導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財(cái)務(wù)檔案信息化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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首先，要建立一套安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度與財(cái)務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機(jī)房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會(huì)計(jì)檔案的生命線，可以通過權(quán)限管理、加強(qiáng)密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。其次，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。最后，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。

（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。

會(huì)計(jì)檔案因存儲(chǔ)量大，可以通過計(jì)算機(jī)硬盤或刻錄光盤等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。但電子的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要。首先，對(duì)電子設(shè)備和防病毒軟件時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，嚴(yán)密保管。

（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。

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[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中圖分類號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-00-01

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程不斷加快，財(cái)務(wù)人員的日常制單、復(fù)核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財(cái)務(wù)報(bào)表和賬簿也可以根據(jù)需要隨時(shí)打印輸出。越來越多的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理也實(shí)施了信息化管理，使財(cái)務(wù)檔案的管理更加便利，磁性介質(zhì)形式存儲(chǔ)取代了紙介質(zhì)的保存。一些信息存儲(chǔ)量大、攜帶方便的存儲(chǔ)工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應(yīng)用。財(cái)務(wù)管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業(yè)未來發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。

2 財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 建立適合管理的財(cái)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫

財(cái)務(wù)檔案管理信息化促使財(cái)務(wù)檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)是信息化管理的基礎(chǔ)，而軟件建設(shè)是信息化管理成功的關(guān)鍵。財(cái)務(wù)檔案管理軟件和信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，提高了系統(tǒng)里各類信息資源的準(zhǔn)確性，同時(shí)也為使用者提供解決問題的方案。財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的完善建立，既可以將各類業(yè)務(wù)文檔和文件錄入數(shù)據(jù)庫，形成數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)，保證信息完整，還可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)公共查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)及傳輸?？傊?，財(cái)務(wù)檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時(shí)空差，打破了原有的靜態(tài)管理模式，實(shí)現(xiàn)了向動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了財(cái)務(wù)檔案的服務(wù)職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，使其存儲(chǔ)更加便捷、查詢更加迅速，數(shù)據(jù)提取更加準(zhǔn)確，形成了全面電子化的檔案管理。財(cái)務(wù)信息作為內(nèi)部重要資源，除可對(duì)外披露的信息外，應(yīng)做到保密、不公開，涉及重大決策項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息更要嚴(yán)格保密。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好信息保密與公開，才能高效地實(shí)現(xiàn)信息合理利用。

2.3 完善財(cái)務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)進(jìn)行采集、分析、整理和傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)、決策者和財(cái)務(wù)人員的決策運(yùn)用提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支撐。由于信息量和工作量大，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求高，因此，單單依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進(jìn)和智能的輔助決策系統(tǒng)來完成。決策支持系統(tǒng)的建立，要以管理科學(xué)、電腦科學(xué)、控制理論以及行為科學(xué)作為基礎(chǔ)，并輔以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、經(jīng)濟(jì)模型等技術(shù)手段，科學(xué)合理地建立起適宜決策運(yùn)用的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)要做到對(duì)問題的提出形成多套可行的解決方案，并對(duì)不同的方案進(jìn)行對(duì)比分析，得出最優(yōu)解決方案，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)決策的質(zhì)量和水平。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的建議

3.1 注重實(shí)效性

財(cái)務(wù)檔案管理要注重信息的實(shí)效性，同時(shí)它也是衡量財(cái)務(wù)檔案信息化程度的標(biāo)尺。首先，在財(cái)務(wù)檔案建立初期，就要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，建立檔案目錄咨詢平臺(tái)，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時(shí)采集、整理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，進(jìn)行補(bǔ)充、完善，確保檔案使用的時(shí)效性。其次，所存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要確保全面、科學(xué)，做到檔案資源共享，檔案資料管理規(guī)范。另外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理對(duì)所需的硬件、軟件設(shè)備、系統(tǒng)等都有很高要求，要定期對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實(shí)效性，使財(cái)務(wù)檔案信息的利用價(jià)值得到最大化。

3.2 保障網(wǎng)絡(luò)安全

財(cái)務(wù)檔案信息化管理有著非常顯著的特點(diǎn)，就是保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量大，保密性要求高。數(shù)據(jù)的信息化也就代表著網(wǎng)絡(luò)化，保障網(wǎng)絡(luò)的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，防止財(cái)務(wù)檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴(yán)格保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質(zhì)儲(chǔ)存設(shè)備的病毒傳播。定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，及時(shí)安裝防病毒軟件，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行病毒查殺。最后，還要定期做好財(cái)務(wù)檔案資料的備份，防止財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時(shí)檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責(zé)任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)不受地域、時(shí)間等限制的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化精準(zhǔn)查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質(zhì)

高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理人員是財(cái)務(wù)檔案信息化工作的主體。財(cái)務(wù)部門要改變?nèi)藛T專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷充實(shí)計(jì)算機(jī)和通信等專業(yè)的技術(shù)人員，以保證信息化建設(shè)的需要。加大管理人員培訓(xùn)力度，分層次和分階段地結(jié)合業(yè)務(wù)要求開展培訓(xùn)，提高管理人員信息化技術(shù)水平，提高其運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)和手段的能力。

主要參考文獻(xiàn)

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［關(guān)鍵詞］財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

［中圖分類號(hào)］F274 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-6432（2011）26-0094-01

1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

(1)財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響,財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,《財(cái)務(wù)文件匯編》等,電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財(cái)務(wù)管理的問題及解析

(1)財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多,造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報(bào)賬員,而沒有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清,更新不及時(shí),往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次,財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí),將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

(1)信息化意識(shí)的培養(yǎng)。首先是部門領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化重視意識(shí)的培養(yǎng)。這要求水利建設(shè)部門的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)本著對(duì)國家負(fù)責(zé)、對(duì)集體負(fù)責(zé)以及對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視單位財(cái)務(wù)管理工作,嚴(yán)格履行《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》相關(guān)內(nèi)容,即“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財(cái)務(wù)信息的可靠性。其次,培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員的信息化素質(zhì),提高水利基建財(cái)務(wù)人員信息操作水平；嚴(yán)格財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員的執(zhí)業(yè)資格認(rèn)證。在水利基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理過程中,財(cái)務(wù)人員是工作主體,要想適應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,自身要有信息分辨和處理的素質(zhì),需要專業(yè)而持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),確保在財(cái)務(wù)管理信息化的應(yīng)用中發(fā)揮實(shí)效。

(2)信息化制度的完善。健全和完善財(cái)務(wù)信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系。首先,健全財(cái)務(wù)報(bào)告分析制度。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況的綜合反映,報(bào)告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運(yùn)作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的關(guān)鍵是數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí),能滿足對(duì)外對(duì)內(nèi)信息需求者的要求?？梢越柚畔⑻幚淼募皶r(shí)性、精確性和完整性來保障財(cái)務(wù)報(bào)表的分析報(bào)告質(zhì)量。其次,會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化。對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的管理要求,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度,健全財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度。依據(jù)國家統(tǒng)一管理辦法,各單位建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系。監(jiān)督措施應(yīng)能發(fā)揮實(shí)效,監(jiān)督內(nèi)容應(yīng)包括預(yù)算的編制、物資的采購、資金的結(jié)算、財(cái)產(chǎn)的管理等諸多方面,要貫穿于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事前、事中、事后全過程,力圖消除會(huì)計(jì)監(jiān)督的“死角”。

4 加強(qiáng)信息化建設(shè)的實(shí)踐戰(zhàn)術(shù)

信息化建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、信息規(guī)模、信息服務(wù)等。在具體實(shí)踐中,應(yīng)圍繞建設(shè)質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn),把財(cái)務(wù)信息管理基礎(chǔ)部門工作與改善水利事業(yè)單位管理結(jié)合起來,有效地促進(jìn)水利事業(yè)管理和發(fā)展的信息化、現(xiàn)代化。

篇4

一、提高管理水平、加快財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程勢(shì)在必行

(一)高校財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容。高校檔案按十大分類，可分為黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)類目。其中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是高校檔案門類的重要部分，有其特殊的重要地位。高校財(cái)務(wù)檔案主要包括憑證、賬簿、工資、報(bào)表、校園一卡通、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、財(cái)會(huì)類相關(guān)文件資料等。其記載反映的內(nèi)容是學(xué)校財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)營、收支、管理等系列經(jīng)濟(jì)事務(wù)，是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要?dú)v史載體，更是反映學(xué)校整體建設(shè)、教學(xué)科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的重要載體。

(二)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)主要內(nèi)容。高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)是指在原有紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)及數(shù)字化新型技術(shù)，以紙質(zhì)檔案為載體，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，以達(dá)到存儲(chǔ)、輸入輸出、管理、統(tǒng)籌、利用、研究等全方位檔案數(shù)字化。財(cái)務(wù)檔案通過數(shù)字化處理，不僅能更好地適應(yīng)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展需求，更能提升高校財(cái)務(wù)檔案管理工作水平。

二、加快信息化建設(shè)進(jìn)程、發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案作用策略

(一)軟、硬件設(shè)備完備。做好財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施必須完備。由于財(cái)務(wù)檔案具有其特殊性，所以進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息化管理的軟硬件設(shè)備必須具備保密性，它不僅決定了檔案信息化建設(shè)的水平和價(jià)值，更是保證學(xué)校正常發(fā)展的必要條件。硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、服務(wù)器、路由器、交換機(jī)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等。檔案信息化設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與硬件平臺(tái)。軟件建設(shè)包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，系統(tǒng)軟件是用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，方便操作者管理和使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中各項(xiàng)資源的程序，包括計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語言、數(shù)據(jù)庫管理程序、存儲(chǔ)與安全管理、操作系統(tǒng)等。系統(tǒng)軟件是信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施中，更好地使硬件設(shè)施與軟件設(shè)施形成平衡，是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)步、高效地向前推進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。

存儲(chǔ)財(cái)務(wù)檔案的庫房，應(yīng)安裝電子監(jiān)控，保證館內(nèi)設(shè)施防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等七防，保證財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)條件。

(二)完善制度制約，嚴(yán)格執(zhí)行工作流程。建立完善的管理制度是開展一切工作的前提，工作中以制度為守則，嚴(yán)格執(zhí)行管理程序，才能保證工作順利有序開展。檔案數(shù)字化管理，也應(yīng)有完善的制度制約，財(cái)務(wù)管理部門和檔案管理部門應(yīng)在相關(guān)職能部門的支持下，以實(shí)際情況為基本點(diǎn)，本著分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類建設(shè)的基本政策，對(duì)政策的執(zhí)行、人員的制約，制定出行之有效的檔案制度，如《高校財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》《高校財(cái)務(wù)檔案保管制度》《財(cái)務(wù)檔案移交制度》《財(cái)務(wù)檔案銷毀制度》《財(cái)務(wù)檔案保密制度》《財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理規(guī)定》等，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等各項(xiàng)制度制約，為檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

在工作流程上，力求清晰明了、符合實(shí)際。嚴(yán)格按照制定好的財(cái)務(wù)檔案管理各環(huán)節(jié)的時(shí)間、程序要求來推進(jìn)工作的順利開展，按統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理要求的原則，及時(shí)整理、移交檔案，做好數(shù)字化管理。

(三)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。做好高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的重要性與必要性，將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)?？傮w工作中，積極構(gòu)建、完善財(cái)務(wù)檔案管理體系，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行資金投入及專業(yè)人員配備，大力宣傳財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)成果，使學(xué)校上下了解對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義。

篇5

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理；信息化；創(chuàng)新

引言

近年來，信息化發(fā)展給單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理帶來十分重要的幫助，以此同時(shí)，信息化時(shí)代的到來也給檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在信息化高速發(fā)展的環(huán)境下，如何滿足單位、工作需求，并提供科學(xué)、有效的檔案管理尤為重要。因此，本文作者通過結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息化環(huán)境下單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新問題進(jìn)行探究。

1信息化環(huán)境給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

隨著信息化的高速發(fā)展，信息化正逐漸滲透財(cái)務(wù)管理的各個(gè)方面。目前我國的單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)逐漸完善，但仍有一些問題存在。因此，信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。一方面，信息化的高速發(fā)展，有效的帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子公務(wù)等基礎(chǔ)建設(shè)的推進(jìn)。另一方面，在實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的某些地方基礎(chǔ)設(shè)施不完善、制定的法律法規(guī)不健全等問題都嚴(yán)重的阻礙了信息化的面開展[1]。

2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理創(chuàng)新的內(nèi)容

2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案的電子化建設(shè)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的工作內(nèi)容主要體現(xiàn)在電子化，相對(duì)應(yīng)的其他工作內(nèi)容也是圍繞著電子化為核心展開。與傳統(tǒng)方法采用的紙質(zhì)檔案相比，會(huì)計(jì)檔案的電子化建設(shè)有如下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：①電子檔案易于修改粘貼復(fù)制，同時(shí)易于傳遞、發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤；②電子化檔案有多種存儲(chǔ)方式，便于保存打印，另外，電子檔案中的數(shù)據(jù)易于計(jì)算和分享，從而提高工作效率以及工作質(zhì)量。總體來說，各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料正逐漸從紙質(zhì)檔過渡到數(shù)字化載體的過程[2]。

2.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)調(diào)用的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是管理創(chuàng)新工作中最為重要的內(nèi)容之一。具體工作內(nèi)容是通過聯(lián)網(wǎng)來加強(qiáng)以及提高檔案的存儲(chǔ)能力，方便檔案之間的調(diào)動(dòng)。通過建設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案管理人員的工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程檢索等功能，對(duì)公司配置資源進(jìn)行合理的配置，提高其單位的工作效率[3]。

2.3專業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理中，人才隊(duì)伍的建設(shè)具有十分重要的意義。信息化管理，硬件配置是基礎(chǔ)，但歸根結(jié)底，仍需要有人去管理、操控。因此，要建立一個(gè)信息化、科學(xué)化、高效率的辦公團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)與員工各司其職，充分發(fā)揮自己的特長和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的全面職業(yè)化。

2.4紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案二者相輔相成

在信息化背景下，并不是意味著紙質(zhì)檔案的淘汰。二者其實(shí)在工作中可以相輔相成，使單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理能夠有更好的模式。具體來說，有的具有代表意義的檔案是以手寫的方式留下來的，工作人員需要將其進(jìn)行信息化錄入，記載于數(shù)字檔案中，但是這份紙質(zhì)檔案應(yīng)該加以合理保管，使得在進(jìn)行檔案查閱時(shí)能更加便捷。

3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理策略分析

3.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理策略部署、預(yù)期效果

通過加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，可有效運(yùn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化的工作。單位負(fù)責(zé)人以及管理人員是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的決策者和推進(jìn)者。因此，加強(qiáng)單位負(fù)責(zé)人和管理人員的信息化意識(shí)至關(guān)重要。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)統(tǒng)籌兼?zhèn)洌浞终J(rèn)識(shí)到信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中的重要地位。并給予充分的人力、物力、財(cái)力支持，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化作為單位發(fā)展的重要內(nèi)容之一，努力實(shí)現(xiàn)信息程度最大化。最后，管理人員也應(yīng)具備信息化建設(shè)管理能力，努力提高自身水平，單位內(nèi)部上下齊心，努力打造信息化環(huán)境下單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新模式[4]。

3.2加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案特殊性要求，辦公自動(dòng)化軟件的配置需求相對(duì)較低，而檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較高，單位仍需要進(jìn)一步提升硬件配置。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)達(dá)到安全、穩(wěn)定、保密三個(gè)方面[6-7]。因此，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施在信息化建設(shè)中至關(guān)重要。另外，在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)與有關(guān)設(shè)計(jì)單位簽署保密協(xié)議，著重是為了考慮安全、保密方面的問題。

3.3加強(qiáng)創(chuàng)新性方法的建設(shè)

運(yùn)用目標(biāo)管理體系的方法，單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理部門制定出相關(guān)的目標(biāo)，使每位財(cái)務(wù)人員能夠在大目標(biāo)的背景下制定自己的小目標(biāo)，單位也能開始新目標(biāo)的管理循環(huán)。這樣的管理模式是具備較高的可行性的，管理部門將目標(biāo)和要求在信息化的平臺(tái)下進(jìn)行細(xì)致的量化，此基礎(chǔ)上分配個(gè)人的份額，讓工作更加規(guī)范和健全，并以信息化的方法進(jìn)行考核，結(jié)合大數(shù)據(jù)將個(gè)人的工作生成一份考核和份額占比表，明確個(gè)人的工作狀態(tài)，單位能夠從中看出自身規(guī)劃目標(biāo)以及未來發(fā)展趨勢(shì)，這對(duì)于單位的財(cái)務(wù)工作是具有極大的促進(jìn)作用，對(duì)單位的整體發(fā)展也能做到指明方向的作用。

4小結(jié)

隨著信息化的高速發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也將逐漸成為信息化建設(shè)中的新型方向，利用信息化進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的功能正逐漸被大家認(rèn)識(shí)。通過加強(qiáng)各有關(guān)部門人員的信息化意識(shí)，落實(shí)好信息化建設(shè)流程，不僅能夠提高工作效率，同時(shí)也利于財(cái)務(wù)管理[8-10]。綜上所述，在今后的工作中，應(yīng)努力綜合各個(gè)方面的資源，統(tǒng)籌兼?zhèn)洌訌?qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)，提高工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)單位往更好的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇6

【論文關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化檔案安全性維護(hù)性

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

1.1會(huì)計(jì)信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,又包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等。

1.2表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會(huì)計(jì)信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會(huì)計(jì)檔案,必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會(huì)計(jì)檔案因其會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化,大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率,便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享,但同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4保管條件較高

信息化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對(duì)使用存放環(huán)境要求較高。

2會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題及對(duì)策

2.1安全性

會(huì)計(jì)信息化條件下,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會(huì)計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會(huì)計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn),制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度,實(shí)行崗位專人專職制度,對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限,在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對(duì)信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會(huì)泄密。第四對(duì)保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計(jì)算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

篇7

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)檔案； 信息管理； 管理問題； 改進(jìn)措施

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案完全是紙質(zhì)的，是有形可見的，檔案人員按照《檔案法》和《會(huì)計(jì)法》的基本要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等有形的會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)施管理。但是隨著信息化技術(shù)的廣泛普及與運(yùn)用，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案在工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案從形式到載體都發(fā)生了根本變化，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理，是會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員面對(duì)的新課題，必須加強(qiáng)對(duì)其理論研究和實(shí)踐摸索。

一、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的概念與內(nèi)容

信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理是相對(duì)傳統(tǒng)非信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理而言的，它是按照有關(guān)法規(guī)收存的、紙質(zhì)和非紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，是在一定時(shí)間內(nèi)（比如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，而形成脫機(jī)保存的會(huì)計(jì)資訊。會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相同或相近，也就是說將信息系統(tǒng)中儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)檔案打印出來、裝訂起來就類同于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。但是信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案在形式和載體上與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案已有了重大區(qū)別，它需要通過媒介才能閱讀，其內(nèi)容及其規(guī)模通過肉眼無法辨別，對(duì)其保存、使用和管理有著一系列的特殊要求。

根據(jù)目前信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐來看，信息化會(huì)計(jì)檔案管理的主要內(nèi)容包括：

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這依然是信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的重要組成部分，那種認(rèn)為在信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理就沒有紙質(zhì)檔案的認(rèn)識(shí)是不符合實(shí)際的。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是指原始狀態(tài)是紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，或者從會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)中打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證（基本上都是紙質(zhì)的）、會(huì)計(jì)賬簿、總賬、明細(xì)賬、日記賬、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告核算類檔案等，還包括應(yīng)該保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等其他管理類檔案。

2.非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，是指計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，包括在電子載體上存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)記賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫等。

3.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案，是指計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間大小、外部設(shè)備配套類型等，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢子操作系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型，財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱，版本號(hào)，財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人及與會(huì)計(jì)信息化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)等。

二、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)和要求

信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)是相對(duì)于非信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案而言的，掌握這些特點(diǎn)對(duì)于會(huì)計(jì)人員和檔案人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理具有重要作用，它主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案內(nèi)涵豐富、存儲(chǔ)范圍擴(kuò)大。信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案不但包括傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)文檔信息內(nèi)容，而且包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。因此其容量是非信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的數(shù)倍，有時(shí)按照檔案管理要求，既需要保存紙質(zhì)檔案，同時(shí)還需要保存電子檔案，且電子檔案需要進(jìn)行備份，以防不測(cè)。

2.軟硬件環(huán)境的依賴性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)文檔信息和數(shù)據(jù)多采用模擬方式記錄和儲(chǔ)存，有直觀可視性，其存在與否以及是否經(jīng)過篡改十分容易鑒定；但儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案信息和數(shù)據(jù)則是多采用數(shù)字方式加以記錄，所以必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能夠讀取和利用，其介質(zhì)性和隱蔽性的特征明顯，其內(nèi)置風(fēng)險(xiǎn)性也相對(duì)較大。

3.存儲(chǔ)介質(zhì)的多樣性。信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的載體除了傳統(tǒng)意義上的紙張，更加主要的是磁性介質(zhì)和光盤，部分信息還可以暫時(shí)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)、電子郵箱等（盡管這樣做不合規(guī)范），這些介質(zhì)攜帶方便，轉(zhuǎn)移快捷，內(nèi)生病毒容易，物理隔離及相關(guān)管理難度較大。

4.易復(fù)制性和易更改性。電子介質(zhì)相互之間復(fù)制簡單、快捷，對(duì)其進(jìn)行保密和監(jiān)控的難度加大，同時(shí)信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案所記錄的信息和數(shù)據(jù)，具有易遭破壞、易被篡改且不留任何痕跡，并且會(huì)計(jì)檔案保存質(zhì)量還受到介質(zhì)的質(zhì)量、存放環(huán)境、儲(chǔ)存信息的有效期等因素的影響，這遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案防濕、防霉、防火、防塵、防蛀等“五防”的管理難度要大得多。

5.現(xiàn)代化管理要求相應(yīng)提高。由于信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)決定了對(duì)其進(jìn)行管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。在信息化環(huán)境下實(shí)行會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)檔案信息涉及的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)量越多，會(huì)計(jì)檔案就更需要采用科學(xué)、合理的可行理論和方法，就需要實(shí)施更加系統(tǒng)有效的科學(xué)管理，由此信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的任務(wù)就越加繁重。

目前，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)是監(jiān)督和保證按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的要求適時(shí)、連續(xù)、規(guī)范地生成各種會(huì)計(jì)檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理歸檔入庫、有效地保管并且得以合理安全地利用。具體來說，會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求：（1）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定要求分賬套、憑證類型、收集、整理、裝訂成冊(cè)、立卷、歸檔；（2）子會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定要求備份、分類、排序、建立數(shù)據(jù)庫、歸檔；（3）會(huì)計(jì)核算部門和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)部門分工合理、協(xié)作有序、程序合理、手續(xù)清楚、責(zé)任明確；（4）會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員素質(zhì)良好、訓(xùn)練有素、操作規(guī)范、監(jiān)督到位、反饋及時(shí)；（5）會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制健全，管理制度規(guī)章具有優(yōu)化調(diào)適機(jī)制與功能。

三、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理常見的若干問題分析

篇8

一、會(huì)計(jì)的電算化信息檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存在怎樣的差別呢？

會(huì)計(jì)電算化信息檔案，是指以電子文件形式存在的會(huì)計(jì)檔案。它是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)在會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域全面應(yīng)用的產(chǎn)物。它的科技進(jìn)步性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是以數(shù)字化技術(shù)形式存在；二是以網(wǎng)絡(luò)化方式傳遞。傳統(tǒng)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案是指由財(cái)務(wù)人員手工記錄的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，它是記錄和反映各單位收支、經(jīng)營的重要資料和證據(jù)，是見證各單位成長、興衰的最好記錄。這些報(bào)表和賬簿都具有嚴(yán)格的記賬方法、相互之間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、時(shí)間連序和不可更改等性質(zhì)；傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是手工勞動(dòng)形成的，但是隨著管理手段的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作中，于是出現(xiàn)了會(huì)計(jì)的電算化信息，用計(jì)算機(jī)、甚至是電子網(wǎng)絡(luò)來輔助會(huì)計(jì)核算和管理，是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，是電子信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域的最終結(jié)果。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多電子數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)核算和多年會(huì)計(jì)信息查閱均可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行隨意的操作。它可以以快捷、準(zhǔn)確、靈活的方式來滿足各種不同人的需求。在某種意義下講，會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理仍然和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方法是一樣的，只不過是存儲(chǔ)的介質(zhì)不一樣而已，在電算化下會(huì)計(jì)檔案仍然需要輸出打印為紙質(zhì)檔案，而且需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，區(qū)別在于電算化會(huì)計(jì)檔案除非電腦遭受病毒或認(rèn)為損壞或刪除，會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)檔案保管更加安全可靠。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化信息的單位應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)行保存、備份，甚至是異地備份。同時(shí)將所有的備份會(huì)計(jì)電子資料均應(yīng)做為會(huì)計(jì)檔案連同其他會(huì)計(jì)檔案一并管理。但隨著現(xiàn)代電子信息化時(shí)代的到來，很多單位往往采用了：會(huì)計(jì)電子信息化檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并存，通常為安全起見，電子信息化檔案都會(huì)備份1-2份以上，從現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)來看會(huì)計(jì)電子信息化檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案更方便保存、更節(jié)省空間，從而進(jìn)入真正的會(huì)計(jì)電子信息化檔案時(shí)代。

二、：會(huì)計(jì)電子信息化檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比更具有現(xiàn)代電子化信息的特點(diǎn)：

會(huì)計(jì)電子信息化檔案不僅能隨時(shí)打印出傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而且字跡干凈、美觀，更能滿足不同層次面的需求者要求，隨時(shí)隨地的提供各種財(cái)務(wù)資料。雖然傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案更具有直觀可視性，而存儲(chǔ)、備份在磁性介質(zhì)或某個(gè)服務(wù)器上的會(huì)計(jì)電子信息檔案必須在計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能實(shí)現(xiàn)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一旦損壞、丟失，就不能恢復(fù)；而在一般情況下的會(huì)計(jì)電子檔案，會(huì)備份兩份以上（硬件備份、軟件備份），為了防止意外，也可能會(huì)異地備份數(shù)據(jù)。所以，保存時(shí)，不但可以有紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案便于直接調(diào)閱，也可以恢復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)拷貝。一旦發(fā)生不可抗力的事件，還可以多方面恢復(fù)數(shù)據(jù)。雖然會(huì)計(jì)電子檔案有許多優(yōu)勢(shì)，但一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電子信息檔案的保存、備份環(huán)境條件也提出了更新、更高的要求。會(huì)計(jì)電子信息檔案具有易遭破壞，一旦被人惡意破壞，找回的難度非常大，同時(shí)又受各種載體等條件的影響，保存不善，也會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或讀取數(shù)據(jù)空白等情況?，F(xiàn)代的會(huì)計(jì)電子信息檔案的使用更多的要依賴于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的硬件、軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子信息檔案的保管、儲(chǔ)存對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻。不僅要在保存的空間里做到防水、防火，防塵、防磁，更重要的是對(duì)溫度還有一定要求，所以對(duì)電子信息檔案的長期保存是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。如果不在財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則所有的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作都可能會(huì)付之東流。根據(jù)現(xiàn)在《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)規(guī)定，還只是針對(duì)紙質(zhì)檔案提出要求，并未對(duì)會(huì)計(jì)電子信息化檔案沒有提出明確的、強(qiáng)制性要求.為此，筆者建議應(yīng)當(dāng)盡快補(bǔ)充、制定《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)規(guī)定，完善會(huì)計(jì)電子信息化檔案管理，將會(huì)計(jì)電子信息資料的保管納入相關(guān)的檔案管理?xiàng)l例中來，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到會(huì)計(jì)電子信息化檔案的成功轉(zhuǎn)型。另外，會(huì)計(jì)電子信息檔案的管理隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的飛速發(fā)展很容易被侵入，非常容易泄密，因而，會(huì)計(jì)電子信息化需要更加嚴(yán)密的防護(hù)措施。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，要想獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)、資料需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力抄寫、記錄，而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，新型磁性介質(zhì)檔案管理可以通過一個(gè)小小的郵件和備份就可以取代紙質(zhì)檔案，成為新的會(huì)計(jì)管理方式。

現(xiàn)在，各基層單位基本上已經(jīng)建立和使用了會(huì)計(jì)電子信息系統(tǒng)，從而逐步從單一的微機(jī)使用逐步上升到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的操作，因而，隨著會(huì)計(jì)電子信息更廣泛的推廣和使用，今后在日常工作中如何完善會(huì)計(jì)電子檔案的管理，筆者根據(jù)多年的基層工作經(jīng)驗(yàn)提出以下建議：

1、逐步完善相關(guān)的硬件配套設(shè)施。針對(duì)會(huì)計(jì)電子信息檔案保管的特殊要求，應(yīng)提供環(huán)境適合專用會(huì)計(jì)檔案存放房間和倉庫；不僅僅要在財(cái)務(wù)工作環(huán)境中配置相關(guān)的微機(jī)電腦和網(wǎng)絡(luò)，還要選配相關(guān)聯(lián)的打印設(shè)備，以供有選擇性的打印會(huì)計(jì)記賬憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料；針對(duì)市場(chǎng)上琳瑯滿目的財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)選用符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)電算化軟件，同時(shí)定期要強(qiáng)化財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，對(duì)存放的電子檔案按分類和一定順序進(jìn)行編號(hào)、整理登記臺(tái)帳，隨時(shí)調(diào)閱隨時(shí)登記。

2、完善電子會(huì)計(jì)檔案的管理。在原有保留紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步完善并建立健全會(huì)計(jì)電子信息檔案的使用和保管制度。各單位為財(cái)務(wù)軟件開發(fā)的相關(guān)配套使用的附屬系統(tǒng)，以及開發(fā)軟件的所有相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，都應(yīng)作為年度的財(cái)務(wù)檔案保管。單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在日常工作中因?yàn)槭沁B續(xù)操作使用的，所以一般只是在年度終了的時(shí)候進(jìn)行一次性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份。因此，在日常的工作中要及時(shí)打印成紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料，并每天對(duì)網(wǎng)絡(luò)和周邊的辦公環(huán)境進(jìn)行檢查，如有條件應(yīng)實(shí)現(xiàn)月備份，并妥善保管備份資料。選擇優(yōu)質(zhì)的備份材料進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，有條件的單位為安全起見可使用異地備份，同時(shí)，采取檔案?jìng)溆帽P與日常儲(chǔ)存盤分別存放。做好各種防范工作。同時(shí)應(yīng)定期檢查備份資料能否正常使用，從而防止會(huì)計(jì)電子信息檔案損壞。

3、定期加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)。現(xiàn)在對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求越來越高，不僅是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的手工填寫憑證、記賬、等實(shí)際操作，還應(yīng)掌握更多的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練操作使用各種計(jì)算機(jī)軟件、能夠根據(jù)數(shù)據(jù)分析、預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略，所以必須定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)知識(shí)水平。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，科室所有人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電子信息檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并將相關(guān)的制度建立健全。

4、.建立健全微機(jī)授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專人制度，規(guī)避越權(quán)上機(jī)操作。根據(jù)財(cái)務(wù)職責(zé)不相容的原則，對(duì)不同的會(huì)計(jì)崗位應(yīng)設(shè)置不同的操作權(quán)限，建立上機(jī)操作日志，根據(jù)系統(tǒng)主管、管理員、操作員的職責(zé)，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，同時(shí)，單位內(nèi)部同級(jí)崗位之間也要設(shè)置權(quán)限，真正起到牽制和監(jiān)督作用。

5、嚴(yán)格的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是指一個(gè)企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會(huì)計(jì)電子檔案信息化要求增強(qiáng)內(nèi)控制度，會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，制度化的控制是其主要的控制手段。可以看出，資料的準(zhǔn)確、可靠的上報(bào)是內(nèi)部控制的主要目標(biāo)，建立健全內(nèi)部控制制度可有效地保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全和可靠。

只有全面了解了會(huì)計(jì)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，才能在工作中充分發(fā)揮他的長處。例如：現(xiàn)在的會(huì)計(jì)審計(jì)工作中，就已經(jīng)充分利用了會(huì)計(jì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)，收集三大類審計(jì)文書：審計(jì)實(shí)施類文書，包括原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、匯總工作底稿、審計(jì)證據(jù)、取證清單、審計(jì)報(bào)告等；審計(jì)項(xiàng)目管理類文件，包括審計(jì)方案、復(fù)核意見、審計(jì)決定、審計(jì)意見采納情況等；審計(jì)項(xiàng)目往來文件，包括審計(jì)過程中與上級(jí)機(jī)關(guān)、本級(jí)政府、各有關(guān)部門之間的請(qǐng)示、報(bào)告、批示、復(fù)函等。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目場(chǎng)景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會(huì)實(shí)錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的基礎(chǔ)性資料來收集。

篇9

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)計(jì)憑證檔案；信息化管理

高校會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等組成的，其中會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的核心，良好的會(huì)計(jì)憑證檔案管理，利于高校信息化建設(shè)。但實(shí)際情況則不然。國內(nèi)很多高校在會(huì)計(jì)憑證檔案管理方面存在諸多不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證檔案不完整等情況發(fā)生，降低會(huì)計(jì)憑證檔案的應(yīng)用價(jià)值。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)信息化背景下，推行會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，利用信息化手段來監(jiān)督和管理會(huì)計(jì)憑證檔案，使之可以充分發(fā)揮作用，保證會(huì)計(jì)憑證檔案完整、準(zhǔn)確，具有較高的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)高校信息化建設(shè)。

1會(huì)計(jì)檔案走向信息化勢(shì)在必行

1.1傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理存在的弊端。1）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案不易久存。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案通常是以紙質(zhì)為媒介，再加之項(xiàng)技術(shù)與工具的應(yīng)用，容易造成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案字跡不清等情況發(fā)生。作為重要信息，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案如若出現(xiàn)字跡消退或字跡模糊等情況，會(huì)影響后續(xù)檔案查詢及應(yīng)用，可以給高校財(cái)務(wù)工作帶來諸多不便。2）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案日后查閱困難。在我國高校良好發(fā)展的今天，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的高校每年支出的經(jīng)費(fèi)逐漸增多，如此相關(guān)部門在對(duì)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)檢查和審計(jì)的過程中，需要消耗較多的時(shí)間來進(jìn)行紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案查閱，這給經(jīng)費(fèi)檢查和審計(jì)工作帶來較大困難。令高校檔案管理人員更為頭疼的是省級(jí)或國家級(jí)課題經(jīng)費(fèi)檢查時(shí)，管理人員往往要進(jìn)行幾年內(nèi)會(huì)計(jì)憑證、賬本的檔案查閱及復(fù)印，這使得管理人員需要大量時(shí)間逐步落實(shí)[1]。3）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的保管欠缺安全性。通常，高校會(huì)計(jì)檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報(bào)表等專業(yè)性資料，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管的過程中，為了合理放置檔案，必然會(huì)對(duì)部分檔案進(jìn)行移動(dòng)，在此過程中很容易出現(xiàn)檔案破損或丟失的情況。若如存在別有用心之人，很可能將部分檔案資料損壞或拿走，如此必然會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案完整，降低會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

1.2會(huì)計(jì)檔案走向信息化的優(yōu)勢(shì)所在。1）會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、保密化。會(huì)計(jì)檔案信息化即為“電算化會(huì)計(jì)檔案”，相較于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案來說，其更易于修改，同時(shí)保管更加嚴(yán)格。因?yàn)殡娝慊瘯?huì)計(jì)檔案手工填寫、查閱、復(fù)印等方面具有嚴(yán)格要求的同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保密性提出較高的要求。此種情況下，高校設(shè)置的電算化會(huì)計(jì)檔案是有操作權(quán)限的，需要通過檢索才能查閱、復(fù)制、拷貝會(huì)計(jì)檔案。所以，高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理，可以使會(huì)計(jì)檔案保管更加規(guī)范、合理。2）會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式更加豐富。財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的背景下，高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理，使得高校會(huì)計(jì)檔案的載體不在局限于紙質(zhì)，而是逐漸利用現(xiàn)代存儲(chǔ)工具，比如光片、存儲(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)庫等。存儲(chǔ)于現(xiàn)代存儲(chǔ)工具中的會(huì)計(jì)檔案不僅占用的空間小，還能方便相關(guān)工作人員隨時(shí)下載應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案，如此可以大大提高會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用性。所以，信息化管理會(huì)計(jì)檔案，可以使會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)方式更加豐富，利于提高會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用性[2]。

2當(dāng)前高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理存在的問題

的確，高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理是非常必要的。但是目前很多高校在會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理方面存在諸多問題，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證檔案管理效果不佳。高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理存在的問題有：

2.1管理人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案管理認(rèn)識(shí)不足。目前，一些高校領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員并沒有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的重要性。相反其基本秉持著這樣的觀點(diǎn)，即會(huì)計(jì)憑證整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，校內(nèi)并沒有基于信息化目的，對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案管理予以調(diào)整，甚至是未設(shè)置會(huì)計(jì)憑證檔管理，如此使得高校會(huì)計(jì)憑證信息無法充分發(fā)揮作用。

2.2會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全。一些高校會(huì)計(jì)憑證檔案管理工作落實(shí)中，缺乏健全的會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度，如此不能對(duì)此項(xiàng)管理工作予以有效的約束，那么此項(xiàng)管理工作在具體實(shí)施的過程中容易受到某些因素的影響，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)偏差，最終管理作用將無法充分發(fā)揮。之所以說，一些高校的會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全，主要是會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度的諸多內(nèi)容與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求不符，那么在具體推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證檔案管理工作的過程中，諸多方面的工作將得不到相關(guān)法律法規(guī)的支持[3]。所以，高校應(yīng)當(dāng)正視會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全這一問題，結(jié)合高校實(shí)際情況，對(duì)制度予以合理標(biāo)準(zhǔn)。

2.3會(huì)計(jì)憑證歸檔不規(guī)范、不及時(shí)。相對(duì)來說，國內(nèi)高校在會(huì)計(jì)憑證檔案裝訂方面的處理是比較規(guī)范的，但是在后期會(huì)計(jì)憑證檔案立卷、歸檔、保管方面就存在諸多不足，如會(huì)計(jì)憑證檔案立卷不及時(shí)、會(huì)計(jì)憑證檔案歸檔不規(guī)范、會(huì)計(jì)憑證檔案保管不合理等等。這些問題的存在，必然會(huì)降低會(huì)計(jì)憑證檔案的應(yīng)用價(jià)值，導(dǎo)致后續(xù)無法有效運(yùn)用會(huì)計(jì)憑證檔案。所以，有效處理會(huì)計(jì)憑證檔案歸檔不規(guī)范、不及時(shí)等問題是非常必要的。

3高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的幾點(diǎn)意見

針對(duì)當(dāng)前我國高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理存在諸多問題的情況，采取以下措施來優(yōu)化會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理。具體的做法是：

3.1高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員應(yīng)當(dāng)形成會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理意識(shí)。為了使高校能夠科學(xué)合理的實(shí)施會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)向高校領(lǐng)導(dǎo)宣傳會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的重要性及其實(shí)施的意義，使高校領(lǐng)導(dǎo)能夠重新認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，進(jìn)而推進(jìn)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理，如設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案管理部門，并要求部門管理者安排專門管理人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理工作。與此同時(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)宣傳及培訓(xùn)工作，如此來提高管理人員的會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理意識(shí)，并提高管理人員的管理能力[4]。

3.2完善會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度。為了保證高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理能夠規(guī)范、合理的落實(shí)，在具體進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理制度完善，具體的做法是依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度予以完善，充分說明歸檔范圍、歸檔程序、整理方法等方面內(nèi)容及要求；對(duì)檔案保管、安全保密制度予以完善，充分說明檔案保管、檔案保密等方面內(nèi)容及要求。在當(dāng)前高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理方面存在管理人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足、會(huì)計(jì)憑證檔案管理制度不健全、會(huì)計(jì)憑證歸檔不規(guī)范、不及時(shí)等問題的情況下，應(yīng)當(dāng)通過增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)及管理者會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理意識(shí)及完善會(huì)計(jì)檔案管理制度等措施，提高會(huì)計(jì)憑證檔信息化管理作用，為后續(xù)良好的應(yīng)用會(huì)計(jì)憑證檔案奠定基礎(chǔ)。

作者:楊蓉 單位:荊州教育學(xué)院

參考文獻(xiàn):

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[2]劉高攀，那娜，呂鵬等.會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的構(gòu)想[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2015（12）：143-143.

篇10

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代；醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.109

[中圖分類號(hào)]R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了機(jī)遇，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用能夠?yàn)楣ぷ骱蜕顜碜兏镄缘陌l(fā)展。大數(shù)據(jù)的發(fā)展應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作也帶來了變化，特別是對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的影響更為突出。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理是本文研究的重要內(nèi)容。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代和醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案的相關(guān)概述

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代

大數(shù)據(jù)時(shí)代是指數(shù)據(jù)更加全面且復(fù)雜的時(shí)代，其具有數(shù)據(jù)海量化、類型眾多、價(jià)值密度低、速度快、時(shí)效高等特點(diǎn)。

1.2 醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在正常運(yùn)營的過程中，從事各項(xiàng)活動(dòng)所產(chǎn)生的，具有一定價(jià)值的原始記錄，包括管理、醫(yī)療、科研、基建、財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件。

1.3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是指將醫(yī)院運(yùn)營過程中，各個(gè)活動(dòng)事項(xiàng)所產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行搜集管理，這一搜集管理要達(dá)到統(tǒng)一、集中、規(guī)范的要求。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是要建立分類編號(hào)、輸入電腦存儲(chǔ)以便查詢，是一個(gè)功能完善的管理系統(tǒng)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢(shì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，醫(yī)院利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，可以充分進(jìn)行信息整合，保證達(dá)到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息共享的目的。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，需要對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案做到有效記錄和快速查閱，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理和現(xiàn)有的信息化管理還滿足不了醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的需求。借助大數(shù)據(jù)的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理能夠充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高效化和自動(dòng)化的發(fā)展需要。借助大數(shù)據(jù)的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理可以優(yōu)化醫(yī)院的財(cái)政管理和檔案管理，且對(duì)提升人力資源管理也有重要作用，對(duì)醫(yī)院各部門協(xié)同，整體凝聚力以及整體工作效率都有提升作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，醫(yī)院充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)可以明顯提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的使用頻率，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的效率。當(dāng)前的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度還較低，不能滿足醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的要求，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，可以實(shí)現(xiàn)細(xì)化財(cái)務(wù)記錄的快速查詢和下載保存及分享，徹底拋棄了傳統(tǒng)的復(fù)制打印，甚至手工抄寫，可以保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息的完整和準(zhǔn)確，大大提高了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了整個(gè)醫(yī)院的快速發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代可以顯著提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的安全性，財(cái)務(wù)檔案記錄著醫(yī)院各個(gè)事項(xiàng)的動(dòng)態(tài)，特別是資金的相關(guān)情況，安全性是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要工作，大數(shù)據(jù)的利用可以有效的保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全性，避免了當(dāng)前信息化程度低或者傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理帶來的風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮了大數(shù)據(jù)時(shí)代財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

2.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理帶來眾多好處的同時(shí)，也有一定的不足之處。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，不能完全保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性，醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)a生財(cái)務(wù)信息的原始憑證也沒有辦法保證原始性。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息查詢是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，使用人員并沒有見到真實(shí)的原始財(cái)務(wù)憑證，只能看到網(wǎng)上上傳的信息，這些信息是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員通過手工輸入電腦實(shí)現(xiàn)的，對(duì)后期使用者信息識(shí)別及糾正都會(huì)帶來極大的不便，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員甚至?xí)驗(yàn)槟怖鴮?duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行篡改，為醫(yī)院財(cái)務(wù)帶來損失，這與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用初衷是背道而馳的。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息不能完全保證其安全性和保密性，所有的信息都通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行計(jì)算、查詢、使用，在黑客沖擊的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)也存在漏洞，在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案共享和使用的過程中，可能會(huì)出現(xiàn)安全性問題，這會(huì)給醫(yī)院帶來不必要的損失。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展面臨的問題

3.1 傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理觀念

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化管理已經(jīng)進(jìn)行了一段時(shí)間，但是，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化并沒有改變醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的觀念傳統(tǒng)性，這首先表現(xiàn)在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的觀念沒有隨著大數(shù)據(jù)的到來而改變，仍然沿用傳統(tǒng)的方式對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理人員也沒有意識(shí)到大數(shù)據(jù)給他們工作帶來的影響，沒有持續(xù)地接受新觀念、新技術(shù)，導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理效率不高，財(cái)務(wù)信息利用率不高，最終導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院的工作效率沒有提升。

3.2 管理不規(guī)范

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在不規(guī)范的問題，這種不規(guī)范體現(xiàn)在沒有一個(gè)切實(shí)可行的財(cái)務(wù)檔案管理制度，制定的制度也沒有切實(shí)的貫徹執(zhí)行，對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的保存依然不規(guī)范，雖然信息化可以不用經(jīng)常翻閱原始或者紙質(zhì)的檔案，但是對(duì)日常的財(cái)務(wù)檔案信息輸入網(wǎng)絡(luò)后仍然需要保留很長一段時(shí)間的原始憑證，這些憑證的保存并沒有實(shí)現(xiàn)信息化，且保存也沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和進(jìn)行必要的防水、防火、防蟲、防潮、防盜、防光和防塵等處理，財(cái)務(wù)檔案保管不規(guī)范，沒有專門的保管場(chǎng)地。

3.3 缺少專業(yè)管理人員

檔案管理需要有專門專業(yè)的人員進(jìn)行管理，這樣才能保證檔案得到充分的利用，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要部分，但卻沒有專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行管理，甚至并不是檔案管理方面的人員進(jìn)行的管理，是其他行政內(nèi)勤人員兼管，沒有財(cái)務(wù)基礎(chǔ)的知識(shí)和計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，這會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)起到阻礙作用。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的對(duì)策

4.1 轉(zhuǎn)變觀念

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)還是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員，都需要對(duì)新時(shí)代的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行觀念的更新，合理的、具有針對(duì)性的將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理上，可以更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的高效率。

4.2 擴(kuò)充專業(yè)人員

在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作也將隨之變得復(fù)雜，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，其需要有專業(yè)的人員參與到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理。專業(yè)管理醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的人員需要具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，以更好、更精準(zhǔn)地對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查詢使用，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以更快捷地提取醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速共享的目的。同時(shí)，還要有檔案管理的專業(yè)技能，保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理科學(xué)有序。

4.3 增強(qiáng)軟硬件設(shè)施

軟件和硬件設(shè)施雖是輔助財(cái)務(wù)檔案管理的工具，但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)軟件和硬件設(shè)施的升級(jí)，特別是軟件設(shè)施的升級(jí)改造。通過大數(shù)據(jù)的使用，醫(yī)院不僅可以有效預(yù)測(cè)和觀測(cè)醫(yī)院財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)，還能提升已發(fā)生的財(cái)務(wù)活動(dòng)的利用效率。硬件設(shè)施體現(xiàn)在原始憑證的科學(xué)分類保管，保證在需要查詢醫(yī)院財(cái)務(wù)原始憑證時(shí)能及時(shí)提取相關(guān)資料。

4.4 大數(shù)據(jù)應(yīng)用安全

大數(shù)據(jù)應(yīng)用具有眾多優(yōu)勢(shì)，但是也有其安全性和保密性的問題，這需要有專業(yè)的人員對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的安全性作出保障，專業(yè)人員可以使用先進(jìn)的加密技術(shù)和使用權(quán)限設(shè)置，保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的安全，同時(shí)也減少了因漏洞導(dǎo)致的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

4.5 大稻菰擻玫絞導(dǎo)使ぷ

大數(shù)據(jù)應(yīng)用是要切實(shí)運(yùn)用到醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理中，真正實(shí)現(xiàn)技術(shù)服務(wù)工作，提升服務(wù)效率，而不是因?yàn)椴欢蛘咭晃兜刈非蟾叨思夹g(shù)，導(dǎo)致設(shè)備的浪費(fèi)或影響正常的財(cái)務(wù)檔案管理工作。

5 結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，改變了傳統(tǒng)的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理方式，加速推進(jìn)了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度。大數(shù)據(jù)應(yīng)用于醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理可迅速提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理效率，從而提升整個(gè)醫(yī)院的管理效率。

主要參考文獻(xiàn)

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