導(dǎo)語：企業(yè)檔案管理發(fā)展思路一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案管理工作對企業(yè)的作用和意義

檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中發(fā)揮著重要的作用，良好的檔案管理工作有助于企業(yè)計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高企業(yè)行政工作效率和管理水平。做好檔案管理工作，對內(nèi)可以方便企業(yè)高管及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；對外則有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與客戶進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。再者，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，通過企業(yè)的檔案員工能夠了解到企業(yè)的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，從而讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓客戶更感性的了解企業(yè)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，企業(yè)要做大做強(qiáng)，必須注重細(xì)節(jié)，做好檔案管理工作就是其中之一。一個企業(yè)要做好檔案管理工作必須不斷地更新檔案管理觀念，以全面、客觀地反映企業(yè)整體運營狀況和經(jīng)營成果，這將極大提高該企業(yè)的管理效率，有利于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略。因此，做好檔案管理工作可以促進(jìn)企業(yè)的高效管理和經(jīng)營，企業(yè)的良性發(fā)展又將促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展，從而不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力和影響力。

二、檔案管理中存在的問題

檔案管理工作對企業(yè)的成功運營有著重要的作用，然而現(xiàn)實中檔案管理工作的重要性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)得不到足夠認(rèn)識。企業(yè)當(dāng)中許多檔案管理工作人員缺乏工作責(zé)任感和職業(yè)道德，工作態(tài)度不端正，加上大部分人對檔案管理的知識技能不足，導(dǎo)致檔案管理無用論不可避免地滋生蔓延到整個企業(yè)，檔案管理工作的重要性愈發(fā)淡化，這將不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍。其次，檔案管理手段的落后，不利于檔案管理工作的與時俱進(jìn)?？茖W(xué)技術(shù)在發(fā)展，而檔案技術(shù)卻落后究其原因有以下兩點：一是“硬件”方面的原因：部分企業(yè)高管對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，管理觀念落后，導(dǎo)致在檔案管理技術(shù)上的財力投入少，資金不到位，檔案管理技術(shù)硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對高新的檔案管理技術(shù)操作不善，部分企業(yè)雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但對檔案管理人員的培訓(xùn)不到位，對設(shè)備操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒能發(fā)揮先進(jìn)作用。再者，檔案檔案工作缺乏制度化的管理程序，主要體現(xiàn)為：一是檔案收集不規(guī)范。在收集檔案的過程中，制度形同虛設(shè)，隨意性大，缺乏明確的檔案收集考核；二是檔案整理不規(guī)范。隨著企業(yè)的加快發(fā)展，新的檔案管理人員加入，由于新人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，出現(xiàn)在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料遺漏，立卷時間不符事畢立卷要求的現(xiàn)象；三是檔案綜合管理力度不夠。綜合檔案管理室多以一個班組存在，在行政上權(quán)力不足，無力對各大部進(jìn)行管理，導(dǎo)致各項工作開展起來也較為困難；四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，沒有依制度程序辦事，借出的檔案往往不能按期歸還。

三、大力推進(jìn)檔案管理“五化”建設(shè)

一是制度化。建立檔案工作制度應(yīng)該做到：第一，建立具有合理性、科學(xué)性的規(guī)章制度。規(guī)章制度要立足于單位特點和檔案管理實際，適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡潔明確有操作性。好制度應(yīng)該具有可操作性，以方便實用、簡便易行為目標(biāo)，才能具體應(yīng)用到實踐之中，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的普遍性。制度的貫徹執(zhí)行要一視同仁，不僅約束職工也要約束高管干部。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著職工對制度的態(tài)度，從而影響制度的順利執(zhí)行。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到建章立制，有章可循，規(guī)范操作，按章行事，積極主動做好檔案收集工作，建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。

二是法制化。在社會主義法制建設(shè)的前提之下做好檔案管理工作必須依法進(jìn)行檔案管理。首先，提高員工的檔案意識，積極的宣傳有關(guān)檔案法規(guī)。通過視頻郵件、大會培訓(xùn)等多種形式宣傳《檔案法》，提高了企業(yè)員工的檔案意識，喚起了員工對檔案事業(yè)的重視，從而使員工能夠自覺地保護(hù)檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作。其次，依法進(jìn)行檔案管理，確保檔案完整無缺。管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，使檔案工作走上法制化的軌道，確保檔案管理的制度化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，從而推進(jìn)社會法制化進(jìn)程。

三是規(guī)范化。有了好的管理制度，必須有規(guī)范化的意識，才能執(zhí)行好。規(guī)范化的檔案管理工作，需要強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理程序，完善檔案管理硬件設(shè)備。對檔案進(jìn)行集中管理，對印制檔案裝具、人員培訓(xùn)、整理方法、驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一化，有力的保證了案卷質(zhì)量。對文件借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊，實現(xiàn)管理規(guī)范化，為以后工作的順利開展提供了堅實的基礎(chǔ)。

四是信息化。科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展為檔案管理技術(shù)改新?lián)Q代提供了契機(jī)，要提高檔案管理效果和工作效率，檔案室必須對檔案管理技術(shù)的變動有高度敏感，注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理硬件和軟件，為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。應(yīng)用軟件對文書檔案實行文件集錄入，可以對檔案實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時，建立科學(xué)的檢索方式，實現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強(qiáng)化了管理效果。

五是安全化。檔案對企業(yè)的運營有著非常重要的作用，而其中有些檔案更是企業(yè)的商業(yè)秘密，影響巨大，因此必須對檔案的安全性予以重視。強(qiáng)化檔案管理的安全性必須建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，重視檔案查閱，區(qū)分檔案的機(jī)密級別，予以不同程度的防護(hù)。在檔案查閱環(huán)節(jié)上，必須堅持禁止任何與檔案業(yè)務(wù)無關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，閱檔必須在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行，按程序進(jìn)行。面對新形勢和新任務(wù)，我們應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理在企業(yè)知識管理體系中的作用，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，大力推進(jìn)檔案管理“五化”建設(shè)，使檔案信息資源成為企業(yè)共有的知識財富，從而促進(jìn)企業(yè)計劃和決策的科學(xué)化，提高企業(yè)行政工作效率和管理水平?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理需要堅持與時俱進(jìn)，建設(shè)“制度化、法制化、規(guī)范化、信息化、安全化”的檔案管理，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

作者：李巧蕾工作單位：中山火炬開發(fā)區(qū)臨海工業(yè)園規(guī)劃管理所