導(dǎo)語：教務(wù)檔案工作不足及建議一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

教務(wù)檔案是院系在一系列的教學(xué)活動過程中直接形成的文字、圖表、相片、音像等的歷史記錄[1]，是高校教學(xué)工作的特殊資源，具有非常重要的信息參考價值和借鑒功能，既可以用來了解院系教學(xué)管理工作的過程、成效和管理水平，亦可以輔助教學(xué)實踐、教學(xué)管理及教學(xué)研究等工作的開展和改革。高校院系教務(wù)檔案管理是教學(xué)整體工作的一個重要組成部分，是教學(xué)常規(guī)管理工作的有力支撐桿，也是教學(xué)工作的信息庫，優(yōu)化檔案管理對促進教學(xué)工作的發(fā)展有著極為重要的指導(dǎo)意義。

一院系教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識

目前，大多數(shù)高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應(yīng)付上級指派的任務(wù)臨時擔(dān)任兼職檔案員，并未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，僅能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統(tǒng)認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數(shù)檔案因短時間內(nèi)不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務(wù)文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

2院系教務(wù)檔案標準化、規(guī)范化工作有待提高

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，約40%的院系教務(wù)檔案管理不規(guī)范，教務(wù)文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴重[2]，特別是遇到部門人員調(diào)動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導(dǎo)致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質(zhì)存檔材料格式不規(guī)范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質(zhì)檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學(xué)生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現(xiàn)遺失遺漏的現(xiàn)象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。

3尚未充分利用電子檔案管理軟件資源

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進的電子檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統(tǒng)計等功能[3]，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據(jù)軟件提示要求將材料錄入或掃描進數(shù)據(jù)庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節(jié)省了人力物力。但現(xiàn)階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn)，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優(yōu)越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導(dǎo)致檔案管理軟件的作用的發(fā)揮在很大程度上被限制。

二對優(yōu)化檔案管理的建議

1增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校應(yīng)重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應(yīng)盡的義務(wù)，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神[4]，必須樹立一種良好的職業(yè)道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內(nèi)外先進檔案管理動態(tài)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好教務(wù)檔案管理工作，真正提高自身的素質(zhì)和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應(yīng)多渠道多方位地為管理人員提供各種學(xué)習(xí)和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設(shè)講座、參觀并學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀院校的教務(wù)檔案管理工作，真正做到“走出去，引進來”，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學(xué)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。首先，檔案管理有利于整個學(xué)校管理工作的規(guī)范，這就包括對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學(xué)生在高校學(xué)習(xí)的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優(yōu)秀。學(xué)生和老師是高校教學(xué)工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環(huán)境中有歸屬感和責(zé)任感，有利于教學(xué)水準和學(xué)習(xí)興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學(xué)術(shù)資料，這種專業(yè)資料的保留和歸檔，無論是對于學(xué)生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學(xué)工作有著重要的意義，它是一個學(xué)校構(gòu)建可見科研學(xué)術(shù)氛圍的一個重要歷程。高校教學(xué)不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責(zé)就是引導(dǎo)學(xué)生勇于創(chuàng)新，高校教學(xué)的目的是為社會培養(yǎng)和輸送更多的具有創(chuàng)造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設(shè)，只有在濃郁的學(xué)術(shù)科研氛圍中培養(yǎng)出來的學(xué)生，才可能掌握更加專業(yè)和全面的學(xué)科知識。這是檔案管理服務(wù)于教學(xué)工作的另一個直接體現(xiàn)。

2進一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理

為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規(guī)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，進一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權(quán)限與責(zé)任。

另外，根據(jù)學(xué)校相關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，務(wù)必做好教務(wù)檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務(wù)檔案管理工作納入常規(guī)工作的范疇，保證院系教務(wù)文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴格執(zhí)行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務(wù)檔案材料的完整性，保證教務(wù)檔案的開發(fā)利用價值，進一步明確院系在教務(wù)檔案管理的職責(zé)，使院系教務(wù)檔案管理真正走上制度化、規(guī)范化的道路。

3掌握現(xiàn)代化管理技能，運用現(xiàn)代化技術(shù)，充分利用高校檔案管理軟件資源

教學(xué)檔案的管理應(yīng)與時俱進，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，能將文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來[5]，而充分運用此現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，有效發(fā)揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數(shù)字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現(xiàn)代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應(yīng)該克服怕麻煩的心理因素，耐心學(xué)習(xí)如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現(xiàn)代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務(wù)于教學(xué)工作打下了良好的基礎(chǔ)。

高校檔案的現(xiàn)代化管理，有一個重要的內(nèi)容就是高校檔案的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是信息科學(xué)技術(shù)革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設(shè)，高科技元素的加入是信息化建設(shè)的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設(shè)，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學(xué)工作還是學(xué)校的其他管理工作，計算機已經(jīng)成為使用的常見設(shè)備，檔案管理工作要做到為教學(xué)服務(wù)，在硬件設(shè)施和使用工具上首先應(yīng)該與其他的教學(xué)工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術(shù)的使用。計算機設(shè)備只是一種硬件設(shè)施的需求，信息化建設(shè)除了要對硬件設(shè)備進行完善以外，還需要技術(shù)的提升，自動識別技術(shù)是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術(shù)，這種技術(shù)能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規(guī)范，查找起來更加精準，能夠更好地為廣大的學(xué)生和老師服務(wù)。現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學(xué)水平的進步，在新形勢下，高校教學(xué)水平的進步也必須重視對各種新技術(shù)、多媒體的教學(xué)應(yīng)用，檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠提供給教學(xué)工作內(nèi)容更為豐富的資料，特別是大量數(shù)字資料的提供，能夠使教學(xué)工作的開展更具有時代性。高校教學(xué)水平的提高需要多方面的共同努力，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有效地促進這一目的的達成。

4充分調(diào)動檔案管理工作者的主動性，變被動管理為主動管理，提升檔案信息化管理水平

首先，要求管理人員應(yīng)主動加強檔案管理專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)，提高自身的素質(zhì)和管理能力。其次，檔案管理與存檔、歸檔應(yīng)當雙向溝通：檔案管理者要變被動查閱為主動服務(wù)，及時提醒存檔者辦理相關(guān)手續(xù)，還要定期更新，及時補充信息，建立健全登記制度，確定服務(wù)范疇。只有積極尋求向“主動管理”的角色轉(zhuǎn)變，逐步由“經(jīng)驗型管理”向“研究型管理”過渡，勇于探索新的管理手段，才能真正從本質(zhì)上提高教務(wù)檔案管理能力。