重視,大力宣傳檔案保護(hù)工作的基本知識(shí),宣傳字跡材料對(duì)于檔案保護(hù)工作的重要性。當(dāng)然要從根本上解決字跡材料的耐久性問題,還有待于科學(xué)技術(shù)的不斷提高。因?yàn)樽舟E材料品種繁多,配方多變,原料穩(wěn)定性懸殊,質(zhì)量不易保證,所以檔案字跡材料的耐久性是一個(gè)較為復(fù)雜的問題。影響字跡材料耐久性的因素很多,如何保證檔案字跡不褪不變、長期耐久,是我們檔案工作者在保護(hù)技術(shù)工作方面的一項(xiàng)極其艱巨的任務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]崔秀琴.淺談檔案復(fù)印字跡的耐久性[J].浙江檔案,2003,(10).

[2]楊潤珍. 靜電復(fù)印件字跡材料耐久性分析[J]. 廣西師范學(xué)院學(xué)報(bào) (自然科學(xué)版),2002,(1).

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關(guān)鍵詞：臨床教學(xué)；教學(xué)檔案；教學(xué)管理

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-7526（2012）12-0434-02

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)研究、教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學(xué)活動(dòng)過程中的真實(shí)記錄。狹義上，教學(xué)檔案包括教學(xué)文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學(xué)生”、“專題性網(wǎng)絡(luò)課程”、“專題輔導(dǎo)”、“問答”、“作品”等資源。教學(xué)檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學(xué)過程形成的有價(jià)值的文件材料，更主要的是給教學(xué)決策、教學(xué)管理、教學(xué)科研提供良好的服務(wù)。在臨床教學(xué)中，教學(xué)檔案對(duì)臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作的影響不可估量，值得臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作者高度重視。

1 教學(xué)檔案在臨床教學(xué)中的作用

1.1 提高臨床教學(xué)質(zhì)量與水平：教學(xué)質(zhì)量好壞的評(píng)價(jià)形式主要以學(xué)生、同行及專家的評(píng)價(jià)為依據(jù)，是在教師教學(xué)質(zhì)量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎(chǔ)之上，加上同行評(píng)教、學(xué)生抽樣調(diào)查、考核等手段實(shí)施的。教學(xué)水平的提高也要依據(jù)教學(xué)檔案，尤其是對(duì)既往教學(xué)成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)進(jìn)行分析總結(jié)。因此，教學(xué)檔案的質(zhì)量，并可反映臨床教學(xué)質(zhì)量.并可為教學(xué)水平的提高提供重要參考依據(jù)。

1.2 為改革教學(xué)手段和方法提供素材：教學(xué)手段與方法的優(yōu)劣，直接影響教師的教學(xué)質(zhì)量與學(xué)生學(xué)習(xí)積極性?，F(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用使我們積累豐富的電子教學(xué)檔案成為可能，包括紙質(zhì)、電子、實(shí)物等形式在內(nèi)的完整的教學(xué)檔案，可以為教學(xué)手段與方法的多樣性、形象性、生動(dòng)性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學(xué)檔案可以通過電子網(wǎng)絡(luò)成為共享資源。教學(xué)檔案為教學(xué)改革、教學(xué)活動(dòng)提供了必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)闄n案記載了歷年教學(xué)工作積累下來的寶貴經(jīng)驗(yàn)，更是進(jìn)行現(xiàn)代化教學(xué)、規(guī)范化管理的重要根據(jù)。充分利用教學(xué)檔案，是促進(jìn)提高教學(xué)管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學(xué)管理與評(píng)估提供依據(jù)：教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)管理的作用是眾所周知的；評(píng)估是管理的重要方式，在教學(xué)評(píng)估中，評(píng)估的大部分材料來源于教學(xué)檔案，教學(xué)檔案資料的充足與完善與否對(duì)評(píng)估的結(jié)論有很大的影響。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃書、教學(xué)大綱、學(xué)生人數(shù)來制定教學(xué)工作計(jì)劃和教學(xué)計(jì)劃，合理地安排教學(xué)內(nèi)容與師資力量，抽出合適的臨床醫(yī)師進(jìn)行脫產(chǎn)帶教是教研室教學(xué)管理的主要任務(wù)，而這一切都離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件?？茖W(xué)就是對(duì)某一現(xiàn)象的學(xué)科領(lǐng)域所特有的某一矛盾的研究，一切科學(xué)都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律現(xiàn)象。無論是研究哪一領(lǐng)域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進(jìn)行醫(yī)學(xué)教育研究，繼承教學(xué)研究的成果，吸收有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項(xiàng)工作的關(guān)系和來龍去脈，為我們更進(jìn)一步研討教學(xué)工作中的規(guī)律，使教學(xué)管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)提供有效依據(jù)。

1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學(xué)檔案真實(shí)的記載了教學(xué)和科研發(fā)生、發(fā)展的全過程，為撰寫論文提供真實(shí)而很有價(jià)值的參考文獻(xiàn)資料。教學(xué)圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學(xué)課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學(xué)檔案也是編寫教育名人先進(jìn)事跡的第一手史料，它詳細(xì)記載著“名師”的教學(xué)理念、教學(xué)方法、學(xué)術(shù)成果、先進(jìn)事跡等。

2 臨床教學(xué)醫(yī)院在教學(xué)檔案管理中存在的問題

盡管教學(xué)檔案在教學(xué)工作的各方面起著很大的作用，但在實(shí)際教學(xué)活動(dòng)過程中，教學(xué)檔案的作用仍沒有得到充分的發(fā)揮。臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理存在下列問題。

2.1 教學(xué)檔案管理設(shè)備陳舊：現(xiàn)代化的教學(xué)手段要求現(xiàn)代化的工具收集和管理教學(xué)檔案，以往將教學(xué)檔案資料用手工進(jìn)行處理、以紙質(zhì)形式保存不符合現(xiàn)代化教學(xué)的要求。臨床教學(xué)檔案資料絕大部分來源于臨床教學(xué)過程，許多授課教師同時(shí)又是臨床一線的醫(yī)師，雖平時(shí)在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學(xué)病例或可用于教學(xué)的標(biāo)本素材，但要收集這些教學(xué)素材，往往苦于找不到相應(yīng)的工具（如數(shù)碼相機(jī)或攝像機(jī)）而流失。

2.2 教學(xué)檔案資料收集不及時(shí)，影響教學(xué)檔案的完整性、連續(xù)性：臨床教學(xué)檔案絕大部分來源于從事臨床教學(xué)工作的教師和在院學(xué)生。一方面，由于擔(dān)任臨床教學(xué)的教師還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，醫(yī)學(xué)學(xué)生由于醫(yī)學(xué)課程設(shè)置量大，同時(shí)兼有基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)和臨床生產(chǎn)實(shí)習(xí)任務(wù)，常常導(dǎo)致教師和學(xué)生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學(xué)生個(gè)人手中極易丟失。同時(shí)，擔(dān)任臨床教學(xué)的教師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時(shí)脫產(chǎn)進(jìn)行教學(xué)，生產(chǎn)實(shí)習(xí)的在院學(xué)生也是輪科實(shí)習(xí)，導(dǎo)致了他們流動(dòng)的頻繁性，如不及時(shí)收集，將容易引起流失和各學(xué)年教學(xué)檔案的不連貫。

3 加強(qiáng)臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化教學(xué)檔案管理意識(shí)，健全教學(xué)管理制度：加大檔案管理的宣傳，對(duì)教學(xué)工作人員強(qiáng)化檔案信息的保密、傳播和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，使教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)工作人員對(duì)重要的文件資料及時(shí)歸檔。在人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)進(jìn)行交接手續(xù)，使這些寶貴教學(xué)檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合，確保相關(guān)材料的齊全完整：對(duì)教學(xué)指導(dǎo)性的文件、各種教學(xué)規(guī)章制度性文件、教學(xué)通知、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學(xué)活動(dòng)記錄、作業(yè)、成績表、病歷書寫記錄、教學(xué)素材等資料做到隨時(shí)收集，對(duì)教學(xué)課題申報(bào)原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學(xué)生管理等材料定時(shí)收集。對(duì)一些重要教學(xué)工作和重大教學(xué)活動(dòng)及時(shí)保存完整材料并整理相關(guān)記錄。

3.3 檢查遺缺，及時(shí)補(bǔ)漏：定期檢查檔案材料，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)有而缺少的教學(xué)檔案資料，應(yīng)及時(shí)通過各種形式收集補(bǔ)齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現(xiàn)代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻(xiàn)檢索主要依據(jù)書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復(fù)印稿件、網(wǎng)絡(luò)資源等工具來完成。檢索的文獻(xiàn)通過拷貝、復(fù)印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進(jìn)行歸檔處理。臨床教學(xué)活動(dòng)中有如集體備課、授課預(yù)講、專家示范性教學(xué)、課外輔導(dǎo)、臨床見習(xí)帶教的示范演示及生產(chǎn)實(shí)習(xí)臨床基本技能操作示范操作，除有教學(xué)活動(dòng)記錄外，還應(yīng)對(duì)教學(xué)活動(dòng)過程中教師的教學(xué)行為、學(xué)生參與教學(xué)的狀態(tài)及師生互動(dòng)的狀況進(jìn)行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學(xué)歷史檔案資料保存。醫(yī)學(xué)院校的教師隨時(shí)將平時(shí)適合于臨床教學(xué)的文獻(xiàn)資料、圖片、影像等進(jìn)行及時(shí)整理并不斷的積累保存，為日后的教學(xué)備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。

3.5 嚴(yán)格把關(guān)，確保教學(xué)檔案質(zhì)量：教學(xué)檔案文件應(yīng)定時(shí)檢查質(zhì)量，對(duì)所有規(guī)范的文件統(tǒng)一格式，如時(shí)間、文章標(biāo)頭、文尾的落款等。并對(duì)檢查出來的質(zhì)量問題及時(shí)解決。

3.6 合理歸檔，系統(tǒng)排列：教學(xué)檔案應(yīng)按學(xué)年度與年度進(jìn)行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對(duì)紙質(zhì)的教學(xué)檔案（照片、書籍等）應(yīng)防蟲防潮保管，非紙質(zhì)的（光盤、軟盤錄像帶）應(yīng)妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學(xué)檔案收集四法則

3.7.1 常規(guī)收集法：是通過教學(xué)管理部門和教學(xué)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，將教學(xué)工作活動(dòng)中產(chǎn)生和處理完畢的檔案材料，由產(chǎn)生與形成的單位或個(gè)人，按照學(xué)校檔案部門的歸檔要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實(shí)施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規(guī)定歸檔的工作程序和手續(xù)；建立教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負(fù)責(zé)人名單和職責(zé)范圍；規(guī)定立卷（件）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求；規(guī)定歸檔的時(shí)間。這種方法是教學(xué)檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對(duì)教學(xué)工作網(wǎng)絡(luò)中規(guī)定的單位與部門不能按時(shí)完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對(duì)屬于歸檔的教學(xué)檔案材料的一種隨機(jī)收集方法。一般適用情形有：教學(xué)管理部門組織的臨時(shí)性大型的、重要的中心工作及重要活動(dòng)；撤銷的機(jī)構(gòu)，職能沒有機(jī)構(gòu)代替，其工作活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的教學(xué)檔案材料的收集；高校教學(xué)活動(dòng)中典型事件和重大教學(xué)事故。

3.7.3 積極主動(dòng)收集法：即教學(xué)檔案工作機(jī)構(gòu)（館、室）認(rèn)真履行職責(zé)，積極主動(dòng)開展收集活動(dòng)和機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作，并以優(yōu)質(zhì)、高效的工作信譽(yù)，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，力爭(zhēng)獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機(jī)會(huì)，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學(xué)活動(dòng)中的意義和作用，宣傳教學(xué)檔案工作的基本知識(shí)；在校內(nèi)定期舉辦檔案工作講座或培訓(xùn)班，培訓(xùn)學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)中具體負(fù)責(zé)積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會(huì)議，交流經(jīng)驗(yàn)，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動(dòng)開展服務(wù)，積極為教學(xué)科研等各項(xiàng)工作提供利用，以完整、系統(tǒng)、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認(rèn)識(shí)到在工作中離不開教學(xué)檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵(lì)協(xié)作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學(xué)檔案管理委員會(huì)，把學(xué)校的一些主要教學(xué)管理職能部門和教學(xué)人員吸收過來，明確他們的責(zé)任和義務(wù)，使其主動(dòng)地配合校檔案機(jī)構(gòu)做好教學(xué)檔案工作，并將各部門教學(xué)檔案收集列入歸檔計(jì)劃，年終做通報(bào)，把平時(shí)立卷與歸檔工作作為高校教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員年終考核依據(jù)，以此激發(fā)他們的工作積極性、協(xié)作性，更好地服務(wù)于教學(xué)檔案工作。

總之，教學(xué)檔案來源于教學(xué)過程不斷積累，并能反饋到教學(xué)過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集與管理，使之充分的為教學(xué)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉濤先.曾益慈.肖自安.淺談教學(xué)檔案在臨床學(xué)科教學(xué)管理中的作用.醫(yī)學(xué)教育，2004（醫(yī)院管理版）53

篇4

關(guān)鍵詞：醫(yī)院，檔案，信息化，網(wǎng)絡(luò)化

 

檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)的工作。檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化要經(jīng)過三步處理：首先是檔案資料數(shù)字化；其次是檔案信息存儲(chǔ)、傳遞和提供利用一體化；最后是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院的信息載體，對(duì)醫(yī)院管理有重要的參考價(jià)值，也記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，具有重要的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。檔案資料資源做為醫(yī)院最為寶貴的非物質(zhì)財(cái)產(chǎn)，能否對(duì)其加以妥善保存、管理以及充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。隨著有中國特色社會(huì)主義事業(yè)和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于包括醫(yī)院在內(nèi)的各個(gè)部門。包括文書檔案、人事檔案、病歷檔案、圖書館檔案、設(shè)備和后勤管理檔案等醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)的工作模式和管理方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。目前各醫(yī)院已經(jīng)不同程度地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于本部門的檔案管理。但是由于各部門使用不同的軟件進(jìn)行檔案管理，對(duì)于醫(yī)院各部門信息的整合造成一定的困難。

1.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 文書檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和批辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)向預(yù)先設(shè)定的郵件地址及移動(dòng)通訊工具發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行自動(dòng)管理，以減少檔案人員年終的工作量。由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時(shí)、幾天，現(xiàn)在幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時(shí)間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快、社會(huì)人員流動(dòng)性大大增加，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要?？萍颊撐?。根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個(gè)人對(duì)自己檔案的了解?？萍颊撐?。[1]

1.3 病歷檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行分類，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況進(jìn)行分類匯總，通過網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)院人員查詢、分析、討論，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后編寫相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲(chǔ)存和查詢，使得醫(yī)護(hù)人員及患者可以方便的查詢。

1. 4醫(yī)院圖書館的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，圖書館不僅是圖書資源的管理部門，也是醫(yī)學(xué)情報(bào)的提供和搜集部門。對(duì)在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過對(duì)圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。

1.5 設(shè)備和后勤管理檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

設(shè)備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對(duì)于這些設(shè)備的采購時(shí)間、采購價(jià)格、維修情況、出借情況、報(bào)廢處理的資料形成檔案，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對(duì)于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對(duì)本科室設(shè)備的管理。[2]

2.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)面臨的主要問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還不夠完善，有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未開始實(shí)施，無法形成醫(yī)院檔案體系，檔案信息化管理受此制約。

2.2信息化建設(shè)人才缺乏

由于對(duì)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)重視程度不夠，醫(yī)院信息化、網(wǎng)絡(luò)化人才梯隊(duì)建設(shè)不夠完善，不能滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的要求?？萍颊撐摹?/p>

2.3電子文件保密性受限制

電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識(shí)別。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

3.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的對(duì)策

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，加大投入

要拓寬各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。檔案主管部門，要與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.2引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

從目前醫(yī)院檔案人員學(xué)歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對(duì)檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，必要的方法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

3.3加大經(jīng)濟(jì)和技術(shù)投入，確保醫(yī)院電子文件的安全

專用網(wǎng)是最徹底的解決檔案管理安全的方法。其成本較高，也帶來了很大的不便，比如離開鋪設(shè)物理網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域就不能查詢網(wǎng)絡(luò)檔案。保存在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案，主要通過如下三點(diǎn)保證檔案的安全：一是安裝新一代防火墻。防火墻須具備強(qiáng)大的病毒掃除功能、適應(yīng)IP加密的需求、開發(fā)新型安全協(xié)議、推廣單向防火墻、增強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和預(yù)警功能、完善安全管理工具,特別是可疑活動(dòng)的日志分析工具等。二是生物識(shí)別技術(shù)。指紋識(shí)別技術(shù)是行之有效的生物識(shí)別技術(shù)，具有不可復(fù)制性。三是加密及數(shù)字簽名技術(shù)。

總之，社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，帶動(dòng)了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)步。雖然醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍存在一些問題，但已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。隨著投入增加、人才引進(jìn)及安全性的增加，醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必將為醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生巨大和深遠(yuǎn)的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]牟峰等. 淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國醫(yī)療前沿,2007,(14).

[3]黃偉. 略論電子信息技術(shù)條件下的檔案保密工作[J].中國經(jīng)貿(mào),2009,(6).

篇5

自動(dòng)化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項(xiàng)工作程序研制開發(fā)了相應(yīng)軟件，對(duì)這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會(huì)按標(biāo)準(zhǔn)審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

二、考核

嚴(yán)格的考核是規(guī)范檔案管理，促進(jìn)工作上水平的關(guān)鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)，納入所綜合目標(biāo)管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細(xì)則和量化標(biāo)準(zhǔn)?？己朔譃槎ㄆ诳己恕⒉欢ㄆ诳己撕湍杲K移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會(huì)每季度對(duì)各科資料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，對(duì)檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查，再次檢查仍不合格的予以通報(bào)批評(píng)，并按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會(huì)不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改正意見，并作為定期檢查時(shí)的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時(shí)，所檔案管理委員會(huì)對(duì)各科資料完整性、規(guī)范性、及時(shí)性進(jìn)行全面細(xì)致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時(shí)的，責(zé)令其限期改正，對(duì)逾期不進(jìn)行改正或造成檔案資料缺失不能彌補(bǔ)的，除通報(bào)批評(píng)和按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)得分外，并取消其先進(jìn)科室評(píng)選資格，有關(guān)責(zé)任人不得評(píng)為年度考核優(yōu)秀和先進(jìn)工作者。

三、體會(huì)

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論文關(guān)鍵詞：供電企業(yè) 客戶檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

論文摘要：隨著電力市場(chǎng)化的深入，電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為電力企業(yè)爭(zhēng)取市場(chǎng)的重要手段?？蛻魴n案管理是供電企業(yè)與用電客戶間各種業(yè)務(wù)辦理的原始憑證和依據(jù)，是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道。本文對(duì)目前供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)管理的對(duì)策建議。

一、供電企業(yè)客戶檔案管理現(xiàn)狀

1.客戶檔案管理制度或辦法相對(duì)滯后

由于受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，目前仍有較多的基層供電企業(yè)沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業(yè)，檔案管理的職責(zé)屬于局辦或總經(jīng)辦，但其管理的范圍僅為生產(chǎn)或客戶工程項(xiàng)目資料，其制定的管理辦法也僅是針對(duì)該范圍來進(jìn)行的，對(duì)于客戶檔案管理的職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)未進(jìn)行明確。實(shí)際工作中該部分職責(zé)往往由營銷部門負(fù)責(zé)，但營銷部門在目前更注重于電費(fèi)回收、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等，對(duì)于客戶檔案資料的管理還處于相對(duì)滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對(duì)該部分工作進(jìn)行規(guī)范，使必要的監(jiān)督防范環(huán)節(jié)失去作用。

2.員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱

客戶檔案的風(fēng)險(xiǎn)最主要來自于供電企業(yè)內(nèi)部員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的欠缺。部分供電企業(yè)在自然壟斷經(jīng)營過程中形成了強(qiáng)烈的交易優(yōu)勢(shì)心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)社會(huì)體系缺失的現(xiàn)狀認(rèn)知不足。同時(shí)，供電企業(yè)對(duì)員工法律知識(shí)的培訓(xùn)工作缺失，使得供電員工對(duì)相應(yīng)的法律知識(shí)欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負(fù)責(zé)任。

3.無專人負(fù)責(zé)客戶檔案資料的審核與保管

由于沒有相應(yīng)的管理辦法或制度，客戶檔案管理工作職責(zé)未能要現(xiàn)實(shí)工作中體現(xiàn)，現(xiàn)實(shí)工作中無專人負(fù)責(zé)客戶檔案的審核、歸集與管理，使得客戶檔案信息無序化。客戶檔案資料處于人人皆可查閱的狀態(tài)，丟失風(fēng)險(xiǎn)較大。

4.無專用的客戶檔案保管室及相應(yīng)的設(shè)備

由于該項(xiàng)工作未引起足夠的重視，在現(xiàn)實(shí)工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營業(yè)廳的資料柜中，無相應(yīng)的存放標(biāo)準(zhǔn)、裝訂要求及裝訂設(shè)備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統(tǒng)一、存放不規(guī)范，保管無序。這種情況下，對(duì)客戶檔案資料的可控、在控能力較低。

二、加強(qiáng)基層供電企業(yè)客戶檔案管理措施

1.建立健全客戶檔案管理制度

制度要建立健全，執(zhí)行要堅(jiān)決。按照基層供電企業(yè)客戶檔案管理的現(xiàn)狀，必須盡快建立相應(yīng)的管理辦法來約束營銷工作人員的行為的同時(shí)，明確人員的責(zé)任及管理方式等。

對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片等資料，應(yīng)根據(jù)客戶檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關(guān)信息及投運(yùn)時(shí)的相關(guān)資料、歷次用電安全檢查所形成的并經(jīng)客戶簽字確認(rèn)的用電檢查單等資料。應(yīng)根據(jù)基層供電企業(yè)的實(shí)際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應(yīng)主要明確基層供電企業(yè)客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加客戶檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達(dá)到此目標(biāo)要求，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業(yè)務(wù)辦理過程中及時(shí)收集信息資料，并對(duì)內(nèi)部應(yīng)形成的資料進(jìn)行整理，歸檔人員加強(qiáng)審查等工作，齊抓共管，進(jìn)一步做好客戶資料歸檔工作。

管理要及時(shí)，裝盒、袋應(yīng)規(guī)范。為確?？蛻魴n案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把客戶檔案工作與業(yè)擴(kuò)辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行，做到業(yè)擴(kuò)進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集就跟蹤到哪個(gè)階段。裝盒、袋做到格式統(tǒng)一、字跡工整，同時(shí)根據(jù)客戶文件材料的形成規(guī)律，對(duì)客戶文件材料的內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行系統(tǒng)整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規(guī)定移交客戶檔案管理室，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查檔案盒、袋質(zhì)量并確保檔案的完整。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立客戶檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)

抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準(zhǔn)確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事。

3.完善客戶檔案管理目標(biāo)，跟蹤落實(shí)到位

缺乏有力的客戶檔案管理機(jī)制是一個(gè)比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時(shí)，存有檔案資料散落在各工作人員或是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)手中的現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃和責(zé)任目標(biāo)考核內(nèi)容，認(rèn)真制訂要求，并不斷強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)功能，特別是業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，既要做好客戶檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要做到定期或不定期抽查，做到點(diǎn)面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動(dòng)客戶檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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一、制訂工作程序

根據(jù)衛(wèi)生部衛(wèi)生監(jiān)督規(guī)范要求，監(jiān)督所對(duì)日常工作制訂了詳細(xì)的工作程序，明確各項(xiàng)工作應(yīng)遵循的原則、工作方法、步驟以及工作中應(yīng)保存的資料和保存資料應(yīng)涵蓋的信息等，這些資料將作為檔案資料的重要來源，并以此作為評(píng)價(jià)工作質(zhì)量高低的重要依據(jù)。

二、檔案管理方式

檔案按照科技事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、整理，實(shí)行所、科兩級(jí)負(fù)責(zé)、全所統(tǒng)一管理的模式。

（一）成立組織。監(jiān)督所成立檔案管理委員會(huì)，設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)全所檔案資料的收集、整理、管理、使用，并負(fù)責(zé)對(duì)各科檔案的收集、整理、管理、使用進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各科室設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科資料的收集、整理、歸檔。

（二）資料的收集、歸檔。一是完整性資料。完整性資料按照工作程序要求，明確歸檔的資料，各科室應(yīng)于次年1月15日前移交所檔案室，所檔案管理委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)檔案的接收。交資料時(shí)，接收人應(yīng)逐項(xiàng)審核移交檔案的完整性、規(guī)范性，符合要求的交接雙方簽字，由檔案室按檔案管理要求裝訂成卷，對(duì)不符合要求但可彌補(bǔ)的由科室在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行充實(shí)完善，符合要求后再移交。對(duì)不可彌補(bǔ)的，由科室寫出說明交檔案室一并整理歸檔。二是跨年度性資料。對(duì)一些年度內(nèi)不能完成的工作，由所檔案管理委員會(huì)審核簽字認(rèn)可，待工作完成后資料再移交歸檔。三是延續(xù)性、活動(dòng)性資料。對(duì)一些延續(xù)性、活動(dòng)性內(nèi)容不能固定的資料，科室每年寫出總結(jié)性材料報(bào)所檔案管理委員會(huì)，所檔案管理委員會(huì)逐項(xiàng)審核后，形成活頁檔案，由科室保管。如工作延續(xù)性終止或資料內(nèi)容不再變化，隨時(shí)按程序整理歸檔。

（三）檔案資料的保管。各科移交資料整理歸檔后，對(duì)反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料以及在基礎(chǔ)工作中形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值和保存價(jià)值的檔案，原則上由所檔案室統(tǒng)一管理?？剖沂褂妙l繁或需在一段時(shí)間內(nèi)集中使用的資料，科室可辦理借閱手續(xù)，由科室保管。

（四）電子檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項(xiàng)工作程序研制開發(fā)了相應(yīng)軟件，對(duì)這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會(huì)按標(biāo)準(zhǔn)審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

三、考核

嚴(yán)格的考核是規(guī)范檔案管理，促進(jìn)工作上水平的關(guān)鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)，納入所綜合目標(biāo)管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細(xì)則和量化標(biāo)準(zhǔn)?？己朔譃槎ㄆ诳己?、不定期考核和年終移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會(huì)每季度對(duì)各科資料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查，對(duì)檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進(jìn)行復(fù)查，再次檢查仍不合格的予以通報(bào)批評(píng)，并按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會(huì)不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改正意見，并作為定期檢查時(shí)的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時(shí)，所檔案管理委員會(huì)對(duì)各科資料完整性、規(guī)范性、及時(shí)性進(jìn)行全面細(xì)致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時(shí)的，責(zé)令其限期改正，對(duì)逾期不進(jìn)行改正或造成檔案資料缺失不能彌補(bǔ)的，除通報(bào)批評(píng)和按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)得分外，并取消其先進(jìn)科室評(píng)選資格，有關(guān)責(zé)任人不得評(píng)為年度考核優(yōu)秀和先進(jìn)工作者。

四、體會(huì)

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醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案工作是衡量醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。它是醫(yī)院管理專業(yè)人員的重要工具，為醫(yī)院選人用人提供基礎(chǔ)保障。建立專業(yè)技術(shù)檔案，一方面可為醫(yī)院培養(yǎng)高層次醫(yī)學(xué)人才，提高教學(xué)醫(yī)院的臨床水平、科研能力以及促進(jìn)醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)，發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。另一方面，也為醫(yī)院全面、準(zhǔn)確、多方位地掌握各類專業(yè)技術(shù)人才信息，這對(duì)醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用 。

二、專業(yè)技術(shù)檔案的構(gòu)成

我院是一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、社區(qū)服務(wù)與康復(fù)為一體的省級(jí)腫瘤防治研究機(jī)構(gòu)和三級(jí)甲等?？漆t(yī)院，是廣西醫(yī)科大學(xué)的碩士、博士點(diǎn)、臨床醫(yī)學(xué)博士后科研流動(dòng)站的單位。因此，技術(shù)檔案是專業(yè)技術(shù)人員在醫(yī)療、科研、教學(xué)和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是醫(yī)院諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的各項(xiàng)工作開展具有十分重要的意義。然而，專業(yè)技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體，具有動(dòng)態(tài)性，其伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的基本信息，學(xué)歷學(xué)位情況，專業(yè)技術(shù)資格情況，參加學(xué)術(shù)團(tuán)體及社會(huì)兼職情況，獎(jiǎng)懲情況，國內(nèi)外學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修情況，教學(xué)工作情況，科研課題及成果情況，著作論文情況，工作總結(jié)，工作業(yè)績，繼續(xù)教育培訓(xùn)，技術(shù)工作報(bào)告等不斷形成而變化，因此需要我們及時(shí)加以收集和補(bǔ)充完善。

三、目前專業(yè)技術(shù)檔案管理存在的問題

第一，檔案意識(shí)薄弱，缺乏足夠的重視，在收集專業(yè)技術(shù)人員的科研與論文、考核獎(jiǎng)懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中，專業(yè)技術(shù)人員存在檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的作用認(rèn)識(shí)模糊，認(rèn)為材料放在自己身邊安全、保險(xiǎn)，用起來方便，存在個(gè)人檔案資料（ 如有關(guān)證件、證書等）自己保管，不及時(shí)歸檔。

第二，檔案信息不規(guī)范，有些職能部門仍然停留在主要通過紙質(zhì)來記錄和保存資料，處于一種無序、零散存放狀態(tài)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息，但缺乏信息格式的統(tǒng)一;這些因素嚴(yán)重影響專業(yè)技術(shù)檔案的質(zhì)量，難以充分發(fā)揮它的作用，特別是檔案系統(tǒng)不能及時(shí)進(jìn)行整合數(shù)據(jù)時(shí)，不利于提高工作效率，也不能保證數(shù)據(jù)材料的真實(shí)和完整。

第三，管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全，有些已經(jīng)不能用于管理現(xiàn)狀工作，導(dǎo)致工作積極性不高，存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢，對(duì)檔案信息深層次的開發(fā)利用不夠。由于醫(yī)院的人員類別和崗位性質(zhì)繁多，檔案資料管理分散，存在多個(gè)部門收集和管理，如人事部門、醫(yī)務(wù)科、科研科、教務(wù)科、護(hù)理部、質(zhì)控科、病案室等分別管理專業(yè)技術(shù)人員的部分檔案資料，多部門管理且范圍不明確，內(nèi)容界定不清，人事部門收集檔案存在一定的困難，收集的材料質(zhì)量不高，不能及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)。

四、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案的管理及工作思路

我院1999年首次申報(bào)“三甲”醫(yī)院時(shí)就建立了專業(yè)技術(shù)檔案，當(dāng)時(shí)檔案基本是紙質(zhì)資料，日積月累，材料堆積如山，除了檔案資料難以保管外，還需人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備各方面給予保證，才能完成日常工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，仍無法滿足需求信息大、提供數(shù)據(jù)快捷、準(zhǔn)確等多方面的要求;隨著社會(huì)信息化程度越來越高，檔案的管理內(nèi)涵和外延均發(fā)生了很大的變化，提出了醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案信息化的建設(shè)，現(xiàn)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，交流探討一些做法。

第一，加快完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建完備的信息資料，整合和優(yōu)化現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案事務(wù)實(shí)現(xiàn)電子化，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，將技術(shù)人員的技術(shù)檔案全部信息化，并利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，獲取各種信息，滿足各方面的需要。

第二，建立一套完整的檔案管理制度，如檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔辦法，以及檔案的保密、對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求，檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案的利用制度，崗位責(zé)任制度等，由人事部門檔案管理員負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)檔案。

第三，以使用目的為導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)體，完善專業(yè)技術(shù)檔案電子基本信息的構(gòu)成，要求檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施，檔案材料必須標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。有效預(yù)防、及時(shí)處理和解決檔案管理工作中的突發(fā)事件，達(dá)到快速有效救援，減少損失，確保檔案資源安全。

第四，檔案管理人員的素質(zhì)要求。檔案管理人員需忠于職守，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)及管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，提高服務(wù)水平。

第五，專業(yè)技術(shù)檔案的建立與管理并不是一時(shí)或短期的任務(wù)，在工作中，確保專業(yè)技術(shù)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提高信息使用過程中的信度與效度，醫(yī)院將專業(yè)技術(shù)檔案的各項(xiàng)管理工作納入制度化管理軌道，通過有序、高效、高質(zhì)量的管理，為檔案管理工作的開展，提供良好的條件和環(huán)境。

五、對(duì)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案系統(tǒng)的總體要求

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[論文摘要]近年來城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項(xiàng)目眾多，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來越繁重。簡(jiǎn)要分析建筑工程勘察檔案的特點(diǎn)，并結(jié)合工作實(shí)踐探討在當(dāng)前時(shí)期如何做好勘察工程檔案管理。 

地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報(bào)告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)這些特點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。 

 

一、工程勘察檔案的特點(diǎn) 

 

（一）組成的成套性 

勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對(duì)象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。 

（二）形成的階段性 

根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。 

（三）內(nèi)容的專業(yè)性 

一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。 

（四）貯存的空間需求性 

工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。 

（五）使用的效益性 

工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考借鑒，對(duì)外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。 

（六）使用價(jià)值的時(shí)效性 

工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長其查閱率就越低?？梢姡こ炭辈鞕n案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識(shí)并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。 

 

二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理 

 

當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。 

（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ) 

當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對(duì)各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。 

（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全 

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對(duì)已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場(chǎng)，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員核對(duì)是否同施工現(xiàn)場(chǎng)相符，不相符的及時(shí)查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。 

（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔 

當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作： 

一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。 

二是要對(duì)現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對(duì)歷史檔案進(jìn)行清理，對(duì)號(hào)入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。 

三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識(shí)地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。 

（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制 

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時(shí)做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計(jì)劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。 

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時(shí)，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時(shí)，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。 

 

參考文獻(xiàn)： 

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一、高校檔案是高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的重要基礎(chǔ)和依據(jù)

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理”。檔案工作的基礎(chǔ)是各種檔案資料，而檔案資料又與評(píng)估密切相關(guān)。

高校檔案是高校各種門類檔案的總稱，是廣大教職工長期從事教學(xué)科研工作和學(xué)校黨政管理及其它活動(dòng)的原始記錄。從內(nèi)容上看,它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所學(xué)校的歷史全貌。檔案不僅記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過,而且記錄了人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及創(chuàng)造性成果，同時(shí)又為以后總結(jié)、交流經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作，不斷提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平起著促進(jìn)和推動(dòng)作用。要對(duì)一所高校進(jìn)行評(píng)估，通過評(píng)估作出正確判斷和恰當(dāng)評(píng)價(jià)，必然離不開學(xué)校的檔案材料。否則，就難以形成對(duì)一所高校全面、客觀、真實(shí)、恰當(dāng)?shù)墓纼r(jià)。

二、高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估促進(jìn)和強(qiáng)化了檔案建設(shè)

實(shí)行高等教育評(píng)估制度特別是本科教學(xué)工作水平評(píng)估以來,各級(jí)教育管理部門和高校都積極地進(jìn)行了探索和實(shí)踐,開展了評(píng)價(jià)工作,高校的檔案建設(shè)也得到高度重視，實(shí)現(xiàn)了與其他各項(xiàng)工作的同步發(fā)展。高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估對(duì)檔案的促進(jìn)作用主要體現(xiàn)在以下方面：

規(guī)范和完善檔案資料。高校檔案工作隨著學(xué)校教學(xué)、科研和行政管理等各項(xiàng)工作的全面發(fā)展而發(fā)展。由于檔案資料在評(píng)估中的重要作用，自開展評(píng)估以來，高校領(lǐng)導(dǎo)改變了以前對(duì)檔案的看法，思想上從不重視到重視；措施上從不得力到得力；管理上從不規(guī)范到規(guī)范。檔案部門及其人員更進(jìn)一步加強(qiáng)了責(zé)任心，在做好檔案工作的同時(shí)，廣泛宣傳《中華人民共和國檔案法》及《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,宣傳檔案及其工作在高校評(píng)估和各項(xiàng)工作中的作用,從而使廣大教職工了解、關(guān)心、重視并利用好檔案,為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的輿論環(huán)境。

豐富了館藏。為迎接教學(xué)評(píng)估,學(xué)校各院部系、單位都整理了一大批有價(jià)值的評(píng)估依據(jù)材料,教職工也將自己多年積累的平時(shí)很難征集到的成果材料、論文、圖片、榮譽(yù)證書等毫無保留地貢獻(xiàn)出來,這就大大豐富了高校的檔案資料。各院部系為收集歷屆參加工作崗位后有所建樹的名人檔案材料,深入到各地廠礦、機(jī)關(guān)、學(xué)校等,搜集到許多重要的檔案材料。

改善了檔案館(室)條件。評(píng)估需要查閱的材料非常多，材料的收集、整理、歸檔、存放等都需要一定的人力、物力和財(cái)力的支持。這就要求學(xué)校在經(jīng)費(fèi)、辦公條件等方面加大投入力度，改善檔案工作的外部環(huán)境;同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)與管理，從各方面關(guān)心檔案工作人員,為其創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的工作環(huán)境。條件的改善,領(lǐng)導(dǎo)的支持與關(guān)心，使檔案建設(shè)得到加強(qiáng)。

三、促進(jìn)高校評(píng)估與高校檔案建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

促進(jìn)高校評(píng)估的健康發(fā)展，要做的工作很多，而做好高校檔案工作則是其中內(nèi)容之一。高校檔案涉及學(xué)校工作的方方面面，只有不斷加強(qiáng)高校檔案建設(shè)，不斷根據(jù)評(píng)估指標(biāo)的要求完善檔案目錄及相關(guān)材料，不斷促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，才能為評(píng)估提供更加全面詳實(shí)的評(píng)估資料和評(píng)價(jià)依據(jù)，更有利于專家對(duì)被評(píng)學(xué)校作出正確的價(jià)值判斷，更有利于專家系統(tǒng)總結(jié)評(píng)估經(jīng)驗(yàn)，完善評(píng)估的長效機(jī)制。

高校評(píng)估作為一項(xiàng)提高高校教育教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)高校健康發(fā)展的重要舉措，為學(xué)校落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展提供了有利條件。