導(dǎo)語(yǔ)：事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的概述

1.會(huì)計(jì)檔案的收集

它主要有：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其它與會(huì)計(jì)工作相關(guān)的資料的收集。每個(gè)月當(dāng)負(fù)責(zé)各個(gè)會(huì)計(jì)工作的人員把自己負(fù)責(zé)部分的會(huì)計(jì)資料收集裝訂好統(tǒng)一放入指定的柜子中保管，收集裝訂滿(mǎn)年后，統(tǒng)一交給負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)管員，并填寫(xiě)移交清冊(cè)，雙方確認(rèn)冊(cè)數(shù)及時(shí)間期限，分別簽字。

2.會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)管員把上述移交的各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照時(shí)間、類(lèi)別整理后進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的工作。

3.會(huì)計(jì)檔案的形成

對(duì)各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案整理后，進(jìn)行分類(lèi)編寫(xiě)目錄號(hào)、案卷號(hào)、冊(cè)數(shù)起止時(shí)間和保管期限，之后把各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案裝入專(zhuān)用的會(huì)計(jì)檔案盒，最后填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

4.會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)節(jié)中的問(wèn)題

會(huì)計(jì)人員在收集和裝訂原始憑證和記賬憑證時(shí)，為了圖方便快捷，往往讓一些見(jiàn)習(xí)人員和助管的研究生為其整理排序并進(jìn)行裝訂，但這些人員大多是非專(zhuān)業(yè)人員和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較少的人員，在整理和裝訂過(guò)程中，可能會(huì)把記賬號(hào)弄錯(cuò)或把原始單據(jù)中的重要信息在裝訂中顯示不出，把票據(jù)號(hào)等裝訂了看不見(jiàn)。這樣的問(wèn)題對(duì)管理人員、檢查人員及相關(guān)人員查閱和審計(jì)都造成很大的影響。會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)管員在整理過(guò)程中，同樣也會(huì)讓非專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行整理，在這過(guò)程中，可能會(huì)造成檔案缺冊(cè)、案卷號(hào)不連續(xù)等情況出現(xiàn)。由于不熟悉業(yè)務(wù)的人員在編寫(xiě)案卷號(hào)時(shí)，沒(méi)有查詢(xún)各月份各個(gè)記賬憑證中有多少號(hào)和冊(cè)數(shù)，就會(huì)造成缺號(hào)和漏把某一會(huì)計(jì)檔案編制入冊(cè)。而這樣的結(jié)果也是由于單位管理制度不完善，各個(gè)會(huì)計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)沒(méi)有相應(yīng)的登記、借閱制度，還容易使會(huì)計(jì)資料丟失。在會(huì)計(jì)檔案的保管期間，由于單位沒(méi)有完善健全的檔案管理制度，考慮到辦公地方的有限，大多管理人員不愿意把有限的空間用來(lái)保管會(huì)計(jì)檔案，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)管員只能將這些檔案隨意堆放，這樣會(huì)使會(huì)計(jì)檔案毀損的較快，重要的資料由于潮濕和不良的保管環(huán)境而缺損。說(shuō)到會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)，很多事業(yè)單位就沒(méi)有這一環(huán)節(jié)。銷(xiāo)毀到期檔案是件非常嚴(yán)肅的事情，需要單位主要負(fù)責(zé)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，這是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。然而在實(shí)際中，很多領(lǐng)導(dǎo)不愿出頭，冒風(fēng)險(xiǎn)去銷(xiāo)毀，有的單位辦公條件不錯(cuò)，領(lǐng)導(dǎo)寧愿增加房間和幾列柜子用于堆放早已到銷(xiāo)毀年限的會(huì)計(jì)檔案。那一些辦公環(huán)境差的單位就只能到處用一些紙箱堆放，造成保管環(huán)境的不合規(guī)。為什么應(yīng)銷(xiāo)毀的到期檔案不能銷(xiāo)毀呢？究其原因：主要是領(lǐng)導(dǎo)人不愿承擔(dān)銷(xiāo)毀的風(fēng)險(xiǎn)，因此決定銷(xiāo)毀工作能拖就拖，能推就推，反正不會(huì)在自己手上進(jìn)行銷(xiāo)毀。同時(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保存年代久，會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)管人員換了數(shù)任，現(xiàn)任專(zhuān)管人則認(rèn)為：銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案需要編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，同時(shí)還要進(jìn)行鑒定有無(wú)未完結(jié)的賬務(wù)憑證，那樣需要單獨(dú)抽出做好記錄，而會(huì)計(jì)檔案形成時(shí)間久遠(yuǎn)，工作量大，任務(wù)繁重，根本沒(méi)法開(kāi)展此工作，所以，能拖一時(shí)就一時(shí)。

2.會(huì)計(jì)人員在管理中的問(wèn)題

在會(huì)計(jì)檔案工作中，人是最活躍最積極的因素，也是發(fā)展這項(xiàng)事業(yè)的關(guān)鍵。包括主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)人、管理人員以及其他相關(guān)從業(yè)人員所有人員的觀念和素質(zhì)決定著檔案工作的質(zhì)量。在管理中，領(lǐng)導(dǎo)只重視會(huì)計(jì)技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒(méi)有將提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)出身較少，知識(shí)面較窄學(xué)歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

3.事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)不完善

雖然事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作基本上都配備了現(xiàn)代化辦公軟件及設(shè)施，但仍存在由于電腦設(shè)備及軟件更新升級(jí)不到位等現(xiàn)象，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)不夠完善，甚至有些單位根本就沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，而只是一些Word文檔和Excel文件，并且其功能只停留在處理文字、收集資料和編制清冊(cè)等基本數(shù)據(jù)處理上。即使有專(zhuān)門(mén)的管理軟件也會(huì)由于信息管理的漏洞和軟件的更新不及時(shí)，從而導(dǎo)致整個(gè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患。而沒(méi)有專(zhuān)門(mén)管理系統(tǒng)的單位，其管理介質(zhì)只有紙質(zhì)文件，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和現(xiàn)代化信息技術(shù)相距甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

三、針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)提出幾點(diǎn)建議

1.單位應(yīng)建立起會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度

要想管理好檔案的工作，就必須有文字性的文件對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，否則只會(huì)是口頭上隨便說(shuō)說(shuō)，沒(méi)有成文的文件，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理是起不到任何作用的。

2.提高領(lǐng)導(dǎo)人員及管理人員的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，提升其管理素質(zhì)

首先，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，不能只把重心放在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理上，而忽視了檔案的保管工作。每個(gè)單位的檔案管理工作是反映這個(gè)單位的歷史成長(zhǎng)資料，而其會(huì)計(jì)檔案管理工作是記錄這個(gè)單位的資金及賬務(wù)處理的，同樣對(duì)單位的管理起著重要的作用，并且這也是法律規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)。應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)列入會(huì)計(jì)繼續(xù)教育計(jì)劃中。其次，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)重視，這項(xiàng)工作不是會(huì)計(jì)工作中可有可無(wú)的。會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接影響了會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量，這是對(duì)外來(lái)借閱者、審計(jì)人員和上級(jí)檢查人員負(fù)責(zé)，更是對(duì)本單位的管理負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知熟練程度決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低，因此必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入會(huì)計(jì)人員崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。再者，認(rèn)真貫徹《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，讓領(lǐng)導(dǎo)人員及管理人員懂得，銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案是法律法規(guī)的明文規(guī)定，對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案，如果沒(méi)有涉及職工利益的，諸如工資花名冊(cè)、工資底冊(cè)，工資臺(tái)賬等以及沒(méi)有未完結(jié)的賬款應(yīng)收應(yīng)付，領(lǐng)導(dǎo)人要消除顧慮，積極配合會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀。專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)的檔案管理人員同樣不怕麻煩，做到按法律法規(guī)的規(guī)定銷(xiāo)毀到期會(huì)計(jì)檔案，既合法又合規(guī)并且還能減輕工作人員負(fù)擔(dān)和單位的負(fù)擔(dān)。最后，把培訓(xùn)工作和銷(xiāo)毀工作落實(shí)到實(shí)處。

3.加強(qiáng)單位信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)電子信息化的建設(shè)，關(guān)注計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全，及時(shí)更新單位運(yùn)行軟件。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)應(yīng)保持持續(xù)性，稍有不注意，就極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改，軟件被修改或破壞。這些數(shù)據(jù)對(duì)每個(gè)單位都是極其重要的，如果系統(tǒng)遭受病毒，極大可能會(huì)泄露單位的機(jī)密。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱，而單位的信息中心又不可能進(jìn)行全盤(pán)的查殺，這樣會(huì)造成單位電子信息運(yùn)行無(wú)法正常使用，導(dǎo)致整體運(yùn)行癱瘓。只能是盡量保證不再引入更多的惡意軟件，所以，檔案管理人員在操作電算化系統(tǒng)時(shí)就要保證隨時(shí)查殺電腦中的病毒，避免以后無(wú)法承擔(dān)的后果。最后，事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)操作人員和檔案管理人員必須采取積極的態(tài)度，利用有效手段和嚴(yán)密防范措施來(lái)保證事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案資源的安全。

4.加大會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督力度

各檢查機(jī)關(guān)，如財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)和稅務(wù)機(jī)關(guān)，應(yīng)加大對(duì)各單位會(huì)計(jì)檔案管理的檢查力度，讓各個(gè)單位對(duì)這項(xiàng)工作引起高度重視。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理也是會(huì)計(jì)工作中一項(xiàng)不可或缺的部分，對(duì)單位的持續(xù)管理起著重要的作用。事業(yè)單位應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案管理與內(nèi)控制度相聯(lián)系，形成有效的管理機(jī)制。

5.會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作的創(chuàng)新是面對(duì)當(dāng)下高速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)行的技術(shù)、人才以及單位結(jié)構(gòu)比例進(jìn)行的協(xié)調(diào)。會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程就是對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案資源的重新整合。很多事業(yè)單位工作人員都是滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，沒(méi)有目標(biāo)，這也是導(dǎo)致事業(yè)單位工作效率低下的原因之一。事業(yè)單位要想發(fā)展的更長(zhǎng)遠(yuǎn)更有效率，就必須改變現(xiàn)有的狀態(tài)，適應(yīng)市場(chǎng)運(yùn)行機(jī)制和市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)律，建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，建立競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制來(lái)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。在這樣的氛圍下，才會(huì)有更多有效、優(yōu)秀的管理方法。這種創(chuàng)新的方式也為事業(yè)單位指明發(fā)展方向。

作者:耿紓南單位:云南省中醫(yī)醫(yī)院