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篇1

關(guān)鍵字：信息辦公自動(dòng)化；行政秘書；影響

信息辦公自動(dòng)化，作為一種新型的辦公方式，是現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能的一種有效結(jié)合，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非常活躍和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域。作為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)重要陣地的高校，無論教學(xué)、科研還是管理、服務(wù)工作都有大量的業(yè)務(wù)、政務(wù)、事務(wù)、信息要處理，這些都需要辦公自動(dòng)化的輔助。辦公自動(dòng)化的實(shí)施和影響。給行政秘書的工作帶來了新的變革。

一、辦公自動(dòng)化在高校行政管理中的作用

1.“上傳下達(dá)”科學(xué)化。辦公自動(dòng)化作為信息處理與管理的數(shù)據(jù)庫。是決策的支持系統(tǒng)和信息工具。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。實(shí)行辦公自動(dòng)化后。秘書工作的大部分業(yè)務(wù)都可以借助先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行處理，可充分利用積累的文件數(shù)據(jù)，實(shí)行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現(xiàn)代化管理，大大地提高了工作速度和效率。

2.“左右聯(lián)系”標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)院辦公室是學(xué)院工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)做出決策，指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向各基層單位或校級(jí)相關(guān)部門。通過應(yīng)用辦公自動(dòng)化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術(shù)語等標(biāo)準(zhǔn)化，有利于實(shí)現(xiàn)信息交換，擴(kuò)大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。

3.“內(nèi)外溝通”窗口化。辦公自動(dòng)化在高校行政秘書工作中充當(dāng)著“窗口”的角色，辦公自動(dòng)化程度的高低反映出行政秘書效率與質(zhì)量的高低。首先，通過辦公自動(dòng)化。行政秘書不僅能夠及時(shí)了解機(jī)關(guān)環(huán)境的變化，而且有利于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他同事了解自身工作，拓寬對(duì)外聯(lián)系面。同時(shí)。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領(lǐng)導(dǎo)或其他同事進(jìn)行信息傳遞、信息共享。使信息流動(dòng)速度加快，避免因信息流動(dòng)不暢而引起的矛盾，從而有效協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系。其次，行政秘書通過互聯(lián)網(wǎng)可以不受時(shí)間和空間的限制去瀏覽網(wǎng)站，及時(shí)了解校內(nèi)校外各類的相關(guān)信息或變化情況。

二、辦公自動(dòng)化要求行政秘書必備的素質(zhì)與技能

在新的辦公方式下，需使用新的辦公手段。行政秘書要適應(yīng)這種快節(jié)奏和高準(zhǔn)確度的工作，必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能。這樣才能把部分行政工作進(jìn)行有序化的管理，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供科學(xué)有效的服務(wù)。

1.過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，進(jìn)行高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)與技能。在高校教育改革日趨成熟的形式下，它對(duì)行政秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。文件的收發(fā)、傳閱、執(zhí)行完全靠計(jì)算機(jī)來完成，如沒有過硬的信息辦公自動(dòng)化素質(zhì)，就會(huì)在辦公室工作中出現(xiàn)種種失誤，使工作得不到及時(shí)有效地解決和處理。所以，要推進(jìn)辦公自動(dòng)化。首先要求辦公室工作人員打破傳統(tǒng)的思維模式，接受新的信息技術(shù)，加快自身信息化素養(yǎng)的提高，盡快跟上時(shí)代步伐，提高對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，走出認(rèn)為辦公自動(dòng)化不如手工、紙筆、容易出錯(cuò)、安全性不高的誤區(qū)。

2.科學(xué)的管理觀念。辦公自動(dòng)化，在某種程度上來說也可以看作是一種以信息處理為主要特征的辦公活動(dòng)。它的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，而物化人類思維中科學(xué)管理的內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵，它體現(xiàn)管理智慧。并能真正意義上去實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。在具體的實(shí)施中要用科學(xué)的管理理念規(guī)范行政秘書的工作流程，建立一個(gè)符合現(xiàn)代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規(guī)章制度，尤其是在安全性、保密性方面應(yīng)做出嚴(yán)格規(guī)定。注重辦公工作的科學(xué)管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備的結(jié)合。從領(lǐng)導(dǎo)分工、辦公室工作人員職責(zé)和工作績(jī)效等一一加強(qiáng)管理，做到職、權(quán)、責(zé)有機(jī)結(jié)合，提高辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效率，最大限度地發(fā)揮其作用。

3.熟練的操作技能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。我們要確立發(fā)展意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，并且必須定期組織培訓(xùn)提高工作技能，熟練掌握如速記、打印、校對(duì)、使用照相機(jī)、打印復(fù)印機(jī)、傳真、音頻設(shè)備、投影設(shè)備等基本技能。同時(shí)具備一定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件知識(shí)，能進(jìn)行編輯、表格處理、圖像和圖形處理，并能編寫基本程序。能熟練使用電子郵政系統(tǒng)，進(jìn)行信息的傳遞和交換。能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)秘書工作高速度、高效率、高準(zhǔn)確性的要求，為建立和實(shí)施辦公信息管理的自動(dòng)化提供保障。

三、結(jié)論

信息辦公自動(dòng)化給高校二級(jí)學(xué)院行政管理工作帶來了巨大了影響與變革。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅給行政秘書的工作創(chuàng)造了前所未有的環(huán)境條件，而且?guī)砹思夹g(shù)手段的更新和思維方式、價(jià)值觀念、生活方式的變化。而這一切的改變都要建立在良好的個(gè)人信息素養(yǎng)基礎(chǔ)上。作為行政秘書，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息辦公自動(dòng)化在高校行政秘書中的地位，在信息辦公自動(dòng)化的環(huán)境中解放思想，端正工作態(tài)度，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，逐步培養(yǎng)與之相適應(yīng)的能力。提高工作效率，從而更好的為學(xué)院服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：