導(dǎo)語：基礎(chǔ)工作下的檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、加強檔案管理基礎(chǔ)工作的方法

檔案管理基礎(chǔ)工作時對檔案進行收集、整理、編研、著錄和保存等，在具體工作中要以科學(xué)的方法對其實行標準化、規(guī)范化操作，具體工作如下：

（一）加強檔案清查工作

檔案管理中對檔案室收集的文件資料，必須進行嚴格分類，整理、著錄、歸檔這些程序，才能實現(xiàn)檔案標準化、規(guī)范化管理。

（二）統(tǒng)一檔案分類號

應(yīng)用現(xiàn)代化進行檔案管理能夠方便人們對檔案資料的快速查找需要。因此，對企業(yè)檔案室的檔案進行統(tǒng)一分類號是非常必要的。遵循國檔發(fā)[1991]20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（企業(yè)檔案十大類分類法）的要求，以本企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，作出科學(xué)的、統(tǒng)一的檔案分類號，制定了本企業(yè)《檔案分類細則》，從而保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用，共設(shè)置十個一級類目，采用0—9標識。例如：黨群工作類一分類編號“0”、基本建設(shè)類—分類編號“6”等。結(jié)合各大類檔案形成的不同的特點，可以設(shè)置二級類目、三級類目。如：地形—分類編號“6.11.13”。

（三）規(guī)范使用題名提高檢索準確率

首先要保證檔案題名與檔案內(nèi)容相符；一般照實抄錄。沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標題，外加“[]號”，有副標題的文件，如果正題名能夠反應(yīng)文件內(nèi)容時，則無需抄錄副提名。其次獨立性強的文件附件，可在正提名后抄錄副提名，外加“（）號”，如：“關(guān)于進一步加強精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）”。最后，需要根據(jù)用戶檢索需求，正確填寫檔案內(nèi)容。如：“關(guān)于聘任李玉等2名同志專業(yè)技術(shù)職務(wù)的通知（質(zhì)計部：李玉，生產(chǎn)部：王東）?！崩糜嬎銠C一次輸入多次輸出的功能將人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

二、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

檔案基礎(chǔ)工作數(shù)據(jù)量非常的大，因此需要采用科學(xué)的、規(guī)范的工作流程才能夠最大限度的提高檔案現(xiàn)代化信息管理進程。

（一）抓重點，循序漸進進行整理

檔案管理的工作重心是提高檔案的利用率，因此在檔案基礎(chǔ)工作整理中，要抓住檔案內(nèi)容重點，滿足實際需要，快速建立起與實際應(yīng)用的溝通機制。在對檔案進行綜合整理過程中，首先，對應(yīng)用價值高、利用率高的檔案進行優(yōu)先整理，其次，對開放性的核心檔案進行加工整理，再次，對不開放的檔案進行整理，最后對利用率低的檔案進行整理。檔案整理不可盲目性和隨意性，要嚴格按照整理歷程循序漸進進行。

（二）分等級、分層次著錄

在進行檔案著錄過程中可以根據(jù)檔案的等級進行分層次著錄。在對檔案進行分級時，大體可以分為四個等級，第一等級是利用率高的重要文件；第二等級是利用率高的一般文件；第三等級是利用率低的重要文件；第四等級是利用率低的一般文件。在分級的檔案中又可對其進行分層次著錄，可以分為三個層次，即：文件級著錄、組合級著錄和案卷級著錄。文件級著錄是檔案包含內(nèi)容龐雜，理論點多的文件；組合級著錄是檔案涉及文件多但內(nèi)容相同或者相關(guān)；案卷級著錄是檔案反應(yīng)問題單一的文件。分等級、分層次著錄能夠區(qū)分出檔案的內(nèi)容和特征，同時又可以在整理中有序進行省時省力。

三、結(jié)束語

檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化檔案管理的前提，只要扎實的、有序的、標準的、規(guī)范的對歷史檔案進行收集、整理、編研和著錄才能夠確保在信息化時代下利用計算機更好的進行檔案管理和利用。在檔案管理的實際工作中，不僅要打下夯實的基礎(chǔ)工作，還應(yīng)不斷的總結(jié)、創(chuàng)新，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提出更具有建設(shè)性意見和建議。

作者:張正單位:重慶建峰工業(yè)集團有限公司辦公室