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摘要：我國市場經濟伴隨社會的進步和時代的發(fā)展而得以快速發(fā)展，各行業(yè)對其內部的檔案管理工作也給予了更多關注，尤其是建設工程行業(yè)。建設工程檔案主要是工程項目實施過程中形成的文檔，是靜態(tài)的，而對其進行管理則是動態(tài)的。這一過程旨在建立系統(tǒng)、真實地完整化檔案。本文首先介紹建設工程檔案管理的重要性及社會價值；其次對工程檔案規(guī)范化管理加以分析，再闡述建設工程檔案的實際應用；最后總結出目前存在的問題并提出相應的解決措施。

關鍵詞：建設工程；工程檔案管理；重要性

眾所周知，對建設工程而言，工程檔案管理工作是否落到實處，關系著建設工程的施工質量，并影響著相關企業(yè)的整體效益。此外，建設工程檔案作為整個工程的見證與真實記錄，相關文件的完整性、準確性都能對日后的工程竣工驗收、審計部門核查、日常維護或改建等方面提供可靠的依據(jù)。因此，負責建設工程檔案管理工作的人員要深刻理解自身職責，并嚴格審核檔案的質量，確保檔案的合法、有效性，進而推動建設工程檔案管理工作的正常開展。

一、建設工程檔案管理的重要性及其社會價值

建設工程檔案資料形成主要發(fā)生在工程建設過程中，常以文字、圖像、表格或聲音等形式進行記錄，極具存儲價值。但隨著建設項目的逐漸增加，有價值的工程資料也不斷增多。工程施工前期的資料包含計劃任務書、上級批準文件、實地勘察文件、招投標文件、設計文本及施工合同、施工圖等；工程施工過程中所產生的資料主要有施工資料、質量監(jiān)督材料與竣工驗收資料；竣工后還會涉及項目驗收材料、竣工圖紙和工程結算材料等。這些工程檔案中記載了項目建設整個過程的方方面面，是最具真實性的文獻資料，其對確保工程質量與開展后期維護工作有著必不可少的作用[1]。目前我國各個行業(yè)所進行的檔案管理工作都有其自身固有的社會屬性，并且已形成國家相關部門重要的管理制度。無論是企業(yè)還是個人，對工作核心資料進行歸檔管理都是十分重要的，檔案管理工作能將社會價值完美展現(xiàn)，而相關工作人員也需從根本上對檔案管理工作的社會價值給予充分重視。

二、建設工程檔案管理的規(guī)范化措施

建設工程檔案自身的地位與其所產生的作用對建設單位與市場經濟都有十分重要的作用。要如何完善建設工程檔案管理的相關工作，并從檔案材料收集初期便保證檔案的質量，就顯得尤為關鍵。1.建設工程檔案管理工作的執(zhí)行依據(jù)。我國針對建設工程檔案的前期收集、形成、累積、整理歸檔等方面制定了嚴格的法律、法規(guī)與具體要求。比如《建設項目類檔案管理辦法》、《檔案法》、《聲像檔案管理辦法》及《檔案保管工作規(guī)定》等規(guī)范文件都能讓具體的檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循[2]。2.建設工程檔案管理工作中的指導、協(xié)調、監(jiān)督與檢查。建設單位應有各自獨立的檔案管理部門，以便對各個建設工程項目的資料歸檔工作進行專業(yè)化指導，并給予相應協(xié)調，完成監(jiān)督與后期的維護檢查。建設工程檔案管理部門內的兼職檔案員需多多參與工程項目例會，以協(xié)調解決各類檔案歸整問題，同時對檔案狀態(tài)進行有效監(jiān)督，組織部分人員分階段對施工單位進行深入檢查指導。除此以外，還要利用網上教學、舉辦實體培訓班或檔案管理人員親自到各個單位進行現(xiàn)場講解等辦法，對知識技術、規(guī)范制度與法律法規(guī)等檔案業(yè)務內容進行推廣與傳播，這給建設單位的各個部門及參與建設的其他單位對檔案資料如何裝訂、整理并歸檔提供了更清晰的思路，大大提高了檔案管理工作的效率。3.建筑工程檔案管理體制和工作程序。在建設工程項目施工過程中，項目檔案實行統(tǒng)一集中領導、分級管理以及分級負責的管理體制，主要體現(xiàn)在以下三點：（1）檔案管理體系項目檔案管理對現(xiàn)有的檔案管理網絡進行充分地利用，實行統(tǒng)一集中領導和扁平化、網絡化分級管理的方法。前幾年，部分單位就已調整了檔案管理的組織機構，將檔案管理網絡分層劃分，下設了檔案管理組、檔案督導組、檔案檢查小組、檔案管理網絡人員這幾個小組，并分別明確了這幾個小組的相關職責[3]。（2）監(jiān)理單位檔案管理體系總監(jiān)理工程師主要負責整體監(jiān)控，另外配有土建、設備與工藝安裝、電氣儀表等多類別專業(yè)工程監(jiān)理，他們采用平行檢驗、巡視或旁站等方式來完成監(jiān)督工作，并逐漸形成系統(tǒng)化監(jiān)理資料。（3）施工單位的檔案管理體系為保證收集到的檔案資料的準確性與完整性，施工單位設置了“五部一室”，包括項目經理部以及其下設的技術質量部、工程部、計劃部、物資部、財務部、檔案室，它們全程收集和整理施工過程中形成的檔案資料，并通過“五部一室”來對工程項目資料進行全方位質量控制，確保所收集的檔案資料準確、齊全[4]。4.對建設工程項目的合同與最終結算的控制。相關單位在簽訂施工協(xié)議或其他有效合同時，必須對工程文檔資料的收集與整理、移交與變更提出明確、具體地要求。在給建設工程辦理最終的結算時，應該在檔案管理部門確認簽字后方能辦理后期付款。5.確保規(guī)范措施的實施和貫徹落實建設單位應創(chuàng)建由單位內部檔案管理部門、其他職能部門、參建單位所組成的資料考核小組，定時定期地對歸檔文件的收集、形成、累積等環(huán)節(jié)中所存在的歸檔責任制執(zhí)行與落實情況及工程質量的管控，進行嚴格地考核與檢查。最終根據(jù)核查結果，依據(jù)原有的“責任制”要求，給予相關人員一定的獎懲。

三、建設工程檔案的實際應用

需要注意的是，建設工程檔案中所記錄的文件資料的真實性、準確性與完整性都能對實際監(jiān)督工作的判斷造成影響。當然，開始進行竣工驗收的前提便是參建單位（包括勘察、設計、施工、監(jiān)理及第三方檢測單位）能提供準確有效且完整的資料。建設工程檔案是對工程項目建設全過程的真實反映與文字記錄，能作為后期使用、考核、維護或改建、擴建的重要依據(jù)，同時也可作為優(yōu)質工程評判的主要參考[5]。值得一提的是，檔案已成為鏈接過往、當下與未來的信息紐帶，其對建設工程的創(chuàng)新、發(fā)展與傳承有著重要的意義。1.施工管理中的作用。在建設工程中，工程檔案是工程施工全過程的重要反映，在評定工程質量等級中是重要的根據(jù)，也是查驗工程質量等級的重要憑證，還是改擴建工程中必不可少的資料之一。在工程建設過程中往往會發(fā)生一些不可避免的問題，一旦未知隱患累積到一定程度而引發(fā)工程事故，負責事故調查的人員都會依據(jù)工程檔案資料來分析事故產生的原因，進而形成合理的事故處理措施。由此可見，相關單位所記錄文件的真實性、準確性與完整性都能對監(jiān)督判斷帶來直接性影響。2.工程竣工后的作用。當通過竣工驗收后，建設單位依然要嚴格履行后期對工程的維修管理與改擴建等服務項目，其中，設計圖紙或設計變更圖紙、竣工圖紙都將作為后期維護的有效依據(jù)。與此同時，工程項目檔案不僅是評定優(yōu)質工程的依據(jù)，也將成為審計稽查、責任追究及后期評價的依據(jù)。因此，建設工程檔案的規(guī)范存檔是工程項目得以享受后期管理服務的重要證據(jù)。

四、建設工程檔案管理工作所存在的問題及相應措施

1.目前存在的問題。工程施工周期長，在此期間實施的作業(yè)文件不斷修訂，專、兼職檔案員無法在最適當?shù)臅r機深入施工現(xiàn)場進行準確及時地指導，因此，容易造成施工資料與現(xiàn)場施工不能同步，比如一些項目不能在工程結束后及時整理與收集優(yōu)選資料，而是通過“回憶錄”的形式進行收集整理，進而使得施工資料與現(xiàn)場施工進度脫節(jié)。此外，建設項目資料要求全部進行網上錄入，實行電子提交程序，全部檔案都要重新錄入移交。因此，在以后的項目管理中，我們要深入現(xiàn)場加強溝通，并不斷提高檔案管理水平。2.解決策略。相關部門需盡力完善建設工程檔案的管理體系，實現(xiàn)工程項目與檔案管理工作協(xié)調發(fā)展的終極目標。另外，對檔案的驗收應采取逐級檢查驗收的方式，竣工文件的歸檔要通過四級驗收，施工單位要對竣工文檔進行整理、組卷，并自行檢測，再交由監(jiān)理方進一步檢查，若發(fā)現(xiàn)問題將返還退至施工方，進行信息整改，直到檔案合格方能交給建設單位進行驗收，在驗收合格后才能夠移交檔案室存檔。后期檔案室會對文檔進行抽查，確認合格后才會編號入庫。在層層驗收環(huán)節(jié)下，保證建設工程檔案的準確和齊全、案卷質量合乎要求。

五、結束語

綜上所述，建設工程檔案不僅是工程施工、投產、運行、管理、監(jiān)測、維護、改建或擴建等工作的主要依據(jù)，同時也是整個工程項目的重要記錄，其中含有豐富的數(shù)據(jù)資源及建設工程行業(yè)中的核心資料?？梢姍n案質量的好壞對資源能否物盡其用是至關重要的。作為檔案管理的工作人員應樹立全面化質量管理思想，不斷提高檔案質量，同時加強與各部門的溝通、交流，確保工程資料的真實性與完整性，促進建設工程檔案管理工作的有序進行。

參考文獻

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[2]肖華.淺談建設工程檔案管理的重要性[J].城市建設理論研究（電子版），2015，（5）：1184-1185

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[4]張彥輝.工程檔案管理在建設工程中的重要性研究[J].工程技術研究，2018，（6）：194-195.

[5]李永風.談建設工程檔案管理的重要性[J].建筑工程技術與設計，2017，（17）：2834.。

作者:姜敏 單位:云南馳宏鋅鍺股份有限公司