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現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，把檔案工作帶入了自動化與網(wǎng)絡化的新階段，因特網(wǎng)Internet和中國教育科研網(wǎng)CERNET的異軍突起以及如火如荼的高校校園網(wǎng)建設，給高校檔案館網(wǎng)絡化建設帶來了難得的機遇。但由于起步較晚，經(jīng)驗不足，管理水平不高，高校檔案館網(wǎng)絡化建設中還有許多問題有待解決。各館應抓住校園網(wǎng)建設這一機遇，努力解決和協(xié)調好檔案館網(wǎng)絡建設的各種問題，促進高校檔案館網(wǎng)絡化健康穩(wěn)步地發(fā)展。

一、建設高校檔案館網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟

1、通訊技術和計算機網(wǎng)絡迅速發(fā)展據(jù)統(tǒng)計，至1998年底，我國已建成的公用電話網(wǎng)的裝機總容量已達到了6134萬門，長話線路已發(fā)展到35萬條；中國公用數(shù)字網(wǎng)CHINADDN和中國公用分組交換網(wǎng)CHINAPAC已經(jīng)相繼開通，我國目前已有全國性、地方性的專用電話網(wǎng)300多個，網(wǎng)絡的規(guī)模已排在世界電訊網(wǎng)的第六位，成為應用最廣的聯(lián)網(wǎng)工具。

90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國教育科研網(wǎng)（CERnet）、中國科技網(wǎng)（CSTnet）和中國金橋網(wǎng)（ChinaGBnet）并均與國際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于“211工程”和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，其余800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。

2、高校檔案館自動化建設初見成效自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡化的必由之路。自八十年代后期以來，高校檔案館自動化建設經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

3、經(jīng)費緊張狀況得到初步緩解經(jīng)費不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經(jīng)初步認識到檔案館網(wǎng)絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經(jīng)費的加大投入。檔案館自身通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。

二、高校檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題

1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡化協(xié)調機構由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構來規(guī)劃協(xié)調檔案館網(wǎng)絡化建設和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡化的進程。

2、標準化水平低由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。

3、數(shù)據(jù)庫建設滯后經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。

4、經(jīng)費保障率低目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡化建設的經(jīng)費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網(wǎng)絡，更談不上對設備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡化發(fā)展的最大障礙。

5、人員整體素質低弱在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求--不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

三、高校檔案館網(wǎng)絡化建設的構想

1、建立高校檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調機構。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃高校檔案館自動化網(wǎng)絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國高校檔案館網(wǎng)絡化工作進行實質性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調行動，開發(fā)高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實現(xiàn)高校檔案信息資源共享。

2、加強標準化建設標準化是自動化網(wǎng)絡化的前提。高校檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準、網(wǎng)絡傳輸?shù)臉藴?、機讀格式、著錄規(guī)則的標準、文獻標引的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各高校在協(xié)調組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。

3、開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。

4、增加經(jīng)費投入檔案館網(wǎng)絡化建設和維護均需要大量資金，學校應加大投資。檔案館領導要利用檔案館自動化方面已取得的成果，積極向校領導反映網(wǎng)絡化建設的重要性、緊迫性，把網(wǎng)絡化建設作為一件大事來抓，把檔案館網(wǎng)絡建設納入到校園網(wǎng)建設的總體規(guī)劃和預算之中，從而加快檔案館網(wǎng)絡化建設的步伐。此外還應利用已建成的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡為社會服務，獲得一定的收益，并把它們投入到網(wǎng)絡化建設中，“以網(wǎng)養(yǎng)網(wǎng)”，以解決經(jīng)費不足的問題。

5、培養(yǎng)網(wǎng)絡化人才檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。

信息社會把高校檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，高校檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與Internet接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。