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【摘要】在企業(yè)的檔案管理中，筆者把企業(yè)的檔案分為信息型檔案、知識型檔案、數(shù)據(jù)型檔案。這些檔案是生產(chǎn)建設和科技研究以及研究科學技術(shù)發(fā)展史的必要條件，檔案工作是科學技術(shù)管理和企業(yè)生產(chǎn)管理的重要組成部分，所以檔案管理學在案學中是最能夠直接為社會主義經(jīng)濟建設，為實現(xiàn)工業(yè)、農(nóng)業(yè)，科學、國防四個現(xiàn)代化服務的一門科目。它在檔案學中，不言而喻占有重要的地位，今天我們要設置技術(shù)檔案管理專業(yè)，就充分說明它的重要性。本文將從企業(yè)本身的現(xiàn)狀分析，研究如何才能建立一個合適本企業(yè)發(fā)展的檔案管理，利用本企業(yè)案例進行分析。

【關(guān)鍵字】檔案學，檔案管理，生產(chǎn)管理，管理學，

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動真實的歷史記錄，是企業(yè)的重要信息資源，企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，也是國家檔案工作的組成部分，隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)變，化工企業(yè)的改革向縱深發(fā)展，也就從客觀上要求化工企業(yè)的檔案管理工作要更新觀念，深化改革。

一、檔案學在企業(yè)管理中的應用現(xiàn)狀

化工教學檔案，化工檔案是一種專業(yè)檔案，化工檔案工作除了具有檔案的形成，整理，保管，鑒定，開發(fā)利用，統(tǒng)計監(jiān)督等一般檔案工作所具有的工作環(huán)節(jié)之外，還應具有工業(yè)專門檔案所特有的工作內(nèi)容，比如檔案的檢查，修改，補充，復制等等，化工檔案工作者要適應改革的大潮，具備較高的政治素質(zhì)，熟練的業(yè)務技能，認清自己工作的對象化工檔案，化工檔案是指化工科研，設計，施工，生產(chǎn)，經(jīng)營教學等活動中形成的應歸檔保存的文字材料，計算材料，圖紙，圖表，帳簿，照片，影片，錄音，錄像，光盤，以用其它各種機讀文件材料的總稱。

科研人員出于保護自身知識產(chǎn)權(quán)利益，將技術(shù)核心內(nèi)容或關(guān)鍵技術(shù)數(shù)據(jù)保存在自己手中，給科研生產(chǎn)活動帶來不便；還有的科研人員為圖省事，只記錄和保存研究結(jié)果，對研究過程中的原始數(shù)據(jù)缺少記錄和保存；甚至有一些項目為達到進度快、經(jīng)費少的目的而采取省略必要的技術(shù)文件、壓縮圖紙數(shù)量、降低文件材料標準等方法。這些都對科技檔案的內(nèi)在質(zhì)量直接構(gòu)成嚴重影響。企業(yè)雖然建立了檔案質(zhì)量管理體系及配套的規(guī)章制度，但在實際工作中，企業(yè)領(lǐng)導卻只顧抓生產(chǎn)、創(chuàng)效益，忽視了規(guī)章制度的貫徹落實。由于缺少了質(zhì)量監(jiān)督機制，檔案質(zhì)量很難有保障。

二、檔案管理在企業(yè)中的實際應用

例如：客戶購買產(chǎn)品后，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品中如出現(xiàn)異物，主要表現(xiàn)為黑料，將產(chǎn)品溶解于水中則表現(xiàn)為黑點。參考客戶對產(chǎn)品的溶水實驗，我們提出了自己的實驗方案：即取200g樣品溶解于800ml水中，常溫攪拌20～30min，靜置20min后觀察。對大反應爐上線前后爐子的運行情況進行了調(diào)查，主要統(tǒng)計了反應爐流黑料的情況，結(jié)果見表14。

表1反應爐流黑料情況表

序號在線反應爐臺數(shù)流黑料臺數(shù)序號在線反應爐臺數(shù)流黑料臺數(shù)

14511′453（2臺大爐）

24502′450

34523′455（4臺大爐）

44504′453（3臺大爐）

54505′454（2臺大爐）

64516′452（1臺大爐）

74517′454（3臺大爐）

84528′452（1臺大爐）

94509′455（3臺大爐）

1045110′453（3臺大爐）

1.檔案管理為領(lǐng)導決策起到什么作用；

在此次“黑料”的案例中，這次的事件中，領(lǐng)導為這次事件中給事件及時的成立了科研小組，并在此同時改進反應爐體，對半成品料進行黑料翻檢，對成品進行黑點檢驗把關(guān)等一系列決策。并對企業(yè)本身存在的問題及時的落實了三大制度--《**生產(chǎn)工藝規(guī)程》（LH/ZC－SH－07－2007），《**生產(chǎn)崗位操作規(guī)程》（LH/ZC－SH－08－2007），《**檢驗規(guī)程》（LH/ZC－SH－13－2007）。檔案學的材料收集給科研部門的信息分析提供了整體的數(shù)據(jù)依據(jù)，盡快的得出原因。這樣給企業(yè)的領(lǐng)導的決策提供的及時有效的資料這樣避免了材料的重復使用。

2.檔案管理在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時（見我提供的材料）發(fā)揮的作用

在“黑點”事件中，根據(jù)事件的發(fā)生中，及時給科研小組提供了一手的信息材料。在此同時，根據(jù)整理出來的檔案，確定了以下的決策：一是確定員工缺乏培訓（非要因），二是生產(chǎn)操作的新員工的操作經(jīng)驗不足（非要因），三是反應爐石墨氧化脫落（要因），四是設備清潔維修保養(yǎng)不夠（非要因），五是石墨材料未檢驗（非要因），六是為檢驗半成品（要因），七是無成品黑點檢驗程序（要因），八是單氟生產(chǎn)區(qū)域大，環(huán)節(jié)較多，產(chǎn)品易受污染（非要因）。

幾個原因的確定，給科研小組一個系統(tǒng)的整理結(jié)構(gòu)。及時的向上級反應事件的整體狀態(tài)，提供了有效的保障。

一、如何建立一個合適本企業(yè)發(fā)展的檔案管理

1、企業(yè)的檔案管理的分類

按照企業(yè)管理檔案的類型，筆者把企業(yè)的檔案管理分成這樣幾個類型:一是數(shù)據(jù)型，二是信息型，三是知識性。按照這樣的分類，根據(jù)各個類型的一定特點，他們之間還是存在著一定的聯(lián)系的。

2、目前各個企業(yè)管理的各層面引入檔案管理存在的問題

首先，檔案管理意識淡薄，本企業(yè)在多年的工作經(jīng)驗中明顯的存在著；其次，沒有合適企業(yè)的檔案管理機制，在檔案管理的程序上不能滿足企業(yè)與有關(guān)單位的相互交流；再次，檔案管理的客觀條件不能滿足科室的需要；最后，檔案分散，所保存的檔案中原件少，復印件多，檔案尤其是技術(shù)檔案，無法保管。

3、如何建立合適企業(yè)的檔案管理

①提前控制

檔案部門必須做好提前介入工作，從多方面了解信息，掌握第一手材料。在科技生產(chǎn)活動立項之初，檔案人員就應針對項目特點，及時介入指導，并且對科技檔案的收集范圍、歸檔制度、保管、修改、利用、編研等各個環(huán)節(jié)提出明確具體的要求，指導建檔人員的工作，從根本上保證科技檔案的來源和質(zhì)量。

②歸檔控制

包括兩部分工作，一是對文件材料的審查、鑒定和甄選；二是對文件材料的整理、加工。審查、鑒定的第一項任務是鑒別真?zhèn)?，確認文件材料的真實性和可靠性。如果所有的文件材料都有出版和形成日期，都有設計形成人和有關(guān)技術(shù)負責人的簽字，這樣的文件便可認為是真實可靠的。在鑒定中還可能遇到某些文件沒有形成者和日期，也沒有負責人簽字，可以說是眉目不清。這類文件的鑒定就比較復雜，只有請有關(guān)人員考證，確認形成時間和形成者后，才能弄清它的價值。審查、鑒定的第二項任務是檢查文件材料是否根據(jù)檔案工作要求進行書寫。如果簡單潦草，不能反映工作的狀況和過程，或原始材料缺乏，這樣的文件材料就要返回形成部門加工修改；審查、鑒定的第三項任務是內(nèi)容質(zhì)量的鑒別，這也是重要、難度最大的一項工作。文件內(nèi)容質(zhì)量的鑒別，由于文件內(nèi)容的多樣性和技術(shù)上和復雜性，一般采用間接鑒定法。首先是通過有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導對相應文件進行評價，判定文件的重要程度，然后是請教有關(guān)高工、專業(yè)技術(shù)人員提出評價意見。審查、鑒定的第四項任務是對案卷格式和所填表格的正確性進行審查。文件材料歸檔時的基本表格有案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等，這些表格是案卷內(nèi)容的外在形式，必須填寫齊全準確。如果文件在歸檔時能夠進行上述四項審查，科技檔案的質(zhì)量也就基本得到保證了。至于科技文件材料的整理、加工就得由檔案人員的專業(yè)素質(zhì)來保證了。

③反饋控制

查和評價超前控制、歸檔控制的成效，以及做到有的放矢地指導超前控制和歸檔把關(guān)工作，還必須通過反饋控制環(huán)節(jié)。反饋控制的首要任務是發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)問題可以通過兩個途徑來實現(xiàn)。第一個途徑是從檔案利用中發(fā)現(xiàn)問題，例如檔案中數(shù)據(jù)的準確性問題，往往通過利用才能確認。發(fā)現(xiàn)問題的第二個途徑是對檔案進行抽查、評價。通過抽查案卷及時發(fā)現(xiàn)問題，再分析問題，明確改進方向，最后采取積極有效的措施解決問題，從而使檔案質(zhì)量的整體水平得到提高。

《2006年中國信息化發(fā)展報告》

中國人民大學信息資源管理學院《信息化與檔案管理若干問題思考》《北京檔案》2007年第一期

北京市信息化領(lǐng)導小組辦公室《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》